政府公文寫作手冊

(第 二 版 )

便箋
公務員事務局
法定語文事務部
二零零四年
《 政 府 公 文 寫 作 手 冊 》( 第 二 版 ) 的 版 權 屬 公 務 員 事 務 局 所 擁 有 ，
未 經 本 局 書 面 許 可，不 得 擅 自 複 製、改 編 或 傳 送 給 其 他 組 織 ／ 人
士 作 任 何 商 業 或 非 商 業 用 途。公 務 員 事 務 局 將 不 會 負 責 任 何 人 士
因為引用有關文件而招致的任何損失。
 目　錄

頁次

緒言 1

概述 2

˙性質 2

˙便箋、錄事、公函之分 2

格式樣本 3-5

示例 6-70

˙人手安排 6-12

例 1︰ 轉 交 調 職 申 請 6

例 2︰ 調 職 通 知 7

例 3︰ 職 位 調 派 8-9

例 4︰ 拒 絕 調 職 申 請 10

例 5︰ 調 職 輪 候 名 單 11

例 6︰ 調 派 新 聘 人 員 12

˙評核報告 13-19

例 7︰ 安 排 撰 寫 評 核 報 告 13-14

例 8︰ 安 排 撰 寫 便 箋 形 式 的 評 核 報 告 15

例 9︰ 撰 寫 評 核 報 告 指 引 16-17

例 10︰ 催 交 評 核 報 告 18

例 11︰ 催 交 評 核 報 告 19
 目　錄

頁次

˙員工檔案 20-22

例 12︰ 索 取 僱 員 記 錄 20

例 13︰ 送 交 僱 員 記 錄 21

例 14︰ 退 回 有 問 題 的 假 期 記 錄 檔 案 22

˙薪金及津貼 23-24

例 15︰ 批 准 發 還 學 費 23

例 16︰ 拒 絕 預 支 薪 金 申 請 24

˙假期 25-28

例 17︰ 批 准 放 取 全 薪 進 修 假 期 25

例 18︰ 批 准 放 取 無 薪 假 期 26

例 19︰ 批 准 特 許 缺 勤 27

例 20︰ 申 請 預 支 假 期 28

˙外間工作 29-33

例 21︰ 申 請 從 事 外 間 工 作 29

例 22︰ 批 准 有 薪 外 間 工 作 申 請 30-31

例 23︰ 查 詢 工 作 表 現 32

例 24︰ 撤 銷 批 准 33

˙考試 34-38

例 25︰ 通 知 員 工 報 名 考 試 34-35

例 26︰ 考 試 通 知 36-37

例 27︰ 考 試 成 績 及 增 薪 通 知 38
 目　錄

頁次

˙公幹 39-41

例 28︰ 安 排 支 付 費 用 及 津 貼 39

例 29︰ 安 排 退 款 40

例 30︰ 提 醒 員 工 呈 報 公 幹 開 支 41

˙獎勵 42-47

例 31︰ 嘉 獎 狀 42-43

例 32︰ 公 布 得 獎 名 單 44

例 33︰ 得 獎 通 知 45-46

例 34︰ 提 交 與 獎 項 有 關 的 證 明 文 件 47

˙署任 48-50

例 35︰ 請 求 批 准 署 任 安 排 48

例 36︰ 批 准 署 任 安 排 49-50

˙晉升 51-53

例 37︰ 晉 升 選 拔 委 員 會 詳 情 51-52

例 38︰ 公 布 晉 升 名 單 53

˙離職 54-57

例 39︰ 請 求 委 出 醫 事 委 員 會 54-55

例 40︰ 請 求 批 准 員 工 退 休 56

例 41︰ 安 排 員 工 遺 屬 預 支 死 亡 恩 恤 金 57
 目　錄

頁次

˙課程及講座 58-62

例 42︰ 提 名 員 工 報 讀 公 文 寫 作 課 程 58

例 43︰ 提 名 員 工 參 加 退 休 前 講 座 59

例 44︰ 邀 請 員 工 參 加 消 防 講 座 60-61

例 45︰ 出 席 講 座 通 知 62

˙部門管理 63-68

例 46︰ 部 門 協 商 委 員 會 開 會 通 知 63-64

例 47︰ 借 用 場 地 65

例 48︰ 暫 停 電 力 供 應 66

例 49︰ 噴 灑 殺 蟲 劑 67

例 50︰ 辦 公 室 保 安 68

˙轉介投訴 69-70

例 51︰ 霓 虹 燈 閃 光 過 強 69

例 52︰ 要 求 覆 檢 重 估 的 市 值 租 金 70

附錄︰便箋常見辭彙和用語中英對照表 71-74
緒言

1. 《 政 府 公 文 寫 作 手 冊 ˙ 便 箋 》在 一 九 九 七 年 首 次 出 版 ， 臚
列 多 個 示 例，用 以 說 明 便 箋 的 格 式 和 寫 法。鑑 於 第 一 版 印 行 至
今 已 有 七 年，其 間 某 些 部 門 改 組，某 些 職 系 名 稱 和 職 銜 有 所 更
改，加 上 政 府 漸 多 在 網 上 發 布 公 文，因 此 第 一 版 所 載 準 則、辭
彙及附錄資料須要修訂。

2. 公 務 員 事 務 局 法 定 語 文 事 務 部 重 新 編 訂 第 一 版，除 修 訂 政
府 部 門、職 系 的 名 稱，以 及 政 府 機 關 首 長 職 銜 等 資 料 外，更 增
收 不 少 示 例，分 門 別 類，方 便 同 事 參 考。本 分 冊 所 載 示 例，部
分 以 便 箋 實 例 為 藍 本，部 分 則 為 說 明 不 同 寫 法 而 修 撰，內 容 純
屬 虛 構。同 事 撰 寫 便 箋 時，務 請 查 核 相 關 的 政 府 規 例，並 根 據
實際情況斟酌內容。
概述

性質

1. 便 箋 是 政 府 內 部 標 準 公 文 的 一 種。“ 便 ” 即 簡 便，“ 箋 ”
泛指短函。顧名思義，“便箋”就是簡短的公函。

2. 便 箋 是 常 用 公 文。公 務 員 很 多 時 候 都 會 用 便 箋，與 部 門 內
其 他 組 別 的 人 員，以 及 其 他 部 門 的 人 員 洽 商 公 事 和 互 通 消 息。

3. 中 文 便 箋 的 格 式 ， 與 英 文 便 箋 ( Memo) 相 若 。便 箋 的 內 容 應
該 明 確 扼 要，行 文 務 求 簡 潔 達 意， 首 和 結 尾 無 須 採 用 敬 辭 和
尊稱。

便箋、錄事、公函之分

4. 三 者 之 中，以 公 函 的 用 途 最 為 廣 泛，不 論 與 市 民 或 私 營 機
構 聯 絡，還 是 政 府 部 門 之 間 溝 通，都 可 採 用 公 函。便 箋 和 錄 事
則只用於政府內部商議公務，交換意見。

5. 洽 商 公 事 時，何 時 該 用 便 箋 或 公 函，何 時 該 用 錄 事，要 視

乎發文人是否把有關檔案送交受文人參閱跟進而定。一般來
說，發 文 部 門 或 經 辦 人 擬 好 便 箋 或 公 函 後，只 須 把 正 本 送 交 受
文 人，副 本 則 存 入 有 關 檔 案 備 考。如 撰 寫 錄 事，便 要 寫 在 附 於
檔 首 的 錄 事 頁 上，連 同 檔 案 送 交 受 文 人 參 閱 或 跟 進。在 一 般 情
況 下，部 門 間 商 討 公 事、徵 詢 意 見 或 提 問 示 覆，大 多 採 用 便 箋
或公函。

2
 格式樣本

機 密 (1)
傳真文件 (2)
便箋
(3) (3)
發文人： 受 文 人：
檔　號： (經辦人： ) (4)
經：
電　話： 來文檔號：
傳　真： 日　　期：
(5)
電　郵： 傳　　真：
日　期： 總 頁 數：

標題 (6)

‰ ‰ (7)_____________________________________________________________
________________________。

2 . ‰ (8)_____________________________________________________________
__________________________________________________________________
_________。

3 . ‰ ______________________________________________________________
_______________________________________。

發 文 人 職 銜 (9)
(代 行 人 姓 名 簽 名 代 行 )

連 附 件 (10)

分發名單
(13)
副 本 送 ： (11)
(11)
特 別 副 本 送 (正 本 並 無 註 錄 ) ︰

副 本 存 ： (12)

機 密

(14)

3
註 (1) 視乎需要，在箋頭和箋末的中央位置註明機密等級
( 見 例 2 )。 便 箋 的 機 密 等 級 可 分 為 高 度 機 密 、 機 密 、 限
閱 、 限 閱 (行 政 )、 限 閱 (人 事 )和 限 閱 (招 標 )。

註 (2) 視乎需要，在右上方註明緩急次序和送遞方式，例如
“ 急 件 ”、“ 特 急 件 ”、“ 專 遞 急 件 ”、“ 傳 真 文 件 ”
等 (見 例 10)。

註 (3) 部門間的往來便箋，發文人和受文人應該是部門首
長；內部單位之間的便箋，發文人和受文人應該是單
位主管。在某些情況下，便箋會發給個別人員，受文
人 一 欄 便 應 列 出 該 名 人 員 的 職 銜 、 姓 名 (見 例 27)。 如
受文人數目眾多，可在“受文人”一欄註明“見分發
名 單 ”，然 後 在 箋 末 “ 連 附 件 ” 之 下，加 “ 分 發 名 單 ”
一 項 ， 載 列 所 有 受 文 人 (見 例 7)。

註 (4) 如知道經辦人的姓名或職銜，可在受文人之下註明，
並加上括號，方便受文部門或單位的收發處把便箋直
接 送 達 經 辦 人 (見 例 13)。 如 須 待 其 他 人 員 閱 讀 後 才 轉
交 受 文 人，該 用 “ 經 ︰ ” 首，列 出 相 關 人 員 的 職 銜 ，
但 無 須 加 括 號 (見 例 4)。

註 (5) 政府部門近年都裝置了電腦網絡，利用電子郵件，迅
速傳遞訊息。如有需要，可在箋頭註明電郵地址，方
便 受 文 人 以 電 郵 回 覆 (見 例 26)。 為 便 利 電 子 通 訊 ， 電
腦應安裝最新版本的《香港增補字符集》，確保各同
事使用同一套包含香港特別用字的字符集。下載方法
請 瀏 覽 下 述 網 站 ︰ http://www.info.gov.hk/digital21/chi/hkscs/
download.html。

註 (6) 宜在正文之上中央位置加上標題，扼要說明便箋的主
題。標題可用粗體字排印或加底線。

註 (7) 正文每段第一行留空兩格。

註 (8) 正文由第二段起，用阿拉伯數字標明段序。

註 (9) 下 款 先 具 列 發 文 人 職 銜 和 姓 名，然 後 簽 署 或 蓋 章 ( 見 例
2)。 如 由 下 屬 代 行 ， 下 款 先 寫 出 發 文 人 的 職 銜 ， 另 行
註 明 代 行 人 姓 名 ， 並 由 代 行 人 簽 署 或 蓋 章 ( 見 例 3 )。 如
發文人或代行人簽名或蓋章清晰可辨，則無須具列姓
名 ( 見 例 1 0、 例 2 2 ) 。 簽 署 或 蓋 章 方 式 詳 見 《 政 府 公 文
寫 作 手 冊 ˙ 總 論 》 (第 二 版 )第 25 至 26 段 。

4
註 (10) 如 有 附 件 ， 應 註 明 “ 連 附 件 ” ( 見 例 1) ， 或 用 “ 附
件︰” 首 ， 把 附 件 逐 一 列 出 (見 例 28)。

註 (11) 如 須 發 出 副 本 ， 應 註 明 “ 副 本 送 ” ( 見 例 1 )， 或 “ 特 別
副 本 送 (正 本 並 無 註 錄 )” (見 例 39)。 列 出 副 本 受 文 人
後，可 加 註 其 他 資 料，例 如 “ 不 連 附 件 ”、“ 經 辦 人 ”
等 (見 例 44)。

註 (12) 如須把文件副本另存他檔，可在“副本送”或“特別
副 本 送 (正 本 並 無 註 錄 )” 項 下 註 明 “ 副 本 存 ” (見
例 3)。

註 (13) 如須同時在箋末加上多項相關資料，須注意各項資料
的 排 列 次 序 ︰ (1) “ 連 附 件 ” ； (2) “ 分 發 名 單 ” ；
(3)“ 副 本 送 ” ； (4)“ 特 別 副 本 送 (正 本 並 無 註 錄 )” ；
(5)“ 副 本 存 ” 。

註 (14) 擬寫便箋，如篇幅超過一頁，除第一頁須使用印有箋
頭的紙張外，其餘該用普通白紙。

5
 人手安排
示例
例 1︰轉交調職申請

便箋
發文人： △△署署長 受 文 人： 一般職系處長
檔　號： (17) in ABC/BM/1 (經辦人：文書及秘書職系組主管)
電　話： 2222 33△△ 來文檔號：
傳　真： 3333 22△△ 日　　期：
電　郵： 傳　　真：
日　期： 二零零四年四月六日 總 頁 數：

調職申請
助理文書主任何△△女士

隨箋付上何女士的調職申請書，請辦理。

2. 如有合適的人員接替，本署不反對何女士調職。

3. 另付上何女士的評核報告，煩請認收。

△△署署長
(洪 △ △ 簽 名 代 行 )

連附件

副本送︰行政組主管

6
 人手安排

例 2︰調職通知

限 閱 文 件 (人 事 )
便箋
發文人： 助理部門秘書(行政) 2 受 文 人： 總△△主任(支援)
檔　號： (21) in ABC 5/11/4 (B)
電　話： 2222 33△△ 來文檔號：
傳　真： 3333 22△△ 日　　期：
電　郵： 傳　　真：
日　期： 二零零四年三月八日 總 頁 數：

調職安排
文書主任劉△△女士

上 述 人 員 的 調 職 安 排 已 獲 一 般 職 系 處 批 准。劉 女 士 會 由 二
零 零 四 年 三 月 二 十 一 日 起 調 往 政 府 總 部 △ △ 局。請 通 知 劉 女 士
在 上 述 日 期 帶 同 本 函 夾 附 的 便 箋 ， 前 往 香 港 灣 仔 軒 尼 詩 道 130
號修頓中心△△樓△△局報到。

2. 請提醒劉女士在調職前交還香港特別行政區政府僱員身
分證。

3. 一般職系處稍後會安排補缺人員。

助 理 部 門 秘 書 (行 政 )2 梁 △ △ 蓋 章

連附件

限 閱 文 件 (人 事 )

7
 人手安排

例 3︰職位調派

便箋
發文人： △△局局長 受 文 人： △△處處長
檔　號： (54) in ABC/20
電　話： 2222 33△△ 來文檔號：
傳　真： 3333 22△△ 日　　期：
電　郵： 傳　　真：
日　期： 2004 年 4 月 19 日 總 頁 數：

△△主任職系
職位調派

現公布下列人員的職位調派安排，生效日期如下：

職級／姓名 由 至 日期 備註

高級△△主任 續留△△處編制 26.4.2004 放 取 退 休 前

徐△△先生 假期

高級△△主任 △△局△△部 △△處 26.4.2004 接 替 放 取 退

梁△△女士 休前假期的
高級△△主
任徐△△先
生

2. 請 在 高 級 △ △ 主 任 徐 △ △ 先 生 放 取 退 休 前 假 期 期 間，開 設
一個高級△△主任編外職位，以資配合。

3. 請 本 局 總 △ △ 主 任 (支 援 )收 到 本 便 箋 副 本 後 ， 通 知 高 級 △
△ 主 任 梁 △ △ 女 士，在 2004 年 4 月 26 日 ㆖ 午 九 時 正，到 金 鐘
道 政 府 合 署 高 座 △ △ 樓 △ △ 室，本 局 員 工 管 理 室 助 理 文 書 主 任
馮 △ △ 女 士 會 與 梁 △ △ 女 士 辦 理 調 職 手 續，並 請 安 排 撰 寫 ㆘ 列
㆟員的評核報告︰

8
 人手安排

例 3︰職位調派(續)

職級／姓名 評核期

高級△△主任 1.1.2004 – 25.4.2004

梁△△女士

一級△△主任 - 同上 -
李△△女士

一級△△主任 - 同上 -
陳△△女士

評 核 報 告 完 成 後 ， 請 放 入 “ 內 部 文 件 (人 事 )” 信 封 ， 然 後 密
封 ， 在 2004 年 5 月 10 日 前 送 交 本 局 機 密 檔 案 室 。

△△局局長
(陳 △ △ 簽 名 代 行 )

副 本 送 ： 總 △ △ 主 任 (職 系 管 理 )
總 △ △ 主 任 (支 援 )

副本存：人事檔案

9
 人手安排

例 4︰拒絕調職申請

便箋
發文人： △△署署長 受 文 人： 汽車司機盧△△先生
檔　號： (53) in ABC/CH/4 經：總務室主管
電　話： 2222 33△△ 來文檔號：
傳　真： 3333 22△△ 日　　期：
電　郵： 傳　　真：
日　期： 二零零四年五月三日 總 頁 數：

調職申請

你 於 本 年 四 月 二 十 日 申 請 調 往 無 須 輪 班 工 作 的 部 門。政 府
物 流 服 務 署 的 車 輛 管 理 科 表 示，不 能 接 納 你 的 申 請，因 為 所 有
司 機 職 系 人 員 均 須 擔 任 輪 班、不 定 時 及 逾 時 工 作，特 此 通 知。

△△署署長
(馮 △ △ 簽 名 代 行 )

10
 人手安排

例 5︰調職輪候名單

便箋
發文人： 行政主任(人事) 受 文 人： 文書助理潘△△女士
檔　號： (41) in ABC 4/10/9 經︰△△母嬰健康院醫生主管
電　話： 2222 33△△ 來文檔號：
傳　真： 3333 22△△ 日　　期：
電　郵： 傳　　真：
日　期： 2004 年 7 月 15 日 總 頁 數：

內部調職申請

有 關 你 申 請 調 往 △ △ 區 母 嬰 健 康 院 一 事，已 記 錄 在 案。由
於 該 院 暫 時 沒 有 合 適 的 空 缺，因 此 未 能 考 慮 此 項 申 請。不 過 ，
你的申請已列入調職輪候名單內，稍後會予以考慮。

2. 請 注 意，你 可 隨 時 以 書 面 撤 回 調 職 申 請。調 職 安 排 一 經 公
布，便不得更改。

行 政 主 任 (人 事 )方 △ △ 簽 名

11
 人手安排

例 6︰調派新聘人員

便箋
發文人： 部門秘書 受 文 人： △△組主管
檔　號： (12) in ABC 11/02/14
電　話： 2222 33△△ 來文檔號：
傳　真： 3333 22△△ 日　　期：
電　郵： 傳　　真：
日　期： 2004 年 3 月 15 日 總 頁 數：

新聘合約行政助理

現調派下列兩名新聘合約行政助理到貴組工作：

姓名 僱用期

簡△△先生 1.4.2004 – 31.3.2005

何△△女士 1.4.2004 – 31.3.2005

2. 上 述 人 員 按 非 公 務 員 合 約 條 款 聘 用，聘 書 和 合 約 分 見 附 件
一及附件二。

3. 上 述 人 員 月 薪 15,000 元 。 在 僱 用 期 內 ， 他 們 須 簽 署 當 值
記 錄 (見 附 件 三 )。 請 於 工 資 期 屆 滿 後 七 天 內 ， 計 算 他 們 應 得 的
工 資 ， 並 填 妥 通 用 表 格 第 139 號 ， 送 交 會 計 組 辦 理 。

部門秘書
(鄧 △ △ 簽 名 代 行 )

連附件

副本送：會計組主管

副本存：人事檔案

12
 評核報告

例 7︰安排撰寫評核報告

便箋
發文人： △△處處長 受 文 人： 見分發名單
檔　號： (85) in ABC 1/7/6
電　話： 2222 33△△ 來文檔號：
傳　真： 3333 22△△ 日　　期：
電　郵： 傳　　真：
日　期： 二零零四年二月十日 總 頁 數：

二零零三至二零零四年度
△△主任職系表現評核報告

△ △ 主 任 職 系 的 評 核 期 於 每 年 三 月 三 十 一 日 屆 滿，請 安 排
撰 寫 貴 部 門 △ △ 主 任 的 評 核 報 告。隨 箋 夾 附 有 關 人 員 名 單，以
供參照。

2. 評 核 △ △ 主 任 的 工 作 表 現 時，請 使 用 附 件 二 的 表 格。如 受
評 人 最 近 一 次 的 表 現 評 核 距 離 三 月 三 十 一 日 不 足 三 個 月，請 以
便箋形式撰寫報告。

3. 由 於 △ △ 主 任 的 晉 升 選 拔 委 員 會 定 於 五 月 召 開 會 議，受 評
人、評核人和加簽人務須按下列時間表完成各項程序：

(a) 受 評 人

填妥第 1 及 2 部，於二月二十八日前把報告交給評核
人。

(b) 評 核 人

填妥第 3 至 5 部。如評核人負責會見受評人，須一併
填寫第 6 部。請於四月三日前把報告交給加簽人。

(c) 加 簽 人

填妥第 7 部。加簽人如負責會見受評人，須一併填寫
第 6 部。

13
 評核報告

例 7︰安排撰寫評核報告(續)

4. 撰 寫 評 核 報 告 後，請 立 即 交 回，無 須 集 齊 所 有 報 告 才 送 交
本處。所有△△主任的評核報告最遲須在四月十六日交回。

5. 撰 寫 評 核 報 告 時 ， 可 參 考 附 件 三 的 指 引 。 根 據《 公 務 員 事
務 規 例 》第 232 條 ， 評 核 人 撰 寫 評 核 報 告 後 ， 須 把 報 告 送 交 加
簽 人，由 加 簽 人 決 定 誰 人 負 責 會 見 受 評 人。加 簽 人 宜 在 會 見 前
完 成 評 核。會 見 時 討 論 的 要 點，須 記 錄 在 評 核 報 告 內。負 責 會
見的人員及受評人均須在評核會見記錄上簽署。

6. 如有疑問，請與下方簽署人聯絡。

△△處處長
( 簽名 代行)

附 件 ： (一 ) △ △ 主 任 名 單
(二 ) 評 核 報 告 表 格
(三 ) 撰 寫 評 核 報 告 指 引

分發名單
〔略〕

副 本 送 ︰ 行 政 組 主 管 (不 連 附 件 )

14
 評核報告

例 8︰安排撰寫便箋形式的評核報告

便箋
發文人： △△處處長 受 文 人： △△署署長
檔　號： (34) in ABC 2/04/3
電　話： 2222 33△△ 來文檔號：
傳　真： 3333 22△△ 日　　期：
電　郵： 傳　　真：
日　期： 二零零四年五月三日 總 頁 數：

工作表現評核報告
二級△△主任馮△△女士

請安排以便箋形式撰寫上述人員第二個試用期評核報告
(部 分 )， 評 核 期 由 二 零 零 四 年 三 月 三 十 一 日 至 五 月 十 七 日 。

2. 請 把 報 告 放 入 “ 內 部 文 件 (人 事 )” 信 封 ， 並 密 封 ， 在 二 零
零四年六月七日前送交本處機密檔案室。

3. 如有疑問，請與下方簽署人聯絡。

△△處處長
(李 △ △ 簽 名 代 行 )

15
 評核報告

例 9︰撰寫評核報告指引

便箋
發文人： 高級行政主任(職系管理) 受 文 人： 見分發名單
檔　號： (24) in ABC 12/9/04
電　話： 2222 33△△ 來文檔號：
傳　真： 3333 22△△ 日　　期：
電　郵： 傳　　真：
日　期： 二零零四年八月二十六日 總 頁 數：

撰寫△△助理員工作表現評核報告

現 特 提 醒 評 核 人 在 撰 寫 △ △ 助 理 員 的 評 核 報 告 時，須 參 照
《撰寫△△職系評核報告指引》，並請留意下述各點︰

報告第二部乙欄︰各方面的工作表現

2. 評 核 人 在 填 寫 此 部 分 時，應 參 閱 上 述 指 引 有 關 員 工 工 作 表
現 的 評 級 標 準，以 確 定 所 評 等 級 符 合 指 引 的 定 義，避 免 出 現 過
於寬鬆或嚴苛的情況。

第二部戊欄︰一般評語

3. 評 核 人 應 中 肯 地 說 明 受 評 人 的 整 體 表 現，並 詳 述 受 評 人 的
優 點 和 不 足 之 處。此 外，評 核 人 須 注 意 評 語 與 第 二 部 甲、乙 欄
的評級是否有矛盾。

第二部己欄︰會見受評人

4. 安 排 會 見 受 評 人，目 的 是 告 知 受 評 人 其 工 作 表 現 和 發 展 潛
質，並 協 助 受 評 人 克 服 工 作 上 的 困 難。根 據《 公 務 員 事 務 規 例 》
第 232 條 的 規 定 ， 負 責 會 見 受 評 人 的 人 員 (下 稱 “ 負 責 人 員 ” )
和受評人均須在會面記錄上簽署。若受評人對報告內容有異
議，負 責 人 員 應 在 會 面 記 錄 內 載 述 受 評 人 提 出 的 反 對 理 由。此
外，受 評 人 也 可 在 會 見 記 錄 內 陳 述 反 對 意 見，或 另 行 向 上 級 申
辯。若 受 評 人 堅 持 不 簽 署 會 面 記 錄，負 責 人 員 應 在 會 面 記 錄 內
註明。

16
 評核報告

例 9︰撰寫評核報告指引(續)

第三部︰加簽人的評核

5. 為 增 加 評 核 機 制 的 透 明 度，加 簽 人 宜 在 評 核 會 面 前 完 成 評
核。如 加 簽 人 未 能 在 會 面 前 撰 寫 評 語，而 受 評 人 於 會 面 後 要 求
閱覽加簽人的評語，則評核人應作出相應的安排。

6. 請安排負責撰寫△△助理員工作表現評核報告的人員傳
閱本便箋。

高 級 行 政 主 任 (職 系 管 理 )甄 △ △ 蓋 章

分發名單
〔略〕

副 本 送 ︰ 總 行 政 主 任 (職 系 管 理 )

17
 評核報告

例 10︰催交評核報告

急件
第一次催辦便箋
發文人： 助理部門秘書(人事) 1 受 文 人： 總△△工程師
檔　號： (3) in ABC/13-008
電　話： 2222 33△△ 來文檔號：
傳　真： 3333 22△△ 日　　期：
電　郵： 傳　　真：
日　期： 2004 年 2 月 3 日 總 頁 數：

逾期未交的工作表現評核報告

下列人員的評核報告逾期未交，請提醒有關人員從速撰
寫 ， 於 2004 年 2 月 15 日 前 交 回 本 處 機 密 檔 案 室 。

姓　名 職　級 評核期

林△△先生 文書主任 1.7.2002 – 30.6.2003

陳△△女士 打字員 1.1.2003 – 31.12.2003

助 理 部 門 秘 書 (人 事 )1 簽 名

18
 評核報告

例 11︰催交評核報告

第三次催辦便箋
發文人： 副部門秘書(人事) 受 文 人： △△組主管
檔　號： (80) in ABC/PO V
電　話： 2222 33△△ 來文檔號：
傳　真： 3333 22△△ 日　　期：
電　郵： 傳　　真：
日　期： 二零零四年四月二十日 總 頁 數：

逾期未交的工作表現評核報告
助理△△主任馬△△女士

本 人 於 二 零 零 三 年 十 二 月 十 日 發 出 便 箋 (見 同 一 檔 系 存 件
32)， 請 你 安 排 撰 寫 上 述 人 員 的 工 作 表 現 評 核 報 告 。 其 後 兩 度
發 出 催 辦 便 箋 (見 同 一 檔 系 存 件 50 及 70)， 但 至 今 仍 未 收 到 該
份報告。

2. 定 期 評 核 工 作 表 現 是 有 效 的 人 事 管 理 措 施，因 此，依 時 撰
寫評核報告非常重要。

3. 務請從速填妥評核報告，盡快交回機密檔案室。

4. 如 已 交 回 報 告，或 因 特 別 理 由 不 能 早 日 交 回，請 盡 快 通 知
本人。

副 部 門 秘 書 (人 事 )李 △ △ 簽 名

19
 員工檔案

例 12︰索取僱員記錄

便箋
發文人： △△局局長 受 文 人： △△署署長
檔　號： (36) in XYZ/13/4
電　話： 2222 33△△ 來文檔號：
傳　真： 3333 22△△ 日　　期：
電　郵： 傳　　真：
日　期： 2004 年 5 月 24 日 總 頁 數：

二級私人秘書曾△△女士

曾 女 士 於 2004 年 5 月 20 日 派 駐 本 局 工 作 。

2. 請盡快把下列有關曾女士的文件送交本局：

(a) 個 人 檔 案 ；

(b) 僱 員 記 錄 卡 ； 以 及

(c) 假 期 檔 案 (包 括 假 期 記 錄 卡 及 電 腦 檔 案 )。

△△局局長
(張 △ △ 蓋 章 代 行 )

20
 員工檔案

例 13︰送交僱員記錄

便箋
發文人： △△署署長 受 文 人： △△局局長
檔　號： (8) in ABC/22/6 (經辦人：張△△女士)
電　話： 2444 55△△ 來文檔號： (36) in XYZ/13/4
傳　真： 5555 44△△ 日　　期： 2004 年 5 月 24 日
電　郵： 傳　　真： 3333 22△△
日　期： 2004 年 5 月 27 日 總 頁 數：

二級私人秘書曾△△女士

2004 年 5 月 24 日 的 便 箋 收 悉 。

2. 現把下列有關曾女士的文件送上，以供存照：

(a) 個 人 檔 案 ；

(b) 僱 員 記 錄 卡 ； 以 及

(c) 假 期 檔 案 (包 括 假 期 記 錄 卡 及 電 腦 檔 案 )。

3. 請認收上述文件。

△△署署長
(黃 △ △ 簽 名 代 行 )

連附件

21
 員工檔案

例 14︰退回有問題的假期記錄檔案

便箋
發文人： △△局局長 受 文 人： △△署署長
檔　號： (40) in XYZ/13/4 (經辦人：黃△△女士)
電　話： 2222 33△△ 來文檔號： (8) in ABC/22/6
傳　真： 3333 22△△ 日　　期： 2004 年 5 月 27 日
電　郵： 傳　　真： 5555 44△△
日　期： 2004 年 6 月 10 日 總 頁 數：

二級私人秘書曾△△女士

本局查核曾女士的假期記錄時，發現下列問題：

(i) 2003 年 8 月 1 日 的 例 假 總 額 不 正 確 。

(ii) (b)欄 及 (c)欄 有 若 干 項 目 資 料 不 全 。

(iii) 假 期 記 錄 卡 上 有 若 干 修 改 事 項 ， 未 經 負 責 人 員 簽 署
作實。

2. 現 退 回 曾 女 士 的 假 期 記 錄 檔 案 (包 括 假 期 記 錄 卡 及 磁
碟 )， 煩 請 認 收 ， 並 從 速 跟 進 此 事 。

△△局局長
(張 △ △ 蓋 章 代 行 )

連附件

22
 薪金及津貼

例 15︰批准發還學費

便箋
發文人： △△局局長 受 文 人： 二級△△主任陳△△女士
檔　號： (35) in ABC/P/1 經：行政組主管
電　話： 2222 33△△ 來文檔號：
傳　真： 3333 22△△ 日　　期：
電　郵： 傳　　真：
日　期： 二零零四年九月十三日 總 頁 數：

申請發還修讀本地課程的費用
香港△△大學△△學士課程

現批准發還上述課程的費用，特此通知。

2. 隨 箋 夾 附 申 請 表 的 正 本。修 畢 上 述 課 程 後，請 填 妥 申 請 表
乙 部 及 丙 部，連 同 學 費 收 據、上 課 證 明 書 和 考 試 成 績 單 交 回 總
務組，以便安排發還費用。

3. 務 請 於 修 畢 課 程 後 一 個 月 內 交 回 申 請 表，否 則 本 局 會 假 設
你 放 棄 申 請 發 還 課 程 費 用，並 會 把 預 留 的 款 項 撥 作 其 他 用 途。

△△局局長
(黃 △ △ 簽 名 代 行 )

連附件

23
 薪金及津貼

例 16︰拒絕預支薪金申請

便箋
發文人： 助理署長(行政) 受 文 人： 二級△△主任(總務) 1
檔　號： (10) in ABC/30/70 經：總務組主管
電　話： 2222 33△△ 來文檔號：
傳　真： 3333 22△△ 日　　期：
電　郵： 傳　　真：
日　期： 二零零四年四月十五日 總 頁 數：

根 據 《 公 務 員 事 務 規 例 》 第 618(1)(e)條
申請預支薪金

你於二零零四年三月四日根據《公務員事務規例》第
6 1 8 ( 1 ) ( e ) 條 申 請 預 支 薪 金，用 以 支 付 購 置 自 住 物 業 所 需 的 法 律
費用。

2. 申請書已送交庫務署署長考慮。不過，據庫務署署長所
示 ， 由 於 你 沒 有 遵 照《 公 務 員 事 務 規 例 》第 618(2)條 的 規 定 ，
在購置物業後一個月內提出申請，因此申請不予批准，特此
通知。

助 理 署 長 (行 政 )
(李 △ △ 簽 名 代 行 )

24
 假期

例 17︰批准放取全薪進修假期

便箋
發文人： 副部門秘書 1 受 文 人： △△師 2 李△△先生
檔　號： (50) in ABC 6/70/81 經：高級△△師 2
電　話： 2222 33△△ 來文檔號：
傳　真： 3333 22△△ 日　　期：
電　郵： 傳　　真：
日　期： 二零零四年三月十九日 總 頁 數：

全薪進修假期

現 根 據 《 公 務 員 事 務 規 例 》 第 1002 條 ， 批 准 你 在 本 年 四
月 二 十 一、二 十 二 及 二 十 三 日 放 取 三 天 全 薪 進 修 假 期，以 便 參
加 香 港 專 業 教 育 學 院 (青 衣 分 校 )舉 辦 的 建 築 學 高 級 證 書 課 程
考試。

2. 根 據 有 關 規 定，公 務 員 在 1 2 個 月 內 只 可 放 取 不 多 於 1 4 天
的全薪進修假期，敬希留意。

3. 根 據 《 公 務 員 事 務 規 例 》 第 1000 條 ， 放 取 全 薪 進 修 假 期
的時間可用以計算增薪、年資及退休金，但不能賺取假期。

副部門秘書 1 蓋章

副本存：人事檔案

25
 假期

例 18︰批准放取無薪假期

便箋
發文人： △△處處長 受 文 人： 二級△△主任馮△△先生
檔　號： (86) in ABC/P/LI/51 經：△△主任(第三組)
電　話： 2222 33△△ 來文檔號：
傳　真： 3333 22△△ 日　　期：
電　郵： 傳　　真：
日　期： 二零零四年一月七日 總 頁 數：

無薪假期

一月三日便箋收悉。

2. 有關申請放取無薪假期一事，現根據《公務員事務規例》
第 1109(1)條 予 以 批 准 。 你 可 於 二 月 二 日 至 九 日 放 取 所 有 已 賺
取 的 例 假 ， 然 後 在 二 月 十 日 至 八 月 九 日 (首 尾 兩 天 包 括 在 內 )放
取 182 天 無 薪 假 期 。

3. 你 的 服 務 年 期 不 會 因 放 取 無 薪 假 期 而 中 斷，但 該 段 時 間 不
會用來計算任何福利。

4. 你 應 在 八 月 十 日 回 任。如 打 算 在 八 月 九 日 後 繼 續 休 假，最
遲須在六月提出申請。

△△處處長
(萬 △ △ 簽 名 代 行 )

副本送：庫務署署長

副本存：人事檔案

26
 假期

例 19︰批准特許缺勤

便箋
發文人： 助理部門秘書 1 受 文 人： △△主任 3 何△△先生
檔　號： (11) in ABC/P/34 經：總△△主任
電　話： 2222 33△△ 來文檔號：
傳　真： 3333 22△△ 日　　期：
電　郵： 傳　　真：
日　期： 二零零四年二月十二日 總 頁 數：

特許缺勤及接受利益和款待

一月二十七日便箋收悉。

2. 處 長 根 據《 公 務 員 事 務 規 例 》第 1 1 1 1 ( 1 ) ( e ) 及 ( 2 ) ( e ) 條 ， 批
准 你 在 二 零 零 四 年 二 月 二 十 三 至 二 十 七 日 缺 勤 五 天，應 香 港 體
育 協 會 的 邀 請，代 表 香 港 參 加 在 西 班 牙 舉 行 的 第 六 屆 奧 維 多 世
界杯劍擊大賽。

3. 此 外 ， 處 長 根 據 《 公 務 員 事 務 局 通 告 第 1 8 / 92 號 》 附 件 A
第 4(1)(b)及 8(1)(a)段 ， 批 准 你 讓 香 港 體 育 協 會 代 付 旅 費 及 住
宿費用。

助理部門秘書 1 張△△ 簽名

副本存：人事檔案

27
 假期

例 20︰申請預支假期

便箋
發文人： 部門秘書 受 文 人： 二級私人秘書黃△△女士
檔　號： (8) in ABC/1/8/70 經：總△△主任(會計)
電　話： 2222 33△△ 來文檔號：
傳　真： 3333 22△△ 日　　期：
電　郵： 傳　　真：
日　期： 二零零四年二月二十日 總 頁 數：

申請預支假期

二月六日便箋收悉。

2. 你於二零零四年一月三十日預支例假一天，署方現予補
批，特此通知。

3. 預 支 的 假 期 會 從 日 後 賺 取 的 假 期 中 扣 除。若 未 賺 取 足 夠 假
期 便 離 職，則 未 賺 取 的 假 期 會 視 為 無 薪 假 期，不 得 用 作 計 算 退
休 金、年 積 金 或 酬 金，而 你 須 退 還 未 賺 取 假 期 所 涉 及 的 工 資。

4. 請 注 意，需 要 部 門 事 先 批 准 的 事 項，必 須 在 事 前 盡 早 提 出
申請。

部門秘書任△△ 簽名

28
 外間工作

例 21︰申請從事外間工作

便箋
發文人： 高級文書主任(行政) 受 文 人： △△署署長
檔　號： (8) in XYZ/08/04 經：部門秘書
電　話： 2222 33△△ 來文檔號：
傳　真： 3333 22△△ 日　　期：
電　郵： 傳　　真：
日　期： 2004 年 3 月 22 日 總 頁 數：

申請從事外間工作

現 按 照《 公 務 員 事 務 規 例 》第 551 條 的 規 定 ， 申 請 在 公 餘
從事有薪外間工作，詳情如下︰

工作性質︰△△區青少年中心兼職書法導師

工 作 時 間 ︰ 逢 周 末 公 餘 時 間 (由 2004 年 4 月 24 日 開 始 )

薪 　 　 酬 ︰ 每 小 時 港 幣 250 元

2. 請審批。

高 級 文 書 主 任 (行 政 )何 △ △ 簽 名

29
 外間工作

例 22︰批准有薪外間工作申請

便箋
發文人： △△署署長 受 文 人： 高級文書主任(行政)何△△女士
檔　號： (15) in ABC/07/2 II 經：總△△主任
電　話： 2444 55△△ 來文檔號： (8) in XYZ/08/04
傳　真： 5555 44△△ 日　　期： 2004 年 3 月 22 日
電　郵： 傳　　真： 3333 22△△
日　期： 2004 年 3 月 30 日 總 頁 數：

申請從事外間工作

2004 年 3 月 22 日 的 便 箋 已 經 收 到 。 現 根 據 《 公 務 員 事 務
規 例 》第 5 5 1 條，批 准 你 在 公 餘 從 事 有 薪 外 間 工 作，詳 情 如 下：

工作性質：△△區青少年中心兼職書法導師

工作時間：逢周末公餘時間

薪 　 　 酬 ： 每 小 時 250 元

2. 你 必 須 確 保 上 述 工 作 不 會 影 響 日 常 職 務，也 不 會 損 害 公 眾
利益，否則本署會隨時撤銷批准。

3. 批 准 有 效 期 由 2 0 0 4 年 4 月 2 4 日 至 1 0 月 2 3 日。如 希 望 在
有 效 期 屆 滿 後 繼 續 從 事 有 關 工 作，須 在 有 效 期 屆 滿 前 兩 星 期 再
行申請，並須得到組別主管同意。

4. 如 不 再 從 事 上 述 外 間 工 作，或 工 作 的 細 節 有 變，請 盡 快 通
知本署。

30
 外間工作

例 22︰批准有薪外間工作申請(續)

5. 請 注 意 ， 根 據《 公 務 員 事 務 規 例 》第 558(1)條 的 規 定 ， 任
何人員如未經事先批准而從事外間工作，會受到紀律處分。

△△署署長
( 蓋章 代行)

副本存：個人檔案

31
 外間工作

例 23︰查詢工作表現

便箋
發文人： 部門秘書 受 文 人： 總△△主任
檔　號： (20) in ABC/2/43/2 II
電　話： 2222 33△△ 來文檔號：
傳　真： 3333 22△△ 日　　期：
電　郵： 傳　　真：
日　期： 二零零四年一月十四日 總 頁 數：

從事外間工作

本署曾批准△△主任恭△△先生在公餘時間擔任兼職△
△ 導 師。《 公 務 員 事 務 規 例 》規 定，批 准 從 事 外 間 工 作 的 決 定 ，
每六個月須檢討一次，現檢討期已屆。

2. 煩 請 告 知 本 人，自 恭 先 生 從 事 外 間 工 作 以 來，日 常 工 作 表
現 是 否 令 人 滿 意，日 常 職 務 有 否 因 從 事 外 間 工 作 而 受 到 影 響。

3. 如有疑問，請與本人聯絡。

部門秘書任△△ 簽名

32
 外間工作

例 24︰撤銷批准

便箋
發文人： △△署署長 受 文 人： △△主任恭△△先生
檔　號： (28) in ABC/2/43/2 II 經：總△△主任
電　話： 2222 33△△ 來文檔號：
傳　真： 3333 22△△ 日　　期：
電　郵： 傳　　真：
日　期： 二零零四年二月二十日 總 頁 數：

從事外間工作

有 關 你 在 公 餘 從 事 有 薪 外 間 工 作 一 事，本 署 現 撤 銷 批 准 ，
特此通知。

2. 你 由 二 零 零 三 年 八 月 十 八 日 起，在 公 餘 時 間 擔 任 兼 職 △ △
導 師，自 此 經 常 遲 到，精 神 不 振，日 常 工 作 大 受 影 響，經 上 司
多 番 勸 諭，仍 未 見 改 善。有 鑑 於 此，本 署 認 為 你 不 宜 繼 續 從 事
外間工作。

3. 本 署 會 密 切 注 意 你 的 工 作 表 現。如 表 現 依 然 欠 佳，本 署 會
向 你 發 出 警 告。如 表 現 回 復 正 常，令 人 滿 意，日 後 你 再 次 申 請
從事外間工作，本署或會考慮予以批准。

△△署署長
(任 △ △ 簽 名 代 行 )

33
 考試

例 25︰通知員工報名考試

便箋
發文人： △△署署長 受 文 人： 見分發名單
檔　號： (3) in ABC 70/11
電　話： 2222 33△△ 來文檔號：
傳　真： 3333 22△△ 日　　期：
電　郵： 傳　　真：
日　期： 二零零四年二月二十三日 總 頁 數：

文書職系人員
電腦文書處理速度考試

一般職系處現邀請文書職系人員報名參加本年四月的電
腦文書處理速度考試。

報考資格

2. 所 有 在 職 助 理 文 書 主 任 及 文 書 助 理 均 可 報 考。曾 參 加 考 試
但不及格者，也可重考。

考試內容

3. 考試分兩部分，分別測試應考者的中、英文文書處理速
度。在 每 部 分，應 考 者 須 使 用 微 軟 中 文 Word 7.0(95 視 窗 版 本 )
軟 件，在 五 分 鐘 內 依 稿 打 出 一 篇 文 章，格 式 不 限。應 考 者 在 中
文 文 書 處 理 速 度 測 試 中，可 選 擇 用 倉 頡、速 成、漢 語 拼 音 或 廣
東話拼音輸入法。

額外增薪

4. 應 考 者 如 取 得 及 格 成 績，即 中 文 文 書 處 理 速 度 每 分 鐘 達 2 0
字 ， 英 文 文 書 處 理 速 度 每 分 鐘 達 30 字 ， 即 可 得 到 一 個 額 外 增
薪 點，薪 酬 已 達 頂 薪 點 者 除 外。如 應 考 者 只 在 其 中 一 部 分 考 試
及格，日後只須重考另一部分，及格後便可得到額外增薪。

34
 考試

例 25︰通知員工報名考試(續)

報考手續

5. 報 考 人 員 須 填 妥 夾 附 表 格，於 三 月 十 七 日 前 送 交 人 事 室 ，
逾期恕不受理。

6. 如有疑問，請向下方簽署人查詢。

△△署署長
(司 徒 △ △ 簽 名 代 行 )

附件：報名表格

分發名單
〔略〕

35
 考試

例 26︰考試通知

便箋
發文人： 一般職系處長 受 文 人： 見分發名單
檔　號： (45) in XYZ/30/1
電　話： 2444 55△△ 來文檔號：
傳　真： 5555 44△△ 日　　期：
電　郵： ab_ting@xyz.gov.hk 傳　　真：
日　期： 二零零四年三月二十二日 總 頁 數：

文書職系人員
電腦文書處理速度考試

請 通 知 夾 附 名 單 上 的 人 員 於 下 列 日 期、時 間 和 地 點 參 加 上
述考試：

日期：二零零四年四月七日
時間：下午三時正
地 點 ： 香 港 中 環 雪 廠 街 11 號 中 區 政 府 合 署
△座△△樓△△室

2. 應考者須帶備香港身分證，在考試時間前十分鐘到達試
場，向 當 值 人 員 報 到。遲 到 者 除 非 有 充 分 理 由，否 則 一 律 不 得
應考。考試結果會經由部門公布，應考者無須自行查詢。

3. 報 考 人 員 如 無 法 出 席 考 試，應 盡 早 以 書 面 或 電 郵 通 知 下 方
簽署人。

36
 考試

例 26︰考試通知(續)

4. 請 通 知 各 報 考 人 員，如 天 文 台 在 考 試 當 天 早 上 發 出 黑 色 暴
雨 警 告 或 八 號 颱 風 信 號，但 警 告 或 信 號 在 上 午 十 一 時 前 取 消 ，
考試會如期進行。

一般職系處長
(丁 △ △ 簽 名 代 行 )

附件：報考人員名單

分發名單
〔略〕

37
 考試

例 27︰考試成績及增薪通知

便箋
發文人： 部門秘書 受 文 人： 助理文書主任 2 姚△△女士
檔　號： (10) in ABC 70/11
電　話： 2666 77△△ 來文檔號：
傳　真： 7777 66△△ 日　　期：
電　郵： 傳　　真：
日　期： 二零零四年五月十七日 總 頁 數：

文書職系人員
電腦文書處理速度考試

你 在 本 年 四 月 參 加 上 述 考 試，成 績 及 格，英 文 文 書 處 理 速
度 每 分 鐘 達 47 字 ， 中 文 文 書 處 理 速 度 每 分 鐘 達 25 字 。

2. 你 現 在 的 薪 酬 還 未 達 到 職 級 頂 薪 點，因 此 可 以 得 到 一 個 額
外增薪點，生效日期為二零零四年六月一日。

部門秘書黃△△ 蓋章

副本存：人事檔案

38
 公幹

例 28︰安排支付費用及津貼

便箋
發文人： △△局局長 受 文 人： 庫務署署長
檔　號： (20) in ABC/12/9
電　話： 2222 33△△ 來文檔號：
傳　真： 3333 22△△ 日　　期：
電　郵： 傳　　真：
日　期： 2004 年 4 月 7 日 總 頁 數：

安排支付機票費用和發放膳宿津貼

本 局 局 長 李 △ △ 先 生 定 於 2004 年 5 月 10 日 前 赴 日 本 東 京
公 幹 ， 5 月 14 日 返 港 。

2. 請 安 排 支 付 李 先 生 的 機 票 費 用 ， 款 額 為 港 幣 6,580 元 。 此
外 ， 請 安 排 發 放 四 天 膳 宿 津 貼 給 李 先 生 ， 金 額 合 共 137,264 日
圓 (34,316 日 圓 x 4)。

3. 隨 箋 夾 附 行 程 表 、 撥 款 令 (編 號 ： B697A046)、 付 款 通 知 書
(編 號 ： B697PA01463)及 通 用 表 格 第 1 2 8 號 ， 煩 請 辦 理 。

△△局局長
(黃 △ △ 簽 名 代 行 )

附 件 ： (1) 行程表
(2) 撥 款 令 (編 號 ： B697A046)
(3) 付 款 通 知 書 (編 號 ： B697PA01463)
(4) 通 用 表 格 第 128 號

39
 公幹

例 29︰安排退款

便箋
發文人： △△局局長 受 文 人： 庫務署署長
檔　號： (23) in ABC/12/9
電　話： 2222 33△△ 來文檔號：
傳　真： 3333 22△△ 日　　期：
電　郵： 傳　　真：
日　期： 二零零四年四月二十日 總 頁 數：

安排退款

本 局 局 長 李 △ △ 先 生 原 定 於 二 零 零 四 年 五 月 十 日，到 日 本
東京出席國際會議。由於會議取消，李先生無須赴日公幹。

2. 隨 箋 夾 附 尚 未 使 用 的 機 票，請 予 註 銷，並 安 排 向 航 空 公 司
申 請 退 款 。 退 回 款 項 應 記 入 本 局 公 幹 撥 款 項 下 (使 用 者 編 號 ：
BB0143)。

△△局局長
(黃 △ △ 簽 名 代 行 )

連附件

40
 公幹

例 30︰提醒員工呈報公幹開支

便箋
發文人： 部門秘書 受 文 人： 高級△△師(規劃) 2
檔　號： (52) in ABC/23/3
電　話： 2222 33△△ 來文檔號：
傳　真： 3333 22△△ 日　　期：
電　郵： 傳　　真：
日　期： 二零零四年五月十五日 總 頁 數：

海外考察

有關二零零四年五月二十二至二十六日前往葡萄牙里斯
本 考 察 一 事，請 在 行 程 結 束 後，填 妥 夾 附 表 格，送 交 本 人，以
便統計公務員前往外地公幹的實際開支，特別是各項主要
開支。

2. 請 在 回 港 後 八 星 期 內 提 交 海 外 考 察 報 告，以 便 本 署 把 副 本
轉交公務員事務局。

部門秘書
(程 △ △ 簽 名 代 行 )

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41
 獎勵

例 31︰嘉獎狀

便箋
發文人： 助理署長(行政) 受 文 人： △△署全體員工
檔　號： (11) in ABC/2/20 II
電　話： 2222 33△△ 來文檔號：
傳　真： 3333 22△△ 日　　期：
電　郵： 傳　　真：
日　期： 二零零四年二月五日 總 頁 數：

二零零四年度署長嘉獎狀

本便箋旨在闡述二零零四年度署長嘉獎狀的頒發準則及
提名方法，並邀請各位員工提名值得嘉獎的同事。

署長嘉獎狀

2. 二零零四年度署長嘉獎狀設有個人卓越表現獎及團隊傑
出 表 現 獎。本 署 已 組 成 嘉 獎 委 員 會，稍 後 會 舉 行 會 議，審 核 獎
項的提名書。

頒發嘉獎狀的準則

3. 任何人員只要認為某位同事的貢獻或傑出表現值得表
揚，均 可 提 名 角 逐 個 人 卓 越 表 現 獎。角 逐 團 隊 傑 出 表 現 獎 的 單
位，則 須 由 助 理 署 長 或 更 高 職 級 的 人 員 提 名。頒 發 嘉 獎 狀 的 準
則 ， 載 於 本 署 《 行 政 通 告 第 xx/04 號 》 第 x 段 (見 附 件 I)。

提名方法

4. 個 人 嘉 獎 提 名 應 採 用 附 件 II 所 載 的 表 格 ， 於 二 零 零 四 年
三 月 十 七 日 前，經 由 獲 提 名 人 的 直 屬 上 司，以 及 助 理 署 長 和 副
署 長 ， 送 交 嘉 獎 委 員 會 主 席 。 團 隊 嘉 獎 提 名 應 採 用 附 件 III 所
載的表格，由助理署長或更高職級的人員提名，並經由副署
長，於上述截止日期前送交嘉獎委員會主席。

42
 獎勵

例 31︰嘉獎狀(續)

5. 如 有 查 詢 ， 請 致 電 2222 88△ △ 與 高 級 行 政 主 任 (紀 律 )3
聯絡。

助 理 署 長 (行 政 )
(高 △ △ 簽 名 代 行 )

連附件

43
 獎勵

例 32︰公布得獎名單

便箋
發文人： △△局局長 受 文 人： △△主任職系人員
檔　號： (20) in ABC/P/2/12/5 VI
電　話： 2222 33△△ 來文檔號：
傳　真： 3333 22△△ 日　　期：
電　郵： 傳　　真：
日　期： 二零零四年五月十二日 總 頁 數：

二零零四至零五年度
長期優良服務公費旅行獎勵計劃

本局根據二零零四至零五年度長期優良服務公費旅行獎
勵 計 劃，為 △ △ 主 任 職 系 人 員，取 得 三 個 名 額。本 局 為 此 而 成
立 的 遴 選 委 員 會，已 在 四 月 八 日，根 據 二 零 零 四 年 二 月 二 十 三
日 發 出 的 《 公 務 員 事 務 局 通 函 第 8/2004 號 》 ， 選 出 本 年 度 得
獎人員：

(i) 總△△主任陳李△△女士；

(ii) 總△△主任王△△先生；以及

(iii) 總 △ △ 主 任 梁 △ △ 女 士 。

△△局局長
(鄺 △ △ 簽 名 代 行 )

44
 獎勵

例 33︰得獎通知

便箋
發文人： △△署署長 受 文 人： 總務組主管
檔　號： (1) in ABC/18/9 Pt. 3
電　話： 2222 33△△ 來文檔號：
傳　真： 3333 22△△ 日　　期：
電　郵： 傳　　真：
日　期： 二零零四年四月十三日 總 頁 數：

二零零四至零五年度
長期優良服務公費旅行獎勵計劃

下列隸屬貴組的人員獲頒上述獎項：

姓名 職級

譚△△先生 一級行政主任

李△△女士 高級文書主任

請 把 隨 附 的 信 件 正 本 交 給 上 述 人 員，副 本 則 由 貴 組 存 檔，並 請
得獎人員於二零零四年四月二十六日前填妥承諾書，經貴組
交回。

2. 請 通 知 有 關 人 員，他 們 須 根 據 二 零 零 四 至 零 五 年 度 長 期 優
良 服 務 公 費 旅 行 獎 勵 計 劃 的 規 定，提 交 旅 費 申 請 表，以 及 所 有
發 票 和 收 據 的 正 本。貴 組 接 獲 上 述 表 格 及 票 據 後，請 填 妥 旅 費
申 請 表 第 II 部 ， 並 把 表 格 及 票 據 送 交 庫 務 署 署 長 。

3. 請 注 意，得 獎 人 員 如 在 二 零 零 四 年 十 一 月 一 日，仍 未 作 出
旅 遊 安 排，應 請 他 們 以 書 面 說 明 假 期 計 劃 或 旅 遊 安 排。若 得 獎
人 員 並 無 明 確 表 示，則 請 於 二 零 零 四 年 十 一 月 十 一 日 前 通 知 本
人，以便考慮把獎項發給候補名單上的人員。

45
 獎勵

例 33︰得獎通知(續)

4. 如 上 述 人 員 於 本 財 政 年 度 內 退 休 並 放 取 退 休 前 假 期，請 確
保 有 關 人 員 在 退 休 生 效 日 期 前 成 行。此 外，如 得 獎 人 員 在 實 際
成行前遞交辭職通知書，則應立即撤銷其獎項。

△△署署長
(何 △ △ 蓋 章 代 行 )

46
 獎勵

例 34︰提交與獎項有關的證明文件

便箋
發文人： △△署署長 受 文 人： 庫務署署長
檔　號： (5) in ABC/18/9 Pt.3
電　話： 2222 33△△ 來文檔號：
傳　真： 3333 22△△ 日　　期：
電　郵： 傳　　真：
日　期： 二零零四年六月十日 總 頁 數：

二零零四至零五年度
長期優良服務公費旅行獎勵計劃

本 署 一 級 行 政 主 任 譚 △ △ 先 生 獲 頒 上 述 獎 項。隨 箋 付 上 譚
先生交來的文件：

(a) 旅 費 津 貼 申 請 表 ；

(b) △ △ 有 限 公 司 發 出 的 正 式 收 據 (收 據 編 號 ： 1708TS)；

(c) 結 婚 證 書 副 本 ；

(d) 護 照 副 本 ； 以 及

(e) 登 機 證 。

2. 煩請安排發放津貼。

△△署署長
(何 △ △ 蓋 章 代 行 )

連附件

47
 署任

例 35︰請求批准署任安排

便箋
發文人： 總△△主任(支援) 受 文 人： 總△△主任(職系管理)
檔　號： (32) in XYZ/12/23
電　話： 2222 33△△ 來文檔號：
傳　真： 3333 22△△ 日　　期：
電　郵： 傳　　真：
日　期： 2004 年 2 月 18 日 總 頁 數：

署任安排

本 組 △ △ 主 任 (支 援 )2 梁 △ △ 女 士 會 於 2004 年 3 月 1 日 至
19 日 到 △ △ 大 學 進 修 ， 並 於 3 月 20 日 至 31 日 期 間 休 假 。 由
於 梁 女 士 會 連 續 31 天 離 開 工 作 崗 位 ， 現 建 議 在 上 述 期 間 ， 由
組 內 △ △ 主 任 (支 援 )1 鍾 △ △ 女 士 兼 任 梁 女 士 全 部 職 務 。

2. 請審批。

總 △ △ 主 任 (支 援 )張 △ △ 簽 名

48
 署任

例 36︰批准署任安排

便箋
發文人： 行政主任 2 受 文 人： 總△△主任(支援)
檔　號： (43) in ABC/73
電　話： 2444 55△△ 來文檔號： (32) in XYZ/12/23
傳　真： 5555 44△△ 日　　期： 2004 年 2 月 18 日
電　郵： 傳　　真： 3333 22△△
日　期： 2004 年 2 月 23 日 總 頁 數：

署任安排

現 根 據《 公 務 員 事 務 規 例 》第 160(1)條 ， 批 准 一 級 △ △ 主
任 鍾 △ △ 女 士 在 下 列 期 間，為 方 便 行 政 而 署 理 職 位。在 署 任 期
間，鍾女士可按照《公務員事務規例》有關規定，支取署任
津貼：

署任安排 津貼 備註

在 1 . 3 . 2 0 0 4 至 31.3.2004 《 公 務 員 事 務 規 代 替 在 該 段 期
期間， 除 擔 任 本 身 職 務 例 》第 172(2)(c)(iii) 間 放 取 進 修 假
外，兼任一級△△主任 及 (10)條 期 及 例 假 的 一
全部職務。 級 △ △ 主 任 梁
△△女士。

2. 請 告 知 鍾 女 士，上 述 署 任 安 排 純 粹 為 方 便 行 政 而 作 出，並
非實任職位。

3. 根 據 《 公 務 員 事 務 規 例 》 第 172(1)(b)及 (c)條 ， 署 任 期 須
滿 30 個 曆 日 ， 署 任 人 員 才 符 合 資 格 領 取 津 貼 。 如 果 署 任 人 員
休假超過三天，超出的日數必須扣除，不可計入合資格署任
期，但病假和經批准缺勤的日數則無須扣除。

49
 署任

例 36︰批准署任安排(續)

4. 如 署 任 人 員 在 署 任 期 間 放 取 例 假、補 假 或 缺 勤 超 過 三 個 工
作天，請以便箋通知本人，以便調整署任津貼。

行政主任 2 郭△△ 簽名

副本存：個人檔案

50
 晉升

例 37︰晉升選拔委員會詳情

便箋
發文人： △△署署長 受 文 人： 見分發名單
檔　號： (26) in ABC/03
電　話： 2222 33△△ 來文檔號：
傳　真： 3333 22△△ 日　　期：
電　郵： 傳　　真：
日　期： 二零零四年一月五日 總 頁 數：

工程督察晉升選拔委員會

工 程 督 察 晉 升 選 拔 委 員 會 定 於 二 月 十 日 舉 行 會 議，選 拔 合
適的助理工程督察晉升為工程督察。

2. 晉升選拔委員會成員如下：

李 △ △ 先 生 (主 席 ) △△署高級工程師
蔡△△女士 △△署工程師
陳△△先生 △△署高級工程督察
趙△△女士 △△署工程督察
黎 △ △ 女 士 (秘 書 ) △△署二級行政主任

3. 晉 升 選 拔 委 員 會 根 據 合 資 格 人 員 的 品 格、才 幹 及 經 驗 進 行
甄 選，對 所 有 合 資 格 人 員，不 論 服 務 年 資，均 一 視 同 仁。不 過 ，
如 有 關 人 員 在 這 幾 方 面 不 相 上 下，委 員 會 便 會 考 慮 服 務 年 資 。
下列幾類人員通常不予考慮：

51
 晉升

例 37︰晉升選拔委員會詳情(續)

(a) 在 不 足 12 個 月 內 會 放 取 退 休 前 假 期 的 人 員 ；

(b) 在 另 一 職 系 試 任 的 人 員 ；

(c) 正 領 取 政 府 培 訓 獎 學 金 的 人 員 ； 以 及

(d) 重 行 受 僱 出 任 較 低 職 級 的 人 員 。

△△署署長
(鄧 △ △ 簽 名 代 行 )

分發名單
〔略〕

52
 晉升

例 38︰公布晉升名單

便箋
發文人： △△署署長 受 文 人： 工程督察職系人員
檔　號： (36) in ABC/04
電　話： 2222 33△△ 來文檔號：
傳　真： 3333 22△△ 日　　期：
電　郵： 傳　　真：
日　期： 2004 年 10 月 20 日 總 頁 數：

公布晉升工程督察名單

本署現按照公務員 用 委 員 會 的 建 議，批 准 下 列 助 理 工 程
督察晉升為工程督察：

姓名 晉升日期
王△△女士 20.10.2004
陳△△女士 20.10.2004
鄭△△先生 20.10.2004
鍾△△先生 20.10.2004
文△△女士 20.10.2004
柯△△女士 20.10.2004
霍△△女士 20.10.2004
陳△△女士 20.10.2004
陸△△先生 20.10.2004

△△署署長
(陳 △ △ 簽 名 代 行 )

53
 離職

例 39︰請求委出醫事委員會

便箋
發文人： △△署署長 受 文 人： 醫院管理局行政總裁
檔　號： (45) in ABC/29/34
電　話： 2222 33△△ 來文檔號：
傳　真： 3333 22△△ 日　　期：
電　郵： 傳　　真：
日　期： 二零零四年三月二十日 總 頁 數：

△△主任梁△△先生
以喪失工作能力為理由申請退休

梁 △ △ 先 生 以 喪 失 工 作 能 力 為 理 由 申 請 退 休 。 現 根 據《 公
務 員 事 務 規 例 》 附 件 2.3 第 2 段 ， 請 求 委 出 醫 事 委 員 會 ， 評 估
梁先生是否適合繼續擔任△△主任一職。

2. 梁先生患上肝癌，正在律敦治醫院及鄧肇堅醫院接受治
療。現夾附兩所醫院主診醫生的函件，以供參考。

3. 為 方 便 批 核 梁 先 生 的 退 休 申 請，請 醫 事 委 員 會 就 下 列 幾 方
面提供意見：

(a) 梁 先 生 健 康 欠 佳 的 情 況 是 否 屬 永 久 性 質 ， 以 致 他 無 法
執行△△主任的主要職務；

(b) 如 (a)點 不 成 立，梁 先 生 有 多 大 機 會 能 夠 在 一 段 合 理 時

間內再次勝任工作；以及

(c) 梁 先 生 的 健 康 情 況 會 否 影 響 他 擔 任 其 他 類 別 工 作 的
能力。

54
 離職

例 39︰請求委出醫事委員會(續)

4. 隨 箋 夾 附 △ △ 主 任 的 職 務 表、梁 先 生 過 去 五 年 的 病 假 記 錄
及他親筆簽署的授權書。

△△署署長
(文 △ △ 簽 名 代 行 )

連附件

特 別 副 本 送 (正 本 並 無 註 錄 )︰ 一 般 職 系 處 長

55
 離職

例 40︰請求批准員工退休

便箋
發文人： △△署署長 受 文 人： 一般職系處長
檔　號： (50) in ABC/29/34
電　話： 2222 33△△ 來文檔號：
傳　真： 3333 22△△ 日　　期：
電　郵： 傳　　真：
日　期： 二零零四年四月九日 總 頁 數：

批准△△主任梁△△先生
因喪失工作能力而退休

請批准梁△△先生因喪失工作能力而提早退休。

2. 梁 先 生 於 一 九 七 八 年 二 月 十 三 日 加 入 政 府，受 聘 為 △ △ 主
任。隨箋夾附他的評核報告檔案。

3. 梁 先 生 因 患 上 肝 癌，自 二 零 零 三 年 一 月 二 十 二 日 起，一 直
放 取 病 假 。 本 署 已 根 據 《 公 務 員 事 務 規 例 》 第 1282 條 ， 請 求
醫 院 管 理 局 委 出 醫 事 委 員 會，評 估 他 是 否 適 宜 留 任。醫 事 委 員
會 於 二 零 零 四 年 三 月 三 十 日 開 會 後，建 議 梁 先 生 提 早 退 休。現
付上梁先生的醫事報告，以供審閱。

△△署署長
(文 △ △ 簽 名 代 行 )

附 件 ： (一 ) 評 核 報 告 檔 案
(二 ) 醫 事 報 告

56
 離職

例 41︰安排員工遺屬預支死亡恩恤金

便箋
發文人： △△署署長 受 文 人： 庫務署署長
檔　號： ABC/4/4
電　話： 2222 33△△ 來文檔號：
傳　真： 3333 22△△ 日　　期：
電　郵： 傳　　真：
日　期： 二零零四年九月二十日 總 頁 數：

△△員譚△△遺屬
申請預支死亡恩恤金

譚 △ △ 先 生 (香 港 身 分 證 號 碼 ： A3456△ △ (9))於 二 零 零 四
年 九 月 十 日 去 世 。 現 根 據《 公 務 員 事 務 規 例 》第 625 條 ， 安 排
譚 先 生 的 遺 孀 陳 △ △ 女 士 申 請 預 支 死 亡 恩 恤 金，以 應 付 緊 急 開
支。隨附下列文件的核證副本：

(a) 譚 先 生 的 死 亡 證 ；

(b) 譚 先 生 與 陳 女 士 的 結 婚 證 書 。

2. 記 名 支 票 備 妥 後 ， 煩 請 通 知 陳 女 士 領 取 (電 話 ︰
9123 45△ △ )。

△△署署長
(馬 △ △ 簽 名 代 行 )

連附件

57
 課程及講座

例 42︰提名員工報讀公文寫作課程

便箋
發文人： 行政主任(總務) 受 文 人： 各組主管
檔　號： (63) in ABC/111/29/1 III
電　話： 2222 33△△ 來文檔號：
傳　真： 3333 22△△ 日　　期：
電　郵： 傳　　真：
日　期： 二零零四年四月二日 總 頁 數：

公文寫作課程

為 提 高 本 處 同 事 撰 寫 中 文 公 文 的 水 平，本 處 邀 請 公 務 員 培
訓處在二零零四至零五年度為本處同事舉辦三個公文寫作課
程 。 課 程 內 容 簡 介 載 於 附 件 (一 )。

2. 現 請 提 名 同 事 修 讀 上 述 課 程。為 方 便 處 理，請 填 妥 附 件 ( 二 )
的提名表格，於二零零四年四月十六日前交回行政組。

行 政 主 任 (總 務 )謝 △ △ 簽 名

連附件

58
 課程及講座

例 43︰提名員工參加退休前講座

便箋
發文人： 部門秘書 受 文 人： 各組主管
檔　號： (9) in ABC/PR/04/2
電　話： 2222 33△△ 來文檔號：
傳　真： 3333 22△△ 日　　期：
電　郵： 傳　　真：
日　期： 二零零四年三月二十六日 總 頁 數：

退休前講座
(二 零 零 四 年 五 月 )

公務員事務局局長於二零零四年三月二十二日發出便
箋，請各部門提名員工參加五月舉行的退休前講座。

2. 請 安 排 傳 閱 上 述 便 箋，以 便 組 內 所 有 即 將 退 休 的 人 員 知 道
講 座 詳 情。如 有 提 名，請 填 妥 夾 附 表 格，於 四 月 十 六 日 前 送 交
本 人。逾 期 回 覆，概 不 受 理。曾 經 參 加 同 類 講 座 的 人 員，不 應
獲得提名。

3. 集 齊 各 組 的 提 名 後，本 署 會 編 定 優 先 次 序。如 人 數 超 出 名
額，本署會按上述便箋附錄 A 所載的甄選準則處理。

部門秘書
(梁 △ △ 蓋 章 代 行 )

附 件 ： (一 ) 公 務 員 事 務 局 局 長 便 箋
(二 ) 提 名 表 格

59
 課程及講座

例 44︰邀請員工參加消防講座

便箋
發文人： 部門秘書 受 文 人： 各組主管
檔　號： (38) in ABC/17/33
電　話： 2222 33△△ 來文檔號：
傳　真： 3333 22△△ 日　　期：
電　郵： 傳　　真：
日　期： 二零零四年四月六日 總 頁 數：

消防講座

為 了 加 強 同 事 的 消 防 安 全 意 識，本 署 會 舉 辦 消 防 講 座，詳
情如下︰

日 期 ︰ 二 零 零 四 年 四 月 二 十 三 日 (星 期 五 )
時間︰ 下午二時三十分
地 點 ︰ 本 署 14 樓 會 議 室
講者︰ 消防處高級消防隊長
內 容 ︰ 1. 潛伏火警危險
2. 防火措施
3. 如何逃生
4. 滅火器的使用與保養
5. 播放有關防火措施的影片

2. 請 各 組 主 管 把 本 便 箋 交 給 組 內 同 事 傳 閱，並 呼 籲 他 們 踴 躍
參 加，以 及 盡 量 安 排 組 內 各 防 火 糾 察 隊 成 員 出 席。請 填 妥 隨 箋
付上的回條，並於二零零四年四月十九日前，把回條交回行
政組。

60
 課程及講座

例 44︰邀請員工參加消防講座(續)

3. 如 有 查 詢 ， 請 與 行 政 主 任 (行 政 )陳 △ △ 先 生 聯 絡 (電 話 ︰
2222 88△ △ )。

部門秘書邱△△ 簽名

連附件

副本送︰ 消防處處長
(經 辦 人 ︰ 高 級 消 防 隊 長 李 △ △ 先 生 )(不 連 附 件 )

61
 課程及講座

例 45︰出席講座通知

便箋
發文人： △△局局長 受 文 人： 各部門首長
檔　號： (91) in ABC 7/01/30 III
電　話： 2222 33△△ 來文檔號：
傳　真： 3333 22△△ 日　　期：
電　郵： 傳　　真：
日　期： 2004 年 3 月 24 日 總 頁 數：

普通話專題講座

謝 謝 推 薦 貴 部 門 人 員 參 加 上 述 講 座，三 場 講 座 的 詳 情 請 參
閱 附 件 1。

2. 隨 箋 付 上 通 知 信 和 講 座 入 場 券，煩 請 轉 交 參 加 者 名 單 所 列
的 同 事 (見 附 件 2)。

3. 參 加 者 如 因 事 未 能 出 席，請 盡 早 通 知 下 方 簽 署 人 或 張 △ △
女 士 (電 話 ： 2222 88△ △ )， 並 另 函 述 明 原 因 ， 經 上 司 送 交 本
局辦理。

△△局局長
(黃 △ △ 簽 名 代 行 )

附 件 ︰ 1. 講 座 詳 情
2. 參 加 者 名 單

62
 部門管理

例 46︰部門協商委員會開會通知

便箋
發文人： 副部門秘書 受 文 人： 見分發名單
檔　號： (25) in ABC 3/AC/10
電　話： 2222 33△△ 來文檔號：
傳　真： 3333 22△△ 日　　期：
電　郵： ab_chan@abc.gov.hk 傳　　真：
日　期： 二零零四年四月十三日 總 頁 數：

部門協商委員會第九次會議

部 門 協 商 委 員 會 定 於 二 零 零 四 年 四 月 二 十 七 日 (星 期 二 )
上 午 十 時 正 在 本 署 三 樓 會 議 室 舉 行 第 九 次 會 議。會 議 由 副 署 長
(行 政 )主 持 ， 議 程 如 下 ：

1. 通過二零零四年一月十五日第八次會議記錄

2. 前議事項
2.1 員 工 康 樂 活 動
(上 次 會 議 記 錄 第 4.4 段 )
2.2 三 樓 影 印 室 的 通 風 和 噪 音 問 題
(上 次 會 議 記 錄 第 5.1 段 )

3. 新議事項

3.1 張 貼 嘉 許 信 以 提 高 士 氣

4. 其他事項

5. 下次會議日期

63
 部門管理

例 46︰部門協商委員會開會通知(續)

如未能出席會議，請於四月十七日前以電郵通知本人。

副部門秘書陳△△ 蓋章

分發名單
〔略〕

64
 部門管理

例 47︰借用場地

便箋
發文人： △△署署長 受 文 人： △△處處長
檔　號： (29) in ABC/01/37(04) II (經辦人︰副部門秘書(一般事務))
電　話： 2222 33△△ 來文檔號：
傳　真： 3333 22△△ 日　　期：
電　郵： 傳　　真：
日　期： 二零零四年四月十日 總 頁 數：

借用場地

本 署 定 於 四 月 二 十 八 日 (星 期 三 )舉 行 本 年 度 長 期 優 良 服
務 獎 狀 頒 授 典 禮，出 席 的 嘉 賓 和 領 獎 人 員 預 計 約 有 二 百 人。由
於 人 數 眾 多，本 署 會 議 室 實 不 能 容 納，因 此 謹 向 貴 處 商 借 轄 下
△△資源中心的禮堂，舉行是次頒授典禮。

2. 如 蒙 允 許 ， 本 署 助 理 部 門 秘 書 (一 般 事 務 )曾 △ △ 女 士 稍 後
會與貴處聯絡，洽談借用場地的細節。

△△署署長
(胡 △ △ 簽 名 代 行 )

副 本 送 ： 助 理 部 門 秘 書 (一 般 事 務 )

65
 部門管理

例 48︰暫停電力供應

便箋
發文人： 部門秘書 受 文 人： 各組主管
檔　號： (10) in ABC 4/10/3 (A)
電　話： 2222 33△△ 來文檔號：
傳　真： 3333 22△△ 日　　期：
電　郵： 傳　　真：
日　期： 二零零四年十月六日 總 頁 數：

中區政府合署東座及西座
暫停電力供應

中 區 政 府 合 署 東 座 及 西 座 於 二 零 零 四 年 十 月 十 六 日 (星 期
六 )下 午 二 時 至 四 時 三 十 分 測 試 發 電 機 組。測 試 期 間，正 常 電 力
供應暫時停止。

2. 請提醒組內人員注意上述安排，並預先把電腦系統關掉，
以免因電力中斷而遺失資料。

部門秘書
(李 △ △ 簽 名 代 行 )

66
 部門管理

例 49︰噴灑殺蟲劑

便箋
發文人： 部門秘書 受 文 人： 各組主管
檔　號： (21) in ABC 4/10/25
電　話： 2222 33△△ 來文檔號：
傳　真： 3333 22△△ 日　　期：
電　郵： 傳　　真：
日　期： 二零零四年三月十六日 總 頁 數：

噴灑殺蟲劑

食物環境 生 署 人 員 定 於 四 月 三 日 (星 期 六 )下 午 一 時 ， 到
本署噴灑殺蟲劑。

2. 請 提 醒 組 內 人 員 預 先 把 所 有 機 密 文 件 及 貴 重 物 品 鎖 好；地
上 的 雜 物 應 清 理 妥 當；茶 壺 及 水 杯 等 容 器 也 應 放 好，以 免 沾 染
殺 蟲 劑。各 組 人 員 離 開 辦 公 室 時，請 不 要 把 門 鎖 上。本 署 的 二
級 工 人 會 陪 同 噴 灑 殺 蟲 劑 的 人 員 進 入 辦 公 室，事 後 會 把 辦 公 室
鎖上。

3. 如有任何地方無須噴灑殺蟲劑或須增加噴灑劑量，請在
三 月 三 十 日 前 通 知 文 書 主 任 (總 務 )林 △ △ 女 士 (電 話 ：
2222 88△ △ )。 隨 箋 夾 附 食 物 環 境 生 署 有 關 噴 灑 殺 蟲 劑 的 資
料 單 張 ， 請 細 閱 。 如 有 查 詢 ， 請 與 下 方 簽 署 人 或 文 書 主 任 (總
務 )聯 絡 。

部門秘書
(李 △ △ 簽 名 代 行 )

附件：噴灑殺蟲劑資料單張

67
 部門管理

例 50︰辦公室保安

便箋
發文人： △△處助理處長 受 文 人： 見分發名單
檔　號： (40) in ABC/42
電　話： 2222 33△△ 來文檔號：
傳　真： 3333 22△△ 日　　期：
電　郵： 傳　　真：
日　期： 2004 年 5 月 20 日 總 頁 數：

海港政府大樓保安措施

海 港 政 府 大 樓 近 日 發 生 多 宗 失 竊 事 件。為 加 強 保 安，各 同
事務須注意下列事項：

(i) 切勿把貴重物品存放在辦公室；

(ii) 根 據 《 保 安 規 例 》 第 242 條 的 規 定 ， 辦 公 室 無 人 時
必須鎖上；以及

(iii) 所 有 保 密 文 件 須 按 照 《 保 安 規 例 》 第 194 至 198 條

的指引存放妥當。

2. 請 各 單 位 主 管 把 本 便 箋 張 貼 在 辦 事 處 的 布 告 板 上，提 醒 員
工遵守指示。

△△處助理處長周△△ 簽名

分發名單
〔略〕

68
 轉介投訴

例 51︰霓虹燈閃光過強

便箋
發文人： △△專員 受 文 人： △△署署長
檔　號： (47) in ABC 2/2/1/80 IV
電　話： 2222 33△△ 來文檔號：
傳　真： 3333 22△△ 日　　期：
電　郵： 傳　　真：
日　期： 二零零四年七月十九日 總 頁 數：

投訴西灣河△△樓地下△△餐廳的霓虹燈招牌

本 署 日 前 接 獲 △ △ 花 園 住 戶 王 △ △ 先 生 的 投 訴，指 上 址 的
霓 虹 燈 招 牌 晚 上 發 出 強 烈 閃 光，影 響 他 們 的 居 住 環 境，並 危 及
駛經附近的車輛。

2. 煩 請 貴 署 調 查 及 跟 進 上 述 投 訴，並 於 本 年 七 月 二 十 六 日 前
把 結 果 告 知，以 便 本 署 回 覆 投 訴 人。如 有 任 何 查 詢，可 直 接 聯
絡 投 訴 人 王 先 生 (電 話 ： 9123 45△ △ )。

△△專員
(何 △ △ 簽 名 代 行 )

69
 轉介投訴

例 52︰要求覆檢重估的市值租金

便箋
發文人： △△署署長 受 文 人： △△署署長
檔　號： (39) in L/M (4) in ABC 40/2
電　話： 2222 33△△ 來文檔號：
傳　真： 3333 22△△ 日　　期：
電　郵： 傳　　真：
日　期： 二零零四年九月六日 總 頁 數：

要求覆檢△△臨時街市檔位的重估市值租金

二 零 零 四 年 八 月 三 十 日，△ △ 臨 時 街 市 租 戶 致 函 本 署，對
貴 署 評 估 的 市 值 租 金 表 示 強 烈 反 對，認 為 評 估 方 法 不 公 平，並
提出下列理據，要求貴署覆檢重估的市值租金：

(a) 若 干 檔 位 的 重 估 市 值 租 金 較 附 近 面 積 相 若 的 檔 位 為
低 ， 例 如 位 於 正 門 附 近 第 S1 號 檔 位 的 重 估 市 值 租 金
較 S2、 S3 及 S6 號 檔 位 為 低 ；

(b) 售 賣 同 類 貨 品 檔 位 的 重 估 市 值 租 金 差 額 過 大 ， 例 如 魚
檔 租 金 的 差 額 為 100 元 至 500 元 ；

(c) 街 市 欠 缺 地 利 之 便 ， 重 估 市 值 租 金 時 應 予 以 考 慮 ；

( d ) 在 重 估 市 值 租 金 時，應 顧 及 街 市 的 整 體 經 營 潛 力 ( 例 如
每 日 的 顧 客 人 數 )； 以 及

(e) 所 有 檔 位 的 租 金 減 幅 應 該 劃 一 。

2. 貴 署 重 估 租 金 時，想 必 已 考 慮 各 項 因 素，但 請 再 作 研 究 ，
並盡快把覆檢結果通知本署。

△△署署長
(張 △ △ 簽 名 代 行 )

70
 附錄

便箋常見辭彙和用語中英對照表

annex 附件
appendix 附錄
as soon as possible [a.s.a.p.] 盡快；盡速；從速
at your request 應你的要求
attach 付上；隨箋付上
attached sheet 附頁
Attn: 經辦人︰
blind carbon copy [b.c.c.] 特 別 副 本 送 (正 本 並 無 註 錄 )： … …
by circulation 以傳閱方式
by fax 傳真文件；傳真函件
by hand 專人送交；專人送遞；專遞文件
by virtue of 根據……規定
captioned subject 標題所述事項
carbon copy [c.c.] 副本送：
case 個案；事件
closing date 截止日期
complaint case 申訴個案；投訴個案
confidential 機密
counterpart 對等機構；對等人員；對口單位
countersign 加簽；副署
covering memo 隨文便箋
criterion 標準；準則
cut-off date 截算日期
date-back 追 溯 至 (日 期 )生 效
detailed reply 詳細答覆
Directors of Bureaux 各局長
distribution list 分發名單
effective date 生效日期

71
eligibility criterion 資格準則
enclose 夾附
enclosure [encl.] 附件
follow-up action 跟進工作
for action 請辦理
for consideration 以供考慮；請考慮
for deliberation 以供研究；請詳加研究；請審議
for ease of reference 以便參考；方便參考
for further action 請 繼 續 辦 理；請 續 辦；請 進 一 步 辦 理 ；
請跟進
for information [f.i.] 以供參閱；備考
for necessary action 請辦理；請酌情辦理
for reference 以供參考；以資參考；以供參閱；
作參考之用
for retention 以供存案；以供存照
for the time being 暫時
From: 發文人：
from (date) to (date) inclusive 由 (日 期 )至 (日 期 )(首 尾 ／ 末 兩 天 包 括
在內)
further to my memo dated (date) 繼 (日 期 )發 出 ／ 給 你 的 便 箋 ， … … ；
(日 期 )發 出 的 便 箋 ， 相 信 已 經 收 到
General Form [G.F.] 通用表格
Heads of Departments 各部門首長
Head of Grade 職系首長
high priority 優先考慮；優先處理
if/should you have any 如有疑問；如有查詢
queries/enquiries
in accordance with 根據；按照
in connection with 有關
in due course 稍後；稍後時間
in respect of 有關
in this connection 關於這一點；在這方面；為此
in view of 由於；鑑於

72
inter-departmental working group 跨部門工作小組
interested parties 有關方面
interim reply 簡覆；暫覆
irregularity 違 例 事 項；不 當 情 況；不 符 合 規 定 情 況
issuing department 簽發部門
let you know 通知你；告知你
Officer-in-charge [O i/c] 主管人員
on individual merits 按個別情況
once the outcome is available 一有結果
operational grounds 基於運作上的需要
Our ref.: 本署檔號：……
outstanding commitment 未完工作；尚待完成的工作
package 整套計劃；整套建議；整套方案
Permanent Secretaries 各常任秘書長
pitch at ... level 定在……的水平
please approach (somebody) 請 向 (某 人 )查 詢
please call (somebody) 請 致 電 (某 人 )
please contact (somebody) 請 與 (某 人 )聯 絡
please feel free to contact (somebody) 請 隨 時 致 電 (電 話 號 碼 )與 (某 人 )聯 絡
at/on (telephone number)
please note that ... 請注意
prior approval 事先批准
priority 優先次序；緩急次序；首要工作；
優先處理項目
refer to your memo under reference 現就上述便箋答覆如下
reminder 催辦便箋
reply as follows 答覆如下
reproduced herewith 載錄如下；轉載如下
restricted 限閱文件；內部文件
same series 同一檔系
secret 高度機密
section head/section heads 組別主管／各組主管

73
see distribution list 見分發名單
steering committee/group 督 導 委 員 會 ／ 小 組；策 導 委 員 會 ／ 小 組
subject officer 負責人員
subject to 須遵照……規定；須視乎……而定
subject to approval 如獲通過；如獲批准
supersede 代替；取代
supplement to 補充
task force 專責小組；特別專責小組
the matter is being looked into 我們／本署現正研究此事
the matter is receiving attention 我們／本署現正處理／辦理此事
To: 受文人：
top priority 最先考慮；最先處理
top secret 絕對機密
undersigned 下方簽署人；本文代行人
urgent 急件
urgent by fax 傳真急件
urgent by hand 專遞急件
usual practice 一貫做法
very urgent 特急件；特急
via 經
we spoke 我們曾談過此事；我們已談過此事
with effect from (date) 由 (日 期 )起 ； 由 (日 期 )起 生 效
with enclosure [w/encl.] 連附件
with reference to 關於
with retrospective effect 追溯生效；具追溯效力
with retrospective effect from (date) 有 效 日 期 追 溯 至 (日 期 )
without any further notice 不再另行通知
without enclosure [w/o encl.] 不連附件
Your ref.: 來文檔號：……

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