Unidad 2.

Implementacin del programa de ventas

Caso. La Perla

ANTECEDENTES. Tomando en cuenta que la Cd. de Pachuca tiene una excelente ubicacin y es un punto estratgico para el crecimiento econmico-comercial, el licenciado Juan Carlos Hernndez Vite decidi fundar en el ao 1980 la distribuidora de bebidas: jugos y gaseosas La Perla, ya que no exista otra comercializadora propia de la regin, viendo esa una gran oportunidad de expandirse y poder posicionarse. En sus inicios La Perla estaba ubicada en la calle de Ferrocarril Central # 300 Colonia Aplicacin Santa Julia, Pachuca, Hidalgo, en una bodega de 250 metros cuadrados; contando con solo 4 empleados y su fundador; para empezar sus ventas utilizaron 3 vehculos con un nico producto que fue Juix de la Sociedad Cooperativa Hervix en las presentaciones de: 250 ml retornable, tetra pack, triangulo, con dos sabores que eran Mandarina y Mango. Tiempo despus para su crecimiento decide trabajar para marcas bien posicionadas en el mercado e introduce nuevos productos tales como: variedad de sabores en jugos y nctares y agua embotellada, entre otros ms. Con el crecimiento de la distribuidora su planilla de trabajadores tambin aumento hasta tener un total de 35 personas y un parque vehicular de 15 camionetas, 8 motos y 5 autos tipo sedn, que se utilizan para su venta y distribucin de la amplia gama de productos, cubriendo un alto rango de ciudades y poblados aledaos a Pachuca, sobre todo una gran venta en la ciudad lo que le permiti posicionarse como uno de los ms grandes distribuidores de la capital del estado. El nombre de La Perla fue elegido pues tiene una gran importancia en la mente del consumidor, es percibida como smbolo de riqueza. La empresa est finalizando el ao y desea hacer su plan de ventas para el ao ms prximo, por lo que se presenta informacin referente al plan de ventas ejercido en el ao en curso.

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MISIN Comercializadora LA PERLA es la empresa encargada de brindar una solucin estratgica en cuanto a la comercializacin de productos de consumo como bebidas y dulces enfocados a las necesidades de las pequeas y medianas empresas comerciales, colocndonos de esta manera como preferentes en el mercado. VISIN: Ser una empresa que se desarrolle de forma honesta, positiva, slida y rentable, innovando la forma de la comercializacin de productos de consumo, principalmente las bebidas, con la audacia y calidad humana de los integrantes de la empresa, con una administracin que se anticipe y adapte al cambio. VALORES: Compromiso: bsqueda constante de la mejora de la calidad. Calidez: calidad humana. Pasin: por el servicio al cliente Respeto: a la naturaleza y a la sociedad en general ORGANIGRAMA La estructura organizacional se compone de la siguiente manera:

Gerente general

Contabilidad

Administracin y Finanzas

Ventas

Recursos Humanos

Vendedores Locales

Asistente

Vendedores Forneos

Repartidores

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METAS: Posicionarse como la comercializadora nmero uno a nivel estatal, as como tener un margen mayor de utilidades alto rendimiento y poder, tener ms utilidades, ampliando el nivel de demanda en el principal mercado que atiende. Aumentar la cartera de clientes en un 5% en los prximos 12 meses en las nuevas zonas que est abarcando. Capacitar a su fuerza de ventas durante los prximos 2 aos para aumentar la productividad de los vendedores. Dentro de la comercializadora LA PERLA se encuentran establecidos los objetivos comerciales al igual que las estrategias enfocadas a la venta; a continuacin se sealan los objetivos que la empresa ya tiene establecidos: OBJETIVOS: Corto plazo Ampliar los mercados comenzando en municipios aledaos a la capital; para poder aumentar las ventas aproximadas en medio ao y ampliar la cartera de clientes a 10 ms. Largo plazo Considerando el crecimiento en la industria comercial de bebidas durante los aos de vida de la empresa se quiere incrementar sus ventas en un 3% semestral. Se busca lograr que en cinco aos su posicionamiento crezca y se establezca en los estados de Quertaro y Puebla de la misma manera o mayor que en la Ciudad de Pachuca. POLITICAS DE VENTAS: Seleccionar al personal adecuado para los puestos adecuados mediante la aplicacin del proceso de seleccin definido por la empresa. La contratacin del personal de ventas estar sujeta a pruebas de desempeo, para lo que en el proceso de seleccin se pondrn a prueba los candidatos a vendedores. Todo el personal estar informado del desempeo y funcionamiento de la empresa mediante mecanismos de comunicacin formal de forma ascendente y descendente. Los gerentes de ventas y fuerza de ventas ms experimentados debern compartir su experiencia y conocimiento mediante un proceso de capacitacin constante a toda la fuerza de ventas y as buscar un mejor desempeo y un aumento en la productividad con beneficios para toda la organizacin. La gerencia de ventas promueve la descentralizacin en la toma de decisiones de sus vendedores para solucionar problemas que se les susciten en el campo laboral, buscando siempre beneficios para toda la organizacin. Todo el personal tiene el derecho y obligacin de participar activamente en la innovacin de productos, as como en los procesos, formas de ventas, administracin, entre otros. Promover constantemente la capacitacin tanto con personal interno como personal externo a la empresa, para buscar mayor productividad en el rea de ventas en cuanto a tcnicas de ventas, tecnologa de apoyo a las ventas, elaboracin de informacin para la alta gerencia, servicio al cliente, etc.

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PROCEDIMIENTOS: Para comprar un producto a proveedores en la comercializadora La perla, requiere realizar lo siguiente: 1. Revisin de inventario 2. Cotejar inventario con pedidos de los clientes 3. Solicitar mediante la hoja de requisicin al proveedor del producto 4. Una vez llegado el pedido recibir, cotejando y revisando tanto lote, calidad, cantidad, estado, tiempo, segn lo establecido en la hoja de requisicin. 5. Entregar al proveedor el producto a caducar 6. Marcar el producto a acomodar 7. Trasladar el producto con montacargas a los espacios designados. 8. Realizar el pago en los prximos 20 das (tiempo de crdito del proveedor) Cambio del producto prximo a caducar 1. Identificacin previa del producto a caducar ya sea por el cliente o agente de ventas 2. Notificar al rea de ventas que el producto est cercano a caducar 3. El agente de ventas que atiende al punto de venta, visita al cliente y junto con l revisan el producto a caducar 4. El agente de ventas realizar el vale para que le sea cambiada la mercanca al cliente 5. Se le notifica al proveedor del producto prximo a caducar 6. En mximo dos das se est entregando el nuevo producto al cliente. MATRIZ BCG En cuanto a sus productos La Perla comercializa las siguientes lneas; y de acuerdo a las utilidades que representa cada producto para la empresa se indica el porcentaje Bebidas: (70%) Jugos (60%) Nctares (15) Agua (25%) Dulces: (30%) Confitados (30%) Semillas (20%) Botanas (50%)

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ESTRATEGIAS Para lograr sus objetivos La Perla ha implementado la estrategia de penetracin en el mercado, lo cual le ha permitido no invertir tanto en nuevos productos o nuevos mercados, si no que con los recursos humanos con los que cuenta, se ha buscado que los clientes actuales demanden ms el producto con esfuerzos de distribucin ms intensos, con la intensin de consolidar y afianzar el negocio principalmente de las bebidas. En apoyo a la estrategia han aplicado herramientas como la promocin de ventas con producto extra por volumen; es decir a los intermediarios les ofrecen una cantidad de producto gratis si adquieren ms de X cantidad de cajas. Promocin vlida en los meses de julio, agosto y septiembre. Producto Jugos Promocin En la compra de 35 cajas en una sola exhibicin y pago de contado; gratis 2 cajas del mismo tamao del producto comprado En la compra de 10 cajas de nctares; gratis una caja ms del mismo o diferentes sabores. En pago de contado. En la compra de 10 cajas de agua, gratis una caja de nctares sabor pia. Solo una promocin por cliente en pago de contado

Nctares

Agua

VENTAS REALES Las ventas registradas del ao en curso hasta la tercera semana de diciembre se pueden observar en la siguiente tabla: Mes Ventas reales Enero 565,600 Febrero 554,600 Marzo 550,500 Abril 569,100 Mayo 587,900 Junio 590,600 Julio 721,200 Agosto 753,500 Septiembre 745,400 Octubre 570,800 Noviembre 565,200 Diciembre 509,300

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Analizando los resultados en cuanto al cumplimiento de metas y objetivos cabe destacar que estos se pueden lograr en un estimado de 66%, considerando las ventas registradas hasta principios de diciembre. CUOTA DE VENTAS Y ASIGNACIN DE TERRITORIOS En cuanto a la asignacin de territorios, La Perla cuenta con la siguiente informacin: Vendedor Juan Paredes Ortega Pedro lvarez Quiroz Local Gonzalo Saavedra Vzquez Fornea Ricardo Lpez Martnez Fornea Gerardo Cadena Serratos Fornea Alberto Rodrguez Ruiz Fornea Jos Hernndez Robles Fornea Territorio Pachuca (Norte de la ciudad, partiendo del Boulevard Colosio) Pachuca (Sur de la ciudad partiendo del Boulevard Colosio) Zempoala Ciudad Sahagn Mineral del Chico Actopan Pachuquilla Tulancingo Mineral del Monte Omitln de Jurez San Agustn Tlaxiaca Acayuca Da de visita Lunes a sbado Lunes a sbado Lunes a viernes Lunes a viernes Lunes a sbado Lunes a viernes Lunes a viernes Cuota anual asignada 2,985,000

Zona

Local

2,550,000

1,240,700 1,226,300 1,170,000 1,028,000 800,000

Para ver detalles del mapa, consulta la siguiente liga:

http://maps.google.com.mx/maps?hl=es&sugexp=frgbld&cp=8&gs_id=u&xhr=t&bav=on.2,or.r_gc.r_ pw.r_qf.,cf.osb&biw=1280&bih=705&wrapid=tljp1334028647417014&q=mapa+pachuca&um=1&ie= UTF8&hq=&hnear=0x85d1a7716f1e038b:0xd7e12cf76a5b7e31,Pachuca,+HGO&gl=mx&ei=bqmDT6Xt MsK-2gX-wuiECQ&sa=X&oi=geocode_result&ct=image&resnum=1&sqi=2&ved=0CDQQ8gEwAA

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Entre las funciones de los vendedores y el porcentaje que representa cada una de ellas en su jornada de trabajo; considerando 40 horas por semana efectivas de trabajo. Labores de venta: 40% Prospeccin Contacto Evaluacin de los clientes Visitas a clientes Facturacin Cobranza Elaboracin de informes: 20% Viajes: 25% Capacitacin: 15% PERSONAL 1. Juan Paredes Ortega Est desde que la empresa se inici, ingres como personal de apoyo administrativo y luego ascendi a vendedor, actualmente tiene un vendedor del rea local a su cargo. Tiene asignado el mejor territorio, es de los vendedores con ms antigedad en la empresa, es considerado el vendedor estrella por tener buenas habilidades y conocimientos en el rea y cumplir la mayora de las veces su cuota, es una persona muy confiable, responsable, honesta, leal, comprometida. Tiene 50 aos de edad, tiene un matrimonio estable con solo dos hijos; aunque tiene nicamente la preparatoria, ha mostrado pasin por el trabajo y ello le ha permitido crecer. Est pensando que cuando cumpla 60 aos va a pensionarse. Tiene gusto por la lectura, disfruta estar con su familia, es muy social y carismtico. 2. Pedro lvarez Quiroz. Tiene 6 aos trabajando para la empresa, desde que ingres ha ocupado el puesto de vendedor. Al principio se le asign uno de los territorios en los que se tena en ese momento poca participacin en el mercado; sin embargo su esfuerzo y empeo por ganar ms mercado y afianzar esos clientes le permiti ser compensado con la asignacin de un mejor territorio (el rea local). Actualmente trabaja con su jefe de esa rea y ha logrado aprender bastante de l. Es muy competitivo en el rea de ventas y administracin de la informacin, pues conoce herramientas computacionales que le facilitan la elaboracin y presentacin de reportes. Es muy creativo al realizar las ventas, ha detectado nuevos mercados para la comercializadora. Es una persona confiable, responsable, honesta, leal, comprometida, los premios que ms le motivan son los econmicos. Tiene 35 aos de edad, un matrimonio estable; sin embargo ltimamente por cuestiones familiares ha tenido que pedir permisos en repetidas ocasiones. Tiene carrera universitaria en el rea de Administracin; y anterior a ste trabajo tuvo experiencia en ventas en una comercializadora de muebles y electrodomsticos.

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3. Gonzalo Saavedra Vzquez Actualmente tiene 13 aos laborando para la empresa, se ha desempeado de manera eficiente en la mayora de las labores, su carcter le ha permitido ganar muchas amistades con sus clientes en el territorio asignado, aunque no tiene el mejor territorio en cuanto a ventas siempre se esfuerza por mantener estables sus ventas; adems de atender la labor de ventas coordina a todos los vendedores del rea fornea; por su forma de ser deja bastante libertad a sus subordinados y ocasionalmente tiene conflictos con sus jefes por incumplimiento de cuotas. Es una persona que le gusta la tranquilidad, muy sensible al estrs por excesiva carga de trabajo, si da resultados en lo que se le encomienda, pero muchas veces fuera del tiempo previsto; le gusta la rutina y en varias ocasiones se ha intentado cambiarlo de territorio, pero tanto l como sus clientes han logrado fortalecer sus lazos lo cual hace que terminen por regresarle el territorio. Es renuente a los cambios bruscos, sin embargo no lo expresa pblicamente, considera que como ha hecho las cosas hasta el momento le han funcionado y no tiene por qu cambiarlas. Su edad es de 55 aos y en cuanto a nivel de educacin Gonzalo tiene carrera universitaria truncada con perfil de ingeniera. Tiene un matrimonio estable, sin hijos pequeos. Uno de sus objetivos es destacar en poco tiempo y obtener la asignacin de un mejor territorio. 4. Ricardo Lpez Martnez Ricardo tiene relativamente poca experiencia en ventas (2 aos) ya que casi inmediatamente de haber concluido su nivel profesional se incorpor a la empresa, primero apoyando en el rea administrativa especficamente en recursos humanos, puesto que tuvo durante dos aos. Posteriormente motivado por las comisiones atractivas que reciban los vendedores se inici en sta rea, trabajo que le ha resultado nada fcil puesto que ha tenido que trabajar ms tiempo, asistir a capacitaciones constantemente para lograr metas promedio. En cuanto a su vida familiar es soltero, vive con sus padres, tiene completa disponibilidad para su trabajo y salir con amigos, tiene 28 aos y es de los vendedores ms jvenes. 5. Gerardo Cadena Serratos Tiene tres aos de haber ingresado a la empresa, se inici en el territorio que tiene actualmente tiene asignada, es un vendedor eficiente, se limita siempre a realizar su trabajo, evita tener amistades con otros compaeros, su desempeo no ha sido el ms destacado, sin embargo se esfuerza por alcanzar su meta; se percibe que toma distancia entre su trabajo y vida personal y se ve poco integrado al equipo de trabajo. Tiene 40 aos de edad, un matrimonio estable.

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6. Alberto Rodrguez Ruiz Alberto con tres aos de antigedad, se le asign un territorio nuevo y hasta el momento ha realizado un buen papel dando excelentes resultados, se le ha encomendado que siga trabajando para consolidar el mercado. Se ha caracterizado por ser una persona capaz, responsable y competitiva. Actualmente se encuentra terminando su educacin universitaria en una escuela en lnea y su trabajo le permite dedicar sus tiempos libres para estudiar. Tiene 32 aos de edad, es soltero, le gusta conocer diferentes culturas y tiene perspectivas de ascender en la empresa. 7. Jos Hernndez Robles El vendedor ms reciente en la empresa, ingres ste ao para asignarle un nuevo territorio y apoyar a aquellos que lo requieran, ya que su cuota alcanzada se lo permite. Es responsable, trabaja en equipo; sin embargo en los ltimos das se ha notado que no administra bien su tiempo, se le ha encontrado muy frecuentemente usando los recursos de la empresa (telfono, computadora, impresora, etc.) para cosas personales, lo cual ocasiona conflictos entre sus compaeros. Tiene 28 aos de edad, solo se dedica a trabajar, es casado con dos hijos, matrimonio aparentemente estable. MOTIVACIN DE LA FUERZA DE VENTAS La Perla realiza prcticas de motivacin mediante capacitaciones de manejo de estrs, convivencia con el personal en ocasiones como: da del padre (convivio y se dan algunos obsequios), 2 de noviembre (puesta de altar), navidad (cena), da de reyes (convivio); as como a finales de cada mes realizan un convivio en donde todos llevan algo para compartir y festejar a todos los cumpleaeros del mes. Tambin hay una administracin de puertas abiertas, ya que cualquier duda, asunto o situacin que se suscite la pueden platicar abiertamente con la gerencia. RECLUTAMIENTO Y SELECCIN DEL PERSONAL La Perla utiliza los siguientes pasos para la dotacin de personal de ventas: 1. Anuncio de la vacante: se publica principalmente a los empleados, en caso de no tener respuesta se recurre al uso de algn otro medio como peridico o lona. 2. Se tiene como poltica el no contratar a personas que hayan trabajado en la competencia regional o nacional. 3. Se pide como primer filtro la siguiente documentacin: o Solicitud de empleo elaborada o Currculum sustentado o Documentos oficiales: Acta de nacimiento, CURP, credencial de elector, comprobante de domicilio. 4. Entrevista por el responsable de ventas y en caso de requerirlo se realiza una segunda entrevista, pero sta es con el gerente general. As mismo se someten a

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una prueba de manejo donde se ponen en prctica las capacidades que tiene el solicitante para conducir un vehculo, camioneta y motocicleta. 5. Examen para determinar el grado de conocimientos en ventas y dominio de Excel. 6. Verifican referencias de tres personas mencionadas en la entrevista para conocer ms del solicitante. CAPACITACIN Actualmente la capacitacin se hace con el mismo personal de la empresa; Recursos Humanos y Ventas han ofrecido algunos cursos como: manejo de estrs, administracin del tiempo, servicio al cliente, tcnicas de ventas, conocimiento del producto, entre otros. Pero sin seguimiento. INCENTIVOS La Perla ofrece un 5% de comisin sobre las ventas logradas por cada vendedor, adems de su sueldo base de $2,800 por quincena. o Cada semana le ofrece un vale de gasolina para la camioneta, auto o moto segn corresponda su medio de transporte. o El mantenimiento del transporte va por cuenta de la empresa. o Gastos de comida son cubiertos por los vendedores. La Perla est pensando organizar un concurso de ventas para motivar a sus empleados a lograr la meta.

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