Control interno

CONTROL INTERNO UNIDAD I : ELEMENTOS DE CONTROL INTERNO CONTROL INTERNO CONCEPTO.- Es un sistema que incluye todas las medidas adoptadas por una organización con el fin de: Proteger los recursos contra despilfarros, fraudes e ineficiencia Asegurar la exactitud y confiabilidad de los datos contables y operacionales. Asegurar el estricto cumplimiento de las políticas trazadas por la empresa. Evaluar el rendimiento en los diferentes departamentos o divisiones de la empresa. “ Control Interno es aquel sistema de control que comprende el plan de la organización y todos los métodos y medidas coordinadas, adoptadas por la empresa para salvaguardar sus activos, comprobar la exactitud y confiabilidad de sus datos contables, promover la eficiencia operativa y fomentar la adhesión a las políticas administrativas prescritas.” CONTROL INTERNO CONTABLE Son aquellas medidas que se relacionan con la protección de los activos y la confiabilidad de la información contable y financiera, ejemplo: los comprobantes contables prenumerados. CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO Son aquellas medidas que se relacionan principalmente con la eficiencia operacional y la observación de las políticas establecidas en el área de la organización, ejemplo: las medidas de seguridad, los accesos restringidos. Una debilidad de control interno no implica necesariamente que los registros sean erróneos pero si existe la posibilidad que los estados financieros puedan contener errores. ELEMENTOS DE CONTROL PLAN DE LA ORGANIZACIÓN: Debe indicar claramente los departamentos o personas responsables de las diferentes funciones (compras, recepción de mercaderías, aprobación de créditos para clientes), las cuales deben costar por escrito, la asignación de cada función implica la facultad de tomar decisiones y además se debe velar por una adecuada separación de funciones. TRANSACCIONES: Se deben realizar con el cumplimiento de las siguientes etapas: Autorización Aprobación Ejecución Registro Por ejemplo en una venta al créditos se pueden observar los siguientes pasos: Autorización de la venta por la gerencia, a aquellos clientes que cumplan ciertos requisitos. El gerente de créditos aprueba la venta por un determinado monto. Se ejecuta la transacción y se confecciona la factura y se entrega la mercadería al cliente. Se registra la venta en el departamento de Contabilidad CUENTAS POR COBRAR VENTAS Para que cada departamento pueda dar cumplimiento requiere tener la totalidad de la documentación que corresponda. Separación de funciones contables y custodia de los activos crea un fuerte control interno. Separación de responsabilidades para funciones afines. Ejemplo en la venta de mercadería se da la siguiente funciones afines sobre las cuales se debe efectuar una separación de funciones: Entrega de mercadería Registro de Cuentas por Cobrar Recaudación de la deuda Cuando se permite a un empleado manejar todos los aspectos de una transacción aumentan el peligro de fraude. (robo, retención de pagos a proveedores, pagos por mayor valor a los proveedores, fijar precios más bajos a ciertos clientes) La rotación de empleados, fortalece el control interno ya que cuando las personas saben que otro trabajador va a tomar sus funciones, manejaran los registros con mayor cuidado ciñéndose a los procedimientos establecidos. Exigir a los empleados a hacer uso de sus vacaciones y que otra persona continué con las funciones asignadas. Documentación Prenumerada para ordenes de compra, facturas de venta, cheques, comprobantes de Ingreso, Egreso y Traspaso Personal competente. El mejor sistema de control interno no funcionará si el personal no tiene el suficiente nivel de competencia. Pronósticos Financieros. Si la empresa ha fijado metas para sus áreas estas pueden compararse mes a mes con lo real e identificar e investigarse de inmediato si existe alguna divergencia. Auditoría Interna. El auditor interno tiene la responsabilidad de investigar la eficiencia de las operaciones de cada departamento. CONSIDERACIONES El control interno debe revisarse continuamente. (actualización) Limitación del control interno. Dos o más empleados que trabajen coludidos pueden burlar el sistema. El control interno en pequeños negocios es más difícil de crear que en una empresa grande. El control interno no se debe plantear solo en términos de prevención de fraudes sino como un medio para aumentar la eficiencia operacional. Al establecer el control interno no se debe perder de vista el costo los que no deben ser mayores que los beneficios. ELEMENTOS CONSTITUTIVOS DEL CONTROL INTERNO CONTABILIDAD: Plan de cuentas, Manual de cuentas, Comprobante y Formularios, Informes y Estados Financieros. PRESUPUESTOS ESTADÍSTICAS y equipos mecánicos PERSONAL Selección, rotación, fianzas. CONTROL DEL EFECTIVO Se entiende por efectivo: monedas, billetes, cheques, giros bancarios, y dinero depositado en bancos. El efectivo es el más corriente y liquido de todos los activos. RESPOSABILIDAD DE LA GERENCIA FRENTE AL EFECTIVO Evitar pérdidas por concepto de fraudes o robos, Garantizar la exactitud contable de los ingresos, pagos y saldos del efectivo, Mantener el saldo suficiente para hacer los pagos necesarios y afrontar emergencias, Evitar mantener cifras grandes de dinero ocioso. CONTROLES SOBRE EL EFECTIVO Custodia de los activos separados del registro de transacciones. La función de registro debe estar subdividida en varios empleados. CARACTERÍSTICAS Existencia de un Plan de Organización. Existencia de Políticas y Procedimientos integrados Personal adecuado Ejecución adecuada a los procedimientos OBJETIVOS Que todos los ingresos sean depositados integra y oportunamente. /100% al día siguiente a más tardar) Arqueos sorpresivos. ( por personal ajeno) Que todos los egresos se cancelen con cheque. Asignación de un Fondo Fijo adecuado. Que todos los ingresos que debieran recibirse efectivamente se reciban. Que existan formularios prenumerados para Ingresos y Egresos. Que exista un Plan de Cuentas adecuado que permita contabilizar correctamente los ingresos y egresos. Que exista un sistema de autorización de Egresos. Situaciones que pueden presentarse para encubrir fondos: Cancelar gastos ficticios Contabilizar y pagar facturas falsas Contabilizar y pagar duplicados de documentos Postergar depósitos. Adulterar documentos corrigiendo cifras. Adulterar la suma de los reembolsos de Fondos Fijos. Cuando se utiliza dinero de cobranzas para efectuar pagos personales, adulterando la suma de los cobro y retirando la diferencia. Adulterar depósitos y alterar posteriormente las conciliaciones bancarias. Adulterar boletas de depósito y notas de debito bancario (cargos) por sumas equivalentes. Medidas que se deben tomar para evitar estas situaciones: Adecuada separación de funciones entre el que paga y el que registra. Separar las funciones de preparación de pagos y su realización. Emitir cheques nominativos ( borrar “a la orden de” y “al portador”) Aplicar políticas de que todos los comprobantes de fondos fijos indiquen los montos en números y letras. Aplicar políticas de que todos los fondos fijos sean examinados por una persona distinta al cajero. Otras medidas de separación de funciones: Personal encargado de caja: Que no lleven o no tengan acceso a los registros indirectos de Cuentas por Cobrar especialmente de Clientes. Que no puedan aprobar descuentos o devoluciones de clientes. Que no tengan la custodia de documentos, acciones u otros valores. Que no tengan la autoridad suficiente para autorizar pagos o preparar comprobantes. Que no aprueben los castigos de deudores. Que no preparen, firmen, o despachen cheques, especialmente de proveedores. Que no preparen nominas de remuneraciones ya que podrían: adulterar su propia remuneración o incluir empleados inexistentes. Que no reciban cheques pagados devueltos por el banco. Que no reciban las cartolas bancarias. Que no sean la misma persona que determina los montos a circularizar. Reglas con respecto al Fondo Fijo Todo pago debe respaldarse con un comprobante confeccionado a tinta o a máquina registrando en él los montos en números y letras así como también el concepto del pago y fecha del mismo. El cajero no debe hacer pagos cuando no se encuentran autorizados los comprobantes por el funcionario encargado. Los vales y recibos por prestamos temporales, cheques personales, no deben formar parte del fondo fijo. Periódicamente el cajero debe rendir cuenta preparando un listad de los comprobantes pagado. Se reembolsara mediante cheque, los comprobantes se revisaran por funcionarios asignados para esta labor. Los comprobantes se inutilizarán con un sello fechador pagado y se archivaran. Regularmente conviene practicar arqueos por el auditor interno o empleados responsables, ajenos al departamento de Contabilidad o Caja. CUENTA CAJA Es una cuneta de Activo Circulante que registra todo el movimiento de efectivo o valores que los representen. La cuenta Caja recibe la información de: SISTEMA JORNALIZADOR Comprobantes Diario General DEBE : Movimientos del mes de Ingresos HABER : Movimientos del mes de Egresos SISTEMA CENTRALIZADOR Comprobantes Diario Auxiliar de Caja Mayor DIARIO AUXILIAR DE CAJA DEBE HABER FECHA DETALLE PARCIAL TOTAL FECHA DETALLE PARCIAL TOTAL Al termino del mes se confecciona un asiento centralizador; uno por los ingresos y otro por los egresos -------------------x ------------------- Caja Clientes Cuentas Acreedoras Xxxxxx Xxxxxxx ----------------- x-------------------- Proveedores Cuentas Xxxxxxxxxx Deudoras Xxxxxxxxxxx Caja DEBE FECHA DETALLE CONTROL CLIENTES L*C ARR COB MERCADERIAS IVA 1 Pago Clientes 10.000 10.000 2 Cobro letra 15.000 15.000 3 Cobro arriendo 5.000 5.000 4 Venta mercadería 35.400 30.000 5.400 Total 65.400 10.000 15.000 5.000 30.000 5.400 HABER FECHA DETALLE CONTROL BANCO PROVEEDORES L*P INTERESES GTOS GRL 1 Deposito 20.000 20.000 2 Pago proveedor 10.000 10.000 3 Pago letra 17.000 16.000 1.000 4 Gtos varios 5.000 5.000 Total 52.000 20.000 10.000 17.000 1.000 5.000 Asientos: ______________x________________ CAJA 65.400 CLIENTE 10.000 L*C 15.000 ARRIENDO COB. 5.000 MERCADERIA 30.000 IVA 5.400 G: por centralización debe Libro Caja ______________x_____________ BANCO 20.000 PROVEEDOR 10.000 L*P 16.000 INTERES 1.000 GASTOS GRLS 5.000 CAJA 52.000 G: por centralización haber Libro Caja Operaciones: Se recibe pago de un Cliente $10.000 Se recibe cheque por pago de letra $15.000 Se recibe pago de arriendo $5.000 Se reciben $35.400 por venta de mercadería Se deposita en cuenta corriente $20.000 Se paga a un proveedor $10.000 Se paga una letra por $17.000 ($1.000 interés) Se pagan gastos varios por $5.000 INSTRUMENTOS QUE FACILITAN EL MANEJO DE EFECTIVO El hecho de cancelar con cheques y depositar los ingresos en cuenta corriente facilita el control, pero a su vez se pierde agilidad en los pagos especialmente en aquellos de poco monto, una de las formas de evitar esto es utilizar un Fondo Fijo o una Caja Chica. Contablemente los conceptos son distintos. Fondo Fijo: Se entrega a un empleado una cierta cantidad de dinero en efectivo para atender en forma oportuna pagos que deben cumplir con ciertos requisitos, esto es deben corresponder a pagos urgentes y por un monto limitado. La persona encargada del Fondo Fijo debe efectuar una rendición cuenta demostrada a través de documentos, reflejados en una planilla que señale los gastos incurridos. Al final del mes se totaliza y se adjuntan los comprobantes de respaldo. Esta rendición debe ser revisada por otra persona y una vez aprobada se repone el Fondo Fijo. MODELO DE RENDICIÓN DE CUENTA Identificación: .............................................................................. Monto Asignado: ......................................................................... FECHA DETALLE N° FACTURA O BOLETA MONTO GASTO TRATAMIENTO CONTABLE _____________ 1 __________________ Fondo Fijo 100.000 Banco 100.000 G: por entrega de Fondo Fijo al Sr. Aros _____________ 2 __________________ Gastos Generales 95.000 Fondo Fijo 95.000 G: por rendición Fondo Fijo asignado al Sr. Aros _____________ 3 __________________ Fondo Fijo 95.000 Banco 95.000 G: por reposición de Fondo Fijo al Sr. Aros Caja Chica: No se controla el movimiento de ingresos y egresos a través una cuenta de mayor, sino que corresponde a un movimiento de caja, generalmente se entregan estos fondos al cajero. TRATAMIENTO CONTABLE _____________ 1 __________________ Caja 100.000 Banco 100.000 G: por entrega de Caja Chica al Sr. Aros _____________ 2 __________________ Gastos Generales 95.000 Caja Chica 95.000 G: por rendición Caja Chica del Sr. Aros _____________ 3 __________________ Caja 95.000 Banco 95.000 G: por entrega de Caja Chica al Sr. Aros Al final del periodo no es necesario hacer la devolución del saldo de caja, porque el banco lo refleja en caja, operación que si debe realizarse con el Fondo Fijo. ARQUEO Consiste en verificar periódicamente los saldos que mantiene el cajero y constatarlos con los registros contables, operación que se debe realizar mediante el recuento del dinero en poder del cajero. ARQUEO DE CAJA AL 31/03/03 BILLETES NUMERO MONTO TOTAL 20.000 1 20.000 10.000 2 20.000 5.000 10 50.000 1.000 5 5.000 95.000 MONEDAS NUMERO MONTO TOTAL 500 1 500 100 2 200 50 10 500 10 5 50 5 10 50 1 20 20 1.320 Documentos: N° CHEQUE BANCO MONTO FECHA 053 Chile 1.200.000 31/12/02 076 Estado 500.000 20/03/03 021 Santander 800.000 31/03/03 Total arqueo al 31/03/03 $ 2.596.320 CUENTA BANCO Los principales movimientos de la Cuenta de Mayor Banco son producidos por los siguientes conceptos: DEBE HABER Depósitos Giro de cheques Cobranzas Cheques depositados y devueltos Descuento de letras Letras Descontadas impagas Prestamos Bancarios Amortización de prestamos Cargos por comisiones Intereses Liquidación por operaciones de cambio Comisiones Gastos Bancarios Traspasos varios Depósitos: Documentos que la empresa entrega directamente al banco para que sean ingresados a la cuenta corriente, pueden ser en efectivo o documento. Cobranzas: La empresa puede ingresar letras al banco para que este al fecha de vencimiento efectúe la cobranza del documento. Descuento de letras: Valores que recibe la empresa y son presentada al banco para que este adelante el dinero que se obtendría a la fecha del vencimiento. Prestamos bancarios: Son prestamos solicitados por la empresa al banco que este deposita directamente en la cuenta corriente. Comisiones de confianza: Se pueden originar por cobros a terceros encargados por la empresa al banco. Liquidación por operaciones de cambio: La empresa puede ejecutar operaciones de comercio exterior y en ese caso debe liquidar sus divisas en la entidad bancaria. Giro de cheques: Corresponde a los cheques emitidos por la empresa. Cheques depositados y devueltos: Son aquellos documentos recibidos por la empresa, depositados en su cuenta corriente, enviados en canje por el banco y regresados por disconformidad. (fondos insuficientes, firma girador no corresponde, cuenta corriente cerrada, caducado, etc.) Letras descontadas impagas: Cuando se produce el descuento el banco carga en la cuenta corriente de la empresa el monto determinado, en caso de no pago del documento el banco procede al cobro a la empresa, por lo que abona la cuenta. Amortización de prestamos: El banco descuenta directamente de la cuenta corriente de la empresa las cuotas correspondientes al préstamo. Intereses: corresponde a cobros realizados por el banco por el uso de su capital.(sobregiro) Comisiones: Cobros del banco por servicios prestados.(Letras en cobranza) Gastos Bancarios: Son gastos inherentes a la cuenta bancaria.(Impuesto de cheques) Traspasos: La empresa puede tener otros productos del banco como línea de crédito, depósitos a plazo, otra cuenta corriente etc. CONTROL INTERNO DEL BANCO Evitar fraudes Registros confiables Las cuentas bancarias deben ser bipersonales Los egresos del banco deben ser debidamente justificados Deben existir normas precisas del manejo físico de cheques y documentación que entrega el banco Los talonarios de cheques deben ser guardados en forma separada de los que están en uso. Las cuentas corrientes deben ser conciliadas periódicamente. CONCILIACIÓN BANCARIA Es una comparación que se hace entre los antecedentes que tiene la empresa y los que entrega el banco respecto de la cuenta corriente, con el fin de verificar que no existan omisiones y determinar el saldo real vale decir la disponibilidad en la cuenta bancaria. Generalmente el saldo entregado por el banco no coincide con el de la empresa por: Depósitos no registrados por el banco Cheques girados y no cobrados Abonos efectuados por el banco no cargados por la empresa Cargos efectuados por el banco no registrados por la empresa