C

MỤC TIÊU
§ Chuẩn bị và sử dụng DFD để hiểu, đánh giá,
và lập tài liệu hệ thống thông tin
§ Chuẩn bị và sử dụng lưu đồ để hiểu, đánh
giá, và lập tài liệu hệ thống thông tin

1
 NỘI DUNG

§ Giới thiệu về tài liệu hệ thống (Documentation)

§ Sơ đồ dòng dữ liệu (Data Flow Diagram)
§ Lưu đồ (Flowchart)

1.TÀI LIỆU HỆ THỐNG

(DOCUMENTATION)

§ Khái niệm tài liệu hệ thống

§ Tầm quan trọng của công cụ lập tài liệu
hệ thống

2
 1.1 Tài liệu hệ thống (documentation)
§ Tài liệu hệ thống là tài liệu giải thích cách hệ thống hoạt
động gồm: ai, cái gì, khi nào, ở đâu, tại sao và cách nhập,
xử lý, lưu trữ dữ liệu, tạo thông tin và kiểm soát hệ thống.

§ Tài liệu hệ thống gồm:

§ Mô tả chi tiết (Narrative description): mô tả theo trình tự bằng văn bản
các thành phần của hệ thống và cách chúng tương tác với nhau.
§ Các công cụ lập tài liệu hệ thống như:
§  Sơ đồ (data flow diagram)
§  Lưu đồ (flowchart): lưu đồ chứng từ, lưu đồ hệ thống, lưu đồ chương trình

1.2 Tầm quan trọng của

công cụ lập tài liệu hệ thống

Kiến thức về công cụ lập tài liệu hệ thống giúp người dùng:
§  Có khả năng đọc, hiểu tài liệu hệ thống
§  Có thể đánh giá tài liệu hệ thống để xác định điểm mạnh,
yếu của KSNB và đề xuất cải thiện hệ thống nhằm đáp
ứng nhu cầu của công ty.
§  Có kỹ năng lập tài liệu hệ thống để thể hiện cách mà hệ
thống hoạt động.

3
 2. SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU

§  Định nghĩa sơ đồ dòng dữ liệu

§  Ký hiệu sơ đồ
§  Một số lưu ý khi vẽ sơ đồ
§  Phân cấp sơ đồ
§  Hướng dẫn cách vẽ sơ đồ dòng dữ liệu

2.1 Định nghĩa sơ đồ dòng dữ liệu

Sơ đồ dòng dữ liệu mô tả bằng hình ảnh dòng luân chuyển dữ

liệu trong tổ chức bao gồm bốn thành phần:
- Nguồn dữ liệu và điểm đến (Data sources and destinations)
- Dòng dữ liệu (Data flows)
- Các quá trình xử lý (Transformation processes)
- Lưu trữ dữ liệu (Data stores)

4
 2.2 Kí hiệu sơ đồ dòng dữ liệu

Có 4 kí hiệu biểu diễn

Nguồn (điểm đầu) Lưu trữ dữ

Quá trình xử lý Dòng dữ liệu
và điểm đến dữ liệu
liệu (điểm cuối)

99

2.3 Mộ số lưu ý khi vẽ sơ đồ dòng dữ liệu

•  Data sources and

destinations are marked in
red. Accounts
•  Can you tell which are Receivable
sources and which are
destinations?

Customer Remittance Receivables

payment 1.0 2.0
data Information Credit
Customer Process Update
Payment A/R Manager

Deposit

Bank
10

5
 2.3 Mộ số lưu ý khi vẽ sơ đồ dòng dữ liệu

•  Every process must have at least

one data inflow and at least one data
outflow. Why?
Accounts
•  What do you notice about how the
Receivable
processes are labeled?

Customer Remittance Receivables

payment 1.0 2.0
data Information Credit
Customer Process Update
Payment A/R Manager

Deposit

Bank
11

2.3 Mộ số lưu ý khi vẽ sơ đồ dòng dữ liệu

•  The data store is shown in red.

•  Notice that the inflows and
outflows to the data store are not Accounts
labeled. Receivable

Customer Remittance Receivables

payment 1.0 2.0
data Information Credit
Customer Process Update
Payment A/R Manager

Deposit

Bank
12

6
 2.3 Mộ số lưu ý khi vẽ sơ đồ dòng dữ liệu

•  Data flows are shown in red.

•  Does it appear that a data flow
can be two-way? Accounts
•  If so, how is it handled? Receivable

Customer Remittance Receivables

payment 1.0 2.0
data Information Credit
Customer Process Update
Payment A/R Manager

Deposit

Bank
13

2.3 Mộ số lưu ý khi vẽ sơ đồ dòng dữ liệu

•  Data flows should always be

labeled.
•  The exception is a data flow Accounts
moving into or out of a data store. Receivable
•  What symbol is the data store?

Customer Remittance Receivables

payment 1.0 2.0
data Information Credit
Customer Process Update
Payment A/R Manager

Deposit

Bank
14

7
 2.4 Phân cấp sơ đồ dòng dữ liệu
§ DFD được chia thành các cấp thấp hơn liên tiếp để cung cấp
thông tin chi tiết hơn bởi vì rất ít hệ thống có thể được thể hiện
đầy đủ trên một tờ giấy. Ngoài ra, người dùng có
các nhu cầu khác nhau và nhiều mức độ có thể đáp ứng tốt
hơn các yêu cầu khác nhau.
§ Các cấp của DFD:
§ DFD cấp khái quát (mô tả một hệ thống xử lý dữ liệu và các
thực thể bên ngoài)
§ DFD cấp 0
§ DFD cấp 1
§ DFD cấp 2

15

2.4 Phân cấp sơ đồ dòng dữ liệu

•  What information comes into this
process, and from where?
Govt.
Depart- e nt Agencies
ym
ments Tim pa
ec t &
ard or
s x rep
Ta

Employee checks
Payroll Employees
DFD cấp khái quát
Processing
orm
System Pa y
ef roll
ye che
plo for
m ck
em ng
e
N ew ch
a Pa
ye
e yr
ol Bank
Human plo lr
ep
Em
Resources or
t

•  What information is produced by this Manage-

process, and where does it go? ment
16

8
 2.4 Phân cấp sơ đồ dòng dữ liệu

DFD cấp 0 Depart-

ments Employees
Employee
New employee Time paychecks
Human form cards
Resources
1.0
Update 2.0
Employee Pay Payroll
Empl.
change Employ- check
Payroll Bank
form
File ees

Payroll
disburse-
3.0 ment data 5.0
Prepare Employee/ Update
Reports Payroll File Gen.
Ledger
Payroll tax
Payroll disb. voucher
report
4.0 General
Pay Ledger
Taxes Tax report
Manage- & payment
ment Govt.
Agencies
17

2.4 Phân cấp sơ đồ dòng dữ liệu

Điểm đầu Điểm đầu

2.0
A C
A
1.0
Lưu
Hệ thống trữ
D
3.0
B

Cấp khái quát Điểm cuối B

Điểm cuối

Cấp 0

18

9
 2.4 Phân cấp sơ đồ dòng dữ liệu

Lưu
D I
trữ
D
A
E 1.2
3.1.1
1.1 3.1
G
J
H I
F
1.3 3.1.2
1.4 3.2
C
H
Cấp 1 B
D
Cấp 1 Cấp 2

19

2.5 Hướng dẫn vẽ sơ đồ dòng dữ liệu

§  Bước 1: Đọc lướt (skim) mô tả chi tiết, xác định tất cả
các thực thể liên quan

Người (NVBH, KT…)

Thực thể Vật (máy tính, phần mềm…)

Nơi diễn ra hđ (PKD, BPKT…)

20

10
 2.5 Hướng dẫn vẽ sơ đồ dòng dữ liệu
§  Bước 2: Đọc kỹ (scan) mô tả chi tiết để lập bảng mô tả
thực thể và các hoạt động của thực thể theo trình tự

Thực thể Hoạt động

KH - Chuyển tiền mặt, séc và phiếu gửi tiền
đến cho thủ quỹ
… -  …

21

2.5 Hướng dẫn vẽ sơ đồ dòng dữ liệu

§  Bước 3: Đánh dấu các hoạt động xử lý, xác định thực
thể bên trong và thực thể bên ngoài hệ thống
là hđ chuyển/ nhận chứng
Hoạt động chuyển/ nhận thông tin từ, báo cáo, sổ sách

Là hđ truy xuất, lưu trữ ,nhập liệu,

Thực thể Hoạt động xử lý sắp xếp, xác nhận, tính toán, tổng
hợp, lập chứng từ, đối chiếu…

Hoạt động chức năng Là hđ nhận hàng, nhập kho, xuất

kho, giao hàng

Thực thể bên trong hệ thống: là thực thể CÓ hoạt động xử lý

Thực thể bên ngoài hệ thống: là thực thể KHÔNG CÓ hoạt động xử lý
22

11
 2.5 Hướng dẫn vẽ sơ đồ dòng dữ liệu
§  Bước 4: Vẽ DFD cấp khái quát
§ Xác định thực thể đóng vai trò điểm đầu, điểm cuối của hệ
thống
§ Vẽ ký hiệu ☐ cho điểm đầu và điểm cuối
§ Vẽ một ký hiệu O tượng trưng cho qui trình đang mô tả
§ Xem lại bảng mô tả thực thể, bổ sung các dòng dữ liệu kết nối
giữa điểm đầu và qui trình, giữa qui trình và điểm cuối
§ Đọc lướt (skim) hệ thống để xác định tên gọi cho qui trình

23

2.5 Hướng dẫn vẽ sơ đồ dòng dữ liệu

§  Bước 5: Vẽ DFD cấp 0
§ Xác định thực thể đóng vai trò điểm đầu, điểm cuối của hệ thống
§ Vẽ ký hiệu ☐ cho điểm đầu và điểm cuối
§ Nhóm các hoạt động xử lý theo 2 cách:
§ Nhóm các HĐXL xảy ra cùng thời điểm, cùng thực thể Để cho DFD dễ đọc,
chỉ nên sử dụng từ 5
§ Nhóm các HĐXL xảy ra cùng thời điểm, khác thực thể đến 7 hình tròn trong
mỗi sơ đồ, mỗi cấp
§ Vẽ ký hiệu O tượng trưng cho các nhóm
§ Đặt tên cho nhóm theo 2 cách:
§ Tên nhóm là tên của hoạt động con tiêu biểu trong nhóm
§ Tên nhóm là nhóm động từ nêu bật được chức năng của nhóm
§ Xem lai bảng mô tả thực thể, bổ sung các dòng dữ liệu để kết nối các
nhóm hoạt động với các thực thể bên ngoài
§ Bổ sung nơi lưu trữ dữ liệu nếu thấy hợp lý

24

12
 2.5 Hướng dẫn vẽ sơ đồ dòng dữ liệu
§  Bước 6: Kiểm tra sơ đồ

§ Kiểm tra sơ đồ nhằm đảm bảo dòng dữ liệu xuyên suốt từ

điểm đầu đến điểm kết thúc của sơ đồ
§ Bổ sung ký hiệu lưu trữ dữ liệu khi cần
§ Kiểm tra lại toàn bộ sơ đồ để tránh sai sót

25

3. LƯU ĐỒ - (FLOWCHART)
§  Định nghĩa lưu đồ
§  Kí hiệu lưu đồ
§  Hướng dẫn vẽ lưu đồ

26

13
 3.1 Định nghĩa lưu đồ
§  Lưu đồ là một kỹ thuật phân tích bằng hình ảnh mô tả
một số khía cạnh của một hệ thống thông tin một cách rõ
ràng, súc tích và hợp lý.
§  Lưu đồ ghi nhận cách thức quy trình kinh doanh được
thực hiện và cách thức chứng từ luân chuyển.
§  Sử dụng bộ các ký hiệu tiêu chuẩn để mô tả

§  Bao gồm 3 loại:

mô tả dòng lưu chuyển của chứng từ
–  Lưu đồ chứng từ và dữ liệu giữa các bộ phận

mô tả mối quan hệ giữa đầu vào, xử

–  Lưu đồ hệ thống lý, lưu trữ và đầu ra của hệ thống

mô tả chuỗi các hoạt động hợp lý được

–  Lưu đồ chương trình thực hiện trong chương trình máy tính
27

28

14
29

30

15
 3.2 Kí hiệu lưu đồ

Có 4 nhóm ký hiệu lưu đồ

§ Ký hiệu đầu vào/ đầu ra: Thể hiện đầu vào, đầu ra từ hệ
thống
§ Ký hiệu xử lý: Thể hiện xử lý dữ liệu bằng máy hoặc bằng tay
§ Ký hiệu lưu trữ: Thể hiện dữ liệu được lưu trữ ở đâu
§ Ký hiệu dòng dữ liệu và ký hiệu khác: Dòng dữ liệu, bắt đầu
và kết thúc của lưu đồ, điều kiện lựa chọn quyết định, ghi chú

31

Chứng từ giấy hoặc

Ký điện tử hoặc báo cáo

hiệu Chứng từ nhiều liên

đầu
vào/ Hiển thị thông tin trên
thiết bị điện tử
đầu ra Nhập dữ liệu
(input/
output) Kết hợp hiển thị và
nhập liệu

32

16
 Ký hiệu xử lý

Xử lý bằng máy tính

Xử lý thủ công

33

Cơ sở dữ liệu

Ký Băng từ
hiệu
lưu Lưu trữ chứng từ giấy
trữ A = Alphabetically
D = by date
N = Numerically

Sổ sách

34

17
 Dòng lưu chuyển

Liên kết truyền thông

Ký hiệu
dòng lưu Kết nối trong một trang
chuyển
Kết nối sang trang
và
ký hiệu Điểm bắt đầu và kết thúc
Đối tượng bên ngoài
khác
Điều kiện lựa chọn quyết
định
Giải thích

35

Cách vẽ lưu đồ trong xử lý bằng máy

36

18
 3.3 Hướng dẫn vẽ lưu đồ
§  Bước 1: Đọc lướt (skim) mô tả chi tiết, xác định tất cả
các thực thể liên quan

Người (NVBH, KT…)

Thực thể Vật (máy tính, phần mềm…)

Nơi diễn ra hđ (PKD, BPKT…)

37

3.3 Hướng dẫn vẽ lưu đồ

§  Bước 2: Đọc lướt có chọn lọc mô tả chi tiết, để xác định
thực thể bên trong và thực thể bên ngoài hệ thống
là hđ chuyển/ nhận chứng
Hoạt động chuyển/ nhận thông tin từ, báo cáo, sổ sách

Là hđ truy xuất, lưu trữ ,nhập liệu,

Thực thể Hoạt động xử lý sắp xếp, xác nhận, tính toán, tổng
hợp, lập chứng từ, đối chiếu…

Hoạt động chức năng Là hđ nhận hàng, nhập kho, xuất

kho, giao hàng

Thực thể bên trong hệ thống: là thực thể CÓ hoạt động xử lý

Thực thể bên ngoài hệ thống: là thực thể KHÔNG CÓ hoạt động xử lý
38

19
 3.3 Hướng dẫn vẽ lưu đồ
§  Bước 3: Chia cột cho lưu đồ
§ Mỗi thực thể bên trong là một cột trên lưu đồ, trừ thực
thể vật.
§ Đặt tên cột là tên thực thể bên trong.
§ Các cột được sắp xếp theo trình tự tham gia của các
thực thể bên trong hệ thống sao cho dòng dữ liệu theo
hướng từ trên xuống dưới và từ trái sang phải.

39

3.3 Hướng dẫn vẽ lưu đồ

§  Bước 4: Hoàn thiện lưu đồ

§ Đọc kỹ mô tả chi tiết, sử dụng các ký hiệu đầu vào, xử
lý, đầu ra, và lưu trữ để mô tả lần lượt các hoạt động
trong qui trình.
§ Lưu ý: Khi xuất hiện ký hiệu xử lý, thì các chứng từ đi
vào ký hiệu xử lý sẽ đi ra ký hiệu xử lý đó (nguyên tắc
sandwich)

40

20
 3.3 Hướng dẫn vẽ lưu đồ

§  Bước 5: Kiểm tra lưu đồ

§ Các chứng từ không thể là điểm bắt đầu hoặc điểm
kết thúc.
§ Sử dụng thêm ký hiệu giải thích để giải thích hay ghi
chú
§ Kiểm tra lại toàn bộ lưu đồ để tránh sai sót.

41

Tình huống minh họa:

Khách hàng trả tiền cho nhân viên bán hàng kèm theo thông báo trả nợ của công
ty. Nhân viên bán hàng nhận tiền, lập phiếu thu 2 liên và ghi số tiền thanh toán,
số phiếu thu vào thông báo trả tiền kèm theo. Nhân viên bán hàng chuyển phiếu
thu và tiền cho thủ quỹ, chuyển thông báo trả tiền cho kế toán phải thu. Thủ quỹ
nhận tiền, kiểm tra số tiền trên phiếu thu và đóng dấu xác nhận. Sau đó chuyển 1
phiếu thu cho kế toán phải thu, phiếu còn lại dùng để ghi vào sổ quỹ và lưu theo
số thứ tự.
Kế toán phải thu nhận giấy báo trả nợ do nhân viên bán hàng chuyển đến. Lưu
lại theo hồ sơ khách hàng. Sau khi nhận phiếu thu từ thủ quỹ, kế toán kiểm tra,
đối chiếu với giấy báo trả nợ, sau đó nhập vào chương trình quản lý phải thu.
Phần mềm kiểm tra mã khách hàng, số hóa đơn còn chưa trả. Nếu đúng, phần
mềm sẽ cho phép ghi nhận nghiệp vụ thanh toán làm giảm nợ phải thu của
khách hàng theo từng hóa đơn. Định kì, phần mềm sẽ in bảng tổng hợp thanh
toán và chuyển cho kế toán tổng hợp.
Định kỳ, thủ quỹ sẽ lập giấy nộp tiền, sau đó chuyển tiền và giấy nộp tiền đến
cho ngân hàng.

42

21
Problem 3.7a: vẽ sơ đồ
Hệ thống thu tiền mặt của cty S&S như sau:
KH trả tiền mặt tại thời điểm mua hàng hoặc trả séc sau đó. Cuối ngày, thủ
quỹ sẽ kiểm tra tất cả séc và chuẩn bị giấy nộp tiền cho cả séc và tiền mặt.
Sau đó, sẽ chuyển séc, tiền mặt và giấy nộp tiền đến ngân hàng.
Phiếu chuyển tiền được KH gửi kèm cùng séc để thanh toán cho khoản nợ
đến hạn. Khi nhận được phiếu chuyển tiền, thủ quỹ chuyển nó cho KTPT.
Căn cứ vào phiếu chuyển tiền, KTPT ghi giảm nợ phải thu vào cuối này và
lưu phiếu chuyển tiền theo ngày.
Cuối tuần, KTPT lập báo cáo doanh thu và báo cáo nợ phải thu theo tuổi nợ
(aged trial balance) dựa trên sổ chi tiết phải thu. Báo cáo doanh thu được
gửi đến ban quản lý để kiểm tra. Báo cáo nợ phải thu theo tuổi nợ được gửi
đến bộ phận tín dụng và thu tiền (credit and collection department) để kiểm
tra.

43

Problem 3.6b: vẽ lưu đồ

Hệ thống theo dõi nợ phải trả của S&S như sau:
Trước khi S&S thanh toán cho hóa đơn của một NCC, hóa đơn phải đảm bảo khớp với đơn đặt
hàng được sử dụng để đặt hàng NCC và khớp với báo cáo nhận hàng do bộ phận nhận hàng
lập. Bởi vì cả ba chứng từ trên được chuyển đến BP KTPT ở những thời điểm khác nhau, nên
một tập hồ sơ riêng lẻ (được sắp xếp theo abc) được dùng để lưu từng loại chứng từ. Đơn đặt
hàng được chuyển tiếp từ quá trình mua hàng sẽ được lưu trong hồ sơ đơn đặt hàng. Báo cáo
nhận hàng sẽ được lưu trong hồ sơ báo cáo nhận hàng. Khi nhận HĐMH, KTPT ghi nhận lại
thời hạn thanh toán trong SCTPTra, và lưu HĐ trong hồ sơ HĐMH.
S&S thanh toán tất cả các khoản nợ trong vòng 10 ngày để tận dụng ưu đãi giảm giá thanh
toán sớm (chiết khấu thanh toán). Đến thời điểm thanh toán, KTPT lục lấy HĐMH, đính kèm
đơn đặt hàng và báo cáo nhận hàng, sau đó chuyển tiếp 3 loại chứng từ đã khớp nhau này cho
Ashton.
Ashton kiểm tra bộ chứng từ để đảm bảo chúng đầy đủ, chuẩn bị kiểm tra 2 phần bằng cách
chuyển tiếp bộ chứng từ cho Susan, đồng thời Ashton lập và ghi lại séc trong nhật ký chi tiền
Susan xem xét, kiểm tra bộ chứng từ để đảm bảo chứng là những khoản phải trả hợpo lệ và ký
vào séc. Cô ta chuyển séc cho NCC và trả lại bộ chứng từ và bản copy của séc cho KTPT.
KTPT lưu bộ chứng từ theo abc trong hồ sơ HĐMH đã thanh toán. Cuối mỗi tháng, ktpt sử
dụng SCTPTra để lập báo cáo theo dõi các khoản phải trả và gửi cho Susan. Sau khi Susan
xem xét nó, cô ta sẽ lưu nó theo thứ tự thời gian.

44

22
 THUẬT NGỮ
§ Documentation: tài liệu hệ thống
§ Narrative description: mô tả chi tiết
§ Data flow diagram: sơ đồ dòng dữ liệu
§ Data source: nguồn dữ liệu
§ Data destination: điểm đến dữ liệu
§ Data flow: dòng dữ liệu
§ Process: xử lý
§ Data store: lưu trữ
§ Context diagram: sơ đồ khái quát

45

THUẬT NGỮ

§ Flowchart: lưu đồ
§ Document flowchart: lưu đồ chứng từ
§ System flowchart: lưu đồ hệ thống
§ Program flowchart: lưu đồ chương trình

46

23