Indian Writing in English

Seminar Nasional Hasil Penelitian dan Pengabdian 2019 IBI DARMAJAYA Bandar Lampung, 28 Agustus 2019 Pembangunan Sistem Informasi Manajemen Seminar (Nasional dan Internasional) pada IBI Darmajaya Arman Suryadi Karim1), Melda Agarina2), Sutedi3) 123) Institut Informatika dan Bisnis Darmajaya Jl. ZA Pagar Alam No 93 Bandar Lampung, 0721-787241 e-mail: armansuryadi@darmajaya.ac.id, agharina@darmajaya.ac.id, sutedi@darmajaya.ac.id Abstrak Seminar merupakan salah satu kegiatan penunjang dalam Tri Dharma Perguruan Tinggi. Dosen maupun mahasiswa dituntut untuk dapat terus meng-update ilmu pengetahuan dan mengikuti tren perkembangan ilmu terbaru (ate breaking news). IBI Darmajaya merupakan salah satu perguruan tinggi yang berkomitment dalam memfasilitasi serta mendorong kemajuan bagi para dosen dan mahasiswa. Proses pendaftaran kegiatan seminar (nasional dan internasional) yang dilakukan di IBI Darmajaya sudah melalui website. Namun website yang tersedia hanya digunakan per kegiatan saja dan hanya memfasilitasi pendaftaran via online sedangkan untuk tahapan interaksi selanjutnya dengan pendaftar dilakukan by email. Saat kegiatan seminar selesai website tersebut tidak terpakai kembali sehingga dalam pengorganisasian data kegiatan seminar belum dapat terdokumentasi dengan baik. Penelitian ini membangun Sistem Informasi Manajemen Seminar (Nasional dan Internasional) dimana dalam website tersebut dapat memenuhi kebutuhan peserta dan membantu peserta mendapatkan informasi seminar, mendapatkan rute perjalanan ke lokasi seminar, membantu pemakalah melakukan pengecekan status makalahnya dan setelah kegiatan seminar tersebut dilaksanakan peserta dapat mengunduh materi kegiatan dan dokumentasi kegiatan. Metodologi pengembangan sistem yang digunakan dalam penelitian ini adalah Prototyping-Based Methodology. Dengan adanya sistem ini diharapkan dapat memberikan kemudahan bagi pihak manajemen terkait pengelolaan dan inventarisasi data kegiatan seminar serta memberikan feedback yang cepat dan akurat bagi peserta seminar Kata kunci: Seminar, Website, Prototyping-Based 1. Pendahuluan Seminar merupakan kegiatan yang dilakukan sebagai proses untuk memecahkan suatu masalah, atau proses guna menemukan solusi yang biasanya diangkat dari hasil sebuah penelitian. Dalam Perguruan tinggi kegiatan seminar merupakan salah satu kegiatan penunjang Tri Dharma. Dosen sebagai tenaga pendidik harus terus dapat meng-update ilmu pengetahuan dan mengikuti tren perkembangan ilmu terbaru (ate breaking news). Bagi mahasiswa seminar merupakan salah satu cara guna menambah wawasan yang lebih luas serta seminar serta merupakan salah satu ajang untuk melatih mental bagi mahasiswa guna menghadapi tantangan di era mendatang. Saat ini IBI Darmajaya merupakan salah satu perguruan tinggi swasta (PTS) di Lampung yang memiliki komitment tinggi dalam memfasilitasi dan mendorong kemajuan bagi para dosen dan mahasiwa, salah satunya yaitu adanya kegiatan seminar yang dilakukan secara rutin setiap tahunnya oleh IBI Darmajaya baik dalam skala nasioanal maupun internasional. Kegiatan seminar yang telah dilakukan oleh IBI Darmajaya mendapatkan apresiasi yang cukup baik dalam dunia pendidikan terbukti dari tingginya minat peserta dalam mengikuti kegiatan seminar, peserta dalam kegiatan seminar yang dilakukan terdiri dari berbagai institusi baik dari dalam maupun luar wilayah Lampung serta dalam kegiatan seminar Internasional terdiri lebih dari 6 negara yang berpartisipasi. Selain sebagai salah satu kegiatan tri dharma seminar juga merupakan salah satu media promosi bagi IBI Darmajaya, dengan adanya kegiatan seminar ini eksistensi IBI Darmajaya 161 Seminar Nasional Hasil Penelitian dan Pengabdian 2019 IBI DARMAJAYA Bandar Lampung, 28 Agustus 2019 dalam mendukung perkembangan ilmu pengetahuan dapat terlihat dan diakui baik dalam skala nasional maupun internasional. Namun saat ini proses manajemen data dalam kegiatan seminar ini belum terooganisir dengan baik, dimana setiap kegiatan seminar memiliki website pendaftaran yang berbeda beda dan tidak memiliki standar yang sama karena website yang ada saat ini dibuat per kegiatan saja dan hanya memfasilitasi pendaftaran via online tahapan selanjutnya dilakukan by email. Apabila kegiatan seminar telah selesai website tersebut tidak terpakai kembali sehingga dalam pengorganisasian data kegiatan seminar belum dapat terdokumentasi dengan baik. Mengingat pentingnya kegiatan seminar dalam perguruan tinggi dan juga merupakan salah satu point penunjang dalam akreditasi oleh karna itu kami melakukan Pembangunan Sistem Informasi Manajemen Seminar (Nasional dan Internasional) pada Institut Informatika dan Bisnis (IIB) Darmajaya. 2. Metode Penelitian 2.1 Metode Pengumpulan Data Dalam pelaksanaan penelitian, proses pengumpulan data merupakan hal yang penting untuk dilakukan secara benar dan efektif. Hal tersebut dikarenakan kebenaran data sangat berpengaruh pada validitas hasil penelitian yang dilakukan. Pengumpulan data dalam penelitian ini dilakukan menggunakan metode study literature, observation dan interview. Kombinasi ketiga metode pengumpulan data tersebut diperlukan karena untuk dapat memahami sistem yang ada secara lengkap maka peneliti harus mempelajari standard operation procedure (SOP), menggali informasi dari pelaku sistem dan mengamati alur kerja sistem secara langsung. 2.2 Metodologi Pengembangan Sistem Metodologi pengembangan sistem yang digunakan dalam penelitian ini adalah Prototyping-Based Methodology, dimana tahapan-tahapannya dapat dilihat pada gambar 1 berikut ini: Planning Analysis Design System Prototype Implementation Implementation System Gambar 1. Prototyping-Based Methodology Prototyping-Based Methodology melakukan tahap analisis, perancangan, dan implementasi secara bersamaan. Ketiga fase tersebut dilakukan berulang kali dalam satu siklus sampai sistem selesai dikembangkan. Dengan metodologi ini, dasar-dasar analisis dan desain dilakukan, kemudian pekerjaan segera dimulai dengan membangun prototipe sistem berupa sebuah program yang dikembangkan secara cepat dengan jumlah fitur minimal. Prototipe pertama biasanya merupakan bagian awal dari sistem yang akan diujicobakan. Hal ini ditunjukkan kepada pengguna yang memberikan komentar tentang prototipe tersebut. Komentar 162 Seminar Nasional Hasil Penelitian dan Pengabdian 2019 IBI DARMAJAYA Bandar Lampung, 28 Agustus 2019 ini digunakan untuk menganalisis ulang, mendesain ulang, dan menerapkan kembali prototipe kedua, yang menyediakan beberapa fitur tambahan. Proses tersebut akan terus berlanjut dalam siklus sampai system analyst dan pengguna sepakat bahwa prototipe telah menyediakan fungsionalitas yang cukup untuk dipasang dan digunakan dalam organisasi. Setelah prototype telah dinilai lengkap maka prototype layak disebut “sistem" kemudian diinstalasi. Perbaikan mungkin akan masih terus dilakukan sistem tersebut diterima oleh pengguna sebagai sistem baru dalam organisasi. Keuntungan utama dari Prototyping-Based Methodology adalah dapat dengan cepat menyediakan sebuah sistem dimana pengguna dapat berinteraksi, walaupun pada awalnya belum siap untuk digunakan organisasi secara luas. Prototipe dapat meyakinkan pengguna bahwa tim proyek sedang mengerjakan sistem (tidak ada penundaan yang lama dimana pengguna melihat sedikit kemajuan), dan prototipe membantu untuk lebih cepat memenuhi persyaratan pengguna yang sebenarnya. 2.3 Alat Bantu Yang Digunakan Prototyping-Based Methodology adalah salah satu metodologi yang biasa digunakan dalam Object-Oriented Systems Analysis and Design (OOSAD. Oleh karenanya, maka komponen-komponen sistem dalam penelitian ini dimodelkan menggunakan Unified Modelling Language (UML). Tools yang biasa digunakan antara lain Use case diagram, Activity diagram, Sequence diagram dan Class diagram. 3. Hasil dan Pembahasan 3.1 Hasil Penelitian Hasil penelitian berupa tampilan menu dalam Sistem Informasi Manajemen Seminar (Nasional dan Internasional) pada Institut Informatika dan Bisnis (IIB) 3.1.1 Halaman Menu utama Halaman ini merupakan halaman utama dalam dalam website Sistem Informasi Manajemen Seminar pada Institut Informatika dan Bisnis (IIB) Darmajaya, seperti tampilan gambar 2 berikut ini: 163 Seminar Nasional Hasil Penelitian dan Pengabdian 2019 IBI DARMAJAYA Bandar Lampung, 28 Agustus 2019 Gambar 2. Tampilan Menu Utama 3.1.2 Halaman Menu Peserta 3.1.2.1 Tampilan Menu Registrasi Sebelum terdaftar sebagai peserta, calon peserta diwajibkan melakukan registrasi terlebih dahulu. Berikut tampilan menu registrasi bagi calon peserta. Gambar 3 berikut merupakan tampilan menu registrasi peserta: Gambar 3. Tampilan Menu Registrasi 164 Seminar Nasional Hasil Penelitian dan Pengabdian 2019 IBI DARMAJAYA Bandar Lampung, 28 Agustus 2019 3.1.2.2 Tampilan Menu Login Setelah calon peserta melakukan registrasi maka calon peserta aka mendapat login serta password untuk melakukan registrasi sebagian peserta melalui email yang sudah didaftarkan saat regustrasi. Gambar 4 berikut merupakan tampilan menu login: Gambar 4. Tampilan Menu Login 3.1.2.3 Tampilan Menu Utama Peserta Setelah calon peserta melakukan proses login menggunakan akun yang telah diberikan maka tampilan selanjutnya yaitu menu utama bagi peserta yang telah berhasil melakukan registrasi, seperti pada gambar 5 berikut: Gambar 5. Tampilan Menu Utama Peserta 3.1.2.4 Tampilan Menu input data Peserta Tahapan selanjutnya peserta diwajibkan mengisi data, gambar 6 berikut adalah tampilan menu input data bagi peserta: 165 Seminar Nasional Hasil Penelitian dan Pengabdian 2019 IBI DARMAJAYA Bandar Lampung, 28 Agustus 2019 Gambar 6. Tampilan Menu Input Data Peserta 3.1.2.5 Tampilan Menu Submit Abstrak Peserta yang sudah mengisi biodata dan terdaftar wajib mengirimkan abstrak. Gambar 7 berikut adalah tampilan menu submit abstrak bagi peserta: Gambar 7. Tampilan Menu Submit Abstrak 3.1.2.6 Tampilan Menu Submit Abstrak Apabila abstrak dari peserta telah dinyatakan layak dan diterima maka peserta wajib mengirimkan full paper. Gambar 8 berikut adalah tampilan menu submit full paper bagi peserta: Gambar 8. Tampilan Menu Submit Full Paper 3.1.2.7 Tampilan Menu Submit Payment Tahapan terakhir yang dilakukan oleh peserta yaitu proses pembayaran seminar internasional. Adapun peserta dapat melakukan pembayaran via bank yang telah ditunjuk oleh panitia pelaksana, lalu bukti pembayaran tersebut di submit ke dalam website tersebut. Gambar 9 berikut merupakan tampilan menu submit payment bagi peserta: 166 Seminar Nasional Hasil Penelitian dan Pengabdian 2019 IBI DARMAJAYA Bandar Lampung, 28 Agustus 2019 Gambar 9. Tampilan Menu Submit Payment 3.1.3 Halaman Admin 3.1.3.1 Menu Login Admin Dalam website tersebut seluruh calon peserta yang telah melakukan proses registrasi akan mendapatkan login dan password yang digunakan untuk dapat mengakses website tersebut. Login dan password yang diterima oleh calon peserta diberikan oleh admin. Gambar 10 berikut adalah tampilan menu login bagi admin: Gambar 10. Tampilan Menu Login Admin 3.1.3.2 Menu menu master user-login Gambar 11 berikut merupakan tampilan menu master user-login yang dimiliki dalam hak akses admin: Gambar 11. Tampilan Menu Master User-Login 167 Seminar Nasional Hasil Penelitian dan Pengabdian 2019 IBI DARMAJAYA Bandar Lampung, 28 Agustus 2019 3.1.4 Halaman Editor Menu terakhir ialah hak akses untuk editor dimana setiap editor memiliki login untuk dapat melakukan proses editing paper peserta seminar internasional tersebut 3.1.4.1 Menu Login Editor Gambar 12 berikut adalah tampilan menu login bagi setiap editor: Gambar 12. Tampilan Menu Login Editor 3.1.4.2 Menu Abstrak bagi Editor Dalam login editor, tim editor dapat mengecek daftar abstrak yang telah di submit oleh peserta melalui halaman abstrak. Gambar 13 berikut merupakan tampilan menu abstrak bagi editor: Gambar 13. Tampilan Menu Abstrak 3.1.4.3 Menu Data Abstrak Seluruh daftar abstrak peserta yang telah diterima dan diproses oleh editor dapat terlihat dalam tampilan menu data abstrak pada gambar 14 berikut: Gambar 14. Tampilan Menu Data Abstrak 3.1.4.4 Menu Cek Full Paper Tahapan selanjutnya bagi peserta ialah submit full paper. Full paper yg telah dikirim oleh peserta langsung diterima oleh editor dalam menu cek full paper. Gambar 15 berikut 168 Seminar Nasional Hasil Penelitian dan Pengabdian 2019 IBI DARMAJAYA Bandar Lampung, 28 Agustus 2019 adalah tampilan menu cek full paper: Gambar 15. Tampilan Menu Cek Full Paper 3.1.4.5 Menu Laporan data Full Paper Setelah editor mengecek seluruh full paper yg telah di submit oleh peserta, tersedia menu laporan data full paper dalam website tersebut. Gambar 16 berikut adalah tampilan menu laporan full paper: Gambar 16. Tampilan Menu Laporan Data Full Paper 3.1.4.6 Menu Pengaturan/ganti password Fasilitas terakhir ialah menu pengaturan/ganti password. Mengingat kegiatan seminar internasional ini merupakan kegiatan rutin di IIB Darmajaya maka dalam login editor tersedia fasilitas ganti password dan reset password. Karena setiap kegiatan seminar internasional setiap tahunnya memiliki tim editor yang berbeda beda. Gambar 17 berikut merupakan tampilan menu Pengaturan/ganti password: Gambar 17. Tampilan Menu Pengaturan/Ganti Password 3.2 Pembahasan Hasil implementasi merupakan hasil dari proses-proses yang dilakukan dengan menggunakan menggunakan metode Prototyping-Based Methodology. Sehingga menghasilkan gambaran dalam Pembangunan Sistem Informasi Manajemen Seminar pada IBI Darmajaya. 169 Seminar Nasional Hasil Penelitian dan Pengabdian 2019 IBI DARMAJAYA Bandar Lampung, 28 Agustus 2019 adapun alamat website tersebut yaitu “http://seminar.darmajaya.ac.id/ “ Dalam website tersebut memfasilitasi menu untuk Login sebagai Admin, Login sebagai Peserta serta login sebagai editor. Website tersebut sudah ready untuk digunakan dalam kegiatan Seminar Nasional IIB Darmajaya 4. Simpulan 1. Pembangunan Sistem Informasi Manajemen Seminar ini dapat memudahkan pihak pelaksana kegiatan seminar dalam manajemen serta administrasi dalam mengelola data kegiatan seminar internasional. 2. Sistem ini memiliki beberapa hak akses yaitu hak akses untuk peserta, hak akses untuk admin dan hak akses bagi editor. 3. Sistem ini memiliki beberapa cakupan dalam pengolahan data yang meliputi pengolahan data peserta, pengolahan data abstrak yang diterima, pengolahan data full paper serta pengolahan data pembayaran 4. Hasil output dari sistem tersebut yaitu terdiri dari laporan peserta, laporan data abstrak yang diterima, laporan data full paper, laporan data pembayaran, laporan grafik kegiatan serta minat peserta berdasarkan asal negara dan asal institusi 5. Sistem ini dapat mengatasi permasalahan yang ditemukan yaitu menghindari penumpukan data dan memudahkan dalam pencarian data. Hal tersebut dikarenaman sistem ini dapat menyimpan data di dalam database program. 6. Sistem ini dapat digunakan untuk kegiatan seminar dan apabila kegiatan seminar tersebut dilakukan kembali di tahun selanjutnya pihak IBI Darmajaya tidak perlu membangun sistem baru Ucapan Terima Kasih Penulis mengucapkan terima kasih kepada Lembaga Penelitian, Pengembangan, Pembelajaran dan Pengabdian Kepada Masyarakat (LP4M) IBI Darmajaya yang telah memberi dukungan dan kesempatan kepada peneliti untuk melakukan penelitian di lembaga LP4M sehingga penelitian ini dapat berjalan dengan lancar. Daftar Pustaka [1] Taufiq, Rohmat.2013.Sistem Informasi Manajemen.Yogyakarta : Graha ilmu. [2] Danang Sunyoto (2014) Sistem Informasi Manajemen Perspektif Organisasi. Yogyakarta : CAPS [3] Rosa dan Shalahuddin (2013) Rekayasa Perangkat Lunak Edisi Revisi. Bandung : Informatika [4] Wiranata, Oei Randy (2013) Pembuatan Website Seminar Nasional Sistem Informasi dan Multimedia. Calyptra: Jurnal Ilmiah Mahasiswa Universitas Surabaya Vol.2 No.2 [5] Mustakim , Guntoro, Ulfa Khaira, Wisard Kalengkongan, Hidayat (2015) Perancangan Sistem Informasi Pendaftaran Seminar Mahasiswa Pascasarjana Institut Pertanian Bogor. Jurnal Rekayasa dan Manajemen Sistem Informasi, Vol. 1, No. 2, Agustus 2015, pp.6-14 ISSN 2460-8181 [6] Muhamad Aprilianto (2013) Perancangan Sistem Informasi Pendaftaran Dan Seleksi Di Lkp-Inkubator Mandiri. Bandung. Universitas Komputer Indonesia 170