Unidad 4 - Guardar y Abrir Documentos

Unidad 4.
Guardar y abrir documentos (I)

4.1. Guardar y Guardar como
Para guardar un documento puedes utilizar los comandos Guardar y Guardar
como... de la pestaa Archivo, o bien el icono de la barra de acceso rpido.
- Al utilizar el comando Guardar como, Word mostrar un cuadro de dialogo como
el que ves a continuacin que te permite cambiar el nombre del archivo, el tipo y la
carpeta que lo contiene. En definitiva, si el documento ya haba sido guardado, lo
que hars ser guardar las modificaciones realizadas en l en un archivo
diferente. De este modo podrs conservar el original y la copia modificada por
separado.
- Al utilizar el comando Guardar (tambin CTRL+G) o el icono no se abrir

ningn cuadro de dilogo, simplemente se guardarn los cambios. A excepcin de
un documento que nunca ha sido guardado, en ese caso s que se abrir el cuadro
de dilogo para que elijas el nombre y ubicacin que quieras darle.
En funcin de la versin de Windows que utilices, la ventana ser de una forma u
otra. An as, aunque la esttica y botones cambien ligeramente, la base es la
misma. Para guardar un archivo debes tener en cuenta:
- Dnde se guarda
- El nombre del archivo
- El tipo del archivo
Veamos cmo elegir estos parmetros:
Dnde se guarda:
En la parte central del cuadro se muestran los archivos y carpetas que hay dentro
de la carpeta en que estamos situados, en este caso Ejemplos del curso. Ten en
cuenta que, para guardar el archivo en una carpeta determinada, la tienes que
tener abierta de modo que se muestre su contenido.
Lo habitual es que la carpeta que se muestre sea la que est destinada por
defecto a guardar los documentos. Pero tambin se puede cambiar la carpeta
predeterminada.
La imagen de muestra est basada en el cuadro que se presentara en un
sistema Windows 7. Desde el panel de la zona izquierda puedes elegir otra
carpeta. O bien puedes ir explorando las subcarpetas desde la zona central,
haciendo doble clic sobre ellas para abrirlas y pulsando la
tecla RETROCESO para volver al nivel superior.
Otra forma de explorar carpetas es desde el ttulo superior, en la
imagen Bibliotecas > Curso aulaclic. Para ello, deberas pulsar la flecha negra que
separa cada nivel de carpetas y elegir en el submen en cul te quieres situar. O
bien pulsar la flecha que seala hacia abajo, a la derecha del todo de la direccin,
para abrir los sitios recientes.
Si quieres, puedes pulsar el botn Nueva carpeta para crear una carpeta nueva
donde guardar el archivo.
En Windows XP, por ejemplo, el sistema es algo distinto. En la zona superior, en
vez de pulsar sobre la flecha, debers utilizar el desplegable Guardar en para
elegir la carpeta.
Para crear una nueva carpeta deberas utilizar el siguiente icono
Puedes ver con ms detalle cmo funcionan las unidades, carpetas y archivos en
Windows, y cmo se organiza su estructura en el siguiente bsico:
Unidad 4. Guardar y abrir documentos (II)

El Nombre del archivo, escribe el nombre que quieres darle a tu archivo o documento.
Cuando guardamos un documento por primera vez, en este campo aparecen las primeras letras
del contenido del documento.
El tipo de archivo se especifica en el desplegable inferior.

Normalmente por defecto ser Documento de Word, pero desde el men despegable podemos
elegir otros tipos, para, por ejemplo, guardar una copia el formato PDF y as evitar que quien lo
vaya a recibir lo pueda editar.
Cuando ya existe un archivo con el nombre que queremos guardar en la misma carpeta, aparece
un cuadro de dilogo avisndonos, ya que no es posible que esto suceda. Se presentan tres
opciones:
1. Reemplazar el archivo existente. El archivo anterior desaparecer y ser sustituido por el nuevo
que estamos guardando.
2. Guardar cambios con un nombre diferente. Se nos mostrar de nuevo el cuadro de
dilogo Guardar como, para que le demos otro nombre al archivo que estamos guardando.
3. Combinar cambios en un archivo existente. Se aadir el archivo que estamos guardando al que
ya exista, es decir, tendremos los dos archivos combinados en un solo archivo.
Un truco: Pulsa la tecla F12 para abrir de forma ms rpida cuadro de dilogo Guardar como.
Herramientas.
Junto al botn Guardar encontrars la opcin Herramientas. Si haces clic en ella, vers que se abre
un men que te permite conectar a una unidad de redpara guardar un archivo en una unidad de
red en vez de en tu equipo. Tambin puedes acceder a las Opciones al guardar, Opciones
generales, Opciones Weby Comprimir imgenes.
La forma en que se visualizan los archivos y carpetas en el cuadro de dilogo tambin puede
variar de las imgenes del curso a tu caso particular. Pero en este caso no se debe a la versin de
Windows, sino que es algo fcilmente personalizable: se trata de las Vistas.
Haciendo clic en el icono de Vistas se mostrar un submen que te permitir seleccionar cmo
visualizar los elementos. Dependiendo de tu versin de Windows, las vistas disponibles sern unas
u otras, pero las opciones son muy similares:
A la izquierda, las vistas en Windows Vista. A la derecha, las vistas en Windows 7.

La vista ms til normalmente es Detalles, porque muestra listadas las propiedades de los archivos
(como su fecha de creacin o modificacin, etc) y adems te permite ordenar los archivos por
cualquiera de estas propiedades, haciendo clic sobre su encabezado. Es la vista que vemos en el
cuadro de dilogo del ejemplo.
En cualquier caso, te recomendamos que pruebes las distintas opciones y te quedes con la que
ms te guste.
Para practicar estas operaciones puedes realizar este ejercicio paso a paso: Guardar documento
Unidad 4. Ejercicio: Guardar documento

En este ejercicio practicaremos cmo guardar.
Inicia el programa Word, si no lo tienes abierto.
En el documento en blanco que se muestra, escribe: Este documento es una prueba para practicar
cmo guardar documentos.
O bien copia y pega el texto directamente con CTRL+C y CTRL+V.
Haz clic en el botn Guardar de la barra de acceso rpido.
Como es la primera vez que guardamos el documento, Word presenta el cuadro de
dilogo Guardar donde deberemos indicar como mnimo la carpeta en que se guarda y el nombre.
La carpeta de destino ser el Escritorio. Por lo tanto, deberemos localizarla y seleccionarla en el
cuadro.
Como nombre, se indica por defecto toda la frase. Seleccinala si no lo est ya y brrala con la
tecla RETROCESO.
Escribe el nuevo nombre: Probando cmo guardar.
Despliega el listado de tipos del documento, pero no lo cambies, ya que queremos que se guarde
con la opcin por defecto: Documento de Word.
Pulsa el botn Guardar. El documento se ha guardado y en la barra de ttulo observamos el
nombre que le hemos dado.
Pulsa INTRO para cambiar de prrafo y escribe: Esta frase es una modificacin que slo se ver
reflejada en una copia del documento.
Ve a Archivo > Guardar como. En principio debera proponer como carpeta de destino Escritorio, al
ser la ltima que se utiliz para guardar. Si no es as, cmbiala para guardar el documento ah.
Como nombre de archivo, lo llamaremos Probando cmo guardar Modificado.
Pulsa el botn Guardar. Con esto, lo que hemos conseguido, es crear un documento a partir de
otro. As podremos realizar modificaciones sin alterar el original.
Pulsa INTRO y escribe tu nombre.
Pulsa las teclas CTRL+G o bien el icono de Guardar de la barra de acceso rpido. Esta accin es la
que ms constantemente realizaremos, ya que conviene ir guardando de vez en cuando. As, si hay
algn problema tcnico o un corte de luz, tendremos nuestro trabajo siempre guardado.
Cierra el documento desde Archivo > Cerrar.
Unidad 4. Guardar y abrir documentos (III)

4.2. Abrir
Para comenzar a trabajar con un documento hay que abrirlo con el
comando Abrir de la pestaa Archivo. Tambin podemos hacerlo pulsando
CTRL+A.
Normalmente lo nico que deberemos hacer es localizar el documento que

queremos abrir en la lista que se nos muestra, y hacer doble clic sobre l para
abrirlo.
Bsqueda del archivo dentro de una carpeta.
Este cuadro de dilogo es similar al del comando Guardar. La diferencia principal

es que el cuadro Nombre y el desplegable de tipo de archivo actuan de forma
distinta: nos ayudan a encontrar el archivo que queremos abrir.
Obviamente, al abrir un archivo no deseamos nombrarlo de ninguna forma, sino
seleccionarlo. De modo que el cuadro de Nombre de archivo nos permite acotar la
bsqueda en la carpeta en que estemos situados. Si escribimos v, se desplegar
una lista con los archivos que empiecen por v que te permitir hacer clic en l
directamente. sto es til en carpetas que contienen gran cantidad de archivos.
Si conocemos el nombre exacto del documento bastar escribirlo en el

campo Nombre del archivo y hacer clic en el botn Abrir.
Tambin el desplegable de tipo de archivo nos ayuda a encontrar un archivo

determinado. Si elegimos un tipo en concreto ocultar todos los archivos que no
se correspondan con el elegido. Por defecto se muestran Todos los documentos
de Word, pero podramos, por ejemplo, elegir Documentos de Word 97-2003 para
mostrar nicamente los que tengan el formato antiguo.
Si no estamos seguros de en qu carpeta est el archivo lo mejor es que
utilices el buscador que encontrars en el cuadro de dilogo.
Aunque no sepas la carpeta exacta, debes recordar que las carpetas estn unas
dentro de otras, en orden jerrquico. De modo que si normalmente guardas tus
documentos en subcarpetas dentro de Mis documentos, debers situarte en la
carpeta padre Mis documentos y utilizar el cuadro de bsqueda, ya que Este
incluye las subcarpetas en su mbito de bsqueda.
Para practicar estas operaciones puedes realizar este ejercicio paso a
paso: Abrir documento
4.3. Eliminar y recuperar archivos
Desde los cuadros de dilogo Abrir y Guardar como podemos borrar un archivo
o carpeta que est listado. Para ello haremos clic con el botn derecho del ratn
sobre el elemento y elegiremos la opcin Eliminar. O bien lo seleccionamos y
pulsamos la tecla SUPR.
Pero, y si lo borramos por error y queremos recuperarlo?
En los sistemas Windows los elementos eliminados se envan a una papelera.
Para restaurar un archivo o carpeta, simplemente debemos recuperarlo desde
sta.
Para abrir la papelera sitate en el Escritorio y haz doble clic sobre el icono
de Papelera de reciclaje.
Selecciona los Elementos a restaurar haciendo clic sobre ellos. Si son elementos
alternativos utiliza la tecla CTRL para seleccionarlos o la tecla MAYS si son
consecutivos.
Una vez seleccionados haz clic con el botn secundario del ratn sobre uno de los
elementos seleccionados y elige Restaurar en el men contextual.
Los archivos seleccionados volvern a estar en el sitio donde se encontraban
antes de ser eliminados. Si no sabes dnde estaban anteriormente los elementos
a restaurar, lstalos en vista Detalley fjate en la ruta que aparece en la
columna Ubicacin original antes de restaurarlos, ya que es ah donde lo
guardar.
Hay que tener en cuenta que una vez vaciada la papelera de reciclaje ya no se
pueden recuperar los archivos por este mtodo.
Ejercicios unidad 4: Guardar y abrir documentos

Ejercicio 1: Abrir y guardar documentos
Abre el documento Probando cmo guardar que creamos a lo largo del tema.
Debera encontrarse en el Escritorio.
Una vez abierto, escribe tu nombre completo al final y guarda los cambios.
Luego, cierra el documento, pero sin cerrar Word.
Ejercicio 2: Eliminar y recuperar documentos
Inicia el cuadro de dilogo Abrir y sitate donde estn los archivos del tema, es
decir, en el Escritorio.
Desde ah, borra los dos archivos: Probando cmo guardar y Probando cmo
guardar Modificado.
Luego, recupera el archivo Probando cmo guardar. Comprueba que ha vuelto a
aparecer en el Escritorio y brralo de nuevo, ya que estos archivos no los
volveremos a utilizar a lo largo del curso.
Ayuda ejercicios unidad 4: Guardar y abrir documentos

Ejercicio 1: Abrir y guardar documentos
Pulsa CTRL+A y localiza el archivo Probando cmo guardar que guardamos
anteriormente en el Escritorio. Luego, pulsa el botn Abrir.
Se mostrar el documento. Sitate al final pulsando CTRL+FIN y escribe tu
nombre completo.
Pulsa CTRL+G para guardar.
Pulsa CTRL+W o selecciona Cerrar en la ficha Archivo.
Ejercicio 2: Eliminar y recuperar documentos

Inicia el cuadro de dilogo Abrir con las teclas CTRL+A y sitate donde estn los
archivos del tema, es decir, en el Escritorio.
Para borrar los dos archivos: Probando cmo guardar y Probando cmo guardar
Modificado, puedes utilizar cualquiera de los siguientes mtodos:
- Hacer clic con el botn derecho del ratn sobre uno y seleccionar Eliminar.
Repetir la operacin para el otro.
- Seleccionar uno y pulsar CTRL, sin soltarla, hacer clic en el otro. Ambos archivos
quedarn seleccionados. Luego, pulsa la tecla SUPR.
En ambos casos debers confirmar la accin, aceptando el mensaje que se
muestra.
Ahora, los archivos han sido eliminados. Para recuperarlos, minimiza las ventanas
de forma que veas el Escritorio de Windows.
En l, localiza el icono de la Papelera de reciclaje y haz doble clic sobre l para
abrirla.
Haz clic con el botn derecho del ratn sobre el elemento Probando cmo
guardar. En el men contextual, selecciona Restaurar.
Cierra la ventana para observar el Escritorio. En l debe estar nicamente este
archivo y no el modificado.
Seleccinalo y haz clic en SUPR de nuevo para borrarlo. Y confirma la accin.
Evaluacio n 4: Guardar y abrir documentos
Principio del formulario

Slo una respuesta es vlida por pregunta. Haz clic en la respuesta que
consideres correcta.
Contesta todas las preguntas y haz clic en el botn Corregir para ver la solucin.
Si pulsas Restablecer podrs repetir la evaluacin.
1. Puede haber dos documentos con el mismo nombre?
a) No.
b) Si, siempre que esten en carpetas distintas.
c) S.
2. Cuando especificamos el tipo de archivo en el dilogo Guardar
como... podemos elegir:
a) Cualquiera de los tipos que aparecen en el men desplegable.
b) Cualquier tipo compatible con nuestro sistema operativo.
c) Cualquier tipo compatible con el documento que estamos editando.
d) Slo tipo "Documento de Word"
3. Para qu sirve pulsar la tecla F12?
a) Para cambiar a la vista Pantalla completa.

b) Para mostrar el cuadro de dilogo Guardar como.
c) Para mostrar el cuadro de dilogo Abrir.
d) Todas las respuestas son falsas.
4. Se puede borrar un documento o carpeta desde los cuadros de dilogo Abrir o
Guardar?
a) Los archivos s, pero las carpetas no.
b) Las carpetas s, pero los archivos no.
c) No se puede borrar nada.
d) Se pueden borrar, s.
5. La forma en que se visualiza la lista de archivos y carpetas en los cuadros de
dilogo Abrir y Guardar, viene determinada por:
a) El sistema operativo que se utilice.
b) La versin de Word.
c) La vista escogida.
d) La unidad en que nos encontramos.
6. Para qu sirve el cuadro de texto Nombre en el cuadro de dilogo Abrir?
a) Para nada, pero como se utiliza el mismo tipo de ventana que
en Guardar, se mantiene.
b) Para renombrar el archivo antes de abrirlo.
c) Para escribir el nombre del documento que queremos abrir, total o
parcialmente.
d) Para ocultar los archivos que no coincidan con el texto que insertemos en
l.
7. Y para qu sirve el desplegable Tipo de archivo en el cuadro de dilogo Abrir?
a) Para nada, pero como se utiliza el mismo tipo de ventana que
en Guardar, se mantiene.
b) Para cambiar el tipo del archivo seleccionado, antes de abrirlo.
c) Para informarnos de los tipo de archivo que se pueden abrir en Word, a
fin de que no intentemos abrir un archivo que no se podr mostrar.
d) Para ocultar los archivos de la carpeta que no coincidan con el tipo
especificado en l, a fin de facilitarnos la bsqueda.
8. Podemos abrir un documento que se encuentre en...
a) Nuestro disco duro.
b) Una unidad compartida en red.
c) Una memoria flash, CD, DVD o cualquier dispositivo extrable.
d) Todas las respuestas son ciertas.
9. Si pulsamos CTRL+S se abrir el cuadro de dilogo Guardar como.
a) S, siempre.
b) S, pero slo si el documento an no ha sido guardado antes.
c) No, simplemente se guardar, pero sin abrir un cuadro de dilogo.
d) CTRL+S no sirve para guardar, para guardar pulsamos CTRL+G.
10. Podemos recuperar un documento que ha sido eliminado?
a) S, con herramientas especficas de recuperacin que slo pueden utilizar
especialistas.
b) S, desde la papelera, siempre y cuando no haya sido vaciada.
c) S, siempre y cuando siga en el portapapeles.
d) No.
Final del formulario

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- Al utilizar el comando Guardar (tambin CTRL+G) o el icono no se abrir

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El tipo de archivo se especifica en el desplegable inferior.

A la izquierda, las vistas en Windows Vista. A la derecha, las vistas en Windows 7.

Unidad 4. Ejercicio: Guardar documento

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Normalmente lo nico que deberemos hacer es localizar el documento que

Este cuadro de dilogo es similar al del comando Guardar. La diferencia principal

Si conocemos el nombre exacto del documento bastar escribirlo en el

Tambin el desplegable de tipo de archivo nos ayuda a encontrar un archivo

4.3. Eliminar y recuperar archivos

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a) Para cambiar a la vista Pantalla completa.

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