どんな仕事にも締め切りは存在します。ライターであり編集者でもある私は、締切を破る側の立場ででも破られる側の立場ででもジレンマに陥ったことがあります。今回は、相手との関係を損ねずに締切の延期をしてもらう方法をいくつかご紹介します。
なるべく早く連絡する
「おっと、今日の締切には間に合わないわ。来週にしてもらってもいいですか」と言われるほど腹立たしくプロ意識に欠けることはありません。
もちろん病気のような例外はありますが、たいていの場合は、出来上がりが遅くなりそうだと思ったら、なるべく早く相手に知らせるべきです。「今、このプロジェクトを掘り下げているのですが、データ収集に当初予想したより2、3日長くかかりそうです。締切を次の金曜日から翌週に延期して頂けますか」と言われる方が、相手はあなたの状況を把握して目途をつけやすくなります。正当な理由があれば、たいていの人は喜んで締め切りを延期してくれるものです。早めに連絡しましょう。
状況説明は簡潔に
締切に遅れる理由を説明するのはプロ意識の表れです。なぜ予定通りに進んでいないかを簡潔に説明しましょう。その際、誰のことも責めず、犬が病気だとか、コンピューターが壊れているとか、やることが山積しているなどとくどくど言わないようにしましょう。
「あいにく、レポート作成ソフトに問題が発生してしまいました」のような事実の簡潔な概要で一般的には十分です。
選択肢か「おまけ」を出す
私が知るライターの1人にはお気に入りの「締切に遅れます」作戦があります。「私に締切厳守させて私を破滅させるか、締切を延期してくれるか」という選択肢を私に提示するのです。こんなのはどうでしょうか。「予想より時間がかかってしまっているプロジェクトの真っただ中にいます。もし明日原稿をお届けしたら、あなたはお困りになるでしょうか。そうだとしたら、今晩頑張ります。そうでなければ、締切を延期して頂けると大変ありがたいです。明日お届けしますから」。たいていの場合、私なら喜んで締切を延期してあげます。
また、できている分だけ提出することもできます。「報告書の1ページから6ページは今夜までにお届けできますけれども、明日の昼までに10ページ全部をお届けすることもできます」といったようにです。
締切を守れなかったことで誰かを窮地に立たせてしまうなら、相手に与えた不都合の穴埋めとして何ができるか考えましょう。私は締切を逃したライターには、その埋め合わせとして、1つ記事を出してもらうところを2つ出してもらったことがあります。あるいは、クライアントと仕事しているなら、製品やサービスにおまけを付けて届けたり、料金を少し安してあげたりすることもできます。誰かを一度困らせてしまっても、その人を別の方法で助ければ良い印象を残せて過去の過ちから脱して前進できます。
プロ意識と感謝を表す
締切を破られる側に立ったことがあれば、それがどれほど痛いことかわかっています。だから締切の延期をお願いするときは感謝の気持ちを表しましょう。美辞麗句は不要です。「今回は例外としてお認め頂いて心からありがたく思っています。二度とこのようなことは起きないように致します」で十分です。
それから、新しい締切をセットしたら必ず守ることです。遅延している仕事が正確にいつ仕上がってくるかが相手にわかれば、あなたはプロとして信頼されるでしょう。曖昧に「締切を延期してくれますか」と言わず「火曜日までに提出することで宜しいでしょうか。午後5時までには、あなたのインボックスに届いているように致します。なるべくそれより早くしたいとは思っていますが」と言ってみてください。そして、必ず、そうなるようにしましょう。
めったに無いようにする
最善のアドバイスは、締切破りを習慣化しないようにする、ということかもしれません。私が常日頃より信頼しているライターは1回だけ締切延期を頼んできました。私は喜んでOKしました。でも、いつも遅れる人には、パスはどんどん出しづらくなります。
常に早め早めでいられる私のお気に入りの裏ワザは、実際の締切より1日か2日早い偽物の締切日を自分のために設定することです。カレンダーに印をつけてもいいでしょう。そうすれば、脳が騙されて締切日を実際より2、3日早く考えます。その偽締切日を守れば、常に安全です。
これなら、たとえ食あたりになっても締切は守れます。
What to Do When You Know You're Going to Miss a Deadline｜The Muse
Adrian Granzella Larssen（原文／春野ユリ）
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