“段取り八分仕事二分” と言われるように、ほとんどの業務は、事前の段取りと準備でほぼ決まるもの。
秘書のように常にサポートしてくれる人がいれば別ですが、“段取りを記憶に頼って仕事をこなす” 人がチーム内や得意先に多いと、綱渡り状態での仕事をする羽目になってしまいます。
「Microsoft Lists」は、まさに綱渡りをしているチームリーダーはもちろん、効率的にタスクをこなしたい全てのビジネスパーソンがチェックしておくべき業務サポートツールです。
【今日のワークハックはこんな人におすすめ！】
- 複雑に絡み合った業務をこなしている人や、自分をハブにして多方面と連携する必要がある人
- ExcelでToDoリストを管理しているMicrosoft 365ユーザー
今日のワークハック：もうExcelとToDoリストで業務管理しなくていい、「Microsoft Lists」があればね
Microsoft SharePointを利用している人にとっては、すでにおなじみの「Lists」。これは、ネットワーク越しに共同作業したり、プロジェクトを運営したりする際に、メンバー間の連携をスムーズにしてくれるツールです。
つい先日「Lists」は、Microsoftアカウントさえ持っていれば誰でも使えるように、Webアプリ、スマホアプリ形式で一般公開されました。
部下や同僚、外注先などと仕事を連携するために、ExcelとToDoリストを併用して業務管理しているという人なら、単体で機能を統合できる「Lists」は、試してみる価値アリだと思います。
1. テンプレートで業務管理を効率化する
「Lists」には、一般的な業務管理に対応できるテンプレートが用意されているので、すぐに使い始めることが可能です。
もちろん、項目を削除したり追加したりも自由自在。Excelのオートフィルターのように、担当者別にタスクを抽出したり、作業の進行状況で並べ替えたりできるので、業務管理がグッと効率化できます。
2. タスクの内容はCSV形式でコピーする
同じ流れの業務を同時並行で複数動かしている人なら、一度作成したアイテム（業務）をコピペして次のアイテムを立てたくなると思います。
ところが現状、既存のアイテムから新しいアイテムを再作成しても、先頭行の項目だけしかコピーしてくれません。つまり、また同じ内容のタスクを最初から登録していくのが、少々面倒という問題があるのです。
こんなときは、タスク丸ごとコピーしたいアイテムをCSV形式でエクスポートしましょう。こうすれば、保存したCSVファイルを読み込ませることで、元のアイテムをそっくりコピーした新しいアイテムを再作成できるので、大幅に時短できます。
3. Microsoft Teamsとの連携でシームレスに働く
無課金のままでも問題なく利用可能な「Lists」ですが、Microsoft 365を契約していれば、「Lists」と「Teams」を連携させることも可能に。
「Teams」でWeb会議しながら「Lists」のアイテム作成、編集することができるので、さらにシームレスな業務管理を実現できるでしょう。
何はともあれ、まずは一度試してみましょう。
複雑に絡み合った業務をこなしている人や、自分をハブにして多方面と連携する必要がある人にとっては、相当に使い勝手がいいと感じられるはずです。
当面メリットより、新しいサービスを覚える（メンバーにも覚えてもらう）コストが重たいと感じられる人でも、軽く内容を把握しておいて損はないと思います。
こうしたサービスは、どんどん新機能を追加して複雑化するのが常なので、シンプルに使える間に全体像を把握しておけば、今後アップグレードが重なってから使い始めるよりラクに使いこなせるからです。
連載「今日のワークハック」では、仕事が速く効率的にこなせる！ツール・アプリ・OSのショートカットや使い方、アイデアをお届けします。
Source: Microsoft Lists
