Fail Meja SPBT 1
Fail Meja SPBT 1
Fail Meja SPBT 1
-1-
zainolspbt
SEKOLAH
-2-
1.
1.1
OBJEKTIF SEKOLAH
1.2 Meningkatan mutu dan tahap profesionalisme warga pendidikan di semua bidang
dan peringkat.
1.3 Meningkatkan prestasi pelajar dalam aspek-aspek sebagaimana dihasratkan
dalam Falsafah Pendidikan Kebangsaan.
2.
2.1 Memastikan semua pelajar yang layak menerima bantuan buku teks diberi buku
teks.
2.2 Mempastikan pelajar-pelajar yang layak telah menerima bantuan buku teks pada
minggu pertama persekolahan.
2.3 Mempastikan pengurusan Skim Pinjaman Buku Teks yang cekap dari segi sistem
fail, bilik SPBT, pelupusan / hapuskira, penerimaan bekalan, pesanan dan
agihan buku.
2.4 Mempastikan sekolah tidak mengalami kekurangan buku teks dan lebihan buku
seperti ditetapkan.
2.5 Mengawal keciciran pelajar daripada kalangan keluarga yang berpendapatan
rendah.
zainolspbt
SEKOLAH
3.
-3-
Pengetua/Guru Besar
PK HEM
Penyelia Petang
PK I
PK Kokurikulum
Pentadbiran
Keselamatan
Pentadbiran
Pendaftaran
Kebajikan
Kewangan
Pasukan Unifom
RMT
Disiplin/Kaunseling
Peperiksaan
Pendaftaran
Akademik
SPBT
Pusat Sumber
Keselamatan
Kebajikan
Disiplin/Kaunseling
RMT
zainolspbt
SEKOLAH
-4-
4.
CARTA ORGANISASI
SKIM PINJAMAN BUKU TEKS SEKOLAH
Pengetua/Guru Besar
Pengerusi
Guru SPBT
Setiausaha
Penolong
Kanan 1
zainolspbt
SEKOLAH
Penyelia
Petang
Penyelaras Tingkatan/
Guru Kelas
Pemb. Guru
SPBT
-5-
5.
5.1
SENARAI TUGAS
PENGETUA/GURU BESAR
ii.
iii.
iv.
v.
vi.
vii.
viii.
Memastikan Borang kelayakan Murid (SPBT 1) diproses dengan betul dan saksama.
ix.
Menerima bekalan buku teks daripada penerbit atau pengedar dan menandatangai
Sijil Akuan Penerimaan (SAP)/invois atau Nota Serahan.
x.
Memastikan Nota Serahan dan SAP dikembalikan kepada penerbit atau pengedar
dengan kadar segera.
xi.
Membantu memudahkan murid yang tidak mendapat pinjaman buku teks membeli
buku teks di pasaran terbuka.
xii.
xiii.
zainolspbt
SEKOLAH
-6-
xiv.
xv.
buku
xvi.
Menggalakkan penubuhan
pengurusan SPBT sekolah.
mempertingkatkan
5.2
kelab
SPBT
di
sekolah
demi
teks
SPBT
Penolong Kanan HEM / Penyelia Petang bertanggungjawab membantu Pengetua / Guru Besar dalam
melaksanakan dan menguruskan SPBT di sekolah. Penolong Kanan HEM / Penyelia Petang bersama-sama
Pengetua / Guru besar memegang akauntabiliti dari segi pelaksanaan dan pengurusan SPBT di sekolah. Oleh itu
Penolong Kanan HEM / Penyelia Petang harus menanamkan rasa sayang akan buku teks dan menimbulkan
kesedaran di kalangan murid supaya menghargai bantuan yang mereka terima dalam pembelajaran mereka.
Tugas dan tanggungjawab Penolong Kanan HEM / Penyelia Petang adalah seperti berikut:
i.
ii.
iii.
iv.
v.
VI.
VII.
Memastikan
pembelajaran.
VIII.
buku
teks
digunakan
secara
optimum
dalam
pengajaran
dan
IX.
X.
Menerima bekalan buku teks daripada penerbit atau pengedar dan menandatangani
SAP/invois atau Nota Serahan seperti yang diarahkan oleh Pengetua/Guru Besar.
XI.
Memastikan buku teks SPBT dicap, dicatat tarikh penerimaan, diberikan no.
perolehan, direkod dalam buku stok dan disimpan dengan baik.
XII.
XIII.
Membantu memudahkan murid yang tidak mendapat pinjaman buku teks membeli
buku teks di pasaran terbuka.
XIV.
XV.
Memastikan semua murid yang layak mendapat pinjaman, menerima buku teks pada
minggu pertama persekolahan.
zainolspbt
SEKOLAH
-7-
Menjalankan pemeriksaan fizikal ke atas buku teks SPBT dari semasa ke semasa.
XVII.
Mengawasi keselamatan buku teks sama ada di tangan murid atau di dalam Bilik
Operasi SPBT Sekolah.
XVIII.
Memastikan pengagihan buku teks dilaksanakan dengan kadar segera seperti yang
diarahkan oleh JPNK/PPD.
XIX.
XX.
XXI.
XXII.
5.3
Guru SPBT bertanggungjawab terus terhadap pelaksanaan dan pengurusan SPBT di sekolah. Tugastugas dan tanggungjawab Guru SPBT adalah seperti berikut:
I.
II.
III.
IV.
V.
VI.
teks
kepada
murid
melalui
penyelaras
VII.
VIII.
Mengurus dan mengemaskinikan semua fail serta buku stok SPBT dari
semasa ke semasa.
IX.
X.
zainolspbt
SEKOLAH
XI.
Mengurus penggantian buku teks yang diterima daripada penerbit atau yang
dirosakkan/dihilangkan oleh murid.
XII.
Membuat
pemeriksaan fizikal buku teks SPBT yang diterima daripada
penerbit dan yang disimpan di dalam Bilik Operasi SPBT serta ditangan
murid dari masa ke semasa.
-8-
XIII.
Memastikan buku teks SPBT dicap dengan menggunakan cap SPBT dan
mencatatkan tarikh penerimaan dan no. perolehan.
XIV.
XV.
XVI.
XVII.
XVIII.
XIX.
pengesahan
penerimaan
dan
zainolspbt
SEKOLAH
maklumat
diri
mereka
di
ruangan
yang
6.
6.1
-9-
PERATURAN PENTADBIRAN
Memproses kelayakan permohonan pinjaman buku teks dengan teliti dan adil
berdasarkan:
6.1.1 Surat Pekeliling Ikhtisas Bil.4/1999 bagi semua SM/SMKA/SMT/SJK(C)/SJK(T)
6.1.2 Surat Pekeliling Ikhtisas Bil.4/2001 bagi SK/SRK dan SMAR
6.1.3 Surat Pekeliling Ikhtisas Bil.11/2001 bagi SJK(C) dan SJK(T)
6.1.4 Surat Pekeliling Ikhtisas Bil.2/2003 bagi pindaan pelaksanaan borang SPBT1
(Perubahan Dasar Kelayakan berdasarkan pekeliling dari semasa ke semasa)
6.2
Semua pelajar layak menerima buku teks SPBT dalam minggu pertama persekolahan.
6.3
Semua buku teks yang diberikan hendaklah digunakan sepenuhnya oleh sekolah
semasa proses pengajaran dan pembelajaran.
6.4
Semua buku teks yang dipinjamkan kepada pelajar hendaklah dikembalikan kepada
sekolah sebaik sahaja sesi persekolah tahun berkenaan ditamatkan.
6.5
Pelajar yang menghilang atau merosakan buku dikehendaki menggantikan buku yang
serupa atau wang mengikut harga buku.
6.6
Kutipan wang sebagai ganti buku yang dihilangkan atau dirosakkan tidak digalakkan.
Sekiranya sekolah terpaksa, wang ganti buku teks tersebut hendaklah dimasukkan ke
dalam akaun Kumpulan Wang SUWA. Wang ini tidak boleh digunakan untuk tujuan lain
selain daripada membeli buku yang dihilangkan atau dirosakkan sahaja.
6.7
Rayuan Pinjaman Buku Teks kepada pelajar tidak layak hendaklah mematuhi butiran
berikut:
6.7.1
6.7.2
6.7.3
6.7.4
Pemohon mestilah:
6.7.5
6.7.6
6.7.7
6.7.8
6.7.9
Warganegara Malaysia
Borang permohonan mestilah lengkap
Dokumen sokongan yang sah bagi menyatakan pendapatan bulanan.
Lingkungan pendapatan
(i)
RM2,500 bagi Sekolah Kebangsaan / SMAR
(ii)
RM1,500 bagi SM/SMKA/SMT/SJK(C)/SJK(T)
b)
c)
d)
Semua
kepada
Januari
kepada
Pengambilan buku bagi sekolah atau buku teks daripada sekolah-sekolah lain
atau Depot Buku Teks Daerah adalah tanggungan sekolah sendiri.
zainolspbt
SPBT DI SEKOLAH
7.
7.1
-10-
Proses-Proses Kerja :
Bil
Aktiviti
Pengawai Dihubungi/
bertanggungjawab
Sesi
Perundangan
PK HEM
1. Surat Pekeliling
BBT/JPNK.
2. Buku Tatacara
Pelaksanaan
Borang SPBT 1.
PK HEM
Buku Panduan
Pengurusan SPBT
Pembantu pejabat
Pekeliling Iktisas
4/1999, 4/2001,
11/2001 &
2/2003 Dasar
Kelayakan
PK HEM
Guru SPBT
Guru Kelas
Jawatankuasa Kelayakan
Guru SPBT
Guru SPBT
Guru Kelas
Guru SPBT
Borang diperlukan :
i.
ii.
zainolspbt
SPBT DI SEKOLAH
7.1.1
Carta Alir :
-11-
Tidak Lengkap
Lengkap
Proses Permohonan
Lengkapkan borang SPBT1
Key data
semak ralat data
Tamat
zainolspbt
SPBT DI SEKOLAH
7.1.2
-12-
Senarai Semak :
Aktiviti
1.
2.
Tandakan( / )
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
zainolspbt
SPBT DI SEKOLAH
-13-
ibu bapa
7.2
Proses Kerja :
Bil
Aktiviti
Pengawai
Dihubungi/
bertanggungjawab
PK HEM
Guru SPBT
Guru kelas
1.
Guru SPBT
Guru Kelas
Guru SPBT
Guru SPBT
2.
3
3.
1.
2.
3.
4
4.
5.
Sesi
Perundangan
1.
2.
3.
Buku
Panduan
Pengurusan
SPBT
SPBTG
borang
permohonan
buku untuk
kelas
Borang-Borang diperlukan:
i.
ii.
iii.
zainolspbt
SPBT DI SEKOLAH
7.2.1
-14-
Mula
Tidak
Semak stok.
Buku Mencukupi?
Ya
Edar buku kepada
melalui guru kelas
murid
Tama
t
zainolspbt
SPBT DI SEKOLAH
7.2.2
Senarai Semak :
-15-
Aktiviti
Tandakan( / )
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
zainolspbt
SPBT DI SEKOLAH
7.3
Proses-Proses Kerja :
Bil
-16-
Aktiviti
Pengawai
Dihubungi/
bertanggungjawab
Guru SPBT
3.
Guru kelas
4.
Guru SPBT
zainolspbt
SPBT DI SEKOLAH
Sesi
Perundangan
PK HEM
PK HEM
Peraturan
kewangan
Peraturan
kewangan
Pembantu Tadbir
Kewangan
FAIL MEJA PENGURUSAN
7.3.1
-17-
Mula
edaran
Tidak
Tidak
Gan
ti
Ya
Ya
Masukan Kedalam
Akaun SUWA
Wang Tunai
Cukup?
Buku
Beli Ganti
Tama
t
-18-
Aktiviti
Tandakan ( / )
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
7.4
Proses-Proses Kerja :
zainolspbt
SPBT DI SEKOLAH
Bil
-19-
Pengawai
Dihubungi/
bertanggungjawab
Aktiviti
Sesi
Perundangan
PK HEM
3.1
3
1.1
1.2
Guru SPBT
Panduan
Pengisian BTBT
190/170
Panduan
Pengisian BTBT
190/170
PK HEM
Guru SPBT
Wakil PPD
Borang-Borang diperlukan:
i.
ii.
7.4.1
Carta Alir :
zainolspbt
SPBT DI SEKOLAH
-20-
Teks
Mula
Terima Surat
panggilam taklimat
Menyediakan keperluan
semasa taklimat
Pengesahan maklumat
Tama
t
7.4.2
Senarai Semak :
zainolspbt
SPBT DI SEKOLAH
-21-
Aktiviti
1.
2.
Tandakan
2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10
11.
Salinan ke 4 difailkan
7.5
Proses-Proses Kerja :
zainolspbt
SPBT DI SEKOLAH
( )
-22-
Bil
Aktiviti
1.
Pengawai
Dihubungi/
bertanggungjawab
Pengetua/Guru Besar
Pen. Kanan HEM
Penyelia Petang
Guru SPBT
Sesi
Perundangan
Panduan
Penerimaan
Bekalan Buku Teks
2.1
2.
Guru SPBT
Panduan
Penerimaan
Bekalan Buku Teks
Guru SPBT
Panduan
Penerimaan
Bekalan Buku Teks
2.1
3
I.1
Guru SPBT
Guru SPBT
Guru SPBT
I.2
5.1
Borang diperlukan :
i.
ii.
zainolspbt
SPBT DI SEKOLAH
7.5.1
Carta Alir :
-23-
Mula
Terima buku
gantian
Tidak
Tama
t
zainolspbt
SPBT DI SEKOLAH
7.5.2
Senarai Semak :
-24-
Tandakan(
Aktiviti
1.
2.
3.
/)
5.
Semak:
Elok
4.1
4.2
Kandungan Buku
4.3
Speksifikasi
Tidak
6.
7.
zainolspbt
SPBT DI SEKOLAH
7.6
Proses-Proses Kerja :
Bil
Aktiviti
1.1
1
2.1
2.2
2.3
2
-25-
2.4
2.5
Sesi
Perundangan
PK HEM
Guru SPBT
Ketetapan
Jawatankuasa
SPBT Negeri
3.1
Pengawai
Dihubungi/
bertanggungjawab
PK HEM
5.1
Semak:
5.1.1 Borang penghantaran buku teks
berlebihan
5.1.2 Semak
buku
yang
dihantar
mematuhi
arahan
yang
dikeluarakan.
5.1.3 Buat catatan jika ada kuantiti
buku yang ditolak.
5.2
Tandatangan
pengesahan
penerimaan buku untuk simpanan
Depot Buku Teks Daerah
Pengetua/Guru Besar
zainolspbt
SPBT DI SEKOLAH
Penyelaras Depot
-26-
Pengawai
Dihubungi/
bertanggungjawab
Bil
Aktiviti
PK HEM/Guru SPBT
Penyelaras Depot
Sesi
Perundangan
Borang diperlukan:
i.
SPBTD1A
zainolspbt
SPBT DI SEKOLAH
7.6.1
-27-
Carta Alir :
Mula
Bawa balik
ke sekolah
Tidak
Terima
Ya
Catatkan kemasukan buku ke dalam
buku stok (layan diri)
Tama
t
zainolspbt
SPBT DI SEKOLAH
7.6.2
-28-
Senarai Semak :
Tandakan(
Aktiviti
1.
2.
3.
4.
4.1
4.2
4.3
/)
5.2
zainolspbt
SPBT DI SEKOLAH
7.7
-29-
Proses-Proses Kerja :
Bil
Aktiviti
Pengawai
Dihubungi/
bertanggungjawab
Sesi
Perundangan
Guru SPBT
PK HEM
Guru SPBT
Borang diperlukan:
i.
SPBTD2
zainolspbt
SPBT DI SEKOLAH
7.7.1
Carta Alir :
-30-
Mula
Buat Permohonan
Buku Tambahan
daripada Depot Buku
Teks Daerah
Terima kelulusan.
Ambil buku daripada
Depot Buku Teks
Daerah
Tidak
Cuku
p
Ya
Tama
t
zainolspbt
SPBT DI SEKOLAH
-31-
Aktiviti
Tandakan(
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
zainolspbt
SPBT DI SEKOLAH
/)
7.8
-32-
Proses-Proses Kerja :
Bil
Aktiviti
Pengawai
Dihubungi/
bertanggungjawab
Sesi
Perundangan
PK HEM
Guru SPBT
zainolspbt
SPBT DI SEKOLAH
Guru SPBT
-33-
Sekolah Menengah
Mula
Luar Negeri
Kutip Balik semua buku teks
- Keluarkan surat kelayakan
kepada sekolah baru
Dalam Daerah / Negeri
Keluarkan surat Kelayakan pinjaman
kepada sekolah baru
Pelajar bawa buku teks ke
sekolah baru
Kemaskini buku stok
Tamat
zainolspbt
SPBT DI SEKOLAH
ii.
-34-
Sekolah Rendah
Mula
Keluarkan surat
kelayakan SPBT kepada
sekolah baru
Kutip balik buku teks,
BLA murid bawa ke sekolah
baru
Luar Negeri
Tamat
zainolspbt
SPBT DI SEKOLAH
-35-
Aktiviti
1.
2.
3.
4.
5.
6.
zainolspbt
SPBT DI SEKOLAH
Tandakan( / )
7.9
Proses-Proses Kerja :
Bil
1
-36-
Pengawai
Dihubungi/
bertanggungjawab
Aktiviti
Terima surat pertukaran
daripada sekolah lain.
masuk
murid
PK HEM
PK HEM
Guru SPBT
Guru Kelas
zainolspbt
SPBT DI SEKOLAH
Sesi
Perundangan
7.9.1
-37-
Carta Alir :
Terima Murid Baru Masuk
(Bertukar Masuk daripada sekolah lain)
i.
Sekolah Menengah/Rendah
Mul
a
Terima surat kelulusan
pertukaran masuk murid
Dalam Negeri /
Daerah
Luar Negeri
Isi borang
SPBT1
Luar Negeri
(Tiada SPBT1)
Luar Negeri
Proses permohonan
Semak surat
kelayakan
Keluarkan
keputusan
kelayakan
Semak stok
buku teks
Pohon agihan
buku daripada
Depot SPBT
Daerah
Tidak
Cukup
Ya
Tamat
zainolspbt
SPBT DI SEKOLAH
-38-
Aktiviti
1.
Tandakan( / )
zainolspbt
SPBT DI SEKOLAH
-39-
Permohonan Kelulusan
Pelupusan Buku Teks
Bil
Aktiviti
ii.
iii.
i.
ii.
i.
ii.
Pengawai
Dihubungi/
bertanggungjawab
Surat
JPNK
PK HEM
Guru SPBT
Buku
Panduan
Pengurusan
SPBT
PK HEM
Pengetua/Guru Besar
PK HEM
Guru SPBT
Guru SPBT
PK HEM
Guru SPBT
8
ii.
Saksikan
pengambilan
buku
pelupusan
yang
diluluskan
oleh
kontraktor.
Minta
kontraktor
tandatangan
Lampiran E.
PK HEM
Guru SPBT
PK HEM
10
Guru SPBT
11
Guru SPBT
zainolspbt
SPBT DI SEKOLAH
Pekeliling
Guru SPBT
i.
Sesi
Perundangan
7.10.1
-40-
Carta Alir :
Mula
Tidak Lulus
Diluluskan
Tamat
zainolspbt
SPBT DI SEKOLAH
Senarai Semak :
-41-
Aktiviti
Tandakan( / )
1.
2.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
10.2
10.3
3 salinan Lampiran E
11.
12.
13.
14.
15.
zainolspbt
SPBT DI SEKOLAH
-42-
Kebakaran
Serangan serangga perosak yang sangat serius
Banjir
Murid bertukar/berhenti sekolah setelah usaha-usaha mendapatkan
kembali buku gagal.
Pengawai
Dihubungi/
bertanggungjawab
Bil
Aktiviti
PK HEM
Guru SPBT
Guru SPBT
Dapatkan
tandatangan
Pengetua/Guru
Besar/PK HEM/Guru SPBT di ketujuh-tujuh
salinan KEW 300V
Guru SPBT
Guru SPBT
Guru SPBT
zainolspbt
SPBT DI SEKOLAH
Sesi
Perundangan
Carta Alir :
-43-
Mula
Semak kembali
permohonan
Tamat
zainolspbt
SPBT DI SEKOLAH
Senarai Semak :
-44-
Aktiviti
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
zainolspbt
SPBT DI SEKOLAH
Tandakan( / )