Fail Meja SPBT 1

Download as doc, pdf, or txt
Download as doc, pdf, or txt
You are on page 1of 44

Skim Pinjaman Buku Teks

-1-

SKIM PINJAMAN BUKU TEKS

zainolspbt
SEKOLAH

FAIL MEJA PENGURUSAN SPBT DI

Skim Pinjaman Buku Teks

-2-

1.

1.1

OBJEKTIF SEKOLAH

Meningkatkan kecekapan dan keberkesanan pengurusan dan pentadbiran di


semua bidang dan peringkat.

1.2 Meningkatan mutu dan tahap profesionalisme warga pendidikan di semua bidang
dan peringkat.
1.3 Meningkatkan prestasi pelajar dalam aspek-aspek sebagaimana dihasratkan
dalam Falsafah Pendidikan Kebangsaan.

2.

OBJEKTIF SKIM PINJAMAN BUKU TEKS

2.1 Memastikan semua pelajar yang layak menerima bantuan buku teks diberi buku
teks.
2.2 Mempastikan pelajar-pelajar yang layak telah menerima bantuan buku teks pada
minggu pertama persekolahan.
2.3 Mempastikan pengurusan Skim Pinjaman Buku Teks yang cekap dari segi sistem
fail, bilik SPBT, pelupusan / hapuskira, penerimaan bekalan, pesanan dan
agihan buku.
2.4 Mempastikan sekolah tidak mengalami kekurangan buku teks dan lebihan buku
seperti ditetapkan.
2.5 Mengawal keciciran pelajar daripada kalangan keluarga yang berpendapatan
rendah.

zainolspbt
SEKOLAH

FAIL MEJA PENGURUSAN SPBT DI

Skim Pinjaman Buku Teks

3.

-3-

CARTA ORGANISASI SEKOLAH

Pengetua/Guru Besar

PK HEM

Penyelia Petang

PK I

PK Kokurikulum

Pentadbiran

Keselamatan

Pentadbiran

Sukan dan Permainan

Pendaftaran

Kebajikan

Kewangan

Pasukan Unifom

RMT

Disiplin/Kaunseling

Peperiksaan

Kelab dan Persatuan

Pendaftaran

Akademik

SPBT

Pusat Sumber

Keselamatan
Kebajikan
Disiplin/Kaunseling

RMT

zainolspbt
SEKOLAH

FAIL MEJA PENGURUSAN SPBT DI

Skim Pinjaman Buku Teks

-4-

4.
CARTA ORGANISASI
SKIM PINJAMAN BUKU TEKS SEKOLAH

Pengetua/Guru Besar
Pengerusi

Penolong Kanan HEM


Naib Pengerusi

Guru SPBT
Setiausaha

Penolong
Kanan 1

zainolspbt
SEKOLAH

Penyelia
Petang

Penyelaras Tingkatan/
Guru Kelas

Pemb. Guru
SPBT

FAIL MEJA PENGURUSAN SPBT DI

Skim Pinjaman Buku Teks

-5-

5.
5.1

SENARAI TUGAS
PENGETUA/GURU BESAR

Pengetua/Guru Besar merupakan pemegang akauntabiliti dalam pelaksanaan dan pengurusan


SPBT peringkat sekolah. Pengetua/Guru Besar merupakan pelaksana dasar-dasar yang berkaitan
dengan SPBT di sekolah. Pemahaman dan penghayatan tentang dasar serta pengurusan SPBT di
sekolah harus dipertingkatkan demi memastikan pelaksanaan dan pengurusan SPBT di sekolah
menepati tujuan program SPBT.
Pengurusan SPBT di sekolah perlu diberi keutamaan kerana program ini bertujuan membekalkan
buku-buku teks untuk murid di kalangan keluarga yang kurang berkemampuan. Pengetua/Guru
Besar hendaklah menimbulkan kesedaran dan rasa tanggungjawab terhadap pelaksanaan dan
pengurusan SPBT kepada semua guru, murid, ibu bapa atau penjaga dan staf sokongan sekolah.
Dalam melaksanakan dan menguruskan SPBT di sekolah, Pengetua/Guru Besar mempunyai tugas
dan tanggungjawab seperti berikut:
i.

Mengadakan semua kemudahan yang diperlukan dalam pelaksanaan dan


pengurusan SPBT di sekolah seperti Bilik Operasi SPBT Sekolah(BOSS), bantuan
perkeranian, fail, buku stok, cap sekolah dan borang-borang maklumat berkaitan.

ii.

Menubuhkan Jawatankuasa SPBT sekolah yang dianggotai oleh Pengetua/Guru


Besar, Guru Penolong Kanan HEM/Penyelia Petang, Setiausaha SPBT dan Guru
penyelaras tahun 1 hingga 6/ guru penyelaras Kelas Peralihan hingga Tingkatan 5.

iii.

Menubuhkan Jawatankuasa Kelayakan Murid yang terdiri daripada Pengetua/Guru


Besar, Guru Penolong Kanan HEM/Penyelia Petang, Setiausaha, Wakil PIBG dan dua
orang guru (SPBT).

iv.

Menubuhkan Jawatankuasa Lembaga Pemeriksaan Pelupusan yang terdiri daripada


Pengetua/Guru Besar, Guru Penolong Kanan HEM dan Guru SPBT.

v.

Bertanggungjawab terhadap semua data dan maklumat berkaitan dengan SPBT.

vi.

Melantik guru SPBT dan pembantu yang berdedikasi dan bertanggungjawab.

vii.

Memastikan maklumat tentang pelaksanaan dan pengurusan SPBT disampaikan


kepada semua guru, murid dan ibu bapa/penjaga dari semasa ke semasa.

viii.

Memastikan Borang kelayakan Murid (SPBT 1) diproses dengan betul dan saksama.

ix.

Menerima bekalan buku teks daripada penerbit atau pengedar dan menandatangai
Sijil Akuan Penerimaan (SAP)/invois atau Nota Serahan.

x.

Memastikan Nota Serahan dan SAP dikembalikan kepada penerbit atau pengedar
dengan kadar segera.

xi.

Membantu memudahkan murid yang tidak mendapat pinjaman buku teks membeli
buku teks di pasaran terbuka.

xii.

Memastikan pelupusan buku teks dibuat dari semasa ke semasa.

xiii.

Bertanggungjawab sepenuhnya terhadap teguran dan laporan berhubung dengan


SPBT.

zainolspbt
SEKOLAH

FAIL MEJA PENGURUSAN SPBT DI

Skim Pinjaman Buku Teks

-6-

xiv.

Bekerjasama dengan JPN/PPD mengenai pelaksanaan dan pengurusan SPBT di


sekolah.

xv.

Menerima kes rayuan permohonan bantuan pinjaman


(memanjangkan kepada JPNK untuk tindakan lanjut).

buku

xvi.

Menggalakkan penubuhan
pengurusan SPBT sekolah.

mempertingkatkan

5.2

kelab

SPBT

di

sekolah

demi

teks

SPBT

PENOLONG KANAN HEM / PENYELIA PETANG

Penolong Kanan HEM / Penyelia Petang bertanggungjawab membantu Pengetua / Guru Besar dalam
melaksanakan dan menguruskan SPBT di sekolah. Penolong Kanan HEM / Penyelia Petang bersama-sama
Pengetua / Guru besar memegang akauntabiliti dari segi pelaksanaan dan pengurusan SPBT di sekolah. Oleh itu
Penolong Kanan HEM / Penyelia Petang harus menanamkan rasa sayang akan buku teks dan menimbulkan
kesedaran di kalangan murid supaya menghargai bantuan yang mereka terima dalam pembelajaran mereka.
Tugas dan tanggungjawab Penolong Kanan HEM / Penyelia Petang adalah seperti berikut:
i.

Meneliti dan melaksanakan semua arahan yang berkaitan dengan SPBT.

ii.

Merancang pengurusan SPBT di sekolah dengan bantuan guru SPBT.

iii.

Menyediakan dan menyimpan maklumat SPBT

iv.

Menyediakan dan mematuhi takwim maklumat SPBT.

v.

Memastikan pemprosesan kelayakan pinjaman buku teks dilakukan oleh Jawatankuasa


Kelayakan Murid yang dilantik, dan pemprosesan tersebut mestilah mengikut prosedur yang
ditetapkan.

VI.

Menjadi Ahli Jawatankuasa SPBT Sekolah, Jawatankuasa Kelayakan Murid, dan


menjadi Ahli Jawatankuasa Lembaga Pemeriksa Pelupusan.

VII.

Memastikan
pembelajaran.

VIII.

buku

teks

digunakan

secara

optimum

dalam

pengajaran

dan

Menghadiri taklimat/kursus berkaitan dengan pelaksanaan dan pengurusan SPBT


sekolah.

IX.

Memastikan semua maklumat yang dikemukakan kepada BBT/JPNK/PPD adalah


tepat dan benar.

X.

Menerima bekalan buku teks daripada penerbit atau pengedar dan menandatangani
SAP/invois atau Nota Serahan seperti yang diarahkan oleh Pengetua/Guru Besar.

XI.

Memastikan buku teks SPBT dicap, dicatat tarikh penerimaan, diberikan no.
perolehan, direkod dalam buku stok dan disimpan dengan baik.

XII.

Memastikan buku stok SPBT dikemaskini dari dari semasa ke semasa.

XIII.

Membantu memudahkan murid yang tidak mendapat pinjaman buku teks membeli
buku teks di pasaran terbuka.

XIV.

Melaporkan kepada JPNK/PPD tentang kelebihan/kekurangan buku teks di sekolah


dari semasa ke semasa.

XV.

Memastikan semua murid yang layak mendapat pinjaman, menerima buku teks pada
minggu pertama persekolahan.

zainolspbt
SEKOLAH

FAIL MEJA PENGURUSAN SPBT DI

Skim Pinjaman Buku Teks


XVI.

-7-

Menjalankan pemeriksaan fizikal ke atas buku teks SPBT dari semasa ke semasa.

XVII.

Mengawasi keselamatan buku teks sama ada di tangan murid atau di dalam Bilik
Operasi SPBT Sekolah.

XVIII.

Memastikan pengagihan buku teks dilaksanakan dengan kadar segera seperti yang
diarahkan oleh JPNK/PPD.

XIX.

Bekerjasama dengan JPNK/PPD dalam pelaksanaan dan pengurusan SPBT di


sekolah.

XX.

Melaporkan kepada Pengetua/Guru Besar sebarang masalah yang berkaitan dengan


SPBT untuk tindakan selanjutnya.

XXI.

Membuat tindakan susulan terhadap teguran atau laporan berhubung dengan


pelaksanaan dan pengurusan SPBT.

XXII.

Memastikan pelupusan buku teks dibuat dari semasa ke semasa.

5.3

SENARAI TUGAS GURU SPBT

Guru SPBT bertanggungjawab terus terhadap pelaksanaan dan pengurusan SPBT di sekolah. Tugastugas dan tanggungjawab Guru SPBT adalah seperti berikut:
I.
II.
III.
IV.
V.
VI.

Menguruskan Bilik Operasi SPBT Sekolah ( BOSS ).


Membuat permohonan keperluan buku teks SPBT dengan tepat dan benar.
Mengedarkan, mengumpulkan dan menyemak Borang Kelayakan Murid
(SPBT 1)
Menyediakan data enrolmen murid dan murid layak yang terkini.
Menyelaras pengagihan buku
tingktan/tahun atau guru kelas.

teks

kepada

murid

melalui

penyelaras

VII.

Menyelaraskan pengisian Borang Rekod Pinjaman Buku Teks (Borang SPBT


G)

VIII.

Mengurus dan mengemaskinikan semua fail serta buku stok SPBT dari
semasa ke semasa.

IX.

Menerima dan menyemak bekalan buku teks daripada penerbit atau


pengedar seperti yang diarahkan oleh Pengetua/Guru Besar.

X.

zainolspbt
SEKOLAH

Menghayati, mematuhi dan melaksanakan semua arahan berkaitan dengan


SPBT.

Menandatangani SAP/Invois atau Nota Serahan.

XI.

Mengurus penggantian buku teks yang diterima daripada penerbit atau yang
dirosakkan/dihilangkan oleh murid.

XII.

Membuat
pemeriksaan fizikal buku teks SPBT yang diterima daripada
penerbit dan yang disimpan di dalam Bilik Operasi SPBT serta ditangan
murid dari masa ke semasa.

FAIL MEJA PENGURUSAN SPBT DI

Skim Pinjaman Buku Teks

-8-

XIII.

Memastikan buku teks SPBT dicap dengan menggunakan cap SPBT dan
mencatatkan tarikh penerimaan dan no. perolehan.

XIV.

Menguruskan pelupusan buku teks dari masa ke semasa.

XV.

Menjadi Setiusaha Jawatankuasa SPBT Sekolah, Jawatankuasa Kelayakan


Murid dan Jawatankuasa Lembaga Pemeriksa Pelupusan Buku Teks Sekolah.

XVI.

Melaporkan kepada Penolong Kanan HEM/Penyelia Petang sebarang masalah


yang berkaitan dengan SPBT untuk tindakan selanjutnya.

XVII.
XVIII.
XIX.

Merancang dan menguruskan baik pulih buku teks


Menyediakan takwim pengurusan SPBT peringkat sekolah
Menjadi Guru Penasihat Kelab SPBT Sekolah.

5.4 SENARAI TUGAS GURU TINGKATAN/KELAS


Guru Tingkatan/Kelas berperanan memastikan pinjaman buku teks diberikan kepada murid yang
layak seperti yang ditetapkan oleh program ini. Beliau juga wajar memupuk rasa sayang akan
buku teks dan menimbulkan kesedaran tentang faedah yang diterima oleh murid melalui SPBT.
Oleh itu, guru kelas mempunyai tugas dan tanggungjawab seperti berikut:
1) Bekerjasama dengan Guru SPBT dalam pelaksanaan dan pengurusan SPBT.
2) Mengedarkan, mengumpulkan dan menyemak Borang Kelayakan Murid (SPBT1).
3) Menyediakan cadangan senarai nama murid yang layak dan tidak layak menerima
pinjaman buku teks.
4) Bertanggungjawab mengagihkan dan mengumpulkan semula buku teks daripada
murid.
5) Mengisi borang SPBT G dan mendapatkan
pemulangan buku teks daripada murid-murid.

pengesahan

penerimaan

dan

6) Memastikan murid menggantikan buku teks yang dihilangkan / dirosakkan oleh


murid.
7) Memastikan buku teks di tangan murid dijaga dengan baik.
8) Memastikan murid melengkapkan
disediakan pada cap SPBT.

zainolspbt
SEKOLAH

maklumat

diri

mereka

di

ruangan

yang

FAIL MEJA PENGURUSAN SPBT DI

Skim Pinjaman Buku Teks

6.
6.1

-9-

PERATURAN PENTADBIRAN

Memproses kelayakan permohonan pinjaman buku teks dengan teliti dan adil
berdasarkan:
6.1.1 Surat Pekeliling Ikhtisas Bil.4/1999 bagi semua SM/SMKA/SMT/SJK(C)/SJK(T)
6.1.2 Surat Pekeliling Ikhtisas Bil.4/2001 bagi SK/SRK dan SMAR
6.1.3 Surat Pekeliling Ikhtisas Bil.11/2001 bagi SJK(C) dan SJK(T)
6.1.4 Surat Pekeliling Ikhtisas Bil.2/2003 bagi pindaan pelaksanaan borang SPBT1
(Perubahan Dasar Kelayakan berdasarkan pekeliling dari semasa ke semasa)

6.2

Semua pelajar layak menerima buku teks SPBT dalam minggu pertama persekolahan.

6.3

Semua buku teks yang diberikan hendaklah digunakan sepenuhnya oleh sekolah
semasa proses pengajaran dan pembelajaran.

6.4

Semua buku teks yang dipinjamkan kepada pelajar hendaklah dikembalikan kepada
sekolah sebaik sahaja sesi persekolah tahun berkenaan ditamatkan.

6.5

Pelajar yang menghilang atau merosakan buku dikehendaki menggantikan buku yang
serupa atau wang mengikut harga buku.

6.6

Kutipan wang sebagai ganti buku yang dihilangkan atau dirosakkan tidak digalakkan.
Sekiranya sekolah terpaksa, wang ganti buku teks tersebut hendaklah dimasukkan ke
dalam akaun Kumpulan Wang SUWA. Wang ini tidak boleh digunakan untuk tujuan lain
selain daripada membeli buku yang dihilangkan atau dirosakkan sahaja.

6.7

Rayuan Pinjaman Buku Teks kepada pelajar tidak layak hendaklah mematuhi butiran
berikut:
6.7.1

Menggunakan borang/surat rayuan yang ditetapkan oleh Jabatan Pelajaran


Kedah / Pejabat Pelajaran Daerah.

6.7.2

Borang Rayuan diedarkan kepada pelajar yang memerlukan pada setiap 10


Januari

6.7.3

Tempoh Rayuan adalah dari 15 Januari 20 Januari setiap tahun.

6.7.4

Pemohon mestilah:
6.7.5
6.7.6
6.7.7

6.7.8

6.7.9

Warganegara Malaysia
Borang permohonan mestilah lengkap
Dokumen sokongan yang sah bagi menyatakan pendapatan bulanan.

Kelulusan rayuan pinjaman buku teks tertakluk kepada:


a)

Lingkungan pendapatan
(i)
RM2,500 bagi Sekolah Kebangsaan / SMAR
(ii)
RM1,500 bagi SM/SMKA/SMT/SJK(C)/SJK(T)

b)

Ada buku berlebihan di sekolah

c)

Permohonan tambahan sama ada daripada Depot Buku Teks Daerah


atau sekolah-sekolah lain tidak dibenarkan.

d)

Semua
kepada
Januari
kepada

permohonan rayuan hendaklah diproses dan diedarkan buku


pelajar yang memenuhi kriteria (d) dan (e) pada setiap 25 - 31
setiap tahun. Pihak sekolah tidak dibenarkan mengedar buku
permohonan rayuan yang diluluskan sebelum 25 Januari.

Pengambilan buku bagi sekolah atau buku teks daripada sekolah-sekolah lain
atau Depot Buku Teks Daerah adalah tanggungan sekolah sendiri.

zainolspbt
SPBT DI SEKOLAH

FAIL MEJA PENGURUSAN

Skim Pinjaman Buku Teks

7.
7.1

-10-

PROSES KERJA/CARTA ALIR/SENARAI SEMAK

Proses-Proses Kerja :

Bil

Pemohonan Pinjaman Buku Teks (SPBT1)

Aktiviti

Pengawai Dihubungi/
bertanggungjawab

Sesi
Perundangan

Menerima Surat Arahan dari JPNK

PK HEM

1. Surat Pekeliling
BBT/JPNK.
2. Buku Tatacara
Pelaksanaan
Borang SPBT 1.

Penubuhan Jawatankuasa Kelayakan


SPBT

PK HEM

Buku Panduan
Pengurusan SPBT

Mencetak Borang Permohonan


Pinjaman Buku Teks (SPBT1)

Pembantu pejabat
Pekeliling Iktisas
4/1999, 4/2001,
11/2001 &
2/2003 Dasar
Kelayakan

Taklimat dan Pengedaran SPBT1


kepada Guru Kelas

PK HEM
Guru SPBT

Edaran kepada murid, mengutip


kembali dan menyemak SPBT1

Guru Kelas

Memproses Kelayakan Pinjaman Buku


Teks
- Lengkapkan Borang Permohonan
Pinjaman Buku Teks
- Key-in data

Jawatankuasa Kelayakan

Hantar disket Permohonan untuk


semakan dan kelulusan JPNK

Terima kelulusan cetak dan edar


keputusan kelayakan
- cetak analisa kelayakan dan surat
pemberitahu kelayakan

Guru SPBT

Edar surat kelayakan pinjaman buku


teks kepada ibu bapa/penjaga
- Dapatkan tandatangan murid tanda
menerimaan surat.

Guru SPBT
Guru Kelas

Guru SPBT

Borang diperlukan :
i.
ii.

Borang Kelayakan SPBT1 Pin. 11/03


Borang Pengakuan Pendapatan BPP - 1

zainolspbt
SPBT DI SEKOLAH

FAIL MEJA PENGURUSAN

Skim Pinjaman Buku Teks

7.1.1

Carta Alir :

-11-

Permohonan Pinjaman Buku Teks


(SPBT 1)
Mula

Terima Pekeliling Permohonan


Pinjaman Buku Teks

Cetak Borang SPBT 1


Edar Borang SPBT 1 kepada semua
murid
Kembalikan
kepada murid

Kutip kembali borang SPBT1 dari


murid

Tidak Lengkap

Semak borang SPBT1 yang


dikembalikan

Lengkap
Proses Permohonan
Lengkapkan borang SPBT1
Key data
semak ralat data

Hantar disket data permohonaan ke


semakan dan kelulusan
Bila terima kelulusan:
cetak analisa permohonan
Cetak surat pemberitahu kelayakan pinjaman
buku teks kepada Ibu bapa/penjaga

Edar surat Kelayakan Pinjaman kepada ibu


bapa/penjaga melalui murid bersama
senarai buku teks bagi yang tidak layak

Tamat

zainolspbt
SPBT DI SEKOLAH

FAIL MEJA PENGURUSAN

Skim Pinjaman Buku Teks

7.1.2

-12-

Senarai Semak :

Pemohonan Pinjaman Buku


Teks (SPBT 1)

Aktiviti
1.
2.

Tandakan( / )

Pekeliling Permohonan Pinjaman Buku teks


Dari BBT/JPNK
Cetak Borang SPBT1

3.

Surat pemberitahu permohonan pinjaman buku teks


kepada waris dicetak.

4.

Taklimat Permohonan kepada Guru Kelas


telah dijalankan

5.

Borang SPBT1 dan Surat Iringan diedarkan mengikut


keperluan kelas kepada Guru kelas

6.

Borang SPBT1 dan Surat Iringan diedarkan kepada


murid

7.

Borang SPBT1 dikutip balik dari murid

8.

Borang SPBT1 disemak oleh guru kelas

9.

Jawatankuasa kelayakan ditubuhkan

10.

Jawatankuasa Kelayakan menyemak borang kelayakan

11.

Maklumat Permohonan Pinjaman Buku Teks di Key In

12.

Cetak Analisa Enrolmen dan Kelayakan

13.

Cetak Senarai Kelayakan murid mengikut Kelas

14.

Senarai Kelayakan murid diedarkan kepada guru kelas

15.

Surat Pemberitahu Ibu Bapa di cetak

16.

Keputusan dimaklumkan kepada waris

17.

Keputusan Tidak layak disertakan dengan senarai


buku.

18.

Senarai Kedai buku yang menjual buku dipamerkan


di papan kenyataan sekolah untuk makluman kepada

zainolspbt
SPBT DI SEKOLAH

FAIL MEJA PENGURUSAN

Skim Pinjaman Buku Teks

-13-

ibu bapa

7.2

Proses Kerja :

Agihan Buku Teks Kepada Murid Layak

Bil
Aktiviti

Pengawai
Dihubungi/
bertanggungjawab

Taklimat kepada guru kelas dan edaran:


1. peraturan pinjaman buku teks
2. Senarai murid layak bagi setiap
kelas
3. pengisian
permohonan
buku
mengikut kelas
4. pengisian borang SPBT G

PK HEM
Guru SPBT

Mengisi borang permohonan buku mengikut


kelas

Guru kelas

1.

Terima permohonan buku dari


setiap kelas
Semak stok buku yang ada, jika
tidak cukup, buat permohonan
pesanan tambahan dari Depot Buku
Teks Daerah melalui PPD
Menyedia dan mengedar buku-buku
kepada guru kelas

Guru SPBT

Permohonan buku untuk kelas


menerima dan menyemak bukubuku sebelum edaran kepada murid
mengedarkan buku-buku kepada
pelajar yang layak
Borang SPBTG ditandatangani oleh
setiap murid yang layak pinjaman
buku teks
Menyerahkan Borang SPBT G yang
telah lengkap kepada Guru Kanan
SPBT

Guru Kelas

Menyemak Borang SPBTG dan failkan


mengikut kelas

Guru SPBT

Kemaskini rekod buku stok

Guru SPBT

2.
3
3.
1.
2.
3.
4

4.
5.

Sesi
Perundangan

1.

2.
3.

Buku
Panduan
Pengurusan
SPBT
SPBTG
borang
permohonan
buku untuk
kelas

Borang-Borang diperlukan:
i.
ii.
iii.

Borang Depot Daerah


SPBTG
Borang permohonan buku dari bilik operasi SPBT sekolah

zainolspbt
SPBT DI SEKOLAH

FAIL MEJA PENGURUSAN

Skim Pinjaman Buku Teks

7.2.1

-14-

Carta Alir : Agihan Buku Teks Kepada Murid Layak

Mula

Taklimat edaran buku kepada


guru kelas

Penerimaan Pesanan Buku dari guru kelas


untuk edaran kepada murid layak
Pohon Buku
Tambahan dari
Depot Buku Teks
Daaerah melalui
PPD

Tidak

Semak stok.
Buku Mencukupi?
Ya
Edar buku kepada
melalui guru kelas

murid

Borang SPBTG ditandatangani


murid

Borang SPBTG dikembalikan kepada


Guru Kanan SPBT

Kemaskini buku stok

Tama
t

zainolspbt
SPBT DI SEKOLAH

FAIL MEJA PENGURUSAN

Skim Pinjaman Buku Teks

7.2.2

Senarai Semak :

-15-

Agihan Buku Teks Kepada


Murid Layak

Aktiviti

Tandakan( / )

1.

Taklimat kepada guru kelas

2.

Senarai Murid Layak diedarkan

3.

Borang Permohonan Buku diedarkan kepada guru kelas

4.

Borang SPBTG ditandatangani oleh Pengetua/Guru Besar/


PK HEM

5.

Borang SPBTG diagihkan kepada guru kelas

6.

Borang permohonan buku diisikan guru kelas


mengikut bilangan murid layak

7.

Buku-buku diagihkan kepada guru kelas

8.

Guru mengedarkan buku kepada murid layak

9.

Semua murid yang menerima buku menandatangani


borang SPBTG

10.

Jumlah buku diedarkan dilengkapkan guru kelas di setiap


muka surat SPBTG

11.

Borang SPBTG ditandatangani pengesahan oleh guru


kelas

12.

Buku stok dikemaskini

zainolspbt
SPBT DI SEKOLAH

FAIL MEJA PENGURUSAN

Skim Pinjaman Buku Teks

7.3

Proses-Proses Kerja :

Bil

-16-

Mengutip Balik Buku Teks Akhir


Tahun

Aktiviti

1.1 Borang SPBTG dikeluarkan dan disusun


mengikut kelas

Pengawai
Dihubungi/
bertanggungjawab
Guru SPBT

2.1 Taklimat mengutip balik buku teks, perkara


diberi perhatian:
a.
pemeriksaan buku
b.
semua tulisan dipadam
c.
buku-buku dirosakan
d.
buku hilang
2.2 senarai murid yang
- hilang buku
- merosakan buku
2.2 kutipan wang buku ganti
2.3 rekod-rekod SPBTG yang perlu
dilengkapkan

3.

3.1 Buku teks dikumpulkan dan diikat mengikut


judul buku (10 buku 1 ikatan)
3.2 Borang SPBTG ditandatangani murid
bahagian ruangan buku dipulangkan
3.3 Ruangan jumlah buku dipulangkan
dilengkapkan.
3.4 Jumlah kutipan wang ditulis pada ruangan
berkenaan
3.5 Senarai murid tidak pulangkan buku atau
merosakan buku disediakan
3.6 SPBTG dan senarai murid yang tidak
pulangkan buku atau merosakan buku
diserahkan kepada Guru SPBT
3.7 Wang kutipan diserahkan kepada PK HEM
dan resit dikeluarkan kepada murid.

Guru kelas

4.

4.1 Borang SPBTG diterima dan disemak dengan


bilangan buku yang dikembalikan
4.2 Buku-Buku yang diterima direkodkan ke
dalam buku stok
4.3 Senarai murid tidak pulangkan buku dan
murid yang merosakan buku disemak
dengan SPBTG
4.4 Senarai murid tidak pulangkan buku dan
merosakan buku diserahkan kepada PK
HEM

Guru SPBT

5.1 Surat meminta ibu bapa menggantikan buku


yang dihilangkan atau dirosakan murid
5.2 Semua wang kutipan diserahkan kepada
Pembantu Tadbir Kewangan
6.1 Wang kutipan buku hilang atau buku rosak
dimasukan ke bank

zainolspbt
SPBT DI SEKOLAH

Sesi
Perundangan

PK HEM

PK HEM

Peraturan
kewangan

Peraturan
kewangan

Pembantu Tadbir
Kewangan
FAIL MEJA PENGURUSAN

Skim Pinjaman Buku Teks

7.3.1

-17-

Carta Alir : Proses Kerja Mengutip Balik Buku Teks


Akhir Tahun

Mula

Taklimat Kutip Balik Buku Teks

Edar Borang SPBTG dan Borang


Senarai murid tidak kembali
buku/rosak kepada guru kelas
Keluarkan surat kutip balik buku teks
kepada ibu bapa/penjaga
Memeriksa semua buku yang ada
pada murid
Murid mengembalikan buku yang
dipinjamkan
dan
tandatangan
SPBTG
Semak Bil Naskah dikembalikan sama
dengan Bil.Dipohon

Surat pemberitahu ganti yang


dihilangkan/rosak kepada ibu
bapa.
Tahan
buku

edaran

Tidak

Tidak

Gan
ti

Ya

Ya
Masukan Kedalam
Akaun SUWA

Wang Tunai

Cukup?

Buku

Beli Ganti

Kemaskini Buku Stok

Tama
t

7.3.2 Senarai Semak : Mengutip Balik Buku Teks Akhir Tahun


zainolspbt
SPBT DI SEKOLAH

FAIL MEJA PENGURUSAN

Skim Pinjaman Buku Teks

-18-

Aktiviti

Tandakan ( / )

1.

Taklimat mengutip buku teks dari murid

2.

Borang SPBTG dan borang senarai murid hilang buku/rosak


diserahkan kepada guru mengikut kelas masing-masing

3.

Surat pemakluman kutip balik buku teks dikeluarkan kepada


ibu bapa

4.

Guru kelas menyemak fizikal buku sebelum buku teks


dikutip balik

5.

Murid memulangkan buku dan menandatangani SPBTG

6.

Buku-buku diikat mengikut judul dalam ikatan 10 naskah


dalam satu ikatan.

7.

Jumlah buku dipulangkan dicatat dalam borang SPBTG

8.

Ruangan bilangan buku belum dikembali dilengkapkan

9.

Ruangan jumlah kutipan wang dilengkapkan

10.

Resit dikeluarkan kepada kepada semua bayaran tunai

11.

SPBTG bahagian buku pulang ditandatangani guru kelas

12.

Wang kutipan diserahkan kepada PK HEM oleh guru kelas

13.

Wang kutipan diserahkan kepada Pembantu Tadbir Kewangan


untuk dibankkan.

14.

Pesanan buku hilang/ganti telah telah dibuat

15.

Buku hilang/ganti yang dipesan telah diterima

16.

Stok buku telah dikemaskini

7.4

Proses-Proses Kerja :

zainolspbt
SPBT DI SEKOLAH

Penentuan Keperluan Buku Teks


FAIL MEJA PENGURUSAN

Skim Pinjaman Buku Teks

Bil

-19-

Pengawai
Dihubungi/
bertanggungjawab

Aktiviti

1.1 Terima surat taklimat BTBT 190/170 dan


persediaan yang perlu

Sesi
Perundangan

PK HEM

2.1 Menyediakan maklumat untuk dibawa ke


taklimat Penentuan Keperluan Buku
Teks:
2.1.1 Enrolmen dan Murid layak
2.1.2 Enrolmen dan Murid layak
Mengikut Agama
2.1.3 Senarai Buku Berlebihan
2.1.4 Kemaskini Buku Stok
2.1.5 penyata bulanan berakhir 31
Januari

3.1
3

1.1

Menyemak dan mengesahkan:


3.1.1 Enrolmen dan Murid layak
3.1.2 Enrolmen dan Murid layak
Mengikut Agama
3.1.3 Senarai Buku Berlebihan
3.1.4 Buku Stok
Menghadiri taklimat penentuan
keperluan buku teks
Pengisian dan pembetulan maklumat
dan data permohonan dalam
BTBT190/170

1.2

5.1 Pengesahan butiran keperluan buku


Teks

Guru SPBT

Panduan
Pengisian BTBT
190/170

Pengetua/ Guru Besar

Panduan
Pengisian BTBT
190/170

PK HEM
Guru SPBT

Wakil PPD

Borang-Borang diperlukan:
i.
ii.

7.4.1

Borang Enrolmen dan Kelayakan Murid.


Penyata Komputer BTBTR190/170

Carta Alir :

zainolspbt
SPBT DI SEKOLAH

Proses Kerja Penentuan Keperluan Buku


FAIL MEJA PENGURUSAN

Skim Pinjaman Buku Teks

-20-

Teks

Mula

Terima Surat
panggilam taklimat

Menyediakan keperluan
semasa taklimat

Pengesahan maklumat

Mengikuti Taklimat Pengisian


Penentuan Keperluan Buku Teks

Pengisian dan pembetulan


data BTBT190/170

Pengesahan Butiran BTBT190/170


oleh Wakil PPD

BTBT 190/170 diserahkan kepada


JPNK

Tama
t

7.4.2

Senarai Semak :

zainolspbt
SPBT DI SEKOLAH

Penentuan Keperluan Buku Teks


FAIL MEJA PENGURUSAN

Skim Pinjaman Buku Teks

-21-

Aktiviti

1.

Surat Panggilan Taklimat diterima

2.

Penyediaan bahan perlu semasa taklimat

Tandakan

2.1

enrolmen dan murid layak

2.2

enrolmen dan murid layak ikut agama

2.3

senarai buku berlebih

2.4

kemaskini buku stok

2.5

penyata bulanan berakhir 31 Jan

3.

Semua dokumen di atas disahkan Pengetua/Guru Besar

4.

Taklimat Penentuan Keperluan Buku Teks

5.

Borang BTBT190/170 diterima

6.

Pengisian dan pembetulan data dan maklumat dibuat


bersama PK HEM dan guru SPBT

7.

Borang BTBT190/170 yang telah siap ditandatangani oleh


Guru SPBT dan PK HEM

8.

BTBT190/170 disemak dan disahkan oleh Wakil PPD

9.

Salinan 1 dan 2 diserahkan kepada JPNK

10

Salinan ke 3 diserahkan kepada PPD

11.

Salinan ke 4 difailkan

7.5

Proses-Proses Kerja :

zainolspbt
SPBT DI SEKOLAH

( )

Penerimaan Bekalan Buku Teks


FAIL MEJA PENGURUSAN

Skim Pinjaman Buku Teks

-22-

Bil

Aktiviti

1.

Terima bekalan buku dan semak dengan


BTBTR 460 atau BTBTB 460.
1.1 tandatangan invois jika bilangan buku
diterima mencukupi iaitu sama seperti
BTBTR 460/BTBTB460
1.2 tandatangan
nota
serahan
jika
bilangan buku yang diterima tidak
mencukupi atau tidak sama seperti
pada BTBTR460/BTBTB460
Semak setiap buku yang diterima:
2.1.1 Fizikal Buku
2.1.2 Isi kandungan Buku
2.2 Jika buku
2.2.1 tidak
mengikut
speksifikasi,
rosak atau kandungan tidak
sama, hubungi penerbit dan
minta ganti.
2.2.2 Buat laporan bertulis ke JPNK.

Pengawai
Dihubungi/
bertanggungjawab

Pengetua/Guru Besar
Pen. Kanan HEM
Penyelia Petang
Guru SPBT

Sesi
Perundangan

Panduan
Penerimaan
Bekalan Buku Teks

2.1

2.

Proses Buku yang baru diterima


2.1.1 Cap SPBT jika buku tiada cap
SPBT
2.1.2 Tuliskan tarikh terimaan buku
2.1.3 Berikan Nombor perolehan
2.2
Kemaskini Buku Stok

Guru SPBT

Panduan
Penerimaan
Bekalan Buku Teks

Guru SPBT

Panduan
Penerimaan
Bekalan Buku Teks

2.1
3

I.1

Potong semua buku yang


telah diterima pada Penyata Komputer
BTBTR460/BTBTR460 dengan dakwat
merah.
Hantar laporan setiap 25 hb.
Buku-buku yang belum diterima.
Gunakan Borang LPBT5

Guru SPBT

Hantar Ke JPN satu salinan penyata


komputer
BTBTR460/BTBTB460
apabila semua buku telah diterima
atau selewat-lewat pada 15 November
jika buku belum selesai diterima.

Guru SPBT

6.1 Hubungi penerbit jika buku belum


selesai diterima pada 15 November.
6.2 Buat laporan Jika pada 15 November
masih ada buku yang belum diterima
dengan menggunakan borang LPBT1

Guru SPBT

I.2

5.1

Borang diperlukan :
i.
ii.

Borang Enrolmen dan Kelayakan.


Penyata Komputer BTBTR460 dan 451

zainolspbt
SPBT DI SEKOLAH

FAIL MEJA PENGURUSAN

Skim Pinjaman Buku Teks

7.5.1

Carta Alir :

-23-

Penerimaan Bekalan Buku Teks

Mula

Ikuti taklimat penerimaan


bekalan buku teks

Terima bekalan buku Dari


Penerbit

Semak Bilangan Buku


Diterima sama seperti pada
BTBTR460/BTBTB460

Terima buku
gantian

Turunkan tandatandangan pada


Invois bila buku mencukupi
Nota Serahan jika buku
belum mencukupi
Hubungi Penerbit
dan dapatkan
gantian.
Buat laporan
Bertulis ke JPNK.

Tidak

Semak Speksifikasi, Fizikal dan Isi


kandungan Buku
Elok
Proses Buku
Cap SPBT
No.Perolehan
Tarikh Penerimaan

Hantar laporan bekalan


buku yang belum diterima
LPBT1 ke JPN setiap 25hb
Kemaskini Buku Stok

Tama
t

zainolspbt
SPBT DI SEKOLAH

FAIL MEJA PENGURUSAN

Skim Pinjaman Buku Teks

7.5.2

Senarai Semak :

-24-

Penerimaan Bekalan Buku Teks

Tandakan(

Aktiviti

1.

Taklimat Penerimaan Bekalan Buku Teks

2.

Terima bekalan buku dari penerbit, semak


jumlah buku diterima dengan BTBTR460/BTBTB460

3.

Turunkan tandatangan pada:

/)

3.1 Invois jika buku mencukupi


3.2
4.

5.

Nota Serahan jika buku tidak mencukupi

Semak:

Elok

4.1

Semak Fizikal buku

4.2

Kandungan Buku

4.3

Speksifikasi

Tidak

Setiap buku telah diproses dengan diberikan


5.1 Cap SPBT
5.2 No. Perolehan
5.3 Tarikh Penerimaan

6.

Kemaskini Buku Stok

7.

Laporan Buku Belum Diterima dihantar ke JPNK


setiap 25hb.

zainolspbt
SPBT DI SEKOLAH

FAIL MEJA PENGURUSAN

Skim Pinjaman Buku Teks

7.6

Proses-Proses Kerja :

Bil

Penghantaran Buku Berlebihan


Ke Depot Buku Teks Daerah

Aktiviti
1.1

1
2.1
2.2
2.3
2

-25-

2.4
2.5

Terima surat penghantaran buku


berlebihan ke Depot Buku Teks Daerah
Semak Stok Buku Depot SPBT dan
stok buku dalam bilik operasi SPBT
Simpan 5 naskah setiap judul
Buku berlebihan diikat mengikut
judul (10 naskah dalam satu ikatan)
Isikan borang penghantaran buku
SPBTD1 berlebihan ke Depot SPBT
Daerah.
Tandatangan bahagian disediakan

Sesi
Perundangan

PK HEM

Guru SPBT

Ketetapan
Jawatankuasa
SPBT Negeri

3.1

Tandatangan dan sahkan maklumat


dalam borang Penghantaran Buku
Berlebihan ke Depot Buku Teks Daerah
3.2
Sediakan
3.2.1 pembantu untuk kerja-kerja di
Depot Buku Teks Daerah.
3.2.2 Sediakan pengangkutan
membawa buku berlebihan

Pengawai
Dihubungi/
bertanggungjawab

4.1 Tandatangan buku penggunaan Depot


Buku Teks Daerah
4.2 Serahkan borang penghantaran buku
berlebihan kepada penyelaras.

PK HEM

PK HEM / Guru SPBT

5.1

Semak:
5.1.1 Borang penghantaran buku teks
berlebihan
5.1.2 Semak
buku
yang
dihantar
mematuhi
arahan
yang
dikeluarakan.
5.1.3 Buat catatan jika ada kuantiti
buku yang ditolak.
5.2
Tandatangan
pengesahan
penerimaan buku untuk simpanan
Depot Buku Teks Daerah

Pengetua/Guru Besar

zainolspbt
SPBT DI SEKOLAH

Penyelaras Depot

FAIL MEJA PENGURUSAN

Skim Pinjaman Buku Teks

-26-

Proses-Proses Kerja : Penghantaran Buku Berlebihan Ke Depot Buku Teks Daerah


(sambungan)

Pengawai
Dihubungi/
bertanggungjawab

Bil

Aktiviti

6.1 Masukkan rekod penghantaran mengikut


judul/tahun/tingkatan dalam buku stok
Depot Buku Teks Daerah.
6.2 Susun buku di atas rak yang disediakan
6.3 Serahkan borang penghantaran buku
berlebihan kepada penyelaras

PK HEM/Guru SPBT

7.1 Failkan borang penghantaran setelah


semua proses selesai

Penyelaras Depot

Sesi
Perundangan

Borang diperlukan:
i.

SPBTD1A

zainolspbt
SPBT DI SEKOLAH

FAIL MEJA PENGURUSAN

Skim Pinjaman Buku Teks

7.6.1

-27-

Carta Alir :

Proses Kerja Penghantaran Buku


Berlebihan Ke Depot Buku Teks
Daerah

Mula

Buku Berlebihan dikenalpasti untuk


hantaran ke Depot Buku Teks Daerah

Lengkapkan Borang Penghantaran


Buku Berlebihan (SPBTD1A)

Dapatkan kelulusan penyelaras untuk


menempatkan buku ke dalam Depot
Buku Teks Daerah

Bawa balik
ke sekolah

Tidak
Terima
Ya
Catatkan kemasukan buku ke dalam
buku stok (layan diri)

Buat Pelupusan / Baik Pulih


(Jika perlu)

Susun Buku atas rak ikut kod buku

Serah borang penghantaran buku


satu salinan kepada penyelaras

Tama
t

zainolspbt
SPBT DI SEKOLAH

FAIL MEJA PENGURUSAN

Skim Pinjaman Buku Teks

7.6.2

-28-

Senarai Semak :

Penghantaran Buku Berlebihan


Ke Depot Buku Teks Daerah

Tandakan(

Aktiviti

1.

Surat arahan hantar buku berlebihan ke Depot


diterima

2.

Ada buku berlebihan

3.

Simpanan (Stok) sekolah 5 naskah

4.

Ciri-Ciri Buku yang hendak dihantar ke Depot

4.1

elok dan masih boleh digunakan

4.2

Bukan Tahun akhir penggunaan

4.3

Bukan Buku yang telah obselete

/)

Semua buku berlebihan telah dicatatkan dalam


Borang SPBTD1A
5.1

Tandatangan Guru Kanan SPBT

5.2

Tandatangan dan Pengesahan Pengetua/Guru Besar

Penerimaan buku dan kelulusan telah dibuat Penyelaras

Bilangan buku yang diterima masuk ke dalam Depot


direkodkan dalam buku stok

Buku-buku disusun mengikut Judul/kod buku di atas rak

Satu salinan SPBTD1A yang telah disahkan dan


Diluluskan diserahkan kepada penyelaras

zainolspbt
SPBT DI SEKOLAH

FAIL MEJA PENGURUSAN

Skim Pinjaman Buku Teks

7.7

-29-

Proses-Proses Kerja :

Permohonan Buku Daripada Ke


Depot Buku Teks Daerah

Bil

Aktiviti

1.1 Semak stok buku yang ada di sekolah:


1.1.1 Enrolmen murid layak
1.1.2 Bilangan buku yang ada dalam
stok
1.2 Lengkapkan borang permohonan buku
tambahan daripada Depot Buku Teks
(SPBTD2)
1.3 Dapatkan tandatangan dan pengesahan
Pengetua/Guru Besar
1.4 Hantar kepada Penyelia Buku Teks
Daerah

Pengawai
Dihubungi/
bertanggungjawab

Sesi
Perundangan

Guru SPBT

2.1 Terima kelulusan permohonan buku


tambahan dari Penyelaras Daerah
2

PK HEM

2.2 Sediakan pengangkutan mengambil


buku daripada Depot Buku Teks Daerah

3.1 Serahkan satu salinan kelulusan kepada


penyelaras Depot Buku Teks untuk fail
3.2 Kira buku-buku diperlukan
3.3 Rekod buku keluar dalam Buku Stok
Depot Buku Teks
3.4 Dapat pengesahan buku-buku yang
diambil sama dengan kelulusan
3.5 Tandatangan buku penggunaan Depot
Buku Teks
3.6 Rekod penerimaan buku daripada Depot
Buku Teks ke dalam buku stok sekolah
3.7 Edarkan buku kepada murid yang layak
3.8 Kemaskini Buku stok

Guru SPBT

Borang diperlukan:
i.

SPBTD2

zainolspbt
SPBT DI SEKOLAH

FAIL MEJA PENGURUSAN

Skim Pinjaman Buku Teks

7.7.1

Carta Alir :

-30-

Proses Permohonan Buku Daripada


Ke Depot Buku Teks Daerah

Mula

Semak Stok Buku

Buat Permohonan
Buku Tambahan
daripada Depot Buku
Teks Daerah

Terima kelulusan.
Ambil buku daripada
Depot Buku Teks
Daerah

Tidak
Cuku
p

Ya

Kemaskini Buku Stok


Sekolah
Edar kepada murid

Kemaskini Buku Stok


Sekolah

Tama
t

zainolspbt
SPBT DI SEKOLAH

FAIL MEJA PENGURUSAN

Skim Pinjaman Buku Teks

7.7.2 Senarai Semak :

-31-

Permohonan Buku Daripada Ke Depot


Buku Teks Daerah

Aktiviti

Tandakan(

1.

Semak keperluan buku teks dan catatkan keperluan buku

2.

Isi Borang Pengeluaran Buku SPBTD2 dalam 2 salinan

3.

Tandatangan dan Pengesahan Pengetua/Guru Besar

4.

Hantar ke PPD untuk kelulusan

5.

Bawa surat kelulusan mengambil buku daripada Depot


Buku Teks Daerah pada tarikh dan masa yang ditentu

6.

Rekod pengeluaran buku dalam buku stok Depot Buku Teks

7.

Tandatangan buku penggunaan Depot Buku Teks

8.

Masuk stok buku yang baru diterima daripada Depot


Buku Teks

9.

Edar buku kepada murid

10.

Kemaskini buku stok

zainolspbt
SPBT DI SEKOLAH

/)

FAIL MEJA PENGURUSAN

Skim Pinjaman Buku Teks

7.8

-32-

Proses-Proses Kerja :

Pertukaran Murid Dalam dan


Luar Daerah
(Murid bertukar ke sekolah lain)

Bil

Aktiviti

Catatkan kelulusan pinjaman buku teks pada


ruangan ulasan Pengetua/Guru Besar.
Hantar ke PPD untuk kelulusan pertukaran

Pengawai
Dihubungi/
bertanggungjawab

Sesi
Perundangan

PK HEM

Semak surat kelulusan pertukaran murid

2.1 Jika Sekolah Rendah


dalam negeri murid bawa
semua buku ke sekolah baru
luar negeri, kutip semua
buku teks. Buku BLA di bawa murid
ke sekolah baru

Guru SPBT

2.3 Jika Sekolah Menengah


dalam daerah, semua buku
dibawa murid ke sekolah baru
luar daerah dan luar negeri,
semua buku dikutip balik.
3

Kemaskini Buku stok

zainolspbt
SPBT DI SEKOLAH

Guru SPBT

FAIL MEJA PENGURUSAN

Skim Pinjaman Buku Teks

7.8.1 Carta Alir :


i.

-33-

Pertukaran Murid Dalam dan Luar Daerah


(Murid bertukar ke sekolah lain)

Sekolah Menengah
Mula

Catatkan Kelayakan SPBT pada


ruangan ulasan pengetua/guru besar

Hantar Borang Pertukaran Murid Ke


PPD Berkenaan

Terima Kelulusan Pertukaran

Luar Negeri
Kutip Balik semua buku teks
- Keluarkan surat kelayakan
kepada sekolah baru
Dalam Daerah / Negeri
Keluarkan surat Kelayakan pinjaman
kepada sekolah baru
Pelajar bawa buku teks ke
sekolah baru
Kemaskini buku stok

Tamat

zainolspbt
SPBT DI SEKOLAH

FAIL MEJA PENGURUSAN

Skim Pinjaman Buku Teks

ii.

-34-

Sekolah Rendah
Mula

Catatkan Kelayakan SPBT pada


ruangan Ulasan pengetua/guru besar

Hantar Borang Pertukaran Murid Ke


PPD Berkenaan

Terima Kelulusan Pertukaran

Keluarkan surat
kelayakan SPBT kepada
sekolah baru
Kutip balik buku teks,
BLA murid bawa ke sekolah
baru

Luar Negeri

Dalam Daerah / Negeri


Keluarkan surat Kelayakan
SPBT kepada sekolah baru
Semua buku teks dan BLA di
bawa murid ke sekolah baru.
-

Kemaskini buku stok

Tamat

zainolspbt
SPBT DI SEKOLAH

FAIL MEJA PENGURUSAN

Skim Pinjaman Buku Teks

7.8.2 Senarai Semak :

-35-

Pertukaran Murid Dalam dan Luar


Daerah

Aktiviti

1.

Catatan Kelayakan SPBT dibuat pada ulasan Pengetua/


Guru Besar.

2.

Surat Kelulusan Pertukaran diterima

3.

Buku dikutip balik jika pertukaran luar negeri bagi


sekolah menengah / rendah.

4.

Semua buku dibawa murid ke sekolah baru

5.

Salinan fotostat surat pertukaran difailkan

6.

Kemaskini Buku Stok

zainolspbt
SPBT DI SEKOLAH

Tandakan( / )

FAIL MEJA PENGURUSAN

Skim Pinjaman Buku Teks

7.9

Proses-Proses Kerja :

Bil
1

-36-

Terima Murid Baru


(dari sekolah lain)

Pengawai
Dihubungi/
bertanggungjawab

Aktiviti
Terima surat pertukaran
daripada sekolah lain.

masuk

murid

Dapat maklumat kelayakan SPBT melalui


surat pertukaran.
- Dalam negeri
i.
Sekolah Menengah
- Dalam Negeri
Murid layak membawa buku
dari sekolah asal.
- Luar Negeri
Minta ibu bapa/penjaga isi
borang
permohonan
pinjaman buku teks dan
proses permohonan
ii.
Sekolah Rendah
- Dalam Negeri
Murid bawa buku dari sekolah
lama
- Luar Negeri
Minta
waris isi borang
permohonan pinjaman buku
teks dan proses permohonan.

PK HEM

PK HEM

3.1 Menerima permohonan buku untuk


murid yang layak.
3.2 Semak stok buku
Jika tiada buku dalam stok,
buat permohonan buku tambahan
daripada stor pusat buku teks
daerah.
3.3 Edar buku kepada murid melalui guru
kelas
3.4 Kemaskini buku stok

Guru SPBT

4.1 Edar buku kepada murid baru yang layak


4.2 Lengkapkan borang SPBTG
4.3 Kembalikan borang SPBTG kepada guru
SPBT

Guru Kelas

zainolspbt
SPBT DI SEKOLAH

Sesi
Perundangan

FAIL MEJA PENGURUSAN

Skim Pinjaman Buku Teks

7.9.1

-37-

Carta Alir :
Terima Murid Baru Masuk
(Bertukar Masuk daripada sekolah lain)
i.

Sekolah Menengah/Rendah
Mul
a
Terima surat kelulusan
pertukaran masuk murid

Dalam Negeri /
Daerah

Luar Negeri

Isi borang
SPBT1

Luar Negeri
(Tiada SPBT1)

Luar Negeri

Proses permohonan

Semak surat
kelayakan

Keluarkan
keputusan
kelayakan

Rekod buku dibawa murid


ke dalam buku stok

Semak stok
buku teks

Pohon agihan
buku daripada
Depot SPBT
Daerah

Tidak
Cukup
Ya

Edar buku teks kepada


murid layak

Kemaskini buku stok

Tamat

zainolspbt
SPBT DI SEKOLAH

FAIL MEJA PENGURUSAN

Skim Pinjaman Buku Teks

-38-

7.9.2 Senarai Semak :


Terima Murid Baru Masuk
(Bertukar Masuk daripada sekolah lain)

Aktiviti

1.

Tandakan( / )

Catatan Kelayakan SPBT dibuat pada ulasan Pengetua/


Guru Besar.

zainolspbt
SPBT DI SEKOLAH

FAIL MEJA PENGURUSAN

Skim Pinjaman Buku Teks

-39-

7.10 Proses-Proses Kerja :

Permohonan Kelulusan
Pelupusan Buku Teks

Bil

Aktiviti

Terima Surat Pekeliling Pelupusan Buku Teks.


Baca dengan teliti dan ambil tindakan
i.

ii.
iii.

i.
ii.
i.

ii.

Kenalpasti buku-buku yang perlu


dibuat pelupusan.
Ikat buku yang hendakl dilupuskan.
Setiap Ikatan 10 naskah yang sama judul
Asingkan daripada buku teks yang
elok dan boleh digunakan.
Isikan borang KEW 300V.
Lengkap Borang KEW 300V dalam 7
salinan
Tubuhkan Jawatankuasa Pelupusan
Buat semakan buku-buku yang
hendak dilupuskan mengikut syarat dan
ketetapan yang ditetapkan oleh JPNK

Pengawai
Dihubungi/
bertanggungjawab

Surat
JPNK

PK HEM

Guru SPBT

Buku
Panduan
Pengurusan
SPBT

PK HEM

Tandatangan KEW 300V dalam tujuh salinan


selepas
pemeriksaan
buku-buku
yang
hendaklah dilupuskan, dilakukan.

Pengetua/Guru Besar
PK HEM
Guru SPBT

Hantar 6 salinan ke JPNK untuk kelulusan

Guru SPBT

Terima Kelulusan iaitu 5 salinan KEW 300V


daripada JPN

PK HEM
Guru SPBT

8
ii.

Saksikan
pengambilan
buku
pelupusan
yang
diluluskan
oleh
kontraktor.
Minta
kontraktor
tandatangan
Lampiran E.

PK HEM
Guru SPBT

Sediakan 5 salinan Lampiran KEW 300X dan


Lampiran E dan dapatkan tandatangan
Pengetua/guru besar

PK HEM

10

Hantarkan 4 salinan KEW 300V, 1 salinan


Lampiran E dan 4 salinan Lampiran 300X ke
JPNK

Guru SPBT

11

Kemaskini buku stok dan failkan kelulusan


dan salinan-salinan Lampiran KEW 300X dan
Lampiran E

Guru SPBT

zainolspbt
SPBT DI SEKOLAH

Pekeliling

Guru SPBT

i.

Sesi
Perundangan

FAIL MEJA PENGURUSAN

Skim Pinjaman Buku Teks

7.10.1

-40-

Carta Alir :

Permohonan Kelulusan Pelupusan


Buku Teks

Mula

Baca dengan teliti pekeliling


pelupusan yang diterima

Kenalpasti buku yang hendak dilupuskan.


Asingkan dan ikat ikut Judul

Jawatankuasa Pelupusan buat lawatan


dan semakan buku yang hendak dibuat
pelupusan

Buat permohonan pelupusan kepada


Jabatan Pelajaran Negeri Kedah

Masuk semula buku ke


dalam stok buku

Tidak Lulus

Terima Kelulusan Permohonan


Pelupusan

Diluluskan

Saksikan pengambilan buku oleh


kontraktor. Catatkan timbangan buku
diambil

Lengkapkan Lampiran KEW 300X dan


Lampiran E.
Hantar 4 salinan KEW 300V, 4 salinan
Lampiran KEW 300X dan satu Salinan
Lampiran E ke JPN Kedah

Kemaskini Buku Stok

Tamat

zainolspbt
SPBT DI SEKOLAH

FAIL MEJA PENGURUSAN

Skim Pinjaman Buku Teks

Senarai Semak :

-41-

Permohonan Pelupusan Buku Teks

Aktiviti

Tandakan( / )

1.

Pekeliling Permohonan Kelulusan Pelupusan diterima


dan dibaca dengan teliti

2.

Buku-buku dikenalpasti untuk pelupusan

4.

Buku-Buku yang hendak dibuat pelupusan diasingkan


daripada buku-buku yang elok dan diikat dalam ikatan
10 naskah satu ikatan dan mengikut judul buku.

5.

Jawatankuasa Pelupusan ditubuhkan

6.

Jawatankuasa Pelupusan memeriksa buku-buku yang


hendak dibuat pelupusan.

7.

7 salinan Borang KEW 300V dilengkapkan

8.

Tandatangan Pengetua/PK HEM/Guru SPBT disetiap helaian

9.

6 salinan KEW 300V dihantar ke JPN Kedah untuk kelulusan

10.

Terima daripada JPN Kedah


10.1

5 salinan kelulusan KEW 300V

10.2

5 salinan KEW 300X

10.3

3 salinan Lampiran E

11.

Buku-Buku diambil kontraktor berdaftar dengan JPN Kedah

12.

3 Salinan Lampiran E dilengkap dengan timbangan berat


buku dan ditandatangani oleh Kontaktor/Saksi/Pengetua/Guru Besar

13.

5 Salinan KEW 300X dilengkap dan ditandatangi oleh Pengetua/


Guru Besar

14.

4 Salinan KEW 300V, 4 salinan KEW 300X dan 1 salinan


Lampiran E dihantar ke JPN Kedah.

15.

Buku Stok dikemaskini.

zainolspbt
SPBT DI SEKOLAH

FAIL MEJA PENGURUSAN

Skim Pinjaman Buku Teks

-42-

Proses-Proses Kerja : Permohonan Hapuskira Buku Teks


Permohonan Hapuskira Buku Teks boleh dilakukan apabila berlaku kehilangan
buku disebabkan perkara-perkara berikut:
II.
III.
IV.
V.

Kebakaran
Serangan serangga perosak yang sangat serius
Banjir
Murid bertukar/berhenti sekolah setelah usaha-usaha mendapatkan
kembali buku gagal.

Pengawai
Dihubungi/
bertanggungjawab

Bil

Aktiviti

Kenalpasti buku-buku yang hendak dibuat


hapuskira

PK HEM
Guru SPBT

Isi dan Lengkapkan 7 salinan Borang KEW


300V

Guru SPBT

Dapatkan
tandatangan
Pengetua/Guru
Besar/PK HEM/Guru SPBT di ketujuh-tujuh
salinan KEW 300V

Guru SPBT

Hantar 6 salinan KEW 300V serta dokumen


sokongan mengapa Hapuskira perlu dibuat.

Guru SPBT

Apabila terima kelulusan, Kemaskini buku


stok

Guru SPBT

zainolspbt
SPBT DI SEKOLAH

Sesi
Perundangan

FAIL MEJA PENGURUSAN

Skim Pinjaman Buku Teks

Carta Alir :

-43-

Permohonan Hapuskira Buku Teks

Mula

Kenalpasti Judul Buku yang perlu


dibuat hapuskira

Sediakan dokumen sokongan


mengapa hapuskira perlu dilakukan

Isi dan lengkapkan KEW 300V

Semak kembali
permohonan

Hantar Ke JPNK untuk kelulusan

Kemaskini Buku Stok

Tamat

zainolspbt
SPBT DI SEKOLAH

FAIL MEJA PENGURUSAN

Skim Pinjaman Buku Teks

Senarai Semak :

-44-

Permohonan Hapuskira Buku Teks

Aktiviti

1.

Kenalpasti buku/judul yang hendak dibuat


permohonan kelulusan Hapuskira

2.

Dokumen sokongan yang menyokong permohonan


kelulusan Hapuskira

3.

7 salinan Borang KEW 300V dilengkapkan

4.

7 salinan Borang KEW 300V ditandatangi oleh


Pengetua/Guru Besar, PK HEM dan Guru SPBT

5.

6 salinan KEW 300V dan dokumen sokongan dihantar


ke JPNK

6.

Kelulusan Hapuskira diterima

7.

Buku stok dikemaskini

zainolspbt
SPBT DI SEKOLAH

Tandakan( / )

FAIL MEJA PENGURUSAN

You might also like