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IV Unidad: Sistemas de Registro y control de la compra y la venta de mercancas.

4.1 Generalidades

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Precio de Venta y Precio de costo de la venta

Toda mercanca tiene dos precios para el efecto de venderse. El precio de costo sea el valor de adquisicin, a como es registrada en el inventario su y su precio de venta ya con un margen de ganancia, en este caso el precio de venta es:

Precio de venta = Precio de costo + Margen de utilidad

La diferencia entre estos dos precios origina el resultado, utilidad o prdida, que la operacin produce al vendedor. En trminos tcnicos, se puede decir que en toda venta hay un aumento de activo por el dinero recibido o por recibir una disminucin de activo por el dinero recibido o por recibir, una disminucin de activo por el objeto o bien entregado; y un aumento de capital por la utilidad obtenida en la operacin. Por supuesto que en el caso de venta con perdida en vez de aumento habr disminucin de capital. Podemos decir, que en toda operacin de venta hay una mezcla de dos elementos del balance: Activo y Resultado. Al disear el procedimiento para registrar las operaciones con mercanca, se debe tener en cuenta lo siguiente: a) Giro de la empresa b) Volumen de las ventas c) Capacidad econmica d) Tipo de mercado e) Informacin deseada f) Claridad en los registros y en la informacin 4.2 Sistemas de Registro de Mercanca Existen dos sistemas para el registro de mercanca o de inventario: a) El sistema analtico o pormenorizado b) El sistema de inventario perpetuo Antes de entrar a analizar el sistema analtico vamos a dar el concepto de inventario

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Inventario: Est constituido por los bienes de una empresa destinados a la venta o a la produccin para su posterior venta, como materia prima produccin en proceso, artculos terminados y otros materiales que se utilizan en el empaque, envase de mercanca o las refacciones para mantenimiento que se consumen en el ciclo normal de las operaciones. 4.2.1 Sistema Analtico o Pormenorizado: Este consiste en abrir una cuenta especial en el libro mayor para cada uno de los conceptos de que est formada la cuenta de la mercanca. En este procedimiento se utilizan las cuentas inventario, compras, gastos de compra, devoluciones y rebajas sobre compras, ventas, devoluciones y rebajas sobre ventas. Cuenta de Inventario Se carga: Al inicio del ejercicio contable. Del importe del inventario inicial de las mercancas. Esta cuenta al comenzar el ejercicio contable se debe de considerar de activo circulante pues su saldo representa la existencia de mercanca. Cuenta Compras Se carga: Durante el ejercicio. Del importe de las compras de mercancas efectuadas al contado o al crdito Su saldo es deudor y representa el importe total de las compras de mercancas efectuadas durante el ejercicio. Gasto de compra: Se carga: Durante el ejercicio. Del importe de todos los gastos de flete, derechos, seguros, gastos y comisiones de agente aduaneros, acarreos, etc., que originan la mercanca comprada. Su saldo es deudor y representa el total de gastos efectuados por la compra de mercancas. Cuenta Devoluciones, Rebajas y descuentos sobre compra: Se abona: Durante el ejercicio. Del importe de mercancas devueltas a los proveedores o cuando estos nos conceden descuentos o rebajas sobre dichas compras. Su saldo es acreedor Cuenta de ventas: Se abona: Durante el ejercicio. Del importe total de las ventas de mercancas efectuadas al contado o al crdito. Su saldo es acreedor y representa el importe total de ventas efectuadas durante el ejercicio.

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Cuenta Devoluciones, Rebajas, descuento sobre ventas: Se carga: Durante el ejercicio. Del importe de las mercancas devueltas por los clientes o cuando se les concede bonificaciones sobre precios de las mercancas vendidas. Su saldo es deudor.

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Para apreciar con mejor claridad como funciona las cuentas de este sistema se va a desarrollar el siguiente ejemplo: 1- Iniciamos una empresa con C$ 100,000.00 en inventario 2- Se compra mercanca por C$ 25,000.00 en efectivo 3- Por la compra anterior pagamos en flete y acarreos C$ 75.00 en efectivo. 4- De la compra anterior devolvemos mercancas por un valor de C$ 3,000.00 que nos pagan en efectivo. 5- Al comprar mercancas por el valor de C$ 10,000.00 en efectivo nos conceden rebajas del 2% de las compras. 6- Se vende mercanca por C$ 12,000.00 en efectivo. 7- Por la venta anterior aceptamos devoluciones por C$ 2,000.00 y rebajas sobre ventas de C$ 1,000.00 que pagamos en efectivo Realizando las operaciones en asiento de diario obtenemos lo siguiente: 1. Por el inventario inicial Inventario.C$ 100,000.00 Capital..C$ 100,000.00 C$ 100,000.00 C$ 100,000.00 2. Por las compras Compras.C$ 25,000.00 Caja.C$ 25,000.00 C$ 25,000.00 C$ 25,000.00 3. Por los gastos de compra Gastos de compra ..C$ 75.00 Caja..C$ 75.00 C$ 75.00 C$ 75.00 4. Por las devoluciones sobre compras CajaC$ 3,000.00 Devoluciones sobre compra C$ 3,000.00 C$ 3,000.00 C$ 3,000.00 5. Por las rebajas sobre compras Compras.C$ 10,000.00 Rebajas sobre compraC$ 200.00 Caja 9,800.00 C$ 10,000.00 C$ 10,000.00

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6. Por la venta Caja..C$ 12,000.00 VentasC$ 12,000.00 C$ 12,000.00 C$ 12,000.00 7. Por las devoluciones y rebajas sobre venta Devoluciones sobre ventasC$ 2,000.00 Rebajas sobre ventas.. 1,000.00 Caja.C$ 3,000.00 C$ 3,000.00 C$ 3,000.00 Ventajas y desventajas del procedimiento analtico:

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En cualquier momento podemos conocer el valor del inventario inicial de las ventas, compras, gastos de compras, devoluciones y rebajas sobre compras y sobreventas. Esto dado que para cada uno de los conceptos se ha establecido una cuenta especial en el Libro Mayor.

Facilita la formacin del estado de prdidas o ganancias, debido a que se conoce por separado el
importe de cada uno de los conceptos con que se forman. Presenta mayor claridad en el registro de operaciones de mercancas. Desventajas y desventajas del procedimiento analtico:

No se pueden conocer en un momento dado el importe del inventario final de mercanca, puesto que no existe ninguna cuenta que controle las existencias. No es posible descubrir si ha habido extravo, robos o errores en el manejo de las mercancas, ya que no es posible determinar con exactitud su importe. No hay ninguna cuenta que controle su existencia. Para conocer el valor del inventario final se precisa hacer un recuento fsico de las existencias, labor que obliga a los negocios a cerrarlos temporalmente por dos o tres das para realizar el recuento fsico de sus existencias. No se puede conocer rpidamente el costo de lo vendido, ni la utilidad o prdida bruta mientras no se conozca el valor del inventario final. Por las anteriores ventajas este procedimiento se recomienda para negocios o empresas de baja capacidad econmica.

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Cuando se lleva este procedimiento para conocer la utilidad bruta o perdida bruta, se debe de obtener por medio de cargos y abanos cada uno de los resultados de la primera parte del Estado de Resultado en la siguiente forma: 1- Para obtener las ventas netas, se debe de restar de la cuenta de ventas por medio de un cargo, el importe de las devoluciones y rebajas sobre ventas. 2- Para obtener las compras totales, se debe sumar a la cuenta de las compras por medio de un cargo, el importe de los gastos de compra. 3- Para obtener las compras netas, se debe restar de la cuenta de compras por medio de abono el importe de las devoluciones y rebajas sobre compras. 4- Es importante en este caso abrir una cuenta transitoria con el nombre de costo de venta y desarrollar la frmula del costo de venta:

Inventario inicial + Compras netas Inventario final = Costo de venta

5- En nuestro caso se agrega por medio de un cargo el inventario inicial, las compras netas y se abona el inventario final.

OBSERVACIONES: a) La cuenta de ventas; como es acreedora, aumenta abonndola y disminuye cargndola. b) La cuenta de compras, como es deudora aumenta cargndola y disminuye abonndola. c) La cuenta de costo de venta, como es deudora aumenta cargndola y disminuye abonndola.
Para ilustrar los pasos anteriores, se va a tomar el primer ejemplo, suponiendo que se ha realizado un recuento fsico y que el inventario final es de C$ 95,000.00 Para determinar la utilidad bruta, es necesario realizar los siguientes ajustes: 1- Para encontrar las ventas netas se carga a ventas el importe de las devoluciones y rebajas sobre ventas y se abona a devoluciones sobre ventas y rebajas sobre ventas

1a
Ventas..C$ 3,000.00 De. Sobre ventas..C$ 2,000.00 Reb. Sobre ventas. 1,000.00 C$ 3,000.00 C$ 3,000.00 2- Para encontrar las compras totales se carga a compras el importe de los gastos de compra:

2a
ComprasC$ 75.00 Gastos de compra C$ 75.00
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3- Para encontrar las compras netas, se abona el importe de las devoluciones y rebajas sobre compras a la cuenta de compras.

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3a
Devoluciones sobre compras..C$ 3,000.00 Rebajas sobre compras 200.00 ComprasC$ 3,200.00 C$ 3,200.00 C$ 3,200.00 Como se puede observar el saldo de la cuenta de compras, representa las compras netas por valor de C$ 31,875.00. En esta parte desarrollamos la frmula del costo de venta, abriendo la cuenta Costo de venta y trasladamos a ella el inventario inicial, las compras netas y abonamos el inventario final. 4- Para encontrar el costo de venta a) Trasladamos el inventario inicial

4a
Costo de venta.. C$ 100,000.00 Inventario inicialC$ 100,000.00 C$ 100,000.00 C$ 100,000.00 b) Trasladamos las compras netas:

4b
Costo de ventaC$ 31,875.00 Compras..C$ 31,875.00 C$ 31,875.00 C$ 31,875.00 c) Abonamos el Inventario Final

4c
Inventario C$ 95,000.00 Costo de venta.C$ 95,000.00 C$ 95,000.00 C$ 95,000.00 5- La cuenta Costo de venta en nuestro caso, queda con un saldo de C$ 36,875.00. Este saldo lo trasladamos a ventas de la forma siguiente:

5a
Ventas .C$ 36,875.00 Costo de venta. C$ 36,875.00 C$ 36,875.00 C$ 36,875.00 6- La cuenta de venta queda con un saldo deudor de C$ 27,875.00 que representa Perdida del ejercicio como esta cuenta en el ejercicio debe quedar cerrada, conviene abrir una cuenta llamada Perdida del ejercicio, para trasladar su saldo:

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UniversidadPolitcnicadeNicaragua SedeEstel 6a
Perdida del ejercicio . C$ 27,875.00 VentasC$ 27,875.00 C$ 27,875.00 C$ 27,875.00 En la cuenta T se obtiene lo siguiente:
Inventario 1/100,000.00 4a/100,000.00 4c95,000.00 Compras 2/25,000.00 3a/3,200.00 5/10,000.00 4b/31,875.00 2a/75.00 35,075.00 35,075.00 GastodeCompra 3/75.00 2a/75.00

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Dev.s/compra 3a/3,000.00 4/3,000.00

Reb.s/compras 3a/200.00 5/200.00

Dev.S/ventas 7/2,000.00 1a/2,000.00

Reb.s/ventas 7/1,000.00 1a/1,000.00

Ventas 1a/3,000.00 6/12,000.00 5a/36,875.00 6a/27,875.00 39,875.00 39,875.00 Caja 2/25,000.00 3/75.00 4/9,800.00 7/3,000.00 15,000.00 37,875.00 22,875.00

Costodeventa 4a/100,000.00 4c/95,000.00 4b/31,875.00 5a/36,875.00 131,875.00 131,875.00

PerdidaBruta 6a/27,875.00

Capital 1/100,000.00

4/3,000.00 6/12,000.00

En este mtodo se puede observar las nicas cuentas que queda abierta, son las cuentas de inventario con un saldo de C$ 95,000.00; que representa el valor del inventario final que es a su vez el inventario inicial del siguiente ejercicio y la cuenta de Prdidas y Ganancias con un saldo de C$ 37,875.00. No es usual que una empresa presente sus disponibilidades con un saldo acreedor recordemos que las cuentas de activo son de naturaleza deudora y representa de esta forma va en contra de la naturaleza de su saldo. En el ejemplo anterior podemos observar que el rubro de caja presenta un saldo acreedor con un monto de C$ 22,875.00. En contabilidad estas situaciones se pueden corregir por medio de asiento de reclasificacin. Las reclasificaciones son correcciones o movimientos que se dan en cuentas de una misma naturaleza y se realizan con el objeto de dar una presentacin ms apropiada a las cifras en los estados financieros. Es importante sealar que las reclasificaciones no modifican la naturaleza y el fin del registro ya que no afectan la posicin financiera ni los resultados de operacin de una entidad.
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Para reclasificar la cuenta de caja procedemos a realizar el siguiente asiento: CajaC$ 22,875.00 Sobregiros por cubrir.. C$ 22,875.00 4.2.2 Sistema de inventario Perpetuo:

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Consiste en registrar las operaciones de mercancas de tal manera que se pueda conocer, en cualquier momento, el importe del inventario final, del costo de venta y de la utilidad o perdida bruta.

Las Ventajas de este mtodo

Se puede conocer en cualquier momento el valor del inventario final sin necesidad de cerrar la empresa para realizar el inventario fsico.

Se puede descubrir extravos, robos o errores en el manejo de la mercanca, puesto que se sabe
con exactitud el importe de las mercancas en existencia.

Se puede conocer en cualquier momento el importe del costo de la mercanca vendida.

Se puede conocer en cualquier momento el valor de las utilidades o perdida bruta. Cuenta de Inventario de Mercanca Se carga: Al inicio del ejercicio contable. 1. Del importe del inventario inicial de las mercancas a precio de costo. Durante el Ejercicio: 2. Del importe de las compras a precio de costo 3. Del importe de los gastos de compra. 4. Del importe de las devoluciones sobre ventas a precio de costo Se abona: Durante el ejercicio: 1. Del importe de las ventas a precio de costo 2. Del importe de las devoluciones sobre compras 3. Del importe de las rebajas sobre compras. Cuenta de Costo de Venta Se carga: Durante el ejercicio: 1. Del importe de las ventas a precio de costo Se abona: Durante el ejercicio 1. Del importe de las devoluciones sobre ventas a precio de costo

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Su saldo es deudor y representa el costo de la mercanca vendida. Cuenta de Venta Se carga: Durante el ejercicio: 1. Del importe de las devoluciones sobre ventas a precio de venta. 2. Del importe de las rebajas sobre ventas. Se carga: Durante el ejercicio: 1. Del importe de las ventas a precio de venta Su saldo es acreedor y representa el valor de las ventas netas

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Del movimiento de las cuentas anteriores se puede observar que las cuentas de ventas y devoluciones sobre ventas, registran operaciones de mercancas, tanto a precio de venta como a precio de costo. Bajo este sistema por cada operacin de venta o de devoluciones sobre ventas se deben realizar dos asientos uno por el precio de venta y otro por el costo de venta. Basndose en todo lo expuesto se desarrolla el siguiente ejemplo: 1- El seor Sergio Navarro inicia sus actividades con C$ 60,000.00 en efectivo y C$ 70,000.00 en mercanca 2- Compra mercancas por C$ 50,000.00 en las siguientes formas, paga 30% en efectivo y por el resto firma documento. 3- Obtiene una rebaja sobre la compra anterior por el 1% que carga al documento. 4- Devuelve mercancas en mal estado por C$ 3,000.00 que carga al documento. 5- Vende mercancas por valor de C$ 60,000.00 en las formas siguientes 50% pagados con cheque y el resto al crdito. El costo es del 70 %. 6- Concede una rebaja por la venta anterior del 2% que acredita a los clientes. 7- De la venta anterior recibe devoluciones de sus clientes por C$ 5,000.00 8- Los gastos de venta importaron C$ 2,500.00 que se quedaron a deber. 9- Los gastos de administracin fueron por un valor de C$ 5,000.00 y se pag el 40% en efectivo y el resto se queda a deber.

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