Citing References in APA Style 

EDUC301 
 
Applications for Teaching 
 
Fall 2008 
 

Instructor: C. M. Sturgeon
 P a g e  | 2 
 

Table of Contents 
APA Background ............................................................................................................................................ 2 
Title Page and Document Guidelines ............................................................................................................ 2 
General Document Guidelines ................................................................................................................... 2 
Title Page .................................................................................................................................................. 3 
Abstract: .................................................................................................................................................... 3 
Body .......................................................................................................................................................... 4 
Characteristics of APA Citation Style ............................................................................................................ 4 
References List .......................................................................................................................................... 4 
In‐Text References ..................................................................................................................................... 6 
Citation Elements ...................................................................................................................................... 6 
Citation Elements Checklist: Record all that apply .................................................................................... 7 
 

 
APA Background 
 
The editorial rules for formatting manuscripts and citing resources known as “APA Style” 
are found in the Publication Manual of the American Psychological Association. The first 
rules developed for APA were in the 1920s and were a total of only seven pages.  However, 
that has changed over time and we are now on the fifth edition of APA which was published 
in 2001 and it is 439 pages in length. 
APA style is the accepted stander for most academic social sciences departments and 
publications for many, if not most, education journals and academic education departments. 

Title Page and Document Guidelines 

General Document Guidelines    

A. Margins: One inch on all sides (top, bottom, left, right)           
B. Font Size and Type: 12‐pt. font (Times Roman or Courier are acceptable 
typefaces)           
C. Spacing: Double‐space throughout the paper, including the title page, 
abstract, body of the document, references, appendixes, footnotes, tables, and 
figure captions.           
D. Alignment: Flush left (creating uneven right margin)           
E. Paragraph Indentation: 5‐7 spaces           
F. Pagination: The page number appears one inch from the right edge of the 
paper on the first line of every page (except Figures), beginning with the title 
page.        
 P a g e  | 3 
 

G. Manuscript Page Header: The first two or three words of the paper title 
appear five spaces to the left of the page number on every page (except  
Figures), beginning with the title page. Manuscript page headers are used to 
identify manuscript pages during the editorial process. Using most word 
processors, the manuscript page header and page number can be inserted 
into a header, which then automatically appears on all pages.  
H. Active voice: As a general rule, use the active voice rather than the passive 
voice. For example, use "We predicted that ..." rather than "It was predicted 
that ..."  
I. Order of Pages:  Title Page, Abstract, Body, References, Appendixes, 
Footnotes,  Tables, Figure Captions, Figures 

Title Page   

J. Pagination: The Title Page is page 1.           
K. Key Elements: Paper title, author(s), author affiliation(s), and running 
head.           
L. Paper Title: Uppercase and lowercase letters, centered on the page.           
M. Author(s): Uppercase and lowercase letters, centered on the line following 
the title.           
N. Institutional affiliation: Uppercase and lowercase letters, centered on the 
line following the author(s).           
O. Running head: The running head is typed flush left (all uppercase) following 
the words "Running head:" on the line below the manuscript page header. It 
should not exceed 50 characters, including punctuation and spacing. The 
running head is a short title that appears at the top of pages of published 
articles.           
P. Example of APA­formatted Title Page:   
http://www.vanguard.edu/psychology/titlepage.pdf 

II. Abstract: The abstract is a one‐paragraph, self‐contained summary of the most 
important elements of the paper.  
A. Pagination: The abstract begins on a new page (page 2).           
B. Heading: Abstract (centered on the first line below the manuscript page 
header)           
C. Format: The abstract (in block format) begins on the line following the 
Abstract heading. The abstract should not exceed 120 words. All numbers in 
the abstract (except those beginning a sentence) should be typed as digits 
rather than words.           
D. Example of APA­formatted Abstract:   
http://www.vanguard.edu/psychology/abstract.pdf 
 P a g e  | 4 
 

Body   

E. Pagination: The body of the paper begins on a new page (page 3). 
Subsections of the body of the paper do not begin on new pages.           
F. Title: The title of the paper (in uppercase and lowercase letters) is centered 
on the first line below the manuscript page header.           
G. Introduction: The introduction (which is not labeled) begins on the line 
following the paper title.           
H. Headings: Headings are used to organize the document and reflect the 
relative importance of sections. For example, many empirical research 
articles utilize Method, Results, Discussion, and References headings. In turn, 
the Method section often has subheadings of Participants, Apparatus, and 
Procedure. For an example of APA‐formatted headings, go to  
http://www.vanguard.edu/psychology/headings.pdf  

1. Main headings (when the paper has either one or two levels of 
headings) use centered uppercase and lowercase letters (e.g., Method, 
Results, Discussion, and References).  
2. Subheadings (when the paper has two levels of headings) are 
italicized and use flush left, uppercase and lowercase letters (e.g., 
Participants, Apparatus, and Procedure as subsections of the Method section).

Characteristics of APA Citation Style 
References List 
• APA style requires a detailed alphabetical list of citations, called “References,” placed at 
the end of the work, double spaced, with hanging indent for each entry. 
• To format the “hanging indent” in Word choose the line of text Æ right‐click on the 
text and select “Paragraph” as shown on the screen shot below: 

 
• You then see a menu option called “Special” and in the drop down is the option for 
“Hanging” as shown in the following screenshot: 
 P a g e  | 5 
 

 
 
• The References list does not provide authors’ first names—only initials. This is one of 
the main differences between APA and other formats of style. 
• Titles of books, periodicals, microfilm publications, and periodical volumes are 
italicized. 
• Only the first word of a title is capitalized: all others are in lower case.     
• The References list contains only works “used in the research and preparation of the 
article” or paper as opposed to a bibliography, which lists “works for background or for 
further reading,” sometimes with brief descriptions, or annotations (APA, p. 215). 
• When listing one author’s multiple works, arrange them by date of publication; older 
works being first.   
• When listing one author’s works (multiple) of the same year, list them as ‘a’ ‘b’ ‘c’ etc 
following the year.  Example is below: 
 

 
 
 
 P a g e  | 6 
 

In­Text References 
• APA style uses in‐text references rather than footnotes to cite works within the paper 
or article.  
• In‐text references provide minimum detail required for the reader to locate a citation 
on the References list. 
• APA style encourages writers to incorporate as much identifying information in the 
actual prose of the work as possible.  
• For instance: Jones (2006) claims that many students find formulating citations 
according to APA style to be “one of the most tedious chores of their academic careers.” 
 
Example below: 
 

Citation Elements 
• Keep track of citation elements as you research. 
• Photocopy book title pages, front and back. 
• Make sure that copies, computer printouts, or micro‐prints of articles include all 
required citation elements. 
• Jot down elements while the resource is at hand. 
 P a g e  | 7 
 

• If taking notes by hand, record page or chapter numbers of quotes and ideas to be 
paraphrased.  
• On the computer, be especially careful when using cut and paste. 
 

Citation Elements Checklist: Record all that apply 
• Author(s) 
• Date of publication: Day, Week, Month, Year 
• Title of periodical article 
• Name of periodical 
• Volume of periodical 
• Issue of periodical 
• Beginning and ending pages of article 
• Database from which full‐text article was retrieved 
• Date on which it was accessed 
• Title of book 
• Title of chapter in anthology or edited book 
• Beginning and ending pages of chapter in anthology or edited book  
• Editor(s) of anthology or of book of individually authored chapters 
• Place of publication of book or other non‐periodical item 
• Page number(s) from which you have taken direct quotes 
• Publisher 
• Title of Web page 
• Name of individual or organization posting Web page 
• URL (Web address) for page 
• Date on which you accessed Web page 
• Title of the Web page section from which you have taken direct quotes