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    Documentos Fuentes y Libros Utilizados Por Un Hotel3

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    Milena Paternina
    Los documentos principales utilizados por los hoteles incluyen la tarjeta de bienvenida, la tarjeta de registro hotelera, los vales, la cuenta del cliente, la ficha de policía para los huéspedes extranjeros, el kardex de clientes, la lista de pensión alimenticia, las órdenes de reparación, el parte de cambio de habitación, el informe diario y el parte de ocupación de habitaciones. Estos documentos soportan las operaciones del ciclo del huésped y son esenciales para el funcionamiento del hotel.

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    Los documentos principales utilizados por los hoteles incluyen la tarjeta de bienvenida, la tarjeta de registro hotelera, los vales, la cuenta del cliente, la ficha de policía para los huéspedes extranjeros, el kardex de clientes, la lista de pensión alimenticia, las órdenes de reparación, el parte de cambio de habitación, el informe diario y el parte de ocupación de habitaciones. Estos documentos soportan las operaciones del ciclo del huésped y son esenciales para el funcionamiento del hotel.

    Descripción original:

    Documentos utilizados en un hotel

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    Los documentos principales utilizados por los hoteles incluyen la tarjeta de bienvenida, la tarjeta de registro hotelera, los vales, la cuenta del cliente, la ficha de policía para los huéspedes extranjeros, el kardex de clientes, la lista de pensión alimenticia, las órdenes de reparación, el parte de cambio de habitación, el informe diario y el parte de ocupación de habitaciones. Estos documentos soportan las operaciones del ciclo del huésped y son esenciales para el funcionamiento del hotel.

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    DOCUMENTOS FUENTES Y LIBROS UTILIZADOS POR UN HOTEL

    1 DOCUMENTOS FUENTES
    En un sistema contable hotelero es muy difcil que todas las transacciones se posteen exactamente cuando estas
    ocurran.
    Los hoteles utilizan diferentes documentos fuentes para soportar todas las operaciones realizadas en el ciclo de
    husped, a su vez estas operaciones hacen parte del ciclo contable.
    2 PRINCIPALES DOCUMENTOS UTILIZADOS POR UN HOTEL
    Algunos documentos utilizados en este tipo de negocios suelen ser:
    1 TARJETA DE BIENVENIDA
    Esta contiene la informacin referente al nombre y apellido del cliente, fechas de entrada y salida, el nmero de
    habitacin y cantidad de personas alojadas en ellas. Esta tarjeta informa los servicios prestados por el hotel, adems
    puede servir como tarjeta de crdito al presentarse en las distintas dependencias y as cargar servicios a su cuenta. Esta
    se devuelve al momento de cancelar la factura y terminar la estancia en el hotel.
    2 TARJETA DE REGISTRO HOTELERA
    Aunque este no es documento contable, es fundamental su utilizacin en cada hotel, convirtindose en el primer
    documento que se genera al darse el primer contacto personal con el husped
    Es el impreso que contiene todos los datos del cliente que contrata el alojamiento y los servicios del hotel y donde estn
    reflejadas las obligaciones de las partes. Se presenta a la llegada del cliente para que este llene los datos
    correspondientes a:
    1.
    2.
    3.
    4.

    Nombres y Apellidos.
    Nmero del documento de identidad nacional o pasaporte.
    Direccin Habitual.
    Numero de acompaantes (si hubiere).

    Cuando el nmero de acompaantes requiera ms de una habitacin debe tambin especificarse la cantidad. En muchos
    establecimientos hoteleros solicitan tambin los nombres y apellidos del acompaante.

    Los operadores de establecimientos de alojamiento turstico debern utilizar un


    modelo de Tarjeta Unificada de Registro de Huspedes, la cual deber contener como mnimo lo siguiente:
    a) Datos del Establecimiento:
    - Logotipo
    - Nombre, Tipo y Categora
    - Nmero del Registro Turstico Nacional
    b) Datos de los Huspedes:
    - Apellidos y Nombres
    - Cdula de identidad o nmero de pasaporte, si es extranjero
    - Edad
    - Estado Civil
    - Nacionalidad
    - Direccin y telfono del domicilio
    - Direccin y telfono de la oficina en la cual labora
    - Fecha y hora de registro, y de retiro
    - Procedencia
    - Medio de transporte utilizado

    c) Otros datos:
    - Forma de pago
    - Nmero de habitacin asignada
    - Tipo de habitacin
    - Nmero de acompaantes
    - Tarifa que servir como base para el clculo del monto a pagar, por
    concepto de hospedaje
    - Firma del Husped
    - Recepcionista(s) al momento de registro y retiro del husped
    d) Condiciones generales del contrato de hospedaje.
    Las menciones de la tarjeta de Registro debern estar escritas por lo menos en
    otro idioma, adems del castellano.
    3 VOUCHERS
    Aunque los hoteles utilizan gran cantidad de vouchers, el propsito bsico de este, es servir como documento soporte de
    un registro original. El vouchers es un documento que sirve de respaldo para registrar las transacciones. Un ejemplo
    puede ser:
    Puede ser un bono de Agencia, empleado como documento que acredita la reserva de un cliente por parte de una
    agencia de viajes y que es entregado como forma de pago al proveedor del servicio, en este caso el hotel.
    4 CHEQUECUENTA
    El cheque cuenta o factura del cliente es un registro original de una compra hecha por el husped en un departamento
    operado. Por ejemplo, el cheque cuenta del restaurante es un documento bsico utilizado para rastrear las compras de
    los artculos que ha solicitado el husped con sus respectivos precios.
    5 FICHA DE POLICIA Y DE ENTRADA DE EXTRANJEROS
    Este documento debe presentarlo el hotel a la administracin pblica y autoridades policiales, para verificar la situacin
    penal de las personas alojadas. Debe hacerse por persona o por habitacin, teniendo en cuenta si se trata de un
    husped nacional o extranjero.

    6 KARDEX
    Es un documento similar a la tarjeta de registro, con mucha mayor informacin respecto al cliente, que sirve para
    consulta de clientes y permite enviar ofertas y otras promociones a los mismos.

    7 LISTA DE PENSION ALIMENTICIA


    Detalla la relacin de clientes que contratan servicios de alimentacin, ya sea media o completa. Debe enviarse una
    copia al matre, quien informa a las diferentes secciones de servicio el tipo de men solicitado. Las otras copias deben
    enviarse a cuenta corriente del cliente, facturacin y cocina; quedando el original en recepcin.

    8 ORDEN DE REPARACIN O PARTE DE AVERAS


    Mediante este impreso se da conocimiento al departamento de mantenimiento los daos en las diferentes habitaciones y
    dependencias del hotel con el objeto de su reparacin. El original queda en el departamento de mantenimiento, y la copia
    por el departamento solicitante del servicio, como constancia de la solicitud.

    9 PARTE DE CAMBIO DE HABITACIN


    Se utiliza para informar a todos los departamentos el cambio de habitacin del cliente. Es muy importante porque as el
    hotel tiene conocimiento del estado ocupacional y en algunos casos, de otras disposiciones del husped.

    10 INFORME DIARIO O REPORT


    Se realiza al finalizar la jornada administrativa para controlar diariamente la planificacin que el hotel ha previsto, a fin de
    localizar las variaciones que pudieran haberse producido y de esta forma poder aplicar las medidas de correccin que
    procedan. Conlleva un anlisis del funcionamiento y marcha del establecimiento, cuyos datos cuantitativos constan como
    absolutos o en razn porcentual, y corresponden a la actividad del hotel en una fecha determinada. Este tiene un
    acumulativo mensual y anual, que sirve para anlisis compartidos de diferencias producidas.

    11 PARTE DE OCUPACIN DE HABITACIONES


    Se utiliza para controlar el movimiento y ocupacin de las habitaciones. Estas partes se realizan generalmente as:

    1. El primero a las 12:00 m, justo despus de la hora de salidas, estableciendo as que habitacin esta desalojada,
    ocupada o bloqueada.
    2. El segundo se realiza por lo general a las 8:00 pm, que por lo general la hora mxima de reservas, y por lo tanto
    sirve para controlar las habitaciones disponibles.
    3. El tercero se realiza entre las 11:00pm y las 9:00 am y bsicamente sirve para controlar el nmero de personas
    por habitacin.
    12 PARTE ESTADSTICA
    Sirve para contabilizar la cantidad de clientes que se hospedan en el hotel y para conocer el porcentaje ocupacional con
    relacin a los anteriores. Este documento puede ser de dos tipos:
    -

    Privado: utilizado mayormente por grande cadenas hoteleras. Lleva un estudio riguroso sobre los pases de
    procedencia de sus huspedes, temporadas, gustos y afinidades de estos. Se usa tambin para realizar
    campaas de promocin en diversos mercados tursticos para obtener mayor clientela.

    Oficial: lo exige la administracin pblica para establecer la estadstica relacionada con el turismo, la cual se lleva
    a cabo mediante la obtencin de datos en las fronteras y el muestreo del parte que proporcionan los hoteles.

    13 HOJA DE RECUENTO DE COMIDAS PARA HOTELES DE PLAN AMERICANO


    Es un documento que utilizan que venden el plan americano y es necesario cargar diariamente solo las comidas extras.
    14 CAMBIO DE CUARTO O DE PRECIO
    Si no puede darse al husped que se registra una habitacin del tipo que desea, la recepcionista si es posible, le da la
    ms adecuada que est desocupada y hace despus una transferencia cuando la pedida est disponible.
    Frecuentemente uno de los huspedes que ocupen el mismo cuarto se va, lo cual ocasiona un cambio en el precio por
    cargar. En cualquiera de los dos casos, cambio de habitacin o de precio, a en ambos, la operacin se registra en una
    nota de cambio.
    15 INFORME DE AMA DE LLAVES
    Este informe se formula en la maana siguiente, basndose en el informe de las cameras y de la inspeccin de los
    cuartos hechas por el ama de llaves y sus ayudantes. La informacin acerca de las habitaciones ocupadas y del equipaje
    que hay en ellas se resume en el informe. La forma impresa de este contiene una lista de todos los nmeros de las
    habitaciones con un pequeo espacio en blanco para indicar la condicin de cada una, por medio de un smbolo.
    16 INFORME DIARIO DEL EMPLEADO DE NOCHE
    El objeto principal del informe del empleado de noche es proporcionar informacin anticipada al gerente, antes que
    pueda formularse la informacin diaria. No es parte esencial de los registros de ventas.

    El empleado de noche tambin debe informar al mayordomo, al jefe de cocina (chef) o al panadero de noche acerca del
    nmero de huspedes en el hotel, especialmente si el restaurante depende casi totalmente de los huspedes
    registrados.
    18 NOTA DE CONSUMO DE CAMARERO
    Las notas de consumo de los camareros se hacen, por lo comn, en un color caracterstico que imposibilita borraduras
    por que se echan de ver fcilmente. Todas las notas usadas en el hotel pueden estar numeradas consecutivamente en
    una serie, en cuto caso el nmero el camarero se escribe en la nota al entregrsela; o puede haber series separadas
    para cada camarero con su nmero impreso en la nota.

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