PROJECT MANAGEMENT

Project Procurement Management

(Manajemen Pengadaan Proyek)
Dr. Wisnu Isvara, MT & Prof. Dr. Yusuf Latief, MT

Program Studi Teknik Sipil S2

Manajemen Proyek Kelas Khusus Salemba 2
Fakultas Teknik Universitas Indonesia PJJ , 17 DESEMBER 2020
PM Process Groups Initiating Planning Process Group Executing Process Monitoring & Closing Process
/
Knowledge Area
Process Group Controlling Process Group
Processes Group Group
4. Project 4.1 Develop 4.2 Develop Project Management Plan 4.3 Direct and Manage 4.5 Monitor and Control 4.7 Close Project or
Integration Project Project Work Project Work phase
Management Charter 4.4. Manage Project 4.6 Perform Integrated
Knowledge Change Control
5. Project Scope 5.1 Plan Scope Management 5.5 Validate Scope
Management 5.2 Collect Requirements 5.6 Control Scope
5.3 Define Scope
5.4 Create WBS
6. Project Schedule 6.1 Plan Schedule Management 6.6 Control Schedule
Management 6.2 Define Activity
6.3 Sequence Activities
6.4 Estimate Activity Durations
6.5 Develop Schedule
7. Project Cost 7.1 Plan Cost Management 7.4 Control Cost
Management 7.2 Estimate Costs
7.3 Determine Budget
8. Project Quality 8.1 Plan Quality Management 8.2 Manage Quality 8.3 Control Quality
Management

9. Project Resources 9.1 Plan Resources Management 9.3 Acquire Resources 9.6 Control Resources
Management 9.2 Estimate Activity Resources 9.4 Develop Team
9.5 Manage Team
10. Project 10.1 Plan Communications 10.2 Manage 10.5 Monitor
Communications Management Communications Communication3
Management
11. Project Risk 11.1 Plan Risk Management 11.6 Implement Risk 11.7 Monitor Risks
Management 11.2 Identify Risk Response
11.3 Perform Qualitative Risk Analysis
11.4 Perform Quantitative Risk Analysis
11.5 Plan Risk Response
12. Project 12.1 Plan Procurement Management 12.2 Conduct 12.3 Control
Procurement Procurements Procurements
Management

13. Project 13.1 Identify 13.2 Plan Stakeholder Engagement 13.3 Manage Stakeholder 13.4 Monitor
Stakeholders Stakeholders Engagement Stakeholder Engagement
Management
Manajemen Pengadaan Proyek meliputi proses-proses yang diperlukan untuk membeli atau memperoleh
produk, jasa, atau hasil yang dibutuhkan dari luar tim proyek. Manajemen Pengadaan Proyek meliputi
manajemen dan pengendalian proses yang diperlukan untuk menyusun dan mengelola perjanjian-perjanjian
seperti kontrak, pesanan pembelian, nota kesepakatan (Memoranda of Agreement/MOA), atau perjanjian
tingkat pelayanan (Service Level Agreement/SLA) internal. Personel yang berwenang untuk pengadaan
barang dan/atau jasa yang dibutuhkan untuk proyek tersebut dapat merupakan anggota tim proyek,
manajemen, atau bagian dari departemen pembelian di suatu organisasi jika berlaku.
Proses Manajemen Pengadaan Proyek meliputi sebagai berikut:

12.1 Perencanaan Manajemen Pengadaan - proses mendokumentasikan keputusan pengadaan proyek, menetapkan
pendekatan, dan mengidentifikasi penjual yang berpotensi.
12.2 Pelaksanaan Pengadaan - proses memperoleh tanggapan penjual, memilih penjual, dan menyerahkan sebuah
kontrak.
12.3 Pengendalian Pengadaan - proses mengelola hubungan pengadaan, pemantauan kinerja kontrak, membuat
perubahan dan koreksi yang sesuai, dan menutup kontrak.
 KONSEP UTAMA MANAJEMEN PENGADAAN PROYEK
Proses Manajemen Pengadaan Proyek melibatkan perjanjian yang menggambarkan hubungan antara dua pihak - pembeli
dan penjual. Perjanjian dapat sesederhana seperti pembelian dari jumlah jam kerja pekerja yang telah ditentukan dengan
upah pekerja yang ditentukan, atau perjanjian tersebut merupakan kontrak konstruksi internasional tahun jamak yang
kompleks. Pendekatan kontrak dan kontrak itu sendiri harus mencerminkan kesederhanaan atau kompleksitas dari hasil
atau usaha yang dibutuhkan dan harus dituliskan sesuai dengan hukum lokal, nasional, dan internasional yang terkait
dengan kontrak.

Sebuah kontrak harus jelas menyatakan deliverables dan hasil yang diharapkan, termasuk pengalihan pengetahuan dari
penjual kepada pembeli. Apa pun yang tidak tersebut dalam kontrak secara hukum tidak dapat dilaksanakan. Ketika
bekerja secara internasional, manajer proyek mengingat pengaruh budaya dan hukum setempat di atas kontrak dan
keterlaksanaannya, tidak peduli seberapa jelas kontrak ditulis.

Sebuah kontrak pembelian meliputi persyaratan dan kondisi dan dapat menggabungkan pembeli lain, yang spesifik pada
apa yang penjual kerjakan atau berikan. Hal ini adalah tanggung jawab tim manajemen proyek untuk memastikan bahwa
semua pengadaan memenuhi kebutuhan spesifik dari proyek saat mengusahakan dengan kantor pengadaan untuk
memastikan kebijakan pengadaan organisasi diikuti. Sebuah perjanjian dapat berbentuk dalam sebuah kontrak, SLA,
kesepahaman, MOA, atau pesanan pembelian.
 KONSEP UTAMA MANAJEMEN PENGADAAN PROYEK
Sebagian besar dokumen kebijakan dan prosedur organisasi mendefinisikan secara khusus aturan pengadaan dan
seseorang yang memiliki kewenangan untuk menandatangani dan melaksanakan perjanjian atas nama organisasi. Di
seluruh dunia, organisasi menggunakan nama yang berbeda untuk departemen atau divisi yang menangani pengadaan,
seperti pembelian, kontrak, pengadaan, atau perolehan; namun, tanggung jawabnya cenderung serupa.

Walaupun semua dokumen proyek tunduk pada beberapa bentuk tinjauan dan persetujuan, sifat alami hukum yang
mengikat dari kontrak berarti akan dikenakannya proses persetujuan yang lebih luas, dan terkadang melibatkan
departemen hukum. Fokus utama dari proses tinjauan dan persetujuan adalah untuk memastikan bahwa kontrak
menggambarkan produk, jasa, atau hasil yang memadai dan penjual setuju untuk menyediakan, sesuai dengan hukum
dan peraturan pengadaan. Bagian-bagian ini sering kali dalam lampiran yang terpisah, yang mengizinkan bahasa hukum
kontrak standar yang akan digunakan.

Sebuah proyek yang kompleks mungkin melibatkan pengelolaan beberapa kontrak secara bersamaan atau berurutan.
Dalam kasus tersebut, masing-masing siklus hidup kontrak dapat dimulai dan diakhiri selama setiap fase siklus hidup
proyek. Hubungan pembeli-penjual mungkin ada di berbagai tingkatan pada setiap satu proyek, dan diantara organisasi
internal dan eksternal untuk organisasi yang mendapatkan. Penjual dapat diidentifikasikan sebagai kontraktor, vendor,
penyedia jasa, atau pemasok. Pembeli dapat menjadi pemilik dari sebuah produk akhir, subkontraktor, organisasi yang
mendapatkan, pemohon jasa, atau pembeli. Pada awal siklus kontrak penjual dapat dianggap sebagai penawar, lalu
sebagai sumber yang dipilih, dan kemudian sebagai pemasok atau vendor yang dikontrak
 KONSEP UTAMA MANAJEMEN PENGADAAN PROYEK

Asas Mengikatnya Kontrak (Pacta Sunt Servanda), Setiap orang yang membuat kontrak, dia terikat untuk memenuhi
kontrak tersebut karena kontrak tersebut mengandung janji-janji yang harus dipenuhi dan janji tersebut mengikat para
pihak sebagaimana undang-undang. Hal ini dapat dilihat pada pasal 1338 ayat (1) KUHPerdata yang menentukan bahwa
semua perjanjian yang dibuat secara sah berlaku sebagai undang-undang bagi mereka yang membuatnya. Kata-kata
berlaku sebagai undang-undang memiliki makna bahwa kekuatannya sama dengan Undang-undang, yang artinya memiliki
daya paksa untuk mematuhi atau mentaati apa yang tertuang dalam kontrak tersebut.
 TREN DAN PRAKTIK YANG MUNCUL PADA MANAJEMEN PENGADAAN PROYEK

Praktik yang muncul pada Manajemen Pengadaan Proyek:

 Kemajuan dalam alat bantu. Alat bantu daring pengadaan saat ini memberikan pembeli sebuah titik di
mana pengadaan dapat diiklankan dan menyediakan penjual dengan sumber tunggal untuk
menemukan dokumen pengadaan dan menyelesaikan secara daring langsung. Di bidang
konstruksi/rekayasa/infrastruktur, meningkatnya penggunaan model informasi bangunan (building
information modeling/BIM) di perangkat lunak telah terbukti menghemat sejumlah besar waktu dan
uang pada proyek yang menggunakannya. Pendekatan ini secara substansial dapat mengurangi klaim
konstruksi, sehingga mengurangi baik biaya dan waktu. Perusahaan besar dan pemerintah di seluruh
dunia mulai memandatkan penggunaan BIM pada proyek-proyek besar
 Manajemen risiko yang lebih canggih. Kecenderungan yang meningkat dalam manajemen risiko adalah
untuk menulis kontrak yang mengalokasikan risiko spesifik untuk entitas yang paling mampu
mengelola dengan akurat. Tidak ada kontraktor yang mampu mengelola semua risiko utama di sebuah
proyek. Pembeli akan diminta untuk menerima risiko bahwa kontraktor tidak memiliki pengendalian,
seperti mengubah kebijakan perusahaan dalam organisasinya, mengubah persyaratan peraturan, dan
risiko lainnya dari luar proyek. Kontrak dapat menentukan bahwa manajemen risiko dilakukan sebagai
bagian dari kontrak.
 TREN DAN PRAKTIK YANG MUNCUL PADA MANAJEMEN PENGADAAN PROYEK

Praktik yang muncul pada Manajemen Pengadaan Proyek:

 Mengubah proses kontrak. Telah ada pertumbuhan yang signifikan dalam mega proyek pada beberapa
tahun terakhir, khususnya di bidang proyek-proyek pembangunan infrastruktur dan rekayasa. Proyek
bernilai miliaran dolar sekarang sudah biasa. Sebagian besar proyek ini melibatkan kontrak
internasional dengan beberapa kontraktor dari berbagai negara dan secara inheren lebih berisiko
daripada proyek yang hanya menggunakan kontraktor lokal. Semakin meningkat, kontraktor bekerja
sama dengan klien dalam proses pengadaan untuk mengambil keuntungan dari potongan harga
melalui kuantitas pembelian atau pertimbangan khusus lainnya. Untuk proyek ini, penggunaan
bentuk-bentuk kontrak standar yang diakui secara internasional meningkat untuk mengurangi masalah
dan klaim selama eksekusi.
 Hubungan teknologi dan pemangku kepentingan. Tren dalam infrastruktur dan proyek-proyek
konstruksi komersial adalah penggunaan teknologi termasuk kamera web untuk meningkatkan
komunikasi. dan hubungan pemangku kepentingan. Selama konstruksi, satu atau lebih kamera web
Yang dipasang di lapangan, dengan pembaruan berkala ke situs yang tersedia untuk umurn Kemajuan
proyek dapat dilihat di internet oleh semua pemangku kepentingan. Data video jug dapat disimpan,
memungkinkan untuk dianalisis jika klaim timbul.
 TREN DAN PRAKTIK YANG MUNCUL PADA MANAJEMEN PENGADAAN PROYEK

 Logistik dan manajemen rantai pasokan. Karena begitu banyak rekayasa, proyek konstruksi infrastruktur
dilakukan melalui beberapa kontraktor internasional, pengelolaan aliran material menjadi penting
untuk penyelesaian yang sukses. Untuk barang-barang yang memiliki waktu kedatangan yang lama
(long-lead item/LLI), baik pembuatan barang-barang tersebut maupun transportasi mereka ke tempat
lokasi proyek menjadi pengendali jadwal. Di bidang IT, LLI mungkin memerlukan proses pemesanan 2
sampai 3 bulan lebih awal. Dalam proyek-proyek konstruksi/oil & gas yang kompleks, LLI (compressors,
turbines, generators, control systems) mungkin memerlukan proses pemesanan 1 sampai 2 tahun di
awal atau lebih. Untuk proyek ini, LLI dapat diadakan lebih awal daripada kontrak pengadaan lainnya
untuk memenuhi waktu penyelesaian proyek yang direncanakan. Hal ini dimungkinkan untuk memulai
kontrak untuk LLI, persediaan, atau peralatan sebelum desain akhir dari produk akhir itu sendiri selesai
berdasarkan persyaratan yang diketahui teridentifikasi dalam desain tingkat atas. Manajemen rantai
pasokan adalah bidang yang penekanannya meningkat oleh tim proyek kontraktor. Tidak hanya
sumber utama pasokan diidentifikasi di awal proyek, namun secara sekunder, sokongan sumber juga
umumnya diidentifikasi.
 TREN DAN PRAKTIK YANG MUNCUL PADA MANAJEMEN PENGADAAN PROYEK

 Keterlibatan percobaan. Tidak setiap penjual cocok untuk lingkungan organisasi. Oleh karena itu,
beberapa proyek akan melibatkan beberapa calon penjual hasil dan produk awal yang dibayar
sebelum membuat komitmen penuh untuk porsi yang lebih besar dari mutu proyek. Hal ini
mempercepat momentum dengan memungkinkan pembeli untuk mengevaluasi mitra potensial,
sementara secara bersamaan membuat kemajuan pada pekerjaan proyek.
 PERTIMBANGAN UNTUK PENYESUAIAN

Karena setiap proyek adalah unik, maka perlu untuk menyesuaikan cara proses Manajemen Pengadaan
Proyek diterapkan. Pertimbangan untuk penyesuaian termasuk pada:

 Kompleksitas pengadaan. Apakah ada pengadaan utama atau adakah beberapa pengadaan yang
berbeda waktu dengan penjual yang berbeda yang menambahkan kompleksita pengadaan?

 Lokasi fisik. Apakah pembeli dan penjual berada pada lokasi yang sama, atau cukup dekat, atau dizona
waktu, negara atau benua yang berbeda?

 Lingkungan tata kelola dan peraturan. Apakah undang-undang dan peraturan setempat tentang
kegiatan pengadaan terintegrasi dengan kebijakan pengadaan organisasi? Bagaimana ini
mempengaruhi persyaratan audit kontrak?

 Ketersediaan kontraktor. Adakah kontraktor yang tersedia yang mampu melakukan pekerjaan?
 12.1 PERENCANAAN MANAJEMEN PENGADAAN
Perencanaan Manajemen Pengadaan adalah proses mendokumentasikan keputusan pengadaan proyek,
menentukan pendekatan dan mengidentifikasi potensi penjual. Manfaat utama dari proses ini adalah
bahwa hal tersebut menentukan apakah untuk memperoleh barang dan jasa dari luar proyek dan, jika
demikian, apa yang harus diperoleh serta bagaimana dan kapan untuk mendapatkannya. Barang dan jasa
dapat diperoleh dari bagian lain dari organisasi yang melaksanakan atau dari sumber eksternal. Proses ini
dilakukan sekali atau pada waktu-waktu yang telah ditetapkan dalam proyek
PERENCANAAN MANAJEMEN PENGADAAN : DIAGRAM ALIRAN DATA
 12.1 PERENCANAAN MANAJEMEN PENGADAAN
Mendefinisikan peran dan tanggung jawab yang berkaitan dengan pengadaan harus dilakukan pada awal
proses Perencanaan Manajemen Pengadaan. Tanggung jawab ini harus didokumentasikan dalam rencana
manajemen pengadaan. Langkah-langkah yang mungkin adalah:
 Menyiapkan pernyataan kerja (SOW) pengadaan atau kerangka acuan (TOR);
 Menyiapkan estimasi biaya yang akurat untuk menentukan anggaran;
 Mengiklankan kesempatan;
 Mengidentifikasi daftar singkat dari penjual yang berkualitas;
 Mempersiapkan dan menerbitkan dokumen penawaran;
 Menyusun dan menyampaikan proposal oleh penjual;
 Melakukan evaluasi teknis dari proposal termasuk mutu;
 Melakukan evaluasi biaya proposal;
 Menyiapkan gabungan evaluasi mutu dan biaya untuk memilih proposal yang menang;
 Menyelesaikan negosiasi dan menandatangani kontrak antara pembeli dan penjual.
Persyaratan dari jadwal proyek secara signifikan dapat mempengaruhi strategi selama proses Rencana
Manajemen Pengadaan. Keputusan yang dibuat dalam menyusun rencana manajemen pengadaan juga
dapat mempengaruhi jadwal proyek dan terintegrasi dengan proses pengembangan jadwal, proses
perkiraan sumber daya aktivitas, dan keputusan membuat-atau-membeli (Make or Buy Decission).
 12.1 PERENCANAAN MANAJEMEN PENGADAAN
12.1.1 PERENCANAAN MANAJEMEN PENGADAAN : INPUT
12.1.1.1 PIAGAM PROYEK
Piagam proyek berisi tujuan, deskripsi proyek, ringkasan tonggakpencapaian, dan sumber daya yang telah
disetujui keuangan.

12.1.1.2 DOKUMEN BISNIS

Dokumen-dokumen bisnis adalah sebagai berikut:
 Kasus bisnis. Strategi pengadaan dan kasus bisnis perlu disejajarkan untuk memastikan kasus bisnis
tetap berlaku.
 Rencana manajemen manfaat. Rencana manajemen manfaat menggambarkan ketika manfaat proyek
tertentu diharapkan akan tersedia, yang akan mendorong tanggal pengadaan dan bahasa kontrak.
 12.1 PERENCANAAN MANAJEMEN PENGADAAN
12.1.1 PERENCANAAN MANAJEMEN PENGADAAN : INPUT

12.1.1.3 RENCANA MANAJEMEN PROYEK

Komponen rencana manajemen proyek termasuk pada:
 Rencana manajemen lingkup. Menggambarkan bagaimana lingkup pekerjaan oleh kontraktor akan
dikelola sepanjang taha pelaksanaan proyek.
 Rencana manajemen mutu. Berisi standar industri dan kode yang berlaku yang perlu diikuti proyek.
Informasi ini digunakan dalam dokumen penawaran seperti RFP dan akhirnya akan dirujuk dalam
kontrak. Informasi ini dapat digunakan dalam pra-kualifikasi pemasok atau sebagai bagian dari kriteria
pemilihan.
 Rencana manajemen sumber daya. Memiliki informasi sumber daya yang akan dibeli atau disewa,
bersama dengan asumsi atau kendala yang akan mempengaruhi pengadaan.
 Lingkup dasar. Berisi pernyataan lingkup, WBS, dan kamus WBS. Di awal proyek, lingkup proyek masih
dapat berkembang. Unsur-unsur dari lingkup yang diketahui, digunakan untuk menyusun pernyataan
kerja (SOW) dan kerangka acuan (TOR).
 12.1 PERENCANAAN MANAJEMEN PENGADAAN
12.1.1 PERENCANAAN MANAJEMEN PENGADAAN : INPUT
12.1.1.4 DOKUMEN PROYEK
Dokumen proyek yang dapat dianggap sebagai masukan bagi proses ini termasuk pada:
 Daftar tonggak-pencapaian. Menunjukkan saat penjual diwajibkan untuk memberikan hasil mereka.
 Penugasan tim proyek. Berisi informasi tentang keterampilan dan kemampuan dari tim proyek dan
ketersediaan mereka untuk mendukung kegiatan pengadaan. Jika tim proyek tidak memiliki
keterampilan untuk melakukan kegiatan pengadaan di mana mereka harus bertanggung jawab,
tambahan sumber daya perlu diperoleh atau pelatihan perlu diadakan, atau keduanya.
 Dokumentasi persyaratan. Mungkin termasuk:
- Persyaratan teknis bahwa penjual diperlukan untuk memuaskan, dan
- Persyaratan dengan implikasi kontrak dan hukum yang mungkin termasuk kesehatan,
keselamatan, keamanan, kinerja, lingkungan, asuransi, hak kekayaan intelektual
 Matriks penelusuran persyaratan. Menghubungkan persyaratan produk dari sumber asal hingga hasil
yang memuaskan.
 Kebutuhan sumber daya. Berisi informasi tentang kebutuhan khusus seperti tim dan sumber daya fisik
yang mungkin perlu diperoleh.
 12.1 PERENCANAAN MANAJEMEN PENGADAAN
12.1.1 PERENCANAAN MANAJEMEN PENGADAAN : INPUT
 Register risiko. Menyediakan daftar dari risiko-risiko, bersama dengan hasil analisis risiko dan rencana
tanggap risiko. Beberapa risiko ditransfer melalui sebuah perjanjian pengadaan.
 Register pemangku kepentingan. Memberikan perincian tentang peserta proyek dan kepentingan
mereka dalam proyek, termasuk lembaga pengatur, personel kontraktor, dan personel hukum.

12.1.1.5 FAKTOR LINGKUNGAN PERUSAHAAN

Faktor lingkungan perusahaan yang dapat mempengaruhi proses Perencanaan Manajemen Pengadaan
termasuk pada:
 Kondisi pasar;
 Produk, jasa, dan hasil yang tersedia di pasar;
 Penjual, termasuk kinerja atau reputasi masa lalu mereka;
 Syarat dan ketentuan untuk produk, jasa, dan hasil atau untuk industri tertentu yang khas;
 Persyaratan lokal yang unik, seperti persyaratan peraturan tenaga kerja atau penjual lokal;
 Penasihat hukum terkait pengadaan;
 Sistem manajemen kontrak, termasuk prosedur untuk pengendalian perubahan kontrak;
 Pendirian sistem pemasok banyak tingkat dari penjual yang lulus pra-kualifikasi berdasarkan pengalaman
sebelumnya; dan
 Sistem akuntansi keuangan dan kontrak pembayaran.
 12.1 PERENCANAAN MANAJEMEN PENGADAAN
12.1.1 PERENCANAAN MANAJEMEN PENGADAAN : INPUT
12.1.1.6 ASET PROSES ORGANISASI
Berbagai jenis perjanjian kontrak yang digunakan oleh organisasi juga mempengaruhi keputusan, untuk
proses Perencanaan Manajemen Pengadaan. Aset proses organisasi yang dapat mempengaruhi proses
Rencana Manajemen Pengadaan termasuk pada:
 Daftar penjual pra-persetujuan. Daftar penjual yang telah diperiksa dengan benar dapat
merampingkan langkah-langkah yang diperlukan untuk mengiklankan kesempatan dan mempersingkat
waktu untuk proses pemilihan penjual.
 Kebijakan pengadaan formal, prosedur, dan pedoman. Sebagian besar organisasi memilih kebijakan
pengadaan formal dan organisasi pembelian. Ketika dukungan pengadaan tersebut tidak tersedia, tim
proyek harus menyediakan baik sumber daya dan keahlian untuk melakukan kegiatan pengadaan
tersebut.
 Jenis kontrak. Semua hubungan kontrak hukum umumnya jatuh ke dalam salah satu dari kelompok
besar: baik harga tetap atau penggantian biaya. Juga, ada jenis hibrida ketiga yang umum digunakan
disebut kontrak waktu dan material. Jenis kontrak yang lebih popular digunakan dibahas di bawah ini
sebagai jenis yang berlainan, namun, dalam praktiknya, tersebut tidak biasa untuk menggabungkan
satu atau lebih jenisnya ke dalam sebuah pengadaan tunggal.
 12.1 PERENCANAAN MANAJEMEN PENGADAAN
12.1.1 PERENCANAAN MANAJEMEN PENGADAAN : INPUT
- Kontrak Harga Tetap (Fixed-price contracts). Kontrak kategori ini melibatkan pengaturan harga total
tetap untuk produk, jasa atau hasil yang telah terdefinisi. Jenis kontrak harga tetap meliputi:
o Harga Tetap Pasti (Firm Fixed Price/FFP). Jenis kontrak yang paling umum digunakan adalah FFP. Hal ini
yang paling disukai oleh organisasi pembelian, karena harga barang ditetapkan pada awal dan tidak
berubah kecuali lingkup pekerjaan berubah;
o Harga Tetap Bayaran lnsentif (Fixed Price Incentive Fee/FPIF). Pengaturan harga tetap ini memberikan
pembeli dan penjual beberapa fieksibilitas yang memungkinkan untuk menyimpang dari kinerja, dengan
insentif keuangan yang terikat untuk mencapai angka kesepakatan. Biasanya, insentif keuangan tersebut
berkaitan dengan biaya, jasa atau kinerja teknis dari penjual. Di bawah kontrak FPIF, batas atas harga
ditetapkan , dan semua seluruh biaya di atas batas adalah tanggung jawab penjual;
o Harga Tetap dengan Penyesuaian Harga Ekonomi (Fixed Price with Economic Adjustments/FPEPA). Jenis
ini digunakan setiap kali periode kinerja penjual menc jangka waktu yang cukup lama, atau jika
pembayaran dilakukan dalam mata yang berbeda. Hal ini adalah kontrak harga tetap, tetapi dengan
ketentuan khusus memungkinkan untuk penyesuaian akhir yang telah ditetapkan pada harga karena
perubahan kondisi, seperti perubahan infiasi atau kenaikan biaya penurunan) untuk komoditas tertentu.
 12.1 PERENCANAAN MANAJEMEN PENGADAAN
12.1.1 PERENCANAAN MANAJEMEN PENGADAAN : INPUT
- Kontrak Penggantian Biaya (Cost-reimbursable contracts). Kontrak kategori ini melibatkan pembayaran
(penggantian biaya) kepada penjual untuk semua biaya aktual yang sah yang dikeluarkan untuk pekerjaan
yang telah selesai, ditambah bayaran yang mewakili keuntungan penjual. Jenis kontrak ini dapat digunakan
jika lingkup pekerjaan diharapkan berubah secara signifikan selama pelaksanaan kontrak, meliputi:
o Biaya Ditambah Bayaran Tetap (Cost Plus Fixed Fee/CPFF). Penjual mendapat penggantian untuk semua
biaya yang dikeluarkan untuk menyelesa ikan pekerjaan kontrak dan menerima pembayaran tetap yang
dihitung sebagai persentase dari estimasi awal biaya proyek. Jumlah biaya tidak berubah kecuali lingkup
proyek berubah.
o Biaya Ditambah Bayaran lnsentif (Cost Plus Incentive Fee/CPIF). Penjual mendapat penggantian untuk semua
biaya yang dikeluarkan untuk menyelesaikan pekerjaan kontrak dan menerima bayaran insentif yang telah
ditentukan berdasarkan pencapaian sasaran kinerja tertentu yang diatur dalam kontrak. Dalam kontrak CPIF,
jika biaya akhir kurang atau lebih besar dari estimasi biaya asli, maka baik pembeli dan penjual berbagi biaya
dari dasar permulaan berdasarkan pada rumus pembagian biaya pranegosiasi, misalnya, 80/20 pembagian
lebih/di bawah target bayaran berdasarkan kinerja aktual dari penjual.
o Biaya Ditambah Bayaran Penghargaan (Cost Plus Award Fee/CPAF). Penjual mendapat penggantian untuk
semua biaya yang sah, namun sebagian dari bayaran yang diperoleh berdasarkan kepuasan kriteria kinerja
subjektif tertentu yang luas yang didefinisikan dan dimasukkan ke dalam kontrak. Penentuan bayaran hanya
didasarkan pada penentuan subjektif dari kinerja penjual oleh pembeli dan umumnya tidak dikenakan
banding.
 12.1 PERENCANAAN MANAJEMEN PENGADAAN
12.1.1 PERENCANAAN MANAJEMEN PENGADAAN : INPUT

- Kontrak Waktu dan Material (Time and Material Contracts/T&M). adalah jenis hibrida pengaturan
kantrak dengan aspek baik biaya penggantian dan kontrak harga tetap. Mereka sering digunakan untuk
tambahan staf, perolehan ahli, dan dukungan luar ketika sebuah pernyataan pekerjaan yang tepat tidak
dapat ditentukan dengan cepat.
 Comparison of Major Contract Types
Fixed-Price Fixed-Price Cost-Plus- Cost-Plus-Award- Cost-Plus-Fixed- Cost or Time & Materials
Economic Price Fixed-Price Fixed-Price Prospective Price Incentive-Fee Fee Fee Cost-Sharing (T&M)
Firm-Fixed-Price Adjustment Incentive Firm Award-Fee Redetermination (CPIF) (CPAF) (CPFF) (C or CS)
(FFP) (FPEPA) Target (FPAF) (FP3R)
(FPIF)
Principal Risk None. Thus, the Unstable market Moderately Risk that the user Costs of Highly uncertain and speculative labor hours, labor mix, and/or material requirements (and other things) necessary to
to be Mitigated contractor assumes prices for labor or uncertain will not be fully performance after perform the contract. The Government assumes the risks inherent in the contract, benefiting if the actual cost is lower
all cost risk. material over the life contract labor or satisfied because of the first year than the expected cost, or losing if the work cannot be completed within the expected cost of performance.
of the contract. material judgmental because they cannot
requirements. acceptance criteria. be estimated with
confidence.
Use When . . . The requirement is The market prices at A ceiling price can Judgmental The Government An objective Objective incentive Relating fee to The contractor No other type of
well-defined. risk are severable and be established that standards can be needs a firm relationship can be targets are not performance (e.g., expects substantial contract is suitable
•Contractors are significant. The risk covers the most fairly applied by the commitment from established between feasible for critical to actual costs) compensating (e.g., because costs are
experienced in stems from industry- probable risks fee determining the contractor to the fee and such aspects of would be benefits for too low to justify an
meeting it. wide contingencies inherent in the official. The deliver the supplies measures of performance. unworkable or of absorbing part of audit of the
•Market conditions beyond the nature of the work. potential fee is large or services during performance as Judgmental marginal utility. the costs and/or contractor's indirect
are stable. contractor's control. The proposed profit enough to both: subsequent years. actual costs, standards can be foregoing fee or the expenses).
•Financial risks are The dollars at risk sharing formula •Provide a The dollars at risk delivery dates, fairly applied. vendor is a non-
otherwise outweigh the would motivate the meaningful outweigh the performance Potential fee would profit entity.
insignificant. administrative contractor to control incentive. 1 administrative benchmarks, and provide a
burdens of an costs and to meet •Justify related burdens of an the like. meaningful
FPEPA. other objectives. administrative FPRP. incentive.
burdens.
Elements A firm-fixed-price •A fixed-price, •Ceiling price •Fixed-price. •Fixed-price for the •Target cost •Target cost •Target cost •Target cost •Ceiling price
for each line item or ceiling on upward •Target cost •Award amount first period. •A minimum, •Base amount, if •Fixed fee •No fee •A per-hour labor rate
one or more adjustment, and a •Target profit •Award fee •Proposed maximum, and applicable, and an •If CS, an that also covers
groupings of line formula for adjusting •Delivery, quality, evaluation criteria subsequent periods target fee award amount agreement on the overhead and profit
items. the price up or down or other and procedures for (at least 12 months •A formula for •Award fee Government's share •Provisions for
based on: performance targets measuring apart). adjusting fee based evaluation criteria of the cost. reimbursing direct
•Established prices. (optional) performance against •Timetable for on actual costs and procedures for material costs
•Actual labor or •Profit sharing the criteria pricing the next and/or performance measuring
material costs. formula period(s). •Performance performance against
•Labor or material •120 % ceiling and targets (optional) the criteria
indices. 50/50 share are
points of departure
Contractor is Provide an Provide an Provide an Perform at the time, Provide acceptable Make a good faith effort to meet the Government's needs within the estimated cost in the Make a good faith
Obliged to: acceptable acceptable acceptable place, and the price deliverables at the Contract, Part I the Schedule, Section B Supplies or services and prices/costs. effort to meet the
deliverable at the deliverable at the deliverable at the fixed in the time and place Government's needs
time, place and time and place time and place contract. specified in the within the ceiling
price specified in specified in the specified in the contract at the price price.
the contract. contract at the contract at or below established for each
adjusted price. the ceiling price. period.
Contractor Generally realizes Generally realizes an Realizes profit on Generally realizes For the period of Realizes a higher Realizes a higher Realizes a higher If CS, shares in the
Incentive an additional dollar additional dollar of cost by completing an additional dollar performance, fee by completing fee by meeting rate of return (i.e., cost of providing a
(other than of profit for every profit for every dollar work below the of profit for every realizes an the work at a lower judgmental fee divided by total deliverable of
maximizing dollar that costs are that costs are ceiling price. May dollar that costs are additional dollar of cost and/or by performance cost) as total cost mutual benefit.
goodwill) 1 reduced. reduced. earn higher profit reduced; earns an profit for every meeting other standards. decreases.
by incurring costs additional fee for dollar that costs are objective
below the target satisfying the reduced. performance
cost or by meeting performance targets.
objective standards.
performance
targets.
Typical Commercial Long-term contracts Production of a Performance-based Long-term Research and Large scale research Research study. Joint research with Emergency repairs to
Application supplies and for commercial major system based contracts. production of spare development of the study. educational heating plants and
services. supplies during a on a prototype. parts for a major prototype for a institutions. aircraft engines.
period of high system. major system.
inflation.
 12.1 PERENCANAAN MANAJEMEN PENGADAAN
12.1.2 PERENCANAAN MANAJEMEN PENGADAAN : ALAT BANTU DAN TEKNIK
12.1.2.1 PENILAIAN PAKAR
Keahlian harus dipertimbangkan dari individu atau kelompok dengan pengetahuan khusus atau pelatihan
dalam topik berikut:
 Pengadaan dan pembelian;
 Jenis kontrak dan dokumen kontrak, dan;
 Peraturan dan topik kepatuhan.

12.1.2.2 PENGUMPULAN DATA

Teknik pengumpulan data yang dapat digunakan untuk proses ini termasuk tetapi tidak terbatas pada riset
pasar. Riset pasar meliputi pemeriksaan industri dan kemampuan penjual tertentu. Tim pengadaan dapat
memanfaatkan informasi yang diperoleh di konferensi, ulasan daring, dan berbagai sumber untuk
mengidentifikasi kemampuan pasar. Tim juga dapat memperbaiki sasaran pengadaan khusus untuk
memanfaatkan jatuh tempo teknologi sambil menyeimbangkan risiko yang terkait dengan luasnya penjual
yang dapat menyediakan material-material atau jasa-jasa yang diinginkan.
 12.1 PERENCANAAN MANAJEMEN PENGADAAN
12.1.2 PERENCANAAN MANAJEMEN PENGADAAN : ALAT BANTU DAN TEKNIK
12.1.2.3 ANALISIS DATA
Teknik analisis data yang dapat digunakan untuk proses ini termasuk tetapi tidak terbatas untuk analisis
membuat-atau-membeli. Sebuah analisis membuat-atau-membeli digunakan untuk menentukan apakah
pekerjaan atau hasil terbaik dapat diselesaikan oleh tim proyek atau harus dibeli dari sumber luar. Faktor-
faktor yang perlu dipertimbangkan dalam keputusan membuat-atau-membeli termasuk alokasi sumber
daya organisasi saat ini dan keterampilan dan kemampuan organisasi, kebutuhan keahlian khusus,
keinginan untuk tidak memperluas kewajiban pekerjaan permanen, dan kebutuhan akan keahlian bebas.
Hal ini juga termasuk mengevaluasi risiko yang terlibat dengan setiap keputusan make-or-buy.
Analisis make-or-buy dapat menggunakan payback period, return on investment (ROI), internal rate of
return (IRR), discounted cash flow, net present value (NPV), benefit/cost analysis (BCA), atau teknik lain
untuk memutuskan apakah akan memasukkan sesuatu sebagai bagian dari proyek atau membelinya dari
luar.
 12.1 PERENCANAAN MANAJEMEN PENGADAAN
12.1.2 PERENCANAAN MANAJEMEN PENGADAAN : ALAT BANTU DAN TEKNIK

12.1.2.4 ANALISIS PEMILIHAN SUMBER

Metode pemilihan yang umum digunakan adalah sebagai berikut:
 Least cost. Metode Least cost mungkin cocok untuk pengadaan yang bersifat standar atau rutin, di mana praktik dan
standar yang mapan ada dan dari mana diharapkan hasil yang spesifik dan terdefinisi dengan baik, yang dapat
dilaksanakan dengan biaya yang berbeda.
 Qualifications only. Metode pemilihan Qualifications only berlaku ketika waktu dan biaya proses pemilihan penuh
tidak masuk akaI, karena nilai pengadaan yang relatif kecil. Pembeli menetapkan daftar pendek dan memilih penawar
dengan kredibilitas, kualifikasi, pengalaman, keahlian, bidang spesialisasi, dan referensi terbaik.
 Quality-based/highest technical proposal score. Perusahaan yang dipilih diminta untuk mengajukan proposal dengan
perincian teknis dan biaya dan kemudian diundang untuk menegosiasikan kontrak jika proposal teknis terbukti
diterima. Dengan menggunakan metode ini, proposal teknis pertama kali dievaluasi berdasarkan kualitas solusi teknis
yang ditawarkan. Penjual yang mengajukan proposal teknis peringkat tertinggi dipilih jika proposal keuangan mereka
dapat dinegosiasikan dan diterima.
 Quality and cost-based. Metode Quality and cost-based memungkinkan biaya untuk dimasukkan sebagai faktor dalam
proses pemilihan penjual. Secara umum, ketika risiko dan/atau ketidakpastian lebih besar untuk proyek, mutu harus
menjadi elemen kunci ketika dibandingkan dengan biaya.
 12.1 PERENCANAAN MANAJEMEN PENGADAAN
12.1.2 PERENCANAAN MANAJEMEN PENGADAAN : ALAT BANTU DAN TEKNIK
 Sole source. Pembeli meminta penjual tertentu untuk menyiapkan proposal teknis dan keuangan, yang kemudian
dinegosiasikan. Karena tidak ada persaingan, metode ini hanya dapat diterima jika dijustifikasi secara benar dan
harus dipandang sebagai pengecualian.
 Fixed budget. Metode Fixed budget membutuhkan pengungkapan anggaran yang tersedia untuk penjual diundang
dalam RFP dan memilih proposal teknis dengan peringkat tertinggi dalam anggaran. Karena penjual dikenakan biaya
kendala, mereka akan menyesuaikan lingkup dan mutu penawaran mereka dengan anggaran tersebut. Oleh karena
itu, pembeli harus memastikan bahwa anggaran tersebut kompatibel dengan SOW dan bahwa penjualdapat
melaksanakan tugas-tugas dalam anggaran. Metode ini hanya cocok ketika SOW didefinisikan secara tepat, tidak ada
perubahan yang diantisipasi, dan anggaran tetap dan tidak dapat dilampaui.

12.1.2.5 RAPAT
Penelitian saja tidak dapat memberikan informasi spesifik untuk merumuskan strategi pengadaan tanpa
pertemuan pertukaran informasi tambahan dengan penawar potensial. Dengan berkolaborasi dengan
penawar potensial, organisasi yang membeli material atau jasa dapat memperoleh manfaat, sementara
penjual dapat mempengaruhi pendekatan atau produk yang saling menguntungkan. Rapat dapat
digunakan untuk menentukan strategi untuk mengelola dan memantau pengadaan.
 12.1 PERENCANAAN MANAJEMEN PENGADAAN
12.1.3 PERENCANAAN MANAJEMEN PENGADAAN : OUTPUT
12.1.3.1 RENCANA MANAJEMEN PENGADAAN
Rencana manajemen pengadaan berisi kegiatan yang akan dilakukan selama proses pengadaan. lni harus
mendokumentasikan apakah penawaran kompetitif secara internasional, nasional, lokal, dan lain-lain, harus dilakukan.
Jika proyek didanai dari luar, sumber dan ketersediaan pendanaan harus diselaraskan dengan rencana manajemen
pengadaan dan jadwal proyek. Rencana manajemen pengadaan dapat mencakup pedoman untuk:
 Bagaimana pengadaan akan dikoordinasikan dengan aspek proyek lainnya, sepert; pengembangan jadwal proyek dan
proses pengendalian;
 Jadwal kegiatan pengadaan kunci;
 Ukuran pengadaan yang akan digunakan untuk mengelola kontrak;
 Peran pemangku kepentingan dan tanggung jawab yang berkaitan dengan pengadaan termasuk wewenang dan
kendala dari tim proyek ketika organisasi yang melaksanaka memiliki departemen pengadaan;
 Kendala dan asumsi yang dapat mempengaruhi pengadaan yang telah direncanakan;
 Yurisdiksi hukum dan mata uang pembayaran yang akan dilakukan;
 Penentuan apakah estimasi independen akan digunakan dan apakah mereka diperlukan sebagai kriteria evaluasi;
 lsu-isu manajemenrisiko termasuk mengidentifikasi persyaratan untuk obligasi kinerja atau kontrak asurans i untuk
mengurangi beberapa bentuk risiko proyek; dan
 Penjual yang memenuhi sya rat, jika ada, yang akan digunakan.
 Sebuah rencana manajemen pengadaan dapat formal atau informal, dapat sangat rinci atau dibingkai secara luas,
dan didasarkan pada kebutuhan setiap proyek.
 12.1 PERENCANAAN MANAJEMEN PENGADAAN
12.1.3 PERENCANAAN MANAJEMEN PENGADAAN : OUTPUT
12.1.3.2 STRATEGI PENGADAAN
Setelah analisis membuat-atau-membeli selesai dan keputusan diambil dari luar proyek, strategi 1
pengadaan harus diidentifikasi. Tujuan dari strategi pengadaan adalah untuk menentukan metode
penyelesaian proyek, jenis perjanjian yang mengikat secara hukum, dan bagaimana pengadaan akan maju
melalui tahapan pengadaan.
 Metode penyelesaian. Metode penyelesaian berbeda untuk jasa profesional dibandingkan proyek
konstruksi.
▪ Untuk jasa profesional, metode penyelesaian meliputi: pembeli/penyedia jasa tanpa sub kontrak,
pembeli/penyedia jasa dengan sub kontrak diperbolehkan, perusahaan patungan antara pembeli
dan penyedia jasa, dan pembeli/penyedia jasa bertindak sebagai perwakilan.
▪ Untuk konstruksi industri atau komersial, metode penyelesaian proyek termasuk tetapi tidak
terbatas pada: turnkey, design build (DB), design bid build (DBB), design build operate (DBO),
build own operate transfer (BOOT), dan lain-lain.
 12.1 PERENCANAAN MANAJEMEN PENGADAAN
12.1.3 PERENCANAAN MANAJEMEN PENGADAAN : OUTPUT
 Jenis kontrak pembayaran. Jenis kontrak pembayaran terpisah dari metode penyelesaian proyek dan dikoordinasikan
dengan sistem keuangan internal organisasi pembeli. Mereka termasuk tetapi tidak terbatas pada jenis kontrak ini
ditambah variasi: lump sum, harga tetap pasti, biaya ditambah biaya penunjukan, biaya ditambah biaya insentif,
waktu dan material, biaya target, dan lain-lain.
▪ Fixed-price contracts cocok ketika jenis pekerjaan dapat diprediksi dan persyaratannya didefinisikan dengan
baik dan tidak mungkin berubah.
▪ Cost plus contracts cocok ketika pekerjaan berkembang, cenderung berubah, atau tidak didefinisikan dengan
baik.
▪ Incentives and awards dapat digunakan untuk menyelaraskan tujuan pembeli dan penjual.

 Tahapan pengadaan. Strategi pengadaan juga dapat mencakup informasi tentang tahapan pengadaan. lnformasi
dapat meliputi:
▪ Urutan atau tahapan pengadaan, deskripsi setiap tahapannya dan tujuan khusus setiap tahapan;
▪ lndikator kinerja pengadaan dan tonggak-pencapaian yang akan digunakan dalam
▪ pemantauan;
▪ Kriteria untuk bergerak dari tahapan ke tahapan;
▪ Rencana pemantauan dan evaluasi untuk melacak kemajuan; dan
▪ Proses transfer pengetahuan untuk digunakan dalam tahapan-tahapan berikutnya.
 12.1 PERENCANAAN MANAJEMEN PENGADAAN
12.1.3 PERENCANAAN MANAJEMEN PENGADAAN : OUTPUT
12.1.3.3 DOKUMEN PENAWARAN
Dokumen penawaran digunakan untuk mengumpulkan proposal dari calon penjual. Istilah seperti penawaran, tender,
atau kutipan penawaran (quotation) biasanya digunakan ketika keputusan pemilihan penjual didasarkan pada harga
(seperti ketika membeli barang komersial atau standar), sementara istilah seperti proposal umumnya digunakan ketika
pertimbangan lain seperti kemampuan teknis atau pendekatan teknis adalah yang paling penting. Terminologi pengadaan
khusus yang digunakan dapat bervariasi berdasarkan industri dan lokasi pengadaan.
Tergantung pada barang atau jasa yang dibutuhkan, dokumen penawaran dapat mencakup permintaan informasi,
permintaan penawaran, permintaan proposal, atau dokumen pengadaan lainnya yang sesuai. Kondisi yang melibatkan
penggunaannya disajikan di bawah ini:
 Permintaan informasi (request for information/ RFI). RFI digunakan ketika informasi lebih lanjut tentang barang dan
jasa yang akan diperoleh diperlukan dari penjual. Ini biasanya akan diikuti oleh RFQ atau RFP.
 Permintaan untuk penawaran (request for quotation/RFQ). Sebuah RFQ umumnya digunakan ketika diperlukan
informasi lebih lanjut tentang bagaimana vendor akan memenuhi persyaratan dan/atau berapa biayanya.
 Permintaan untuk proposal (request for proposal/RFP). RFP digunakan ketika ada masal dalam proyek dan solusinya
tidak mudah untuk ditentukan. Ini adalah dokumen "permintaan untuk" yang paling formal dan memiliki aturan
pengadaan yang ketat untuk konten, waktu, dan tanggapan penjual.
 12.1 PERENCANAAN MANAJEMEN PENGADAAN
12.1.3 PERENCANAAN MANAJEMEN PENGADAAN : OUTPUT
12.1.3.4 PERNYATAAN PEKERJAAN PENGADAAN
Pernyataan pekerjaan (SOW) untuk setiap pengadaan dikembangkan dari lingkup proyek dan hanya menetapkan bagian
dari lingkup proyek yang akan dimasukkan dalam kontrak terkait. SOW menjelaskan barang pengadaan secara cukup
terperinci untuk memungkinkan calon penjual unit menentukan apakah mereka mampu menyediakan produk, jasa, atau
hasil. Detail yang memadai dapat bervariasi berdasarkan sifat dari barang, kebutuhan pembeli, atau bentuk kontrak yang
diharapkan lnformasi yang disertakan dalam SOW dapat meliputi spesifikasi, jumlah yang diinginkan, tingkat mut data
kinerja, periode kinerja, lokasi kerja, dan persyaratan lainnya.
SOW pengadaan harus jelas, lengkap, dan ringkas. Ini mencakup deskripsi dari setiap jasa jaminan yang diperlukan,
seperti pelaporan kinerja atau dukungan operasional pasca proyek untuk barang yar dibeli. SOW dapat direvisi seperlunya
ketika SOW bergerak melalui proses pengadaan sampai dimasukkan ke dalam perjanjian yang ditandatangani.
Kerangka Acuan Kerja (TOR) terkadang digunakan saat membuat kontrak untuk jasa. Serupa dengan SOW pengadaan, TOR
biasanya mencakup elemen-elemen ini:
 Tugas kontraktor yang diperlukan untuk melakukan sebaik persyaratan koordinasi yang ditentukan;
 Standar yang akan dipenuhi oleh kontraktor yang berlaku untuk proyek;
 Data yang perlu diajukan untuk disetujui;
 Daftar terperinci semua data dan jasa yang akan diberikan kepada kontraktor oleh pern untuk digunakan dalam
melakukan kontrak, jika berlaku; dan
 Definisi jadwal untuk pengajuan awal dan waktu peninjauan/persetujuan yang diperlukan.
 12.1 PERENCANAAN MANAJEMEN PENGADAAN
12.1.3 PERENCANAAN MANAJEMEN PENGADAAN : OUTPUT
12.1.3.5 KRITERIA PEMILIHAN SUMBER
Dalam memilih kriteria evaluasi, pembeli berusaha untuk memastikan bahwa proposal yang dipilih akan menawarkan
kualitas terbaik untuk jasa yang dibutuhkan. Kriteria pemilihan sumber dapat termasuk tetapi tidak terbatas pada:
 Kemampuan dan kapasitas;
 Biaya produk dan biaya siklus hidup;
 Tanggal pengiriman;
 Keahlian dan pendekatan teknis;
 Pengalaman tertentu yang relevan;
 Kecukupan pendekatan yang diusulkan dan rencana kerja dalam menanggapi SOW;
 Kualifikasi, ketersediaan, dan kompetensi stat utama;
 Stabilitas keuangan perusahaan;
 Pengalaman manajemen; dan
 Kesesuaian program transfer pengetahuan, termasuk pelatihan.
Untuk proyek-proyek internasional, kriteria evaluasi dapat mencakup persyaratan "muatan lokal", misalnya, partisipasi
oleh warga negara di antara staf kunci yang diusulkan.

12.1.3.6 KEPUTUSAN MAKE OR BUY

Analisis make or buy menghasilkan keputusan apakah pekerjaan tertentu dapat diselesaikan dengan baik oleh tim proyek
atau perlu dibeli dari sumber luar.
 12.1 PERENCANAAN MANAJEMEN PENGADAAN
12.1.3 PERENCANAAN MANAJEMEN PENGADAAN : OUTPUT
12.1.3.7 ESTIMASI BIAYA INDEPENDEN
Untuk pengadaan besar, organisasi pengadaan dapat memilih untuk menyiapkan perkiraan mandirinya
atau memilikiperkiraan biaya yang disiapkan oleh tenaga estimasi professional dari luar untuk menjadi
patokan pada tanggapan yang diusulkan. Perbedaan signifikan dalam perkiraan biaya dapat menjadi
indikasi bahwa SOW pengadaan kekurangan atau ambigu, atau bahwa calon penjual salah mengerti atau
gagal untuk menanggapi SOW pengadaan sepenuhnya.

12.1.3.8 PERMINTAAN PERUBAHAN

Keputusan yang melibatkan pengadaan barang, jasa, atau sumber daya mungkin memerlukan permintaan
perubahan. Keputusan lain selama perencanaan pengadaan juga dapat menciptakan kebutuhan untuk
permintaan perubahan tambahan. Perubahan pada rencana manajemen proyek, rencana anak
perusahaan, dan komponen lainnya dapat mengakibatkan permintaan perubahan yang berdampak pada
tindakan pengadaan. Permintaan perubahan diproses untuk ditinjau dan ditempatkan melalui proses
Pelaksanaan Pengendalian Perubahan Terintegrasi.
 12.1 PERENCANAAN MANAJEMEN PENGADAAN
12.1.3 PERENCANAAN MANAJEMEN PENGADAAN : OUTPUT
12.1.3.9 PEMBARUAN DOKUMEN PROYEK
Dokumen proyek yang dapat diperbarui sebagai hasil dari proses ini termasuk pada:
 Register proses pembelajaran. Diperbarui dengan pelajaran yang relevan mengenai peraturan dan kepatuhan,
pengumpulan data, analisis data, dan analisis pemilihan sumber.
 Daftar milestone. Menunjukkan kapan penjual diharapkan untuk memberikan hasil mereka.
 Dokumentasi persyaratan. Dokumentasi persyaralan mungkin termasuk:
▪ Persyaratan teknis yang dibutuhkan penjual untuk dipenuhi, dan
▪ Persyaratan dengan implikasi kontraktual dan hukum yang mungkin termasuk kesehatan, keselamatan,
keamanan, kinerja, lingkungan, asuransi, hak kekayaan intelektual, kesempatan kerja yang setara, lisensi, izin,
dan persyaratan non-teknis lainnya.
 Matriks penelusuran persyaratan. Menghubungkan persyaratan produk dari asalnya ke hasil yang memuaskan
mereka.
 Register risiko. Setiap penjual yang disetujui hadir dengan rangkaian risikonya yang unik, tergantung pada organisasi
penjual, durasi kontrak, lingkungan eksternal, metode penyelesaian proyek, jenis kendaraan kontrak yang dipilih, dan
harga akhir yang disepakati.
 Register pemangku kepentingan. Diperbarui dengan informasi tambahan apapun tentang pemangku kepentingan,
terutama badan pengatur, personel kontraktor, dan personel hukum.
 12.1 PERENCANAAN MANAJEMEN PENGADAAN
12.1.3 PERENCANAAN MANAJEMEN PENGADAAN : OUTPUT
12.1.3.10 PEMBARUAN ASET PROSES ORGANISASI
Aset proses organisasi yang diperbarui sebagai hasil dar proses Perencanaan Manajemen pengadaan
termasuk tetapi tidak terbatas pada informasi tentang penjual yang memenuhi syarat.

Untuk proyek dengan beberapa pengadaan dan pengadaan yang relatif sederhana, beberapa dari luaran
ini dapat dikombinasikan. Namun, untuk proyek dengan pengadaan besar dan kompleks, dan mana banyak
pekerjaan dilakukan oleh kontraktor, ada beberapa jen is dokumentasi yang berbeda. Tabel 12-1 adalah
daftar perwakilan dari jenis umum dokumen yang digunakan dalam pengadaa n dan beberapa isinya.
Mengingat sifat hukum dari pengadaan, daftar ini tidak boleh dianggap preskriptif, melainkan harus
digunakan sebagai garis besar umum jenis dokumen dan isinya diperlukan untuk melakukan pengadaan.
Organisasi, lingkungan, dan kendala hukum mendikte dokumen pengadaan yang diperlukan dan informasi
yang dibutuhkan untuk Proyek.
 12.2 PELAKSANAAN PENGADAAN
Pelaksanaan pengadaan adalah proses mendapatkan penjual, memilih penjual, dan memberikan kontrak.
Manfaat utama dari proses ini adalah bahwa ia memilih penjual yang memenuhi persyaratan dan
mengimplementasikan perjanjian hukum untuk pengantaran. Hasil akhir dari proses ini adalah
kesepakatan yang telah ditetapkan termasuk kontrak formal. Proses ini dilakukan secara berkala sepanjang
proyek sesuai kebutuhan.
PELAKSANAAN PENGADAAN : DIAGRAM ALIRAN DATA
 12.2 PELAKSANAAN PENGADAAN
12.2.1 PELAKSANAAN PENGADAAN : INPUT
12.2.1.1 RENCANA MANAJEMEN PROYEK
Komponen rencana manajemen proyek termasuk:
 Rencana manajemen lingkup. Menjelaskan bagaimana lingkup keseluruhan pekerjaan akan dikelola, termasuk lingkup
yang dilaksanakan oleh penjual.
 Rencana manajemen persyaratan. Menjelaskan bagaimana persyaratan akan dianalisis, didokumentas ikan, dan
dikelola. Rencana manajemen persyratan dapat mencakup bagaimana penjual akan mengelola persyratan yang
mereka tentukan untuk dipenuhi.
 Rencana manajemen komunikasi. Menggambarkan bagaimana komunikasi antara pembeli dan penjual akan
dilaksanakan.
 Rencana manajemen risiko. Adalah komponen dari rencana manajemen proyek dan menjelaskan bagaimana aktivitas
manajemen risiko akan terstruktur dan dilakukan untuk proyek.
 Rencana manajemen pengadaan. Berisi kegiatan yang akan dilakukan selama proses pelaksanaan pengadaan.
 Rencana manajemen konfigurasi. Mendefinisikan barang-barang yang dapat dikonfigurasi, barang-barang yang
memerlukan pengenda lian perubahan formal, dan proses untuk mengendalikan perubahan barang tersebut. lni
mencakup format dan proses bagaimana penjual akan memberikan manajemen konfigurasi dengan cara yang
konsisten dengan pendekatan pembeli.
 Dasar Biaya. Biaya awal termasuk anggaran untuk pengadaan serta biaya yang terkait dengan pengelolaan proses
pengadaan dan penjual.
 12.2 PELAKSANAAN PENGADAAN
12.2.1 PELAKSANAAN PENGADAAN : INPUT
12.2.1.2 DOKUMEN PROYEK
Dokumen proyek yang dapat dianggap sebagai masukan untuk proses ini termasuk pada:
 Register proses pembelajaran. Pelajaran yang dipetik sebelumnya dalam proyek yang berkaitan dengan
pelaksanaan pengadaan dapat diterapkan pada fase selanjutnya dalam proyek untuk meningkatkan
efisiensi proses ini.
 Jadwal proyek. Mengidentifikasi tanggal awal dan akhir kegiatan proyek, termasuk kegiatan
pengadaan. lni juga menentukan kapan hasil kontrak diserahkan.
 Dokumentasi persyaratan. Dokumentas i persyaratan mungkin termasuk:
▪ Persyaratan teknis penjual yang diperlukan untuk memuaskan, dan
▪ Persyaratan dengan implikasi kontraktual dan hukum yang dapat mencakup kesehatan,
keselamatan, keamanan, kinerja, lingkungan, asuransi, hak kekayaan intelektual, kesempatan
kerja yang setara, lisensi, izin, dan persyaratan non-teknis lainnya.
 Register risiko. Setiap penjual yang disetujui hadir dengan rangkaian risikonya yang unik, tergantung
pada organisasi penjual, durasi kontrak, lingkungan eksternal, metode penyelesaian proyek, jenis
kendaraan kontrak yang dipilih, dan harga akhir yang disepakati.
 Register pemangku kepentingan. Dokumen ini berisi semua perincian tentang pemangku kepentingan
yang diidentifikasi.
 12.2 PELAKSANAAN PENGADAAN
12.2.1 PELAKSANAAN PENGADAAN : INPUT
12.2.1.3 DOKUMENTASI PENGADAAN
Dokumentasi pengadaan menyediakan catatan tertulis yang digunakan untuk mencapai perjanjian hukum,
dan mungkin termasuk dokumen lama yang mendahului proyek saat ini. Dokumentasi pengadaan dapat
meliputi:
 Dokumen penawaran. Termasuk RFI, RFP, RFQ, atau dokumen lainnya yang dikirim ke penjual sehingga
mereka dapat menyusun penawaran.
 Pernyataan pekerjaan pengadaan. Pernyataan pekerjaan (SOW) pengadaan memberikan kepada
penjual rangkaian tujuan, persyaratan, dan hasil yang ditetapkan dengan jelas dari mana mereka dapat
memberikan tanggapan yang terukur.
 Estimasi biaya independen. Dikembangkan baik secara internal atau dengan menggunakan sumber
daya eksternal dan memberikan pemeriksaan kewajaran terhadap proposal yang diajukan oleh
penawar.
 Kriteria pemilihan sumber. Kriteria ini menggambarkan bagaimana proposal penawar akan dievaluasi,
termasuk kriteria evaluasi dan bobot. Untuk pengurangan risiko, pembeli dapat memutuskan untuk
menandatangani perjanjian dengan lebih dari satu penjual untuk mengurangi kerusakan yang
disebabkan oleh penjual tunggal yang memiliki masalah yang berdampak pada keseluruhan proyek.
 12.2 PELAKSANAAN PENGADAAN
12.2.1 PELAKSANAAN PENGADAAN : INPUT
12.2.1.4 PROPOSAL PENJUAL
Proposal penjual, disiapkan sebagai tanggapan atas paket dokumen pengadaan, membentu informasi
dasar yang akan digunakan oleh badan evaluasi untuk memilih satu atau beberapa penawar yang
berhasil (penjual). Jika penjual akan mengajukan proposal harga, praktik yang baik adalah dengan
mewajibkan bahwa itu terpisah dari proposal teknis. Badan evaluasi meninjau setiap proposal yang
diajukan sesuai dengan kriteria pemilihan sumber dan memilih penjual yang dapat memenuhi persyaratan
organisasi pembeli.

12.2.1.5 FAKTOR LINGKUNGAN PERUSAHAAN

Faktor lingkungan perusahaan yang dapat mempengaruhi proses Pelaksanaan Pengadaan meliputi:
 Hukum dan peraturan lokal mengenai pengadaan;
 Hukum dan peraturan lokal yang memastikan bahwa pengadaan utama melibatkan penjual lokal;
 Lingkungan ekonomi eksternal yang menghambat proses pengadaan;
 Kondisi pasar;
 lnformasi tentang pengalaman masa lalu yang relevan dengan penjual , baik dan buruk;
 Perjanjian sebelumnya yang sudah ada; dan
 Sistem manajemen kontrak.
 12.2 PELAKSANAAN PENGADAAN
12.2.1 PELAKSANAAN PENGADAAN : INPUT

12.2.1.6 ASET PROSES ORGANISASI

Aset proses organisasi yang dapat mempengaruhi proses Pelaksanaan Pengadaan termasuk pada:
 Daftar penjual pilihan yang sudah memenuhi syarat;
 Kebijakan organisasi yang mempengaruhi pemilihan penjual;
 Contoh organisasi tertentu atau pedoman yang akan menentukan cara perjanjian disusun dan
dibangun, dan
 Kebijakan keuangan dan prosedur mengenai proses penagihan dan pembayaran.
 12.2 PELAKSANAAN PENGADAAN
12.2.2 PELAKSANAAN PENGADAAN : ALAT BANTU DAN TEKNIK
12.2.2.1 PENILAIAN PAKAR
Keahlian harus dipertimbangkan dari individu atau kelompok dengan pengetahuan atau pelatihan khusus
dalam topik berikut:
 Evaluasi proposal;
 Teknis atau materi pelajaran;
 Bidang fungsional yang relevan seperti keuangan, teknik, desain, pengembangan, manajemen rantai
pasokan, dan lain-lain;
 Lingkungan pengaturan industri;
 Hukum, peraturan, dan persyaratan kepatuhan; dan
 Negosiasi.

12.2.2.2 IKLAN
lklan berkomunikasi dengan pengguna atau pengguna potensial produk, jasa, atau hasil. Daftar calon
penjual yang ada sering dapat diperluas dengan menempatkan iklan dalam publikasi sirkulasi umum
seperti surat kabar terpilih atau dalam publikasi perdagangan khusus. Sebagian besar yurisdiksi
pemerintah membutuhkan iklan publik atau pemasangan daring dari kontrak pemerintah yang tertunda.
 12.2 PELAKSANAAN PENGADAAN
12.2.2 PELAKSANAAN PENGADAAN : ALAT BANTU DAN TEKNIK
12.2.2.3 KONFERENSI PENAWAR
Konferensi penawar juga disebut konferensi kontraktor, konferensi vendor, dan konferensi pra penawaran)
adalah pertemuan antara pembeli dan calon penjual sebelum pengiriman proposal. Mereka digunakan
untuk memastikan bahwa semua calon penawar memiliki pemahaman yang jelas dan umum tentang
pengadaan dan tidak ada penawar yang menerima perlakuan istimewa.

12.2.2.4 ANALISIS DATA

Teknik analisis data yang dapat digunakan untuk proses ini termasuk tetapi tidak terbatas pada evaluasi
proposal. Proposal dievaluasi untuk memastikan mereka lengkap dan menanggapi sepenuhnya dokumen
penawaran, pernyataan pekerjaan pengadaan, kriteria pemilihan sumber, dan dokumen lain Yang keluar
dalam paket penawaran

12.2.2.5 KETERAMPILAN ANTAR PERSONAL DAN TIM

Keterampilan antar personal dan tim yang dapat digunakan untuk proses ini termasuk negosiasi. Negosiasi
adalah diskusi yang bertujuan mencapai kesepakatan. Negosiasi pengadaan mengklarifikasi struktur, hak,
dan kewajiban para pihak dan syarat-syarat pembelian lainnya sehingga kesepakatan bersama dapat
dicapai sebelum penandatanganan kontrak.
 12.2 PELAKSANAAN PENGADAAN
12.2.3 PELAKSANAAN PENGADAAN : OUTPUT
12.2.3.1 PENJUAL TERPILIH
Penjual yang dipilih adalah mereka yang telah dinilai berada dalam kisaran kompetitif berdasarkan pada
hasil proposal atau evaluasi penawaran. Persetujuan akhir dari pengadaan yang kompleks, bernilai tinggi,
berisiko tinggi pada umumnya akan memerlukan persetujan manajemen senior organisasi sebelum
penghargaan.

12.2.3.2 PERJANJIAN
Kontrak adalah perjanjian yang saling mengikat yang mewajibkan penjual untuk menyediakan produk, jasa,
atau hasil yang ditentukan; mewajibkan pembeli untuk memberi kompensasi kepada penjual; dan
merupakan hubungan hukum yang tunduk untuk perbaikan di pengadilan. Komponen utama dalam
dokumen perjanjian akan bervariasi, dan mungkin termasuk pada:
 Pernyataan pekerjaan pengadaan atau hasil utama;
 Jadwal, tonggak-pencapaian , atau tanggal di mana jadwal diperlukan;
 Pelaporan kinerja;
 Harga dan istilah pembayaran;
 lnspeksi, mutu, dan kriteria penerimaan;
 Jaminan dan dukungan produk masa depan;
 12.2 PELAKSANAAN PENGADAAN
12.2.3 PELAKSANAAN PENGADAAN : OUTPUT
 lnsentif dan denda;
 Asuransi dan obligasi kinerja;
 Persetujuan subkontraktor di bawahnya;
 Syarat dan ketentuan umum;
 Penanganan permintaan perubahan; dan
 Klausa pemutusan dan mekanisme penyelesaian sengketa alternatif (ADR).

12.2.3.3 PERMINTAAN PERUBAHAN

Permintaan perubahan ke rencana manajemen proyek, rencana anak perusahaan, dan komponen lainnya
diproses untuk ditinjau dan ditempatkan melalui proses pelaksanaan Pengendalian Perubahan
Terintegrasi.

12.2.3.4 PEMBARUAN RENCANA MANAJEMEN PROYEK

Perubahan apapun ke rencana manajemen proyek melewati proses pengendalian perubahan organisasi
melalui permintaan perubahan. Komponen dari rencana manajemen proyek yang mungkin memerlukan
permintaan perubahan untuk rencana manajemen proyek termasuk pada:
 12.2 PELAKSANAAN PENGADAAN
12.2.3 PELAKSANAAN PENGADAAN : OUTPUT

 Rencana manajemen persyaratan. Mungkin ada perubahan persyaratan proyek karena perubahan yang diidentifikasi
oleh penjual.
 Rencana manajemen mutu. Penjual dapat menawarkan standar mutu alternatif atau solusi alternatif yang berdampak
pada pendekatan mutu yang ditetapkan dalam rencana manajemen mutu.
 Rencana manajemen komunikasi. Ketika penjual diperkerjakan, rencana manajemenkomunikasi diperbarui untuk
memasukkan kebutuhan dan pendekatan komunikasi mereka.
 Rencana manajemen risiko. Setiap perjanjian dan penjual memiliki rangkaian risiko sendiri yang mungkin memerlukan
pembaruan untuk rencana manajemen risiko. Risiko spesifik dimasukkan ke dalam register risiko.
 Rencana manajemen pengadaan. Pembaruan mungkin diperlukan tergantung pada hasil proses kontrak dan
negosiasi.
 Dasar lingkup. WBS proyek dan hasil yang didokumentasikan dalam lingkup dasar dipertimbangkan ketika melakukan
kegiatan pengadaan. Salah satu atau semua ini dapat berubah selama proses pengadaan.
 Dasar jadwal. Jika ada perubahan pengiriman yang dibuat oleh penjual yang berdampak pada keseluruhan kinerja
jadwal proyek, jadwal awal mungkin perlu diperbarui dan disetujui untuk mencerminkan harapan saat ini.
 Dasar biaya. Kontraktor dan harga material dapat sering berubah selama penyelesaian proyek. Perubahan ini dapat
terjadi karena fluktuasi material dan harga tenaga kerja yang diciptakan oleh lingkungan ekonomi eksternal dan perlu
dimasukkan ke dalam biaya awal.
 12.2 PELAKSANAAN PENGADAAN
12.2.3 PELAKSANAAN PENGADAAN : OUTPUT
12.2.3.5 PEMBARUAN DOKUMEN PROYEK
Dokumen proyek yang dapat diperbarui sebagai hasil dari proses ini termasuk pada:
 Register proses pembelajaran. Diperbarui dengan informasi tentang tantangan yang dihadapi ketika melakukan
pengadaan dan bagaimana mereka bisa dihindari serta pendekatan yang bekerja dengan baik.
 Dokumentasi persyaratan. Dokumentasi Persyaratan mungkin termasuk:
▪ Persyaratan teknis bahwa penjual diperlukan untuk memuaskan l dan
▪ Persyaratan dengan implikasi kontrak dan hukum yang mungkin termasuk kesehatan,
keselamatan, keamanan, kinerja, lingkungan, asuransi, hak kekayaan intelektual, kesempatan
kerja yang setaral lisensil izin, dan persyaratan non-teknis lainnya.
 Matriks penelusuran persyaratan. Karena penjual dimasukkan ke dalam rencana proyekl daftar persyaratan dan
matriks penelusuran dapat berubah bergantung pada kemampuan penjual tertentu.
 Kalender sumber daya. Jadwal kalender sumber daya mungkin perlu diperbarui tergantung pada ketersediaan
penjual.
 Register risiko. Setiap penjual yang disetujui hadir dengan rangkaian risikonya yang unikl tergantung pada organisasi
penjual, durasi kontrak, lingkungan eksternal, metode penyelesaian proyek, jenis kendaraan kontrak yang dipilih, dan
harga akhir yang disepakati. Perubahan dilakukan pada register risiko selama proses pembuatan kontrak, yang
mencerminkan risiko spesifik dari setiap penjual.
 Register pemangku kepentingan. Dokumen ini berisi semua perincian tentang para pemangku kepentingan yang
teridentifikasi. Register pemangku kepentingan diperbarui karena perjanjian dibuat dengan penjual tertentu.
 12.2 PELAKSANAAN PENGADAAN
12.2.3 PELAKSANAAN PENGADAAN : OUTPUT

12.2.3.6 PEMBARUAN ASET PROSES ORGANISASI

Elemen aset proses organisasi yang dapat diperbarui sebagai hasil dari proses Pelaksanaan Pengadaan
dapat mencakup:
 Daftar penjual pilihan yang sudah memenuhi syarat; dan

 Informasi tentang pengalaman yang relevan dengan penjual, baik dan buruk.
 12.3 PENGENDALIAN PENGADAAN

Pengendalian pengadaan adalah proses mengelola hubungan pengadaan; memantau kinerja kontrak, dan
membuat perubahan dan koreksi yang sesuai; dan menutup kontrak.
Manfaat utama dari proses ini adalah memastikan bahwa kinerja penjual dan pembeli memenuhi
persyaratan proyek sesuai dengan ketentuan perjanjian hukum. Proses ini dilakukan di sepanjang proyek
sesuai kebutuhan.
PENGENDALIAN PENGADAAN :
DIAGRAM ALIRAN DATA
 12.3 PENGENDALIAN PENGADAAN

Pengendalian pengadaan meliputi penerapan proses manajemen proyek yang sesuai dengan hubungan
kontraktual dan integrasi keluaran dari proses ini ke dalam keseluruhan manajemen proyek. Integrasi ini
sering terjadi di berbagai tingkat ketika ada beberapa penjual dan beberapa produk, jasa, atau hasil yang
terlibat. Kegiatan administrasi dapat mencakup:
 Pengumpulan data dan mengelola catatan proyek, termasuk pemeliharaan catatan rinci fisik dan kinerja keuangan
dan pembentukan indikator kinerja pengadaan terukur;
 Penyempumaan dari rencana pengadaan dan jadwal;
 Menyiapkan untuk mengumpulkan, menganalisis, dan melaporkan data proyek terkait pengadaan dan pembuatan
laporan berkala kepada organisasi;
 Pemantauan lingkungan pengadaan sehingga implementasi dapat difasilitasi atau dibuat penyesuaian; dan
 Pembayaran faktur.
 12.3 PENGENDALIAN PENGADAAN

Mutu pengendalian, termasuk kebebasan dan kredibilitas audit pengadaan, sangat penting untuk
keandalan sistem pengadaan. Kode etik organisasi, penasihat hukum, dan pengaturan penasihat hukum
eksternal termasuk inisiatif anti korupsi yang sedang berlangsung dapat berkontribusi pada pengendalian
pengadaan yang tepat.
Pengendalian pengadaan memiliki komponen manajemen keuangan yang melibatkan pemantauan
Pembayaran kepada penjual. Hal ini memastikan bahwa persyaratan pembayaran yang ditetapkan dalam
kontrak terpenuhi dan kompensasi tersebut terkait dengan kemajuan penjual sebagaimana didefinisikan
daiam kontrak. Perhatian utama saat melakukan pembayaran adalah untuk memastikan ada hubungan
erat pembayaran yang dilakukan dengan pekerjaan yang telah diselesaikan. Kontrak yang rnengharuskan
pembayaran yang terkait dengan keluaran dan hasil proyek daripada masukan seperti jam kerja memiliki
pengendalian yang lebih baik.
Perjanjian dapat diubah setiap saat sebelum penutupan kontrak dengan persetujuan bersa sesuai dengan
ketentuan pengendalian perubahan dari perjanjian. Amandemen tersebut biasa ditangkap secara tertulis.
 12.3 PENGENDALIAN PENGADAAN
12.3.1 PENGENDALIAN PENGADAAN : INPUT
12.3.1.1 RENCANA MANAJEMEN PROYEK
Komponen rencana manajemen proyek termasuk:
 Rencana manajemen persyaratan. Menjelaskan bagaimana persyaratan kontraktor akan dianalis didokumentasikan,
dan dikelola.
 Rencana manajemen risiko. Menggambarkan bagaimana kegiatan risiko yang dibuat oleh penjual akan disusun dan
dilakukan untuk proyek tersebut.
 Rencana manajemen pengadaan. Berisi kegiatan yang akan dilakukan selama proses Pengendalian pengadaan.
 Rencana manajemen perubahan. Berisi informasi tentang bagaimana perubahan penjual dibuat akan diproses.
 Dasar jadwal. Jika ada selip yang dibuat oleh penjualyang berdampak pada keseluruhan kinerja proyek, jadwal
mungkin perlu diperbarui dan disetujui untuk mencerminkan harapan saat ini.

12.3.1.2 DOKUMEN PROYEK

Dokumen Proyek yang dapat dianggap sebagai masukan untuk proses ini termasuk pada:
 Daftar asumsi. Mendokumentasikan asumsi yang telah dibuat selama proses pengadaan.
 Register proses pembelajaran. Hasil pemelajaran sebelumnya dalam proyek dapat diterapkan lebih lanjut di dalam
proyek untuk meningkatkan kinerja kontraktor dan proses pengadaan.
 12.3 PENGENDALIAN PENGADAAN
12.3.1 PENGENDALIAN PENGADAAN : INPUT
 Daftar tonggak-pencapaian. Daftar tonggak–pencapaian utama menunjukkan ketika penjual diharapkan memberikan
hasil mereka.
 Laporan mutu. Dapat mengidentifikasi proses, prosedur, atau produk penjual yang tidak sesuai.
 Dokumentasi persyaratan. Mungkin termasuk:
▪ Persyaratan teknis penjual yang diperlukan untuk memuaskan pengguna jasa, dan
▪ Persyaratan dengan implikasi kontrak dan hukum yang-mungkin termasuk kesehatan, keselamatan, keamanan,
kinerja, lingkungan, asuransi, hak kekayaan intelektual, kesempatan kerja yang setara, lisensi, izin, dan
persyaratan non-teknis lainnya.
 Matriks penelusuran persyaratan. Menghubungkan persyaratan produk dari asalnya ke hasil yang memuaskan
mereka.
 Register risiko. Setiap penjual yang disetujui hadir dengan rangkaian risikonya yang unik, tergantung pada organisasi
penjual, durasi kontrak, lingkungan eksternal, metode penyelesaian proyek, jenis kendaraan kontrak yang dipilih, dan
harga akhir yang disepakati.
 Register pemangku kepentingan. Mencakup informasi tentang pemangku kepentingan yang teridentif ikasi, termasuk
anggota tim yang dikontrak, penjual terpilih, petugas kontrak, dan pemangku kepentingan lainnya yang terlibat dalam
pengadaan.

12.3.1.3 PERJANJIAN
Perjanjian adalah pemahaman antara pihak, termasuk pemahaman tentang tugas masing-masing pihak.
Perjanjian terkait ditinjau untuk memverifikasi syarat dan ketentuan terpenuhi.
 12.3 PENGENDALIAN PENGADAAN
12.3.1 PENGENDALIAN PENGADAAN : INPUT
12.3.1.4 DOKUMENTASI PENGADAAN
Dokumentasi pengadaan berisi catatan pendukung lengkap untuk administrasi proses pengadaan.
Dokumentasi pengadaan meliputi pernyataan kerja, informasi pembayaran, informasi kinerja pekerjaan
kontrakto, rencana, gambar, dan korespondensi lainnya

12.3.1.5 PERMINTAAN PERUBAHAN YANG DISETUJUI

Permintaan perubahan yang disetujui dapat mencakup modifikasi terhadap syarat dan kondisi kontrak,
termasuk pernyataan pekerjaan (SOW) pengadaan, penetapan harga, dan deskripsi produk, jasa, atau hasil
yang akan diberikan. Semua perubahan terkait pengadaan secara formal didokumentasikan secara tertulis
dan disetujui sebelum diimplementasikan melalui proses pengendalian pengadaan. Dalam proyek dan
program yang kompleks, permintaan perubahan dapat berasaIdari penjual yang terlibat dengan proyek
yang dapat mempengaruhi penjual yang terlibat lainnya. Proyek harus memiliki kemampuan
mengidentifikasi, berkomunikasi, dan menyelesaikan perubahan yang berdampak pada pekerjaan
beberapa penjual.
 12.3 PENGENDALIAN PENGADAAN
12.3.1 PENGENDALIAN PENGADAAN : INPUT
12.3.1.6 DOKUMENTASI PENGADAAN
Data kinerja pekerjaan berisi data penjual tentang status proses seperti kinerja teknis; kegiatan yang telah
dimulai, sedang berlangsung, atau telah selesai; dan biaya yang telah dikeluarkan atau dilakukan. Data
kinerja pekerjaan juga dapat mencakup informasi tentang: faktur penjual yang telah dibayarkan.

12.3.1.7 PERMINTAAN PERUBAHAN YANG DISETUJUI

Faktor lingkungan perusahaan yang dapat mempengaruhi proses Pengendalian Pengadaa termasuk tetapi
tidak terbatas pada:
 Sistem pengendalian perubahan kontrak;
 Kondisi pasar;
 Sistem manajemen keuangan dan hutang; dan
 Kode etik organisasi tentang pembelian.

12.3.1.8 ASET PROSES ORGANISASI

Aset proses organisasi yang dapat mempengaruhi proses Pengendalian Pengadaan pada, kebijakan
pengadaan.
 12.3 PENGENDALIAN PENGADAAN
12.3.2 PENGENDALIAN PENGADAAN : ALAT BANTU DAN TEKNIK
12.3.2.1 PENILAIAN PAKAR
Keahlian harus dipertimbangkan dari individu atau kelompok dengan pengetahuan khusus atau pelatihan
dalam topik berikut:
 Bidang fungsional yang relevan seperti keuangan, teknik, desain, pengembangan, manajemen rantai pasokan, dan
lain-lain;
 Hukum, peraturan, dan persyaratan kepatuhan ; dan
 Administrasi klaim.

12.3.2.2 ADMINISTRASI KLAIM

Perubahan yang diajukan dan potensi perubahan yang konstruktif potensial adalah perubahan yang
dirninta di mana pembeli dan penjual tidak dapat mencapai kesepakatan tentang kompensasi untuk
perubahan atau tidak dapat menyetujui bahwa perubahan telah terjadi. Perubahan yang diperebutkan ini
disebut klaim. Ketika mereka tida k dapat diselesaikan, mereka menjadi sengketa dan akhirnya naik
banding. Klaim didokumentasikan, diproses, dipantau, dan dikelola sepanjang siklus hidup kontrak,
biasanya sesuai dengan ketentuan kontrak. Jika para pihak itu sendiri tidak menyelesaikan klaim, itu
mungkin harus ditangani sesuai dengan penyelesaian sengketa alternatif (ADR) biasanya mengikuti
prosedur yang ditetapkan dalam kontrak. Penyelesaian semua klaim dan sengketa melalui negosiasi adalah
metode yang disukai.
 12.3 PENGENDALIAN PENGADAAN
12.3.2 PENGENDALIAN PENGADAAN : ALAT BANTU DAN TEKNIK
12.3.2.3 ANALISIS DATA
Teknik analisis data yang dapat digunakan untuk memantau dan mengendalikan pengadaan termasuk pada:
 Peninjauan kinerja. Ulasan kinerja untuk kontrak mengukur, membandingkan, dan menganalisis mutu, sumber daya,
jadwal, dan kinerja biaya terhadap perjanjian. Ini termasuk mengidentifikasi paket pekerjaan yang lebih cepat atau
terlambat, di atas atau di bawah anggaran, atau memiliki masalah sumber daya atau mutu.
 Analisis nilai yang diperoleh. Jadwal dan variasi biaya bersama dengan jadwal dan indeks kinerja biaya dihitung untuk
menentukan tingkat penyimpangan dari target.
 Analisis tren. Analisis tren dapat menyusun estimasi penyelesaian (EAC) untuk kinerja biaya untuk melihat apakah
kinerja membaik atau memburuk.

12.3.2.4 INSPEKSI
Inspeksi adalah tinjauan terstruktur dari pekerjaan yang dilakukan oleh kontraktor. Ini mungkin melibatkan tinjauan
sederhana dari hasil atau tinjauan fisik yang sebenarnya dari pekerjaan itu sendiri. Pada proyek
konstruksi/rekayasa/infrastruktur, inspeksi melibatkan penyusuran situs oleh pembeli dan kontraktor untuk memastikan
pemahaman bersama tentang pekerjaan yang sedang berlangsung.

12.3.2.5 AUDIT
Audit adalah tinjauan terstruktur dari proses pengadaan. Hak dan kewajiban yang berkaitan dengan audit harus dijelaskan
dalam kontrak pengadaan. Pengamatan audit yang dihasilkan harus dibawa ke perhatian manajer proyek pembeli dan
manajer proyek penjual untuk penyesuaian proyek, bila diperlukan.
 12.3 PENGENDALIAN PENGADAAN
12.3.3 PENGENDALIAN PENGADAAN : OUTPUT
12.3.3.1 PENGADAAN DITUTUP
Pembeli, biasanya melalui administrator pengadaan yang sah, memberi penjual dengan pemberitahuan tertulis resmi
bahwa kontrak telah selesai. Persyaratan untuk penutupan pengadaan formal biasanya didefinisikan dalam syarat dan
ketentuan kontrak dan termasuk dalam rencana manajemen pengadaan. Biasanya, semua hasil harus diberikan tepat
waktu dan memenuhi persyaratan teknis dan mutu, tidak boleh ada tagihan atau faktur yang luar biasa, dan semua
pembayaran akhir seharusnya telah dilakukan. Tim manajemen proyek harus menyetujui semua hasil sebelum penutupan.

12.3.3.2 INFORMASI KINERJA PEKERJAAN

Informasi kinerja pekerjaan mencakup informasi tentang bagaimana kinerja penjual dengan membandingkan hasil yang
diterima, kinerja teknis yang dicapai, dan biaya yang dikeluarkan dan diterima terhadap anggaran SOW untuk pekerjaan
yang dilakukan.

12.3.3.3 PEMBARUAN DOKUMENTASI PENGADAAN

Dokumentasi pengadaan yang dapat diperbarui termasuk kontrak dengan semua jadwal pendukung, meminta perubahan
kontrak yang tidak disetujui, dan meminta perubahan yang disetujui. Dokumentasi pengadaan juga mencakup dokumen
teknis yang dikembangkan oleh penjual dan informasi kinerja kerja lainya seperti hasil, laporan kinerja penjual dan
jaminan, dokumen keuangan termasuk faktur dan catatan pembayaran, dan hasil pemeriksaan terkait kontrak.
 12.3 PENGENDALIAN PENGADAAN
12.3.3 PENGENDALIAN PENGADAAN : OUTPUT
12.3.3.4 PERMINTAAN PERUBAHAN
Permintaan perubahan untuk rencana manajemen proyek, rencana anak perusahaan, dan komponen lain seperti biaya
awal, jadwal awal, dan rencana manajemen pengadaan, dapat dihasilkan dari proses pengendalian pengadaan.
Permintaan perubahan diproses untuk ditinjau dan ditempatkan melalui proses Pelaksanaan Pengendalian Perubahan
Terintegrasi.
Perubahan yang diminta, tetapi belum diselesaikan dapat mencakup arahan yang diberikan oleh pembeli atau tindakan
yang diambil oleh penjual, yang dianggap oleh pihak lain sebagai perubahan konstruktif terhadap kontrak. Karena salah
satu perubahan yang konstruktif ini dapat disengketakan oleh satu pihak dan dapat menyebabkan klaim terhadap pihak
lain, perubahan tersebut diidentifikasi dan didokumentasikan secara unik oleh korespondensi proyek.

12.3.3.5 PEMBARUAN RENCANA MANAJEMEN PROYEK

Perubahan apapun ke rencana manajemen proyek melewati proses pengendalian perubahn organisasi melalui
permintaan perubahan. Komponen dari rencana manajemen proyek yang mungkln memerlukan permintaan perubahan
untuk rencana manajemen proyek termasuk tetapi tidak terbatas pada:
 Rencana manajemen risiko. Setiap perjanjian dan penjual memiliki rangkaian risiko sendiri yang mungkin memerlukan
pembaruan untuk rencana manajemen risiko. Jika risiko tak terduga yang signifikan terjadi selama pelaksanaan
kontrak, rencana manajemen risiko mungkin memerlukan pembaruan. Risiko spesifik dimasukkan ke dalam register
risiko.
 12.3 PENGENDALIAN PENGADAAN
12.3.3 PENGENDALIAN PENGADAAN : OUTPUT
 Rencana manajemen pengadaan. Berisi kegiatan yang akan dilakukan selama proses pelaksanaan pengadaan.
Pembaruan mungkin diperlukan tergantung pada hasil kinerja penjual selama pelaksanaan pekerjaan.
 Dasar jadwal. Jika ada perubahan pengiriman yang dibuat oleh penjual yang berdampak pada keseluruhan kinerja
jadwal proyek, jadwal awal mungkin perlu diperbarui dan disetujui untuk mencerminkan harapan saat ini. Pembeli
harus mengetahui dampak penurunan jadwal yang dibuat oleh penjual yang memengaruhi penjual lainnya.
 Dasar biaya. Kontraktor dan harga material dapat sering berubah selama penyelesaian proyek. Perubahan ini dapat
terjadi karena fluktuas imaterial dan harga tenaga kerja yang diciptakan oleh lingkungan ekonomi eksternal dan perlu
dimasukkan ke dalam biaya awal.

12.3.3.6 PEMBARUAN DOKUMEN PROYEK

Dokumen proyek yang dapat diperbarui sebagai hasil dari proses ini termasuk pada:
 Register proses pembelajaran. Diperbarui dengan teknik yang efektif dalam mempertahankan lingkup, jadwal, dan
biaya barang yang diadakan. Ketika variasi terjadi, daftar harus menunjukkan tindakan korektif yang digunakan untuk
menanggapi variasi dan seberapa efektif tindakan tersebut. Jika ada klaim, informasi harus didokumentas ikan untuk
menghindari pengulangan. Informasi tambahan tentang cara meningkatkan proses pengadaan juga dapat dicatat.
 Kebutuhan sumber daya. Ketika pekerjaan oleh kontraktor berlangsung, mungkin ada perubahan pada kebutuhan
sumber daya yang dihasilkan dari pekerjaan yang dilakukan yang tidak sesuai dengan jadwal kerja yang direncanakan.
 12.3 PENGENDALIAN PENGADAAN
12.3.3 PENGENDALIAN PENGADAAN : OUTPUT
 Matriks penelusuran persyaratan. Diperbarui dengan informasi tentang persyaratan yang telah dipenuhi.
 Register risiko. Setiap penjual yang disetujui hadir dengan rangkaian risikonya yang unik, tergantung pada organisasi
penjual, durasi kontrak, lingkungan eksternal, metode penyelesaian proyek, jenis kendaraan kontrak yang dipilih, dan
harga akhir yang disepakati. Perubahan dilakukan pada register risiko selama pelaksanaan proyek, karena risiko awal
mungkin tidak lagi berlaku dan risiko yang baru terjadi.
 Register pemangku kepentingan. Ketika pekerja berlangsung melalui fase eksekusi, kontraktor dan pemasok dapat
berubah. Perubahan harus tercermin dalam register pemangku kepentingan.

12.3.3.7 PEMBARUAN ASET ORGANISASI PROYEK

Aset proses organisasi yang dapat diperbarui sebagai hasil dari proses Pengendalian Pengadaan termasuk pada:
 Jadwal dan permintaan pembayaran. Semua pembayaran harus dilakukan sesuai dengan syarat dan ketentuan kontrak
pengadaan.
 Dokumentasi evaluasi kinerja penjual. Dokumentasi evaluasi kinerja penjual disiapkan oleh pembeli dan
mendokumentasikan kemampuan penjual untuk terus melakukan pekerjaan pada kontrak saat ini, menunjukkan
apakah penjual dapat diizinkan untuk melakukan pekerjaan pada proyek mendatang, atau menilai seberapa baik
penjual melakukan pekerjaan proyek atau telah dilakukan di masa lalu.
 Pembaruan daftar penjual yang memenuhi syarat. Daftar penjual yang memenuhi syarat adalah daftar calon penjual
yang sebelumnya memenuhi syarat (disetujui). Daftar ini akan diperbarui sesuai dengan hasil proses pengendalian
pengadaan karena penjual dapat didiskualifikasi dan dihapus dari daftar berdasarkan kinerja yang buruk.
 12.3 PENGENDALIAN PENGADAAN
12.3.3 PENGENDALIAN PENGADAAN : OUTPUT
 Tempat penyimpanan proses pembelajaran. Proses pembelajaran harus diarsipkan dalam penyimpanan pemelajaran
untuk meningkatkan pengadaan proyek di masa depan. Pada akhir kontrak, hasil pengadaan yang sebenarnya
dibandingkan dengan hasil yang diproyek sikan dalam rencana manajemen pengadaan asli. Hasil pemelajaran ini
menyatakan apakah tujuan proyek tercapai dan, jika tidak, memberikan alasan mengapa tidak tercapai.
 Penyimpanan pengadaan. Satu set lengkap dokumentas i kontrak yang didata, termasuk penutupan kontrak, yang
disiapkan untuk dimasukkan ke dalam penyimpanan proyek akhir.