Projektansatz

Armando Gutiérrez Arroyo - Registriernummer 2846070

Campus der Tec Milenio Universität Chihuahua
Prof. Guillermo Daumas Muller
14.04.2018
 Dgi creative studio

Av. Mirador 7312-12 Residencial Campestre Washigton

Integrierte Marketing- und Designdienstleistungen
Regisseur: Juan González González
T. mailto:jgonzalez@dgi.com.mxmailto:jgonzalez@dgi.com.mx4232345 jgonzalez@dgi.com.mx
Obwohl DGI ein etabliertes und konsolidiertes Unternehmen ist, glauben wir fest daran, dass

es immer Raum für Verbesserungen gibt. Eines der größten Hindernisse in der DGI ist der

Informationsfluss zwischen dem Kunden und dem Kreativteam. Dieser Teil des

Produktionsprozesses ist einer der zeitaufwändigsten und frustrierendsten, sowohl für die

Designer, das Marketingteam als auch für die Kunden selbst.

Man ist der Ansicht, dass vom Beginn der Projektrecherche bis zum Erhalt der Informationen

und/oder des Feedbacks des Kunden eine striktere Organisation erforderlich ist.

Als Projekt wird die Entwicklung einer digitalen Plattform zur Unterstützung der

Projektmanagementprozesse vorgeschlagen.

Dgi hat eine lange Geschichte und ein großes Gewicht in der Chihuahua-Designszene. Das

1997 von Juan González González gegründete Unternehmen wurde von der Fachzeitschrift

Merca 2.0 acht Jahre in Folge in die Liste der 200 besten Agenturen des Landes

aufgenommen.

In seinen 20 Jahren hat er Marketing- und Designdienstleistungen für Unternehmen wie

Grupo Bafar, Grupo Cementos de Chihuahua, Grupo Ruba, Pizza del Rey, Union Progreso,

Tec de Monterrey, Tec Milenio, Abison Burke und andere erbracht. Ein Teil des Erfolgs der

Agentur liegt in der sorgfältigen Auswahl ihres Teams, das stets auf hochqualifizierte

Fachleute mit umfassender Erfahrung in ihrem jeweiligen Bereich setzt.

Sie hat die Effizienz, die die Agentur auszeichnet, miterlebt und mitgestaltet. Allerdings weiß

man auch aus erster Hand, welche Mängel verbessert werden können, damit der Prozess der
Erstellung, Produktion und Lieferung für alle Beteiligten schneller und besser organisiert

abläuft.

Dieses Projekt sieht die Entwicklung einer digitalen Plattform vor, die über unsere Website

und eine mobile App zugänglich ist. Es wird dazu dienen, alle Aspekte des

Projektmanagements zu rationalisieren.

Zu diesem Zweck wird eine aktive Kommunikation mit den Design- und Marketingmitarbeitern

sowie mit den Kunden aufrechterhalten, die Feedback zum Forschungs- und

Projektplanungsprozess geben.

Das Budget beträgt $100.00,00 und ist direkt für die Entwicklung der digitalen

Projektmanagement-Plattform vorgesehen.

Wie bereits erwähnt, ist das größte Problem der DGI die Kommunikation, vor allem mit den

Kunden, die die erforderlichen Informationen nicht rechtzeitig bereitstellen. Diese Situation

führt auch zu einem internen Problem bei der Verwaltung von Projekten, da die Lieferzeiten

nicht mehr synchron sind, was das ursprüngliche Gantt unbrauchbar macht und zusätzlichen

Stress in der Agentur verursacht.

Der Vorschlag besteht darin, eine interaktive Anwendung zu entwickeln, die Informationen

und Zeit verfolgt, so dass beide Parteien immer über den Prozess und den Status des

Projekts informiert sind.

In erster Linie soll es eine Art Zugang zum Kunden geben, die Anwendung soll sehr visuell

und intuitiv sein, sie soll einen schnellen und direkten Austausch zwischen der Agentur und

den Kunden ermöglichen.

In dieser ersten Phase würde die App ein vereinfachtes Formular anbieten, das der

Interessent von einem Gerät seiner Wahl aus ausfüllen kann, wodurch dieser Teil der

Bewerbung immersiver und kohärenter wird und die Vielzahl von E-Mails und Anrufen, die

manchmal schwer zu ordnen und zu verwalten sind, beiseite gelassen werden.

Innerhalb der Anwendung würde jedes Projekt seinen eigenen Bereich haben, der auf

unserem eigenen Server gehostet und von der Benutzeroberfläche genutzt wird, um die

einzelnen Abschnitte zu versorgen, in die es unterteilt wird. Alle Beteiligten sollen schnell,

direkt und übersichtlich in Echtzeit über den Stand des Projekts informiert werden.

Die Erstellung von Gantt-Diagrammen würde rationalisiert und für die Mitarbeiter der Agentur

einfach zu handhaben sein, mit der Möglichkeit, beide Parteien über Fristen und wichtige

Termine (wie Termine, Sitzungen, Präsentationen usw.) zu informieren. Dadurch wird der

Kunde motiviert, seine Rolle als wesentlicher Bestandteil des Prozesses wahrzunehmen und

die Informationen auf einfache, intuitive und benutzerfreundliche Weise zu liefern. Die Idee

ist, dass die Bereitstellung der für eine wirksame Umsetzung erforderlichen Daten und

Rückmeldungen von überall aus erfolgen kann, und zwar zu dem Zeitpunkt und zu der

Uhrzeit, die für den Kunden am günstigsten sind.

Dies würde ein freundliches, interaktives und unterhaltsames Umfeld schaffen; das Team

würde konzentriert und geleitet bleiben, jedes Mitglied hätte exklusiven Zugang zu den
Abschnitten des Projekts, an denen es arbeitet, und zusätzliche Mitglieder könnten bei Bedarf

eingeladen werden.

In diesem Sinne denke ich, dass es einfacher wäre, den Fokus und die Effektivität

aufrechtzuerhalten, da der Mangel an Organisation in der Agentur in der Regel auf die große

Anzahl von Projekten zurückzuführen ist, die gleichzeitig bearbeitet werden, wobei

verschiedene Teammitglieder ein- und ausgehen (was manchmal zu einer großen Diskrepanz

zwischen dem ursprünglichen grafischen Ansatz und dem, was am Ende geliefert wird, führen

kann).

Durch die Kontrolle der mit der Anwendung aufgeworfenen Fragen konnten wir in den

Projekt-Gantt eine Testphase einbauen, in der die Medienanwendungen getestet und vor

ihrer Einführung Änderungen vorgenommen werden konnten, wodurch das Risiko eines

ungünstigen Ergebnisses verringert wurde.

 Tecmilenio Universität
Campus Chihuahua

KONSTITUKTIONSAKTE des Projekts:

Optimierung des Produktionsprozesses in der Marketing- und Designagentur DGI

durch den Aufbau einer digitalen Projektmanagement-Plattform.

An: DGI Estudio Creativo SC

Berater des
Datum Projektleiter: Unternehmens: Student:
28/03/201 Armando Gutiérrez Juan González Armando
8 DGI-Kreativstudio DGI-Kreativstudio Gutiérrez
Av. Mirador 7312-12 DGI-Kreativstudio
Campestre Wohnanlage
Chih, Mexiko, C.P.
31215

Zweck oder Rechtfertigung des Projekts:

Das Hauptziel des Projekts ist die Optimierung des Produktions- und Kreativprozesses

innerhalb der Agentur, die Verbesserung der Organisation der Aktivitäten und die schnellere

und praktischere Erfassung und Entgegennahme von Informationen und Ergebnissen durch

Mitarbeiter und Kunden.

Dies wird das Ergebnis der Entwicklung und Implementierung einer digitalen

Projektmanagement-Plattform sein, die zu diesem Zweck entwickelt wurde.

Beschreibung des Projekts:

Es wird eine Umstrukturierung des Projektmanagements vorgenommen.

 Zunächst wird die derzeitige Effizienz und Reaktionsgeschwindigkeit der Mitarbeiter bewertet,

um Verbesserungsmöglichkeiten und Hindernisse zu ermitteln, die den kreativen Prozess

bremsen. Diese Parameter werden untersucht, um die Planung der Aktivitäten, die

Kommunikation mit den Kunden und den Service nach dem Projekt zu verwalten.

 Anhand der gesammelten Informationen wird ein Projektmanagementkonzept über eine

digitale Plattform vorgeschlagen, die ausschließlich für das Unternehmen entwickelt wurde (mit

dem Ziel, es in der Werbe- und Kreativbranche in der Stadt zu vermarkten).

 Das Budget für die Programmierung und Umsetzung der digitalen Plattform wird analysiert.

 Dieser Haushaltsplan wird zur Genehmigung vorgelegt. (Die Durchführbarkeit der Investition

wurde bereits vor Beginn des Projekts geprüft).

 Im Falle einer Genehmigung wird mit der Programmierung der Plattform begonnen, andernfalls

wird die Plattform zu einer kleineren Plattform umgestaltet oder es wird eine allgemeine

kommerzielle Plattform vorgeschlagen.

 Testphase: Mit dem Fortschreiten der Programmierung wird die Plattform in die Beta-Phase

überführt, die sowohl im internen Netz der DGI als auch in einer für Mitarbeiter und Kunden

konzipierten App verfügbar sein wird.

 Abschluss der Entwicklung der digitalen Plattform

 Implementierung der Plattform im Unternehmen und bei den Kunden.

 Messung der Ergebnisse, Vergleich mit den Ausgangsparametern.

Messbare Projektziele:

Es wird erwartet, dass durch die Optimierung der Effizienz der Kommunikation und des

Informationsaustauschs zwischen den beteiligten Parteien die folgenden Ziele durch die neue digitale

Plattform erreicht werden:

 Erhöhung von 3 auf 5 Konten pro Designer.

  Verkürzung der endgültigen Lieferfrist bei Branding-Projekten von 3 Monaten auf 1 Monat.

 Implementierung einer digitalen Plattform, die den Austausch von Dateien, Informationen,

Feedback, Gant-Grafiken usw. ermöglicht. Die beteiligten Designer und Vermarkter sowie die

Kunden haben über eine spezielle Plattformseite und eine App Zugang zu dieser Plattform,

über die sie in ständiger und unmittelbarer Kommunikation stehen können.

 Der Forschungs- und Entwicklungszeitraum beträgt 18 Monate und beginnt mit dem Tag der

Genehmigung des Projekts.

 Die endgültige Investition wird nicht mehr als 100.000,00 $ betragen.

Hochrangige Anforderungen:

1. die Genehmigung des Haushalts und der Ausführung: LDG Juan González González.

2.- Genehmigung der Anwendung und der digitalen Plattform in Bezug auf Design und Nutzung: LDG:

Hilda Casas
Beschreibung des Projekts und seiner Grenzen auf hoher Ebene:

Ziele des Projekts Erfolgskriterien Genehmigender

Umfang:
 Verringerung von Erhöhen Sie die Anzahl LDG Juan González
Ineffizienzen beim der Konten pro Designer González González
Empfang und bei der von 3 auf 5.
Übermittlung von
Informationen. Verkürzung der LDG Juan González
 Verkürzung der Lieferzeiten für Branding- González}
Projektlaufzeit Projekte
 Einführung einer
digitalen Entwicklung und
Kundenkommunikati Umsetzung LDG Juan González
onsplattform González González
Wetter
 Vorläufige Monate 1, 2 und 3 LDG Juan González
Fehleruntersuchung González González
und Erfahrung im
Projektmanagement Monate 4,5,6
 Beginn der LDG Juan González
Entwicklung der App Monate 6,7,8 González González
und erste Beta- Monate 9, 10, 11
Phase
 Beta-Tests LDG Juan González
 Rekonfigurieren Sie González González
die Plattform Monate 12, 13, 14
entsprechend der
ersten Testphase. Monate 14-18 LDG Juan González
 Zweite Testphase González González
 Endgültige
Umsetzung und
Ergebnismessung LDG Juan González
González González
Kosten:
• Erste Zahlung für den $50,000.00 LDG Juan González
Beginn der Entwicklung González González
der Plattform
• Zweite Zahlung nach $50,000.00
Abschluss der LDG Juan González
Durchführung González González

Zusammenfassung der Meilensteine: Verfallsdatum:

Einleitung der Informationsbeschaffung über den Prozess Monat 1
Kundenbefragungen Monat 2
Vorläufiger Entwurf der Plattform Monat 4
Beginn der Entwicklung Monat 6
Erste Testphase Monat 8
Beginn der Plattformänderungen Monat 11
Zweite Testphase Monat 14
Umsetzung Monat 15
Messung der Ergebnisse Monat 18

Hochgradige Risiken:

 Die Verschiebung der Entwicklung durch das beauftragte Unternehmen.

 Verlangsamung des Arbeitsablaufs in den Testphasen

Geschätztes Budget:

$100,00.00

Der zugewiesene Projektleiter, seine Verantwortung und seine Befugnisse:

Der Projektleiter ist Lic. Armando Gutiérrez, leitender Kreativer bei DGI estudio creativo, der in drei

bestimmten Momenten des Geschäfts-Tetramestre direkten Kontakt mit dem Projektberater des

Unternehmens halten wird:

a. In der zweiten Woche. Validierung der Einleitung des Projekts und der anschließenden

Kontaktaufnahme zwischen den beiden Parteien.

b. Am Ende von Woche 6, um gemeinsam die Fortschritte zu überprüfen und den Schüler

gegebenenfalls neu zu orientieren.

c. Zu Beginn der Woche 13 (Abschluss), um den erwarteten Umfang des Projekts zu bestätigen

und den Abschluss des Projekts im Hinblick auf den akademischen Prozess des Schülers zu

organisieren.

d. Auf Wunsch des Unternehmens können zusätzliche Sitzungen abgehalten werden.

Name und Ebene des Beraters des Unternehmens oder derjenigen, die die Projektcharta genehmigen, sowie
deren Verantwortung und Befugnisse:

Der Berater des Unternehmens ist LDG Juan González González, Direktor, der von dem

Unternehmen, in dem der Student während des Wirtschaftstrimesters seinen Aufenthalt verbringt,

beauftragt wird, die dem Studenten zugewiesenen Aktivitäten zu kombinieren. Der

Unternehmenskoordinator verpflichtet sich zu:

1. Widmen Sie den Studenten der Universität Tecmilenio, die an dem Programm teilnehmen,

Zeit.

2. Stellen Sie den teilnehmenden Schülerinnen und Schülern den erforderlichen Raum und die

notwendigen Ressourcen für die Durchführung der zugewiesenen Aktivitäten zur Verfügung.

3. Bereitstellung der erforderlichen Einweisung für die Studierenden in Bezug auf die Mission, die

Vision, die Werte und die Vorschriften des Unternehmens.

4. Bereitstellung von logistischer und informationeller Unterstützung bei der Entwicklung des
 Programms, um die Erreichung der Ziele zu erleichtern.

5. Sie sind für die Überwachung der Aktivitäten der Studenten im Unternehmen verantwortlich.

6. Verfolgung der Anwesenheit der Studenten anhand der von der Universität Tecmilenio

entwickelten Logbuchformate.

7. Respektieren Sie das Eigentum und die Urheberrechte der Universität Tecmilenio und des

Unternehmens selbst und setzen Sie diese durch.

8. Regelmäßige Bewertung der Studenten, die an dem Programm teilnehmen, in

Übereinstimmung mit dem akademischen Kalender der Universität Tecmilenio, in den

Formaten, die zur Erfüllung dieses Ziels festgelegt wurden.

9. Überprüfung und gegebenenfalls Genehmigung des von jedem Schüler erstellten

wöchentlichen Tätigkeitsprotokolls, das dem Projektleiter ausgehändigt wird.

10. Entgegennahme und Bewertung von Präsentationen über die Fortschritte der Schüler, falls

erforderlich.

11. Vereinbarungen mit dem Projektleiter über alle vorhersehbaren oder unvorhersehbaren Fragen

im Zusammenhang mit dem Programm treffen.

Zulassungen.

Projektleiter Projektbetreuer

von: Armando Gutiérrez Arroyp von: Juan González González

Titel: Senior Creative DGI Titel: Direktor DGI

Liste der interessierten Parteien:

Name Beitrag Bereich Kontaktangabe Ebene der Klassifizierung

n Autorität der Stakeholder
Hilda Casas Senior Designer Gestaltung hcasas@dgi.com Vollständiger Kernprojektteam
.mx Zugang zur
Entwicklung
Sajaro Palma Senior Designer Gestaltung spalma@dgi.com Vollständiger Kernprojektteam
.mx Zugang zur
Entwicklung
Jaqueline Marketing Marketing marketing@dgi.c Vollständiger Kernprojektteam
Barraza Junior om.mx Zugang zur
Entwicklung
Aldo Lopez Kommunikativ Marketing alopez@dgi.com. Vollständiger Kernprojektteam
mx Zugang zur
Entwicklung
Karla Delgado Marktkoordinator Kunden karladelgado@s Eingeschränkter Benutzergruppen
anfranciscocc.co Zugang zu Tests
m
Irma Lopez Marktkoordinator Kunden irmac@ruba.com Eingeschränkter Benutzergruppen
.mx Zugang zu Tests
Ricardo Lopez Marktkoordinator Kunden ricardol@agenci Eingeschränkter Benutzergruppen
 allantera.com.mx Zugang zu Tests
Flor Holguin Koordinatorin für Kunden fholguin@fechac. Eingeschränkter Benutzergruppen
Kommunikation org Zugang zu Tests
Ana Gascón Marktkoordinator Kunden agascon@union Eingeschränkter Benutzergruppen
progreso.com.mx Zugang zu Tests

Projektanforderungen:

 Information / Benchmarking / klare Identifizierung von Kommunikations- und

Lieferproblemen im kreativen Prozess - Endprodukt.

 Ergebnisse von Kundenbefragungen.

 Haushalt 100.000 $

 Beauftragung einer spezialisierten Software-Agentur.

 Die anfängliche Entwicklung der Plattform.

 Vorläufige Umsetzungs-/Beta-Testphase. Ergebnisse.

 Neukonfiguration der Plattform entsprechend dem Input des Designteams und der

Kunden.

 Zweite Testphase mit zufriedenstellenden Ergebnissen.

 Endgültige Umsetzung.

 Abschließender Überwachungsbericht.

Projektbedingte Einschränkungen:

 Die Kosten sollten $100.00 nicht überschreiten. Sollte sich eine Situation ergeben, die

diese Beschränkung beeinträchtigt, muss der Umfang neu festgelegt werden, um das

Projekt an das Budget anzupassen.

 Die Entwicklungs- und Umsetzungszeit sollte 18 Monate nicht überschreiten.

  Am Ende des Projekts steht eine personalisierte Plattform für das Team und für die

Kundengruppe, mit der der Produktionsprozess der Agentur gesteuert wird. Eine

Kommerzialisierung der Plattform sollte im Rahmen dieses Projekts in keiner Weise

angestrebt werden.

Annahmen und Abhängigkeiten

 Ausfall in der ersten Testphase: Bei einem erheblichen Ausfall oder einem Ausfall, der

als weniger geeignet für das derzeitige System angesehen wird, kann das Projekt für

eine umfangreichere Neukonfiguration als geplant verlängert werden. In diesem Fall

sollte das Budget überprüft werden, da es möglich ist, dass das beauftragte

Unternehmen für eine höhere Rekonfiguration / Neuprogrammierung als erwartet

zusätzliche Kosten berechnet.

 Die Reaktionszeit der Kundengruppe: Da es sich um eine der wichtigsten Situationen

handelt, die es zu entschärfen gilt, wird erwartet, dass das Feedback der Kunden mit

dem Zeitplan der Projektentwicklung übereinstimmt; sollte sich diese Zeit jedoch

verlängern, sollte die restliche für die folgenden Phasen vorgesehene Zeit kurz

überdacht werden.

 Wenn eine der oben genannten Situationen zu einer Verringerung des

Entwicklungsbudgets führen würde, könnte man in Erwägung ziehen, nur die mobile

App zu erstellen, um die Kosten für eine Desktop-Implementierung zu vermeiden.

Umfang des Projekts:

Das Hauptziel des Projekts ist die Optimierung des Produktions- und Kreativprozesses
innerhalb der Agentur, die Verbesserung der Organisation der Aktivitäten und die schnellere

und praktischere Erfassung und Entgegennahme von Informationen und Ergebnissen durch

Mitarbeiter und Kunden.

Das Ergebnis ist die Entwicklung und Implementierung einer zweckmäßigen digitalen

Projektmanagement-Plattform, die in mehreren Schritten mit einem Budget von höchstens

100.000 Dollar entwickelt werden soll.

Das Projekt wird angenommen, wenn nachgewiesen werden kann, dass:

Die entwickelte Plattform wird die Kapazität des Kreativteams erhöhen,

Es wird die Effizienz (gemessen in Zeit) des Kundenforschungs- und

Kommunikationsprozesses erhöhen.

Es wird dazu beitragen, die Informationstransaktionen zwischen dem Team und dem Kunden

besser zu kontrollieren.

Ergebnisse:

Maßgeschneiderte digitale Plattform für den Kreativprozess der Agentur DGI estudio creativo.

Anwendbar als Desktop-App und für mobile Geräte.

EDT: