MANU

AL DE

INFORMATICA APLICADA AL DERECHO

MANUAL EXCEL

OBJETIVO:
Desarrollar las habilidades de especializacin en el manejo de una Hoja de
Clculo para el procesamiento de informacin, logrando el dominio de la
herramienta, as como la mejora de la productividad y el tiempo en su
aplicacin.

INTRODUCCIN
Microsoft Excel es una poderosa herramienta que facilita la realizacin de
operaciones matemticas a travs de frmulas, permite una excelente
presentacin para los datos, y su representacin grfica, la impresin de las
hojas, el intercambio de informacin con otras aplicaciones y adems
proporciona alternativas de gran calidad para mejorar el manejo de los
registros de una base de datos simple.

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MANUAL EXCEL

PANTALLA

DE

EXCEL

BARRA DE OPCIONES DE ACCESO RPIDO: Se agrega los comandos

utilizados con ms frecuencia

como Guardar, Deshacer, Rehacer,

Macros.
FICHA: Contiene los comandos que se agrupan en subcategoras.
CINTA: Contiene los botones, listas desplegables que ejecutan los
comandos.
VISTA BACKSTAGE: Es una pgina que ocupa toda la ventana de Excel
y se encuentran los comandos relacionados con la administracin de
archivos: Guardar, Abrir, Nuevo, Reciente. Se identifica como
Archivo.

Ficha

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CUADRO DE NOMBRE: Indica en que celda nos ubicamos y permite
nombrar un conjunto de celdas.
BARRA DE FORMULA: Muestra el contenido de una celda. Por ejemplo:
Frmula, valores numricos, texto, porcentaje, fracciones.

CELDA: Es la interseccin de una columna y una fila.

FILA: Es la posicin Horizontal y se identifican por nmeros.
COLUMNA: Es la posicin Vertical y se identifican por Letras.
ETIQUETA DE HOJA: Son las distintas hojas de clculo que forman un

libro.
RANGO: Es el conjunto de celdas contiguas, es decir, inicia en una
esquina y termina en la esquina opuesta. Se representa por :, ejemplo:
C3:E6

TRABAJAR

CON HOJAS DE CLCULO.

Para desplazarse por las etiquetas de las hojas, haga clic sobre ellas o utilice
los botones de desplazamiento situados a su izquierda de la pantalla de Excel.:

Desplaza a la primera etiqueta de la hoja.

Desplaza a la etiqueta anterior de la hoja.

Desplaza a la siguiente etiqueta de la hoja.

Desplaza a la ltima etiqueta de la hoja.

Para seleccionar varias hojas de Excel utiliza las siguientes teclas:

Para seleccionar etiquetas no contiguas: Haz clic sobre las

etiquetas manteniendo pulsada la tecla CTRL.

Para seleccionar etiquetas contiguas: Haz clic sobre las etiquetas

manteniendo pulsada la tecla Bloq Mays.

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Para cambiar el orden de las etiquetas: Haz clic en la etiqueta cuya

ubicacin deseas cambiar, mantn pulsado el botn del mouse mientras
arrastra al lugar deseado y suelta el botn del mouse.

Para copiar una hoja de clculo haz clic con el botn derecho del ratn sobre la
etiqueta que desea copiar, selecciona mover o copiar, y posteriormente, la hoja
que desea copiar, marque la casilla Crear Copia y haga clic en Aceptar.

TRABAJO

CON FORMATOS DE CELDA

Excel permite modificar los formatos numricos, incluidas las fechas, horas,
monedas, porcentajes y otros valores reales, sin que cambie el nmero. El
formato de nmero no afecta al valor real de la celda que Excel utiliza para
realizar los clculos. El valor real se muestra en la barra de frmulas.
Otro formato es la presentacin de las celdas para ello haga clic con el botn
derecho del mouse y selecciona formato de celda para abrir el cuadro de
dialogo Formato de Celdas, que est compuesto por:
a) Numero: Permite elegir el formato especfico para
introducido en la celda. Las categoras ms utilizadas son:

cada

valor

General: Visualiza en la celda exactamente el valor introducido.

Es el formato que utiliza Excel por defecto. Este formato admite
enteros, decimales, nmeros en forma exponencial.
Nmero:

Contiene

una

serie

de

opciones

que

permiten

especificar el nmero de decimales, tambin permite especificar

el separador de millares y la forma de visualizar los nmeros
negativos.
Moneda: Es parecido a la categora Nmero, permite especificar
el nmero de decimales, se puede escoger el smbolo monetario
como podra ser , $ y la forma de visualizar los nmeros
negativos.

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Contabilidad: Difiere del formato moneda en que alinea los
smbolos de moneda y las comas decimales en una columna.
b) Alineacin: Permite configurar las opciones referentes al texto que se
visualiza en la celda.
c) Fuente: Permite elegir la letra, estilos, tamao o color al texto que se
visualiza en la celda.
d) Bordes: Aplica bordes a cada lado de la celda y Escoger el tipo de lnea.
e) Relleno: Permite aplicar color u trama para el fondo de la celda.
f) Proteger: Aqu se puede decidir entre bloquear u ocultar la celda para
evitar su modificacin.

RANGO

CON NOMBRE

Un rango es el conjunto de celdas contiguas, es decir, inicia en una esquina y

termina en la esquina opuesta. Se representa por ejemplo: C3:E6.
Cuando se maneja ms de un conjunto de celdas para

identificar cada

conjunto de valores se utiliza el rango de nombre.

Para crear un rango de nombre:

Selecciona
celdas

que

el

conjunto

de

componen

el

rango.
Haga clic en el cuadro de
nombre, situado a la izquierda
de la barra de frmulas, y escribe un nombre para el rango.
Pulsa Enter.

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REFERENCIAS
Las referencias permiten identificar las celdas y los rangos. Para hacer
referencia a una celda determinada, indica la letra de su columna seguida del
nmero de fila.
Las referencias ms utilizada es el rango de celdas contiguas que se representa
por : Mientras que la referencia a rangos de otras hojas va precedido por el
nombre de la hoja y el signo de cierre de exclamacin ( ! ).
Para el manejo de frmulas y funciones se utilizan las siguientes referencias:
REFERENCIA RELATIVA: El copiar y pegar una frmula permite cambiar la
direccin o referencia de una celda en diferentes libros.

Ahora vamos a copiar y pegar la formula en la hoja 1.

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REFERENCIA ABSOLUTA: Cuando no se modifica la referencia de

parte de la frmula o en todas las referencias de la misma.

FORMATOS DE

COLUMNAS

FILAS

alguna

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Primero hay que seleccionar el rango que contenga las filas o columnas, haz

clic en el botn Formato

que se encuentra en la Ficha

Inicio / Cinta Celda.

Entre las opciones posibles en dicho botn se encuentran:
Ajustar ancho de columnas y filas.
Determinar el ancho estndar de todas las columnas de
la hoja.
Ocultar o mostrar las columnas o filas.

FORMATO

CONDICIONAL

Para aplicar un formato predefinido a las celdas en funcin del contenido utilizamos el
formato condicional. Un formato condicional cambia el aspecto de un rango de celdas
en funcin de una condicin o criterio. Si se cumple la condicin, el rango de celdas
tendr el formato indicado, en caso contario el rango no tendr el formato.
Utiliza la Ficha Inicio -> Cinta Estilo-> Formato Condicional.
Para aplicar formato condicional a los datos se tienen varias
opciones:

Resaltar reglas de celdas y Reglas superiores e inferiores:

Permite establecer un formato condicional personalizado como
bordes, relleno, estilo y color de letra.

Barra de datos: Permite ver el valor de una celda en relacin

con otras celdas y situar los nmeros ms altos o ms bajos.

La longitud de la barra de datos representa el valor menor o mayor.

Escala de color: Permite comprender la distribucin y las

variaciones de los datos. Es posible aplicar dos colores que
representa el valor ms alto y los ms bajos o de tres colores
para representar los valores altos, intermedios y bajos.

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Conjunto de iconos: Permite anotar y clasificar datos a cinco categoras,

separadas por un valor mximo.

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SIGNOS

DE COMPARACIN

Los signos de comparacin sirven para analizar una cierta relacin entre dos
operandos.

FRMULAS

Operad
or

Comparacin

>

Mayor que

<

Menor que

>=

Mayor o igual

<=

Menor o igual

<>

Diferente

FUNCIONES

Una Frmula es la combinacin de tres elementos: operandos, operadores y

funciones. Esta combinacin de vuelve un resultado que puede de ser de dos
tipos: aritmticos o relacional.

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El operando de una frmula son los datos que intervienen en el clculo y
pueden ser principalmente nmeros y referencias a celdas.
Las frmulas aritmticas son aquellas que intervienen datos numricos y
operandos aritmticos.
FRMULA DE EJEMPLO

ACCIN

=128+345
=5^2

Suma 128 y 345

Halla el cuadrado de 5

Una funcin son pequeos programas que se ejecutan cuando los

llamamos por su nombre. La sintaxis de cualquier funcin es:
nombre_funcin
argumentoN)

(argumento1,

FRMULA DE
EJEMPLO

ACCIN

=SUMA(A:A)

Suma todos los

nmeros de la columna
A
Halla el promedio de
todos los nmeros del
rango

=PROMEDIO(A1:B4)

argumento2,...,

AP L I CACI N D E HE R RA M I EN TAS D E I N FO R M T I C A

FUNCIONES ARITMTICAS
=SUMA(Rango de valores)
Devuelve como resultado la suma de sus argumentos.

=POTENCIA( NUMERO, VALOR AL QUE SE VA ELEVAR)

Realiza el clculo de elevar un nmero a la potencia indicada.

=MAX(Rango de valores)
Devuelve el valor mximo de la lista de valores.

=MIN(Rango de valores)

AP L I CACI N D E HE R RA M I EN TAS D E I N FO R M T I C A

Devuelve el valor mnimo de la lista de valores.

=PROMEDIO(Rango de valores)
Devuelve la media aritmtica de la lista de valores.

=PRODUCTO(Rango de valores)
Devuelve el resultado de realizar el producto de
todos los nmeros pasados como argumentos.

PROCESAMIENTO DE INFORMACIN CON HOJA DE

CLCULO

=RESTO(Valor1, Valor2)
Devuelve el residuo de una divisin.

Recuerda que para resta y divisin no existe funcin, por lo que hay que
utilizar:
Operacin Aritmtica

Operador Aritmtico

Resta

Divisin

FUNCIONES

LGICAS

= SI (Prueba lgica o Condicin, Verdadero, Falso)

Prueba
Lgica:
Es
cualquier
valor
o
Expresin que se pueda
evaluar.
Verdadero: Si se cumple
la
prueba
lgica
se
ejecuta.
Falso: Si la prueba lgica no se cumple, se ejecuta.

PROCESAMIENTO DE INFORMACIN CON HOJA DE

CLCULO

FUNCIN DE BSQUEDA
CONSULTAV O BUSCARV
Busca un valor especfico en la columna ms a la izquierda de una matriz y
devuelve el valor en la misma fila de una columna especificada en la tabla.
A.

Valor buscado tiene el valor que se desea buscar. Puede ser un valor
numrico, moneda, contabilidad o cadena de texto.

B.

Matriz buscar en es una tabla o rango de valores donde se ubican los

valores.

C.

Indicador columnas es el nmero de columna que est el valor que

requiere recuperarse. Las columnas no son A, B, C, sino, A=1, B=2, etc.

D.

Ordenado indica si la tabla esta ordenado o no. Tambin indica si debe

localizar una coincidencia exacta o aproximada. Es opcional.

CONSULTAH O BUSCARH

PROCESAMIENTO DE INFORMACIN CON HOJA DE

CLCULO

La funcin ConsultaH busca un valor en la fila superior de una tabla. Use

ConsultaH cuando los valores de comparacin se encuentran en la parte
superior de una tabla de datos y desee encontrar informacin que se encuentre
de un nmero especificado de filas.
La H de ConsultaH significa Horizontal.
Sintaxis: ConsultaH (valor_buscado, matriz_buscar_en, indicador_filas).
Valor_buscado: Es el valor que se busca en la primera fila de la tabla y se
conoce en la tabla donde se colocaran los datos y la tabla donde se ubican los
datos a buscar, adems del dato primera fila.
Matriz_buscar_en: Es una tabla de informacin en la que se buscan datos.
Utilice rango de nombre.
Indicador_filas: Es el numero de fila en matriz_buscar_en desde cual debe
devolverse el valor coincidente.

PROCESAMIENTO DE INFORMACIN CON HOJA DE

CLCULO

BUSCAR OBJETIVO
Si conoces el resultado que deseas de una frmula, pero no el valor de entrada
que requiera la frmula para obtener dicho resultado, puedes utilizar la funcin
buscar objetivo.
Se obtiene de la Ficha Datos/ Cinta Herramientas de datos/ Anlisis Y
si/ buscar Objetivo
Sintaxis:
Definir Celda: Se hace referencia a la celda que contiene la frmula.
Con el Valor: Debe especificar el valor que se desea alcanzar.
Cambiando la celda: Se hace referencia el valor que debe ajustar.

PROCESAMIENTO DE INFORMACIN CON HOJA DE

CLCULO

PROCESAMIENTO DE INFORMACIN CON HOJA DE

CLCULO

MACROS
Las macros son instrucciones especiales que controlan Excel. Son tiles para
automatizar tareas repetitivas o complejas que pretende ejecutar una y otra
vez.
Aunque una macro es una serie de instrucciones de programacin, no necesita
saber para crearlas, Excel le ofrece una caracterstica de grabacin de macros
que traduce sus acciones en instrucciones de Visual Basic.
Para entender la forma de ejecutar una
macro podemos utilizar la analoga de la
grabadora. La voz que se reproduce en la
grabadora se escucha en bocina, y de la
misma forma, la macro se reproduce en la
grabadora se ejecuta en Excel.
Antes de grabar o escribir una macro hay
que tener en cuenta los siguientes puntos:
a) Planifique los pasos y los comandos que desea ejecuta la macro.
b) Si se comenta algn error mientras se graba la macro, tambin se
grabarn las correcciones que realices.
c) Cada vez que s que se grabe una macro, est se almacenar en un
nuevo en un nuevo mdulo adjunto al libro.

PROCESAMIENTO DE INFORMACIN CON HOJA DE

CLCULO

VALIDACIN

DE DATOS

El manejo de datos permite el usuario teclee ciertos datos para obtener

resultados, pero muchas veces los usuarios comenten errores de captura para
evitar esta situacin se utiliza Validar datos.

ORDENAR

DATOS

Ordenar datos es una parte del anlisis de datos. Puedes ordenar datos por
texto, nmeros, fechas y horas en varias columnas. Tambin puede ordenar por
una lista personalizada o por formato, incluyendo el color de celda, color de
fuente o conjunto de iconos.

PROCESAMIENTO DE INFORMACIN CON HOJA DE

CLCULO

FILTROS
Los filtros que muestran las filas o columnas que cumplen con los criterios que
se hayan especificado y oculta los las filas que no desean ver. Tras filtrar los
datos, puedes copiar, buscar, modificar, aplicar formato, representar mediante
grficos e imprimir los datos sin tener que organizarlos ni moverlos.

SUBTOTAL
El subtotal calcula con una funcin de resumen en
columnas.
Para entregar informacin solo hace falta proteger
la hoja y el libro de alteraciones o modificaciones en
el formato, operaciones.

PROCESAMIENTO DE INFORMACIN CON HOJA DE

CLCULO

ESCENARIOS
Cuando se requiere ver un problema desde diferentes ngulos, moviendo los
datos para seleccionar lo ms nos conviene, por lo que se hace necesario una
herramienta que pueda almacenar los datos temporales en una hoja para
evaluar su contenido; esta herramienta se llama Escenario.

TABLA

DINMICA

Una tabla dinmica permite totalizar datos por la combinacin de un resumen

con la capacidad de filtrar datos, donde se pueda elegir las columnas a mostrar
e incluso actualizar los datos de manera automtica.