Guia para La Rendicion de Cuentas 2016
Guia para La Rendicion de Cuentas 2016
Guia para La Rendicion de Cuentas 2016
CUENTAS
Esta gua Para la rendicin de Cuentas, tiene como objetivo orientar al
responsable del proyecto en la forma correcta de rendir los recursos
fiscales que utilizar en el desarrollo de su proyecto.
DOCUMENTO DE
APOYO PARA EL
RESPONSABLE DE
PROYECTOS
I. DEFINICIONES GENERALES
1. Qu es la rendicin de cuentas? Es el acto por el cual el responsable del proyecto entrega al CNCA un
informe de los recursos adjudicados; con el detalle y la documentacin autntica de los gastos que ha
efectuado en virtud del cumplimiento de los objetivos planteados en su proyecto, como tambin aquellos
que incumben a los Aportes Propios y de Terceros (si corresponde).
2. Desde cundo puedo realizar gastos en el proyecto? De conformidad a lo establecido en el artculo 13 de
la Resolucin CGR N 30 de 2015, slo se aceptarn como parte de la rendicin de cuentas del proyecto,
los desembolsos efectuados con posterioridad a la total tramitacin del acto administrativo que apruebe
el Convenio de Ejecucin que se deber suscribir. En casos calificados el CNCA podr autorizar se incluyan
en la rendicin de cuentas gastos ejecutados con anterioridad a la total tramitacin del mencionado acto, y
realizados en fecha posterior a aquel que formaliza la seleccin de los proyectos, siempre que existan
razones de continuidad o buen servicio, las que debern contar en el instrumento que dispone la entrega
de los recursos (Convenio de Ejecucin de Proyecto). En resumen, slo se pueden realizar los gastos que se
encuentren comprendidos en el convenio asociado a un proyecto y/o aquellos realizados durante el perodo
de una prrroga solicitada formalmente antes del vencimiento del plazo del convenio y debidamente
autorizada, tambin en trminos formales por la autoridad competente, Secretario (a) Ejecutivo (a) del
Fondo o bien por el Director (a) Regional (si corresponde).
A mayor abundamiento, no se aceptarn gastos realizados con fecha posterior a la ejecucin del proyecto
seleccionado, ni gastos asociados a la preparacin de un proyecto para ser presentado a los concursos.
3. Por qu se presenta la Rendicin de Cuentas? Porque es una exigencia y obligacin legal para todas
aquellas personas naturales y jurdicas que reciben recursos fiscales cuya regulacin se encuentra
establecida en la Resolucin N 30 del 2015 de la Contralora General de la Repblica.
4.
5.
6.
Quines presentan Rendiciones de Cuentas? Todas las personas naturales y jurdicas de derecho pblico
o privado que han recibido recursos financieros desde el CNCA, para la ejecucin de un proyecto de
fondos concursables o asignacin directa, o bien aportes mediante otras transferencias o subvenciones.
7.
Quines revisan mi Rendicin de Cuentas? En cada Direccin Regional o Nivel Central del CNCA, existe
personal calificado, para realizar esta tarea.
8.
9.
En cuntas cuotas se accede a los recursos? Los recursos sern entregados en una o ms cuotas
dependiendo de las bases del concurso o bien lo que se disponga en el convenio.
10. Qu debo hacer para acceder a la siguiente cuota? De acuerdo a lo indicado en la Resolucin CGR N
30, del 2015, se podr obtener la siguiente cuota, habiendo rendido la primera o cualquiera otra cuota
entregada con anterioridad, as como tambin, no tener pendiente de rendicin otras transferencias
otorgadas por el Servicio. Adems para el caso de transferencias a privados stos debern hacer entrega
de una garanta consistente en Vale Vista, Pliza de Seguro, Depsito a Plazo o de cualquier otra forma
que asegure el pago de la parte no rendida de la respectiva cuota, debindose fijar un plazo para dicha
rendicin o para la ejecucin de esa caucin.
11. Qu se rinde? Todos los recursos comprendidos en el convenio y que fueron considerados por usted en
su proyecto, esto es, los aportes propios y/o aportes de terceros y los que desde el Estado le fueron
entregados a travs de Fondos Concursables que contribuyen a financiar su proyecto.
12. En qu fecha debo presentar mis informes de rendicin? Las fechas se encuentran estipuladas en el
convenio suscrito, tanto para el Informe de Avance como para el Informe Final. Slo en casos
excepcionales y debidamente justificados, la Secretara Ejecutiva o Direccin Regional podr autorizar su
entrega posterior, en atencin a una solicitud de prrroga realizada mediante carta por el beneficiario con
antelacin al vencimiento del plazo convenido.
13. Rendicin de Cuentas de Municipalidades y Servicios Pblicos.
De acuerdo con lo dispuesto en el ttulo III de la Resolucin CGR N 30, del ao 2015, que fija normas de
procedimientos sobre rendicin de cuentas, el organismo receptor estar obligado a enviar el
comprobante de ingreso por los recursos percibidos y un informe mensual y final de su inversin, en
atencin a ello, ms lo que se disponga en el respectivo convenio, corresponder exigir a las
Municipalidades y otros Servicios Pblicos la entrega tanto de Informes de actividades, como de Informes
mensuales de gastos, con copia de los documentos que respaldan el informe, autorizados en el caso de
las Municipalidades por el Secretario Municipal. Los documentos originales de la transferencia sern
examinados por la Contralora General en la sede de la Municipalidad y/o Servicio Pblico.
La Readecuacin Presupuestaria es la modificacin y adaptacin del presupuesto original postulado por el ejecutor del proyecto en atencin a que el Consejo
de la Cultura asign menos recursos que los presupuestados inicialmente. Se presenta al momento de la firma del convenio de ejecucin.
Solo en casos calificados por la Contralora General de la Repblica, el Responsable del proyecto podr
solicitar, por razones fundadas, no presentar el documento autntico.
Ahora bien, en caso de extravo del documento original el responsable del proyecto podr solicitar
autorizacin mediante carta a la Direccin Regional o Secretara Ejecutiva del Consejo Nacional de la Cultura
y las Artes, segn corresponda, para rendir cuenta con una copia del documento tributario debidamente
autorizado ante notario. La autoridad ponderar, evaluar y decidir caso a caso, sobre la aprobacin de las
razones aducidas, pudiendo ser aceptada o rechazada, en cuyo ltimo caso, el gasto no podr atribuirse al
monto adjudicado en el Fondo Concursable.
6. Documentos sin alteraciones ni enmendaduras
Los documentos debern ser presentados sin ninguna alteracin ni enmienda, caso contrario, es causal de
rechazo.
De constatarse una adulteracin o falsificacin de los documentos tributarios presentados en la rendicin
de cuentas, se interpondrn las denuncias y acciones judiciales pertinentes al ilcito ante el Ministerio
Pblico, de acuerdo a lo establecido en el Artculo 61, letra k) de la Ley 18.834.
7. Documentos claros y legibles
La documentacin presentada como respaldo del gasto deber ser clara y legible. El revisor de cuentas
podr solicitar al responsable del proyecto una copia del documento en caso que el original no sea
suficientemente claro. Tambin, podr realizar gestiones ante el proveedor para obtener confirmacin de la
emisin, detalle del documento, valor y fecha. En caso de no obtener copia legible o confirmacin del
documento, el gasto ser rechazado.
8. Fecha de los documentos
Solo se podrn imputar gastos que estn dentro del perodo de ejecucin del proyecto, es decir,
comprendidos entre la fecha de total tramitacin del acto administrativo que aprueba el convenio y la fecha
establecida en el propio convenio para la entrega del Informe Final o la sealada en el documento que
2
autoriza una prrroga.
9. Documentos a nombre del Responsable de proyecto
Todo documento cuya naturaleza lo permita, como facturas, boletas de honorarios, contratos, etc., deber
estar extendido nicamente al RUT y nombre del Responsable del Proyecto. El documento que no cumpla
con lo anterior, ser rechazado de la rendicin de cuentas.
10. Documentos con respaldo de cancelacin o comprobacin del pago
Todo documento que respalde un gasto y cuyo formato lo permita, deber rendirse debidamente cancelado
o contener algn respaldo que permita comprobar su pago efectivo, como por ejemplo: Comprobante de
depsito, de transferencia electrnica, firma de recepcin conforme, timbre de cancelacin, etc.
11. Emisin del Comprobante o Recibo de Pago generado en transacciones pagadas atravs de Medios
Electrnicos. (Resolucin ex. SII N5 del 22 de enero de 2015.)
De acuerdo con lo dispuesto por el S.I.I. a contar del 01 de febrero de 2015, respecto de los contribuyentescomercio que hayan optado por emitir boletas de ventas y servicios en formato papel, el comprobante o
recibo de pago generado en transacciones pagadas a travs de medios electrnicos, mediante el uso de
2
Resolucin N30, Articulo N13, Slo se aceptarn como parte de la rendicin de cuentas, los desembolsos efectuados con posterioridad a
la total tramitacin del acto administrativo que ordena la transferencia.
Utilizar la Planilla de Rendicin de Gastos en Moneda Extranjera entregada por el Consejo de la Cultura.
Valorizar el gasto en la moneda extrajera y realizar la conversin a pesos chilenos. En cuanto al valor del
tipo de cambio, se ha determinado que el aplicable ser el correspondiente al momento de la operacin
de cambio, es decir esa conversin de moneda extranjera a peso chileno ser el da en que se realiz el
gasto, segn la paridad publicada por el Banco Central de Chile en su pgina web: www.bcentral.cl
Dichos documentos de respaldo deber indicar, a lo menos, la individualizacin y domicilio del prestador
de servicio y/o vendedor de los bienes adquiridos, segn corresponde, y la naturaleza, objeto, fecha y
monto de la operacin.
Traduccin al espaol.
Cuando se adquiera o compre divisa en una Casa de Cambio o a travs de un Banco, se respaldar la
compra de dicha divisa con la Boleta o Documento Bancario respectivo.
Si al efectuar la rendicin con los tipos de cambio mencionados, existiere un mayor costo en los gastos
asociados al proyecto, este debe ser asumido por el Responsable del proyecto. Sin embargo, la diferencia
puede solventarse con los recursos del tem de imprevistos (si el presupuesto autorizado los contempla y
las bases del concurso lo han permitido). En caso contrario, es decir, si el costo de los gastos asociados al
proyecto son menores que los adjudicados, los recursos sobrantes debern ser reintegrados al Consejo de
la Cultura o reitemizados en los mismos trminos establecidos en el convenio de ejecucin del proyecto.
15. Gastos financiables
Los gastos financiables son aquellos que se encuentran comprendidos y/o cubiertos por el convenio,
tambin contemplados en la aprobacin del presupuesto del proyecto o aquellos que cuentan con la
autorizacin expresa y formal de la Secretara Ejecutiva o Direccin Regional segn corresponda (cuando el
gasto tiene relacin directa con los objetivos del proyecto).
16. Gastos no financiables
En trminos generales no se financiarn los gastos que no se encuentren comprendidos y/o cubiertos por el
convenio y en particular los siguientes gastos:
Compra de instrumentos financieros (acciones, bonos, etc.).
Pago de dividendos o deudas de cualquier tipo.
Pagos derivados de la tramitacin de visas o pasaportes (excepto en las lneas de concurso que
las Bases lo permitan).
Gastos destinados al pago de la caucin o Letra de Cambio en garanta del proyecto.
Gastos notariales, por ejemplo: para legalizar documentos de una rendicin.
Intereses, multas y moras.
Pagos realizados con tarjetas de crditos
III.
1. HONORARIOS
ITEM PRESUPUESTARIO
HONORARIOS
2. GASTOS DE OPERACIN
ITEM PRESUPUESTARIO
ASIGNACIN
RESPONSABLE
CONTRATACIN DE
ARTISTAS
(Ley N 19.889)
CONTRATO A MENORES
DE 18 Y MAYORES DE15
AOS
CONTRATO A MENORES
DE 15 AOS
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MATERIALES E INSUMOS
ARTCULOS MENORES DE
SEGUNDA MANO
GASTOS POR
ALIMENTACIN Y
ALOJAMIENTO
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ARRIENDOS
(espacios, muebles y
equipos)
SERVICIOS BSICOS
PREMIOS O INCENTIVOS
Se rinden con boleta y/o factura a nombre del responsable del proyecto.
Estos documentos deben dar cuenta del periodo usado.
Se entender como servicios bsicos aquellos que van en directa relacin con
la ejecucin del proyecto y que estn detalladamente mencionados en el
Formulario nico de Postulacin o en la readecuacin presupuestaria, se
autorizan: agua, luz, gas, telfono (fijo o celular). El pago de gastos comunes,
autorizado en el presupuesto, se respaldar con el respectivo comprobante
de pago donde se individualice el perodo comprometido, el lugar y la
persona que paga.
Manutencin
Corresponden a los gastos en alimentacin, alojamiento y
transporte menor. Incluir gastos en farmacia (medicamentos) y
lavandera, slo si las bases del concurso lo contemplan. El respaldo
de estos gastos se har con boletas o facturas extendidas a nombre
del responsable del proyecto.
b) Seguros
El respaldo de estos gastos se har con boleta, factura o
comprobante de pago original emitido por la Ca. Aseguradora ms
una copia de la pliza de seguro.
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SEGUROS(Becas y Pasantas
en el Extranjero)
IMPREVISTOS
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3. INVERSION
ITEM PRESUPUESTARIO
INVERSIN
4. DIFUSIN
ITEM PRESUPUESTARIO
DIFUSIN
5.APORTES PROPIOS O DE
TERCEROS
ITEM PRESUPUESTARIO
APORTES
TERCEROS
PROPIO
DE
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Aportes de Terceros
a)
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III.
MODIFICACIONES AL PROYECTO
1. Reitemizacin de recursos asignados
Si el ejecutor necesita reitemizar o destinar recursos de un tem a otro (aumentando y disminuyendo el
presupuesto de ellos), o crear nuevos tems distintos a los originales, pero necesarios para la ejecucin
del proyecto, deber solicitar la autorizacin de dicha modificacin a la Direccin Regional o Secretaras
Ejecutivas de Fondos del Consejo Nacional de la Cultura y las Artes, a travs del cual se le otorgaron los
recursos. De este modo, se entender autorizada la reitemizacin, una vez que se encuentre notificada
la carta certificada.
En la carta de solicitud indicar -con claridad y fundamento- las razones que ameritan las modificaciones
al presupuesto, sealando los tems que aumentarn y los que disminuirn los recursos autorizados para
gastos, de tal manera que, en la plantilla de reitemizacin se exprese el presupuesto original y el nuevo
reitemizado con todos los montos, hasta el total del presupuesto autorizado en el proyecto.
No ser necesario solicitar autorizacin, a la Direccin Regional para reitimizar recursos que estn al
interior de tem presupuestario, siempre y cuando ste no cambie el monto total original.
2. Prrroga de trmino de proyecto
Solo en casos fundados y por causas o hechos no imputables al responsable del proyecto y siempre que
estas circunstancias se encuentren debidamente acreditadas y justificadas, se podr solicitar por escrito,
a la Direccin Regional o Nivel Central del Consejo Nacional de la Cultura y las Artes, prrroga de la
fecha de realizacin del proyecto indicada en el Formulario de Postulacin. La autoridad resolver
discrecionalmente la autorizacin o rechazo de la solicitud, la que ser comunicada mediante carta o en
forma personal.
Si la solicitud es acogida, el ejecutor responsable del proyecto deber renovar la Letra en Garanta por
los recursos asignados al proyecto, en los mismos trminos sealados en el convenio de ejecucin de
proyecto. Solo entregada la nueva garanta, podr ejecutar el proyecto en los plazos nuevamente
convenidos.
Una prrroga efectuada sin autorizacin de la Direccin Regional o Nivel Central, faculta a la misma para
aplicar las sanciones estipuladas en el convenio de ejecucin de proyecto.
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DIA /
MES
AO
RUT:
Monto en $
Fecha_________
N comprobante______________
N
N
Fecha
Fecha
Objetivo de la Transferencia
(descripcin de la actividad)
Item
Resolucin CNCA
Resolucin CNCA
Asignacin
Item Presupuestario
Fecha de inicio del Programa o proyecto
Fecha de trmino
MONTOS EN $
c ) Monto transferido
0 (c + d) = e
0
0
0
0
0
0 (f+g+h+i+j) = k
0 (e - k )= l
Email
Declaro que toda la documentacin autntica adjunta en esta rendicin de
cuentas, se rinden exclusivamente al CNCA, en virtud del convenio aprobado
por la resolucin N ______________ de fecha _____________________
_____________________
_____________________
____________________
Nota: Esta es la caratula de la rendicin de cuentas al cual se debe acompaar el formularo detalle y los antecedentes autnticos (facturas, boletas,
contratos, liquidaciones, etc.) que respaldan los gastos e inversin.
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$50.000
$150.000
TOTAL ASIGNADO :
$ 500.000
TIPO DE
MONEDA
EURO
MONTO
GASTADO
VALOR
BANCO
CENTRAL
N
SUB TEM SEGN
PROYECTO
1
2
3
PASAJES
ALOJAMIENTO
N BOLETA /
FACTURA
25252
25253
49,00
759,10
MONTO
ASIGNADO
1a Rendicin
$ 225.000
$ 37.196
$ 500.000
2a Rendicin
$
$
MONTO $
-
$ 225.000
$ 37.196
$ 262.196
$ 500.000
$ 237.804
NOTA: Junto con esta planilla de rendicin se debe adjuntar las boletas o facturas originales que acreditan los gastos, agrupados por el sub-tem de
acuerdo a su proyecto y en el mismo orden que fueron registrados en dicha plantilla. Las boletas NO deben estar enmendadas. Las facturas deben ser
emitidas a nombre del responsable y contener respaldo de cancelacin por el emisor, adjuntar con ellas el Original y el Cuadruplicado en caso de
facturas Manuales y en caso de facturas electrnicas slo la copia CEDIBLE.
Los pagos que se hagan en moneda extranjera deben rendirse en pesos chilenos y en la fecha del da en que se realiz el gasto (publicados en la
pgina del Banco Central web: http://bcentral.cl) o adjuntar el documentos de compra de la divisa que fue utilizado para el tipo de cambio.
Los gastos por alimentacin y alojamiento se respaldarn con Boleta y/o Facturas, indicando el nmero de personas beneficiadas.
Los pasajes areos se respaldan con la Factura correspondiente y debidamente cancelada o el Ticket electrnico o pasajes, los cuales deben
sealar en forma clara el monto del pasaje, persona que viaja, tramo y fecha del viaje.
Bus Interprovincial o Tren debern presentar el respectivo Boleto o Pasaje que acredite el traslado.
Los viajes dentro de la ciudad debern presentar una Planilla de Locomocin que indique el trayecto, nombre, fecha y firma de quin hizo el viaje,
con la firma del o la responsable del proyecto.
Los traslados en taxi debern adjuntar la boleta que arroja el taxmetro, mientras que los realizados en radio taxi debern adjunta el recibo que
entrega dicha empresa.
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GASTO DE LOCOMOCION
NOMBRE
RUT
FECHA
30-01-2015
DESTINO
MOTIVO
xxxx
VALOR
720
TOTAL
720
19
$50.000
$150.000
TOTAL ASIGNADO :
$ 500.000
TIPO DE
MONEDA
EURO
MONTO
GASTADO
VALOR
BANCO
CENTRAL
N
SUB TEM SEGN
PROYECTO
1
2
3
PASAJES
ALOJAMIENTO
N BOLETA /
FACTURA
25252
25253
MONTO
ASIGNADO
Aporte
Propio
$ 50.00
Total $50.000
Aporte de
Terceros
$ 500.000
MONTO $
$
$ 150.000
$150.000
NOTA: Junto con esta planilla de rendicin se debe adjuntar las boletas o facturas originales que acreditan los gastos, agrupados por el sub-tem de
acuerdo a su proyecto y en el mismo orden que fueron registrados en dicha plantilla. Las boletas NO deben estar enmendadas. Las facturas deben ser
emitidas a nombre del responsable y contener respaldo de cancelacin por el emisor, adjuntar con ellas el Original y el Cuadruplicado en caso de
facturas Manuales y en caso de facturas electrnicas slo la copia CEDIBLE.
Los pagos que se hagan en moneda extranjera deben rendirse en pesos chilenos y en la fecha del da en que se realiz el gasto (publicados en la
pgina del Banco Central web: http://bcentral.cl) o adjuntar el documentos de compra de la divisa que fue utilizado para el tipo de cambio.
Los gastos por alimentacin y alojamiento se respaldarn con Boleta y/o Facturas, indicando el nmero de personas beneficiadas.
Los pasajes areos se respaldan con la Factura correspondiente y debidamente cancelada o el Ticket electrnico o pasajes, los cuales deben
sealar en forma clara el monto del pasaje, persona que viaja, tramo y fecha del viaje.
Bus Interprovincial o Tren debern presentar el respectivo Boleto o Pasaje que acredite el traslado.
Los viajes dentro de la ciudad debern presentar una Planilla de Locomocin que indique el trayecto, nombre, fecha y firma de quin hizo el viaje,
con la firma del o la responsable del proyecto.
Los traslados en taxi debern adjuntar la boleta que arroja el taxmetro, mientras que los realizados en radio taxi debern adjunta el recibo que
entrega dicha empresa.
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