Plan de Gestion Comunicaciones ...

Versin
Elaborado
2.0
01-09-2014
CONTROL DE VERSIONES
Revisado
Aprobado
Fecha
03-09-2014
03-09-2014
Motivo
Informe
PLAN DE GESTIN DE COMUNICACIONES

Diseo e Implementacin de un Sistema de Gestin de Seguridad
de la Informacin (SGSI) normas ISO 27001:2005 e ISO
17799:2005 para entidad financiera EF
SGSI
G.T.
Richard Angeles Paredes
Kerly Ayala Silva
Carla Beingolea Snchez
Julio Caldern
Maria Luisa Coronado
Cynthia Rimachi
NOMBRE DEL PROYECTO

SIGLAS DEL PROYECTO
GERENTE DEL PROYECTO
INTEGRANTES
COMUNICACIONES DEL PROYECTO
Ver Matriz de Comunicaciones del Proyecto Ver 1.0

PROCEDIMIENTO PARA TRATAR POLEMICAS
1. Se captan las polmicas a travs de la observacin y conversacin, o de alguna persona o grupo que los exprese
formalmente.
2. Se codifican y registran las polmicas en el Log de Control de Polmicas:
LOG DE CONTROL DE POLEMICAS
3. Se revisa el Log de Control de Polmicas en la reunin semanal de coordinacin con el fin de:
a. Determinar las soluciones a aplicar a las polmicas pendientes por analizar, designar un responsable por su
solucin, un plazo de solucin, y registrar la programacin de estas soluciones en el Log de Control.
b. Revisar si las soluciones programadas se estn aplicando, de no ser as se tomarn acciones correctivas al
respecto.
c. Revisar si las soluciones aplicadas han sido efectivas y si la polmica ha sido resuelta, de no ser as se disearn
nuevas soluciones (continuar en el paso a).
4. En caso que una polmica no pueda ser resuelta o en caso que haya evolucionado hasta convertirse en un
problema, deber ser abordada con el siguiente mtodo de escalamiento:
a. En primera instancia ser tratada de resolver por el Project Manager y el Equipo de Gestin de Proyecto,
utilizando el mtodo estndar de resolucin de problemas.
b. En segunda instancia ser tratada de resolver por el Project Manager, el Equipo de Gestin de Proyecto, y los
miembros pertinentes del Equipo de Proyecto, utilizando el mtodo estndar de resolucin de problemas.
c. En tercera instancia ser tratada de resolver por el Sponsor, el Project Manager, y los miembros pertinentes del
proyecto, utilizando la negociacin y/o la solucin de conflictos.
d. En ltima instancia ser resuelta por el Sponsor o por el Sponsor y el Comit de Control de Cambios si el primero
lo cree conveniente y necesario.
PROCEDIMIENTO PARA ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIN DE COMUNICACIONES: DEFINA EL PROCEDIMIENTO PARA REVISAR Y ACTUALIZAR
EL PLAN DE GESTIN DE COMUNICACIONES.
El Plan de Gestin de las Comunicaciones deber ser revisado y/o actualizado cada vez que:
1. Hay una solicitud de cambio aprobada que impacte el Plan de Proyecto.
2. Hay una accin correctiva que impacte los requerimientos o necesidades de informacin de los stakeholders.
3. Hay personas que ingresan o salen del proyecto.
4. Hay cambios en las asignaciones de personas a roles del proyecto.
5. Hay cambios en la matriz autoridad versus influencia de los stakeholders.
6. Hay solicitudes inusuales de informes o reportes adicionales.
7. Hay quejas, sugerencias, comentarios o evidencias de requerimientos de informacin no satisfechos.
8. Hay evidencias de resistencia al cambio.
9. Hay evidencias de deficiencias de comunicacin intraproyecto y extraproyecto.
La actualizacin del Plan de Gestin de las Comunicaciones deber seguir los siguientes pasos:
1. Identificacin y clasificacin de stakeholders.
2. Determinacin de requerimientos de informacin.
3. Elaboracin de la Matriz de Comunicaciones del Proyecto.
4. Actualizacin del Plan de Gestin de las Comunicaciones.
5. Aprobacin del Plan de Gestin de las Comunicaciones.
6. Difusin del nuevo Plan de Gestin de las Comunicaciones.
GUAS PARA EVENTOS DE COMUNICACIN: DEFINA GUA PARA REUNIONES, CONFERENCIAS, CORREO ELECTRNICO, ETC.
Guas para Reuniones .- Todas las reuniones debern seguir las siguientes pautas:
1. Debe fijarse la agenda con anterioridad.
2. Debe coordinarse e informarse fecha, hora, y lugar con los participantes.
3. Se debe empezar puntual.
4. Se deben fijar los objetivos de la reunin, los roles (por lo menos el facilitador y el anotador), los procesos
grupales de trabajo, y los mtodos de solucin de controversias.
5. Se debe cumplir a cabalidad los roles de facilitador (dirige el proceso grupal de trabajo) y de anotador (toma
nota de los resultados formales de la reunin).
6. Se debe terminar puntual.
7. Se debe emitir un Acta de Reunin la cual se debe repartir a los participantes.
Guas para Correo Electrnico.Todos los correos electrnicos debern seguir las siguientes pautas:
1. Los correos electrnicos entre el Equipo de Proyecto y el Cliente debern ser enviados por el Project Manager
con copia al Sponsor, para establecer una sola va formal de comunicacin con el Cliente.
2. Los enviados por el Cliente y recibidos por cualquier persona del Equipo de Proyecto debern ser copiados al
Project Manager y el Sponsor (si es que stos no han sido considerados en el reparto), para que todas las
comunicaciones con el Cliente estn en conocimiento de los responsables de la parte contractual.
3. Los correos internos entre miembros del Equipo de Proyecto, debern ser copiados a la lista Equipo que
contiene las direcciones de los miembros, para que todos estn permanentemente informados de lo que sucede
en el proyecto.
GUAS PARA DOCUMENTACIN DEL PROYECTO: DEFINA LAS GUAS PARA CODIFICACIN, ALMACENAMIENTO, RECUPERACIN, Y REPARTO DE
LOS DOCUMENTOS DEL PROYECTO.
Guas para Codificacin de Documentos.- La codificacin de los documentos del proyecto ser la siguiente:
AAAA_BBB_CCC.DDD
Donde: AAAA = Cdigo del Proyecto= PROD
BBB = Abreviatura del Tipo de Documento= pch, sst, wbs, dwbs, org, ram, etc.
CCC = Versin del Documento=v1_0, v2_0, etc.
DDD = Formato del Archivo=doc, exe, pdf, mpp, etc.
Guas para Almacenamiento de Documentos.- El almacenamiento de los documentos del proyecto deber seguir las
siguientes pautas:
1. Durante la ejecucin del proyecto cada miembro del equipo mantendr en su mquina una carpeta con la misma
estructura que el WBS del proyecto, donde guardar en las sub-carpetas correspondientes las versiones de los
documentos que vaya generando.

2. Al cierre de una fase o al cierre del proyecto cada miembro del equipo deber eliminar los archivos temporales de
trabajo de los documentos y se quedar con las versiones controladas y numeradas (ver guas para el control de
versiones), las cuales se enviarn al Project Manager.
3. El Project Manager consolidar todas las versiones controladas y numeradas de los documentos, en un archivo
final del proyecto, el cual ser una carpeta con la misma estructura del WBS, donde se almacenarn en el lugar
correspondiente los documentos finales del proyecto. Esta carpeta se archivar en la Biblioteca de Proyectos, y se
guardar protegida contra escritura.
4. Se publicar una Relacin de Documentos del Proyecto y la ruta de acceso para consulta.
5. Los miembros de equipo borrarn sus carpetas de trabajo para eliminar redundancias de informacin y
multiplicidad de versiones.
Guas para Recuperacin y Reparto de Documentos.1. La recuperacin de documentos a partir de la Biblioteca de Proyectos es libre para todos los integrantes del Equipo
de Proyecto.
2. La recuperacin de documentos a partir de la Biblioteca de Proyectos para otros miembros que no sean del
Proyecto requiere autorizacin del Project Manager.
3. El acceso a la informacin del proyecto por parte de personas que requiere autorizacin de Gerencia General, pues
esta informacin se considera confidencial, tanto para el equipo de proyecto como para el Cliente.
4. El reparto de documentos digitales e impresos es responsabilidad del Project Manager.
5. El reparto de documentos impresos no contempla el control de copias numeradas.
GUAS PARA EL CONTROL DE VERSIONES: DEFINA GUAS PARA REGISTRO Y CONTROL ORDENADO DE LAS VERSIONES DE LOS DOCUMENTOS DEL
PROYECTO.
1. Todos los documentos de Gestin de Proyectos estn sujetos al control de versiones, el cual se hace insertando
una cabecera estndar con el siguiente diseo:
Cdigo de Versin Hecha por Revisada por Aprobada por Fecha Motivo CONTROL DE VERSIONES
2. Cada vez que se emite una versin del documento se llena una fila en la cabecera, anotando la versin, quien
emiti el documento, quin lo revis, quin lo aprob, a que fecha corresponde la versin, y por qu motivo se
emiti dicha versin.
3. Debe haber correspondencia entre el cdigo de versin del documento que figura en esta cabecera de Control de
Versiones y el cdigo de versin del documento que figura en el nombre del archivo (ver Gua para Codificacin de
Documentos), segn:
AAAA_BBB_CCC.DDD
Donde: AAAA= Cdigo del Proyecto= PROD
BBB= Abreviatura del Tipo de Documento= pch, sst, wbs, dwbs,org,ram,etc.
CCC= Versin del Documento=v1_0, v2_0, etc.
DDD= Formato del Archivo=doc, exe, pdf,mpp,etc.
GLOSARIO DE TERMINOLOGA DEL PROYECTO: GLOSARIO DE TRMINOS, NOMBRES, CONCEPTOS, FRMULAS, ETC.
MATRIZ DE COMUNICACIONES DEL PROYECTO

CODIGO EDT
1.0
1.1
INFORMACION
CONTENIDO
Datos y comunicacin sobre

la iniciacin del proyecto
1.2
1.3
1.4
1.5
FORMATO
NIVEL DETALLE
RESPONSABLE
Project Charter
Alto
PROJECT
MANAGER
Plan del Proyecto
Alto
PROJECT
MANAGER
Informe de
Performance
Alto
PROJECT
MANAGER
Alto
PROJECT
MANAGER
Gestin del Proyecto

Iniciacin del Proyecto
Planificacin del Proyecto
Ejecucin del Proyecto
Monitoreo y Control del

Proyecto
Proyecto: Alcance, Tiempo,

Costo, Calidad, RRHH,
Comunicaciones, Riesgos, y
Adquisiciones
Estado Actual (EVM), Progreso (EVM),
Pronstico de Tiempo y Costo,
Problemas y -pendientes
Estado, Progreso, Pronstico
de Tiempo y Costo,
Problemas y pendientes
Informe mensual
Datos y comunicacin sobre

el cierre del proyecto
Cierre del proyecto
Cierre del Proyecto

Medio
PROJECT
MANAGER
GRUPO RECEPTOR
METODOLOGIA
Sponsor, Consultor,
Jefes,
Coordinadores,
Operador, Analistas
Sponsor, Consultor,
Jefes,
Coordinadores,
Operador, Analistas
Jefes,
Coordinadores,
Operador, Analistas
Sponsor, Consultor,
Jefes,
Coordinadores,
Operador, Analistas
Sponsor, Consultor,
Jefes,
Coordinadores,
Operador, Analistas
Documento
impreso, digital
(PDF) y va correo
electrnico
Documento
impreso, digital
(PDF) y va correo
electrnico
Documento impreso
Documento
impreso, digital
(PDF) y va correo
electrnico
Documento
impreso, digital
(PDF) y va correo
electrnico
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Una sola vez
Semanal
Mensual
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documentos que vaya generando.

MATRIZ DE COMUNICACIONES DEL PROYECTO

Datos y comunicacin sobre

Plan del Proyecto

Gestin del Proyecto

Planificacin del Proyecto

Ejecucin del Proyecto

Monitoreo y Control del

Proyecto: Alcance, Tiempo,

Datos y comunicacin sobre

Cierre del proyecto

Cierre del Proyecto

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