Republic of the Philippines

Supreme Court
Manila

Sirs/Mesdames:

Quoted hereunder, for your information, is a resolution of the Court

En Banc dated February 16, 2010

“A.M. No. 08-8-7-SC (Re: Rule of Procedure for Small Claims

Cases).- The Court Resolved, upon the recommendation of the Technical
Working Group on the Small Claims Courts Pilot Project, to APPROVE
the -

(a) Amendment of Section 8(d), Rule 141 of the

Revised Rules of Court, with the addition of the following
provision as regards filing fees for frequent filers in small
claims cases:

For small claims cases, only those fees set forth

in this Rule, as amended, shall be collected. If more
than ten (10) small claims are filed by one party in the
court station within the calendar year, an additional filing
fee of P500.00 shall be paid for every claim filed after
the tenth (10th) claim, and an additional P100.00 or a
total of P600.00 for every claim filed after the twentieth
(20th) claim, and another P100.00 or a total of P700.00
for every claim filed after the thirtieth (30th) claim, and
another P100.00 for every tenth additional case
thereafter, progressively and cumulatively, but the total
filing fees shall not exceed P20,000.00. In no case shall
a party pay filing fees of more than P20,000.00 per claim
in a calendar year.

Each party filing a claim shall declare in the

Statement of Claim the number of small claims cases
that party filed in the court station within the calendar
year.
Resolution -2- A.M. No. 08-8-7-SC
February 16, 2010

(b) Addition of the following statement in the

Statement of Claim (Form 1-SCC), particularly between Nos. 6
and 7 thereof:

6-A. In this court station, how many small claims cases

have you filed within this calendar year prior to this
present case? ______________

(Sa court station na ito, pang ilang kaso na itong

isinampa mo sa loob ng kasalukuyang taon? ______)

(c) Two (2) Forms on Information for the Plaintiff

(Form I-SCC-Info) and Information for the Defendant (Form
3-SCC-Info), to wit:

INFORMATION FOR THE Procedure with the Office of the

PLAINTIFF Clerk of Court (OCC) of the place
(the person filing the claim) where you intend to file your
(Kaalaman para sa Naghahabla) claim.
(Bago mo sagutin ang form na ito
1. “SMALL CLAIMS RULE” – is a basahin muna ang mga tagubilin
special procedure where money upang malaman ang iyong mga
claims for P100,000.00 or less are karapatan. Maari ka ring
heard. The process is quick and magtanong, tungkol sa iyong mga
inexpensive; the procedure is karapatan sa Office of the Clerk
simple and informal. of Court [OCC] ng lugar kung
(TUNTUNIN SA PAGSINGIL NG saan mo nais maghain ng reklamo
MALILIIT NA HALAGA – ay ukol sa pagsingil ng maliit na
natatanging pamamaraan sa halaga.)
pagdinig kung saan ang halagang
salapi na sinisingil ay 4. If your case falls under the Small
P100,000.00 o mas mababa. Ang Claims Rule, these are the things
proseso ay simple at hindi you can do at home or in the
pormal.) barangay:
(Kung ang iyong kaso ay nasasaklaw
2. You are the plaintiff. The person ng Tuntunin sa Pagsingil ng Malilit
na Halaga, ang mga bagay na ito ang
you are filing the case against is
maaari mong gawin sa bahay o sa
the defendant. barangay:)
(Ikaw ang Naghahabla. Ang
taong siyang sinampahan ng kaso
ang Hinahabla.) a. GATHER ALL
DOCUMENTS AND
3. Before you fill up this Form, read EVIDENCE PERTINENT TO
these Instructions to know your THE CLAIM.
rights. Or, you may inquire about (TIPUNIN ANG LAHAT NG MGA
your rights and the Small Claims DOKUMENTO AT MGA
Resolution -3- A.M. No. 08-8-7-SC
February 16, 2010

KATIBAYANG SUSUPORTA SA RESOLUTION

IYONG PAGSINGIL.) AUTHORIZING YOU TO
FILE THE CASE, IF YOU
Examples are: (Mga Halimbawa ARE REPRESENTING A
nito:) CORPORATION,
PARTNERSHIP,
• Contract/Agreement COOPERATIVE OR
(Kontrata/Kasunduan) ASSOCIATION.
(PATUNAY NG KALIHIM O
• Promissory Note / Receipts /
RESOLUSYON NG LUPON NA
Affidavit of Witness/es / Other NAGPAPAHINTULOT SA IYONG
Important documents such as KUMATAWAN SA LUPON SA
Check/s or Picture/s PAG SAMPA NG KASO.)
(Katibayan ng Pagkakautang /
Resibo / Sinumpaang Salaysay ng
mga Saksi / Testigo / iba pang f. If you are unable to pay the
dokumento tulad ng Tseke at filing fees because you have
larawan.) no adequate financial means,
you may file the case as an
b. LATEST DEMAND LETTER indigent by getting FORM 6-
(IF ANY), ITS PROOF OF SCC AND ATTACHING
SERVICE AND PROOF OF THE FOLLOWING
RECEIPT DOCUMENTS:
(PINAKAHULING LIHAM NG • Affidavit of indigency
PANININGIL [KUNG MERON], • Barangay Certificate of
KATIBAYAN NG PAGPADALA indigency
AT PAGKATANGGAP NITO.)
• City or Municipal
Assessor’s Certificate
c. CERTIFICATE TO FILE • City or Municipal
ACTION FROM THE Treasurer’s Office
BARANGAY, IF Certificate
NECESSARY Affidavit of 2 disinterested
(KATUNAYAN NG persons
PAGSASAMPA NG KASO SA
HUKUMAN GALING SA (Kung hindi mo mabayaran ang
BARANGAY, KUNG filing fees dahil wala kang sapat na
KINAKAILANGAN.) kakayahang pinansyal, maari kang
magsampa ng kaso bilang isang
d. SPECIAL POWER OF taong walang sapat na kabuhayan sa
ATTORNEY IN CASE pamamagitan ng pagsagot ng Form
6-SCC KALAKIP ANG MGA
PLAINTIFF CANNOT
SUMUSUNOD NA
ATTEND THE HEARING. DOKUMENTO:
(NATATANGING GAWAD-
KAPANGYARIHAN o “SPECIAL • Sinumpaang Salaysay na
POWER OF ATTORNEY” KUNG Walang Sapat ng
ANG NAGHAHABLA AY HINDI Kabuhayan
MAKADALO SA PAGDINIG.) • Patunay ng Barangay na
Walang Sapat na
e. SECRETARY’S Kabuhayan
CERTIFICATE OR BOARD • Patunay ng Panglungsod
na Tagatasa (assessor)
Resolution -4- A.M. No. 08-8-7-SC
February 16, 2010

• Patunay ng Tanggapan ng / ninotaryo ng Clerk of Court [OCC]

Panglungsod na Ingat- o Branch Clerk of Court.)
Yaman
• Sinumpaang Salaysay ng 2 7. Pay the filing fee. (except if your
Taong Hindi Interesado) motion to sue as an indigent has
been granted)
5. Fill up Form 1-SCC. Attach to the (Magbayad ng bayarin sa pagtala
Form your supporting documents [maliban kung ang iyong kahilingan
and affidavits of witnesses. na makapagsampa ng kaso bilang
(Punuan ang Form 1-SSC. Ilakip sa isang taong walang sapat na
Form ang iyong mga dokumento at kabuhayan ay napagtibay na.])
sinumpaang salaysay ng mga testigo/
saksi.)
8. Get the date and time of your
hearing from the court to which
• Make copies of ALL pages of your case was assigned.
[Alamin ang araw at oras ng
this form and your supporting
pagdinig sa hukuman kung saan ang
documents (file the original in
iyong kaso ay nakabinbin.]
court, make a copy for each
plaintiff or defendant named in
the case and an extra copy for 9. GO TO THE COURT ON YOUR
yourself). HEARING DATE. Bring the
(Gumawa ng kopya ng lahat ng originals of all certified
pahina ng Form na ito at ng iyong documentary evidence attached to
mga dokumento [ihain ang orihinal your Form 1-SCC to prove your
sa hukuman, gumawa ng kopya para case.
sa bawat Naghahabla o Hinahabla sa [PUMUNTA SA HUKUMAN SA
kaso at karagdagang kopya para sa PETSA AT ARAW NG PAGDINIG.
iyo.]) Dalhin ang mga orihinal ng lahat ng
dokumento ng katibayan, higit lalo
yaong kalakip sa iyong Form 1-SCC
• If the original documents
para patunayan ang iyong kaso.]
consist of records that could
not be separated, you can
photocopy the pertinent 10. YOU CANNOT HAVE A
document and have it certified LAWYER AT THE HEARING.
by the Clerk of Court in the You may consult a lawyer before
OCC as a faithful reproduction or after the hearing but the lawyer
of the original. cannot appear for or with you at
(Kung ang orihinal na dokumento ay the hearing.
di maihiwalay, maari mong ipakopya (HUWAG KANG MAGSAMA NG
ito at ipa-certify sa Clerk of Court ng ABOGADO SA PAGDINIG. Maari
OCC na ang dokumento ay totoo at kang makipag-usap o kumonsulta sa
tapat na kopya ng orihinal) abogado bago o pagkatapos ng
pagdinig pero ang abogado ay hindi
pinahihintulutang dumalo para sa iyo
6. Have the form and all your sa pagdinig.)
supporting documents, especially
the Verification form, notarized
by the Clerk of Court in the OCC. • If you are representing a
(Kailangan ang Form at lahat ng corporation, partnership,
kalakip na dokumento, lalong higit cooperative or association, you
ang Form ng Patotoo ay pinatunayan must bring your original written
Resolution -5- A.M. No. 08-8-7-SC
February 16, 2010

authority to appear at the hearing 11. You must be aware that upon the
and to enter into an amicable filing of this case, the judge may
settlement, to submit to dismiss your claim if she or he
alternative modes of dispute finds legal grounds for dismissal
resolution, and to enter into such as lack of jurisdiction over
stipulations or admissions of facts the subject matter, improper
and of documents. venue, etc. as enumerated in
(Kung iyong kinakatawan ay Section 1 of Rule 16 of the 1997
korporasyon, bakasan, Rules of Civil Procedure.
kooperatiba o asosasyon / (Binibigyan ka ng babala na sa
samahan, kinakailangang pagsampa ng kaso, maaaring
magdala ka ng orihinal na maipawalang-saysay ng hukuman
gawad-kapangyarihan na dumalo ang iyong kaso kung nakita niya na
sa pagdinig at para sa mayroong legal na batayan para
maipawalang-saysay ito, tulad ng
mapayapang pag-aayos,
kawalan ng kapangyarihan sa bagay
sumailalim sa alternatibong ng kaso, hindi wasto ang lugar na
paraan ng pag-aayos o gumawa pinagsampahan ng kaso, etc. na
ng pag-amin o makipagkayari sa isinasaad sa Section 1, Rule 16, 1997
mga pangyayari at dokumento.) Rules of Civil Procedure.)

INFORMATION FOR THE nagsampa ng kaso ay ang

DEFENDANT Naghahabla.)
(the person against whom the case is
filed) 3. Read this form & all pages
attached to understand the claim
(Kaalaman para sa Hinahabla)
against you & to protect your rights.
(Basahin ang Form na ito at ang
1. “SMALL CLAIMS RULE” – is a
lahat ng pahina na kalakip upang
special procedure where money
maunawaan ang kaso laban sa iyo at
claims for P100,000.00 or less are
upang mapangalagaan ang iyong
heard. The process is quick and
mga karapatan.)
inexpensive; the procedure is simple
& informal.
4. You must file your Response &
(TUNTUNIN SA PAGSINGIL NG
attend the hearing on the date
MALILIIT NA HALAGA – ay
indicated in the Notice of Hearing. If
natatanging pamamaraan sa
you do not go to court, you may lose
pagdinig kung saan ang halaga ng
the case.
salapi na sinisingil ay P100,000.00 o
(Ikaw ay kinakailangang magsumite
mas mababa. Ang proseso ay simple
ng iyong Sagot at pumunta sa korte
at hindi pormal)
sa petsa ng pagdinig na nakasulat sa
Abiso sa Pagdinig. Kung hindi ka
2. You are the defendant – the person
makakapunta sa korte maari kang
against whom the case is filed. The
matalo sa kaso.)
person who is filing the case is the
plaintiff.
5. Make copies of the Response &
(Ikaw ang Hinahabla, ang taong
all its pages & attached documents
sinampahan ng kaso. Ang taong
(file the original in court & serve one
Resolution -6- A.M. No. 08-8-7-SC
February 16, 2010

copy on each plaintiff & keep an (Punuan ang Form na

extra copy for yourself) “Sagot” at ihain ito sa hukuman sa
(Gumawa ng mga kopya ng Sagot at loob ng sampung (10) araw simula sa
lahat ng mga pahina nito at ilakip pagtanggap ng Form. Kung ikaw ay
ang mga dokumento mayroong mga tanong tungkol sa
[ ihain ang original sa hukuman at Form, maaari kang magtanong sa
bigyan ng kopya ang Naghahabla at korte na nagpadala ng Patawag at ng
mag-iwan ng kopya para sa iyo]). Sagot. Ang numero ng telepono ng
hukuman ay nakasulat sa Patawag.)
6. Do I need a lawyer?
(Kailangan ko ba ang abogado?) 9. What happens if I don’t file the
Response and appear at the
You may consult a lawyer but hearing?
YOU CANNOT HAVE A (Anong mangyayari kung hindi ako
LAWYER WITH YOU AT THE naghain ng Sagot at hindi dumalo
HEARING. sa pagdinig?)
(Maaari kang komunsulta sa
abogado pero HINDI KA The court shall proceed with
MAAARING MAGSAMA NG the hearing and, if you are absent, the
ABOGADO SA PAGDINIG.) court shall make a judgment as may
be warranted by the facts.
7. What if I don’t speak English (Ang korte ay magpapatuloy sa
well? pagdinig at, kung ikaw ay hindi
(Paano kung hindi ako dumalo, ay magpapasiya at
makapagsalitang mabuti ng Ingles?) magbibigay ng desisyon ayon sa
nararapat.)
The judge will speak in
Filipino or the local dialect. A court- 10. What happens at the hearing?
provided interpreter shall also be (Anong mangyayari sa pagdinig?)
available on the hearing day.
(Ang hukom ay magsasalita sa If you & the plaintiff will
Filipino o sa local na diyalekto. Ang appear at the hearing, the judge will
panghukumang tagasalin ay listen to both of you. The judge shall
maaaring magamit sa araw ng conduct mediation and encourage you
pagdinig.) & the plaintiff to settle your case. If
you don’t settle, the judge shall
8. How do I get ready for court? render a decision on the day of
(Paano ako makapaghahanda sa hearing itself. You cannot appeal this
hukuman?) decision.
(Kung ikaw at ang naghahabla
Fill up the form entitled ay dadalo sa pagdinig, ang hukom ay
“Response” and file it in court within makikinig sa inyong dalawa. Ang
ten (10) calendar days from your hukom ay hihikayat sa inyong magka-
receipt of the form. If you have ayos at magkasundo at lutasin ang
questions regarding the Form, you inyong di pagkakaunawaan. Kung
can inquire with the court that served hindi kayo magkakasundo, ang
you the summons & the Response. hukom ay gagawa ng desisyon sa
The telephone no. of the court is araw mismo ng pagdinig. Hindi ka
written on the Summons. na maaaring mag-apela sa desisyon
ng korte.)
Resolution -7- A.M. No. 08-8-7-SC
February 16, 2010

11. Do I have options? • Agree with the plaintiff’s claim & pay
(Meron ba akong pagpipilian?) the money. Or, if you can’t pay the
money now, go to the hearing and say
Yes. If you are the defendant, you you want to make payments by
can do any of the following: installment.
(Sumang-ayon sa halagang sinisingil
(Oo. Kung ikaw ang Hinahabla, maaari
ng Naghahabla at bayaran ito. O,
mong gawin ang alinman sa mga
kung hindi mabayaran ang sinisingil
sumusunod.)
ngayon, dumalo ka sa pagdinig at
• Settle your case before the hearing. If sabihin sa korte na gusto mong
you and the plaintiff agree on how to magbayad ng hulugan.)
settle the case, both of you must notify
the court. Ask the OCC or Branch • Let the case proceed without you. If
Clerk of Court for help. you don’t settle & do not go to the
(Ayusin mo ang usapin bago pa hearing, the judge may give the
dumating ang pagdinig. Kung ikaw at plaintiff what he or she is asking for
ang Naghahabla ay nagkaayos kung plus court costs. If this happens, the
paano pagkasunduan ang kaso, court may order that your money or
pareho ninyong ipaalam sa hukuman. property be taken to pay the judgment.
Humingi ng tulong sa Office of the (Magpapatuloy ang kaso kahit
Clerk of Court (OCC) o sa Branch wala ka. Kung hindi ka nakipag-
Clerk of Court. ayos at hindi ka dumalo sa
pagdinig, maaaring ipagkaloob
• File the Response. Appear at the ng hukom ang anumang
hearing. Bring the affidavits of hinihingi ng Naghahabla, pati na
witnesses, receipts and any evidence ang gastos sa paghain ng
you need to prove your case. kasong ito. Kung ito ay
(Maghain ng Sagot. Dumalo sa mangyari, ang korte ay maaring
pagdinig. Dalhin ang mga sinumpaang mag-utos na ang iyong pera o
salaysay ng mga testigo, mga resibo at ari-arian ay kuhanin para
anumang katibayang iyong kailangan bayaran ang nakasaad sa
upang patunayan ang iyong usapin.) desisyon ng korte.)

(c) Administrative Guidelines for (a) Judges and (b)

Executive Judges, Clerks of Courts in multi-sala stations and in
single-sala stations and Branch Clerks of Court, to wit:
 
ADMINISTRATIVE GUIDELINES 
 
To aid in achieving a uniform and systematic implementation of the 
Rule  by  all  courts  concerned,  the  TWG  recommends  the  issuance  of 
Administrative  Guidelines  specifically  addressing  the  concerns  of  not 
only  the  Judges,  but  also  of  the  court  personnel  involved  in  the 
application of the Rule on Small Claims. 
 
    A.  Guidelines for Judges 
  1.   Upon receipt of a case, determine if it is a small claim. 
Resolution 8 A.M. No. 08-8-7-SC
February 16, 2010

  1.1  It must involve a pure money claim the principal 
amount of which does not exceed P100,000.00.   
  1.2.  If  the  principal  claim  exceeds  P100,000.00,  there 
must  be  a  waiver  of  the  excess  embodied  in  the 
Statement of Claim. 
  1.3.  With  regard  to  B.P.  Blg.  22  cases,  the  court  may 
only  entertain  the  civil  aspect  as  a  small  claim  if 
no  complaint  for  the  offense  has  yet  been  filed 
before the Office of the Prosecutor. This fact must 
be  stated  under  oath  by  the  plaintiff  in  the 
Statement  of  Claim,  and  there  should  be  an 
express  waiver  of  such  criminal  action  in  the 
Verification  and  Certification  of  Non‐Forum 
Shopping.   
    1.4.  If  a  case  is  determined  by  a  judge  to  be  not  a 
“small claim” within the meaning of the Rule, but 
it  still  falls  within  the  jurisdiction  of  the  First 
Level  Courts,  the  case  should  not  be  dismissed, 
and the judge should instead declare it governed 
by the appropriate procedure (Regular Procedure 
or Summary Procedure).  The case should then be 
re‐docketed  but  no  re‐assignment  (by  raffle  in  a 
multi‐sala  court)  is  necessary.  This  will  prevent 
the forfeiture of the filing fees already paid by the 
party,  and  the  case  can  be  immediately  acted 
upon by the same court. 
 
    2.  Determine if there is a ground for outright dismissal. 
 
        The  submission  of  a  Certificate  to  File  Action 
from  the  barangay  is  a  pre‐requisite  in  Small  Claims 
covered by the barangay justice system.  
    Under  Rule  16  par.  (j)  of  the  1997  Rules  of  Civil 
Procedure,  non‐compliance  with  a  condition  precedent 
is  a  ground  for  dismissal  of  a  complaint.  Chapter  VII 
(Sections  399‐422)  of  R.A.  No.  7160,  the  Local 
Government  Code,  now  embodies  the  rules  for 
mandatory  conciliation  proceedings  before  the 
barangay in covered cases.  Although the Rule on Small 
Claims  Cases  does  not  expressly  refer  to  such 
requirement,  it  is  still  mandatory  as  it  is  required  by 
law.  Non‐compliance,  therefore,  with  the  barangay 
requirement  is  still  a  ground  for  dismissal  pursuant  to 
Resolution 9 A.M. No. 08-8-7-SC
February 16, 2010

Rule  16  of  the  regular  rules,  which  apply  suppletorily 

according to Section 25 of the Rule. 
  3.  If  there  is  no  ground  for  outright  dismissal,  issue 
summons AND notice of hearing  
 
  3.1  The  summons  and  notice  of  hearing,  which  are 
required  to  be  issued  “within  the  same  day  of 
receipt  of  the  Statement  of  Claim”  under  Section 
10,  must  be  issued  within  24  hours  from  such 
receipt, the phrase “same day” to be construed as 
“within one day”. 
3.2  Do  not  wait  for  summons  to  be  served  before 
setting the case for hearing. 
3.3  The hearing should be set within thirty (30) days 
from  receipt  of  the  case.    In  case  the  defendant 
resides  outside  the  judicial  region,  the  hearing 
may  be  set  not  later  than  60  days  from  date  of 
receipt of the case.  
3.4.  Failure  of  the  plaintiff  to  cause  service  of 
summons  within  two  (2)  months  from  receipt  of 
Sheriff’s  Return  shall  cause  the  dismissal  of  the 
claim  for  failure  to  prosecute  (Rule  17,  Section  3, 
Rules  of  Court).    This  is  not  a  ground  to  archive 
the case. 
3.5.  Any  party  who  appears  at  any  time  after  the 
Courtʹs  receipt  of  the  case  should  be  notified 
immediately of the date set for hearing.  
3.6.  There  should  be,  at  least,  one  (1)  hearing  day 
every  week  devoted  to  Small  Claims,  with  a 
minimum of five (5) cases scheduled per hearing 
day.  Cases with the same party‐plaintiff may all 
be  set  on  the  same  date  for  facility  in  the 
preparation of notices and judgments.  The Court 
should  post  a  notice  of  its  small  claims  hearing 
day conspicuously at the Branch and at the Office 
of the Clerk of Court. 
3.7.  Judges  must  approve  an  Estimate  of  Expenses 
submitted  by  their  Sheriff/Process  Server  within 
24  hours  from  filing  before  any  release  from  the 
STF is allowed. 
 
    4.  On the date of the hearing 
Resolution 10 A.M. No. 08-8-7-SC
February 16, 2010

4.1.  Make  an  opening  statement  (Section  20;  see  also 

Form  6A‐SCC)1  explaining  to  the  parties  the 
object  of  the  Rule  and  the  procedure  for  hearing 
the  case.    Ensure  that  the  parties  understand  the 
proceedings and actively participate therein. 
4.2.  Conduct  settlement  discussions  in  strict 
confidentiality.  Try to explain to the parties why 
an  amicable  settlement  will  be  mutually 
beneficial. 
4.3.  The  drafting  of  a  compromise  agreement  should 
be  part  of  the  hearing  conducted  by  the  judge.  
This will ensure that an agreement will be forged 
within the day of the hearing to pave the way for 
its approval by way of the required judgment, to 
be  issued  also  within  the  same  day.    It  will  also 
reduce  the  incidence  of  inclusion  of  terms  which 
are contrary to law, morals, good customs, public 
policy and public order. 
4.4.  Have  a  template  of  a  Compromise  Agreement 
ready.  The parties may be referred to the Branch 
Clerk  of  Court  or  the  Clerk‐in‐Charge  for 
assistance  in  filling  up  the  template,  whether 
before or after the case is called in open court. 
4.5.  In  all  instances,  review  the  terms  of  the 
Compromise  Agreement  submitted  by  the 
parties.    Do  not  approve  terms  which  are 
unconscionable  and  excessive,  especially  those 
relating  to  interest  rates  and  surcharges.    In  the 
latter  instance,  in  your  judgment  approve  the 
agreement  in  part,  substitute  and  impose  a 
provision  which  is  reasonable,  to  replace  those 
you  have  disapproved  for  being  excessive  and 
unconscionable.  
4.6.  In case a non‐answering defendant appears at the 
hearing,  recognize  his  appearance  only  if  he  is 
willing to enter into discussions of settlement, but 
guard against coercing the defendant to enter into 
one.   
4.7.  If  a  non‐answering  defendant  appears  at  the 
hearing  and  agrees  to  discuss  a  settlement  but 
pleads  partial  payments,  which  the  plaintiff 
admits,  but  no  settlement  is  ultimately  reached, 

1
Attached as Annex “A”
Resolution 11 A.M. No. 08-8-7-SC
February 16, 2010

render  judgment  based  on  the  Statement  of 

Claim.  If the plaintiff waives in writing (even in 
the  Minutes  of  Hearing  only)  the  confidentiality 
of  the  settlement  discussion,  you  may  consider 
the  admission  of  partial  payments  in  rendering 
your decision.    
4.8.  If  at  anytime  before  or  at  the  hearing,  a 
Compromise  Agreement  is  submitted  signed  by 
both parties but only one or neither party appears 
to confirm it, issue an order to the non‐ appearing 
party  to  confirm  it  within  3  days,  otherwise  it 
shall  be  deemed  confirmed.    Then  issue  a 
judgment based on the agreement. 
4.9.  If no settlement is reached and the parties do not 
wish to have another judge hear the case, proceed 
to the hearing proper in an informal manner and 
terminate and decide it within the same day.   
       
    5.   Decision and execution 
 
5.1.  Whether  based  on  an  amicable  settlement  or  on 
the merits, judgment must be issued on the same 
date of the hearing, except when there is a motion 
by  any  party  under  Section  22  to  have  another 
judge hear the case. 
5.2.  Upon issuance of the decision, have copies served 
on all parties present to avoid mailing them. 
5.3.  A  decision  under  the  Rule  is  immediately  final 
and executory.  It must be recorded in the Book of 
Judgments on the same date it is rendered. 
5.4.  There  is  no  appeal  and,  hence,  no  period  to 
appeal to wait for.   
5.5.  On  the  same  day  the  decision  is  rendered,  the 
winning party may move for its execution.   
 
  B.  Guidelines for Executive Judges, Clerks of Courts (COCs) in 
multi  sala  stations  and  in  single  sala  stations  and  Branch 
Clerks of Court (BCCs) 
 
  1.  The  Clerks  of  Court  and  the  Branch  Clerks  of  Court 
(even non‐lawyers) may administer the oath to litigants 
for the forms to be used under the Rule.  No fee shall be 
collected for this purpose. 
 
Resolution 12 A.M. No. 08-8-7-SC
February 16, 2010

2.  The Clerks of Court should not accept mere photocopies 
of  documentary  annexes  submitted  by  the  parties  but 
should monitor strict compliance with Sections 5 and 11 
of the Rule 
3.  The  Clerks  of  Court  should  have  a  separate  docket  for 
Small  Claims  Cases  with  independent  numbering.  
Should a case, originally docketed as a Small Claim, be 
ordered  re‐docketed,  i.e.,  it  is  governed  by  the  Rule  on 
Summary  Procedure  or  regular  procedure,  this  should 
be  recorded  in  the  appropriate  docket  and  a  new 
number  given  to  the  case.    However,  the  case  should 
not be re‐raffled but should immediately be sent back to 
the original court after re‐docketing.  
 
4.  The Clerks of Court should only ask for 2 copies of the 
pleadings and all their annexes: 1 for the court and 1 for 
the defendant.  If there is more than 1 defendant, that is 
the only time the COC may require additional copies, 1 
for each additional defendant. 
 
5.  The  Clerks  of  Court  can  only  certify  photocopies  of 
documents if the originals are presented to them by the 
party  who  does  not  want  to  leave  the  same  with  the 
court.  In  that  instance,  the  COC  can  certify  that  the 
document  is  a  faithful  reproduction  of  the  original 
exhibited by the party.  No fee shall be charged for this 
certification. 
 
  6.  If, despite advice to the contrary, a litigant insists on the 
filing  of  a  case  as  a  Small  Claim,  the  COC  should 
reiterate  the  previous  advice  given  in  a  respectful 
manner and then docket the case.  
 
  7.  Even  despite  insistence,  COCs  should  not  accept  a 
Statement  of  Claim  signed  by  a  lawyer  unless  the 
lawyer himself is the plaintiff, not even if he signs it as 
an attorney‐in‐fact of the named plaintiff. 
 
    8.  Requests for advances for transportation expenses from 
the Sheriffʹs Trust Fund should be acted upon within 24 
hours  from  receipt  of  the  approved  Statement  of 
Estimated Expenses. 
 
Resolution 13 A.M. No. 08-8-7-SC
February 16, 2010

9.  The  Clerks  of  Court  should  ensure  that  the  full  names 
and  addresses  of  the  parties  are  indicated  in  the 
Statement  of  Claim,  as  well  as  alternative  contact 
information  (such  as  telephone  numbers),  when 
possible. 
10.  The  Monthly  Docket  Inventory  Report  should  reflect 
the date when a case is decided or disposed of vis‐a‐vis 
the  date  of  filing  so  that  the  timeliness  of  court  action 
may be assessed.  The date when summons was issued 
and  the  date  of  hearing  should  also  be  indicated.  
Finally,  the  execution  and  satisfaction  of  judgments 
rendered  under  the  Rule  should  also  be  part  of  the 
Monthly Report to determine the Ruleʹs efficacy.2 
 
11.  The  rule  on  inhibition  in  regular  cases  shall  apply  to 
Small Claims Courts.     
 
12.  An  additional  fee  of  P500.00  should  be  assessed  any       
litigant  for  the  10th  small  claim  filed,  and  for  every           
5th  additional  case  thereafter.  The  fee  is  justified  by         
the  service  availed  of  which  requires  extra  time  and   
effort  on  the  part  of  the  courts.  The  volume  of  cases     
filed  evidences  the  capacity  of  the  litigant  to  pay  the     
fees.   (This  was  superseded  by    par.  (a)  of  the  Resolution 
dated  February  16,  2010  in  A.M.  No.  08‐8‐7‐SC,  which 
provides  that  aside  from  the  prescribed  fees  under  Rule  141, 
additional filing fees shall be collected for frequent filers, i.e.,  
if more that ten  [10] small claims are filed by one party in the 
court station within the calendar year, an additional filing fee 
of P500.00 shall be paid for every claim  filed after the tenth 
[10th] claim, and an additional P100.00 or a total of P600.00 
for  every  claim  filed  after  the  twentieth  [20th]  claim,  and 
another  P100.00  or  a  total  of  P700.00  for  every  claim  filed 
after the thirtieth [30th] claim, and another P100.00 for every 
tenth  additional  case  thereafter,  progressively  and 
cumulatively,  but  the  total  filing  fees  shall  not  exceed 
P20,000.00.  In  no  case  shall  a  party  pay  filing  fees  of  more 
than P20,000.00 per claim in a calendar year. 
    Each party filing a claim shall declare in the Statement 
of Claim the number of small claims cases that party filed in 
the court station within the calendar year).   
 

2
Monthly Docket Inventory Report of Small Claims Cases is attached as Annex “B”
Resolution 14 A.M. No. 08-8-7-SC
February 16, 2010

13.  On  the  same  day  of  filing/raffling  of  the  Statement  of 
Claim,  the  Clerk  of  Court  shall  transmit  the  record  of 
the  case  to  the  branch  assigned.  The  Branch  Clerk  of 
Court (BCOC) shall forthwith inform the plaintiff of the 
date of hearing of the case. 
14.  Upon  receipt  of  a  newly  filed/raffled  small  claim,  in 
case  the  Presiding  Judge  is  on  leave,  the  BCOC  shall 
immediately  refer  the  case  to  the  Pairing  Judge  for 
appropriate action in accordance with existing  Rules. 
 
15.  Sheriffs  and  Process  Servers  shall  serve  the  summons 
and  notice  of  hearing  within  5  days  from  issuance, 
unless  the  distance  justifies  a  longer  period,  but  in  no 
case shall service be effected beyond 30 days from date 
of  issuance.    Within  5  days  from  such  service,  the 
Officer’s Return shall be filed with the court with a copy 
furnished  to  the  plaintiff  at  the  given  address/es  of 
record. 
 
and 
 
(d)  Nationwide  implementation/roll‐out  of  the  Rule 
on Procedure for Small Claims Cases, as amended, to all first 
level  courts,  except  the  Shari’a  Circuit  Court,  effective  thirty 
(30) days from date hereof. 
 
Let  this  resolution  be  published  in  a  newspaper  of  general 
circulation.”  (adv102) 
 
Very truly yours,

MA. LUISA D. VILLARAMA (Sgd.)

Clerk of Court