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INSTRUCTIVO SISTEMA INTEGRADO DE MATRICULAS

SIMAT
Guia de referencia
Version 1.1

SECRETARIA DE EDUCACION DEL MAGDALENA

MACROPROCESO DE GESTION DE LA COBERTURA
Carrera 12 # 18 56 Edf Los corales. Santa Marta - Magdalena
Telefonos: 4233261 4214174 ext 110
www.sedmagdalena.gov.co
Correo electrnico: coberturaeducativa@sedmagdalena.gov.co

TABLA DE CONTENIDO

1.

2.

INGRESO AL SISTEMA .................................................................................................................. 4

1.1.

Olvide mi contrasea. ......................................................................................................... 4

1.2.

Usuario Inactivo. ................................................................................................................. 4

1.3.

El Usuario no tiene correo electrnico registrado. ............................................................. 5

ESTADOS DEL SIMAT ................................................................................................................... 5

2.1.

NUEVO: ................................................................................................................................ 5

2.2.

INSCRITO ............................................................................................................................. 5

2.3.

CANCELADO:........................................................................................................................ 5

2.4.

ASIGNADO ........................................................................................................................... 5

2.5.

PREMATRICULADO .............................................................................................................. 5

2.6.

PROMOCIONADO ................................................................................................................ 5

2.7.

SIN CONTINUIDAD ............................................................................................................... 5

2.8.

MATRICULADO .................................................................................................................... 6

2.9.

RETIRADO ............................................................................................................................ 6

2.10.

TRASLADADO ................................................................................................................... 6

3.

TABLA DE TRANSICION DE ESTADOS ........................................................................................... 6

4.

PROCESO PARA MATRICULAR ESTUDIANTES NUEVOS. .............................................................. 7

4.1.

Consulta de Alumnos .......................................................................................................... 7

4.2.

Consulta nios SIPI .............................................................................................................. 7

4.3.

Matricula de estudiantes que aparecen en SIPI .................................................................. 8

4.4.

Matricula de nuevos Opcin 1 ............................................................................................ 9

4.4.1.

Registro de alumno nuevo .......................................................................................... 9

4.4.2.

Inscripcin ................................................................................................................... 9

4.4.3.

Asignacin ................................................................................................................. 10

4.4.4.

Matricula ................................................................................................................... 11

4.5.

Matricula de nuevos Opcin 2 .......................................................................................... 11

4.4.1.

Matricula Directa....................................................................................................... 12

5.

PROCESO DE MATRICULA A ESTUDIANTES PROCEDENTES DE COLEGIOS PRIVADOS .............. 13

6.

ALUMNOS EN ESTADO NUEVO, CANCELADO ........................................................................... 13

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7.

PROCESO DE MATRICULA DE ESTUDIANTES ANTIGUOS ........................................................... 13

7.1.

7.1.1.

PROYECCION DE CUPOS ............................................................................................ 13

7.1.2.

REGISTRAR REPROBADOS ......................................................................................... 14

7.1.3.

PROMOCION DE ALUMNOS ...................................................................................... 14

7.1.4.

MATRICULAR ............................................................................................................. 15

7.2.

8.

MATRICULA ESTUDIANTES ANTIGUOS COLEGIOS OFICIALES ........................................... 13

MATRICULA ESTUDIANTES ANTIGUOS COLEGIOS PRIVADOS ........................................... 15

7.2.1.

CREACION DE CUPOS ................................................................................................ 15

7.2.2.

PROMOCION Y MATRICULA PRIVADA ....................................................................... 16

PROCESO PARA MATRICULAR ALUMNOS EN ESTADO SIN CONTINUIDAD ............................... 16

El presente Instructivo tiene proporciona una gua de referencia rpida de los procesos ms
usuales y preguntas frecuentes sobre el Sistema de Matriculas SIMAT.

1. INGRESO AL SISTEMA
La URL para ingresar al Sistema es www.sistemamatriculas.gov.co. Para acceder debe contar
previamente con un Usuario asignado por la Secretara de Educacin.

1.1. Olvide mi contrasea. En caso de olvidar su contrasea debe hacer uso de la

opcin olvide mi contrasea, el Sistema le pedir el nombre de usuario (login de
acceso) y el nmero de documento del representante legal del colegio o persona a la cual
se le cre el usuario en el SIMAT. El Sistema enviar automticamente una nueva
contrasea al correo electrnico registrado. NOTA: Si no recibe el correo en la bandeja
principal, debe buscar en la de CORREO NO DESEADO o SPAM.
1.2. Usuario Inactivo. En caso que el usuario est inactivo debe comunicarse con la
Oficina de Cobertura de la Secretara de Educacin, Esto ocurre cuando El sistema detecta
inactividad del usuario por mucho tiempo o por mal ingreso de la contrasea en repetidas
ocasiones.

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1.3. El Usuario no tiene correo electrnico registrado. Comunquese con la
oficina de Cobertura de la Secretaria de educacin para actualizar sus datos en el Sistema.

2. ESTADOS DEL SIMAT

2.1. NUEVO: Este estado indica que el alumno ya existe en el SIMAT; es decir, fue registrado
en el SIMAT pero an no est relacionado con alguna Institucin educativa. Un alumno en
estado NUEVO puede ser inscrito por cualquier institucin educativa, siguiendo los pasos
indicados en el numeral 4.3.2.
2.2. INSCRITO: Este estado indica que el alumno se encuentra inscrito en alguna
Institucin educativa. Un alumno en estado INSCRITO puede ser ASIGNADO siguiendo los
pasos del numeral 4.3.3.
2.3. CANCELADO: Este estado indica que un alumno fue inscrito en alguna institucin
educativa y posteriormente se le revoc o cancel su inscripcin. Un alumno en estado
CANCELADO est disponible para ser INSCRITO por cualquier institucin educativa,
siguiendo los pasos indicados en el numeral 4.3.2.
2.4. ASIGNADO: Este estado indica que el alumno tiene un cupo asignado en una
institucin educativa. Un alumno en estado ASIGNADO puede matriculado siguiendo los
pasos indicados en el numeral 4.3.4.
2.5. PREMATRICULADO: Este estado indica que el alumno le fue reservado un cupo
dentro de la institucin educativa para el prximo ao lectivo. Posterior a este estado
sigue la etapa de PROMOCION. (NOTA: El estado prematriculado ya fue eliminado del
SIMAT en la ltima actualizacin).
2.6. PROMOCIONADO: Este estado indica que el alumno fue promovido para el siguiente
grado y ao lectivo. Un alumno en estado PROMOCIONADO puede matriculado siguiendo
los pasos indicados en el numeral 4.3.4.
2.7. SIN CONTINUIDAD: Este estado indica que el alumno no tiene cupo asignado en la
institucin. Esto se da cuando por ejemplo la institucin tiene 32 estudiantes en grado 6
y solo proyecta 30 cupos para el siguiente grado. Al momento de hacer la PROMOCION 30
alumnos quedaran en estado PROMOCIONADO y 2 en estado SIN CONTINUIDAD.
Tambin suele suceder cuando los alumnos van a cambiar de jornada, de sede o de
modelo educativo; y habiendo creado los cupos en la etapa de proyeccin, el Sistema no

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los asocia a los cupos creados. Para matricular estos estudiantes se debe proceder segn
los pasos indicados en el numeral 8.
2.8. MATRICULADO: Indica que el alumno se encuentra MATRICULADO. Este estado es el
nico que se tiene en cuenta para medir la cobertura de la institucin, as como para los
giros que hace el Estado a travs del Sistema General de Participaciones SGP, por lo tanto
en este estado deben estar los alumnos que se encuentren presentes y siendo atendidos
en las Instituciones Educativas.
2.9. RETIRADO: Este estado indica que el alumno se encuentra retirado de alguna
institucin educativa, por lo tanto puede ser matriculado por cualquier otra. Para los
alumnos que se encuentran retirados de colegios Privados y van a ingresar a uno del
sector oficial, deber ser matriculados siguiente los pasos de INSCRIPCION, ASIGNACION y
MATRICULA, explicados en el numeral 4.3.2. al 4.3.4.
2.10.
TRASLADADO: Este estado indica que el alumno fue TRASLADADO de una
Institucin a otra, sin embargo la institucin hacia donde fue trasladado debe matricular al
estudiante y dejarlo en estado MATRICULADO. Este proceso se puede hacer por la opcin
MATRICULA->NOVEDADES.

3. TABLA DE TRANSICION DE ESTADOS

La siguiente tabla muestra las posibles transiciones de estado que puede sufrir un alumno en el
SIMAT as como las opciones del men por donde se pueden realizar.
DE

SECTOR

OPCION EN EL SIMAT

NUEVO

INSCRITO

OFICIAL

INSCRIPCIONES->NUEVA INSCRIPCION

NUEVO

MATRICULADO

NO OFICIAL

MATRICULA->NOVEDADES

INSCRITO

ASIGNADO

TODOS

INSCRITO

CANCELADO

TODOS

INSCRIPCIONES->ASIGNACION RECTOR
INSCRIPCIONES->MODIFICACION DE INSCRIPCION
(REVOCAR)

ASIGNADO

INSCRITO

TODOS

INSCRIPCIONES->ANULAR ASIGNACIONES

ASIGNADO

MATRICULADO

TODOS

MATRICULA->MATRICULAR

MATRICULADO

TRASLADADO

TODOS

MATRICULA->NOVEDADES

MATRICULADO

RETIRADO

TODOS

MATRICULA->NOVEDADES

PREMATRICULADO PROMOCIONADO OFICIAL

MATRICULA->PROMOCION

PREMATRICULADO RETIRADO

OFICIAL

MATRICULA->NOVEDADES (MISMO AO LECTIVO)

PROMOCIONADO

RETIRADO

TODOS

MATRICULA->NOVEDADES (MISMO AO LECTIVO)

PROMOCIONADO

MATRICULADO

OFICIAL

MATRICULA->MATRICULAR

4. PROCESO PARA MATRICULAR ESTUDIANTES NUEVOS.

Entindase por nuevo los estudiantes que nunca han sido registrados en el SIMAT ni en el Sistema
de Primera infancia SIPI, A diferencia del estado NUEVO en el SIMAT que se define en el numeral
2.1.
4.1. Consulta de Alumnos: En primer lugar siempre es recomendable realizar una
bsqueda del estudiante para corroborar su estado en el SIMAT o que no haya sido
registrado an en el Sistema. Esta bsqueda se puede realizar en el men ESTUDIANTES > CONSULTA DE ALUMNOS digitando los apellidos y nombres en los campos
correspondientes o simplemente con el nmero de documento. Si omite el valor del
campo AO el Sistema trae la informacin del estudiante en la ltima vigencia y estado
que aparece registrado.

4.2. Consulta nios SIPI: Por esta opcin puede consultar si el alumno que intenta
matricular se encuentra registrado en el SIPI. ESTUDIANTES -> CONSULTA NIOS SIPI
digitando los apellidos y nombres en los campos correspondientes o simplemente con el
nmero de documento.

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Para realiza la bsqueda debe dar click en el icono . Si el alumno no aparece por
ninguna de estas dos opciones puede ser registrado como un estudiante nuevo en el
SIMAT.

4.3. Matricula de estudiantes que aparecen en SIPI

Si al consultar el estudiante por la opcin inscripciones->consulta nios sipi, este aparece en el
SIMAT, el proceso es inscribirlo por la opcin inscripciones->inscripcin nio sipi

Debe buscarlo en esta pantalla sin colocar el tipo de documento, solo nombres o nmero de
documento de identidad. Seleccionar la casilla de verificacin, ingresar el nmero de formulario
(este puede ser un numero de formulario de inscripcin usado por la institucin o el nmero de
documento del estudiante), ingresar la fecha de nacimiento, grado y metodologa. El alumno
quedar en estado INSCRITO.
NOTA: Si la fecha de nacimiento no coincide con la registrada en el SIMAT, se debe enviar un
correo electrnico a ( ampena@mineducacion.gov.co ) con la copia escaneada del documento
de identidad y solicitando la correcion de la fecha de nacimiento. Una vez se realicen estas
correcciones en el Sistema por parte del Funcionario encargado en el Ministerio de educacin
podrn realizar la inscripcin en el SIMAT. Recuerde que despus de INSCRITO, el estudiante
debe ser ASIGNADO y MATRICULADO.

4.4. Matricula de nuevos Opcin 1

Esta opcin es para las Instituciones oficiales, es de obligatoriedad realizar estos pasos segn
se establece en la resolucin anual que emite la Secretara de Educacin basada en resolucin
7797 del Ministerio de Educacin la cual regula el proceso de matrcula y establece las fechas
de cada una de las etapas del proceso.
4.4.1. Registro de alumno nuevo
Para registrar un estudiante nuevo debe seleccionar la opcin del men INSCRIPCIONES ->
NUEVA INSCRIPCION y dar click en el icono
. Se abrir un formulario donde debe
ingresar los datos del estudiante. Los campos marcados con el smbolo asterisco (*) son
obligatorios.

Si el estudiante tiene registro civil debe registrarlo con el numero NUIP no con el SERIAL. Si no
cuenta con registro civil o algn documento de Identidad, el Sistema permite la opcin de registrar
con el Tipo de Documento NES y el Sistema le asignar un nmero provisional el cual debe
actualizarse una vez el estudiante o el padre de familia aporte los documentos correspondientes.
Por esta opcin el estado en el que quedar el estudiante ser NUEVO.
4.4.2. Inscripcin
Una vez el estudiante ha sido registrado como NUEVO el siguiente paso es inscribirlo por
la misma opcin del men del paso anterior; esto es, INSCRIPCIONES->NUEVA
INSCRIPCION, pero esta vez vamos a buscar al estudiante con los datos que se encuentra

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registrados en el SIMAT y hacer click en el icono . De ser necesario, para verificar la
informacin del estudiante podemos realizar una consulta del alumno como se indica en el
numeral 2.1.

Una vez hagamos la bsqueda del estudiante por el men de, INSCRIPCIONES->NUEVA
INSCRIPCION nos aparece el alumno y debemos dar click en el icono de la mitad Inscribir
Alumno

Nos aparece el siguiente formulario; los campos con asterisco (*) son obligatorios:

Nmero de Formato: Este es el nmero de formato de inscripcin. Se recomienda utilizar

el mismo nmero de documento del Estudiante para facilitar la bsqueda.
Debe buscar la Institucin donde va a ser inscrito, seleccionarla y luego escoger el modelo
educativo. Por ultimo dar click en el icono de guardar
INSCRITO.

. El alumno quedara en estado

4.4.3. Asignacin
Una vez el alumno se encuentre en el estado INSCRITO procedemos a asignarle cupo por
la opcin INSCRIPCIONES->ASIGNACION RECTOR. Hacemos una bsqueda de la
institucin y luego seleccionamos el grado y modelo educativo en el cual fue inscrito el

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estudiante y damos click en el icono
. Una vez aparezca el estudiante sealamos la
casilla ASIGNAR con el chulito, seleccionamos la sede, jornada y grupo donde se le
asignara el cupo, escogemos la fuente de recursos SGP y es para matricula oficial o NO
APLICA si es para matricula NO OFICIAL y procedemos a dar click en el icono
estudiante quedar en estado ASIGNADO.

. El

4.4.4. Matricula
Una vez el estudiante se encuentre en estado ASIGNADO procedemos a matricularlo por
la opcin MATRICULA->MATRICULAR. Hacemos una bsqueda de la institucin, luego
escogemos la sede donde fue asignado el estudiante. Por ultimo seleccionamos la jornada,
grado, y grupo donde quedo asignado el estudiante y damos click en el icono buscar . El
sistema nos mostrar abajo el nombre del estudiante, debemos seleccionar la jornada,
grupo, el carcter y la especialidad si son alumnos de educacin media (10 y 11), la
fuente de recursos segn el colegio (SGP para oficial y NO APLICA para Privados) y el
Internado. Por ltimo click en el icono guardar
MATRICULADO.

. El estudiante quedar en el Estado

4.5.Matricula de nuevos Opcin 2

Esta opcin est habilitada para los colegios NO OFICIALES, igualmente por ac podrn
matricular estudiantes que no se encuentren en el SIMAT o EL SIPI. Tambin se habilita esta
opcin para las Instituciones OFICIALES una vez se hayan culminado las etapas de
INSCRIPCIN y ASIGNACIN DE CUPOS establecidas en la Resolucin anual de matrcula.

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4.4.1. Matricula Directa
Esta opcin se realiza por el men ESTUDIANTES -> REGISTRO DE ESTUDIANTES, el
Sistema le pedir haga una bsqueda de su institucin y luego seleccione la SEDE,
JORNADA, GRADO y GRUPO donde se va a matricular el estudiante y primero dar click en
el icono

para buscar.

Si hay estudiantes matriculados en el grado y grupo seleccionado se desplegara la lista de

los mismos. En segundo lugar de click en el icono
para registrar un estudiante. Se
abrir un formulario donde debe ingresar los datos del estudiante. Los campos marcados
con el smbolo asterisco (*) son obligatorios.

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Si el estudiante tiene registro civil debe registrarlo con el numero NUIP no con el SERIAL. Si
no cuenta con registro civil o algn documento de Identidad, el Sistema permite la opcin de
registrar con el Tipo de Documento NES y el Sistema le asignar un nmero provisional el cual
debe actualizarse una vez el estudiante o el padre de familia aporte los documentos
correspondientes.
Ntese que por esta opcin el estado en el que quedar el estudiante ser MATRICULADO.

5. PROCESO DE MATRICULA A ESTUDIANTES PROCEDENTES DE

COLEGIOS PRIVADOS
El proceso para matricular a estudiantes que se encuentren en estado retirado, sea de vigencia
actual o anteriores, procedentes de colegios privados y que van a ser matriculados en instituciones
oficiales, es el de INSCRIPCION, ASIGNACION y MATRICULA como se explica en los numerales
4.3.2 al 4.3.4.

6. ALUMNOS EN ESTADO NUEVO, CANCELADO

El proceso para matricular a estudiantes que se encuentren en estado NUEVO O CANCELADO, sea
de vigencia actual o anteriores, es el de INSCRIPCION, ASIGNACION y MATRICULA como se
explica en los numerales 4.3.2 al 4.3.4. Si el estudiante va a ser matriculado en colegio privado por
la opcin MATRICULA->NOVEDADES.

7. PROCESO DE MATRICULA DE ESTUDIANTES ANTIGUOS

7.1. MATRICULA ESTUDIANTES ANTIGUOS COLEGIOS OFICIALES
Para matricula los estudiantes antiguos se deben seguir las etapas:
7.1.1. PROYECCION DE CUPOS
Esta etapa la realizan nicamente los colegios del sector Oficial y consiste en el proceso de
planeacin de la oferta educativa y creacin de cupos para la prxima vigencia. Este
proceso se realiza por la opcin PROYECCION->PROYECTAR CUPOS, Y explicar en detalle
en una prxima versin de este tutorial.

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7.1.2. REGISTRAR REPROBADOS
Se deben registrar los estudiantes que reprobaron el ao escolar en curso, esto se realiza
por la opcin MATRICULA->REGISTRAR REPROBADOS. Una vez realice una bsqueda de
su institucin educativa, puede realizar una bsqueda individualizada del estudiante a
reprobar digitando los datos del estudiante o simplemente seleccionando el grado para
una bsqueda general. El sistema le mostrar el listado de estudiantes del grado
seleccionado, seleccione los estudiantes a reprobar y luego click en el botn guardar

7.1.3. PROMOCION DE ALUMNOS

La promocin es el proceso mediante el cual se promueven los estudiantes de un grado al
siguiente. Es por esto que antes de hacer la promocin se deben registrar los reprobados
para evitar que los estudiantes que no aprobaron el ao sean promovidos por el Sistema al
grado siguiente. Para hacer la promocin se debe ingresar por la opcin MATRICULA>PROMOCION. Realizar una bsqueda de la institucin con el icono

, seleccionar y por

ultimo hacer click en el icono

. Con esto se har una promocin a nivel de la institucin.
Si lo desea tambin puede realizar la promocin a nivel de sedes o jornada bajando el
nivel dando click en el icono
varias veces. Los estudiantes quedaran en estado
PROMOCIONADO. Es posible que queden en estado SIN CONTINUIDAD segn se explica
en el numeral 2.7.
Nota: Antes de correr este proceso, recuerde que debe primero retirar y reprobar a los alumnos que tengan que
estar en ese estado al finalizar el ao.

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7.1.4. MATRICULAR
Una vez los alumnos se encuentren en estado PROMOCIONADO pueden ser matriculados
con se explica en el numeral 4.3.4. Por la opcin MATRICULA->MATRICULAR.

7.2. MATRICULA ESTUDIANTES ANTIGUOS COLEGIOS PRIVADOS

7.2.1. CREACION DE CUPOS
A travs de este proceso se crean los cupos donde sern matriculados los estudiantes.
Para los colegios privados el proceso de creacin de grupos se hace de forma manual por
la opcin INSTITUCIONES->GRUPOS, a diferencia de los colegios oficiales los cuales deben
hacerla en el proceso de proyeccin de cupos. En esta opcin deben hacer una bsqueda
de la Institucin y sede donde se crearn los grupos, posteriormente seleccionar la jornada
y el grado y dar click en el icono buscar . El Sistema desplegara la lista de los grupos
creados para el grado seleccionado si existen.

Puede editar las propiedades de un grupo existente como el nombre del grupo y la
capacidad y hacer click en el icono guardar , esto es por ejemplo, si desea ampliar los
cupos disponibles para ese grupo el Sistema nos muestra la capacidad y los cupos ya
asignados para dicho grupo.

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Para crear un grupo nuevo debe hacer click en el icono agregar

y llenar la
informacin solicitada para el grupo tales como el orden, nombre, capacidad y modelo
educativo. Para guardar el grupo creado dar click en el icono de guardar . Repetir este
procedimiento por cada jornada y grado para crear los grupos necesarios para la matrcula
de sus estudiantes.
7.2.2. PROMOCION Y MATRICULA PRIVADA

Una vez creados los grupos por cada grado se puede proceder a lanzar el proceso de
promocin, esto es por la opcin MATRICULA->PROMOCION Y MATRICULA PRIVADA
realizando una bsqueda de la institucin con el icono buscar
y dar click en el icono

seleccionar la institucin

NOTA: Antes de correr este proceso, recuerde que debe primero retirar y reprobar a los alumnos que tengan
que estar en ese estado al finalizar el ao.

8. PROCESO PARA MATRICULAR ALUMNOS EN ESTADO SIN

CONTINUIDAD
Como se explic en el numeral 2.7, hay ocasiones y por diferentes circunstancias al lanzar
el proceso de promocin algunos estudiantes quedan en estado SIN CONTINUIDAD. Para
matricular estos estudiantes lo que primero debemos hacer es verificar la disponibilidad
de cupos donde van a ser matriculados.
Para esto nos vamos a la opcin INSTITUCIONES->GRUPOS y realizamos una bsqueda de
nuestra instituciones, posteriormente seleccionamos la sede, jornada y grado donde
vamos a matricular a los estudiantes que quedaron en estado SIN CONTINUIDAD.

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De ser necesario, procedemos a ampliar los cupos disponibles a los grupos existentes o
podemos crear nuevos grupos en los diferentes grados donde vayamos a matricular estos
estudiantes.
Una vez tengamos los cupos disponibles nos vamos a la opcin MATRICULA>TRANFERENCIAS, por donde como su nombre lo indica, haremos una transferencia de
estos estudiantes desde un ORIGEN (sede, jornada y grado donde actualmente se
encuentran sin continuidad) hacia un DESTINO (sede, jornada, grados y grupos donde
van a ser matriculados).
Estos estudiantes quedaran en estado ASIGNADO. Por ultimo nos vamos a la opcin
MATRICULAR->MATRICULAR para realizar una matrcula en bloque como se explica en el
numeral 4.3.4.