La Administración Por Procesos PDF

LA ADMINISTRACIN POR
PROCESOS
TEORAS ADMINISTRATIVAS Y
la ORGANIZACIN
Los orgenes de las primeras ideas sobre

administracin y organizacin, aparecen
como resultado de las influencias de
filsofos,
cientficos,
matemticos,
polticos, etc., que contribuyeron a
organizar y administrar a sus pueblos en
estructuras piramidales
Puesto que lo que se administra es el

funcionamiento de una organizacin, si no
evolucionan
las
agrupaciones
de
individuos reunidos con objetivos
comunes, las formas que permiten controlar
su funcionamiento tampoco se desarrollan.
Esta aseveracin explica por qu hasta
finales del siglo XIX no se present una
verdadera evolucin o crecimiento de las
teoras administrativas
Adam Smith[1] en Inglaterra (1776),

establece el Principio de la Divisin del
Trabajo. Los aportes de este cientfico,
filsofo y economista son importantes en el
campo administrativo, de modo que para
muchos autores, las ideas bsicas de Smith
constituyen el pensamiento administrativo
moderno
A pesar de todo el progreso

alcanzado por el conocimiento humano,
la llamada ciencia de la administracin,
solo surgi a principios del siglo XX.
Prcticamente
todas
las
teoras
administrativas hacen referencia a
cinco componentes principales de las
organizaciones
Las tareas que realiza la organizacin
La estructura orgnica que tiene
Las personas que trabajan en ella
El ambiente de trabajo
La tecnologa que utiliza
ENFASIS
En las tareas
En la estructura
TEORAS ADMINISTRATIVAS
Administracin cientfica
Racionalizacin del trabajo en el nivel

operacional
Teora clsica
Teora neoclsica
Organizacin formal
Principios generales de la
administracin.
Funciones del administrador.
Teora de la burocracia
Organizacin formal burocrtica

Racionalidad organizacional
Teora estructuralista
En las personas
Enfoque mltiple:
Organizacin formal e informal.
Anlisis intraorganizacional y
anlisis interorganizacional.
Teora de las relaciones

humanas
Organizacin informal
Motivacin, liderazgo, comunicaciones y
dinmica de grupo.
Teora del comportamiento

organizacional
Estilos de administracin.
Teora de las decisiones.
Integracin de los objetivos
organizacionales e individuales.
Teora del desarrollo

organizacional
Cambio organizacional planeado.

Enfoque de sistema abierto.
Teora neoestructuralista
Anlisis intraorganizacional y anlisis

ambiental.
Teora situacional
Anlisis ambiental(imperativo ambiental).

En el ambiente
En la tecnologa
ENFOQUES PRINCIPALES
Teora situacional o
contingencial.
Administracin de la
tecnologa(imperativo tecnolgico)
TEORAS
PRINCIPALES EXPONENTES
Administracin Cientfica
Frederick Taylor, Carl Barth, Henry Gantt,

Harrington Emerson, Frank Gilbreth, Lilian
Gilbreth.
Teora clsica
Henri Fayol, Lyndall Urwick, Luther

Gulick, James Mooney, H.S. Dennison,
Stuart Chase.
Teora de las relaciones humanas
Hugo Mnsterberg, Vilfrido Pareto, Elton

Mayo, F. J. Roethlisberger.
Teora de la burocracia
Max Weber, Robert Merton, Philip

Selznick, Alvin Gouldner, Richard Hall,
Nicos Mouzelis.
Victor Thompson, Amitai Eltzioni, Talcott

Parsons, Peter Blau, Reinhard Bendix,
Robert Presthus.
Teora de sistemas
Ludwig V. Bertalanffy, Norbert Wiener,

Herbert Simon, James Rosenzweig,
Richard Johnson, Fremont Kast.
Teora neoclsica
Peter Drucker, William Newman, Ernest

Dale, Ralph Davis, Luis Allen, Harold
Koontz.
Teora del comportamiento
Herbert Simon, Chester Bernard, Douglas

McGregor, Rensis Likert, Chris Argyris.
Desarrollo organizacional
Leland Bradford, Paul Lawrarance, Jay

Lorsch, Richard Bechard, Warren Bennis,
Edgar Schein.
Teora situacional
William Dill, William Starbuck, James

Thompson, Paul Lawrence, Jay Lorsch,
Tom Burns.
Total Quality Management
Edwards Deming, William Ouchi, J. M.

Juran, Phillip Crosby.
Nuevas perspectivas
Michael Porter, Michael Hammer, James

Champy, etc.
GESTIN DE LOS PROCESOS DE

UNA ORGANIZACIN
GESTIN DE UNA ORGANIZACIN

Es un sistema abierto
POR QU LA GESTIN DE
PROCESOS?
Porque
las
empresas
y/o
las
organizaciones son tan eficientes como
lo son sus procesos
Utilidades que se obtiene al centrar

la gestin de la organizacin en sus
procesos
Permite a la organizacin centrarse en
el cliente
Permite a la compaa predecir y
controlar el cambio
Aumenta la capacidad de la empresa
para competir, mejorando el uso de los
recursos disponibles
Utilidades que se obtiene al centrar

la gestin de la organizacin en sus
procesos
Ofrece una visin sistemtica de las
actividades de la organizacin
Previene posibles errores
Desarrolla un sistema completo de
evaluacin para las reas de la
empresa
Suministra un mtodo para preparar la
organizacin a fin de cumplir con sus
desafos futuros
Centrado en las funciones
Centrado en los procesos
Los empleados son el problema

Empleados
Hacer mi trabajo
Comprender mi trabajo
Evaluar a los individuos

Cambiar a la persona
Siempre se puede encontrar un
mejor empleado
Motivar a las personas
Controlar a los empleados
No confiar en nadie
Quin cometi el error?
Corregir errores
Orientado al jefe
El proceso es el problema
Personas
Ayudar a que se hagan las cosas
Saber que lugar ocupa mi trabajo
dentro del proceso
Evaluar el proceso
Cambiar el proceso
Siempre se puede mejorar el
proceso
Eliminar barreras
Desarrollo de las personas
Todos estamos en esto
conjuntamente
Qu permiti que se cometiera
el error?
Reducir la variacin
Orientado al cliente
QU ES UN PROCESO?
Proceso es cualquier actividad o
grupo de actividades que emplea
insumos, les agrega valor y suministra
un producto o servicio a un cliente
interno o externo. En otras palabras,
por
proceso
queremos
decir
sencillamente una serie de actividades
que, tomada conjuntamente, producen
un resultado valioso para el cliente
TIPOS DE PROCESOS
Procesos gobernantes o de
direccin: se denominan a los
procesos gerenciales de Planificacin
y Control, entre estos tenemos por
ejemplo a los procesos de:
Planificacin Financiera
Desdoblamiento de la estrategia
TIPOS DE PROCESOS
Procesos
operativos,
de
produccin o institucionales: sirven
para obtener el producto o servicio que
se entrega al cliente mediante la
transformacin fsica de recursos,
ejemplo
Desarrollo de productos
Servicio al cliente
Formacin profesional
TIPOS DE PROCESOS
Procesos
de
apoyo
(staff),
habilitantes o de la empresa: tienen
como misin contribuir a mejorar la
eficacia de los procesos operativos.
Aqu se incluyen los procesos:
Administrativo
Financiero
De gestin de recursos humanos
De mantenimiento, etc
Por la complejidad los procesos se

clasificsn en:
Macroproceso
Proceso
Subproceso
NIVEL 0
MACROPROCESO
NIVEL 1
A.1
A.2
A.3
PROCESOS
NIVEL 2
A.3.1
A.3.2
A.3.3
SUBPROCESOS
NIVEL 3
A.3.3.1
A.3.3.2
A.3.3.3
ACTIVIDADES
Actividad
Es la suma de tareas, normalmente se

agrupan en un procedimiento para
facilitar su gestin. La secuencia
ordenada de actividades da como
resultado un subproceso o un proceso
Procedimiento
Forma especifica de llevar a cabo una
actividad dentro de una normativa
establecida. En muchos casos los
procedimientos
se
expresan
en
documentos que contienen el objeto y el
campo de aplicacin de una actividad; qu
debe hacerse y quin debe hacerlo;
cundo, dnde y cmo se debe llevar a
cabo;
qu
materiales,
equipos
y
documentos deben utilizarse; y cmo debe
controlarse y registrarse
Elementos de un Proceso
Entrada: "insumo" que responda al estndar
o criterio de aceptacin definido y que
proviene de un proveedor (interno o externo)
Recursos y estructuras: para transformar el
insumo de la entrada
Producto: "salida" que representa algo de
valor para el cliente interno o externo
Sistema de medidas y de control de su
funcionamiento
Lmites (condiciones de frontera) y
conexines con otros procesos claros y
definidos.
Requerimientos de los procesos

Todos los procesos deben ser capaces de
satisfacer los ciclos P- D-C-A.
Todos los procesos deben tener indicadores
Es recomendable planificar y realizar
peridicamente programas de mejoramiento
o de reingeniera de los procesos de gestin
para alcanzar mejoras espectaculares en
determinados parmetros como costos,
calidad, servicio y rapidez de respuesta
ORIENTACIN HACIA LA CADENA

DE VALOR
Segn Porter, valor es la cantidad que los
compradores estn dispuestos a pagar por lo
que una empresa les proporciona. Crear el
valor para los compradores que exceda el
costo de hacerlo es la meta de cualquier
estrategia.
El Margen, es la diferencia entre el valor
total y los costos totales incurridos por la
empresa para desempear las actividades
generadoras de valor
INFRAESTRUCTURA DE LA EMPRESA
ADMINISTRACIN DE RECURSOS HUMANOS
DE APOYO
DESARROLLO TECNOLGICO
EN
RG
MA
ACTIVIDADES
LOGISTICA
INTERNA
LOGISTICA
OPERACIONES
EXTERNA
MERCADOTECNIA
Y
VENTAS
ACTIVIDADES PRIMARIAS
SERVICIO
MA
RG
EN
ABASTECIMIENTO
A N L IS IS D E V A L O R A G R E G A D O
A C T IV ID A D E S
SI
C O N T R IB U Y E N
PARA LAS
E X IG E N C IA S D E
L O S C L IE N T E S ?
N E C E S A R IA S
P A R A P R O D U C IR
RESU LTAD O
N O
C O N T R IB U Y E N
PARA LAS
F U N C IO N E S
IN S T IT U C IO N A L E S ?
N O
SI
SI
VA LO R A G R EG A D O
P A R A E L C L IE N T E ?
N O
V ALO R AG REG AD O
PA RA LA
IN S T IT U C IO N ?
NO - V ALO R
A G R EG A DO
R E G IS T R O D E L O S P E D ID O S
R E G IST R A R D A T O S R E C IB ID O S
T IP O D E M E T O D O
F IR M A D E D O C U M E N T O S O F IC IA L E S
REH ACER TRAB.
IN V E S T IG A R D A T O S
A C T U A L IZ A R D A T O S F U N C IO N A R IO S
M O V IM IE N T O S
R E G IS T R A R U N R E C L A M O
P R E P A R A R IN F O R M E S F IN A N C IE R O S
A LM A C EN A R
A C T IV ID A D E S Q U E
N E C E S IT A N S E R
EJEC U TA D A S PA R A
A T E N D E R L A S E X IG E N C IA S
D E L O S C L IE N T E S
REV . APRO BAR
A C T IV ID A D E S Q U E N O C O N T R IB U Y E N P A R A
A T E N D E R L A S E X IG E N C IA S D E L O S C L IE N T E S . E S T A S
A C T IV ID A D E S P O D R IA N S E R E L IM IN A D A S S IN
C O M P R O M E T E R L A F U N C IO N A L ID A D D E U N
P R O D U C T O O S E R V IC IO
Qu evaluar?
Los Objetivos
Las Estrategias
Cmo evaluar?
Utilizando una metodologa sistemtica que
parte de una unidad de anlisis (objetivos),
desglosndose luego en variables; las cuales
se caracterizarn mediante uno o ms
indicadores sujetos a medicin.
Unidad de anlisis: Es el elemento mnimo
de estudio, observable o medible, en relacin
con otros de su misma tipo, por lo tanto; la
unidad de anlisis sugerida sern los
objetivos establecidos en los diferentes
eslabones de la planeacin.
Las Variables:
Son las caractersticas,

cualidades, elementos o componentes de una
unidad de anlisis, las cuales pueden modificarse
o variar en el tiempo.
Los
Indicadores:
Son subaspectos o
subdimensiones de las variables representadas;
susceptibles de observacin y medicin. En forma
general se clasifican en dos: De eficacia o de
logro, de eficiencia o de gestin.
Se debe formular las siguientes preguntas
Al finalizar el perodo, que resultado concreto
queremos entregar?
Cmo sabremos que ya hemos logrado el
objetivo?
De eficacia o de logro: Son hechos

concretos, verificables, medibles, evaluables
que se establecen a partir de cada objetivo.
De eficiencia o de gestin: Valoran el

rendimiento (productividad fsica) de insumos,
recursos y esfuerzos dedicados a obtener
ciertos objetivos.
Componentes de un indicador
NOMBRE O
DESCRIPTOR
Expresin verbal del patrn de evaluacin.

Ej. Tasa de desercin
Cualidad del indicador.
DEFINICION
Es la relacin porcentual del # de alumnos

que abandonan la escuela
UNIDAD DE
MEDIDA
UNIDAD
OPERACIONAL
Porcentaje
Formula matemtica
# de alumnos que abandonan /
# de alumnos matriculados

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LA ADMINISTRACIN POR

Los orgenes de las primeras ideas sobre

Puesto que lo que se administra es el

Adam Smith[1] en Inglaterra (1776),

A pesar de todo el progreso

Racionalizacin del trabajo en el nivel

Organizacin formal burocrtica

Teora de las relaciones

Teora del comportamiento

Teora del desarrollo

Cambio organizacional planeado.

Anlisis intraorganizacional y anlisis

Anlisis ambiental(imperativo ambiental).

Frederick Taylor, Carl Barth, Henry Gantt,

Henri Fayol, Lyndall Urwick, Luther

Teora de las relaciones humanas

Hugo Mnsterberg, Vilfrido Pareto, Elton

Max Weber, Robert Merton, Philip

Victor Thompson, Amitai Eltzioni, Talcott

Ludwig V. Bertalanffy, Norbert Wiener,

Peter Drucker, William Newman, Ernest

Teora del comportamiento

Herbert Simon, Chester Bernard, Douglas

Leland Bradford, Paul Lawrarance, Jay

William Dill, William Starbuck, James

Total Quality Management

Edwards Deming, William Ouchi, J. M.

Michael Porter, Michael Hammer, James

GESTIN DE LOS PROCESOS DE

GESTIN DE UNA ORGANIZACIN

Utilidades que se obtiene al centrar

Utilidades que se obtiene al centrar

Centrado en las funciones

Centrado en los procesos

Los empleados son el problema

Evaluar a los individuos

Quin cometi el error?

Por la complejidad los procesos se

Es la suma de tareas, normalmente se

Requerimientos de los procesos

ORIENTACIN HACIA LA CADENA

REH ACER TRAB.

REV . APRO BAR

Son las caractersticas,

De eficacia o de logro: Son hechos

De eficiencia o de gestin: Valoran el

Expresin verbal del patrn de evaluacin.

Es la relacin porcentual del # de alumnos

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