Redes sociales y marketing 2. COMM092PO

implementación.

Unidad de Aprendizaje 1

El protocolo en la empresa

Contenido

1. Introducción

2. Concepto de protocolo

3. Tipos de protocolo

4. Resumen

Objetivos

El objetivo general de esta Unidad de Aprendizaje es:

Determinar cómo hay que aplicar el protocolo en las diferentes situaciones y contextos.

Los objetivos específicos de esta Unidad de Aprendizaje son:

Definir el concepto de protocolo.

Describir los distintos tipos de protocolos que se implantan hoy en día.

Identificar qué aspectos relacionados con la empresa y el personal de la misma están determinados por el protocolo.

Determinar la utilidad y la importancia del protocolo empresarial en las organizaciones.

Detallar las normas que componen el protocolo en el mundo online.

1. Introducción

El protocolo es el conjunto de normas que rigen el día a día, siempre que haya interacción con otras personas o instituciones. Por eso, es importante tener en cuenta qué es exactamente el protocolo, en qué instituciones se lleva a cabo y cuáles son sus peculiaridades.

En esta unidad se tratará el concepto de protocolo, definiéndolo y analizando su significado, gracias al estudio de su origen. Además, se diferenciarán los distintos tipos de protocolo que existen hoy en día, para aportar una visión más amplia del mundo protocolario.

Por último, se profundizará en el concepto de protocolo empresarial, el más importante para las empresas, pues es ya un elemento indispensable de cualquier organización, independientemente del entorno en el que desarrolle su actividad. Así, se verán también las cualidades y valores que este tipo de protocolo aporta a una institución.

Para el desarrollo del contenido nos basaremos en el caso de María, una joven Graduada en Marketing, que se incorpora por primera vez al mundo laboral y va a trabajar en una agencia de publicidad.

2. Concepto de protocolo

HILO CONDUCTOR

María es una joven Graduada en Marketing que va a empezar a trabajar para una conocida agencia de publicidad de su ciudad. Al ser su primer trabajo y, sobre todo, al ser su primer trabajo en una oficina como tal, está preocupada por el protocolo que ha de seguir. ¿Pero qué es exactamente el protocolo?

De manera general, el protocolo se define como un conjunto de condiciones legales y normas que rigen la celebración de los actos oficiales y de los actos privados, condicionado por las tradiciones y costumbres de la sociedad.

A grandes rasgos, el protocolo es el conjunto de pautas básicas que se aconseja seguir para llevar a cabo una correcta organización y desarrollo de un acto.

DEFINICIÓN

Protocolo

Es la regla ceremonial diplomática o palatina establecida por derecho o costumbre.

El protocolo se implanta entonces como resultado de una necesidad social, pues establece cómo deben desarrollarse todos los actos importantes que se llevan a cabo en la sociedad. Por tanto, la sociedad no se puede entender sin protocolo, ya que su aparición data del mismo momento en el que los individuos deben convivir en sociedad, relacionándose entre sí.

El protocolo rige todas las conductas de la sociedad.

NOTA

La primera vez que se tuvo constancia de las primeras normas de protocolo escritas fue en el año 1750 a. C., recogidas en el Código de Hammurabi.

SABÍAS QUE...

El origen de esta palabra proviene del latín, del vocablo protocollum. Aunque esta, a su vez, proviene del griego protókollom. Así, en sus orígenes, esta palabra hacía referencia a la primera hoja que aparecía al principio de un manuscrito, en la que había anotaciones referentes a su contenido y que le daban autenticidad al mismo.

Se pueden diferenciar tres partes esenciales que nacen del concepto de protocolo, tanto de las personas como de los símbolos:

Orden

Es lo que determina la precedencia con respecto a los demás, es decir, el orden o jerarquía que ocupa alguien con respecto a otra persona, lo que permite que los actos no sean un caos.

Lugar

Dependiendo del puesto que tiene la autoridad o el símbolo dentro del ordenamiento, o el protagonismo que deba tener en ese acto, se le situará en un lugar o en otro. De hecho, los espacios en los que se llevan a cabo los actos protocolarios tienen zonas más relevantes que otras.

Tratamiento

Se debe tratar al resto como corresponde, como muestra de respeto y de reconocimiento del cargo que se ocupa o de la condecoración que se tenga otorgada, entre otros.

ACTIVIDAD COMPLEMENTARIA

1. Reflexiona sobre la importancia y la necesidad del protocolo en la sociedad. ¿Por qué crees que es necesario o no lo es? ¿Crees que funciona, que es útil?

3. Tipos de protocolo

HILO CONDUCTOR

Antes de incorporarse al trabajo, María decide conocer más a fondo los distintos tipos de protocolo, así se asegura de comportarse correctamente en la empresa, puesto que ya ha dejado atrás la etapa universitaria y quiere empezar con buen pie en esta nueva etapa de su vida.

Dado que el concepto de protocolo está presente en todas las áreas en las que se desarrolla cualquier actividad social, es necesario entender y reconocer que hay distintos tipos de protocolos, en función del ámbito en el que se van a aplicar las normas establecidas.

A priori, existen los siguientes tipos de protocolo, todos ellos con unas características bien diferenciadas y con un grado de exigencia mayor o menor:

3.1. Protocolo empresarial

El protocolo empresarial es el que rige las normas de actuación dentro de una empresa.

De manera más específica se puede definir como el código tácito que define la manera de interactuar con los distintos miembros de una empresa, cuyos antecedentes se encuentran en su cultura, y que marca las pautas en relación a los siguientes aspectos:

Estilo de comunicación

Imagen y presentación personal

Respeto a la jerarquía

Cortesía telefónica

Manejo de la red y de las herramientas de trabajo

EJEMPLO

El protocolo empresarial establece en algunas empresas la ropa que deben llevar los empleados. Son muchos los casos en los que se han de recurrir a uniformes o a una ropa especial.

3.2. Protocolo diplomático e internacional

Tanto el protocolo diplomático como el internacional responden al comportamiento que se desarrolla en una esfera de la sociedad más elevada, esa que tiene que ver con los estados y autoridades.

Por tanto, se entienden estos del siguiente modo:

3.3. Protocolo social

El protocolo social es el más común, es el que todo el mundo tiene interiorizado y el que se conoce casi a la perfección sin apenas haber reparado en él.

EJEMPLO

Por ejemplo, dar la mano o dos besos a alguien que se acaba de conocer es un acto casi rutinario que está dentro del protocolo social.

Se puede definir como el conjunto de normas que hacen referencia al saber estar de los individuos, y que, aunque no son de obligado cumplimiento, se aplican en todos los eventos y acontecimientos sociales. De hecho, todos los participantes que forman parte de dicho evento o acontecimiento aceptan y siguen esas normas.

El protocolo social también se cumple en los actos de empresa.

3.4. Protocolo deportivo

El protocolo deportivo es el relacionado con el deporte y todos los actos que tienen lugar alrededor del mismo. Este protocolo es el conjunto de normas establecidas con las que se pretende armonizar y lograr que convivan todos los asistentes y entidades de manera acorde, pudiendo llegar a un consenso de comportamientos y actuaciones en beneficio del evento.

El protocolo deportivo también hace referencia a las celebraciones de los actos deportivos, su organización y todo lo que ello conlleva.

(© Fotografía: De Visu / Shutterstock.com)

3.5. Protocolo universitario

Como su propio nombre indica, el protocolo universitario es el que pertenece a la esfera del ámbito universitario; todo lo relacionado con clases, profesores y facultades. Así, el protocolo universitario puede definirse, en palabras de Dolores del Mar Sánchez, experta en Historia del Ceremonial y del Protocolo, como la guía procedimental que establece cuál es el orden de celebración de un acto o evento en la universidad.

Gracias al protocolo universitario se establecen algunas pautas de conducta y comportamiento, especialmente aquellas que tienen que ver con las muestras de respeto jerárquicas.

El protocolo universitario también hace referencia al comportamiento y la vestimenta que se debe tener en las aulas.

3.6. Protocolo eclesiástico

Otro de los protocolos más comunes y conocidos es el protocolo eclesiástico, aquel que está relacionado con las instituciones religiosas y sus actos.

De manera más concreta, el protocolo eclesiástico lo conforman las normas que rigen todos los actos y celebraciones litúrgicas. Es uno de los protocolos más rigurosos y se sigue de manera estricta desde que se implantó hace ya siglos.

El protocolo eclesiástico está presente en todas las religiones.

ACTIVIDAD COMPLEMENTARIA

2. Escoge tres tipos de protocolo y pon un ejemplo de cada uno de ellos. ¿En qué situación se aplican esos protocolos y cómo se refleja? ¿Has respetado y seguido en alguna ocasión alguno de ellos?

TAREA 1

Laura es la directora de comunicación de una empresa y se le ha pedido que les haga a sus trabajadores una breve formación sobre protocolo, centrándose sobre todo en el protocolo empresarial. Es el momento de preparar la información que les va a dar, por lo que para ello ha decidido que, primero, dará una breve introducción sobre el concepto de protocolo, explicando los distintos tipos que existen (para que así los compañeros tengan una base y entiendan bien todos los conceptos) y, finalmente, les hablará más detalladamente sobre el protocolo empresarial.

Es el momento de empezar a redactar la información. En base a esto, indica qué información deberá aportar Laura, definiendo qué es el protocolo y qué tipos de protocolo hay. Deberás hacer especial hincapié en el protocolo empresarial, identificando los aspectos relacionados con la empresa y el personal de la misma que están determinados por el protocolo.

4. Protocolo en la empresa

HILO CONDUCTOR

Ahora sí, María ha dado con el protocolo que más le interesa y el que más le va a ayudar. ¿Qué normas recogerá exactamente este protocolo? ¿Por qué es importante para su empresa?

Está nerviosa, ¿lo aplicarán rigurosamente los demás compañeros?

Como has visto, existen diferentes tipos de protocolo, cada uno de ellos con sus propias características.

A continuación, se abordará de manera más amplia el concepto de protocolo en la empresa o protocolo empresarial.

DEFINICIÓN

Protocolo empresarial

Reglas sociales y formales que tienen que ser cumplidas en una empresa. Dichas reglas conforman las pautas y los límites en los que se mueve la compañía en la que se aplican.

Es importante tener en cuenta que el protocolo en la empresa no solo regula el comportamiento interno, sino también el comportamiento que se ha de tener hacia el exterior. Es decir, al final de cuentas regula todo el comportamiento que tenga que ver con la empresa, indistintamente de hacia quién o qué vaya dirigido.

IMPORTANTE

Gracias al protocolo se fijan unas normas de convivencia que afectan a los empleados y unos criterios de comunicación también de puertas para afuera.

De este modo, los protocolos empresariales son muy útiles y necesarios en las empresas porque ayudan a planificar, desarrollar y controlar todas las acciones que se llevan a cabo, las cuales irán siempre enmarcadas en unos rasgos comunes.

4.1. ¿Para qué sirve el protocolo empresarial?

El protocolo empresarial presenta una serie de utilidades para la empresa, que le ayudarán a alcanzar los siguientes objetivos:

De manera resumida, estas son las utilidades que presenta hoy en día el protocolo empresarial:

Organización

El protocolo hoy en día supone un componente de organización imprescindible para la empresa, ya que se convierte en la herramienta que permite ordenar todas las relaciones sociales de la empresa, de los empleados y de los directivos.

Adaptación

El protocolo sirve para ayudar a quien llega nuevo a una empresa, ya que le da las pautas a seguir para que pueda adaptarse e integrarse en la organización. Además, le ayuda a saber tratar a los superiores y al resto de compañeros.

Normas

En las normas del protocolo empresarial también se