ODK ACF‐E TOOLKIT 
ODK SYSTEM NO INTERNET CONNECTIVITY 

SYSTEM MODEL  
 

The following guidelines are intended to guide you step by step on how the ODK (Open Data 
Kit) system will work with no internet connectivity conditions, bellow you will see the different 
components  of  the  system;  those  are  explained  in  more  detail  in  the  ACF‐E  Tool  Kit  main 
document.  In  this  document  we  will  focus  on  the  steps  (marked  with  a  purple  star)  that  we 
should follow in order to get the system working in an ACF‐E mission 

Author: Jorge Durand Zurdo 
                    

STEP 1‐UPLOADING FORMS TO COMPUTER 
 

During  the  first  stages  of  implementation  this  step  is  not  needed  as  all  the  ACF‐E  technical 
forms will be facilitated as annexes in this toolkit. Only if you create a new version of a form by 
editing  the  excel  file  it  will  be  needed  to  convert  it  to  .xml  format  and  save  it  into  your 
computer. 
 

Author: Jorge Durand Zurdo 
                    

STEP 2‐DOWNLOADING BLANK FORMS TO DEVICE 

Installing Blank forms without network connectivity 
For  the  following  steps  it  is  mandatory  you  have  install  the  ODK  Collect  application  on  your 
device, the following steps are meant to be done by the ACF survey coordinator, once a blank 
form  is  stored  in  your  device´s  ODK  Collect  application  we  can  fill  as  many  instances  as  we 
want.  
Forms you design can be manually added to the device. Simply place them in the /odk/forms 
folder on your Android device's   SD card. 
1. Connect your device to the computer using an USB connection ( all devices must have 
a USB  wire in order to do this) 
2. Find  your  device  an  then  navigate  to  SD  card/odk  folder,  choose  Form  folder,  then 
paste there the .xml file of the survey you are interested. The .xml files for all technical 
forms are provided with this tool kit. 
3. Disconnect your device from your computer  
4. Start  ODK  Collect  application  and  push  "Fill  Blank  form"  Button  ,  the  survey  must 
appear  there  available for start data collection  
 
5. Load the form the first time to make sure it is loaded, it is valid, and save time later. It  
loads much faster the second  time 

The longer the survey, the longer the waiting time for it to load first time in the device ODK 
Collect.  This  could  take  up  to  20  minutes  with  the  more  basic  devices,  so  could  take  longer 
with more complex surveys. If you get an error message that says "ODK force close," hit "OK" 
and close the application.  Restarting the device in this instance can help 

Author: Jorge Durand Zurdo 
                    

STEP 3‐PULL COMPLETED FORMS TO ODK BRIEFCASE 

It is mandatory you have filled instances of a standard form by following the next steps: 

The following steps are meant to be done by the ACF field data collectors every time a survey 
is conducted  
 
1. Push “Fill blank form” button in the main menu of ODK collect  
2. Select  i.e. “WASH  Sanitary survey V 1.0” form 

3. You'll  know  the  survey  has  loaded  when  you  see  a  page  with  2  hands  and  the  following 
message: "You are at the start of 'SURVEY NAME.' 

4. Swipe from right to left to begin the survey 
5. Fill the form  and complete the survey 
6. When the form is  finished select “Mark form as finalized” and  push “Save form  and exit” 
----------------------------------------------------------------------------------------------------------
Previous steps the above steps are needed every time you want to fill a new form instance
----------------------------------------------------------------------------------------------------------

7. Open your computer 
For  the  following  steps  it  is  mandatory  you  have  installed  the  JAVA  JRE 
http://java.com/en/download/index.jsp    and  the  ODK  Briefcase  program 
https://code.google.com/p/opendatakit/downloads/detail?name=ODK%20Briefcase%20v1.3.2
%20Production.jar&can=2&q

Author: Jorge Durand Zurdo 
                    

Configuring ODK Briefcase 

1. Open ODK Briefcase 
2. First you need to set the folder where all the data retrieved by ODK Briefcase will be 
stored, in  this directory  the ODK Briefcase will create automatically a folder named 
”ODK Briefcase Storage” 

Pulling survey results from server 

----------------------------------------------------------------------------------------------------------
Previous steps the above steps are needed ONLY ONCE per survey campaign in order to set
the folder where all –xml forms instances will be saved
----------------------------------------------------------------------------------------------------------

3. Connect each device you want to pull data from to the computer you can do it in two 
ways: 

 Place  SD  card  with  completed  surveys  into  a  SD  card  reader  and  connect  it  to  your 
computer.  Then  you  can  use  ODK  Briefcase  and  "Mounted  Android  SD  Card"  to  pull 
data. 
 “Connect “the device to your computer (link with a USB cord and hit button pops up in 
your  device,  which  should  be  along  the  lines  of  "Mount  Device"  or  "Allow  USB 
debugging" depending on the device).   

   a)  If  it  shows  as  a  new  disk  drive  or  mounted  drive  (OSX),  then  you  can  use  ODK 
Briefcase  and  "Mounted  Android  SD  Card"  to  pull  data. 
   b) If it shows a multimedia device, then you will need to open a file browser to that 
device, look for \odk folder into the device, and then copy the whole directory over to 
your PC and use the "Custom Path to ODK Directory" mechanism.  
 The  multimedia  device  driver  is  very  buggy  and  annoying,  as  it  doesn't  give  full 
visibility to the SD Card all the time.  If you can't figure out how to do this, you may 
need to remove the SD Card from the phone and plug that into your computer using 
and  SD  card  reader.    There  may  be  other  tools  on  the  phone  that  could  zip  up  a 
directory  and  e‐mail  it  to  you.  File  Manager  may  also  be  useful  for  this  purpose. 
 

Author: Jorge Durand Zurdo 
                    

4. Create  a  folder  to  save  survey  data  into  (for  data  management  procedures  its 
suggested  to create a new folder with date and name of surveyor each time you  load 
data from a device) 
5. On ODK Briefcase go to the "Pull” tab 
6. Click  on  the  bar  to  the  right  of  "Pull  data  from:"  (top  left)  and  choose  "Mounted 
Android SD Card” or “Custom Path to ODK directory” depending on the way you had 
connected the device to the computer in step 3. 

7. A) If you choose "Mounted Android SD Card" follow the next steps 

Author: Jorge Durand Zurdo 
                    

8. B) If you choose ""Custom Path  to ODK Directory" follow the next steps 

Author: Jorge Durand Zurdo 
                    

9. In both ways, either "Mounted  Android SD Card" or "Custom Path  to ODK Directory" 
after clicking  “Ok” in the first case or “Choose” in the second,  you will see the list of 
Forms that are hosted in each device you had connected  

10.  Select  the  form  you  want  to  download  results  from,  in  this  case  “WASH  Sanitary 
survey V 1.0”, click “Pull” Button at the bottom of the screen 

11. Wait until you see the "SUCCESS!" message on the application. (It could take up to a 
few minutes if you're loading a lot of forms). 

Author: Jorge Durand Zurdo 
                    

12. Now  the  data  it  is  already  in  the  “ODK  Briefcase  Storage”  Folder  inside  our 
computer. But it is in .xml format , next step will be export the data to .csv 

13. Repeat  the  steps  (from  3  to  10)  for  each  device  you  want  to  pull  data  from  ,  in  that 
way you will save all the forms  .xml and attached media files in the same folder, then 
you may proceed to export 

14. Important: Delete the files using ODK Collect in each terminal after you have imported 
them  into  Briefcase  (so  you  don't  repeatedly  process  them  and  you  will  avoid 
duplicates form instances in the ODK Briefcase storage folder). 

Please remember  

Briefcase DOES NOT delete any data off your phone.  It is up to you, after using briefcase, 
to  select  the  forms  on  the  phone  and  delete  them.    Additionally,  Briefcase  does  not 
attempt to find only the finalized forms on your phone ‐‐ it will grab everything.  So you 
should  first  finalize  the  forms  on  the  phone;  if  that  isn't    possible,  you  can  go  into 
Briefcase's  directory  tree  and  delete  the  incomplete  submissions  from  there,  if    needed 
(they will generally have the same directory name at this point). 

Author: Jorge Durand Zurdo 
                    

STEP  4‐EXPORT  COMPLETED  INSTANCES  FROM  .XML  TO  ODK 

Exporting survey results from ODK Briefcase 

1. On the ODK Briefcase go to the “Export" tab 

Author: Jorge Durand Zurdo 
                    

2. Pull down the bar to the right of "Form:" (top left) and choose the relevant survey  

3. Hit the "Choose" button (Choose Export Directory) and choose the folder you want 
the  output  .csv  files  and  images  attached  (it  is  recommended  to  create  a  folder 
named “output” within the same folder we selected  in step 2 (in this example ACF‐E 
ODK) . 

Author: Jorge Durand Zurdo 
                    

4. Click "Export” button on the bottom‐most right of the application 

5. This should load very quickly and will give you a "SUCCEEDED!" message 

6. Now  the  exported  data  is  in  the  folder.  Any  repeat  groups  (loops)  will  be  in 
separately‐named  excel  files  in  the  folder  (in  the  form 
SurveyName_RepeatGroupName.csv), while the rest of the survey will be in a folder 
with simply the name of the survey (SurveyName.csv) 

Author: Jorge Durand Zurdo 
                    

STEP  5‐REPRESENT  EXPORTED  EXCEL  .CSV  FORMAT  INTO  EXCEL 

Please find bellow the list of Mother Sheets provided within this ODK toolkit 

 
Mother WASH Sanitary surVey V 1.0
 
Mother WASH KAP surVey V 1.0
 
Mother WASH Washinut V 1.0
 

  Mother DRM Pastoral SurVey V 1.0

 
Mother FSL ID V  1.0
  Mother FSL HDDS V  1.0
Mother FSL IDDS V  1.0
 
Mother FSL MPM V  1.0
  Mother FSL FCS V  1.0

  Mother FSL MAHFP V  1.0

Mother nut smart V  1.0
 

  Mother NUT KAP surVey V  1.0

Mother NUT Rapid Assessment V  1.0

Author: Jorge Durand Zurdo 
                    

1. We  need  to  open  both,  the  ODK  Briefcase  exported  .csv  file  and  the  Mother  excel 
document are provided with this ODK Tool kit.  

Important : You need to ensure that the name of both , the excel Mother document and the 
.csv  file  are  as  follows  (in  this  example    we  are  using  the  form  WASH  Sanitary  survey  V  1.0, 
names it will change depending the form you are using)  

 
Note: We need to ensure that Macros are habilitated when excel prompts for it, when we push 
the  button  it  will  run  an  Script  that  will  convert  the  opened  .csv  file  into  data  within  the 
Mother sheet 

2. We  go  to  the  Mother  WASH  Sanitary  survey  V  1.0  excel  and  push  the  button  in  the 
“push button” sheet 

The excel macro will run, first it will convert the .csv (comma separated values) into columns 
and then it will paste the results into the excel Mother Document.  
 
In  case  there  is  any  problem  when  running  the  Macro  the  automated  process  we  just 
described could be done manually  (Refer to the Annex 13 “Transform text into columns 
procedure”)  

Author: Jorge Durand Zurdo 
                    

STEP 6‐RESULTS ANALYSIS 

On  the  Toolkit  you  will  find  a  series  of  Excel  “Mother”  documents  that  are  been  designed 
together with the ACF‐E Technical department, you can do several analysis with the exported 
data , we will explore some possibilities you have  once  the data its already  imported (either 
manually or via Macro)  in the Excel “Mother” document  
 
 
 
OPTION 1 USING THE GRAPHS FROM THE MOTHER EXCEL DOCUMENTS  
 
In each “mother” sheet there is some pre established graphs that you can easily edit (careful 
when editing formulas!). The purposes of this graphs is you to be able to copy paste them into 
your reports, proposals and so on, bellow some examples of the copy‐pasted graphs  
(Refer to the Annex 14 “Data analysis: Mother excel documents”) 
  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Author: Jorge Durand Zurdo 
                    

OPTION 2 USING SPHINX OR OTHER DATA ANALYSIS SOFTWARE 
 
The exported data from ODK Briefcase it comes in .csv format, witch its quite compatible with 
many  data  analysis  software.  Also  you  have  the  possibility  of  save  a  copy  the  “Clean  data” 
sheet from the Excel Mother document in a new excel document .csv format. 
 
(Refer  to  Annex  15  Data  analysis:  Import  ODK  Data  into  Sphinx)  for  more  detailed 
information  
 
 
 
 
 
 
9. admin-admin
 
100.0%
  3.33 3.00 0.58
  3.00 4.00

Author: Jorge Durand Zurdo 
                    

OPTION 3 USING THE DATA FOR MAPPING PURPOSES 
 
The forms that gather geographic coordinates have the possibility of represents data in Google 
Earth .kml format, once you get your data in columns in the Mother sheet data could be easily 
imported  in  to  Google  Earth  format  using  different  files  as  xcl2kml  (attached  to  the  tool  Kit 
under programs folder) (Refer to Annex 16 Data analysis: Import ODK Data into .kml) 
 

Author: Jorge Durand Zurdo 
                    

OPTION 4 USING THE DATA FOR GIS MAPPING PURPOSES 
 
The  data  its  ready  for  a  GIS  export,  once  you  get  your  data  in  columns  with  a  minimum 
knowledge on Geographic Information systems data could be easily imported. 
(Refer to Annex 17 Data analysis: Import ODK Data into GIS)  
 
 
 

Author: Jorge Durand Zurdo