________________ CAPITULO VEINTE GESTION DE VENTAS

Este captulo describe el manejo de ventas de OpenErp, siguiendo el proceso completo de orden de venta desde la cotizacin hasta la orden de cliente, incluyendo la gestin de entregas y facturacin; no observa las relaciones con el cliente ni las pre-ventas, las cuales se manejan en el CRM(manejo de relaciones con el cliente), mdulo descrito en otra parte del libro. Tambin describe el manejo de mensajeros, control de margenes y reportes, gestin de precio y el manejo de varios tipos de campaas de descuento de ventas. Para este captulo necesitan empezar con una base de datos fresca que incluya los datos de demostracin con ventas y sus dependencias instaladas y ninguna lista de cuentas particular configurada.

20.1 Cotizaciones de venta

En OpenErp una cotizacin y una orden son manejadas por el mismo objeto interno, pero en diferentes estados. Puede considerar a una orden como una cotizacin que ha evolucionado porque ha sido confirmada por el cliente. O al contrario, que una cotizacin es una orden que an no ha sido validada o cancelada. Todas las rdenes y cotizaciones en el sistema pueden ser alcanzadas usando el men Gestin de Ventas->rdenes. Ingresando detalles de cotizacin Para ingresar los detalles de una nueva cotizacin puede usar el men Gestin de Ventas-> rdenes->Nueva Cotizacin. OpenErp entonces abre una nueva ventana para que pueda ingresar datos en ese nuevo formulario en blanco.

Figura 20.1: Ingreso de datos para una nueva cotizacin Algo de la informacin es automticamente completada por el sistema: una referencia interna para la cotizacin u orden, el punto de venta desde donde se entregar la orden, la fecha de orden. Puede modificar cualquier informacin antes de validar la cotizacin. La referencia del cliente se muestra en el encabezado de la orden, este campo opcional es para l propio nmero de referencia del cliente, si el cliente no proporciona uno entonces deje lo vaco. Puede ingresar todos los datos de la orden en la solapa Orden de Venta. Empiece ingresando en nombre del cliente, seleccionando el cliente correcto de una lista de clientes del sistema. Puede crear un nuevo cliente al vuelo en este estado si lo necesita: presione <F1> en el campo vaco del cliente para hacerlo. Una vez que l nombre del cliente ha sido seleccionado, diferentes campos de la orden son completados automticamente, basados en la configuracin de empresa (partner) para tal cliente: Direccin de la Orden: persona que maneja la orden por el lado del cliente. Por defecto OpenErp propone la Direccin de Contacto de la empresa (partner) elegida. Direccin de Entrega: direccin usada en la orden de entrega. Por defecto OpenErp propone la direccin de entrega del formulario de empresa (partner). Si no se ha definido nada all, usar la direccin por defecto. Direccin de Factura: direccin usada para enviar la factura al cliente. Por defecto

OpenERp propone la direccin marcada como de Factura del formulario de empresa, si no se ha definido nada all, usar la direccin por defecto. Lista de Precios: determina ambos, la moneda de la cotizacin y el precio que ser usado para cada producto. Condiciones de Pago: muestra el mtodo de pago que se usar para el cliente, por ejemplo 50% por ciento con la orden y 50% a la entrega. Mtodo de Entrega: por ejemplo por correo. Puede modificar cualquiera de estos campos en la orden segn le parezca. Tambin puede configurar una cuenta analtica para su orden. Esta cuenta ser usada durante la facturacin para generar asientos contables correspondientes a la factura en forma automtica. Esto es muy til para asignar ganancias para el proyecto o caso especificado de esta orden. Consejos: Cuentas analticas Si se est manejando por tarea, la cuenta analtica a ser seleccionada es la que corresponde al proyecto para esta orden. La venta efectuada por esta orden puede ubicarse en el proyecto de modo que pueda hacerse clculos de rentabilidad. Una vez que se ha ingresado la informacin, puede ingresar los datos para las lneas de la orden. Para hacerlo, cree una nueva orden de lnea como se muestra en la figura:

Figura 20.2: Ingresando una nueva linea de orden Primero que nada seleccione el producto que se va a vender al cliente, OpenErp le muestra algo de informacin muy til en la lista de productos que le ayudar durante su venta: Stock Real: fsicamente presente en su almacn. Este valor depende del punto de venta seleccionado en el encabezado de la orden. Diferentes puntos de venta pueden estar enlazados a diferentes almacenes dando diferentes niveles de stock, o pueden usar el mismo almacn. Stock Virtual: muestra al vendedor la cantidad que puede ser vendida, teniendo en cuenta ambos, el nivel reservado para otras rdenes y las cantidades que podran llegar a corto plazo. Precio del Cliente: (Puede no ser visible dependiendo de los mdulos instalados) depende de las condiciones adjuntadas a el cliente, calculadas sobre el precio de lista. ste es el precio que se propone por defecto en la cotizacin del cliente, a menos que haya sido modificada por el vendedor. Precio de Lista: el precio de lista base para el producto dado. Le provee a el vendedor de una base para que pueda juzgar si ofrece un descuento al cliente y de cunto debera ser ese descuento. Precio de costo: muestra el precio del costo del producto. Si el vendedor vende por debajo de este monto entonces la compaa est perdiendo dinero.

Figura 20.3: Seleccionando un producto en una Orden de Venta Cuando el producto que va a ser vendido al cliente ha sido seleccionado, OpenErp automticamente completa todos los otros campos requeridos: precio, unidad de medida descripcin, descuento, tiempos de envo, impuestos aplicables, empaque por defecto y la descripcin de producto. Toda esta informacin viene del formulario de producto. Consejo: Descuentos visibles Si un precio con descuento ha sido tomado de una lista de precios, entonces, por defecto se muestra esa cifra como el precio de venta al cliente. El ver un descuento de 0%. y un precio unitario que es diferente del precio de lista. Si usted instala el mdulo

product_visible_discount desde addons-extra puede configurar si desea hacer el descuento expresamente visible en un formulario de orden como una diferencia de porcentaje de precio de lista o, mostrar un precio unitario reducido como se hace por defecto. En el formulario, el producto seleccionado se presenta en el lenguaje del usuario para que pueda ver que est vendiendo. La descripcin del producto vendido tambin puede expresarse en el lenguaje del cliente. La traduccin al lenguaje del cliente se usa en la cotizacin u orden cuando se le imprime.

Figura 20.4: Venta de un producto en el lenguaje de empresa(partner) que es diferente del lenguaje de usuario. Nota: venta de ocasin Si un producto es vendido a un cliente slo una vez, no tiene que ingresar datos de un nuevo producto slo para esa venta. Puede completar manualmente toda la informacin en la orden sin ponerla en un producto: descripcin, precio, cantidad, tiempos de envo, impuestos. En este caso OpenErp no generar una nota de entrega porque el producto no se tiene en almacn. Cuando se haya ingresado todos los productos, puede imprimir la cotizacin y enviarla al cliente. Para hacer esto, haga clic en el reporte Cotizacin-Orden en el enlace REPORTES a la derecha. OpenErp abre la cotizacin en PDF para permitirle verla antes de imprimirla.

Figura 20.5: Imprimiendo una cotizacin de cliente Entonces puede confirmar la cotizacin o moverla a una orden si la orden es confirmada por el cliente, o cancelar la ventana sin confirmar la orden dejndola en estado de cotizacin, para encontrar todas las cotizaciones actuales, puede usar el men Gestin de Ventas-> rdenes->Mis rdenes->Mis Cotizaciones. Para seguir el proceso de su orden, puede hacer clic en la vista de proceso del formulario de orden. OpenErp le muestra una vista del proceso interactivo de esa orden. Para mayor informacin de su uso vea en Procesos.

Figura 20.6: Vista de proceso del seguimiento de una orden de cliente

20.2 Manejo de Embalajes

Los productos pueden manejarse en diferentes formularios de embalaje (empaques). Por ejemplo si vende bateras puede definir los siguientes embalajes para un determinado producto bateras: por Pieza: una batera Paquete ampolla: de cuatro bateras, Paquete de 100 ampollas: 400 bateras, Cajn, conteniendo 40 paquetes de un total de 16,000 bateras. El manejo de embalaje de OpenErp le permite vender el mismo producto en varias formas diferentes. El vendedor puede vender separadamente una batera o un cajn de bateras. En la orden, puede seleccionar el tipo de embalaje por defecto en funcin de las cantidades ordenadas. Por ejemplo, si el cliente desea comprar 30,000 bateras, el vendedor puede seleccionar el embalaje cajn. OpenErp le propondr entonces la venta de 32,000 bateras, que corresponde a dos cajones. O el vendedor puede seleccionar 75 paquetes. Una vez que se ha definido embalaje en la orden, OpenErp le lanzar una alerta si las cantidades ordenadas no corresponden a los embalajes propuestos. La cantidad debe ser un mltiplo del campo Cantidad por Paquete definida en el formulario paquete.

Figura 27.7: Alerta de las cantidades vendidas comparadas con el embalaje No confunda el manejo de embalaje con el manejo de mltiples unidades de medida. Las unidades de medida se usan para manejar el almacn en sus diferentes unidades. En embalajes, el stock siempre se maneja por tem individual pero la informacin acerca del paquete a usar se proporciona a el almacenero junto con aquel tem. Incluso si los efectos son los mismos, los documentos impresos sern diferentes. Las siguientes dos operaciones tienen el mismo efecto en el movimiento de los niveles de almacn pero se imprimirn diferente en las rdenes de venta y las rdenes de embalaje: 32,000 bateras, entregadas en dos cajones, dos cajones de bateras, sin informacin acerca de embalaje. Si el cliente quiere ordenar un cajn de 10 paquetes, el vendedor puede poner dos lneas de orden en la orden de venta usando el mismo producto pero con diferentes unidades de medida.

20.2.1 Ejemplo de embalaje y productos diferentes

Es a veces ms til definir diferentes productos que definir varios diferentes embalajes para el mismo producto. El caso de cerveza en el supermercado es un buen ejemplo. Una caja contiene 24 botellas, ms la misma caja vaca. El cliente puede comprar botellas por pieza o una caja de 24 botellas a la vez. Usted podra definir dos embalajes para el producto botella de cerveza: PCE y caja, pero esta representacin no le permite manejar el stock y precio de las cajas vacas. As que usted podra preferir una Boleta de Materiales para la venta, definiendo y usando tres diferentes productos: la caja vaca para la cerveza, la botella de cerveza, la caja de 24 botellas de cerveza. Ustedes tambin define la boleta de materiales de ms abajo que determina la formacin de la caja de 24 botellas: caja de 24 botellas de cerveza: 1 unidad, botella de cerveza: 24 unidades, caja vaca de cerveza: 1 unidad. Cada uno de estos tres productos tiene precio diferente. Los productos Botella de cerveza y Caja Vaca de cerveza tienen un nivel de stock que necesita ser manejado. La Caja de 24 botellas de cerveza no tiene stock porque si usted vende el producto, OpenErp

automticamente mueve el stock en dos lneas, una para la caja vaca y la otra para las 24 botellas individuales de cerveza. Para mayor informacin sobre las boletas de material para la venta vea el captulo Manufactura (Manufacturing).

20.3 Manejo de alertas

Para manejar alertas en productos o empresas (partner), puede instalar el mdulo warning . Una vez que est instalado, podr configurar una serie de alertas sobre las empresas o productos estableciendo parmetros en la nueva solapa en los formularios respectivos.

Figura 20.8: Manejo de alertas de las empresas

Figura 20.9: Manejo de alertas de los productos

Usted puede activar alertas para una serie de eventos. Por cada alerta debera ingresar un mensaje que se adjuntar para la para la persona que configur el evento. Los diferentes eventos disponibles para la empresa en su formulario son: ingreso de una orden de cliente para la empresa, ingreso de una orden de proveedor para la empresa, individuo de una entrega a una empresa (o al recibir tem), facturar a una empresa. Los alertas que pueden ser configurados en el formulario del producto son: la venta de ese producto, la compra de ese producto. Por ejemplo, si usted ingresa una alerta para la facturacin de un cliente, para un contador ingresando una factura para ese cliente, la alerta del mensaje se adjuntar como se muestra en la figura:

Figura 20.10: Alerta de facturacin a un cliente

20.4 Control de envos y facturacin 20.4.1 Configuracin de ordenes

Dependiendo de la configuracin de la orden, varias diferentes y posibles consecuencias pueden ocurrir. Tres campos determinan el comportamiento futuro de una orden:

 Poltica de Embalaje: Envo Parcial o Envo Completo, Poltica de Embarque: embarque y factura manual, pago antes de envo, factura sobre la orden despus de envo y factura del embalaje, Facturacin sobre: Cantidades Ordenadas o Cantidades Enviadas. Consejo: Vista simplificada Si trabaja en el modo Vista Simplificada, slo ser visible el campo Poltica de Embarque en la segunda solapa de la orden. Para ver el modo Vista Extendida, asigne el grupo Usabilidad Vista extendida a el usuario actual.

20.4.2 Modo de embalaje

La poltica de embalaje determina la manera que el almacenero har el embalaje. Si la orden se pone en modo Envo Parcial, la orden de embalaje aparecer en la lista de cosas por hacer del almacenero tan pronto como cualquiera de los productos en la orden est disponible. Para ver la lista de tem a hacer puede usar el men Gestin de Almacn>Productos de Salida->Embalajes Disponibles. El almacenero podr entonces hacer una envo parcial de las cantidades actualmente disponibles y hacer una segunda operacin de embalaje ms tarde cuando los productos que faltan estn disponibles en stock. Si el modo de embalaje es Envo Completo, la lista de embalaje no aparecer en la lista de paquetes a hacer hasta que todos los productos estn disponibles en stock. De esta manera slo habr un simple envo por cada orden dada. Si el almacenero quiere, el modo de envo puede modificarse en cada lista de embalaje incluso despus que la orden ha sido confirmada. En el caso de facturacin sobre la base de embalaje, el costo de envo de productos se calcular sobre la base de mltiples envos. Esto incurre en riesgos de mayores costos por cada envo. Si la facturacin est sobre la base de las rdenes, el cliente slo ser facturado una vez por el envo completo, incluso si el envo de varios tem ya ha sido hecha.

20.5 Manejo de Mensajeros

Para manejar envos en OpenErp, instale el mdulo delivery. (Si ha instalado el perfil profile_manufacturing este se instala por defecto durante la configuracin de la base de datos). Este mdulo le permite manejar: los diferentes mensajeros con quienes trabaja, los diferentes modos posibles de transporte, los clculos de costo y facturacin de cada envo, los modos de transporte y sus tarifas. Una vez que se ha instalado el mdulo delivery, la primera cosa a hacer es configurar los diferentes modos de envo aceptados por su compaa. Para hacerlo use el men Manejador de Inventario->Configuracin->Envo->Mtodo de Envo. Por cada modo de envo, debe definir los siguientes elementos: Nombre del modo de envo, la empresa asociada con el transporte (que puede ser ustedes mismos), el producto asociado. Por ejemplo puede crear los siguientes modos:

Tabla 20.1: Ejemplos de modo de envo Modo de Envo Empresa Express Track Priority Courier EFG Estandar EFG Expreso Mail Office Mail Office EFG Inc. EFG Ing.

Producto Asociado Entrega Express Track Entrega Courier Express Entrega EFG Entrega Express

La informacin sobre la facturacin de transporte (tal como cuentas, impuestos aplicables) se ingresan en el producto enlazado al modo de envo. Idealmente el producto debera estar configurado como Tipo de Producto: Servicio y Mtodo de Obtencin: Hecho para Stock. Puede usar el mismo producto para varios modos de entrega. Esto simplifica la configuracin pero entonces no podr separar las cifras de venta por el modo de envo.

20.5.1 Tablas de tarifa

Al contrario de productos ordinarios, los precios de envo no se dan por listas de precio sino por tablas de envo, diseados especficamente para este propsito. Por cada modo de envo usted ingresar una o varias tablas de tarifa. Cada tabla se usa para una regin o destino dados. Por ejemplo, para las tarifas postales de Priority Courier, usted generalmente definen las tres tablas de tarifa para Mail Office: Courier nacional, Courier Europa, Courier al exterior de Europa. Para definir una nueva tabla de envo use el men Manejo de Inventario->Configuracin-> Envo->Tarifas de Envo. Entonces dele un nombre a su tabla de envo y defina la regin para la que la tarifa en la tabla ser aplicable. Para hacer esto, use la segunda solapa Destino, all puede establecer: una lista de pases (para UK o Europa, por ejemplo), una lista de estados, un rango de cdigos postales (para Pars puede ser 75000 - 75900). Entonces debe establecer las reglas para calcular el precio del transporte en la primera solapa Definicin de Tabla. Una regla sobre todo debe tener un nombre. Entonces establezca las condiciones para las que esta regla sea aplicable por ejemplo peso menor que 5 kg (Weight < 5 kg). Nota: Pesos Los pesos se expresan en kilogramos. Puede definir un nmero con punto decimal o coma, as que para establecer 500 gr ponga 0.5 en la regla de peso. Entonces establezca el precio de venta y precio de costo. El precio puede expresarse en diferentes modos: un precio fijo, un precio variable, como una funcin de peso o volumen, o peso x volumen o precio. Por ejemplo, para enviar correo dentro de Francia usando las tarifas 2008, se define la

tabla a continuacin. Tabla 20.2: Ejemplo de Reglas de Tarifa Titulo de Regla Condicin S M L XL Peso < 3 kg Peso < 5 kg Peso < 6 kg Peso < 7 kg

Precio 6.9 7.82 8.53 9.87

Tipo de Precio Fijo Fijo Fijo Fijo

Tambin puede definir reglas que dependan del monto total de la orden. Por ejemplo para ofrecer envos de precio fijo si la orden es mas de 150 USD adicione la siguiente regla: Tabla 20.3: Regla adicional de tarifa Titulo de Regla Condicin Franqueo > 150 USD Precio > 150 USD

Precio 10

Tipo de Precio Fijo

20.5.2 Usando modos de envo

Una vez que los modos de envo y sus tarifas han sido definidos puede usarlos en una Orden de Venta. Hay dos mtodos para hacerlo en OenErp. Envo basado en las cantidades de orden, Envo basado en las cantidades de envo.

20.5.3 Envo basado en las cantidades de orden

Para adicionar cargos de entrega en las cotizaciones, use la accin Costos de Envo disponibles en el lado derecho del formulario. Se abre una caja de dilogo, pidindole que seleccione un modo de entrega de uno de los de pre-configurados disponibles.

Figura 20.11: Adicionando un cargo de envo a una orden Una vez que se ha seleccionado el modo de envo, OpenErp automticamente adiciona una lnea en la orden borrador con el monto calculado por las funcin de envo. Esta tcnica le permite calcular los cargos de envo basndose en la orden y entonces, separadamente, como los productos sern realmente enviados al cliente. Si quiere calcular con exactitud los cargos de envo dependiendo de los envos actuales debe usar la facturacin basada en envos.

20.5.4 Envo basado en los tem embalados

Para facturar el envo sobre la base de los tem embalados modifique el modo de envo en el campo Mtodo de Envo en la segunda solapa de la orden: Otros datos. No adicione lneas de envo a la Orden de Venta si no a las Facturas despus que han sido generadas para los tem enviados. Para que esto funcione adecuadamente, su orden debe ser puesta en el estado Factura sobre el Embalaje. Entonces puede confirmar la orden y validar el envo. Cuando el gerente ha generado las facturas correspondientes a los envos efectuados, OpenErp automticamente adiciona una lnea en cada factura que corresponde a los cargos de envo, calculados sobre la base de los tem enviados actualmente.

20.6 Control de margen

Es importante mantener un buen control de los mrgenes en cada compaa. Incluso si tiene un buen nivel de ventas no queda garantizada la rentabilidad de la compaa si sus mrgenes no son lo suficientemente altos. OpenErp le provee de un nmero de sistemas para monitorizar los mrgenes. Los principales son: mrgenes sobre las rdenes de venta,

 mrgenes por producto, mrgenes por proyecto, usando las listas de precios.

20.6.1 Mrgenes sobre las rdenes de venta

Si desea revisar sus mrgenes sobre las rdenes de venta puede instalar el mdulo sale_margin de addons-extra. Esto aadir los mrgenes calculados de cada lnea de orden y del total de orden.

Figura 20.12: Una orden con el modulo sale_margin El margen en cada lnea est definido como la cantidad vendida multiplicada por el precio de venta para el cliente menos el precio de costo de los productos. Por defecto, los productos se manejan usando el precio estndar en OpenErp (precio de costo fijado manualmente y revisado una vez al ao). Usted puede cambiar eso a Precio Peso Promedio, significando que l costo del producto flucta con las compras de los proveedores. Despus de recepcionar el producto puede adicionar costos fijos, tal como los costos de envo, en el costo de cada producto. OpenErp soporta un tercer mtodo de actualizar el precio de costo de los productos usando el mdulo product_extended, tambin en addons-extra, en este momento. Esta adicin al formulario de producto le permite recalcular automticamente el precio de costo para los productos seleccionados. El precio de costo es calculado de las

materias primas y operaciones efectuadas (si los productos han sido manufacturados internamente de modo que usted ha colocado sus costos).

20.6.2 Mrgenes por producto

Para seguir los mrgenes por producto, instale el mdulo product_margin. Una vez que el mdulo est instalado puede ver los mrgenes por producto usando el men Productos>Informe->Mrgenes por Producto. Cuando haya hecho clic en el men, OpenErp le pide un perodo de anlisis y el estado de las facturas. Si no se da un perodo, calcular los mrgenes sobre todas las operaciones sin restriccin. Por defecto sin embargo, le propone como perodo los ltimos 12 meses para anlisis. Tambin puede filtrar el anlisis de ciertos tipos de factura: todas las facturas, incluyendo las facturas borrador an no validadas, todas las facturas abiertas y o pagadas, slo facturas pagadas.

Figura 20.13: pantalla mostrando los mrgenes de producto Entonces usted obtiene una tabla de anlisis de margen. Se dan los siguientes campos por producto para ventas:

Precio Unitario Promedio: el precio de venta unitario promedio, Precio de Catlogo: el precio de lista sobre el que se basa este producto, # Facturado: el nmero de productos vendidos que han sido facturados, Diferencia de Ventas: la diferencia entre la ganancia calculada del precio de lista y volumen y las ventas actuales, Efecto: las ganancias de venta actuales para el producto seleccionado, Ventas Esperadas: el nmero de productos vendidos multiplicados por el precio de lista.

Figura 20.14: Detalle de los mrgenes para un producto dado Se dan los siguientes campos por producto por compra: Precio Unitario Promedio: el precio unitario promedio de compra, Precio Estndar: el precio de costo estndar del producto para la compaa, # Facturado: el nmero de productos comprados, Diferencia de Compra: la diferencia entre el costo total actual y el costo estndar multiplicado por el nmero de unidades compradas, Costo Total: el costo total de compras del producto bajo consideracin, Costo Normal: el nmero de productos vendidos multiplicados por el precio de costo estndar. Se dan los siguientes campos por producto para mrgenes: Margen Total, Margen esperado, Margen Total en porcentaje, Margen Esperado en porcentaje.

20.6.3 Mrgenes por Proyecto

Para manejar mrgenes por proyecto debe instalar las cuentas analticas con manejo por tarea. El uso de estas cuentas se describe en Cuentas Analticas. Instale el mdulo account_analytic_analysis y todas sus dependencias. Este mdulo adiciona una solapa al formulario de cuentas analticas para manejar los diferentes mrgenes en una cuenta analtica que representa a un proyecto o caso y, varios reportes nuevos de esas cuentas.

Figura 20.15: Detalle de margenes para un caso Empiece abriendo una cuenta analtica de proyecto por medio del men Gestin de Proyectos->Gestin Financiera de Proyecto->Cuentas Analticas->Todas las Cuentas Analticas y seleccionando una de ellas. En la solapa nueva de cuenta analtica Sumario de Anlisis encontrar la siguiente informacin: los costos totales para la cuenta analtica, el monto total de ventas facturadas, el nmero de horas trabajadas, el nmero de horas que quedan por trabajar, el ingreso restante, el ingreso terico (horas trabajadas multiplicadas por su precio de venta), el nmero de horas facturadas, el margen real, el margen terico teniendo en cuenta todo lo que va a ser facturado, la proporcin real del margen en porcentaje, la ltima fecha de facturacin, las ltimas horas trabajadas, el nmero de horas que quedan por facturarse,

 el monto que queda por facturarse. Para informacin detallada de la cuenta analtica puede usar uno de los varios reportes disponibles en la barra de herramientas a la derecha.

20.7 Polticas de manejo de precio

Algunas compaas son notorias por sus complicadas listas de precios. Se usan muchas formas de variaciones de precios, tales como reembolsos de fin de ao, descuentos, cambios de trminos y condiciones por tiempo, varios pre-pagos, rebajas en cascada, promociones de estacin y reducciones del precio progresivos. Nota: Rebaja, Reembols, Reduccin En algunas jurisdicciones contables tiene que diferenciar entre los siguientes tres trminos: Rebaja: reembolso al cliente, usualmente al fin de ao, tal depende de una cantidad de mercaderas compradas sobre un perodo. Reembolso: reduccin en la lnea de orden o lnea de factura si se ha comprado cierta cantidad de mercaderas en cierto momento o si se ha vendido en el marco de una actividad promocional. Reduccin: reduccin ocasionada resultante de un defecto en la calidad o variacin en las propiedades del producto a cierta especificacin. El manejo inteligente de precios es difcil, porque requiere que integre varias condiciones de clientes y proveedores para crear estimados rpidos o para facturar automticamente. Pero si tiene un eficiente mecanismo de manejo de precios usted podr con frecuencia mantener los mrgenes elevados y responder rpidamente a cambios en las condiciones de mercado. Un buen sistema de manejo de precios le da alcance para variar cualquiera y todos los factores relevantes cuando est negociando un contrato. Para ayudarle a trabajar con la mayor efectividad, los principios de listas de precios de OpenErp son extremadamente poderosos, sin embargo, se basan en reglas simples y genricas. Puede desarrollar ambos, listas de precios de ventas y listas de precios de compras para productos capaces de acomodar condiciones tales como el periodo, la cantidad requerida y el tipo de producto. Consejo: No confunda las diferentes especificaciones de precio No confunda el precio de venta con el precio base del producto. En la configuracin bsica de OpenErp el precio de venta es el precio de lista puesto en el formulario de producto pero se le puede dar a un cliente un precio de venta diferente dependiendo de las condiciones. Lo mismo ocurre para precios de compras y costos estndar. El precio de compra es el precio de venta de su proveedor, el cual cambia en respuesta a diferentes criterios tales como cantidades, fechas y proveedores. Esto es automticamente puesto por el sistema contable. Encontrar que los dos precios han sido puestos por defecto a l mismo para todos los productos con datos de demostracin, lo que puede ser una fuente de confusin. Usted est libre de poner los costos estndar a algo diferente. Cada lista de precios se calcula de polticas definidas, as que usted tendr tantas listas de precio como polticas de venta activas haya en la compaa. Por ejemplo una compaa que vende productos a travs de tres canales diferentes de ventas podra crear las siguientes

listas de precio: 1. Distribucin principal: 1. lista de precios para Walbury, 2. lista de precios para TestMart, 2. Ventas Postales, 3. Clientes que llegan. Una lista de precios simple puede existir en varias versiones, slo una de las cuales puede estar activa en un momento dado. Estas versiones le permiten poner diferentes precios en diferentes puntos en el tiempo. As las listas de precio para clientes que llegan podra tener 5 versiones diferentes, por ejemplo: otoo, verano, ventas de verano, invierno, primavera. Los clientes directos vern precios que cambian con las estaciones. Cada lista de precios se expresa en una sola moneda. Si su compaa vende productos en varias monedas tendr que crear tantas listas de precios como monedas tiene. Los precios en una lista de precio pueden depender de otra lista, lo que significa que usted no tiene que repetir las definiciones de todas las condiciones para cada producto. As una lista de precios en dlares puede basarse en una lista de precios en euros. Si las tasas corrientes de conversin entre euros y dlares cambia, o el precio de los euros cambia, las tasas en dlares pueden ajustarse automticamente.

20.7.1 Creando listas de precios

Para definir una lista de precios use el men Productos->Listas de precios->Listas de precios. Por cada lista debe definir: un Nombre para la lista, un Tipo de lista: Venta para clientes o Compra para proveedores, la Moneda en la que se expresan los precios. Consejo: Precio de cliente Si instala el mdulo edi (en addons-extra en este momento) aparece un tercer tipo de lista, el precio de cliente, el cual define el precio mostrado para el usuario final; este no tiene que ser el mismo que su precio de venta a un intermediario o distribuidor.

Versiones de lista de precios

Una vez que se ha definido la lista le debe proporcionar al menos una versin. Para hacerlo use el men Productos->Listas de precios->Versiones de listas de precio. La versin contiene todas las reglas que le permiten calcular un precio para un producto y una cantidad dada. Para poner el Nombre de esta versin asociada, si la lista slo tiene una versin simple puede usar el mismo nombre para la lista de precios y la versin. En el campo Lista de Precio seleccione la lista de precio que ha creado. Entonces ponga la fecha de inicio y la fecha final de esta versin. Ambos campos son opcionales: si no pone ninguna fecha la versin estar activa permanentemente. Slo una versin puede estar activa en cualquier momento dado, as que recuerde lo cuando las cree. Use el campo Activo en las versiones para activar o desactivar las versiones de lista de precios.

Nota: Actualizando automticamente la lista de precios de venta Puede ser que cualquiera de las listas de precio dependa de una de las otras listas de precio. As que puede ser que su lista de precios de venta dependa de la lista de precios de compra de su proveedor, a la cual usted aade un margen. Los precios se calculan automticamente como una funcin del precio de compra y no necesitan otros ajustes manuales.

Reglas para calcular el precio

Una versin de lista de precios est hecha de un grupo de reglas que se aplican a los precios base del producto.

Figura 20: detalle de una regla en una versin de la lista de precios Ud. define las condiciones para una regla en la primera parte de la pantalla de definicin marcada como Igualdad de Prueba de Reglas. La regla se aplica al Producto o a la Plantilla del Producto y o a la llamada Categora del Producto. Si la regla se aplica a una categora entonces se aplica automticamente a todas sus sub-categoras tambin (usando la estructura de rbol para categoras de producto). Si pone una cantidad mnima en Cantidad Mnima la regla se aplicar slo a la cantidad igual o ms grande que la que se haya puesto. Esto le permite poner tasas reducidas en casos que dependen de las cantidades ordenadas. Se puede aplicar varias reglas a una orden. OpenErp evala estas reglas en secuencia para seleccionar cual se aplica al clculo de precio especificado. Si varias reglas son vlidas slo se usa la primera en la secuencia para los clculos. El campo secuencia determina el orden, empezando con el nmero ms bajo hacia adelante. Una vez que una regla ha sido seleccionada, el sistema tiene que determinar cmo calcular el precio a partir de la regla. Esta operacin se basa en el criterio establecido en la parte

baja del formulario, marcada como Cmputo de Precio. El primer campo que tiene que completar est marcado como Basado sobre. Ponga el modo como clculo de precios de empresa, escogiendo entre: el Precio de Lista puesto en el archivo de producto, el Costo Estndar puesto en el archivo de producto, Otras Listas de precio dada en el campo Si hay Otras Listas de precio, el precio que vara como una funcin de un proveedor definida en el formulario Seccin de Empresa del Producto. Varios otros criterios se pueden considerar y adicionar a la lista tal como puede verlo en la siguiente seccin. Prximo, varias operaciones se pueden aplicar al precio base para calcular el precio de venta o compra para la empresa con las cantidades especificadas. Para calcular aplique la frmula mostrada en el formulario: precio = precio base x (1 Campo1) + Campo2. El primer campo, Campo1, define un descuento. Pngalo en 0.20 para un descuento de 20% del precio base. Si su precio se basa en costos estndar, puede poner -0.15 para subir en un 15% el precio comparado con los costos estndar. Campo2 establece un suplemento fijo al precio, expresado en la moneda de la lista de precios. Este monto se aade (o sustrae, si es negativo) a el monto calculado con el descuento del campo1. Entonces puede especificar un mtodo de redondeo. El clculo de redondeo se lleva a el nmero ms cercano. Por ejemplo si pone 0.05 en este ejemplo, un precio de 45.66 ser redondeado a 45.65 y 14,567 redondeado a 100 dar un precio de 14,600. Nota: Situacin especial de Suiza En Suiza, la unidad monetaria ms pequea es 5 centavos. No hay monedas de 1 o 2 centavos. As que ponga el redondeo de OpenErp a 0.05 para redondear todo en una lista de precios suiza. El suplemento de Campo2 se aplica antes del clculo de redondeo, lo que permite algunos interesantes efectos. Por ejemplo si desea que todos sus precios terminen en 9.99, establezca su redondeo a 10 y su suplemento a -0.01 en el Campo2. Los mrgenes Mnimo y Mximo le permiten garantizar un margen dado sobre el precio base. Un margen de 10 USD le permite detener el descuento para que no de menos de ese margen. Si pone 0 en este campo, no se tomar ningn efecto en cuenta. Una vez que se ha definido la lista de precios puede asignarla a una empresa. Para hacerlo, encuentre una empresa y seleccione su solapa de Propiedades. Entonces puede cambiar la Lista de Precio de Compra y la Lista de Precio de Venta que se carga por defecto para tal empresa (partner).

20.7.2 Caso de uso de listas de precio

Tome el caso de una compaa de negocios de sistemas IT, para la cual las siguientes categoras de productos se han configurado: Todos los productos 1- Accesorios Impresoras, Escaners,

 Teclados y ratn, 2 Computadoras porttiles, porttiles de pantalla grande, computadoras, computadoras de oficina, computadoras profesionales. Adems los productos presentados en la tabla de abajo se han definido en la moneda de la lista de cuentas definida. Tabla 20.4: Ejemplos de productos con sus diferentes precios Producto Precios de Lista Precio Estndar Acclo porttil Toshiba porttil Teclado Berrel Computadora desk 1200 1340 100 1400 887 920 50 1000

Prec. Por Def Provee. 893 920 50 1000

Lista de precio por defecto

Figura 20.17: Lista de precios por defecto despus de instalar OpenErp Cuando instala el software se crea dos listas de precio por defecto: una para ventas y otra

para compras. Cada una contiene slo una versin de lista de precio y slo una lnea en esa versin. El precio para ventas definido en la Lista de precios Pblicos por Defecto es puesta por defecto en el Precio Pblico del producto en el archivo del producto, el cual es el precio de venta en el archivo del producto. El precio para compras definido en la Lista de Precios por Defecto de Compra se pone por defecto en el mismo modo a el Costo Estndar del producto en el archivo del producto.

Ejemplo de compaa de comercio

Tome el caso de una compaa de comercio, donde el precio de venta para revendedores se puede definir as: Para computadoras porttiles, el precio de venta se calcula del precio de lista del proveedor Acclo, con un suplemento de 23% sobre el costo de compra. Para todos los otros productos el precio de venta est dado por el costo estndar en el archivo del producto, sobre el que se aade 31%, el precio debe terminar en .99. El precio de venta de los teclados Berrel est fijado en 60 para una cantidad mnima de 5 teclados comprados, de otra manera se usa la regla de arriba. Se asume que la lista de precios de Acclo est definida en OpenErp. La lista de precios para revendedores y la versin de lista de precios entonces contiene tres lneas: 1. Linea Acclo: Categora de producto: porttiles, Basado sobre: otra lista de precios, Lista de precios si hay otra: lista de precios Acclo, Campo1: -0.23, Prioridad: 1. 2. Linea de teclados Berrel Plantilla de Producto: Teclado Berrel Cantidad mnima: 5 Campo1: 1.0, Campo2: 60, Prioridad: 2. 3. Otra linea de productos: Basado sobre: Precio estandar, Campo1: -0.31, Campo2: -0.01, Redondeo: 1.0, Prioridad: 3. Es importante que la prioridad de la segunda regla este debajo de la prioridad de la tercera en este ejemplo. Si fuera de otra manera la tercera regla siempre se aplicara porque siempre la cantidad de cinco es ms grande que la cantidad de uno para todos los productos. Tambin not que para fijar un precio de 60 para los cinco teclados Berrel se ha usado la formula Precio = Precio Base x (1 1.0) + 60

Estableciendo condiciones de contrato del cliente

La compaa ahora puede poner condiciones especficas al cliente tales como la compaa TinAtwo, que puede haber firmado un contrato vlido con las siguientes condiciones: para porttiles Toshiba, se beneficia de un descuento de 5% del precio de reventa, para todos los otros productos, las condiciones de reventa no cambian. El precio de lista para TinAtwo, llamado contrato TinAtwo, contiene dos reglas: 1. Portatiles Toshiba: Producto: porttil Toshiba, Basado sobre: otro precio de lista, Lista de Precio si hay Otra: precio de lista de revendedor, Campo1: 0.05, Prioridad: 1. 2. Otros productos: Producto: Basado sobre: otra lista de precios, Lista de Precios y hay Otra: precio de revendedor, Prioridad: 2. Una vez que la lista ha sido ingresada debera buscar el formulario de empresa de TinAtwo otra vez. Haga clic en la solapa Propiedades para poner el campo Precio de Lista de Venta en Contrato TinAtwo. Si el contrato slo es vlido por un ao, no olvide llenar los campos Fecha de Inicio y Fecha Final en la versin de lista de precio. Entonces cuando el vendedor prepare un estimado para TinAtwo los precios propuestos sern calculados automticamente de las condiciones del contrato.

20.7.3 Bases diferentes para el clculo de precios

La flexibilidad de OpenErp Le permite hacer precios que no dependen slo de los precios en el formulario de producto, sino que adems sobre los dos precios definidos: Precio de Costo y Precio Pblico. Para usarlo use el men Productos->Definiciones->Tipos de Precio. Cree un nuevo asiento para el nuevo tipo de precio. Ingrese el nombre de campo, el campo en el formulario del producto al que corresponde este tipo de precio y la moneda con que se expresara en este campo. La operacin funciona igual sobre nuevos campos aadidos al formulario producto para cumplir con desarrollos especficos. Una vez que esta operacin ha sido efectuada puede ser que la lista de precios dependa sobre este nuevo tipo de precios. Entonces, adicionando del peso y o volumen, el precio de un producto por pieza puede variar por su peso y o volumen. Esto es diferente de definir un precio por peso, en tal caso la unidad de medida por defecto es peso y no precio.

20.7.4 Listas de precios y el manejo de monedas

Si su compaa de negocios desea pesar un nuevo catlogo de productos en una nueva moneda lo puede manejar con los siguientes varios modos: Ingresen los precios en una lista de precios nueva e independiente y mantenga las listas en dos monedas separadamente, Cre un campo en el formulario del producto para esta nueva moneda y haga que la

nueva lista de precios dependa de este campo: los precios se mantienen entonces en forma separada pero en el archivo de productos. Cree una nueva lista de precios para la segunda moneda que dependa de otra lista de precios o del precio del producto: la conversin entre monedas se har entonces automticamente con la tarifa de conversin que prevalece.

20.8 Rebajas en el fin de campaa

Si desea proveer descuentos en una orden, use el sistema de lista de precios de OpenErp. Pero es mejor trabajar con rebajas de fin de campaa o rebajas de fin de ao. En este caso el cliente paga un cierto precio por el total de campaa o de ao y se le regresa un descuento en el fin de campaa que depende de las ventas que ha hecho a lo largo del ao.

20.8.1 Ejemplo: usando retornos para el fin de campaa

Tom el caso de una negociacin de contrato con un mayorista. Para obtener el mejor precio de venta, el mayorista le pedir un buen trato y contrato sobre un cierto volumen de rdenes anuales. Usted puede entonces proponer un precio basado en el volumen que el mayorista acuerda vender. Pero entonces usted no tiene ningn control sobre sus rdenes. Si al fin de ao el mayorista no ha tomado los volmenes acordados usted no puede hacer nada. A lo mucho puede revisar sus trminos para el siguiente ao. Las rebajas al fin de campaa le pueden ayudar a evitar este tipo de problemas. Puede proponer un contrato donde el precio es dependiente de los trminos usuales del mayorista. Puede proponer una tabla de rebajas que se asignar en el fin de ao como funcin de las ventas actuales hechas. Instale el modulo discount_campaign (en addons-extra actualmente) para generar rebajas de fin de campaa. Una vez que se han instalado los mdulos puede configurar usando el men Gestin de Ventas->Configuracin->Descuentos de Campaa. Consejo: Rebajas de fin de ao La mayor parte de compaas usan el trmino rebaja de fin de ao, donde las rebajas se aplican en el fin de ao, este sera solo el caso si la campaa durara exactamente un ao.

Figura 20.18: Configurando una rebaja de fin de ao Una campaa debe tener nombre, fecha de inicio y fecha final. Despus de ingresar esta informacin, debe describir las lneas de la campaa. Cada lnea se puede aplicar a un producto o a una categora de productos. Entonces establezca la cantidad de productos vendidos por los cuales se aplica el descuento y el monto de la rebaja como un porcentaje del volumen de ventas actuales. Cuando haya definido la campaa la puede activar haciendo clic en el botn Abrir. La siguiente figura muestra una campaa con una rebaja para las computadoras que est entre 10% y 20% dependiendo del volumen de ventas.

Figura 20.19: Configurando un descuento de campaa para computadoras Una vez que se ha definido la campaa se le puede asignar a varias empresas . Para hacerlo establezca un Descuento de Campaa en la segunda solapa Ventas y Compras del formulario de empresa (partner). Por ltimo el fin de campaa debe ser cerrado y OpenErp automticamente generar facturas o notas de crdito para la empresa que se asoci con esta campaa. OpenErp abre notas de crdito en estado Borrador que se pueden modificar antes de validarlas. Para calcular el monto de la nota de crdito, usa todas las facturas enviadas durante el periodo de campaa como su base. Usted puede ver todas las notas de crdito borrador usando el men Gestin Financiera-> Facturas->Reembolsos de cliente.

20.9 Ordenes Abiertas

En algunas industrias, los clientes generalmente ponen rdenes para cierto volumen de un producto y piden entregas regulares de la orden hasta el total del monto. Este principio llamado rdenes abiertas, se maneja con el mdulo sale_delivery de OpenErp. OpenErp maneja rdenes abiertas fcilmente. Una orden abierta es una orden para cierta cantidad de productos pero cuyas entregas son planeadas para varias fechas en un periodo de tiempo. Para hacerlo debe instalar el mdulo sale_delivery (actualmente en addons-extra). Una orden de venta se ingresa como una orden normal pero tambin se establece la cantidad total que ser entregada con cada lnea. Entonces puede usar la solapa Entregas en la orden para planificar las cantidades vendidas e ingresar entregas planeadas all.

Figura 20.20: Manejando ordenes abiertas, planeando predicciones En las lneas de orden, OpenErp le muestra la cantidad planeada adems de la cantidad vendida de modo que puede verificar que las cantidades vendidas igualen a las cantidades a ser entregadas. Cuando confirma la orden, OpenErp ya no genera una orden de entrega simple sino que planifica despachos. Consejo: Modos de facturacin Si trabaja con rdenes abiertas, debera poner la orden en el modo Facturacin desde el Embalaje. El almacenero podr planificar y cambiar las cantidades de entrega previstas en el sistema.

20.10 Plantilla de Diseo

El modulo sale_layout le permite tener plantillas ms elaboradas que las estndar de los formularios de rdenes. Por ejemplo podra poner lo siguiente en las lneas de orden: una lnea de separacin horizontal, ttulos y subttulos, subtotales en el fin de la seccin, comentarios, separacin de pgina. Esto le permite establecer una pgina de cotizacin de aspecto ms elaborada y profesional. Tambin est el mdulo account_invoice_layout que le permite la misma funcionalidad para las plantillas de factura. Las dos figuras a continuacin, Plantilla para una factura en OpenErp usando el mdulo account_invoice_layout y la Factura impresa resultante muestran una plantilla de factura y la factura impresa resultante.

Figura 20.21: Plantilla para una factura en OpenErp usando el modulo account_invoice_layout

Figura 20.22: La factura resultante impresa

____________________ CAPITULO VEINTIUNO GESTION DE COMPRAS

En los captulos anteriores vio cmo usar las facturas y las notas de entrega en OpenErp. Este captulo trata de la gestin de compras, el proceso de estas dos operaciones. Ver ahora como OpenErp maneja, simplifica y lleva el control de compras. Para este captulo debera empezar con una base de datos fresca que incluya los datos de demostracin, con ventas (sales) y sus dependencias instaladas (que indirectamente depende e instala la el mdulo de compras (purchases)) y sin una tabla de cuentas particular configurada.

21.1 Todos los elementos de un flujo de trabajo completo

La orden de proveedor es el documento que le permite manejar negociaciones de precio, facturas de control del proveedor, manejar recibos de mercadera y sincronizar todos estos documentos. 1- Peticin de precio al proveedor, 2- Confirmacin de compra, 3- Recibo y control de productos, 4- Control de facturacin.

21.1.1 Instalando su base de datos

Para preparar el sistema para estos ejemplos, cree una nueva base de datos con datos de demostracin y seleccione el perfil mnimo cuando inicie la sesin como usuario administrador. Puede ingresar los detalles que su propia compaa cuando se lo pida o slo seleccionar el por defecto si lo desea (Tiny SPRL). Entonces instale el mdulo purchase, que instala varios otros mdulos como dependencias. Contine con el resto de este captulo como el usuario administrador.

21.1.2 Peticin de precio del proveedor

Para ingresar datos para una nueva peticin de precios del proveedor, use el men Gestin de Compra->Nueva Pedido de Compra. OpenErp abre un formulario blanco de compra que usted usar para pedir precios del proveedor, esto se muestra en la figura a continuacin, si el precio pedido vino de una peticin automtica creada encontrar una referencia al documento que gener esa peticin en el campo Origen.

Figura 21.1: Ingreso de datos para una orden de proveedor Nota: Manejando alertas Si instala el mdulo warning podr definir alertas que aparecen cuando el comprador ingresa un pedido de precio u orden. Puede establecer alertas en el producto y en el proveedor. La referencia interna, la fecha y el almacn al que el producto debera ser entregado son completados por OpenErp automticamente pero puede cambiar estos valores si lo necesita. Seleccione un proveedor. Una vez que ha seleccionado un proveedor, OpenErp automticamente completa la direccin de contacto para tal proveedor. La lista de precios tambin se completa cuando ha seleccionado el proveedor. Esto debera traer todas las condiciones que ha negociado con el proveedor para un periodo dado. Consejo: Seleccin de proveedor La bsqueda de un proveedor est limitada a todas las empresas (partners) en el sistema que tienen marcada la casilla proveedor. Si no encuentra su proveedor valdra la pena revisar toda la lista de empresas para asegurarse que el proveedor no haya sido parcialmente ingresado el sistema. Una vez que el cuerpo principal de la orden de compra ha sido completada puede ingresar las lneas de producto.

Figura 21.2: Lnea de orden en una orden de proveedor Cuando haya completado el producto, OpenErp automticamente completa los otros campos en el formulario: Unidad de Medida, tomada del campo compra en el formulario de producto, la Descripcin del producto en el lenguaje del proveedor, Fecha Fijada, calculada desde la fecha de orden y el tiempo dado, Precio Unitario, provisto por la lista de precios del proveedor, Impuestos, tomados de la informacin del producto y de la empresa, dependiendo de las reglas vistas en anlisis financiero. Consejo: Descripcin de producto y cdigo Cuando usted ingresa nombres de proveedor en el formulario de producto, puede poner un nombre y un cdigo de producto para cada proveedor individual. Si lo hace, OpenErp usar esos detalles en vez de sus propios nombres internos de producto para tal proveedor seleccionado. Si trabaja con manejo por caso tambin puede poner las cuentas analticas que deberan ser usadas para dar un reporte de todos los costos de compra. Los costos sern entonces reportados al recibir la factura del proveedor. Consejo: Manejo por caso Las cuentas analticas pueden ser muy tiles para todas las compaas que manejan costos por caso, por sitio, por proyecto o por folder. Para trabajar con varios ejes analticos debera instalar el mdulo purchase_analytic_plans. Para tal la cuenta analtica se selecciona automticamente como una funcin de la empresa, la fecha, los productos o el usuario, puede instalar el account_analytic_default (que se instala automticamente como una dependencia de purchase_analytic_plans, dado que el ltimo depende de tal). En la segunda solapa de de la lnea de producto puede ingresar una nota que se adjuntar cuando se confirme la orden o la cotizacin de precios se imprima. Esta nota puede pre

definirse en el formulario de producto para que aparezca automticamente en cada orden de ese producto. Por ejemplo puede poner No olvide enviar por entrega expresa como se especific en su contrato de referencia 1234. Una vez que el documento ha sido completado, puede imprimirlo como un estimado de precio que enviar al proveedor. Puede poner una nota de atencin para el proveedor en la tercera solapa del formulario.

Figura 21.3: Imprimiendo la cotizacin de precio de proveedor Deje entonces el documento en el estado Borrador. Cuando reciba una respuesta del proveedor, use el men Gestin de Compra->Pedidos de Compra->Pedir Presupuestos. Seleccione la orden y complete sus detalles. Cuando desee aprobar la orden, pulse el botn Confirma Orden de Compra. El precio pedido entonces pasa al estado confirmado, no se puede hacer nuevos cambios. Para aprobar la compra haga clic en el botn Aprobado para el Proveedor. Consejo: Aprobacin del recibo Usted puede confirmar la orden pero no aprobarla del todo. Haga esto cuando quiera aprobar la orden despus que haya recibido una orden de reconocimiento del proveedor. Esto le da un paso intermediario para todas las rdenes que esperan validacin del proveedor usando el men Gestin de Compra->Pedido de Compra->Pedidos de Compra Esperando Aprobacin.

Figura 21.4: Proceso de orden del proveedor Nota: Aprobacin del proveedor Si desea automatizar el ingreso de estado de datos en el recibo de mercaderas, instale el mdulo purchase_approve. Esto automticamente aprobar todas las rdenes que han sido confirmadas.

21.1.3 Recibo de mercaderas

Una vez que la orden ha sido aprobada, OpenErp automticamente prepara la orden de recibo de mercaderas en estado borrador para usted. Para tener una lista de los productos que est esperando de sus proveedores use el men Manejador de Inventario->Entrada de Productos->Paquetes a procesar. Consejo: Compra de servicios Si usted compra servicios de un proveedor, OpenErp no generar una nota de recibo de mercaderas, no hay un recibo de servicio equivalente a un recibo de mercaderas. Seleccione el documento que corresponde a el tem que est recibiendo. Usualmente la nota de recibo de mercaderas se encuentra haciendo una bsqueda en la referencia de rdenes o el nombre de proveedor. Entonces puede confirmar el recibo de productos. Como vi en Logstica y Manejo de Stock, si slo recibe una parte de la orden, OpenErp gestiona lo que queda de esa orden. Una segunda nota de recibo se crea automticamente por las mercaderas no recibidas, usted puede cancelarla si piensa que nunca recibir el resto de productos. Despus de recibir las mercaderas, OpenErp le mostrara que rdenes estn abiertas y el estado de su recepcin y facturacin si regresa a la lista de ordenes.

Figura 21.5: Lista de rdenes abiertas y su estado de recibo y factura

21.1.4 Control de facturacin

Para controlar la facturacin del proveedor, OpenErp provee tres sistemas como estndar los que pueden diferir de orden a orden: facturacin basada en las cantidades ordenadas, facturacin basada las cantidades recibidas, facturacin manual. El modo de control de facturacin se establece en la segunda solapa de la orden de compra en el campo Control de Facturacin.

Figura 21.6: Orden de proveedor, control de factura Consejo: Valor por defecto Una compaa generalmente usa un solo mtodo de control de facturacin para todas sus facturas asi que se le advierte poner un valor por defecto en el campo Control de Facturacin despus de la instalacin.

21.1.5 Control basado en orden

Si seleccion el control de facturacin basado en rdenes, OpenErp automticamente generar una factura de proveedor en el estado borrador cuando la orden ser confirmada. Puede obtener una lista de facturas esperando usando el men Gestin Financiera>Facturas->Facturas de Proveedor->Facturas de proveedor borrador. Cuando se recibe una factura en papel de su proveedor, todo lo que necesita es validar la factura pre-generada por el sistema. No olvide revisar el precio y las cantidades. Cuando la factura es confirmada los asientos contables que representan el costo de la compra son ingresados automticamente en el sistema. La orden de proveedor se pone entonces automticamente como Pagada cuando usted paga la factura de proveedor. Este mtodo de controlar las facturas se usa generalmente en las compaas de servicio porque los montos de factura corresponden a los montos ordenados. En contraste en logstica se trabaja con ms frecuencia con facturacin controlada por el recibo de mercaderas.

21.1.6 Control basado en el recibo de mercaderas

Para controlar las facturas de proveedor con base en el recibo de mercaderas, ponga el campo Control de Facturacin en la segunda solapa de la orden a Al Recoger. En este caso la orden no genera factura, estado borrador o ningn otro. En la nota de recibo de mercaderas, el campo control de facturacin se pone en A ser Facturado. El almacenero puede entonces recibir diferentes ordenes. Si l quiere generar la factura borrador para un recibo de las mercaderas, puede hacer clic en la accin Crear Factura. OpenErp le pregunta entonces a usted por el diario para esta factura. Entonces abre tal o las facturas generadas (en el caso de crear facturas para varios recibos a la vez) lo que le permite modificar antes de confirmar. Esta forma es til cuando recibe la factura en el mismo momento en que recibe el tem del proveedor. Generalmente las facturas se envan por correo das ms tarde. En este caso, el almacenero deja el tem sin cambios sin generar una factura. Entonces una vez por da o una vez por semana el contador crear las facturas borrador basndose en todos los recibos de ese da. Para hacerlo l usa el men Manejo de Inventario->Entrada de productos->Generar facturas borrador en la recepcin. El hace clic en la accin para generar todas las facturas borrador de la lista de recibos que an no han sido facturados. En ese punto, el contador puede decidir si desea generar una factura por tem o agrupar todos los items de la misma empresa en la misma factura. Las facturas entonces se manejan como aquellas controladas de Orden. Una vez que la factura llega a contabilidad l slo la compara con las facturas que esperan controlar lo que el proveedor le factura.

Consejo: cargos de entrega para manejar los cargos de entrega instale el mdulo purchase_delivery (que se encuentra en addons-extra en este momento). Esto aadir automticamente los cargos de entrega en la creacin de la factura borrador como una funcin de los productos entregados u ordenados. Ofertas Para manejar ofertas, debera usar el mdulo purchase_tender (que se encuentra en addons-extra actualmente). Esto le permite crear varias peticiones de precio de proveedor para un simple pedido de compra. Una vez que el mdulo est instalado, OpenErp adiciona el nuevo men Ofertas de Compra en Gestin de Compras. Entonces puede definir las nuevas ofertas.

Figura 21.7: Definiendo una oferta Para ingresar datos para una nueva oferta, use el men Gestin de Compras->Ofertas de Compra->Nueva oferta de Compra. OpenErp entonces abre un nuevo formulario en blanco de oferta. El nmero de referencia se pone por defecto y puede ingresar informacin acerca de la oferta en los otros campos. Si quiere ingresar la respuesta del proveedor a su pedido de oferta, adicione una nueva orden de compra borrando en la lista en la solapa Cotizacin de su documento de oferta. Si quiere revisar el precio de proveedor en respuesta a las negociaciones, edite cualquiera de las rdenes de compra que dej en estado borrador y enlacela a la oferta. En la lista general de rdenes de compra, OpenErp muestra en la nueva columna Oferta de Compra, si la orden tiene una referencia de oferta. Cuando una de las rdenes de la oferta se confirman, todas las otras rdenes automticamente son canceladas por OpenErp. Esto le permite aceptar slo una orden para una oferta particular.

21.1.8 Revisiones de precio

OpenErp soporta varios mtodos de calcular y actualizar automticamente los costos de producto: Precio estndar: fijado manualmente, precio estndar: re-evaluado automticamente y peridicamente, pesado promedio: actualizado en cada recibo en el almacn. El costo se usa para evaluar su stock y representa el costo de sus productos. Incluido en ese costo est todo lo directamente relacionado al costo recibido. Puede incluir elementos tales como: precio del proveedor, cargos de entrega, costos de manufactura, cargos de almacenaje. Precio estndar El modo de manejo de precio para el producto se muestra en la tercera solapa Precios & Proveedores en el formulario de producto. En cada producto individual puede seleccionar si quiere trabajar en Precio Estndar o Precio Promedio Pesado. Consejos: Vista simplificada Ssi trabaja en el modo Vista Simplificada no ver el campo que le permite manejar el modo de clculo de precio para un producto, en tal caso el valor por defecto es precio estndar. El manejo Precio Estndar significa que el costo de producto es fijado manualmente para cada producto en el campo Precio de Costo. ste es usualmente re-evaluado una vez al ao basndose en el promedio de costos de compra o costos de manufactura. Usted usa generalmente costos estndar para manejar los productos donde el precio difcilmente cambia en el curso de un ao. Por ejemplo el costo estndar puede ser usado para manejar libros o el costo del pan. Esos costos que pueden fijarse para todo el ao traen ciertas ventajas: puede basar el precio de venta en el costo del producto y entonces trabajar con mrgenes ms que con precios fijos por producto, la contabilidad se simplifica porque hay una relacin directa entre el valor de stock y el nmero de item recibidos. Para tener una revaluacin peridica automtica de precio estndar puede usar el mdulo product_ extended (actualmente en addons-extra). Esto adiciona una accin en el formulario de producto permitindole poner una fecha en todos los productos seleccionados. Entonces se calcula el precio de los productos como una funcin de costo de materia prima y de las operaciones de manufactura dadas en ruta.

21.1.10 Promedio Pesado

Trabajar con Precios Estndar no da mucha libertad para el manejo de precio de costo de productos cuando los precios cambian un montn con el estado del mercado. Este es el

caso para muchas instalaciones y energa. En este caso usted querr que OpenErp automticamente fije el precio en respuesta a cada movimiento de recibo de mercaderas en el almacn. Las entregas (salidas de stock) no tienen impacto en el precio del producto. Consejo: Calculando el precio En cada recibo de mercaderas el precio del producto ser calculado usando la siguiente frmula contable: NP = (OP * QS + PP * QR) / (QS + QR) donde se usa la siguiente notacin: NP: Nuevo precio, OP: Precio antiguo, QS: Cantidad actual en stock, PP: Precio pagado por la cantidad recibida, QR: Cantidad recibida. Si los productos se manejan como un promedio pesado, OpenErp abrir una ventana que le permitir especificar el precio del producto recibido en cada recepcin de mercaderas. El precio de compra se pone por defecto de la orden de compra, pero usted puede cambiar el precio para adicionar los costos de entrega a los varios productos recibidos, por ejemplo,

Figura 21.9: Recibo de mercaderas de productos manejados en promedio pesado Una vez que se ha confirmado la recepcin, el precio se recalcula automticamente y se ingresa en el formulario de producto.

21.2 Anlisis de compras 21.2.1 Estadstica elemental

Para tener estadsticas sobre sus compras puede instalar el mdulo report_purchase y product_margin. El primero, report_purchase, adicionar datos nuevos reportes en su men de compras, anlisis de compras por mes y por producto, y anlisis de producto por mes y por categora de producto. Para usar estos reportes use el menu Gestin de Compras->Informe->Este mes->Compras por producto.

Figura 21.9: Anlisis de compras por mes y por producto El anlisis se efecta sobre las rdenes de proveedor y no sobre las facturas ni las cantidades recibidas. Para tener un anlisis por producto, use el mdulo product_margin. Las funciones de este mdulo se describe en detalle en el captulo Gestin de Ventas. Para analizar las cantidades recibidas, puede usar los mdulos estadsticos en Manejo de Inventario.

21.2 Manejo de relaciones del proveedor

Para manejar las relaciones con el proveedor usted debera instalar el mdulo crm_configuracin. Entonces podr manejar las quejas de proveedor e integrarlas con sus emails y manejo de documentos. Una vez que haya instalado el mdulo, revise la casilla con la opcin Quejas(Complaints) durante la configuracin. OpenErp entonces crear en su base de datos un menu para manejar los reclamos de proveedor.

Figura 21.10: Seleccin del manejo de quejas en la instalacin CRM Una vez que el mdulo est instalado puede usar el men CRM & CRM->Servicio despus de ventas->Reclamos->Nuevo reclamo del proveedor.

Figura 21.11: Pantalla de entrada de datos para una queja de proveedor El mdulo CRM tiene muchos reportes pre-definidos, usted puede analizar: el nmero y la urgencia de reclamo por proveedor o usuario,

 el tiempo de respuesta de su proveedor a sus pedidos, el problema de proveedor por tipo.

21.4 Cuentas analticas

Para manejar compras por proyecto usted debera usar las cuentas analticas. Puede poner una cuenta analtica en cada lnea de la orden de compra. Los costos analticos enlazados a esta compra sern manejados por OpenErp desde el recibo de mercaderas y confirmacin de la factura de compra. El mdulo hr_timesheet_invoice le permite refacturar los costos analticos automticamente usando parmetros en las cuentas analticas tales como la lista de precios, empresa asociada y monto mximo. As que usted puede poner una orden de factura con un flujo de trabajo (workflow) de factura definido que se base en las cuentas analticas. Si est trabajando de la manera Hacer a la Orden, el flujo de trabajo sern: 1 Orden del cliente, 2 Orden de compra al proveedor, 3 Recepcin de factura y mercaderas del proveedor, 4 Entrega y facturacin al cliente. Cuando re-facture basndose en los costos tendr el siguiente flujo de trabajo: 1 Ingresar las condiciones de contrato del cliente desde las cuentas analticas, 2 Comprar materia prima y escribir los servicios efectuados en las hojas de tiempo, 3 Recibir la factura de proveedor y los productos, 4 Facturar estos costos para el cliente. Consejo: Multi-planes analticos Si quiere varios planes analticos puede instalar el mdulo purchase_analytic_plans. ste le permite partir una lnea en una orden de compra del proveedor en varias cuentas y planes analticos. Revise cuentas analticas para mayor informacin en el uso de estas cuentas. FIN VII