PLAN DE MEJORAS

Herramienta de trabajo

Agencia Nacional de Evaluacin de la Calidad y Acreditacin

ndice 1 2 Introduccin .......................................................................................3 Pasos a seguir para la elaboracin del plan de mejoras .............................5 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 3 Identificar el rea de mejora ...........................................................6 Detectar las principales causas del problema .....................................6 Formular el objetivo .......................................................................6 Seleccionar las acciones de mejora...................................................7 Realizar una planificacin ................................................................7 Seguimiento del plan de mejoras ................................................... 10

Protocolo para la elaboracin del plan de mejora .................................... 10 3.1 Identificacin de las reas de mejora.................................................. 11 3.2 Detectar las principales causas del problema ....................................... 11 3.3 Formulacin del objetivo................................................................... 11 3.4 Seleccin de las acciones de mejora ................................................... 12 3.5 Realizacin una planificacin y seguimiento ......................................... 12

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1 Introduccin
La excelencia de una organizacin viene marcada por su capacidad de crecer en la mejora continua de todos y cada uno de los procesos que rigen su actividad diaria. La mejora se produce cuando dicha organizacin aprende de si misma, y de otras, es decir, cuando planifica su futuro teniendo en cuenta el entorno cambiante que la envuelve y el conjunto de fortalezas y debilidades que la determinan. La planificacin de su estrategia es el principal modo de conseguir un salto cualitativo en el servicio que presta a la sociedad. Para ello es necesario realizar un diagnstico de la situacin en la que se encuentra. Una vez realizado es relativamente sencillo determinar la estrategia que debe seguirse para que el destinatario de los servicios perciba, de forma significativa, la mejora implantada. Apoyarse en las fortalezas para superar las debilidades es, sin duda la mejor opcin de cambio. La Agencia Nacional de Evaluacin de la Calidad y Acreditacin (ANECA) presenta este documento con el objeto de que sirva de apoyo a las instituciones universitarias en la elaboracin de un plan de mejoras, una vez realizado un proceso de evaluacin. Teniendo en cuenta la visin interna de la unidad evaluada y la visin de los evaluadores externos, el equipo responsable de la unidad formula las propuestas de mejora que negociar con los responsables de la institucin. El plan de mejoras se constituye en un objetivo del proceso de mejora continua, y por tanto, en una de las principales fases a desarrollar dentro del mismo. La elaboracin de dicho plan requiere el respaldo y la implicacin de todos los

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El Plan de Mejoras responsables universitarios que, de una u otra forma, tengan relacin con la unidad. El plan de mejoras integra la decisin estratgica sobre cules son los cambios que deben incorporarse a los diferentes procesos de la organizacin, para que sean traducidos en un mejor servicio percibido. Dicho plan, adems de servir de base para la deteccin de mejoras, debe permitir el control y seguimiento de las diferentes acciones a desarrollar, as como la incorporacin de acciones correctoras ante posibles contingencias no previstas. Para su elaboracin ser necesario establecer los objetivos que se proponen alcanzar y disear la planificacin de las tareas para conseguirlos. El plan de mejoras permite: Identificar las causas que provocan las debilidades detectadas. Identificar las acciones de mejora a aplicar. Analizar su viabilidad. Establecer prioridades en las lneas de actuacin. Disponer de un plan de las acciones a desarrollar en un futuro y de un sistema de seguimiento y control de las mismas. Negociar la estrategia a seguir. Incrementar la eficacia y eficiencia de la gestin. Motivar a la comunidad universitaria a mejorar el nivel de calidad. El plan elaborado en base a este documento permite tener de una manera organizada, priorizada y planificada las acciones de mejora. Su implantacin y seguimiento debe ir orientado a aumentar la calidad de la enseanza universitaria para que sea claramente percibida por su destinatario final.

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2 Pasos a seguir para la elaboracin del plan de mejoras

A continuacin se describen los principales pasos a seguir para la elaboracin del plan de mejoras:

IDENTIFICAR EL REA DE MEJORA

DETECTAR LAS PRINCIPALES CAUSAS DEL PROBLEMA

FORMULAR FORMULAR EL EL OBJETIVO OBJETIVO

SELECCIONAR LAS ACCIONES DE MEJORA

REALIZAR UNA PLANIFICACIN

LLEVAR A CABO UN SEGUIMIENTO

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2.1 Identificar el rea de mejora

Una vez realizado el diagnstico, la unidad evaluada conoce las principales fortalezas y debilidades en relacin al entorno que la envuelve. La clave reside en la identificacin de las reas de mejora teniendo en cuenta que, para ello se deben superar las debilidades apoyndose en las principales fortalezas.

2.2 Detectar las principales causas del problema

La solucin de un problema, y por lo tanto la superacin de un rea de mejora, comienza cuando se conoce la causa que lo origin. Existen mltiples herramientas metodolgicas para su identificacin. Entre otras cabe destacar: el diagrama de espina (causa-efecto), diagrama de Pareto, casa de la calidad, tormenta de ideas. La utilizacin de alguna de las anteriores o de otras similares ayudar a analizar en mayor profundidad el problema y preparar el camino a la hora de definir las acciones de mejora.

2.3 Formular el objetivo

Una vez se han identificado las principales reas de mejora y se conocen las causas del problema, se han de formular los objetivos y fijar el perodo de tiempo para su consecucin. Por lo tanto, al redactarlos se debe tener en cuenta que han de: expresar de manera inequvoca el resultado que se pretende lograr,

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El Plan de Mejoras ser concretos, y estar redactados con claridad.

As mismo deben cumplir las siguientes caractersticas: ser realistas: posibilidad de cumplimiento, acotados: en tiempo y grado de cumplimiento, flexibles: susceptibles de modificacin ante contingencias no previstas sin apartarse del enfoque inicial, comprensibles: cualquier agente implicado debe poder entender qu es lo que se pretende conseguir, obligatorios: existir voluntad de alcanzarlos, haciendo lo necesario para su consecucin.

2.4 Seleccionar las acciones de mejora

El paso siguiente ser seleccionar las posibles alternativas de mejora para, posteriormente, priorizar las ms adecuadas. Se propone la utilizacin de una serie de tcnicas (tormenta de ideas, tcnica del grupo nominal, etctera) que facilitarn la determinacin de las acciones de mejora a llevar a cabo para superar las debilidades. Se trata de disponer de un listado de las principales actuaciones que debern realizarse para cumplir los objetivos prefijados.

2.5 Realizar una planificacin

El listado obtenido es el resultado del ejercicio realizado, sin haber aplicado ningn orden de prioridad. Sin embargo, algunas restricciones inherentes a las acciones elegidas pueden condicionar su puesta en marcha, o aconsejar postergacin o exclusin del plan de mejoras. Es, por lo tanto, imprescindible conocer el conjunto de restricciones que condicionan su viabilidad. Establecer el

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El Plan de Mejoras mejor orden de prioridad no es tan sencillo como proponer, en primer lugar, la realizacin de aquellas acciones asociadas a los factores ms urgentes, sino que se deben tener en cuenta otros criterios en la decisin. Entre los principales podemos encontrar:

Dificultad de la implantacin
La dificultad en la implantacin de una accin de mejora puede ser un factor clave a tener en cuenta, puesto que puede llegar a determinar la consecucin, o no, del mismo. Se proceder a priorizarlas de menor a mayor grado de dificultad. DIFICULTAD

1 MUCHA

2 BASTANTE

3 POCA

4 NINGUNA

Plazo de implantacin
Es importante tener en cuenta que hay acciones de mejora, cuyo alcance est totalmente definido y no suponen un esfuerzo excesivo, con lo que pueden realizarse de forma inmediata o a corto plazo. Por otro lado, existirn acciones que necesiten la realizacin de trabajos previos o de un mayor tiempo de implantacin.

PLAZO

1 LARGO

2 MEDIO

3 CORTO

4 INMEDIATO

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Impacto en la organizacin
Se define como impacto, el resultado de la actuacin a implantar, medido a travs del grado de mejora conseguido (un cambio radical tiene un impacto mucho mayor que pequeos cambios continuos). Es importante tambin tener en cuenta el grado de despliegue al que afecta la medida. Si sta afecta a varias titulaciones su impacto ser mayor y la prioridad tambin deber serlo.

IMPACTO 1 NINGUNO 2 POCO 3 BASTANTE 4 MUCHO

A continuacin se presenta una tabla que servir como herramienta a la hora de establecer una priorizacin en las acciones de mejora identificadas anteriormente. Una vez establecidas las puntuaciones de cada factor se establecer la suma de las mismas, lo que servir de orientacin para identificar como prioritarias aquellas que tengan una mayor puntuacin total.

Acciones de mejora a llevar a cabo

Dificultad

Plazo

Impacto

Priorizacin

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2.6 Seguimiento del plan de mejoras

El siguiente paso es la elaboracin de un cronograma para el seguimiento e implantacin de las acciones de mejora. En el mismo, se dispondrn de manera ordenada las prioridades con los plazos establecidos para el desarrollo de las mismas.

3 Protocolo para la elaboracin del plan de mejora

Para llevar a cabo las acciones de mejora propuestas es necesario especificar las tareas concretas que debern realizarse para la consecucin de los objetivos. Para ello hay que determinar quin es el responsable de la puesta en marcha y de la ejecucin de las acciones de mejora, las diferentes tareas a desarrollar, los recursos humanos y materiales necesarios, el perodo de consecucin, la fecha de inicio, los indicadores de seguimiento y los responsables de realizar el control y seguimiento de las mismas. Es muy posible que esta planificacin conlleve una negociacin entre todos los responsables e implicados, a diferentes niveles, de la titulacin evaluada. As mismo, el hecho de dar al plan de mejoras un carcter formal adecuado, segn las caractersticas y el modo e hacer de cada institucin, favorecer su xito, y por tanto, la consecucin del objetivo previamente fijado. A continuacin ofrecemos el protocolo que deber seguirse para construir el plan de mejoras y realizar el seguimiento a lo largo de su implantacin. Est integrado por una serie de tablas que debern rellenarse en el orden que se presentan, tal y como se ha explicado en el punto 2 del documento.

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3.1 Identificacin de las reas de mejora

El conjunto de fortalezas y debilidades detectadas durante el proceso de evaluacin institucional ser el punto de partida para la deteccin de las reas de mejora. Es posible que el anlisis centrado en los criterios del modelo, dada la interrelacin que existe entre ellos, de lugar a la aparicin de fortalezas y debilidades que, salvando los matices, se puedan ver repetidas. Siempre que sea posible se debern integrar en grades bloques siguiendo una lgica convenida.
FORTALEZAS DEBILIDADES REAS DE MEJORA

1. 2. 3. 4. 5. ()

1. 2. 3. 4. 5. ()

1. 2. 3. 4. 5. ()

3.2 Detectar las principales causas del problema

Conocidas las reas de mejora habr que identificar las causas del problema siguiendo las recomendaciones establecidas en el punto 2.2 y reflejarlas en la tabla que se adjunta a continuacin. Se rellenarn tantas tablas como reas de mejora identificadas.

3.3 Formulacin del objetivo

Una vez conocidas las causas que originaron el problema se fija el objetivo a conseguir segn lo explicado en el punto 2.3 y se refleja en la misma tabla.

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3.4 Seleccin de las acciones de mejora

La seleccin de las acciones de mejora es consecuencia lgica del conocimiento del problema, de sus causas y del objetivo fijado. Aplicando una metodologa adecuada, tal y como se recomienda en el punto 2.4, se pueden seleccionar las acciones ms apropiadas. El nmero de acciones depender de la complejidad del problema y de la organizacin de la gestin interna de la titulacin. Es importante tener en cuenta que este ejercicio se debe hacer con total y plena libertad, las restricciones se tendrn en cuenta en el paso siguiente, cuando tengamos que hacer la priorizacin. Si hubiera limitaciones durante la seleccin se estaran limitando de entrada las posibles actuaciones.
REA DE MEJORA N 1: Descripcin del problema Causas que provocan el problema Objetivo a conseguir 1. Acciones de mejora 2. 3. () Beneficios esperados

3.5 Realizacin una planificacin y seguimiento

Ahora se est en condiciones de comenzar a elegir, de priorizar las actuaciones a implantar y de establecer el resto de elementos que son necesarios para conseguir el objetivo prefijado. Para priorizar las acciones de mejora seguiremos las indicaciones establecidas en el punto 2.5.

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Acciones de mejora

Dificultad

Plazo

Impacto

Priorizacin

1.1 1.2 1.3 () Una vez elegidas por orden de prioridad, procedemos a construir el plan de mejoras incorporando tambin los elementos que permitirn realizar el seguimiento detallado del plan para garantizar su eficacia y eficiencia, de acuerdo con la tabla que se aade a continuacin. La tabla obtenida, posiblemente, implicar a la unidad evaluada y a otros rganos de la universidad, lo que obligar a realizar una negociacin entre los diferentes implicados, con el fin de obtener el acuerdo. Dicho acuerdo constituir el plan que se aplicar para obtener la mejora de la calidad del servicio prestado y que deber ser claramente percibida por los destinatarios finales.

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PLAN DE MEJORAS N-(N+X) Acciones de mejora 1.1 a) b) c) () a) b) c) () a) b) c) () 2.2 () a) b) c) () Tareas Responsable de tarea Tiempos (inicio-final) Recursos necesarios Financiacin Indicador seguimiento Responsable seguimiento

1.2 () 2.1

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