Warehousing and Inventory Management

 1 Definition
 2 Global Warehouses
 3 Field Warehouses
 4 Policies and Procedures
 5 Types of Warehouse Space
 6 Basic Principles of Warehouse and Inventory Management
 7 How to Select and Set-Up a Warehouse
 8 Determining Storage Requirements
 9 Warehouse Preparation Planning
 10 Aspects to consider when managing Warehouse Operations
 11 Managing Inventory Levels
 12 Stock control and movements
 13 Resource Requirements
 14 Legal Considerations
 15 Conclusion
 16 References
 17 Additional Information

Definition
A simple definition of a warehouse is:

‘A warehouse is a planned space for the storage and handling of goods and material.’ (Fritz
Institute)

In general, warehouses are focal points for product and information flow between sources of
supply and beneficiaries. However, in humanitarian supply chains, warehouses vary greatly in
terms of their role and their characteristics.

Global Warehouses
The global warehousing concept has gained popularity over the last decade as stock pre-
positioning becomes one of the strategies for ensuring a timely response to emergencies. They
are usually purpose built or purpose designed facilities operated by permanent staff that has been
trained in all the skills necessary to run an efficient facility or utilising third party logistics (3PL)
staff and facilities. For such operations, organisations use, information systems that are computer
based, with sophisticated software to help in the planning and management of the warehouse.
The operating situation is relatively stable and management attention is focused on the efficient
and cost effective running of the warehouse operation. Numerous organizations have centralized
pre-positioning units strategically located globally. Some of these offer extended services to
other humanitarian organizations on a cost plus operating charges basis. The United Nations
Humanitarian Response Depot (UNHRD) Network.

Field Warehouses
Field Warehouses are usually temporary in nature. They may be housed in a buildings which was
not designed to be used as a warehouse, in a temporary building/structures, and are often in
mobile units (rub halls, Wiikhalls) that are little more than a tent in a field. The initial staff may
be a casual workforce that has never worked in a warehouse before and the inventory system is
more likely to be paper based. Often the situation is initially chaotic, sometimes dangerous
and coupled with a humanitarian need which may be very urgent. The management style must
therefore be practical and action oriented with a focus on making the humanitarian goods
available as quickly and efficiently as possible, while being accountable at the same time.

Policies and Procedures

Policies

The policies contain hard and fast rules and regulations that define the general conduct of the
warehouse operation. Examples of the types of policies that organisations will define are as
follows:

 organisational specific warehouse management policy and procedures guideline outline

 health and safety
 human resources management
 security
 pest control
 warehouse maintenance and cleaning
 quality control
 record keeping and reporting
 reverse logistics – Return of goods and exit strategy in the event of downscaling or
shutting down operations
 disposal of obsolete and damaged goods.

Procedures

The procedures' document defines step by step how the activities in the warehouse should be
carried out and clearly defines the processes to be adopted. These can be adopted as ‘best
practice’.

The procedures provide visibility of the operations for managers and donors.

However, in creating such procedures, care must be taken to avoid constraining the use of local
initiative which might be required to deal with local conditions. Procedures should be considered
as streamlining the business processes and providing checks and balances. They provide
guidance to warehouse managers and must have some level of flexibility to cater to unique
situations. This can be achieved by limiting the level of detail that the procedures document
defines, allowing more flexibility and/or by arranging ‘dispensations’ to allow departure from
the procedures in order to optimise local performance, especially in emergencies.

The procedures will normally provide the step by step guidance on how to manage each aspect of
warehousing and may cover:

 receiving and issuing of supplies;

 quality control or verification;
 storage of goods;
 how to control stock movement (stock control);
 documentation flow;
 how to detect and deal with stock losses;
 how rejected material will be managed; and
 how to deal with unwanted material, obsolete and scrap, disposal.

See also a Warehouse Rental Contract sample.

Types of Warehouse Space

 Commercial: in rented building used for business.
 Government or state: such as at the ports or harbours. This is common in emergency
situations.
 Transit: for temporary storage of goods destined for different locations and need storage
for a very short time.
 Bonded warehouses: for storage of goods whose duty is unpaid and especially where the
goods are destined to another country. Pre-positioned stock is often held in bonded
warehouses so that export is quick and can sometimes be stored for long periods.
 Open storage: not ideal for perishable products but in emergencies, sometimes the only
alternative.
 Space that is owned and managed by the organisation.
 Pre-fabricated warehouses where there are no permanent structures available. This is
common practice in emergencies.

Basic Principles of Warehouse and Inventory

Management
 Planning inbound receipt procedures.
 Storage formalities e.g:
o location management
o inventory control
 o occupational health and safety
 Outbound delivery procedures.

See Inventory Management Guidelines and refer to the Annexes for different samples: Perpetual
Inventory form, Stock Count Report form, In/Out Stock Report form.

How to Select and Set-Up a Warehouse

Determining Needs

In determining needs, one should look beyond the basic need of a warehouse to store things.
Whilst, this is correct there are also other considerations.

 the volume of goods;

 speed of through-put required;
 as a transit point;
 breaking bulk location;
 an area for sorting and consolidating different goods;
 to enhance the speed of the response;
 to protect and account for inventor; and
 as a buffer in the event of a break-down or delay in the supply pipeline.

Determining Storage Requirements

Selecting a Suitable Location

There are a range of factors to consider when deciding on the location of a new warehouse
facility and these may vary depending on whether you are selecting a location for a temporary
building or selecting from one of a number of existing buildings.

These may include:

 proximity to ports of entry and beneficiaries

 existing buildings
 security
 the context
 site condition
 access
 services
 land size available
 purpose of warehouse
 previous use of the facility
 floor weight
 access to labour
Warehouse Selection

Factors to consider:

 nature and characteristics of goods to be stored;

 nature of handling equipment available;
 duration of storage needed i.e. short term or long term;
 the need for other activities, e.g. repackaging, labelling, kitting, etc;
 access and parking for vehicles;
 number of loading docks required; and
 secure compound.

Warehouse Preparation Planning

Space layout

The areas that should be planned are both the general storage areas and the areas for goods
receipt, consignment picking and goods dispatch. It is also desirable that space should be set
aside for the following activities:

 equipment maintenance and parking;

 charging of equipment batteries such as pallet trucks;
 refuelling of trucks;
 an area for garbage disposal e.g. empty packaging;
 a quarantine area for keeping rejected goods, goods to be sent back or destroyed;
 an employee rest area;
 washroom; and
 an administration office.

Planning

It is worth keeping these requirements in mind during the planning of the main operating areas.
Planning consideration needs to be given to the following:

 allocate space for each type of product and locating number;

 allow sufficient space for easy access to the stacks for inspecting, loading and unloading.
Stacks should be one meter from the walls and another meter between stacks;
 sizing the goods receipt and despatch area;
 allow space for storage of cleaning materials and supplies;
 allocate areas for damaged items by consignment number;
 allow sufficient space to repackage damaged items and place it in separate stacks;
 sufficient free space is needed to operate a warehouse effectively. When planning the size
of a warehouse consider:
o planning on having about 70-80% utilisation of available space, whilst
considering:
 o throughput rate
o number of stock keeping units (SKU)
o handling characteristics of items, etc.
 See Stacking guide in the Annexes.

How to calculate warehouse storage space.

Special storage needs

Some relief items require special attention in terms of the type and security of the storage area.
For example:

 Medical supplies and drug shipments can contain a large number of small, highly-valued
and, often, restricted items, many with a limited shelf-life. Thus, a secure area is required,
as well as judicious attention to expiry dates.
 Hazardous products such as fuels, compressed gases, insecticides, alcohol, ether and
other flammable, toxic or corrosive substances must be stored separately, preferably in a
cool, secure shed in the compound but outside the main warehouse.
 Antibiotics and vaccines may require temperature-controlled cold storage arrangements,
with sufficient capacity and a reliable, as well as a back-up, power source.
 With combustible items, such as alcohol and ether, specific attention is required when
storing and handling. Inventory management techniques need to be implemented to
prevent wasteful surpluses and to ensure proper stock rotation to avoid costly losses due
to expired goods. Procedures for controlling, preserving and releasing medical supplies
and drugs should be established in consultation with the medical experts.

Space utilisation and handling

Diagram 1: Space utilisation

As shown above, the warehouse operation is composed of four key work activities:

 goods receipt
 storage
 picking
 goods dispatch

To estimate the resource requirement for the whole warehouse, one should start by estimating the
requirements for each of the key work activities in turn and the level of demand. Then, the
resource requirements for all activities should be combined together, taking into account the way
that the activities are phased during the working day, in order to make an estimate of the total
resources required.

Aspects to consider when managing

Warehouse Operations
  planning the workload
 allocating resources
 space utilization & handling, (see the diagram above):
o receiving goods;
o storing goods.
 assembling consignments
 despatching consignments
 disposal of goods
 pest control
 security
 inventory management
 handling and stacking techniques
 occupational health and safety

Managing Inventory Levels

It has been established that the role of inventory management is to ensure that stock is available
to meet the needs of the beneficiaries as and when required.

Inventory represents a large cost to the humanitarian supply chain. This is made up of the cost of
the inventory itself, plus the cost of transporting the goods, cost of managing the goods (labor,
fumigation, repackaging, etc) and keeping the goods in warehouses. The inventory manager's job
is to make inventory available at the lowest possible cost.

In order to achieve this, the inventory manager must ensure a balance between supply and
demand by establishing minimum holding stocks to cover lead-times. To achieve this, the
inventory manager must constantly liaise with the programs to keep abreast of changing needs
and priorities. The warehouse must always have sufficient stocks to cover the lead-time for
replacement stocks to avoid stock-outs.

Inventory Control

There are two methods of inventory control that are applicable to emergency situations:

1. reorder level policy

2. reorder cycle policy.

Both are applicable to humanitarian situations and have associated pros and cons. Note that
economic order quantity (EOQ) in practice only works in a fairly stable environment where
demand variability and replenishment lead-time are reasonably stable and predictable. This is not
the case in an emergency. Economic order quantity is applicable in more stable environments
such as refugee camps and perhaps later in a relief/recovery phase.

Inventory management in an emergency is more ‘project based’, matching supply with demand
in a rapidly changing environment. This requires building a supply chain that has a high level of
flexibility and adaptability, with rapid identification of need and rapid fulfilment of that need
through the supply chain.

In managing this sort of system, inventory should be considered in relatively small quantities
(inventory packages of associated relief items) that are attached (pegged) to an identified need
then moved (and tracked) through from source to the identified need (the user).

Optimisation comes from having logistics systems that can configure, procure and consolidate
these packages quickly and a distribution chain that is flexible and can adapt to changing
requirements quickly and at least cost.

Information systems that facilitate transparency of the supply chain inventory levels, location,
and demand provide the necessary visibility to facilitate good planning and effective decisions
that maximise services and reduce costs.

Stock control and movements

The warehouse/inventory manager is responsible for monitoring the movement of goods as they
are transported from the supplier and for the control of stock movement in the warehouse
facility.

The vital stock control measurements include:

 establish levels of operating stocks based on consumption/rate of usage. The stock levels
shall be reviewed from time to time depending on current needs. (See “Inventory control
above);
 ensure that weekly and monthly stock balances reports of each stock item and the total
value are prepared;
 maintain monthly stock usage report of each item kept in the store and the overall in the
usage trend in last six months;
 review and report on six monthly basis slow moving items indicating the last movement
date the unit value and total value and liaise with user department;
 establish quantity, lead -time and availability of each item supplied on the market;
 keep a record of all non- stock items received from suppliers, returned to suppliers and
issued out to users.

See monthly inventory report and stock report.

Monitoring Goods in Transit

 order lead time

 tracking orders for goods
 controlling stock movements:
o establishing minimum stock levels and monitoring the same;
o goods receipt quality inspections;
 o physical stock control in the warehouse;
o controlling Specialised Items; and
o releasing stock from storage and goods despatch.

To facilitate and account for movement of stocks the following documents could be used:

 delivery notes or waybill samples 1 and 2 or packing list samples 1 and 2;

 goods received notes, see several samples 1, 2, 3, and 4;
 stock card;
 bin card; and
 consignment notes.

See in the Annexes the warehouse flow chart.

Stock Records - Documentation

 stock identification
 stack cards, see samples 1 and 2
 bin cards
 stock Checks: see inventory section for different samples or in the Annexes
 stock loss reporting
 reporting of stock levels.

Resource Requirements
In addition to the work methods, equipment and space requirements it is essential that the
warehouse is adequately resourced. This is done by planning or estimating the requirements for
people and equipment in order to operate the warehouse facility.

There is a trade-off to be made between the people and handling equipment requirements for any
given workload.

In global warehouse operations, which are run like commercial operations, the focus is on
minimising the cost of running the operation. In this situation, it is often better to invest in
handling equipment and reduce the dependence on people resources.

However, in field operations, many humanitarian organisations prefer to hire local labor which
provides employment instead of relying on handling equipment.

The requirement for the total amount of resources required will be determined by the amount of
goods flowing into and out of the warehouse, as shown in the diagram below.

Basic Warehouse Equipment

Various types of equipment are required to ensure the smooth execution of work in a warehouse.
All equipment should be properly stored when not in use and a regular maintenance schedule
posted. Warehouse staff should be trained in standard daily maintenance practices and the correct
use of equipment. Where necessary, they should be equipped with personal safety equipment
such as work gloves, work boots, goggles, etc.

Required equipment may include:

 sufficient quantities of standard forms, calculators and stationery to keep proper storage
records;
 small tools for opening cases, such as hammers, pliers, crowbars, steel cutters;
 tools and materials for store repair and simple maintenance;
 supplies for reconditioning damaged packaging, such as bags, needles, twine, oil
containers, stitching machine, strapping machine, adhesive tape and small containers or
cartons;
 a sampling spear for inspecting foodstuffs;
 scales for weighing goods;
 standard wooden pallets in sufficient numbers – ideally international;
 standardization organization’s “Euro” type (120 × 80cm);
 two-wheel hand trolleys for moving supplies within the warehouse;
 a pallet-jack to move pallets;
 a forklift where pallets are to be loaded and offloaded from trucks;
 brooms, dust pans, brushes, shovels, sieves, refuse bins for cleaning and disposing of
collected waste;
 first aid kits, flashlights, fire extinguishers and other fire-fighting equipment both inside
and outside the warehouse;
 weighing scales; and
 ladders.

Care of Warehouse equipment

Warehouse equipment is maintained to prevent accidents and breakdowns from occurring.

Maintenance activities consist of inspections, regular servicing and monitoring performance for
failure trends, as this will enable symptoms to be recognised before failure occurs.

Equipment maintenance has a strong health and safety bias. Often health and safety legislation
will impose on management an obligation for safe systems of work. Ensuring safe policies and
procedures of work will require an examination of men, machinery, methods, materials and
environmental aspects.

Some areas to pay attention to:

 planned maintenance
 maintain equipment
 maintain building
  completion of maintenance records

Legal Considerations
Leasing Temporary Warehouses/Contracting.

The common practice in emergencies is to lease or rent, not purchase warehouses. In this
situation, there is often a shortage of suitable buildings or locations for warehouse space and this
can often cause the costs to increase significantly. Therefore, it is often necessary to utilise
temporary warehouse space for as short a time a possible.

Care must be taken with the drawing up of the lease agreement (See Warehouse Rental Contract
sample) with the owner. The following items are basic inclusions and in a lease agreement:

 the cost for the lease;

 the duration of the lease agreement;
 exit clause: the period of notice required for terminating or extending the lease period.
Confirmation of the existence of property insurance, covering third-party, fire, water
damage, window breakage, etc;
 details of any security arrangements;
 a detailed inventory of any equipment, fixtures and fitting included with the building and
detailed description of their condition;
 confirmation of either sole tenancy or details of other tenants;
 information about the ground or floor strength per square metre;
 the weight capacity of any equipment such as forklifts, racks and shelves;
 in situations where neutrality is important, care must be taken to establish the actual
owner of the building, which might be different from the ‘lessor’ of the building e.g. the
military, religious groups or government;
 force majeure;
 indemnity; and
 insurance.

Conclusion
The warehouse is a key component of the supply chain in emergencies. It buffers uncertainties
and breakdowns that may occur in the supply chain. When properly managed and appropriately
stocked a warehouse provides a consistent supply of material when it is needed.

References
 Catholic Relief Services
 Care International
 IFRC
  ICRC Logistics Field Manual- Link
 Fritz Institute Certificate in Humanitarian Logistics Module Warehousing & Inventory
Management- Link
 WFP Emergency Field Logistics Manual
 World Vision
 WFP Warehouse Manual

Additional Information
 Fritz Institute Certificate in Humanitarian Logistics Warehousing and Inventory Module-
Link
 UNICEF Emergency Field Handbook
 CILT (UK) Certificate – Distance Learning Materials – Warehousing- Link
 Olsen, D.R.(2003), Gower Handbook of Supply Chain Management, 5th Edition, edited
by John Gattorna, Gower- Link
 Rushton, A., Oxley, J., and Croucher, P., (1989,2000), The Handbook of Logistics and
Distribution Management (Second Edition), Kogan Page, London- Link
 Robeson, J.F. and Copacino, W.C. (1994), The Logistics Handbook, The Free Press-
Link
 Mangan, J., Lalwani, C., and Butcher, T. (2008). Global Logistics and Supply Chain
Management, John Wiley & Sons, Hoboken, New Jersey.- Link

File Modified
Jul 16, 2015 by
JPEG File 2-6-WAREHOUSE-diagram-Space utilisation.JPG
Business admin access
Labels

 No labels

Preview
Jul 16, 2015 by
GIF File LOG-2-6-WAREHOUSE Flow Chart.gif
Business admin access
Labels

 No labels

Preview
Microsoft Excel Sheet LOG-2-6-WAREHOUSE-Goods Received Jul 16, 2015 by
Note.xls Business admin access
 File Modified
Labels

 No labels

Preview View
Microsoft Word 97 Document LOG-2-6-WAREHOUSE-Goods Jul 16, 2015 by
Received Note-3.doc Business admin access
Labels

 No labels

Preview View
Jul 16, 2015 by
JPEG File LOG-2-6-WAREHOUSE-Goods Received Note-4.jpg
Business admin access
Labels

 No labels

Preview
PDF File LOG-2-6-WAREHOUSE-Goods Received Note-IFRC- Jul 16, 2015 by
Concern.pdf Business admin access
Labels

 No labels

Preview View
PDF File LOG-2-6-WAREHOUSE-GUIDELINES-Inventory Jul 16, 2015 by
guidelines proposal.pdf Business admin access
Labels

 No labels

Preview View
Jul 16, 2015 by
JPEG File LOG-2-6-WAREHOUSE-Loss Damage Report.jpg
Business admin access
 File Modified
Labels

 No labels

Preview
Microsoft Word 97 Document LOG-2-6-WAREHOUSE- Jul 16, 2015 by
PERPETUAL INVENTORY.doc Business admin access
Labels

 No labels

Preview View
PDF File LOG-2-6-WAREHOUSE-SAMPLE-Calculating Jul 16, 2015 by
Warehouse space.pdf Business admin access
Labels

 No labels

Preview View
PDF File LOG-2-6-WAREHOUSE-SAMPLE-Warehouse Jul 16, 2015 by
Management Policy and Procedures Guidelines Outline.pdf Business admin access
Labels

 No labels

Preview View
Jul 16, 2015 by
JPEG File LOG-2-6-WAREHOUSE-Stack Card.jpg
Business admin access
Labels

 No labels

Preview
Jul 16, 2015 by
Microsoft Excel Sheet LOG-2-6-WAREHOUSE-Stack Card.xls
Business admin access
 File Modified
Labels

 No labels

Preview View
Jul 16, 2015 by
PDF File LOG-2-6-WAREHOUSE-Stacking guide.pdf
Business admin access
Labels

 No labels

Preview View
Jul 16, 2015 by
PDF File LOG-2-6-WAREHOUSE-STOCK ROTATION.pdf
Business admin access
Labels

 No labels

Preview View
PDF File LOG-2-6-WAREHOUSE-TEMPLATE-Bin Card- Jul 16, 2015 by
IFRC.pdf Business admin access
Labels

 No labels

Preview View
Microsoft Excel Sheet LOG-2-6-WAREHOUSE-TEMPLATE-In- Jul 16, 2015 by
Out Stock Report.xls Business admin access
Labels

 No labels

Preview View
Microsoft Excel Sheet LOG-2-6-WAREHOUSE-TEMPLATE- Jul 16, 2015 by
Monthly-inventory-report.xls Business admin access
 File Modified
Labels

 No labels

Preview View
PDF File LOG-2-6-WAREHOUSE-TEMPLATE-Packing List- Jul 16, 2015 by
MSF.pdf Business admin access
Labels

 No labels

Preview View
PDF File LOG-2-6-WAREHOUSE-TEMPLATE-Packing List- Jul 16, 2015 by
SaveTheChildren.pdf Business admin access
Labels

 No labels

Preview View
Microsoft Excel Sheet LOG-2-6-WAREHOUSE-TEMPLATE- Jul 16, 2015 by
Stock- Report.xls Business admin access
Labels

 No labels

Preview View
PDF File LOG-2-6-WAREHOUSE-TEMPLATE-Warehouse Jul 16, 2015 by
Rental Contract-RCRCS.pdf Business admin access
Labels

 No labels

Preview View
PDF File LOG-2-6-WAREHOUSE-TEMPLATE-Waybill Jul 16, 2015 by
Template-CSR.pdf Business admin access
 File Modified
Labels

 No labels

Preview View
Jul 16, 2015 by
JPEG File LOG-2-6-WAREHOUSE-Waybill.jpg
Business admin access
Labels

 No labels

Preview
Microsoft Excel Sheet LOG-2-8-FLEET MANAGEMENT- Jul 16, 2015 by
TEMPLATE-Stock Card.xls Business admin access
Labels

 No labels

Preview View
PDF File LOG-2-8-FLEETWAREHOUSE-TEMPLATE-Waybill- Jul 16, 2015 by
Delivery Note-IFRC.pdf Business admin access
Labels

 No labels

Preview View
Download All

‫التعريف‬1 
‫المستودعات العالمية‬2 
‫المستودعات الميدانية‬3 
‫السياسات واإلجراءات‬4 
‫أنواع من مساحة المستودع‬5 
‫المبادئ األساسية إلدارة المستودعات والمخزون‬6 
‫كيفية اختيار وإعداد مستودع‬7 
‫تحديد متطلبات التخزين‬8 
‫تخطيط إعداد المستودعات‬9 
‫جوانب يجب مراعاتها عند إدارة عمليات المستودعات‬10 
‫إدارة مستويات المخزون‬11 
‫مراقبة المخزون والحركات‬12 
‫متطلبات الموارد‬13 
‫االعتبارات القانونية‬14 
 ‫‪15‬الخاتمة‬ ‫‪‬‬
‫‪16‬المراجع‬ ‫‪‬‬
‫‪17‬معلومات إضافية‬ ‫‪‬‬

‫فريف‬
‫تعريف بسيط للمستودع هو‪:‬‬
‫"المستودع هو مساحة مخططة لتخزين ومناولة البضائع والمواد ( ‪".‬معهد فريتز)‬
‫بشكل عام ‪ ،‬تمثل المستودعات نقاط اتصال لتدفق المنتج والمعلومات بين مصادر التوريد والمستفيدين ‪.‬ومع ذلك ‪ ،‬في سالسل‬
‫اإلمدادات اإلنسانية ‪ ،‬تختلف المستودعات اختالفًا كبي ًرا من حيث دورها وخصائصها‪.‬‬

‫المستودعات العالمية‬
‫اكتسب مفهوم التخزين العالمي شعبية على مدار العقد الماضي حيث أصبح وضع المخزون المسبق إحدى االستراتيجيات‬
‫لضمان االستجابة في الوقت المناسب لحاالت الطوارئ ‪.‬عادة ما تكون هذه المنشآت مخصصة للغرض أو مصممة لغرض يتم‬
‫تشغيله بواسطة موظفين دائمين تم تدريبهم على جميع المهارات الالزمة لتشغيل منشأة فعالة أو استخدام موظفي ومرافق‬
‫لوجستيات الطرف الثالث (‪PL). 3‬لمثل هذه العمليات ‪ ،‬تستخدم المنظمات أنظمة المعلومات المعتمدة على الكمبيوتر ‪ ،‬مع‬
‫برامج متطورة للمساعدة في تخطيط وإدارة المستودع ‪.‬يكون وضع التشغيل مستق ًرا نسبيًا ويركز اهتمام اإلدارة على التشغيل‬
‫الكفء والفعال من حيث التكلفة لتشغيل المستودع ‪.‬العديد من المنظمات لديها وحدات مركزية مسبقة لتحديد المواقع ذات موقع‬
‫استراتيجي على مستوى العالم‪.‬شبكة األمم المتحدة لمستودع االستجابة اإلنسانية‪.‬‬

‫المستودعات الميدانية‬
‫المستودعات الميدانية وعادة ما تكون مؤقتة في الطبيعة ‪.‬قد يتم وضعها في المباني التي لم يتم تصميمها الستخدامها كمستودع ‪،‬‬
‫في مبنى مؤقت ‪ /‬هياكل ‪ ،‬وغالبا ما تكون في وحدات متنقلة (قاعات التدليك ‪Wiikhalls) ،‬التي هي أكثر بقليل من خيمة في‬
‫حقل ‪.‬قد يكون الموظفون المبدئيون قوة عاملة عارضة لم تعمل مطلقًا في أحد المستودعات من قبل ‪ ،‬ومن المرجح أن يكون‬
‫نظام المخزون قائم على الورق ‪.‬غالبًا ما يكون الموقف فوضويًا في بعض األحيان ‪ ،‬ويكون خطيرً ا في بعض األحيان إلى‬
‫جانب الحاجة اإلنسانية التي قد تكون ملحة للغاية ‪.‬لذلك يجب أن يكون أسلوب اإلدارة عمليًا وموجهاً نحو العمل مع التركيز على‬
‫إتاحة السلع اإلنسانية في أسرع وقت ممكن وبكفاءة ‪ ،‬مع تحمل المسؤولية في نفس الوقت‪.‬‬

‫السياسات واإلجراءات‬
‫سياسات‬
‫تحتوي السياسات على قواعد ولوائح صارمة وسريعة تحدد السلوك العام لتشغيل المستودع ‪.‬أمثلة على أنواع السياسات التي‬
‫ستحددها المنظمات هي كما يلي‪:‬‬

‫تنظيمية محددة سياسة وإجراءات إدارة مستودع مخطط التوجيهي‬ ‫‪‬‬

‫الصحة و السالمة‬ ‫‪‬‬
‫إدارة الموارد البشرية‬ ‫‪‬‬
‫األمان‬ ‫‪‬‬
‫مكافحة اآلفات‬ ‫‪‬‬
‫صيانة المستودعات وتنظيفها‬ ‫‪‬‬
 ‫رقابة جودة‬ ‫‪‬‬
‫حفظ السجالت وتقديم التقارير‬ ‫‪‬‬
‫الخدمات اللوجستية العكسية ‪ -‬إعادة البضائع واستراتيجية الخروج في حالة تخفيض حجم العمليات أو إيقافها‬ ‫‪‬‬
‫التخلص من البضائع المتقادمة والتالفة‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫اإلجراءات‬
‫تحدد وثيقة اإلجراءات خطوة بخطوة كيفية تنفيذ األنشطة في المستودع وتحدد بوضوح العمليات التي سيتم تبنيها ‪.‬يمكن تبنيها‬
‫على أنها "أفضل ممارسة‪".‬‬
‫توفر اإلجراءات رؤية العمليات للمديرين والمانحين‪.‬‬
‫ومع ذلك ‪ ،‬عند إنشاء مثل هذه اإلجراءات ‪ ،‬يجب توخي الحذر لتجنب تقييد استخدام المبادرة المحلية التي قد تكون مطلوبة‬
‫للتعامل مع الظروف المحلية ‪.‬يجب اعتبار اإلجراءات تبسيط العمليات التجارية وتوفير الضوابط واألرصدة ‪.‬أنها توفر التوجيه‬
‫لمديري المستودعات ويجب أن يكون لديهم قدر من المرونة لتلبية مواقف فريدة من نوعها ‪.‬يمكن تحقيق ذلك عن طريق الحد‬
‫من مستوى التفاصيل التي تحددها وثيقة اإلجراءات ‪ ،‬والسماح بمزيد من المرونة و ‪ /‬أو عن طريق ترتيب "توزيعات" للسماح‬
‫بالخروج عن اإلجراءات من أجل تحسين األداء المحلي ‪ ،‬وخاصة في حاالت الطوارئ‪.‬‬
‫توفر اإلجراءات عادةً إرشادات خطوة بخطوة حول كيفية إدارة كل جانب من جوانب التخزين وقد تشمل‪:‬‬

‫تلقي وإصدار اللوازم ؛‬ ‫‪‬‬

‫مراقبة الجودة أو التحقق ؛‬ ‫‪‬‬
‫تخزين البضائع ؛‬ ‫‪‬‬
‫كيفية التحكم في حركة المخزون (مراقبة المخزون) ؛‬ ‫‪‬‬
‫تدفق الوثائق ؛‬ ‫‪‬‬
‫كيفية الكشف عن خسائر األسهم والتعامل معها ؛‬ ‫‪‬‬
‫كيف سيتم إدارة المواد المرفوضة ؛ و‬ ‫‪‬‬
‫كيفية التعامل مع المواد غير المرغوب فيها ‪ ،‬عفا عليها الزمن والخردة ‪ ،‬والتخلص منها‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫انظر أيضا عينة عقد استئجار مستودع‪.‬‬

‫أنواع مساحة المستودع‬

‫تجاري‪ :‬في مبنى مستأجر يستخدم لألعمال‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫حكومة أو والية‪ :‬كما هو الحال في الموانئ أو الموانئ ‪.‬هذا شائع في حاالت الطوارئ‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫العبور‪ :‬للتخزين المؤقت للبضائع المتجهة إلى مواقع مختلفة وتحتاج إلى التخزين لفترة قصيرة جدا‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫المستودعات الجمركية‪ :‬لتخزين البضائع التي يكون واجبها غير مدفوع وال سيما عندما تكون البضائع موجهة إلى بلد‬ ‫‪‬‬
‫آخر ‪.‬غالبًا ما يتم االحتفاظ بالمخزون الموجود مسبقًا في المستودعات الجمركية بحيث يكون التصدير سريعًا ويمكن في بعض‬
‫األحيان تخزينه لفترات طويلة‪.‬‬
‫ً‬
‫التخزين المفتوح‪ :‬ليس مثاليًا للمنتجات القابلة للتلف ولكن في حاالت الطوارئ ‪ ،‬وأحيانا يكون البديل الوحيد‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫المساحة التي تملكها وتديرها المؤسسة‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫مستودعات مسبقة الصنع حيث ال توجد هياكل دائمة متاحة ‪.‬هذه ممارسة شائعة في حاالت الطوارئ‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫المبادئ األساسية إلدارة المستودعات والمخزون‬

‫تخطيط إجراءات االستالم الواردة‪.‬‬ ‫‪‬‬
 ‫إجراءات التخزين على سبيل المثال‪:‬‬ ‫‪‬‬
‫إدارة الموقع‬ ‫‪‬‬
‫مراقبة المخزون‬ ‫‪‬‬
‫الصحة والسالمة المهنية‬ ‫‪‬‬
‫إجراءات التسليم للخارج‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫راجع إرشادات إدارة المخزون والرجوع إلى المرفقات للحصول على عينات مختلفة ‪:‬نموذج المخزون الدائم ‪ ،‬نموذج تقرير‬
‫عدد المخزون ‪ ،‬نموذج تقرير المخزون الداخلي ‪/‬الخارجي‪.‬‬

‫كيفية اختيار وإعداد مستودع‬

‫تحديد االحتياجات‬
‫عند تحديد االحتياجات ‪ ،‬ينبغي للمرء أن ينظر إلى ما وراء الحاجة األساسية للمستودع لتخزين األشياء ‪.‬في حين أن هذا صحيح‬
‫‪ ،‬هناك أيضً ا اعتبارات أخرى‪.‬‬

‫حجم البضائع ؛‬ ‫‪‬‬

‫سرعة من خالل وضع المطلوبة ؛‬ ‫‪‬‬
‫كنقطة عبور ؛‬ ‫‪‬‬
‫كسر الموقع بالجملة‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫مساحة لفرز وتوحيد البضائع المختلفة ؛‬ ‫‪‬‬
‫لتعزيز سرعة االستجابة ؛‬ ‫‪‬‬
‫لحماية ومخترع المخترع ؛ و‬ ‫‪‬‬
‫كمخزن مؤقت في حالة حدوث انهيار أو تأخير في خط أنابيب التوريد‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫تحديد متطلبات التخزين‬

‫اختيار موقع مناسب‬
‫هناك مجموعة من العوامل التي يجب مراعاتها عند اتخاذ قرار بشأن موقع منشأة مستودع جديدة ‪ ،‬وقد تختلف هذه العوامل‬
‫اعتمادًا على ما إذا كنت تختار موقعًا لمبنى مؤقت أو تختار من أحد المباني الحالية‪.‬‬
‫قد تشمل هذه‪:‬‬

‫القرب من موانئ الدخول والمستفيدين‬ ‫‪‬‬

‫المباني القائمة‬ ‫‪‬‬
‫األمان‬ ‫‪‬‬
‫السياق‬ ‫‪‬‬
‫حالة الموقع‬ ‫‪‬‬
‫التمكن من‬ ‫‪‬‬
‫خدمات‬ ‫‪‬‬
‫حجم األرض المتاحة‬ ‫‪‬‬
‫الغرض من المستودع‬ ‫‪‬‬
‫االستخدام السابق للمنشأة‬ ‫‪‬‬
‫وزن األرض‬ ‫‪‬‬
‫الوصول إلى العمل‬ ‫‪‬‬
 ‫اختيار مستودع‬
‫عوامل في االعتبار‪:‬‬

‫طبيعة وخصائص البضائع المراد تخزينها ؛‬ ‫‪‬‬

‫طبيعة معدات المناولة المتاحة ؛‬ ‫‪‬‬
‫مدة التخزين الالزمة ‪ ،‬على المدى القصير أو الطويل ؛‬ ‫‪‬‬
‫الحاجة إلى أنشطة أخرى ‪ ،‬مثل إعادة التعبئة ‪ ،‬ووضع العالمات ‪ ،‬والتركيب ‪ ،‬وما إلى ذلك ؛‬ ‫‪‬‬
‫وصول ومواقف للسيارات ؛‬ ‫‪‬‬
‫عدد أرصفة التحميل المطلوبة ؛ و‬ ‫‪‬‬
‫مجمع آمن‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫تخطيط إعداد المستودعات‬

‫تخطيط الفضاء‬
‫المناطق التي يجب التخطيط لها هي مناطق التخزين العامة ومناطق استالم البضائع ‪ ،‬وشحن البضائع ‪ ،‬وإرسال البضائع ‪.‬من‬
‫ضا تخصيص مساحة لألنشطة التالية‪:‬‬
‫المستحسن أي ً‬

‫صيانة المعدات ومواقف السيارات ؛‬ ‫‪‬‬

‫شحن بطاريات المعدات مثل شاحنات البليت‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫تزود الشاحنات بالوقود‬ ‫‪‬‬
‫مساحة للتخلص من القمامة مثل التغليف الفارغ ؛‬ ‫‪‬‬
‫منطقة الحجر الصحي لحفظ البضائع المرفوضة أو البضائع المراد إرجاعها أو إتالفها ؛‬ ‫‪‬‬
‫منطقة استراحة الموظف ؛‬ ‫‪‬‬
‫الحمام ‪.‬و‬ ‫‪‬‬
‫مكتب اإلدارة‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫تخطيط‬
‫يجدر وضع هذه المتطلبات في االعتبار أثناء تخطيط مناطق التشغيل الرئيسية ‪.‬يجب إيالء االعتبار للتخطيط لما يلي‪:‬‬

‫تخصيص مساحة لكل نوع من المنتجات ورقم تحديد الموقع ؛‬ ‫‪‬‬

‫إتاحة مساحة كافية لسهولة الوصول إلى المداخن للفحص والتحميل والتفريغ ‪.‬يجب أن تكون األكوام مت ًرا واحدًا من الجدران‬ ‫‪‬‬
‫ومت ًرا آخر بين األكوام ؛‬
‫تحجيم استالم البضائع ومنطقة اإلرسال ؛‬ ‫‪‬‬
‫إتاحة مساحة لتخزين مواد التنظيف ولوازمه ؛‬ ‫‪‬‬
‫تخصيص مناطق للعناصر التالفة برقم الشحنة ؛‬ ‫‪‬‬
‫إتاحة مساحة كافية إلعادة تعبئة العناصر التالفة ووضعها في أكوام منفصلة ؛‬ ‫‪‬‬
‫هناك حاجة إلى مساحة حرة كافية لتشغيل المستودع بشكل فعال ‪.‬عند التخطيط لحجم المستودع ‪ ،‬خذ بعين االعتبار‪:‬‬ ‫‪‬‬
‫تخطط الستخدام حوالي ‪ ٪ 07-07‬من المساحة المتاحة ‪ ،‬مع مراعاة‪:‬‬ ‫‪‬‬
‫معدل الخرج‬ ‫‪‬‬
‫عدد وحدات حفظ المخزون)‪(SKU‬‬ ‫‪‬‬
‫التعامل مع خصائص البنود ‪ ،‬الخ‬ ‫‪‬‬
‫انظر دليل التراص في الملحقات‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫كيفية حساب مساحة تخزين المستودع‪.‬‬

 ‫احتياجات التخزين الخاصة‬
‫تتطلب بعض مواد اإلغاثة عناية خاصة من حيث نوع وأمن منطقة التخزين ‪.‬فمثال‪:‬‬

‫يمكن أن تحتوي اإلمدادات الطبية وشحنات األدوية على عدد كبير من العناصر الصغيرة ذات القيمة العالية والمقيدة في كثير‬ ‫‪‬‬
‫من األحيان ‪ ،‬والتي يكون عمر الكثير منها محدودًا ‪.‬وبالتالي ‪ ،‬هناك حاجة إلى منطقة آمنة ‪ ،‬وكذلك االهتمام بحكمة لتواريخ‬
‫انتهاء الصالحية‪.‬‬
‫يجب تخزين المنتجات الخطرة مثل الوقود والغازات المضغوطة والمبيدات الحشرية والكحول واألثير وغيرها من المواد القابلة‬ ‫‪‬‬
‫لالشتعال أو السامة أو المسببة للتآكل بشكل منفصل ‪ ،‬ويفضل أن يتم ذلك في سقيفة باردة وآمنة في المجمع ولكن خارج‬
‫المستودع الرئيسي‪.‬‬
‫قد تحتاج المضادات الحيوية واللقاحات إلى ترتيبات تخزين بارد يتم التحكم فيها بدرجة الحرارة ‪ ،‬مع سعة كافية ومصدر طاقة‬ ‫‪‬‬
‫موثوق وموثوق‪.‬‬
‫مع العناصر القابلة لالحتراق ‪ ،‬مثل الكحول واألثير ‪ ،‬يلزم االنتباه بشكل خاص عند التخزين والمناولة ‪.‬يجب تطبيق تقنيات‬ ‫‪‬‬
‫إدارة المخزون لمنع الفوائض المهدرة ولضمان تناوب المخزون بشكل مناسب لتجنب الخسائر الباهظة الناجمة عن البضائع‬
‫منتهية الصالحية ‪.‬يجب وضع إجراءات لمراقبة وحفظ وإطالق اإلمدادات الطبية واألدوية بالتشاور مع الخبراء الطبيين‪.‬‬

‫استخدام الفضاء والتعامل معها‬

‫الرسم البياني ‪ :1‬استخدام الفضاء‬

‫كما هو موضح أعاله ‪ ،‬تتكون عملية المستودع من أربعة أنشطة عمل رئيسية‪:‬‬
 ‫استالم البضائع‬ ‫‪‬‬
‫تخزين‬ ‫‪‬‬
‫اختيار‬ ‫‪‬‬
‫إرسال البضائع‬ ‫‪‬‬

‫لتقدير االحتياجات من الموارد للمستودع بأكمله ‪ ،‬ينبغي للمرء أن يبدأ بتقدير االحتياجات لكل من أنشطة العمل الرئيسية بدورها‬
‫ومستوى الطلب ‪.‬بعد ذلك ‪ ،‬يجب الجمع بين متطلبات الموارد لجميع األنشطة ‪ ،‬مع مراعاة الطريقة التي يتم بها تنفيذ األنشطة‬
‫على مراحل خالل يوم العمل ‪ ،‬من أجل إجراء تقدير لمجموع الموارد المطلوبة‪.‬‬

‫الجوانب الواجب مراعاتها عند إدارة عمليات المستودعات‬

‫التخطيط لحجم العمل‬ ‫‪‬‬
‫تخصيص الموارد‬ ‫‪‬‬
‫استخدام ومعالجة الفضاء ‪( ،‬انظر الرسم البياني أعاله‪):‬‬ ‫‪‬‬
‫استالم البضائع ؛‬ ‫‪‬‬
‫تخزين البضائع‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫تجميع الشحنات‬ ‫‪‬‬
‫شحنات إيفاد‬ ‫‪‬‬
‫التخلص من البضائع‬ ‫‪‬‬
‫مكافحة اآلفات‬ ‫‪‬‬
‫األمان‬ ‫‪‬‬
‫ادارة المخزون‬ ‫‪‬‬
‫تقنيات المناولة و التراص‬ ‫‪‬‬
‫الصحة والسالمة المهنية‬ ‫‪‬‬

‫إدارة مستويات المخزون‬

‫لقد ثبت أن دور إدارة المخزون هو ضمان أن المخزون متاح لتلبية احتياجات المستفيدين عند االقتضاء‪.‬‬
‫يمثل المخزون تكلفة كبيرة لسلسلة اإلمداد اإلنسانية ‪.‬يتكون هذا من تكلفة المخزون نفسه ‪ ،‬باإلضافة إلى تكلفة نقل البضائع ‪،‬‬
‫وتكلفة إدارة البضائع (العمالة ‪ ،‬والتبخير ‪ ،‬وإعادة التغليف ‪ ،‬إلخ) وحفظ البضائع في المستودعات ‪.‬وظيفة مدير المخزون هي‬
‫إتاحة المخزون بأقل تكلفة ممكنة‪.‬‬
‫لتحقيق ذلك ‪ ،‬يجب على مدير المخزون ضمان التوازن بين العرض والطلب من خالل إنشاء الحد األدنى من األسهم القابضة‬
‫لتغطية المهل الزمنية ‪.‬لتحقيق ذلك ‪ ،‬يجب على مدير الجرد االتصال باستمرار مع البرامج لمواكبة االحتياجات واألولويات‬
‫كاف لتغطية المهلة الالزمة الستبدال المخزونات لتجنب المخزونات‪.‬‬
‫ٍ‬ ‫المتغيرة ‪.‬يجب أن يكون لدى المستودع دائ ًما مخزون‬
‫مراقبة المخزون‬
‫هناك طريقتان لمراقبة المخزون قابلة للتطبيق في حاالت الطوارئ‪:‬‬

‫‪ .1‬إعادة ترتيب مستوى السياسة‬

‫‪ .2‬إعادة ترتيب دورة السياسة‪.‬‬

‫كالهما ينطبق على الحاالت اإلنسانية ويرتبط بها إيجابيات وسلبيات ‪.‬الحظ أن كمية الطلب االقتصادي )‪ (EOQ‬في الممارسة‬
‫العملية ال تعمل إال في بيئة مستقرة إلى حد ما حيث يكون تقلب الطلب ومدة تجديده مستقرين بشكل معقول ويمكن التنبؤ‬
 ‫بهما ‪.‬هذا ليس هو الحال في حاالت الطوارئ ‪.‬تنطبق كمية الطلبات االقتصادية في بيئات أكثر استقرا ًرا مثل مخيمات الالجئين‬
‫وربما في مرحلة اإلغاثة ‪ /‬االنتعاش الحقًا‪.‬‬
‫تعد إدارة المخزون في حاالت الطوارئ أكثر "بنا ًء على المشاريع" ‪ ،‬حيث تطابق العرض مع الطلب في بيئة سريعة‬
‫التغير ‪.‬يتطلب ذلك بناء سلسلة إمداد تتمتع بمستوى عا ٍل من المرونة والقدرة على التكيف ‪ ،‬مع تحديد سريع للحاجة وتلبية‬
‫سريعة لهذه الحاجة من خالل سلسلة التوريد‪.‬‬
‫عند إدارة هذا النوع من النظام ‪ ،‬يجب مراعاة المخزون بكميات صغيرة نسبيًا (حزم المخزون من عناصر اإلغاثة المرتبطة)‬
‫المرفقة (المرتبطة) باحتياجات محددة ثم نقلها (وتعقبها) من المصدر إلى االحتياجات المحددة (المستخدم‪) .‬‬
‫يأتي التحسين من وجود أنظمة لوجستية يمكنها تكوين هذه الحزم وشرائها ودمجها بسرعة وسلسلة توزيع تتسم بالمرونة‬
‫ويمكنها التكيف مع المتطلبات المتغيرة بسرعة وبتكلفة منخفضة على األقل‪.‬‬
‫توفر نظم المعلومات التي تسهل شفافية مستويات مخزون سلسلة التوريد والموقع والطلب الرؤية الالزمة لتسهيل التخطيط الجيد‬
‫والقرارات الفعالة التي تزيد الخدمات وتقلل التكاليف إلى الحد األقصى‪.‬‬

‫مراقبة المخزون والحركات‬

‫مدير المستودع ‪ /‬المخزون مسؤول عن مراقبة حركة البضائع عند نقلها من المورد وعن مراقبة حركة المخزون في منشأة‬
‫المستودع‪.‬‬
‫تشمل القياسات الحيوية لمراقبة المخزون ما يلي‪:‬‬

‫تحديد مستويات المخزون التشغيلي بنا ًء على االستهالك ‪ /‬معدل االستخدام ‪.‬يجب مراجعة مستويات المخزون من وقت آلخر‬ ‫‪‬‬
‫حسب االحتياجات الحالية( ‪.‬انظر "مراقبة المخزون أعاله) ؛‬
‫التأكد من إعداد تقارير أرصدة األسهم األسبوعية والشهرية لكل بند من بنود المخزون والقيمة اإلجمالية ؛‬ ‫‪‬‬
‫الحفاظ على تقرير استخدام المخزون الشهري لكل عنصر يتم حفظه في المتجر وبشكل عام في اتجاه االستخدام في األشهر‬ ‫‪‬‬
‫الستة الماضية ؛‬
‫مراجعة واإلبالغ على أساس شهري على أساس العناصر ذات الحركة البطيئة الستة التي تشير إلى تاريخ الحركة األخير ‪،‬‬ ‫‪‬‬
‫وقيمة الوحدة والقيمة اإلجمالية والتنسيق مع قسم المستخدم ؛‬
‫تحديد الكمية ‪ ،‬المهلة الزمنية ومدى توفر كل قطعة متوفرة في السوق ؛‬ ‫‪‬‬
‫احتفظ بسجل لجميع العناصر غير المخزنة المستلمة من الموردين ‪ ،‬وعاد إلى الموردين وأصدر للمستخدمين‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫انظر تقرير الجرد الشهري و تقرير المخزون‪.‬‬

‫مراقبة البضائع في العبور‬

‫طلب المهلة‬ ‫‪‬‬

‫تتبع أوامر للبضائع‬ ‫‪‬‬
‫السيطرة على تحركات األسهم‪:‬‬ ‫‪‬‬
‫تحديد الحد األدنى لمستويات المخزون ومراقبته ؛‬ ‫‪‬‬
‫تفتيش جودة استالم البضائع ؛‬ ‫‪‬‬
‫مراقبة المخزون المادي في المستودع ؛‬ ‫‪‬‬
‫السيطرة على البنود المتخصصة ؛ و‬ ‫‪‬‬
‫االفراج عن األسهم من التخزين والبضائع إيفاد‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫لتسهيل وحساب حركة األسهم ‪ ،‬يمكن استخدام الوثائق التالية‪:‬‬

 ‫مذكرات التسليم أو عينات بوليصة الشحن ‪1‬و ‪2‬أو عينات قائمة التعبئة ‪1‬و ‪2‬؛‬ ‫‪‬‬
‫البضائع المستلمة ‪ ،‬انظر عدة عينات ‪1‬و ‪2‬و ‪3‬و ‪4‬؛‬ ‫‪‬‬
‫بطاقة األسهم‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫بطاقة بن ؛ و‬ ‫‪‬‬
‫شحنة المالحظات‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫انظر في المالحق مخطط تدفق المستودع‪.‬‬

‫سجالت األسهم ‪ -‬الوثائق‬

‫تحديد المخزون‬ ‫‪‬‬

‫بطاقات مكدس ‪ ،‬راجع العينات ‪1‬و ‪2‬‬ ‫‪‬‬
‫بطاقات بن‬ ‫‪‬‬
‫فحوصات المخزون‪ :‬انظر قسم المخزون للحصول على عينات مختلفة أو في الملحقات‬ ‫‪‬‬
‫اإلبالغ عن خسائر المخزون‬ ‫‪‬‬
‫اإلبالغ عن مستويات المخزون‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫متطلبات المصدر‬
‫باإلضافة إلى أساليب العمل والمعدات والمساحة المطلوبة ‪ ،‬من الضروري تزويد المستودع بالموارد الكافية ‪.‬يتم ذلك عن‬
‫طريق تخطيط أو تقدير االحتياجات لألشخاص والمعدات من أجل تشغيل منشأة المستودع‪.‬‬
‫هناك مفاضلة يتم إجراؤها بين األشخاص ومتطلبات معدات المناولة ألي عبء عمل معين‪.‬‬
‫في عمليات المستودعات العالمية ‪ ،‬التي يتم تشغيلها مثل العمليات التجارية ‪ ،‬ينصب التركيز على تقليل تكلفة تشغيل العملية ‪.‬في‬
‫هذه الحالة ‪ ،‬من األفضل غالبًا االستثمار في مناولة المعدات وتقليل االعتماد على موارد األفراد‪.‬‬
‫ومع ذلك ‪ ،‬في العمليات الميدانية ‪ ،‬تفضل العديد من المنظمات اإلنسانية توظيف العمالة المحلية التي توفر فرص العمل بدالً من‬
‫االعتماد على معدات المناولة‪.‬‬
‫سيتم تحديد متطلبات إجمالي كمية الموارد المطلوبة من خالل كمية البضائع التي تتدفق داخل وخارج المستودع ‪ ،‬كما هو‬
‫موضح في الرسم البياني أدناه‪.‬‬
‫معدات المستودعات األساسية‬
‫هناك حاجة إلى أنواع مختلفة من المعدات لضمان التنفيذ السلس للعمل في المستودع ‪.‬يجب تخزين جميع المعدات بشكل صحيح‬
‫عندما ال تكون قيد االستخدام ونشر جدول الصيانة الدورية ‪.‬يجب تدريب موظفي المستودع على ممارسات الصيانة اليومية‬
‫القياسية واالستخدام الصحيح للمعدات ‪.‬عند الضرورة ‪ ،‬يجب أن تكون مجهزة بمعدات السالمة الشخصية مثل قفازات العمل ‪،‬‬
‫أحذية العمل ‪ ،‬النظارات الواقية ‪ ،‬إلخ‪.‬‬
‫قد تشمل المعدات المطلوبة‪:‬‬

‫كميات كافية من النماذج القياسية واآلالت الحاسبة والقرطاسية للحفاظ على سجالت التخزين المناسبة ؛‬ ‫‪‬‬
‫أدوات صغيرة لفتح الحاالت ‪ ،‬مثل المطارق ‪ ،‬كماشة ‪ ،‬المبارز ‪ ،‬قواطع الصلب ؛‬ ‫‪‬‬
‫األدوات والمواد الالزمة إلصالح المتجر والصيانة البسيطة ؛‬ ‫‪‬‬
‫لوازم إلعادة تغليف العبوات التالفة ‪ ،‬مثل الحقائب واإلبر والخيوط وحاويات الزيت وآلة خياطة وجهاز الربط والشريط‬ ‫‪‬‬
‫الالصق والحاويات الصغيرة أو الكرتون ؛‬
‫رمح أخذ العينات لفحص المواد الغذائية ؛‬ ‫‪‬‬
‫جداول لوزن البضائع ؛‬ ‫‪‬‬
 ‫منصات خشبية قياسية بأعداد كافية ‪ -‬دولية مثالية ؛‬ ‫‪‬‬
‫نوع منظمة "التقييس" األوروبية (‪ 07 × 127‬سم) ؛‬ ‫‪‬‬
‫عربات يد بعجلتين لنقل اللوازم داخل المستودع ؛‬ ‫‪‬‬
‫منصة نقالة لنقل المنصات ؛‬ ‫‪‬‬
‫رافعة شوكية حيث يتم تحميل المنصات وتفريغها من الشاحنات ؛‬ ‫‪‬‬
‫المكانس ‪ ،‬المقالي الغبار ‪ ،‬الفرش ‪ ،‬المجارف ‪ ،‬المناخل ‪ ،‬صناديق القمامة لتنظيف النفايات المجمعة والتخلص منها ؛‬ ‫‪‬‬
‫مجموعات اإلسعافات األولية والمصابيح الكاشفة وطفايات الحريق وغيرها من معدات مكافحة الحرائق داخل وخارج‬ ‫‪‬‬
‫المستودع ؛‬
‫موازين الوزن ؛ و‬ ‫‪‬‬
‫ساللم‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫رعاية مستودع المعدات‬

‫يتم صيانة معدات المستودعات لمنع وقوع الحوادث واالنهيارات‪.‬‬
‫تتألف أنشطة الصيانة من عمليات التفتيش والخدمة المنتظمة وأداء المراقبة التجاهات الفشل ‪ ،‬حيث سيمكن ذلك من التعرف‬
‫على األعراض قبل حدوث الفشل‪.‬‬
‫صيانة المعدات لديها تحيز قوي للصحة والسالمة ‪.‬غالبًا ما تفرض تشريعات الصحة والسالمة على اإلدارة التزا ًما بأنظمة‬
‫العمل اآلمنة ‪.‬يتطلب ضمان سياسات وإجراءات العمل اآلمنة فحص الرجال واآلالت واألساليب والمواد والجوانب البيئية‪.‬‬
‫بعض المناطق التي يجب االنتباه إليها‪:‬‬

‫صيانة مخطط لها مسبقا‬ ‫‪‬‬

‫صيانة المعدات‬ ‫‪‬‬
‫الحفاظ على المبنى‬ ‫‪‬‬
‫استكمال سجالت الصيانة‬ ‫‪‬‬

‫االعتبارات القانونية‬
‫تأجير المستودعات المؤقتة ‪ /‬المقاوالت‪.‬‬
‫الممارسة الشائعة في حاالت الطوارئ هي استئجار أو استئجار ‪ ،‬وليس شراء المستودعات ‪.‬في هذه الحالة ‪ ،‬غالبًا ما يكون‬
‫هناك نقص في المباني أو المواقع المناسبة لمساحة المستودع ‪ ،‬وقد يؤدي ذلك غالبًا إلى زيادة التكاليف بشكل كبير ‪.‬لذلك ‪ ،‬من‬
‫الضروري غالبًا استخدام مساحة المستودعات المؤقتة لفترة زمنية قصيرة‪.‬‬
‫يجب توخي الحذر عند وضع عقد اإليجار (انظر نموذج عقد استئجار المستودع) مع المالك ‪.‬البنود التالية هي االدراج األساسية‬
‫وفي عقد اإليجار‪:‬‬

‫تكلفة عقد اإليجار ؛‬ ‫‪‬‬

‫مدة عقد اإليجار ؛‬ ‫‪‬‬
‫بند الخروج‪ :‬فترة اإلشعار المطلوبة إلنهاء أو تمديد فترة اإليجار ‪.‬تأكيد وجود تأمين على الممتلكات ‪ ،‬يشمل الطرف الثالث ‪،‬‬ ‫‪‬‬
‫والحريق ‪ ،‬وأضرار المياه ‪ ،‬وكسر النوافذ ‪ ،‬إلخ ؛‬
‫تفاصيل أي ترتيبات أمنية ؛‬ ‫‪‬‬
‫جرد مفصل ألي معدات والتجهيزات والتركيبات المتضمنة في المبنى ووصف تفصيلي لحالتها ؛‬ ‫‪‬‬
‫تأكيد إما اإليجار الوحيد أو تفاصيل المستأجرين اآلخرين ؛‬ ‫‪‬‬
‫معلومات حول قوة األرض أو األرض لكل متر مربع ؛‬ ‫‪‬‬
‫قدرة وزن أي معدات مثل الرافعات الشوكية والرفوف والرفوف ؛‬ ‫‪‬‬
 ‫في الحاالت التي يكون فيها الحياد مه ًما ‪ ،‬يجب توخي الحذر لتأسيس المالك الفعلي للمبنى ‪ ،‬والذي قد يكون مختلفًا عن‬ ‫‪‬‬
‫"المؤجر" للمبنى ‪ ،‬على سبيل المثال الجيش أو الجماعات الدينية أو الحكومة ؛‬
‫قوة قهرية؛‬ ‫‪‬‬
‫تعويض ‪.‬و‬ ‫‪‬‬
‫تأمين‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫استنتاج‬
‫المستودع هو عنصر رئيسي في سلسلة التوريد في حاالت الطوارئ ‪.‬يقوم بتخزين حاالت عدم اليقين واالنهيارات التي قد‬
‫تحدث في سلسلة التوريد ‪.‬عند إدارة المستودعات بشكل صحيح وتخزينها بشكل مناسب ‪ ،‬يوفر مخزونًا ثابتًا من المواد عند‬
‫الحاجة إليها‪.‬‬

‫المراجع‬
‫خدمات اإلغاثة الكاثوليكية‬ ‫‪‬‬
‫الرعاية الدولية‬ ‫‪‬‬
‫الهالل‬ ‫‪‬‬
‫دليل اللجنة الدولية للوجستيات الميداني ‪-‬رابط‬ ‫‪‬‬
‫شهادة معهد فريتز في وحدة اللوجستيات اإلنسانية للمستودعات وإدارة المخزون ‪-‬رابط‬ ‫‪‬‬
‫دليل اللوجستيات الميدانية لحاالت الطوارئ في البرنامج‬ ‫‪‬‬
‫رؤية العالم‬ ‫‪‬‬
‫دليل مستودع البرنامج‬ ‫‪‬‬

‫معلومة اضافية‬
‫شهادة معهد فريتز في اإلنسانية اللوجستية التخزين والجرد ‪ Module-‬صلة‬ ‫‪‬‬
‫دليل اليونيسف الميداني للطوارئ‬ ‫‪‬‬
‫شهادة ‪ CILT (UK) -‬مواد التعليم عن بعد ‪ -‬التخزين ‪ -‬رابط‬ ‫‪‬‬
‫أولسن ‪ ،DR (2003) ،‬كتيب ‪ Gower‬إلدارة سلسلة التوريد ‪ ،‬اإلصدار الخامس ‪ ،‬الذي حرره جون جاتورنا ‪،‬‬ ‫‪‬‬
‫‪Gower- Link‬‬
‫‪The Handbook of Logistics and ،2000) ،(1989 ،P. ،and Croucher ،J. ،Oxley ،A. ،Rushton‬‬ ‫‪‬‬
‫)‪London- Link ،Kogan Page ،Distribution Management (Second Edition‬‬
‫‪The Free Press- Link ،The Logistics Handbook ،WC (1994) ،JF and Copacino ،Robeson‬‬ ‫‪‬‬
‫‪T. (2008). ،and Butcher ،C. ،Lalwani ،J. ،Mangan‬جلوبال لوجيستيكس وإدارة سلسلة التوريد‪ ،‬وجون وايلي‬ ‫‪‬‬
‫وأوالده‪ ،‬هوبوكين‪ ،‬نيو ‪ Jersey.-‬صلة‬

‫ملف‬

‫‪JPEG File 2-6-WAREHOUSE-diagram-Space utilisation.JPG‬‬

 ‫ملف‬

GIF LOG-2-6-WAREHOUSE Flow Chart.gif‫ملف‬

Microsoft Excel Sheet LOG-2-6-WAREHOUSE-Goods Received Note.xls

Microsoft Word 97 Document LOG-2-6-WAREHOUSE-Goods Received Note-3.doc

Note-4.jpg‫ البضائع المستلمة‬JPEG LOG-2-6-WAREHOUSE- ‫ملف‬

- IFRC-Concern.pdf‫ مستودع البضائع المستلمة‬PDF LOG-2-6-‫ملف‬

PDF File LOG-2-6-WAREHOUSE-GUIDELINES-Inventory Guidelines proposer.pdf

JPEG LOG-2-6-WAREHOUSE-Loss Damage Report.jpg‫ملف‬

Microsoft Word 97 Document LOG-2-6-WAREHOUSE-PERPETUAL INVENTORY.doc

PDF File LOG-2-6-WAREHOUSE-SAMPLE-Calculating Warehouse space.pdf

Outline.pdf‫سياسة وإجراءات إدارة المستودعات‬PDF File LOG-2-6-WAREHOUSE-SAMPLE-

JPEG LOG-2-6-WAREHOUSE-Stack Card.jpg‫ملف‬

Microsoft Excel LOG-2-6-WAREHOUSE-Stack Card.xls‫ورقة‬

PDF LOG-2-6-WAREHOUSE-Stacking guide.pdf‫ملف‬

PDF LOG-2-6-WAREHOUSE-STOCK ROTATION.pdf‫ملف‬

PDF LOG-2-6-WAREHOUSE-TEMPLATE-Bin Card-IFRC.pdf‫ملف‬

Microsoft Excel Sheet LOG-2-6-WAREHOUSE-TEMPLATE-In-Out Stock Report.xls

 ‫ملف‬

Microsoft Excel LOG-2-6-WAREHOUSE-TEMPLATE-Monthly-inventory-report.xls‫ورقة‬

- MSF.pdf‫ قائمة التعبئة‬PDF LOG-2-6-WAREHOUSE-TEMPLATE- ‫ملف‬

- SaveTheChildren.pdf‫ قائمة التعبئة‬PDF LOG-2-6-WAREHOUSE-TEMPLATE- ‫ملف‬

Microsoft Excel LOG-2-6-WAREHOUSE-TEMPLATE-Stock- Report.xls‫ورقة‬

PDF File LOG-2-6-WAREHOUSE-TEMPLATE-Warehouse Rental Contract-RCRCS.pdf

PDF LOG-2-6-WAREHOUSE-TEMPLATE-Waybill Template-CSR.pdf‫ملف‬

JPEG LOG-2-6-WAREHOUSE-Waybill.jpg‫ملف‬

Microsoft Excel LOG-2-8-FLEET MANAGEMENT-TEMPLATE-Stock Card.xls‫ورقة‬

- IFRC.pdf‫ مذكرة التسليم‬- ‫ بوليصة الشحن‬PDF LOG-2-8-FLEETWAREHOUSE-TEMPLATE-‫ملف‬