M2 Clase 24 Excel 4

INSTITUTO DE CAPACITACIÓN DEL NORTE
USO BÁSICO DE APLICACIONES

INFORMÁTICAS
4. LA PLANILLA ELECTRÓNICA
Clase 15. Operaciones con archivos.
PROF. GUILLERMO ROJAS C.

TABLA DE CONTENIDO
Introducción .................................................................................................... 2
Guardar un libro de trabajo ............................................................................. 2
Cerrar un libro de trabajo ................................................................................ 4
Empezar un nuevo libro de trabajo ................................................................. 5
Abrir un libro de trabajo ya existente .............................................................. 6
Tabla de Ilustraciones ...................................................................................... 7
1
USO BÁSICO DE APLICACIONES INFORMÁTICAS

4. La Planilla electrónica
Introducción
Vamos a ver las operaciones referentes a archivos como abrir, nuevo, guardar, guardar
como y cerrar para poder manejarlas sin problemas a la hora de trabajar con libros de
trabajo de Excel. Básicamente todas estas operaciones se encuentran en el menú Archivo.
Guardar un libro de trabajo

Cuando empezamos a crear un libro de trabajo y queremos poder recuperarlo en otra
ocasión para modificarlo, imprimirlo, en fin, realizar cualquier operación posterior sobre
éste, tendremos que almacenarlo en alguna unidad de disco, esta operación se denomina
Guardar.
Existen dos formas de guardar un libro de trabajo:
▪ Guardar como. Cuando se guarda un archivo por primera vez, o se guarda una copia
de uno existente.
▪ Guardar. Cuando guardamos los cambios que haya podido sufrir un archivo,
sobrescribiéndolo.
Para almacenar el archivo asignándole un nombre se debe ir al menú Archivo y elegir la
opción Guardar como > Examinar.
Ilustración 1. Menú Archivo.
2
Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:
Ilustración 2. Opción Guardar como.
Si el fichero ya existía, es decir ya tenía un nombre, aparecerá en el recuadro Nombre de

archivo su antiguo nombre, si se pulsa el botón Guardar, sin indicarle una nueva ruta de
archivo, se modificará el documento sobre el cual se está trabajando. Por el contrario, si se
quiere crear otro nuevo documento con las modificaciones realizadas, sin cambiar el
documento original se tendrá que seguir estos pasos:
▪ Seleccionar la carpeta donde se va a grabar el trabajo. Para ello se debe utilizar el
explorador que se incluye en la ventana.
▪ En el recuadro Nombre de archivo, se escribe el nombre que se quiere poner al
archivo. Y por último clic sobre el botón Guardar.
▪ Para guardar los cambios realizados sobre un archivo, seleccionar la opción Guardar
del menú Archivo.
Ilustración 3. Opción Guardar.
3
O bien, hacer clic sobre el botón Guardar de la Barra de Acceso Rápido.

También se puede utilizar la combinación de teclas Ctrl + G.
Si se trata de guardar un archivo que aún no ha sido guardado Ilustración 4. Botón Guardar.
nunca, aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como, que
permitirá darle nombre y elegir la ruta donde se va a guardar.
Cerrar un libro de trabajo

Una vez terminado de trabajar con un archivo, convendrá salir de él para no estar utilizando
memoria inútilmente. La operación de salir de un documento recibe el nombre de Cierre
del documento. Se puede cerrar un documento de varias formas.
Una de ellas consiste en utilizar el menú Archivo. Se selecciona el menú Archivo y se elige
la opción Cerrar.
Ilustración 5. Opción Cerrar.
En caso de detectar un archivo al cual se le ha realizado una modificación no almacenada,

Excel avisará de ello mostrando un cuadro de diálogo que dará a escoger entre tres
opciones:
▪ Cancelar: El archivo no se cierra.
▪ Guardar: Se guardan los cambios y luego se cierra el archivo. Si aún no se había
guardado aparecerá el cuadro Guardar como para asignarle un nombre y ubicación.
▪ No guardar: Se cierra el archivo sin guardar los cambios realizados desde la última
vez que guardamos.
Ilustración 6. Advertencia al cerrar archivo modificado.
Si lo que se cierra es la aplicación, ya sea desde el menú o desde el botón Cerrar, se cerrarán
todos los libros que se tenga abiertos, en caso de que se esté trabajando con más de uno.
4
El funcionamiento será el mismo, si algún libro no ha guardado los cambios se mostrará el

mismo cuadro de diálogo para preguntar si se quiere guardarlos.
Empezar un nuevo libro de trabajo

Cuando entramos en Excel automáticamente se inicia un libro de trabajo vacío, pero
supongamos que ya estamos trabajando con un documento y queremos crear otro libro
nuevo. Esta operación se denomina Nuevo. Para empezar a crear un nuevo libro de trabajo,
se debe seguir los siguientes pasos:
Seleccionar el menú Archivo y elegir la opción Nuevo.
Ilustración 7. Botón Nuevo archivo.
O bien utilizar la combinación de teclas CTRL + U.

Se mostrará, a la derecha del menú, un conjunto de opciones:
Ilustración 8. Opciones Nuevo archivo.
5
Lo habitual será seleccionar Libro en blanco en la lista de opciones.
Abrir un libro de trabajo ya existente

Si queremos recuperar algún libro de trabajo ya guardado, la operación se denomina Abrir.
Para abrir un archivo ya existente selecciona la opción Abrir del menú Archivo. Se presentan
dos posibilidades:
▪ Recientes
▪ Explorar
Ilustración 9. Abrir desde Archivos recientes.
Ilustración 10. Abrir desde cuadro de búsqueda.
Al seleccionar Examinar se abrirá un asistente de exploración similar al de la opción guardar.

Explorar las carpetas hasta encontrar el libro que interesa, seleccionar con un clic y después
pulsar el botón Abrir. Si en la carpeta donde se encuentra el archivo que se busca hay
muchos otros archivos, se puede optar por escribir el Nombre de archivo en el recuadro.
6
Tabla de Ilustraciones
Menú Archivo. ................................................................................................................... 2
Opción Guardar como. ....................................................................................................... 3
Opción Guardar.................................................................................................................. 3
Botón Guardar. .................................................................................................................. 4
Opción Cerrar..................................................................................................................... 4
Advertencia al cerrar archivo modificado. .......................................................................... 4
Botón Nuevo archivo. ........................................................................................................ 5
Opciones Nuevo archivo. ................................................................................................... 5
Abrir desde Archivos recientes. .......................................................................................... 6
Abrir desde cuadro de búsqueda........................................................................................ 6

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Guardar un libro de trabajo

Ilustración 1. Menú Archivo.

Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

Ilustración 2. Opción Guardar como.

Si el fichero ya existía, es decir ya tenía un nombre, aparecerá en el recuadro Nombre de

Ilustración 3. Opción Guardar.

O bien, hacer clic sobre el botón Guardar de la Barra de Acceso Rápido.

Cerrar un libro de trabajo

Ilustración 5. Opción Cerrar.

En caso de detectar un archivo al cual se le ha realizado una modificación no almacenada,

Ilustración 6. Advertencia al cerrar archivo modificado.

El funcionamiento será el mismo, si algún libro no ha guardado los cambios se mostrará el

Empezar un nuevo libro de trabajo

Ilustración 7. Botón Nuevo archivo.

O bien utilizar la combinación de teclas CTRL + U.

Ilustración 8. Opciones Nuevo archivo.

Lo habitual será seleccionar Libro en blanco en la lista de opciones.

Abrir un libro de trabajo ya existente

Ilustración 9. Abrir desde Archivos recientes.

Ilustración 10. Abrir desde cuadro de búsqueda.

Al seleccionar Examinar se abrirá un asistente de exploración similar al de la opción guardar.

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