En Lovisabo anser att stadsdirektör Jan D. Oker-Blom i sitt tjänsteutövande betett sig osakligt och kränkande via e-post.
Dessutom påpekar personen att Lovisa stad har agerat olagligt långsamt med att ge ut begärda myndighetshandlingar.
Stadsdirektör Jan D. Oker-Blom anser inte att det var motiverat att klaga till justitieombudsmannen med anledning av e-postsvaret.
- Jag tycker att det kanske var lite att ta i och föra det onödigt högt i proportion till ärendets tyngd eller formuleringens art, säger Oker-Blom.
Stadsstyrelsen behandlade saken på tisdagens möte där de godkände ett utlåtande som ska ges till justitieombudsmannen.
Enligt ordförande Mia Heijnsbroek-Wirén var diskussionen inte så lång. Hon har ännu förtroende för stadsdirektören.
- Absolut. Hela styrelsen har förtroende för stadsdirektören, säger Heijnsbroek-Wirén.
Vad sades?
I sitt klagomål till justitieombudsmannen beskriver Lovisabon händelserna så här:
Den 15 juni skickade Lovisabon ett e-postmeddelande till staden med begäran om att få ut uppgifter om och dokument anknytande till behandlingen av ett invånarinitiativ som personen lagt fram år 2009.
Stadsdirektör Jan D. Oker-Blom svarade samma dag i ett e-postmeddelande att man på grund av semestersäsongen kommer att besvara meddelandet lite långsammare än vanligt, det vill säga efter den 10 juli.
Hela styrelsen har förtroende för stadsdirektören
Mia Heijnsbroek-Wirén
Lovisabon skickade tillbaks ett e-postmeddelande där hen tackar för svaret och påminner om att man i saken bör följa de tidsgränser som föreskrivs i offentlighetslagen.
På det här svarade Oker-Blom med ett e-postmeddelande som kan tolkas som ganska fränt.
Han skriver att man naturligtvis ska följa lagen och att kommunen har haft som vana att svara på förfrågningar snabbt, ofta snabbare än vad lagen kräver.
Efter det tillägger han att det kommer att få ett slut om onödigt gnäll börjar förekomma, och att man då kommer att använda all tid som finns tillgänglig.
Oker-Blom skriver också att det ju inte kan vara så att begärandet av dokument är en hobby för Lovisabon, eller att hen gör ofog på det sättet?
Han tillägger att dylika utredningar kostar ganska mycket och säger att varje ansvarsfull Lovisabo därför, när hen gör en begäran om uppgifter, måste avgöra hur viktig och relevant saken är.
Lovisabon skriver i klagomålet att hen tolkar stadsdirektörens svar som att han hotar med att dra ut på behandlingstiden av ämnet, samt anser att stadsdirektören inte beter sig på det sätt som hans position och uppgift förutsätter.
E-postkonversationen fördes ursprungligen på finska.
Semester drog ut på tiden
I ett senare tillägg till klagomålet refererar Lovisabon också till ett e-postmeddelande som hen fått i mitten av juli av förvaltningsdirektör Kristina Lönnfors, där hon beklagar att personen kommer att få vänta ännu lite till på de begärda dokumenten.
Det här eftersom uppgifterna från tiden före kommunsammanslagningen finns i ett skilt arkiv som hon inte har tillgång till, och personerna som kan ta hand om saken är på semester.
Lovisabon som klagat anser att kommunen bryter mot offentlighetslagen eftersom det tagit alltför länge att få tag på de begärda dokumenten.
Enligt offentlighetslagen ska offentliga dokument ges ut omgående och utan dröjsmål. Det här betyder i praktiken inom två veckor i vanliga fall och inom en månad då det gäller mer komplicerade förfrågningar. Du kan läsa mer på Kommunförbundets webbsida.
Stadsdirektör Jan D. Oker-Blom anser att staden i 99 procent av fallen handskas på ett lagligt och hållbart sätt med förfrågningar om att få ut dokument.
- I få enskilda fall har det gått så att vi inte har klarat tidsramen. Det är mycket ovanligt, och det har inte varit fall där det skulle ha lett till någon skada varken för stadsbon som begär dokumenten eller för staden, säger han.
Ska bli bättre
Stadsstyrelsen har i sin utredning till justitieombudsmannen lovat att i framtiden ordna semestrarna så att inga viktiga rutiner bryts.
- Vi måste se till att det finns vikarier och ersättare som är tillräckligt kunniga och insatta för att kunna sköta alla uppgifter när centrala personer är på semester, säger Oker-Blom.
Han påpekar att det här fallet gäller dokument som är nästan tio år gamla.
- Det blir ganska utmanande för vilken person som helst att vaska fram så gamla dokument från en tid då Lovisa kommun inte ens fanns i sin nuvarande form, säger Oker-Blom.
Tråkigt blir det ju, men tryggast är ju alltid att använda ett helt nyanslöst språk
Jan D. Oker-Blom
Han säger att det skulle ha varit lättare att leta fram dokumenten snabbare om Lovisabon som bad om dem skulle ha preciserat vilken fråga som hänger ihop med vad.
- Man kan ju också själv bidra till hur smidiga sådana här processer är, säger Oker-Blom.
Inte särskilt dramatiskt, enligt Oker-Blom
Oker-Blom själv anser att hans e-postsvar var relativt väl formulerat.
- Nu lyste det kanske lite mellan raderna att jag inte riktigt tyckte om hur ofta personen var i kontakt och med vilka motiveringar. Men inte var det särskilt dramatiskt, säger han.
- Tråkigt blir det ju, men tryggast är ju alltid att använda ett helt nyanslöst språk, säger Oker-Blom.
Lovisabon ifrågasätter också om staden följer arkivlagen och förordningen om offentlighet och god informationshantering i myndigheternas verksamhet då det verkar vara svårt att hitta de begärda dokumenten.
Förvaltningsdirektör Kristina Lönnfors skriver i ett utlåtande att staden nog följer rättsprinciperna och grunderna för en bra administration.
Det att Lönnfors inte fick tag på dokumenten ur den åtskilda databasen är inte ett tecken på att staden skulle ha dålig koll på sina dokument, skriver hon.
Ber om ursäkt
Jan D. Oker-Blom skriver i sitt utlåtande att han inte alls menade att staden avsiktligt skulle dröja med att ge ut dokument.
I sitt utlåtande ber stadsdirektören också om ursäkt ifall personen som skickade in klagomålet tog illa upp av hans ordval.
I stadsstyrelsens utlåtande till justitieombudsmannen konstaterar man att Oker-Blom borde ha valt sina ord bättre.
Dessutom anser stadsstyrelsen att det är beklagligt att man inte inom utsatt tid kunnat svara på begäran om uppgifter. Det skulle inte få hända, ens under semestersäsongen.
På begäran om uppgifter ska man svara sakligt och i tid.
