Sistemas y organizaciones Resumen (2012) UTN FRD

RESUMEN DE LA MATERIA
Posibles preguntas de final: 1. Como se configura la organizacin formal? Es suficiente su conocimiento para determinar el comportamiento de una organizacin en una empresa? (se refiere a la organizacin informal). Por qu? 2. Segn LANGEFORS, en que consiste nuestro trabajo al aplicar el enfoque sistmico? (oral) 3. Explique las consecuencias de una accin sinrgica 4. Mencione las reas funcionales de una empresa. Dada una empresa de comercializacin y fabricacin, enumere los departamentos de las dos reas principales. 5. Considerando la misin de la facultad, que propiedades del sistema pueden apreciarse (entropa, sistema abierto, sistema cerrado, homeostasis, sistema armnico, estable, etc.). Enuncie un objetivo, considerando esa misin. 6. Indicar por que la responsabilidad se asigna, y no se delega. 7. Explicar la importancia de los objetivos en relacin con los sistemas abiertos. (relacionado con la equifinalidad, las entradas, y los recursos) 8. Diferencia entre dato e informacin, y mencionar cual es el concepto incorrecto acerca de la informacin (concepto incorrecto: dato procesado) 9. Propiedades emergentes de los sistemas. Postulado aristotlico el todo es ms que la suma de las partes (sinergia). 10. Diferencia entre entradas y recursos 11. Definicin de efecto sinrgico 12. Por qu el enfoque sistmico se vuelve crtico en tiempos de cambio? 13. Rol organizacional 14. Definicin de organizar 15. Cuestiones relacionadas a las lecciones orales (ejemplo: Explique por qu es util la informacin en tiempo real en relacin con el control)

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TEORIA GENERAL DE LOS SISTEMAS

Caractersticas de los sistemas segn Frederick Hegel: 1. El todo es ms que la suma de las partes 2. El todo determina la naturaleza de las partes 3. Las partes no pueden comprenderse si se consideran en forma aislada 4. Las partes estn dinmicamente interrelacionadas. Teora general de los sistemas: Planteada por Bertalanffy. Se reduce tres premisas bsicas: 1. Los sistemas existen dentro de otros sistemas 2. Los sistemas son abiertos (intercambian energa y materia con el ambiente) 3. Las funciones de los sistemas dependen de su estructura. Entradas: Las entradas proceden del ambiente. El sistema no tiene control sobre ellas, pero son las encargadas de darle energa al sistema. Las entradas pueden ser En serie: cuando proceden de otro sistema Aleatorias: cuando el sistema no puede preverlas Retroalimentacin: cuando el sistema toma parte de una salida, y la vuelve a introducir al sistema. Principalmente esto se usa para controlar si hay alguna desviacin en los resultados. Salidas: Las salidas son el resultado del procesamiento. A una entrada se le aplica algn tipo de proceso, y la salida es el resultado de ese procesamiento. Las salidas generalmente son liberadas al Ambiente. Ambiente: Es el medio que rodea externamente al sistema y ejerce una influencia sobre este, la cual retorna hacia el sistema mediante la retroalimentacin. El sistema no posee control sobre el ambiente, y este resulta ser una fuente de recursos y amenazas potenciales. Procesos: Acciones que transforman una entrada, en salida. Si el proceso se conoce, o es diseado por el administrador, se denomina proceso de caja blanca. Si se desconoce un proceso, se denomina de caja negra. Recursos: Son entes controlados por el sistema, y se utilizan en la realizacin de procesos. Anlisis de Sistemas: Se interesa en el diseo de los canales de comunicacin que forman la red de informacin que vincula los entes de la organizacin, as como tambin de la definicin y normalizacin de los procesos y medios de informacin. Una organizacin puede observarse como un sistema, compuesto de elementos denominados subsistemas. Formas de descomponer un sistema: Funcionalmente: Segn las acciones que realiza el sistema. Mediante Objetos: segn los conceptos del sistema ej. Libro, Devolucin, etc. Diferencia entre entradas y recursos: Las entradas son entidades que funcionan de materia prima para el sistema, y mediante algn proceso, estas son transformadas y se convierten en salidas. Los Recursos son entidades que estn relacionadas con los procesos del sistema, y por lo tanto, el sistema tiene control sobre ellos. Por ejemplo, en una facultad, los profesores, actuaran como recursos, ya que se encargan de realizar el proceso de enseanza. Las entradas siempre vienen del ambiente, aunque los
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recursos pueden tanto ser parte del sistema como buscarse en el ambiente, y luego pasar a formar parte del sistema, o ser parcialmente controlado por este (trabajadores contratados, empresas contratistas, etc.) Atributos: Son caractersticas que definen a los sistemas o a los entes Existen dos tipos de atributos: Definidores: Son aquellos que definen biunvocamente un ente, y son fundamentales para su descripcin. Concomitantes: Definen caractersticas de los entes tratados, pero no son necesarios para su definicin. Variables y parmetros: Las variables son los estados que pueden tener una entidad o sistema, en funcin de un proceso interno. Los parmetros son los posibles comportamientos de una variable. Objetivo (segn TGS): Determinan el funcionamiento del sistema, y cul es el fin que este busca conseguir. El enfoque de sistema depende de los objetivos del sistema. Propiedades emergentes del sistema: Son propiedades que hacen que el sistema se comporte de forma nica, y surgen por la intervencin e interaccin de cada una de las partes, y est estrechamente vinculado con el concepto de sinergia. Al modificar una parte del sistema, cambiaran las propiedades emergentes del mismo Efecto Sinrgico: Propiedad por la cual la capacidad de actuacin de un sistema es superior a la de sus componentes sumados individualmente. Para que se d la sinergia en un sistema, debe existir en el mismo una organizacin. Enfoque sistmico: Es una forma de ver el problema que resulta de una decisin deliberada de suponer que un conjunto de elementos estn relacionados y constituyen una cosa llamada "un sistema". Es muy importante en tiempos de cambio, ya que precisamente, cuando se efecta un cambio dentro del sistema, este afectara a las propiedades emergentes del mismo. Entonces, es necesario analizar correctamente el sistema, antes de modificarlo, para evitar causar efectos contraproducentes. Relaciones: Son los vnculos existentes entre los subsistemas o elementos que componen a un sistema. Existen tres tipos de relaciones: Simbiticas: Donde los dos subsistemas conectados dependen el uno del otro para funcionar. Sinrgicas: Relacin que si bien no es necesaria operacionalmente para el sistema, ayuda muchsimo al desempeo del mismo. (Ejemplo, un sistema informtico que ayude a que los datos se procesen ms rpido, porque perfectamente podran ser procesados manualmente, pero no es recomendable). Superfluas: No son necesarias, pero permiten que el sistema siempre est en funcionamiento. Tiene la desventaja que son costosas, y no brindan beneficios directos, sino que son por las dudas (ej.: tener dos servidores iguales con la misma informacin, con back up). Propiedades de los sistemas (descripcin): 1. Homeostasis: La homeostasis es lograr el equilibrio del sistema, manteniendo constantes sus variables, y utilizando energa en los procesos. 2. Entropa: Es el degrada miento del sistema, por el gasto de energa y trabajo que realiza. Todos los sistemas generan entropa positiva por la prdida de energa interna que sufren, pero la

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reducen obteniendo informacin de su ambiente. De aqu que es muy importante el concepto de sistemas abiertos. Permeabilidad: Define que tan abierto es un sistema Sistema integrado: Un cambio en un subsistema, produce cambios en los dems subsistemas (relacionado con propiedades emergentes). Adaptabilidad: Define si un sistema se adapta a su ambiente. Si modifica procesos en funcin de su ambiente Armona: Nivel de compatibilidad con su medio. Si el medio cambia, cambia el sistema (todos los sistemas abiertos, cambian con su medio) Estabilidad: Un sistema es estable cuando tiene flujo continuo de entradas y salidas.

LANGEFORS
Definiciones: Sistemas imperceptibles: (todos los sistemas estudiados en la materia). Sistemas que no pueden percibirse u observarse de una sola vez, porque son sistemas complejos. Estructura de subsistemas: Particin del sistema en un conjunto de subsistemas, con un conjunto de relaciones o interacciones. Estructura practicable: Estructura de subsistemas tal que las propiedades de ellas y sus relaciones determinan las propiedades del sistema global Estructura realizable: Cada uno de los subsistemas y relaciones puede llevarse a la practica en la realidad Estructura constructiva: Estructura de la cual sus propiedades pueden deducirse Paso perceptible: Agregado de un conjunto perceptible de subsistemas o relaciones a la estructura de un sistema (bsicamente descomponer una cosa grande en cosas ms chicas) Axiomas 1. La gente tiende a descuidar la importancia de las cosas que no puede ver o percibir 2. Todos los sistemas y tambin el trabajo de su descripcin tiene asociado un costo positivo 3. Para hacer un sistema que tenga propiedades especificas hay que combinar un conjunto de subsistemas que tenga las propiedades deseadas 4. Para hacer que un sistema tenga propiedades especificas se debe disear para l, una estructura practicable y realizable de subsistemas Teoremas: 1. La gente tiende a subestimar la complejidad de un sistema imperceptible 2. La subestimacin de costos se manifiesta cuando el sistema es imperceptible 3. Es probable que se subestime el trabajo manual 4. La funcionalidad solo puede controlarse en una estructura constructiva 5. Una estructura es practicable si y solo si, es una estructura constructiva 6. Todo sistema de propiedades especificas posee una estructura practicable y realizable 7. Pasos para disear un sistema segn langefors se siguen estos pasos: a. Realizar pasos perceptibles, y armar cada estructura de subsistemas b. Construir las propiedades de cada subsistema c. Comparar las propiedades de cada subsistema d. Comprobar la realizabilidad de cada subsistema e. Repetir los mismos pasos, para diferentes alternativas, y seleccionar una para su estudio.
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8. Todo sistema que se disea mediante un sistema jerrquico de procesos, tendr circunscripta, una estructura jerrquica 9. El sistema tendr tantos niveles jerrquicos como subsistemas posea. 10. Para disear eficientemente un sistema es necesario verificar la factibilidad de la estructura de cada subsistema 11. Al analizar el sistema de forma descendente (de lo global a lo particular), reducimos cada vez ms el nmero de subsistemas ignorados, cada vez que bajemos de nivel PASOS PARA ESTUDIAR UN SISTEMA (La posta: aplicar el enfoque sistmico): 1. Descomponer el sistema en subsistemas hasta que el sistema sea perceptible, luego no descomponer ms. 2. La descomposicin se hace en base a las acciones que realiza el sistema (descomposicin funcional) 3. Establecer las relaciones entre los subsistemas 4. Analizar las propiedades y volver a componer al sistema como un todo. La totalidad de los sistemas se logra cuando cada subsistema posee acciones que les permiten la realizacin de los objetivos totales Cuando descomponemos el sistema en subsistema reducimos la cantidad de partes que se desconocen.

INFORMACION
Informacin: Es un ente que permite a un sistema efectuar la toma de decisiones, reduciendo la cantidad de incertidumbre o entropa, del mismo. Dato e informacin: La informacin permite la toma de decisiones, y reduce la entropa de los sistemas. La informacin est compuesta por un conjunto de datos. El Dato es simplemente un mero conocimiento acerca de algn hecho, pero se convierte en informacin cuando se utiliza para tomar decisiones Informacin operativa: Informacin necesaria que tiene que ver con el funcionamiento operativo del sistema, al cual el sistema de informacin sirve. Es importante porque cada operacin nueva del sistema necesita informacin operativa, por lo tanto, es necesaria para el funcionamiento del mismo. (ej.: solicitud de stock) Informacin directiva: Informacin que no es absolutamente necesaria, no es imprescindible, pero resulta ser til. Se la reclama cuando al requerimiento de funcionamiento operativo se le agrega el requerimiento de economa. Es importante porque ayuda a mejorar la eficiencia del sistema y hace que sea ms sencillo solucionar ciertos problemas. El valor de las decisiones: Una decisin es ms valiosa si se usa ms informacin, pero pierde su valor si se tarda mucho tiempo, sea no se puede perder el tiempo buscando informacin, hay que encontrar un balance. Caracterstica del sistema de Informacin: no tiene valor por s mismo, pero vale porque le sirve a alguien. Es una herramienta. El Sistema de informacin le ofrece algn valor a otros sistemas dentro de la organizacin. Pero el sistema de informacin es un subsistema del sistema Organizacin.

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PLANEACION
Planeacin: Seleccionar las misiones y objetivos, as como las acciones para lograrlos (estrategias) Misiones: Identifica el propsito bsico de una organizacin, funcin o tareas de la empresa (por ejemplo, formar profesionales). Pero una misin solo fija que que se pretende lograr, no el como. Objetivos: Son los fines hacia los cuales se dirige una actividad. Los objetivos deben ser claros, verificables, cuantificables, y con un tiempo lmite para cumplirlos. Los objetivos deben ser acordes a la misin de la empresa. Los objetivos son todo aquello que una empresa se plantea cumplir, para lograr una misin. Poseen dos funciones importantsimas las cuales representan: El punto final de la planeacin. El fin hacia el cual la organizacin, la integracin de personal, la direccin y el control, estn dirigidos. Estrategias: Define la materia de determinar los objetivos, y el camino para lograrlos. Son los cursos de accin a tomar, y la asignacin de recursos. Polticas: Entendimientos generales que guan la toma de decisiones. Procedimientos: Detallan la manera precisa de cmo deben realizarse ciertas actividades. Eficacia y eficiencia: La eficacia existe cuando se logran los objetivos propuestos, pero la eficiencia existe cuando se emplean un mnimo de recursos para lograr el mismo objetivo.

ORGANIZACIONES
Anlisis Estructural (Estructura organizativa): Es el estudio de las formas en que se dividen las tareas en una organizacin, la asignacin de funciones y responsabilidades entre sus miembros, y relaciones jerrquicas entre las mismas Estructura: Distribucin de las partes que componen un sistema. Conjunto de las relaciones existentes entre los diversos subsistemas que conforman a la organizacin. La estructura organizativa surge de mirar a la organizacin con un enfoque sistmico, y es la manera en que estn ordenados y relacionados sus subsistemas. Organizar: Es identificar las actividades requeridas, la agrupacin de las mismas para alcanzar objetivos, la asignacin de un gerente a cada grupo (delegacin de autoridad) y la coordinacin horizontal y vertical entre esos grupos Organizacin: Estructura formal o informal, compuesta por roles o posiciones. Rol organizacional: Funcin gerencial de organizar. Debe cumplir con los siguientes tems 1. Objetivos verificables 2. Idea clara de las principales actividades involucradas 3. Conocer que es lo que se debe hacer para alcanzar metas u objetivos

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Funciones gerenciales: Funciones que deben cumplir los gerentes o administradores. Planeacin Organizacin Integracin de personal Direccin Control Organizacin formal: Estructura intencional de los roles en una empresa formalmente organizada. Esta establecida formalmente, documentada, reglamentada, y posee un protocolo de realizacin. Se halla dividida en diversas unidades que son agrupaciones de manera lgica, de acuerdo a las tareas que se deben cumplir (organigrama) Organizacin informal: Red de relaciones interpersonales que surgen cuando las personas se asocian entre s. No est documentada ni reglamentada, pero funciona dentro de una organizacin.

ESTRUCTURAS ORGANIZATIVAS
Delegacin: Es el proceso por el cual un miembro de una organizacin o de un rea superior transfiere o cede una o ms funciones a otro miembro o rea inferior. Autoridad: La autoridad se define como el derecho propio de un individuo a ejercer discrecionalidad y realizar la toma de decisiones o acciones que afecten a otros grupos. La autoridad puede delegarse: Cuando se hace esto, se est otorgndole a una persona o grupo, el derecho de realizar la toma de decisiones. La delegacin implica transferencia de responsabilidad hacia el subalterno con relacin al grado de eficiencia, pero no exime de responsabilidad a quien delega en otro con relacin a su respectivo nivel superior Poder: Es mucho ms amplio que la autoridad y es la capacidad de los individuos o los grupos, de inducir o influir en las creencias o acciones de otras personas o grupos. Departamentalizacin: La divisin del trabajo es la separacin de una actividad compleja en componentes ms pequeos. La departamentalizacin, es la agrupacin de actividades, tareas, o funciones. Tipos de departamentalizacin: 1. Por funcin: se dividen segn las funciones que realiza cada parte de la empresa 2. Por rea geogrfica: Se realiza la divisin segn la zona geogrfica en la que se encuentre cada sector de la empresa (regin occidental, regin suroeste) 3. Por Clientes: Segn el tipo de clientes al que este orientado cada sector. 4. Por productos: Segn el tipo de productos que se fabriquen (sillas, zapatos, etc) Principios de los organigramas: 1. Unicidad de mando: Cada persona debe recibir rdenes de un solo jefe. En base a esto, el organigrama a se divide en diferentes niveles, y cada grupo de un nivel inferior, recibe rdenes de un solo jefe del nivel superior. No debe existir dualidad de mando. 2. Alcance de control: un jefe no puede tener al mando ms subordinados que la cantidad que es capaz de manejar

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3. Homogeneidad operativa: no se debe establecer una tarea a un cargo al cual no le corresponde 4. Delegacin efectiva: se deben delegar tareas y funciones para que estas se puedan realizar mejor. Al realizar una divisin, se debe dividir en al menos dos partes, para lograr una delegacin efectiva. reas Funcionales de una empresa (de produccin y comercializacin): GERENCIA GENERAL 1. Auditoria (asesores) 2. Sistemas (asesores) 3. Comercializacin (AREA IMPORTANTE) a. Departamento de ventas b. Departamento de desarrollo comercial 4. Abastecimiento a. Departamento de compras b. Departamento de almacenes 5. Industrializacin (AREA IMPORTANTE) a. Departamento de produccin b. Departamento tcnico 6. Administracin y finanzas a. Departamento de administracin b. Departamento de finanzas 7. Relaciones industriales a. Departamento de personal b. Departamento de desarrollo de personal 8. Control de calidad Relacin entre sistemas y estructura organizativa: La coordinacin de las relaciones potenciales entre cada divisin del sistema empresa, requiere inevitablemente informacin; aqu se evidencia la fundamental importancia del sistema de informacin en su relacin con la respectiva estructura sobre la cual se plasmara.

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