1

PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATLICA DEL PER

FACULTAD DE CIENCIAS E INGENIERA

IMPLANTACION E INTEGRACION DE ERP

SAP BUSINESS ONE EN UN INSTITUTO DE IDIOMAS

Tesis para optar el Ttulo de Ingeniero Informtico, que presenta el bachiller:

Diego Paolo Castro Aguilar

ASESOR: Jorge Alberto Berrocal Perez Albela

Lima, noviembre del 2012

INDICE
1 ANEXO 1. INTRODUCCIN A UN ERP: SAP BUSINESS ONE.........................................................2
1.1 HISTORIA DE SAP Y SOLUCIONES............................................................................................2
1.2 ALCANCE DE LA SOLUCIN SAP BUSINESS ONE......................................................................4
1.3 INFRAESTRUCTURA, PLATAFORMAS DE DESARROLLO Y ADD-ONS...........................................5
1.4 NAVEGACIN INTUITIVA, HERRAMIENTAS DE EXPLOSIN DE DATOS Y PROCESOS DE AUTORIZACIN.........7
1.5 METODOLOGA DE IMPLANTACIN ACCELERATED SAP (ASAP)............................................11
2 ANEXO 2. GANTT DETALLADO DEL PROYECTO DE IMPLEMENTACIN SAP BUSINESS ONE.......19
3 ANEXO 3: ESTRUCTURA DE ACTAS DE REUNIN........................................................................20
4 ANEXO 4: HERRAMIENTA DE MIGRACIN DE DATOS DATA TRANSFER WORBENCH...................21
5 ANEXO 5: HERRAMIENTA DE CREACIN DE ALERTAS.................................................................25
6 ANEXO 6 HERRAMIENTA DE CREACIN DE TABLAS DE USUARIO Y CAMPOS DE USUARIO..........27
7 ANEXO 7: HERRAMIENTA DE CREACIN BSQUEDAS FORMATEADAS........................................31
8 ANEXO 8: HERRAMIENTA DE PROCEDIMIENTOS DE AUTORIZACIN............................................36
9 ANEXO 9: ANLISIS Y DISEO DE INTERFAZ...............................................................................40
9.1 CASOS DE USO Y ACTORES....................................................................................................40
9.2 CASOS DE USO.......................................................................................................................40
9.3 DIAGRAMA DE CLASES............................................................................................................41
9.4 DISEO. INTERFAZ VENTAS SERVICIOS EDUCATIVOS.............................................................41
9.5 INTERFAZ VENTAS LIBROS......................................................................................................42
9.6 INTERFAZ VENTAS OTROS SERVICIOS....................................................................................43
10
ANEXO 10: ANLISIS Y DISEO DEL MDULO DE PRESUPUESTO..............................................1
10.1
INTRODUCCIN......................................................................................................................1
10.2
ANTECEDENTES....................................................................................................................1
10.3
OBJETIVO..............................................................................................................................1
10.4
ALCANCE DETALLADO DEL PROYECTO...................................................................................2
10.5
SOLUCIN PROPUESTA.........................................................................................................3
10.6 ANLISISDELSISTEMA...................................................................................................................10

Anexo 1. Introduccin a un ERP: SAP Business One

1.1

Historia de SAP y Soluciones

SAP AG (Systeme, Anwendungen und Produkte) (Sistemas, Aplicaciones y
Productos) es una empresa de informtica alemana con sede en Walldorf. SAP
comercializa un conjunto de aplicaciones de software empresarial, que provee
soluciones escalables, es decir, con capacidad de adaptarse a nuevos requisitos
conforme cambian o aumentan las necesidades del negocio del cliente y que la
empresa argumenta se encuentran entre las mejores prcticas empresariales.
SAP est considerada como el tercer proveedor independiente de software del
mundo (tras Microsoft y Oracle) y el mayor de la Unin Europea. Cuenta con 12
millones de usuarios, 100.700 instalaciones y ms de 1.500 socios.
SAP fue fundada en 1972 en la ciudad de Mannheim, Alemania, por algunos
antiguos empleados de IBM (Claus Wellenreuther, Hans-Werner Hector, Klaus
Tschira, Dietmar Hopp y Hasso Plattner) bajo el nombre de "SAP Systemanalyse,
Anwendungen und Programmentwicklung". El nombre fue tomado de la divisin
en la que trabajaban en IBM.
SAP ha puesto su mirada en el negocio como un todo: as ofrece un sistema nico
que soporta prcticamente todas las reas de negocio. SAP proporciona la
oportunidad de sustituir un gran nmero de sistemas independientes, que se han
desarrollado e instalado en organizaciones ya establecidas, por un solo sistema
modular. Cada mdulo realiza una funcin diferente, pero est diseado para
trabajar con otros mdulos. Est totalmente integrado, ofreciendo autntica
compatibilidad entre todas las funciones de una empresa.
A continuacin se presenta un breve resumen histrico:

1972

Se funda SAP.

1973

Se lanzan las soluciones SAP R/1.

1977

Primeros clientes internacionales.

1979

Se lanzan las soluciones SAP R/2.

1988

La empresa sale a bolsa (Francfort).

1992

Se lanzan las soluciones SAP R/3.

1996

La empresa lanza las nuevas soluciones de gestin de relaciones

con los clientes y de gestin de la cadena de suministro; SAP
comienza a desarrollar soluciones especficas para cada sector.

1998

La empresa cotiza en la Bolsa de Nueva York.

1999

SAP presenta mySAP.com.

2000

SAP crea SAP Hosting, una filial dedicada a la prestacin de

servicios de aplicaciones de Internet y a actividades de hosting de
aplicaciones.

2000

SAP forma una alianza estratgica con Commerce One para crear
SAP Markets, una filial dedicada a la creacin e impulso de
marketplaces de business-to-business interconectados globalmente
a travs de Internet.

2004

SAP Lanza al mercado SAP Business One, solucin para la

pequea y mediana empresa.

[SAP 01] [SAP 02]

SAP ofrece diferentes soluciones dependiendo del tamao de la empresa, las

cuales presentamos a continuacin:

mySAP Business Suite: Esta solucin est desarrollada para empresas o

industrias grandes y proporciona una gama completa de la funcionalidad para
todos los procesos de negocio.

mySAP All-in-One: mySAP All-in-One ofrece los beneficios de mySAP

Business Suite pero para una pequea o mediana empresa. Es decir es una
versin de mySAP Business Suite, con ciertos parmetros ya configurados
para un determinado tipo de negocio. Dada esta pre configuracin los costos
son menores que mySAP Business Suite y el tiempo de implementacin
tambin.

SAP Business One: SAP Business One contiene todas las funciones que
requieren una pequea y mediana empresa y puede ser implementado en un
plazo menor que las dos soluciones anteriores. Su mantenimiento es mnimo
as como tambin su costo.

De las soluciones desarrolladas por SAP, SAP BUSINESS ONE ser la que se
considerar en esta tesis. (Ver Figura 1)
TamaoEmpresa

mySAP BusinessSuite
mySAP AllinOne
SAPBusinessOne
ComplejidaddeProcesosdelNegocio

Figura 1. Soluciones SAP

1.2

Alcance de la Solucin SAP Business One

Aquellas empresas que utilizan sistemas independientes donde la informacin no
se encuentra centralizada, tienen muchos inconvenientes en la consistencia de
datos y a su vez no se puede acceder a la informacin en tiempo real, por
encontrarse en diferentes sistemas.

Los puntos expuestos en el prrafo anterior, son los motivos principales por los
que se opta utilizar SAP Business ONE, pues permite posicionarse en la cima del
negocio y a su vez proporciona un cuadro verdadero y unificado de la informacin.
Por primera vez, los propietarios del negocio tienen un solo sistema que fue
construido para automatizar procesos y mantener minuto a minuto la informacin
de manera minuciosa. Con Sap Business One los directores pueden aumentar los
beneficios de su negocio y alcanzar un nuevo nivel de control. (Ver Figura 2)

Figura 2. Sistemas Independientes vs SAP Business One.

La siguiente figura presenta los mdulos brindados por el sistema as como

tambin las herramientas de configuracin, control y gestin que el ERP ofrece.
(Ver Figura 3)
Funcionalidades de Reporte y Navegacin de Datos
Tecnologas Generales (Drag & Relate; Alertas; Configuracin Especfica UI)
Finanzas

Ventas / CRM

Servicios

Compras

Inventario

Banca

Produccin

Plan Contable

Cotizacin

Cobranza

Orden de Venta
Factura
Entrega
Devolucin
Listas Precios en
Multi-Monedas
Gestin de
Clientes

Cotizacin de
Compra
Orden de compra
Entrega de
compra
Devolucin de
compra
Factura de
compra
Nota de crdito de
compra

Gestin de tems

Segmentos de
Cuentas
Asiento de Diario
Plantillas de
Contabilizacin
Transaccin
Recurrente

Administracin de
contratos de
Servicios
Planeacin de
Servicios
Seguimiento de
Iteracciones con
Clientes
Base de datos de
Conocimiento

Consulta de tems
Lista de Precios
Entradas de
Mercanca

Pagos
Depsitos
Medios de Pago
Cheques
Pagos Diferidos

Lista de
Materiales

Mltiples
Monedas
Diferenc. Cambio
Reportes
Financieros
Presupuesto
Flujo de Caja
Centros de
Costos
Impuestos de
Ventas
Mltiples
perodos

Clculo utilidades
brutas
Gestin de
Contactos
Gestin de
Oportunidades
y Pipeline
Calculo de
Comisiones de
Venta

Administracin de
llamadas de
Servicio

Carpeta de
Importacin

Salidas de
Mercanca
Solicitud de
Traslado
Traslado de
Mercancas
Toma de
Inventario
Revalorizacin de
Material

Extractos
bancarios y
reconciliaciones

Gestin de
Nmeros de
Serie
Gestin de Lotes
Pick and Pack
Conformacin de
Kits (Kitting

Software Development Kit

Other SAP and 3rd Party software

Figura 3. Mdulos SAP Business One. [SAP - 03]

MRP
Pronsticos
Ordenes de
Fabricacin
Reportes sobre
recomendacion
es de O.Compra
/ O.Fabricacin

1.3

Infraestructura, Plataformas de Desarrollo y Add-ons

SAP Business One trabaja como cliente servidor, y permite utilizar como gestores
de Base de Datos a las siguientes aplicaciones: MS SQL SERVER, DB2 Express
y SYBASE. As mismo contiene servicios de Email y Backups los cuales pueden
ser programados cada cierto tiempo. Tambin permite el desarrollo de soluciones
externas que pueden integrarse a la base de datos SAP manteniendo la
consistencia de datos, pues estos desarrollos se realizan sobre una plataforma de
programacin propia del ERP llamada SDK (Software Development Kit) que
puede ser utilizada en lenguajes de programacin como Visual Basic, .net, Java y
Delphi. Adicionalmente este ERP cuenta con integracin a herramientas de
Microsoft

como

son

Word,

Excel

Outlook.

Finalmente

todas

las

personalizaciones, creacin de tablas y/o campos adicionales se realizan desde

la misma aplicacin, de esta forma la base de datos no se manipula directamente
sino tendr que cumplir cierta arquitectura y/o requisitos previos que la aplicacin
exige.
SAPBusinessOne
Cliente
Servidor
Interfaces
XM LAdapter

API(COM )
M SSQLServer/
DB2Express/
Sybase
Basede
Datos

Servicios
EM ail
Backup

Figura 4. Infraestructura Tcnica.

Los desarrollos externos que se programan utilizando la plataforma de desarrollo

de SAP Business son conocidos en el mundo SAP como Add-Ons. La
caracterstica principal de estos Add-ons es su flexibilidad para la integracin pues
al utilizar libreras proporcionadas por SAP Business One en el SDK, hace que la
programacin sea ms eficiente sin perder el fcil uso y manejo de la arquitectura
ya establecida por el sistema. Los Add-ons pueden ser patentados por cualquier
partner de desarrollo de SAP, para esto deben cumplir ciertos requisitos de
programacin los cuales son brindados por SAP, y pueden ser distribuidos para su
venta. En muchos casos existen Add-Ons de gran utilidad para ms de un cliente
y en algunas oportunidades SAP los ha comprado e integrado dentro del paquete
principal del software.

A continuacin presentamos algunos de los componentes ms importantes del

paquete de desarrollo de software de SAP Business One (SDK):

Data Interface Application Programming Interface (DI API). Permite la

lectura y escritura a la base de datos de SAP Business One
independientemente de la Aplicacin, pero mantiene la consistencia de
datos pues esta herramienta ejecuta la misma lgica va el servidor de
interfaz. DI- Server ofrece una librera de objetos basados en los objetos
de negocio. Esto significa que el lenguaje de programacin utilizado debe
soportar COM. SAP recomienda Visual Basic and C/C++, pero tambin es
posible utilizar aplicaciones Java.

User Interface Application Programming Interface (UI API). Si se quiere

desarrollar funciones adicionales e integrarlas completamente a la interfaz
usuario, se utilizar UI API, la cual provee acceso a elementos visuales del
cliente SAP. UI API permite el manejo de eventos as como tambin el
registro de datos en la base de datos desde la interfaz cliente. (Ver Figura
5)

Cliente

DesarrollodeAddon

DataInterfaceAPI

Servidor

User InterfaceAPI

SistemaExterno
DataInterfaceServer

BasedeDatosSAP
BusinessOne

Figura 5. SAP Business One Software Development Kit.

Adicionalmente SAP Business One cuenta con una herramienta que permite hacer
cargas masivas en la base de datos de SAP Business One pero utilizando DI API,
es decir mantiene la consistencia de los datos segn las libreras ofrecidas por
SDK. Los archivos fuentes pueden ser documentos en Excel, txt o inclusive un
ODBC. El nombre de esta herramienta es el Data Transfer Workbench, el cual
es sencillo de utilizar y presenta para cada carga de datos herramientas de
verificacin y mapeo. (Ver Figura 6)

DataTransferWorkbench
Wizard deMigracin

Extraccin
deDatos

Mapeode
Datos

Cargade
Datos

DI
A
P
I

SAPBusinessOne

SistemaExterno

E
X
P
O
R
T
A
R

Figura 6. Data Transfer Workbench.

1.4

Navegacin Intuitiva, Herramientas de Explosin de Datos y Procesos de

Autorizacin
SAP Business One ofrece una navegacin rpida, sofisticada y sencilla pues
permite direccionar desde varias pantallas a reportes y/o datos relacionados. En
el ejemplo desde el maestro de Socios de Negocio (Business Partner Master
Data) podemos acceder a sus cuentas (Account Balance by Control Accounts)
dando click en la flecha naranja al costado del campo Account Balance. De esta
misma forma desde la pantalla de cuentas de balance podemos acceder al
maestro de plan de cuentas (chart of accounts) dando click nuevamente en la
flecha naranja. Tambin desde el maestro de socios de negocio podemos acceder
a reportes en diferentes presentaciones ya sea a nivel grafico o de datos. (Ver
Figura 7)

Figura 7. Navegacin Sofisticada

Business One ofrece la herramienta Drag&Relate la cual permite acceder a datos

de cualquier objeto simplemente arrastrando y relacionando datos desde la
pantalla de uno a otro lado. En la siguiente figura el cdigo S1003 es arrastrado
dando un click y dirigindose a la opcin Purchase Order (Orden de Compra en
castellano), y el sistema muestra las rdenes de compra de este proveedor en
otro formulario, de esta manera es posible crear consultas sin necesidad de
ejecutar cdigos complejos, sino de manera intuitiva. (Ver Figura 8)

Figura 8. Navegacin Intuitiva gracias a la opcin Drag&Relate

SAP Business One permite una fcil personalizacin a nivel visual en los campos
de

un formulario, pues permite renombrar campos, crear campos, y realizar

parametrizaciones sin necesidad de tener que acceder a cdigos fuente sino

simplemente desde la misma aplicacin. En el ejemplo se renombre el campo
Mobile Phone por Call Phone, tambin en el formulario Sales Order se cre un
campo definido por el usuario Deilvery Time. (Ver Figura 9)

CTRL+doble
click

Campos
definidosporel
usuario

Figura 9. Personalizacin Sencilla

Otro dato interesante es la compra de Business Objects por SAP. SAP al adquirir
herramientas de explosin de informacin de una empresa lder en este tipo de
tecnologas incorpor dentro de su funcionalidad estndar a la herramienta
conocida como Crystal Reports, totalmente integrada a la plataforma SAP, y que
permite la elaboracin fcil y sencilla de informes de gestin. (Ver Figura 10)

Figura 10. Creacin de Reportes Gerenciales

SAP Business ofrece herramientas que permiten configurar polticas de

autorizacin para la aprobacin de ciertos documentos donde las condiciones son
ilimitadas. De esta manera se mantiene un control total tanto en las compras como
en las ventas. En la siguiente figura se muestra un ejemplo donde existe una
condicin de si la orden es mayor a 5000 dlares es necesaria la aprobacin de
ciertos usuarios, para esto el sistema almacena la documentacin de manera
temporal hasta que las personas responsables realicen la operacin de
aprobacin correspondiente. (Ver Figura 11)

Condicin(Por
ejemplo,Documento
>5000USD)
SI
Aprobado
ORechazado

3
Elsistemagrabael
documentocomopreliminar
Elsistemageneramensajes
parainformaralapersona
responsabledeaprobarel
documento

Figura 11. Procedimientos de Autorizacin.

La integracin contable es uno de los puntos importantes de SAP Business One

pues al realizar cada operacin que implica registros contables en ese mismo
momento el sistema registra la operacin financiera, y esta se ve reflejada en los
registros y maestros involucrados. En el ejemplo se muestra una venta A/R
Invoice (Factura en castellano), en este formulario en la pestaa accounting
podemos ir al asiento contable (Journal Entry), as como tambin desde el articulo
podemos ir al maestro de Items donde podemos acceder a la informacin del
inventario y el costo. (Ver Figura 12)

Facturade
Venta

PrecioVenta

Asiento
Contable
Maestrode
Artculo
Preciode
Venta
Costode
Inventario

Costode
Inventario

Figura 12. Contabilidad en Lnea

SAP Business One ofrece una completa integracin con Microsoft Office
permitiendo una comunicacin mucho ms rpida y estandarizada.
Almacenar informacin de un socio de negocio como contacto.
Integracin con MS Outlook , permite enviar correos desde el mismo sistema.
Crear contactos en MS Outlook.
Envi de documentos por email, por ejemplo cotizaciones a clientes desde el
mismo sistema.
Permite exportar a WORD y EXCEL cualquier documento del sistema y
adjuntarlos como actividades. (Ver Figura 13)

MSOutlook
Crear,
Actualizar,
Mostrar
Enviarcomo
Email

CotizacindeVentaSAP
Bussiness One

Administracinde
CotizacinenMSOutlook

Figura 13. Integracin MS Office.

1.5

Metodologa de Implantacin Accelerated SAP (ASAP)

SAP brinda a sus partners una gua de implantacin SAP Business One llamada
Accelerated SAP (ASAP) y en cada etapa proporciona la documentacin
respectiva para ejecutarla de manera correcta. Esta gua de implantacin la
resumimos a continuacin (Ver Figura 14):

Preparacin
delProyecto

Definicindel
Alcance

Realizacin
del
Proyecto

Preparacin
Final

SalidaenVivo
ySoporte

Figura 14. Pasos para la implantacin de SAP Business One.

1.5.1

Preparacin del Proyecto

En esta etapa se entrenara al equipo involucrado en el proyecto en los

fundamentos de SAP ERP y la metodologa ASAP a seguir, as como el plan de
proyecto de alto nivel. Esta etapa es el punto de partida del proyecto y se da inicio
con una reunin inicial de lanzamiento, donde se arman los equipos de trabajo
tanto del cliente como de la empresa implementadora. Dentro del Equipo del
Cliente se encuentra la participacin de dos usuarios importantes:

El Usuario Lder es una persona con capacidad de decisin sobre las

dems reas involucradas en el proyecto, y se encargar de la gestin del
mismo pero por el lado del cliente. El usuario lder apoyar a los

consultores a coordinar, facilitar y hacer cumplir cada una de las tareas que
se asignen a los involucrados del proyecto por parte del cliente.

El Usuario Clave. Los usuarios claves son las personas que mejor conocen
los procesos de la empresa y son quienes participarn en cada de una de
las decisiones importantes que se tomen al momento de definir los mismos.

En esta reunin tambin se menciona la importancia de cada miembro y que su

participacin es importante para el xito del proyecto generando as un buen
ambiente de trabajo para las futuras actividades. Al finalizar esta etapa se obtiene
el Plan del proyecto con cada una de las tareas a realizar, con fechas y
responsables por cada una de ellas. (Ver Figura 15)

Id

Nombre de tarea

Proyecto Instituto de Idiomas

Duracin

Fin

94 das

vie 23/03/12

lun 06/08/12

29 das

vie 23/03/12

lun 07/05/12

Presentacin Inicial (Kick-Off) (Entregable1)

1 da

vie 23/03/12

vie 23/03/12

Levantamiento de Informacin de Procesos

9 das

lun 26/03/12

lun 09/04/12

Elaboracin de Diagramas de Flujo

9 das

mar 10/04/12

vie 20/04/12

Entrega de Plantillas de Migracin (Entregable

1 da

lun 23/04/12

lun 23/04/12

Presentacin de Diagramas de Flujo

5 das

lun 23/04/12

vie 27/04/12

8
9

Definicin del Alcance

Comienzo

Aprobacin de Procesos SAP Business One (E

Realizacin del Proyecto

5 das
21 das

lun 30/04/12
mar 08/05/12

lun 07/05/12
mar 05/06/12

10

Preparacin de Base de Datos

4 das

mar 08/05/12

vie 11/05/12

11

Instalacin del Sistema (Entregable 4)

3 das

mar 08/05/12

jue 10/05/12

12

Entrega de Plantillas con Informacin Correspo

1 da

vie 11/05/12

vie 11/05/12

13

Migracion de Datos

2 das

lun 14/05/12

mar 15/05/12

14

Modelamiento de Procesos SAP SBO

10 das

mi 16/05/12

mar 29/05/12

15

Elaboracin de Reportes Operativos

10 das

mi 16/05/12

mar 29/05/12

16

Test de Aceptacion (Entregable 6)

5 das

mi 30/05/12

mar 05/06/12

17

Elaboracin de Manuales de Usuario

5 das

mi 30/05/12

mar 05/06/12

18

Entrega Manuales de Usuario (Entregable 7)

1 da

lun 04/06/12

lun 04/06/12

19

Preparacin Final

18 das

mi 06/06/12

vie 29/06/12

20

Pruebas Integrales

10 das

mi 06/06/12

21

Capacitacion

18 das

mi 06/06/12

vie 29/06/12

22

Preparacin de Saldos Iniciales

1 da

mi 27/06/12

mi 27/06/12

23

Entrega de Saldos Iniciales (Entregable 8)

2 das

jue 28/06/12

vie 29/06/12

24

Carga de Saldos Iniciales

2 das

jue 28/06/12

vie 29/06/12

mar 19/06/12

25

Produccin

26 das

lun 02/07/12

lun 06/08/12

26

Soporte

23 das

lun 02/07/12

mi 01/08/12

27

Cierre de Mes

2 das

jue 02/08/12

vie 03/08/12

28

Cierre del proyecto (Entregable 9)

1 da

lun 06/08/12

lun 06/08/12

Figura 15. Plan del proyecto

1.5.2

Definicin del Alcance (Business BluePrint)

En esta etapa se tiene como objetivo modelar y elaborar los diagramas de flujo
cada uno de los procesos de negocio con los que la empresa cuenta y que son
necesarios para concretar las metas y los objetivos del cliente. En el equipo del
cliente se identificara al usuario clave de cada proceso y mediante reuniones de
trabajo se discutirn los requerimientos y/o mejoras a cada uno de los mismos.
Por cada una de estas reuniones los consultores elaborarn Actas de Reunin
las cuales tendrn que ser observadas y aprobadas por los usuarios clave.
Una vez discutidos y modelados cada uno de los procesos, estos sern
presentados a los ejecutivos de la empresa mediante un documento que tiene
como nombre Alcance del Proyecto, donde no solo se reflejan los diagramas de
flujo de los procesos sino tambin cada una de las actas aprobadas previamente
durante las reuniones de levantamiento de informacin. Para culminar esta etapa
se deber conseguir la firma de los ejecutivos que dar inicio a la etapa de
realizacin del proyecto.

El primer diagrama a elaborar es el Diagrama Cero. Este es el primer paso para

modelar todos los procesos de la empresa pues sirve como gua para poder llegar
a un nivel mas especifico en cada uno de ellos. El diagrama cero contiene tres
grandes grupos de procesos:

Procesos operativos. Son parte del ncleo del negocio. Un ejemplo en el caso
de un instituto de idiomas sera el proceso de matrcula de los cursos. En los
siguientes captulos de esta tesis se detallarn cada uno de estos procesos.

Procesos de soporte. Son aquellos que permiten que los procesos operativos
se ejecuten. Por ejemplo en un instituto de idiomas para que las clases se
dicten es necesario contar con un proceso para el pago del sueldo de los
profesores. Este proceso de cuentas por pagar, es un proceso de soporte. En
los siguientes captulos de esta tesis se detallarn cada uno de estos procesos.

Procesos de gestin que estn por encima del resto de procesos pues
supervisan el correcto funcionamiento de estos. Por ejemplo un proceso de
gestin es supervisar que la cantidad de alumnos de un curso sea la necesaria
para poder aperturar una clase, teniendo en cuenta que si la cantidad de
alumnos no cubre los gastos que esta implica es mejor no aperturarla.

Cada uno de estos procesos interacta con entidades, el resumen de la relacin

entre entidades y procesos los podemos ver en las siguientes figuras. (Ver Figura
16 y 17)

PROCESOS DE GESTION
Nombre del Proceso

ENTIDAD
INVOLUCRADA

ENTIDAD
INVOLUCRADA

Entidad 1
PROCESOS
OPERATIVOS

Entidad 2

Entidad 3

INICIO

Actividad 1

Actividad 2

Actividad 3

SI

PROCESOS DE SOPORTE

FIN

Figura 16. Modelo Diagrama Cero

Figura 17. Modelo Proceso

Otro de los cuadros que se incluyen en el documento de alcance es la Matriz de

Actividades vs Usuarios (Ver Figura 18). En este documento se cruza toda la
informacin obtenida de los procesos, y se hace un resumen de las actividades
del proceso y el usuario responsable de ejecutarla.

LECTURA
CREACION
MODIFICACION
CONTROLTOTAL

NotadeDebitoAcreedores

FacturasdeAcreedores

NotadeDebitoClientes

NotadeCreditoAcreedores

FacturasdeClienes

NotadeCreditoClientes

InformesdeInventario

Almacenes
C

T
T
T
L
T

Articulos

Administracion

GrupoArticulos

SalidadeMercaderia

GERENTEGENERAL
GERENTEDEAB
GERENTEDEADMINISTRACION
JEFEDECOMPRAS
JEFEDESISTEMAS
T
T
T
T
ADMINISTRACIONALMACEN
C,M C,M
ADMINISTRACIONCOMPRAS
ADMINISTRACIONVENTASBANCOS
ADMINISTRADORPRODUCCION
C,M C,M

TransferenciasArticulos

EntradadeMercaderia

DevoluciondeMercaderias

EntradasdeMercaderiaOP

Usuarios/Transacciones

Inventario

T
C
C

T
C
C

T
C
C

L
C
M
T

Figura 18. Matriz de Actividades vs Usuarios

Finalmente como ltimo cuadro importante dentro del documento de alcance es la

distribucin de licencias, donde en base a las licencias compradas por el instituto
se evala si son suficientes o si es necesario comprar adicionales, pues por lo
general en la etapa de pre-venta del Software SAP no se realiza un anlisis
exhaustivo y profundo de los procesos. A continuacin presentamos una breve
explicacin de los tipos de licencias SAP Business One que existen en el
mercado:

SAP B1 Professional Users. Este tipo de licencia nos permite acceder a todos
los mdulos de SAP B1. Por lo general este tipo de licencia est asignado al
usuario administrador del sistema.

SAP B1 CRM. Este tipo de licencia permite acceder a los mdulos de

Oportunidades de Ventas (CRM Ventas) as como tambin al mdulo de
servicios (CRM Servicios). Entre las operaciones ms importantes tenemos la
creacin de oportunidades de ventas, datos maestros de clientes, creacin de
cotizaciones, creacin de pedidos de clientes, entrega de productos, creacin
de contratos, creacin de actividades y creacin de llamadas de servicio.
Utilizada por lo general por personal del rea de ventas y post-venta.

SAP B1 Financiera Limitada. Este tipo de licencia nos permite acceder a los
mdulos de finanzas y gestin de Bancos. Utilizada por lo general por personal
del rea contable, administrativa, tesorera, finanzas, jefaturas y gerencias.

SAP B1 Logstica Limitada. Este tipo de licencia nos permite acceder a los
mdulos de compras, inventarios, ventas, maestros de socios de negocio y
maestros de artculos. Entre las operaciones principales tenemos la creacin
de cotizacin de compra, orden de compra, recepcin de mercadera, pedidos
de cliente, entrega de productos, factura de clientes, ingresos de almacn,
salidas de almacn y transferencias de almacn. (Ver Figura 19)

Codigo Usuario

Nombre Usuario

Cargo

Area

Pass SAP

Profesionales

Logistica

Finanzas

PRESDIR

Luis Noriega Arisnabarreta

Presidente Directorio

Direccion

DIREJEC

Ana Mara de la Torre Ugarte

Direccin Ejecutiva

Direccion

JEFESIS

Ernesto Snchez

Jefe de Sistemas

Sistemas

ADMIN1

Cecilia Cabanillas

Administrador (Cajamarca)

Administracin

ADMIN2

Mario Vargas

Administrador (Chepen)

Administracin

ALM1

Encargado de Almacen

Encargado de Almacen

Almacen

SUBALM1

Encargado de Sub Almacen

Encargado de Sub Almacen

Almacen

JEFERRHH

Pierina Arnao

Jefe Recursos Humanos

Recursos Humanos

1
1
1
1

1
TOTAL

LICENCIAS
TOTAL

ASIGNADAS

DISPONIBLES

Profesionales

Finanzas

Logistica

Figura 19. Tabla de Distribucin de Licencias

1.5.3

Realizacin del Proyecto

Durante esta etapa los consultores realizaran la configuracin de los procesos de

negocio en el sistema tomando como base el Documento de Alcance aprobado.
En este punto podemos hacer analoga con la construccin de un edificio. El
documento de alcance sera el equivalente a los planos arquitectnicos y que
permiten en una segunda etapa comenzar con la construccin. En esta etapa se
revisaran de manera iterativa los flujos y se parametrizar en coordinacin
constante con los responsables de cada proceso por parte del cliente, de tal
manera que en el transcurso de la revisin de los procesos los usuarios
comenzaran a involucrarse ms con el sistema para as en la siguiente etapa
estar preparados para un entrenamiento final. Conforme se van configurando los
procesos en el sistema se lleva un control de cada uno de ellos, asignando
responsables tanto por parte de los implementadores como por parte de los
usuarios.

Esta etapa finalizar con la aprobacin de los procesos configurados en SAP por
parte de los usuarios claves, quienes en la etapa de Definicin del Alcance fueron
lo que aprobaron los procesos modelados. En resumen los usuarios claves vern
reflejado el proceso aprobado en la primera etapa pero en SAP. (Ver Figura 20)

AREA

DESCRIPCION
Ordenes de Compra

Compras

Inventario

ESTADO

USUARIO

RESPONSABLE

APROBADO

COMENTARIOS

TERMINADO

Caty Faya

FRANK

NO

Manual Terminado

Entrada Mercaderia OP

TERMINADO

Caty Faya

FRANK

NO

Manual Terminado

Facturas de Compra por Articulo

TERMINADO

Caty Faya

FRANK

NO

Manual Terminado
Manual Terminado

Facturas de Compra por Servicio

TERMINADO

Caty Faya

FRANK

NO

Facturas con Detraccion

TERMINADO

Caty Faya

FRANK

NO

Manual Terminado

Facturas con Retencion de Impuestos

TERMINADO

Caty Faya

FRANK

NO

Manual Terminado

Notas de Credito de Compra

TERMINADO

Caty Faya

FRANK

NO

Manual Terminado

Mantenimiento Articulos

TERMINADO

Ernesto Sanchez

DIEGO

NO

Manual Terminado

Salida de Mercaderia

TERMINADO

Jose Zapata

FRANK

NO

Manual Terminado

Transferencia Stock

TERMINADO

Jose Zapata

FRANK

NO

Manual Terminado

Matricula

TERMINADO

Ernesto Sanchez

DIEGO

NO

Programacion

Figura 20. Check List de Procesos Modelados en el Sistema

Cada uno de los procesos est asociado a un plan de pruebas, y por cada uno de
ellos se deben definir los formularios asociados, as como tambin los datos de
prueba que se van a utilizar. A continuacin se presentan un plan de pruebas para
el proceso de compras: (Ver Figura 21)

Proceso de Negocio:

Cliente:
Nro de Caso de
Prueba:
Usuario:

Compras
Instituto
Idiomas
1
Raul Castro

Operaciones SAP
Operacin

Cdigo de Proveedor
Nombre de
Proveedor
Fecha
Artculo
Cantidad
Precio

Diego Castro

Creador del Caso de

Prueba:
Fecha de Prueba:

Diego Castro
01/01/2009

Ubicacin

Orden de Compra

Datos de Prueba
Dato:

Usuario Clave:

Men Principal->Compras-> Orden de Compra

Valor

Descripcin

Comentario

P00000001
Proveedor de Libros
01/01/02009
LIB001
5
S/. 1000.00

Comentarios:
_____________________________________________________________________
___________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
___________________________________

Estado de Prueba Final:

Exitoso

Fallido

Aprobado:___________________
Nombre:
___________________________ Fecha:
____/____/____
Figura 21. Plan de Pruebas

1.5.4

Preparacin Final

El objetivo de esta etapa es realizar la capacitacin final a los usuarios mediante

pruebas integrales en un ambiente productivo. Durante esta etapa los usuarios
realizan las pruebas con informacin real del da a da, y al final de cada da o a
primera hora del da siguiente se analizan los resultados del da anterior de tal
manera que se validan los reportes, configuraciones, programas de interfaz y/u
otro programa de conversin realizados durante la etapa anterior. La metodologa
de enseanza SAP la denomina Entrenando al Entrenador, pues la capacitacin
se enfoca en lo usuarios claves de cada proceso para as de esta manera ellos
puedan capacitar a los usuarios finales.
Esta etapa finaliza la preparacin y entregad de los saldos iniciales por parte del
cliente, los cuales sern migrados por el equipo de implementacin para poder
salir en produccin. (Ver Figura 22)

Training

Usuarios

contents
Proceso:
Actividad 1

Tiempo de

Observaciones

Entrenamiento
Usuario 1
Usuario 2

1 hour

Actividad 2
1 hours

Tiempo total

Figura 22. Plan de Entrenamiento

1.5.5

Salida en Vivo y Soporte

Esta etapa es un periodo durante el cual una vez realizada la salida en vivo el
implementador se encarga de dar soporte y resolver las dudas y/o consultas que
tengan los usuarios. El objetivo de esta etapa es obtener la conformidad por parte
de los usuarios de tal manera que se vea que las necesidades y expectativas con
respecto al software hayan sido cubiertas. Finalmente se lleva a cabo la reunin
de cierre del proyecto, donde el entregable final es el primer cierre contable de la
empresa, la emisin de los estados financieros, y la emisin de los informes
gerenciales solicitados. (Ver Figura 23)

Anexo 2. Gantt detallado del Proyecto de Implementacin SAP Business One

Figura 23. Gantt Detallado del Proyecto

19

Anexo 3: Estructura de Actas de Reunin

CT030.1: Acta de Reunin

Numero:
Proyecto:
Asunto:
Fecha:
Asistentes Cliente:
Asistentes Consultora:
I.

006
SBO AAA PERU
Entrevista de Procesos: Facturacin, Crditos y Cobranzas
19/10/2011
Asistente1, Asistente 2, etc.
Consultor 1, Consultor 2, etc

Agenda:
Entrevista de los procesos:
1.1. Crditos y Cobranzas
1.2. Facturacin

II.

Desarrollo de la agenda:
2.1. Proceso 1: Crditos y cobranzas
2.1.1. Subproceso 1: Crditos
Descripcin Detallada del Proceso por parte del cliente
2.1.2. Subproceso 2: Cobranzas
Descripcin Detallada del Proceso por parte del cliente
2.2. Proceso 2: Facturacin
Descripcin Detallada del Proceso por parte del cliente
2.3. Requerimientos:
2.3.1.

Alertas:
o Si un cliente excede su lmite de crdito, iniciar un proceso de autorizacin para aprobar
los pedidos que estn fuera del importe establecido. Se debe tomar en cuenta lnea de
crdito COMPROMETIDA.

2.3.2.

Controles:
o Al crear un pedido, evaluar la lnea de crdito del cliente.
o La fecha de vencimiento de un documento se calcula en base a la fecha de recepcin
por parte del cliente.

2.3.3.

Reportes:
o Reporte de cuentas por cobrar.
o Reporte de antigedad de deuda pro cobrar.

2.3.4.

Informacin de Datos Maestros:

o Clientes: DNI o RUC, Nombres, Apellidos, Direccin, Saldo de Cuenta, Lmite de Crdito,
Persona de Contacto, Telfono, Fax y correo electrnico.

2.4. Formatos entregados por el cliente:

2.4.1. Crditos:
o Ficha de crdito.
o Referencias comerciales.
III.

Prxima reunin prevista:

Viernes, 21 de Octubre: Reunin para tratar los procesos contables restantes.

Figura 24. Modelo de Acta de Reunin

20

Anexo 4: Herramienta de Migracin de Datos Data Transfer Worbench

La migracin de datos incluye la seleccin, la extraccin y la importacin de
datos comerciales del sistema existente del cliente a SAP Business One.
Con frecuencia, el cliente usar la migracin de datos como una oportunidad
para depurar datos existentes, en especial, sus datos de cliente y de
proveedor. sta es responsabilidad del cliente, pero deber tener en cuenta
que esto podra causar demoras en el proyecto de implementacin. Los
partners con experiencia mencionan que este punto con frecuencia se
subestima y puede tener un impacto grave en el xito del proyecto.
Existen dos formas principales de importar datos existentes en SAP Business
One: desde dentro de SAP Business One, puede usar la utilidad Importar datos
de Excel y desde fuera de SAP Business One, puede usar Data Transfer
Workbench (DTW).
Mediante el uso de Importar datos de Excel, puede importar datos de
interlocutor comercial y datos de artculos. No puede importar cuentas de
mayor o datos de transacciones.
Mediante Data Transfer Workbench, puede importar una amplia variedad de
objetos, incluidos los datos de artculos e interlocutor comercial, el plan de
cuentas y transacciones, como asientos y facturas.
Tambin puede exportar transacciones (documentos) de una base de datos de
empresa de SAP Business One existente e importarlos en otra empresa de
SAP Business One, a travs de la ventana Importar transacciones de SAP
Business One. (Ver Figura 25)

Importar de Excel

Importar mediante DTW

Interlocutores comerciales

Interlocutores comerciales

Artculos y precios

Artculos
Listas de precios

Importar de SAP Business One

Transacciones exportadas de
otra base de datos de SAP Business
One

Plan de cuentas
Transacciones
Asientos
...
...

Figura 25. Herramientas para Importar y/o Exportar en SAP Business One

21

 Para importar datos relacionados o complejos, se utiliza SAP Business One

Data Transfer Workbench (DTW).
Con DTW, se puede importar una amplia variedad de objetos, que incluyen
actividades, escenarios de presupuestos, planes de cuentas, modelos de
contrato, tarjetas de equipo de cliente, grupos de artculos, asientos,
transacciones, condiciones de pago, oportunidades, etc. Nota: Se debe
importar los datos en el mismo orden en el que se crearan en forma manual.
Por ejemplo, planes de cuenta, artculos y grupos de interlocutores comerciales
antes de datos de interlocutores comerciales y artculos .
En comparacin con la utilidad Importar de Excel, DTW es ms slida, ya que
ofrece la opcin de una ejecucin de simulacin y de rechazo de
modificaciones en la base de datos en caso de que ocurra un error durante la
importacin.
DTW se suministra con los ficheros de instalacin de SAP Business One e
incluye modelos de muestra para cada uno de los diferentes objetos
empresariales. Data Transfer Workbench no forma parte del cliente de SAP
Business One y puede instalarse en cualquier estacin de trabajo dentro de la
red del servidor SAP Business One.
DTW brinda soporte para la asignacin e importacin de datos. La exportacin
y depuracin de datos no forma parte de DTW y deben ser suministradas por el

Sistema existente

Data Transfer Workbench

E
X
P
O
R
T
A
R

DIAsistente de
importacin de datos

A
P

Modelos de
Microsoft
Excel

Extraccin

Asignacin

de datos

de datos

Importacin
de datos

SAP Business One

sistema existente. (Ver Figura 26)

Figura 26. Data Transfer Workbench

DTW ofrece modelos de Microsoft Excel que se corresponden con las tablas de
SAP Business One. Cada modelo es un fichero de Microsoft .xlt y se
corresponde con una tabla de la base de datos de SAP Business One. El
nombre de cada modelo comienza con el nombre de tabla de 4 caracteres; por
ejemplo, la tabla de datos maestros del interlocutor comercial principal es
OCRD.
22

 El modelo incluye una lnea de ttulo y comentarios relacionados con el tipo de

datos necesarios para cada columna. Vase la Gua de prctica de DTW en la
documentacin de SAP Business One para obtener informacin adicional.
No borre las dos lneas superiores de los modelos. Comience a introducir sus
datos en la lnea 3.
Aada una columna para cada campo definido por el usuario que desee
importar.
Despus de que haya introducido o pegado sus datos, grabe el modelo como
un fichero de texto que est delimitado por comas o tabulaciones (tipo de
fichero .txt o .csv).
Nota: Para importar un objeto, debe contar con autorizacin total para crear el
objeto en las autorizaciones generales de SAP Business One. Por lo tanto,
debe entrar al sistema DTW como usuario con dichas autorizaciones (Ver
Figura 27)
Ejemplo:
OCRD - BusinessPartners.xlt

Figura 27. Modelo de Plantilla Objecto OCRD Socios de Negocio

En la lnea 1 de la figura 6, hay informacin sobre herramientas que brinda

informacin sobre el tipo de datos necesarios en un campo, por ejemplo:
o Entero
o String y longitud
o Enumeracin
La informacin sobre herramientas de un tipo de campo de enumeracin ofrece
la lista de valores aceptados, por ejemplo:
o cCustomer o cSupplier
o tYES
o tNO
o bop_None
o bom_Buy
23

Tipo: int.
Tipo: string

Tipo:
enumeracin
Valores
especficos

Figura 28. Informacin de Plantilla de Importacin

Si un objeto empresarial se representa nicamente con una tabla en SAP

Business One (como cuentas de mayor), slo es necesario un modelo. Si un
objeto empresarial se representa con ms de una tabla (por ejemplo, datos
maestros de interlocutor comercial en que se usan varias tablas para
direcciones y personas de contacto), se proporciona un modelo para cada
tabla.
Los modelos estn relacionados mediante una relacin de nivel superior e
inferior en la columna A.
Puede haber varias lneas en una hoja de clculo de nivel inferior para una sola
lnea en la hoja de clculo de nivel superior. Por ejemplo, puede haber varios
empleados de contacto para un interlocutor comercial.
La columna LineNum (nmero de lnea) en modelos de nivel inferior se utiliza
slo durante el modo Actualizar. LineNum debe ser un nmero entero, de modo
que si desea actualizar la primera lnea/el primer registro, pueda asignar el
valor 0 al campo LineNum en el fichero datos. Si desea actualizar la segunda
lnea/el segundo registro, puede asignar el valor 1 a LineNum y as
sucesivamente. (Ver Figura 29)
Modelos para datos maestros de interlocutores comerciales
OCRD - BusinessPartners.xlt

CRD4 - BPWithholdingTax.xlt

CRD1 - BPAddresses.xlt

CRD5 - BPPaymentDates.xlt

CRD2 - BPPaymentMethods.xlt

OCPR - ContactEmployees.xlt

CRD3 - BPAccountReceivablePayble.xlt

OCRB - BPBankAccounts.xlt

Figura 29. Plantilla de Migracin para Tablas relacionadas

24

Anexo 5: Herramienta de Creacin de Alertas

Las alertas de SAP Business One se utilizan para informar a determinados
usuarios de algunos eventos que se producen en el sistema.
Seleccione Administracin Gestiones de alarma para definir y actualizar
alertas.
Se puede diferenciar entre alertas predefinidas y alertas definidas por el
usuario.
Alertas predefinidas:
o SAP Business One contiene seis funciones de alertas predefinidas
(desviacin del presupuesto, desviacin del descuento (en porcentaje),
desviacin de ganancia bruta porcentual, desviacin de compromiso,
desviacin de lmite de crdito y desviacin de almacn mnima). Para
las alertas predefinidas, con excepcin de la desviacin de almacn
mnima, puede decidir qu documentos se deben verificar y, por lo
tanto, limitar o expandir el alcance de la alerta.
o Para algunas alertas predefinidas, normalmente deber especificar una
condicin (por ejemplo, el porcentaje de descuento) y los documentos
que el sistema debe verificar.
Alertas definidas por el usuario:
o Las alertas definidas por el usuario se basan en consultas. El sistema
siempre activa una alerta cuando se cumplen las condiciones de la
consulta. Entonces, el resultado de la consulta se muestra como una
alerta.
o En el caso de alertas definidas por el usuario, tambin deber
especificar la frecuencia con que el sistema debe ejecutar la consulta en
segundo plano. Para alertas definidas por el usuario, tambin puede
determinar si una alerta nueva debe sobrescribir una antigua
(seleccione el indicador Grabar historial).
Para todas las alertas, deber especificar a quin debe alertar el sistema y
cmo debe hacerlo (de forma interna, mediante correo electrnico, SMS o fax),
as como la prioridad que debe tener la alerta. Adems, se debe activar la
alerta para que tenga efecto.
Nota: Para ver alertas predefinidas, se debe escribir el carcter comodn * en
la ventana Gestiones de alarma. (Ver Figura 30)

25

Alertas predefinidas

Especificar condiciones
(por ejemplo, desviacin mxima)
Seleccionar documentos que el
sistema debe verificar

Alertas definidas por el

usuario basadas en
consultas
Especificar consultas grabadas
Especificar frecuencia
(frecuencia con la que el sistema
debe ejecutar la consulta)
Grabar historial?

Quin recibe una

alerta y cmo?

Definir prioridades

Activar alerta

Figura 30. Alertas en SAP Business One

26

Anexo 6 Herramienta de Creacin de Tablas de usuario y Campos de

Usuario
SAP Business One permite a los usuarios autorizados aadir nuevos campos a
los objetos empresariales en el sistema. Puede aadir campos a datos
maestros, a documentos de marketing y a otros formularios como la lista de
picking, los centros de beneficio y los asientos. Ejemplos: clasificacin adicional
de clientes y proveedores, acceso directo a Internet mediante direcciones URL
de cliente o proveedor definidas por el usuario, adicin de logotipos de la
empresa o descripciones de ruta para los clientes y visualizacin de imgenes
de artculos.
Seleccione Herramientas Herramientas de personalizacin Gestin de
campos definidos por usuario para crear campos definidos por el usuario. Los
campos definidos por el usuario se pueden aadir al nivel de cabecera (ttulo) o
nivel de lnea de un documento:
o A nivel de cabecera: el sistema muestra campos definidos por el
usuario en una ventana adicional posicionada por defecto a la derecha
de la ventana existente. Puede mover la posicin. Para que esta
ventana sea visible, seleccione Vista Campos definidos por el
usuario. Los campos definidos por el usuario a nivel de cabecera se
pueden organizar en categoras para visualizarlos. Esto resulta
especialmente til si se utiliza un gran nmero de campos definidos por
el usuario. Cuando aade un campo definido por el usuario a un
documento de marketing, este se aade automticamente a todos los
documentos de compras y de ventas. Dado que algunos de los nuevos
campos no son relevantes para todos los documentos, puede clasificar
y visualizar los campos necesarios por categoras. Para definir
categoras, abra un documento con un campo definido por el usuario y
seleccione

Herramientas

Herramientas

de

customizing

Parametrizaciones y luego abra la lista desplegable Categora y

seleccione Definir nuevo para crear una categora.
o A nivel de lnea: El sistema aade este campo como una columna
adicional a la tabla. Por defecto, el campo es visible y est activo.
Puede hacer que el campo definido por el usuario sea invisible o est
inactivo mediante las parametrizaciones de documento estndar en
Herramientas Parametrizaciones formulario

27

 El campo definido por el usuario funciona como un campo normal y se puede

usar en consultas y en informes. Puede importar datos en los campos definidos
por el usuario en Data Transfer Workbench. (Ver Figura 31)
Actualizar datos de objeto

Categora
Campo
nuevo

Campos de objeto estndar

OK

Cancelar

Ventana adicional

Abrir tabla

Ttulo

Gestionar campos de usuario

N IC

Nombre

Debe

Haber

Lneas
Vencimiento Campo nuevo

Columna adicional

Figura 31. Campos Definidos por el usuario

Cuando aade un campo definido por el usuario, el sistema asigna el prefijo U_

para el campo definido por el usuario en la base de datos. De esta forma, es
ms fcil ubicar estos campos en herramientas de gestin de informes donde
se utilizan nombres de campo de base de datos.
Los campos definidos por el usuario tienen un determinado Tipo y,
opcionalmente, una Estructura que depende del Tipo. La estructura influye en
el formato y longitud del campo:
o Los campos del tipo Alfanumrico le permiten tener diferentes
estructuras. Por ejemplo, la estructura del texto puede albergar 2 GB de
texto en los campos de cabecera y 255 KB de texto en campos de lnea.
La estructura regular puede albergar hasta 254 caracteres.
o Los campos con la estructura Fecha se visualizan exactamente del
mismo modo que el resto de los campos de fecha del sistema y
permiten las mismas entradas.
o Los campos de tipo General permiten anexar ficheros, hiperenlaces o
imgenes. Puede abrir los hiperenlaces haciendo doble clic en ellos.
Las imgenes se almacenan en el directorio de imgenes o en el
directorio de anexos especificado en Parametrizaciones generales.
Nota: No es posible modificar el campo ms adelante.
Si ha definido el campo como alfanumrico o numrico, tendr que definir una
lista de valores vlidos para ese campo. Puede introducir una lista de valores
28

vlidos directamente en la definicin del campo definido por el usuario. Esta

lista estar disponible a continuacin para el campo como lista desplegable.
Puede configurar un valor estndar para el campo definido por el usuario.
Puede hacer que el campo definido por el usuario sea obligatorio. Si hace esto,
necesita proporcionar un valor estndar.
Consulte la gua prctica para tablas y campos definidos por el usuario para
obtener ms informacin.
Nota: Los campos definidos por el usuario siguen las parametrizaciones de
visualizacin definidas en las Parametrizaciones generales, por ejemplo,
decimales. (Ver Figura 32)
Ttulo y descripcin
Tipo y estructura:
Clase

Estructura

Alfanumrico

Normal, Direccin, Telfono, Texto

Numrico

Fecha/Hora

Fecha/Hora

Unidades y totales

Tipo de cambio, Importe, Precio, Cantidad, Porcentaje,

Medida

General
Hiperenlace, Imagen
Lista de valores vlidos (opcional para campos de tipo numrico y alfanumrico)

Valor estndar
Campo obligatorio (requiere un valor estndar)
Figura 32. Tipos de Campos definidos por el usuario

SAP Business One le permite crear sus propias tablas de base de datos (tablas
definidas por el usuario). Por ejemplo para:
o Gestionar conjuntos de datos personalizados relacionados, por ejemplo,
una flota de autos o una lista de comidas disponibles.
o Actualizar valores vlidos para un campo definido por el usuario ubicado
en una tabla de sistema o tabla definida por el usuario.
Las tablas definidas por el usuario pasan a formar parte de la base de datos de
la empresa. Pueden identificarse por el prefijo @.
Para realizar nuevas tablas, seleccione Herramientas Herramientas de
customizing Tablas definidas por usuario Definicin. Introduzca un
nombre de tabla y descripcin. El campo Tipo de objeto configura el tipo de
tabla como datos maestros o un documento.
Para aadir campos a la tabla definida por el usuario, seleccione Herramientas
Ventanas definidas por usuario y seleccione el nombre de la tabla. Tenga en
29

cuenta que esta opcin de men aparece solamente despus de que aada
una tabla definida por el usuario.
Por defecto, las tablas definidas por el usuario se crean con dos campos:
Cdigo (la clave, que deber ser nica) y Nombre (descripcin).
En lugar de aadir una lista fija de valores o valores definidos por el usuario a
un campo definido por el usuario, puede enlazar una tabla definida por el
usuario al campo. Puede enlazar la misma tabla definida por el usuario a varios
campos definidos por el usuario. Nota: Puede enlazar solamente una tabla
definida por el usuario a campos definidos por el usuario como alfanumrico o
regular. Abra la configuracin para el campo definido por el usuario en la
ventana Campos definidos por el usuario - Gestin y seleccione Fijar tabla
vinculada. Nota: Esta casilla de seleccin se muestra solamente despus de la
creacin de una tabla definida por el usuario. Para obtener ms informacin,
consulte la gua prctica Cmo crear tablas y campos definidos por el usuario.
Sugerencia: Cuando crea una nueva empresa, tiene la opcin de copiar tablas
y campos definidos por el usuario a la nueva empresa. (Ver Figura 33)
Tablas definidas por usuario - Definicin
Nombre de
tabla

Descripcin

Tipo de objeto

Base de datos de la
empresa

Ningn objeto
Datos maestros
Lneas de datos
maestros
Documento
Lneas de
documento

Tablas
@Tabla definida por
el usuario
OCRD
Categora

OINV

Campo nuevo

OTM

OK

Cancelar

Figura 33. Tablas definidas por el usuario

30

Anexo 7: Herramienta de Creacin Bsquedas formateadas

Los valores definidos por el usuario son un mecanismo para automatizar la
introduccin de datos en campos de formulario. Los valores definidos por el
usuario pueden ser una lista de valores vlidos de los cuales el usuario puede
elegir o una consulta que completa el valor del campo. Cualquiera de estas
tcnicas ayuda a que el usuario introduzca datos vlidos.
Los usuarios autorizados pueden aadir valores definidos por el usuario a
cualquier campo de formulario, en un registro existente o en nuevo registro. Se
necesita la autorizacin general Herramientas de customizing Valores
definidos por usuario Definicin.
Para aadir un valor definido por el usuario a un campo, seleccione el campo y
pulse Alt+Shift+F2. Se abre una ventana que le permite seleccionar una opcin:
o Sin

buscar

en

valores

definidos

por

usuario:

use esta opcin para eliminar valores definidos por el usuario de un

campo.
o Buscar

en

valores

existentes

definidos

por

usuario:

le permite crear una lista fija de valores. El usuario puede seleccionar

valores de la lista. Por ejemplo, en un pedido de cliente, puede escribir
cmo el cliente conoci su empresa. Puede tener una lista que incluya
sitio Web, correo electrnico, publicacin de comercio, etc.
o Buscar en valores existentes definidos por usuario segn consulta
grabada:
le permite aadir una consulta que pueda completar automticamente el
campo, por ejemplo, utilizando un clculo u obteniendo un valor de otra
tabla o campo.
Nota: Cuando aade un valor definido por el usuario a un campo en un
documento de marketing, se aplica a toda instancia de ese documento. (Ver
Figura 34)
Opciones:
Sin buscar en valores definidos por usuario
Buscar en valores existentes definidos por el usuario
Buscar segn una consulta grabada
General

Vista Visualizacin de colectores Valores definidos por usuario

Muestra que existen
valores definidos por el
usuario para este campo

Figura 34. Bsquedas formateadas 1

31

 Buscar en valores existentes definidos por usuario es el tipo ms simple de los

valores definidos por el usuario.
Para cualquier campo (independientemente de si se trata de un campo
estndar o de un campo definido por el usuario), puede definir una lista de
valores. Cuando el usuario selecciona el campo y elige Shift+F2, la lista se
muestra y el usuario puede seleccionar valores de ella. Por ejemplo, en un
pedido de cliente, es posible que desee registrar cmo el cliente conoci su
empresa. Puede aadir la lista de valores a cualquier campo sin usar,
existente, del pedido de cliente, por ejemplo, el campo Comentarios.
Otro ejemplo podra ser si tiene bloques de texto estndar que desea registrar
en el campo Comentarios en un documento. Puede aadir valores definidos por
el usuario al campo Comentarios en un documento y definir una lista de
bloques de texto estndar. El usuario, luego puede seleccionar el texto
apropiado de la lista, en lugar de tener que escribir los comentarios cada vez.
Despus de aadir los valores definidos por el usuario a un campo, el icono de
lupa se mostrar en el campo. Si no ve la lupa, puede cambiar de modo al
seleccionar Vista Visualizacin de colectores Valores definidos por
usuario. La lupa se mostrar para cada campo que posea valores definidos por
el usuario.
Puede cambiar y actualizar la lista de valores cuando lo desee al seleccionar
Shift+Alt+F2. Tambin puede eliminar valores definidos por el usuario de un
campo al seleccionar Sin buscar en valores definidos por usuario
Nota: Para usar este tipo de valores definidos por el usuario, el usuario siempre
debe pulsar Shift+F2 en el campo. (Ver Figura 35)
Valores definidos por usuario - Definicin
Sin buscar en valores definidos por usuario
Buscar en valores existentes definidos por usuario

Valor

Buscar en valores existentes definidos por usuario segn

consulta grabada

Sitio Web

Correo electrnico

OK

Publicacin de comercio

Otros

Cancelar

Para activar en campo de formulario

Mays

F2

Figura 35. Bsquedas formateadas 2

32

 Puede basar los valores definidos por el usuario en una consulta en lugar de
una lista fija de valores. Esto es mucho ms til, ya que permite que se
complete el campo segn un parmetro introducido por el usuario o segn el
valor de otro campo del mismo documento o en otra parte de la base de datos.
El ejemplo que se muestra en la diapositiva solicita al usuario que introduzca
un parmetro para la consulta. Cuando la consulta se ejecuta, la lista de
artculos se filtra de acuerdo con el parmetro introducido por el usuario.
Para aadir una consulta a valores definidos por el usuario:
1.

Cree una consulta y grbela.

2.

Aada valores definidos por el usuario a un campo y seleccione la

opcin Buscar en valores existentes definidos por usuario segn
consulta grabada.

3.

El usuario pulsa Shift+F2 en el campo y ejecuta la consulta y los

resultados de la consulta completan el campo.

Sugerencia: Siempre pruebe la consulta de forma independiente antes de

aadirla a los valores definidos por el usuario. Tenga en cuenta el tamao
mximo del campo que usa para el valor definido por el usuario y asegrese de
que el resultado de la consulta no exceda este tamao. (Ver Figura 36)

Nmero de artculo Descripcin de artculo

Mays

Cantidad

Precio

F2
Seleccionar una entrada
de un resultado de
consulta

Ejecuta la
consulta
Definir variables para consulta

Artculo por marca

Buscar

960

OK

Nombre de marca

Cancelar

Parmetros

Igual

Valores existentes

Buscar los valores

existentes para el
parmetro introducido

Cdigo artculo

Descripcin de artculo Nombre marca

A00001
M00003
M00004
M00005
M00007
M00008
M00009

Dos asientos clsicos

Seleccionar

One & More

One & More
One & More
Percha para montar en la pared
Mesa de comedor moderna

Bloque de cocina moderno

Mesa de ordenador
Sala para nios
Asiento reclinable

Cancelar

One & More

One & More
One & More
One & More

Lista de resultados

Figura 36. Bsquedas formateadas 3

33

 Si la consulta necesita recuperar datos de la ventana activa actual, debe usar

una sintaxis especial para referirse a los campos:

$[Nombre de tabla.Nombre de campo]

Si desea usar la misma sintaxis de consulta en varios documentos con la

misma estructura, use la siguiente sintaxis:

$[$Artculo de campo.Columna de campo.NUMBER

$[$Artculo de campo.Columna de campo.CURRENCY
$[$Artculo de campo.Columna de campo.DATE
$[$Artculo de campo.Columna de campo.0 (Nota: Esta es la sintaxis que ms se
usa).

Sugerencia: Use Vista Informacin sistema para ver el nmero de columna y

el artculo del campo en la barra de status al final de la pantalla. (Ver Figura 37)
Campo
Nmero de
artculo

Campo
Nmero de
columna

[... Item= ## Column= ## . Nombre de tabla, Nombre de campo]

$[Nombre de tabla.
Nombre de campo]

Barra de status

Solamente puede usar la sintaxis de nombre de

tabla para una clase de documento especfico.

Sintaxis
$[$Nmero de artculo del campo. Nmero de columna del campo.0]
.NUMBER]
.CURRENCY]
.DATE]

Puede usar esta

sintaxis en clases
de documento
que tengan la
misma estructura.

Figura 37. Informacin de campos y tablas.

Puede seleccionar la opcin de ejecutar automticamente la consulta, sin que

el usuario tenga que pulsar Shift+F2 en el campo. Para activar esto,
seleccione, Actualizacin automtica si se producen modificaciones campo.
Luego, puede seleccionar datos de un campo dependiente, lo que hace que la
consulta se ejecute cuando el campo dependiente cambia de valor.
o

Los valores definidos por el usuario aadidos a un campo de cabecera

en un documento se pueden actualizar nicamente segn otros campos
de cabecera. Esto incluye todos los campos del documento que no
estn en la tabla de lnea. En el ejemplo de esta diapositiva, la consulta
Aadir nmero de referencia introducir el nmero de referencia del
cliente o del proveedor de los datos maestros a la factura. La consulta
se ejecutar cuando el Cdigo de cliente/proveedor cambie (es decir,
34

cuando el usuario abra la factura y seleccione el interlocutor comercial

de la lista).
Los campos definidos por el usuario aadidos a la lnea de un

documento se pueden actualizar segn otros campos de lnea o de

cabecera.
Puede seleccionar otra opcin para limitar el nmero de veces que se ejecuta

la consulta:
o Actualizar regularmente: la consulta se ejecuta cada vez que el campo
dependiente cambia (utilizando el modo Buscar, explorando mediante
los iconos de registro ltimo/siguiente o la flecha desplegable naranja).
Esta opcin pude ocasionar cambios de valor de campo cuando el
documento se vuelve a abrir y puede ocasionar problemas de
rendimiento.
o Visualizar valores grabados definidos por usuario: retiene el valor
calculado u extrado por la consulta cuando se ejecuta por primera vez.
Nota: Se recomienda esta opcin ya que conserva el valor inicial del
campo.
Estas opciones se aplican tambin a los valores definidos por el usuario que
aade a los campos definidos por el usuario. Esto se explicar ms adelante en
la unidad. (Ver Figura 38)
Opciones para ejecutar una consulta
automticamente (actualizacin automtica):

Valores definidos por usuario - Definicin

Sin buscar en valores definidos por usuario
Buscar en valores existentes definidos por usuario
Buscar en valores existentes definidos por usuario segn consulta grabada
Aadir nmero de referencia

Abrir consulta guardada

Actualizacin automtica si se producen modificaciones campo

Cdigo de cliente/proveedor
Actualizar regularmente

Cuando otro campo de cabecera cambia

(para campos de destino en una lnea o
cabecera de documento)
Cuando otro campo de lnea cambia
(para campos de destino en una lnea
de documento)

Visualizar valores grabados definidos por usuario

Actualizar

Cancelar

Frecuencia:
Ejecutar una consulta cuando cambia
un campo
Ejecutar una consulta una sola vez, luego,
grabar los valores

Figura 38. Bsquedas formateadas 4

35

Anexo 8: Herramienta de Procedimientos de Autorizacin

Autor

1
Se cumple la condicin?
(por ejemplo, Valor del
documento > 5.000 USD?)

2
No

Rechazado

El sistema graba el
documento como un
documento preliminar.

Autorizado

Etapa de autorizacin 2

Etapa de autorizacin 1

Se enva un mensaje para

informar a los
autorizadores de la etapa
que el documento requiere
autorizacin.

Figura 39. Procesos de Autorizacin

Las alertas informan a los usuarios sobre eventos que han ocurrido. Por otra
parte, los procesos de aprobacin pueden bloquear eventos hasta que estn
aprobados por una parte responsable.
En SAP Business One, puede configurar procedimientos de autorizacin para
ventas, compras y documentos de inventario.
Los procedimientos de autorizacin le permiten crear un modelo de un
procedimiento de autorizacin electrnicamente con SAP Business One.
Al aadir un documento al sistema, ste comprueba las condiciones del
procedimiento de autorizacin y, si se cumplen las condiciones, impide que el
documento contine procesndose. El sistema le informa que se requiere una
autorizacin y podr introducir cualquier texto adicional destinado al
responsable de la autorizacin. El sistema graba el documento como
documento preliminar e informa a los posibles responsables de la autorizacin
que un documento requiere autorizacin.
El documento puede someterse a una o varias autorizaciones o etapas de
autorizacin antes de poder contabilizarlo. Una vez realizada la autorizacin, el
autor recibe un mensaje y, finalmente, puede generar el documento a partir del
documento preliminar. Como alternativa, el responsable de la autorizacin
puede generar el documento directamente a partir del documento preliminar.
En este caso, el autor recibe tambin un mensaje.

36

 Nota: Los procedimientos de autorizacin utilizan alertas para notificar a los

autorizadores.
Para crear un modelo del workflow para procesos de autorizacin, primero
defina las etapas de autorizacin.
Cada etapa de autorizacin contiene los nombres de los usuarios que deben
autorizar el documento. Puede especificar varios nombres para que autoricen
un documento en una etapa. Puede solicitar que uno o ms de los usuarios
mencionados autoricen el documento. Al especificar una lista de varios
autorizadores para cada etapa permite que el workflow contine incluso cuando
los autorizadores no estn en la oficina.
o Ejemplo: en el nivel uno, tanto la Sra. Smith como el Sr. Jones pueden
conceder la autorizacin, pero slo se requiere la autorizacin de uno
de ellos. En otras palabras, aunque haya asignado dos usuarios a la
etapa uno en el sistema, el nmero de autorizaciones necesario sigue
siendo uno.
o Nota: Todos los autorizadores deben rechazar el documento para que
se devuelva al autor.
Puede tener ms de una etapa de autorizacin en el proceso de autorizacin
de un documento.
Tenga en cuenta que los procesos de autorizacin no pasarn a la siguiente
etapa hasta que el documento no se haya autorizado en la etapa anterior.
Seleccione Gestin Procedimiento de autorizacin Etapas

de

autorizacin para definir y actualizar las etapas de autorizacin. (Ver Figura 40)
Etapas de autorizacin:

Etapa 3: Contable

Etapa 2: Director de
compras

Etapa 1: Sra. Smith

Etapa 1: Sr. Jones

Figura 40. Etapas de un Proceso de Autorizacin

37

 El modelo de autorizacin es donde define las condiciones para el proceso de

autorizacin:
o Los usuarios (autores) que estn sujetos al proceso de autorizacin.
Debe seleccionar todos los usuarios por nombre. Si un usuario no se
menciona en el modelo de autorizacin, no se iniciar la autorizacin.
o Los documentos que estn sujetos al proceso de autorizacin. Por
ejemplo, para un proceso de autorizacin de ventas, puede seleccionar
los documentos Ofertas de ventas, Pedidos de cliente y Entrega para
las mismas condiciones de autorizacin. Nota: No puede mezclar
documentos de ventas y compras con documentos de inventario
(Entrada de mercancas, Salida de mercancas y Traslado) en un
modelo. Debe definir dos modelos de autorizacin independientes.
o La lista de autorizadores y etapas que defini anteriormente. El sistema
informa a los autorizadores en cada etapa mediante una alerta que
deben tomar una decisin (autorizacin o rechazo).
o Las condiciones por las cuales se debe bloquear un documento para
tratamiento. Puede seleccionar estas opciones:
o Siempre iniciar el proceso de autorizacin cuando uno de los autores
crea una de las clases de documento seleccionadas.
o Iniciar el proceso de autorizacin si se cumple una de las condiciones
predefinidas (por ejemplo, importe > 5.000 USD, o descuento > 10 %,
etc.).
o Iniciar el proceso de autorizacin segn los resultados de una consulta
definida por el usuario.
Seleccione Gestin Procedimiento de autorizacin Modelos de
autorizacin para definir y actualizar modelos de autorizacin. Una vez aadido
un modelo de autorizacin, no puede cambiarlo ni eliminarlo, solamente
establecerlo como inactivo. Nota: Un usuario introducido como autor de un
documento en un procedimiento de autorizacin no puede desmarcar el
indicador Activo ni modificar el modelo de autorizacin. (Ver Figura 41)

38

Nombre

Activo

Comentarios
Autor

Documentos

Etapas

Condiciones

Qu documentos...
se deben autorizar...
al cumplirse determinadas condiciones?
Siempre
Cuando se aplica lo siguiente:
Condiciones predefinidas o
Condiciones basadas en consultas de usuario

Figura 41. Parmetros de un Proceso de Autorizacin

Si selecciona una o ms condiciones predefinidas, el sistema enlaza todas las

condiciones con un operador OR, lo que significa que solamente una condicin
se debe cumplir para que se inicie el procedimiento de autorizacin.
Puede incluir condiciones predefinidas y consultas de usuario en el mismo
modelo. Si combina una condicin predefinida con una consulta de usuario, el
sistema iniciar un proceso de autorizacin si una de las condiciones se
cumple. En otras palabras, las condiciones se evalan con la lgica OR.
Si necesita que todas las condiciones se cumplan antes de que se inicie el
proceso de autorizacin, debe usar una consulta definida por el usuario para
especificar varias condiciones (en la sintaxis SQL y usar AND para enlazar las
condiciones). En este caso, no seleccione ninguna condicin predefinida.
Si usa una consulta definida por el usuario en un proceso de autorizacin, la
consulta debe comenzar con SELECT DISTINCT TRUE. Tal consulta dar
como resultado una instruccin TRUE si se cumplen las condiciones de la
consulta. La instruccin TRUE activa el procedimiento de autorizacin.
Nota: En una consulta definida por el usuario, puede referirse solamente a los
campos de tablas de cabecera (por ejemplo, OINV, ORDR) y no los campos de
tablas de lneas (por ejemplo, INV1, RDR1). Por lo tanto, solamente puede usar
campos de cabecera, no campos de lnea en una consulta. (Ver Figura 42)
Modelo de autorizacin

Selecci
onar

Condicin

Desviacin del lmite de crdito

Desviacin de comprometido

% de ganancia bruta

% de descuento

Desviacin presupuesto

Si se seleccionan varias
condiciones y/o consultas,
el sistema las evala
mediante lgica OR.

Total documento
# Nombre de la consulta
1

Consultas de ventas > 20.000

Figura 42. Modelos de un Proceso de Autorizacin

39

9
9.1

Anexo 9: Anlisis y Diseo de Interfaz

Casos de Uso y Actores

A continuacin se presentan los casos de uso del sistema, los cuales describen la
secuencia de eventos que el sistema realiza para interactuar con los actores.

Un actor representa un rol de una entidad externa que interacta con el sistema
[Arlow, Neustadt]. En este proyecto los actores representaran los roles de usuarios
del sistema. (Ver Figura 43)

Interfaz

Sistema Matrcula

SAP Business One

Figura 43. Diagrama de Actores

9.2

Casos de Uso

Registrar Factura
y Pago en SAP
*

Sistema Matrcula

uses

Registrar Alumno

SAP Business One

Figura 44. Diagrama de Casos de Uso

CU01 Registrar Factura en SAP
El caso de uso permite registrar una factura en SAP registrada en el sistema
de matrcula
Actores
Sistema de Matrcula, SAP Business One.
Precondicin
Se debe registrar pago en sistema de Matrcula.
Flujo Bsico
Registrar Factura en SAP
1. El caso de uso comienza cuando se realizar un pago exitoso en el sistema de Matrcula
2. La interfaz obtiene los datos de la Factura registrada en el sistema de Matrcula.
3. Una vez obtenidos los datos verifica si existe el alumno, en caso este no exista
consulta sus datos en la base de datos del sistema de matrcula y registra el alumno en
SAP.
4. Una vez registrado el alumno, la interfaz registra la factura en SAP.
5. Una vez registrada la Factura, la interfaz registra el Pago en SAP
Post Condicin El alumno, la factura y el pago se han registrado en SAP.
Descripcin

40

9.3

Diagrama de Clases
BD SISTEMA MATRICULA

BD SAP
SAP_DOCVENTA

SM_DOCVENTA

1..*

-CODALU : string
-TIPDOC : char
-IMPORT : double
-CODIMP : char
-SERIE : string
-CORREL : string
-FECDOC : Date
-ESTADO : char
-CODCLI : string
-TIPVEN : int
-CODPRO : int
-FECPAGO
-FORPAG
-OPERA
-CODSUC
+Registrar Factura(in Alumno, in Serie, in Correlativo)
+Grabar Documento SAP()
+Respuesta=DocumentoPagado()

1..*

INT_CUENTA_POR_FORMAPAGO_POR_SUCURSAL
-FORPAG : int
-CODCUE : string
-CODSUC
+Respuesta=SI, Dame Cuenta(in CODSUC, in FORPAG)

1..*

SAP_DETALLE_DOCVENTA

SM_ALUMNO
1

-DOCENTRY
-CARDCODE
-TIPDOC : char
-SERIE : string
-CORREL : string
-FECDOC : Date
-ESTADO : char
-CODALU : string
-TIPPAGO : int
-CODALU : string
-TIPOPAGO
-CODPRO
-DESCPRO
-CODCUE
-CLAART
+CrearDocumento()

-DOCENTRY
-CODPRO
-ITEMCODE
-DESCRI
-CANTID
-PREUNI
-CODIMP
-CODALM

-CODALU
-NOMBRE
-APELLI
-TIPPER
-DOCIDE

INT_SUCURSAL

1..*

-CODSUC
-DESCRI
SAP_SOCIONEGOCIO

INT_FORMAENTREGA_POR_SUCURSAL
-CODENT
-CODSUC
+Dame Forma Entrega(in CODSUC)

SM_LIBRO
-CODLIB
-DESCRI

11
1..*

1
1

INT_CUENTA_POR_OTRASVENTAS_POR_SUCURSAL
SM_OTRASVENTAS
-IDOTROS : int
-DESCRI : string

1..*

-IDOTROS : int
-CODCUE : string
-CODSUC
+Dame Cuenta(in IDOTROS, in CODSUC)

1..*
SAP_PAGO

INT_CUENTA_POR_PROGRAMA_POR_SUCURSAL

SM_PROGRAMA
-IDPROG : int
-DESCRI : string
1

1..*

-IDPROG : int
-CODCUE : string
-CODSUC
+Dame Cuenta(in IDPROG, in CODSUC)

-CODALU
-NOMBRE
-APELLI
-TIPPER
-DOCIDE
+Existe Alumno y/o Cliente()
+Respuesta=NO, Crear Alumno y/o cliente()

1..*

-CODALU
-FECDOC
-FORPAG
-CODCUE
-MONEDA
-IMPORT
-OPERAC
+Registrar Pago()
SAP_ITEM
-ITEMCODE
-DESCRI

Figura 45. Diagrama de Clases

41

9.4

Diseo. Interfaz Ventas Servicios Educativos

Diagrama de Secuencia Venta Matricula

USUARIO

OBJ_SM_DOCVENTA

OBJ_SAP_ALUMNO

OBJ_INT_TIPOVENTA_CLASEARTIC

OBJ_INT_CUENTA_POR_PROGRAMA_
POR_SUCURSAL

OBJ_INT_IMPUESTOSAP

Registrar Factura
Existe Alumno y/o Cliente
Crear Alumno y/o cliente

Dame Clase de Articulo

Repuesta=Servicio

Dame Cuenta(IDPROG, CODSUC)

Dame Codigo SAP

CrearDocumento

Respuesta=SI, Registrar Pago

Respuesta=DocumentoPagado
Respuesta=NO, Registro Exitoso
Respuesta=SI, Registrar Pago

Registro Exitoso

Figura 46. Diagrama de Secuencias Ventas Servicios Educativos

OBJ_SAP_DOCVENTA

OBJ_INT_CUENTA_FRMPAGO_SUCUR

OBJ_SAP_PAGO

9.5

Interfaz Ventas Libros

Diagrama de Secuencia Venta Libros

USUARIO

OBJ_SM_DOCVENTA

OBJ_SAP_ALUMNO

OBJ_INT_TIPOVENTA_CLASEARTIC

OBJ_INT_FORMAENTREGA

OBJ_INT_ALMA_SUCURSAL

OBJ_INT_IMPUESTOSAP

Registrar Factura
Existe Alumno y/o Cliente()
Respuesta=NO, Crear Alumno y/o cliente()

Dame Clase de Articulo()

Repuesta=Articulo

Dame Forma Entrega(CODSUC)

Dame Almacen(CODSUC)

Dame Codigo Impuesto SAP()

CrearDocumento

Respuesta=DocumentoPagado
Respuesta=NO, Registro Exitoso
Respuesta=SI, Dame Cuenta(CODSUC, FORPAG)

Registrar Pago()

Registro Exitoso

Figura 47. Diagrama de Secuencias Ventas Libros

OBJ_SAP_DOCVENTA

OBJ_INT_CUENTA_FRMPAGO_SUCUR

OBJ_SAP_PAGO

9.6

Interfaz Ventas Otros Servicios

Diagrama de Secuencia Venta Otros

USUARIO

OBJ_SM_DOCVENTA

OBJ_SAP_ALUMNO

OBJ_INT_TIPOVENTA_CLASEARTIC

OBJ_INT_CUENTA_POR_OTRASVENTAS
_POR_SUCURSAL

OBJ_INT_IMPUESTOSAP

Registrar Factura
Existe Alumno y/o Cliente
Crear Alumno y/o cliente

Dame Clase de Articulo

Repuesta=Servicio

Dame Cuenta(IDOTROS, CODSUC)

Dame Codigo SAP

CrearDocumento

Respuesta=SI, Registrar Pago

Respuesta=DocumentoPagado
Respuesta=NO, Registro Exitoso
Respuesta=SI, Registrar Pago

Registro Exitoso

Figura 48. Diagrama de Secuencias Ventas Otros Servicios

OBJ_SAP_DOCVENTA

OBJ_INT_CUENTA_FRMPAGO_SUCUR

OBJ_SAP_PAGO

10 Anexo 10: Anlisis y Diseo del mdulo de presupuesto

10.1 Introduccin
Mediante este documento, se podr saber a detalle, los requerimientos
funcionales del sistema a desarrollar y el alcance que este tendr, adems se
conocer la problemtica actual del negocio y la solucin planteada a
implementar.
10.2 Antecedentes
El sistema SAP Business One tiene un mdulo de elaboracin de presupuesto y
control presupuestal a nivel de cuentas contables, sin embargo la necesidad del
Instituto de Idiomas es la elaboracin de su presupuesto (ingresos y costos
variables) a partir de la programacin de cursos, estimacin de alumnos (segn
tarifa normal, preferente y becado) por cursos y asignacin de un profesor
(segn tarifa de S/. x hora) al mismo. Esto da como resultado el ingreso y el
costo variable, en ste ltimo se contempla el costo empresa; as mismo
contempla el presupuesto del personal administrativo con el correspondiente
costo empresa.
10.3 Objetivo
La solucin propuesta es la de desarrollar un mdulo para elaborar el
presupuesto del ao (ingreso y costo variable), que tome como entrada una
programacin real de cursos de un perodo anterior y pueda ser modificado en
dicho mdulo, para pronosticar los cursos a ofrecer, tarifas numero de alumnos
por cursos, asignar profesores a los cursos, tarifas por profesores. Tambin
contempla la presentacin de consultas de variables como ingresos, nmero de
alumnos, carga horaria, resultados del presupuesto como cuentas contables.
Una vez definido y aprobado el presupuesto se cargar a SBO (SAP Business
One) para complementar el presupuesto de las otras cuentas y poder emitir el
Estado de Ganancias y Prdidas Presupuestado. (Ver Figura 49)

10.4 Alcance detallado del proyecto

Figura 49. Alcance de Mdulo de Presupuesto

10.4.1 Alcances:

La aplicacin ser desarrollada como cliente servidor y tendr interfases

con el sistema de Matrculas del Instituto de Idiomas y SBO.

La aplicacin se desarrollar en .Net con el gestor de base de datos SQL

Server y Crystal Report para la elaboracin de consultas y reportes.

La aplicacin permitir:
-

Cargar informacin base (ao mes) desde el sistema de

matriculas, para cada ao mes a presupuestar.

Modificar las tarifas de alumnos presupuestadas para el ao.

Modificar

las

tarifas

los

profesores

(formal

efectivo)

presupuestadas para el ao.

-

Modificar, eliminar o agregar horarios (cursos por ao mes y horas

de dictado).

Modificar, los ingresos presupuestados del personal administrativo.

Dentro del horario puede modificar el numero de alumnos

(normales, preferentes y becados), asignar profesores, hora.

Una vez aprobado el presupuesto migrar el presupuesto elaborado

en su equivalente contable al SBO.

Para el ingreso a la aplicacin se har por medio de autentificacin de

usuarios,

lo que permitir proporcionar accesos a las diferentes

funcionalidades del sistema.

10.4.2 Consideraciones:
Todos los maestros (almacenes, artculos, proveedores, centro de costos) se
actualizarn va SAP Business One.
En caso no exista un artculo, este se crear en SAP Business One.
En caso que el almacn padre no cuente con Terminal Server para SAP
Business One, solicitara la creacin de los artculos va telfono, mail, fax u otro
medio que se crea conveniente.
10.4.3 Usuarios Involucrados.
Administrador Acadmico del Instituto de idiomas
Presidente Ejecutivo del Instituto de idiomas
Encargado de sistemas
10.4.4 Exclusiones.
No corresponde al alcance de este requerimiento ninguna modificacin,
actualizacin y/o correccin en el sistema de SAP Business One.
No corresponde al alcance de este requerimiento ningn agregado de
funcionalidades de los ya establecidos en este documento.
10.5 Solucin Propuesta
A continuacin se describirn las pantallas del prototipo propuesto como alcance
del proyecto de desarrollo del mdulo.
10.5.1 Mdulo de elaboracin del presupuesto

Se tienen las siguientes interfases del modulo del presupuesto:

10.5.1.1

Ventana de mantenimiento de la programacin de horarios

Una vez migrada la informacin del sistema de matrcula se modificarn los

horarios almacenados en el mdulo de presupuesto. Esta modificacin se
realizar en base al estudio y anlisis de los periodos anteriores con las
proyecciones de los cursos a dictar para el prximo ao. (Ver Figura 50)

Mantenimiento de histrico de cursos

Ao - Mes AAAA - MM
Sede Chiclayo

Lnea

Programa

10

Hora

06:30 p.m.

Sede

Chiclayo

Profesor

Ciclo

Bsico 1

Horas

Linea

Junior

Sede

Brian

27

Ciclo

1 Chiclayo
2 Chiclayo
3 Chiclayo
4 Chiclayo
5 Chiclayo
6 Chiclayo
7 Chiclayo
8 Chiclayo
9 Chiclayo
10 Chiclayo
11 Chiclayo
12 Chiclayo
13 Chiclayo
14 Chiclayo
15 Chiclayo
16 Chiclayo
17 Chiclayo

Horas

Pre-Bsico 1 WD
Bsico 6 WD
Bsico 7 WD
Bsico 9 WD
Bsico 10 WD
Bsico 11 WD
Bsico 13 WD
Bsico 15 WD
Bsico 21 WD
Bsico 24 WD
Pre-Junior 1 WD
Pre-Junior 1 WD
Intensivo 1 WD
Intensivo 2 WD
Intensivo 3 WD
Intensivo 4 WD
Intensivo 5 WD

27
27
27
27
27
27
27
27
27
27
36
36
36
36
36
36
36

Horario

06:30 p.m.
06:30 p.m.
06:30 p.m.
06:30 p.m.
06:30 p.m.
06:30 p.m.
06:30 p.m.
06:30 p.m.
06:30 p.m.
06:30 p.m.
06:30 p.m.
06:30 p.m.
06:30 p.m.
06:30 p.m.
06:30 p.m.
06:30 p.m.
06:30 p.m.

Alumnos
regulares

Alumnos
Prefer

10

Alumnos
Becados

Profesor

Nro .Alumnos
Tarifa regular

Nro .Alumnos
Tarifa Preferente

Nro .Alumnos
Tarifa Beca

Nro .Alumnos
Totales

Franco
Sonia
Luis K.
Jenny
Medaly
Milagros
Manuel
Carlos
Jamar
Brian
Gene
Raul
Nataly
RRosa
Mirella
Maritere
Gisela

1
3
0
4
5
3
4
1
4
3
0
0
7
2
4
0
6

16
9
7
8
5
7
12
7
9
10
15
15
12
13
10
11
15

1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
0
0
0
0

18
13
8
13
11
11
17
9
14
14
16
16
20
15
14
11
21

Figura 50. Mantenimiento Histrico de Cursos

10.5.1.2

Reporte de resumen de alumnos

Sede
PROYECCION MATRICULAS 2007 - CHICLAYO
Nivel
Kinder WD
NORMAL
PREFERENCIAL
BECA
Total nivel
Kinder SAT
NORMAL
PREFERENCIAL
BECA

Pre-Children WD
NORMAL
PREFERENCIAL
BECA
Total nivel

Total General

Tarifa

ENERO

125.0
110.0
50.0

MARZO

NOVIEMBRE

DICIEMBRE

ANUAL

Ingresos

Alumnos

Ingresos

Alumnos

Ingresos

Alumnos

Ingresos

Alumnos

Ingresos

Alumnos

14
46
4
64

1,750
5,060
200
7,010

14
46
4
64

1,750
5,060
200
7,010

2
13

250
1,430
1,680

2
9
1
12

250
990
50
1,290

2
9
1
12

250
990
50
1,290

48
210
11
269

6,000
23,100
550
29,650

57

3,420
70
3,490

51

3,060
70
3,130

57

57

1
58

3,420
35
3,455

1
58

3,420
35
3,455

685
21
706

41,100
735
41,835

54
498
41
593

6,750
54,780
2,050
63,580

125.0
110.0
50.0

60.0
60.0
35.0

FEBRERO

Alumnos

2
59

1
9
10

125
990
1,115

2,000

227,610

15

2
56

3,240
70
3,310

10

125
990
1,115

120
8
128

13,200
400
13,600

8
32
4
44

1,000
3,520
200
4,720

4
22
2
28

500
2,420
100
3,020

2,100

238,485

1,950

219,015

1,600

173,245

1,600

172,730

2
53

1
9
-

54
-

Figura 51. Proyeccin de Matrculas

Ingresos

21,850 2,422,840

10.5.1.3

Reporte de resumen de horas o carga horaria a profesores

RESUMEN POR HORAS DE TEACHER

TEACHER

Sede

ENERO

FEBRERO

OCTUBRE

NOVIEMBRE

DICIEMBRE

TOTAL
HORAS

Alejandra

Chiclayo

16
16

16
16

8
8

8
8

8
8

112
112

140
8
148

124

43

43

43

124

43

43

43

694
8
702

3,779

3,560

3,108

3,108

2,964

38,148

594

594

702

702

630

7,848

1,008

1,008

1,134

1,134

1,134

12,690

Total Profesor
Angelica

Chiclayo
Chepen
Total Profesor
TOTAL SEDE

Chiclayo
Chepen
Cajamarca

Figura 52. Resumen por Horas de Profesor

10.5.1.4

Reporte de resumen de aulas

Reporte de Resumen de Aulas

Sede
RESUMEN DE AULAS - CHICLAYO 2008
NIVEL

Kinder WD
Kinder SAT
Pre-Children WD
Pre-Children SAT
Pre-Junior WD
Pre-Bsico WD
Pre-Bsico WP
Children WD
Children SAT
Children WP
Junior WD
Junior SAT
Junior WP
Bsico WD
Bsico WP
Avanzado WD
Avanzado WP
Intensivo WD
Conversation WD
TOTAL GENERAL

ENE

FEB

SEP

OCT

NOV

DIC

5
4
1
2
8
7
2
12
12
8
11
2
20
8
14
2
26
2
146

5
4
1
2
11
11
3
12
12
11
20
19
7
18
1
2
156

1
4
4
1
5
1
4
12
3
12
2
21
11
19
3
23
2
128

1
4
4
1
5
1
4
12
3
12
2
23
11
21
3
23
2
132

1
4
4
1
5
1
4
12
3
12
2
23
11
22
3
22
2
132

1
4
2
1
3
1
4
12
3
12
2
25
11
19
3
23
2
128

Figura 53. Reporte de Resumen de Aulas

10.5.1.5

Reporte de ingresos por derechos de enseanzas

INGRESOSPORDERECHOSDEENSEANZA-2009
MES/AO
ENERO
FEBRERO
MARZO
ABRIL
MAYO
JUNIO
JULIO
AGOSTO
SETIEMBRE
OCTUBRE
NOVIEMBRE
DICIEMBRE
TOTAL

#ALUMNOS
INGRESOS
PROMEDIO
CHICLAYO CHEPEN CAJAMARCA TOTAL CHICLAYO CHEPEN CAJAMARCA TOTAL CHICLAYO CHEPEN CAJAMARCA TOTAL
2,000
330
500 2,830 227,610 22,440
39,200 289,250
113.81 68.00
78.40 102.21
2,100
330
550 2,980 238,485 22,440
43,120 304,045
113.56 68.00
78.40 102.03
1,950
360
550 2,860 219,015 24,480
43,120 286,615
112.32 68.00
78.40 100.22
2,000
360
600 2,960 224,200 24,480
45,850 294,530
112.10 68.00
76.42 99.50
1,800
380
600 2,780 199,795 25,840
45,850 271,485
111.00 68.00
76.42 97.66
1,800
380
600 2,780 200,005 25,840
45,850 271,695
111.11 68.00
76.42 97.73
1,800
400
650 2,850 198,490 27,200
49,700 275,390
110.27 68.00
76.46 96.63
1,800
400
650 2,850 198,710 27,200
49,700 275,610
110.39 68.00
76.46 96.71
1,700
400
650 2,750 185,010 27,200
49,700 261,910
108.83 68.00
76.46 95.24
1,700
400
700 2,800 185,545 27,200
53,200 265,945
109.14 68.00
76.00 94.98
1,600
400
700 2,700 173,245 27,200
53,200 253,645
108.28 68.00
76.00 93.94
1,600
350
700 2,650 172,730 23,800
53,200 249,730
107.96 68.00
76.00 94.24
21,850 4,490
7,450 33,790 2,422,840 305,320
571,690 3,299,850
110.89 68.00
76.74 97.66
Figura 54. Reporte de Ingresos de Enseanza

10.5.1.6

Reporte de planillas de personal docente

Figura 55. Reporte de Planillas de Personal Docente

Calculo de la planilla de docentes

Formal:
Se consideran los costos empresa siguientes: Essalud, Gratificacin, Vacaciones, CTS
Las reglas de contabilizacin sern:
Sueldo plla
= hrs * tarifa plla
Essalud = Sueldo plla * factor
Gratificacin
= Sueldo plla * factor
Vacaciones
= Sueldo plla * factor
CTS
= Sueldo plla * factor
Los segmentos correspondern, segn la carga horaria por sucursal
Informal:
Se consideran los costos de empresa, siguientes: Gratificacin, Vacaciones, CTS
Sueldo rec
= hrs * tarifa rec
Gratificacin
= Sueldo rec * factor
Vacaciones
= Sueldo rec * factor
CTS
= Sueldo rec * factor
Los segmentos correspondern, segn la carga horaria por sucursal.
10.5.1.7

Reporte de planillas de personal Administrativo

Sede
Sueldos del personal administrativo
ENERO
Total
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16

ANA MARIA DE LA TORRE UGARTE

MAJID SAFADARAN
CATALINA FAYA PERALTA
ANA CECILIA GUEVARA
WILMER VELASQUEZ CAMPOS
LUIS CERMEO
BLANCO MARTINEZ JOSE MANUEL
HERNANDEZ FERNANDEZ NELLI
NORA MONTALVO MARTINEZ
CLAUDIA VARGAS DOIG
Ketty Carranza Vega / Silvina Tejada Del
JOSE ZAPATA RETO
CONTRERAS GOMES INES
SARA HUAMAN AGUILAR
OLINDA CARLOS ZAVALETA
ERNESTO SANCHEZ
17 LUIS KONG CHAU

6.33
6.33
6.33
6.33
6.33
6.33
6.33
6.33

Form

FEBRERO
Efec

Total

6.33
6.33
6.33
6.33
6.33
6.33
6.33
6.33

6.33
6.33
6.33
6.33
6.33
6.33
6.33
6.33

Form

DICIEMBRE
Efec

Total

6.33
6.33
6.33
6.33
6.33
6.33
6.33
6.33

Form

Efec

Total Anual
Total

Form

Efec

75.96
75.96
75.96
75.96
75.96
75.96
75.96
75.96

31.65
31.65
31.65
31.65
31.65
31.65
31.65
31.65

6.33
6.33
6.33
6.33
6.33
6.33
6.33
6.33

Sede
Costo empresa
ENERO

1
2
3
4
5
7
8
9
10
12

Sueldo
planilla
Essalud
planilla
Gratificaciones planilla
Vacaciones
planilla
CTS
planilla
Sueldo
recibo
Gratificaciones recibo
Vacaciones
recibo
CTS
recibo
Total costo empresa

50.64
4.56
8.44
42.18
4.92
110.74

FEBRERO

50.64
4.56
8.44
42.18
4.92
110.74

MARZO

50.64
4.56
8.44
42.18
4.92
110.74

Figura 56 Reporte de Costo Empresa

ABRIL

MAYO

50.64
4.56
8.44
42.18
4.92
110.74

50.64
4.56
8.44
42.18
4.92
110.74

JUNIO

Calculo de la planilla de personal administrativo

Formal:
Se consideran los costos empresa siguientes: Essalud, Gratificacin, Vacaciones, CTS
Las reglas de contabilizacin sern:
Sueldos = Sueldo bsico formal
Essalud = Sueldo bsico formal * factor
Gratificacin
= Sueldo bsico formal * factor
Vacaciones
= Sueldo bsico formal * factor
CTS
= Sueldo bsico formal * factor
Los segmentos correspondern, segn la carga horaria por sucursal
Informal:
Se consideran los costos de empresa, siguientes: Gratificacin, Vacaciones, CTS
Sueldos = Sueldo bsico rec
Gratificacin
= Sueldo bsico rec * factor
Vacaciones
= Sueldo bsico rec * factor
CTS
= Sueldo bsico rec * factor
Los segmentos correspondern, segn la carga horaria por sucursal
10.5.1.8
Sede

Reporte Contable del presupuesto en el mdulo

Empresa

INSTITUTO CULTURAL PERUANO NORTEAMERICANO

C U A D RO D E I N G R E S O S Y E G R E S O S D E L

Cuentas

Descripcin

ENERO FEBRERO

70
70701 - 01
70701 - 02
70701 - 03

Ingresos
Derecho de Enseanza - Chiclayo
Derecho de Enseanza - Chepen
Derecho de Enseanza - Cajamarca

90
90201 - 01
90201 - 02
90201 - 03
90206 - 01
90206 - 02
90213 - 01
90213 - 02
90213 - 03
90215 - 01
90215 - 02
90215 - 03
90812 - 01
90812 - 02
90812 - 03
90108 - 01
90108 - 02
90108 - 03
91
91108 - 01
91108 - 02
91108 - 03
91201 - 01
91201 - 02

A O 2,009

MARZO NOVIEMBRE DICIEMBRE

Total
Anual

385,295.00
227,610.00
2,920.00
2,550.00

340,457.00
238,485.00
2,170.00
1,020.00

323,714.00
219,015.00
2,080.00
1,380.00

284,506.00
173,245.00
2,430.00
690.00

266,585.00
172,730.00
570.00
121.00

3,832,778.40
2,422,840.00
39,150.00
12,181.00

Costos Acadmicos
Sueldos - Chiclayo
Sueldos - Chepen
Sueldos - Cajamarca
Gratificaciones Ordinarias - Chiclayo
Gratificaciones Ordinarias - Chepen
Essalud - Chiclayo
Essalud - Chepen
Essalud - Cajamarca
Seguro de Vida Ley - Chiclayo
Seguro de Vida Ley - Chepen
Seguro de Vida Ley - Cajamarca
CTS - Chiclayo
CTS - Chepen
CTS - Cajamarca
Suministros y Gastos de funcionamiento - Chiclayo
Suministros y Gastos de funcionamiento - Chepen
Suministros y Gastos de funcionamiento - Cajamarca

91,183.93
18,851.28
20,928.22
3,851.72
18,851.28
20,928.22
18,851.28
20,928.22
3,851.72
18,851.28
20,928.22
3,851.72
18,851.28
20,928.22
3,851.72
3,851.72
3,851.72
3,851.72

82,793.17
17,758.82
20,928.22
3,851.72
17,758.82
20,928.22
17,758.82
20,928.22
3,851.72
17,758.82
20,928.22
3,851.72
17,758.82
20,928.22
3,851.72
3,851.72
3,851.72
3,851.72

79,938.01
15,838.27
20,928.22
3,735.00
15,838.27
20,928.22
15,838.27
20,928.22
3,735.00
15,838.27
20,928.22
3,735.00
15,838.27
20,928.22
3,735.00
3,735.00
3,735.00
3,735.00

93,752.11
15,504.05
20,928.22
4,552.03
15,504.05
20,928.22
15,504.05
20,928.22
4,552.03
15,504.05
20,928.22
4,552.03
15,504.05
20,928.22
4,552.03
4,552.03
4,552.03
4,552.03

106,070.89
14,785.71
20,928.22
4,085.16
14,785.71
20,928.22
14,785.71
20,928.22
4,085.16
14,785.71
20,928.22
4,085.16
14,785.71
20,928.22
4,085.16
4,085.16
4,085.16
4,085.16

1,066,265.47
190,293.72
251,138.66
50,889.37
190,293.72
251,138.66
190,293.72
251,138.66
50,889.37
190,293.72
251,138.66
50,889.37
190,293.72
251,138.66
50,889.37
50,889.37
50,889.37
50,889.37

Actividades culturales y proyeccin a la comunidad

Suministros y Gastos de funcionamiento - Chiclayo
Suministros y Gastos de funcionamiento - Chepen
Suministros y Gastos de funcionamiento - Cajamarca
Sueldos - Chiclayo
Sueldos - Chepen

3,851.72
3,851.72
3,851.72
18,851.28
20,928.22

3,851.72
3,851.72
3,851.72
17,758.82
20,928.22

3,735.00
3,735.00
3,735.00
15,838.27
20,928.22

4,552.03
4,552.03
4,552.03
15,504.05
20,928.22

4,085.16
4,085.16
4,085.16
14,785.71
20,928.22

Figura 57 Cuadro de Ingresos y Egresos

Se tiene la tabla contabilizacin y en el campo concepto tendrn los siguientes valores:

Concepto Descripcin
Ingresos
ING

Cta Objeto Segmento

Ingresos Acadmicos

70701

Depende de la programacin por sede: 01 Chiclayo

Costo de planilla del personal docente

SPD
Suedo plla docente
EPD
Essalud Plla Docente
GPD
Gratificacin Plla Docente
VPD
Vacaciones Plla Docente
CPD
CTS Plla Docente
SRD
Sueldo Rec Docente
GRD
Gratificacin Rec Docente
VRD
Vacaciones Rec Docente
CRD
CTS Rec Docente

90201
90213
90206
90212
90812
90108
90108
90108
90108

El segmento depender de las horas asignadas por sede (pe. Horas sede Chiclayo -> 90201 01)
El segmento depender de las horas asignadas por sede (pe. Horas sede Chiclayo -> 90213 01)
El segmento depender de las horas asignadas por sede (pe. Horas sede Chiclayo -> 90206 01)
El segmento depender de las horas asignadas por sede (pe. Horas sede Chiclayo -> 90212 01)
El segmento depender de las horas asignadas por sede (pe. Horas sede Chiclayo -> 90812 01)
El segmento depender de las horas asignadas por sede (pe. Horas sede Chiclayo -> 90108 01)
El segmento depender de las horas asignadas por sede (pe. Horas sede Chiclayo -> 90108 01)
El segmento depender de las horas asignadas por sede (pe. Horas sede Chiclayo -> 90108 01)
El segmento depender de las horas asignadas por sede (pe. Horas sede Chiclayo -> 90108 01)

Costo de planilla del personal administrativo

SPA
Suedo plla administrativo
EPA
Essalud Plla administrativo
GPA
Gratificacin Plla administrativo
VPA
Vacaciones Plla administrativo
CPA
CTS Plla administrativo
SRA
Sueldo Rec administrativo
GRA
Gratificacin Rec administrativo
VRA
Vacaciones Rec administrativo
CRA
CTS Rec administrativo

94201
94213
94206
94212
94812
94108
94108
94108
94108

El segmento depender de las horas asignadas por sede (pe. Horas sede Chiclayo -> 94201 01)
El segmento depender de las horas asignadas por sede (pe. Horas sede Chiclayo -> 94213 01)
El segmento depender de las horas asignadas por sede (pe. Horas sede Chiclayo -> 94206 01)
El segmento depender de las horas asignadas por sede (pe. Horas sede Chiclayo -> 94212 01)
El segmento depender de las horas asignadas por sede (pe. Horas sede Chiclayo -> 94812 01)
El segmento depender de las horas asignadas por sede (pe. Horas sede Chiclayo -> 94108 01)
El segmento depender de las horas asignadas por sede (pe. Horas sede Chiclayo -> 94108 01)
El segmento depender de las horas asignadas por sede (pe. Horas sede Chiclayo -> 94108 01)
El segmento depender de las horas asignadas por sede (pe. Horas sede Chiclayo -> 94108 01)

10.5.1.9

Reporte de control presupuestal

LISTADO D E C UEN TAS

C uenta

Su cursal

N OMB RE C UEN TA

7070 1

Chiclayo

DE RE CHO DE E NSE AN ZA

Anual
Programa

Presupu esto

Enero
Real

Dsv

P resu pu esto

Febre ro

Real

D sv

INGRESOS

7070 1

C hepe n

DE RE CHO DE E NSE AN ZA

7070 1

Cajam arca

DE RE CHO DE E NSE AN ZA

Re gular
Ite nsivo
S uperintensivo
Re gular
Ite nsivo
S uperintensivo
Re gular
Ite nsivo
S uperintensivo

12,000
6,000

300

500

300

30,000

1,200

2,000

1,900

To tal Ingreso s Variables

48,000

2,600

3,500

3,400

1,100

1,000

1,200

20%
-40%
-5%

C ostos Variables (D ocen tes)

9020 1
9020 1
9020 1
9020 1
9020 1
9020 1
9020 1
9020 5
9020 5
9020 5
9020 6
9020 6
9020 6

Chiclayo
Chiclayo
Chiclayo
C hepe n
C hepe n
C hepe n
Cajam arca
Chiclayo
C hepe n
Cajam arca
Chiclayo
C hepe n
Cajam arca

S ueldos prof eso re s

S ueldos prof eso re s
S ueldos prof eso re s
S ueldos prof eso re s
S ueldos prof eso re s
S ueldos prof eso re s
S ueldos prof eso re s
Ho ras Extras
Ho ras Extras
Ho ras Extras
Gratificacio nes ordinaria s
Gratificacio nes ordinaria s
Gratificacio nes ordinaria s

Re gular
In tensivo
S uperintensivo
Re gular
In tensivo
S uperintensivo

3 00

400

-33%

3 00

400

-33%

4 00

180

55%

4 00

180

55%

6 00

280

53%

6 00

280

53%

5 77

370

5 77

370

5 70

700

36%
-23%

5 70

700

36%
-23%

3 45

600

-74%

3 45

600

-74%

T otal E gresos Variab les

2,792

2,530

2,792

2,530

T otal E gresos Variab les

45,208

2,530

2,792

2,530

11,7 00
5,6 00
29,4 00

700
120
920

Ma rgen de Contribuc in

Contribucin por pr ogr ama x Sede

Chiclayo
Chiclayo
Chiclayo

Re gular
In tensivo
S uperintensivoI nte

-94%
-0.9 8
-0.9 7

Figura 58 Reporte de Control Presupuestal

Presupu esto

Diciem
R eal

Presu pu esto

10.6 Anlisis del Sistema.

10.6.1

Identificacin de Actores.

Figura 59. Actores

Lista de Actores:

Usuario (Presidente de Directorio, Gerente General, Administrador Acadmico).

Sistema de matricula.

Administrador Acadmico.

Usuario Sap Business One.

10.6.2

Especificacin de los Actores del sistema.

10.6.2.1

Actor 01 - Usuario.
Usuario (Presidente de Directorio, Gerente General, Gerente Acadmico)

Actor 01
Descripcin
Accesos al Sistema

Es el actor final, el cual tiene privilegios de acceso en toda la funcionalidad del

sistema.
El Perfil Usuario tiene acceso a toda la funcionalidad del sistema como:
Cargar Data Histrica,Realizar Mantenimiento de Data Histrica,
Visualizar Reporte de Presupuesto

Hereda de

10.6.2.2

Actor 02 - Administrador Acadmico.

Actor 02

Administrador Acadmico
Es el actor, el cual tiene privilegios de acceso en toda la funcionalidad del
sistema y es quien define las tarifas otorgadas por profesores como:

Descripcin

Accesos al Sistema
Hereda de

- tarifa x hora.
- tarifa x hora costo.
El Perfil Usuario tiene acceso a Generar Presupuesto Histrico, Elaborar
Presupuesto, y Visualizar Reporte de Presupuesto.

10.6.2.3

Actor 03 Sistema de Matricula.

Actor 02

Sistema de Matricula

Descripcin

Es el actor interacta en el sistema y que su vez provee informacin til para

poder realizar la Generacin de presupuestos a travs de tres tipos de tarifas:
normal, preferente y becas. Las cuales sirven como lnea base para la
elaboracin de presupuestos y toma de decisiones gerenciales.

Precondiciones
Hereda de

10.6.2.4

Actor 04 Usuario de SAP Business One.

Usuario de SAP Business One

Actor 03
Descripcin

Precondiciones

Es el actor que puede visualizar todos reportes de presupuestos desde SAP

BUSINESS ONE.
El usuario debe haber ingresado al sistema.
Solo tiene acceso usuarios de nivel alto como:
Gerente General, Presidente de Directorio, Administrador Acadmico.

Hereda de

10.6.3

Identificacin de Casos de Uso.

Figura 60. Casos de Uso

10.6.3.1

Lista de Casos de Uso:

Cargar Data Histrica.

Realizar Mantenimiento de data Histrica.

Visualizar Reporte de Presupuesto.

10.6.4

Diagrama de Paquetes.

El siguiente Grafico presenta el Diagrama de Paquetes, el cual representa el alcance del proyecto,
los paquetes son los siguientes:

Cargar Data Histrica

Realizar Mantenimiento de Data Histrica
Visualizar Reporte de Presupuestos

Figura 61. Diagrama de Paquetes

10.6.5
10.6.5.1

Diagramas de Caso de Uso por Paquetes.

Elaborar Presupuesto

10.6.5.1.1.1 Cargar Data Histrica.

El grafico muestra un diagrama en el cual, los actores el usuario y el sistema de matricula
interactan con el caso de uso Cargar Data Histrica. As mismo el caso de internamente carga
matriculas del sistema de matricula segn los siguientes criterios (programas, ciclo, mes, sede),
referentes a operaciones realizadas en un periodo (mes, ao).

Figura 62. Caso de Uso por Paquetes

10.6.5.1.1.2 Realizar Mantenimiento de Data Histrica

El grafico muestra un diagrama en el cual, los actores como el Usuario y Administrador Acadmico,
interactan con el caso de uso Realizar Mantenimiento de Data Histrica. As mismo el caso
internamente carga matriculas del sistema de matricula segn los siguientes criterios (profesor,
programas, ciclo, sede, ao), referentes a operaciones realizadas en el periodo vigente hasta la fecha.

Figura 63. Realizar Mantenimiento de Data Histrica

10.6.5.1.1.3 Visualizar Reporte de Presupuesto

El grafico muestra un diagrama en el cual, los actores como el Usuario y Usuario de SAP Business
One, estos actores interactan con el caso de uso Visualizar Reporte de Presupuesto. As mismo el
caso internamente permite visualizar los diferentes reportes existentes en el presupuesto estimado,
as mismo esta funcionalidad tambin esta disponible en el Sistema Integrado SAP Business One.

Figura 64. Reporte de Presupuesto

10.6.6

Especificacin de Casos de Uso por Paquetes.

10.6.6.1

Elaborar Presupuesto.

10.6.6.1.1

Cargar Datos Histricos.

CU02
Cargar Data Histrica
Permite Cargar los datos que vayan a ser presupuestados, tomando como base los
datos reales existentes de aos anteriores, que se encuentran en el sistema de
matrculas del Instituto de idiomas (desarrollo propio).
Usuario.

CDIGO
NOMBRE
DESCRIPCION
ACTOR(ES)
PRE
CONDICIONES

POST
CONDICIONES

Este Proceso puede generarse las veces que sea necesaria su utilizacin.
Se requiere que por lo menos existan operaciones (matriculas, etc.) en un
periodo (mes).
Al ejecutar la Carga Histrica:
-

El Usuario (Presidente de Directorio, Gerente General y Administrador

Acadmico) deber ingresar por cada mes el ao - mes que se va tomar como
base para el presupuesto estimado que se desea realizar.

El usuario, luego de seleccionar los aos meses bases para el presupuesto del
nuevo ao, luego ejecutar la opcin de verificacin o consistencia.

El usuario, una vez que est conforme, hace clic en la ejecucin de carga y se
proceder ha realizar la interfase desde el sistema de matrculas al mdulo de
presupuestos.

A continuacin se pone el diseo de la Base de dato del modulo del

presupuesto:

Leer registro de Adata donde Anio (parmetro) = Adata.Aniopresupuesto, entonces

Leer registro de horario (Matricula),

Si Horario.Anio (Mat) = Adata.AnioBase (Pre) y Horario.Mes (Mat) =
Adata.MesBase (Pre)
Entonces
Agregar registro sino existe en tabla TarifaProfesor (Pre) donde:
TarifaProfesor.IdTarifaProfesor (pre) = correlativo
TarifaProfesor.IdProfesor (pre) = Horario.IdProfesor (Mat)
Tarifa.Anio (pre) = Anio de presupuesto
Tarifa.Mes (pre) = Mes de presupuesto
Tarifa.tarifaxhora (pre) = horario.Tarifatotalxhora
Tarifa.tarifaxhoracosto (pre) = horario.Tarifaefec

Agregar registro sino existe en tabla tarifa (Pre) donde:

Tarifa.IdTarifa (pre) = correlativo
Tarifa.IdNivel (pre) = Nivel.IdNivel (Mat)
Tarifa.Idsede (pre) = horario.Idsede (mat)
Tarifa.Anio (pre) = Anio de presupuesto
Tarifa.Mes (pre) = Mes de presupuesto
Tarifa.tarifanormal (pre) = horario.TarifaNormal
Tarifa.tarifapreferente (pre) = horario.TarifaPreferente
Tarifa.tarifabeca (pre) = horario.TarifaBeca

Agregar registro en tabla horario (Pre) donde:

Horario.IdCiclo (pre) = horario.Idciclo (Mat)
Horario.IdHora (pre) = horario.Idhora (mat)
Horario.Idsede (pre) = horario.Idsede (mat)
Horario.Anio (pre) = Anio de presupuesto
Horario.Mes (pre) = Mes de presupuesto
Horario.IdProfesor (pre) = horario.Idprofesor (mat)
Horario.IdTarifaProfesor (pre) = TarifaProfesor.IdTarifaProfesor (pre) si
Horario.IdProfesor (pre) = TarifaProfesor.IdProfesor (pre) y
TarifaProfesor.Anio (pre) = Anio de presupuesto y
TarifaProfesor.Mes (pre) = Mes de presupuesto

Horario.IdTarifa (pre) = Tarifa.IdTarifa (pre) si

Tarifa.IdNivel (pre) = Nivel.IdNivel (Mat) (pre) [Horario.idciclo
(pre) = ciclo.Idciclo (mat)] y
Tarifa.Idsede (pre) = horario.Idsede (mat) y
Tarifa.Anio (pre) = Anio de presupuesto y

Tarifa.Mes (pre) = Mes de presupuesto

Horario.nroAluNormal (pre) = horario.alumnosnormal (mat)

Horario.nroAluPreferente (pre) = horario.alumnosprefer (mat)
Horario.nroAluBeca (pre) = horario.alumnosbeca (mat)

Seguir leyendo registro

Seguir leyendo registro

10.6.6.1.2

Realizar Mantenimiento de Data Histrica

CU03
Realizar Mantenimiento de data Histrica
Permite dar mantenimiento de la data histrica presupuestada, sea a travs de los
siguientes criterios: profesor, programa, ciclo, ao, sede.
Usuario.

CDIGO
NOMBRE
DESCRIPCION
ACTOR(ES)

PRE
CONDICIONES

Los datos maestros como cursos, horarios, profesores, se debern registrar y

hacer mantenimiento de datos en el sistema de matrculas del Instituto de
idiomas.

Se requiere que se haga el mantenimiento de tarifas de profesor y tarifas de

alumnos de manera independiente por cada profesor.

Las reglas de contabilizacin se basarn en la estructura definida por SBO. As

mismo la asignacin de cursos y profesores a cursos para cada sede, tendrn
una incidencia en los ingresos y gastos por sedes.

Al ejecutar mantenimiento del presupuesto histrico:

POST
CONDICIONES

El Usuario (Presidente de Directorio, Gerente General y Gerente Acadmico)

podrn hacer mantenimiento del presupuesto histrico basados en los siguientes
campos: ao, mes, programa y sede.

El usuario puede seleccionar la lista y automticamente se cargaran los datos en

las cajas de texto del formulario.

El usuario puede dar mantenimiento a las cajas de texto como: sede, ciclo,
horario, profesor, alumnos regulares, alumnos preferentes, alumnos becados.

El usuario puede agregar una nueva fila.

El usuario no puede modificar el campo horas.

El usuario puede realizar este mantenimiento dando solo clic en el botn

actualizar.

10.6.6.1.3

Visualizar Reporte de Presupuesto.

CU04
Visualizar Reporte de Presupuesto.
Permite visualizar en pantalla reportes de presupuestos existentes y elaborados del ao
actual o de aos posteriores.
Usuario, Usuario de SAP Business One 2007

CDIGO
NOMBRE
DESCRIPCION
ACTOR(ES)
PRE
CONDICIONES

POST
CONDICIONES

Se requiere que se hayan registrado el maestro de profesores en el sistema de

matriculas del Instituto de idiomas y tarifas desde el sistema de presupuestos.
- Se requiere como mnimo un mes de operaciones realizadas.
Al ejecutar mantenimiento del presupuesto histrico:
-

El Usuario (Presidente de Directorio, Gerente General y Gerente Acadmico)

podrn visualizar los reportes de presupuestos realizados satisfactoriamente por
ao de operaciones.

El usuario puede ingresar a SAP BUSINESS ONE y visualizar los reportes de

presupuestos desde el modulo informes.

Diseo del Sistema.

Entidades:

Nivel
Sede
Hora
Ciclo
Profesor
Tarifa profesor
Horario
Tasasplanillas
Tarifa
Contabilizacion

Sistema de Matricula