Reading Data into Excel

Week 1

In this lesson, 
we'll be seeing some of the common methods of reading data into Excel. 
Namely, when the data is presented as a regular Excel file or it is presented as 
a text file, where the text is delimited either by a comma, a tab or a space. 
Before we do any processing of data, 
we need to properly bring it into the software. 
We will look at two common input formats. 
Namely, the regular Excel data file with a .xlsx or 
.xls extension. 
And text files with a .txt extension. 
Within the text files, we'll further look at a comma separated data file, 
a tab delimited data file and a fixed width data file.
The data that we'll be using comes from a store in Canada selling office supplies 
online. 
The data consists of orders received by the store over a period of time and 
contains various variables associated with the order.
Let us start by reading the Excel format data file.
So let's open Excel and read this file.
So if you click on the file Store Sales, 
which is an Excel file, Excel reads in the data file. 
[COUGH] And notice the various variables are organized in these columns. 
The very first column is an Order ID, 
which is an identification mark given by the store to every order received.
The next column is the Order Date, the day on which the order was received. 
The format of the date is month, day and then year.
The priority of the order. 
The store attaches either a low priority, a medium priority, high priority or 
a critical priority to every order. 
And some of the orders do not have any priority attached to them. 
The quantity of order, the number of units ordered, 
the total sales in terms of dollars, the shipment mode for the order. 
So the store ships the products, either by a delivery truck, regular air, or 
express air. 
The shipping costs involved in dollars, the province or 
state within Canada to which the order is to be shipped. 
The customer segment. 
The store classifies its customers either as individual consumers, 
small businesses, home offices or corporate clients. 
The product category. 
There are three broad product categories, office supplies, 
technology products, and furniture products. 
The sub category within the main product category.
The container in which the order is shipped. 
It's either a small box, a medium box, a large box, a rab bag or a jumbo drum.
And finally the date of shipment of the product.
Next let us read the data into Excel when the data is presented in a text format. 
And in particular a text format which is a comma separated format.
So such a data if you would read in any of the text editors, 
this is how the file would look or this is how the data would look. 
Notice it's the data is all arranged in one big row.
There's different rows of data there. 
And every data is separated by the other data by way of commas.
Hence the name, comma separated text format.
So let's see how do we read this data into Excel.
So let's open Excel, and we'll be reading 
the data in the text format, in particular a comma delimited format. 
The store sales, comma delimited file. 
Excel guides us through its Text Import Wizard.
And notice we need to choose the delimited option, 
because we are reading a delimited file. 
So we choose delimited option, do a Next.
And in particular, among the options of delimiters, since this file is comma 
separated or comma delimited, we choose the comma as a delimiter.
Then do a Next.
And then do a Finish. 
So notice the file or the data has now been read into Excel. 
But also notice that the column widths have been reduced. 
So to get back our original column widths we select all the columns, do 
a double-click on any of the column, and we get back our original column widths.
Next let us quickly see how do we read the data 
when the delimiter is a tab rather than a comma.
So now the data is in a tab delimited format. 
So once again the process is the same. 
Let's open Excel spreadsheet. 
Let's go to the file Store Sales, tab delimited text. 
Click on it.
Again, the Text Import Wizard opens up, and since it's a delimited file, 
we choose the delimited option, do a Next.
But now notice amongst the set of delimiters, 
we choose the tab as a delimiter, because this is a tab delimited data file. 
Do a Next, do a Finish.
And once again, the file is all read into Excel. 
We'll rearrange the column widths by selecting all the columns, 
doing a double click on any of the columns. 
And we get back our column widths all properly arranged. 
Finally, let's read the data when the data is presented in a text format. 
But now, rather than being delimited by a comma or a tab, 
the data is in a fixed width text format. 
So, once again let's open Excel Spreadsheet.
And let's read the file, let's click on the file, Store Saves fixed width.
Now notice since the data is not delimited, but rather it's a fixed width, 
hence we need to choose the fixed width option there. 
So choose the fixed width option. 
Do a Next.
And now what Excel has done is Excel has put in these column separators. 
And we have an option to change or modify these column separators.
So let's quickly glance from left to right taking a look at these column separators.
Note there is the column separator for the shipping mode.
We do not need this particular column separator. 
So we can remove it by double clicking on that. 
Further, we also do not need the column separator that Excel has put in for 
the product container. 
So we can remove that too.
Do a Next, and then do a Finish. 
So once again the data is read into excel and 
we can change the column widths to get back the in its original format.

Semana 1

Lección 1: Lectura de Datos en Excel

En esta lección, veremos algunos de los métodos comunes para leer datos en Excel. Es decir,
cuando los datos se presentan como un archivo Excel normal o se presentan como un archivo
de texto, donde el texto está delimitado por una coma, una pestaña o un espacio. Antes de
realizar cualquier procesamiento de datos, debemos incorporarlo correctamente al software.
Veremos dos formatos de entrada comunes. A saber, el archivo de datos de Excel normal con
una extensión .xlsx o .xls. Y archivos de texto con una extensión .txt. Dentro de los archivos de
texto, veremos un archivo de datos separados por comas, un archivo de datos delimitado por
tabulaciones y un archivo de datos de ancho fijo.
Los datos que utilizaremos provienen de una tienda en Canadá que vende suministros de
oficina en línea. Los datos consisten en pedidos recibidos por la tienda durante un período de
tiempo y contienen varias variables asociadas con el pedido.

Comencemos leyendo el archivo de datos en formato Excel.

Así que abramos Excel y leamos este archivo.

Entonces, si hace clic en el archivo Store Sales, que es un archivo de Excel, Excel lee el archivo
de datos. [TOS] Y observe que las diversas variables están organizadas en estas columnas. La
primera columna es una ID de pedido, que es una marca de identificación dada por la tienda a
cada pedido recibido.

La siguiente columna es la Fecha del pedido, el día en que se recibió el pedido. El formato de la
fecha es mes, día y luego año.

La prioridad del pedido. La tienda asigna una prioridad baja, una prioridad media, una
prioridad alta o una prioridad crítica a cada pedido. Y algunas de las órdenes no tienen
prioridad alguna. La cantidad de la orden, la cantidad de unidades ordenadas, las ventas
totales en términos de dólares, el modo de envío de la orden. Entonces, la tienda envía los
productos, ya sea en un camión de reparto, por aire regular o por aire expreso. Los costos de
envío involucrados en dólares, la provincia o estado dentro de Canadá al que se enviará el
pedido. El segmento de clientes. La tienda clasifica a sus clientes como consumidores
individuales, pequeñas empresas, oficinas domésticas o clientes corporativos. La categoría del
producto. Hay tres categorías amplias de productos, suministros de oficina, productos
tecnológicos y productos de muebles. La subcategoría dentro de la categoría de producto
principal.

El contenedor en el que se envía el pedido. Es una caja pequeña, una caja mediana, una caja
grande, una bolsa de rab o un tambor gigante.

Y finalmente la fecha de envío del producto.

A continuación, leamos los datos en Excel cuando los datos se presentan en formato de texto.
Y en particular un formato de texto que es un formato separado por comas.

Por lo tanto, si lee cualquiera de los editores de texto, así es como se vería el archivo o así se
verían los datos. Tenga en cuenta que los datos están todos organizados en una gran fila.

Hay diferentes filas de datos allí. Y cada dato está separado por los otros datos por medio de
comas.

De ahí el nombre, formato de texto separado por comas.

Entonces, veamos cómo leemos estos datos en Excel.

Así que abramos Excel, y estaremos leyendo los datos en formato de texto, en particular un
formato delimitado por comas. Las ventas de la tienda, archivo delimitado por comas.
Entonces hacemos clic en este archivo.

Excel nos guía a través de su asistente de importación de texto.

Y tenga en cuenta que debemos elegir la opción delimitada, porque estamos leyendo un
archivo delimitado. Entonces elegimos la opción delimitada, hagamos un Siguiente.

Y en particular, entre las opciones de delimitadores, dado que este archivo está separado por
comas o delimitado por comas, elegimos la coma como delimitador.

Luego haz un Siguiente.

Y luego haz un acabado. Observe que el archivo o los datos ahora se han leído en Excel. Pero
también observe que los anchos de columna se han reducido. Entonces, para recuperar
nuestros anchos de columna originales, seleccionamos todas las columnas, hacemos doble clic
en cualquiera de las columnas y recuperamos nuestros anchos de columna originales.

A continuación, veamos rápidamente cómo leemos los datos cuando el delimitador es una
pestaña en lugar de una coma.

Así que ahora los datos están en un formato delimitado por tabuladores. Entonces, una vez
más, el proceso es el mismo. Abramos la hoja de cálculo de Excel. Vayamos al archivo Ventas
de tienda, texto delimitado por tabuladores. Haz click en eso.

Nuevamente, se abre el Asistente de importación de texto y, dado que es un archivo

delimitado, elegimos la opción delimitada y hacemos un Siguiente.

Pero ahora observe entre el conjunto de delimitadores, elegimos la pestaña como delimitador,
porque este es un archivo de datos delimitado por pestañas. Haz un siguiente, haz un final.

Y una vez más, el archivo se lee en Excel. Reorganizaremos los anchos de columna
seleccionando todas las columnas, haciendo doble clic en cualquiera de las columnas. Y
recuperamos los anchos de columna, todos correctamente organizados. Finalmente, leamos
los datos cuando los datos se presentan en formato de texto. Pero ahora, en lugar de estar
delimitados por una coma o una pestaña, los datos están en un formato de texto de ancho fijo.
Entonces, una vez más, abramos la hoja de cálculo de Excel.

Y leamos el archivo, hagamos clic en el archivo, Guardar almacena ancho fijo.

Ahora observe que los datos no están delimitados, sino que tienen un ancho fijo, por lo tanto,
debemos elegir la opción de ancho fijo allí. Entonces elija la opción de ancho fijo. Haz un
siguiente.

Y ahora lo que Excel ha hecho es Excel ha puesto en estos separadores de columna. Y tenemos
una opción para cambiar o modificar estos separadores de columna.

Así que echemos un vistazo rápido de izquierda a derecha y echemos un vistazo a estos
separadores de columna.

Tenga en cuenta que hay un separador de columna para el modo de envío.

No necesitamos este separador de columna en particular. Entonces podemos eliminarlo

haciendo doble clic en eso. Además, tampoco necesitamos el separador de columnas que Excel
ha puesto para el contenedor del producto. Entonces podemos eliminar eso también.

Haga un Siguiente y luego haga un Finalizar. Entonces, una vez más, los datos se leen en Excel y
podemos cambiar los anchos de columna para recuperar el formato original.
Lección 1: Basic Data Manipulation in Excel

Esta lección trata algunos aspectos básicos de la manipulación de datos en Excel. Veremos
como movernos a través de las celdas en una hoja de cálculo. Por ejemplo como movernos
desde la parte superior hasta el fondo de una columna. Como formatear las celdas. Como
ordenar varias columnas en una hoja de cálculo. Como agregar niveles al ordenamiento. Como
ocultar algunas columnas de forma tal que no se vean, como descubrirlas.

Continuemos con le estudio de la manipulación básica de datos en Excel. Abramos Excel y

abramos el archivo de datos Excel, Ventas de la Tienda.

Ahora,¿Cuantas ordenes hay en este archivo? O, en otras palabras, ¿Cuantas filas de datos hay
en este archivo? Una forma fácil de averiguarlo es colocar tu cursor en la celda A1 y luego
presionar Ctrl+Flecha Abajo. Note que el archivo tiene 8399 ordenes.

Recuerde, la primera fila es una fila de encabezados. Para regresar a la primera celda presionas
CTrl+Flecha Arriba. Esto te lleva a la primera celda.

Observe también la columna de ventas.

Algunos de los valores de ventas tienen mas de dos lugares decimales. Por ejemplo, ese valor
en particular tiene cuatro lugares decimales.

Así que si queremos organizar las ventas de manera que solo tenga dos decimales.
Seleccionamos la columna, hacemos clic derecho, Formato de celdas, número, lugares
decimales, dos decimales y aceptar.

Note ahora los lugares decimales, todos los decimales han sido ordenados o redondeados a
dos lugares decimales.

También, el archivo no está organizado con un orden en particular. Por ejemplo, observe que
la primera orden tiene fecha del 2011. La segunda orden, fecha del 2010. La tercera, 2012. Así
que ordenemos este archivo de datos en forma ascendente por la fecha en la cual se han
recibido las ordenes.

Adicionalmente, en un día en particular, la tienda puede haber recibido muchas ordenes. Así
que dentro de ese día en particular las ordenaremos basados en la cantidad de dólares de la
venta. Y en particular, la ordenaremos en forma descendente por la cantidad de dólares de la
venta.

Así que seleccionemos el archivo completo. Una forma fácil de hacerlo es colocar tu cursor en
la primera celda, celda A1,

presionas Ctrl+Mayúscula+Flecha Derecha, luego Ctrl+Mayúscula+Flecha Abajo, de esta forma

se consigue seleccionar el archivo completo.

Luego hacemos clic en Datos, Ordenar.

Queremos ordenar por las fechas de las ordenes.

Así que seleccionamos ordenar por fecha de las ordenes y recuerde que las fechas de las
ordenes, el formato de las fechas es mes, día y año.

El ordenamiento que queremos es de las fechas mas antiguas a las mas recientes.
Luego, después de eso, dentro de una fecha en particular, queremos ordenar basados en la
cantidad de ventas en dólares. Así que agregaremos un nivel acá.

Chequeamos las ventas.

Y como queremos ordenar, en lugar de las mas pequeñas a las mas grandes, de la mas grande
a la mas pequeña.

Y acepto.

Note también que ta que mis datos tienen encabezados, necesito asegurarme que la caja que
dice que mis datos tienen encabezados necesitan chequearse, y entonces le doy a aceptar.

Ahora el archivo está adecuadamente ordenado, por ordenes ascendentes.

Dentro de una fecha en particular.

Las ordenes han sido calificados en orden descendente por la cantidad de ventas.

Ahora, esta data tiene muchas columnas.

Si no deseas ver todas las columnas, podemos ocultar algunas de ellas. Por ejemplo, digamos
que no queremos ver las columnas de sub categoría de productos y del contenedor del
producto.

Seleccionamos estas dos columnas, hacemos clic derecho, clic en ocultar. Lo que hace esto es
ocultar las dos columnas. La columna K y la columna L. No las borra, simplemente las oculta. Si
quieres que se muestren, lo que hacemos es, seleccionamos las dos columnas adyacentes,

hacemos clic derecho, mostrar, esto las trae nuevamente a la vista.

Lección 3: Manipulación Aritmética en Excel

Ahora veremos como llevar a cabo manipulaciones aritméticas en Excel. Veremos como
introducir una fórmula en una hoja de cálculo, agregar una columna, restarla, dividirla y
multiplicarla, como podemos copiarla y pegar estas fórmulas a través de la hoja de cálculo.
Manipulaciones aritméticas en Excel, veamos en este archivo, Ventas de la Tienda.

Queremos calcular el precio unitario de un pedido. El precio unitario de un pedido no es nada

mas que el monto de ventas en dolares entre la cantidad del pedido.

Así que insertemos la columna próxima a las ventas. Clic derecho, insertar y llamemos esta
columna precio unitario.

La fórmula para calcular el precio unitario es ventas dividida por la cantidad de la orden. Así
que hacemos igual a y seleccionamos la celda E2, la cual es la cantidad de las ventas.

Puedes también tipear E2 dividida por la celda B2, la cual es la cantidad de la orden. Eso nos da
la fórmula para el precio unitario. Le damos a enter y obtenemos el precio, precio unitario
$96.94. Posteriormente copiamos esta fórmula a todo lo largo de la columna

seleccionando la celda y llevando el cursor a la esquina derecha inferior de la celda, hasta que
veas un signo mas y le das doble clic.

Nota que la columna entera se rellena con el precio unitario. Por ejemplo, $309.77 es el precio
unitario para la orden número 375737 y así sucesivamente.

Ahora calculemos el costo total al consumidor. El costo total es las ventas mas el costo de
envío.

De nuevo, insertemos una columna al lado del costo de envío, insertar.

Y llamemosla Costo Total. Así que la fórmula para el costo total es igual a la cantidad de venta
en dólares la cual es la celda E2 mas el costo d envío, la cual es la celda H2. Así que este es el
costo total para la primera orden.

Y de nuevo podemos copiar y pegar esta fórmula, a todo lo largo de la columna, seleccionando
esa celda, llevando el cursor a la esquina inferior derecha hasta que veas un signo mas y luego
le das doble clic

De esta forma tenemos el costo total.

Ahora introduzcamos un número de serie en este archivo de datos.

Ya que la identificación de las ordenes no tiene un orden en particular, insertemos una

columna a la izquierda de la identificación de las ordenes e insertemos los números de serie
allí. Llamesmolo número de serie.

La primera orden tiene el número 1 en la serie. La segunda orden, el número de la serie se

incrementa en 1. Así que hacemos es igual a, tipeamos la fórmula es igual
al número de serie anterior, el cual es la celda A2 incrementado en 1. Y le damos a Enter,
obtenemos el número 2. y ahora copiamos y pegamos esta fórmula a todo lo largo de la
columna.

Note que tenemos los números de serie.

Va desde 1 hasta 8,399, el número total de ordenes en el archivo de datos.

Un pequeño detalle, digamos que por cualquier razón, no quieres copiar la fórmula. Esto es
cuando copias este último número 8399 a la celda próxima. Tu quieres copiar el número 8399
y no quieres que ese número se incremente. Lo que hacemos es, seleccionamos esa celda,
copiamos Clic derecho, copiar y luego, cuando lo estemos pegando en la celda próxima,
hacemos clic derecho. Y en las opciones de pegado, seleccionamos la segunda opción, la cual
es pegar solo valores. De esta forma colocaremos el valor particular sin la fórmula debajo de
ese valor.

Note ahora que cuando pegas el valor, el número no se ha incrementado, y se mantiene el

mismo número.

Lección 4: Funciones básicas en Excel

En esta lección estudiaremos como formatear los encabezados o los títulos de las columnas en
Excel, inmovilizando la primera fila.

Usaremos también la función suma a través de un rango de datos y la función SUMAR SI para
sumar selectivamente a través de un rango de datos.

Tenemos el archivo Excel abierto, Ventas de la Tienda. Este archivo contiene datos sobre las
ventas realizadas por una tienda en Canadá que vende suministros para oficinas en línea.
Para empezar, incrementemos el nivel de acercamiento de este archivo de 100% a 150%.
Vamos a la esquina inferior derecha e incrementamos el nivel de acercamiento a 150%.

Note que este archivo tiene encabezados. cada columna tiene un encabezado.

Inmovilicemos la primera fila lo que haré nos ayudará a medida que nos movemos hacia abajo
en el archivo. Seleccionamos el archivo, seleccionamos la primera fila, vamos a Vista,
Inmovilizar Paneles, Inmovilizar Fila Superior. Lo que hace esto ahora es que ha inmovilizado la
fila superior, así que a medida que te desplazas hacia abajo es fácil ver en que consiste cada
columna en particular.

Ahora calcularemos el gran total de las ventas realizadas por la tienda.

A través de estos períodos de tiempo. Simplemente como la suma de todas las ventas en la
columna E.

Nos vamos al final de este archivo presionando Fin y flecha abajo. Esto nos lleva a la última fila
del archivo. Notese que aún vemos los encabezados así que aún sabemos que la columna E es
la columna de las Ventas. Calculemos la suma de esta columna en particular.

Pongamos acá el título de Gran Total de Ventas. Y que no es nada mas que la suma de la
columna E el comando para calcular la suma es igual a SUMA, abrimos paréntesis.
Seleccionamos la columna E completa. Una forma fácil de seleccionar eso en poner el cursor
en la última celda de esa columna pisamos Ctrl Mayúscula y flecha arriba.

Esto hace la selección.

Note que todo ha sido seleccionado, ha seleccionado todas las celdas desde E1 hasta E8400.
Note ahora que la primera celda en E1 es un encabezado. Realmente no necesitamos eso. Así
que cambiamos a E2 y cerramos paréntesis.

Este es el Gran Total de ventas realizadas por la tienda durante este período de tiempo, es
aproximadamente $14,91.

Calculemos ahora las ventas totales desglosadas por segmentos de clientes.

Esta tienda categoriza sus clientes en tres o cuatro segmentos. el segmento Oficinas
Domesticas, el segmento Corporativas, Consumidores y el segmento de Pequeñas Empresas.
Calculemos las ventas a través de estos cuatro segmentos.

Colocaré Total de Ventas.

Ventas Corporativas.

Total de Ventas.

El segmento Oficinas Domésticas. Total de Ventas para el segmento Consumidores y Total de

Ventas para el segmento Pequeñas Empresas. Puedo calcular las ventas totales
específicamente para el segmento Corporativas, usaremos el comando SUMAR.SI.

Lo que hacemos es igual a.

SUMAR.SI, abrimos paréntesis. Este comando requiere tres entradas. La primera entrada es el
rango al cual se referirá el comando IF, el cual no es otra cosa que la columna I. Seleccionamos
la columna I completamente. Pongo mi cursos aquí. Ctrl+Mayúscula+Flecha Arriba. Realmente
no quiero empezar desde I1, así que lo cambiaré a I2. Esta es mi primera entrada. El rango al
cual se referirá el comando SI, la segunda entrada es el criterio, dentro de ese rango quiero
sumar las ventas para el segmento corporativo. Abro comillas, Corporativas, cierro las comillas
y coma. La última entrada requerida es que columna en particular, o que rango en particular
necesita sumarse selectivamente. El cual, en nuestro caso, es la columna de ventas, la cual es
la columna E.

Así que selecciono la columna E completa, Ctrl+May´úscula+Flecha Arriba. Nuevamente, no

necesito empezar desde la columna E1. Así que la cambiaré debido a que E1 es mi encabezado.
La cambiaré a E2 y eso completa mi comando SUMAR.SI.

Cierro paréntesis.

Y note que estas son las ventas durante este período completo específicamente del segmento
corporativas. Estas ventas son de aproximadamente $5.49 millones.

También podemos formatear estos números seleccionándolos. Hacemos clic derecho, Formato
de Celdas, el formato Moneda, y seleccionando un formato adecuado para colocar las comas y
hacemos Ok. Y quizás aumentar el tamaño del ancho de la columna.

Formateado con el formato de dólares.

Podemos seguir el mismo proceso para obtener las ventas totales para las oficinas domésticas,
consumidores y el segmento pequeñas empresas.
Y puedes confirmar que la suma de las ventas para los cuatro segmentos, al totalizarlas es de
hecho igual al gran total de las ventas.

Lección 5: Functions Using Absolute and Relative References

En la siguiente lección mostraremos como introducir fórmulas en Excel que usan referencia a
una celda en particular. Y también las que usan referencias relativas para las celdas. También
introduciremos las funciones o fórmulas para calcula el máximo del rango de datos, el mínimo
del rango, para contar el número de elementos de datos en un rango particular. Contar
selectivamente el número de elementos de datos, y usar la función potencia de Excel, la cual
eleva un número a una potencia en particular.

En una lección previa, habíamos calculado el gran total de ventas para la tienda usando la
función sumar en Excel y habíamos calculado las ventas totales desglosada para los cuatro
segmentos de clientes, usando la función SI.

Ahora, calculemos el porcentaje de contribución de estos segmentos de clientes al gran total

de ventas, lo cual no es mas que las ventas totales para es segmento de segmento de cliente,
divididas por el gran total de ventas.
Así que, simplemente divides las ventas totales, digamos para el primer segmento de cliente,
dividida por el gran total de las ventas. También podemos cambiar el formato de estos
números, seleccionando estos números, hacemos clic derecho, formateamos las ventas
seleccionando un formato de porcentaje a dos decimales.

Ahora calculamos el porcentaje de contribución para los otros segmentos Oficina Doméstica,
Consumidor, Pequeñas Empresas, podemos copiar esta fórmula para los otros segmentos. Así
que copiamos, sin embargo,note lo que pasa si copiamos y pegamos la fórmula.

Tenemos un error acá. ¿Por que tenemos un error?

Si notas, en la fórmula que se ha copiado el numerador se refiere, adecuadamente, a las

ventas totales para la oficina doméstica, pero el denominador ahora se ha incrementado y en
lugar de referirse a la celda E8409 hace referencia a la celda E8410. Para prevenir tal tipo de
incremento al copiar, lo que necesitamos hacer es regresar a la fórmula, nuestra fórmula
original y hacer algunos cambios en el denominador de forma que cuando esta fórmula se
copie y pegue, el denominador siempre se refiera a la fila en particular. La cual es la fila 8409.
O en otras palabras, necesitamos fijar la fila de manera que cuando se copie esta fórmula, no
se incremente la fila.

Fijamos la fila colocando un signo de dólar antes de la fila.

Ahora, si copiamos y pegamos esta fórmula, la fórmula se pegará correctamente. Y note que el
denominador se está refiriendo correctamente a la celda E8409. Y ahora esto puede ser
copiado. A las celdas de los otros segmentos.

Así que estas son las contribuciones de estos varios segmentos de clientes al gran total de
ventas. Introduciremos unas pocas funciones mas de Excel que son útiles en el estudio de
estadísticas de negocios, principalmente la función máximo, la función mínimo, la función
CONTAR, la función CONTAR SI, la función potencia. La función MAX, como lo sugiere su
nombre, calcula el máximo de un rango en particular. Por ejemplo si deseas calcular el máximo
de

las ventas a través de estos cuatro segmentos de clientes. Haremos MAX, abrimos paréntesis,
seleccionamos estos datos y cerramos paréntesis. Esto te da las ventas máximas entre estos
cuatro conjuntos de ventas. Similarmente, las ventas mínimas son calculadas como MIN,

abrimos paréntesis, seleccionamos el rango de datos, cerramos paréntesis. Esto te da las

ventas mínimas a través del conjunto de estas cuatro ventas.

CONTAR, como su nombre lo sugiere, cuenta el número de observaciones en una rango dado,
colocamos CONTAR abrimos paréntesis, seleccionamos el rango completo, cerramos
paréntesis,

y esto cuenta el número de datos puntuales en ese rango el cual es cuatro, CONTAR SI amplia
la función CONTAR y le agrega una expresión si. Así que, por ejemplo, si queremos contar el
número de ventas a través de este conjunto de cuatro celdas que excedan los 3 millones de
dólares.

Haremos igual a, CONTAR SI, abrimos paréntesis, necesitamos especificar primero el rango. El
rango es el conjunto de estas cuatro celdas, luego necesitamos especificar el criterio y el
criterio, como lo mencionamos, era las ventas que excedía los tres millones de dólares.
Colocamos comillas, mayor que tres millones, cerramos las comillas, cerramos paréntesis. Así
que este comando cuenta las ventas en ese rango especificado que exceden los 3 millones de
dólares. Le damos a ENTER y esto nos da el número 3. el cual es. La función potencia es usada
para calcular las potencias de un número. Por ejemplo si queremos calcular 3 elevado a la
potencia 10 lo que haremos es = a POTENCIA(3, y la potencia a la cual quieres elevarlo. La cual
es 10, la respuesta es 59.049. Pudiésemos también haber calculado el mismo número haciendo
es igual a 3 y luego usamos el caracter ^, luego 10, así obtenemos 3 elevado a la potencia 10.

Lección 6: Functions Explained

En la lección que sigue revisitaremos las funciones en Excel, y específicamente veremos las
funciones de copiado y pegado de funciones o fórmulas que usen referencias relativas y fijas.
Estaremos hablando acerca de las funciones en este curso, y en algunas lecciones las hemos
usado también. Las funciones hacen a Excel un software muy poderoso. Así que visitemoslas
de nuevo para enfatizar su importancia. El formato general de entrada de una función en
Excel, es colocar el signo es igual a, luego colocas el nombre de la función, y luego, dentro del
paréntesis, colocas los argumentos que la función requiere. por ejemplo, si quieres sumar los
números en una hoja de cálculo desde las celdas A1 hasta la A25. Lo que harías es, igual a
luego la función SUMA , luego, dentro del paréntesis, tipearás los argumentos que esta función
requiera, lo cual es la referencia desde la celda A1 hasta la A25. Veamos otro ejemplo abriendo
el archivo Excel, Resultados de la Encuesta. Este archivo contiene datos de opiniones acerca de
la nueva facilidad para cenar en el campus. Un grupo de estudiantes universitarios, a través de
cuatro años. Primer año, segundo año, tercer año y cuarto año, fueron encuestados acerca de
su opinión sobre una nueva facilidad para cenar en el campus de la universidad ¿Aprobaban la
facilidad? ¿La desaprobaban? ¿O no tenían ninguna opinión al respecto? De forma tal que esta
tabla, se nos proveyó con los resultados parciales de la encuesta. ¿Porque parciales? Porque
en esta data, sabemos el total de estudiantes que aprobaban la facilidad, quienes la
desaprobaban, y quienes no tuvieron opinión. sin embargo, no sabemos como este número
total es distribuido a través de los cuatro años o, en otras palabras, como este número,
cuantos de los cientos de estudiantes no opinaron, cuantos de ellos pertenecen al primer año,
cuantos pertenecen al segundo año, cuantos al tercero y cuantos al cuarto. De otro lado, otra
pieza de la información que tenemos es, el número total de estudiantes del primer año que
participó en la encuesta. El total de estudiantes del tercer año, 180 estudiantes, el número
total del tercer año, y el número total de estudiantes del cuarto año. Y ahora, dada esta
información, se nos pide la tarea de llenar las celdas vacías dentro de la tabla bajo la
suposición que el año de un estudiante en particular es independiente de su opinión acerca de
la facilidad para cenar. Empezamos calculando el número total de estudiantes que no es nada
mas que la suma del total de las filas, lo cual también es igual a la suma de los totales de estas
columnas. Así que entremos los totales, introduzcamos la función es igual a, luego la suma,
abrimos paréntesis y luego, podemos sumar los totales de las columnas, C8 hasta F6, cerramos
paréntesis, Enter.

El número total de estudiantes que participó en la encuesta fue 600. Notemos ahora que 200
es un tercio de 600, o, en otras palabras, un tercio de los estudiantes que participaron en la
encuesta aprobaron la facilidad. Así que, si fuésemos a llenar estas celdas en la primera fila,
esperaríamos que un tercio de los estudiantes del primer año aprobaron la facilidad para
cenar, un tercio en el segundo año, un tercio en el tercer año, y un tercio en el cuarto año. O
en otras palabras, la primera celda sería un tercio de 120, lo cual es igual a 40 estudiantes.

Ahora, pudiésemos haber usado la fórmula para eso, y la fórmula para eso no es nada más que
el total de la fila multiplicado por el total de la columna, dividido por el gran total. Así que
introduzcamos la fórmula es igual a, el total de la fila multiplicado por el total de la columna,
dividido por el gran total, lo cual da como respuesta 40. Para poblar la tabla completa
podemos ahora copiar esta fórmula y pegarla a través en vez de tipearla. Sin embargo, antes
de copiar y pegar, necesitamos colocar el adecuado referenciado en esta fórmula. por ejemplo,
si usted ve en esta fórmula, el denominador es el gran total. Y cuando copiamos y pegamos
esta fórmula, queremos siempre que el gran total se refiera a la celda G8. Así que necesitamos
fijar la columna G y la fila 8. lo que hacemos es colocar un signo de dólar en frente de G y un
signo de dólar en frente del número 8. En términos del numerador el cual es mi total de filas,
multiplicado por el total de columna, cuando copio y pego esta fórmula, a través de la primera
fila, siempre quiero que mi total de filas se refiera a la celda G5. Sin embargo, cuando copio y
pego esta fórmula en la fila siguiente, quiero que mi total de fila se refiera a la celda G6, y en la
tercera fila quiero que mi total de fila se refiera a G7. Lo que hago para fijar la columna G,
debido a que la columna G se mantiene fija, pero no fijo la fila. Esto permitirá un referenciado
relativo de la fila pero la columna se mantendrá como referencia fija. Por la misma lógica mi
total de columna, cuando copio y pego esta fórmula, quiero fijar la fila colocando un signo de
dólar en frente del número 8, mientras que permitiré que la columna sea referenciada
relativamente. Esto pone en un referenciado apropiado la fórmula, la cual está ahora lista para
ser copiada y pegada a través de la tabla completa. Doy enter aquí y ahora, Puedo seleccionar
la celda, y colocar mi cursor al fondo, a la derecha en la esquina de la celda. hasta que vea un
signo más, y lo arrastro a través de la fila. Esto lo copiará en la fila completa, y esta fila
completa, Puedo arrastrala hasta abajo de forma tal que la fórmula se copie en la tabla entera.
Y si miras en cualquier celda, verás que la fórmula ha sido adecuadamente copiada. El total de
fila, multiplicada por el total de columna, dividida por el gran total. Y así como este caso con
todas las celdas, total de la fila, multiplicado el total de columna, dividida por el gran total.

Resumen de la Semana 1

Mi nombre es Justin Mintzer. 

Tengo un MBA de la Universidad RICE, con más de 10 años de experiencia en la industria
y he estado trabajando muy cercano con el Dr. Burleigh para diseñar y desarrollar este
curso.
Ahora, Casi todas las empresas hoy en día utilizan Excel en alguna forma, 
Ya sea en una hoja de trabajo básica para búsqueda o seguimiento, o 
una mucho más complicada para interacción de programa. 
Y como resultado de ello, los empleados esperan no solo entender cómo usar 
estas hojas de trabajo, sino también entender cómo crearlas. 
Usted, en algún momento de su carrera, se le solicitará tomar una hoja de trabajo 
y manejarse a través de los datos, u organizar cierta información.
Tendrá que ser capaz de hacer eso.
Excel ya no es más una linda habilidad para tener en el Curriculum Vitae. 
Es un requerimiento del negocio.

Introducción a las hojas de cálculo