Det borde finnas mer insyn och öppenhet i Jakobstad kring dotterbolagens verksamhet, anser stadens revisionsnämnd.
- Kärnan är brist på demokrati och brist på insyn, säger Bjarne Kull (SDP) i revisionsnämnden.
Revisionsnämnden vill nu se mer information från dotterbolagen till både stadsstyrelsen och dess sektion (ekonomi- utvecklings- coh koncernsektionen, EUK).
- Man kan inte styra något om man inte vet vad som försiggår, säger Kull.
Diana Söderbacka (KD) i revisionsnämnden är inne på samma linje.
- Man har inte insyn. Demokrati bygger på att vi ska kunna vara med och bestämma och då måste vi också veta vad man bestämmer och vad man gör, säger Söderbacka.
Informella diskussioner duger inte
Det som revisionsnämnden tar fasta på är att det saknas dokumentation över kontakter mellan bolagen och stadens ledning.
Att informella kontakter utbyts befriar ingen från skyldigheten att rapportera och dokumentera, skriver revisionsnämnden i sin utvärderingsberättelse för 2018.
Enligt Kull har informella diskussioner alltid förekommit.
- Men det undantar inte att det ska finnas protokoll. Vad som diskuteras bakom låsta dörrar eller i slutna rum är inte en del av demokratin och det protokollförs inte. Där finns ingen insyn för allmänheten, stadsborna eller skattebetalarna.
Kull påpekar att juridiskt sett så finns ingen kommunikation om det inte finns dokumenterat.
- Det behöver finnas en paragraf om att EUK tog del av information från det och det bolaget, säger Kull.
- Det handlar egentligen om att man protokollför och ger skriftliga rapporter så att det skapar genomskinlighet i hela beslutsfattandet inom staden och koncernen, säger Söderbacka.
Några exempel på stadens dotterbolag är Jakobstads Energi, Alerte, Jakobstads hamn, Jakobstads företagsfastigheter.
Ska börja rapportera nu
Enligt stadsdirektör Kristina Stenman ska bolagen nu i större utsträckning börja rapportera till de förtroendevalda.
Två gånger om året ska bolagen avge rapporter som innehåller mer än siffror om till exempel lån och överskott eller underskott.
Samtidigt påpekar Stenman att ett bolags förvaltning är annorlunda ett kommunalt förtroendeorgans.
- Man har inte offentliga protokoll, det finns sådant som man inte kan berätta offentligt.
"Man kan inbilla sig att fler vet"
Enligt Stenman finns en naturlig kontaktyta mellan dotterbolagen och stadens politiker eftersom en stor del av de som sitter i bolagens styrelser samtidigt är förtroendevalda inom staden.
- Vi har ganska låga trösklar mellan förtroendevalda och våra bolag.
Enligt Diana Söderbacka kan det ändå vara bra att försäkra sig om att andra får viktig information.
- Man kan inbilla sig själv att andra har insyn, att jag har pratat med den och den. Men då är det inte hela styrelsen utan mellan enskilda personer.
Stadsstyrelseordförande Owe Sjölund (SFP) säger för sin del att stadens ledning försöker rätta sig efter de påpekanden som kommer fram i revisionsnämndens rapport.
- Revisionsnämnden sätter tummen på saker som borde skötas och som vi har kommit överens om, säger stadsstyrelsens ordförande Owe Sjölund (SFP).
Inom en månad kommer en första rapport från dotterbolagen till stadsstyrelsen, enligt Sjölund.
- Det blir en annan typ av rapporter, ett större informationsutbyte som blir dokumenterat.
Men samtidigt måste man dra en linje, anser Sjölund. Någon detaljstyrning av bolagens verksamhet får det inte bli.
- Någonstans måste man dra en linje, att var går vi in och petar, säger Sjölund.
Två år att åtgärda
En fråga som revisionsnämndens medlemmar ställer sig är varför det har tagit sån tid för stadens ledning att börja be om rapporter och dokumentation från dotterbolagen.
Det är två år sedan Jakobstad godkände koncerndirektiven där det stadgas om till exempel rapportering.
Varför först nu?
- Vi har haft en del processer på gång, dels bolagiseringen av Alerte (2017) och dels har vi från början av det här året gett ut vår ekonomiförvaltning och löneräkning till Mico Botnia och det har varit ganska många förändringar i vår struktur, personer har bytts i centralförvaltningen så det har tagit en tid att utarbeta rutiner men vi hoppas det börjar rulla bra nu, säger Stenman.
Owe Sjölund får samma fråga om varför det tagit så länge.
- Inte vet jag om det tar så länge. Koncerndirektiven godkändes 2017, de förankrades våren 2018 i bolagsstämmorna. Och mellan det har vi haft boksluten.
Kristina Stenman kan också tänka sig ta modell från andra orter för att öka utbytet av information.
- Till exempel Karleby har ett par gånger om året en koncernkväll där olika bolags styrelser och stadens egna förtroendevalda sitter tillsammans och går igenom frågor. Den typen av rutiner tycker jag vi ska utveckla.
Betydelsefulla ärenden tas till större krets
När ska då stadens ledning ta upp ett ärende i till exempel stadsstyrelsen?
Det är förstås till viss del en tolkningsfråga även om det i koncerndirektiven finns riktlinjer om att ett ärende ska vara betydelsefullt ur stadens synvinkel.
Det kan till exempel handla om ekonomiskt stora summor eller ändring av verksamhet.
Stenman säger att hon kontinuerligt håller kontakt med bolagens direktörer för att kunna bedöma vilka ärenden som ska tas upp av staden.
Är Ekofish betydelsefullt eller inte?
Ett aktuellt ärende där Stenman bedömde att hon inte ska ta ärendet till stadsstyrelsen eller sektionen handlar om bolaget Ekofish.
De grönas fullmäktigeledamot Anna-Maja Lyyra har skriftligt ställt frågor kring hur det gick till då dotterbolaget Jakobstads hamn beslöt att arrendera ut ett område till Ekofish.
Lyyra påpekar i sitt skriftliga spörsmål att stadens dotterbolag ska konsultera koncernledningen i stora frågor innan beslut tas.
Men det har varit tyst kring detta tills arrendeavtalet var ett faktum, skriver Lyyra, trots att fiskodlingen väckt debatt och många stadsbor är oroade för hur fiskodlingen kan komma att påverka vattenkvaliteten.
Lyyra vill veta hur stadsstyrelsen behandlat ärendet och om man följt stadens koncerndirektiv.
Ärendet har inte behandlats i stadens organ.
- Det finns alltid en gråzon för vad kriterierna är för vad som är betydelsefullt. En del kan förstås tänka att det är ett principiellt stort ställningstagande, säger Stenman.
Enligt Bjarne Kull kan besluten som tas i bolagen vara väldigt viktiga för stadens invånare och de har kanske åsikter som borde beaktas.
- Beslut fattas som berör stadens befolkning och besluten kan vara väldigt viktiga.
Enligt Kull finns det två-fem fall som allmänheten har reagerat mot och där han anser att folk borde ha fått kännedom om vad som pågår. Han vill inte specificera vilka ärenden det handlar om.
Uppdatering 8.10 kl 13:45
Stadsstyrelsen i Jakobstad avfärdar kritiken mot hamnens arrendekontrakt med Ekofish. Enligt stadsstyrelsen gjorde
Hamnbolaget inget fel när de lät bli att informera stadsstyrelsen om planerna på ett arrende.
Jakobstads Hamn har rätt att utarrendera områden för ändamål som gagnar hamnverksamheten och det finns sammanlagt 22 arrendeavtal där Jakobstads Hamn är arrendegivare.
Eftersom arrendeavtalet med Ekofish hör till hamnens normala verksamhet, så står det inte i strid med stadens koncerndirektiv och hör inte till de ärenden där koncernledningens ståndpunkt bör inhämtas, skriver Anne Ekstrand i beredningen av ärendet.