Vantaan kaupungin henkilöstöhallinnossa seurattiin viime vuonna tiiviisti uutisointia Helsingin kaupungin palkanmaksuongelmista.
Vantaa siirtyi viime lokakuussa samaan Sarastia-järjestelmään, jonka käyttöönotto viime huhtikuussa johti Helsingissä tuhansiin palkkavirheisiin. Sarastia on ollut jo aiemmin käytössä Espoossa.
Vantaan henkilöstöjohtajan Kirsi-Marja Lievosen mukaan kaupunki on tehnyt kaikkensa, että Helsingin kaltaiselta sotkulta vältytään. Lievonen oli elokuun alussa yhteydessä Helsinkiin kuullakseen, mikä meni vikaan.
– Ainahan on fiksua oppia kaverilta, ettei tarvitse itse kantapään kautta lähteä kokeilemaan, Lievonen sanoo.
Sarastia-järjestelmä on Vantaalla ristitty Hertaksi. Nyt järjestelmän vaihdosta on kulunut kolmisen kuukautta, ja projektin onnistumista uskaltaa jo arvioida.
Opetusalalla isoimmat haasteet
Henkilöstöjohtaja Kirsi-Marja Lievosen mukaan Vantaa onnistui Herttaan siirtymisessä hyvin. Joitain palkkavirheitä on ollut, mutta määrissä ne ovat kaukana Helsingin tasosta.
Kuten Helsingissä, eniten puutteita on ilmennyt keikkatyötä tekevien palkoissa, etenkin erilaisissa palkkalisissä.
Lievosen mukaan Vantaalla ei ole erillistä tilastoa palkkavirheiden määrästä.
– Eniten epäselvyyksiä on ollut siinä, mihin palkka-ajoon keikkatyöntekijän palkka ehtii. On ollut tilanteita, joissa esihenkilö ei ole ehtinyt kirjata työntekijän työaikoja ja sopimuksia ajoissa, jolloin palkanmaksu on siirtynyt myöhempään palkka-ajoon, Lievonen sanoo.
Vantaalla ajetaan kuukausittain noin 12 000 palkkalipuketta.
Lievosen mukaan itse Hertta-järjestelmän aiheuttamia virheitä ei ole juurikaan tiedossa. Palkkavirheet ovat siis johtuneet vääristä kirjauksista.
Koulutus tärkeintä
Isoin kompastuskivi Helsingissä saattoi olla Lievosen näkemyksen mukaan uuden järjestelmän käytön osaaminen. Vantaalla haluttiin panostaa koulutukseen, jotta Hertta on hallussa työntekijöillä jo järjestelmän käyttöönotossa.
– Järjestimme syys-lokakuussa lukuisia koulutuksia ja teimme ohjeita, joissa huomiota kiinnitettiin siihen, että työntekijät oppivat käyttämään järjestelmää hyvissä ajoin.
Lievosen mukaan Herttaa on koulutettu esihenkilöille erilaisilla tavoilla, koska ihmiset myös oppivat eri tavoilla.
– Joulukuussa meillä oli käytössä Hertta-joulukalenteri. Jokaisesta luukusta tuli niksejä ja vinkkejä Hertan käyttöön kokeneemmilta käyttäjiltä.
Menestysreseptinä ylimääräinen tarkistuspalvelu
Lievosen mukaan erityisesti yhtä onnistumistekijää on ihailtu sekä Helsingissä että Espoossa.
Vantaa otti syksyllä Herttaan siirryttäessä käyttöön ohjelmassa olevan lisäpalvelun, johon esihenkilöt pystyivät lähettämään työntekijöiden uudet työsopimukset tarkastukseen, jonka hoiti Vantaan henkilöstöhallinto.
Oikea palkka siis tarkistettiin jo ennen maksuun siirtymistä.
Lievosen mukaan sähköisessä lisäpalvelussa huomattiin, että virheitä tuli aluksi todella paljon. Virheet saatiin korjattua ennen maksuun menoa, koska tarkastusjärjestelmä oli käytössä.
– Sehän sen totaalisen kaaoksen aiheuttaa, jos väärät palkat siirtyvät maksuun. Jo maksettujen palkkojen korjailu myöhemmin on todella haastavaa. Lisäpalvelulla väistimme tämän ongelman, Lievonen kertoo.
Nyt, kun esihenkilöt ovat oppineet käyttämään järjestelmää paremmin, ei tarkistuksia enää tarvita yhtä laajasti.
Lisäpalvelu ruuhkautui alkusyksystä, mutta tähän reagoitiin ennakkoon muun muassa selvittämällä työntekijöiden ylityö- ja tehtävänvaihtomahdollisuudet etukäteen.
– Sanoisin, että siirtymäprojekti on mennyt Vantaan osalta todella hyvin.
Helsingissä resurssit eivät riittäneet lisäpalveluun
Tarkastustoiminnon mahdollisuus Sarastia-järjestelmässä on tiedossa myös Helsingissä. Helsingin kaupungin palkanlaskennan vakauttamisesta vastaavan johtajan Kirsti Laine-Hendolinin mukaan toiminnon käyttöönotosta on keskusteltu.
– Helsingin työsopimusvolyymeillä tätä toimintoa ei ole toistaiseksi voitu ottaa laajamittaisesti ja keskitetysti käyttöön, Laine-Hendolin sanoo.
Helsingin kaupungilla on hieman alle 40 000 työntekijää.
Helsingissä tuoreimmat tiedot palkkavirheiden määrästä ovat ajalta 9. tammikuuta. Tuolloin kaupungin tiedossa vuodelta 2022 oli noin 6 400 korjaamatonta palkkavirhettä.
Kokonaan puuttuvia palkkoja oli 47 kappaletta. Kokonaan puuttuvat palkat pyritään saamaan maksuun kahden arkipäivän kuluessa. Kaikista Helsingin maksamista palkoista uusien palkkavirheiden osuus oli lokakuussa viisi prosenttia ja marraskuussa neljä prosenttia.
Virheiden määrä on ollut laskusuunnassa. Hyvinvointialueuudistus hidasti korjaustahtia vuodenvaihteessa hieman.
Vahingonkorvauksia maksettu Helsingillä noin 3 200 euroa
Palkanmaksuongelmista johtuen jotkut Helsingin kaupungin työntekijät ovat joutuneet ottamaan velkaa. Kaupungilta on voinut pyytää vahingonkorvausvaatimuksia esimerkiksi velanotosta liittyvien lisäkulujen maksuun.
Laine-Hendolinin mukaan Helsingin kaupungille on saapunut tähän mennessä 18 vahingonkorvausvaatimusta. Vaatimusten euromäärällinen summa on tähän mennessä noin 15 000 euroa.
Tähän mennessä vaatimuksia on ehditty ratkaista 11 kappaletta, ja niiden perusteella on päätetty maksaa työntekijöille vahingonkorvauksia yhteensä noin 3 200 euroa.
Kerro meille kokemuksistasi Vantaan tai Helsingin palkanmaksujärjestelmästä sähköpostilla helsinki@yle.fi. Voit myös keskustella aiheesta 14. tammikuuta 2023 kello 23 asti.