OneNoteを持って会議に出よう――会議で役立つ5つのポイントをおさらい：サラリーマンのためのタブレットPC使いこなしガイド 第23回

頻繁に発生する会議への参加、そこでの作業を効率化したいと思うのはビジネスマンなら当たり前のこと。そのような訳で「OneNoteを持って会議に出よう」というテーマで解説してきた。今回はその締めくくりとして、5つのポイントから要点を振り返ってみた。

Point.1　会議の進行に乗り遅れない手書き機能

　あまりに基本的な話だが、PCを会議に持ち込む際に最も注意したいのは会議の進行に乗り遅れないことだ。PCやアプリケーションの起動に手間取っていたり、テキスト入力に時間がかかってPCの画面ばかり凝視しているようでは会議に積極的に参加しているとはいえないし、少なくても周囲から、そう見てはもらえない。

　システム手帳と同様に、すべてが手書きでもOKなタブレットPCとOneNoteなら、自分のスキルに合わせ、会議の進行に乗り遅れないようにペン手書き入力とテキスト入力を使い分けられる利点がある。

タブレットPCとOneNoteを使い、今までのシステム手帳のようにすべてを手書きすることから始めるのも良い。すべてを手書きしたとしても、テキスト入力した文字のように、段落の入れ替えやノートフラグ機能が使える

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Point.2　関連する情報をプロジェクトごとに集めるリンク機能

　何事にも準備が大切。会議だって同じだ。

　議題に合わせ、前もって情報を収集したり、既に手持ちの関連情報は整理して、会議中にすぐにアクセスできるようにしておきたい。OneNoteでは関連の情報をタブレットペンやマウスでドラッグアンドドロップしてリンクを作成することができる。会議の議事録のページに前もって関連情報を集めておいたり、プロジェクトごとに情報のリンク集を作成しておこう。

　OneNoteでは、ファイルをドラッグ＆ドロップすることでページ内にリンクを作成することができ、ページ内に情報を集めておくことが可能だ。エクスプローラやマイコンピュータ上から関連するファイルをドロップしてもいいし、WebページのURL、Webページの内容や画像……つまりそのものも貼り付けることができる。

　会議中にインターネットにアクセスすることができる場合は、関連するWebサイトのURLをドロップしておけばいいし、会議でインターネットが利用できない場合は、WebページをまるごとOneNoteにコピーしておくこともできる。

エクスプローラやマイコンピュータ上で関連する情報をドラッグして、OneNoteの操作領域でドロップするとリンクが作成される

ブラウザに入力したURLをOneNoteにドラック＆ドロップして、URL情報をコピーすることができる

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　また、この機能を活用して、プロジェクトごとに資料や関連情報をひとまとめにしたインデックスページを作っておくのもよい。Windows標準のリンク機能をOneNoteで応用したものなので、ワード、エクセル、PDF、WebページのURLと、いろんな情報をリンクして一覧にしておける。こうしておけば、会議以外にも報告書の作成時にも役に立つ。

Point.3　議題のポイントやジョブを頻繁にチェック

　会議にはメモ書きや議事録など、重要事項を書き留めておくことは重要なことだ。しかし、書き留めておいても確認しなければ意味がない。忘れてしまって他の人に催促されたり、担当する作業の納期が守れなかったという人もいるだろう。

　OneNoteの「ノートフラグ」機能は、情報につけた特定のマークを検索してリスト化できるので、重要事項のチェックや確認が格段にやりやすくなる。

OneNoteで行う議事録の作成で、最も特徴的な機能がノートフラグだ。
1.ノートフラグ・ツールバーを表示すると、アイコンボタンを押すだけでノートフラグを設定できる。
2.ひとつの段落に複数のノートフラグを設定できる。「自部門の宿題」と「質問」のノートフラグを付けている。
3.期日のあるジョブには日付を入れておくと便利

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Point.4　[Tab]キーで体裁を整えるだけでできる段落レベル管理（アウトライン機能）

　議事録の体裁を整える際によく利用するのが[Tab]キーだ。段落とアウトラインは特別な指定の必要なく利用できる。

　OneNoteでは、[Tab]を使って情報の段落を整えることで、自動的にアウトラインの段落設定が行われ、レベル管理される。左端が同じ位置で始まる段落を簡単に指定して、番号付けを行ったり、フォントの変更を一括で行えるから編集も楽である。

[Tab]キーで段落設定を行い、段落ごとに一括して編集ができる。議事録を見栄え良く編集するのに便利な機能だ

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Point5.議事録を簡単配布できる、電子メールやWebページ発行機能

　OneNoteでは、作成したページをメールで送信したり、Webページとして閲覧できるアーカイブ用単一ファイルとして書き出す機能がある。これらを利用すれば、議事録を簡単に関係者や上司に配布することができる。

電子メール送信機能を使って、OneNoteで作成したページをOutlookに自動転送して起動した画面。標準設定では本文と添付ファイルの両方に議事録が反映される

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　ダブレットPCとOneNoteが、会議で活用するポイントが見えてきただろうか。次回は別のシーンでのビジネス活用を紹介していくのでお楽しみに。

（第24回へ続く）