CARABINEROS DE CHILE

DIRECCIÓN DE EDUCACIÓN, DOCTRINA E HISTORIA

MANUAL DE FUNCIONES Y TAREAS

OFICINA REGISTRO CURRICULAR

2013

1
 Índice

Pág.

Título I : Generalidades y Definiciones 3

Capítulo I : De la definición 3
Capítulo II : De otras definiciones asociadas al Manual 4

Título II : Misión de la Oficina de Registro Curricular 8

Capítulo III : De la misión 8
Capítulo IV : De la función 8

Título III : Organización y Funcionamiento 8

Capítulo V : De la dependencia 8
Capítulo VI : De las funciones y tareas 9
Capítulo VII : De personal correspondiente al nivel operativo 16
Párrafo I: Del asistente de la Oficina de Registro 16
Curricular
Párrafo II: Del Encargado de Certificaciones, Títulos 18
y Grados
Capítulo VIII : Otras tareas y funciones de la Oficina de Registro 19
Curricular

Título IV : De la Emisión de Certificados, Estampillas y Disposición de 24

Fondos
Capítulo IX : De la emisión de certificados 24
Capítulo X : De las estampillas 26
Capítulo XI : De los dineros recaudados por concepto de venta 26
de estampillas

Título V : Disposiciones Finales 27

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 Manual de Funciones y Tareas Oficina Registro
Curricular

TÍTULO I : GENERALIDADES Y DEFINICIONES

Capítulo I : De la Definición

Artículo 1º: La Oficina de Registro Curricular es una unidad técnica de apoyo

a la función académica desarrollada por los planteles
educacionales, centros de capacitación u otros entes
institucionales responsables del desarrollo o tuición de procesos
académicos, formales o informales, en relación con el registro de
todas las actividades curriculares realizadas por los alumnos
durante su proceso de formación, especialización,
perfeccionamiento y capacitación respectivamente, desde el
momento de su incorporación hasta la obtención del título
profesional, especialidad o certificación respectiva.

Artículo 2°: El presente Manual tiene como objetivo determinar las funciones y
tareas que permitan el cabal cumplimiento de la función global de
registro curricular y, definir, claramente, los estamentos y
personas que intervienen en las distintas tareas que se deben
llevar a cabo en esta Unidad. Para ello, establece normas básicas
y orientaciones respecto al quehacer, estructura y la descripción
de funciones al interior de la Unidad de Registro Curricular.

Artículo 3°: El ordenamiento de la documentación respaldatoria, tanto de la

exigida como requisito en el proceso de admisión como del
seguimiento de los procesos académicos de los alumnos, facilitará
la construcción de un respaldo de la situación y condiciones
académicas de todo estudiante que forme parte de los planteles
educacionales, tanto en el presente como en el pasado, por ello,
permitirá la generación de listados de los cursos impartidos por
esta institución, actas de notas, certificados académicos,
certificados y diplomas de título, historia académica individual de
los alumnos, planes de estudio y toda otra información de su
responsabilidad que le sea solicitada por la Subdirección
Académica.

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Capítulo II : De otras Definiciones Asociadas al Manual

Artículo 4°: Para efectos del presente Manual, se entenderá por:

A. Actividad Curricular: Conjunto de acciones y experiencias

intencionadas de aprendizaje destinadas a que el alumno
adquiera y aplique conocimientos, desarrolle habilidades,
destrezas y actitudes durante el proceso educacional que
curse.

B. Asignatura Núcleo: Actividad Curricular que consiste en un

conjunto de unidades programáticas troncales incorporadas
en el Plan de Estudio, que puede ser de carácter teórica,
teórico – práctica, práctica y/o laboratorio.

C. Taller o Seminario: Actividad curricular considerada en el

plan de estudio y que complementa el desarrollo de alguna
asignatura núcleo y que se encuentra asociada a ésta. Para
todos los efectos, la evaluación del taller forma parte del
promedio general de la asignatura núcleo, no pudiendo
superar una ponderación del 20% de la nota semestral.

D. Programa de Asignatura: Documento escrito con validez

oficial que establece: Identificación, descripción,
competencias y subcompetencias del perfil de egreso
asociadas a la asignatura, unidades temáticas, contenidos,
metodología, evaluación y bibliografía.

E. Plan y Programas de Estudio: Documento escrito con

validez oficial que expresa la descripción del curso, las
competencias del perfil de egreso, la malla curricular, la
codificación de las asignaturas, el modo de organización de
las actividades curriculares y las temporalidades de cada
una de ellas, en cuanto a su carga horaria semanal,
semestral, anual y progresión en el tiempo y los programas
de asignatura, que un alumno debe cursar y aprobar
íntegramente para optar al título profesional, de nivel técnico
superior, post grado, especialidad o certificación
correspondiente.

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F. Requisito: Se considera requisito toda actividad curricular
que debe ser previamente aprobada y que es exigida al
alumno para cursar determinadas actividades curriculares.

G. Procesos Educacionales: Según lo establece el Sistema

Educacional de Carabineros de Chile, los procesos
educacionales que, según corresponda, atienden los
diferentes planteles educacionales de Carabineros de Chile
son: Formación, Perfeccionamiento, Especialización y
Capacitación.

H. Modalidades de Estudio: Según lo establece el Sistema

Educacional de Carabineros de Chile, las modalidades
educacionales que pueden adoptar los procesos
educacionales son: presencial, semi presencial y no
presencial.

I. Calendario Académico: Documento que contiene la

planificación anual de todas y cada una de las actividades
curriculares, emanado de la Dirección del plantel
educacional, que establece las temporalidades para la
ejecución de las actividades académicas que se
desarrollarán durante el año lectivo.

J. Egresado: Alumno(a) que ha cursado y aprobado todas las

actividades curriculares establecidas en el Plan de Estudio
de una carrera y está en condiciones de iniciar su proceso
de titulación para la obtención de un título, especialidad o
grado académico, según lo establezca el plan de estudios
respectivo. Para estos efectos, el proceso de titulación se
compone de: práctica profesional o de especialidad;
seminario de título o de especialidad; o tesis de grado y
defensa, según corresponda.

K. Titulado: Oficial que ha dado cumplimiento a todos los

requisitos académicos referidos al proceso de graduación o
titulación que cada Plan de Estudio determine y a los
requisitos administrativos establecidos para la obtención del
grado académico, especialidad o título respectivo.

L. Carpeta de Antecedentes Personales: Corresponde

físicamente a una carpeta en donde deberán de ser
5
 guardados y conservados todos los antecedentes
personales y académicos del alumno. Este expediente debe
contener, a lo menos:

- Certificado de Nacimiento (en original)

- Fotocopia cédula de identidad.
- Fotocopia Pasaporte (Becarios)
- Fotocopia TIPCAR
- Ficha Personal con foto digitalizada
- Exámenes de Repetición
- Concentración de Notas que le otorga la calidad de
egresado
- Inscripción de Seminario de Título
- Proyecto de Seminario de Título
- Pautas de Evaluación Prácticas Policiales
- Pauta Evaluación Práctica Profesional I y II, cuando
corresponda
- Pauta Evaluación Grupal Seminario de Título o Tesis
de Grado (Profesor Guía)
- Pauta Evaluación Individual Seminario de Título o
Tesis de Grado (Profesor Guía)
- Pauta Evaluación Seminario de Título o Tesis de Grado
(Profesor Informante)
- Pauta Coevaluación Seminario de Título o Tesis de
Grado (profesor Guía), cuando corresponda.
- Autorización de Empaste del Seminario de Título o
Tesis de Grado (Profesor Guía)
- Acta de Recepción del Seminario de Título o Tesis de
Grado
- Solicitud de modificaciones al tema de Seminario de
Título o Tesis de Grado, cuando corresponda
- Instrumento de Evaluación Defensa de Título o Grado
(de cada uno de los integrantes)
- Acta de Calificación Defensa de Título o Grado
- Resolución de eliminación de alumnos, si corresponde
- Licencias Médicas, en caso que éstas respalden
situaciones de excepción académica
- Otros, según corresponda

M. Expediente de Titulación: Carpeta de antecedentes

personales que contiene todos los documentos, en original,
6
 que respaldan el proceso de titulación, se elabora al final del
proceso educacional y debe ser remitida a la Oficina de
Certificaciones, Títulos y Grados Académicos, con el
propósito que verifique el cumplimiento de todos los
requisitos para la obtención del título o grado académico,
antes de proceder a la elaboración de la resolución para
firma del Director del plantel educacional respectivo. El
expediente de titulación debe contener:

- Boletín de Notas para Titulación (Concentración de

notas que da cuenta de haber cursado y aprobado
todas las actividades curriculares contempladas en el
respectivo Plan de Estudio.
- Pauta de Evaluación de la Práctica Profesional I y II
- Acta de Nota Práctica Profesional
- Acta de Nota Seminario de Título o Tesis de Grado
- Acta de Nota Defensa de Título o Grado
- Acta de Nota Final de Título o Grado Académico
- Certificado de Nacimiento
- Concentración de Notas de Enseñanza Media, (para
obtención de título profesional)
- Resolución que otorga el título, grado o certificación
correspondiente.

El expediente de titulación debe ser conservado, con toda la

documentación, en un archivo que para estos efectos
generará el Encargado de Certificaciones, Títulos y/o Grados
Académicos.

El expediente de titulación con toda la documentación

respaldatoria es condición sine qua non para la entrega de la
certificación, título o grado o respectivo.

N. Título en Trámite: Condición que asume el alumno durante

el período de tiempo que media entre haber dado
cumplimiento a todas las disposiciones reglamentarias para
la obtención del título o grado académico y el momento en
que se dicta la resolución respectiva y se le entrega
oficialmente el Diploma y Certificado de Título o Grado
respectivo. Esta condición, a petición del interesado, puede
ser certificada por el plantel.

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TÍTULO II: MISIÓN DE LA OFICINA DE REGISTRO CURRICULAR

Capítulo III : De la Misión

Artículo 5º: Las Oficinas de Registro Curricular tienen como misión:

a) Mantener al día y documentado el registro histórico de los

procesos académicos, tanto del registro individual, de
rendimiento, de práctica, del proceso de titulación y de
planes y programas de estudios de los cursos que se
imparten en los diferentes planteles educacionales
institucionales o que son de tuición académica de éstos y,
todo otro registro y/o dato que se estime conveniente llevar
para el conocimiento y control académico.

b) Preparar certificaciones y documentos, fundados en

antecedentes curriculares registrados y debidamente
validados.

Capítulo IV : De la Función de la Oficina de Registro Curricular

Artículo 6º: Las Oficinas de Registro Curricular realizarán funciones

relacionadas con la obtención, registro y procesamiento de la
información en las distintas etapas del proceso educacional
respectivo, para todos los procesos académicos que se
desarrollen en los planteles educacionales de Carabineros de
Chile.

TÍTULO III: ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO

Capítulo V: De la Dependencia

Artículo 7°: La Oficina de Registro Curricular depende, orgánica y

funcionalmente, de la Subdirección Académica y su función
comienza a partir del ingreso del alumno a un programa
educacional, independientemente de su condición de formación,
especialización, perfeccionamiento o capacitación.

Artículo 8°: La Oficina de Registro Curricular está a cargo de un jefe, quien es

responsable de planificar y gestionar los procesos inherentes al
control y registro curricular de los programas de estudio impartidos
por los planteles educacionales institucionales y, además, velar
8
 por el cabal cumplimiento del presente Manual de Funciones y
Tareas.

Artículo 9º: Para asumir la jefatura de la Oficina de Registro Curricular, se

debe cumplir con los siguientes requisitos:

- Civil u Oficial Superior ® de Carabineros, con experiencia en el

ejercicio y desempeño de funciones vinculadas a la gestión
académica y/o docente, en Planteles Educacionales
Institucionales
- Título profesional en el ámbito de la pedagogía
- Deseable post grado en el área de la Gestión Educacional
- Experiencia en la gestión de procesos académicos de formación
en instituciones de educación superior
- Dominio a nivel de usuario experto de Microsoft Office

Capítulo VI: De la Funciones y Tareas

Artículo 10°: Las funciones y tareas que debe cumplir la Oficina de Registro
Curricular son:

- Mantener el registro histórico y actualizado completo de los

Planes y Programas de Estudio de los cursos y o cualquier
proceso educacional que se imparta bajo la responsabilidad del
Plantel Educacional Institucional, cautelando su integridad física y
su respaldo digitalizado.

- Recepcionar y llevar archivo histórico y actualizado de las

Órdenes Generales que aprueban los procesos educacionales de
Formación, Perfeccionamiento, Capacitación y/o Especialización y
otros establecidos por el Alto Mando y que sean de su
responsabilidad o tuición académica, en conjunto con los Planes
de Estudio correspondientes, debidamente visados por la
autoridad competente.

- Mantener registro histórico actualizado de las actas de notas

semestrales, libros de clases, actas de exámenes finales,
expedientes de titulación y registro de títulos profesionales, de
grados académicos, especialización, perfeccionamiento y/o
capacitación.

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- Cautelar el estricto cumplimiento de las normas y exigencias
curriculares y del régimen de estudio de los alumnos y docentes.

- Preparar certificaciones y actas de todas las actividades

curriculares desarrolladas en el Plantel Educacional.

- Preparar y visar (consignar su V° B°) en toda documentación

requerida por los alumnos y ex alumnos para certificar procesos
académicos realizados y aprobados y que debe firmar el
Subdirector Académico.

- Requerir de la Oficina de Admisión, al inicio de todo proceso

académico, los antecedentes respaldatorios, en original, que
certifiquen que el alumno ha dado cumplimiento a todos los
requisitos de ingreso a un determinado programa o actividad
curricular.

- Controlar todos los antecedentes registrados del proceso

educativo.

- Mantener archivo, físico y computacional, de toda la información

académica relativa a cada uno de los Programas de Formación,
Especialización Perfeccionamiento y Capacitación, que se
desarrollen o que sean de tuición académica del Plantel
Educacional respectivo.

- Registrar y mantener actualizada toda la documentación oficial

relativa a su área.

- Mantener actualizados y bajo custodia las actas de calificaciones,

libros de clases, registros del proceso curricular de los diferentes
cursos impartidos por el plantel educacional, calendario
académico oficial, informes oficiales de prácticas policiales en
terreno y registro de antecedentes académicos de oficiales
egresados de los diferentes cursos, tanto nacionales como
becarios, con el propósito de emitir certificaciones y de respaldo
como documentación oficial para los procesos de evaluación.

- Llevar carpetas individuales para cada alumno de los Cursos de

Formación, Especialización, Perfeccionamiento y/o Capacitación,
con la finalidad de conservar ficha con foto digitalizada y

10
 antecedentes personales, concentración de notas, exámenes de
repetición, certificado de nacimiento, fotocopia de TIPCAR y
cédula de identidad y todo otro antecedente que acredite el
cumplimiento de los requisitos, tanto para su incorporación al
curso respectivo como de aquellos que certifican el haber dado
cumplimiento a todas las exigencias para su aprobación. (Artículo
4°, letra K)

- Incorporar en los expedientes individuales las notas obtenidas por

los alumnos en cada semestre académico, en los Cursos de
Formación, Perfeccionamiento, Especialización y/o Capacitación,
según corresponda, que evidencian el cumplimiento y aprobación
de todas las actividades curriculares de los programas que se
desarrollan en el plantel educacional y que fueran certificados por
éste.

- Mantener el historial académico actualizado de los alumnos

egresados de todos los cursos que se imparten en el Plantel
educacional respectivo o de aquellos sobre los cuales tiene tuición
académica.

- Preparar, al inicio de cada semestre lectivo, los libros de clases

con las asignaturas a impartir, para el registro de contenidos,
asistencia y firma de los docentes.

- Revisar, diariamente, los libros de clases, para verificar la

asistencia de los docentes, dejando constancia en el mismo libro
de clases de la inasistencia e informando a la Coordinación
Académica la situación que presenta el docente.

- Revisar las calificaciones semestrales obtenida por los alumnos

en cada una de las actividades curriculares cursadas durante el
semestre con sus respectivas ponderaciones, sellando los
resultados finales obtenidos.

- Confeccionar las planillas de calificaciones por escuadrón y

promoción para los Programas de Formación, Especialización,
Perfeccionamiento y otros que lo requieran.

11
- Digitar y emitir diplomas y certificados de título, post grado,
especialización y perfeccionamiento que las normas de
funcionamiento indiquen y que la Dirección del Plantel autorice.

- Mantener registro histórico y actualizado de las calificaciones

obtenidas por los alumnos en las diferentes actividades
curriculares que desarrollan

- Informar, a través de resolución del plantel, una vez finalizado los

procesos educacionales, los alumnos que cumplieron con dicho
proceso, para la tramitación de los nombramientos, grados
académicos, titulación, perfeccionamiento y/o especialización,
según corresponda.

- Llevar el registro, actualización, mantención, conservación y

custodia de todo documento entregado por el alumno y que debe
formar parte de su expediente individual.

- Cautelar el cumplimiento de las disposiciones reglamentarias

vigentes referidas a los procesos académicos que se imparten en
plantel educacional o bajo la tuición de éste.

- Prepara los expedientes de titulación, conteniendo toda la

información respaldatoria que avala la entrega del título de nivel
técnico superior, título profesional, grado académico,
perfeccionamiento, especialización y/o certificación respectiva,
según corresponda. Los documentos de índole educacional deben
ser en original.

- Llevar actualizado el Registro de Título, Grados Académicos,

Especialidades, Perfeccionamiento y Certificaciones entregadas
por el plantel educacional institucional. En el caso de la Escuela
de Carabineros éste deberá hacerse según las normas
establecidas en el Instructivo de Titulación del Oficial de
Carabineros.

- Auditar, al final de cada semestre, las actividades curriculares

realizadas bajo su responsabilidad, a objeto de cerrar los
semestres con todas las actividades planificadas con su
respectiva evaluación final, sin alumnos con situaciones
pendientes.

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- Coordinar con la Subdirección Académica y Coordinación de
Gestión Académica los calendarios de registro de evaluaciones.

- Elaborar, conservar y suministra a otras dependencias del plantel

educacional institucional los datos estadísticos que le sean
solicitados, tanto actuales como históricos.

- Generar cómputos, promedios, boletines de notas, carga

académica, índice académico, índice de eficiencia, promedios
ponderados y absolutos por egresado y todo otro cálculo que
permita realizar análisis de los procesos educacionales
ejecutados.

- Registrar en el expediente individual los retiros voluntarios o

bajas de los alumnos. Debe llevar un registro pormenorizado por
promoción de esta instancia académica.

- Llevar al día, el registro histórico de alumnos, con su condición

académica actualizada.

- Cautelar que las actas de notas finales y otros documentos del

proceso académico se encuentran debidamente firmadas por las
autoridades y/o docentes responsables de la información que se
consigna. Esta situación es especialmente válida para toda la
documentación referida al proceso de obtención del título
profesional, técnico de nivel superior o grado académico.

- Atender y asesorar a los estudiantes, docentes y cualquier

persona que requiera información y que sea de su competencia.

- Velar por el estricto cumplimiento de las normas y reglamentos

establecidos para la ejecución de los procesos académicos.

- Proponer al Subdirector Académico la documentación

(Resoluciones, Oficios, Actas, Certificados y Constancias)
debidamente procesada y consignado su V° B°, para la firma de
éste o del Director del Plantel.

- Revisar, al término de cada proceso lectivo, que todos los

alumnos en proceso tengan su situación académica cerrada y que
no existen situaciones pendientes.
13
- Informar a la Subdirección Académica los alumnos que registren
situaciones pendientes y a los cuales no se les pueda cerrar el
semestre o curso.

- Requerir, al término de cada proceso lectivo, al Cuarto Escuadrón

de Práctica y Titulación y a la Oficina de Investigación y Extensión
o a la instancia que corresponda en el plantel educacional, toda la
documentación referida a los alumnos y Oficiales que se
encuentran en proceso de obtención del título profesional, post
grado, título de técnico de nivel superior o especialidad según
corresponda.

- Preparar toda la documentación referida a la Defensa de Título,

de Especialidad o de Grado Académico que deben realizar los
alumnos para la obtención del título de técnico de nivel superior,
título profesional, especialidad o grado académico, según
corresponda.

- Proponer para firma del Director del plantel educacional, la

resolución de los alumnos en proceso de titulación, la obtención
de especialidad o de grado académico, que reprobaron la
actividad curricular, dejando constancia de ello en el expediente
individual de cada alumno y remitiendo copia a la unidad
respectiva a la cual pertenece, sin perjuicio de las Altas
Reparticiones que deben ser informadas.

- Ejecutar el proceso de homologación o convalidación de

asignaturas o título profesional, cuando el ingreso a un programa
o curso, reconozca estudios previos realizados en planteles
educacionales institucionales o extra institucionales, según
corresponda, incorporando al expediente individual del alumno
todos los documentos, en original, requeridos para este proceso,
incluida la resolución que formaliza dicho reconocimiento por vía
convalidación u homologación de asignaturas o título profesional.

- Elaborar y proponer, para firma del Director del plantel

educacional la resolución de reconocimiento de la convalidación u
homologación y autoriza la incorporación del alumno, por esta vía,
a un determinado curso o programa educacional.

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- Organizar la Oficina a su cargo, estableciendo y velando por el
cumplimiento del Manual de Funciones y Tareas de la Oficina de
Registro Curricular y otros reglamentos que rigen para la unidad.

- Asesorar y apoyar a la Subdirección Académica y Coordinación

Gestión Académica en todas las materias de su competencia.

- Atender y dar respuesta a los requerimientos académicos –

curriculares de su jefatura, estudiantes, docentes, las unidades
académicas docentes y administrativas, a nivel de plantel como
institucional y recurrentes externos.

- Confeccionar solicitudes presupuestarias u otros requerimientos

asociados a la utilización de fondos de la Unidad, para su
autorización por parte de la Subdirección Académica.

- Llevar un registro detallado de los documentos recepcionados y

enviados por la Unidad a otros estamentos del plantel.

- La Escuela de Carabineros será responsable del registro

académico y de la certificación de los procesos educacionales
referidos a los Curso de Perfeccionamiento NP1 y NP2 del
Personal de Nombramiento Supremo. La Escuela de Suboficiales
en lo que respecta a estos niveles para el Personal de
Nombramiento Institucional. La Academia de Ciencias Policiales
será responsable del registro académico y certificación del Curso
de Perfeccionamiento NP4 del Personal de Nombramiento
Supremo. Lo anterior, sin perjuicio que, cuando se implementen y
dicten otros cursos, referidos a otros niveles de
perfeccionamiento, en modalidad semi presencial o no presencial,
por parte del Centro de Perfeccionamiento de Carabineros
(CENPECAR), éste deberá también remitir, al término de cada
proceso, al plantel educacional que corresponda, los
antecedentes que acreditan la aprobación del curso respectivo.
Para ello, será responsabilidad del Centro de Perfeccionamiento
de Carabineros (CENPECAR), remitir a estos planteles
educacionales, al término de cada proceso, todos los
antecedentes que respaldan la entrega de la certificación
correspondiente por parte de éstos.

15
 - Ejecutar cualquier otra actividad o función que le sea
encomendada en el ámbito de su gestión por la Dirección o
Subdirección Académica del plantel.

Capítulo VII: Del Personal correspondiente al Nivel Operativo

Artículo 11º: El nivel operativo de la Oficina de Registro Curricular estará

conformado por personal de apoyo, el que considera, a lo menos,
un asistente y un Encargado de Certificaciones, Títulos y Grados:

Párrafo I: Del Asistente de la Oficina de Registro Curricular

El asistente Oficina Registro Curricular, que podrá ser civil u

Oficial de Secretaría de Carabineros, con experiencia en el
ejercicio y desempeño de funciones vinculadas a la gestión
académica y/o docente, en planteles educacionales
Institucionales, que cumpla con los siguientes requisitos:

- Dominio a nivel de usuario experto de Microsoft Office

(Word, Excel, Power Point y Base de Datos)

- Manejo de las habilidades comunicativas orales y escritas

- Uso de un lenguaje acorde a una institución de educación

superior, en su relación con las jefaturas, Académicos,
Alumnos, Oficiales Alumnos y toda persona con la que deba
interactuar en el desempeño de su trabajo.

- Capacidad de adecuarse a una institución jerarquizada.

- Poseer formación técnica en el área de la gestión académica

administrativa

Entre las funciones que deberá desempeñar se señalan:

- Preparar certificaciones que el alumno solicite (alumno

regular, concentración de notas, planes de estudio,
programas de asignatura, entre otras), conforme a los
Planes de Estudio cursados y aprobados por éste, fundados
en antecedentes registrados en la base de datos existente,
referidos a los Cursos de Formación, Especialización,

16
 Capacitación y/o Perfeccionamiento de responsabilidad del
Plantel Educacional respectivo.

- Organizar, ejecutar y registrar todas las acciones necesarias

en materia de ingreso de alumnos, control de registro
curricular y egreso de alumnos.

- Organizar, supervisar y ejecutar los procesos administrativos

de apoyo a las actividades académicas al inicio y término de
cada periodo lectivo, incluyendo la elaboración de los
materiales técnicos indispensables en cada oportunidad
(libros de clases y actas de exámenes).

- Mantener la uniformidad y calidad que demandan los

resultados exigidos.

- Archivar documentación recibida y enviada.

- Mantener física y computacionalmente actualizados toda la

información académica de cada uno de los actores del
proceso educativo, relativa a cada uno de los Programas de
Formación, Especialización, Perfeccionamiento y
Capacitación que el Plantel Educacional desarrolla.

- Ejecutar todas las tareas que se le soliciten, de acuerdo a

instrucciones impartidas por el Jefe de la Oficina de Registro
Curricular y que sean del ámbito de su competencia.

- Registrar, administrar y archivar la información académica y

curricular relativa a los alumnos.

- Velar por el cumplimiento de las normativas académicas y

docentes vigentes, establecidas en cada Plan de Estudio.

- Apoyar la gestión de las jefaturas mediante la búsqueda de

información que permita realizar estudios estadísticos
solicitados.

- Llevar el registro histórico de los alumnos, separados por

programa, con el estado académico actual de cada uno de
ellos.
17
 - Mantener actualizados y en constante operación los
servicios computacionales de apoyo administrativo al
Sistema Curricular.

Párrafo II: Del Encargado del Registro de Certificaciones, Títulos y

Grados

El Encargado del Registro de Certificaciones, Títulos y

Grados, podrá ser civil u Oficial de Secretaría de Carabineros,
con experiencia en el ejercicio y desempeño de funciones
vinculadas a la gestión académica y/o docente, en planteles
educacionales Institucionales, que cumpla con los siguientes
requisitos:

- Dominio a nivel de usuario experto de Microsoft Office

(Word, Excel, Power Point y Base de Datos)

- Manejo de las habilidades comunicativas orales y escritas

- Uso de un lenguaje acorde a una institución de educación

superior, en su relación con las jefaturas, Académicos,
Alumnos, Oficiales Alumnos y toda persona con la que deba
interactuar en el desempeño de su trabajo.

- Poseer formación técnica o experiencia laboral en el área de

la gestión académica administrativa

Entre las funciones que deberá desempeñar se señalan:

- Llevar registro de certificaciones, títulos y/o grados

académicos, históricos y actualizados, otorgados por el
plantel educacional respectivo. En lo que corresponde a la
Escuela de Carabineros éste deberá elaborarse según lo
establecido en el Instructivo para la Titulación del Oficial de
Carabineros.

- Preparar las resoluciones y mantener registro histórico y

actualizado de éstas, que otorgan la certificación, título de
nivel técnico superior, título profesional y/o grado académico,
según corresponda al plantel educacional Institucional.

18
 - Cautelar que todos los expedientes de título de los alumnos
u Oficiales que han accedido a certificación, título de nivel
técnico superior, título profesional o post grado se
encuentren con toda la documentación respaldatoria, en
original, que sustenta académicamente el otorgamiento de la
certificación respectiva.

- Elaborar y visar los certificados que acreditan la obtención

de una certificación, título de nivel técnico superior, título
profesional o post grado que deben ser firmados por el
Director del plantel educacional.

- Auditar el cumplimiento de todos los requisitos curriculares

de cada programa de estudio, con el fin de visar los
expedientes de titulación entregados por la Oficina de
Registro Curricular, sin perjuicio de verificar la
documentación que respalda el haber dado cumplimiento de
todos los requisitos de ingreso al curso o programa.
- Llevar registro histórico y actualizado de los expedientes de
titulación, cautelando que éstos cuenten con toda la
documentación e información necesaria para la obtención
del título de nivel técnico superior, título profesional, grado
académico, especialidad o certificación.

- Ejecutar las tareas que le sean solicitadas por la

Subdirección Académica y que sean de su competencia.

Capítulo VIII: Otras Tareas y Funciones de la Oficina Registro Curricular

Artículo 12º: Antes del Inicio de los Procesos Académicos

- Abrir expediente individual con información personal de los

alumnos que se incorporan a los cursos impartidos por el
plantel educacional u otra Repartición o Departamento bajo
su tuición, que incluye, a lo menos:

o Ficha individual, con foto digitalizada

o Fotocopia Cédula de Identidad
o Certificado de nacimiento en original
o Fotocopia de TIPCAR.

19
 o Original de Licencia de Enseñanza Media que permita
prosecución de estudios superiores (se excluye la
licencia de Enseñanza Media con fines laborales)
o Todo otro documento que dé cumplimiento a los
requisitos de ingreso al programa o curso, en original.

- Verificar el cumplimiento de los documentos en original

requeridos en el proceso de admisión y solicitando, a la
brevedad, que los alumnos integren aquellos que faltan.

- Preparar los libros de clases para los diferentes cursos o

programas (Formación, Especialización, Perfeccionamiento
y/o Capacitación, según corresponda al plantel educacional
institucional) conforme a los respectivos Planes de Estudio
vigentes. Para ello, deberá confeccionar visores (aletas) con
el nombre completo de cada asignatura, correspondiente al
semestre, sin abreviaturas, considerando el orden
secuencial del Plan de Estudio y nombre completo del
docente que la imparte.

- Pegar en la contratapa inicial de cada libro de clases, las

instrucciones del correcto llenado del libro, visada por el
Subdirector Académico del plantel educacional.

- Adosar en la contratapa final el correspondiente Plan de

Estudio.

- Cada libro de clases deberá contener, al inicio de éste y en

cada asignatura el listado de los alumnos que integran el
curso, con nombre completo y ordenado alfabéticamente
por apellido paterno. Los listados de alumnos son
incorporados, en el libro de clases, por el Comandante de
Sección o de Escuadrón, según corresponda, al inicio de
cada semestre, quien deberá cautelar que éstos
correspondan exactamente a como están registrados en el
Certificado de Nacimiento.

- Enviar el libro correspondiente a cada curso, a los

Comandantes de Escuadrones.

20
Artículo 13º: Durante el Desarrollo de los Procesos Académicos

- Confeccionar planillas con el listado de los alumnos y las

evaluaciones obtenidas en las asignaturas del Plan de
Estudio correspondientes al semestre lectivo, a objeto de
llevar registro del desarrollo académico de éstos.

- Revisar los libros de clase en forma periódica

(quincenalmente), vaciando las evaluaciones consignadas
por los docentes en las planillas creadas para esta finalidad.

- Requerir que diariamente los Comandantes de Sección o de

Escuadrón, notifiquen la ausencia de los docentes al
desarrollo de las clases.

- Revisar quincenalmente los libros de clases para verificar

que los docentes consignan su asistencia con su firma,
registran la asistencia de los alumnos y los contenidos
desarrollados en cada sesión de clases.

- Informar a la Subdirección Académica, en forma permanente

y oportuna, la inasistencia de los docentes a las clases
programadas, como de aquellos docentes que incumplen
con el registro de asistencia, evaluaciones y/o contenidos en
los libros de clases.

- Registrar bajas de alumnos y sus causales.

- Visar los programas de asignatura, certificados de

concentraciones de notas finales o parciales o cualquier otro
tipo de certificación que los alumnos soliciten, cautelando
que efectivamente correspondan al plan de estudio y de las
notas obtenidas por el alumno en las actividades curriculares
cursadas y aprobadas en su proceso académico.

- Establecer procedimiento para la rectificación de notas en

los libros de clases, una vez que éstas han sido selladas y
traspasadas a los archivos institucionales.

- Informar a los Jefes de Sección, de Escuadrón y Docentes

que cualquier modificación que se realice a las evaluaciones
21
 en los libros de clases, una vez que éstas han sido selladas,
será responsabilidad de estos estamentos el informar a la
Oficina de Registro Curricular con razones fundadas de su
cambio, para que autorice la modificación.

- Elaborar las resoluciones de concesión de títulos,

homologaciones y convalidaciones, dejando una copia en el
expediente individual de los alumnos.

- Atender las peticiones de solicitudes requeridas por los

alumnos, explicando el llenado de los formularios, el costo
de derechos y/o estampillas, tramitarlas y registrarlas en el
libro de entrega respectivo para su control.

- Elaborar y regularizar las resoluciones históricas de

titulación, homologación y convalidación.

- Determinar y solicitar los requerimientos de material e

insumos necesarios y suficientes para el normal
funcionamiento de la Oficina de Registro Curricular.

Artículo 14º: Al Finalizar los Procesos Académicos

- Recepcionar los libros de clases, vaciando las calificaciones

finales y sellando el registro.

- Auditar los libros de clases, cautelando que no existan

alumnos con situaciones de evaluación pendientes.

- Incorporar a la carpeta de los alumnos los exámenes de

repetición en los casos que corresponda.

- Proceder a la determinación de la antigüedad de los

alumnos.

- Recibir, registrar y mantener la información académica sobre

la finalización de los cursos impartidos, tales como notas de
aprobación, cantidad de alumnos que pasan a exámenes de
repetición, cantidad de alumnos reprobados, otros.

- En caso de término del proceso educacional, confeccionar el

expediente de titulación de los alumnos.
22
Artículo 15º: Proceso de Titulación

- El proceso de titulación comienza cuando el alumno(a) ha

cursado y aprobado todas las actividades curriculares
establecidas en el Plan de Estudios respectivo, adquiriendo
la calidad de egresado.

- Elaborar las nóminas por promoción, de los alumnos que

cumplen con la condición de egresados y están en
condiciones de iniciar el proceso de titulación.

- Incorporar en el expediente individual del alumno la

Inscripción y Proyecto del Seminario de Título, de
Especialidad o Tesis de Grado, según corresponda,
registrando en el archivo histórico de alumnos su condición
de ‘en proceso de titulación’.

- Archivar en la carpeta individual del alumno, las actas de

evaluación del profesor guía e informante, del seminario de
título o tesis de grado, según corresponda. Además, debe
incorporar el Acta de Evaluación Final del Seminario de
Título o Tesis de Grado, debidamente firmadas por los
docentes que intervinieron en el proceso, sin perjuicio de los
otros documentos que evidencian la realización de un
proceso de titulación ajustado a las exigencias de las
instituciones de educación superior.

- Elaborar la relación de alumnos que, habiendo aprobado el

seminario de título, especialidad o tesis de grado, se
encuentran en condiciones de presentarse a la defensa de
título, especialidad o grado académico.

- Instruir al secretario de la Comisión de defensa de título,

especialidad o grado académico, respecto de la elaboración
de los documentos que formalizan la rendición de la
defensa, tanto de su aprobación como reprobación, como de
los formularios establecidos para este proceso.

- Requerir, al término de cada sesión de defensa, al

Secretario de la Comisión, los documentos que sirven de
registro y evidencia del proceso académico realizado.

23
 - Elaborar los expediente de titulaciones individuales,
conteniendo toda la información que avala que el alumno ha
dado cumplimiento a todas las instancias académicas para
la obtención del título, especialización o grado académico.

- Elaborar la Resolución que concede el título, especialidad o

grado académico, para firma del Director del plantel
educacional respectivo, con distribución a todos los
estamentos institucionales y extra institucionales que
corresponda, entre otros, unidad de destinación del alumno,
Dirección Nacional de Personal, Registro Civil e
Identificación (Registro Nacional de Profesionales),
expediente individual del alumno, archivo Registro Curricular
de Certificaciones, Títulos o Grados Académicos.

TÍTULO IV: DE LA EMISIÓN DE CERTIFICADOS, ESTAMPILLAJE

Y DISPOSICIÓN DE FONDOS

Capítulo IX: De la Emisión de Certificados

Artículo 16º: La emisión de certificados referidos a procesos educacionales en

curso es responsabilidad de la Oficina de Registro Curricular y, los
que acreditan la obtención de certificación de cursos u obtención
de título, especialidad o grado académico es responsabilidad de la
Oficina de Certificaciones, Título o Grados.

Artículo 17°: Las certificaciones, según corresponda, serán extendidos sobre

la base de la información registrada y validada por estos
estamentos y deberán ser visados con su media firma, asumiendo
la responsabilidad de la información que en ellos se consigne.

Artículo 18°: Los certificados de cualquier índole referidos a procesos

académicos en curso, llevarán la firma del Subdirector Académico
del plantel. Los correspondientes a certificación de cursos, títulos,
especialidades o grado académico llevarán la firma del Director
del plantel educacional respectivo.

Artículo 19°: Los certificados emitidos por cualquier plantel educacional sólo
pueden ser extendidos y firmados por los estamentos y
autoridades explicitadas en el Art. 17° y 19° del presente Manual.

24
Artículo 20°: Toda certificación extendida por el plantel educacional podrá tener
costo para el recurrente; si así fuera el caso, éste será
determinado, anualmente, a través de Resolución, por cada
plantel educacional.

Artículo 21°: En el caso de los planteles educacionales que opten por cobrar
por la emisión de certificados, para efectos de control, cada
certificado deberá llevar estampillas anuladas, por un valor
equivalente al cancelado para su extensión.

Artículo 22°: Se exime de este pago, la extensión de certificados que

corresponden a alumno regular para impetrar beneficio de carga
familiar, los que serán sin costo para el usuario. Esta eximición es
válida para todos los planteles educacionales institucionales.

Artículo 23º: Los certificados emitidos que tienen costo para el recurrente son:
- Diploma de Grado Académico
- Diploma de Título Profesional
- Diploma de Técnico de Nivel Superior
- Diploma de Especialidad
- Certificado de Grado Académico
- Certificado de Título Profesional o Técnico de Nivel Superior
- Certificado de Perfeccionamiento
- Certificado de Especialidad
- Certificado de Título en Trámite
- Certificado de Egreso
- Certificado Concentración de Notas Plan de Estudio
- Certificado de Plan de Estudio cursado
- Programa Asignatura (valor unitario)
- Diploma de Egreso de Becarios
- Certificado de Alumno Regular, para otros fines distintos al
señalado en el Art. 22° del presente Manual.
- Certificado Concentración de Notas (parcial)

Artículo 24°: La Oficina de Registro Curricular deberá tener a la vista del

público recurrente, el listado de certificaciones con los respectivos
valores, en estampillas, a cancelar por su expedición.

Artículo 25°: La Oficina de Registro Curricular y Oficina de Registro de

Certificaciones, Títulos o Grados Académicos, no podrán
presentar para la firma de la autoridad competente, certificados en
25
 los cuales no se encuentren las estampillas correspondientes
debidamente anuladas y adheridas a éste.

Artículo 26°: La venta de las estampillas para cada certificado estará a cargo
de la Caja del respectivo plantel o, en su defecto, del Encargado
de la Oficina de Registro Curricular, quienes deberán extender la
boleta respectiva con indicación del valor exacto cancelado. En
este último caso, la Oficina de Registro Curricular, deberá
mensualmente emitir un informe a la Unidad de Contabilidad y
Finanzas, con los comprobantes de pago (boletas) y los dineros
recaudados por concepto de certificados y/o diplomas.

Artículo 27°: Al momento de retirar el certificado correspondiente, el recurrente

deberá presentar la boleta donde consta el valor cancelado, cuya
fotocopia será conservada en un archivo especial para estos
efectos, por parte de la Oficina de Registro Curricular y/o
Encargado de Certificaciones, Títulos o Grados, según
corresponda.

Capítulo X: De las Estampillas

Artículo 28°: Será responsabilidad de cada plantel educacional institucional,

mantener el stock de estampillas suficiente y necesario, para no
entorpecer la normal expedición de certificaciones por parte de la
Oficina de Registro Curricular y/o Encargado de Certificaciones,
Título y Grados, de los respectivos planteles educacionales.

Artículo 29°: Cada plantel educacional, será responsable de encargar la edición

de las series de estampillas y que éstas presenten los valores
requerido para el estampillaje exacto en los respectivos
certificados.

Capítulo XI: De los Dineros Recaudados por Concepto de Venta de

Estampillas

Artículo 30°: La unidad de Contabilidad y Finanzas, deberá llevar un estricto

control de la venta por concepto de estampillas y de los dineros
recaudados por este concepto.

Artículo 31°: La Unidad de Contabilidad y Finanzas abrirá una cuenta especial

para estos efectos, en donde depositará los dineros recaudados

26
 por este concepto, a través de vale vista a nombre de la Dirección
de Educación, Doctrina e Historia, según reglamentación vigente.

Artículo 32°: Los dineros recaudados por el concepto de venta de estampillas

serán utilizados en conformidad a lo dispuesto por cada plantel
educacional, a través de una resolución, la cual especificará los
diferentes ítemes en los cuales se utilizará, priorizando la
inversión de éstos en la edición de las series de estampillas de
reposición, para la mantención de un stock suficiente y necesario
de éstas, a fin de no entorpecer la entrega de certificaciones a los
solicitantes.

TÍTULO V: DISPOSICIONES FINALES

Artículo 33°: Cualquier situación no considerada en el presente Manual de

Funciones y Tareas de Registro Curricular, será resuelta, en única
instancia por el Director del plantel educacional respectivo, previo
análisis e informe emanado de la Subdirección Académica.

27
 Control Modificaciones al Manual

Revisión Fecha Cambio Efectuado Nombre y Firma Responsable

1a

2ª

3a

28