Stadskamreren i Raseborg har under våren fått delvis ändrade arbetsuppgifter. Både kamreren själv och stadsstyrelsens ordförande säger att licens- och e-posthärvan inte var orsaken till omorganiseringen.
Men de tycker fallet visade att arbetet på ekonomiavdelningen bör organiseras på nytt sätt.
E-posthärvan bekräftade att resurserna för intern övervakning behöver stärkas
stadsstyrelsens ordförande
Stadens ekonomidirektör, stadskamreren Thomas Karlsson, delar numera ansvaret med en controller som har börjat på ekonomiavdelningen, Evalotte Spring-Lindström.
Walls: Fifty-fifty
- Kamreren och controllern delar nu uppgifterna ungefär fifty-fifty.
Så beskriver stadsstyrelsens ordförande Anders Walls (SFP) arbetsfördelningen mellan de två.
Förändringen till det tidigare är betydande, säger han.
- E-posthärvan bekräftade att resurserna för intern övervakning behöver stärkas.
Karlsson: Inte fifty-fifty
Stadskamreren Thomas Karlsson understryker för sin del att missen med e-postlicensen inte var orsaken till omorganiseringen.
Missen bara visade hur viktigt det var att omorganisera och ge ekonomiavdelningen mera resurser.
Resurserna är nu delade på ett bättre sätt
Thomas Karlsson
Staden hade vid byte av e-postsystem av misstag använt sitt gamla system en tid utan licens.
Ägaren krävde ersättningar och det blev en så dyr affär för staden att yrkesrevisorerna inte förordade ansvarsfrihet för de fyra tjänstemän som ansågs ansvariga för missen: stadsdirektören Tom Simola, stadssekreteraren Thomas Flemmich, stadskamreren Thomas Karlsson och it-chefen Samuel Nissfolk.
Revisionsnämnden och stadsfullmäktige tyckte annorlunda och alla tjänstemän fick ansvarsfrihet.
Stadskamreren tycker inte man kan säga att arbetsuppgifterna är delade fifty-fifty.
Han är fortfarande stadskamrer med helhetsansvar. Kamreren och controllern delar nu på arbetsuppgifterna.
- Resurserna är nu delade på ett bättre sätt, säger Karlsson.
Kamreren har det övergripande ansvaret för stadens ekonomi samt ansvar för bland annat intern kontroll.
Men controllern ansvarar för budgeteringen och bokslutet.
Hon har också personalansvaret på ekonomiavdelningen.
Lönen granskas
Stadens förra it-chef har redan flyttats till andra uppgifter och hans lön har sänkts, säger Anders Walls.
- Lönen granskas alltid när uppgifterna ändrar.
Staden har nu en ny it-chef som rekryterades utifrån.
Thomas Karlsson säger att flytten av it-chefen till stadens utvecklingsavdelning inte hade något med e-postmissen att göra utan man beslutade om flytten redan i februari.
Nu är Thomas Karlssons egen lön också under lupp på grund av förändringarna.
- Den kommer inte att stiga, säger Walls.
Men Walls kan ännu inte svara på om den kommer att sjunka.
- Det måste prövas.
Thomas Karlsson är av annan mening.
Han säger att dåvarande stadsdirektören Tom Simola i samband med omorganiseringen uppgav att Karlssons lön inte påverkas.
Inga varningar delades ut
Det var tidigare stadsdirektören Tom Simola som gjorde förändringarna på ekonomiavdelningen med stadsstyrelsens goda minne.
Har någon av de utpekade tjänstemännen fått en varning som följd av problemen med e-postbytet?
- Nej. Tom Simola tyckte att det räcker med omplaceringar, svarar Walls.
Revisorernas visste, men deras förslag kom som en överraskning
Enligt Walls var det inte alls klart att också stadsdirektören Tom Simola och stadssekreteraren Thomas Flemmich fanns med bland dem som enligt yrkesrevisorerna inte borde beviljas ansvarsfrihet.
- Det blev klart i ett ganska sent skede. Det var en överraskning att det gällde hela kedjan upp och inte enbart it-chefen och hans chef stadskamreren.
Karlsson håller med.
Han säger att Tom Simola genast informerade revisorerna våren 2016 när det klarnade att staden hade använt ett system utan giltig licens.
Stadsstyrelsen behandlade saken under våren och sommaren 2016.
- Jag uppfattade att frågan, även beträffande ansvaret, efter det för stadsstyrelsens del var utagerad.
Det kom därför som en överraskning också för stadskamreren att revisorerna nu på våren 2017 i sin revisionsberätttelse tyckte att fyra tjänstemän inte ska beviljas ansvarsfrihet.
Walls: Staden behöver känna till sina avtal
Karlsson medger att det som kallas intern kontroll kan ha uppfattats som något krångligt och jobbigt bland stadens anställda.
Det grundas en arbetsgrupp med målet att se över den interna kontrollen
Anders Walls
Dokumentet för intern kontroll, en lunta på tiotals sidor, borde och ska enligt Karlsson uppdateras.
Men det arbetet har inte kommit igång förrän nu eftersom målet är att förvaltningsstadgan och reglerna för intern kontroll är i samklang.
Skapa en kultur där man förstår att intern kontroll hjälper organisationen att fungera på rätt sätt
Thomas Karlsson
Förvaltningsstadgan har varit under lupp och ändrats flera gånger och ytterligare en stor omgång blir det i höst.
Stadsstyrelseordföranden Anders Walls säger att staden måste få bättre koll på sina avtal.
För det behövs bland annat ett nytt program för avtalshantering - det ska inte komma som en överraskning för tjänstemännen att till exempel en licens för e-post löper ut.
- Jag kommer att be tillförordnade stadsdirektören hämta ett ärende till stadsstyrelsen om att det grundas en arbetsgrupp med målet att se över den interna kontrollen.
Stadsstyrelsen behanldlar förslaget om arbetsgrupp på måndag (22.5).
Thomas Karlsson kommer att ha en central roll i arbetsgruppen.
Man ska ändå inte tro att bättre dokument för intern kontroll löser alla problem eller hindrar alla misstag i framtiden menar Karlsson.
- Det viktigaste är att få ut budskapet till de anställda och skapa en kultur där man förstår att intern kontroll hjälper organisationen att fungera på rätt sätt.