Metodologa de Oficinas de Proyectos

Contenido
Definiciones. Planificacin Estratgica
Gestin de Proyectos

Prcticas PMO
Alta Gerencia Internas a la PMO Referentes de Proyectos Resto de la Organizacin

Definiciones

Qu es un Proyecto?
Un emprendimiento temporal orientado a crear un producto, servicio o resultado nico.

Qu es la Gestin de Proyectos?
Es el conjunto de procesos mediante los cuales un proyecto es definido, iniciado, planificado, estructurado, controlado y Procesos llevado a su conclusin.

Planificacin Estratgica
Estamos haciendo el trabajo correcto? Estamos generando valor?

Alineacin Estratgica

Estamos realizando bien el trabajo?

Gestin de Portafolios

Gestin de Proyectos

Gestin de Proyectos
Incrementa la probabilidad de realizar proyectos exitosos mediante la
planificacin efectiva de proyectos.

Asegura que los proyectos entreguen el producto o servicio dentro de lo

comprometido asegurando la satisfaccin del cliente.

Establece indicadores de rendimiento que proporciona informacin

oportuna para la toma de decisiones ejecutivas.

Controla el cambio en los proyectos asegurando la evaluacin del impacto

en los proyectos antes de su autorizacin

Qu es la PMO?
Una Oficina de Gestin de Proyectos (PMO) es un rea de servicios dentro de la
organizacin cuyo foco de trabajo es la gestin de proyectos.

No existe un nico modelo para cada situacin. En general, se parte de modelos

sencillos, y a medida que la prctica demuestra su valor, se va extendiendo el alcance de la PMO.

Es comn que la PMO empiece como repositorio

(por ejemplo, para un nico proyecto).

Prcticas PMO Ejes de accin

Tctico
Agrupa a las prcticas que disponen una metodologa o forma de trabajo para dar sustento al eje operativo. (Priorizacin y evaluacin de proyectos, Monitorear y Controlar la operacin de la PMO, etc.)

Estratgico
Prcticas que buscan arraigar y mejorar aquellas definidas como tcticas para la gestin de proyectos. (Fomentar madurez en la gestin de proyectos, Asegurar madurez de la PMO, etc.)

Operativo
Incluye a las prcticas que representan acciones concretas para lograr los objetivos planificados en trminos de gestin. (Generar reportes, proveer modelo de entregables, etc.)

Prcticas PMO reas de resultado

Se identifican cuatro reas diferentes para clasificar las prcticas de acuerdo a quienes perciban los resultados generados:

Alta Gerencia
Directivos, Gerentes, con quienes se definan los lineamientos estratgicos de la implementacin de la PMO y a quienes la PMO deber reportar su gestin.

Interno PMO
Se establece esta rea para aquellas prcticas que estn dirigidas controlar y mejorar las propias funciones de la PMO.

Referentes de Proyecto
Lderes o rol designado en la Organizacin que lleve adelante la ejecucin de proyectos definidos dentro del alcance de la PMO

Resto de la Organizacin
Cualquier rea no considerada dentro de los aparatados anteriores y que sea objeto de los resultados generados por la PMO

 Fomentar madurez de la Gestin de Proyecto

Gestin de portfolio

Evaluacin de proyectos Priorizacin de proyectos Planificacin y calendarizacin

Reportar Estado de Proyectos

Asegurar Madurez de la PMO

Mejorar Operacin de la PMO

Monitorear y Controlar la Gestin de la PMO

Reportar Estado de Proyectos

Fomentar Madurez de la Gestin de Proyecto

Monitorear estado de proyectos Asistir al PM Gestionar riesgos Gestionar cambios Conducir revisiones post-proyecto Auditar proyectos Establecer prcticas consistentes Proveer Modelos de Entregables Desarrollar BBDD de riesgos, issues y lecciones aprendidas

Facilitar estructura de repositorio de artefactos

Fomentar Madurez de la Gestin de Proyecto

Coaching de PM Control de asignaciones Staffing Mentoring de PM Desarrollar competencias y capacidades para Gestin de Proyectos

Estandarizar el empleo de metodologas de Gestin de Proyectos

Reportar Estado de los Proyectos - Alta Gerencia

Propsito

Dar visibilidad a la Alta Gerencia sobre el estado conjunto de los proyectos

Entradas
Entrevista con Alta Gerencia Entrevista con Referentes de Proyectos Reportes actuales Informe Ejecutivo Tablero de Control

Salidas

Fase Inicial
Definir necesidades de reporte y requerimientos alineados con la madurez de la organizacin. Establecer esquema de logstica para la recoleccin de informacin y presentacin del informe (diseo, mecanismo de presentacin, distribucin, soporte del informe, etc.)
Modelo de Informe Ejecutivo Modelo de Informe de Avance Tablero de Control Plan de Reporte

Recurrente
Relevar informacin de los proyectos para alimentar los reportes acordados Confeccionar Informes avance y sntesis ejecutiva Actualizar Tablero de Control con la informacin consolidada

Involucrados

PMO Alta Gerencia Referentes de Proyecto

Involucrados

PMO Referentes de Proyecto Alta Gerencia

Reportar Estado de los Proyectos - Alta Gerencia

Centro de Planificacin: a travs de semforos se monitorean el estado de los proyectos. Se puede tener un enfoque general de todos los proyectos en su conjunto.

Proveer Entregables Modelo - Referentes de Proyecto

Propsito

Asegura

la disponibilidad de los artefactos necesarios para soportar las prcticas de Gestin de Proyectos

Entradas
Documentacin sobre prcticas actuales para la Gestin de Proyectos Plan de diseo y validacin de entregables modelo Modelos de entregables actualizados Otros artefactos

Salidas

Fase Inicial
Identificar los entregables y documentos de trabajo asociados a las prcticas de gestin actuales Disear documentos modelo que mejoren y faciliten la preparacin de entregables y documentacin intermedia
Modelo de Informe Ejecutivo Modelo de Informe de Avance Otros modelos de entregables

Recurrente
Brindar soporte a la utilizacin de entregables modelo Validar vigencia y aplicabilidad de los documentos modelo Realizar ajustes necesarios a los documentos modelo

Validar documentos modelo con los involucrados en el proceso de generacin

Involucrados
PMO Alta Gerencia Referentes de Proyecto

Involucrados

PMO Referentes de Proyecto

Proveer Entregables Modelo - Referentes de Proyecto

Master Plan

Proveer Entregables Modelo - Referentes de Proyecto

Sitio del Proyecto

Monitorear Estado de los Proyectos - Referentes de Proyecto

Propsito

Disponer

de informacin sobre el estado de los proyectos, que permita evaluar el avance, anticipar posibles desvos y cursos de accin.

Entradas
Entrevista con Alta Gerencia Entrevista con Referentes de Proyectos Reportes actuales Informe de Avance Otros informes

Salidas

Fase Inicial
Revisar el esquema de reporte y seguimiento actualmente implementado. Detectar fortalezas, debilidades y oportunidades de mejora.
Acordar lineamientos generales para el control y monitoreo de los proyectos Establecer informacin mnima de gestin
Modelo de Informe de Avance Plan de Reporte Otros modelos de reporte

Recurrente
Relevar informacin de los proyectos de acuerdo a los requerimientos. Por ejemplo: Avance en el cronograma Tareas ejecutadas y avances reportados Riesgos y acciones de mitigacin Issues y acciones correctivas Evaluar la situacin general del proyecto y compartir esta informacin con el referente de proyecto

Involucrados

PMO Alta Gerencia Referentes de Proyecto

Involucrados

PMO Referentes de Proyecto

Monitorear Estado de los Proyectos - Referentes de Proyecto

Sntesis Ejecutiva

Monitorear Estado de los Proyectos - Referentes de Proyecto

Cuadros de mando de Proyectos en Silverlight

Establecer Prcticas Adecuadas a la Organizacin Referentes de Proyecto

Propsito

Asegurar a corto plazo el uso consistente de prcticas de Gestin de Proyectos adecuadas a la organizacin.
Diagnstico de la Situacin Actual Diseo del Plan de Mejora Implementacin de Mejoras

Entradas
Actividades

Prcticas actuales Artefactos de soporte Modelo de entregables

Diagnstico de Situacin Actual Entrevista con la Alta Gerencia

Plan detallado de mejoras a implementar

Relevar prcticas actuales para la gestin de proyectos y responsables de su ejecucin. Evaluar aplicabilidad de las prcticas, fortalezas y debilidades

Determinar oportunidades de mejora Relevar expectativas con la Alta Gerencia Desarrollar plan de accin para mejorar las actuales prcticas

Implementar las acciones de mejora que favorezcan la utilizacin de prcticas consistentes para mejorar la gestin de proyectos

Salidas

Diagnstico de madurez de las prcticas de gestin de proyectos

Plan de acciones de mejora

Informe resultado de las mejoras implementadas

Involucrados

PMO Referentes de Proyecto

PMO Alta Gerencia Referentes de Proyecto

PMO Referentes de Proyecto Alta Gerencia

Fomentar la Madurez en la Gestin de Proyectos Referentes de Proyecto

Propsito

Impulsar la maduracin de las prcticas de Gestin de Proyectos

Diagnstico de la Situacin Actual

Practicas de gestin actualmente implementadas Entrevista con Referentes de Proyectos

Diseo del Plan de Mejora

Implementacin de Mejoras

Entradas
Actividades

Entrevista con la Alta Gerencia Diagnstico de Situacin Actual

Plan detallado de mejoras a implementar

Relevar a los referentes de proyectos para determinar madurez de las prcticas de gestin actualmente en ejecucin

Entrevistarse con la Alta Gerencia para evaluar situacin actual y determinar madurez deseada para las prcticas de gestin Desarrollar plan de accin que favorezca la maduracin de las prcticas exitosas

Implementar las acciones de mejora que provean de herramientas a los referentes de proyecto para sistematizar los resultados obtenidos por las prcticas exitosas.

Salidas

Diagnstico de madurez de las prcticas de gestin de proyectos

Plan de acciones de mejora

Informe resultado de las mejoras implementadas

Involucrados

PMO Referentes de Proyecto

PMO Alta Gerencia Referentes de Proyecto

PMO Referentes de Proyecto

Monitorear y Controlar la Operacin de la PMO - Interno PMO

Propsito

Mantener la performance de la PMO dentro de lo planeado

Entradas
Alcance de la PMO Plan de Gestin Informe de Gestin de la PMO

Salidas

Fase Inicial
Definir objetivos para la gestin de la PMO Definir mtricas asociadas a las funciones de la PMO, que permitan controlar su desempeo Establecer mecanismos de control para la gestin
Objetivos de la PMO Mtricas para las funciones PMO Mecanismos de control

Recurrente
Revisar peridicamente el cumplimiento de los objetivos establecidos para la PMO Controlar estado de las mtricas definidas Ejecutar mecanismos de control establecidos para evaluar desempeo de la PMO e informar a la Alta Gerencia

Involucrados

PMO Alta Gerencia

Involucrados

PMO Alta Gerencia

Monitorear y Controlar la Operacin de la PMO - Interno PMO

Supervisor

1
Gerente

2
Lder Proyecto

Workflows de Aprobacin, ejemplo de Empresa de Mercado Financiero

Monitorear y Controlar la Operacin de la PMO - Interno PMO

Workflows de Aprobacin, Ejemplo de Empresa de Telecomunicaciones

Monitorear y Controlar la Operacin de la PMO - Interno PMO

Reporte PMO Ejemplo de Mercado Financiero

Mejorar la Operacin de la PMO - Interno PMO

Propsito

Mejorar de manera continua la performance de la PMO

Diagnstico de la Situacin Actual

Mtricas establecidas sobre las funciones de la PMO Resultados obtenidos sobre los proyectos alcanzados por la PMO

Diseo del Plan de Mejora

Implementacin de Mejoras

Entradas
Actividades

Entrevista con la Alta Gerencia Diagnstico de Situacin Actual

Plan detallado de mejoras a implementar

Relevar estado de las mtricas establecidas para determinar performance de la PMO Evaluar resultados obtenidos sobre los proyectos bajo el alcance de las funciones de la PMO

Entrevistarse con la Alta Gerencia para evaluar situacin actual y determinar el nivel de performance objetivo para la PMO Desarrollar plan de accin para mejorar la performance de la PMO

Implementar las acciones de mejora que permitan alcanzar el nivel de performance objetivo acordado con la Alta Gerencia

Salidas

Diagnstico de situacin actual sobre la performance de la PMO PMO Referentes de Proyecto Equipo de Proyecto

Plan de acciones de mejora

Informe resultado de las mejoras implementadas

Involucrados

PMO Alta Gerencia Referentes de Proyecto

PMO Referentes de Proyecto

Asegurar Madurez de la PMO - Interno PMO

Propsito

Asegurar la maduracin de las prcticas de Gestin de Proyectos

Diagnstico de la Situacin Actual

Practicas de gestin actualmente implementadas Entrevista con Referentes de Proyectos

Diseo del Plan de Mejora

Implementacin de Mejoras

Entradas
Actividades

Entrevista con la Alta Gerencia Diagnstico de Situacin Actual

Plan detallado de mejoras a implementar

Relevar ejecucin y resultados de las prcticas de gestin implementadas para determinar madurez de las mismas.

Entrevistarse con la Alta Gerencia para evaluar situacin actual y determinar nivel de madurez deseada para las prcticas de gestin

Desarrollar plan de accin que favorezca la maduracin de las prcticas exitosas

Implementar las acciones de mejora que busquen sistematizar los resultados obtenidos por las prcticas exitosas.

Salidas

Diagnstico de madurez de las prcticas de gestin de proyectos

Plan de acciones de mejora

Informe resultado de las mejoras implementadas

Involucrados

PMO Referentes de Proyecto

PMO Alta Gerencia Referentes de Proyecto

PMO Referentes de Proyecto Alta Gerencia

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