Lavorare in collaborazione -rete URBE

11-Lavorare in collaborazione – La rete URBE 11 - LAVORARE IN COLLABORAZIONE: LA RETE URBE Partendo dall'era dell'informazione in cui viviamo, il dr. Wieërs già nel 1991 constatava che uno sviluppo in atto estremamente rapido della tecnologia dell'informazione e della comunicazione o telematica avrebbe presto coinvolto anche il mondo delle biblioteche. Singolarmente esse non sarebbero mai riuscite ad elaborare la massa talmente voluminosa di informazioni se non nella condivisione delle collezioni con altre biblioteche (necessità della collaborazione e integrazione in rete). Nessuna biblioteca si sogna più di essere autosufficiente e di poter contenere tutto lo scibile necessario. L’automazione facilita ed esige lo scambio tra biblioteche e altre banche dati. Quando nel 1989 la biblioteca dell’UPS stava per introdurre l’automazione aveva chiara l’intenzione di proporre la stessa decisione anche alle altre biblioteche nella prospettiva di lavorare insieme. Informazione e comunicazione Sia per riguardo alla introduzione dell’automazione che per la costruzione di una nuova biblioteca all’UPS, i nostri benefattori olandesi ci hanno proposto di visitare una realizzazione significativa. Nel settembre 1991 alcuni rettori assieme a dei bibliotecari ebbero la possibilità di vedere concretamente la biblioteca dell’università cattolica di Tilburg con le sue moderne realizzazioni e l’integrazione con altre biblioteche e banche dati fuori della biblioteca tramite la rete informatica. Un ulteriore invito a vedere la biblioteca di Tilburg fu esteso nel 1993 a una quarantina di persone: rettori e bibliotecari (due per istituzione), viaggio aereo e permanenza per alcuni giorni tutto gratuito. La visita prolungata fu integrata da visite guidate, conferenze e dibattiti perché le idee penetrassero maggiormente. 1 Una visita istruttiva e significativa Un tentativo di interessare i Bibliotecari e i Rettori delle Università pontificie al problema della informatizzazione e della costituzione di una rete tra le biblioteche fu fatto dal 1982 al 1984. Sollecitati ad una presa di posizione, i Rettori rispondono ufficialmente ai Bibliotecari (il 24 mar 1984) inviando, come Comitato Rettori, una Lettera di apprezzamento e di incoraggiamento del seguente tenore: “I rettori esprimono la propria riconoscenza ai Bibliotecari per il loro spirito di collaborazione e per il loro impegno a migliorare i servizi delle Biblioteche degli Atenei Romani. Consapevoli delle difficoltà, invitano i bibliotecari a continuare le loro riunioni nonostante le scarse possibilità finanziarie del momento presente”. Ma i tempi non erano ancora maturi e il progetto rimase ancora in incubazione per quasi dieci anni. Furono anni intensi di faticoso lavoro per risolvere tutti i problemi, non solo tecnici e finanziari, ma anche di intesa e di coinvolgimento tra le varie istituzioni. Come protagonista, sono in grado più di ogni altro, di narrare la storia della realizzazione della rete URBE, attingendo direttamente dalla mia relazione tenuta alla solenne inaugurazione il 12 maggio 1994. L’automazione nelle biblioteche pontificie a Roma La solenne inaugurazione della Rete URBE, il 12 maggio 1994 fu tenuta al mattino presso la Università Salesiana per sottolineare il primato dell’UPS per l’inizio dell’automazione, e nel pomeriggio presso la Pontificia Università Gregoriana. D. Giuseppe Tabarelli, in qualità di Direttore esecutivo di URBE, tenne una relazione dal titolo “Rete URBE: Storia di una collaborazione e nascita di un progetto”. 1 Dall’UPS parteciparono almeno 4 persone (il sottoscritto era a titolo di URBE) che fecero una riunione privata per riflettere e ricavare idee e spunti per la costruzione della nuova biblioteca. Da questa riunione venni inspiegabilmente escluso!!! 96 11-Lavorare in collaborazione – La rete URBE Rete URBE: Storia di una collaborazione e nascita di un progetto 1. Breve cronistoria degli avvenimenti di URBE Il mio compito è di tracciare la storia della collaborazione tra le Biblioteche delle Pontificie Università e Facoltà pontificie in Roma, collaborazione che è sfociata nella programmazione e nella realizzazione del progetto URBE. È difficile riassumere in pochi minuti l'attività di istituzioni e persone che si estendono per diversi anni, e mai sarà possibile elencare e quantificare l'impegno di tutti e di ciascuno per completare, definire, far camminare il progetto nei minimi dettagli: si tratta di riflessioni, corrispondenza, comunicazioni telefoniche, colloqui, incontri, riunioni, discussioni, chiarificazioni, precisazioni, informazioni date e ricevute. L'ordine più logico e più semplice che seguirò sarà quello cronologico. Sottolineerò i passi fatti, i problemi affrontati e risolti, l'avanzamento del progetto nel suo insieme, seguendo gli avvenimenti più significativi. Il progetto procedeva contemporaneamente su tre binari: 1) quello che potremmo definire politico e informativo che mirava a informare le varie istituzioni, per convincerle a lasciarsi coinvolgere in un processo di collaborazione e avviandole alla decisione di fare il passo definitivo di adesione. 2) sul piano organizzativo e tecnico per dare alla associazione URBE una struttura operativa e per cercare le soluzioni tecniche migliori nella configurazione della rete e nelle attrezzature da adottare. 3) sul piano della ricerca dei finanziamenti I. Fase: avviamento, conoscenza, studio, preparazione 1. La Preistoria Mi sembra che già nel 1974 ci sia stato l'inizio di un coordinamento e di una collaborazione tra le biblioteche delle facoltà pontificie: lo testimonia la piccola guida di indirizzi e dati pubblicata quell'anno. 2. Gli anni del sogno (inizio anni 80) Un tentativo di interessare i Bibliotecari e i Rettori al problema della informatizzazione e della costituzione di una rete tra le biblioteche fu fatto dal 1982 al 1984. Ma i tempi non erano ancora maturi e il progetto rimase ancora in incubazione per diversi anni. I Rettori, informati di questi progetti, con la lettera (del 24 mar 1984) sopra citata, esprimevano la loro riconoscenza ai bibliotecari, invitandoli a continuare le loro riunioni. 3. Il coraggio di fare il primo passo ovvero i faticosi inizi La avventura dell'automazione spaventava ancora e quasi nessuno osava fare il primo passo. Fu un Rettore coraggioso a prendere l'iniziativa. Da diversi anni si progettava presso la Università Pontificia Salesiana la costruzione di una nuova biblioteca prevista con tutti i criteri moderni tra cui anche l'automazione. In prossimità dell'anno centenario della morte del nostro Fondatore Don Bosco si voleva comunque fare qualcosa 97 11-Lavorare in collaborazione – La rete URBE di nuovo e di straordinario. Non potendo partire con i lavori della nuova costruzione proposi di realizzare almeno il progetto di automazione. Alcuni anni furono impiegati nella consultazione e nella ricerca delle possibilità e delle procedure necessarie per avviare questa impresa. Il Dr. Rebernik, che per conto della Biblioteca Vaticana aveva potuto vedere le realizzazioni delle Biblioteche americane, fu interpellato come consulente. Egli, suggerì subito che se si faceva qualcosa, bisognava subito farla in una prospettiva di collaborazione. Fu così che nel 1987 fu organizzato presso la sede romana della Digital un incontro per bibliotecari e Rettori delle istituzioni pontificie per la presentazione del sistema di reti informatiche. Dopo aver preso contatto con diverse ditte ed aver esaminato vari programmi, fu scelto un programma che fosse compatibile con vari sistemi operativi: TECHLIB costruito su linguaggio BASIS. Per l'hardware fu scelto Digital per la sua competenza specifica nelle reti informatiche. Nonostante tutti questi preparativi, di fatto nel 1988 solo due istituzioni ebbero il coraggio di buttarsi nell'avventura: l'Università Salesiana e l'Ateneo della Santa Croce. Una terza installazione fu concessa personalmente al Dr. Rebernik presso il Collegio Teutonico per dargli la possibilità di sperimentare e seguire direttamente il processo. 4. L'Inizio del dialogo e della collaborazione: la nascita del G.B.E. Le parole possono muovere, ma gli esempi trascinano. Il passo fatto dalla Salesiana e dell'ateneo S. Croce stimola i bibliotecari a riprendere i contatti e a riaprire il dialogo tra le Biblioteche degli Atenei pontifici. Alcuni bibliotecari prendono l'iniziativa di invitare i colleghi a costituire un Gruppo di studio e ad avviare una serie di incontri regolari, il primo dei quali ebbe luogo il 26 ottobre 1989 presso la Pontificia Università Urbaniana. La riunione si dimostrò molto proficua come dimostra il verbale. Tra le problematiche maggiormente sentite viene indicata "la creazione delle premesse di base per la costituzione di una eventuale Rete di Biblioteche ecclesiastiche, collegate tra di loro in linea e con la possibilità di ricerca estesa, di catalogazione partecipata, ecc. (Per questo problema si crea una apposita commissione di studio.) 5. La ricerca delle impostazioni e soluzioni tecniche La commissione per l'Automazione all'interno del GBE (1989-1992). Particolarmente attiva diventa la Commissione per l'automazione creatasi all'interno del GBE. Il nucleo di essa era formato da elementi delle tre biblioteche che già avevano introdotto l'automazione e da altri interessati. La commissione, anche sulla base delle esperienze già fatte in un anno di automazione, studiò l'intera problematica, fornendo ai Bibliotecari e quindi ai Rettori un dossier con utili indicazioni sui vantaggi che una rete potrebbe offrire, i criteri di scelta di un programma informatico, considerazioni per la valutazione di vari sistemi (9 novembre 1989). Si passano in rassegna vari programmi di automazione segnalando tra l'altro ALEPH, di cui avevamo avuto una presentazione pochi giorni prima proprio al Teutonico. Di fatto, il programma ALEPH "scoperto" dal Dr. Rebernik al Congresso internazionale dell'IFLA di Parigi, aveva riscosso le nostre simpatie e attirato la nostra attenzione per la sua flessibilità, la sua semplicità e le sue molteplici applicazioni che rispondevano quanto mai ai criteri che in teoria avevamo elencato. Un fortunato incontro con Ehud Arad e l'esposizione del nostro ambizioso progetto di coinvolgere nella automatizzazione tutte le Biblioteche pontificie, convinse la Ex Libris a concedere tre licenze promozionali di 98 11-Lavorare in collaborazione – La rete URBE ALEPH. Così il 18 dicembre 1989 ALEPH veniva installato presso l'Università Salesiana e ai primi di gennaio 1990 Barbara Rad-El, venuta appositamente da Israele, teneva un corso introduttivo all'uso del programma ALEPH. Sempre più convinta delle concrete possibilità di coinvolgere nella avventura anche le altre biblioteche, la commissione procedeva nel suo lavoro raccogliendo informazioni per la realizzazione della Rete: tipi di collegamento possibili, componenti necessari, preventivi di costi di hardware, licenze e configurazioni. Da alcuni dirigenti SIP avevamo avuto le prime informazioni riguardanti la costituzione di una rete privata. Debitamente informato dell'iniziativa, il presidente del Comitato Rettori delle Università ed atenei pontifici Romani S. E. Mons. Pietro Rossano, Rettore della Pontificia Università Lateranense, il 6 febbraio 1990 scriveva al Dr. Rebernik: "Compio l'officio di informarLa che nell'incontro del Comitato Rettori delle Pontificie Università Romane, avvenuto il 30/1/1990 presso la PUG ho illustrato ai Rettori il progetto sulla automazione delle Biblioteche delle Università ecclesiastiche di Roma. I Rettori mi hanno incaricato di esprimere a Lei e al Comitato il pieno appoggio per il lavoro in corso e in particolare augura che cresca e maturi il dossier informativo in modo che i singoli enti possano procedere progressivamente nelle decisioni e nell'inserimento in rete". Afferma inoltre che i Rettori "si sono compiaciuti con quanto è già avvenuto e sta perfezionandosi presso l'Università Salesiana, la quale può essere presa quale punto di riferimento". Raccomanda di procedere alla acquisizione di tutti gli elementi possibili per la valutazione del sistema ALEPH; il problema della rete si sarebbe studiato in un secondo tempo. Nonostante l'incoraggiamento dei Rettori, le adesioni alla automazione sono scarse: Solo altri due atenei (S. Anselmo autunno 1990 e l’Antonianum nel gennaio 1991) si decidono: trovano per conto proprio i necessari finanziamenti e introducono l'automazione. Un anno più tardi ancora altre due biblioteche specializzate (Auxilium e Pro Unione) aderiranno coraggiosamente all'iniziativa. II. La fase organizzativa 6. Un'Associazione per la gestione del progetto (1990-1991) Anche se il gruppo ancora piccolo (5 installazioni), si pensa sempre più insistentemente e concretamente alla rete. Essa avrebbe permesso di unire gli sforzi, condividere i risultati, avviare la catalogazione partecipata e costretto ad uniformare con maggior facilità i rispettivi cataloghi con criteri comuni per non trovarsi un domani su posizioni troppo distanti. Si sentiva urgente il bisogno di iniziare a lavorare insieme. Non si poteva attendere l'adesione di tutte le istituzioni al progetto di automazione, quindi verso la fine del 1990 sembrò opportuno pensare alla costituzione di un'Associazione differenziata dal GBE, per gestire il progetto di rete. Nel periodo che va da dicembre 1990 al maggio 1991, aiutati dall'avv. Boitani. si lavora attorno ad uno Statuto per l'associazione che volevamo costituire: L'Unione Romana Biblioteche Ecclesiastiche. Dopo varie limature, il testo definitivo viene presentato per l'Approvazione ai Rettori convocati in una riunione lampo la sera del 14 aprile 1991 presso l'UPS. Il 13 maggio 1991 presso un Notaio di Roma, si costituisce ufficialmente l'associazione URBE con lo scopo di gestire il collegamento in rete e le attività connesse a tale collegamento: alle cinque istituzioni che da tempo hanno introdotto l'automazione si aggiunge la Gregoriana, prevista per la sua posizione geografica, come centro della rete. Nell'Atto costitutivo firmato dai 6 Rettori, alla presenza del notaio, si stabilisce la sede dell'URBE presso la Pontificia Università Gregoriana, Piazza della Pilotta, 4. Viene nominato il primo presidente dell'associazione nella persona del Rettore della Gregoriana P. Gilles Pelland, e il Direttore del Consiglio esecutivo nella persona di D. Giuseppe Tabarelli. Si brinda all'accordo, considerato "storico". 99 11-Lavorare in collaborazione – La rete URBE 7. La soluzione dei problemi finanziari (1991-1993) Si cerca di ampliare il gruppo: ci sono difficoltà decisionali motivate dalla mancanza di esperienza, paura del nuovo, paura degli oneri finanziari, della mancanza di personale adeguato, ecc. Per questo ci impegniamo nella ricerca di fonti di finanziamento. Una benefica fondazione olandese, da noi contattata e alla quale abbiamo esposto il progetto, promette il suo appoggio, indicandoci come consulente qualificato il Dr. Wieërs, Direttore emerito della Università cattolica di Tilburg. Questa fondazione frena la nostra insistenza per avviare quanto prima la rete, richiede una esplicita volontà di effettiva collaborazione a tutti i livelli, vuole vedere una struttura organizzativa per la costituzione e la gestione della rete, suggerisce procedure e tempi di realizzazione. I nostri benefattori si preoccupano del dopo volendosi assicurare che il progetto non si areni per fragilità di intesa e di strutture. Accanto allo Statuto nasce anche un Regolamento, si crea una struttura organizzativa sempre più chiara e solida: i Rettori prendono coscienza che qualcosa di grosso e di importante si sta muovendo e danno il loro appoggio, promuovendo essi stessi la Associazione. 8. Definizione e approvazione dell'impostazione tecnica (1991) Dopo la costituzione dell'Associazione si procede nel progetto, cercando di definire meglio l'impostazione tecnica con l'aiuto di esperti soprattutto delle ditte coinvolte: la GEA (fornitrice di Hardware), la Atlantis (distributrice del soft applicativo e la SIP per la concessione delle reti). Una visita in Olanda (settembre 1991) permette ad alcuni Rettori e Bibliotecari di "vedere" la rete informatica dell'Università di Tilburg. Il 28 nov 1991 - L'Assemblea URBE c/o Università Gregoriana approva i progetti tecnici della Rete e fa la scelta della rete privata con linee dedicate. Lo stesso anno vengono ammessi due nuovi associati: Auxilium e Centro Pro Unione che portano a 7 il numero dei soci. III. Fase: la realizzazione (1992-1994) 9. Il balzo definitivo: La storia più recente: (1993-1994) Le cose sembrano mature per il passo definitivo: altre 6 istituzioni decidono di chiedere l'adesione all'Associazione e aggiungono le loro firme all'Accordo di collaborazione. Ai Soci fondatori: Salesianum, A.S.Croce, S. Anselmo, Antonianum, Gregoriana, Auxilium e Centro Pro Unione si aggiungevano i seguenti nuovi membri: Urbaniana, Angelicum, Marianum, Alfonsianum, Biblico e Orientale. - Nell'assemblea del 18 gennaio 1993, tenuta presso l'Antonianum, avveniva la elezione del nuovo presidente P. Pittau, proposto dal suo predecessore P. Conti in vista dell'installazione presso la Università Gregoriana del nodo centrale di URBE. Si definisce meglio l'organigramma dell'Associazione distinguendo le competenze di responsabilità, amministrative e tecniche a livello dei Rettori e dei Bibliotecari, e si precisano le funzioni del Tesoriere, del Network manager e dell'Amministratore. Il 12 maggio 1993 abbiamo il benestare per l'elargizione di una somma gratuita che avrebbe permesso l'attesa realizzazione del nostro progetto. Le installazioni di hardware e software riguardanti il computer centrale, proprietà della Associazione, i collegamenti di rete realizzati dalla SIP e relative licenze per l'uso di una rete privata dedicata vengono coperti dal finanziamento al 100%. Le installazioni dei sei nuovi membri ricevono un contributo che copre l'80% delle spese, mentre un consistente contributo Dr. Voss, d. Giannatelli, d. Bertone, dr. Merkx,100 d. Tabarelli 11-Lavorare in collaborazione – La rete URBE per l'upgrade avrebbero ricevuto anche le istituzioni che già da tempo operavano nell'automazione. Si può procedere così alla ordinazione del materiale hardware presso la GEA, all'acquisto del software applicativo presso l'Atlantis e alle realizzazioni delle linee dedicate concesse dalla SIP. - Il 7 luglio viene consegnato e installato il computer di URBE: L'installazione del Modulo Union Catalog sul computer di URBE venne eseguita da Atlantis il 27 luglio 1993. - I collegamenti delle linee dedicate furono realizzati dalla SIP dalla fine di agosto fino a ottobre. I computer potevano così già dialogare a livello di sistema operativo. - a poco a poco la rete prendeva forma e il 10 dicembre potemmo finalmente annunciare che si poteva comunicare anche in modo interattivo con il programma ALEPH. Mancava ancora la realizzazione del Catalogo unico che si è conclusa alla fine di aprile. - Un'opera intensa di assistenza concreta e realistica è stata svolta dal Dr. Rebernik che accompagnò passo dopo passo soprattutto i nuovi soci nelle mille piccole e grandi difficoltà degli inizi, aiutandoli a risolvere problemi di impostazione, coordinamento, di intesa, di organizzazione, ma anche problemi tecnici specifici quali l'impianto elettrico e le installazioni di hardware e software. Lo stesso impegno egli lo ha messo nel seguire l'installazione del computer centrale, e i collegamenti eseguiti dalla SIP, affrontando con determinazione e pazienza le svariate difficoltà e gli imprevisti. Dr.Rebernik, D.Tabarelli, P.Pittau, Azriel Morag - Un aiuto consistente è stato dato dalla Dr.sa Bergami con interventi competenti necessari per l'impostazione e la personalizzazione del programma ALEPH, per la realizzazione di ben 3 corsi specifici riguardanti la gestione e l'uso del medesimo programma e del sistema operativo. - Non si contano le numerose chiamate per consulenza e assistenza spicciola fatte dai nuovi soci a quelli che ormai avevano una certa esperienza nell'uso di ALEPH: si poteva rilevare uno spirito di fraterna collaborazione. Si poteva ormai pensare a preparare l'inaugurazione, per annunciare ufficialmente l'inizio di una nuova era per le nostre istituzioni. La "nostra" storia termina con l'inaugurazione, ma sappiamo che stiamo celebrando una nascita e la vera vita deve ancora avvenire. L'opera è appena all'inizio, andrà completata, perfezionata, bisognerà accompagnarla nello sviluppo e nella crescita, assisterla perché arrivi a produrre quei frutti di servizio al nostro mondo universitario, ma anche alla Chiesa e al mondo degli studi. Su questo esprimerà il suo sogno il mio collega il Dr. Rebernik. Fin qui la mia relazione all’inaugurazione della rete URBE. Collaborazione tra biblioteche Dalla rete le biblioteche attendevano immediatamente dei vantaggi concreti. Forse la prima possibilità fu la catalogazione partecipata. Molte biblioteche di URBE avevano gli stessi libri. Perché perder tempo a catalogare più volte lo stesso volume in ogni biblioteca? Perché non usufruire reciprocamente del lavoro altrui? La proposta che si faceva era che ogni biblioteca desse la precedenza alla immissione nel catalogo alle opere di nuova acquisizione dedicandosi poi alle opere specifiche della propria biblioteca. La direzione di Urbe proponeva, ma non poteva imporre. Comunque, l’idea era che ogni biblioteca desse il proprio contributo riversando in UCC (Urbe Catalogo Centrale) i propri record catalografici identificabili tramite alcune informazioni essenziali (Autore, titolo, editore, anno, lingua). Più Catalogazione partecipata e UCC 101 11-Lavorare in collaborazione – La rete URBE informazioni avrebbero creato record diversi. Le importazioni venivano eseguite mensilmente dal sottoscritto, dopo una correzione complessiva dei record per mantenere l’uniformità. Di ogni libro l’UCC elencava le biblioteche che possedevano l’opera e ogni biblioteca poteva importare i record nel proprio catalogo scegliendo il record dalla biblioteca preferita con un semplice comando, es.: du UPS 3750 (duplica n. record 3750 di UPS). Con opportune correzioni e adattamenti (propria segnatura) il record era pronto in pochi minuti per l’archiviazione. Con questo sistema il sottoscritto lavorando una settimana poté cercare e importare più di 8.000 record in una nuova biblioteca che si era aggregata a URBE. Procedendo in questo modo si avrebbero avuto enormi vantaggi e una forte accelerazione per il completamento del proprio posseduto. Fu una vera fortuna poter usufruire delle facilitazioni del programma Aleph, nato con struttura di rete e adatto per rispondere alle complicate suddivisioni bibliotecarie di una università. Il programma si articolava in tre livelli: Global, Local, Sub-library che possono essere applicati localmente oppure anche a entità dislocate. La licenza era legata alla Global. Tutte le biblioteche di URBE hanno acquistato ciascuna una licenza. L’economo generale dei gesuiti aveva proposto un’unica licenza per la Gregoriana, il Biblico e l’Orientale, ma ognuna preferì avere una licenza propria e indipendente. Le biblioteche lavoravano in genere a livello local, riservandosi di applicare le Sub-libraries per i propri seminari o fondi speciali. Sarebbe stato troppo utopico e immaturo ipotizzare una unica global per l’intera URBE. La collaborazione totale avrebbe implicato una forte intesa e una collaborazione troppo spinta che rasentava una fusione, mancava la fiducia e ognuno temeva di perdere la propria autonomia. Sembrava già un enorme risultato poter avere un indice centrale che raccoglieva i record di tutti. In seguito, dopo aver abbandonato il programma Aleph, URBE in tanti anni non è più riuscita a realizzare un catalogo comune, che avrebbe dato visibilità al patrimonio di URBE calcolato in circa 10 milioni di volumi. Dopo il mio rientro dalla Russia nel 2008 fui testimone delle infinite discussioni e dei vari progetti che non approdarono ad alcun risultato, segno anche della mancante coesione e collaborazione tra le biblioteche. Struttura del Programma Aleph La collaborazione tra le biblioteche era stato il mio chiodo fisso e proprio per questo era stata fondata l’Associazione. Le possibilità e anche le proposte di collaborazione erano diverse. La direzione di URBE realizzò, per le facilitazioni di Aleph, oltre al catalogo unico, anche una banca data delle Novità (NOV) nella quale veniva riversata una scelta selezionata delle novità tra le tematiche di comune interesse che URBE acquistava già in formato Aleph da un fornitore (Casalini Libri: accordo del 25 gennaio 1996). Ogni biblioteca poteva ritenersi avvantaggiata inserendo un record catalografico completo già a partire dall’acquisizione. Acquisizioni: catalogo novità Altra mia proposta mirava a creare un ufficio comune che coordinasse l’acquisto libri, risparmiando alle biblioteche del personale appositamente addetto. Pensando alla possibilità del previsto prestito interbibliotecario, si poteva ridurre la moltiplicazione di copie degli stessi volumi a vantaggio di una maggiore varietà di libri. Scelta di fornitori comuni: Avevo inoltre raccolto le indicazioni dei grossisti (librai fornitori), specialmente esteri, che praticavano gli sconti migliori. Unificando e concentrando le acquisizioni su un unico fornitore si sarebbero avvantaggiati tutti, sia i fornitori che le biblioteche. Queste proposte incontrarono però molte resistenze e non vennero realizzate anche per la mia imminente partenza per la Russia. Biblioteche in rete con altre biblioteche Concretamente la collaborazione si poteva realizzare in URBE facilmente con il Catalogo unico, e quando Aleph fu abbandonato, in modo un po’ più difficoltoso accedendo ad una ricerca collettiva che comprendeva tutti i cataloghi di URBE, ma questo fu possibile solo 102 11-Lavorare in collaborazione – La rete URBE nell’OPAC Librivision (del programma Amicus) o selettivamente ai cataloghi delle singole biblioteche collegate e importando i record che interessavano. Questo era una grande facilitazione, presupponendo che ci fosse una certa uniformità di catalogazione, cosa molto difficile perché ogni biblioteca non abbandonava facilmente le proprie tradizionali abitudini. In seguito, la ricerca e l’importazione furono facilitate dal protocollo Z39.50 che però non tutte le biblioteche possedevano. La stessa modalità era possibile tra le più svariate biblioteche del mondo, soprattutto quelle universitarie o nazionali, oltre che l’OCLC. Ricordo che consultavo moltissime volte il catalogo virtuale della università di Karlsruhe (KVK), dove avevo la possibilità di selezionare una singola biblioteca oppure un gruppo di biblioteche di una determinata nazione. A questo catalogo virtuale mi rivolgevo soventissimo soprattutto quando gestivo i doppioni, per trovare indicazione sui costi dei libri praticati da un gruppo di Antiquariati. La biblioteca (in particolare quella universitaria) non può vivere isolata, ma deve ricercare il contatto e collaborazione con tantissime altre istituzioni, incominciando con i fornitori di attrezzature, librerie, editori, enti culturali locali, regionali o nazionali, associazioni di biblioteche, istituzioni benefiche di sostegno, gruppo “Amici della Biblioteca”, ecc. Tutte queste istituzioni possono essere non soltanto di sostegno, di confronto, ma anche di incentivo per migliorare, collaborare e sviluppare progetti insieme. Oggi non è più possibile sussistere isolati e chiusi nel proprio mondo. Il Convegno nazionale delle Biblioteche nel 2014 aveva come tema proprio “La Biblioteca connessa” e la sua relazione con il territorio. Le due precedenti edizioni erano dedicate ai “nuovi alfabeti della biblioteca” e al tema della “condivisione”. Soltanto con la collaborazione con altre istituzioni si possono realizzare grandi progetti. Cito come esempio la Biblioteca dell’Università di Bologna che già nel 1999 aveva sperimentato con la collaborazione del MURST e del MBCA, la catalogazione informatizzata del 20% del suo patrimonio librario posseduto. Biblioteche ed enti in collaborazione L’apertura della biblioteca al mondo informatico oggi è indispensabile e strettamente necessaria. La biblioteca oltre i libri e i periodici dovrebbe includere anche materiale audiovisivo e digitale, ormai affiancato e sovente incluso nei libri stessi. Purtroppo, nella biblioteca dell’UPS non si è mai affrontato questo problema e questo tipo di materiale (CD, DVD, e-book, dischi ecc.) veniva accantonato e reso inutile anche per la mancanza di strumenti per utilizzarlo. La estensione della ricerca nel vasto campo di internet la Biblioteca dell’UPS l’ha raggiunta in un primo momento con il programma AtoZ della Ebsco, limitato inizialmente quasi solamente ai periodici e poi con l’abbonamento ad alcune banche dati scelte d’intesa con altri 4 istituti affiliati (che ci hanno permesso una discreta riduzione di costi); infine, nel 2013, con la licenza EDS (Ebsco Discovery Service) lo strumento di ricerca più potente e l’interfaccia più utilizzata nelle biblioteche accademiche. Questo strumento permette una ricerca controllata e pilotata molto vasta che include (i dati si riferiscono al 2013), oltre l’indice per la ricerca di base e il catalogo virtuale AtoZ (precedentemente limitata ai periodici) soprattutto il Link resolver LinkSource che include gratuitamente tutte le fonti bibliografiche con le quali la Ebsco ha concluso accordi e che altrimenti non sono reperibili con altri motori di ricerca. Effettivamente sono compresi: i metadati di oltre 64.000 periodici, 20.000 Conference Proceedings, 825.000 CD e DVD e oltre 6 milioni di libri. [Sulle modalità di ricerca e sulla validità di questo strumenti, vedere il notiziario della biblioteca di Febbraio 2014, sul sito biblioteca.unisal.it ]. [NB,- Purtroppo il Notiziario è stato eliminato dal sito] Collaborazione col mondo informatico Dalle statistiche risulta che i nostri utenti hanno abbondantemente utilizzato lo strumento EDS, pur non avendolo mai presentato direttamente in modo specifico: - nel 2013: 7089 sessioni con 289.222 ricerche (863 al giorno!) e 17.388 full text, mentre 103 11-Lavorare in collaborazione – La rete URBE - nel 2014 (gennaio-maggio) si sono registrate 3880 sessioni con 138.424 ricerche (923 al giorno!). Segno evidente che gli studenti hanno saputo apprezzare questo servizio e lo usano, nonostante le riserve avanzate da alcuni docenti e dalle limitazioni imposte dal Cesit e probabilmente dagli economi. Infatti, proprio oggi (4 giugno 2014), il nuovo responsabile di zona della EBSCO, Giacomelli, mi comunica di aver ricevuto la richiesta di sospensione di questo servizio, comunicata (assurdo!) da un’impiegata della Biblioteca. Ci chiedono se devono comunicare la sospensione alla sede centrale USA. In questo caso tra qualche giorno questo strumento verrebbe chiuso. Un particolare tipo di collaborazione avviene in modo inverso dall’interno verso l’esterno. Da anni l’UPS aveva sviluppato una Collaborazione con ACNP (Catalogo italiano dei periodici) gestito dall’Università di Bologna, che faceva conoscere la nostra disponibilità di un ricco assortimento di periodici che la nostra biblioteca possedeva. Era un servizio di prestigio per cui molti studiosi si rivolgevano alla nostra biblioteca per chiedere copia di articoli di loro interesse, che venivano spediti in pdf per via elettronica ai richiedenti. Il Document delivery era così fonte di una pur modesta entrata per la biblioteca. Anche questa registrazione all’ACNP un giorno è stata unilateralmente disdetta, da qualche dirigente sprovveduto che pensava di poter risparmiare qualche euro dell’iscrizione, ma non si rendeva conto della mancata pubblicità e del prestigio che veniva a perdere. Di colpo sono cessate le richieste di Document delivery. Su questi documenti recuperati con lo scanner, avevo un ambizioso progetto di cui parlerò più avanti. Apertura con il mondo dei periodici Ritornando ora alla nostra biblioteca Don Bosco (UPS), oso affermare di aver sempre avuto un forte desiderio della cooperazione e integrazione della biblioteca nell’università, idea da me più volte espressa soprattutto negli ultimi anni di servizio perché dalla mia esperienza di vita in biblioteca mi accorgevo che c’era uno scollamento molto evidente tra lo sforzo della biblioteca di progredire, di aggiornarsi e il disinteresse soprattutto dei docenti verso la biblioteca che veniva non solo trascurata, ma poco frequentata e utilizzata (le statistiche parlano chiaro: solo 1 docente su 6 la frequenta). Inoltre, non veniva considerata e coinvolta nelle iniziative culturali di ricerca e negli eventi accademici (corsi, giornate di studio, convegni, ecc.). Al limite si organizzava una “visita” al nuovo edificio della biblioteca come curiosità architettonica. Della biblioteca come fonte prima di ricerca i docenti non ne sentivano bisogno, avendosi ciascuno allestito una biblioteca personale, in aperto contrasto con le norme date a suo tempo da d. Ricaldone (Atti CS anno XVIII, 24 nov.-dic. 1937) e con gli enormi sforzi e spese per costruire una biblioteca, patrimonio comune per tutti. Collaborazione all’interno dell’UPS Mi sono chiesto: Quale posto occupa la biblioteca nell’università e nella ricerca? Riporto tre casi specifici: il 26 febbraio 2014 un docente annunciava un Seminario organizzato dal Comitato Interfacoltà per la Ricerca (CIR) previsto per il 3 marzo 2014 (14.30 – 17.30, Sala Juan Vecchi). Il prof. Roberto Trinchero (Università di Torino) presenterà “Il disegno della ricerca educativa: dalla definizione operativa all’analisi dei dati”. “Il seminario può servire come aggiornamento nell’ambito della metodologia di ricerca sia per docenti sia per dottorandi. Credo che una maggiore competenza nell’ambito metodologico (delle varie scienze) contribuisca alla qualità del nostro accompagnamento dei dottorandi e alla correttezza nella valutazione della loro tesi”. Il CIR (istituito il 13 marzo 2007) sta portando avanti ormai da 7 anni il compito affidatagli di proporre iniziative di aggiornamento per i docenti e i dottorandi per migliorare la qualità delle nostre ricerche. Collaborazione con i docenti 104 11-Lavorare in collaborazione – La rete URBE Immediatamente rispondevo con la seguente mail: “Sono lieto di conoscere la lodevole iniziativa del seminario e mi congratulo con voi. Ciò che io mi chiedo da sempre è quale posto occupa la biblioteca in tutti i seminari e corsi sulla ricerca e soprattutto sulla metodologia della ricerca. Ho sempre sentito dire che la Biblioteca è il punto di partenza per ogni ricerca e il centro importante di ogni università. In questi anni si è cercato di aggiornare anche la biblioteca ai tempi attuali, anche se siamo convinti che ormai la ricerca (come affermano le grandi ditte) viene fatta per il 90 % su internet, sulle risorse digitali offerte in rete. So che alcuni docenti di metodologia dicono che è sufficiente la ricerca sul catalogo della biblioteca. Ma questo – lo so per esperienza di 16 anni – è molto limitato per il fatto che non viene tempestivamente e sufficientemente aggiornato, d’altra parte la biblioteca non può possedere tutto. Per questo si ricorre alla collaborazione tra le biblioteche (reti), alle banche dati a cui la biblioteca è abbonata e all’infinita possibilità offerta (parte free, e parte a pagamento) da internet. Anche se la Biblioteca non veniva coinvolta, ho voluto dimostrativamente fare delle ricerche su tematiche proposte in altri convegni tenuti presso l’UPS: - XXXI edizione del Congresso dell’Associazione per il Coordinamento degli Insegnanti Specializzati e la ricerca sulle situazioni di handicap (CNIS), dedicata ai temi della formazione dei docenti e dell’uso delle nuove tecnologie nella scuola come strumento di facilitazione e forza propulsiva all’apprendimento. Convegno tenuto venerdì 11 Aprile 2014, presso l’Università Pontificia Salesiana di Roma. L’evento, della durata di due giorni e intitolato: “Quando educare è più difficile: Nuovi saperi per Alunni dei nuovi tempi” (11 aprile 2014). Era previsto per i convegnisti anche una visita alla Biblioteca, purtroppo soppressa per ristrettezza di tempo. Anche se non interpellati, abbiamo comunque cooperato, analizzando i contenuti della biblioteca alla ricerca di alcune parole chiavi: per il termine handicap abbiamo ottenuto 236 risposte e 121 item per la parola disabili. - Giornata di studio sul tema “Pedagogia della preghiera negli Esercizi spirituali di sant’Ignazio”, tenuta presso l’UPS il 15 maggio 2014. Pur non essendo richiesta di alcuna collaborazione, la biblioteca ha fatto delle Ricerche bibliografiche sul tema Esercizi Spirituali ricavando come risultato 860 item di cui 333 nei titoli EESS studi, convegni, meditazioni e istruzioni, preghiera EESS a diverse categorie di persone (sacerdoti, religiosi/e, laici, consacrati, clero, giovani, giovinetti, monache, suore, signore e signorine, EESS nel pensiero dei santi (e dei papi) EESS a tema (biblici, mariani, vocazione, discernimento, prima comunione) Docenti, dottorandi e studenti, dopo le lezioni teoriche, dovrebbero essere introdotti concretamente nella ricerca usando lo strumento “biblioteca” come punto di partenza per qualsiasi ricerca. Purtroppo, le restrizioni economiche hanno colpito pesantemente la biblioteca, che non ha personale sufficiente per sfruttare l’enorme patrimonio sommerso (circa 1800 scatoloni, e diversi settori non ancora catalogati), senza considerare che finora tutti gli strumenti “digitali” (CD, DVD, audio- e videocassette ecc.) vengono sistematicamente messi da parte e non entrano in biblioteca, anche perché non ci sono finora strumenti per utilizzarli. La Biblioteca dell’UPS, grazie alla politica dei nostri superiori e alla loro non consapevolezza della sua importanza per l’università, sia rimasta troppo indietro e dovrebbe fare grandi sforzi per adeguarsi… Penso che un seminario come il vostro potrebbe anche avanzare delle proposte concrete per sostenere gli sforzi della biblioteca per adeguarsi al mondo attuale. In un corso di formazione cui ho partecipato giorni fa, sull’organizzazione e la gestione di una biblioteca digitale, si affermava con estrema sincerità e sicurezza, che se 105 11-Lavorare in collaborazione – La rete URBE una biblioteca non si adegua, fra non meno di dieci anni, verrà abbandonata dagli studenti e non resterà altro che un deposito di libri vecchi… Dopo il Convegno dei bibliotecari alle Stelline sul tema “la Biblioteca connessa”, mi sono chiesto se fosse possibile chiedere e ricevere una collaborazione anche dagli Studenti e dagli utenti. In un notiziario avevo rivolto loro un appello a collaborare e a sentirsi protagonista nella Biblioteca. Purtroppo, questo invito non è stato colto. Peccato: un incontro di utenti con i bibliotecari avrebbe potuto avere un certo interesse, anche perché non ci sono altre occasioni istituzionali di vederci e scambiare idee, fare richieste, dare suggerimenti. Collaborazione degli studenti L’internazionalità della provenienza degli studenti (oltre 100 nazionalità) potrebbe essere una fonte formidabile e unica di arricchimento bibliografico soprattutto per certe tematiche: ad esempio edizioni ufficiali di libri liturgici (Messali, lezionari, rituali), catechismi (nazionali, direttori), documenti pontifici ufficiali o di conferenze episcopali; dizionari linguistici (non solo con riferimento all’italiano), Bibbie, CIC, ecc. Altro campo possibile di collaborazione concreta possono essere le copie di scansioni di libri o articoli che gli utenti, utilizzando lo scanner messo a loro disposizione dalla biblioteca, avrebbero potuto condividere con la biblioteca, la segnalazione di siti web interessanti per determinate tematiche, ecc. 106