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    Descripcion Puesto Asistente Administrativo

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    Este documento describe el puesto de asistente administrativo en la oficina de administración. Las responsabilidades incluyen recibir visitantes, controlar cuentas por pagar, realizar pagos, mantener sistemas actualizados y apoyar funciones administrativas. El puesto es de jornada completa y no exento, y depende del jefe inmediato de nombre indicado.

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    NOMBRE DE EMPRESA

    Formulario de descripcin del puesto

    Divisin o departamento Ubicacin Puesto Depende de Nivel o grado

    ADMINISTRACION OFICINA ASISTENTE ADMINISTRATIVO NOMBRE DE JEFE INMEDIATO Tipo de puesto (Marque con X): [X ] Jornada completa [ ] Media jornada [ ] Contrata [ ] Interno Ttulo PUESTO DE JEFE INMEDIATO

    Horas____48__ / semana (Marque con X) [ ] Exento [ ] No exento

    DESCRIPCIN GENERAL Ubicada en recepcin, responsable de recibir a los visitantes a la empresa , encargada de controlar las cuentas por pagar desde la recopilacin de informacin para obtencin de crditos hasta el manejo de facturas y dems cuentas por pagar, captura en el sistema las cuentas por pagar, realiza los cheques. Recibe las llamadas telefnicas y canaliza los mensajes, llamadas y correspondencia que se reciba a la persona indicada.

    RESPONSABILIDADES :

    Se deber presentar puntualmente a trabajar Sera responsable de mantener su area de trabajo limpia y ordenada. Atender las llamadas telefnicas que se reciban y las dirigir a la persona apropiada, as como llevara un control de los recados
    que se dejen, asimismo realizara las llamadas que le sean solicitadas siempre que estas sean relativas al negocio.

    Apoyara a las reas operativas solicitando cotizaciones. Llevara el control documental de copias de Actas Constitutivas, Poderes e informacin general de los apoderados legales de las
    empresas del grupo.

    Recibir a contra recibo las cuentas y documentos por pagar. Realizara los cheques para pagos manteniendo en orden la documentacin comprobatoria de estos. Mantendr actualizado el sistema administrativos Adminpaq y Contpaq Bancos referente al control de movimientos y saldos. Enviara va correo electrnico y/o fax la documentacin que se le solicite. Informara en forma oportuna va telefnica de los requerimientos y notificaciones que se reciban de las diversas dependencias
    asimismo notificara va correo electrnico de los documentos recibidos.

    Apoyar en las labores administrativas que le sean solicitadas


    Estas labores son enunciativas mas no limitativas; en general la persona asignada en este puesto ser responsable de atender a los visitantes a la empresa, asi como de las llamadas telefnicas que se realicen; tambin sera responsable de llevar el correcto control de las cuentas por pagar asi como servir de apoyo a todas las funciones administrativas que sean requeridas en la empresa.

    REVISADO POR APROBADO POR FECHA DE PUBLICACIN

    NOMBRE DE QUEIN REVISA JEFE DE AREA Fecha de emission de documento

    Ttulo Ttulo

    PUESTO PUESTO

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