Ensayo Gestion de Proyectos

ADMINISTRACION Y GESTION DE PROYECTOS
MARY ISABEL GOMEZ MARQUEZ

Cod. 1091652140
UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA UNAD

2014
ADMINISTRACION Y GESTION DE PROYECTOS
CARLOS EDUARDO DIAZ GIL

TUTOR
MARY ISABEL GOMEZ MARQUEZ

Cod. 1091652140
UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA UNAD

2014
INTRODUCCION
La gestin de proyectos es una disciplina que ha tomado fuerza en la medida en que

Buena parte de lo que se hace tanto a nivel personal como profesional y empresarial
se beneficia de aplicar las metodologas existentes para una efectiva gestin de
proyectos.
Tambin es la disciplina de organizar y administrar recursos de manera tal que se
pueda culminar todo el trabajo requerido en el proyecto dentro del alcance, el tiempo y
el costo definido. Un proyecto es un esfuerzo temporal, nico y progresivo, emprendido
para crear un producto o un servicio tambin nico.
Proyecto se refiere a todas las acciones que deben realizarse para cumplir con una
necesidad definida dentro de los plazos. As, ya que el proyecto es una accin
temporaria que tiene principio y fin, que utiliza recursos identificados (humanos y
materiales) durante su ejecucin, y que tiene un costo, deber tener recursos
presupuestados y una hoja de balance independiente a la de la compaa. "Productos
finales" se refiere a los resultados esperados del proyecto.
La dificultad de la gestin de un proyecto radica en gran medida en la cantidad de
personas involucradas. De hecho, en contrapartida con los proyectos personales o
internos en pequea escala para los cuales la necesidad y la respuesta para dicha
necesidad puede ser provista por la misma persona o por un grupo limitado de
personas, en un proyecto en el sentido profesional, la expresin de una necesidad y la
satisfaccin de esta necesidad generalmente es responsabilidad de diferentes
personas.
CARACTERSTICAS COMUNES DE LOS PROYECTOS
-Objetivo:
debe
ser
real,
sustentable
y
medible.
-Calendario
de
actividades:
debe
tener
un
plan
de
trabajo.
-Complejo: no es sencillo y esta compuesto por mltiples elementos.
-Demanda recursos: requiere habilidades, conocimientos, capital y esfuerzo humano.
Estructura
organizacional:
tiene
roles
y
responsabilidades.
- Sistema de control e informacin: debe tener cuando menos un manual informativo.
La gestin de proyectos, muchas veces, es responsabilidad de un solo individuo. Este
individuo raramente participa de manera directa en las actividades que producen el
resultado final. En vez de eso se esfuerza por mantener el progreso y la interaccin
mutua productiva de las varias partes de manera que el riesgo General de fracasar se
disminuya.
Un gerente de proyectos es muchas veces un representante del cliente y debe
determinar e implementar las necesidades exactas del cliente, basndose en su
conocimiento de la firma que representa. La habilidad de adaptar los mltiples
procedimientos internos de la parte contratante y la forma de estrechar los lazos con
los representantes seleccionados es esencial para asegurar que los objetivos clave de
costo, tiempo, calidad y, sobre todo, satisfaccin al cliente, se hagan realidad.
Sin importar el campo, un gerente de proyectos exitoso debe ser capaz de visualizar el
proyecto completo de principio a fin y tener la habilidad de asegurar que esa visin se
haga
realidad.
Cualquier tipo de producto o servicio - edificios, vehculos, productos electrnicos,
software de computadora, servicios financieros, etc. - puede ser supervisado en su
implementacin por el gerente de proyectos y su operacin por el gerente de
producto.
ACTIVIDADES DE LA GESTIN DE PROYECTOS
Generalmente los gestores de proyectos son responsables de algunas o todas las
siguientes
actividades:
1. Redaccin de la propuesta. La propuesta describe los objetivos del proyecto y cmo
se llevara a cabo. Incluye estimaciones de costo y tiempo y justifica por qu el
contrato del proyecto se debe dar a una organizacin o equipo en particular.
Www. Google.com; Modulo Administracin y Gestin en Proyectos UNAD
2. Planificacin y calendarizacin del proyecto. Se refiere a la identificacin de

actividades hitos y entregas del proyecto
3. Estimacin de costos del proyecto. Es una actividad relacionada con la estimacin

de los recursos requeridos para llevar a cabo el plan del proyecto.
4. Supervisin y revisin del proyecto. La supervisin es una actividad continua. El
gestor debe conocer el progreso del proyecto con los costos actuales y los
planificados. Tambin, es normal tener varias revisiones formales de su gestin. Se
hace una revisin completa del progreso y de los desarrollos tcnicos del proyecto,
teniendo en cuenta el estado del proyecto. El resultado puede dar lugar a una
cancelacin.
5. Seleccin y evaluacin del personal. Los gestores, generalmente, seleccionan a las
personas que trabajarn en su proyecto. O establecen un equipo ideal mnimo para el
proyecto.
6. Redaccin y presentacin de informes. Los gestores son los responsables de
informar a los clientes y contratistas sobre el proyecto. Deben redactar documentos
concisos y coherentes que resuman la informacin crtica de los informes detallados
del proyecto.
Cul es el valor de administrar adecuadamente los proyectos?
Mantener un alto grado de efectividad en la empresa es de vital importancia, y las
formas para llegar a ese ptimo desempeo suelen complicarse...
Existen algunas empresas que se distinguen por ser capaces de manejar sus
proyectos de manera efectiva. Sin embargo, una vasta mayora de las organizaciones
encuentran esta tarea algo complicada.
Procesos, estndares y tcnicas poco claros, que son aplicados por los
administradores de proyecto de manera inconsistente
Administracin de proyectos reactiva, que en general no se percibe como un
elemento que agregue valor al negocio
Los proyectos nunca terminan en tiempo, el presupuesto siempre es menor a lo
que en realidad se gasta y por lo general, los productos del proyecto no
cumplen con lo que se especific en un principio.
Nunca se prev el tiempo ni el presupuesto necesario para gestionar los
proyectos de manera proactiva. Ya que por lo general esto se considera un
gasto innecesario.
Una buena disciplina en administracin de proyectos es la forma en que estos
sntomas pueden atacarse. Esto no quiere decir que los riesgos desaparezcan.
Contar con buenas habilidades en administracin de proyectos no significa que no se

tendrn problemas, o que no existan ms sorpresas.
El valor de una buena gestin de proyectos, radica en contar con procesos y
estndares que permitan un manejo adecuado de todas las contingencias que pueden
presentarse. Los procesos y tcnicas de gestin de proyectos, son usados para
manejar adecuadamente los recursos que se involucran en el proyecto de tal forma
que se alcancen resultados predecibles
La administracin de proyectos en medio de una paradoja entre la ciencia y el
arte.
Es importante tener presente que sta disciplina no es totalmente una ciencia y que
nunca podr existir una garanta de xito. Dado que cualquier tipo de proyecto
involucra la participacin de personas, siempre existir un grado de ambigedad y de
complejidad que difcilmente podr ser controlado absolutamente. As, la gestin de
proyectos es parcialmente un arte, que requiere igualmente flexibilidad y creatividad
para lograr el xito.
Es una ciencia porque se apoya en procesos probados y repetibles, as como en
tcnicas que permiten alcanzar el xito. Pero al mismo tiempo es un arte, porque tiene
mucho en relacin con la administracin y el contacto con la gente. Por ello, el
administrador de proyectos debe tener habilidades en el manejo de personas, buen
juicio, capacidad para sostener fuertes relaciones interpersonales y una buena dosis
de intuicin.
Cul es el valor de administrar adecuadamente los proyectos?

Una buena metodologa de administracin de proyectos, proporciona el marco de
trabajo, los procesos, normas y tcnicas que incrementan fuertemente las
probabilidades de lograr el xito, generando valor al proyecto, al administrador del
proyecto, al equipo de trabajo, a la organizacin y en consecuencia al negocio.
La propuesta de valor de la administracin de proyectos radica en tomar tiempo y
esfuerzo para manejar los proyectos de manera proactiva. Este costo bien vale la pena
a lo largo del ciclo de vida del proyecto debido a que:
Se resuelven problemas ms rpidamente.
Se evitan desperdicios y caos al no trabajar en reas que estn fuera del alcance del
proyecto.
Se enfoca en resolver riesgos futuros antes de que los problemas ocurran.

Se orienta a manejar las expectativas y la comunicacin entre clientes, colaboradores
y grupos de inters de manera ms efectiva.
Se busca crear productos de ms alta calidad desde el primer momento.
Las caractersticas del entorno en que se da la dinmica de cualquier proyecto no
cambiar si la organizacin usa una metodologa o no. Lo que cambia al tenerla, es la
manera en que se manejan los eventos que invariablemente se presentarn a lo largo
del proyecto.
Es la existencia de una metodologa y los procesos asociados a sta lo que determina
si los problemas y conflictos que se presentan durante la vida del proyecto son
manejados de manera peligrosa y reactiva o bien son atendidos suavemente
mientras se ejecutan los procesos
Mucha gente se considera a s mismo un operador debido a que no se sienten
satisfechos con sus habilidades de planificacin. Gran cantidad de veces se presenta
una tendencia a discutir un problema y despus correr a resolverlo. Eso funciona
cuando existe un requerimiento que se puede resolver en cinco horas, pero
seguramente no ser lo ms adecuado cuando se tiene un proyecto de 5000 horas.
Es realmente difcil ser un administrador de proyecto en una organizacin que no
valora las habilidades de gestin de proyectos. Por ejemplo, si se toma el tiempo de
crear un documento que defina al proyecto, y su cliente le pregunta Porque estuvo
desperdiciando el tiempo en hacerlo?, entonces es probable que no se sienta
particularmente entusiasmado acerca del proceso de planeacin en su prximo
proyecto.
Para tener xito en esta compleja tarea, es necesario que toda la organizacin est
dispuesta a apoyarla de manera disciplinada. Que rompa la inercia de trabajo
desorganizado e improvisado y procure apegarse, de manera responsable, al uso de la
metodologa.
CONCLUSIONES
En la epoca que estamos viviendo llegamos asegurar que la informacin es igual de valiosa que los
recursos financieros, recursos humanos, recursos materiales etc. con los que cuenta una empresa
para existir en el mercado ya que la informacin es la base de las operaciones y actividades de las
empresas por ejemplo como podra una cadena de supermercados poner los mismos precios en
todos los supermercados si no existiera la informacin entre ellos de que van a realizar un
programa de ofertas para aumentar sus ventas en el mes diciembre, o como podra un banco
otorgar un prstamo a una persona sin tener la informacin econmica acerca de ella. En la
actualidad quien tiene la informacin es quien domina en todos los mbitos en el que se desarrolle.
La informacin como ya mencionamos es fundamental para las operaciones y actividades en las
empresas, la informacin es necesario manejarla de una forma adecuada y a la vez rpida as que
es necesario de los sistemas de informacin, una empresa que quiera competir en el mercado
donde se desarrolla necesita contar con sistemas de informacin que le provean la informacin
necesaria para realizar sus operaciones en una forma rpida y eficiente, no basta con tener la
informacin hay que manejarla a favor de la empresa eficientemente si es que se quiere tener
competitividad, las empresas con gran cantidad de utilidades han sido aquellas que cuentan con
una adecuada organizacin y que cuentan con sistemas de informacin de calidad, un sistema de
calidad no significa que deba ser desarrollado por grandes empresas que desarrollan software, ya
que
hasta
los
grandes
se
equivocan.
Un sistema de informacin con calidad es aquel que es desarrollado con una adecuada
organizacin; es por eso que es necesario dar importancia a la administracin de proyectos de
sistemas informacin como herramienta dentro de las empresas para el desarrollo de sistemas de
informacin.
Las empresas con sistemas de informacin de calidad son aquellas que tiene una cultura
organizacional flexible y no ortodoxa, es decir, hacen cambios en su forma de hacer las cosas,
hacen
uso
de
la
tecnologa
para
el
bien
de
la
empresa.
Dentro de unos pocos aos aquellas empresas que no cambien sus viejos sistemas por sistemas
de informacin computacionales, sean capaces de desarrollar dentro sistemas de informacin de
calidad con la ayuda de una buena administracin de proyectos de sistemas de informacin, hagan
uso adecuado de la informacin y tengan una apertura hacia nuevas ideas y uso de nuevas
tecnologas simplemente sern aplastadas por la tecnologas y por su misma ignorancia al cambio
de ellas.

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