DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL EN LA ORGANIZACIÓN
LUZ MYRIAM ROJAS CASTILLO
NELSON MORALES TORRES
JHON EDWIN CAMPOS NAGLES
FABIO ANDRES HIGUERA MORENO
SENA
CENTRO DE GESTION ADMINISTRATIVA
Tecnólogo en Gestión Documental
Ficha: 1305554
Bogotá D.C.
2017
DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL EN LA ORGANIZACIÓN
LUZ MYRIAM ROJAS CASTILLO
NELSON MORALES TORRES
JHON EDWIN CAMPOS NAGLES
FABIO ANDRES HIGUERA MORENO
Taller 1
Microfilmacion
Miguel Ángel Montenegro
Instructor
SENA
CENTRO DE GESTION ADMINISTRATIVA
Tecnólogo en Gestión Documental
Ficha: 1305554
Bogotá D.C.
2017
Contenido
INTRODUCCION 4
OBJETIVOS 5
¿QUE ES MICROFILMACION? 6
1.1 Evolución Histórica 7
1.2 Ventajas 8
1.3 Desventajas 8
1.4 Equipos 8
1.5 Insumos 9
Cuadro comparativo - Ventajas, Desventajas Microfilmación y la Digitalización 10
EVOLUCION DE LA MICROFILMACION 11
CONCLUSIONES 12
CIBERGRAFIA 13
INTRODUCCION
Teniendo en cuenta los diferentes procesos que se desarrollan a través de la Gestión documental, es pertinente abarcar más a fondo el tema de conservación de la documentación y la reproducción técnica en todas sus formas; una de ellas es la microfilmación la cual permite tener un mayor acople de la información, facilitando el acceso a la consulta. Por tal razón profundizaremos en el tema de la microfilmación a fin de determinar los aspectos más importantes y ampliar el conocimiento, dejando claridad sobre el proceso y realizar las aplicaciones correctas en el desarrollo de la práctica, conceptualizaremos los términos de microfilmación,
Identificaremos las ventajas y desventajas y objetivos de microfilmación.
Es importante la realización de estas investigación para tener claros los procesos y conceptos para la realización de las prácticas e implementación en la vida laborar, por tanto en base a la investigación conoceremos los diferentes insumos que se utilizan para realizar la microfilmación.
OBJETIVOS
Investigar sobre la microfilmación y su historia
Definir conceptos y palabras claves dentro del tema de la microfilmación
Reconocer las ventajas y desventajas de la microfilmación
Reconocer los diferentes productos, maquinaria, métodos etc. Que se utilizan al momento de microfilmar
¿QUE ES MICROFILMACION?
La microfilmación es una técnica de documentos basados fundamentalmente en poder cambiar el soporte de documentos de papel a otro material sintético muy resistente. Normalmente es una cinta de 30,5 metros de material plástico flexible en el cual se deposita un material tipo topográfico de alta calidad.
Se basa en la reducción o miniaturización del tamaño hacen cambiar las aplicaciones. La operación con las maquinas especiales se llevan a cabo manejado por personal competente para que la calidad se tenga dentro de los parámetros establecidos.
Objetivo
Reguardar los documentos expedientes y demás información para ejecutar actividades de recepción de archivo y custodia de una unidad de archivo con el fin de mantener la información organizada a su disposición de la entidad.
El microfilm es un sistema de archivo, gestión y difusión documental. Su producción está sometida a un alto grado de normalización, tanto en su metodología como en los materiales utilizados y un estricto control de productos resultantes.
Su objetivo es obtener una reproducción exacta del documento original, representada a un grado de reducción determinado y conocido, sobre un soporte fotográfico normalizado y cuya posición dentro de una serie documental puede ser establecida.
Todo ello hace que cada una de sus imágenes tenga valor individual y que instituciones e incluso los gobiernos de algunos países acepten el microfilm como documento con valor probatorio ante un tribunal.
Concepto: La técnica archivística para preservar la documentación en imágenes de manera fotográfica a largo plazo en manera de películas de alta resolución, reconstruyendo documentos y almacenar archivos.
Evolución Histórica
Se puede llegar a considerar que fue el inglés John Benjamin Dancer quien marcó el punto de partida para este invento durante el año de 1839, cuando instaló una cámara fotográfica, adaptándole una lente de microscopio y con ello elaboró la primer microfotografía con una reducción de hasta 160 veces con respecto al original.
En el año de 1928, George McCarthy se convirtió en uno de los más grandes impulsores de la micro-filmación, cuando se dio a la tarea de convencer a la Eastman Kodak Company para impulsar sus ideas con respecto a esta técnica, con lo que se dio lugar a la Recordak Company. A partir del nacimiento de esta última, muchas otras compañías se interesaron en la micro-filmación, lo que resultó en un mayor desarrollo tanto científico como técnico hasta nuestros tiempos.
En 1931 Recordak logró introducir un nuevo sistema que permitía acelerar el proceso de facturación en los almacenes departamentales. Durante 1934, gracias a esta técnica, se pudo proporcionar bibliotecas con referencias compactas y permanentes conforme la micropelícula de 35mm era cada vez más utilizada para preservar periódicos. En 1941, el “correo V”, también conocido como aerógrafo, se desarrolló como un sistema que filmaba cartas con el fin de ahorrar espacio en los embarques.
Para 1955, Recordak Company pudo introducir lo que sería el primer equipo micrográfico con un sistema de búsqueda automatizado. Esta misma compañía logró el desarrollo de un equipo portátil que pesaba tan solo 24 libras, así como también un equipo de búsqueda micrográfica que utilizaba un microfilm pre-codificado en cartuchos plásticos e introdujo la micro-filmadora Reliant modelo 500.
Kodak introdujo en 1976 su equipo de micro-filmación “Oracle” y su terminal de recuperación, que estaba diseñado para tener un bajo costo y para que su recuperación fuera automatizada y de alta velocidad sin necesitar un índice extremo. En 1977, la procesadora de Micro imágenes Kodak fue el primer equipo COM que introdujo la tecnología láser y las operaciones en línea en su sistema.
Para el año de 1993, Recordak Company introdujo lo que sería la primera micro-filmadora automática que realizaba un pareo de la película con los documentos a medida que se alineaban sobre un tambor giratorio, lo que finalmente hizo posible la micro-filmación de documentos de cualquier extensión.
Otras introducciones significantes de productos incluyeron la Mini Microfilmadora y una línea flexible de lectores y lectores impresiones de microfichas.
Ventajas
La Microfilmación es un tipo de imágenes de películas. Hay muchos tipos diferentes de microfilms y versiones de almacenamiento.
Microfilmación es mucho más fuerte que la película tradicional, ya que está hecha de poliéster en lugar de celulosa.
Durabilidad en condiciones de almacenamiento
Es un medio rápido y practico
Genera procesos de selección y eliminación
Reducción del volumen ocupado.
Desventajas
Imposibilidad de mejorar la imagen por su carácter fotográfico
Lentitud en la búsqueda
Consulta única
Cada generación o copia que se hace pierde resolución
El filme se puede rayar con el manejo.
Equipos
Rotativas: Equipos diseñados para microfilmar documentación de formatos carta y oficio a gran velocidad, (hasta 120 hojas por minuto), mediante un sistema automático de alimentación de papeles. Se requiere que la documentación se encuentre en buen estado de conservación y adicionalmente suelta, sin material metálico, adhesivos, ni pliegues. Este tipo de equipos se han dejado de producir por Rotativa las empresas estadunidenses, europeas y asiáticas; las rotativas más recientes que se vendieron en Colombia fueron de 2005, de esa fecha hasta hoy no es posible encontrar este tipo de equipo nuevo.
Planetarias: Cámaras usadas para la microfilmación de documentos que se encontraban en mal estado de conservación, manuscritos, grandes formatos y en general documentación empastada (siempre y cuando el libro abriera lo suficiente para permitir la total reproducción de la información).
Procesadora: Son los equipos que permiten revelar la imagen de los rollos. Una vez estos son microfilmados con la cámara de microfilmación utiliza químicos reveladores y fijadores para su funcionamiento, además de agua a 100°F, para el correcto lavado de las películas. En razón a que la microfilmación digital requiere el concurso de este tipo de equipos, aún es posible adquirir procesadoras nuevas en Colombia y en el mundo; no obstante, no hay mucha demanda porque las empresas contratistas ya cuentan con equipos y las entidades estatales suelen tercerizar este servicio.
Lectores: Son unidades de proyección óptica fija, las cuales proyectan la imagen del microfilm de manera ampliada de forma talque el operador o usuario pueda leer la información contenida de manera clara. Encontramos gran variedad demarcas y modelos en este tipo de unidades, existen algunas que permiten sacar fotocopia de un documento específico a tamaño real o reducción.
Insumos
Los insumos directos usados para realizar el proceso de microfilmación son:
Películas
Químicos de revelado y fijado
Carretes plásticos
Cajas de cartón para los rollos, tanto desacidificadas como corrientes. • Cinta adhesiva para procesado
Tarjetas técnicas de resolución
Todos estos insumos están disponibles en varias empresas distribuidoras colombianas; no obstante, en el caso de las películas solo existen a nivel internacional dos marcas productoras, lo cual ha conducido a que este insumo sea casi un monopolio en Colombia, lo que consecuentemente ha aumentado considerablemente el precio.
Cuadro comparativo - Ventajas, Desventajas Microfilmación y la Digitalización
DIGITALIZACIÓN
Ventajas
La información queda asegurada de por vida, adaptada y actualizada a los tiempos y las necesidades que se vayan creando. Los documentos no están expuestos a manchas, agua, deterioro, cortes, rayones u otros riesgos generados Se pueden consultar documentos en cualquier momento a través de distintos medios digitales como notebooks, teléfonos móviles o computadores
Desventajas
El personal debe ser capacitado constantemente a efecto de realizar un eficiente proceso de digitalización. Continuamente cambia la tecnología, por lo que se requiere de presupuesto para cambiar los equipos obsoletos.
Daños a documentos frágiles
Daños en volúmenes encuadernados
Muchos escáneres pueden causar daños irreparables a los lomos de los volúmenes encuadernados, ya que los volúmenes más unidos no pueden ser colocados planos sin sufrir daños.
Objetivos
Es modernizar los servicios de información a partir del uso de tecnologías y comunicaciones, para la formación de bases de datos con la descripción e imagen digital de los fondos documentales existentes para procesamiento automatizado de certificados y legalización de documentos.
MICROFILMACIÓN
Ventajas
Durabilidad: en condiciones de un almacenamiento adecuado al microfilm pueden durar hasta 100 años. Tecnología estable: ha sido una tecnología estable por más de 30 años otorgando seguridad y permanencia Versatilidad: Puede Manejar diferente tipo de documentación con excelente calidad de reproducción. Es un medio rápido para la localización de información.
Desventajas
Imposibilidad de mejorar la imagen por su carácter fotográfico, el microfilm no puede mejorar la legibilidad de la información que tiene problemas en soporte papeles.
Complejidad en la búsqueda, Aun partiendo de documentación organizada y con apoyo de bases de datos, la recuperación de un documento microfilmado puede ser hasta 100 veces más lenta que en los sistemas informáticos.
Un microfilme solo puede ser consultado por un usuario a la vez.
Objetivos
Resguardar los documentos expedientes y demás información para ejecutar actividades de recepción de archivo y custodia de una unidad de archivo con el fin de mantener la información organizada a su disposición de la entidad.
EVOLUCION DE LA MICROFILMACION
1839
Microfotografía.
1871
Rene Prudent y la reducción fotográfica.
1928
Kodak Company impulsa sobre la microfilmación.
1931
La corporación recordar introdujo un sistema de microfilmación.
1933.
La corporación recordar introdujo la primera Microfilmadora
1934
La micropelícula de 35mm era utilizada como un método de preservar periódicos.
1941
El aerógrafo V fue desarrollado como sistema para microfilmar cartas.
1950
Se utilizo la Microfilmacion para salidas del Computador.
1959
Coporacion Recordak descubrio una microfilmadora portatil pensando solamente 24 libras.
G1952
La reducción más alta realizada por la microfilmadora de Kodak Bantam.
1955
Primer equipo micrografico de Busqueda.
1976
Kodak introdujo la microfilmadora Oracle y su terminal de recuperación.
1978
Kodak introdujo los terminales de micro imágenes modelos IMT-100, ofrecian el control y microprocesador de busqueda inteligentes y progrsmables de imágenes microfilmadoras.
1985
El sistema KIMS dio inicio a una variedad de medios de almacenamiento incluyendo el disco óptico y microfilmación para la recuperación automatizada
CONCLUSIONES
Podemos evidenciar que la microfilmación por su versatilidad que maneja no solo es rentable para el público que quiere hacer una consulta, sino que es también beneficioso para las diferentes entidades, que manejan en la gestión documental diferentes tipos de documentos que pueden ser consultados y controlados ya sea que se traten de fotos, videos, textos que sea susceptible al proceso de microfilmación.
La microfilmación ha cobrado vital importancia en las instituciones, por lo que es un beneficio a futuro, es importante conocer las ventajas y desventajas que tiene la microfilmación para salvaguardar toda documentación y poder hacer un programa que sea adecuado a la hora de microfilmar la documentación de la institución.
CIBERGRAFIA
https://sites.google.com/a/misena.edu.co/microfilmacion-de-los-documentos-jd/
http://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/Estructura_Web/5_Consulte/Recursos/Publicacionees/MicrofilmacionUsoActualYFuturo.pdf
https://es.scribd.com/doc/23063125/Microfilmacion-y-Digitalizacion-de-Documentos
https://es.slideshare.net/yaminic/que-es-la-microfilmacin-william
http://biblioteca.archivogeneral.gov.co/pmb/opac_css/index.php?lvl=categ_see&id=22183
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