CHƯƠNG 3 – CÁC CÔNG CỤ MÔ TẢ

HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

3.1 Ý nghĩa của các công cụ mô tả hệ thống thông tin kế

toán
3.2. Sơ đồ dòng dữ liệu (Data Flow Diagrams - DFD)
3.3. Lưu đồ (Flowcharts)
 CÁC CÔNG CỤ MÔ TẢ
HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

- Tài liệu hóa hệ thống thông tin kế toán bằng việc sử

dụng các công cụ phù hợp để mô tả lại cấu trúc và toàn
bộ hoạt động của hệ thống thông tin kế toán.
- Các công cụ mô tả gồm: lời văn, các sơ đồ, lưu đồ,
bảng biểu và các cách biểu diễn thông tin bằng đồ họa
- Các công cụ này bao quát và giúp trả lời các câu hỏi:
who, what, where, why, how về các bước công việc:
nhập dữ liệu, xử lý dữ liệu, lưu trữ dữ liệu, thông tin đầu
ra và kiểm soát hệ thống thông tin kế toán.
3.1. Ý NGHĨA CỦA CÁC CÔNG CỤ MÔ TẢ
HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

 Mô tả hoàn chỉnh hệ thống thông tin kế

toán.
 Hướng dẫn sử dụng hệ thống
 Giúp đánh giá hệ thống hiện tại và thiết kế
hệ thống mới phù hợp hơn
 Hỗ trợ kiểm toán
 3.2. SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU
DATA FLOW DIAGRAMS - DFD

 Sơ đồ dòng dữ liệu là công cụ mô tả bằng hình

ảnh các thành phần, các dòng lưu chuyển dữ liệu
giữa các thành phần của hệ thống thông tin.
 Sơ đồ dòng dữ liệu mô tả các nguồn dữ liệu và
điểm đến, quy trình xử lí, nơi lưu trữ dữ liệu và
thông tin của hệ thống.
 VAI TRÒ CỦA SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU
DATA FLOW DIAGRAMS - DFD

 Mô tả hệ thống đang tồn tại hoặc thiết kế hệ thống

mới
 Mô tả nội dung hoạt động, trình tự tiến hành các
hoạt động trong hệ thống
 Đánh giá các nội dung hoạt động có đáp ứng được
các chức năng cần thiết không? Có nhận diện được
các hạn chế, rủi ro trong quá trình thực hiện các
hoạt động không?
 CÁC YẾU TỐ CƠ BẢN CỦA DFD

 Nguồn dữ liệu và điểm đến (Data sources and

destinations)
 Dòng dữ liệu (Data flows)
 Quá trình xử lý (Transformation processes)
 Lưu trữ dữ liệu (Data stores)
CÁC BIỂU TƯỢNG SỬ DỤNG TRONG DFD
Biểu tượng Ý nghĩa của biểu tượng

Nguồn dữ liệu hoặc điểm đến

Dòng dữ liệu

Quá trình xử lý

Lưu trữ dữ liệu

 PHÂN CẤP SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU DFD

 Sơ đồ dòng dữ liệu tổng quát: là sơ đồ cấp cao nhất mô

tả 1 cách khái quát nội dung của hệ thống bởi 1 hình tròn,
biểu diễn dòng dữ liệu đi vào (inflow) và đi ra (outflow) giữa
hệ thống và các đối tượng bên ngoài hệ thống. DFD khái
quát cho biết:
 Hệ thống này là gì?
 Dữ liệu bắt đầu từ đâu và kết thúc ở đâu?
 Sơ đồ dòng dữ liệu chi tiết: chi tiết theo mức độ thấp hơn
nhằm cung cấp thông tin cụ thể hơn cho người sử dụng.

8
 PHÂN CẤP SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU DFD

Điểm đầu Điểm đầu

2.0
A C
A
1.0 Lưu trữ
Hệ thống
D
3.0
B

Điểm cuối B
Điểm cuối
Sơ đồ tổng quát
DFD cấp 0
9
 PHÂN CẤP SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU DFD

 Phân cấp DFD

Lưu trữ
D I
1.2 D
E
A 3.1.1
1.1 3.1
G
J
H I
F
1.3
3.1.2
1.4 3.2
C
H
D B
Cấp 1 10
Cấp 2
 DFD TỔNG QUÁT

Nộp tiền NH
Thanh toán
Khách hàng
Hệ thống
thu tiền bán
chịu
Ngân hàng

Tổng hợp thanh

toán
 DFD tổng quát cho biết Kế toán tổng
 Hệ thống này là gì hợp

 Dữ liệu bắt đầu từ đâu và kết thúc ở đâu

11
 DFD CẤP 0

Lập giấy
Khách Tiền, Nhận chuyển ngân
hàng thanh
giấy đòi nợ hàng
toán 3.0
1.0
Giấy đòi nợ
đã xác nhận
Sổ quỹ
Chuyển tiền Chuyển tiền
Ghi nhận và Phiếu thu
thanh toán Phiếu thu
4.0 đã xác nhận
Chuyển Ngân hàng
phiếu thu đã Đối chiếu với
xác nhận tiền thực
Kế toán tổng nhận
hợp 12
2.0
 PHƯƠNG PHÁP VẼ SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU

 Bước 1: Mô tả hệ thống hiện hành bằng các đoạn

văn mô tả
 Bước 2: Lập bảng liệt kê các đối tượng và các hoạt
động của từng đối tượng
 Bước 3: Vẽ sơ đồ dòng dữ liệu
 Bước 4: Kết thúc vẽ sơ đồ dòng dữ liệu
 BƯỚC 1: MÔ TẢ HỆ THỐNG

- Mô tả hệ thống bằng đoạn văn mô tả khái quát

quá trình hoạt động của hệ thống theo trình tự
phát sinh.
- Sử dụng các công cụ thu thập thông tin như
quan sát, phỏng vấn, tra cứu tài liệu để viết mô
tả
BƯỚC 2: LẬP BẢNG LIỆT KÊ ĐỐI TƯỢNG VÀ
HOẠT ĐỘNG

 Xác định các đối tượng tham gia vào hoạt

động:
 Đối tượng bên trong là đối tượng tham gia thực hiện
các hoạt động xử lý dữ liệu trong hệ thống
 Đối tượng bên ngoài là đối tượng không tham gia thực
hiện các hoạt động xử lý dữ liệu trong hệ thống.

15
BƯỚC 2: LẬP BẢNG LIỆT KÊ ĐỐI TƯỢNG VÀ
HOẠT ĐỘNG

 Xác định các hoạt động của từng đối tượng:

 Hoạt động xử lý dữ liệu bao gồm lập chứng từ, nhập
dữ liệu, sắp xếp, tính toán, tổng hợp, xác nhận, lưu
trữ dữ liệu
 Hoạt động xử lý dữ liệu không bao gồm hoạt động
chuyển nhận dữ liệu giữa các đối tượng, các hoạt
động chức năng như nhập, xuất, mua, bán hàng hóa

16
 BƯỚC 3: VẼ SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU

Đối với sơ đồ dòng dữ liệu khái quát

 Vẽ các hình chữ nhật (hình vuông) phản ảnh nguồn
dữ liệu và đích đến
 Vẽ hình tròn phản ảnh quá trình xử lý dữ liệu
 Vẽ dòng dữ liệu nối các hình chữ nhật và hình tròn.
Đặt tên cho các dòng dữ liệu
 Vẽ ký hiệu lưu trữ dữ liệu, nêu nội dung lưu trữ bên
trong ký hiệu

17
 BƯỚC 3: VẼ SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU
Đối với sơ đồ dòng dữ liệu chi tiết
- Vẽ các hình chữ nhật (hình vuông) phản ảnh nguồn dữ liệu
và đích đến
- Vẽ hình tròn phản ảnh quá trình xử lý dữ liệu. Phân nhóm
các hoạt động trên cơ sở:
 Nhóm các hoạt động xảy ra cùng một nơi, cùng một thời điểm
 Nhóm các hoạt động xảy ra khác nơi, cùng một thời điểm
 Nhóm các hoạt động xảy ra có liên quan đến cùng một nội dung
- Vẽ dòng dữ liệu nối các hình chữ nhật và hình tròn. Đặt tên
cho các dòng dữ liệu
- Vẽ ký hiệu lưu trữ dữ liệu, nêu nội dung lưu trữ bên trong
ký hiệu
- Đánh số các quá trình xử lý dữ liệu
18
BƯỚC 4: KẾT THÚC VẼ SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU

 Kiểm tra lại tính đầy đủ và chính xác của:

 các đối tượng tham gia,
 dòng dữ liệu vào,
 dòng thông tin ra,
 quá trình xử lý,
 lưu trữ
 đánh số các quá trình

19
 LƯU Ý KHI VẼ SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU
 Hiểu rõ về hệ thống
 Bỏ qua các quy trình kiểm soát và hoạt động kiểm soát
 Xác định đúng giới hạn của hệ thống, nơi hệ thống bắt
đầu và kết thúc
 Vẽ sơ đồ tổng quát trước, sơ đồ chi tiết sau
 Vẽ sơ đồ từ trên xuống dưới, từ trái qua phải
 Đặt tên các nguồn dữ liệu và điểm đến. Tránh sử dụng
nhiều đường hoặc các đường cắt nhau
 Đặt tên cho các dòng dữ liệu, không đặt tên cho dòng
vào/ ra dữ liệu lưu trữ
 Một quá trình xử lý cần có ít nhất một dòng dữ liệu vào
và một dòng dữ liệu ra.
20
VÍ DỤ QUY TRÌNH THANH TOÁN TIỀN LƯƠNG

 Bước 1 Mô tả hệ thống hiện hành bằng đoạn văn mô

tả:
Hệ thống thông tin về tiền lương của một doanh
nghiệp sẽ được tạo ra và cung cấp thông tin cho các
đối tượng: Người lao động, bộ phận sử dụng lao
động, bộ phận quản lý lao động, nhà quản lý, cơ
quan thuế

21
VÍ DỤ QUY TRÌNH THANH TOÁN TIỀN LƯƠNG

 Bước 2 Lập bảng liệt kê đối tượng và hoạt động

Đối tượng Hoạt động

Bộ phận sử dụng lao động Chấm công

Bộ phận quản lý lao động Cập nhật dữ liệu thay đổi bảng lương

Người lao động Nhận lương và kiểm tra

Nhà quản lý Tổng hợp chi phí lương

Cơ quan thuế Cập nhật thông tin thuế TNCN

22
BƯỚC 3: VẼ SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU TỔNG QUÁT

Người lao động

Dữ liệu
chấm công Bảng
Các bộ phận sử lương
dụng lao động

Hệ thống xử lý
Các Nhà quản lý
lương
báo cáo
nội bộ

Bộ phận nhân sự
Dữ liệu về
nhân viên Các cơ quan
Các báo cáo Nhà nước
liên quan

23
BƯỚC 3: VẼ SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU CẤP 0
Dữ liệu
Các bộ phận sử
chấm Bộ phận nhân sự
dụng lao động
công

Những thay đổi

nhân sự

1.0 Xử lý bảng
chấm công 2.0 Cập nhật tệp
dữ liệu lương

Tệp bảng lương

4.0 Lập báo cáo

3.0 Lập bảng thanh toán
lương lương

Các báo Các báo cáo liên

cáo nội quan
bộ

Trả
lương
Người lao động
Các cơ quan Nhà
Nhà quản lý
nước

24
 3.3. LƯU ĐỒ (FLOWCHARTS)

 Lưu đồ mô tả hệ thống bằng hình vẽ các quá

trình xử lý dữ liệu (các hoạt động, đầu vào, đầu
ra, lưu trữ)
 Đồng thời, lưu đồ mô tả các hoạt động chức
năng như bán, mua, nhập xuất…(người thực
hiện, các hoạt động, trình tự luân chuyển chứng
từ).
 Lưu đồ còn được sử dụng trong phân tích tính
kiểm soát của hệ thống

25
 LƯU ĐỒ CHỨNG TỪ - LƯU ĐỒ HỆ THỐNG
 Lưu đồ chứng từ mô tả trình tự luân chuyển của
chứng từ, số liên chứng từ, người lập, người nhận,
nơi lưu trữ, tính chất lưu trữ…trong các hoạt
động chức năng (bán, mua, nhập xuất…)
 Lưu đồ hệ thống mô tả trình tự xử lý dữ liệu, cách
thức xử lý, cách thức lưu trữ trong hoạt động xử
lý của máy tính
 Kết hợp lưu đồ chứng từ và lưu đồ hệ thống trong
mô tả hệ thống sẽ thấy được các hoạt động hữu
hình và vô hình trong hệ thống.

26
 LƯU ĐỒ CHỨNG TỪ (Document Flowchart)
Kế toán tiền Thủ quỹ

A
KH

Phiếu thu Phiếu thu

Lập phiếu
thu Xác nhận
Ghi nhật
Sổ
kí ghi sổ quỹ

Phiếu Phiếu NK Thu

thu thu Phiếu thu Kế toán công
tiền
nợ

N
A Quá trình thu tiền
27
KH
LƯU ĐỒ HỆ THỐNG (System Flowchart)
Đơn đặt hàng
Nhập đơn đặt hàng
của khách hàng

Nhập vào
PM
Hiện thị khi
nhập
Tập tin
HTKho
Cập nhật
đơn hàng

Tập tin
KH
Tập tin Đơn đặt hàng đã N
đơn hàng xử lý
28
CÁC BIỂU TƯỢNG SỬ DỤNG TRONG LƯU ĐỒ

 Nhóm biểu tượng đầu vào, đầu ra (Input/Output

symbols)
 Nhóm biểu tượng xử lý (Processing symbols)
 Nhóm biểu tượng lưu trữ (Storage symbols)
 Các biểu tượng khác

29
 NHÓM BIỂU TƯỢNG ĐẦU VÀO – ĐẦU RA

Chứng từ gốc 1 liên

Phiếu thu
(Document)

Chứng từ gốc
nhiều liên (Multi
Hóa đơn BH
document)

Sổ, báo Sổ nhật ký/ Sổ cái

cáo

30
NHÓM BIỂU TƯỢNG ĐẦU VÀO – ĐẦU RA

Nhập chứng từ vào

Nhập liệu máy tính (Online
keying)

Hiển thị trên màn hình

Báo cáo BH (Display)

Kết hợp biểu tượng

hiển thị và nhập liệu
để mô tả các trạm
nhập liệu hoặc máy
Nhập liệu tính cá nhân
31
 NHÓM BIỂU TƯỢNG XỬ LÝ

Tính giá HTK Xử lý bằng máy tính

(Computer Processing)

Lập
Lập phiếu
phiếu
thu
thu
Xử lý thủ công
(Manual operation)

32
 NHÓM BIỂU TƯỢNG LƯU TRỮ

Lưu trực
tiếp trên
Lưu trữ trong máy tính máy tính

Lưu trên
Lưu băng từ
trên đĩa
Lưu trữ thủ công từ

N: Lưu trữ theo số thứ tự

A: Lưu trữ theo Alphabet N

D: Lưu trữ theo ngày

33
 CÁC BIỂU TƯỢNG KHÁC

Bắt đầu/kết thúc

Bắt đầu
(Terminal)

Điểm nối trong cùng 1

trang (A, B, C…)
A
On -page connector

Điểm nối sang trang

2 sau (Số trang: 1,2,3…)
Off-page connector

Điểm quyết định

34 (Decision point)
 PHƯƠNG PHÁP VẼ LƯU ĐỒ CHỨNG TỪ

 Bước 1: Mô tả hệ thống hiện hành bằng đoạn

văn mô tả
 Bước 2: Lập bảng liệt kê các đối tượng và các
hoạt động của từng đối tượng
 Bước 3: Chia lưu đồ thành các cột
 Bước 4: Mô tả các thành phần của từng cột
 Bước 5: Kết thúc vẽ lưu đồ

35
 PHƯƠNG PHÁP VẼ LƯU ĐỒ CHỨNG TỪ

 Bước 1,2: tương tự DFD

 Bước 3: Chia lưu đồ thành các cột
 Mỗi đối tượng bên trong là một cột trong lưu đồ
 Các cột được sắp xếp theo trình tự tham gia của các đối
tượng bên trong hệ thống, hướng từ trái sang phải

36
 PHƯƠNG PHÁP VẼ LƯU ĐỒ CHỨNG TỪ

Bước 4: Mô tả các thành phần của từng cột

 Sắp xếp các thành phần của lưu đồ theo hướng từ
trên xuống dưới
 Xác định các thành phần theo thứ tự:
 Xác định các thành phần đi vào của hệ thống xử lý: các đối
tượng bên ngoài, các chứng từ...
 Xác định các hoạt động xử lý: thủ công hay bằng máy,
diễn ra đồng thời hay không?
 Xác định các thành phần đi ra của hệ thống xử lý: dòng
thông tin mới tạo ra từ quá trình xử lý như các chứng từ,
sổ, báo cáo được lập ra
 Xác định phương thức lưu trữ: thủ công hay bằng máy.
Sắp xếp theo thứ tự, theo ngày, theo abc 37
 VÍ DỤ MINH HỌA
 Công ty Thiên Anh sử dụng hệ thống thủ công xử lý đơn đặt hàng của
khách hàng.
 Lệnh bán hàng (3 liên) được lập bởi bộ phận bán hàng và chuyển sang
phòng kế toán.
 Tại phòng kế toán, hóa đơn (3 liên) và phiếu xuất kho (4 liên) được lập
thủ công trên cơ sở lệnh bán hàng. Một liên của lệnh bán hàng, hóa
đơn và phiếu xuất kho được chuyển sang bộ phận bán hàng. Một liên
của lệnh bán hàng được đính kèm với 2 liên của phiếu xuất kho và sau
đó được chuyển đến bộ phận giao hàng. Một liên của hóa đơn được
giao cho khách hàng. Các chứng từ còn lại được đính kèm với nhau và
lưu tại phòng kế toán theo số đơn đặt hàng
Yêu cầu: Vẽ lưu đồ chứng từ cho các thủ tục trên

38
 Ví dụ lưu đồ tài liệu
1. Nhân viên bộ phận bán hàng nhận liên bản cứng đơn
hàng của khách qua đường thư và lập “sale order”
làm 4 liên.
2. Nhân viên bán hàng gửi Liên 1 của “sale order” tới
bộ phận tín dụng chờ chấp thuận. Ba liên còn lại và
đơn hàng của khách được lưu tạm thời chờ chấp
thuận tín dụng.
3. Nhân viên bộ phận tín dụng kiểm tra đơn hàng của
khách với sổ ghi công nợ khách hàng được lưu tại bộ
phận tín dụng. Nhân viên tín dụng ký chấp thuận và
chuyển chứng từ về cho nhân viên bán hàng.
39
 Ví dụ lưu đồ tài liệu
4. Khi nhân viên bán hàng nhận được sự chấp thuận tín dụng, he/she lưu
Liên 1 và đơn hàng của khách tại bộ phận bán hàng. Nhân viên bán
hàng Liên 2 tới bộ phận kho hàng, và Liên 3 và 4 gửi tới bộ phận vận
chuyển.

5. Nhân viên kho hàng lấy hàng từ các giá hàng, ghi nhận sự chuyển hàng
vào bản ghi hàng tồn kho (thẻ kho), và gửi sản phẩm và Liên 2 tới bộ
phận vận chuyển.

6. Bộ phận vận chuyển nhận Liên 2 và hàng từ bộ phận kho hàng, gắn
Liên 2 như là “packing slip”, và chuyển hàng tới cho khách hàng. Cuối
cùng nhân viên chuyển hàng lưu Liên 3 và 4 tại bộ phận chuyển hàng.

40
 Ý NGHĨA CỦA DFD VÀ FLOWCHARTS

 Mô tả hệ thống bằng DFD sẽ giúp:

 Nhận biết được các hoạt động xử lý và trình tự của
chúng trong hoạt động của hệ thống
 Phác thảo hệ thống mới, cần thiết lập ở mức độ ý niệm
(các hoạt động xử lý dự kiến)
 Mô tả hệ thống bằng lưu đồ sẽ giúp:
 Nhận biết và phân tích được các hoạt động chức năng
và xử lý theo các đối tượng, bộ phận liên quan
 Đánh giá tính kiểm soát của các quá trình kinh doanh

41
 SỰ KHÁC NHAU GIỮA DFD VÀ FLOWCHARTS
Lưu đồ Sơ đồ dòng dữ liệu
• Nhấn mạnh khiá cạnh vật • Nhấn mạnh sự luân chuyển
lý của dữ liệu luân chuyển logic của dữ liệu
cũng như xử lý
• Trình bày người tham gia • Không trình bày phương tiện
trong quá trình luân chuyển lưu trữ, xử lý, luân chuyển dữ
và xử lý dữ liệu liệu
• Được dùng nhiều hơn khi • Thường không trình bày
mô tả hệ thống hiện hành người tham gia trong hệ thống
• Được dùng nhiều hơn khi
•Sử dụng nhiều ký hiệu thiết kế hệ thống mới
hơn •Sử dụng ít ký hiệu hơn

42