EXCEL MEDIO-AVANZADO

AVANZADO 2010
(R-05-09)

EXCEL 2010
NIVEL MEDIO
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AVANZADO

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TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIN AVANZADA UTILIZACIN EXCEL .........................................
......... 10
Mtodos abreviados de teclado ............................................................................................
............................10
Teclas de funcin y de mtodo abreviado ................................................................
...........................................13
Teclas de mtodo abreviado combinadas con CTRL .....................................................
................................
13
Teclas de Funcin ................................
................................................................................................
..................................................14

PERSONALIZACIN CINTA DE OPCIONES ......................................................

...................... 15
Agregar una ficha o un grupo personalizado ................................................................
.......................................15
Agregar un grupo personalizado a una ficha ................................................................
.......................................16
Agregar comandos a un grupo personalizado ................................................................
....................................16
Ocultar una ficha ................................
................................................................................................
.......................................................17
Quitar una ficha personalizada, un grupo o un comando .................................................
................................
17
Cambiar el orden de las fichas o los grupos ................................................................
.........................................18
Restablecer la cinta de opciones ................................................................
...........................................................18
Exportar una cinta de opciones personalizada ................................................................
....................................18
Problemas de compatibilidad de personalizacin ..............................................................
..............................18
Personalizar la barra de acceso rpido ................................................................
.................................................19

ADMINISTRACIN AVANZADA DE ARCHIVOS ...............................................

............... 20
Cambiar el formato predeterminado al guardar ................................................................
.................................20
Formatos de archivo que admite Excel ................................................................
.............................................20
Formatos de archivo que no admite Excel 2007...............................................................
...............................21
Guardar un archivo en formato PDF
PDF................................................................
.......................................................21
Establecer otra carpeta de trabajo predeterminada .........................................................
................................
23
Guardar archivos automticamente ................................................................
.....................................................23
Recuperar versiones no guardadas en Excel 2010 ...............................................................
...............................24
Al cerrar sin guardar nuevos archivos ................................................................
.................................................24
Recuperar los archivos previamente guardados. ............................................................
............................25
Trabajar con versiones de archivos autoguardados ............................................................
............................26
Abrir y ver versiones anteriores de su archivo actual .......................................................
................................
26
Restablecer las versiones anteriores del archivo actual ..................................................
................................
26
Guardar automticamente una copia de seguridad .........................................................
................................
26
Reparar un archivo daado ................................................................................................
....................................27
Reparar manualmente un libro daado ................................................................
............................................27
Personalizar la lista de archivos recientemente utilizados ...................................................
................................
28

TRABAJAR CON PLANTILLAS .............................................................................

............. 29
Crear una plantilla ................................
................................................................................................
.....................................................29

TIPOS DE REFERENCIAS ................................

......................................................................................
...................... 31
Referencias relativas................................
................................................................................................
..................................................31
Referencias absolutas ................................
................................................................................................
...............................................32
Referencias mixtas ................................
................................................................................................
.....................................................32

TRABAJAR CON UN
N LIBRO COMPARTIDO ......................................................
...................... 34
Compartir un libro ................................
................................................................................................
......................................................34
Comprobar y actualizar los vnculos ................................................................
...................................................36
Modificar el nombre de usuario en un libro compartido .....................................................
................................
38
Utilizar filtros y configuracin de impresin originales ...........................................................
................................
38
Quitar un usuario de un libro compartido ................................................................
..............................................39
Resolver conflictos de cambios en un libro compartido .....................................................
................................
39
Control de cambios en un libro compartido ................................................................
.........................................40
Cmo funciona el control de cambios ................................................................
..............................................41
Activar el control de cambios para un libro ................................................................
......................................42

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Resaltar cambios ................................
................................................................................................
........................................................43
Detener el resaltado de cambios ................................................................
.......................................................44
Aceptar y rechazar cambios ................................................................................................
...................................44
Ver la hoja de clculo de historial ................................................................
...........................................................45
Cambios que Excel no controla ni resalta ................................................................
.............................................46
Especificaciones y lmites de los libros compartidos .............................................................
.............................47

PROTECCIN EN MICROSOFT EXCEL ..............................................................

.............................. 48
Proteger un libro con contrasea ................................................................
...........................................................48
Cifrar y establecer una contrasea para abrir un libro........................................................
................................
48
Establecer una contrasea para modificar un libro.............................................................
.............................49
Cambiar una contrasea ................................
................................................................................................
.........................................50
Quitar una contrasea ................................
................................................................................................
..............................................50

PROTEGER ELEMENTOS DE LA HOJA DE CLCULO ......................................

................................
51
Proteger elementos de la hoja de clculo ................................................................
............................................51
Desbloquear objetos grficos. ................................................................................................
.................................52
Proteger elementos del libro ................................................................................................
....................................52
Desbloquear reas especficas de una hoja de clculo ....................................................
................................
53

CREAR ESQUEMAS ................................

.............................................................................................
............................. 55
Crear un esquema de filas ................................
................................................................................................
.......................................56
Crear un esquema de filas automticamente ................................................................
.................................56
Crear un esquema de forma manual
manual................................................................
.................................................57
Mostrar u ocultar datos de esquemas ................................................................
....................................................59
Copiar datos esquematizados................................................................................................
.................................59

FUNCIONES ................................
.........................................................................................................
......... 60
Qu es una funcin? ................................
................................................................................................
...............................................60
Funciones matemticas
temticas y trigonomtricas: ................................................................
...........................................60
Funcin ABS(nmero) ................................
................................................................................................
............................................61
Funcin Aleatorio() ................................
................................................................................................
................................................61
Funcin ALEATORIO.ENTRE() ................................................................................................
.................................62
Funcin COCIENTE() ................................
................................................................................................
..............................................62
Funcin Entero (nmero) ................................................................................................
......................................63
Funcin EXP() ................................
................................................................................................
..........................................................63
Funcin GRADOS()................................
................................................................................................
.................................................63
Funcin M.C.M ................................
................................................................................................
.......................................................64
Funcin M.C.D ................................
................................................................................................
........................................................64
Funcin MULTIPLO.INFERIOR
NFERIOR ................................................................................................
.................................65
Funcin MULTIPLO.SUPERIOR ................................................................................................
................................65
Funcin POTENCIA() ................................
................................................................................................
..............................................66
Funcin REDOND.MULT................................
................................................................................................
..........................................66
Funcin REDONDEA.IMPAR ................................................................................................
...................................67
Funcin REDONDEA.PAR ................................
................................................................................................
.......................................67
Funcin REDONDEAR ................................
................................................................................................
.............................................68
Funcin SIGNO() ................................
................................................................................................
.....................................................68
Funcin SUMA() ................................
................................................................................................
......................................................69
Funcin SUMA.CUADRADOS ................................................................................................
................................69
Funcin SUMAR.SI() ................................
................................................................................................
................................................70
Funciones de texto ................................
................................................................................................
....................................................72
Funcin CAR()................................
................................................................................................
.........................................................72
Funcin CODIGO() ................................
................................................................................................
................................................72
Funcin CONCATENAR () ................................................................................................
......................................73

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Funcin DERECHA() ................................
................................................................................................
...............................................73
Funcin ENCONTRAR ................................
................................................................................................
.............................................74
Funcin HALLAR() ................................
................................................................................................
...................................................75
Funcin IGUAL()................................
................................................................................................
......................................................76
Funcin IZQUIERDA() ................................
................................................................................................
..............................................76
Funcin LARGO() ................................
................................................................................................
...................................................77
Funcin LIMPIAR(texto)................................
................................................................................................
..........................................77
Funciones MAYUSC() Y MINUSC() ................................................................
........................................................77
Funcin Moneda() ................................
................................................................................................
.................................................78
Funcin RECORTAR() ................................
................................................................................................
.............................................78
Funcin REEMPLAZAR() ................................
................................................................................................
..........................................79
Funcin REPETIR()................................
................................................................................................
....................................................79
Funcin SUSTITUIR() ................................
................................................................................................
.................................................80
Funciones de Bsqueda y Referencia ................................................................
....................................................81
Funcin BUSCAR ................................
................................................................................................
.....................................................81
Funcin CONSULTAH() ................................
................................................................................................
...........................................84
Funcin CONSULTAV() ................................
................................................................................................
...........................................85
Funcin COINCIDIR() ................................
................................................................................................
.............................................88
Funcin ELEGIR()................................
................................................................................................
.....................................................90
Funcin ndice() ................................
................................................................................................
.....................................................91
Funciones lgicas ................................
................................................................................................
.......................................................94
O (funcin O) ................................
................................................................................................
..........................................................94
Y (funcin Y) ................................
............................................................................................................................
............................95
SI (funcin SI) ................................
................................................................................................
...........................................................96
Funcin SI.ERROR................................
................................................................................................
....................................................97
Funciones Fecha y Hora................................
................................................................................................
............................................98
Funcin Ahora() ................................
................................................................................................
.....................................................99
Funcin Dia.Lab() ................................
................................................................................................
...................................................99
Funcin Dia.Lab.INTL() ................................
................................................................................................
.........................................100
Funcin Dias.Lab() ................................
................................................................................................
...............................................102
Funcin Dias.360() ................................
................................................................................................
................................................103
Funcin Fecha() ................................
................................................................................................
...................................................104
Funcin Num.de.Semana() ................................................................................................
................................104
Funciones anidadas ................................
................................................................................................
................................................105

DIRECTRICES Y EJEMPLOS DE FRMULAS MATRIZ .......................................

....... 107
Crear una frmula de matriz sencilla ................................................................
....................................................107
Crear una frmula de matriz de una celda ................................................................
.........................................108
Desventajas de utilizar frmulas de matriz ................................................................
...........................................110
Constantes de matriz................................
................................................................................................
...............................................110
Crear constantes unidimensionales y bidimensionales ..................................................
................................
111
Elementos que se pueden utilizar en las constantes ......................................................
................................
113
Poner nombre a las constantes de matriz................................................................
........................................113
Solucionar problemas de las constantes de matriz ........................................................
................................
114
Ejemplo frmulas de matriz bsicas ................................................................
......................................................114
Crear una matriz a partir de valores existentes ...............................................................
...............................115
Contar los caracteres de un rango de celdas ................................................................
................................115
Buscar los n valores ms pequeos de un rango ...........................................................
...........................115

IMPORTAR DATOS A EXCEL ................................

............................................................................
............ 117
Introduccin ................................
.............................................................................................................................
.............................117
Utilizar el asistente
nte para importar texto ................................................................
.................................................117

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Conexiones ................................
...............................................................................................................................
...............................119
Importar datos de Word a Excel. ...........................................................................................
...........................120
Importar datos de Access ................................
................................................................................................
......................................121
Importar
ar de una pgina Web. ...............................................................................................
...............................121
Importar de otros programas. ................................................................................................
................................121

FUNCIONES ESPECFICAS DE BASES DE DATOS ............................................

............ 122
BDCONTAR ................................
................................................................................................................................
................................122
BDCONTARA ................................
.............................................................................................................................
.............................124
BDEXTRAER ................................
................................................................................................................................
................................125
BDMAX ................................................................
................................................................................................
.......................................126
BD PROMEDIO................................
...........................................................................................................................
...........................126
BDSUMA ................................................................
................................................................................................
.....................................128

GRFICOS ................................
.........................................................................................................
......... 129
Tipos de Grficos ................................
................................................................................................
......................................................131
Grficos de Columnas ................................
................................................................................................
........................................131
Grficos de barras ................................
................................................................................................
...............................................131
Grficos de lneas ................................
................................................................................................
................................................132
Grficos circulares ................................
................................................................................................
...............................................133
Grficos XY (Dispersin) ................................
................................................................................................
......................................135
Grficos de Superficie ................................
................................................................................................
.........................................136
Elementos de los grficos ................................
................................................................................................
.......................................137
Otros Conceptos de los grficos ................................................................
.......................................................138
Cambiar el diseo o estilo ................................
................................................................................................
......................................139
Aplicar
car un diseo de grfico predefinido ................................................................
........................................139
Modificar el diseo de un grfico ................................................................
.....................................................140
Agregar o quitar ttulos o etiquetas................................................................
.......................................................140
Agregar un ttulo al grfico ................................................................................................
................................140
Agregar ttulos de eje ................................
................................................................................................
..........................................141
Vincular un ttulo a una celda de hoja de clculo ........................................................
................................
141
Agregar etiquetas de datos ...............................................................................................
...............................142
Cambiar el color de los valores del grfico ................................................................
.........................................143
Mostrar u Ocultar una leyenda ..............................................................................................
..............................143
Cambiar o modificar los ejes ................................................................................................
.................................144
Mostrar u ocultar los ejes................................
................................................................................................
.....................................144
Mostrar u ocultar los ejes secundarios ................................................................
..............................................145
Ajustar las marcas de graduacin y los rtulos ...............................................................
...............................145
Cambiar la alineacin y orientacin de los rtulos ........................................................
................................
146
Cambiar la escala del eje vertical (valores) en un grfico ...........................................
................................
146
Cambiar las escalas de los ejes .............................................................................................
.............................148
Cambiar la escala del eje horizontal (categoras) en un grfico ................................148
Cambiar la escala del eje (series) de profundidad en un grfico...............................149
Guardar un grfico como plantilla ................................................................
.......................................................150
Problemas de compatibilidad de grficos ................................................................
..........................................151
Minigrficos ................................
...............................................................................................................................
...............................152
Crear un minigrfico ................................
................................................................................................
............................................154
Agregar texto a un minigrfico ................................................................
.........................................................154
Personalizar minigrficos ................................
................................................................................................
.....................................155

FILTROS AVANZADOS ................................

......................................................................................
...................... 157
Consideraciones utilizacin Filtros avanzados ................................................................
.....................................158
Utilizar el signo igual para escribir texto o un valor .........................................................
................................
158

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Considerar la distincin entre maysculas y minsculas ...............................................
................................
158
Utilizar nombres predefinidos..............................................................................................
..............................158
Crear criterios utilizando una frmula ................................................................
...............................................159
Filtrar utilizando varios criterios en una columna en la que puede cumplirse
cualquier criterio ................................
................................................................................................
........................................159
Filtrar utilizando varios criterios de varias columnas en las que deben
cumplirse todos los criterios ................................................................
......................................................160
Filtrar utilizando varios criterios en varias columnas en las que puede
cumplirse cualquier criterio ................................................................
......................................................161
Filtrar utilizando varios conjuntos de criterios en los que cada conjunto
incluye criterios para varias columnas ................................................................
....................................161
Filtrar utilizando criterios entre dos valores ................................................................
.......................................162

PLANIFICACION DE DATOS: ESCENARIOS ....................................................

.................... 163
Definicin ................................
................................................................................................................................
..................................163
Diseo escenarios ................................
................................................................................................
....................................................163
Combinar escenarios de otras hojas, libros o usuarios .......................................................
................................
166
Ejercicio prctico escenarios ................................................................................................
.................................166

TABLAS DINMICAS ................................

.........................................................................................
......................... 167
Formas de trabajar con un informe de tabla dinmica ....................................................
................................
168
Revisar origen de datos antes de empezar ................................................................
.........................................169
Crear una tabla dinmica................................
................................................................................................
......................................169
Eliminar una tabla dinmica. ................................................................................................
.................................173
Obtener informacin sobre la lista de campos de tabla dinmica ................................174
Cmo funciona la lista de campos de tabla dinmica ................................................
................................
174
Organizar los campos................................
................................................................................................
..............................................174
Quitar campos ................................
................................................................................................
.........................................................175
Cambiar la vista de lista de campos ................................................................
....................................................176
Seleccionar datos en un informe de Tabla Dinmica .......................................................
................................
176
Seleccionar celdas individuales ................................................................
........................................................177
Seleccionar un informe
orme completo ................................................................
.....................................................177
Seleccionar todos los elementos de un campo a la vez ..............................................
................................
177
Seleccionar etiquetas de elementos, datos o ambos ...................................................
................................
178
Seleccionar varios elementos ............................................................................................
............................178
Seleccionar
leccionar subtotales y totales ................................................................
........................................................178
Mostrar u ocultar los detalles de los datos ................................................................
...........................................178
Expandir o contraer diferentes niveles de detalle ..........................................................
..........................178
Clculos
lculos y funciones en los campos resumen
resumen................................................................
.....................................179
Mostrar u ocultar totales generales para todo el informe .................................................
................................
181
Cambiar opciones predeterminadas totales generales ...................................................
................................
182
Mostrar datos como................................
................................................................................................
.............................................182
La segmentacin de datos para filtrar datos ................................................................
......................................183
Qu es la segmentacin de datos? ................................................................
...............................................183
Aplicar formato a una segmentacin de datos .............................................................
.............................185
Configuracin de la segmentacin de datos.................................................................
................................185
Compartir segmentaciones de datos entre tablas dinmicas .....................................
................................ 186
Usar una segmentacin de datos desde otra tabla dinmica ....................................
................................ 187
Desconectar o eliminar una segmentacin de datos ...................................................
................................
188
Crear CAMPOS CALCULADOS ...............................................................................................
...............................189
Consolidar varios rangos en una tabla dinmica...............................................................
...............................190
Ordenar datos de una tabla dinmica................................................................
................................................192

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Agrupar y Desagrupar elementos de la tabla dinmica ..................................................
................................
193
Ejemplo 1: Agrupar Elementos desordenados en una tabla dinmica ......................194
Ejemplo 2: Agrupar Elementos desordenados en una tabla dinmica ......................194
Extractos rpidos ................................
................................................................................................
......................................................195
Informes de grficos
ficos dinmicos .............................................................................................
.............................196
Crear un grfico dinmico ................................................................................................
.................................197
Comparar un informe de tabla dinmica y de grfico dinmico...................................
................................ 199
Diferencias entre grfico
o estndar y grfico dinmico .....................................................
................................
199
ELIMINAR UN INFORME DE GRFICO DINMICO ................................................................
.................................200
Informacin general sobre el procesamiento analtico en lnea (OLAP)........................200
Diferencias de caractersticas entre datos de origen OLAP y los que no son
OLAP ................................
................................................................................................................................
..................................202
Software necesario para acceder a datos OLAP ..........................................................
..........................204
Trabajar con archivos de cubo sin conexin ................................................................
..................................205
Utilizar el Asistente para cubos sin conexin ................................................................
....................................205
Crear un archivo de cubo sin conexin de una base de datos de servidor
OLAP ................................
............................................................................................................................
............................206
Incluir datos distintos en un archivo de cubo sin conexin ...........................................
................................
208
Eliminar un archivo de cubo sin conexin ................................................................
.......................................208
Funciones de CUBO ................................
................................................................................................
.................................................209
Funcin IMPORTARDATOSDINAMICOS ................................................................
..................................................209

HERRAMIENTAS DE AUDITORIA Y VALIDACIN DE DATOS ........................ 211

Comprobacin de errores ................................
................................................................................................
......................................213
Corregir un valor de error................................
................................................................................................
........................................214
Inspeccionar una frmula a travs de la ventana Inspeccin ........................................
................................
215
Evaluar una frmula anidada paso a paso ................................................................
.........................................216
Relaciones entre frmulas y celdas ................................................................
......................................................218
Validacin de datos ................................
................................................................................................
................................................219

ENLAZAR Y CONSOLIDAR HOJAS DE TRABAJO ...........................................

........... 224
Enlazar hojas de trabajo. ................................
................................................................................................
........................................224
Cmo crear frmulas de referencias externas? ...............................................................
...............................224
Consolidar hojas de trabajo. ................................................................................................
..................................225
Consolidar datos en varias hojas de clculo ................................................................
......................................226
Consolidar por posicin ................................
................................................................................................
......................................226
Consolidar por categoras ................................................................................................
..................................227
Consolidar por frmula................................
................................................................................................
........................................227

BUSCAR OBJETIVO ................................

...........................................................................................
........................... 228
SOLVER ................................................................
..............................................................................
.............. 230
Desplazarse por las soluciones de prueba en Solver ..........................................................
..........................234
Guardar o cargar un modelo de problema ................................................................
........................................234
Cambiar la forma en que Solver encuentra soluciones ....................................................
................................
235
Ejemplo 1: Solver ................................
................................................................................................
......................................................235
Ejemplo 2: Solver ................................
................................................................................................
......................................................238
Ejemplo 3 Solver ................................
................................................................................................
.......................................................240

MACROS ................................
...........................................................................................................
........... 242
Crear una macro automticamente ................................................................
...................................................244
Grabacin de una macro sencilla ................................................................
....................................................245
Ejecutar una macro ................................
................................................................................................
.................................................246
Crear una macro manualmente ...........................................................................................
...........................247
Conceptos bsicos de programacin. ................................................................
............................................247

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El entorno del editor de Visual basic ................................................................
.....................................................249
Guardar archivos con Macros ...............................................................................................
...............................251

Usar Office Excel 2010 con versiones anteriores de Excel ........................ 252
Caractersticas no compatibles con version
versiones anteriores .................................................
................................
254
Caractersticas de hoja de datos no compatibles .........................................................
................................
255
Caractersticas de tablas de Excel no compatibles .......................................................
................................
255
Caractersticas de tablas dinmicas no compatibles ...................................................
................................
256
Caractersticas de ordenacin y filtrado no compatibles ............................................
................................
257
Caractersticas de frmulas no compatibles ................................................................
...................................257
Caractersticas de formatos condicionales no compatibles ........................................
................................
258
Caractersticas de grficos no compatibles
compatibles................................................................
....................................259
Caractersticas de personalizacin no compatibles ......................................................
................................
259
Caractersticas de colaboracin no compatibles .........................................................
................................
259
Convertir un libro al formato de archivo de Excel 2010 .....................................................
................................
259

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INTRODUCCIN AVANZADA UTILIZACIN EXCEL

Una de las aplicaciones informticas ms utilizadas en las empresas son

las hojas de clculo, que permiten al usuario manipular
manipular,, calcular y
realizar diferentes operaciones con los datos e informacin.
Microsoft Excel es una poderosa herramienta de clculo, gestin y
anlisis de datos, adems de un instrumento polivalente en
organizacin y presentacin de la informacin.
El objetivo bsico de las hojas de clculo es proporcionar un entorno
entorn
simple y uniforme para generar tablas de nmeros y a partir de ellos
obtener mediante frmulas nuevos valores. Las hojas de clculo
permiten a los usuarios manipular grandes cantidades de informacin
de forma rpida y fcil que permiten ver los efectos d
de
e distintas
suposiciones.
El rea de aplicacin ms importante ha sido hasta ahora el anlisis
profesional y ha servido para desarrollar modelos de gestin, entre los
que se puede citar la planificacin de proyectos y el anlisis financiero,
el anlisis contable,
ontable, el control de balances, la gestin de personal, etc.

Mtodos abreviados de teclado

Microsoft Excel 2010 incorpora nuevos mtodos y ms sencillos para la
utilizacin del teclado.
En usuarios avanzados, la utilizacin de mtodos abreviados para
p
activar herramientas y realizar acciones, puede suponer un ahorro
importante de tiempo.
Una caracterstica importante del nuevo diseo es la Cinta de opciones,
que aparece en la parte superior de la ventana del programa y
reemplaza los mens y las ba
barras
rras de herramientas de versiones
anteriores, es que los comandos y las caractersticas ahora se agrupan
juntos para reflejar la forma en la que se usan
usan.

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Existen tres partes principales en la cinta de opciones:

fichas

Grupos

Comando

Las fichas, que estn en la parte superior de la cinta. Cada una

representa un rea de actividad.
Los grupos, que son conjuntos de comandos relacionados que se
muestran en las fichas. Los grupos aglutinan todos los comandos que se
necesitan para realizar una tarea concreta.
Los comandos, que estn organizados en grupos. Un comando
puede ser un botn, un men o un cuadro en el que se especifica
informacin.
La cinta de opciones se adaptar dependiendo de en qu se est
trabajando, para mostrar los comandos que se necesitan para realizar
esa tarea. Por ejemplo, si est trabajando con un grfico en Excel, la
cinta de opciones mostrar los comandos necesarios para trabajar con
grficos. Si no es ese el caso, esos comandos no estarn visibles.
Se incluyen adems dos caractersticas ms:
en el que se encuentran los comandos
El comando Archivo
bsicos que tratan los archivos en s, como abrir, guardar e imprimir.
La barra de herramientas de
acceso rpido,, situada encima
de la cinta de opciones y que de
forma predeterminada, contiene
los comandos ms utilizados
como,, Guardar, Deshacer y
Repetir.
La barra de acceso rpido permite personalizarse.

Hay dos formas de utilizar el teclado.

Una combinacin de teclas para obtener acceso a las fichas y los
comandos de la pantalla.

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Una combinacin de teclas directa no relacionada con la cinta

de opciones.

Al presionar la tecla ALT se activarn pequeas etiquetas

identificadores con las sugerencias de teclas de todas las fichas.

Segn la muestra de la imagen superior, para activar la ficha Insertar

ser necesario presionar la combinacin Alt+B.

Las sugerencias de teclas constituyen una forma relevante de usar

mtodos abreviados de teclado, porque son un aviso constante en
pantalla de las teclas que se deben presionar. No es necesario
memorizarlas.
Si obtiene las sugerencias de teclas de una ficha no apropiada,
presionar ESC para ver de nuevo los identificadores de sug
sugerencias
erencias de
teclas de la ficha deseada.

NOTA: La mayora de accesos directos de versiones anteriores, siguen

funcionando. Sin embargo, se deben tener memorizados ya que no hay
recordatorios en pantalla de las teclas a presionar.

Una vez seleccionada la ficha, presionar la tecla de referencia para

ejecutar cada comando.. Por ejemplo en la imagen inferior, la tecla T
insertar una tabla o las teclas SM abrirn el cuadro de dilogo para
insertar Autoformas.

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Teclas de funcin y de mtodo abreviado

Teclas de mtodo abreviado combinadas con CTRL
A continuacin se muestran algunas de las combinaciones con Ctrl.
Tecla
CTRL+MAYS+(
CTRL+MAYS+)
CTRL+MAYS+&
CTRL+MAYS_
CTRL+E
CTRL+MAYS+$
CTRL+MAYS+%
CTRL+MAYS+^
CTRL+MAYS+#
CTRL+MAYS+@
CTRL+MAYS+!

Descripcin
Muestra las filas ocultas de la seleccin.
Muestra las columnas ocultas de la seleccin.
Aplica el contorno a las celdas seleccionadas.
Quita el contorno de las celdas seleccionadas.
Aplica el formato de nmero General.
Aplica el formato Moneda con dos decimales
Aplica el formato Porcentaje si
sin decimales.
Aplica el formato numrico Exponencial con dos decimales.
Aplica el formato Fecha con el da, mes y ao.
Aplica el formato Hora con la hora y los minutos e indica a.m. o p.m.
Aplica el formato Nmero con dos decimales, separador de miles y signo
menos (-)) para los valores negativos.
CTRL+MAYS+*
Selecciona el rea actu
actual alrededor de la celda activa. En una tabla
dinmica, selecciona todo el informe de tabla dinmica.
CTRL+MAYS+:
Inserta la hora actual.
CTRL+MAYS+"
Copia el valor de la celda situada sobre la celda activa en la celda o en la
barra de frmulas.
CTRL+MAYS+Signo Muestra el cuadro de dilogo Insertar para insertar celdas en blanco.
ms( +)
CTRL+Signo menos (-) Muestra el cuadro de dilogo Eliminar para eliminar las celdas
seleccionadas.
CTRL+;
Inserta la fecha actual.
ALT+
Cambia entre mostrar valores de celda y mostrar frmulas
frmulas..
CTRL+'
Copia en la celda o en la barra de frmulas una frmula de la celda situada
sobre la celda activa.
CTRL+1
Muestra el cuadro de dilogo Formato de celdas.
CTRL+2
Aplica o quita el formato de negrita
negrita. Tambin funciona Ctrl+N
CTRL+3
Aplica o quita el formato de cursiva. Tambin funciona Ctrl+K
CTRL+4
Aplica o quita el formato de subrayado. Tambin funciona Ctrl+S
CTRL+5
Aplica o quita el formato de tachado.
CTRL+6
Cambia entre ocultar objetos, mostrarlos o mostrar marcadores de los
objetos.
CTRL+8
Muestra u oculta smbolos de esquema.
CTRL+9
Oculta filas seleccionad
seleccionadas.
CTRL+0
Oculta columnas seleccionadas.
CTRL+E
Selecciona
cciona toda la hoja de clculo. Si la hoja de clculo contiene datos,
CTRL+E selecciona la regin actual. Si presiona CTRL+E una segunda vez, se
selecciona la regin actual y sus filas de resumen. Presionando CTRL+E por
tercera vez, se selecciona toda la hoja de clculo.
CTRL+C
Copia las celdas seleccionadas. CTRL+C presionado 2 veces muestra el
Portapapeles.
CTRL+J
Utiliza el comando Rellenar hacia abajo para copiar el contenido y el
formato de la
a celda situada ms arriba de un rango seleccionado a las
celdas de abajo.

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Tecla
CTRL+B
CTRL+I
CTRL+L

Descripcin
Muestra el cuadro de dilogo Buscar y reemplazar con la ficha Buscar seleccionada
Muestra el cuadro de dilogo Ir a. F5 tambin muestra este cuadro de dilogo.
Muestra el cuadro de dilogo Buscar y reemplazar con la ficha Reemplazar
seleccionada.
CTRL+ALT+K Muestra el cuadro de dilogo Insertar hipervnculo para hipervnculos nuevos o el
cuadro de dilogo Modificar hipervnculo para hipervnculos existentes seleccionados.
CTRL+U
Crea un nuevo libro en blanco.
CTRL+A
Muestra el cuadro de dilogo Abrir para abrir o buscar un archivo.
CTRL+P
Muestra el cuadro de dilogo Imprimir.
CTRL+D
Utiliza el comando Rellenar hacia la derecha para copiar el contenido y el formato de
la celda situada ms a la izquierda de un rango seleccionado a las celdas de la
derecha.
CTRL+G
Guarda el archivo activo con el nombre de archivo, la ubicacin y el formato de
archivo actuales.
CTRL+F
Muestra el cuadro
uadro de dilogo Crear tabla.
CTRL+V
Inserta el contenido del Portapapeles en el punto de insercin y reemplaza cualquier
seleccin. Disponible solamente despus de haber cortado o copiado un objeto,
texto o el contenido de una celda.
CTRL+R
Cierra la ventana del libro seleccionado.
CTRL+X
Corta las celdas seleccionadas.
CTRL+Y
Repite el ltimo comando o accin, si es posible.
CTRL+Z
Utiliza el comando Deshacer para invertir el ltimo comando o eliminar la ltima
entrada que escribi.
CTRL+MAYS+Z utiliza
tiliza los comandos Deshacer o Rehacer para invertir o restaurar la
ltima correccin automtica cuando se muestran las etiquetas inteligentes de
Autocorreccin.

Teclas de Funcin
A continuacin se muestran algunas de las acciones a realizar con las
teclas de funcin
Tecla
Descripcin
F1
Muestra el panel de tareas Ayuda de Microsoft Office Excel.
F2
Modifica la celda activa y coloca el punto de insercin al final del contenido
de la celda. Tambin mueve el punto de insercin a la barra de frmulas
cuando la edicin en una celda est desactivada.
F3
Muestra el cuadro de dilogo Pegar nombre.
F4
Repite el ltimo comando o accin, si es posible.
F5
Muestra el cuadro de dilogo Ir a..
F6
Cambia entre la hoja de clculo, la cinta de opciones, el panel de tareas y
los controles de Zoom. En una hoja de clculo que se ha dividido, F6 incluye
los paneles divididos cuando se alterna entre los paneles y el rea de la cinta
de opciones.
F7
Muestra el cuadro de dilogo Ortografa para revisar la ortografa de la hoja
de clculo activa o del rango seleccionado.
F8
Activa o desactiva el modo extendido. En el modo extendido aparece
Seleccin extendida en la lnea de estado y las teclas de direc
direccin
cin extienden
la seleccin.
F9
Calcula todas las hojas de clculo de todos los libros abiertos.
MAYS+F9 calcula la hoja de clculo activa.
F10
Activa o desactiva la informacin de los mtodos abreviado de teclado.
MAYS+F10 muestra el men contextual de un elemento seleccionado.
F11
Crea un grfico a partir de los datos del rango actual.
F12
Muestra el cuadro de dilogo Guardar como

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PERSONALIZACIN CINTA DE OPCIONES

Microsoft Excel 2010 permite la personaliza
personalizacin
cin de la cinta de opciones
y crear fichas y grupos a la medida de cada usuario, segn los
comandos utilizados con ms frecuencia.
No es posible cambiar las fichas y los grupos predeterminad
predeterminados.
os.
En la lista Personalizar la cinta de opciones
opciones, las fichas y grupos
personalizados incluyen la palabra (personalizado) o (personalizada)
despus del nombre, aunque sta no aparece en la cinta de opciones.

Agregar una ficha o un grupo personalizado

Para agregar una
na ficha personalizada y un grupo personalizado, haga
clic en Nueva ficha.
1. Aunque para acceder al cuadro de dilogo para personalizar la
cinta de opciones, puede acceder mediante el men Archivo
+ Opciones, la forma ms rpida es mediante el botn
derecho
cho sobre cualquier zona de la Cinta de opciones.
2. Escoger del men contextual
3. Se abrir el cuadro de dilogo Personalizar Cinta de opciones.
4. Clicar sobre el botn Nueva ficha
, situado en la parte
inferior derecha.
5. Se aadir un nuevo concepto con el nombre Nueva ficha
personalizada

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6. Seleccionar Nueva ficha (personalizada) y presionar el botn
Cambiar Nombre

7. Teclear el nuevo nombre en

el cuadro de dilogo y
presionar aceptar.

Este mtodo para el cambio de Nombre puede utilizarlo para realizar el

cambio de nombre sobre cualquier ficha, incluso las fichas
predeterminadas de Excel 2010. En caso de necesitar volver a los valores
predeterminados, clicar sobre el botn Restablecer.

Agregar un grupo personalizado a una ficha

Puede agregar un grupo personalizado a una ficha personalizada o a
una ficha predeterminada.
1. En el cuadro de dilogo Personalizar la cinta de opciones
seleccione la ficha a la que desea agregar un grupo.
2. Clicar sobre el comando Nuevo grupo.
3. Cambiar el nombre del Nuevo grupo (personalizado) mediante el
botn Cambiar nombre
nombre.
4. Se abrir el cuadro de dilogo para entrar el nuevo nombre o
para agregar un icono que represente al nuevo grupo
personalizado.
5. Si necesario crear otro nuevo grupo, repetir los pasos anteriores.

Agregar comandos a un grupo personalizado

Slo se pueden agregar comandos a un grupo personalizado que est
en una ficha personalizada o predeterminada. No es posible agregar
comandos a un grupo predeterminado. Slo se puede cambiar el
nombre a los comandos agregados a grupos personalizados.
Observacin: En el cuadro de dilogo Personalizar la cinta de opciones,
opciones
las fichas y grupos personalizados incluyen la palabra (personalizado) o
(personalizada)
da) despus del nombre, aunque sta no aparecer en la
cinta de opciones.
1. En la ventana Personalizar la cinta de opciones seleccione el
grupo personalizado al que desea agregar comandos.

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2. En la zona Comandos disponibles en: abrir el desplegable,
desplegable para
seleccionar la lista que contiene
dicho comando, podr escoger
entre la ficha en cuestin si la
conoce, los comandos ms
utilizados o Todos los comandos.
3. Seleccionar el comando en la
parte izquierda de la venta
4. Clicar sobre el botn Agregar.
5. Presionar Aceptar para guardar
las actualizaciones.
En la imagen inferior muestra la nueva ficha creada Grupcief,, el nuevo
grupo creado Clculos mensuales y el comando aadido.

Ocultar una ficha

Microsoft Excel permite ocultar fichas personalizadas y predeterminadas,
predeterminad
pero slo se pueden quitar fichas personalizadas.
1. En la ventana Personalizar la cinta de opciones
opciones, desactivar la
casilla de verificacin junto a la ficha predeterminada o
personalizada que desea ocultar.
2. Para ver y guardar sus personalizaciones, haga clic en Aceptar.
Aceptar

Quitar una ficha personalizada

personalizada,, un grupo o un
comando
1. En la ventana Personalizar la cinta de opciones seleccionar el
elemento a eliminar
2. Haga clic en el botn de comando Quitar.
3. Presionar Aceptar para guardar las actualizaciones.

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Cambiar el orden de las fichas o los grupos

1. En la ventana Personalizar la cinta de opciones clicar en la ficha o
grupo a mover.
2. Clicar en las flechas Subir o Bajar hasta obtener el orden deseado.
3. Para
ara ver y guardar
sus
personalizaciones,
haga clic en Aceptar
ptar.

Restablecer la cinta de opciones

Microsoft Excel permite restablecer
stablecer a su estado original todas las fichas
de la cinta de opciones o slo las seleccionadas. Si restablece todas las
fichas de la cinta de opciones, tambin restablecer la barra de
herramientas de acceso rpido, que mostrar solo los comandos
predeterminados.
1. Desde la ventana Personalizacin cinta de opciones
2. Abrir el desplegable del botn Restablecer
3. Escoger la opcin necesaria

Exportar una cinta de opciones personalizada

Puede exportar las personalizaciones de la cinta de opciones y la barra
de herramientas de acceso rpido a un archivo que puede ser
importado y usado por otro usuario o en otro equipo.
En la ventana Personalizar
la cinta de opciones, clicar en el
botn Importar
mportar o exportar.
exportar

Problemas de compatibilidad de personalizacin

Al personalizar la Cinta de Opciones de Excel 2010, es posible que el
e
Comprobador de compatibilidad encuentre uno o ms problemas de
compatibilidad relacionados con dicha personalizacin.
En la versin Excel 2007no es posible personalizarla.
Es posible que los problemas que causan una prdida menor de
fidelidad deban ser resueltos o no antes de guardar el libro. No se

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AVANZADO 2010
perdern datos ni funcionalidad, pero es probable que el libro no tenga
el mismo aspecto al abrirlo con una versin anterior de Microsoft Excel o
que no funcione exactamente de la misma forma.
Problemas que producen una prdida menor de fidelidad

Problema

Solucin

Este libro contiene una barra de

herramientas de acceso rpido
personalizada y/o partes de interfaz de
usuario personalizadas no compatibles
con versiones anteriores de Excel. Estas
caractersticas personalizadas no estarn
disponibles en versiones anteriores de
Excel.

Qu significa Dado que la Interfaz de usuario

de Microsoft Office Fluent en Excel 2010 y Excel
2007 es muy diferente de los mens y las barras
de herramientas en Excel 97-2003,
2003, cualquier
personalizacin de la Barra de herramientas de
acceso rpido realizada en Excel 2010 no est
disponible en Excel 97-2003.
2003, se pueden
Qu hacer En Excel 97-2003,
agregar comandos personalizados similares a
las barras de herramientas y los mens

Personalizar la barra de acceso rpido

La barra de herramientas de acceso rpido que contiene los comandos
ms utilizados, tambin puede personalizarse.
El funcionamiento es el mismo que para la cinta de opciones, pero
deber seleccionar la opcin Personalizar barra de herramientas de
acceso rpido,, en el men contextual, al clicar co
con
n el botn derecho
sobre cualquier zona de la Cinta de opciones.
Permite agregar botones con otros comandos y moverla a dos posibles
ubicaciones.

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ADMINISTRACIN AVANZADA DE ARCHIVOS

Cambiar el formato predeterminado al guardar
En Microsoft Office Excel 2010
2010,, la extensin de los archivos de forma
predeterminada es .xlsx y para los libros que contienen macros .xlsm.
.xlsm
En caso de trabajar con versiones antiguas de
Excel, podr grabar los archivos en modo
compatibilidad, aunque algu
algunas
nas caractersticas,
caractersticas
datos o formatos pueden perderse.
Todos los nuevos libros se guardarn en el formato
de archivo seleccionado al menos que se
especifique un formato diferente en el cuadro de
dilogo Guardar como al guardar un libro.
Las opciones de formato que ofrece el
desplegable son corresponden a la imagen de la
izquierda
izquierda.

Formatos de archivo que admite Excel

A continuacin se muestran los formatos de archivo ms frecuentes que
admite Microsoft Excel 2010.
FORMATO

EXTENSIN

DESCRIPCIN

Libro de Excel

.xlsx

Formato de archivo predeterminado de Excel 2010.

2010

Libro cdigo Excel

.xlsm

Formato de archivo de Excel 2010 habilitado para

macros.

Libro
de
binario

.xlsb

Formato de archivo binario (BIFF12)

Plantilla

.xltx

Formato de archivo predeterminado para una plantilla

No puede almacenar cdigo de macros de VBA ni
hojas de macros de Excel 4.0 (.xlm).

Plantilla (cdigo)

.xltm

Formato de plantilla habilitado para macros

Excel

Libro de Excel 97Excel 2003

.xls

El formato de archivo binario (BIFF8) de Excel 97 - Excel

2003.

Plantilla de Excel
97- Excel 2003

.xlt

El formato de archivo binario (BIFF8) de Excel 97 - Excel

2003 para una plantilla de Excel.

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Formatos de archivo que no admite Excel 2007

Los siguientes formatos de archivo ya no se admiten en Office Excel
2007. No se podrn abrir o guardar archivos en estos formatos.
FORMATO

Grfico de Excel

EXTENSIN

.xlc

IDENTIFICADORES DE TIPO
IPO DE
PORTAPAPELES
Formatos de archivo antiguos de Excel 2.0,
3.0 y 2.x

WK1, FMT, WK2, WK3, .wk1,

.wk2,
FM3, WK4
.wk4, .wks

.wk3, Formatos de archivo Lotus 1-2-3

3 (todas las
versiones)

Microsoft Works

.wks

Formato de archivo Microsoft Works (todas

las versiones)

DBF 2

.dbf

Formato de archivo DBASE II

WQ1

.wq1

Formato de archivo de Quatro Pro para

MS-DOS

WB1, WB3

.wb1, .wb3

Quattro Pro 5.0 y 7.0 para Windows.

Guardar un archivo en formato PDF

Microsoft Excel permite guardar archivos en Formato de Documento
Porttil (PDF, Portable Document Format), que es un formato habitual
para compartir documentos.
El formato PDF es un archivo electrnico con diseo fijo que conserva el
formato del documento, que permite compartir archivos y adems
tienen poca memoria.
Este formato garantiza que, cuando el archivo se ve en lnea o se
imprime, conserva exactamente el formato deseado y que los datos del
archivo no se pueden cambiar fcilmente. El formato PDF tambin es
til para los documentos que se reproducirn mediante mtodos
comerciales de impresin.
Para ver un archivo
ivo PDF, debe tener instalado un lector de archivos PDF
como por ejemplo Adobe Reader.

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Francesc Trrega, 14, 1 y 2
Tel. 93 351 78 00

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Para guardar un archivo como PDF
PDF:
1. Clicar en el botn Inicio
y escoger la opcin Guardar y
enviar
2. Escoger la opcin Crear documento PDF/XPS
A continuacin, hacer clic
ic sobre el botn Crear documento PDF/XPS,
situado en la zona de la derecha, del cuadro de dilogo.

Opciones
3. Se podrn especificar ms opciones para el archivo en Opciones,
situado en la parte inferior derecha del cuadro de dilogo

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Tambin puede realizar esta operacin escogiendo en el desplegable
el tipo de archivo desde el cuadro de dilogo Guardar como o desde
el men Archivo

Establecer otra carpeta de trabajo predeterminada

1. Hacer clic en el botn Inicio

y, a continuacin, clicar en

Opciones de Excel
2. Escoger Guardar.
3. En la zona Guardar libros
libros, en el recuadro Ubicacin de archivo
predeterminada, escribir la nueva ruta de acceso.

Guardar archivos automticamente

Microsoft Excel puede grabar regular
regularmente
mente cualquier archivo, para
poder recuperarlo en caso de producirse un contratiempo durante la
ejecucin del mismo y que se cierre antes de poder grabar.
Cada vez que se guarde el libro, una nueva copia de seguridad
reemplazar a la copia de seguridad ex
existente
Al ejecutar la herramienta Autorrecuperacin:
Se guardar el archivo cada x tiempo, segn la necesidad del
usuario, con lo que el archivo estar actualizado.
Otra ventaja adicional de habilitar la funcin Autorrecuperacin
consiste en que algunos aspectos del estado del programa se
recuperan cuando se reinicia el programa despus de haberse
cerrado de manera anmala
Para habilitar y ajustar las herramientas Autorrecuperar y Autoguardar:
1. Seleccionar el botn Opciones, desde la ficha Archivo
2. Hacer clic en Guardar

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3. Activar la casilla de verificacin Guardar informacin de
Autorrecuperacin cada x minutos.
4. En el campo minutos
minutos, especificar la frecuencia con la que desea
que el programa guarde los datos y el estado del programa.
5. En caso necesario, puede cambiar la direccin donde se
guardar automticamente una versin de los archivos, desde el
recuadro Ubicacin de archivo con Autorrecuperacin

6. En caso necesario, puede recuperar las versiones no guardadas,

al activar la casilla
illa de verificacin Conservar la ltima versin
autoguardada cuando se cierra sin guardar. Para que se muestre
esta opcin, debe tener activada la Autorrecuperacin.

Cuanta mayor sea la frecuencia, mayor ser la cantidad de

informacin que se podr recup
recuperar
erar si se produce un problema.
problema
El comando Autorrecuperacin no reemplaza el guardado
regular de los archivos. Si no guarda un archivo de recuperacin
despus de abrirlo, se eliminar el archivo y se perdern los
cambios no guardados. Si guarda el archivo de recuperacin,
este reemplazar al archivo original, a menos que especifique un
nuevo nombre de archivo.

Recuperar versiones no guardadas en Excel 2010

Para que estas caractersticas funcionen, debe tener habilitadas las
opciones Guardar informacin de Autorrecuperacin y Conservar la
ltima versin autoguardada cuando se cierra sin guardar, vistas en el
apartado anterior.

Al cerrar sin guardar nuevos archivos

Si se est trabajando en un archivo creado recientemente o en un
archivo
ivo temporal (por ejemplo un adjunto de Outlook), y lo cierra sin
guardar, realizar los pasos siguientes para abrir el ltimo borrador
autoguardado:
1. Seleccionar la ficha Archivo
reciente.

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y a continuacin hacer clic en

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2. En la parte
rte inferior derecha de la pantalla, hacer clic en el botn
3. Seleccionar el archivo en la carpeta de borradores que muestra
el cuadro de dilogo Abrir.
4. Una vez abierto, seleccionar Guardar como para guardar el
archivo de nuevo en su equipo.
Tambin puede obtener acceso a estos archivos mediante estos pasos:
1. Abrir un nuevo archivo o cualquier archivo existente.
2. Seleccionar la ficha Archivo y a continuacin el comando
Informacin
3. Abrir el desplegable
versiones

.
Administrar

4. Al seleccionar la opcin Recupera

libros no guardados aparecer la
lista de los archivos no guardados
5. Seleccionar
el
archivo
y
a
continuacin hacer clic en Abrir.
6. Seleccionar Guardar como, para
guardar el archivo en el equipo.

Recuperar los archivos previamente guardados.

Si est trabajando en un archivo que se ha guardado anteriormente y lo
cierra sin guardar las modificaciones actuales, siga estos pasos para
abrir el ltimo borrador autoguardado:
1. Seleccionar Informacin en la ficha Inicio.
2. Junto al botn Administrar versi
versiones, aparecern los libros con la
etiqueta cuando se cerr sin guardar
guardar.

3. Acceder a Guardar como, para que el archivo se guarde en el

equipo.

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Trabajar con versiones de archivos autoguardados

Abrir y ver versiones anteriores de su archivo actual
Para ver las versiones autoguardadas de su archivo actual, seguir los
pasos siguientes:
1. Abrir la ficha Archivo.
Archivo
2. Haga
clic
en
Informacin.. Las versiones
autoguardadas del archivo
actual se enumeran en
Versiones.
3. Seleccionar la versin
necesaria en la lista.

Restablecer las versiones anteriores de

del archivo actual
Para reemplazar el archivo actual con una versin anterior
anterior:
.
1. Abrir la ficha Archivo.
2. Haga clic en Informacin
Informacin.. Las versiones autoguardadas del
archivo actual se enumeran en Versiones.
3. Seleccionar la versin necesaria en la lista.
4. En la parte superior del documento, aparecer un mensaje. Hacer
clic en Restaurar.
5. Seleccionar Aceptar para sobrescribir el documento actual con la
versin anterior.

Guardar automticamente una copia de seguridad

Microsoft Excel permite configurar realizar copias de seguridad
automticamente cada vez que se graba un libro.
1. Hacer clic en la ficha Inicio y, a continuacin, abrir el desplegable
situado junto a Guardar como
2. Abrir el desplegable del botn Herramientas situado en la parte
inferior izquierda del cuadro de dilogo.
3. Escoger Opciones generales del desplegable

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4. Se abrir el cuadro de dilogo.
logo. Habilitar
la casilla Crear siempre una copia de seguridad

Reparar un archivo daado

Cuando se abre un libro que est daado, Microsoft Excel inicia
automticamente el modo de recuperacin de archivos e intenta abrir
y reparar el libro al mismo tiempo, aunque no siempre puede iniciar el
modo recuperacin.
Como medida preventiva, puede ser conveniente guardar el libro a
menudo y crear copias de seguridad.
Tambin puede especificar que Excel cree automticamente un
archivo de recuperacin cada cierto tiempo. De esta forma, tendr
acceso a una copia en buen estado del libro en caso de que el original
se elimine
limine accidentalmente o resulte daado.

Reparar manualmente un libro daado

1. Seleccionar Abrir desde el botn Inicio
2. Seleccionar el archivo en la lista que se
muestra en el cuadro de dilogo.
3. Abrir el desplegable del botn Abrir
4. Seleccionar Abrir y Reparar
5. Seguir uno de los procedimientos
siguientes:
a. Para recuperar todos los datos
posibles del libro, clicar en Reparar.
b. Para extraer los valores y las
frmulas del libro cuando no es posible reparar el libro,
clicar en Extraer datos
datos.

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Personalizar la list
lista
a de archivos recientemente
utilizados
Microsoft Excel muestra los ltimos archivos abiertos para tener acceso
rpidamente a los documentos. Esta caracterstica est activada de
forma predeterminada pero puede desactivarse, volver a activar o
ajustar el nmero
mero de archivos a mostrar.
Si se cierra un archivo y, a continuacin, se mueve a otra ubicacin, el
vnculo a ese archivo en el programa en el que lo cre dejar de
funcionar. Deber usar el cuadro de dilogo Abrir para buscar el
archivo y abrirlo.
Si esta caracterstica se desactiv y despus se volvi a activar, slo
aparecern los archivos que abra y guarde despus de activarla.
1. Desde la ficha Inicio, hacer clic sobre Opciones de Excel.
2. Seleccionar la opcin Avanzadas.
3. En la zona Mostrar,, en la list
lista Mostrar este nmero de documentos
recientes,, seleccionar el nmero de archivos. Si se desea mostrar
ningn archivo, seleccionar 0.

Para mantener un archivo en la lista Documentos recientes, hacer clic

en la ficha Inicio y, a continuacin, presionar sobre el icono
para
Agregar el archivo a la lista de documentos recientes
recientes.
Cuando un documento est agregado a la lista Documentos recientes,
en la parte derecha del nombre aparecer el icono

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TRABAJAR CON PLANTILLAS

Una plantilla es un libro que se crea y se utiliza como base y ejemplo
para otros libros similares. Se pueden crear plantillas para libros y hojas
de clculo.
Para ahorrar tiempo en la creacin de libros, con estructura similar y
fomentar la estandarizacin,
n, se puede guardar un libro como una
plantilla y utilizar posteriormente en la creacin de nuevos libros. En
Microsoft Office Excel 2007, un archivo de plantilla (.xltx) puede incluir
datos y formato, y un archivo de plantilla habilitada para macros (.xltm)
(.xl
tambin puede incluir macros
macros.
Adems de usar
sar una plantilla de creacin propia, tambin puede usar
una de las mltiples plantillas predefinidas que puede descargar en
Microsoft Office Online.

Crear una plantilla

1. Abrir un libro o crear un libro nuevo
2. Aplicar formatos y caractersticas al libro.
3. Desde el botn Inicio, seleccionar Guardar como
4. Teclear el nombre del
archivo y buscar en el
desplegable Guardar como
tipo, la opcin Plantilla de
Excel o plantilla de Excel habilitada para macros.
5. Hacer clic sobre Guardar.
La plantilla se colocar automticamente en la carpeta Plantillas para
asegurar que estar disponible cuando se necesite.
Tambin puede copiar cualquier libro de Excel en la carpeta Plantillas y,
despus, usarlo como plantilla sin guardarl
guardarlo
o en el formato de archivo de
plantilla (.xltx o .xltm).
Para seleccionar la plantilla
1. Desde el botn Inicio

clicar

sobre

el

botn

Nuevo

2. Se abrir la Galera para seleccionar la plantilla. En la galera

deben aparecer tanto las plantillas predeterminadas de Microsoft
Excel, como las plantillas de creacin propia.

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Las plantillas estn ordenadas por categoras.
En la parte derecha de la ventana aparecer una vista preliminar de la
plantilla seleccionada.

De forma predeterminada las plantillas de creacin propia se guardan

en la carpeta Mis plantillas
Podr descargar ms ejemplos de plantilla a travs de la conexin a
Office online.

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TIPOS DE REFERENCIAS
Excel puede utilizar en la introduccin de funciones, referencias
relativas de celda, que son referencias a celdas relacionadas con la
posicin desde la celda activa, referencias absolutas que hacen
siempre referencia a las celdas en una posicin especfica o referencias
mixtas donde aparecer una parte relativa y otra absoluta.
Para diferenciarlas se utilizar el signo dlar $
columna y la fila. Por ejemplo la celda A1
Referencia relativa = A1
Referencia absoluta = $A$1
Referencia mixta
xta = $A1 o A$1

situado antes de la

Las referencias relativas se ajustan automticamente cuando se copian

celdas, las absolutas no.

Referencias relativas
Al crear una frmula,, normalmente las referencias de celda o de rango
se basan en su posicin relativa respecto a la celda que contiene la
frmula.
Al copiar una frmula que utiliza referencias relativas, Excel ajustar
automticamente las frmulas en la frmula pegada.
Ejemplo referencias relativas:
Al introducir la
frmula en la
celda D4=C4*A4
para calcular el
total,,
Excel
interpreta
lo
siguiente,
siguiente
siempre desde la
celda activa D4:
D4
Multiplica
ultiplica la celda situada una columna a la izquierda en la misma fila
(C4) * por la celda situada dos columnas a la izquierda en la misma fila
(A4).

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Al copiar esta frmula hacia abajo, Excel seguir Interpretando las
mismas direcciones,, pero una fila por debajo.
Para seleccionar el tipo de referencia u otro utilizar la tecla de funcin
F4.

Referencias absolutas
La referencia absoluta se representa por el signo dlar, delante de la
referencia de la columna y de la fila $A$1. Se utiliza cuando, en una
frmula, se quiere hacer referencia a una celda en concreto sin que
sta vare al copiar la frmula a otras celdas
celdas.
Ejemplo referencias absolutas:
En el siguiente ejemplo se pretende calcular, en las columnas D y E el
tanto por ciento (%) de ventas y gastos que representan cada grupo de
artculos en el total de las ventas.
El procedimiento para calcularlo es, intr
introducir
oducir la frmula en la celda y
posteriormente copiarla en las celdas iinferiores
feriores de la misma columna.

La frmula a introducir en la celda D3 y copiar en todas las celdas

inferiores ser: D3=B3/$B$7. El segundo operador ser la referencia
absoluta.

Referencias
erencias mixtas
En las referencias mixtas, los operadores de la frmula contienen
contiene una
parte absoluta y una parte relativa, tipo $B2 o B$2.
Ejemplo referencias mixtas:: En el ejemplo siguiente se pretende calcular,
el valor que tendrn las 1000 acciones segn los diferentes valores de las

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acciones y del precio del dlar que tambin vara, introduciendo una
sola frmula y copindola en las celdas contiguas.
La frmula se introducir una sola vez en la celda B5 y se copiar en
e
horizontal y vertical B5=$C$1*$A5*B$4

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TRABAJAR CON UN LIBRO COMPARTIDO

Existen muchas formas de compartir,
analizar y comunicar informacin
empresarial en Microsoft Office Excel
2010.. El modo en que decida
compartir los datos depender de
muchos factores, como la forma en
que desee que otros usuarios vean los
datos o trabajen con ellos
Definicin Libro compartido
compartido: libro configurado para permitir que varios
usuarios de una red lo vean y realicen cambios al mismo tiempo en un
mismo archivo. Cada usuario
suario que guarda el libro ve los cambios
realizados por los dems usuarios.
Es posible crear un libro compartido y colocarlo en una ubicacin de
red donde varias personas puedan editar el contenido al mismo tiempo.
Por ejemplo, si las personas de un grup
grupo
o de trabajo administran varios
proyectos cada una y desean conocer el estado de los proyectos de
sus compaeros, el grupo puede utilizar un libro compartido para
realizar un seguimiento del estado de los proyectos. Todas las personas
implicadas podrn especificar
ecificar la informacin sobre sus proyectos en el
mismo libro.
El propietario del libro compartido puede administrarlo quitando usuarios
del mismo y resolviendo los cambios que estn en conflicto con otros.
Cuando se hayan incluido todos los cambios, pued
puede
e dejar de compartir
el libro.

Compartir un libro
En los libros compartidos no todas las caractersticas estn disponibles. A
continuacin se muestra una tabla con las acciones y caracterstica
que no estn disponibles
disponibles,, con lo que para aplicar algunas
caractersticas de diseo o ejecutar algunas acciones, se debern
hacer antes de compartir el libro.
En la tabla siguiente se muestran en la izquierda, las acciones que no
pueden realizarse y en la zona derecha las que se pueden realizar.

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NO SE PERMITE
Crear una tabla de Excel
Insertar o eliminar bloques de celdas
Eliminar hojas de clculo
Combinar celdas o dividir celdas combinadas
Agregar o cambiar formatos condicionales

SE PERMITE
Nada
Insertar filas y columnas completas.
Nada
Nada
Los formatos condicionales existentes siguen
apareciendo a medida que cambian los valores de
celda, pero no se pueden modificar ni se pueden
volver a definir las condiciones.
Agregar o cambiar validacin de datos
Las celdas siguen validndose al escribir nuevos
valores,
s, pero no se puede cambiar la
configuracin de validacin de datos existente.
Crear o cambiar grficos o informes de grfico dinmico Ver los grficos e informes existentes.
Insertar o cambiar imgenes u otros objetos
Ver las imgenes y otros objetos existentes.
Insertar o cambiar hipervnculos
Los hipervnculos existentes siguen funcionando.
Utilizar herramientas de dibujo
Ver los dibujos y grficos existentes.
Asignar, cambiar o quitar contraseas
Las contraseas existentes permanecen activas.
Proteger
oteger o desproteger hojas de clculo o el libro
La proteccin existente permanece activa.
Crear, cambiar o ver escenarios
Nada
Agrupar o esquematizar datos
Seguir utilizando los esquemas existentes.
Insertar subtotales automticos
Ver los subtotales existentes.
Crear tablas de datos (tabla de datos: rango de celdas Ver las tablas de datos existentes.
que muestra los resultados de sustituir diferentes valores
en una o ms frmulas. Existen dos tipos de tablas de
datos: tablas de una entrada y tablas de dos entradas.)
Crear o cambiar informes de tabla dinmica
Ver los informes existentes.
Escribir, grabar, cambiar, ver o asignar macros
Ejecutar las macros existentes que no tengan
acceso a funciones no disponibles. Registrar las
operaciones del libro compartido en una macro
almacenada en otro libro no compartido.
Agregar o cambiar hojas de dilogo de Microsoft Excel 4 Nada
Cambiar o eliminar frmulas de matriz
Las frmulas de matriz existentes siguen
realizando los clculos correctamente.
Usar un formulario de datos para agregar nuevos datos Puede utilizar un formulario de datos para buscar
un registro.
Trabajar con datos XML, que incluye:
Nada
Importar, actualizar y exportar datos XML
Agregar, cambiar el nombre o eliminar asignaciones XML
Asignar celdas a elementos XML
Usar el panel de tareas Origen XML, la barra de tareas
XML o los comandos XML del men Datos

Las herramientas y botones de comando para compartir un libro se

encuentran en la ficha Revisar.

Para compartir un libro:

1. Crear un nuevo libro o abrir un libro existente
2. Realizar los cambios o acciones no permitidas antes de
compartirlo.

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3. En el grupo Cambios de la ficha Revisar
Revisar, clicar
ar sobre el comando
en Compartir libro.
4. En la ficha Edicin,, activar la casilla de verificacin Permitir la
modificacin por varios u
usuarios a la vez.. Esto tambin permite
combinar libros.

Avanzado,, seleccionar las opciones a utilizar para

5. En la ficha Uso Avanzado
realizar un seguimiento de los cambios y actualizarlos; a
continuacin, hacer clic en Aceptar.
6. Al compartir un libro siempre aparecer el mensaje comunicando
que el archivo se guardar. Seleccionar la ubicacin de la red a
la que pueden tener acceso todos los usuarios.
7. Si el libro contiene vnculos a otros libros o documentos ,
comprobarlos y actualizar los que estn de
desactivados
8. Guardar el libro.

Comprobar
omprobar y actualizar los vnculos
1. En el grupo Conexiones de la ficha Datos,
haga clic en Editar vnculos.

Recordatorio:: El comando Editar vnculos no est disponible si su

archivo no contiene informacin vinculada.
2. Hacer clic en Comprobar estado para revisar el estado de todos
los vnculos de la lista. Esta operacin puede tardar un poco, si

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hay muchos vnculos o si el libro de origen de los vnculos est en
una ubicacin de red y la red es lenta.
3. Comprobar el estado en la columna Estado,, hacer clic en el
vnculo y, a continuacin, llevar a cabo la accin necesaria. En la
tabla siguiente se encuentran los diferentes estados en la
izquierda y la accin a realizar en la derecha
Si el estado es
Correcto
Desconocido

Realizar la siguiente accin

No es necesario realizar ninguna accin. El vnculo funciona y est actualizado.
Clicar en Comprobar estado para actualizar el estado de todos los vnculos de
la lista.
N/A
El vnculo utiliza vinculacin e incrustacin de objetos (OLE) o intercambio
dinmico de datos (DDE)
(DDE). Excel no puede comprobar el estado de estos tipos de
vnculos.
Error: no se ha encontrado Hacer clic en Cambiar origen y seleccionar el libro correcto.
el origen
Error: no se ha encontrado Hacer clic en Cambiar origen y seleccionar otra hoja de clculo. Es posible que
la hoja de clculo
se haya movido el origen o que se le haya cambiado el nombre de algn libro.
valores. El vnculo no se actualiz
iz cuando se abri el libro.
Advertencia: valores no Clicar en Actualizar valores
actualizados
Advertencia: haga clic en El libro puede estar configurado para clculo manual. Para establecer el libro en
Abrir origen para calcular clculo automtico, clicar en el botn de Microsoft Office y, a ccontinuacin,
ontinuacin, en
Opciones de Excel
Excel. En la categora Frmulas,, bajo Opciones de clculo, clicar
el libro presionando F9
en Automticamente
Automticamente.
Advertencia: no se pueden Hacer clic en Abrir origen, vuelva al libro de destino y clicar en Comprobar
resolver algunos nombres estado.. Si este procedimiento no resuelve el problema, asegurarse de que el
hasta que se abra el libro nombre est incluido y de que no est mal escrito. Pasar al libro de origen y, en
la ficha Frmula
Frmulas, en el grupo Celdas con nombre, clicar en Administrador de
de origen
nombres.. Buscar el nombre.
Advertencia: haga clic en El vnculo no se puede actualizar hasta que se abra el origen.
Abrir origen
El origen est abierto
No se puede comprobar el estado de un vn
vnculo.
Valores
actualizados No es necesario realizar ninguna accin. Se han actualizado los valores.
desde nombre de archivo
Advertencia:
Microsoft Es posible que el origen no contenga hojas de clculo o que se guardara en un
Excel no puede determinar formato de archivo no admitido. Clicar en Actualizar valores.
el estado del vnculo

Todos los usuarios con acceso al recurso compartido de red tienen

acceso total al libro compartido a menos que el propietario bloquee
celdas y proteja la hoja de clculo para restringir el acceso.

CIEF-ACCI Barcelona
Francesc Trrega, 14, 1 y 2
Tel. 93 351 78 00

CIEF-ACCI Madrid
AV, Mediterrneo, 11, 1C
Tel. 91 502 13 35

37

CET CIEF-ACCI
ACCI Reus
Sant Joan, 34, 5 3
Tel. 977 312 436

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Modificar el nombre de usuario en un libro compartido

Despus de abrir un libro compartido, se puede especificar y cambiar
los datos del mismo modo que en un libro normal, aunque es posible
que se desee modificar su nombre de us
usuario,
uario, para identificar el trabajo
realizado.
1. Abrir el libro compartido.
2. Desde el botn
escoger el men Opciones de Excel.
3. En la categora General
General, bajo la zona Personalizar la copia de
Office,, en el cuadro Nombre de usuario,, escribir el nombre de
usuario
uario que desea utilizar
para identificar su trabajo
en el libro compartido

Utilizar filtros y configuracin de impresin originales

Puede crear la configuracin de filtro e impresora que desee para su
uso personal. La configuracin de cada usuario se g
guarda
uarda por separado
de forma predeterminada.
Tambin puede usar los filtros o la configuracin de impresin
preparados por el propietario del libro cuando lo abra.
1. En el grupo Cambios de la ficha Revisar, hacer clic en Compartir
libro.
2. En la ficha Uso Avanzado
Avanzado, en la
zona Incluir vista personal
personal,
desactivar
la
casilla
de
verificacin Configuracin de
impresora o Configuracin de
filtro y clicar en Aceptar
Aceptar.
3. Guardar
uardar los cambios realizados
en el libro y ver los cambios
guardados por otros usuarios
desde la ltima vez que guard
el libro
4. Si aparece el cuadro de dilogo
Resolucin de conflictos
conflictos, resolver
los conflictos. (se ver ms adelante)

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Quitar un usuario de un libro compartido

Si es necesario, es posible desconectar usuarios de un libro compartido,
pero antes de desconectar
usuarios, es preciso asegurarse
de que han completado su
trabajo en el libro. Si quita un
usuario activo, se perder todo
el trabajo que no se haya
guardado.

Lista de usuarios que

tienen abierto este
libro

1. En el grupo Cambios de
la ficha Revisar,, clicar en
Compartir libro.
2. En la ficha Edicin,
Edicin
dentro de la lista Los siguientes
usuarios tienen abierto este
libro, comprobar los nombres
de los usuarios.
3. Seleccionar el nombre
del usuario al que se desea
desconectar y clicar en Quitar
usuario.

Aunque esta accin desconecta al usuario del libro compartido, no

impide a dicho usuario modificar de nuevo el libro compartido.
Para eliminar la configuracin de vista personal del usuario que se ha
quitado, hacer lo siguiente:
uiente:
1. En la ficha Vista,, en el grupo
Vistas de libro,, hacer clic en Vistas
personalizadas.
2. En la lista Vistas,, seleccionar la
vista de otro usuario y clicar en
Eliminar.

Resolver conflictos de cambios en un libro compartido

Cuando dos usuarios modifican el mismo libro compartido y tratan de
guardar cambios que afectan a la misma celda se produce un
conflicto. Excel slo puede conservar uno de los cambios realizados en

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la celda. Cuando el segundo usuario guarda el libro, Excel muestra el
cuadro de dilogo Resolucin de conflictos
conflictos.
conflictos,, leer la informacin
En el cuadro de dilogo Resolucin de conflictos
acerca de cada cambio y los cambios conflictivos realizados por el otro
usuario.
Para mantener el cambio que usted ha realizado o el de la
otra persona y continuar con el siguiente cambio
conflictivo, hacer clic en Aceptar los mos o en Aceptar
otros.
Para conservar todos los cambios restantes que ha
realizado o todos los del otro usua
usuario, clicar Aceptar todos
los mos o en Aceptar todos los otros
otros.
Para que sus cambios anulen todos los dems cambios sin
mostrar de nuevo el cuadro de dilogo Resolucin de
conflictos, hacer lo siguiente:
a. En el grupo Cambios de la
ficha Revisar,, escoger
Compartir libro.
b. En la ficha Uso avanzado
avanzado, bajo
En caso de cambios
conflictivos entre usuarios,
clicar en Prevalecen los
cambios guardados y, a
continuacin, en Aceptar
Aceptar.

Control de cambios en un libro compartido

En los libros compartidos, a
travs del control de cambios,
puede controlar, mantener y
mostrar informacin acerca de
los cambios realizados.
Los detalles acerca de los
cambios realizados en un libro
cada vez que se guarda se registran en el historial de cambios.

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El historial de cambios es un libro compartido, y contiene la informacin
sobre los cambios realizados en sesiones pasadas.
Esta informacin incluye el nombre de la persona que realiza cada
cambio, cundo se realiz el cambio y los datos que han cambiado.
El historial de cambio
io ayuda a identificar los cambios realizados en los
datos de un libro compartirlo y poder aceptarlos o rechazarlos.
El control de cambios es especialmente til cuando varios usuarios
editan un libro o cuando se enva un libro a los revisores para que se
comenten y luego se necesitan combinar los comentarios que se recibi
con la copia de ese libro, incorporando los cambios y comentarios a
conservar.

Cmo funciona el control de cambios

El control de cambios slo se encuentra activo y disponible en los libros
l
compartidos.
Cuando se realizan cambios en el libro compartido, puede ver el
historial de cambios directamente en la hoja de clculo a modo de
comentario o en una hoja de clculo de historial independiente. En
ambos casos, se pueden revisar de form
forma
a instantnea los detalles de
cada cambio.
Al utilizar el control de cambios se deben tener en cuenta los puntos
siguientes:

El control de cambios es diferente de las acciones de deshacer y

copia de seguridad.. No es posible utilizar el historial de cam
cambios
bios para
deshacer los cambios con la opcin de deshacer o restablecer a
una versin anterior del libro. Sin embargo, la hoja de clculo de
historial incluye un registro de todos los datos eliminados para que se
puedan copiar los datos nuevamente en las ce
celdas
ldas originales del
libro compartido.

Algunos tipos de cambios no se controlan

controlan:: Se controlan los cambios
que se realizan en el contenido de las celdas, pero otros cambios,
como los cambios
os de formato, no se controlan o algunas de las
funciones no disponibles en libros compartidos.

El historial de cambios se conserva slo durante un intervalo

especfico:: Al activar el control de cambios, el historial de cambios
se conserva durante 30 das de forma predeterminada, aunque esta
opcin puede personalizarse.

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El historial de cambios se elimina peridicamente

peridicamente:: Cada vez que se
cierra el libro, Excel elimina la porcin del historial de cambios que
supera la cantidad de das desde la ltima vez que se guard el
libro. Por ejemplo, si conserva 30 das el historial de cambios y abre
un libro por primera vez en dos meses, podr ver el historial de
cambios de hace dos meses. Sin embargo, cuando cierre este libro,
se eliminar el historial de los 30 das anteriores (das 31 a 60).

Cuando se desactiva el control de cambios o se deja de compartir un

libro, se eliminar de forma permanente todo el historial de cambios.
Excel proporciona diferentes formas para tener acceso y usar el historial
de cambios almacenado.
Resaltado en pantalla: Excel resaltar las zonas cambiadas con un color
diferente para cada usuario y mostrar
mostrar los detalles bsicos como un
comentario cuando se site el puntero sobre la celda modificada. Esta
opcin es til cuando un libro no ttiene
iene muchos cambios o cuando se
necesita visualizar rpidamente el cambio.
Control de historial:: Excel crear una hoja de clculo de historial
independiente con una lista imprimible de los detalles de los cambios
que se necesita filtrar y as buscar los cambios que ms interesen. La
hoja de clculo de historial es til cuando un libro tiene muchos cambios
o cuando es necesario investigar qu sucedi.
Revisin de los cambios:: Excel puede guiar por la secuencia de
cambios para que se pueda decidir si se necesita aceptar o rechazar
cada cambio. Este mtodo resulta til cuando se evalan los
comentarios de otros usuarios.

Activar el control de cambios para un libro

1. En la ficha Revisar,, en el grupo Cambios, clicar en Compartir libro.
2. En la ficha Modificacin
Modificacin, activar la casilla Permitir la modificacin por
varios usuarios a la vez.
3. Hacer clic en la ficha Uso avanzado
avanzado.
4. En Control de cambios, clicar en Guardar historial de cambios
durante
5. En el cuadro das,, escribir la cantidad de das q
que
ue se necesita
conservar el historial de cambios.
cambios..
6. Clicar Aceptar y, si se le pregunta si desea guardar el libro, en
Aceptar.

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Resaltar cambios
Cuando se resaltan los cambios a medida que se trabaja, Excel marca
las modificaciones como los cambios, las inserciones y las eliminaciones,
eliminaciones
con un color de resaltado.
1. En la ficha Revisar, en el grupo Cambios,
Cambios
abrir el desplegable Control de cambios y
escoger Resaltar cambios.
2. Se abrir el cuadro de dilogo Resaltar
cambios.
3. Habilitar la casilla
Efectuar control de
cambios
al
modificar.
Esta
casilla comparte el
libro y resalta los
cambios que se
realizan.
4. En la zona Resaltar
cambios, activar la
casilla Cundo y, a
continuacin, en
el desplegable, escoger la opcin deseada.
5. Para especificar para qu usuario
usuarioss desea resaltar cambios, activar la
casilla Quin y, a continuacin, en el desplegable,, escoger la opcin
deseada
6. Para especificar el rea de la hoja de clculo donde se desean
resaltar los cambios, activar la casilla Dnde y, a continuacin, en el
cuadro Dnde, escribir directamente la referencia de celda o el
rango. En caso de no saber las referencias de las celdas, puede
clicar en el botn Contraer dilogo
en el extremo derecho del
cuadro Dnde y luego seleccionar con el ratn, el intervalo que
interviene,
viene, directamente en la hoja de clculo. Cuando haya
terminado, clicar de nuevo en el botn
para mostrar de nuevo
todo el cuadro de dilogo.
7. Escoger Resaltar cambios en pantalla o Mostrar cambios en una hoja
nueva segn interese.
Para imprimir la hoja de clculo de historial, haga clic en el
men Archivo y escoger Imprimir
Puede copiar el historial mediante Copiar/Pegar.
8. Clicar en Aceptar y si se solicita, guardar el libro.

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Detener el resaltado de cambios

Cuando ya no es necesario
o resaltar los cambios, es posible desactivar la
opcin del resaltado de cambios.
Si se desactiva el control de cambios, se eliminar el historial de
cambios. Para conservar una copia de esta informacin se recomienda
imprimir la hoja de clculo de histo
historial o copiarla en otro libro antes de
desactivar la herramienta resaltar cambios.

En el grupo Cambios de la pestaa Revisar,, haga clic en Control

de cambios y, a continuacin, en Resaltar cambios.
En el cuadro de dilogo Resaltar cambios,, desactive la casilla
Efectuar control de cambios al modificar
modificar.

Aceptar y rechazar cambios

1. En la ficha Revisar,, en el grupo Cambios, hacer clic en Control de
cambios y luego en Aceptar o rechazar cambios
cambios.
2. Guardar el libro.
3. En el cuadro de dilogo Seleccionar
cionar cambios para aceptar o
rechazar,, hacer lo siguiente:
a. Para aceptar o rechazar los cambios que se realizan
despus de una fecha determinada, activar la casilla
Cundo,, y clicar en Desde la fecha en el desplegable,
desplegable a
continuacin escribir la primera fe
fecha
cha para la que se
desean ver los cambios.
b. Para aceptar o rechazar los cambios realizados por otro
usuario, activar la casilla Quin y seleccionar la opcin
deseada en el desplegable.
c. Para aceptar o rechazar los cambios realizados por todos
los usuarios, desactivar
esactivar la casilla Quin.
d. Para aceptar y rechazar los cambios realizados en un rea
especfica, activar la casilla Dnde y escribir la referencia
de celda del intervalo de la hoja de clculo. Tambin
puede clicar en el cuadro de dilogo Contraer dilogo y
seleccionar las celdas directamente en la Hoja de datos.
e. Para aceptar o rechazar los cambios en todo el libro,
desactivar la casilla Dnde.
4. Hacer clic en Aceptar y revisar la informacin sobre los cambios
en el cuadro de dilogo Aceptar o rechazar cambios.
5. Para aceptar o rechazar cada cambio, escoger Aceptar o
Rechazar.
6. Si se le pide que seleccione un valor para una celda, haga clic en
el valor que desea y luego en Aceptar.

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La hoja de clculo de historial registra un rechazo con "Deshacer" o

"Resultado de la accin rechazada" en la columna Tipo de accin.

NOTAS:
Es preciso aceptar o rechazar un cambio antes de avanzar al
siguiente.
Es posible aceptar o rechazar todos los cambios restantes
simultneamente al hacer clic en Aceptar todos o Rechazar
Rech
todos.

Ver la hoja de clculo de historial

1. En la ficha Revisar,, en el grupo Cambios, clicar en Control de
cambios y luego en Resaltar cambios.. Recordar que si la casilla
Efectuar control de cambios al modificar no est activada, Excel
no guard el historial de cambios para el libro.
2. En Resaltar cambios, activar la casilla Cundo y, a continuacin,
en la lista Cundo, haga clic en Todos.
3. Desactivar las casillas Quin y Dnde.
4. Activar la casilla Mostrar cambios en una hoja nueva
nueva.
5. Aceptar.
6. Se crear una hoja nueva llamada Historial, donde para cada
columna aparecer una flecha de filtro para buscar y escoger la
informacin deseada.
7. Al guardar el libro se ocultar la hoja de clculo de historial. Para
ver la hoja de clculo de historial desp
despus de guardar, activar la
casilla Mostrar cambios en una hoja nueva en el cuadro de
dilogo Resaltar cambios
cambios.

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Cambios que Excel no controla ni resalta

Excel no realiza un seguimiento de los siguientes tipos de cambios:

Cambios que no se
controlan
Nombres de hoja cambiados

Alternativas

Los cambios de nombres de hoja no se resaltan en las fichas de hoja, pero

se controlan en la hoja de clculo de historial
Hojas de clculo insertadas o Se controlan los cambios que se realizaron en una hoja de clculo despus
eliminadas
de insertarla, pero la insercin se controla slo en la hoja de clculo de
historial.
Celdas o datos con formato
Ninguna.
Ocultar o mostrar filas o Ninguna.
columnas
Comentarios adicionales o Ninguna.
cambiados
Celdas que cambian porque Para buscar celdas que cambian debido a la actualizacin, puede usar las
una frmula calcula un nuevo herramientas de auditora en la ficha Frmulas, en el grupo Auditora de
frmulas.
frmulas.(se ver ms adelante)
valor
Cambios no guardados
Puede resaltar los cambios a medida que se realizan, pero los cambios
aparecen en la hoja de clculo de historial slo despus de guardarse.

Debido a que la herramienta Control de cambios slo se encuentra

disponible en los libros compartidos
compartidos, las caractersticas que no se
encuentran disponibles para usar en los libros compartidos no se
controlan como cambios.

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Especificaciones y lmites de los libros compartidos

CARACTERSTICA

LMITE MXIMO

Usuarios que pueden abrir y compartir simultneamente un libro

compartido (libro compartido: libro configurado para permitir que
varios usuarios de una red lo vean y realicen cambios al mismo
tiempo. Cada usuario que guarda el libro ve los cambios realizados
por los dems usuarios.)

256

Vistas (vista: conjunto de valores de visualizacin e impresin a los

que se puede dar un nombre y se pueden aplicar a un libro. Se
pueden crear ms de una vista del mismo libro sin guardar copias
diferentes del libro.) personales en un libro compartido

En funcin
disponible

Das que se mantendr el historial de cambios (historial de cambios:

en un libro compartido, informacin que se mantiene sobre los
cambios realizados en sesiones de edicin pasadas. La informacin
incluye el nombre de la persona que realiza cada cambio, cundo se
realiz el cambio y los datos que han cambiado.)

32.767 (el valor predeterminado

es 30 das)

Libros que pueden combinarse a la vez

En funcin
disponible

Celdas que pueden resaltarse en un libro compartido

32.767

Colores utilizados para identificar

ntificar los cambios realizados por
diferentes usuarios si el resaltado de cambios est activado

32 (cada usuario se identifica

mediante un color; los cambios
realizados por el usuario actual se
resaltarn en color azul marino)

Tablas de Excel en un libro compartido

0 (cero)
Nota No se puede compartir un
libro que contiene una o ms
tablas de Excel.

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AV, Mediterrneo, 11, 1C
Tel. 91 502 13 35

de

de

la

la

memoria

memoria

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Tel. 977 312 436

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PROTECCIN EN MICROSOFT EXCEL

Proteger un libro con contrasea
Microsoft Excel permite utilizar contraseas para impedir que otras
personas abran o modifiquen los archivos o libros. Es recomendable
utilizar contraseas seguras que combinen letras en maysculas y
minsculas, nmeros y smbolos.
Las contraseas deben tener 8 o ms caracteres
Si se olvida la contrasea, Microsoft no puede recuperarla.
Las contraseas ayudan a proteger los libros de Excel mediante el
cifrado, de modo que otras personas no podrn leer ni cambiar su
contenido. Su nivel de proteccin de contrasea se basa en lo bien
construida que est la contrasea. Las contraseas con mayor
complejidad son ms difciles de adivinar y propor
proporcionan
cionan mayor
seguridad.
Hay unas directivas de contraseas que ayudan a configurar las
contraseas ms seguras.
Para crear una contrasea ms segura y compleja, utilice contraseas
que tengan al menos una longitud de siete caracteres, y que incluyan
caracteres
acteres de al menos cuatro de los grupos enumerados a
continuacin.
Caracteres en mayscula (A
(A-Z)
Caracteres en minscula (a
(a-z)
Nmeros (0-9)
Caracteres no alfabticos (por ejemplo: ! $ # o %)
La contrasea no debe incluir su nombre de usuario.

Cifrarr y establecer una contrasea para abrir un libro

Realizar los pasos siguientes para cifrar un archivo y establecer una
contrasea para abrirlo:
1. Abrir el men Archivo
y escoger la opcin Informacin
2. Hacer clic en el botn Cifrar una contrasea.

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3. Escribir en el cuadro de dilogo la contrasea.

4. En el cuadro de dilogo Confirmar contrasea,, es preciso escribir
de nuevo la contrasea
contrasea,, exactamente igual que en el paso
anterior.

Establecer una contrasea para modificar un libro

1. Desde el men Archivo
abrir el cuadro de dilogo
Guardar como
2. Abrir
el
desplegable
del
botn
Herramientas, situado en la parte inferior
izquierda, y escoger la opcin Opciones
generales.
3. Se abrir el cuadro de dilogo

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4. En caso de no desear que ningn usuario pueda abrir el libro,
definir una contrasea de apertura
5. En caso de no desear que ningn usuario pueda guardar las
modificaciones realizadas en el libro original, definir una
contrasea de escritura.
6. Para asegurar que
e nadie pueda modificar su contenido habilitar
la casilla Se recomienda solo lectura.
7. Para indicar que se cree siempre una copia de seguridad,
habilitar la casilla Crear siempre una copia de seguridad.

Cambiar una contrasea

Seguir uno o ambos procedimie
procedimientos:
1. Abrir el archivo con la contrasea de apertura de modo que el
archivo se abra en modo de lectura/escritura
lectura/escritura.
2. Hacer clic en el botn de Microsoft Office y, a continuacin, en
Guardar como.
3. Seleccionar Herramientas y, a continuacin, en Opciones
generales.
4. Seleccionar la contrasea existente y, a continuacin, escribir una
contrasea nueva.
5. Clicar en Aceptar.
6. Cuando se le indique, volver a escribir la contrasea para
confirmarla y, a continuacin, haga clic en Aceptar.
7. Seleccionar Guardar..
8. Si se le pregunta si desea reemplazar el archivo existente, haga
clic en S.

Quitar una contrasea

Seguir uno o ambos procedimientos:
1. Abrir el archivo con la contrasea de apertura de modo que el
archivo se abra en modo de lectura/escritura o en modo
lectura/escritura.
2. Hacer clic en el botn de Microsoft Office y, a continuacin, en
Guardar como.
3. Seleccionar Herramientas y, a continuacin, en Opciones
generales.
4. Seleccionar la contrasea y presionar SUPRIMIR.
5. Seleccionar Aceptar y Guardar.
6. Si se le pregunta si desea reemplazar el archivo existente, haga
clic en S.

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PROTEGER ELEMENTOS DE LA HOJA DE CLCULO

Para impedir que un usuario cambie, mueva o elimine por accidente o
premeditadamente
datos
importantes,
es
posible
proteger
determinados
nados elementos de la hoja de clculo o el libro, con o sin una
contrasea
La proteccin de elementos del libro u hoja no debe confundirse con la
seguridad mediante contrasea de nivel de libro visto en el apartado
anterior. La proteccin de elementos no protege un libro frente a otros
usuarios.

De forma predeterminada las celdas de un libro aparecen como

bloqueadas.
Esta caracterstica se habilita/deshabilita desde el cuadro de dilogo
del formato de celdas.
Como se ver en los prximos apartados, para bloquear zonas
especficas de una hoja de clculo sern necesarios 2 pasos,
desbloquear las zonas donde se permiten cambios y a continuacin
proteger la hoja de clculo.

Proteger elementos de la hoja de clculo

1. Para desbloquear las
celdas o rangos de forma que
otros
usuarios
puedan
modificarlos:
a) Seleccionar cada
celda o rango a desbloquear.
b) En
el
grupo
Celdas de la ficha Inicio,
hacer clic en Formato y luego
en Formato de celdas.
c) En
la
ficha
Proteccin,,
desactive
la
casilla
de
verificacin
Bloqueada y,, a continuacin,
haga clic en Aceptar.
La casilla Oculta se utiliza para ocultar las frmulas en la barra de
frmulas. Esta opcin es importante cuando en la frmula existen datos
que no se desean que otros usuarios puedan visualizar.

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Desbloquear objetos grficos.

Para desbloquear objetos grficos (como imgenes, imgenes
prediseadas, formas o grficos SmartArt) de forma que otros usuarios
puedan modificarlos, haga lo siguiente:
1. Mantener presionada la tecla CTRL para seleccionar todos los
objetoss a desbloquear
2. En la ficha Formato de la imagen
imagen, en el grupo Tamao seleccionar
el icono Iniciador cuadro de dilogo, situado en la esquina
inferior derecha del grupo.
.
3. En la ficha Propiedades
Propiedades,, desactivar la casilla de verificacin
Bloqueado y, en caso
o necesario, Bloquear texto.
4. En el grupo Cambios de la ficha Revisin, haga clic en Proteger
hoja.
5. En
la
lista
Permitir a los usuarios
de esta hoja de
clculo,, seleccionar
los elementos a modificar por los usuarios.
6. En el cuadro Contrasea para
desproteger la hoja
hoja, escribir una
contrasea para la hoja, hacer clic
en Aceptar y, a continuacin, volver
a escribir la contrasea para
confirmarla.
La
contrasea
es
opcional. Si no proporciona una
contrasea, cualquier usuario puede
desproteger la hoja y modificar los
elementos protegidos.

Proteger elementos del libro

1. En el grupo Cambios de la ficha
Revisin, haga clic en Proteger libro.
libro
2. En Proteger en el libro,, seguir uno de
los procedimientos siguientes:
a) Para proteger la estructura de
un libro, activar la casilla de verificacin
Estructura.

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Francesc Trrega, 14, 1 y 2
Tel. 93 351 78 00

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Tel. 91 502 13 35

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CET CIEF-ACCI
ACCI Reus
Sant Joan, 34, 5 3
Tel. 977 312 436

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b) Para que las ventanas del libro tengan siempre el mismo

tamao y posicin cada vez que se abra el libro, activar la
casilla de verificacin Ventanas.
ACTIVAR ESTA
CASILLA DE
VERIFICACIN
Estructura

PARA IMPEDIR QUE LOS USUARIOS

Ventanas

Vean hojas de clculo que haya ocultado.

Muevan, eliminen, oculten o cambien los nombres de las hojas de clculo.
Inserten nuevas hojas de clculo u hojas de grfico
Muevan o copien hojas de clculo en otro libro.
En informes de tabla dinmica, muestren los datos de origen de una celda en
el rea de datos, o muestren pginas de campos de pgina en hojas de
clculo independientes.
En escenarios, creen un informe de resumen de escenario.
En el complemento
omplemento Herramientas para anlisis, usen las herramientas de
anlisis que colocan los resultados en una nueva hoja de clculo.
Graben nuevas macros.
Cambien el tamao y la posicin de las ventanas del libro cuando ste se
abre.
Muevan, cambien de tamao o cierren las ventanas.
Los usuarios podrn ocultar y mostrar las ventanas.

c) Para impedir que otros usuarios quiten la proteccin del

libro, en el cuadro Contrasea (opcional), escribir una
contrasea.

Desbloquear reas especficas de una hoja de

clculo
Por defecto todas las celdas de una hoja de clculo se encuentran
bloqueadas, pero este bloqueo no tiene efecto
efecto, si no se protege la hoja.
Al proteger la hoja las celdas no se podrn editar ni modificar.
Es posible que sea necesario tener rangos o celdas bloqueadas y rangos
o celdas desbloqueadas y permitir poder entrar datos en stas ltimas.
Para que se puedan editar algunas celdas mientras otras estn
bloqueadas, puede desbloquear las celdas y, despus, bloquear
nicamente celdas o rango
rangoss especficos antes de proteger la hoja de
clculo.
1. Si la hoja de clculo est
protegida
es
necesario
desprotegerla.
2. Seleccionar toda la hoja de
clculo haciendo clic en el botn
Seleccionar todo.

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5.
6.
7.
8.

3. En la ficha Inicio, en el grupo Fuente,

Fuente clicar
en el iniciador del cuadro de dilogo Formato de
fuente de celda
.
4. En la ficha Proteccin,, desactivar la casilla
de verificacin Bloqueada y, a continuacin,
hacer clic en Aceptar
Aceptar.. En cuanto se proteja la hoja, se
desbloquearn todas las celdas
En la hoja
ja de clculo, seleccionar slo las celdas a bloquear.
En la ficha Proteccin
Proteccin, activar la casilla de verificacin Bloqueada
y, a continuacin, hacer clic en Aceptar.
En el grupo Cambios de la ficha Revisin, seleccionar Proteger
hoja.
En la lista Permitir a los usuarios de esta hoja de clculo,
clculo
seleccionar los elementos que se permite cambiar a los usuarios.

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CREAR ESQUEMAS
Un esquema es un resumen preciso que refleja los conceptos ms
importantes o de mayor trascendencia de un documento. Un esquema
esque
puede ser perfectamente un ndice de un libro, donde aparecen los
puntos ms importantes que se tratan en l y adems est estructurado
por niveles de profundizacin que se pueden plegar y desplegar para
mostrar su contenido.
Microsoft Excel ofrece una herramienta para la creacin
n de esquema
de hasta ocho niveles.
En los esquemas se realizan subtotales automticos de filas y columnas.
Es posible crear un esquema de filas (como se muestra en el ejemplo
siguiente), un esquema de columnas o un esquema de filas y columnas.
Para mostrar filas para un nivel, haga clic en
los smbolos de esquema

adecuados.

El nivel 1 contiene las ventas totales de todas

las filas de detalle.
El nivel 2 contiene las ventas totales para
cada mes en cada regin.
El nivel 3 contiene las filas de detalle (slo las
filas de detalle 11 a 13 estn actualmente
visibles). El smbolo de esquema est expandido.
Para expandir o contraer datos en el
esquema, haga clic en los smbolos de esquema
y .

Antes de crear un esquema hay que tener en cuenta algunos aspectos:

Asegurar que los datos sean apropiados para crear un esquema,

deben tener una jerarqua o disponer de una estructura por
niveles.
En una hoja solo se puede incluir un esquema, para tener ms de
un esquema sobre los mismos datos, se deben copiar a otra hoja.
Para crear esquemas automticamente se debe preparar lo hoja
con un formato (se ver ms adelante)

Un esquema se puede crear de forma Manual i/o Automtica

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Crear un esquema de filas

1. Asegurarse de que cada columna tiene un rtulo de ttulo en la
primera fila, contiene datos similares en cada columna y el rango
no tiene filas ni columnas en blanco.
2. Seleccionar una celda del rango.
3. Ordenar las columnas que forman los grupos.
4. Insertar lass filas de resumen. Para trazar esquemas de los datos por
filas, se deben tener filas de resumen que contengan frmulas que
hagan referencias a las celdas de cada una de las filas de detalle
para dicho grupo. Seguir uno de los procedimientos siguientes:
a. Insertar
nsertar filas de resumen utilizando el comando Subtotal.
Subtotal
Utilizar el comando Subtotal, que inserta la funcin
SUBTOTAL inmediatamente debajo o encima de cada
grupo de filas de detalle y crea automticamente el
esquema para usted.
b. Insertar filas de resumen propias: Insertar las filas de resumen
propias con las frmulas inmediatamente anterior o
posterior a cada grupo de filas de detalle.
5. Especificar si la ubicacin de la fila de resumen est encima o
debajo de las filas de detalle. Para ello:
a. En el grupo Esquema de la ficha Datos, hacer clic en el
icono Iniciador cuadro de dilogo
, situado en la esquina
inferior derecha
b. Para especificar
una fila de resumen encima
de la fila de detalles,
desactivar la casilla de
verificacin Filas resumen
debajo del detalle.. Para
especificar
una fila de
resumen debajo de la fila de
detalles, activar la casilla de verificacin Filas resumen
debajo del detalle

Crear un esquema de filas automticamente

La mejor opcin para crear esquemas es que, Microsoft Excel, lo haga
hag
automticamente, el tiempo de creacin es menor y su configuracin
es ms fiable.

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Existen unos requisitos previos para que Excel 2007 pueda crear
automticamente el esquema
esquema:

Las filas sumatorio o de totales deben estar siempre por encima o

por debajo de los datos, nunca entremezclados.

Las columnas sumatorio/o de totales deben estar a la derecha o a la

izquierda de los datos, nunca entremezclados.

Si la disposicin de los datos

caractersticas, obligatoriamente
manualmente.

no
se

se corresponde con estas

debe cre
crear
ar el esquema

Para crear el esquema, situar el cursor sobre una

celda cualquiera y seleccionar la opcin
Autoesquema del men Agrupar que se encuentra
en la pestaa Datos.

Crear un esquema de forma manual

Cuando se agrupan manualmente niveles de esquema, es mejor tener
todos los datos mostrados para evitar agrupar las filas incorrectamente.
Segn los datos de la
tabla de la izquierda,
reflejan las ventas de
Marzo y Abril de la zona
Este de una empresa,
donde la fila 6 recoge
rec
el
subtotal de Marzo, la fila
10 recoge el subtotal de
Abril y la fila 11 recoge el
total de los dos meses.

1. Seleccionar las filas de detalle que subtotalizan los dos meses. En

el ejemplo seleccionar y agrupar las filas 2 a 5, y las filas 7 a 9.
No incluir en la seleccin la
las filas resumen

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2. En el grupo Esquema de la ficha Datos, seleccionar Agrupar.
Agrupar Los
smbolos del esquema aparecern en la pantalla al lado del
grupo.
crea todos
3. Seguir seleccionando y agrupando filas internas hasta crear
los niveles del esquema necesarios.
Para desagrupar las
filas, seleccionarlas de
nuevo y en la ficha
Datos,, en el grupo
Esquema,, clicar en
Desagrupar.

Si se desagrupa un esquema mientras los datos de detalle estn ocultos,

las filas de detalle permanecen ocultas. Para mostrar los datos, arrastrar
por los nmeros de fila visibles adyacentes a las filas ocultas. En la ficha
Inicio, en el grupo Celdas,, clic
clicar en Formato, escoger Ocultar y mostrar
y, a continuacin, clicar en Mostrar filas.
Es posible crear tambin esquemas de columnas, cuando los datos y
totales estn configurados en columnas.
El funcionamiento es el mismo, que el visto en este apartado.
odr utilizar los smbolos de esquema para mostrar u ocultar los detalles
Podr
y totales de la tabla de datos

Para mostrar los datos de detalle de un grupo, hacer clic en

del
grupo.
Para ocultar los datos de detalle de un grupo, clicar en del grupo
grup
Utilice los comandos
los datos.

para activar el nivel de agrupamiento de

Tambin puede utilizar los comandos Mostrar detalle

y Ocultar detalle
, situados en el grupo
Esquema de la ficha Datos.

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Mostrar u ocultar datos de esquemas

Debido a que muchas opciones de Microsoft Excel pueden
personalizarse por cada usuario, en ocasiones pueden no mostrarse los
smbolos de esquema.
Para personalizar esta opcin realizar los pasos siguientes:
1. Desde el men Archivo
, seleccionar el comando
Opciones.
2. En la categora Avanzadas, buscar la zona Mostrar opciones para
esta hoja.
3. Habilitar o deshabilitar la casilla Mostrar smbolos de esquema si se
aplica un esquema.

Copiar datos esquematizados

Para poder copiar en otra ubicacin los datos esquematiza
esquematizados,
dos, es
necesario poder seleccionar nicamente las celdas visibles, ya que de
lo contrario se copiaran todos los datos.
1. Seleccionar el rango de
celdas.
2. En la ficha Inicio, en el
grupo Buscar,, seleccionar la
opcin Ir a Especial.
3. En el cuadro de dilogo
activar la opcin Solo celdas
visibles.
4. Realizar las acciones
Copiar/Pegar.

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FUNCIONES
A lo largo de este captulo, se vern con algunos ejemplos, las funciones
ms usuales de Microsoft Excel.

Qu es una funcin?
Una funcin es una frmula compleja prefabricada, en cierta manera
como pequeos programas, que se ejecutan en el momento en que las
llamamos por su nombre.
Adems de las funciones ya diseadas, Excel permite disponer de
cualquier frmula personalizada
personalizada, utilizando el lenguaje de VBA (Visual
Basic por Aplications).
Todas las funciones se componen de:
- Nombre de la funcin:: que pueden ser utilizados en maysculas o en
minsculas.
- Argumento: Se escriben siempre entre parntesis y son los valores
sobre los que opera la fun
funcin
cin para obtener el resultado. Los
argumentos se separan siempre por punto y coma (;),, y pueden ser
nmeros, otras funciones, textos, rangos, etc.
Una funcin no es de por s un dato vlido en una celda, siempre
formar parte de una frmula.
Algunas funciones devuelven un valor, otras por el contrario realizan una
determinada accin.
Microsoft Excel dispone las funciones ordenadas por categoras. En este
apartado se vern las funciones ms usuales, aunque el funcionamiento
del cuadro de dilogo es si
similar en todas ellas.

Funciones matemticas y trigonomtricas:

Funcin

Descripcin

ABS

Devuelve el valor absoluto de un nmero

ALEATORIO

Devuelve un nmero aleatorio entre 0 y 1

ALEATORIO.ENTRE

Devuelve un nmero aleatorio entre los nmeros que especifique

COCIENTE

Devuelve la parte entera de una divisin

ENTERO

Redondea un nmero hacia abajo hasta el entero ms prximo

EXP

Devuelve e elevado a la potencia de un nmero dado

GRADOS

Convierte radianes en grados

M.C.M

Devuelve el mnimo comn mltiplo

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Funcin

Descripcin

MOD.

Devuelve el mximo comn divisor

MULTIPLO.INFERIOR

Redondea un nmero hacia abajo, en direccin hacia cero

MULTIPLO.SUPERIOR

Redondea un nmero al entero ms prximo o al mltiplo significativo

ms cercano

POTENCIA

Devuelve el resultado de elevar un nmero a una potencia

REDOND.MULT

Devuelve un nmero redondeado al mltiplo deseado

REDONDEA.IMPAR

Redondea un nmero hacia arriba hasta el entero impar ms prximo

REDONDEA.PAR

Redondea un nmero hasta el entero par ms prximo

REDONDEAR

Redondea un nmero al nmero de decimales especificado

SIGNO

Devuelve el signo de un nmero

SUMA

Suma sus argumentos

SUMA.CUADRADOS

Devuelve la suma de los cuadrados de los argumentos

SUMA.SERIES

Devuelve la suma una serie de potencias en funcin de la frmula

SUMAPRODUCTO

Devuelve la suma de los productos de los correspondientes

componentes de matriz

SUMAR.SI

Suma las celdas

determinados

especificadas

que

cumplen

unos

criterios

SUMAR.SI.CONJUNTO Suma las celdas de un rango que cumplen varios criterios

TRUNCAR

Trunca un nmero a un entero

Funcin ABS(nmero)
Devuelve el valor absoluto de un nmero. El valor absoluto de un
nmero es el nmero sin su signo.
Sintaxis
ABS(nmero)
La sintaxis de la funcin ABS
tiene
los
siguientes
argumentos:
Nmero:
Obligatorio.
El
nmero real cuyo valor
absoluto desea obtener.

Funcin Aleatorio()
Devuelve un nmero real aleatorio mayor o igual a 0 y menor que 1,
distribuido uniformemente. Cada vez que se c
calcula
alcula la hoja de clculo,
se devuelve un nmero real aleatorio nuevo.
Sintaxis
ALEATORIO()

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La sintaxis de la funcin ALEATORIO no tiene argumentos:
Si desea usar ALEATORIO para generar un nmero aleatorio pero no
desea que los nmeros cambien cada vez q
que
ue se calcule la celda,
puede escribir =ALEATORIO() en la barra de frmulas y despus
presionar la tecla F9 para cambiar la frmula a un nmero aleatorio.

Funcin ALEATORIO.ENTRE()
Devuelve un nmero entero aleatorio entre los nmeros que
especifique. Devuelve un nuevo nmero entero aleatorio cada vez que
se calcula la hoja de clculo.
Sintaxis
ALEATORIO.ENTRE(inferior; superior)
La sintaxis de la funcin ALEATORIO.ENTRE tiene los siguientes
argumentos:
Inferior: Obligatorio. El menor nmero entero que la funcin
ALEATORIO.ENTRE puede devolver.
Superior: Obligatorio. El mayor nmero entero que la
funcin ALEATORIO.ENTRE puede devolver.

Funcin COCIENTE()
Devuelve la parte entera de una divisin. Use esta funci
funcin
n cuando
desee descartar el residuo de una divisin.
Sintaxis
COCIENTE(numerador; denominador)
La sintaxis de la funcin COCIENTE tiene los siguientes argumentos:
argumentos
Numerador: Obligatorio. El dividendo.
Denominador:: Obligatorio. El divisor.

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Observaciones:
Si uno de los
argumentos no es
un valor numrico,
COCIENTE
devuelve el valor
de error #VALOR

Funcin
uncin Entero (nmero)
Redondea un nmero hasta el entero inferior ms prximo.
Sintaxis
ENTERO(nmero)
La sintaxis de la funcin ENTERO tiene los siguientes argumentos:
Nmero: Obligatorio.
El nmero real que se
desea redondear al
entero inferior ms
prximo.

Funcin EXP()
Devuelve la constante e elevada a la potencia del argumento nmero.
La constante e es igual a 2,71828182845904, la base del logaritmo
neperiano.
Sintaxis
EXP(nmero)
La sintaxis de la funcin EXP tiene los siguientes argumentos
argumentos:
Nmero: Obligatorio. El exponente aplicado a la base e.
Observaciones
Use el operador exponencial ((^)) para calcular potencias en otras
bases.
EXP es la inversa de LN, el logaritmo neperiano de nmero

Funcin GRADOS()
Convierte radianes en grados.
Sintaxis
GRADOS(ngulo)

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La sintaxis de la funcin
GRADOS
tiene
los
siguientes argumentos:
ngulo. Obligatorio. El ngulo en radianes que desea convertir.

Funcin M.C.M
Devuelve el mnimo comn mltiplo de nmeros enteros. El mnimo
comn mltiplo es el menor entero positivo mltiplo de todos los
argumentos enteros nmero1, nmero2, etctera. Use M.C.M para
sumar fracciones con distintos denomina
denominadores.
Sintaxis
M.C.M(nmero1; [nmero2]; ...)
La sintaxis de la funcin M.C.M tiene los siguientes argumentos
argumentos:
Nmero1; nmero2; ... Nmero1 es obligatorio, los dems nmeros son
opcionales. De 1 a 255 valores cuyo mnimo comn mltiplo se desea
obtener.
er. Si un valor no es
un entero, se trunca.

Observaciones
Si
uno
de
los
argumentos
no
es
numrico, M.C.M devuelve el valor de error #VALOR!.
Si uno de los argumentos es menor que cero, M.C.M devuelve el
valor de error #NUM!.
Si M.C.M(a;b) >=2^53, M.C.M devuelve el valor de error #NUM!.

Funcin M.C.D
Devuelve el mximo comn divisor de dos o ms nmeros enteros. El
mximo comn divisor es el mayor nmero entero por el cual nmero1 y
nmero2 son divisibles sin dejar residuo.
Sintaxis
M.C.D(nmero1; [nmero2]; ...)
La sintaxis de la funcin M.C.D tiene los siguientes argumentos
argumentos:
Nmero1; nmero2... Nmero1 es obligatorio, los dems nmeros son
opcionales. De 1 a 255 valores. Si un valor no es un nmero entero, se
trunca.

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Observaciones
Si uno de loss argumentos
no es numrico, M.C.D
devuelve el valor de error
#VALOR!.
Si uno de los argumentos es
menor que cero, M.C.D
devuelve
uelve el valor de error
#NUM!.

Funcin MULTIPLO.INFERIOR
Redondea un nmero al
cifra_significativa, hacia abajo.

prximo

mltiplo

del

argumento

Sintaxis
MULTIPLO.INFERIOR(nmero; cifra_significativa)
La sintaxis de la funcin MULTIPLO.INFERIOR tiene los siguientes
argumentos:
Nmero: Obligatorio. El valor numrico que desea redondear.
Cifra_significativa: Obligatorio.
atorio. El mltiplo al que desea redondear.
Observaciones
Si cualquiera de los argumentos es un valor no numrico,
MULTIPLO.INFERIOR devuelve el valor de error #VALOR!
Si nmero es
positivo
y
cifra_significativa
es
negativo,
MULTIPLO.INFERIOR
devuelve el valor
de error #NUM!.
Si el signo de
nmero
es
positivo, un valor siempre se redondea hacia cero. Si el signo de
nmero es negativo, un valor se redondea alejndolo de cero. Si
nmero es un mltiplo exacto del argumento cifra_significativa, no
se redondea

Funcin MULTIPLO.SUPERIOR
Redondea un nmero al prximo mltiplo del argumento
cifra_significativa, hacia arriba. Por ejemplo, si desea que los decimales
de los precios de un producto sean siempre mltiplo de 5 y el precio del

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producto es 4,42, utilice la frmula =MULTIPLO.SUPERIOR(4,42;0,05) para
redondear los precios al mltiplo de 5 ms prximo.
Sintaxis
MULTIPLO.SUPERIOR(nmero; cifra_significativa
)
La sintaxis de la funcin MULTIPLO.SUPERIOR tiene los siguientes
argumentos:
Nmero: Obligatorio.
torio. El valor que se desea redondear.
Cifra_significativa: Obligatorio. El mltiplo al que se desea redondear.
Observaciones
Si
uno de los argumentos es un valor no numrico,
MULTIPLO.SUPERIOR devuelve el valor de error #VALOR!
Independientemente del signo de nmero, un valor se redondea
hacia arriba. Si el argumento nmero es un mltiplo exacto del
argumento cifra_significativa, no se redondea.
Si tanto nmero como cifra_significativa son negativos, el valor se
redondea hacia abajo, alejndose de cero
cero.
Si nmero es negativo y cifra_significativa es positivo, el valor se
redondea hacia arriba, acercndose a cero

Funcin POTENCIA()
Devuelve el resultado de elevar el argumento nmero a una potencia.
Sintaxis
POTENCIA(nmero; potencia)
La sintaxis de la funcin POTENCIA tiene los siguientes argumentos:
argumentos
Nmero: Obligatorio. El nmero base. Puede ser cualquier nmero real.
Potencia: Obligatorio. El exponente al que se desea elevar el nmero
base.
Se puede utilizar el
operador "^"" en lugar
de
la
funcin
POTENCIA para indicar
a qu potencia se eleva el nmero base, por ejemplo 5^2.

Funcin REDOND.MULT
Redondea un nmero al mltiplo deseado.
Sintaxis
REDOND.MULT(nmero; mltiplo)

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La sintaxis de la funcin REDOND.MULT tiene los siguientes argumentos:
argumentos
Nmero: Obligatorio. El valor que se desea redondear.
Mltiplo: Obligatorio. El mltiplo al que se desea redondear el nmero.
Observacin
REDOND.MULT redondea
hacia valores positivos,
hacia arriba, si el residuo
de dividir nmero entre
mltiplo es mayor o igual
ig
a la mitad del valor de
mltiplo

Funcin REDONDEA.IMPAR
Redondea un nmero hasta el prximo entero impar.
Sintaxis
REDONDEA.IMPAR(nmero)
La sintaxis de la funcin REDONDEA.IMPAR tiene los siguientes
argumentos:
Nmero: Obligatorio. El valor que se desea redondear.
Observaciones
Si nmero no es un valor numrico, REDONDEA.IMPAR devuelve el
valor de error #VALOR!
Independiente
mente del signo de
nmero, un valor se
redondea
hacia
arriba. Si nmero es
un nmero entero
impar,
no
se
redondea

Funcin
in REDONDEA.PAR
Devuelve un nmero redondeado hasta el nmero entero par ms
prximo. Esta funcin puede ser til para procesar artculos que vienen
en pares.

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Sintaxis
REDONDEA.PAR(nmero)
La sintaxis de la funcin REDONDEA.PAR tiene los siguientes arg
argumentos
umentos:
Nmero: Obligatorio. El valor que se va a redondear.
Observaciones
Si el argumento nmero es un valor no numrico, REDONDEA.PAR
devuelve el valor de error #VALOR!
Independientemente del signo de nmero, un valor se redondea
hacia arriba. Si el argumento nmero es un entero par, no se
redondea

Funcin REDONDEAR
La funcin REDONDEAR redondea un nmero a un nmero de
decimales especificado
Sintaxis
REDONDEAR(nmero, nmero_decimales
nmero_decimales)
La sintaxis de la funcin REDONDEAR tiene los siguientes argumentos:
argumentos
Nmero: Obligatorio. Es el nmero que desea redondear.
Nmero_decimales: Obligatorio. Es el nmero de decimales al que
desea redondear el argumento nmero.
Observaciones
Si nm_decimales es mayor que 0 (cero), el nmero se redondea
al nmero de decimales especificado.
Si nm_decimales es 0, el nmero se redondea al nmero entero
ms prximo.
Si nm_decimales es menor que 0, el nmero se redondea hacia
la izquierda del separador decimal.
Para
ara redondear hacia arriba (lejos de cero), use la funcin
REDONDEAR.MAS.
Para redondear hacia abajo (hacia cero), use la funcin
REDONDEAR.MENOS..

Funcin SIGNO()
Devuelve el signo de un nmero
nmero.. Devuelve 1 si el argumento nmero es
positivo, 0 si el argumento
mento nmero es 0 y -1
1 si el argumento nmero es
negativo

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Sintaxis
SIGNO(nmero)
La sintaxis de la funcin SIGNO tiene los siguientes argumentos
argumentos:
Nmero: Obligatorio.
Cualquier
nmero
real

Funcin SUMA()
La funcin SUMA suma todos los nmeros especificados como
argumentos.
Cada argumento puede ser un rango
rango, una referencia de celda,
celda una
matriz, una constante, una frmula o el resultado de otra funcin.
Por ejemplo, SUMA(A1:A5)
A1:A5) suma todos los nmeros que estn
contenidos en las celdas A1 hasta A5. Otro ejemplo, SUMA(A1, A3, A5)
suma los nmeros que estn contenidos en las celdas A1, A3 y A5.
Sintaxis
SUM(number1,[number2],...])
La sintaxis de la funcin SUMA tiene los si
siguientes argumentos:
Nmero1: Obligatorio. Es el primer argumento de nmero que desea
sumar.
Nmero2,.. Opcional. De 2 a 255 argumentos numricos que desea
sumar.
Observaciones
Si el argumento es una matriz o una referencia, solo se
considerarn los nm
nmeros
eros contenidos en la matriz o en la
referencia. Se omitirn las celdas vacas, los valores lgicos o el
texto contenido en la matriz o en la referencia.
Si hay argumentos que son valores de error o texto que no se
puede traducir a nmeros, Excel muestra u
un error.

Funcin SUMA.CUADRADOS
Devuelve la suma de los cuadrados de los argumentos.
Sintaxis
SUMA.CUADRADOS(nmero1; [nmero2]; ...)

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La sintaxis de la funcin SUMA.CUADRADOS tiene los siguientes
argumentos:
Nmero1; nmero2... Nmero 1 es obligatorio, los nmeros siguientes son
opcionales. De 1 a 255 argumentos de los cuales desea calcular la suma
de los cuadrados. Tambin puede usar una matriz nica o una
referencia matricial en lugar de argumentos separados con punto y
coma.
Observaciones
Los argumentos
ntos pueden ser nmeros, o nombres, matrices o
referencias que contengan nmeros.
Se tienen en cuenta los nmeros, valores lgicos y
representaciones textuales de nmeros que se escriban
directamente en la lista de argumentos.
Si un argumento es una matriz o una referencia, slo se
considerarn los nmeros de esa matriz o referencia. Se pasan por
alto las celdas vacas, valores lgicos, texto o valores de error de
la matriz o de la referencia.
Los argumentos que sean valores de error o texto que no se
pueda traducir a nmeros provocan errores

Funcin SUMAR.SI()
La funcin SUMAR.SI sirve para sumar los valores en un rango que
cumplen los criterios o condiciones que se especifican, donde:

Rango es obligatorio.. Es el rango de celdas que se desea evaluar

segn los criterios especificados. Las celdas de cada rango deben
ser nmeros, o bien nombres, matrices o referencias que contengan
nmeros. Los valores en blanco y los de texto no se tienen en cuenta.
Criterios es obligatorio.. Es el criterio en forma de nmero, expresin o
texto, que determina las celdas que se van a sumar. Por ejemplo, los
criterios pueden expresarse como 32, ">32", B5, 32, "32", "manzanas" u
HOY().
rango_suma es opcional
opcional. Son las celdas reales
es para agregar, si desea
agregar celdas a las ya especificadas en el argumento rango. Si se
omite el argumento rango_suma, Excel agrega las celdas que estn
especificadas en el argumento rango (las mismas celdas a las que se
aplica los criterios).

Por ejemplo,
emplo, supongamos que en una columna que contiene nmeros,
desea sumar slo los valores que son mayores a 5. Puede usar la
siguiente frmula:
=SUMAR.SI(B2:B25,">5").

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En este ejemplo, los criterios se aplican a los mismos valores que se estn
sumando. Si lo
o desea, puede aplicar los criterios a un rango y sumar los
valores correspondientes en un rango distinto.
Por ejemplo, la frmula =SUMAR.SI(B2:B5, "Juan", C2:C5) sumar
nicamente los valores del rango C2:C5, donde las celdas
correspondientes al rango B2:
B2:B5 son iguales a "Juan."
Se pueden usar los caracteres comodn signo de interrogacin (?)
( y
asterisco (*)) como el argumento en criterios. El signo de interrogacin
corresponde a cualquier carcter nico y el asterisco equivale a
cualquier secuencia de car
caracteres.
acteres. Si desea buscar un signo de
interrogacin o un asterisco reales, escriba un
una
a tilde (~) antes del
carcter.
Recordatorio: Cualquier criterio de texto o cualquier criterio que incluya
los smbolos lgicos o matemticos debe estar entre comillas dobles (").
Si el criterio es numrico, las comillas dobles no son obligatorias.
Ejemplo 1: en la siguiente tabla de datos

Ejemplo 2: en la siguiente tabla de datos

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Funciones de texto
En este captulo se vern con ejemplos prcticos, las funciones de texto
ms utilizadas.
Funcin
CAR
CODIGO

Descripcin
Devuelve el carcter especificado por el nmero de cdigo
Devuelve un cdigo numrico del primer carcter de una
cadena de texto

ENCONTRAR

Concatena varios elementos de texto en uno solo

Devuelve los caracteres del lado derecho de un valor de texto
Busca un valor de texto dentro de otro (distingue maysculas
de minsculas)

HALLAR

Busca un valor de texto dentro de otro (no distingue

maysculas de minsculas)

CONCATENAR
DERECHA

IGUAL
IZQUIERDA
LARGO
LIMPIAR
MAYUSC
MINUSC
MONEDA
RECORTAR
REEMPLAZAR
REPETIR
SUSTITUIR
TEXTO
VALOR

Comprueba si dos valores de texto son idnticos

Devuelve los caracteres del lado izquierdo de un valor de texto
Devuelve el nmero de caracteres de una cadena de texto
Quita del texto todos los caracteres no imprimibles
Pone el texto en maysculas
Pone el texto en minsculas
Convierte un nmero en texto, con el formato de moneda
Quita los espacios del texto
Reemplaza caracteres de texto
Repite el texto un nmero determinado de veces
Sustituye texto nuevo por texto antiguo en una cadena de texto
Da formato a un nmero y lo convierte en texto
Convierte un argumento de texto en un nmero

Funcin CAR()
Devuelve el carcter especificado por un nmero
nmero.
Sintaxis
CARCTER(nmero)
La sintaxis de la funcin CARCTER tiene los siguientes argumentos:
argumentos
Nmero. Obligatorio.
Un nmero entre 1 y
255 que especifica el
carcter deseado.

Funcin CODIGO()
Devuelve el nmero de cdigo del primer carcter del texto.

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Sintaxis
CODIGO(texto)
La sintaxis de la funcin CODIGO tiene los siguientes argumentos
argumentos:
Texto Obligatorio. El texto del cual se desea obtener el cdigo del
primer carcter

Funcin CONCATENAR ()
Concatena dos o ms cadenas en una sola cadena de texto donde
Texto1, texto2... son de 2 a 255 elementos de texto que se unirn en un
elemento de texto nico.
Los elementos de texto pueden ser cadenas de texto, nmeros o
referencias a celdas nicas
nicas.
Tambin puede utilizar el operador de clculo smbolo de ""&"" en lugar
de la funcin CONCATENAR para unir elementos de texto.
Por
ejemplo
=A1&B1
=CONCATENAR(A1;B1).

devolver

el

mismo

valor

que

En el ejemplo anterior se intercala en la frmula un espacio, incluido

entre comillas dobles, para que el valor del resultado resulte
visiblemente mejor en la celda.

Funcin DERECHA()
DERECHA devuelve el ltimo carcter o caracteres de una cadena de
texto, segn el nmero de caracteres que el usuario especi
especifica.
Sintaxis
DERECHA(texto;[nm_de_caracteres])

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La funcin DERECHA tiene los siguientes argumentos
argumentos:
Texto: Obligatorio. Cadena de texto que contiene los caracteres que se
desea extraer.
Nm_de_caracteres: Opcional. Especifica el nmero de caracteres que
q
desea extraer con DERECHA.
Nm_bytes: Opcional. Especifica el nmero de caracteres que desea se
extraer con DERECHAB, basados en bytes.
Observaciones
Nm_de_caracteres debe ser mayor o igual a cero.
Si nm_de_caracteres es mayor que la longitud del texto,
DERECHA devolver todo el texto.
Si nm_de_caracteres se
omite, se calcular como 1.
En el ejemplo de la izquierda, es
necesario mostrar en las celdas
B7, B8 y B9 las 8 ltimos
caracteres que corresponden a
las fechas.

Funcin ENCONTRAR
Devuelve la posicin inicial del texto buscado dentro de otro texto
empezando a buscar desde la posicin nm_inicial.
Sintaxis
ENCONTRAR(texto_buscado;dentro_del_texto;nm_inicial)
La funcin ENCONTRAR tiene los argumentos siguientes:
Texto_buscado: es el texto que desea encontrar.
Dentro_del_texto: es el texto que a su vez contiene el texto a encontrar.
Nm_inicial: especifica
specifica el carcter a partir del cual se iniciar la
bsqueda. El primer carcter de dentro_del_texto es el carcter nmero
1. Si omite
ite nm_inicial, se supone que es 1.
Observaciones:

La funcin ENCONTRAR distingue entre maysculas y minsculas y

no permite el uso de caracteres comodn.
Si texto_buscado es "" (texto vaco), BUSCAR coincide con el
primer carcter de la cadena de bsq
bsqueda
ueda (es decir, el carcter
de nm_inicial o 1).

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Texto_buscado
exto_buscado no puede contener ningn carcter comodn.
Si texto_buscado no aparece en dentro_del_texto, ENCONTRAR
devuelve el valor de error #VALOR!.
Si nm_inicial no es mayor
que cero, ENCONTRAR
devuelve
lve el valor de error
#VALOR!.
Si nm_inicial es mayor que
la
longitud
de
dentro_del_texto,
ENCONTRAR devuelve el
valor de error #VALOR!.

Funcin HALLAR()
La funcin HALLAR buscan una cadena de texto dentro de una
segunda cadena de texto y devuelve la posicin del texto buscado.
Sintaxis
HALLAR(texto_buscado;dentr
HALLAR(texto_buscado;dentro_del_texto;nm_inicial
La funcin HALLAR tiene los siguientes argumentos:
texto_buscado: es obligatorio y es el texto que se desea buscar.
dentro_del_texto: es obligatorio y corresponde al texto en el que desea
encontrar el valor del argumento texto_buscado.
nm_inicial: este argumento es opcional y corresponde al nmero de
carcter en el argumento dentro_del_texto donde desea iniciar la
bsqueda.
Por ejemplo,
o, la funcin =HALLAR("p","impresora") devuelve 3 porque "p"
es el tercer carcter en la palabra "impresora."
Estas funciones permiten buscar por palabras dentro de otras palabras.
Por ejemplo, la funcin =HALLAR("medio","promedio") devuelve 4,
porque la palabra "medio" (1er.argumento) empieza en el cuarto
carcter de la palabra "promedio" (2argumento).
Observaciones
La funcin HALLAR no distingue maysculas de minsculas.
minsculas Si se
desea realizar una bsqueda que distinga maysculas de
minsculas, se puede utilizar la funcin ENCONTRAR (vista en el
apartado anterior)

Puede usar los caracteres comodn, el signo de interrogacin (?) y

el asterisco (*), en el argumento texto_buscado. El signo de
interrogacin corresponde a cualquier carcter nico y el

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asterisco
co equivale a cualquier secuencia de caracteres. Si desea
buscar un signo de interrogacin o un asterisco reales, escriba una
tilde (~) delante del carcter.
Si no se puede hallar el argumento texto_buscado, la funcin
devuelve el valor de error #VALOR!.
Si el argumento nm_inicial se omite, el valor predeterminado es 1.
Si el valor del
argumento nm_inicial
es mayor que 0 (cero), o
si es mayor que la
longitud del argumento
dentro_del_texto,
se
devuelve el valor de
error #VALOR!.

Funcin IGUAL()
Compara dos cadenas de texto y devuelve VERDADERO si son
exactamente iguales y FALSO si no lo son, donde Texto1 es la primera
cadena de texto y Texto2 es la segunda cadena de texto.
La funcin IGUAL reconoce maysculas y minsculas, pero pasa por alto
las diferencias de formato.
Sintaxis
IGUAL(texto1; texto2)
La sintaxis de la funcin
IGUAL tiene los siguientes
argumentos:
Texto1: Obligatorio. La primera cadena de texto.
Texto2: Obligatorio. La segunda cadena de texto.

Funcin IZQUIERDA()
IZQUIERDA devuelve el primer carcter o caracteres de una cadena de
texto, segn el nmero de caracteres que especifique el usuario, donde
Texto es la cadena de texto que contiene los caracte
caracteres
res que se desea
extraer y Nm_de_caracteres especifica el nmero de caracteres que
se desea extraer con la funcin IZQUIERDA.
Sintaxis
IZQUIERDA(texto; [nm_de_caracteres])

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El funcionamiento de esta funcin es igual al de la funcin Derecha vista
anteriormente,
ormente, pero empieza a contar desde el principio(izquierda) de
la cadena de texto.

Funcin LARGO()
LARGO devuelve el nmero de caracteres de una cadena de texto
donde Texto es el texto cuya longitud se desea conocer.
Los espacios se cuentan como caracter
caracteres.
Sintaxis
LARGO(texto)
La funcin LARGO()
tiene los argumentos
siguientes:
Texto: Obligatorio. El texto cuya longitud se desea obtener. Los espacios
se cuentan como caracteres.

Funcin LIMPIAR(texto)
Elimina caracteres que no se pueden imprimir. Se utiliza LIMPIAR cuando
se importa un texto de otras aplicaciones que contienen caracteres que
posiblemente no
o se puedan o quieran imprimir.
Sintaxis
LIMPIAR(texto)
La sintaxis de la funcin LIMPIAR tiene los siguientes argumentos
argumentos:
Texto: Obligatorio. Cualquier informacin de una hoja de clculo de la
que se desea eliminar caracteres no imprimibles.

Funciones MAYUSC() Y MINUSC()

Convierte a maysculas i/o minsculas una cadena de texto.
Sintaxis
MAYUSC(texto)
MINUSC(texto)
La sintaxis de las funciones
nes
MAYUSC y MINUSC tiene
tienen
los siguientes argumentos:
Texto: Obligatorio. El texto
que se desea pasar a

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maysculas o minsculas.
El argumento texto puede ser una referencia o una cadena de texto.

Funcin Moneda()
Convierte un nmero a formato de texto y le aplica un smbolo de
moneda. El nombre de la funcin (y el smbolo que aplica) depende de
la configuracin del idioma.
Utiliza un formato de moneda, con el nm_de_decimales redondeado a
la posicin decimal especificada. El formato empleado es
$#.##0,00_);($#.##0,00).
Sintaxis
MONEDA(nmero; [nm_de_decimales])
La sintaxis de la funcin MONEDA tiene los siguientes argumentos
argumentos:
Nmero: Obligatorio. Un nmero, una referencia a una celda que
contiene un nmero o una frmula que se evala como un nmero.
Nm_de_decimales: Opcional. El nmero de dgitos a la derecha del
separador decimal. Si nm_de_decimales es negativo, el argumento
nmero se redondea hacia la izquierda del separador decimal. Si omite
el argumento nm_de_deci
nm_de_decimales, su valor predeterminado es 2.
Observaciones:
La principal diferencia entre dar formato a una celda que contiene un
nmero desde los comandos de la Cinta de Opciones y dar formato a
un nmero directamente con la funcin MONEDA es que MONEDA
convierte
te el resultado en texto.
Un nmero al que se le da formato con el cuadro de dilogo Aplicar
formato a celdas sigue
siendo un nmero. Los
nmeros a los que se
da formato con la
funcin
MONEDA
pueden
continuar
usndose en frmulas
porque, al calcularlos,
Microsoft
icrosoft Excel convierte los nmeros especificados como valores de
texto en nmeros.

Funcin RECORTAR()
Elimina los espacios del texto irregular,, excepto el espacio normal que se
deja entre palabras.

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Sintaxis
Recortar(texto)
La sintaxis de la funcin ESPACIOS
PACIOS tiene los siguientes argumentos
argumentos::
Texto: Obligatorio. El texto del que desea quitar espacios.

Funcin REEMPLAZAR()
Reemplaza parte de una cadena de texto, en funcin del nmero de
caracteres que se especifique, por una cadena de texto diferente.
Los argumentos de esta funcin son:
Texto_original: ess el texto en el que se desea reemplazar algunos
caracteres.
Nm_inicial: es la posicin del carcter dentro de texto_original que se
desea reemplazar por texto_nuevo.
Nm_de_caracteres: es el nmero d
de
e caracteres de texto_original que
se desea que REEMPLAZAR reemplace por texto_nuevo.
Texto_nuevo: ess el texto que reemplazar los caracteres de
texto_original.

Funcin REPETIR()
Repite el texto un nmero determinado de veces. Puede utilizar esta
funcin para llenar una celda con una cadena de texto repetida un
nmero determinado de veces.

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Sintaxis
REPETIR(texto; nm_de_veces)
La sintaxis de la funcin REPETIR tiene los siguientes argumentos
argumentos:
Texto: Obligatorio. El texto que se desea repetir.
Nm_de_veces: Obligatorio. Un nmero positivo que especifica el
nmero de veces que debe repetirse el texto.
Observaciones
Si nm_de_veces es 0 (cero), REPETIR devuelve "" (texto vaco).
Si el argumento nm_de_veces no es un nmero entero, se trunca.
El resultado de la funcin REPETIR no puede contener ms de
32.767 caracteres; de lo contrario, la funcin devolver el valor de
error #VALOR!

Funcin SUSTITUIR()
na cadena de texto.
Sustituye texto_nuevo por texto_original dentro de una
Es muy similar a la funcin Reemplazar. Utilice SUSTITUIR cuando desee
reemplazar texto especfico en una cadena de texto, y REEMPLAZAR
cuando desee reemplazar cualquier texto que aparezca en una
ubicacin especfica dentro de una cade
cadena de caracteres.
Sintaxis
SUSTITUIR(texto; texto_original; texto_nuevo; [nm_de_instancia])
La sintaxis de la funcin SUSTITUIR tiene los siguientes argumentos
argumentos:
Texto: Obligatorio. El texto o la referencia a una celda que contiene el
texto en el que se desea sustituir caracteres.
Texto_original: Obligatorio. El texto que se desea sustituir.
Texto_nuevo: Obligatorio. El texto por el que se desea reemplazar
texto_original.
Nm_de_instancia: Opcional. Especifica la instancia de texto_original
que se desea reemplazar por texto_nuevo. Si se especifica el argumento
nm_de_instancia, slo se remplazar esa instancia de texto_original. De

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lo contrario, todas las instancias de texto_original en texto se sustituirn
por texto_nuevo.

Funciones de Bsqueda y Referencia

En este captulo se vern algunas de las funciones ms utilizadas de la
categora Bsqueda y Referencia.

FUNCIN
BUSCAR
CONSULTAH
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ELEGIR
INDICE
TRANSPONER

DESCRIPCIN
Busca valores de un vector o una matriz
Busca en la fila superior de una matriz y devuelve el valor de la celda indicada
Busca en la primera columna de una matriz y se mueve en horizontal por la fila
para devolver el valor de una celda
Busca valores de una referencia o matriz
Devuelve un desplazamiento de rreferencia
eferencia respecto a una referencia dada
Elige un valor de una lista de valores
Utiliza un ndice para elegir un valor de una referencia o matriz
Devuelve la transposicin de una matriz

Funcin BUSCAR
La funcin BUSCAR busca un valor en un rango de una columna o una
fila o una matriz.. Se debe indicar el valor a buscar, dnde ha de buscar
y de donde se obtendr el resultado.
Definicin rango:: dos o ms celdas de una hoja. Las celdas de un rango
pueden ser
er adyacentes o no adyacentes.

Definicin matriz:: Es una matriz de valores rectangular o rango de celdas

que se combina con otras matrices o rangos a fin de generar varias
sumas o productos. Se utiliza para crear frmulas sencillas que producen
varios resultados o que funcionan en un grupo de argumentos que se
organizan en filas y columnas. Un rango de matriz comparte una frmula
comn; una constante de matriz es un grupo de constantes utilizadas
como un argumento.

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Tambin se puede usar la funcin BUSCAR como alternativa para la

funcin SI para crear pruebas o pruebas que excedan el lmite de
funciones anidadas.
Para que la funcin BUSCAR funcione correctamente, los datos en los
que se realiza la bsqueda se deben colocar en orden ascendente. Si
esto no es posible, es mejor considerar la posibilidad de usar otras
funciones como CONSULTAV , CONSULTAH o COINCIDIR (se vern ms
adelante).

La funcin BUSCAR tiene dos formas de sintaxis: la forma vectorial y la

matricial.
1. Forma vectorial:: Se utiliza para buscar en un rango de una fila o
una columna (denominado vector) un valor y devolver un valor
desde la misma posicin en un segundo rango. Se utiliza cuando
se dispone de una amplia lista de valores en los que buscar o
cuando es posible que los valores cam
cambien con el tiempo.
Sintaxis
BUSCAR(valor_buscado; vector_de_comparacin; vector_resultado)
Tendr los argumentos siguientes:

valor_buscado Es un argumento obligatorio. Es el valor que busca la

funcin BUSCAR en el primer vector. Puede ser un nmero, ttexto,
exto, un
valor lgico o un nombre de referencia que se refiere a un valor.
vector_de_comparacin Es un argumento obligatorio. Es el rango
que slo contiene una fila o una columna. Los valores pueden ser
texto, nmeros o valores lgicos.
vector_resultado Obligatorio. Rango que slo incluye una fila o una
columna. El argumento vector_resultado debe tener el mismo
tamao que vector_de_comparacin.

Observaciones

Si la funcin BUSCAR no puede encontrar el valor_buscado,

valor_buscado la
funcin muestra el valor ms grande en vector_de_comparacin.
vector_de_comparacin
Si el valor_buscado es menor que el menor valor del
vector_de_comparacin, BUSCAR d
devuelve
evuelve el valor de error
#N/A.

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Forma matricial:: Se utiliza para buscar el valor especificado en la

primera fila o columna de una matriz y devolver un valor desde la misma
posicin en la ltima fila o columna de la matriz. Se utiliza cuando se
dispone de una pequea lista de valores y estos permanecen siempre
constantes.
En general, es mejor utilizar la
las funciones CONSULTAH o CONSULTAV (se
vern ms adelante) en lugar de la forma matricial de BUSCAR. Esta
forma de BUSCAR se proporciona por cuestiones de compatibilidad con
otros programas de hojas de clculo.
Sintaxis
BUSCAR(valor_buscado; matriz)
rgumentos sern los siguientes:
Los argumentos
valor_buscado: Obligatorio. Valor que busca la funcin BUSCAR en una
matriz. El argumento valor_buscado puede ser un nmero, texto, un
valor lgico o un nombre de referencia que se refiere a un valor.
Si BUSCAR no puede encontrar
ontrar el valor de valor_buscado,, usa el mayor
valor de la matriz.
Si el valor de valor_buscado es menor que el menor valor de la primera
fila o columna (segn las dimensiones de la matriz), BUSCAR devuelve el
valor de error #N/A.
Matriz: Obligatorio. Rango de celdas que contiene texto, nmeros o
valores lgicos que desea comparar con valor_buscado. La forma
matricial de BUSCAR es muy similar a las funciones CONSULTAH y
CONSULTAV.. La diferencia es que CONSULTAH busca el valor de
valor_buscado
do en la primera fila, CONSULTAV busca en la primera

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columna y BUSCAR realiza la bsqueda segn las dimensiones de la
matriz.
Observaciones
Si la matriz cubre un rea con ms columnas que filas, BUSCAR
busca el valor de valor_buscado en la primera fila.
Si una matriz es tiene ms filas que columnas, BUSCAR busca en la
primera columna.
Los valores de la matriz se deben colocar en orden ascendente:
...,-2, -1,
1, 0, 1, 2, ..., A
A-Z,
Z, FALSO, VERDADERO; de lo contrario,
BUSCAR puede devolver un valor incorrecto. E
Ell texto en
maysculas y en minsculas es equivalente.

Funcin CONSULTAH()
Busca un valor en la fila superior de una tabla o una matriz de valores y,
a continuacin, devuelve un valor en la misma columna de una fila
especificada en la tabla o matriz.
Se recomienda utilizar CONSULTAH cuando los valores de comparacin
se encuentran en una fila en la parte superior de una tabla de datos y
desee encontrar informacin que se encuentre dentro de un nmero
especificado de filas.
La H de CONSULTAH significa "Hor
"Horizontal".
Sintaxis
CONSULTAH(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_filas;
(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_filas; ordenado)
La funcin ConsultaH
H tiene los argumentos siguientes:
Valor_buscado: Obligatorio. Ess el valor que se busca en la primera fila
de la tabla. Valor_buscado puede ser un valor, una referencia o una
cadena de texto.
Matriz_buscar_en: Obligatorio. Ess una tabla de informacin en la que se
buscan los datos. Utilice una referencia a un rango o el nombre de un
rango.
Los valores de la primera fila del argumento matriz_buscar_en pueden
ser texto, nmeros o valores lgicos.
Si ordenado es VERDADERO, los valores de la primera fila de
matriz_buscar_en deben colocarse en orden ascendente: ...
...-2, -1,
- 0, 1,
2,... , A-Z,
Z, FALSO, VERDADERO; de lo contrario, CONSULTAH puede
devolver un valor incorrecto.
Si ordenado es FALSO, no es necesario ordenar matriz_buscar_en.
El texto en maysculas y en minsculas es equivalente.

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Indicador_filas: Obligatorio. Ess el nmero de fila en matriz_buscar_en
desde el cual debe devolverse el va
valor
lor coincidente. Si indicador_filas es
1, devuelve el valor de la primera fila en matriz_buscar_en; si
indicador_filas es 2, devuelve el valor de la segunda fila en
matriz_buscar_en y as sucesivamente.
Si indicador_filas es menor que 1, CONSULTAH devuelve
e el valor de error
#VALOR!; si indicador_filas es mayor que el nmero de filas en
matriz_buscar_en, CONSULTAV devuelve el valor de error #REF!
Ordenado: Opcional. Ess un valor lgico que especifica si CONSULTAH
debe localizar una coincidencia exacta o a
aproximada.
proximada. Si es
VERDADERO o se omite, devolver una coincidencia aproximada. Es
decir, si no encuentra ninguna coincidencia exacta, devolver el
siguiente valor mayor inferior a valor_buscado. Si es FALSO, CONSULTAH
encontrar una coincidencia exacta. Si no encuentra ninguna,
devolver el valor de error #N/A.
Observaciones
Si CONSULTAH no logra encontrar valor_buscado, utiliza el mayor
valor que sea menor que valor_buscado.
Si valor_buscado es menor que el menor valor de la primera fila
de matriz_buscar_en, CONSULTAH devuelve el valor de error #N/A.

Funcin CONSULTAV()
Busca un valor especfico en la primera columna de una matriz de tabla
y devuelve, en la misma fila, un valor de otra columna de dicha matriz
de tabla.
La V de CONSULTAV significa vertical.
Utilice CONSULTAV en lugar de CONSULTAH si los valores de
comparacin se encuentran en una columna situada a la izquierda de
los datos que desea buscar.
Sintaxis
CONSULTAV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_columnas;orde
(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_columnas;orde
nado)

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La funcin CONSULTAV tiene los argumentos siguientes:
Valor_buscado: Obligatorio: Valor que se va a buscar en la primera
columna de la matriz de tabla. Valor_buscado puede ser un valor o una
referencia. Si valor_buscado es inferior al menor de los valores de
d la
primera columna de matriz_buscar_en
matriz_buscar_en, CONSULTAV devuelve al valor
de error #N/A.
Matriz_buscar_en: Obligatorio: Dos o ms columnas de datos. Utilizar una
referencia a un rango o un nombre de rango. Los valores de la primera
columna de matriz_buscar_en son los valores que busca valor_buscado.
valor_buscado
Estos valores pueden ser texto, nmeros o valores lgicos. Las
maysculas y minsculas del texto son equivalentes.
Indicador_columnas:
Obligatorio
Obligatorio:
Nmero
de
columna
de
matriz_buscar_en desde la cual debe devolve
devolverse
rse el valor coincidente. Si
el argumento indicador_columnas es igual a 1, la funcin devuelve el
valor de la primera columna del argumento matriz_buscar_en; si el
argumento indicador_columnas es igual a 2, devuelve el valor de la
segunda columna de matriz
matriz_buscar_en
_buscar_en y as sucesivamente. Si
indicador_columnas es:

Inferior a 1, CONSULTAV devuelve al valor de error #VALUE!

Superior al nmero de columnas de matriz_buscar_en,
CONSULTAV devuelve el valor de error #REF!

Ordenado: Opcional: Valor lgico que especifica si CONSULTAV va a

buscar una coincidencia exacta o aproximada:
Si se omite o es VERDADERO, se devolver una coincidencia exacta o
aproximada. Si no localiza ninguna coincidencia exacta, devolver el
siguiente valor ms alto inferior
erior a valor_buscado.
Los valores de la primera columna de matriz_buscar_en deben estar
clasificados segn un criterio de ordenacin ascendente; en caso
contrario, es posible que CONSULTAV no devuelva el valor correcto.
correcto
Si es FALSO, CONSULTAV slo busca
buscar
r una coincidencia exacta. En este
caso, no es necesario ordenar los valores de la primera columna de
matriz_buscar_en.. Si hay dos o ms valores en la primera columna de
matriz_buscar_en,, se utilizar el primer valor encontrado. Si no se
encuentra una coincidencia
ncidencia exacta, se devolver el valor de error
#N/A.

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Observaciones

Al buscar valores de texto en la primera columna de

matriz_buscar_en,, asegurarse de que los datos de sta no tienen
espacios al principio ni al final, de que no hay un uso incoherente
de las comillas rectas ( ' o " ) ni tipogrficas ( o ), y de que no
haya caracteres no imprimibles. En estos casos, CONSULTAV
puede devolver
ver un valor inesperado o incorrecto.

Al buscar valores de fechas o nmeros, asegurarse de que los

datos de la primera columna de matriz_buscar_en no se
almacenen como valores de texto, ya que, en ese caso,
CONSULTAV puede devolver un valor incorrecto o inesperado.
Puede combinar con funciones para
Convertir nmeros
almacenados como texto en nmeros.

Si Ordenado es FALSO y valor_buscado es un valor de texto, se

pueden utilizar los caracteres comodn de signo de interrogacin
(?) y asterisco (*) en el ar
argumento valor_buscado.. El signo de
interrogacin corresponde a un solo carcter cualquiera y el
asterisco equivale a cualquier secuencia de caracteres. Si lo que
desea buscar es un signo de interrogacin o un asterisco, escriba
una tilde (~) antes del car
carcter.

Ejemplo 1
En este ejemplo, se busca en la columna A Densidad de una tabla de
propiedades atmosfricas los valores correspondientes en las columnas
B Viscosidad y C Temperatura
Temperatura.

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Ejemplo 2
En este ejemplo, se buscan valores en la columna Id. de artculo de una
tabla de productos para bebs y se les asignan los valores
correspondientes de las columnas Costo y Marcas para calcular los
precios y las condiciones de prueba.

Funcin COINCIDIR()
La funcin COINCIDIR busca un elemento especfico en un rango de
celdas y, a continuacin, devuelve la posicin relativa de ese elemento
en el rango.
Por ejemplo, si el rango A1:A3 contiene los valores 5, 25 y 38, la frmula
=COINCIDIR(25;A1:A3;0) devuelve el nmero 2, porque 25 es el segundo
elemento en el rango.
Utilizar COINCIDIR en lugar de una de las funciones BUSCAR cuando sea
necesario conocer la posicin de un elemento en un rango en lugar del
elemento en s.
Sintaxis
COINCIDIR(valor_buscado; matriz_buscada; tipo_de_coincidencia])
La sintaxis de
e la funcin COINCIDIR tiene los siguientes argumentos:
argumentos
valor_buscado: obligatorio.. Valor que desea buscar en matriz_buscada.
Por ejemplo, cuando busca un nmero en la gua telefnica, usa el
nombre de la persona como valor de bsqueda, pero el valor que
desea es el nmero de telfono.El argumento valor_buscado puede ser
un valor (nmero, texto o valor lgico) o una referencia de celda a un
nmero, texto o valor lgico.
matriz_buscada: Obligatorio
Obligatorio.. Rango de celdas en el que se realiza la
bsqueda.

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tipo_de_coincidencia: Opcional
Opcional. Puede ser el nmero -1,
1, 0 o 1. El
argumento tipo_de_coincidencia especifica cmo Excel hace coincidir
el valor_buscado con los valores de matriz_buscada. El valor
predeterminado de este argumento es 1.
En la siguiente tabla se describe cmo la funcin busca valores segn la
configuracin del argumento tipo_de_coincidencia.
TIPO_DE_COINCIDENCIA

COMPORTAMIENTO

1 u omitido

COINCIDIR encuentra el mayor valor que es menor o igual que el

valor_buscado
valor_buscado. Los valores del argumento matriz_buscada se
deben colocar en orden ascendente, por ejemplo: ...
...-2, -1,
1, 0, 1, 2,
..., A
A-Z, FALSO, VERDADERO.

COINCIDIR encuentra el primer valor que es exactamente igual

que el valor_buscado.. Los valores del argumento
matriz_buscada pueden estar en cualquier orden.

-1

COINCIDIR encuentra el menor valor que es mayor o igual que el

valor_buscado
valor_buscado. Los valores del argumento matriz_buscada se
deben colocar en orden descendente, por ejemplo:
VERDADERO, FALSO, Z
Z-A, ...2, 1, 0, -1, -2, ..., etc.

Observaciones
COINCIDIR devuelve la posicin del valor coincidente dentro de
la matriz_buscada,, no el valor en s.
COINCIDIR no distingu
distingue entre maysculas y minsculas
Si COINCIDIR no puede encontrar una coincidencia, devuelve el
valor de error #N/A.
Si el tipo_de_coincidencia es 0 y el valor_buscado es una cadena
de texto, puede usar los caracteres comodn: el signo de
interrogacin (?) y el asterisco (*), en el argumento
valor_buscado.. Un signo de interrogacin coincide con cualquier
carcter individual; un asterisco coincide con cualquier secuencia
de caracteres. Si desea buscar un signo de interrogacin o un
asterisco real, escriba una tilde (~) antes del carcter.

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Funcin ELEGIR()
Utiliza el argumento nm_ndice para d
devolver
evolver un valor de una lista de
argumentos de valores. Utilizar ELEGIR para seleccionar uno de los 254
valores posibles a partir del rango del argumento ndice.
Por ejemplo, si valor1 a valor7 son los das de la semana, ELEGIR
devuelve uno de los das cu
cuando
ando se utiliza un nmero entre 1 y 7 como
argumento nm_ndice.
Sintaxis
ELEGIR(nm_ndice;valor1;valor2;...)
Nm_ndice: Obligatorio. Especifica
specifica el argumento de valor que se
selecciona. El argumento nm_ndice debe ser un nmero entre 1 y 254,
o bien, una frmula o referencia a una celda que contenga un nmero
entre 1 y 254.
Si nm_ndice es 1, ELEGIR devuelve valor1; si es 2, ELEGIR devuelve
valor2 y as sucesivamente.
Si nm_ndice es menor que 1 o mayor que el nmero del ltimo valor de
la lista, ELEGIR
GIR devuelve el valor de error #VALOR!.
Si nm_ndice es una fraccin, se trunca al entero inferior antes de ser
utilizada.
Valor1,valor2,...: Valor1 es Obligatorio. Son de 1 a 254 argumentos de
valores entre los cuales la funcin ELEGIR selecciona un valor o accin
que se ejecuta basndose en el argumento nm_ndice. Los
argumentos pueden ser nmeros, referencias a celdas, nombres
definidos, frmulas, funciones o texto.
Si nm_ndice es una matriz cada valor se evaluar cuando se evale
ELEGIR. Los argumentos de valor para ELEGIR pueden ser referencias de
rango, as como valores individuales.
Ejemplo 1:

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Ejemplo 2

Funcin ndice()
Devuelve un valor o la referencia a un valor en una tabla o rango.
La funcin INDICE presenta dos formas: matricial y de referencia..
Forma matricial
Devuelve el valor de un elemento de una tabla o matriz seleccionado
por los ndices de nmero de fila y de columna.
Se recomienda utilizar la forma matricial si el primer argumento de
INDICE es una constante matricial.
Sintaxis
INDICE(matriz;nm_fila;nm_columna)
Matriz: Obligatorio: es un rango de celdas o una constante de matriz. Si
matriz contiene slo una fila o columna, el argumento n
nm_fila
m_fila o
nm_columna correspondiente es opcional. Si matriz tiene ms de una
fila y ms de una columna y slo utiliza nm_fila o nm_columna, INDICE
devuelve una matriz con toda una fila o columna.
Nm_fila: Obligatorio:: selecciona, en el rango matriz, la fila desde la cual
se devolver un valor. Si se omite nm_fila, se requiere el argumento
nm_columna.
Nm_columna: Opcional: selecciona, en el rango matriz, la columna
desde la cual se devolver un valor. Si se omite nm_columna, se
requiere el argumento nm_fila.
Observaciones

Si se utilizan los argumentos nm_fila y nm_columna, INDICE

devuelve el valor de la celda donde se produce la interseccin
de los argumentos.

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Si se define nm_fila o nm_columna como 0 (cero), INDICE

devuelve la matriz de valores de toda la columna o fila,
respectivamente. Para utilizar valores devueltos como una matriz,
escribir la funcin INDICE como una frmula de matriz (frmula
encerrada entre llaves { } en un rango horizontal
al de celdas para
una fila y en un rango vertical de celdas para una columna.

Para especificar una frmula de matriz, presionar CTRL+MAYS+ENTRAR

para encerrar la frmula entre llaves { }

Los argumentos nm_fila y nm_columna deben indicar una

celda incluida
uida en matriz; de lo contrario, INDICE devuelve el valor
de error #REF!

Ejemplo 1

Forma de referencia
Devuelve la referencia de la celda ubicada en la interseccin de una
fila y de una columna. Si el argumento ref. es una seleccin mltiple, se
podr elegir la seleccin en la que se buscar la referencia.
Sintaxis
INDICE(ref;nm_fila;nm_columna;nm_rea)
Ref: Obligatorio: es una referencia a uno o varios rangos de celdas.
Si se especifica un rango no adyacente como argumento ref, se debe
escribir entre parntesis.
Si cada rea del argumento ref contiene una sola fila o columna, el
argumento nm_fila o nm_columna respectivamente, es opcional. Por
ejemplo, utilizar INDICE(ref;;nm_columna) para un argumento ref con
una sola fila.
Nm_fila: Obligatorio: es el nmero de la fila en el argumento ref desde
la que se devolver una referencia.
Nm_columna: es el nmero de la columna en el argumento ref desde
la que se devolver una referencia.

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Nm_rea: Opcional: selecciona un rango en el argumento ref desde el
cual se devolver la interseccin de nm_fila y nm_columna. La
primera rea seleccionada o especificada se numera con 1, la segunda
con 2 y as sucesivamente. Si se omite nm_rea, INDICE usa rea 1.
Por ejemplo,
jemplo, si ref describe las celdas (A1:B4;D1:E4;G1:H4), entonces
nm_rea 1 es el rango A1:B4, nm_rea 2 ser el rango D1:E4, y
nm_rea 3 es el rango G1:H4.
Observaciones:

Despus de que ref y nm_rea hayan seleccionado un rango

determinado, nm_fila y nm_columna seleccionan una celda
especfica: nm_fila 1 es la primera fila del rango, nm_columna 1
es la primera columna y as sucesivamente. La referencia devuelta
por INDICE es la interseccin entre nm_fila y nm_columna.
Si se define nm_fila o nm_columna como 0 (cero), INDICE
devuelve la referencia de toda la fila o columna, segn
corresponda.
Nm_fila, nm_columna y nm_rea debern dirigirse a una
celda en ref, de lo contrario la funcin INDICE devuelve el valor
de error #REF! Si nm_fila y nm_columna se omiten, INDICE
devuelve el rea del argumento ref definido por nm_rea.
El resultado de la funcin INDICE es una referencia y ser
interpretada como tal por otras frmulas. El valor devuelto por la
funcin INDICE se puede utilizar como una referencia o como un
valor, dependiendo de la frmula.

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Funciones lgicas
Funcin
Descripcin
O
Devuelve VERDADERO si cualquier argumento es VERDADERO
Y
Devuelve VERDADERO si todos sus argumentos son
VERDADERO
SI
Especifica una prueba lgica que realizar
SI.ERRORDevuelve
Devuelve un valor que se especifica si una frmula lo evala como
un error; de lo contrario, dev
devuelve
uelve el resultado de la frmula

O (funcin O)
Devolver VERDADERO si alguno de los argumentos es VERDADERO;
devolver FALSO si todos los argumentos son FALSO.
Sintaxis
O(valor_lgico1; [valor_lgico2]; ...)
La sintaxis de la funcin O tiene los siguientes argumentos:
Valor_lgico1; Valor_lgico2; ... Valor_lgico1 es obligatorio, los valores
lgicos siguientes son opcionales. De 1 a 255 condiciones que se desea
comprobar y que pueden tener el resultado de VERDADERO o FALSO.
Observaciones
Los argumentos
rgumentos deben evaluarse como valores lgicos, como
VERDADERO O FALSO, o bien en matrices o referencias que
contengan valores lgicos.
Si un argumento matricial o de referencia contiene texto o celdas
vacas, dichos valores se pasarn por alto.
Si el rango
o especificado no contiene valores lgicos, la funcin O
devuelve el valor de error #VALOR!.
Puede utilizar la frmula de matriz O para comprobar si un valor
aparece en una matriz.

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Y (funcin Y)
Devuelve VERDADERO si todos los argumentos se evalan como
VERDADERO; devuelve FALSO si uno o ms argumentos se evalan
como FALSO.
Un uso comn de la funcin Y es expandir la utilidad de otras funciones
que realizan pruebas lgicas. Por ejemplo, la funcin SI realiza una
prueba lgica y, luego, devuelve un valor si la prueba se evala como
VERDADERO y otro valor si la prueba se evala como FALSO. Con la
funcin Y como argumento prueba_lgica de la funcin SI,, puede
probar varias condiciones diferentes en lugar de slo una.
La funcin SI se ver en el prximo apartado.
Sintaxis
Y(valor_lgico1; [valor_lgico2]; ...)
La sintaxis de la funcin Y tiene los siguientes argumentos
argumentos:
valor_lgico1: Obligatorio. La primera condicin que desea probar se
puede evaluar como VERDADERO o FALSO.
valor_lgico2;... Opcional. Las condiciones adicionales que desea
probar se pueden evaluar como VERDADERO o FALSO, hasta un
mximo de 255 condiciones.
Observaciones
Los argumentos deben evaluarse como valores lgicos, como
VERDADERO o FALSO, o bien deben ser matrices o referencias
eferencias que
contengan valores lgicos.
Si un argumento de matriz o de referencia contiene texto o celdas
vacas, esos valores se pasarn por alto.
Si el rango especificado no contiene valores lgicos, la funcin Y
devuelve el valor de error #VALOR!.

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SI (funcin SI)
La funcin SI devuelve un valor si una condicin especificada se evala
como VERDADERO y otro valor si se evala como FALSO.
Por ejemplo, la frmula =SI(A1>10,"Ms de 10","10 o menos")
menos"), devuelve
"Ms de 10" si A1 es mayor que 10 y "10 o menos" si A1 es menor o igual
que 10.
Sintaxis
SI(prueba_lgica; [valor_si_verdadero]; [valor_si_falso])
La sintaxis de la funcin SI tiene los siguientes argumentos
argumentos:
Prueba_lgica: Obligatorio. Cualqu
Cualquier
ier valor o expresin que pueda
evaluarse como VERDADERO o FALSO. Por ejemplo, A10=100 es una
expresin lgica; si el valor de la celda A10 es igual a 100, la expresin se
evala como VERDADERO. De lo contrario, se evaluar como FALSO.
Este argumento puede utilizar cualquier operador de comparacin.
comparacin
Valor_si_verdadero: Opcional. El valor que desea que se devuelva si el
argumento prueba_lgica se evala como VERDADERO
VERDADERO.
Valor_si_falso: Opcional. El valor que desea que se devuelva si el
argumento prueba_lgica se evala como FALSO.
Observaciones
Es posible anidar hasta 64 funciones SI como argumentos
valor_si_verdadero y valor_si_falso para crear pruebas ms
complicadas.
Si cualquiera de
e los argumentos de la funcin SI es una matriz
cada elemento de la matriz se evaluar cuando se ejecute la
instruccin SI.
Excel proporciona funciones adicionales que se pueden utilizar
para analizar los datos en funcin de una condicin. Por ejemplo
Contar.Si.
ar.Si. Sumar.Si, Promedio.Si.

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Ejemplo 2: Funcin Anidada SI

Funcin SI.ERROR
Devuelve un valor que se especifica si una frmula se evala como un
error; de lo contrario, devuelve el resultado de la frmula.
Puede utilizar est funcin
uncin para interceptar y controlar errores en las
frmulas.
Sintaxis
SIERROR(valor; valor_si_error)
La sintaxis de la funcin SIERROR tiene los siguientes argumentos
argumentos:
Valor: Obligatorio. El argumento en el que se busca un error.
Valor_si_error: Obligatorio.
torio. El valor que se devuelve si la frmula se vala
como un error. Se evalan los tipos siguientes de error: #N/A, #VALOR!,
#REF!, #DIV/0!, #NUM!, #NOMBRE? o #NULO!.
Observaciones
Si valor o valor_si_error estn en una celda vaca, SIERROR los trata
tr
como un valor de cadena vaca ("").
Si valor es una frmula de matriz, SIERROR devuelve una matriz de
resultados para cada celda del rango especificado en el valor.

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Funciones Fecha y Hora

En este apartado se vern algunos ejemplos de las funciones para el
tratamiento de valores Fecha y Hora.
Funcin
AHORA

Descripcin
Devuelve el nmero de serie correspondiente a la fecha y hora actuales

DIAS.LAB

Devuelve el nmero de serie de la fecha que tiene lugar antes o despus de un

nmero determinado de das laborables
Devuelve el nmero de serie de la fecha anterior o posterior a un nmero
especificado de das laborables mediante parmetros para indicar cules y cuntos
das son das de fin de semana
Devuelve el nm
nmero
ero de todos los das laborables existentes entre dos fechas

DIAS360

Calcula el nmero de das entre dos fechas a partir de un ao de 360 das

FECHA

Devuelve el nmero de serie correspondiente a una fecha determinada

NUM.DE.SEMANA

Convierte un nmero de serie en un nmero que representa el lugar numrico

correspondiente a una semana de un ao

DIA.LAB
DIA.LAB.INTL

Las fechas son a menudo una parte crtica de anlisis de datos

datos.
Microsoft Excel almacena las fechas como nmeros secuenciales
denominados valores de serie.
Por ejemplo, en Microsoft Office Excel para Windows, la fecha 1 de
enero de 1900 es el nmero de serie 1, y la fecha 1 de enero de 2008 es
el nmero de serie 39448, porque es 39.448 das despus del 1 de enero
de 1900.
Igualmente Excel almacena las horas como fracciones decimales, ya
que la hora se considera una porcin del da. El nmero decimal es un
valor entre 0 (cero) y 0,99999999, y se corresponde con los momentos
del da entre las 0:00:00 horas (12:00:00 a.m.) y las 23:59:59 horas
(11:59:59 p.m.). El valor
lor 1 corresponde a 1 da, es decir 24 horas.
Por lo tanto, las fechas y las
sumarse, restarse e incluirse
como un valor de serie y
cambiando
ndo el formato de la
formato General.

horas son valores y, por lo tanto, pueden

en otros clculos. Puede ver una fecha
una hora como una fraccin decimal,
celda que contenga la fecha o la hora a

Recordatorio: Puede aplicar formato fecha y hora o formato general a

los valores fechas desde el formato celdas

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Funcin Ahora()
Devuelve el nmero de serie de la fecha y hora actuales del sistema.
sistema Si
el formato de celda es General antes de especificar la funcin, Excel
cambia el formato de celda al mismo formato de fecha y hora de la
configuracin regional de fecha y hora especificada en el Panel de
control de Windows, aunque puede cambiar e
el formato desde los
comandos.
La funcin AHORA es til cuando se necesita mostrar la fecha y hora
actuales en una hoja de clculo o calcular un valor basndose en la
fecha y hora actuales, y que ese valor se actualice ca
cada
da vez que se
abra la hoja de clculo.
El valor de actualiza cada vez que se abre el libro. No se actualiza
continuamente
Sintaxis
AHORA()
La sintaxis de la funcin AHORA no tiene argumentos
Observaciones
Excel almacena las fechas como nmeros de serie secuenciales
para que se puedan usar en clculos. De manera
predeterminada, la fecha 1 de enero de 1900 es el nmero de
serie 1 y la fecha 1 de enero de 2008 es el nmero de serie 39448,
porque es 39.448 das posterior al 1 de enero de 1900. Microsoft
Excel
el para Macintosh usa un sistema de fechas diferente como
sistema predeterminado.
En los nmeros de serie, los dgitos a la derecha del separador
decimal representan la hora; los nmeros a la izquierda
representan la fecha. Por ejemplo, el nmero de serie 0,5
representa la hora 12:00 del medioda.
Los resultados de la funcin AHORA slo cambian cuando se
realiza un clculo en la hoja de clculo o cuando se ejecuta una
macro que contiene la funcin. No se actualiza constantemente.

Funcin Dia.Lab()
Devuelve
lve un nmero que representa una fecha que es el nmero de
das laborables antes o despus d
de una fecha (la fecha inicial).
Los das laborables excluyen los das de fin de semana y cualquier fecha
identificada en el argumento festivos. Use DIA.LAB para exc
excluir
luir fines de

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semana o das festivos cuando calcule fechas de vencimiento de
facturas, las fechas de entrega esperadas o el nmero de das de
trabajo realizado.
Sintaxis
DIA.LAB(fecha_inicial; das_lab; [festivos])
La sintaxis de la funcin DIA.LAB tiene los siguientes argumentos:
Fecha_inicial: Obligatorio. Una fecha q
que
ue representa la fecha inicial.
Das_lab: Obligatorio. El nmero de das laborables (das que no sean
fines de semana ni das festivos) anteriores o posteriores al argumento
fecha_inicial.. Un valor positivo para el argumento das_lab produce una
fecha futura; un nmero negativo produce una fecha pasada.
Festivos: Opcional. Una lista opcional de una o varias fechas que deben
excluirse del calendario laboral, como los das festivos nacionales
naciona
y
locales. La lista puede ser un rango de celdas que contengan las fechas
o una constante matricial de los nmeros de serie que representen las
fechas.
Las fechas deben especificarse mediante la funcin FECHA o como
resultado de otras frmulas o funciones. Por ejemplo, utilice
FECHA(2008;5;23) para el 23 de mayo de 2008. Pueden producirse
problemas si las fechas se escriben como texto.

Funcin Dia.Lab.INTL()
Devuelve el nmero de serie de la fecha que tiene lugar antes o
despus de un nmero determinado de das laborables con parmetros
de fin de semana personalizados. Los parmetros de fin de semana
indican cules y cuntos das son das de fin de sem
semana.
Los das de fin de semana y cualquier da especificado como festivo no
se consideran das laborables.

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Sintaxis
DIA.LAB.INTL(fecha_inicial; das_lab; [fin_de_semana]; [festivos])
La sintaxis de la funcin DIA.LAB.INTL tiene los siguientes argumentos:
argumento
Fecha_inicial: Obligatorio. La fecha inicial, truncada a entero.
Das_lab: Obligatorio. El nmero de das laborables antes o despus de
la fecha_inicial. Un valor positivo da como resultado una fecha futura;
un valor negativo proporciona una fecha pas
pasada;
ada; un valor de cero
proporciona la fecha_inicial. El desplazamiento de das se trunca a
entero.
Fin_de_semana: Opcional. Indica los das de la semana que
corresponden a das de la semana y no se consideran das laborables.
Fin_de_semana es un nmero de fin de semana o cadena que
especifica cundo ocurren los fines de semana.
nmero de fin de semana
1 u omitido

Das de fin de semana

Sbado, domingo

Domingo, lunes

Lunes, martes

Martes, mircoles

Mircoles, jueves

Jueves, viernes

Los valores numricos de la

tabla de la izquierda
indican los siguientes das
de fin de semana

Los valores de las cadenas

de fin de semana tienen
Viernes, sbado
7
siete
caracteres
de
Slo domingo
11
longitud y cada carcter
Slo lunes
12
de la cadena representa
Slo
martes
un da de la semana,
13
Slo
mircoles
empezando por el lunes.
14
Slo jueves
El valor 1 representa un da
15
no
laborable
y
0
Slo viernes
16
representa
un
da
Slo sbado
17
laborable. Slo se permiten
los caracteres 1 y 0 en la cadena. 1111111 no es una cadena vlida.
Por ejemplo, 0000011 dara como resultado un fin de semana que es
sbado y domingo.
Festivos: Opcional. Un conjunto opcional de una o ms fechas que se
deben excluir del calendario de das laborables. Los das festivos deben
estar en el rango de celdas que contienen las fechas o una constante
de matriz de los valores seriales que representan esas fechas. El orden
de las fechas o los valores seriales de los das festivos puede ser
arbitrario.

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Observaciones
Si el argumento fecha_inicial est fuera del rango para el valor de
base de la fecha actual, DIA.LAB.INTL devuelve un valor de error
#NUM!.
Si cualquier fecha en das festivos est fuera del rango para el
valor de base de la fecha a
actual,
ctual, DIA.LAB.INTL devuelve un valor
de error #NUM!.
Si el argumento fecha_inicial ms el desplazamiento de das da
como resultado una fecha no vlida, DIA.LAB.INTL devuelve el
valor de error #NUM!.
Si una cadena de fin de semana tiene una longitud no vlida
v
o
contiene caracteres no vlidos, DIA.LAB.INTL devuelve el valor de
error #VALOR!.

Funcin Dias.Lab()
Devuelve el nmero de das laborables entre fecha_inicial y fecha_final.
Los das laborables no incluyen los fines de semana ni otras fechas que
qu
se identifiquen en el argumento festivos.
Sintaxis
DIAS.LAB(fecha_inicial; fecha_final; [festivos])
La sintaxis de la funcin DIAS.LAB tiene los siguientes argumentos
argumentos:
Fecha_inicial: Obligatorio. Una fecha que representa la fecha inicial.
Fecha_final: Obligatorio. Una fecha que representa la fecha final.
Festivos: Opcional. Un rango opcional de una o varias fechas que
deben excluirse del calendario laboral, como los das festivos nacionales
y locales. La lista puede ser un rango de celdas que conten
contengan
gan las
fechas o una constante matricial de los nmeros de serie que
representen las fechas.
Las fechas deben especificarse mediante la funcin FECHA o como
resultado de otras frmulas o funciones. Por ejemplo, utilice
FECHA(2008;5;23) para el 23 de mayo de 2008. Pueden producirse
problemas si las fechas se escriben como texto.

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Observaciones
Microsoft Excel almacena las fechas como nmeros de serie
secuenciales para que se puedan utilizar en clculos.
Si uno de los argumentos no es una fecha vlida DIAS.LAB
devuelve el valor de error #VALOR!.

Funcin Dias.360()
La funcin DAS360 devuelve la cantidad de das entre dos fechas
basndose en un ao de 360 das
das, es decir 12 meses de 30 das.
Sintaxis
DAS360(fecha_inicial;fecha_final;[mtodo])
a sintaxis de la funcin DAS360 tiene los siguientes argumentos
argumentos:
La
Fecha_inicial, fecha_final:: Obligatorios. Fechas entre las que desea
calcular la cantidad de das. Si fecha_inicial se produce despus de
fecha_final, la funcin DAS360 devuelve un nmero n
negativo.
egativo. Las
fechas se deben especificar con la funcin FECHA o se deben derivar
de los resultados de otras frmulas o funciones.
Mtodo:
Mtodo
Opcional.
Valor lgico
que
especifica si
se usar el
mtodo
de
clculo
europeo
o
americano.

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Funcin Fecha()
La funcin FECHA devuelve el nmero de serie secuencial que
representa una fecha determinada.
Si el formato de la celda era General antes de especificar la funcin, el
resultado tendr formato de fecha y no de nmero.
La funcin FECHA es muy til en situaciones en que el ao, el mes y el
da se proporcionan mediante frmulas o referencias de celda.
Sintaxis
FECHA(ao,mes,da)
La sintaxis de la funcin FECHA tiene los siguientes argumentos
argumentos:
Ao: Obligatorio. El valor del argumento ao puede incluir de uno a
cuatro dgitos. Excel interpreta el argumento ao segn el sistema de
fechas configurado en el e
equipo.
Mes: Obligatorio. Nmero entero positivo o negativo que representa el
mes del ao, de 1 a 12 (de enero a dic
diciembre).
Da: Obligatorio. Nmero entero positivo o negativo que representa el
da del mes, de 1 a 31.

Funcin Num.de.Semana()
Devuelve el nmero de la semana correspondiente a una fecha
determinada. Por ejemplo, la semana que contiene el 1 de ener
enero es la
primera semana del ao y se numera como semana 1.
Existen dos sistemas que se usan para esta funcin.
Sistema 1: La semana que contiene el 1 de enero es la primera
semana del ao y se numera como semana 1.
Sistema 2: La semana que contiene el prim
primer
er jueves del ao es la
primera semana del ao y se numera como semana 1.
Sintaxis
NUM.DE.SEMANA(nm_de_serie;[tipo_de_devolucin])

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La sintaxis de
argumentos:

la

funcin

NUM.DE.SEMANA

tiene

los

siguientes

Nm_de_serie: Obligatorio.
bligatorio. Una fecha contenida en la semana. Las
fechas deben especificarse usando la funcin FECHA o como resultado
de otras frmulas o funciones.
Tipo
1 u omitido
2
11
12
13
14
15
16
17
21

La semana empieza
Sistema
el
Domingo
1
Lunes
1
Lunes
1
Martes
1
Mircoles
1
Jueves
1
Viernes
1
Sbado
1
Domingo
1
Lunes
2

Tipo: Opcional. Un nmero que

determina en qu da comienza la
semana. El valor predeterminado
es 1. (Ver
Ver tabla de la izquierda)
Observaciones:

Microsoft Excel almacena las

fechas como nmeros de serie
secuenciales para que se puedan
usar en clculos.
Si nm_de_serie est fuera del rango para el valor de base de
fecha actual, se devuelve un error #NUM!.
Si tipo est fuera del rango especificado en la tabla anterior, se
devuelve un error #NUM!.

Funciones anidadas
En algunas ocasiones, puede que se necesite utilizar una funcin como
uno de los argumentos de otra funcin. Por ejemplo, la siguiente frmula
utiliza una funcin anidada PROMEDIO
y compara el resultado con el valor 50.

Resultados vlidos: Cuando se utiliza una funcin anidada como

argumento, se deber devolver el mismo tipo de valor que el que
utilice el argumento. Por ejemplo, si el argumento devuelve un
valor VERDADERO
O o FALSO, la funcin anidada deber devolver

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VERDADERO o FALSO. Si ste no es el caso, Microsoft Excel
mostrar el valor de error #VALOR!.

Lmites del nivel de anidamiento: Una frmula puede contener

como mximo siete niveles de funciones anidadas
anidadas. Si la
a Funcin B
se utiliza como argumento de la Funcin A, la Funcin B es una
funcin de segundo nivel. En el ejemplo anterior,, la funcin
PROMEDIO y la funcin SUMA son ambas funciones de segundo
nivel porque son argumentos de la funcin SI. Una funcin
anidada
ada dentro de la funcin PROMEDIO ser una funcin de
tercer nivel, etc.

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DIRECTRICES Y EJEMPLOS DE FRMULAS MATRIZ

Para convertirse en un usuario avanzado de Excel, es recomendable
utilizar frmulas de matriz, que pueden realizar clculos ms avanzados.
CSE"
A las frmulas de matriz tambin se las conoce como "frmulas CSE".
Esto se debe a que para especificarlas en los libros se presiona
CTRL+MAYS+ENTRAR.
stas se pueden emplear para realizar tareas complejas como:
Contar el nmero de caracteres incluidos en un rango de celdas.
Sumar nicamente aquellos nmeros que cumplan ciertas
condiciones, como los valores ms bajos de un rango o los
nmeros comprendidos entre un lmite superior e inferior.
Sumar cada valor de un rango de valores.
Se puede considerar una matriz como una coleccin de elementos. En
Excel, esos elementos pueden residir en una nica fila (lo que se
denomina una matriz horizontal unidimensional), una columna (una
matriz vertical unidimensional) o varias filas y columnas (una matriz
matri
bidimensional).
Una frmula de matriz es una frmula que puede realizar varios clculos
en uno o varios de los elementos de una matriz y pueden devolver varios
resultados o un nico resultado.

Crear una frmula de matriz sencilla

Segn los datos recogidos
idos en la siguiente tabla, se necesita calcular los
valores de la columna de los totales

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En este caso se necesita multiplicar los valores de la matriz,
comprendida entre el rango C2 y D11.
1. Seleccionar el rango E2:E11,, donde se insertar la frmula
matricial
2. Escribir la frmula =C2:C11*D2:D11
=C2:C11*D2:D11en la barra de frmulas
3. Presionar la combinacin del teclado CTRL+MAYS+ENTRAR.
CTRL+MAYS+ENTRAR
En este momento la frmula se mostrar entre llaves ({ }) y coloca una
instancia de la misma en cada celda del rango seleccionado. Eso
sucede con mucha rapidez, as que lo que ver en la columna E es la
cifra de ventas total de cada tipo de vehculo por vendedor.
Las llaves no deben entrarse nunca directamente con el teclado

Crear una frmula de matriz de una celda

Siguiendo el mismo
smo ejemplo que en el apartado anterior,

13 del libro, escribir Ventas totales.

En la celda C13
En
la
celda
D
D13,
13,
escribir
la
siguiente
frmula
=SUMA(C2:C11*D2:D11)
y,
a
continuacin,
presionar
CTRL+MAYS+ENTRAR
CTRL+MAYS+ENTRAR:

En este caso, Excel multiplica los val

valores
ores de la matriz (el rango de celdas
entre C2 y D11) y utiliza la funcin SUMA para agregar los totales. El
resultado es un total general de 111.800 en ventas. Este ejemplo
demuestra lo eficaz que puede resultar este tipo de frmula. Por

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ejemplo, en un libro con 15.000 filas de datos se pueden sumar parte de
los datos o la totalidad si se crea una frmula de matriz en una sola
celda.
Adems, debido a que la frmula de la celda,, en nuestro ejemplo la
celda D13, es totalmente independiente de la
las frmulas del rango E2 y
E11, ess posible realizar innumerables acciones como modificar las
frmulas de la columna E o eliminar por completo esa columna, sin que
ello afecte a la frmula de una celda.
Las frmulas de matriz tambin ofrecen las ventajas siguientes:
Coherencia: Si se clica en cualquiera de las celdas desde E2
hacia abajo, se ver la misma frmula. Esa coherencia garantiza
una mayor precisin.
Seguridad: No es posible sobrescribir un componente de una
frmula de matriz de varias celdas. Por ejemplo, h
haga
aga clic en la
celda E3 y presione SUPR. Tendr que seleccionar todo el rango
de celdas (de E2 a E11) y modificar la frmula de la matriz
completa o dejar la matriz como est. Como medida de
seguridad adicional, tiene que presionar CTRL+MAYS+ENTRAR
para confirmar
onfirmar la modificacin de la frmula.
Tamaos de archivo menores: Con frecuencia podr utilizar una
frmula de matriz sencilla en lugar de varias frmulas intermedias.
Por ejemplo, el libro que ha creado para este ejercicio emplea
una frmula de matriz p
para
ara calcular los resultados de la columna
E. Si hubiera utilizado frmulas estndar (como =C2*D2), habra
usado 11 frmulas distintas para calcular los mismos resultados.
En su mayor parte, las frmulas de matriz usan sintaxis de frmula
estndar. Tambin empiezan con un signo igual y se puede utilizar
cualquiera de las funciones incorporadas de Excel. La principal
diferencia es que al utilizar una frmula de matriz es necesario presionar
CTRL+MAYS+ENTRAR para especificarla. Al hacer esto, Excel incluye la
l
frmula de matriz entre llaves; si escribe las llaves manualmente, la
frmula se convertir en una cadena de texto y no funcionar.
Para modificar una frmula de matriz tambin debe siempre teclear
CTRL+MAYS+ENTRAR y esa regla se aplica tanto a las fr
frmulas
mulas de una
celda como de varias.
Siempre que se trabaje con frmulas de varias celdas, tambin se
tendrn que seguir las siguientes reglas:

Se debe seleccionar el rango de celdas en el que va a incluir los

resultados antes de especificar la frmula. Lo hizo en el paso 3 del

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ejercicio de la frmula de matriz de varias celdas al seleccionar

las celdas comprendidas entre E2 y E11.
No puede modificar el contenido de una celda individual de una
frmula de matriz.
Puede mover o eliminar una frmula de matriz completa, pero no
parte de la misma. En otras palabras, para reducir una frmula de
matriz, primero debe eliminar la frmula existente y empezar de
nuevo. Para eliminar una frmula de matriz, debe seleccionar la
frmula completa presionar SUPR y, a continuacin,
continu
CTRL+MAYS+ENTRAR
CTRL+MAYS+ENTRAR.
No puede insertar celdas en blanco en una frmula de matriz de
varias celdas ni eliminar celdas de la misma.

Desventajas de utilizar frmulas de matriz

Las frmulas de matriz presentan algunas desventajas:
La incomodidad de tener que presionar siempre la combinacin
de teclas CTRL+MAYS+ENTRAR
CTRL+MAYS+ENTRAR.
Es posible que otros usuarios no entiendan las frmulas. Existe
relativamente poca documentacin sobre las frmulas de matriz,
as que es importante valorar la posibilidad de utilizarlas si otros
usuarios han de modificar los libros
Segn la velocidad de procesamiento y la memoria del equipo,
las frmulas de matriz de gran tamao pueden ralentizar los
clculos.

Constantes de matriz
Las constantes de matriz son un componente de las frmulas de matriz.
Es posible crear constantes de matriz si se especifica una lista de
elementos y, a continuacin, se incluye entre llaves (({ }),
), como:
={1,2,3,4,5}
En las secciones anteriores de este artculo se ha recalcado la
necesidad
ecesidad de presionar CTRL+MAYS+ENTRAR al crear frmulas de
matriz. Dado que las constantes son un componente de stas, se
incluyen entre llaves de forma manual al escribir dichas llaves. A
continuacin se utiliza CTRL+MAYS+ENTRAR para especificar la frmula
fr
completa.

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Si se separan los elementos mediante comas, se crea una matriz

horizontal (una fila).
Si se delimitan mediante caracteres de punto y coma, se crea
una matriz vertical (una columna).
Para crear una matriz bidimensional, se delimitan los elem
elementos
entos de
cada fila mediante comas y cada fila se delimita mediante
caracteres de punto y coma.

Al igual que ocurre con las frmulas de matriz, las constantes se pueden
utilizar con cualquiera de las funciones incorporadas que proporciona
Excel

Crear constantes
tantes unidimensionales y bidimensionales
El siguiente procedimiento permite conocer cmo crear constantes
horizontales, verticales y bidimensionales.
Crear una constante horizontal
1. Seleccionar desde la
celda A1 hasta E1.
2. En
la
barra
de
frmulas, escribir la siguiente
frmula
y
presionar
CTRL+MAYS+ENTRAR: ={1,2,3,4,5}.En este caso se tendr que
escribir las llaves de apertura y cierre (({ }).
). El resultado ser el
siguiente.
Crear una constante vertical
1. Seleccionar una columna de cinco celdas.
2. En la barra de frmulas, escribir la siguiente
frmula y presionar CTRL+MAYS+ENTRAR:
={1;2;3;4;5}
3. El resultado ser el de la imagen derecha
Crear una constante bidimensional
1. En
el
libro,
seleccionar un bloque
de celdas de cuatro
cua
columnas de ancho por
tres filas de alto.
2. En la barra de

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frmulas, escribir la siguiente frmula ={1,2,3,4;5,6,7,8;9,10,11,12}y
presionar CTRL+MAYS+ENTRAR
Ejemplo
1. Abrir una hoja
oja de clculo en blanco con
los siguientes datos.
2. En la celda B6, escribir la siguiente
frmula =SUMA(
=SUMA(B1:B51*{1,2,3,4,5})
1*{1,2,3,4,5}) y presionar
CTRL+MAYS+ENTRAR. Observar que Excel
incluye la constante entre otro par de llaves,
dado que la ha especificado como una
frmula de matriz.
3. En la celda B6 aparece
aparecer el valor 85. En la siguiente seccin se
explica el funcionamiento de la frmula.
La frmula utilizada en el ejemplo
anterior contiene varias partes:
Funcin: SUma
Matriz almacenada:: B1:B5
Operador: * (asterisco)
Constante de matriz {1,2,3,4,5}

Excel no incluye las constantes

stantes de matriz entre llaves, se deben entrar de
forma manual y a continuacin presionar CTRL+MAYS+ENTRAR para
especificar la frmula.
Dado que Excel realiza en primer lugar las operaciones de las
expresiones incluidas entre parntesis, los dos siguientes elementos que
entran en accin son los valores almacenados en el libro (A1:E1) y el
operador. En este punto, la frmula multiplica los valores de la matriz
almacenada por los valores correspondientes de la constante. Es el
equivalente
uivalente de =SUMA(A1*1,B1*2,C1*3,D1*4,E1*5)
Por ltimo, la funcin SUMA agrega los valores y en la celda A3 aparece
la suma 85.. Para evitar el uso de la matriz almacenada y simplemente
conservar la operacin en su totalidad en memoria, substituir la matriz
matr
almacenada por otra constante de matriz, =SUMA({3,4,5,6,7}*{1,2,3,4,5})
Para intentarlo, copiar la funcin, seleccionar una celda en blanco del
libro, pegar la frmula en la barra de frmulas y, a continuacin,
presionar CTRL+MAYS+ENTRAR. Se ver el m
mismo
ismo resultado que en el

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ejercicio
anterior,
cuando
=SUMA(A1:E1*{1,2,3,4,5}).

emple

la

frmula

de

matriz

Elementos que se pueden utilizar en las constantes

Las constantes de matriz pueden contener nmeros, texto, valores

lgicos (como TRUE y FALSE) y valores de error (como #N/A).
Permiten utilizar los nmeros en formato entero, decimal y
cientfico.
En caso de incluir texto, debe especificarlo entre comillas
tipogrficas (").
Las constantes de matriz no pueden contener matrices, frmulas
ni funciones adicionales. En otras palabras, slo pueden incluir
texto o nmeros separados por comas o puntos y coma. Cuando
se especifica una frmula como {1,2,A1:D4} o {1,2,SUMA(Q2:Z8)},
Excel muestra un mensaje de advertencia. Adems, los valores
numricos pueden in
incluir
cluir signos de porcentaje, de dlar, comas o
parntesis.

Poner nombre a las constantes de matriz

Posiblemente la mejor forma para utilizar las constantes de matriz sea
ponerles nombre.
Las constantes con nombre pueden resultar mucho ms sencillas de
utilizar
lizar y pueden ocultar parte de la complejidad de las frmulas de
matriz a los principiantes. Para ponerle nombre a una constante de
matriz y utilizarla en una frmula, seguir este procedimiento:
1. En el grupo Nombres definidos de
la ficha Frmulas, abrir el desplegable
del comando Definir nombre.. Se abrir
el cuadro de dilogo Definir nombre.
nombre

2. Escribir el nombre en el
cuadro.
3. Escoger el mbito al que
har referencia a travs
del desplegable mbito
4. En
el
cuadro
Hace
referencia a, escoger el
grupo de celdas. Recuerde
escribir
bir las llaves de forma
manual

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Cuando se emplee una constante con nombre como frmula de matriz,
es necesario escribir el signo igual. Si no lo hace, Excel interpretar la
matriz como una cadena de texto. Por ltim
ltimo,
o, tener en cuenta que
puede utilizar combinaciones de texto y nmeros.

Solucionar problemas de las constantes de matriz

Si las constantes de matriz no funcionan:

Es posible que algunos elementos no se hayan separado con el

carcter adecuado. Si se omit
omite
e una coma o un punto y coma o
coloca uno en la ubicacin incorrecta, es posible que la
constante de matriz no se cree correctamente o que aparezca
un mensaje de advertencia.
Es posible que haya seleccionado un rango de celdas que no
coincida con el nmero de elementos de la constante. Por
ejemplo, si selecciona una columna de seis celdas para utilizarla
con una constante de cinco celdas, aparecer el valor de error
#N/A en la celda vaca. Por el contrario, si selecciona muy pocas
celdas, Excel omite los va
valores
lores que no cuentan con una celda
correspondiente.

Ejemplo frmulas de matriz bsicas

1. Utilizar los datos de la tabla superior

2. Asegurarse de que el libro contiene dos hojas de clculo en
blanco.
3. Nombrar a la primera hoja con la palabra Datos y Matrices a la
segunda hoja.

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Crear una matriz a partir de valores existentes

1. En el libro de ejemplo,
seleccionar la hoja de clculo
Matrices.
2. Seleccionar el rango de
celdas desde C1 a E3.
3. Escribir
=Datos!E1:G3 y
CTRL+MAYS+ENTRAR:
La frmula se vincula
ula a los valores almacenados en las celdas E1 a G3
de la hoja de clculo Datos.
La alternativa a esta frmula de matriz
sera introducir una a una la frmula en
cada una de las celdas, como muestra
la imagen de la derecha.
Si se modifica algunos de los valores de la hoja de clculo Datos,
Datos esas
modificaciones aparecen en la hoja de clculo Matrices.

Contar los caracteres de un rango de celdas

En el ejemplo siguiente se muestra cmo contar el nmero de
caracteres, incluidos los espacios, de un rango de celdas.
1. En la hoja de clculo Datos, en la celda C7, escribir la frmula
=SUMA(LARGO(C1:C5)) y presionar CTRL+MAYS+ENTRAR:
2. En la celda C7 aparecer el valor 59.
La funcin LARGO devuelve la longitud de cada cadena de texto de
cada una de las celdas del rango y a continuacin, la funcin SUMA
agrega esos valores y muestra el resultado en la celda que contiene la
frmula, C7.

Buscar los n valores ms pequeos de un rango

En este ejemplo se muestra cmo buscar los tres valores ms pequeos
de un rango de celdas.
1. En la hoja de clculo Datos,, seleccionar las celdas comprendidas
entre A12 y A14. Este conjunto de celdas contendr los resultados
devueltos por la frmula de matriz.

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2. En
la
barra
de
frmulas,
escribir
=K.ESIMO.MENOR(A1:A10,{1;2
;3})
y
presionar
CTRL+MAYS+ENTRAR.
Los
valores 400, 475 y 500
aparecen en las celdas A12
a A14, respectivamente.
En esta frmula se utiliza una
constante de matriz para
evaluar
la
funcin
K.ESIMO.MENOR
ENOR tres veces y
devolver
el
valor
ms
pequeo (1), segundo ms
pequeo (2) y tercero ms pequeo (3) de la matriz incluida en las
celdas A1:A10.
Para buscar ms valores, agregar ms argumentos a la constante y un
nmero equivalente de celdas de resultado
resultados al rango A12:A14.

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IMPORTAR DATOS A EXCEL

Introduccin
Microsoft Excel permite trabajar con datos procedentes de otras
aplicaciones.
Puede utilizar algunas de las herramientas disponibles en Excel para
copiar datos, como el portapapeles de Windows utilizando las opciones
Copiar /Pegar o mediante la opcin de me
men
n para la importacin de
datos, aunque esta puede tener problemas de compatibilidad con los
datos, dependiendo del formato del archivo a importar, ya q
que
ue cada
aplicacin genera un archivo con un formato propio para identificar
mejor el contenido de los datos.
Microsoft Excel dispone de herramientas para exportar datos.
Al importar datos de una aplicacin externa se deben tener en cuenta
que pueden surgir los siguientes fallos:
Algunas de las frmulas no ajustan correctamente.
El formato no se ajusta al original.
Las frmulas y funciones que no entiende no las copia.

Utilizar el asistente para importar texto

La denominacin de archivos de texto se refiere a archivos que no
tienen formato, llamados archivos de texto plano (ASCII).
Los archivos de texto con formato como los de Word (.doc) o los (.rtf)
tienen otra forma de importarse a Excel que se ver ms adelante
Una de las opciones para importar archivos de texto con asistente es:
1. Acceder a la pestaa
Datos y seleccionar el
botn Desde texto.
2. Seleccionar el archivo a
importar en el cuadro de
dilogo que aparece.
3. Seguir los pasos de las
pantallas del asistente.
Paso 1:: Permite indicar si el texto importado tiene los Campos
delimitados o no para que Excel sepa donde empieza un campo y

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dnde acaba, a
partir de qu fila
se debe importar
por
si
es
necesario
descartar ttulos y
decidir el Origen
del archivo. Si
todos los datos
son
correctos
pulsamos sobre
Siguiente>..

Paso 2: Permite
elegir
los
separadores de los
datos. Por defecto
viene marcado el
separador
de
Tabulacin,
los
datos
comprendidos
entre
los
separadores
se
importaran
en
campos
diferentes. En la
imagen se observa que se incluye en un slo campo, debido a que no
hay signos de tabulacin en el texto.
Si se utiliza esta opcin de separar con espacios en blanco, es
conveniente activar Considerar separadores consecutivos como uno
solo,, as, si por ejemplo se e
encuentran
ncuentran dos o ms caracteres
separadores juntos, los considera como uno slo.
Para continuar con el asistente pulsar sobre Siguiente>.
Paso 3:: Permite seleccionar el Formato de los datos.
Normalmente Excel determina el tipo de los datos de una columna por
los valores contenidos en ella, pero permite cambiar ese formato.
Clicar en la columna para seleccionarla, aparecer el fondo negro.
Seleccionar el formato en la seccin Formato de los datos en
columnas.

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Observar que una de las opciones de esta mism
misma
a seccin, ofrece la
posibilidad de saltar
la importacin de la
columna
seleccionada
No
importar
columna
(saltar).
En
el
botn
Avanzadas
es
posible
completar
ciertas
caractersticas para
los nmeros como
los separadores de
decimales y millares y la posicin del signo en los negativos.
Una vez completado o comprobado la definicin, pulsar sobre el botn
Finalizar.

El asistente permite en todo momen

momento
to la opcin de volver
pantallas anteriores pulsando el botn <Atrs.

a las

Al finalizar aparece un cuadro de dilogo sobre dnde se deben

Importar los datos.
Marcar Hoja de clculo existente y la celda o los datos en una Nueva
hoja dentro del libro.
Pulsar sobre Aceptar.

Conexiones
La ventaja principal de conectarse con datos externos desde Microsoft
Office Excel consiste en que se pueden analizar peridicamente estos
datos en Excel sin necesidad de copiar repetidamente los datos, una
operacin que puede
uede ser larga y provocar errores.
Tras conectarse con los datos externos, tambin puede actualizar
automticamente los libros de Excel desde el origen de datos original
siempre que el origen de datos se actualice con informacin nueva
Se activa desde la pestaa Datos y permite acceder a las opciones
para Conexin con archivos externos de los cuales hayamos importado
algn dato.

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Al clicar en Propiedades aparecer el cuadro de dilogo siguiente:
La
zona
Control
de
actualizaciones
permite
especificar como Excel
debe actualizar los datos
insertados.
Si los datos almacenados
en el fichero de origen
cambian,
se
reflejarn
tambin en la hoja de
clculo.
Esto es posible porque
Excel almacena en el libro
de trabajo la definicin de
la consulta de donde son
originarios
los
datos
importados, de manera
que puede ejecutarla de
nuevo cuando se desee.
Al activar Solicitar el nombre del archivo al actualizar
actualizar,, cada vez que se
vayan a actualizar los datos importados, permite a Excel pedir de qu
q
fichero coger los datos, sino se cogern directamente del archivo
indicado cuando se importan por primera vez. Esta opcin es til
cuando existen varios archivos con datos y en cada momento se
necesitan ver los datos almacenados en uno de esos ficheros.

Importar datos de Word a Excel.

La forma ms sencilla de importar datos de Word a Excel es mediante
los comandos Copiar/Pegar.
Al copiar los datos es posible que necesite que los datos queden
vinculados, y as si se realiza
realizan cambios, stos queden reflejados.
1. Seleccionar los datos del archivo de Word y teclear Ctrl+C o
escoger el comando copiar
2. En el archivo de Excel, seleccionar la celda donde se copiarn los
datos
3. Con el botn derecho escoger Pegado Especial
4. En el cuadro de dilogo activar la opcin Pegar vnculo.

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Los dos archivos quedarn conectados y vinculados, cuando se
produzca un cambio en el archivo de Word (archivo origen), se
reflejarn automticamente en el archivo de Excel.

Importar datos de Access

Existe tambin un botn para importar d
datos
atos directamente de consultas
y tablas de Microsoft Access. Seleccionar la opcin Desde Access,
Access se
mostrar el siguiente cuadro de dilogo
1. Seleccionar una tabla o consulta y pulsar Aceptar.
2. Escoger cmo ver los datos en el libro, entre las opciones ya
conocidas
onocidas o incluirlos en la hoja actual, indicando su posicin, o
en una nueva hoja del libro.
3. Pulsar en Propiedades para modificar las propiedades de la
conexin, como la Descripcin o cuando se debe actualizar.

Importar de una pgina Web.

Otra herramienta
nta para importar datos, permite obtener datos Desde
Web.
Pulsando sobre ella, para abrir una ventana del navegador, donde se
marcan con flechas amarillas las tablas existentes en la pgina web.
Para elegir las tablas, basta con pulsar sobre las flechas.
El botn Opciones permite elegir entre importar o no el formato de la
tabla.
NOTA: aunque no se vean los bordes, la mayora de las webs estn
estructuradas con tablas.
Una vez finalizada la eleccin, pulsar Importar.

Importar de otros programas.

La mayora de tablas de otros documentos, que permitan seleccionar y
copiar, se podrn pegar en una hoja de clculo.
En algunos ser posible crear conexiones de actualizacin y en otros no.

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FUNCIONES ESPECFICAS DE BASES DE DATOS

Estas funciones se utilizan
n para realizar clculos sobre alguna columna
pero aadiendo una condicin de seleccin de las filas que entrarn en
el clculo, es decir aplicando previamente un filtro.
Las funciones de base de datos llevan siempre tres argumentos:
el rango de datos que define la tabla o base de datos
el nombre del campo que se utiliza en la funcin
un rango de criterios para indicar la condicin que deben cumplir las
filas que sern utilizadas en el clculo de la funcin (el filtro).
La tabla siguiente muestra alguna de las funciones de Bases de datos
ms utilizadas.
Funcin
BDCONTAR
BDCONTARA
BDEXTRAER
BDMAX
BDPROMEDIO
BDSUMA

Descripcin
Cuenta el nmero de celdas que contienen nmeros en la base de
datos
Cuenta el nmero de celdas no vacas de la base de datos
Extrae de la base de datos un nico registro que cumple los criterios
especificados
Devuelve el valor mximo de las entradas seleccionadas de la base
de datos
Devuelve el promedio de las entradas seleccionadas en la base de
datos
Agrega los nmeros de la columna de campo de los registros de la
base de datos que cumplen los criterios

BDCONTAR
Cuenta las celdas que contienen nmeros en un campo (columna) de
registros de una lista o base de datos que cumplen las condiciones
especificadas.
El argumento nombre_de_campo es opcional. Si se pasa por alto,
BDCUENTA cuenta todos los registros de la base de datos que coinciden
con los criterios.
Sintaxis
BDCUENTA(base_de_datos; nombre_de_campo; criterios)
La sintaxis de la funcin BDCUENTA tiene los siguiente
siguientess argumentos:
argumentos

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Base_de_datos: Obligatorio. El rango de celdas que compone la lista o
base de datos. Una base de datos es una lista de datos relacionados en
la que las filas de informacin son registros y las columnas de datos,
campos. La primera fila de la lista contiene los rtulos de cada columna.
Nombre_de_campo: Obligatorio. Indica qu columna se usa en la
funcin. Escriba el rtulo de la columna entre comillas, como por
ejemplo "Edad" o "Rendimiento", o un nmero (sin las comillas) que
represente la posicin de la columna en la lista: 1 para la primera
columna, 2 para la segunda y as sucesivamente.
Criterios: Obligatorio. El rango de celdas que contiene las condiciones
especificadas. Puede usar cualquier rango en el argumento Criterios
mientras ste incluya por lo menos un rtulo de columna y al menos una
celda debajo del rtulo de columna en la que se pueda especificar una
condicin de columna.
Observaciones
Cualquier rango se puede usar como argumento criterios, siempre
que incluya por lo menos un nombre de campo y por lo menos
una celda debajo del nombre de campo para especificar un
valor de comparacin de criterios.
Aunque el rango de criterios puede ubicarse en cualquier parte
de la hoja de clculo
clculo, se recomienda no colocar el rango de
criterios debajo de la lista. Si agrega ms informacin a la lista, la
nueva informacin se agrega a la primera fila debajo de la lista. Si
la fila de debajo no est vaca, Microsoft Excel no podr agregar
la nueva informacin.
Asegurar que el rango de criterios no queda superpuesto a la lista.
Para realizar una operacin en toda una columna de la base de
datos, inserte una lnea en blanco debajo de los nombres de
campo en el rango de criterios

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Francesc Trrega, 14, 1 y 2
Tel. 93 351 78 00

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BDCONTARA
Cuenta las celdas que no estn en bla
blanco
nco de un campo (columna) de
registros de una lista o base de datos que cumplen las condiciones
especificadas.
Sintaxis
BDCONTARA(base_de_datos; nombre_de_campo; criterios)
La sintaxis de la funcin BDCONTARA tiene los siguientes argumentos:
argumentos
Base_de_datos: Obligatorio. El rango de celdas que compone la lista o
base de datos. Una base de datos es una lista de datos relacionados en
la que las filas de informacin son registros y las columnas de datos,
campos. La primera fila de la lista contiene los rtulo
rtuloss de cada columna.
Nombre_de_campo: Obligatorio. Indica qu columna se usa en la
funcin. Escriba el rtulo de la columna entre comillas, como por
ejemplo "Edad" o "Rendimiento", o un nmero (sin las comillas) que
represente la posicin de la columna en la lista: 1 para la primera
columna, 2 para la segunda y as sucesivamente.
Criterios: Obligatorio. El rango de celdas que contiene las condiciones
especificadas. Puede usar cualquier rango en el argumento Criterios
mientras ste incluya por lo menos un rtulo de columna y al menos una
celda debajo del rtulo de columna en la que se pueda especificar una
condicin de columna

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BDEXTRAER
Extrae un nico valor de una columna de una lista o una base de datos
que cumpla las condiciones especificadas.
Sintaxis
BDEXTRAER(base_de_datos; nombre_de_campo; criterios)
La sintaxis de la funcin BDEXTRAER tiene los siguientes argumentos:
argumentos
Base_de_datos. Obligatorio. El rango de celdas que compone la lista o
base de datos. Una base de datos es una lista de dato
datoss relacionados en
la que las filas de informacin son registros y las columnas de datos,
campos. La primera fila de la lista contiene los rtulos de cada columna.
Nombre_de_campo: Obligatorio. Indica qu columna se usa en la
funcin. Escriba el rtulo de la columna entre comillas, como por
ejemplo "Edad" o "Rendimiento", o un nmero (sin las comillas) que
represente la posicin de la columna en la lista: 1 para la primera
columna, 2 para la segunda y as sucesivamente.
Criterios: Obligatorio. El rango de celdas que contiene las condiciones
especificadas. Puede usar cualquier rango en el argumento Criterios
mientras ste incluya por lo menos un rtulo de columna y al menos una
celda debajo del rtulo de columna en la que se pueda especificar una
condicin de columna.
Observaciones
Si ningn registro coincide con los criterios, BDEXTRAER devuelve el
valor de error #VALOR!
Si ms de un registro coincide con los criterios, BDEXTRAER
devuelve el valor de error #NUM!

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BDMAX
Devuelve el valor mximo de un campo (columna) de registros en una
lista o base de datos que cumple las condiciones especificadas.
Sintaxis
BDMAX(base_de_datos; nombre_de_campo; criterios)
La sintaxis de la funcin BDMAX tiene los siguientes argumentos
argumentos:
Base_de_datos: Obligatorio. El rango de celdas que compone la lista o
base de datos. Una base de datos es una lista de datos relacionados en
la que las filas de informacin son registros y las columnas de datos,
campos. La primera fila de la lista contiene los rtulos de cada columna.
Nombre_de_campo: Obligatorio. Indica qu columna se usa en la
funcin. Escriba el rtulo de la columna entre comillas, como por
ejemplo "Edad" o "Rendimiento", o un nmero (sin las comillas) que
represente la posicin de la columna en la lilista:
sta: 1 para la primera
columna, 2 para la segunda y as sucesivamente.
Criterios: Obligatorio. El rango de celdas que contiene las condiciones
especificadas. Puede usar cualquier rango en el argumento Criterios
mientras ste incluya por lo menos un rtulo de columna y al menos una
celda debajo del rtulo de columna en la que se pueda especificar una
condicin de columna

BD PROMEDIO
Devuelve el promedio de los valores de un campo (columna) de
registros en una lista o base de datos que cumple las condiciones
especificadas.

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Sintaxis
BDPROMEDIO(base_de_datos; nombre_de_campo; criterios)
La sintaxis de la funcin BDPROMEDIO tiene los siguientes argumentos:
argumentos
Base_de_datos: Ess el rango de celdas que compone la lista o base de
datos. Una base de datos es una lista de datos relacionados en la que
las filas de informacin son registros y las columnas de datos, campos. La
primera fila de la lista contie
contiene los rtulos de cada columna.
Nombre_de_campo: indica qu columna se utiliza en la funcin. Escriba
el rtulo de la columna entre comillas, como por ejemplo "Edad" o
"Rendimiento", o un nmero (sin las comillas) que represente la posicin
de la columna en la lista: 1 para la primera columna, 2 para la segunda
y as sucesivamente.
Criterios: Ess el rango d
de
e celdas que contiene las condiciones
especificadas. Puede utilizar cualquier rango en el argumento Criterios
mientras ste incluya por lo menos un rtulo de columna y al menos una
celda debajo del rtulo de columna en la que se pueda especificar una
condicin de column

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BDSUMA
Suma los nmeros de un campo (columna) de registros de una lista o
base de datos que cumplen las condiciones especificadas.
Sintaxis
BDSUMA(base_de_datos; nombre_de_campo; criterios)
La sintaxis de la funcin BDSUMA tiene los siguientes argumentos:
Base_de_datos: Obligatorio. El rango de celdas que compone la lista o
base de datos. Una base de datos es una lista de datos relacionados en
la que las filas de informacin son registros y las columnas de datos,
campos. La primera fila
ila de la lista contiene los rtulos de cada columna.
Nombre_de_campo: Obligatorio. Indica qu columna se usa en la
funcin. Escriba el rtulo de la columna entre comillas, como por
ejemplo "Edad" o "Rendimiento", o un nmero (sin las comillas) que
represente
ente la posicin de la columna en la lista: 1 para la primera
columna, 2 para la segunda y as sucesivamente.
Criterios: Obligatorio.
bligatorio. El rango de celdas que contiene las condiciones
especificadas. Puede usar cualquier rango en el argumento Criterios
mientras ste incluya por lo menos un rtulo de columna y al menos una
celda debajo del rtulo de columna en la que se pueda especificar una
condicin de columna

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GRFICOS
Los grficos pueden contener mucha ms informacin que los nmeros
por s solos,, ya que presentan los datos de forma visual, lo que hace que
el significado de los nmeros adquiera ms sentido.

En Microsoft Office Excel, es fcil crear grficos de apariencia

profesional, ya que todos los comandos y herramientas son de fcil
acceso.
Excel ofrece varios
tipos de grficos
para mostrar los
datos,
columnas,
circular, de puntos
y
permite
la
posibilidad de crear
grficos
combinados
utilizando
varios
tipos de grficos en
uno solo.

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En la mayora de los grficos, como los grficos de columnas y los
grficos de barras (mas
mas adelante se vern los tipos de grficos
existentes), pueden representar grficamente datos que estn
organizados en filas o columnas en una hoja de clculo
clculo. Sin embargo,
algunos tipos de grfico (como el grfico ci
circular
rcular o el grfico de
burbujas) requieren una disposicin de datos especfica.
El grfico podr mostrarse en la hoja de clculo de dos formas
diferentes:
Como grfico incrustado: grfico que se coloca en la misma hoja de
clculo seleccionada en ese momen
momento.
to. Los grficos incrustados son
muy tiles cuando se desea ver o imprimir un grfico o un informe de
grfico dinmico con su origen de datos u otra informacin en una
hoja de clculo
En una Hoja de grfico: hoja diferenciada de un libro de excel que
contiene
iene slo el grfico. Una hoja de grfico es muy til si se desea
ver un grfico o un informe de grfico dinmico separado de los
datos de una hoja de clculo o un informe de tabla dinmica
De
e forma predeterminada, el grfico se coloca en la hoja de clculo
clcu
como un grfico incrustado
incrustado, pero si desea colocar el grfico en una
hoja de grfico independiente, puede cambiar su ubicacin mediante
el procedimiento siguiente:
a. Haga clic en el grfico incrustado para seleccionarlo.
b. De este modo se muestran las Herramientas de grficos y se
agregan las fichas Diseo, Presentacin y Formato.

c. En la ficha Diseo
Diseo, en el grupo Ubicacin,, haga clic en
Mover grfico.
d. En Seleccione dnde desea colocar el grfico
grfico,, siga uno de
los procedimientos siguientes:
Para most
mostrar
rar el grfico en una hoja de grfico,
haga clic en Hoja nueva.
Para mostrar el grfico como un grfico incrustado
en una hoja de clculo, haga clic en Objeto en y, a
continuacin, haga clic en una hoja de clculo en
el cuadro Objeto en.

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Tipos de Grficos
Grfico
En este apartado se vern los grficos que se utilizan de forma ms
habitual.
Microsoft Excel admite diferentes tipos de grficos que le ayudarn a
mostrar los datos
tos de forma ms significativa, segn el tipo de datos a
mostrar.

Grficos de Columnas
Un grfico de columnas muestra los cambios que han sufrido los datos
en el transcurso de un perodo de tiempo determinado o ilustra las
comparaciones entre elementos. Existen los siguientes subtipos de
grficos de columnas:

Columna agrupada
Este tipo de grfico
rfico compara
valores de distintas categoras.
Como muestra la imagen,, las
categoras
se
organizan
horizontalmente y los valores
verticalmente, con el objeto
de
resaltar
la
variacin
producida en el transcurso del
tiempo.

Ejemplo columnas apiladas

Ejemplo columnas 3D

Grficos de barras
Los grficos de barras ilustran comparaciones entre
individuales y cuentan con los siguientes subtipos

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elementos

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Este tipo de grfico compara valores de distintas categoras. Las
categoras se organizan verticalmente y los valores horizontalmente, con
el objeto de destacar la comparacin de valore

Ejemplo columnas apiladas

Ejemplo columnas 3D

El grfico de tipo Barra apilada, muestra la relacin de los elementos

individuales con el todo.
do. Tambin se encuentra disponible con un
efecto visual 3D.
El tipo de grfico de barra 100% apilada, compara el porcentaje que
cada valor aporta al total de distintas categoras. Est tambin
disponible con un efecto visual 3D.

Grficos de lneas
En un grfico de lneas se pueden trazar datos que se organizan en
columnas o filas de una hoja de clculo. Los grficos de lneas pueden
mostrar datos continuos en el tiempo, establecidos frente a una escala
comn y, por tanto, son idneos para mostrar te
tendencias
ndencias en datos a
intervalos iguales. En un grfico de lneas, los datos de categora se
distribuyen uniformemente en el eje horizontal y todos los datos de valor
se distribuyen uniformemente en el eje vertical.
Es recomendable utilizar los grficos d
de lneas si las etiquetas de
categoras son texto, y representan valores que estn separados
uniformemente entre s, por ejemplo meses, trimestres o ejercicios
fiscales.
Este tipo de grfico es vlido especialmente si hay ms de una serie: si
slo hay una, se recomienda utilizar un grfico de dispersin o si tiene
etiquetas numricas con valores separados uniformemente entre s,
especialmente aos. Si tiene ms de diez etiquetas numricas, utilice en
su lugar un grfico de dispersin
Los subtipos disponibless son:

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Lnea y lnea con marcadores

marcadores: para mostrar tendencias en el
tiempo o categoras ordenadas, especialmente cuando hay
muchos puntos de datos y el orden en que se presentan es
importante.

Lnea apilada y lnea apilada con marcadores

marcadores: permiten mostrar
la tendencia de la contribucin que hace cada valor a lo largo
del tiempo o categoras ordenadas. Estos grficos suman datos

Lnea 100% apilada y lnea 100% apilada con marcadores: para

mostrar la tendencia del porcentaje con que cada valor
contribuye en el tiempo o categoras ordenadas.

Lneas 3D: muestran cada fila o columna de datos como una

cinta de opciones 3D. Un grfico de lneas 3D tiene ejes horizontal,
vertical y de profundidad que puede modificar.

Ejemplo lneas 2D

Ejemplo lneas con marcador

Ejemplo Lneas 3D

Grficos circulares
Los grficos circulares muestran el tamao de los elementos de una serie
de datos en proporcin a la suma de los elementos. Los puntos de datos
de un grfico circular se muestran como porcentajes del total del
grfico circular.
Es recomendable utilizar un grfico circular:

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Slo tenga una serie de datos que desee trazar.

Ninguno de los valores que desea trazar son negativos.
Casi ninguno de los valores que desea trazar son valores cero.
No tiene ms de siete categoras.
Las categoras representan partes de todo el grfico circular.

Los grficos circulares tienen los siguientes subtipos de grfico:

Circular y circular en 3D:: que muestran
estran la contribucin de cada valor a
un total con un formato 2D o 3D. Podr extraer manualmente sectores
de un grfico circular para destacarlos.
Circular con subgrfico circular y circular con subgrfico de barras:
barras son
grficos circulares con valores definidos por el usuario que se extraen del
grfico circular principal y se combinan en un grfico secundario,
circular o de barras apiladas. Estos tipos de grficos son tiles cuando
desea que los sectores pequeos del grfico circular principal se
distingan ms fcilmente.
Circular seccionado y circular seccionado en 3D
3D: muestran la
contribucin de cada valor a un total, al mismo tiempo que destacan
valores individuales. Es posible ca
cambiar
mbiar la configuracin de la divisin en
secciones para todos los sect
sectores
ores por separado y en conjunto, pero no
puede mover manualmente los sectores de un grfico circular
seccionado.

Grfico circular con subgrfico circular

Grfico Circular

Grfico circular 3D seccionado

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Grfico circular con subgrfico de barras

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Grficos XY (Dispersin)
En un grfico de tipo XY (dispersin) se pueden trazar datos organizados
en columnas y filas de una hoja de clculo
clculo. Los grficos de dispersin
muestran la relacin entre los valores numricos de varias series de datos
o trazan dos grupos de nmeros como una serie de coordenadas XY.
Un grfico de dispersin tiene dos ejes de valores y muestra un conjunto
de datos numricos en el eje horizontal (eje X) y o
otro
tro en el eje vertical
(eje Y), combina
ombina estos valores en puntos de d
datos
atos nicos y los muestra
en intervalos irregulares o agrupaciones.
Es recomendable utilizar un grfico de dispersin para:
Cambiar
ambiar la escala del eje horizontal.
Convertir
onvertir dicho eje en una escala logartmica.
Cuando los
os espacios entre los valores del eje horizontal no son
uniformes.
Cuando hay
ay muchos puntos de datos en el eje horizontal.
Mostrar
ostrar eficazmente datos de hoja de clculo que incluyen pares
o conjuntos de valores agrupados y ajustar las escalas
independientes de un grfico de dispersin para reve
revelar
lar ms
informacin acerca de los valores agrupados.
Mostrar
ostrar similitudes entre grandes conjuntos de datos en lugar de
diferencias entre puntos de datos.
Comparar
omparar muchos puntos de datos sin tener en cuenta el
tiempo: cuantos ms datos incluya en un grfico de dispersin,
mejores sern las comparaciones que podr realizar.
Organizar
rganizar los datos de una hoja de clculo para un grfico de
dispersin, debera colocar los valores de X en una fila o columna
y, a continuacin, escribir los valores y correspondientes en las filas
o columnas adyacentes
Los grficos de dispersin tienen los siguientes subtipos de grfico:
Dispersin con slo marcadores
marcadores: compara pares de valores. Es
recomendable cuando tenga muchos puntos de datos y las lneas de
conexin dificulten la lectura de los datos o cuando no haya necesidad
de mostrar la conexin entre los puntos de datos.
Dispersin con lneas suavizadas y dispersin con lneas suavizadas y
marcadores: muestra una curva suavizada que conecta los puntos de
datos. Las lneas suavizadas
avizadas se pueden mostrar con o sin marcadores.
Dispersin con lneas rectas y dispersin con lneas rectas y marcadores:
marcadores
muestra lneas de conexin rectas entre los puntos de datos. Las lneas
rectas se pueden mostrar con o sin marcadores.

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Grfico de lneas

Grfico de lneas con marcadores

Grfico de lneas 3D

Grficos de Superficie
En un grfico de superficie se pueden trazar datos que se organizan en
columnas o filas de una hoja de clculo
clculo. Se recomienda cuando se
busca combinaciones ptimas entre dos conjuntos de datos. Como en
un mapa topogrfico, los colores y las tramas indican reas que estn
en el mismo rango de valores.
Puede utilizar un grfico de superficie cuando ambas categoras y series
de datos sean valores numricos.
Los grficos de superficie tienen los siguientes subtipos de grfico:
Superficie 3D: Los grficos de superficie 3D muestran las tendencias de
los valores a travs de dos dimensiones en una curva continua. Las
bandas de color de un grfico de su
superficie
perficie no representan las series de
datos, sino la diferencia entre los valores.
Trama de superficie 3D: Cuando se representa sin color en la superficie,
un grfico de superficie 3D se denomina grfico de trama de superficie
3D. Este grfico slo muest
muestra las lneas. Este tipo de grfico no resulta
fcil de leer, aunque es til para representar con ms rapidez grandes
conjuntos de datos.
Contorno: Los grficos de contorno son grficos de superficie vistos
desde arriba, algo parecido a los mapas topogrf
topogrficos
icos 2D. En un grfico
de contorno, las bandas de color representan rangos concretos de

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valores. Las lneas de un grfico de contorno conectan puntos
interpolados de
igual valor.
Contorno
reticular::
Los
grficos
de
contorno
reticular
tambin
son
grficoss
de
superficie vistos
desde
arriba.
No
tienen
bandas de color
en la superficie
y slo muestran
las lneas.

Elementos de los grficos

Un grfico consta de
numerosos elementos.
Algunos de ellos se
presentan de forma
predeterminada
y
otros
se
pueden
agregar
segn
las
necesidades.
Para
mejorar
la
presentacin
n de los
elementos del grfico,
es posible mover los
elementos
a
otras
ubicaciones dentro del
grfico o cambiar su
tamao o su formato.

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Tambin es posible ocultar algunos elementos del grfico que no desee
mostrar.
Segn la imagen superior,, los elementos de un grfico son
son:
rea del grfico:: todo el grfico junto con todos sus elementos.)
rea de trazado:: en un grfico 2D, rea delimitada por los ejes,
incluidas todas las series de datos. E
En
n un grfico 3D, rea delimitada por
los ejes, incluidas las series de datos, los nombres de categora, las
etiquetas de marcas de graduacin y los ttulos de eje del grfico.
Los puntos de datos:: son valores individuales trazados en un grfico y
representados con barras, columnas, lneas, sectores, puntos y otras
formas denominadas marcadores de datos. Los marcadores de datos
del mismo color constituyen una serie de datos
Serie de datos:: son puntos de datos relacionados que se trazan en un
grfico.
ico. Cada serie de datos de un grfico tiene una trama o color
exclusivo y se representa en la leyenda del grfico. Puede trazar una o
ms series de datos en un grfico. Los grficos circulares slo tienen una
serie de datos que se trazan en el grfico.
Los ejes:: lnea que rodea el rea de trazado de un grfico utilizada
como marco de referencia de medida. El eje y suele ser el eje vertical y
contener datos y el eje x suele ser el eje horizontal y contener
categoras.
La leyenda: cuadro que identifica llos
os diseos o colores asignados a
las series de datos o categoras de un grfico.
Ttulo: texto descriptivo que se alinea automticamente con un eje o
se centra en la parte superior de un grfico.
Etiqueta de datos: etiqueta que proporciona informacin adicional
acerca de un marcador de datos, que representa un solo punto de
datos o valor que se origina a partir de una celda de una hoja de datos.
Se puede usar para identificar los detalles de un punto de datos de una
serie de datos

Otros Conceptos de loss grficos

Marcas de graduacin y etiquetas de marcas de graduacin: las
marcas de graduacin son lneas pequeas de medida, similares a las
divisiones de una regla, que intersecan un eje. Las etiquetas de marcas
de graduacin identifican las categoras, los valores o las series del
grfico.
Tabla de datos:: rango de celdas que muestra los resultados de sustituir
diferentes valores en una o ms frmulas. Existen dos tipos de tablas de
datos: tablas de una entrada y tablas de dos entradas.

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Clave de leyenda:: smbolos en las leyendas que muestran las tramas y
colores asignados a las series de datos (o categoras) de un grfico. Las
claves de leyenda aparecen a la izquierda de las entradas de leyenda.
Al dar formato a una clave de leyenda
leyenda, se da formato tambin al
marcador de datos asociado a ella.
Lnea de tendencia:: representacin grfica de tendencias en series de
datos, como una lnea inclinada ascendente para representar el
aumento de ventas a lo largo de un perodo de meses. Las lneas de
tendencia se utilizan para el estudio de problemas de prediccin, lo que
se denomina tambin anlisis de regresin.
Marcador de datos:: barra, rea, punto, sector u otro smbolo de un
grfico que representa un nico punto de datos o valor que procede
de una celda de
e una hoja de clculo. Los marcadores de datos
relacionados en un grfico constituyen una serie de datos.

Cambiar el diseo o estilo

Aplicar un diseo de grfico predefinido
Haga clic en el grfico al que desee dar formato mediante un diseo
predefinido. De este modo se muestran las Herramientas de grficos
y se agregan las fichas Diseo
Diseo, Presentacin y Formato.
2) En la ficha Diseo,, en el grupo Diseos de grfico,, haga clic en el
diseo que desee utilizar.
1)

Recuerde que cuando

uando el tamao de la ventana de Excel est reducido,
los diseos de grfico estarn disponibles en la galera Diseo rpido del
grupo Diseos de grfico. Para ver todos los diseos disponibles, haga
clic en Ms

situado en la esquina inferior derecha.

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Modificar el diseo de un grfico

1. Seleccionar el grfico
2. Desde las Herramientas de grficos
grficos, en la ficha Presentacin se
encuentran los comandos para modificar el diseo y ubicacin
de los diferentes elemen
elementos que forman el grfico.

Presentacin, en el grupo de comandos etiquetas se

3. En la ficha Presentacin
encuentran los comandos para modificar los elementos de un
grfico.
4. Seleccionar las opciones necesarias a travs de llos
os desplegables
de los comandos
5. O hacer doble clic
con el ratn sobre el
elemento a modificar.
Aparecer el cuadro
de
dilogo
de
propiedades
del
elemento seleccionado.
Las
as opciones de diseo se aplicarn inmediatamente al elemento del
de
grfico que haya seleccionado.

Agregar o quitar ttulos o etiquetas

Para facilitar la interpretacin de los grficos, es posible agregar
regar ttulos,
al grfico y a los ejes,, excepto para llos
os grficos circulares y de anillos
que no disponen de ejes.
Tambin es posible crear los ttulos haciendo referencia a algun
alguna
a celda
de la hoja de clculo, con lo que stos se actualizarn
automticamente cuando se modifiquen estos datos.

Agregar un ttulo al grfico

1) Hacer clic en el grfico al que desea
agregar el ttulo.
2) En la ficha Presentacin
Presentacin, en el grupo
Etiquetas, abrir el desplegable Ttulo del
grfico.

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3) Escoger la opcin
4) Al escoger ms opciones de
ttulo o hacer doble clic sobre el
ttulo, en caso que ste est
visible,
se
accede
a
las
propiedades
desde
donde
seleccionar
tipos
de
letra,
colores, bordes etc
5) Tambin
bin puede modificar el
formato del texto desde los
comandos del grupo Fuente de
la ficha Inicio.
6) Es
posible
modificar
la
ubicacin
del
ttulo,
seleccionndolo y arrastrndolo
con el ratn.

Agregar ttulos de eje

1) Haga clic en el grfico al que desea
agregar ttulos de eje.
2) En la ficha Presentacin
Presentacin, en el grupo
Etiquetas,, haga clic en Rtulos del
eje.
3) El funcionamiento es el mismo que
para el ttulo de grfico. Con un
doble clic sobre el eje a modificar se accede a sus propiedades o
directamente con el grupo de comandos del grupo Fuente.
Los ttulos de eje que se muestran para los ejes secundarios se perdern
cuando cambie a un tipo de grfico que no admita ejes secundarios

Vincular un ttulo a una celda de hoja de clculo

1) Seleccionar el ttulo de grfico o de eje en el grfico creado.
2) En la hoja de clculo, en la barra de frmulas escribir el signo igual
(=)
3) En la hoja de clculo, seleccione la celda que contiene el dato con
el ttulo a mostrar.
4) Presionar Intro.

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Agregar etiquetas de datos

Las etiquetas con los valores pueden agregarse a todos los datos, a una
serie o a un nico valor, depende del elemento seleccionado.
1. Seleccionar el grfico
2. En la ficha Presentacin abrir el
desplegable Etiquetas de datos.
3. Escoger la ubicacin de las
etiquetas segn las opciones del
desplegable.
4. Para agregar las etiquetas de
datos a una sola serie, seleccionar primero la serie en el grfico
(quedarn seleccionadas), y a continuacin abrir el desplegable
Etiquetas de datos.

5. Para agregar las etiquetas a un nico valor, seleccionar la serie y

a continuacin el valor a representar, o hacer doble clic sobre el
valor que se necesita mostrar. A continuacin abril el desplegable
Etiquetas de datos para seleccionar la ubicacin.

6. Para modificar las caractersticas de formato (color, tamao, tipo

de letra) de los valores o etiquetas de datos, seleccionarlos con
un clic, para todos los valores de una serie, o un doble clic, para
seleccionar un nico valor, y escoger las opciones d
de
e formato,
desde el cuadro de dilogo de las propiedades o desde los
comandos del grupo Fuente de la ficha Inicio.
Para quitar rpidamente un ttulo o una etiqueta de datos, haga clic en
l y, a continuacin, pulsar la tecla SUPRIMIR

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Cambiar el color de los valores del grfico

En caso que los colores que muestra el grfico no sean los deseados es
posible modificarlos todos o una serie o una nica columna.
1. Seleccionar el grfico
2. Seleccionar una serie con un
clic o un valor con un doble
clic sobre el valor
representado y que se desea
modificar.
3. En la ficha Formato,, en el
grupo de comandos Estilos de
forma,, escoger el color desde
el desplegable del comando
Relleno de forma.

Mostrar u Ocultar una leyenda

La leyenda es un cuadro que identifica los diseos o colores asignados a
las series de datos o categoras de un grfico.
Es posible ocultar la leyenda o cambiar su ubicacin.
El funcionamiento es el mismo que para las etiqu
etiquetas
etas de datos y los
ttulos.
Podr ocultar o mostrar, cambiar su ubicacin arrastrndola
directamente con el ratn, modificar el tamao de los textos, el tipo de
letra, mediante los comandos de formato del grupo Fuente,, o desde el
cuadro de dilogo de las propiedades que aparecer al hacer doble
clic sobre la leyenda que se muestra en el grfico.
Los comandos para mostrar u ocultar la
leyenda estn en la ficha Presentacin,
al abrir el desplegable Leyenda,
De forma predeterminada, las leyendas no se superponen a los grficos.
Si tiene restricciones de espacio, tal vez pueda reducir el tamao del
grfico desactivando la casilla Mostrar la leyenda sin superponerla al
grfico.

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Cambiar o modificar los ejes

Los grficos tienen normalmente dos ejes que se utilizan para medir y
clasificar los datos: un eje vertical (denominado tambin eje de valores
o eje y) y un eje horizontal (conocido tambin como eje de categoras
o eje x).
Los grficos 3D tienen un tercer eje, el eje de profundidad (denominado
tambin eje de series o eje z), que permite representar los datos a lo
largo de la profundidad de un grfico. Los grficos radiales no tienen
ejes horizontales (categoras), y los grficos circulares y de anillos no
tienen ningn eje.

Eje vertical (valores)

Eje horizontal (categoras)
Eje de profundidad (series)

Los ejes no se muestran del mismo modo en todos los tipos de grficos.
Por ejemplo, en los grficos xy (de dispersin) y de burbujas, se muestran
valores numricos en el eje h
horizontal y en el eje vertical.
Los dems tipos de grficos, como los de columnas, lneas y reas,
nicamente muestran valores numricos en el eje verti
vertical
cal (valor) y
muestran agrupaciones de texto (o categoras) en el eje horizontal.
Es recomendable tener en cuenta estas diferencias cuando se
seleccione
leccione un tipo de grfico, porque las opciones son distintas para los
ejes de valores y de categoras. De for
forma
ma similar, el eje de profundidad
(series) es otro tipo de eje de categoras

Mostrar u ocultar los ejes

Los
grficos
permiten
la
visualizacin de ejes primarios y
ejes secundarios.
Los ejes secundarios pueden
resultar tiles cuando los datos
representados
dos
varan
considerablemente o cuando se
han de representar datos mixtos.

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1. Seleccionar el grfico
grfico.
2. En la ficha Presentacin
Presentacin, en el grupo Ejes, abrir el seleccionable
Ejes
3. Escoger el tipo de eje a configurar.

Mostrar u ocultar los ejes secundarios

1. Seleccione la serie de datos que desea trazar en un eje vertical
secundario
2. En la ficha Formato,, en el grupo
Seleccin actual,, haga clic en Aplicar
formato a la seleccin.
3. Se abrir el cuadro de dilogo
Formato de serie de datos.
4. Haga clic en Opciones de serie si no est seleccionada esta
opcin y, a continuacin,
en Trazar serie en,, haga
clic en Eje secundario y
luego en Cerrar.

Ajustar las marcas de graduacin y los rtulos

1. En el grfico, hacer doble
clic sobre ell eje que contiene las
marcas de graduacin y rtulos a
ajustar
2. Se abrir el cuadro de
dilogo Dar formato a eje.
3. Seleccionar
nar las opciones de
Opciones del eje
4. Abrir el desplegable del
cuadro Marca de graduacin
duacin
principal o secundaria,, y escoger
las opciones deseadas.

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Cambiar la alineacin y orientacin de los rtulos

Puede cambiar la alineacin de los rtulos de los ejes horizontal
(categoras) y vertical (valores).
Si tiene rtulos de categoras de varios niveles en el grfico, puede
cambiar la alineacin de todos los niveles. Tambin puede cambiar el
espaciado entre los distintos niveles de los rtulos en el eje horizontal
(categoras).
1. En el grfico, hacer doble
clic sobre el eje a modificar
2. Se abrir el cuadro de
dilogo Dar formato a eje
eje.
3. Clicar sobre las opciones
de Alineacin
4. Seleccionar
de
los
desplegables
Alineacin
vertical.
5. Para cambiar la orientacin
del
texto
abrir
el
desplegable Direccin del
texto.

Sugerencia: Tambin puede cambiar

ar con rapidez la alineacin
horizontal de los rtulos del eje seleccionados, desde los botones de
comando, Alinear a la izquierda
, Centrar
o Alinear a la derecha
desde la cinta de opciones o desde la minibarra de herramientas

Cambiar la escala del eje vertical (valores) en un grfico

De manera predeterminada, Microsoft Office Excel determina los
valores de escala mnimo y mximo del eje vertical (valores) de un
grfico.
Las opciones de escala que se vern en este apartado slo estn
disponibles cuando se selecciona un eje vertical (valores).

1. En el grfico, seleccionar el eje vertical (valores) a modificar.

2. Clicar en Opciones de eje y realizar una de las siguientes acciones

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a. Para cambiar el nmero en el comienza o termina el eje vertical
(valores), para la opcin Mnimo o Mximo, hacer clic en Fijo y, a
continuacin, escribir el
valor en el cuadro Mnimo
o Mximo.
b. Para cambiar el
e
intervalo de las marcas
de graduacin y de las
lneas de divisin del
grfico para la opcin
Unidad mayor o Unidad
menor, seleccionar Fijo y,
a continuacin, escribir el
valor
invertir
el
c. Para
orden de los valores,
activar la casilla de verificacin Valores en orden inverso.
Al cambiar el orden de los valores del eje vertical (valores) de abajo a
arriba, los rtulos de categora del eje horizontal (categoras) se
voltearn de abajo a arriba en el grfico. Del mismo modo, al cambiar
el orden de las categoras de izquierda a derecha, los rtulos de valor se
voltearn de izquierda a derecha en el grfico.
d. Para cambiar el eje de valores a logartmico, activar la casilla de
verificacin Escala logartmica
logartmica.
e. Para cambiar las unidades de visualizacin del eje de valores, en
la lista Unidades de visualizacin
visualizacin,, seleccione las unidades que
desee.
f. Para mostrar un rtulo
que describa las unidades,
active
la
casilla
de
verificacin Mostrar rtulo de unidades.
Cambiar la unidad de visualizacin es til cuando lo
los valores del grfico
son nmeros grandes. Es recomendable reducirlos para que resulten
ms fciles de leer en el eje. Por ejemplo, puede mostrar valores del
grfico que abarquen desde 1.000.000 a 50.000.000 como de 1 a 50 y
mostrar un rtulo que indique q
que las unidades se expresan en millares.
millares
g. Para cambiar la ubicacin de las marcas de graduacin y rtulos
del eje, seleccione la opcin en Marca de graduacin principal,
principal
Marca de graduacin secundaria y Etiquetas del eje.
h. Para cambiar el punto de intersec
interseccin
cin entre el eje horizontal
(categoras) y el eje vertical (valores), en la opcin El eje

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horizontal cruza, clicar en Valor del eje y, a continuacin, escribir
el nmero necesario en el cuadro de texto, o haga clic en Valor
mximo del eje para especificar que el eje horizontal (categoras)
se cruza con el eje vertical (valores) en el valor mximo del eje. Al
hacer clic en Valor mximo del eje, los rtulos de categora se
mueven al lado opuesto del grfico.
OBSERVACIN: En los grficos XY (de dispersin) y de burbujas, se
muestran valores en el eje horizontal (categoras) y en el eje vertical
(valores), mientras que los grficos de lneas slo se muestran en el eje
vertical (valores).
Esta diferencia es un factor importante a la hora de decidir qu tipo de
grfico utilizar. Puesto que la escala del eje horizontal (categoras) del
grfico de lneas no puede sufrir tantas modificaciones como la escala
del eje vertical (valores) que se utiliza en el grfico xy (de dispersin),
podra ser conveniente utilizar un grfico xy (de dispersin) en lugar de
un grfico de lneas si es necesario cambiar la escala de ese eje o
mostrarla como una escala logartmica.

Cambiar las escalas de los ejes

Cambiar la escala del eje horizontal (categoras) en un
grfico
Como en un eje horizontal (categoras) se muestran rtulos de texto en
lugar de intervalos numricos, son menos las opciones de escala que se
pueden modificar que las correspondientes al eje vertical (valores).
No obstante, es posible especificar las sigu
siguientes
ientes opciones del eje:
Intervalo entre marcas de graduacin y etiquetas
Ubicacin de etiquetas
Orden en que se muestran las categoras
Tipo de eje (eje de fecha o de texto)
Ubicacin
in de las marcas de graduacin
Punto en que el eje horizontal intersec
intersecta el eje vertical
1.
En un grfico, haga clic en el eje horizontal (categoras) que
desea cambiar.
2.
En el cuadro de dilogo de las propiedades del eje horizontal,
realice alguna de las siguientes operaciones:

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Para cambiar el intervalo

entre
las
marcas
de
graduacin, en el cuadro
Intervalo entre marcas de
graduacin, escribir el nmero
que determinar la cantidad
de categoras mostradas.
Para cambiar el intervalo
entre los rtulos del eje, bajo
Intervalo entre etiquetas
tiquetas, haga
clic en Especificar unidad de
intervalo y, a continuacin, en
el cuadro de texto, escribir el
nmero necesario. Escriba 1
para mostrar un rtulo para
cada
categora,
2
para
mostrar un rtulo para cada dos categoras, 3 para mostrar un
rtulo para cada tres categoras, etc.
Para cambiar la posicin de los rtulos del eje, en el cuadro
Distancia de la etiqueta desde el eje, escriba el nmero que
desee. Se recomienda escribir un nmero bajo si es necesario que
los rtulos estn cerca del eje y u
un nmero alto para que entre el
rtulo y el eje haya ms distancia.
Para invertir el orden de las categoras, active la casilla de
verificacin Categoras en orden inverso.
Es posible cambiar el tipo de eje a un eje de texto o fecha, en
Tipo de eje. El te
texto
xto y los puntos de datos se espacian
uniformemente en un eje de texto. En un eje de fecha se
muestran las fechas en orden cronolgico a intervalos especficos
o unidades base.

Cambiar la escala del eje (series) de profundidad en un

grfico
En los grficos
cos 3D aparecer un eje
de profundidad que tambin
permite su personalizacin.
1. Seleccionar
el
eje
de
profundidad (Z). Si no es posible
seleccionarlo directamente, puede
utilizar la opcin Seleccin actual y
a continuacin clicar en Aplicar
formato a la seleccin de la ficha Presentacin en Herramientas
del grfico.

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2. Desde el cuadro de dilogo de las propiedades del eje, modificar
las opciones necesarias.
Cambiar el intervalo
entre marcas de graduacin.
Cambiar el Intervalo
entre
etiquetas,
etiquetas
especificando la unidad de
intervalo.
Invertir el orden de las
series
Cambiar
mbiar la ubicacin
de las marcas de
e graduacin y rtulos del eje.

Guardar un grfico como plantilla

Es posible guardar un grfico como plantilla y utilizarlo como base para
otros grficos similares.
Una plantilla de grficos contiene el formato del grfico y almacena los
colores en uso al guardar el grfico como plantilla.
Ell nuevo grfico utilizar los colores de la plantilla de grficos, no los
colores del tema de documento aplicado actualmente al libro.
1. Haga clic en el grfico que desee guardar como plantilla.
2. En la ficha Diseo,, en el grupo Tipo, haga clic en Guardar como
plantilla.
3. Escribir un nombre pa
para la plantilla.

A menos que especifique una carpeta diferente, el archivo de plantilla

(.crtx) se guarda en la carpeta Grficos y la plantilla estar disponible
en Plantillas en el cuadro de dilogo Insertar grfico
Para aplicar la plantilla en un nuevo grfico, una vez creado el grfico,
desde la ficha Insertar, en
n el grupo Grficos, escoger la herramienta
Cambiar tipo de grfico, en el apartado Plantillas, desde la carpeta Mis
plantillas, escoger la plantilla a apl
aplicar

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Si se ha guardado una plantilla de grfico en una carpeta distinta de la
carpeta predeterminada Grficos, clicar en Administrar plantillas,
plantillas y
buscar la plantilla de grfico

Desde el cuadro dilogo que

aparece al seleccionar el
botn Administrar plantillas,
tambin podr eliminar las
plantillas que ya no sean
necesarias.

Problemas de compatibilidad de grficos

Es posible que al trabajar con versiones anteriores de Excel, al crear
grficos ell Comprobador de compatibilidad encuentre
ntre problemas de
compatibilidad.
Recuerde que antes
ntes de guardar un libro con un formato de archivo
anterior, debe resolver los problemas de compatibilidad para evitar la
prdida permanente de los datos o una funcionalidad incorrecta.
En el cuadro siguiente se muestran algunos de los problemas de
compatibilidad ms usuales

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Problema

Solucin

Un grfico contiene un ttulo o un rtulo de datos

con ms de 255 caracteres. Por encima del lmite
de los 255 caracteres, stos no se guardarn.

Qu significa? Los ttulos de grfico o de eje y los

rtulos de datos estn limitados a 255 caracteres en
Excel 97-2003 y los caracteres que exceden ese lmite
se pierden.
Qu hacer? En el Comprobador de compatibilidad,
haga clic en Buscar para encontrar los ttulos o rtulos
de datos que exceden el lmite de los 255 caracteres,
seleccione los ttulos o rtulos de datos y, a
continuacin, redzcalos a 255 caracteres como
mximo.

Algunos formatos de los grficos de este libro no se

admiten en versiones anteriores de Excel y no se
mostrarn.

Qu significa? Los rellenos, contornos y efectos de

formas personalizados (como efectos de iluminado y
de bisel o un formato de lnea degradado)
o) no estn
disponibles en Excel 97-2003
2003 y no se pueden mostrar.
Qu hacer? En el Comprobador de compatibilidad,
haga clic en Buscar para encontrar el formato
personalizado que no se admite y luego cambie ese
formato personalizado por un formato que sea
admitido en las versiones anteriores de Excel.

Las versiones anteriores de Excel slo admiten los

colores de la paleta de colores. Cuando se abre el
libro en una versin anterior de Excel, todos los
colores de las lneas se asignarn al color ms
parecido de la paleta de colores y el grfico
puede mostrar varias series en el mismo color.

Qu significa? Excel 2010 y Excel 2007 admiten hasta

16 millones de colores pero, en Excel 97-2003,
97
los
colores se limitan a aquellos disponibles en la paleta
de colores estndar. Los colores que no se admitan
se cambiarn al color ms parecido de la paleta de
colores estndar y puede ser un color
lor que ya haya
sido utilizado.
Qu hacer? En el Comprobador de compatibilidad,
haga clic en Buscar para encontrar los colores
personalizados
rsonalizados que no se admiten y, a continuacin,
cambie el formato de color no admitido utilizando la
paleta de colores estndar.

Este libro contiene grficos con ms puntos de

datos de los que se pueden mostrar en las
versiones anteriores de Excel. Cuando
do se abra el
libro en una versin de Excel anterior a la versin
actual, solo se mostrarn los primeros 32.000 puntos
de datos por serie en los grficos 2D y los primeros
4.000 puntos de datos por serie en los grficos 3D.

Qu significa? En Excel 2010, se pueden usar ms de

32.000 puntos de datos por serie en grficos 2D y ms
de 4.000 puntos de datos por serie en grficos 3D.
Esto excede los lmites de puntos de datos por serie
en Excel 97-2003 y Excel 2007.
Qu hacer? En el Comprobador
dor de compatibilidad,
haga clic en Buscar para ubicar el grfico que
excede el lmite de puntos de datos por serie y luego
realice los cambios necesarios para mantener los
puntos de datos dentro del lmite.

Minigrficos
Un minigrfico, es una novedad de Microsoft Excel 2010, y consiste en
un pequeo grfico, situado en una celda de una hoja de clculo que
ofrece una representacin
esentacin visual de los datos.
Se recomienda utilizar minigrficos
inigrficos para mostrar tendencias en una serie
de valores, como aumentos o reducciones peridicos, ciclos
econmicos o para resaltar
altar valores mnimos y mximos y c
colo
olocar un
minigrfico cerca de los datos para lograr un mayor impacto.

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Francesc Trrega, 14, 1 y 2
Tel. 93 351 78 00

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AV, Mediterrneo, 11, 1C
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Sant Joan, 34, 5 3
Tel. 977 312 436

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A diferencia de los grficos normales situados en una hoja de clculo
de Excel, los minigrficos no son objetos, un minigrfico en realidad es
un pequeo grfico en el fondo de una celda.
La siguiente imagen muestra un minigrfico para cada fila de datos,
situado en la columna G.
Estos minigrficos muestran la evolucin de ventas de 1 semana para
cada artculo.

Dado que un minigrfico es un pequeo grfico incrustado en una

celda, se puede escribir texto en una celda y usar un minigrfico como
fondo, como se muestra en la siguiente imagen.

Los minigrficos disponen tambin de una galera de diseos.

Al seleccionar el minigrfico, se activar la ficha de comandos
Herramientas para el minigrfico, desde donde escoger todos los
comandos y herramientas para su diseo.

Un
n minigrfico puede mostrar una tendencia basndose en datos
adyacentes en
n una representacin grfica clara y compacta. Aunque
no es obligatorio que una celda de minigrfico est directamente junto
a los datos subyacentes, es muy recomendable.
Otra ventaja de usar minigrficos es que, a diferencia de los grficos, los
minigrficos
icos se imprimen cuando se imprime la hoja de clculo que los
contiene.

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Crear un minigrfico
1.
Seleccionar una celda vaca o un grupo de celdas
vacas en las que desee insertar uno o ms minigrficos.
2.
En la pestaa Insertar
Insertar, en el grupo Minigrficos,
haga clic en el tipo de minigrfico que desea crear:
Lnea,, Columna o Prdida y ganancia.
3.
En el cuadro Rango de datos
datos, escribir el rango de
celdas que contienen los datos en los cuale
cualess desea basar los
minigrficos.
Cuando se seleccionan uno o ms minigrficos en la hoja de clculo,
aparecen las Herramientas de minigrficos
minigrficos,, que muestran la pestaa
Diseo. En la pestaa Diseo
Diseo, puede escoger uno o ms comandos
entre los siguientes grupos: Minigrfico, Tipo, Mostrar, Estilo y Grupo,
Grupo para
crear un minigrfico nuevo, cambiar el tipo, darle formato, mostrar u
ocultar puntos de datos en un minigrfico de lnea o dar formato al eje
vertical
al en un grupo de minigrficos.
Si el rango de datos incluye fechas, puede
seleccionar Tipo de eje de fecha en las
opciones
de
Eje
(Herramientas
Herramientas
para
minigrfico, pestaa Diseo
Diseo, grupo Agrupar,
botn Eje)) para organizar los puntos de datos
en el minigrfico para que reflejen perodos
irregulares. Por ejemplo, si los primeros tres
puntos de fechas estn separados cada uno
exactamente por una semana y el cuarto
punto de fecha es un mes ms tarde, el
espacio entre el tercer y el cuarto punto de
fecha aumenta proporcionalmente para
reflejar el perodo ms grande.
Tambin puede usar las opciones de Eje para establecer valores
mnimos y mximos para el eje vertical de un minigrfico o grupo de
minigrficos. Establecer estos valores ayuda explcitamente a controlar
la escala de manera que la relacin entre los valores se muestre de una
forma ms lgica.
gica. Tambin puede usar la opcin Trazar datos de
derecha a izquierda para cambiar la direccin en que se representan
los datos en un minigrfico o grupo de minigrficos.

Agregar texto a un minigrfico

Puede escribir el texto directamente en una celda
que
ue contenga un minigrfico y aplicar un formato
a dicho texto y puede aplicar un color de fondo a
la celda.

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Personalizar minigrficos
Despus de crear minigrficos, puede controlar qu puntos de valor se
muestran (como alto, bajo, primero, ltimo o cualquier valor negativo),
cambiar el tipo de minigrfico (Lnea, Columna o Prdida y ganancia),
aplicar estilos de una galera o establecer opciones de formato
individuales, establecer opciones en el eje vertical y controlar cmo se
muestran los valores vacos
acos o cero en el minigrfico.
Controlar qu puntos de valor se muestran
Puede resaltar marcadores de datos individuales (valores) en un
minigrfico de lnea haciendo que algunos o todos los marcadores
queden visibles.
Seleccione el minigrfico o los mi
minigrficos
nigrficos a los que desea
aplicar formato.
minigrfico, haga clic en la pestaa Diseo.
Diseo
En Herramientas para minigrfico
En el grupo Mostrar, activar la
casilla de verificacin Marcadores para
mostrar todos los marcadores de datos.
datos
En el grupo Mostrar, activar la
casilla de verificacin Puntos negativos
para mostrar los valores negativos.
negativos
En el grupo Mostrar, activar las casillas de verificacin Punto alto o
Punto bajo para mostrar los valores ms altos o ms bajos.
En el grupo Mostrar, activar las casillas de verificacin Primer punto
o ltimo punto para mostrar los primeros o los ltimos valores.
Cambiar el estilo o el formato de los minigrficos
Use la Galera de estilos en la pestaa Diseo, que est disponible
cuando selecciona una celda que contiene un minigrfico.
Seleccione un minigrfico nico o un grupo de minigrficos.
Para aplicar un estilo predefinido, en la pestaa Diseo,
Diseo en el
grupo Estilo, seleccionar un estilo o en el botn Ms en la esquina
inferior derecha del cuadro para ver estilos adicionales.

Para cambiar el color de un minigrfico o sus marcadores, haga

clic en Color de minigrfico o en Color de marcador y, a
continuacin, elija la opcin que desee.

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Mostrar u ocultar marcadores de datos
En un minigrfico con estilo de Lnea, puede mostrar marcadores de
datos de manera que pueda resaltar valores individuales.
En la hoja de clculo, seleccione un minigrfico.
En la pestaa Diseo, en el grupo Mostrar, activar cualquiera de
las casillas de verificacin para mostrar marcadores individuales
(como alto, bajo, negativo, primero o ltimo) o activar la casilla
de verificacin Marcadores para mostrar todos los marcadores.
Al desactivar una casilla se oculta el marcador especific
especificado.
ado.
Controlar celdas vacas o valores cero
Puede
controlar
la
manera en que un
minigrfico trata celdas
vacas en un rango (y por
lo tanto cmo se muestra
el minigrfico) mediante
el cuadro de dilogo
Configuracin de celdas
ocultas y vacas,, situado en Herramientas para minigrfico,, en la
pestaa Diseo, grupo Minigrfico y en el desplegable Editar datos.
datos

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FILTROS AVANZADOS
La herramienta para realizar filtros
avanzados funciona de forma diferente
del comando Autofiltro en varios
aspectos importantes.
1. El cuadro de dilogo Filtro avanzado es
diferente que el del men de Autofiltro.
2. Los criterios avanzados se escriben en un
rango de criterios independiente en la
hoja de clculo y sobre el rango de
celdas o la tabla que se desea filtrar.
Microsoft Office Excel utiliza el rango de
criterios independiente del cuadro de
dilogo Filtro avanzado
nzado como el origen
de los criterios avanzados.

Durante los captulos siguientes se realizarn los ejemplos con la base de

datos mostrados en la imagen superior.

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Consideraciones utilizacin Filtros avanzados

Utilizar el signo igual para escribi
escribir texto o un valor
Dado que el signo igual (=) se utiliza para indicar una frmula
frmula, cuando
es necesario escribir texto o un valor en una celda, Excel evala lo
escrito; no obstante, esto puede provocar resultados de filtro
inesperados.
Para indicar un operador
ador de comparacin de igualdad para texto o un
valor, escribir los criterios como expresiones de cadena en las celdas
apropiadas del rango de criterios: =''=entrada''
En el ejemplo de la derecha se
muestra como escribir los
valores a buscar
Se pueden comparar dos valores
con los operadores mostrados en la
imagen de la derecha.. Cuando se
comparan dos valores usando estos
operadores, el resultado es un valor
lgico: VERDADERO o FALSO

Considerar la distincin entre maysculas y minsculas

Cuando filtra datos de texto, Excel no distingue entre maysculas y
minsculas. Sin embargo, puede usar una frmula para realizar una
bsqueda que distinga entre maysculas y minsculas como por
ejemplo la funcin ENCONTRAR.

Utilizar nombres predefinidos

Al trabajar
abajar con filtros avanzados, se puede asignar nombre a los rangos
que intervienen. Por ejemplo, sse
e puede asignar a un rango el nombre
Criterios y la referencia del rango aparecer automticamente en el
cuadro Rango de criterios
criterios, definir el nombre Base de datos para el
rango de datos que se deben filtrar y definir el nombre Extraer para el
rea donde desea pegar las filas, y estos rangos aparecern
automticamente en los cuadros Rango de la lista y Copiar a,
a
respectivamente.

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Crear criterios utilizando una frmula

Como es posible utilizar como criterio valores calculados que sean
s
el
resultado de una frmula, es necesario tener en cuenta los puntos
siguientes:

La frmula se debe evaluar como VERDADERO o FALSO.

Puesto que se est utilizando una frmula, se deber
eber escribir la
frmula como lo hara normalmente, pero no la escriba de la
forma siguiente: =''=entrada''
No use rtulos de columnas para los rtulos de los criterios; deje los
rtulos de criterios en blanco o use uno que no sea un rtulo de
columna incluido
luido en el rango de la lista
lista.
Si en la frmula usa un rtulo de columna en lugar de una
referencia relativa a celda o un nombre de rango, Excel presenta
un valor de error, como por ejemplo #NOMBRE? o #VALOR! en
la celda que contiene el criterio. Puede p
pasar
asar por alto este error,
ya que no afecta a la manera en que se filtra el rango de la lista.
La frmula que se emplea para los criterios debe usar una
referencia relativa para hacer referencia a la celda
correspondiente de la primera fila.
Todas las demss referencias usadas en la frmula deben ser
referencias absolutas.

Filtrar utilizando varios criterios en una columna en la que

puede cumplirse cualquier criterio
Ejemplo: Es necesario filtrar los registros que contengan el valor Historia o
economa.
Insertar filas
en la parte superior
del rango de datos
donde es
necesario aplicar
un filtro, donde se
mostrarn los
valores de criterio.
El rango de
criterios debe tener
rtulos de columna
y comprobar
omprobar que
existe al menos una
fila vaca entre los
valores de criterios
y el rango.

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Para buscar filas que cumplan varios criterios en una misma

columna,
escribir
lo
loss
criterios
directamente,
en
filas
independientes, en la columna que corresponda.
Colocar el cursor en cualquier
celda del rango de datos donde es
necesario
esario aplicar el filtro, y a
continuacin desde la ficha Datos, en
el grupo Ordenar y filtrar, clicar en el
comando Avanzadas.

Se abrir el cuadro de dilogo de

filtros avanzados, desde donde
seleccionar, el rango de datos para
aplicar el filtro, y la
las celdas que
contienen los valores de criterio. En
nuestro ejemplo ser Rango de la
lista $A$6;$F$26 y el rango de
criterios $A$1:$A$3.

Para eliminar el filtro hacer clic sobre el comando Borrar

en el grupo Ordenar y Filtrar, de la ficha Datos.

situado

Filtrar utilizando varios criterios de varias columnas en las que

deben cumplirse todos los criterios
Ejemplo:
plo: es necesario filtrar los registros que cumplen las dos condiciones
a la vez, modalidad Literatura y editorial Planeta

Para
ara buscar las filas que cumplen varios criterios en varias
columnas, ES NECESARIO escribir todos los criterios en la misma
mis
fila
en el rango de criterios, debajo de los ttulos de columna que
corresponda al valor buscado.

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Situar el curso en el rango

o de datos y
ejecutar la herramienta Avanzadas.
Seleccionar en el cuadro de dilogo
los rangos que intervendrn en el filtro, en
nuestro ejemplo quedara como la imagen
de la izquierda.

Filtrar utilizando varios criterios en varias columnas en las que

puede cumplirse cualquier criterio
En este ejemplo ser necesario encontrar los registros que cumplen un
criterio u otro, para ello ser necesario introducir los valores debajo de
cada campo de columna y en diferentes filas
filas.
En nuestro ejemplo queremos fifiltrar
ltrar los datos, para obtener todos los
valores que en la columna Modalidad sea Psicologa y todos los que en
la columna Editorial contengan el valor Planeta.

Obtendramos el siguiente resultado

Filtrar utilizando varios conjuntos de criterios en los que cada

conjunto incluye criterios para varias columnas
En este apartado se va a crear un filtro para obtener todos los datos con
el valor editorial= Planeta y cuyo valor en el campo precio sea inferior a
1200 y todos los registros con el valor editor
editorial = Salvat y cuyo valor en el
campo precio sea superior a 1000

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El resultado debera ser

Filtrar utilizando criterios entre dos valores

En este ejemplo ser necesario introducir criterios para filtrar todos los
datos cuyos valores en el campo Precio est entre dos criterios.
En nuestro ejemplo se quieren filtrar todos los registros cuyo valor en el
campo Precio est entre 800 y 1000 y los que sean mayores de 2750
Para configurar el filtro avanzado ser necesario insertar, en el rango de
criterios, una nueva columna con un nuevo campo Precio, para poder
introducir el intervalo de criterios.

El resultado debera ser:

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PLANIFICACION DE DATOS: ESCENARIOS

Definicin
Se pueden definir los escenarios, como un juego de planes, con los que
evaluar la influencia conjunta de uno o varios valores variables para
cada plan en situaciones diferentes.
El nmero de variables es aproximadamente de 32.
El escenario 1 trabajar con la serie de valores 1, el escenario 2 con la
serie de valores 2 y as sucesivamente para cada plan diseado.
En lugar de trabajar con escenarios, se podra grabar cada situacin en
un libro diferente, pero sera muy laborioso poder ejecutarlos todos a la
vez. Al trabajar con el administrador de escenarios, hay un solo modelo
de tabla, con muchas variables para los mismos conceptos y permite
observar los efectos producidos para cada una de las sup
suposiciones
osiciones en el
resultado final.
La opcin de los escenarios es ms interesante y prctica cuanto ms
compleja es la situacin o el modelo a estudiar

Diseo escenarios

La tabla superior corresponde al presupuesto gastado por una empresa

en publicidad en diferentes medios de comunicacin para tres
productos diferentes.
El objetivo es saber el coste total por unidad vendida de cada
producto, realizando 3 planes para las ventas estimadas de cada
producto.
Se disearan 3 planes uno optimista en ventas, uno pesimista y uno
medio.

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Es muy importante conocer que valores que se van a variar en cada
escenario y cules permanecern estables.
otal de la
Las celdas del rango Total B9:D9 corresponden a la suma total
publicidad para cada producto.
Las celdas del rango Gastos publicidad por unidad B11:D11
corresponden al resultado de dividir el total de publicidad entre las
unidades vendidas =B9/B10
=B9/B10.
Utilizacin de nombres:
Al trabajar con escenarios, e
es muy recomendable asignar nombres a las
celdas que intervendrn en los escenarios por dos razones:
1. Como Excel configura una ficha para facilitar la introduccin de los
valores, en sta aparecer el nombre asignado a la celda en lugar de
su referencia $A$1, facilitando su interpretacin.
2. Estos nombres se recogern automticamente en el resumen que se
confecciona
ona al final, donde se comparan todos los escenarios,
facilitando su comprensin.
Observacin: en las celdas modificables NO SE DEBEN ENTRAR
FRMULAS,, ya que cuando se muestran los escenarios se destruyen
(EXCEL muestra un cuadro de dilogo avisando que e
ell resultado
sobrescribir los datos existentes).
Definir los nombres siguientes a las celdas que se indican:
B10 ventas_P1
C10 ventas_P2
D10 ventas_P3

B11 gastos_P1
C11 gastos_P2
D11 gastos_P3

Recordar que los nombres a celdas o rangos puede configurarlos desde

la cinta de opciones en la ficha Frmulas, en el grupo de comandos
Nombres definidos, al abrir el desplegable Asignar nombre.

Para trabajar con los escenarios:

1.
Desde la ficha Datos,
Datos abrir
el desplegable Anlisis Y Si,
Si
situado
en
el
grupo
Herramientas de datos.
2.
Escoger
la
opcin

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Administrador de escenarios
3.
Se mostrar el cuadro de
dilogo
administrador
de
escenarios.
4.
Hacer clic en Agregar.
5.
Asignar
nombre
al
escenario, por ejemplo optimista.
optimista
6.
Como celdas cambiantes
seleccionar el rango B10:D10,
B10:D10 que
sern las que pertenecen a la
previsin de unidades vendidas.
7.
Clicar en Aceptar
En el siguiente cuadro de dilogo se introducirn los valores optimistas
en ventas para cada uno de
los productos.
En la introduccin de estos
valores se pueden introdu
introducir
constantes o frmulas, aunque
recuerde
que
stas
se
sustituirn
automticamente
por los valores.
8.
Al finalizar la introduccin de los
diferentes escenarios hacer clic en
Aceptar para abrir de nuevo el
Administrador de escenarios.
9.
Seleccionar Resumen
10.
Desde el cuadro de dilogo
Resumen del escenario
11.
Utilizar
la
opcin
Resumen
cuando las celdas cambiantes estn
especificadas por un nico usuario y utilizar la opcin Tabla dinmica,
cuando las celdas se especifiquen por ms de un usuario.
12.
Las celdas de resultado en nuestro ejemplo son las del rango
B11:D11 de los Gastos publicidad por unidad
Recuerde que siempre queda visible el ltimo escenario, con lo que al
borrar uno o todos los escenarios asegrese que es el correcto, la
accin eliminar no tiene de
deshacer.

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Combinar escenarios de otras hojas, libros o usuarios

El procedimiento es el mismo que el visto en el apartado anterior, pero
se debe tener en cuenta que:
Los libros de todos los usuarios deben tener la misma estructura
Tener abierto el libro de
del que se quieren importar los datos.
El libro activo ser al que se quiere integrar las otras propuestas

Ejercicio prctico escenarios

Segn los datos reflejados en la hoja de excel superior, ser necesario

configurar 4 escenarios diferentes para conocer la cuota mensual,
segn la variacin de los datos.
Para calcular los utilizaremos la funcin PAGO()
En la celda B5 entrar la funcin =ABS(PAGO(B2/12;B3*12;B1))
Para calcular el valor absoluto de la cuota mensual a pagar segn el
capital, los intereses y los aos.
El objetivo ser el clculo de la cuota mensual a pagar segn 4
situaciones diferentes.
1) Inters al 5% y 5 aos
2) Inters al 5% y 6 aos
3) Inters al 4,5% y 3 aos
4) Capital 15.000 inters 4% y 5 aos

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TABLAS DINMICAS
Los informes de tabla
bla dinmica son informes de Excel interactivos,
interactivo
configurados como tablas cruzadas que resume
resumen y analizan datos,
como registros de una base de datos, de varios orgenes, incluidos datos
externos a Excel.
Las tablas dinmicas se utilizan para resumir, analizar, explorar y
presentar rpidamente grandes volmenes de datos.
Un informe de tabla dinmica est especialmente diseado para:
1. Consultar grandes cantidades de datos de muchas maneras
diferentes para el usuario sin modificar los datos originales.
2. Calcular el subtotal y agregar datos numricos, resumir datos por
categoras y subcategoras, y crear clculos y frmulas
personalizados.
3. Expandir y contraer niveles de datos para destacar los resultados
y desplazarse
azarse hacia abajo para ver los detalles de los datos de
resumen de las reas de inters.
4. Desplazar filas a columnas y columnas a filas para ver resmenes
diferentes de los datos de origen.
5. Filtrar, ordenar, agrupar y dar formato condicional a los
subconjuntos
ntos de datos ms tiles e interesantes para poder
centrarse en la informacin que le interesa.
Otra caracterstica importante al utilizar las tablas dinmicas, es la
posibilidad de realizar todas las acciones sin que se modifiquen los datos
de origen, ya que el resultado se muestra en una hoja aparte.
En
una
tabla
dinmica
intervendrn:
1.
Datos de origen en este
caso, de una hoja de clculo
2.
Valores en cada uno de
los registros.
3.
Informe tabla dinmica
4.
Resumen y totales de los
valores.
En los informes
ormes de tabla dinmica, cada columna o campo de los datos
de origen se convierte en un campo de tabla dinmica que resume
resu
varias filas de informacin y se aadirn campos de valores como Suma

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de, Promedio de, sern diferentes segn la funcin utilizada, que
proporciona los valores que van a resumirse.
Para crear un informe de tabla dinmica, debe definir los datos de
origen, especificar una ubicacin en el libro y disear los campos.

Formas de trabajar con un informe de tabla dinmica

Despus de crear el informe de tabla dinmica inicial definiendo los
datos de origen, organizando los campos en la lista de campos de tabla
dinmica y eligiendo un diseo inicial, se podrn realizar las siguientes
tareas:
Explorar los datos
Expandiendo y contrayendo los datos, y mostrando los detalles
subyacentes de los valores.
Ordenando, filtrando y agrupando los campos y elementos.
Cambiando las funciones de resumen y agregando clculos y
frmulas personalizados.
Cambiar el diseo de formulario y la organizacin de campos
Cambiando el formato del informe de tabla dinmica:
compacto, esquemtico o tabular.
Agregando, reorganizando y quitando campos.
Cambiando el orden de los campos o elementos.
Cambiar el diseo de las col
columnas, las filas y los subtotales
Activando o desactivando los encabezados de campo de las
columnas y filas, o bien, mostrando u ocultando las lneas en
blanco.
Mostrando los subtotales encima o debajo de sus filas.
Ajustando los anchos de columna al actua
actualizar.
Moviendo un campo de columna al rea de fila o un campo de
fila al rea de columna.
Combinando o separando las celdas de los elementos de fila y
columna externos.
Cambiar la presentacin de las celdas en blanco y de los errores:
Cambiando la forma en que se muestran los errores y las celdas
vacas.
Cambiando la forma en que se muestran los elementos y rtulos
sin datos.
Mostrando u ocultando las lneas en blanco.
Cambiar el formato:
Aplicando formato manual y condicional a las celdas y los rangos.

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Cambiando el estilo de formato de tabla dinmica global.

Cambiando el formato numrico de los campos.
Incluyendo el formato de servidor OLAP

Revisar origen de datos antes de empezar

Antes de empezar a trabajar con un informe de tabla dinmica, es
conveniente confirmar que los datos en la hoja de clculo estn
preparados para confeccionar el informe.
Al crear un informe de tabla dinmica, cada columna en los datos de
origen se convierte en un campo que puede utilizar en el informe. Los
campos resumen mltiples filas de informacin de los datos de origen.

Los nombres de los campos para el informe proceden de los ttulos

de las columnas de los datos de origen,, con lo que ser necesario
comprobar que cada columna tiene ttulo o nombre
nombre.
Las filas restantes que aparecen debajo de los encabezados
deberan contener en la misma columna el mismo tipo de datos,
por ejemplo, todos textos o todos fechas o todos nmeros.
Es importante que contengan columnas o fechas vacas, ya que
excel las interpreta como separacin de bloques o rangos de
datos.
Tambin puede utilizar datos de fuentes externas

Crear una tabla dinmica

Una tabla dinmica consiste en el resumen de un conjunto de datos,
atendiendo a varios criterios de agrupacin, representado como una
tabla de datos cruzados, de doble entrada que facilita la interpretacin
de dichos datos.
Es dinmica porque permite fcilmente, obtener diferentes totales, filtrar
datos, cambiar la presentacin de los datos, visualizar o no los datos
origen, etc...
Las tablas dinmicas son muy tiles ya que se obtiene informacin para
el anlisis de los datos, sin manipular los datos originales, con lo que
stos ni se modificarn ni se eliminarn
Microsoft Excel tiene herramientas para configurar y trabajar con tablas
dinmicas
inmicas y grficos dinmicos.

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En el ejemplo superior se necesitan analizar los totales de ventas de los

comerciales de cada zona en los ltimos 3 aos.
La creacin de una tabla dinmica servir para poder examinar mejor
las ventas de cada artculo en cada mes.
Una de las formas para acceder a las
herramientas de tablas dinmicas, seleccionar
la pestaa Insertar y en el desplegable Tabla
dinmica, escoger Tabla dinmica (tambin se
accede a travs del men de creacin de un
grfico dinmico clicando e
en
n la flecha al pie
del botn)
Aparecer el cuadro de dilogo Crear tabla
dinmica desde donde seleccionar el rango de datos a analizar y lugar
donde se necesita ubicar la tabla.
Observar que al configurar los datos de forma que no existan ni filas ni
columnas
umnas en blanco, si al clicar en el botn Tabla dinmica cuando el
cursor se encuentra en cualquier celda del rango de datos a analizar, se
seleccionar el rango directamente en el cuadro de dilogo.
En caso de no tener el cursor en cualquier celda del rango, deberemos
seleccionarlo de forma manual.

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1. Clicar en Seleccione una tabla o rango
rango y confirmar que el rango
mostrado es el correcto o seleccionar los datos de forma manual.
2. Escoger Nuevas hoja de clculo
clculo,
, para crear la tabla en una hoja
diferente
te (opcin recomendada).
3. En caso de obtener los datos de origen de una fuente diferente que
el libro activo, seleccionar Utilice una fuente de datos externa..
4. Pulsar Aceptar para seguir.
Es necesario seleccionar todas las celdas que van a participar,
incluyendo las cabeceras.
Se abrir la ficha Herramientas de tabla dinmica y la hoja de clculo
mostrar dos zonas bien definidas: en la parte derecha la Lista de
campos para agregar el informe: y en la parte izquierda la zona donde
se ir configurando y mostrando la tabla dinmica.

En la parte superior del panel de la derecha se

mostraran todos los campos o ttulos de columna
que forman part
parte del
rango de datos a analizar
y en la parte inferior, las
zonas para configurar la
tabla dinmica.
Para construir la tabla
dinmica es necesario
arrastrar cada uno de los
campos hasta la zona en la que queremos
visualizar datos y totales.

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Segn los datos del ejemplo
ejemplo,, construiremos una tabla sencilla donde se
visualice:
Una fila para cada comercial con lo qu
que ser necesario arrastrar
el campo REPRESENTANTE hasta la zona Etiquetas de fila

Una columna para ca

cada grupo de productos, con lo que ser
necesario colocar el campo GRUPO DE PRODUCTOS hasta la zona
Etiquetas de columna
Queremos analizar las ventas n
nicamente
icamente del ao 2012, con lo
que se colocar el campo 2012 en la zona de Valores

Observar que se crear una nueva hoja y se mostrarn los datos segn
la imagen inferior.

Se estructuran los datos y se crean columnas y filas con los totales.

La cinta de opciones Herramientas
Herramientas de tabla dinmica dos subfichas
Opciones con los comandos de configuracin de campos y subtotales y
Diseo para aplicar formato a la tabla.
Recuerde que estas fichas aparecern nicamente cuando el cursor se
encuentre sobre
e cualquier celda de la tabla dinmica y por lo tanto
sta est seleccionada.

El panel lateral seguir activo

activo, as que en cualquier momento se podrn
aadir o quitar campos de una zona a otra, simplemente arrastrndolo

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fuera, la visualizacin de los da
datos
tos cambiar y ser posible analizarlos de
forma diferente.
La estructura de la tabla se podr variar fcilmente para obtener
diferentes vistas de los resultados, sin que la informacin original se
modifique o se pueda eliminar.
Por
ejemplo
si
arrastramos los campos
Grupo de Productos y
Representante a la zona
Etiquetas de fila se
obtendr
otra
tabla
mostrando los datos de
forma diferente.
Para
expandir
y
contraer
acumulados utilizar los botones
izquierda de los datos.

datos
a la

Si al crear una tabla dinmica no aparece la lista

de campos en la parte derecha
derecha, asegrese que
tiene seleccionada la tabla de datos, y ssi aun as
no aparece, en la ficha Opciones, en el grupo
Mostrar u ocultar,, haga clic en Lista de campos.
En caso de modificar los datos que intervienen
en la tabla dinmica:
1.
Seleccionar la hoja donde est la tabla
creada.
2.
Hacer clic sobre el botn Actualizar,
situado en la Ficha Opciones.
3.
Automticamente se mostrarn la tabla
con las modificaciones.

Eliminar
inar una tabla dinmica.
1. Haga clic en el informe de tabla dinmica.
2. En la ficha Opciones
Opciones, en el grupo Acciones,, haga clic en
Seleccionar y, a continuacin, en Toda la tabla dinmica.
3. Presione SUPR.

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Obtener informacin sobre la lista de campos de

tabla dinmica
Es importante comprender el modo en que funciona la lista de campos
de una tabla dinmica y el modo en que puede organizar diferentes
tipos de campos para obtener los resultados deseados al disear un
informe de tabla dinmica o grfico dinmico.

Cmo funciona la lista de campos de tabla dinmica

El origen sea externo o no, contiene
datos estructurados y organizados en
columnas,
donde
cada
columna
corresponde a un campo.
Mueva un campo al rea de filtro de
informe en la lista de campos, lo que a su
vez mover el campo al rea de filtro de
informe en el informe de tabla dinmica.
Mueva un campo al rea de etiqueta
de columna en la lista de campos, lo que a su vez mover el campo al rea de etiqueta de
columna en el informe de tabla dinmica
dinmica.
Mueva un campo al rea de etiqueta de fila en la lista de campos, lo que a su vez mover el
campo al rea de fila de columna en el informe de tabla dinmica.
Mueva un campo al rea de valores en la lista de campos, lo que a su vez mover el campo
al rea de valores en el informe de tabla dinmica

Al crear una tabla dinmica existen algunas reglas sobre la disposicin

de los campos en las zonas de seccin de diseo:
Campos de valor: Si slo activa una casilla de verificacin para los
campos numricos,
icos, el rea predeterminada se mueve a las etiquetas
de columna.
Campos de fila y columna: Si un campo ya est en un rea de etiquetas
de fila, etiquetas de columna o filtros de informe y se vuelve a agregar a
alguna de estas reas, se cambia su posicin cuando se mueve a la
misma rea, pero se cambia su orientacin cuando se mueve a un rea
diferente.

Organizar los campos

Para cambiar el orden o la posicin de los campos seleccionados en la
creacin de la tabla dinmica:

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Informe de tabla
dinmica
Valores
Etiquetas de fila

Etiquetas de columna

Filtro de informe

Descripcin
Se utilizan para mostrar datos numricos de resumen.
Se utilizan para mostrar campos como filas en el lado del
informe. Una fila en una posicin inferior se anida con otra fila
que est justo encima de ella.
Se utilizan para mostrar campos como columnas en la parte
superior del informe. Una columna en una posicin inferior se
anida con otra columna que est justo encima de ella.
Se utiliza para filtrar todo el informe en funcin del elemento
seleccionado en el filtro de informe.

Para organizar los campos puede

arrastrarlos directamente con el ratn a la
zona deseada o utilizar las opciones de
men que aparecern al seleccionar el
campo en la zona
de diseo:

Subir: Sube el campo una posicin en el rea.

Bajar: Baja el campo una posicin en el rea
Mover al principio: Mueve el campo al principio

Mover al final: Mueve el campo al final del rea.

Mover a filtro de informe: Mueve el campo al

del rea.

rea de filtro de informe

Mover a rtulos de fila: Mueve el campo al rea

de etiquetas de fila.

Mover a rtulos de columna: Mueve el campo

al rea de etiquetas de columna.
Mover a valores: Mueve el campo al rea de
valores

Quitar campos
Para quitar un campo, seleccionarlo en la zona de diseo, y a
continuacin en el men, clicar sobre comando Quitar campo
o desactivar la casilla de verificacin situada junto a
cada nombre de campo en la seccin de campos.
Tambin puede hacer clic y mantener presionado el bo
botn
tn del mouse
en un nombre de campo en la seccin de diseo y despus arrastrar el
campo fuera de la lista de campos de tabla dinmica.
Al desactivar una casilla de verificacin en la seccin de campos se
quitan todas las apariciones del campo del informe
informe.

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Cambiar la vista de lista de campos

En la parte superior derecha de la zona Lista
de campos de tabla dinmica, aparece el
comando
con un desplegable para
modificar la vista en la que se mostrarn los
campos, segn las necesidades del usuario.
La lis
lista
ta de campos de tabla dinmica tiene
cinco vistas diferentes que estn diseadas y
optimizadas para diferentes tipos de tareas de
tabla dinmica.

Seccin de campos y seccin de

reas apiladas: Esta es la vista
predeterminada y est diseada
para un nmero pequeo de
campos:
Seccin de campos y seccin de
reas en paralelo: Est diseada
para agregar y quitar campos
cuando hay ms de cuatro
campos en cada rea.
Slo seccin de campos
campos:: Diseada para agregar y quitar muchos
campos.
Slo seccin de reas (2 por 2): Diseada para reorganizar
muchos campos.
Slo zonas de colocacin (1 por 4)
4): Diseada para reorganizar
muchos campos.

En las vistas Campos y zonas de colocacin apilados y Campos y zonas

de colocacin en paralelo
paralelo,, puede ajustar el ancho y el alto de cada
seccin pasando por encima del divisor de seccin hasta que el
puntero cambie a una flecha de dos puntas vertical
o una flecha de
dos puntas horizontal
, arrastrando la flecha de dos puntas hacia
arriba, hacia abajo,
ajo, hacia la derecha o hacia la izquierda hasta donde
lo desee y, a continuacin, haciendo clic en la flecha de dos puntas o
presionando ENTRAR.

Seleccionar datos en un informe de Tabla Dinmica

Para aplicar formato, copiar datos o realizar cambios en u
un
n informe de
tabla dinmica, puede seleccionar celdas individuales o regiones de

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datos mediante comandos o mediante el mouse (ratn). El puntero del
mouse cambia segn lo que intente seleccionar:
Para seleccionar celdas, utilice el
puntero del mouse normal de Microsoft Office
Excel .
Para seleccionar regiones de datos,
coloque el puntero del mouse en los mrgenes
superior o izquierdo de los campos y las
etiquetas para que cambie a una flecha
desce
descendente o una flecha derecha .
Si ve que el puntero no
cambia de forma, en la ficha
Opciones
Opciones, en el grupo
Acciones
Acciones,
abrir
el
desplegable
Seleccionar
y,
a
continuacin,
asegurarse de que el comando Habilitar seleccin
est activado.

Seleccionar celdass individuales

1.
Situar el puntero sobre la primera celda que desea seleccionar,
asegurndose de que el puntero del mouse es el .
2.
Hacer clic para seleccionar una nica celda o clicar y arrastrar
para seleccionar varias celdas.

Seleccionar un informe completo

Seleccionar el informe de tabla dinmica.

En la ficha Opciones
Opciones, en el grupo Acciones, en Seleccionar y, a
continuacin, en Toda la tabla dinmica

Seleccionar todos los elementos de un campo a la vez

Situar el cursor sobre cualquiera de los
elementos del campo a seleccionar, y cuando el
cursor adopta la forma de flecha negra, hacer clic
con el botn izquierdo. En el ejemplo de la imagen
de la izquierda se seleccionarn todos los datos
del comercial Jim
Jimenez a la vez.

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Seleccionar etiquetas de elementos, datos o ambos

1. Seleccionar los elementos.
2. En la ficha Opciones
Opciones, en el grupo Acciones,
abrir
el
desplegable
del
comando
Seleccionar y, a continuacin, escoger la
opcin necesaria:
a. Etiquetas y datos
para seleccionar
ambos.
b. Datos
para seleccionar slo los valores de los elementos.
c. Etiquetas
para seleccionar slo los rtulos de los
elementos

Seleccionar varios elementos

Igual que al trabajar con Excel, para seleccionar diferentes zonas de la
tabla dinmica, puede utilizar las teclas Mayus y Ctrl, para seleccionar
celdas o rangos de celdas continuos o discontinuos.

Seleccionar subtotales y totales

1. Site el puntero del mouse en el borde superior de un subtotal o total
en una etiqueta de columna hasta que cambie a una flecha
descendente
o site el puntero en el borde izquierdo de un
subtotal o total en una etiqueta de fila hasta que cambie a una
flecha derecha .
2. Haga clic una vez para seleccionar todos los totales de la etiqueta y,
a continuacin, haga
aga clic de nuevo para seleccionar nicamente el
subtotal o total actual

Mostrar u ocultar los detalles de los datos

Para mostrar u ocultar datos adicionales en un informe de tabla
dinmica es posible expandir
xpandir o contraer los campos que tienen datos
de detalle a cualquier nivel de detalle de los datos.

Expandir o contraer diferentes niveles de detalle

En un informe de tabla dinmica puede expandir o contraer hasta
cualquier nivel de detalle los datos, e incluso todos los niveles en una
sola operacin. Esto puede suponer un gran ahorro de tiempo cuando
se trabaja con muchos niveles de detalle.
Hacer clic
c en los botones Expandir
o Contraer
que estn
junto al elemento que desea expandir o contraer.

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Hacer doble clic en el
elemento que desea expandir o
contraer o clicar con el botn
secundario del mouse sobre el
elemento desde el que se
pondrn
realizar
zar
ms
operaciones.
Recuerde
que
los
botones expandir y
contraer slo estn
disponibles para los
campos que tienen
definidos detalles.

Clculos y funciones en los campos resumen

Al trabajar con un informe de tabla dinmica puede mostrar u ocultar
los subtotales de campos de columnas y de filas individuales, mostrar u
ocultar los totales generales de columnas y filas para el informe
completo, y calcular los subtotales y totales generales con o sin
elementos filtrados.
Los campos de una tabla dinmi
dinmica
ca pueden personalizarse, y en los
campos resumen, es posible utilizar ms funciones o mostrar ms de una
funcin para los clculos de resumen.
Por defecto, al crear una tabla dinmica, Excel genera los totales con
sumatorio, pero se pueden modificar estas frmulas por otras como
encontrar el mximo o mnimo o calcular promedios, etc.
Para acceder a la configuracin de un campo:

Clicar el campo a configurar

Desde la ficha Opciones de las

Herramientas de tabla dinmica,
dinmica en el
grupo Campo activo, seleccionar el
comando Configuracin de campo.

A esta opcin tambin se puede

acceder mediante el botn derecho del ratn.

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Segn la tabla de datos utilizada en este captulo, confeccionamos la
siguiente tabla dinmica, donde se muestran los totales sumat
sumatorios
orios de
cada ao para cada zona de venta.

Para mostrar adems del total, un resumen con el clculo de los

promedios:
Seleccionar cualquier fila con el
total de la zona
Acceder al comando Configurar
campo.
Escoger la opcin Personalizado
Marcar las funciones
unciones a utiliza (es
posible marcar ms de una)
Clicar en Aceptar
En la tabla dinmica se aadirn
ms funciones de Resumen

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Para quitar los subtotales, hacer clic en Ninguno.
Si un campo contiene un elemento calculado que es un elemento de
un campo que utiliza una frmula, no ser posible cambiar la funcin de
resumen de subtotales.
Para mostrar u ocultar rpidamente el subtotal actual, haga clic con el
botn secundario en el elemento del campo y, a continuacin, active o
desactive la casilla de verificacin junto a Calcular el subtotal de
"<nombre de rtulo>".
Para los rtulos exteriores en formulario compacto o esquemtico,
puede mostrar los subtotales encima o debajo de su
suss elementos, o bien
ocultar los subtotales haciendo lo siguiente:

En la pestaa Diseo
Diseo, en el grupo Diseo, haga clic en Subtotales.
Subtotales
Siga uno de los procedimientos siguientes:
o Seleccione No mostrar subtotales
subtotales.
o Seleccione Mostrar todos los subtotales e
en
n la parte inferior
del grupo.
o Seleccione Mostrar todos los subtotales en la parte superior
del grupo.

Mostrar u ocultar totales generales para todo el

informe
Puede mostrar u ocultar los totales generales de la tabla dinmica
actual. Tambin puede es
especificar
pecificar la configuracin predeterminada
para mostrar y ocultar los totales
generales.
Haga clic en cualquier lugar en el
informe de tabla dinmica. Esto muestra
las herramientas de tabla dinmica,
agregando las pestaas Opciones y
Diseo.
En la pestaa Diseo,, en el grupo
Diseo, haga clic en Totales generales y,
a continuacin, seleccione la opcin de
visualizacin de totales generales que
desee.

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Cambiar opciones predeterminadas totales generales

Seleccionar la tabla dinmica.

En la pestaa Opciones del grupo Tabla dinmica,, haga clic en
Opciones.
En el cuadro de dilogo Opciones de tabla dinmica,, en la
pestaa Totales y filtros
filtros,, realice una de las siguientes acciones:
o Para mostrar los totales generales, seleccione la casilla de
verificacin Mostrar
totales generales de
las columnas, Mostrar
totales generales de
las filas o ambas.
o Para
ocultar los totales
generales, desactive
la
casilla
de
verificacin
Totales
generales de las columnas
columnas, Mostrar totales generales de las
filas o ambas.

Mostrar datos como

All crear la tabla dinmica los datos y los valores resumen se podrn
mostrar de diferentes formas:
Para acceder a las diferentes
formas de mostrar los datos,
desde
e las herramientas de
Tabla dinmica, en el grupo
Clculos
de
la
ficha
Opciones, abrir el desplegable Mostrar valores
como o al situar el cursor sobre la tabla dinmica,
escoger dicha opcin del men contextual.
Se mostrarn las opciones de la imagen de la
derecha:
La imagen inferior muestra cmo se vern los datos
del ao 2014 al escoger la opcin % del total
general.

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La segmentacin de datos para filtrar datos

En versiones anteriores de Microsoft Excel, se pueden usar filtros de
informes para filtrar
rar los datos de tabla dinmica.
En la versin 2010, se puede usar la segmentacin de datos para filtrar
datos, que adems proporciona botones de comando para ejecutar
acciones.
Adems del filtrado rpido, la segmentacin de datos tambin indica el
estado actual de filtrado, lo cual facilita el entendimiento de lo que se
muestra exactamente en un informe de tabla dinmica filtrado.
Cuando se selecciona un elemento, dicho elemento se incluye en el
filtro y los datos de ese elemento se muestran en el informe
informe.. Por ejemplo,
al seleccionar el valor Puig en el campo de representantes,, se muestran
solamente los datos que incluyen Puig en ese campo.

Qu
Qu es la segmentacin de datos?
Las segmentaciones de datos son componentes de filtrado fciles de
usar, que contienen un conjunto de botones para filtrar los datos de un
informe de tabla dinmica rpidamente
rpidamente, sin la necesidad de abrir listas
desplegables para buscar los elementos que se desean filtrar.
Cuando se usa un filtro comn de informe de tabla din
dinmica
mica para filtrar
varios elementos, el filtro solamente indica que se filtran varios elementos
y es necesario abrir una lista desplegable para ver los detalles de
filtrado. Sin embargo, las segmentaciones de datos etiquetan
claramente el filtro que se apli
aplica
ca y proporcionan detalles para que los
datos que se muestran en el informe de tabla dinmica filtrado puedan
entenderse fcilmente.
Las segmentaciones de datos generalmente se asocian a la tabla
dinmica en la cual se crean. Sin embargo, tambin se puede
pueden
n crear
segmentaciones de datos independientes a la cuales se hace

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referencia desde las funciones de cubos de procesamiento analtico en
lnea (OLAP) o que luego se pueden asociar a cual
cualquier
quier tabla dinmica.
Una segmentacin de datos generalmente incluye los siguientes
elementos:
Un encabezado de segmentacin de datos indica
la categora de los elementos que contiene.
Zona de segmentacin con los datos del campo a
filtrar. Al clicar sobre l la tabla dinmica mostrar
nicamente los datos de dicho valor.
Un botn Borrar filtro quita el filtro mediante la
seleccin de todos los elementos de la
segmentacin de datos.
Una barra de desplazamiento que permite
desplazarse cuando hay
ay ms datos de los que
pueden verse actualmente en la segmentacin de
datos.
La zona para mover y modificar el tamao del
cuadro de segmentacin y poder visualizar mejor los
datos.

En nuestro ejemplo, al hacer clic sobre el valor Prats la tabla dinmica

dinmi
mostrar nicamente los valores del comercial Prats.
Dado que cada segmentacin de datos que se crea est diseada
para filtrar un campo de tabla dinmica concreto, es probable que
cree ms de una segmentacin de datos para filtrar un informe de
tabla dinmica.
Para crear una segmentacin:

Hacer clic en cualquier lugar del informe de tabla dinmica para

el cual desea crear una segmentacin de datos. Se mostrar las
opciones de Herramientas de tabla dinmica y se agregarn las
pestaas Opciones y Diseo
Diseo.

En el grupo Ordenar y filtrar de la pestaa Opciones,, seleccionar

el comando Insertar Segmentacin de datos
datos.

En el cuadro de dilogo Insertar Segmentacin de datos

datos,, activar
la casilla de verificacin de los campos de la
tabla dinmica para los cu
cuales desea crear una
segmentacin de datos.

Haga clic en Aceptar.

Se mostrar una segmentacin de datos

para cada campo que haya seleccionado.

En cada segmentacin de datos, haga clic

en los elementos en los cuales desea aplicar el
filtro. Para seleccionar ms de un elemento,
mantenga presionada la tecla CTRL y luego
haga clic en los elementos en los que desea aplicar el filtro.

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Despus de crear una segmentacin de datos,

sta aparecer en la hoja de clculo junto a la
tabla dinmica. Si hay ms de una
segmentacin
gmentacin de datos, se mostrarn de
manera superpuesta.
Al hacer clic sobre cualquier valor se
visualizarn nicamente los datos de dicho
valor
valor.
Para mostrar de nuevo todos los datos, clicar
sobre el botn Borrar filtro

Aplicar formato a una segmentacin de datos

Hacer clic en la segmentacin de datos a la que desea dar

formato.
Se mostrarn las Herramientas de segmentacin de datos y se
agregar la pestaa Opciones.

En la pestaa Opciones
Opciones, en el grupo Estilos de segmentacin de
datos, seleccionar
leccionar el estilo a aplicar.

Para ver todos los estilos disponibles, haga clic en el botn Ms

situado en la parte inferior derecha de los comandos de estilo.

Configuracin de la segmentacin de datos.

Al seleccionar una segmentacin de datos, desde las Herramientas
Herramientas de
segmentacin de datos, en el

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grupo Segmentacin de datos, podr seleccionar el comando
Configuracin de Segmentacin de datos.
Aparecer un cuadro de dilogo para personalizar las opciones de
configuracin necesarias para cada segme
segmentacin

Compartir
ompartir segmentaciones de datos entre tablas dinmicas
Cuando en un informe hay muchas tablas dinmicas diferentes, puede
ser necesario aplicar el mismo filtro a alguna de las tablas dinmicas o a
todas ellas. Puede compartir una segmentacin de datos creada en
una tabla dinmica con otras tablas dinmicas. No es necesario
duplicar el filtro para cada tabla de dinmica.
Cuando se comparte una segmentacin de datos, se crea una
conexin a otra tabla dinmica que contiene la segment
segmentacin
acin de
datos que se desea usar. Los cambios que se realizan en una
segmentacin de datos compartida se reflejan inmediatamente en
todas las tablas dinmicas que estn conectadas a esa segmentacin
de datos. Por ejemplo, si usa una segmentacin de datos P
Pas
as en la
tabla dinmica 1 para filtrar datos de un pas especfico, la tabla
dinmica 2, que tambin usa esa segmentacin de datos, mostrar los
datos de ese mismo pas.
Las segmentaciones de datos que estn conectadas a ms de una
tabla dinmica, y que se usan en ms de una, se denominan
segmentaciones de datos compartidas. Las segmentaciones que se
usan en una sola tabla dinmica se denominan segmentaciones de
datos locales, y una
na tabla dinmica puede usar tanto segmentaciones
de datos locales como comp
compartidas.

Hacer clic en la segmentacin de datos que desea compartir con

otra tabla dinmica.
Se mostrarn las Herramientas de segmentacin de datos y se
agregar la pestaa Opciones.

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En
el
grupo
Segmentacin de datos de la
pestaa Opciones,, haga clic
en Conexiones de tabla
dinmica.
En el cuadro de dilogo
Conexiones
de
tabla
dinmica, activar la casilla de
verificacin de las tablas
dinmicas en las cuales
desea que la segmentacin
de datos est disponible.

Usar una segmentacin de dato

datoss desde otra tabla dinmica
Para crear una conexin con una tabla dinmica que contiene la
segmentacin de datos que desea utilizar:
En la pestaa Datos,, en el grupo
Obtener datos externos, hacer clic en
Conexiones existentes.
En el cuadro de dilogo Conexiones
nexiones
existentes, asegurarse que est seleccionada la opcin Todas las
conexiones en el cuadro Mostrar. En caso de no encontrar la
conexin deseada,, puede crear una. Para ello, haga clic en el
botn Examinar en busca de ms y a continuacin, en el cuadro
de dilogo Seleccionar origen de datos
datos, hacer clic en Nuevo
origen para iniciar el Asistente para conexin de datos y
seleccionar el origen de datos al cual desea conectarse.
Seleccionar la conexin y, a continuacin, Abrir.
En el cuadro de dilogo
ilogo Importar datos en la seccin Seleccione
cmo desea ver estos datos en el libro
libro, haga clic en Informe de
tabla dinmica.
Hacer clic en cualquier lugar del informe de tabla dinmica para
el cual desea insertar una segmentacin de datos desde otra
tabla
a dinmica. De esta forma se mostrarn las Herramientas de
tabla dinmica y se agregarn las pestaas Opciones y Diseo.
Diseo
En el grupo Ordenar y filtrar de la pestaa Opciones, abrir el
desplegable Insertar Segmentacin de datos y a continuacin
seleccionar Conexiones de Segmentacin de datos
datos.
En el cuadro de dilogo Conexiones de Segmentacin de datos,
datos
activar la casilla de verificacin de las segmentaciones de datos
que necesita utilizar.
Haga clic en Aceptar
Aceptar.
Se mostrar una segmentacin de datos para cada casilla de
verificacin que haya activado.

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En cada segmentacin de datos, seleccione los elementos en los cuales

desea aplicar el filtro.
Para seleccionar ms de un elemento, mantenga presionada la tecla
CTRL y luego haga clic en los elementos en los cuales desea aplicar el
filtro.
Todas las tablas dinmicas que comparten la segmentacin de datos
mostrarn instantneamente el mismo estado de filtrado.

Desconectar o eliminar una segmentacin de datos

Si una segmentacin de datos ya no es necesari
necesaria,
a, sta se puede
desconectar del informe de tabla dinmica o bien se puede eliminar.
Desconectar una segmentacin de datos
Hacer clic en cualquier lugar del informe de tabla dinmica para
el cual desea desconectar una segmentacin de datos. De esta
forma se mostrarn las Herramientas de tabla dinmica y se
agregarn las pestaas Opciones y Diseo.
En el grupo Ordenar y filtrar de la pestaa Opciones,, haga clic en
la flecha Insertar Segmentacin de datos y luego en Conexiones
de Segmentacin de datos
datos.
En ell cuadro de dilogo Conexiones de Segmentacin de datos,
datos
desactivar la casilla de verificacin de los campos de la tabla
dinmica para los cuales desea desconectar una segmentacin
de datos.
Eliminar una segmentacin de datos
Siga uno de los pasos que se indican a continuacin:
Hacer clic en la segmentacin de datos y luego presionar SUPR.
Hacer clic con el botn secundario en la segmentacin de datos
y, a continuacin, clic
clicar en Quitar del nombre
ombre de la
segmentacin
acin de datos a eliminar.

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Crear CAMPOS CALCULADOS

Las herramientas de las tablas dinmicas permiten realizar clculos
automticos.
En nuestro ejemplo tenemos la siguiente
tabla dinmica, donde se muestran las
ventas del ao 2014 de cada Grupo de
productos con los valores de cada
comercial.
Queremos crear un campo calculado,
donde se muestre la previsin del ao
2014 que deber ser un 10% ms de los
datos mostrados.
Seleccionar la tabla dinmica
Desde las herramientas de tabla
dinmica, abrir el desplegable del
comando Clculos
Abrir el botn Campos, elementos
y conjuntos y escoger la opcin Campo
calculado

Se abrir el cuadro de dilogo desde

donde entrar la frmula o
funcin.
Entrar el nombre que
definir el nuevo campo
Hacer doble clic sobre el
campo con el que se realizar el
clculo
ulo directamente en la zona
Campos.
En nuestro ejemplo la
frmula ser ='2014'*10%+ '2014
En la tabla dinmica
aparecer una columna ms con el resultado.

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Consolidar varios rangos en una tabla dinmica

Para consolidar varios rangos de datos en una tabla dinmica es
necesario activar el Asistente para tablas dinmicas y grficos
dinmicos.
En la versin de Excel 2010 est asistente no est activado. Para
mostrarlo ser necesario personalizar la Cinta de Opciones:

Clicar con el botn derecho sobre c

cualquier
ualquier zona de la Cinta de
Opciones y escoger Personalizar cinta de opciones.

En el cuadro Comandos disponibles escoger la opcin Todos los

comandos.

Buscar en orden alfabtico Asistente para tablas y grficos

dinmicos.

En la zona derecha del cuadro de dilogo, escoger la opcin

Nueva ficha y teclear el nombre que la definir

Teclear el nombre de la nueva ficha

Activar el comando Nuevo grupo personalizado y teclear el

nombre que recibir

Agregar el comando Asistente para tablas y grficos dinmicos

al
nuevo
grupo
personalizado.

Al clicar Aceptar, el
comando aparecern en
la cinta de opciones.

Para ver la consolidacin de datos, utilizaremos un libro en los que en

diferentes hojas se encontrarn las ventas del ao 2012, 2013 y 2014.
Las hojas deben tener la misma estructura y el mismo nombre de
campos.
Aunque estas hojas se encuentran en el mismo libro, el procedimiento
sera el mismo para datos de libros diferentes.

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Para consolidar diferentes rangos de datos:

Desde una hoja en blanco
activar
el
comando
Asistente para Tablas y
grficos dinmicos.
Se abrir el cuadro de
dilogo Paso 1 desde
donde seleccionar donde
se encuentran los datos
origen y el tipo de informe
a generar. En nuestro
ejemplo
Seleccionar
Rango de consolidacin mltiple y Tabla dinmica.
Clicar en Siguiente.
En el Paso 2a,, podr
especificar entre Crear un solo
campo de pgina o Campos de
pgina personalizados. Esta ltima

opcin permite a
asignar sus
propios nombres de elemento a
cada rango de origen con lo que
ser
posible
crear
consolidaciones
parciales
o
totales

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Escoger la opcin deseada y a continuacin en Siguiente.

El siguiente cuadro de dilogo Paso 2b, permite escoger los
rangos de datos que crearn la tabla dinmica.
Desde el cuadro Rango ir seleccionando cada uno de los rangos
e ir Agregndolos a la zona Todos los rangos
Hacer cli en Siguiente al finalizar la seleccin
El Paso 3 del asistente es para ubicar la tabla dinmica.

Se crear una tabla dinmica con todos los datos conso

consolidados.
El funcionamiento de esta tabla y la aplicacin de estilos y formato es el
mismo que para rangos sencillos de datos.

Ordenar datos de una tabla dinmica

Los informes de tablas dinmicas tambin pueden Ordenarse.
El funcionamiento es el mismo que para una tabla normal de datos.
Seleccionar la tabla dinmica
Desde la ficha Opciones, de las Herramientas de Tabla dinmica,

hacer clic en el comando Ordenar

del grupo Ordenar y
filtrar.
Segn el tipo de datos que contiene la celda activa en el
momento
nto de seleccionar el comando Ordenar, aparecer un
cuadro de dilogo diferente desde donde personalizar las
opciones de ordenacin.

Cuadro de dilogo al seleccionar celda con datos

tipo texto

Cuadro de dilogo al seleccionar celda con datos

numricos

Desde el botn Ms opciones puede seleccionar la opcin para que los

datos se ordenen automticamente cada vez que se muestre el
informe.

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Agrupar y Desagrupar elementos de la tabla

dinmica
La herramienta Agrupar y Desagrupar en las tablas dinmicas es muy
til para crear grupos de trabajo o agrupar automticamente
elementos desordenados.
Siguiendo la tabla de datos del ejemplo
inicial, puede ser necesario crear 2
grupos
diferentes
de
comerciales,
debido al tipo de comisin que tiene
cada uno.
En la tabla dinmica seleccionar
los elementos a Agrupar cuando el ratn
se convierta en una flecha negra.
Utilizar
la
tecla
Ctrl
para
seleccionar elementos no consecutivos.
Hacer clic en el botn Agrupar
seleccin
de
comandos
de la cinta
Herramient
as de Tabla

en el grupo

dinmica.
Repetir la accin para cada Grupo
a configurar.
Se crearn los
os grupos, con los
smbolos para mostrar u ocultar el
detalle de cada uno de ellos.

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Ejemplo 1: Agrupar Elementos desord

desordenados
enados en una tabla
dinmica
Segn los datos de una tabla donde se recogen los resultados de una
encuesta, pero que ser necesario obtener el resultado diferenciado por
edades.
Crear la tabla dinmica
situando el campo Edad en filas y
el campo Resultado en Valores
Seleccionar el campo Edad y
hacer clic en el comando Agrupar
seleccin.
Al
contener
valores
numricos, aparecer un cuadro de
dilogo donde seleccionar,
el mnimo valor, el mximo
valor
y
grupo
de
agrupamiento, que ser
cada 10 valor
valores.
El resultado final
ser:

Ejemplo 2: Agrupar Elementos desordenados en una tabla

dinmica
En el siguiente ejemplo disponemos de una tabla de datos donde se
recogen el nmero de visitantes a una Feria en diferentes das.
Con estos datos se necesita agruparlos segn unos intervalos
determinados de fechas.

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Crear la tabla dinmica situando el
campo Fechas
en filas y el campo n de
visitantes en Valores.
Seleccionar el
campo
fechas
y
hacer clic sobre el
comando Agrupar
Al ser valores
fechas,
has, el cuadro de
dilogo ofrecers las
siguientes
opciones
de agrupamiento:
En nuestro ejemplo se agruparn cada 7
das para obtener el nmero de visitantes
cada semana.
El resultado final ser:

Extractos rpidos
Otra funcin muy til de las tablas dinmicas es la creacin de extractos
rpidos de los datos, segn diferentes campos.
Siguiendo el ejemplo, creamos la siguiente tabla dinmica, donde se
muestran las ventas de los aos 2013 y 2014 de todos los comerciales,
agrupados por el tipo de producto.
roducto.

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Al hacer doble clic sobre cualquiera de los valores totalizados, se

crearn hojas independientes nicamente con los datos del campo
seleccionado.
Por ejemplo, al hacer doble clic sobre el total de Congeladores, se
crear una hoja nicamente con los valores de congeladores.
Esta nueva hoja funciona como una tabla normal, no como una tabla
dinmica.
Los datos mostrados en la nueva hoja sern:

Informes de grficos dinmicos

Al trabajar con grficos dinmicos, se hablar de Tabla dinmica
asociada.
La tabla dinmica asociada es una tabla dinmica que proporciona los
datos del origen de un grfico dinmico.
Se crea automticamente al generarse el grfico dinmico.

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Un informe de grfico dinmico proporciona una representacin grfica
los datos
tos de un informe de tabla dinmica que en este caso se
denomina informe de tabla dinmica asociado
asociado.
Un informe de grfico dinmico es interactivo,, lo que significa que se
puede ordenar y filtrar para mostrar subconjuntos de los datos de la
tabla dinmica. Cuando se crea un informe de grfico dinmico, se
muestran filtros de informe de grfico dinmico en el rea del grfico
para poder ordenar y filtrar
trar los datos subyacentes del informe de grfico
dinmico. Los cambios que realice en el diseo de campo y los datos
en el informe de tabla dinmica asociado se reflejarn inmediatamente
en el informe de grfico dinmico.
Un informe de grfico dinmico m
muestra series de datos, categoras,
marcadores de datos, y ejes
ejes, al igual que los grficos estndar.
Podr cambiar asimismo el tipo de grfico y otras opciones como los
ttulos, la ubicacin de la leyenda
leyenda, las etiquetas de datos y la ubicacin
del grfico.
Puede crear un informe de grfico dinmico automticamente al crear
un informe de tabla dinmica, o bien a partir de un informe de tabla
dinmica ya existente.

Crear un grfico dinmico

1. Haga clic en el informe de tabla dinmica. De esta forma, se
muestran las Herramientas de tabla dinmica
dinmica,, agregando las
pestaas Opciones y Diseo.
2. En la pestaa
Opciones,, en el grupo
Herramientas,,
haga
clic
en
Grfico
dinmico.

3. En el cuadro de dilogo Insertar grfico, haga clic en el modelo y

en el subtipo de grfico que necesita.. Puede usar cualquier tipo
de grfico excepto los grficos xy (dispersin), de burbujas o de
cotizaciones.
4. Haga clic en Aceptar
Aceptar.. El informe de grfico dinmico que
aparece tiene filtros de informe de grfico dinmi
dinmico
co que puede
usar para cambiar los datos que se muestran en el grfico.

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El informe de grfico dinmico y el informe de tabla dinmica

asociado siempre deben estar en el mismo libro.
Si inserta un grfico estndar para los datos de tabla dinmica
(pestaa Insertar, grupo Grficos), el grfico ser un grfico
dinmico asociado con el informe de tabla

Al crear el grfico dinmico o seleccionarlo, aparecer la cinta de

opciones Herramientas del grfico dinmico,
con los comandos
especficos para trabajar c
con
on ellos, divididos en las fichas Diseo,
Presentacin, Formato y Analizar.

Los procedimientos para trabajar con grficos es igual que para las
tablas dinmicas para mover los campos de zona y para asignar
caractersticas y formato, igual que al trabajar con grficos estndares.

En la parte derecha de la pantalla

seguir visible el panel de campos,
para poder modificar su ubicacin
segn necesidades, el grfico
cambiar
tambin
automticamente.
En el grfico aparecern tambin los
campos, con la flecha de seleccin
para poder aplicar los filtros y
ordenar los datos.

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Comparar
omparar un informe de tabla dinmica y de grfico
dinmico
Al crear un informe de grfico dinmico a partir de un informe de tabla
dinmica, el diseo del informe de grfico dinmico, es decir, la
posicin de sus campos, est determinado inicialmente por el diseo del
informe de tabla dinmica. Si se crea primero el informe de grfico
dinmico, se determina el diseo del grfico arrastrando campos de la
Lista de campos de tabla dinmica hasta reas especficas de la hoja
de grfico.
En un informe de grfico dinmico se ignoran los totales y subtotales de
un informe
e de tabla dinmica.
Los siguientes informes de ventas de tabla
dinmica y grfico dinmico muestran la
relacin entre los dos.

Un rtulo de fila corresponde a una categora

Una etiqueta de columna corresponde a una serie
de datos

Diferencias entre grfico estndar y grfico dinmico

Si ya es usuario en la creacin de grficos en Excel,, ver que la mayora
de operaciones de los informes de grfico dinmico son las mismas. Sin
embargo, hay algunas diferencias:
Orientacin de fila y columna: A diferencia de un grfico estndar, no
se puede modificar la orientacin de filas y columnas de un informe de
grfico dinmico con el cuadro de dilogo Seleccionar origen de
datos.. Sin embargo, se pueden cambiar las etiquetas Fila y Columna del
informe de tabla dinmica asociado, y lograr as el mismo efecto.

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Tipos de grfico: Puede cambiar el informe de grfico dinmico por
cualquier tipo de grfico, menos xy (dispersin), de cotizaciones y de
burbuja.
Datos de origen: Los grficos estndar estn vinculados directamente a
las celdas de la hoja de clculo. Los informes de grficos dinmicos se
basan en el origen de datos del informe de tabla dinmica asociado. A
diferencia de un grfico estndar, no se puede modificar el rango de
datos del grfico en el cuadro de dilogo Seleccionar origen de datos
de un informe de grfico dinmico.
Formato: La mayora del formato, incluidos los elementos, el diseo y el
estilo, se conserva cuando se actualiza un informe de grfico dinmico.
dinmi
Sin embargo, no se conservan las lneas de tendencia, las etiquetas de
datos, las barras de error ni otros cambios realizados en los conjuntos de
datos. Los grficos estndar no pierden estos cambios de formato una
vez aplicados.
mbiar el tamao de las etiquetas de datos en
Aunque no se puede cambiar
un informe de grfico dinmico, s se puede aumentar el tamao de la
fuente del texto y as cambiar el tamao de las etiquetas.

ELIMINAR UN INFORME DE GRFICO DINMICO

1. Seleccione el informe de grfico dinmic
dinmico.
2. Presione SUPR.
El informe de tabla dinmica asociado al eliminar el informe de grfico
dinmico no se elimina automticamente.

Informacin general sobre el procesamiento analtico

en lnea (OLAP)
El procesamiento analtico en lnea OLAP (Online Analytical Processing)
es una tecnologa que se usa para organizar grandes bases de datos
empresariales y admitir la inteligencia empresarial. Las bases de datos
OLAP se dividen en uno o ms cubos.
Cada cubo lo organiza y disea un administrador de cubos p
para
ara que se
adapte a la forma en la que recupera y analiza los datos con el fin de
que sea ms fcil crear y usar los informes de las tablas dinmicas y los
grficos dinmicos que se necesiten.

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Las bases de datos del procesamiento analtico en lnea (OLAP) facilitan
las consultas de la inteligencia empresarial.
OLAP es una tecnologa de base de datos que se ha perfeccionado
para efectuar consultas e informes, en vez de procesar transacciones.
Adems, se organizan jerrquicamente y se almacenan en cubos en
vez de en tablas. Se trata de una tecnologa compleja que usa
estructuras multidimensionales para proporcionar un acceso rpido a los
datos con el fin de efectuar un anlisis. Esta organizacin permite que
un informe de tabla dinmica o grfico dinmico m
muestre
uestre resmenes de
mltiples formas y complejidad.
Las bases de datos OLAP estn diseadas para agilizar la recuperacin
de datos. Puesto que es el servidor OLAP y no Microsoft Office Excel el
que calcula los valores resumidos, hay que enviar menos datos a Excel
cuando se cree o se cambie un informe. Esta posibilidad
posibilidad, permite
trabajar con cantidades mayores de datos de origen
origen, que si los datos
estuvieran organizados en una base de datos tradicional, en la que
Excel recupera todos los registros y despus c
calcula
alcula los valores
resumidos.
Las bases de datos OLAP contienen dos tipos bsicos de datos:
medidas, que son datos numricos, las cantidades y los promedios que
usa para tomar decisiones empresariales razonadas, y dimensiones, que
son las categoras que usa
sa para organizar estas medidas. Las bases de
datos OLAP le ayudan a organizar los datos mediante muchos niveles
de detalle, con las mismas categoras que le son familiares para analizar
los datos.
En las siguientes secciones se describe cada uno de esto
estoss componentes
con ms detalle:
Cubo:: Estructura de datos que agrega las medidas mediante los niveles
y jerarquas de cada una de las dimensiones a analizar. Los cubos no
son "cubos" en el sentido estrictamente matemtico porque no tienen
que tener lados iguales.
guales. Sin embargo, son una metfora adecuada
para un concepto complejo.
Medida: Conjunto de valores basados en una columna de la tabla de
hechos del cubo y que suelen ser valores numricos. Las medidas son los
valores centrales del cubo que se preproces
preprocesan,
an, agregan y analizan.
Elemento: Elemento de una jerarqua que representa una o varias
repeticiones de datos. Un miembro puede ser nico o no nico. Por
ejemplo, 2007 y 2008 representan miembros nicos en el nivel de aos
de una dimensin de tiempo, mie
mientras
ntras que enero representa un

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miembro no nico en el nivel de meses ya que puede haber varios
eneros en la dimensin de tiempo si sta contiene datos de varios aos.
Elemento calculado: Elemento de una dimensin cuyo valor se calcula
en tiempo de ejecucin mediante una expresin. Los valores de los
elementos calculados se pueden derivar de otros valores de elementos..
Dimensin : Conjunto de una o varias jerarquas de niveles de un cubo
que comprende un usuario y utiliza como base para el anlisis de datos.
Por ejemplo, una dimensin geogrfica puede incluir niveles de pas o
regin, estado o provincia y ciudad. O bien, una dimensin de tiempo
puede incluir una jerarqua con niveles de ao, trimestre, mes y da. En
un informe de tabla o grfico din
dinmicos,
micos, cada jerarqua se convierte en
un conjunto de campos que puede expandir o contraer para revelar
niveles inferiores o superiores.
Jerarqua: Estructura de rbol lgica que organiza los elementos de una
dimensin tal que cada elemento tiene un eleme
elemento
nto principal y cero o
ms elementos secundarios. Un elemento secundario es un elemento en
el nivel inmediatamente inferior de una jerarqua que est directamente
relacionada con el elemento actual. Por ejemplo, en una jerarqua de
tiempo que contiene los niveles Trimestre, Mes y Da, enero es un
elemento secundario de Trim1. Un elemento principal es un elemento en
el nivel inmediatamente superior de una jerarqua que est
directamente relacionado con el miembro actual. El valor principal
suele ser una consolidacin
olidacin de los valores de todos sus elementos
secundarios. Por ejemplo, en una jerarqua de tiempo que contiene los
niveles Trimestre, Mes y Da, Trim1 es el elemento principal de enero.
Nivel: En cada jerarqua, los datos se pueden organizar en niveles
inferiores y superiores de detalle, como los niveles Ao, Trimestre, Mes y
Da de una jerarqua de tiempo.

Diferencias de caractersticas entre datos de origen

OLAP y los que no son OLAP
Los datos de origen pueden tomarse de una lista o rango de Excel, de
un cubo o base de datos externa o de otro informe de tabla dinmica
OLAP. Existen algunas diferencias en las caractersticas.
Recuperacin de datos: Un servidor OLAP devuelve nuevos datos a
Excel cada vez que se cambia el diseo del informe. Con otros tipos de
datos de origen externo, se consultan todos los datos la vez, o se
pueden establecer opciones para que la consulta se realice solamente

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cuando se muestren elementos de campo de filtros de informes distintos.
Tambin estn disponibles otras opcione
opcioness para actualizar el informe.
En informes basados en datos de origen OLAP, no est disponible la
configuracin del campo de filtro de informes, la consulta en segundo
plano ni la optimizacin de la memoria.
Tipos de campos: En una estructura OLAP se nombr
nombra dimensin a la
estructura que organiza los datos en niveles, como por ejemplo pas,
regin, ciudad. En un informe de tabla dinmica cada dimensin se
convierte en un conjunto de campos donde se puede ampliar o
contraer el nivel de detalle. Los campos de dimensin de orgenes de
datos OLAP se pueden usar solo como campos de fila (series), columna
(categora) o pgina. Los campos de medida se pueden usar
exclusivamente como campos de valores. En otros tipos de orgenes de
datos, se pueden usar todos los ca
campos
mpos de cualquier parte de un
informe.
Acceso a datos de detalle
detalle:: En datos de origen OLAP, el servidor
determina qu niveles de detalle estn disponibles y calcula los valores
de resumen, por tanto, puede que no estn disponibles los registros de
detalle que forman los valores de resumen. No obstante, el servidor
puede proporcionar campos de propiedad que s se pueden mostrar.
Otros tipos de datos de origen no tienen campos de propiedad, pero se
puede mostrar el detalle subyacente de los valores de los campos
cam
de
datos y elementos, as como los elementos que no contienen datos.
Quiz los campos de filtro de informes OLAP no tengan ningn elemento
Todos y no est disponible el comando Mostrar pginas de filtro de
informes.
Criterio de ordenacin inicial: En datos de origen OLAP, los elementos
aparecen primero en el orden en que los devuelve el servidor OLAP.
Despus puede ordenar o reorganizar los elementos manualmente. En
otros tipos de datos de origen, los elementos de un nuevo informe
aparecen ordenados primero
imero en orden ascendente por nombre de
elemento.
Clculos: Los servidores OLAP proporcionan valores resumidos
directamente para un informe, de modo que no se pueden cambiar las
funciones de resumen que combinan los datos de origen en una tabla
dinmica o informe como Sumar, Contar o Promedio., de los campos de
valores. Para otros tipos de datos de origen, se puede cambiar la
funcin de resumen de un campo de valores y utilizar varias funciones
de resumen para el mismo campo de valores. No se pueden crear
campos calculados ni elementos calculados en informes con datos de
origen OLAP.

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Subtotales: En los informes con datos de origen OLAP, no se puede
cambiar la funcin de resumen de los subtotales. Con otros tipos de
datos de origen, se pueden cambiar fun
funciones
ciones de resumen de
subtotales y mostrar u ocultar subtotales para todos los campos de fila y
columna.
En los datos de origen OLAP, se pueden incluir o excluir los elementos
ocultos al calcular subtotales y totales generales. En otros tipos de datos
de origen,
igen, se pueden incluir los elementos ocultos de un campo de filtro
de informes en los subtotales, pero los elementos ocultos de otros
campos se excluyen de forma predeterminada

Software necesario para acceder a datos OLAP

1. Un proveedor OLAP: Con el fin de configurar orgenes de datos
OLAP para Excel, es necesario uno de los siguientes proveedores
OLAP.
a. Proveedor OLAP de Microsoft: Excel incluye el controlador
de orgenes de datos y el software de cliente que necesita
para tener acceso a la
lass bases de datos creadas con
Microsoft SQL Server OLAP Services versin 7.0, Microsoft SQL
Server OLAP Services versin 2000 (8.0) y Microsoft SQL Server
Analysis Services versin 2005 (9.0).
b. Otros proveedores OLAP
OLAP:: Para otros productos OLAP, debe
instalar controladores adicionales y software de cliente.
Para utilizar las caractersticas de Excel a fin de trabajar con
datos OLAP, el producto del proveedor debe adaptarse al
estndar OLE
OLE-DB
DB para OLAP y ser compatible con
Microsoft Office
Office.
2. Bases de datos de sservidor y archivos de cubo:: El software de
cliente OLAP de Excel admite conexiones a dos tipos de bases de
datos OLAP. Si en la red hay disponible una base de datos en un
servidor OLAP, puede recuperar los datos de origen directamente.
Si tiene un archivo de cubo sin conexin que contiene datos OLAP
o un archivo de definicin de cubo puede conectarse a ese
archivo y recuperar los datos de origen.
3. Orgenes de datos:: Un origen de datos proporciona acceso a
todos los datos de la base de datos o del archivo d
de
e cubo sin
conexin. Despus de crear un origen de datos OLAP, puede
basar informes en l y devolver los datos OLAP a Excel en forma
de un informe de tabla dinmica o grfico dinmico; o bien, en
una funcin de hoja de clculo desde un informe de tabla
dinmica.

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4. Microsoft Query:: Puede utilizar Query para recuperar datos de una
base de datos externa como Microsoft SQL o Microsoft Access. No
necesita utilizar Query para recuperar datos de una tabla
dinmica OLAP conectada a un archivo de cubo.

Trabajar con
n archivos de cubo sin conexin
Un archivo de cubo sin conexin se crea en el disco duro o en un
recurso compartido de red para almacenar datos de origen OLAP para
un informe de tabla dinmica o de grfico dinmico. Los archivos de
cubo sin conexin permiten
en continuar trabajando cuando no se est
conectado al servidor OLAP.)
La extensin es (.cub) y almacena datos en la forma de un cubo de
procesamiento analtico en lnea (OLAP. Estos datos pueden representar
una porcin de una base de datos OLAP de un sservidor
ervidor OLAP o pueden
haberse creado de forma independiente de cualquier base de datos
OLAP. En Excel puede utilizar un archivo de cubo sin conexin para
seguir trabajando con informes de tabla dinmica) y de grfico
dinmico cuando el servidor no est dis
disponible
ponible o cuando se trabaje sin
estar conectado a la red.
Cuando se trabaja con un informe de tabla dinmica o de grfico
dinmico basado en datos de origen de un servidor OLAP, se puede
usar el Asistente para cubos sin conexin para copiar los datos de origen
o
en un archivo de cubo sin conexin independiente en el equipo. Para
crear estos archivos sin conexin, el proveedor de datos OLAP que
admite esta capacidad, MSOLAP de Microsoft SQL Server Analysis
Services, debe estar instalado en el equipo.

Utilizarr el Asistente para cubos sin conexin

Para crear el archivo de cubo sin conexin, se utiliza el Asistente para
cubos sin conexin para seleccionar un subconjunto de los datos de la
base de datos OLAP y, a continuacin, guardar este subconjunto. El
informe no tiene que incluir todos los campos que se incluyen en el
archivo y permite que se seleccione cualquiera de las dimensiones y
campos de datos que estn disponibles en la base de datos OLAP.
Para mantener el tamao del archivo al mnimo, se puede incluir slo los
datos que desea mostrar en el informe. Puede omitir dimensiones
enteras y, para la mayora de los tipos de dimensiones
dimensiones,, tambin puede
omitir los elementos de detalle de nivel inferior y nivel superior que no
desea mostrar.

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Para los elementos que se incluyen, los campos de propiedades que
estn disponibles en la base de datos para esos elementos tambin se
guardan en el archivo
chivo sin conexin.
Es posible desconectar datos y volver a conectarlos despus.
Para ello, primero se crea un informe de tabla dinmica o de grfico
dinmico basado en la base de datos del servidor y, a continuacin, se
crea el archivo de cubo sin conexi
conexin a partir del informe.
Se permite cambiar el informe entre la base de datos del servidor y el
archivo sin conexin cuando se desee, por ejemplo, cuando trabaja en
su casa o en un viaje con un equipo porttil y, despus, vuelve a
conectar el equipo a la red.
ed.
El siguiente procedimiento proporciona los pasos bsicos para
desconectar datos y luego volver a conectarlos.
1. Crear o abrir un informe de tabla dinmica o de grfico
dinmico que se base en los datos OLAP a los que desea tener
acceso sin conexin.
2. Cree un archivo de cubo sin conexin en su equipo. (se ver ms
adelante)
3. Desconectarse de la red y trabajar con el archivo de cubo sin
conexin.
4. Volver a conectarse a la red y a conectar el archivo de cubo sin
conexin.
5. Actualizar el archivo de cubo sin conexin con nuevos datos y, a
continuacin, volver a crear el archivo de cubo sin conexin.
6. Repetir este procedimiento desde el paso 3.

Crear un archivo de cubo sin conexin de una base de datos

de servidor OLAP
1. Clicar
licar en el informe de tabla
dinmica
mica para el que desea crear un
archivo de cubo sin conexin ; tambin
puede hacer clic en el informe de tabla
dinmica asociado para un informe de
grfico dinmico.
2. En el grupo Herramientas de la ficha Opciones,, hacer clic en
Herramientas OLAP y despus en OLAP sin conexin.. Aparecer el
cuadro de dilogo Configuracin OLAP sin conexin
conexin.
Si el proveedor OLAP no admite archivos de cubo sin conexin, el
comando OLAP sin conexin no est disponible. Pngase en contacto
con el creador de su proveedor OLAP para obtener ms informacin.

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3. Seleccionar Crear archivo de datos sin conexin o bien, si ya
existe un archivo de cubo sin conexin para el informe, hacer clic
en Modificar archivo
o de datos sin conexin
conexin.
4. Aparecer el Asistente para cubos sin conexin.
a. En el paso 1 del asistente, clicar en Siguiente.
b. En el paso 2 del asistente, seleccionar cada dimensin del
cubo de servidor que contenga datos a incluir e
en
n el archivo
de cubo sin conexin. Haga clic en la casilla situada junto
a cada dimensin y seleccione los niveles a incluir.
NOTAS:
No es posible omitir los niveles intermedios dentro de una dimensin.
Para reducir el tamao del archivo de cubo, omita los niveles inferiores
que no necesite ver en el informe.
Asegurarse
gurarse de incluir las dimensiones donde haya agrupado
elementos para que Microsoft Office Excel pueda mantener estas
agrupaciones cuando pase de la base de datos de servidor al archivo
sin conexin.
xcluir niveles.
Las dimensiones que no tienen una casilla no permiten excluir
Slo puede incluir o excluir la totalidad de una dimensin de este tipo.
5. En el paso 3 del asistente, clicar en el cuadro
situado junto a
Medidas y seleccionar los campos a utilizar como campos de
datos en el informe. Debe seleccionar al menos una medida ya
que, si no se hace, las dimensiones asociadas con la medida no
contendrn datos. Por cada dimensin que aparezca debajo de
Medidas, clicar en el cuadro
situado junto a la dimensin y
seleccionar los elementos de nivel superior que desee incluir en el
archivo de cubo sin conexin.
a. Para limitar el tamao del archivo de cubo para no dejar sin
espacio en disco y reducir el tiempo que se tarda en
guardar el archivo, seleccionar slo los elementos que se
necesite verr en el informe. Los campos de propiedad
disponibles para los elementos seleccionados se incluyen
automticamente en el cubo.
b. Si los elementos a incluir no aparecen, posiblemente en el
paso anterior no inc
incluy
luy la dimensin que los contiene.
Clicar en Atrs en el asistente, seleccionar la dimensin que
falta en el paso 2 y volver al paso 3.
6. En el paso 4 del asistente, escribir un nombre y una ubicacin
para el archivo .cub y clicar en Finalizar.
7. Para cancelarr la operacin de guardar el archivo, clicar en
Detener en el cuadro de dilogo Crear archivo de cubo:
progreso.
8. Una vez que Excel haya creado el archivo de cubo sin conexin,
haga clic en Aceptar en el cuadro de dilogo Configuracin
OLAP sin conexin.

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Incluir
cluir datos distintos en un archivo de cubo sin conexin
El proceso de guardar un archivo de cubo sin conexin revisado puede
llevar mucho tiempo y no permite que se haga otro trabajo al mismo
tiempo en Excel. Iniciar este proceso cuando no se necesite tener
acceso inmediato a otros archivos y asegurarse de que dispone de
suficiente espacio en disco para guardar el archivo de nuevo.
1. Comprobar que est conectado a la red y que tiene acceso a la
base de datos del servidor OLAP original que proporcion los
datos del archivo de cubo sin conexin.
2. Clicar en un informe de tabla dinmica basado en el archivo de
cubo sin conexin o clicar en el informe de tabla dinmica
asociado para un informe de grfico dinmico.
3. En el grupo Herramientas de la ficha Opciones, hacer clic en
Herramientas OLAP y despus en OLAP sin conexin.
4. Seleccionar OLAP sin conexin y despus en Modificar archivo de
datos sin conexin.
5. Seguir los pasos del Asistente para cubos sin conexin para
seleccionar datos diferentes para el archivo.
6. Especificar
pecificar el mismo nombre y ubicacin que el archivo existente
que va a cambiar.
Para cancelar el proceso de guardado del archivo, haga clic en
Detener en el cuadro de dilogo Crear archivo de cubo: progreso.
progreso

Eliminar un archivo de cubo sin conexin

ADVERTENCIA
Si se elimina el archivo de cubo sin conexin para un informe, ya no
podr usar el informe sin conexin ni crear un nuevo archivo de cubo sin
conexin para el informe.
Cerrar todos los libros que contienen informes que usan el archivo de
cubo sin conexin o asegurarse de que todos estos informes hayan sido
eliminados.
En Windows, buscar y eliminar el archivo de cubo sin conexin (.cub).

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Funciones de CUBO
Funcin

Descripcin

MIEMBROKPICUBO

Devuelve una propiedad de indicador clave de rendimiento (KPI) y muestra el

nombre del KPI en la celda. Un KPI es una medida cuantificable, como los
beneficios brutos mensuales o la facturacin trimestral por empleado, que se utiliza
para supervisar el rendimiento de una organizacin.
MIEMBROCUBO
Devuelve un miembro o tupla del cubo. Se utiliza para validar la existencia del
miembro o tupla en el cubo.
PROPIEDADMIEMBROCUBO Devuelve el valor de una propiedad de miembro del cubo. Se utiliza para validar
la existencia de un nombre de miembro en el c
cubo
ubo y para devolver la propiedad
especificada para este miembro.
MIEMBRORANGOCUBO
Devuelve el miembro n, o clasificado, en un conjunto. Se utiliza para devolver uno
o ms elementos de un conjunto, por ejemplo, el cantante que ms discos vende
o los 10 mejores
ores alumnos.
CONJUNTOCUBO
Define un conjunto calculado de miembros o tuplas mediante el envo de una
expresin de conjunto al cubo en el servidor, lo que crea el conjunto y, despus,
devuelve dicho conjunto a Microsoft Office Excel.
RECUENTOCONJUNTOCUBODevuelve
Devuelve el nmero de elementos de un conjunto.
VALORCUBO
Devuelve un valor agregado del cubo.

Funcin IMPORTARDATOSDINAMICOS
Devuelve los datos almacenados en un informe de tabla dinmica. Se
puede utilizar IMPORTARDATOSDINAMICOS para recuperar datos
resumidos de un informe de tabla dinmica, si se ven los datos
resumidos en el informe.
Puede insertar rpidamente una frmula IMPORTARDATOSDINAMICOS
sencilla escribiendo = en la celda a la que desea devolver el valor y, a
continuacin,
n, haciendo clic en la celda del informe de tabla dinmica
que contenga los datos que desee devolver.
Sintaxis
IMPORTARDATOSDINAMICOS(campo_datos,tabla_dinmica,campo1,elemento1,campo2,elemento2,...)

La sintaxis de la funcin IMPORTARDATOSDINAMICOS tiene los siguientes

argumentos:
Campo_datos:: es el nombre, entre comillas, del campo de datos que
contiene los datos que se desea recuperar.
Tabla_dinmica:: es una referencia a cualquier celda, rango de celdas o
rango de celdas con nombre en un informe d
de
e tabla dinmica. Esta
informacin se utiliza para determinar qu informe de tabla dinmica
contiene los datos que se desea recuperar.
Campo1, Elemento1, Campo2, Elemento2
Elemento2:: son de 1 a 126 parejas de
nombres de campo y nombres de elemento que describen los datos
que se desean recuperar. Las parejas pueden estar en cualquier orden.

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Los nombres de campo y nombres de elemento que no sean fechas ni
nmeros van entre comillas. En el caso de los informes de tabla
dinmica OLAP, los elementos pueden contener el nom
nombre
bre de origen
de la dimensin y tambin el nombre de origen del elemento.
Una pareja de campo y elemento de una tabla dinmica OLAP puede
tener el siguiente aspecto:
"[Producto]","[Producto].[Todos los productos].[Alimentos].[Bollera]"
Observaciones

Loss campos calculados o los elementos y los clculos estndar se

incluyen en los clculos de IMPORTARDATOSDINAMICOS.
Si tabla_dinmica es un rango que incluye dos o ms informes de
tabla dinmica, los datos se recuperarn del ltimo informe
creado en el rango.
Si los argumentos de campo y elemento describen una sola
celda, el valor de la celda se devuelve sin tener en cuenta si se
trata de una cadena, un nmero, un error y as sucesivamente.
Si un elemento contiene una fecha, el valor debe expresarse
como un nmero de serie o rellenarse mediante la funcin FECHA
para que se conserve si la hoja de clculo se abre en otra
configuracin regional. Por ejemplo, un elemento que hace
referencia a la fecha 5 de marzo de 1999 podra insertarse como
36224 o FECHA(1999;3
FECHA(1999;3;5).
;5). Las horas pueden insertarse como
valores decimales o mediante la funcin HORA.
Si tabla_dinmica no es un rango donde se encuentra un informe
de tabla dinmica, IMPORTARDATOSDINAMICOS devuelve #REF!
Si los argumentos no describen un campo visible o iincluyen
ncluyen un
filtro de informe en el que los datos filtrados no se muestran,
IMPORTARDATOSDINAMICOS devuelve #REF!

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HERRAMIENTAS DE AUDITORIA Y VALIDACIN DE

DATOS
Microsoft Excel permite implementar ciertas reglas para comprobar si
hay errores en frmulas. Estas reglas actan como un corrector
ortogrfico que comprueba si hay errores en los datos escritos en las
celdas. Estas reglas no garantizan que su hoja de clculo no contenga
errores, pero pueden facilitar la bsqueda de errores comunes. Puede
activar o desactivar cualquiera de estas reglas por separado.
Las herramientas y comandos que realizan la auditoria de frmulas se
encuentran en la
ficha frmulas, en el
grupo Auditora de
frmulas
Puede marcar y corregir los errores de dos maneras: de uno en uno
(igual que un corrector ortogrfico) o en el momento en que ocurre el
error en la hoja de clculo a medida que escribe los datos. De cualquier
manera, aparecer un tringulo en lla esquina
superior derecha de la celda cuando se
detecta un error.
Cuando se produce un error, al clicar sobre el
tringulo verde, aparecer un icono con desplegable para intentar
resolver la incidencia.
Si se selecciona Omitir error, el error en esa celda
da no aparecer en otras
comprobaciones de errores. Sin embargo, puede restablecer todos los
errores anteriormente omitidos de modo tal
que vuelvan a aparecer.
Las caractersticas para personalizar las
reglas en la revisin de errores, puede
hacerse desde las opciones de Excel, en
Frmulas que se encuentra en la pestaa
Archivo o seleccionando Opciones de
comprobacin
de
errores
en
el
desplegable cuando se marca una celda con error.

CIEF-ACCI Barcelona
Francesc Trrega, 14, 1 y 2
Tel. 93 351 78 00

CIEF-ACCI Madrid
AV, Mediterrneo, 11, 1C
Tel. 91 502 13 35

211

CET CIEF-ACCI
ACCI Reus
Sant Joan, 34, 5 3
Tel. 977 312 436

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Podr activar o no las siguientes opciones:

error: Marcar o no las
Las celdas contienen frmulas que producen un error
celdas que devuelvan valores de error tipo #DIV/0!, #N/A, #NOMBRE?,
#NULO!, #NUM!, #REF! y #VALOR!.
Frmula de columna calculada incoherente en las tablas
tablas. La columna
calculada puede incluir frmula
frmulass que son diferentes de la frmula de
columna que crea una excepcin
excepcin,, debido a que se escriben datos que
no son frmulas o que se copian datos en la columna calculada que no
coinciden con la frmula de columna calculada.
Celdas que contienen aos represen
representados con 2 dgitos. La celda
contiene una fecha de texto en la que el siglo se puede interpretar
incorrectamente si se usa en frmulas. Por ejemplo, la fecha de la
frmula =AO("1/1/31") podra ser 1931 o 2031. Use esta regla para
comprobar fechas de texto
o ambiguas.
Nmeros con formato de texto o precedidos por un apstrofo
apstrofo. La celda
contiene nmeros guardados como texto
texto,, por ejemplo cuando se
importan datos de otros orgenes
orgenes,, dando errores por ejemplo al ordenar
los datos.
Frmulas incoherentes con otras frmulas de la regin. La frmula no
coincide con el patrn de las dems frmulas cercanas y si stas no son
coherentes con las frmulas adyacentes, excel muestra o no, un error.
Frmulas que omiten celdas en una regin
regin. Esta regla compara la
referencia
rencia en una frmula en el intervalo real de celdas que es
adyacente a la celda que contiene la frmula. Si las celdas adyacentes
contienen valores adicionales y no estn en blanco, Excel muestra un
error junto a la frmula.

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Tel. 977 312 436

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Celdas desbloqueadas que con
contengan frmulas. Cuando una frmula
est protegida, no se puede modificar sin antes desprotegerla. La
proteccin de las celdas que contienen frmulas impide que se
modifiquen y puede ayudar a evitar futuros errores.
Frmulas que se refieren a celdas vac
vacas. La frmula contiene una
referencia a una celda vaca con lo que puede dar lugar a resultados
no deseados.
Los datos incluidos en una tabla no son vlidos
vlidos. Debido a la
configuracin de validacin de la celda.

Comprobacin de errores
Recordatorio: Si previamente ha revisado la hoja de clculo por si
contiene errores, los errores que se han omitido no aparecern hasta
que stos se restablezcan.

Seleccionar la hoja de clculo a revisar.

En caso de haber omitido previamente los errores, deber

restablecerlos, desde las Opciones de Excel, en el apartado Frmulas,
en la seccin Comprobacin de errores
errores. Tambin podr acceder al
comando Restablecer errores omitidos desde el cuadro de dilogo
Comprobacin errores.

En el grupo Auditora de frmulas de la ficha Frmulas,, abrir el

desplegable
del
comando
Comprobacin de errores y
escoger
Comprobacin
de
errores.

El cuadro de dilogo Comprobacin de errores nicamente se muestra

cuando se encuentran errores.

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Se abrir el cuadro de dilogo con la explicacin del error y las

posibles soluciones. Segn el tipo de error los botones de comando
pueden ser diferentes.

Tambin es posible modificar los errores directamente mediante el

botn derecho del ratn
Abrir

el

desplegable

del

smbolo
que aparece
ece al lado
de la celda que contiene un error
de frmula y escoger la opcin
directamente del men
Para personalizar el color del tringulo que marcar las celdas con
errores, seleccionarlo en las Opciones de Excel

Corregir un valor de error

Si una frmula no puede evaluar correctamente un resultado, Excel
muestra un valor de error, como #####, #DIV/0!, #N/A, #NOMBRE?,
#NULO!, #NM!, #REF! y #VALOR!. Cada tipo de error tiene diversas
causas y soluciones diferentes.
A continuacin se describen los errores ms comunes:

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Error #####.. Excel muestra este error cuando el ancho de una columna
no es suficiente para mostrar todos los caracteres de una celda o
cuando una celda incluye valores negativos en la fecha o la hora.
Error #DIV/0!. Excel muestra este error cuando un nmero se divide por
cero (0) o por una celda que no contiene ningn valor.
Error #N/A.. Excel muestra este error cuando un valor no est disponible
para una funcin o una frmula.
Error #NOMBRE?. Este error aparece cuan
cuando
do Excel no reconoce el
nombre de una frmula.
Error #NULO!.. Excel muestra este error cuando se especifica una
interseccin de dos reas que no forman interseccin (no se cruzan). El
operador de interseccin es un carcter de espacio que separa
referencias
as en una frmula.
Error #NM!. Excel muestra este error cuando una frmula o funcin
contiene valores numricos no vlidos.
Error #REF!. Excel muestra este error cuando una rreferencia
eferencia de celda no
es vlida, por
or ejemplo, cuando se eliminan las celdas a las que se hace
referencia
Error #VALOR!. Excel puede mostrar este error si la frmula incluye
celdas que contienen tipos de datos diferentes.

Inspeccionar una frmula a travs de la ventana

Inspeccin
Cuando las celdas no estn visibles en una hoja de clculo de gran
tamao,, puede ver las celdas y sus frmulas en la ventana Inspeccin,
Inspeccin
que es muy til para revisar, controlar o confirmar el clculo de frmulas
y los resultados
dos en hojas de clculo grandes, sin necesidad de
desplazarse por la hoja.
El comando para activar la ventana de inspeccin se
encuentra en la ficha formulas, en el grupo Auditoria de
frmulas.
La ventana de inspeccin puede moverse para colocarse en cualquier
zona de la ventana, acoplndose al entorno grfico de excel.

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Para evitar que la ventana de inspeccin muestre todas las

celdas, se pueden seleccionar nicamente las celdas que
contienen frmulas desde el comando Ir a especial, del
desplegable del botn Buscar y seleccionar de la ficha
Inicio
A
travs
del
comando Agregar inspeccin se
pueden ir seleccionando y
agregando al inspector, las
diferentes zonas de la hoja de
clculo a revisar.
Para quitar celdas de la ventana de inspeccin utilizar el comando
Eliminar inspeccin

Evaluar una frmula anidada paso a paso

p
A veces resulta difcil comprender cmo se calcula el resultado final de
una frmula anidada porque hay diversos clculos intermedios y
pruebas lgicas.
Sin embargo, mediante el cuadro de dilogo Evaluar frmula, puede
ver las diferentes partes de una frmula anidada evaluados en el orden

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en que la frmula
rmula se calcula, p
por
or ejemplo, la frmula
=SI(PROMEDIO(D2:D4)>50;SUMA(E2:E4);0) se calcula mediante pasos
intermedios.

Seleccionar la celda a evaluar. Slo se puede evaluar una celda

a la vez.
En el grupo Auditora de frmulas de la pestaa Frmulas,
Frmulas haga
clic en la opcin Evaluar frmula
.
El resultado de la evaluacin se mostrar en cursiva. Si la parte
part
subrayada de la frmula es una referencia a otra frmula, haga
clic en Paso a paso para entrar para mostrar la otra frmula en el
cuadro Evaluacin.. Haga clic en Paso a paso para salir para
volver a la celda y frmula anteriores.
El botn Paso a paso
para entrar no est
disponible
para
una
referencia la segunda
vez que sta aparece en
la frmula, ni si la frmula
hace referencia a una
celda de un libro distinto.

Algunas partes de frmulas que usan las funciones SI y ELEGIR no

se evalan. En estos cas
casos, se muestra #N/A en el cuadro
Evaluacin.
Si una referencia est en blanco, aparece el valor cero (0) en el
cuadro Evaluacin.
Las siguientes funciones se vuelven a calcular cada vez que se
modifica la hoja de clculo y puede provocar que el cuadro de
dilogo presente resultados distintos de los que aparecen en la
celda: ALEATORIO, REAS, NDICE, DESPLAZAMIENTO, CELDA,
INDIRECTO, FILAS, COLUMNAS, AHORA, HOY, ALEATORIO ENTRE.

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Relaciones entre frmulas y celdas

A veces, la comprobacin de las frmulas para la precisin o para
encontrar el origen de un error puede dificultarse cuando la frmula usa
celdas precedentes o dependientes:

Celdas precedentes
precedentes: Celdas a las que se hace referencia
mediante una frmula en otra celda.
Celdas dependientes
dependientes: Las celdas dependientes contienen
frmulas que hacen referencia a otras celdas.

Esta comprobacin de frmulas puede resultar dificultosa

ificultosa en hojas de
gran tamao y con muchos clculos.
Para
facilitar
la
comprobacin
de
las
frmulas, puede utilizar los
comandos
Rastrear
precedentes
y
Rastrear
dependientes para mostrar de forma grfica o seguir paso a paso las
relaciones entre estas
tas celdas
celdas, ya que aparecern flechas de
seguimiento que muestran en la hoja la relacin entre la celda activa y
sus celdas relacionadas.
Las
flechas
de
seguimiento son azules
cuando
se
sealan
desde una celda que
proporciona datos a
otra celda, y rojas si una
celda contiene un valor
de
error,
como
#DIV/0!.).
Para analizar frmulas que hacen referencia a otro libro, ser necesario
que ste se encuentre abierto. En este caso las flechas se mostrarn de
color negro junto a un icono de una hoja de clculo
.
Para identificar cada nivel de celdas precedentes o dependientes
debe

clicar

cada

vez

sobre

los

comandos

y se irn aadiendo ms niveles.

Las flechas de seguimiento se pueden desactivar en cualquier
momento desde el botn de comando

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Francesc Trrega, 14, 1 y 2
Tel. 93 351 78 00

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Los siguientes elementos de las hojas de clculo no se pueden rastrear
con las herramientas de auditora:
Referencias a los cuadros de texto, grficos incrustados o
imgenes en las hojas de clculo
Informes de tabla dinmica
Referencias a constantes con nombre
Frmulas ubicadas en otro
otros libros, si stos no estn abiertos
Para seleccionar la celda en el otro extremo de una flecha
flecha,, haga doble
clic en la flecha.
Si la celda est en otra hoja de clculo u otro libro, haga doble clic en
la flecha negra para mostrar el cuadro de dilogo Ir a y luego haga
doble clic en la referencia que desee en la lista Ir a.
Todas las flechas de seguimiento desaparecen si cambia la frmula a la
que apuntan las flechas, inserta o elimina columnas o filas, o elimina o
mueve celdas.

Validacin de datos
La validacin de datos se utiliza para controlar el tipo de datos o los
valores que los usuarios deben escribir en una celda.
La validacin de datos permite establecer restricciones respecto a los
datos que se pueden o se debe
deben escribir en una celda,, emitiendo
mensajes para indicar el tipo de datos vlidos o instrucciones de ayuda
para corregir dichos errores.
En la imagen inferior se muestra un mensaje de Advertencia, ya que es
necesario revisar los valores superiores a 1800
18000
0 en la columna comisin

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Las opciones de validacin de
datos se encuentran en la ficha
Datos, en el grupo Herramientas
de datos, al abrir el desplegable
Validacin de datos.
La validacin de datos es sumamente til cuando es necesario
compartir un libro con otros usuarios y es necesario que los datos que se
escriban en l sean exactos y coherentes
coherentes.
La validacin de datos permite 3 tipos de mensajes.
Icono

Tipo

Se usa para

Detener

Evitar que los usuarios escriban datos no vlidos en una celda. Un mensaje de alerta
Detener tiene dos opciones: Reintentar o Cancelar y no permite la introduccin del
valora en la celda.

Advertencia

Advertir a los usuarios que los datos que han escrito no son vlidos, pero no les
impide escribirlos. Cuando aparece un mensaje de alerta Advertencia, los usuarios
pueden hacer clic en S para aceptar la entrada no vlida, en No para editarla o
en Cancelar para quitarla.

Informacin

Informar a los usuarios que los datos que han escrito no son vlidos, pero no les
impide escribirlos. Este tipo de mensaje de error es el ms flexible. Cuando aparece
un mensaje de alerta Informacin, los usuarios pueden hacer clic en Aceptar para
aceptar el valor no vlido o en Cancelar para rechazarlo.

Al seleccionar la Validacin de datos, aparecer el siguiente cuadro de

dilogo, desde donde configurar las restricciones y mensajes.
Existen 3 fichas: Configuracin, Mensaje de entrada y Mensaje de error.
Ficha Configuracin: A travs de los desplegables de esta ficha, se
configurarn los criterios de validacin. El ltimo recuadro variar segn
el tipo de datos escogidos con el desplegable Permitir y en el
desplegable Datos.

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En el recuadro para definir los valores de restriccin se permite la
entrada de un valor constante, un valor referido a otra celda o una
frmula o funcin.

Ficha Mensaje de Entrada

En esta ficha se indica el
mensaje
de
ayuda
que
visualizar el usuario para escribir
los datos, en el momento que
seleccione
la
celda.
Los
mensajes de entrada suelen
usarse para ofrecer a los usuarios
orientacin acerca del tipo de
datos
que
debe
especific
arse en la celda. Este tipo de mensaje aparece
cerca de la celda. Si lo desea, puede mover
este mensaje y dejarlo visible hasta que el
usuario pase a otra celda o presione ESC.
Ficha Mensaje de error.
En esta ficha se indicar el
mensaje de error y nicamente
amente
aparecer cuando el usuario
escriba valores no vlidos.
En esta pestaa se escoger
tambin el tipo de error a travs
del desplegable Estilo. (las
caractersticas del tipo de error ya se
han definido al principio del captulo)

Al introducir un nmero
ro no vlido
en la celda aparecer el
siguiente mensaje

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Los mensajes de entrada y de error slo aparecen cuando los datos se

escriben directamente en las celdas y no aparecern en los siguientes
casos:
Cuando ell usuario escribe datos en la celda mediante copia o
relleno.
na frmula en la celda calcula un resultado que no es
Cuando una
vlido.
Cuando una macro devuelve los datos no vlidos en la celda.
Si trabaja con Validacin de datos deber tener en cuenta:
Si tiene previsto proteger la hoja de clculo
lculo o el libro, hgalo
despus de haber terminado de configurar la validacin.
Asegrese de desbloquear cualquier celda validada antes de
proteger la hoja de clculo. De lo contrario, los usuarios no
podrn escribir en las celdas.
Si tiene previsto comp
compartir
artir el libro, hgalo nicamente despus de
haber configurado la validacin y la proteccin de datos.
Despus de compartir un libro, no podr cambiar la configuracin
de validacin a menos que deje de compartirlo pero Excel
continuar validando las celdas que haya designado mientras el
libro est compartido.
Para quitar rpidamente la validacin de datos de una celda,

seleccione la celda y haga clic en el botn Borrar todos

que aparece en el cuadro de dilogo Validacin de datos..
Para buscar las celdas de la hoja de clculo que tienen
validacin de datos, puede abrir el desplegable del botn Buscar
y seleccionar, de la ficha Inicio y escoger la opcin Validacin de
datos.
Cuando crea una lista desplegable, puede usar el
comando De
Definir nombre (ficha Frmulas, grupo Nombres
definidos)) para definir un nombre para el rango que
contiene la lista. Despus de crear la lista en otra hoja de
clculo, puede ocultar la hoja de clculo que contiene la
lista y proteger el libro para que los us
usuarios
uarios no tengan
acceso a la lista.

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A travs del desplegable Validacin de datos, al escoger Rodear con
un crculo datos no vlidos, aparecern los
valores errneos rodeados con un crculo
rojo.

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ENLAZAR Y CONSOLIDAR HOJAS DE TRABAJO

Enlazar hojas de trabajo.
El concepto de enlazar en Excel es el hecho de utilizar frmulas de
varias hojas para combinas datos.
Excel permite enlazar hojas de un mismo libro y enlazar hojas de libros
diferentes.
Al enlazar hojas de trabajo se crea una dependencia de una con
respecto a la otra, apareciendo as dos conceptos:

La hoja o el libro de trabajo dependiente

dependiente:: contiene las frmulas.
La hoja o el libro de trabajo fuente
fuente: contiene los datos.

Para crear una hoja o libro de trabajo dependiente se deben crear

frmulas de referencias externas, es decir frmulas que hacen
referencia a datos que se encuentran en una hoja externa a la que est
la frmula.

Cmo crear frmulas de referencias externas?

Para crear frmulas de referencia externa seguir los siguientes pasos:

Abrir la hoja o el libro de trabajo fuente que contiene los datos.

Abrir la hoja o el libro de trabajo dependiente y seleccionar la celda
donde se debe incluir la frmula.
Introducir la frmula de la forma habitual, cuando se llegue al punto
de escoger
coger las celdas de datos, activar el libro de trabajo fuente y
seleccionar las celdas necesarias.
Terminar la frmula y pulsar Enter.

Las referencias al libro externo las gestiona automticamente Excel,

incluso si se modifica el nombre del archivo donde estn los datos las
referencias tambin se modificarn automticamente.
Para mostrar desde el libro dependiente todos
los vnculos a las pginas fuente
fuente, seleccionar
Editar vnculos, del grupo Conexiones, de la
ficha Datos
Aparece el cuadro de dilogo Modificar vnculos desde donde hacer
modificaciones sobre los vnculos.
Actualizar valores:: Actualiza la lista con los vnculos.

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Cambiar origen:: Modifica el origen del vnculo seleccionado.
Abrir origen:: Abre el libro del vnculo seleccionado.
Romper vnculo:: Quita los vnculos de las frmulas externas.
Comprobar estado:: Comprueba el estado del origen.
Pregunta inicial:: Permite incluir una advertencia al abrir el libro
dependiente, indicando que existen enlaces externos.

Consolidar hojas de trabajo.

trabajo
El concepto de consolidar hojas de trabajo viene muy ligado al
concepto de enlace visto anteriormente. Cuando se consolidan hojas
de trabajo se establece una relacin entre varias hojas de trabajo, por
tanto es muy posible que existan enlaces entre esas hojas de trabajo.
Por ejemplo la necesidad de reunir en un nico libro los informes de
diferentes departamentos.
Los comandos para consolidar libros se
encuentran en la ficha Datos, en el grupo
Herramientas de datos,, y se
abrir el cuadro de dilogo
Consolidar
desde donde
escoger:
La Funcin: a utilizar
Referencia:: seleccionar las
celdas de uno de los libros
fuentes
Pulsar sobre Agregar para
aadir
las
celdas
seleccionadas a la lista de todas las referencias

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Repetir los dos ltimos pasos para selecci

seleccionar todas las celdas de los
diferentes libros fuentes
Finalmente pulsar Aceptar para finalizar la frmula.

Si se marca la casilla Crear vnculos con los datos de origen

origen,, los datos de
los libros fuente se incluirn en el libro consolidado a modo de esquema,
esquem
y si se modifica un valor en el origen, ese cambio quedar
automticamente reflejado en el libro consolidado.

Consolidar datos en varias hojas de clculo

Para resumir y registrar resultados de hojas de clculo independientes,
se puede consolidar datoss de cada una de estas hojas en una hoja de
clculo maestra. Las hojas pueden estar en el mismo libro que la hoja de
clculo maestra o en otros libros.
Al consolidar datos, lo que se hace es ensamblarlos de modo que sea
ms fcil actualizarlos y agregarlos de una forma peridica o especfica.
Microsoft Excel permite consolidar los datos de diferentes formas:
Si desea...
Entonces
Organizar los datos de todas las hojas de clculo en Consolidar por posicin
orden y ubicacin idnticos
Organizar los datos de forma diferente en las hojas de Consolidar por categoras
clculo independientes pero utilizar los mismos rtulos de
fila y de columna para que la hoja de clculo maestra
pueda hacer coincidir los datos
Utilizar frmulas con referencias de celdas o referencias Consolidar por frmula
3D a otras hojas de clculo que est combinando
porque no tiene una posicin o categora coherente en
la que basarse
Usar un informe de tabla dinmica en lugar de una Utilizar un informe de tabla
consolidacin
dinmica
para
consolidar
datos

Consolidar por posicin

1. Configurar los datos que se van a consolidar en cada una de las
hojas de clculo independientes.
a. Asegurarse cada rango de datos est en formato de lista,
cada columna tiene un rtulo en la primera fila, contiene y
no tiene filas o columnas en blanco.
b. Colocar cada rango en una hoja de clculo diferente. No
poner ningn rango en la hoja de clculo donde vaya a
colocar la consolidacin.

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2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

c. Asegurarse de que cada rango tiene el mismo diseo.

d. Asignar un nombre a cada rango.
Seleccionar la celda superior izquierda del rea donde es
necesario mostrar los
os datos consolid
consolidados.
En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos,, haga clic en
Consolidar.
Escoger la funcin de resumen en el cuadro Funcin.
Si la hoja de clculo se encuentra en otro libro, seleccionar
Examinar para buscar el archivo.
Escribir el nombre que le asign al rango y, a continuacin, en
Agregar.. Repetir este paso para cada rango.
Decidir cmo se desea actualizar la consolidacin de forma
automtica o manual.
Dejar en blanco las casillas de Usar rtulos en.. Excel no copia los
rtulos de fila o columna de los rangos de origen a la
consolidacin. Sii se desea rtulos para los datos consolidados,
copiarlos de uno de los rangos de origen o introducirlos
manualmente.

Consolidar por categoras

Para consolidar por categoras se realizan los mismos pasos que en el
apartado anterior excepto el ltimo punto 8.
8. Activar las casillas de verificacin de Usar rtulos en que indican
donde se encuentran los rtulos en los rangos de origen, que
puede ser: la Fila superior
superior, la Columna izquierda o ambas.

Los rtulos que no coincidan con los de las otras reas de origen
or
producirn filas o columnas independientes en la consolidacin.
Asegurarse de que las categoras que no se desean consolidar tienen
rtulos nicos que aparecen solamente en un rango de origen

Consolidar por frmula

1. En la hoja de clculo maestra, copiar o escribir los rtulos de
columna o fila que se desea para los datos de consolidacin.
2. Clicar en la celda en que se desea incluir los datos de consolidacin.
3. Escribir una frmula que incluya una referencia de celda a las celdas
de origen de cada hoj
hoja
a de clculo o una referencia 3D que
contenga los datos que se desea consolidar.

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BUSCAR OBJETIVO
Si se sabe el resultado que se desea obtener de una frmula, pero no se
est seguro de qu valor de entrada necesita dicha frmula para
obtener ese resultado,
do, se puede utilizar la opcin de Microsoft Excel
Buscar objetivo.
Buscar Objetivo es la resolucin de una frmula matemtica con slo
una incgnita a resolver.
Es decir, se conoce el resultado deseado de una frmula, pero no la
variable que determina ell resultado, Microsoft Excel vara el valor de
celda especfica hasta que una frmula dependiente de dicha celda
devuelve el resultado deseado
La caracterstica Buscar objetivo funciona solamente con un valor de
entrada variable. Si desea aceptar ms de u
un
n valor de entrada es
necesario utilizar el complemento Solver.
(se ver ms adelante)
La herramienta Buscar objetivo se
encuentra en la ficha Datos, al abrir el
desplegable Anlisis Y si

Ejemplo Buscar Objetivo

Un cliente va al banco a solicitar un prstamo para comprar un coche y pone
como nica condicin no pagar ms de 180 Cunto podr gastar en el
coche como mximo?
El banco ofrece las condiciones siguientes:
El prstamo ser
del 8%
El
plazo
de
devolucin
ser
de 36 meses
Se concede el
prstamo si se
desembolsa
el
20% del precio al
contado.
El
cliente
slo
podr pagar 180.. Como mximo.

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Solucin
En la celda E4 entrar la frmula =
=D4*0,8 ya que el banco no
concede el importe entero, con lo que e
ell prstamo ser de un 20%
menos del valor del coche.
La celda D8 es la que contiene el valor conocido y que no debe ser
superior a 180.
. Debe contener la funcin =PAGO(B4/12;C4;-E4
E4) para
calcular los pagos fijos de una cantidad prestada a un inters
variable.
Desde la celda D8 llamar a la herramienta Buscar objetivo y entrar los
siguientes valores.
D8 es la celda es la celda que
contiene la frmula en la que
interviene tamb la celda con el
valor a buscar.
El valor de D8
es el dato
conocido y no debe serr superior a
180.
La celda para la que es necesario
encontrar el valor es D4,
D4 para
calcular el precio de compra.

Buscar objetivo realizar los clculos necesarios rpidamente hasta

encontrar el valor necesario
El precio de compra ser de 7180
7180 y el prstamo de 5744

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SOLVER
Solver es una herramienta de anlisis de Excel que se utiliza para hallar
soluciones a problemas caracterizados por mltiples variables y
limitaciones ms complejas que las de Buscar Objetivo. Adems
presenta la informacin en diferentes informes y analizar mejor los datos.
Con Solver, puede encontrar un valor ptimo (mnimo o mximo) para
una frmula en una celda, denominada celda objetivo, sujeta a
restricciones o limitaciones en los valores de otras celdas que intervienen
en la frmula en una hoja de clculo.
Solver trabaja con un grupo de celdas llamadas celdas de variables o
celdas de variables de decisin, que participan en el cmputo de
frmulas en las celdas objetivo y de restriccin. Solver ajusta los valores
en las celdas de variables de decisin para cumplir con los lmites en las
celdas de restriccin y devolver el resultado necesario para la celda
objetivo.
Mientras que Buscar Objetivo busca UNA SOLUCIN DETERMINADA;
Solver busca LA SOLUCIN PTIMA
La herramienta Solver pertenece a los complementos de anlisis.
Estos complementos proporcionan caractersticas y comandos
adicionales y de forma predeterminada no estn activados en Excel.
Para activar Solver:

Clicar en la pestaa Archivo

Archivo.

En Opciones escoger la categora Complementos.

Casi
al
final del cuadro
de
dilogo
Opciones
de
Excel,
en
el
recuadro
Administrar,
Administrar
hacer clic en el
botn Ir.

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En el cuadro de dilogo activar el

complemento a instalar, en nuestro
ejemplo ser Solver.

Observar que se habr agregado

un nuevo grupo en la pestaa Datos con
el nombre Anlisis, con los botones y
comandos necesarios.

Al activar Solver aparecer el siguiente cuadro de dilogo, donde

introducir los parmetros y variables a resolver.
En los ejemplos siguientes se ver cmo funciona.

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1. En el cuadro Establecer objetivo
objetivo, escribir o seleccionar la
referencia de la celda objetivo. La celda objetivo
bjetivo debe contener
siempre una frmula..
2. En la zona Para:
Activar Mx cuando sea necesario que el valor de la celda
objetivo sea el valor mximo posible
posible.
Activar Min cuando sea necesario que el valor de la celda
objetivo sea el valor mnimo posible
posible.
Si es necesario que la celda objetivo tenga un valor
determinado, hacer clic en Valor de y luego escribir el valor
en el cuadro.
3. En el cuadro Cambiando las celdas de variables
variables, escribir un
nombre o una referencia para cada rango de celda de variable
de decisin. Las celdas de variables deben estar directa o
indirectamente relacionadas con la celda objetivo. Se puede
especificar un mximo de 200 celdas de variables
variables.
4. En el cuadro Sujeto a las restricciones,, especificar todas las
restricciones que desee aplicar. Cmo?
En el cuadro de dilogo Parmetros de Solver, clicar en
Agregar.
En el cuadro Referencia de la celda
celda, escribir la referencia
de celda o el nombre del rango de celdas para los
lo que
desea restringir el valor.
Escoger la relacin ((<=, =, >=, int, bin o dif ) que desea
establecer entre la celda a la cual se hace referencia y la
restriccin.
Restriccin
Si hace clic en int, aparece integer en el cuadro Restriccin.
Si hace clic en bin, aparece binary en el cuadro Restriccin.
Restriccin
Si hace clic en dif, aparece alldifferent en el cuadro de
dilogo Restriccin
Restriccin.
Si elige <=, =, o >= para la relacin en el cuadro Restriccin,
Restriccin
escriba un nmero, una referencia de celda o nombre o
una frmula.
Para aceptar una restriccin y agregar otra, haga clic en
Agregar.. Para aceptar la restriccin y volver al cuadro de
dilogo Parmetros de Solver
Solver, haga clic en Aceptar.
5. En el cuadro de restricciones estn los botones

para modificar o eliminar las res

restricciones
tricciones siempre
que sea necesario.

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6. Clicar sobre el botn Resolver y seguir uno de los procedimientos
siguientes:
Para mantener los valores de la solucin en la hoja de
clculo, en el cuadro de dilogo Resultados de Solver,
Solver
hacer clic en Conservar soluc
solucin de Solver.
Para restaurar los valores originales tal como estaban antes
de hacer clic en Resolver, seleccionar Restaurar valores
originales.
Al trabajar con la herramienta Solver se deben tener en cuenta los
siguientes puntos:

Puede interrumpir el proceso de resolucin, presionando ESC.

Microsoft Excel actualizar la hoja de clculo con los ltimos
valores encontrados para las celdas de variable de decisin.
Para crear un informe basado en su solucin despus de que
Solver encuentre una solucin, seleccionar un tipo de informe en
el cuadro Informes y en Aceptar. El informe se crea en una nueva
hoja de clculo del libro. Si Solver no encuentra una solucin, la
opcin de crear un informe no est disponible.
Para guardar los valores de la celda de var
variable
iable de decisin
como un escenario que pueda mostrar ms tarde, seleccionar
Guardar escenario y a continuacin escribir un nombre que lo
defina.
En un solo problema se pueden especificar hasta 200 celdas
cambiantes
Los parmetros y opciones de Solver se guardan en la hoja de
clculo. Para almacenar distintos valores en una misma hoja se
debern guardar en un modelo, desde botn de comando
Opciones
de Solver.
Para ver modificarse los valores en la hoja de clculo a medida
que Solver los prueba, ser necesario marcar la casilla Mostrar
resultados de iteraciones del cuadro de dilogo Opciones de
Solver.. Cada vez que se produce un cambio importante en la
hoja de clculo, un cuadro de dilogo pregunta para continuar
con la operacin.

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Desplazarse por las soluciones de prueba en Solver

1. Despus de definir un problema, clicar en Opciones en el cuadro
de dilogo Parmetros de Solver
Solver.
2. En el cuadro de dilogo Opciones, activar la casilla de
verificacin Mostrar resultad
resultado de iteraciones para ver los valores
de cada solucin de prueba y, a continuacin, en Aceptar.
Aceptar
3. En el cuadro de dilogo Parmetros de Solver, seleccionar
Resolver.
4. En el cuadro de dilogo Mostrar solucin de prueba,, siga uno de
los procedimientos siguientes:
Para detener el proceso de solucin y ver el cuadro de
dilogo Resultados de Solver
Solver, haga clic en Detener.
Para continuar el proceso de solucin y ver la siguiente
solucin de prueba, haga clic en Continuar.

Guardar o cargar un modelo de pr

problema
oblema

En el cuadro de dilogo Parmetros de Solver, seleccionar

Cargar/Guardar.
Especificar un rango de celdas para el rea modelo y a
continuacin en Guardar o en Cargar.
Cuando guarde un modelo, especificar la referencia de la
primera celda de un rango verticall o de las celdas vacas en que
colocar el modelo de problema. Al cargar un modelo, especificar
la referencia de todo el rango de celdas que contenga el modelo
de problema.

Puede guardar las ltimas selecciones con una hoja de clculo en el

cuadro de dilogo Parmetros de Solver guardando el libro. Cada hoja
de clculo en un libro puede tener sus propias selecciones de Solver y
todas ellas se guardan. Tambin puede definir ms de un problema
para una hoja de clculo haciendo clic en Cargar/Guardar para
guardar los problemas individualmente.

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Cambiar la forma en que Solver encuentra soluciones

En el cuadro de dilogo Parmetros de Solver, seleccionar

Opciones.

Escoger o especificar valores para

cualquiera de las opciones en las
pestaas Todos los mtodos,, GRG
Nonlinear y Evolutionary en el cuadro
de dilogo.
Generalized Reduced Gradient
(GRG) Nonlinear Se usa para problemas
que son no lineales suavizados.
LP Simplex Se usa para problemas
lineales.
usa
para
Evolutionary Se
problemas no suavizados

Ejemplo 1: Solver
Un trabajador de una empresa lechera tiene la responsabilidad de
determinar la mezcla de los piensos ms econmica, pero siempre
deber conseguir una determinada proporcin de protenas.
Se sabe que los precios de coste varan continuamente, lo que obligara
a recalcular cada vez la combinacin de ingredientes para obtener la
mezcla ms barata.
Los datos conocidos son:

El pienso se elabora con avena, maz y cebada

La mezcla final debe tener un contenido proteico comprendido

comprend
entre el 9,2% y el 9,5%. Resultado que aparecer en la celda G7

Se conocen los precios

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En la hoja de Excel entrar todas las frmulas necesarias para realizar los
clculos.
Los datos de la columna C y D se entran manualmente
En la fila 7 se calcularn los totales de las filas superiores a travs
de la funcin Suma
En las celdas F4 a F6 se calcula el precio de 100 kg. de mezcla.
En las celdas G4 a G6 se calcula la cantidad de protena por
cada 100 Kg de mezcla
1. Seleccionar el comando Solver. Se abrir el cuadro de dilogo:

En Establecer Objetivo clicar sobre la celda objetivo del problema

y ser la celda para la que Solver debe calcular el valor mnimo
para el coste de la mezcla de pienso. En nuestro ejemplo ser la
celda F7.
En la zona Cambiando las celdas de variables seleccionar
eleccionar el
rango $E$4:$E$6, que son las celdas Solver podr manipular y
modificar para encontrar las proporciones de cada ingrediente
en la mezcla final

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A continuacin entrar las Restricciones, que sern los lmites

impuestos a los valores de la celda objetivo de las celdas que
puedan intervenir en el clculo.

En nuestro ejemplo, las protenas no han de ser menores del 9,2% ni

mayores del 9,5%.
Aadiremos
adiremos una restriccin ms para no trabajar c
con
on nmeros
negativos donde los valores habrn de ser >=0.
Clicar en agregar restriccin e ir agregando cada una de las siguientes
restricciones:

E7=0
G7>=9,2
G7<=9,5
E4:E6>=0

Cada una de las restricciones aparecern en la zona correspondiente

del cuadro de dilogo Parmetros de Solver

Clicar en Resolver.
Solver consume hasta 100 segundos y realiza hasta 100
ensayos para resolver el problema
Estos valores se pueden cambiar, cliqueando en el botn
Opciones del cuadro de dilogo del Solver
Si se consume el tiempo establecido Solver avisa para
continuar el clculo o interrumpirlo.

Las opciones de Solver se guardan con la hoja de clculo.

Si se cambia el precio de algn componente es necesario volver
a ejecutar Solver.

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Al finalizar Solver mostrar el siguiente cuadro de dilogo
El cuadro de dilogo final
ofrece las opciones siguientes:
Conservar solucin de Solver
para aceptar la solucin y
colocar los valores resultantes
en las celdas ajustables.
O
Restaurar valores originales Para
restaurar los
os valores originales
en las celdas ajustables.
O
Guardar la solucin como escenarios
escenarios: Escenarios vistos en apartados
anteriores anteriormente.
O
Confeccionar informes de 3 tipos:
Responder para presenta
resentar un anlisis de las restricciones aplicadas.
Presenta loss valores inicial y final de la celda objetivo y cambiantes y un
anlisis de las de restricciones.
Confidencialidad que indica
ndica cmo responde la celda objetivo a los
cambios o restricciones de las celdas cambiantes.
Lmites Indica el margen de variacin de las celdas cambiantes.
Recoge los valores de las celdas Objetivos y cambiantes y sus lmites
superiores e inferiores, determinados por las restricciones. En realidad
indica el margen de variacin de las celdas cambiantes.

Ejemplo 2: Solver
Una empresa necesita ajustar el precio de 3 productos de forma que el
precio final se ajuste a 120,0
00 .
Se presentan las siguientes restricciones
El precio del producto A1 no podr ser inferior 9
9 ni superior a 15
El precio del producto A2 no podr ser inferior a 15
ni superior a 20
El precio del producto A3 no podr ser inferior a 21
21
ni superior a 27

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La columna Total es el resultado de multiplicar el precio por la

cantidad
La columna Impuestos 16% el resultado de multiplicar el total por
16%
La columna PVP el resultado de sumar la columna Total ms
impuestos 16%.

Celda Objetivo NO
SUPERIOR A 120,
120,00

PUEDE

SER

Entrar todos los valores, referencia de celdas y restricciones en el cuadro

de dilogo de Solver.
El objetivo del ejercicio es que la celda F9 celda objetivo ha de
tener el valor fijo 120,
20,00.
El rango de celdas cambiantes ser B4:B6
El resultado final de Solver ser:

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Ejemplo 3 Solver
Una farmacia necesita obtener un preparado con dos productos
diferentes, Producto A y Producto B
B, para que el cliente tome una
mezcla de los dos en la comida, con las siguientes restricciones.
Notas para resolver el problema:
100 g del producto A contienen 30 mg de vitaminas y 450 caloras
100 g del producto
cto B contienen 20 mg de vitaminas y 150 caloras
No debe tomar cada vez ms de 150g de mezcla ni menos de
50g.
Debe tomar ms cantidad del producto A que del producto B
No debe incluir ms de 100g del producto A.
Resolver utilizando Solver:
a) Cuntos gramos debe tomar de cada compuesto para obtener
el mximo de vitaminas
vitaminas?.
b) Cuantos gramos debe tomar de cada compuesto para obtener
las mnimas caloras?
?
Los datos conocidos a entrar en la hoja de clculo sern

Para este ejemplo ser necesario ejecutar 2 veces la herramienta

Solver
Resultado para maximizar las vitaminas

Resultado para minimizar las caloras

Celda Objetivo F9
Valor Maximo
Celdas cambiantes C2:C3
Restricciones C2<=100
C2>=C3
C4<=150
C4>=50

Celda Objetivo G9
Valor Mnimo
Celdas cambiantes C2:C3
Restricciones C2<=100
C2>=C3
C4<=150
C4>=50

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Ejecucin y Resultado para obtener el mximo de Vitaminas

Ejecucin y Resultado para obtener el mnimo de Caloras

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MACROS
Esta unidad tratar de manera muy sencilla el tema de macros sin entrar en
profundidad con el lenguaje de programacin utilizado por MS Excel, el Visual
Basic Application (VBA)
Macro:: es un conjunto de instrucciones de cdigo (programado) que permiten
realizar una tarea determinada como as tambin expandir e incrementar las
prestaciones de Excel.
Con las macros lo que se pretende es automatizar varias tareas y fusionarlas en
una sola, aadiendo por ejemplo un botn en nuestro libro que al pulsar sobre
l realice todas esas tareas.
Se pueden definir 4 grandes "reas" donde se aplican las macros que son:
1. Automatizacin de tareas y procesos que involucran muchos pasos
2. Creacin de nuevas funciones a medida (aparte de las que ya posee
Excel !)
3. Creacin de nuevos comandos, complementos y mens.
4. Creacin de completas aplicaciones a medida.
Ejemplos para los que se pueden crear macros
a)- Automatizacin de procesos
procesos: Cuando todos
odos los das se llevan a cabo las
mismas acciones (Centrar, Negrita, Tamao x, ). Individualmente son
muy sencillas, pero en conjunto forman un tedioso trabajo
SOLUCIN: Macro
b)- Creacin de funciones a medida
medida: Excel incorpora +- 330 funciones que se
pueden
eden usar de forma aislada o anidada. Ninguna de ellas se ajusta a lo
que queremos.
SOLUCION: Macro. Aparecer en el men de funciones como una ms.
c)- Creacin de nuevos comandos, complementos y mens: Cada vez que
se han de buscar comandos en diferentes me
mens:
SOLUCIN: Macro. Se puede crear un men personalizado con los
comandos utilizadas ms frecuentes
Para trabajar con Macros se utilizan tres mtodos:
Manual
Mediante la Grabadora de Macros
Combinacin de ambas (grabando y modificando el cdigo)
Para programar
rogramar en cdigo Visual Basic se utiliza la ventana del editor.
De forma predeterminada, los comandos y herramientas de Visual Basic no
estn activados, ser necesario activarlas desde la opcin Personalizar la Cinta
de Opciones.

GRUP CIEF Barcelona

Francesc Tarrega, 14, 3 y 4
Tel. 93 351 78 00

GRUP CIEF Madrid

Campanar,12
Tel. 91 502 13 35

242

CET GRUP CIEF Reus

Alcalde Joan Bertran , 34-38
34
1 Planta
Tel. 977 312 436

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Ser necesario activar la casilla de verificacin Programador

Aparecer una nuevo grupo de opciones en la cinta de opciones con el
nombre Programador

La ventana de Editor de Visual Basic est dividida en diferentes zonas

En
la
parte
izquierda
superior donde se mostrarn
los libros de clculos .XLS y
los
complementos
XLA
abiertos.
En la parte inferior izquierda
las herramientas que se
estn utilizando
Y una zona central donde
irn apareciendo cada una
de
las
sentencias
programadas.

GRUP CIEF Barcelona

Francesc Tarrega, 14, 3 y 4
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GRUP CIEF Madrid

Campanar,12
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Alcalde Joan Bertran , 34-38
34
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Crear una macro automticamente

La forma ms fcil e intuitiva de crear macros es crearlas mediante el grabador
de macros que dispone Excel.
Este grabador de macros permite grabar las acciones deseadas que
posteriormente, traduce a instrucciones en VBA, y que se podrn modificar
posteriormente si se tienen conocimientos de programacin.
La grabadora de macros es una herramienta que transforma acciones en
lenguaje cdigo sin necesidad que el usuario conozca ningn lenguaje
lenguaj de
programacin.
Su funcionamiento es similar a un grabador, al activar el grabador, se registran
todas las acciones que se van haciendo, al activar el reproductor se repiten
todas las acciones previamente grabadas, lo que permite automatizar tareas
repetitivas sencillas.
Antes de empezar a grabar una macro debe planificarse muy bien que se
quiere conseguir y que pasos son necesarios para hacerlo.
Para grabar una macro hacer clic sobre el
comando Grabar Macro, del grupo Cdigo
de la ficha Programador.
Tambin es posible activar
el grabador de macros desde el men Vista, al abrir el
desplegable del comando Macros
Adems dell comando para granar una
Macro podr seleccionar:
Ver Macros...:: Y acceder al listado de
todas las macros creadas para
ara este libro.
Usar referencias relativas Para utilizar
referencias relativas para que las macros se
graben con acciones relativas a la celda
inicial seleccionada.

Al seleccionar la opcin Grabar macro...,

aparecer el cuadro de dilogo de la
derecha Grabar macro donde:
Nombre de la macro:: permite dar un
nombre a la macro (no est permitido insertar espacios en blanco en el
nombre de la macro).
Mtodo abreviado:: Se puede configurar una combinacin d
de
e letras para
ejecutar la macro, por ejemplo Mayus+L
Mayus+L.. Es necesario prestar atencin para

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no utilizar una combinacin ya utilizada en
Excel, como por ejemplo la combinacin
Ctrl+C (copiar)
-

Guardar macro en:: se selecciona la opcin

para guardar la macro en el libro activo,
en el libro de macros personal o e
en otro
libro.
Descripcin:: permite describir cul es el
cometido de la macro o cualquier otro
dato que creamos conveniente.

Para empezar la grabacin de la macro pulsar el

botn Aceptar, en la
a parte inferior izquierda en la
l
barra de estado, aparecer el men de macros para
poder detener la grabacin en cualquier momento, al clicar sobre el comando
detener grabacin.
ceptar, Excel empezar a grabar cada una de las
Al hacer clic sobre el botn Aceptar,
acciones que se vayan realizando utilizando el ratn, incluidos los errores,
aunque la grabadora est preparada para desechar las acciones intiles.
A partir de entonces ser
r necesario realizar las acciones que se quieren grabar,
es conveniente no seleccionar ninguna celda a partir de la grabacin, ya que
si seleccionamos alguna celda posteriormente, cuando se ejecute la macro
puede ocasionar problemas
blemas de celdas fuera de rango, ya que la macro se
ejecutar a partir de la celda seleccionada. Para evitarlo ser necesario
grabar la macro como referencias relativ
relativas o referencias absolutas.
Una vez concluidas las acciones a grabar,
presionar sobre el botn Detener
de la
barra de estado, o acceder al men de
Programador y hacer clic en el comando
Detener grabacin.

Grabacin de una macro sencilla

En el siguiente
te ejemplo se grabar una macro que introduce datos en una hoja
y les aplica un formato concreto.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Seleccionar el men correspondiente par

para Grabar una nueva macro.
macro
Dar nombre a la macro
Asignar la combinacin de teclas Control+m,, para ejecutar la macro
Seleccionar la opcin almacenar en un libro nuevo
Se empieza a grabar la macro
Escribir algunos datos en el libro nuevo
Aplicar formato a los valores, por ejemplo negrita y un color de fondo.
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8. Detener la grabacin
9. Cerrar el libro en el que ha introducido los valores (no hace falta
guardarlo).
10. Ejecutar la macro seleccionando ctrl.+m
Se recomienda guardar la macro y el libro que la contiene antes de
ejecutarla.
La macro quedar grabada como mdulo en la hoja de mdulo

Aunque no se comprenda el lenguaj

lenguaje
e si que se pueden identificar algunas
acciones.
Las lneas que empiezan por apstrofe () son comentarios y no afectan a
la macro.
La declaracin Range(A1) selecciona la celda A1.
Cuando el cursor se sita en una celda excel graba el comando
ActiveCell.FormulaR1C1.

Ejecutar una macro

Una vez creada una macro, se podr ejecutar
siempre, cuantas veces sea necesario, desde el
grupo Cdigo de la ficha Programador, al
seleccionar el comando Macro.

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Antes de dar la orden de ejecucin
ejecu
de la
macro, dependiendo si se ha grabado en
modo relativo o absoluto, ser necesario
seleccionar o no las celdas que deben
quedar afectadas por las acciones de la
macro.
Para ejecutar la macro acceder al men
Vista y clicar sobre el comando Macros.
Aparecer el cuadro
adro de dilogo Macro de
la imagen de la izquierda donde se
mostrarn todas
odas las macros creadas.
Seleccionar y pulsar en Ejecutar. Se cerrar el cuadro y se ejecutar la macro.
El resto de botones son:
Cancelar - Cierra el cuadro de dilogo sin realizar n
ninguna accin.
Paso a paso - Ejecuta la macro instruccin por instruccin abriendo el editor de
programacin de Visual Basic.
Modificar - Abre el editor de programacin de Visual Basic para modificar el
cdigo de la macro.
Eliminar - Borra la macro.
Opciones - Abre otro cuadro de dilogo donde
modificar la tecla de mtodo abreviado
(combinacin de teclas que provoca la ejecucin
de la macro sin necesidad de utilizar el men) y la
descripcin de la macro.

Crear una macro manualmente

Para crear una macro de forma manual es necesario tener conocimientos de
programacin en general y de Visual Basic en particular, ya que es el lenguaje
de programacin en el que se basa el VBA de Excel.

Conceptos bsicos de programacin.

El lenguaje de programacin Vi
Visual
sual Basic de Excel, es un lenguaje orientado a
objetos y programar con ellos.
Un objeto es algo con entidad propia dentro de una clase. Y una clase es un
conjunto de objetos que tienen propiedades en comn y se comportan de una
manera igual o similar al resto de objetos pertenecientes a esa misma clase.
Por ejemplo tenemos la clase "persona" que tiene una serie de propiedades y
comportamiento claramente diferenciables de la clase "casa" y dentro de la

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clase "persona" existen muchos objetos que son cada un
una
a de las personas por
ejemplo
lo pertenecientes a un colegio.
Las propiedades son aquellas caractersticas que definen a los objetos de una
clase, diferencindolos del resto de clases, siguiendo con el ejemplo persona,
unas propiedades podrn ser, la estatura, el peso, el color del pelo, el sexo, el
color de los ojos,, y todas aquellas propiedades que puedan diferenciar ms a
cada objeto dentro de una clase, como nombre, apellido, dni, etc...
Adems de las propiedades, las clases se caracterizan por su comportamiento,
que en el lenguaje orientado a objetos se le suele llamar mtodos y estn
diferenciados en funciones y procedimientos.
Los mtodos caractersticos de la clase persona sera, hablar, andar, escribir,
escuchar, estudiar, etc.
La diferencia fundamental entre funciones y procedimientos, es que las
funciones al llevarse a cabo devuelven algn tipo de valor mientras que los
procedimientos realizan su cometido y pueden o no devolver algn valor.
Por ejemplo los mtodos mencionados en el prrafo anterior se pueden
clasificar la mayora como procedimientos porque no tienen necesariamente
que devolver ningn valor, pero por ejemplo el mtodo estudios se podra
calificar como funcin que devuelve los ltimos estudios de esa persona.
En la programacin orientada a objetos existe tambin un concepto muy
importante que son los eventos.
Los eventos son sucesos que son provocados por algn tipo de estmulo externo
y que hacen que pueda alterarse el comportamiento de la clase.
Segn el ejemplo persona, un evento sobre persona sera el evento
"despertarse", que provoca qu
que
e la persona comience a funcionar, o un evento
externo como "llamar", que provoca que la persona atienda a la persona que
le ha llamado.
Para abrir el editor Visual Basic presionando la
combinacin de teclas Alt + F11 o clicar en el
comando Visual Basic del grupo Cdigo de la
ficha Programador.

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El entorno del editor de Visual basic

El men del editor de Visual Basic es la barra de men del editor de Visual Basic
donde acceder a las diversas opciones y comandos del propio editor

La barra de botones de Visual Basic, permite acceder de una manera ms

rpida a las opciones ms comnmente utilizadas, como son la ejecucin, la
parada, guardar, etc...

En la parte superior izquierda de la pantalla se encuentra el

cuadro del proyecto, que muestra los mdulos, las hojas
utilizadas en lo
loss procedimientos/funciones, etc, como muestra
la imagen de la izquierda.

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En la parte inferior se encuentra otro recuadro, con
las propiedades del objeto seleccionado.
En esta imagen podemos ver las propi
propiedades
edades del
objeto Hoja1 y que es una hoja de clculo
(Worksheet).
En la parte central se muestra el espacio dedicado a
redactar el cdigo de los procedimientos/funciones,
y en la parte superior existen dos cuadros
combinados llamados General
y Declaraciones,
Declaracio
donde seleccionar los objetos y los mtodos de ese objeto respectivamente.
Una vez abierto el
editor de Visual Basic
se debe insertar un
mdulo de trabajo
que desde donde
almacenar el cdigo
de las funciones o
procedimientos de las
macros.
Para
insertar
sertar
un
mdulo acceder al
men
Insertar
Modulo.
A continuacin ser
necesario conocer si
se va a crear una funcin (en el caso que devuelva algn valor), o si por el
contrario es un procedimiento (si no devuelve ningn valor).
Una vez concretado acceder al men Insertar y a
continuacin seleccionar Procedimiento
Procedimiento...
Aparecer el cuadro de dilogo desde donde
entrar el Nombre al procedimiento/funcin.
procedimiento/funcin Es
recomendable asignar el nombre sin espacios.
Tambin permite escoger el Tipo es, si es un
Procedimiento, Funcin o es una Propiedad y el
mbito de ejecucin.
Si se selecciona como Pblico se podr utilizar
desde cualquier otro mdulo, pero si lo
creamos como Privado solo podremos utilizarlo
dentro de ese mdulo.
Una vez seleccionado
cionado el tipo de procedimiento

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y el mbito presionar sobre Aceptar, se abrir el editor de Visual Basic donde
escribir las instrucciones necesarias para definir la macro.

Guardar archivos con Macros

En Excel 2010 es necesario guardar los libros que co
contienen
ntienen macros
macr
con la
extensin especifica (*.xlsm).
Ser necesario escoger esta opcin, desde el desplegable Guardar como tipo,
del cuadro de dilogo Guardar como

Al abrir un archivo que contiene Macros almacenadas se mostrar un mensaje

bajo la banda de opciones:

Esto ocurre porque Office no reconoce la procedencia de las Macros. Como

estn compuestas por cdigo podran realizar acciones que fuesen
perjudiciales para el ordenador.
Si se confa en las posibles Macros que contiene el archivo, pulsar el botn
Opciones para activarlas.
1. Seleccionar la opcin
2. Habilitar este contenido y pulsar Aceptar.

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Usar Office Excel 2010 con versiones anteriores de

Excel
Despus de instalar Microsoft Excel 2010, es conveniente que aprenda cmo
continuar trabajando con libros que se crearon en versiones anteriores de Excel,
cmo hacer que los usuarios que no tienen instalada la versin actual de Excel
tengan acceso a esos libros y cmo las diferencias entre las versiones afectan a
la forma de trabajar.
Para
ra la compatibilidad con versiones anteriores de Excel, como Excel 97-2003
97
o
Excel 2007, existen varios procedimientos que puede seguir para intercambiar
libros entre las distintas versiones.
Trabajar en modo de compatibilidad Puede abrir un libro que se cre en una
versin anterior de Excel y trabajar en modo de compatibilidad para que el
libro conserve un formato de archivo que permita abrirlo de nuevo fcilmente
en la versin anterior. El modo de compatibilidad no est disp
disponible
onible para libros
de Excel 2007.
En Excel 2010, cuando se abre un libro que se ha creado en una versin
anterior, se activa automticamente el modo de compatibilidad y aparece
Modo de compatibilidad entre corchetes junto al nombre de archivo en la
barra de ttulo de Excel. Debido a que Excel 2007 usa el mismo formato de
archivo basado en XML (.xlsx o .xlsm) que Excel 2010, un libro de Excel 2007 no
se abre en el modo de compatibilidad.
En el modo de compatibilidad, las caractersticas nuevas o mejoradas de Excel
2010 no estn disponibles cuando se trabaja en un libro, para evitar que se
pierdan datos o fidelidad cuando se abra el libro en una versin anterior de
Excel. Asimismo, en lugar de usar el formato de archivo actual (.xlsx), el libro se
guarda con
n el formato de archivo de Excel 97
97-2003
2003 (.xls), un formato de archivo
binario que puede abrirse fcilmente en una versin anterior de Excel.
A diferencia de otros programas de Microsoft Office 2010, como Microsoft Word
2010, en Excel no se puede activar manualmente el modo de compatibilidad y
no existe la opcin de incluir nuevas caractersticas cuando se trabaja con un
libro en este modo.
Si ya no desea trabajar en el modo de compatibilidad, puede convertir el libro
al formato de archivo actual.
Descargar
rgar convertidores de archivos Puede descargar y usar convertidores de
archivos para abrir un libro de Excel 2010 en una versin anterior de Excel.
Existen actualizaciones y convertidores de archivos especficos disponibles en
Office.com que pueden ayud
ayudar a abrir un libro de Excel 2010 en una versin
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anterior de Excel (Excel 2000-2003).
2003). Si an no estn instalados los convertidores y
actualizaciones, al abrir un libro de Excel 2010, es posible que el sistema pida
hacerlo.
Despus de instalar las actualiz
actualizaciones
aciones y los convertidores, podr abrir los libros
de Excel 2010 de forma tal que podr modificarlos y guardarlos sin tener que
actualizar la versin de Excel a Excel 2010. Es posible que algunas funciones y
formatos especficos de Excel 2010 no se muestr
muestren
en en la versin anterior de
Excel, pero seguirn estando disponibles cuando el libro se guarde y se vuelva
a abrir en Excel 2010.
Para Descargar y utilizar los convertidores de archivos:
En el equipo que tiene instalada la versin anterior de Excel, descargar
des
el
Paquete de compatibilidad de Microsoft Office del sitio web Descargas de
Microsoft Office e instale las actualizaciones y los co
convertidores
nvertidores necesarios
para abrir libros de Excel 2010.
En la versin anterior de Excel (Excel 2000
2000-2003),
2003), abra el libro de Excel 2010.
Comprobar la compatibilidad de un libro Si desea trabajar con el formato de
archivo actual pero tiene que compartir un libro con personas que usan
versiones anteriores de Excel, puede comprobar si los datos son compatibles
con dichas versiones y realizar los cambios necesarios para evitar la prdida de
datos o fidelidad que puede producirse al abrir el libro en una vers
versin
in anterior
de Excel.
En Excel 2010, abra el libro para el que
desea comprobar la compatibilidad.
En
la
pestaa
Archivo,
seleccionar
Informacin

Abrir el desplegable Comprobar si

hay problemas y, a continuacin,
escoger
Comprobar
la
compatibilidad.
Aparecer
r un cuadro de dilogo
con
todas
las
opciones
no
compatibles.

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Para comprobar la compatibilidad del libro cada vez que lo guarde, activar
la casilla Comprobar la compatibilidad al guardar este libro
libro.
Para crear un informe en una hoja de clculo independiente de todos los
problemas mostrados en el cuadro Resumen, haga clic en Copiar en hoja
nueva.
Si est disponible, puede hacer clic
sobre Buscar para localizar los
problemas en la hoja de clculo o
en
Arreglar
para
resolver
problemas
blemas
sencillos.
Para
problemas ms complejos, haga
clic en Ayuda para obtener ms

informacin

Caractersticas no compatibles con versiones anteriores

No todas las caractersticas de Excel 2010 son compatibles con las versiones
anteriores de Excel.
Al guardar un libro de Excel 2010 en un formato de archivo de una versin de
Excel 97-2003,
2003, el Comprobador de
compatibilidad se ejecuta en forma
automtica. En cambio, para comprobar
si un libro es compatible con Excel 2007,
debe ejecutar el Comprobador de
compatibilidad de forma manual la
primera
rimera vez que guarde el libro, despus
podr determinar que el Comprobador
de
compatibilidad
se
ejecute
automticamente cada vez que guarde
ese libro.
El Comprobador de compatibilidad enumera los problemas de compatibilidad
compatib
que encuentra y proporciona los botones Buscar y Ayuda para muchos de los
problemas. Estos botones permiten buscar todas las apariciones del problema y
obtener informacin acerca de cmo resolverlo. Cuando se ejecuta
automticamente, el Comprobador de compatibilidad tambin especifica la
versin de Excel en la que existe un posible problema de compatibilidad.

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Caractersticas de hoja de datos no compatibles

El libro contiene datos en celdas que estn fuera de los lmites, ya que en las
versiones 2007-2010
2010 la cantidad de celdas de una hoja de clculo es muy
superior. En el Comprobador de compatibilidad
compatibilidad, hacer clic en Buscar para
buscar las celdas y los rangos que superen los lmites de fila y columna,
seleccionar esas filas y columnas y, a continuac
continuacin, colquelas donde sea
necesario mediante los comandos Cortar y Pegar.
El libro contiene Escenarios con referencias a celdas fuera de los lmites de
fila y columna cuando se guarde el libro en una versin anterior, este
escenario no estar disponible. En el grupo Herramientas de datos de la
ficha Datos, clicar en Anlisis de hiptesis y, a continuacin, en
Administrador de escenarios
escenarios. En el cuadro Escenarios, buscar el escenario
que genera el problema de compatibilidad y modificar su referencia.
Una o varias celdas de este libro contienen minigrficos. LLos
os minigrficos no
se guardarn aunque estarn disponibles en el libro y se aplican cuando
este se vuelve a abrir en Excel 2010. En el Comprobador de compatibilidad,
seleccionar Buscar para buscar las ce
celdas
ldas que contienen minigrficos y
realizar los cambios necesarios. Por ejemplo, puede aplicar formato
condicional en lugar de los minigrficos
Las versiones anteriores de Excel no admiten formato en color en el texto del
encabezado y pie de pgina. En el Comprobador de compatibilidad,
seleccionar Arreglar si desea quitar el formato en color.
El libro contiene hojas de clculo que tienen encabezados y pies de pgina
en pgina par o en primera pgina. Si es necesario a menudo guardar un
libro en un formato de
e archivo de Excel 97
97-2003,
2003, lo mejor es no especificar
los encabezados o pies de pgina pares o de primera pgina en ese libro.
Algunas celdas o estilos contienen un formato no compatible
compatible,, como efectos
especiales y sombras con lo que estos formatos se convertirn
vertirn al formato
ms cercano posible.

Caractersticas de tablas de Excel no compatibles

La tabla contiene una frmula personalizada o texto en la fila de totales. En

el Comprobador de compatibilidad, Buscar la tabla que contiene un texto o
una frmula
la personalizada y, a continuacin, quitar la frmula o el texto de
la fila de totales y utilizar nicamente llas
as frmulas disponibles en la fila de
totales.
En una tabla del libro no se muestra una fila de encabezado. En versiones
anteriores de Excel, los datos se mostrarn sin la tabla a menos que la casilla
Fila
ila de encabezado est activada. En el Comprobador de compatibilidad,
clicar en Buscar para localizar la tabla y, a c
continuacin, mostrar la fila de
encabezado.
Se
e aplica un estilo de tabla a una tabla. En Excel las versiones 97-2003,
97
los
estilos de tabla basados en temas no estn disponibles y no se pueden
mostrar. En el Comprobador de compatibilidad, Buscar la tabla que tiene un

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estilo de tabla aplicado, quit

uitar el estilo de tabla y aplicar formato a la tabla
manualmente.
La tabla est conectada a un origen de datos externo. Se perder la
funcionalidad de la tabla, pero los datos se mantendrn conectados y las
filas de la tabla que estn ocultas por un filtro permanecern ocultas en una
versin anterior de Excel. En el Comprobador de compatibilidad, localizar la
tabla conectada y a continuacin desconectarla. Podr conectarla de
nuevo al trabajar con las versi
versiones 97-2003.

Caractersticas
aractersticas de tablas dinmicas no compatibles

La tabla dinmica supera los lmites establecidos en versiones anteriores y se

perder si se guarda con un formato de archivo anterior. Solo las tablas
dinmicas creadas en el modo de comp
compatibilidad
atibilidad funcionarn en versiones
anteriores de Excel. En el Comprobador de compatibilidad, seleccionar
Buscar para encontrar el informe de tabla dinmica que supera los lmites
anteriores, guardar el libro en el formato de Excel 97
97-2003
2003 y, a continuacin,
continuaci
vuelva a crear este informe de tabla dinmica en el modo de
compatibilidad.
La tabla dinmica contiene reglas de formato condicional que se aplican a
las celdas en filas o columnas contradas. Buscar para encontrar estas filas o
columnas contradas y expnda
xpndalas antes de guardar el libro en un formato
de archivo de una versin anterior de Excel.
Este libro contiene conjuntos con nombre que no estn asociados a una
tabla dinmica. Para evitar este problema, es necesario asegurarse de crear
cr
una tabla dinmica
mica mediante una conexin.
Una tabla dinmica tiene activado el anlisis de hiptesis que no estn
publicados y que se perdern
erdern en las versiones anteriores de Excel. Ser
necesario publicar los cambios de anlisis de hiptesis antes de abrir el libro
en una versin anterior de Excel
La tabla dinmica contiene datos representados mediante la caracterstica
'Mostrar valores como'. Estas salidas personalizadas no se guardarn y se
reemplazarn por los valores originales del origen de datos.
Ser
necesario desde el Comprobador de compatibilidad, clicar en Buscar para
ubicar las tablas dinmicas que contienen salidas de valor personalizado y,
a continuacin, quitar dichas salidas, desde Herramientas de tabla
dinmica, ficha Opciones,, grupo Clculos, botn Mostrar
ar valores como.
como
Se
e aplica un estilo de tabla dinmica a una tabla dinmica que no podr
mostrarse en versiones anteriores de Excel. Desde el Comprobador de
compatibilidad ser necesario ubicar el informe de tabla dinmica al que
se ha aplicado un estilo de tabla dinmica
dinmica, quitar dicho estilo y aplicar un
estilo compatible.
Una tabla dinmica creada en 2010 no funcionar con las versiones
anteriores,, nicamente funcionarn las tablas creadas en el modo de
compatibilidad.

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Una tabla dinmica de este libro ti

tiene
ene campos en forma compacta. En
versiones anteriores de Excel, este dise
diseo
o se cambiar a formato tabular,
ser necesario desactivar la casilla de verificacin Combinar y centrar
celdas con etiquetas desde Herramientas de tabla dinmica,
dinmica ficha
Opciones, grupo Tabla dinmica
dinmica, comando Opciones,, ficha Diseo y
formato).
Los botones de campo de un grfico dinmico ya sean habilitados o
deshabilitados se guardarn como habilitados en versiones anteriores, es
posible que deba activarlo o desactivarlos de nuevo.
Si la tabla dinmica contiene segmentaciones para filtrar datos no se
guardarn y las frmulas que hacen referencia a dichas segmentaciones,
devolvern el error #NOMBRE?. Ser necesario utilizar filtros convencionales
en lugar de segmentaciones.

Caractersticas de ordenacin y filtrado no compatibles

La hoja de clculo contiene un estado de ordenacin con ms de 3

condiciones de ordenacin que se perdern en versiones anteriores. Excel
2010 permite un mximo de 64 condiciones.
No obstante, toda la
informacin del estado de ordenacin seguir estando disponible en el libro
y se aplicar cuando ste
ste se vuelva a abrir en Excel 2010, a no ser que dicha
informacin se haya modificado en Excel 97
97-2003.
El libro contiene
ontiene un estado de ordenacin que utiliza una condicin de
ordenacin
n con una lista personalizada. Para obtener resultados similares en
versiones anteriores, deber a
agrupar los datos a ordenar y ordenarlos
manualmente.
Los datos estn ordenados y/o filtrados con condiciones no admitidas en
versiones anteriores. Ser necesario cambiar el estado de ordenacin sin
especificar informacin de formato. Como por ejemplo ordenacin por
formato o filtrado por el color de la celda, color de la fuente, filtros por ms
de dos criterios,

Caractersticas de frmulas no compatibles

Excel 2010 no tiene lmite para utilizar frmulas matriz referenciadas a otras
hojas, como los lmites de versiones anteriores. Al guardar el libro en una
versin anterior, estas frmulas no se guardarn y se convertirn en errores
del tipo #VALOR!. Mediante el Comprobador de compatibilidad, ser
necesario Buscar dichas celdas y realizar lo
loss cambios necesarios para evitar
los errores del tipo #VALOR!.
En Excel 2010, la longitud mxima de una frmula es de 8
8192
192 caracteres y en
versiones anteriores de 1024, con lo que al utilizar este tipo de frmulas en
versiones anteriores, se devolver el error #VALOR!. Ser necesario modificar
las frmulas para evitar dichos errores.

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El nivel de anidamiento tambin es di

diferente
ferente entre Excel 2010 (64 niveles) y
versiones anteriores (7 niveles). El guardar el libro en un versin anterior, ser
necesario modificar dichas frmulas/funciones.
El libro contiene funciones con ms 30 argumentos. Excel 2010 permite 255
argumentos contra los 30 argumentos de versiones anteriores. Ser necesario
modificar dichas funciones para evitar el error #VALOR!
El libro contiene una o varias funciones no disponibles en versiones
anteriores, que devolvern el error #NOMB
#NOMBRE! en lugar del valor esperado.
Algunas veces tambin se puede agregar el prefijo xlfn a la frmula, como
por ejemplo =xlfn.SI.ERROR(1,2)
Una o ms celdas contienen reglas de validacin que hacen referencia a
ms de 8192 reas discontinuas. En versiones ant
anteriores
eriores este tipo de regla de
validacin no es compatible y no est disponible.
Una o varias celdas contienen reglas de validacin que hacen referencia a
valores que se encuentran en otras hojas de clculo. Estas reglas de
validacin no estn disponibles en versiones anteriores.
El contiene un rango de consolidacin de datos con referencias a celdas
fuera de los lmites de columnas y filas permitidos en versiones anteriores, que
se ajustan a 256 columnas por 65536 filas.
Algunas frmulas matriz hacen ref
referencia
encia a una columna completa. Esta
caracterstica devuelve el error #NUM! en versiones anteriores.
El libro contiene descripciones personalizadas de funciones definidas por el
usuario. Las descripciones personalizadas no son compatibles en versiones
anteriores y se eliminarn.

Caractersticas de formatos condicionales no compatibles

El libro contiene ms formatos condicionales que los admitidos en versiones

anteriores y se mostrarn nicamente las 3 primeras condiciones, aunque el
resto no se eliminarn y estarn disponibles al abrir de nuevo el libro en
versin 2010
El libro contiene rangos de formato condicional superpuestos. En versiones
anteriores, no se evaluarn todas las reglas en celdas superpuestas y
mostrarn un formato diferente.
Algunas celdas contienen formato condicional de barra de datos, escalas
de color, conjunto de iconos, valores de rango inferior o superior, valores por
encima o por debajo del promedio, valores nicos no disponibles
disp
en
versiones anteriores.
Algunas celdas contienen form
formato condicional con la opcin Detener si es
verdad desactivada. En versiones anteriores no reconocen esta condicin y
se detendrn despus de la primera condicin verdadera.
Una o varias celdas contienen formato condicional que hace referencia a
valores de
e otras hojas de clculo. Estos formatos condicionales no son
compatibles con versiones anteriores y no mostrarn dicho formato.

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En el libro se utiliza el formato condicional que usa el formato Texto que

contiene con una frmula o una referencia de cel
celda,
da, formato condicional
no compatible en versiones anteriores y no se mostrarn.
Una o varias celdas contienen una regla de barra de datos que utiliza un
valor negativo. Estas barras no son compatibles en versiones anteriores.
El libro contienen una regla
a de barra de datos que que utiliza un relleno, un
borde o una configuracin de direccin de barra que no son compatibles
con versiones anteriores.

Caractersticas de grficos no compatibles

El grfico contiene un ttulo o rtulo de datos con ms de 25

255
5 caracteres.
Los caracteres que excedan de este lmite se perdern.
Algunos formatos de grfico de rellenos, contornos y efectos de formas
personalizados, como efectos de iluminado y de bisel o un formato de lnea
degradado, no estn disponibles en las v
versiones
ersiones anteriores y no se podrn
mostrar.
El libro contiene ms puntos de datos de los que se pueden mostrar en
versiones anteriores. Excel 2010 puede mostrar hasta 32000 punto para
grficos 2D y 4000 puntos para grficos 3D

Caractersticas de personali
personalizacin no compatibles

El libro contiene una barra de herramientas de acceso rpido personalizada

y/o partes del interfaz de usuario personalizadas que no son compatibles
con las versiones anteriores.

Caractersticas de colaboracin no compatibles

El libro es slo de lectura y las caractersticas de libro compartido no estarn

disponibles en una versin anterior. Para que los usuarios puedan utilizar este
libro compartido en versiones anteriores, sern necesario guardarlo con el
formato de archivo de versiones
ersiones anteriores, asegurarse de que todas las
funciones estn disponibles y a continuacin trabajar con el libro en modo
compatibilidad.

Convertir un libro al formato de archivo de Excel 2010

Al abrir un libro creado con Excel 97
97-2003,, en caso que ya nadie volver a
trabajar con l en una versin anterior, es posible convertirlo al formato de
archivo actual de Excel 2010. Cuando lo convierta al formato de archivo
actual, tendr acceso a todas las caractersticas y funciones nuevas y

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mejoradas
joradas que ofrece Excel 2010 y, por lo general, el tamao del archivo ser
ms pequeo.
Para convertir el libro, puede:
Convertir el libro al formato de archivo actual. Al convertir el libro, ste se
reemplazar por una copia del libro en el formato actu
actual
al (.xlsx o .xlsm). Una
vez convertido, ya no estar disponible en el formato de archivo original.
Para convertir el libro:
Abrir el libro que se abrir en modo compatibilidad.
En la pestaa Archivo, escoger Informacin y a continuacin en
Modo compatibilidad,
dad, clicar sobre el botn Convertir.
Si se activa el mensaje sobre la conversin de libros, hacer clic
sobre Aceptar. Puede activar no volver a preguntarme sobre la
conversin de libros, si no desea que dicho mensaje vuelva
aparecer.
Para trabajar en el formato de archivo actual, clicar en Si para
cerrar y volver a abrir el libro.

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