Aprendiendo paso a paso Excel 2019

Autor: Poul Paredes Bruno

© Derechos de autor registrados:

Empresa Editora Macro EIRL

© Derechos de edición, arte gráfico y diagramación reservados:

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Coordinación de edición:
Magaly Ramon Quiroz

Diseño de portada:
Fernando Cavassa Repetto

Diagramación:
Eduardo Siesquén Aquije

Edición a cargo de:

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Av. Paseo de la República N.° 5613, Miraflores, Lima, Perú

Teléfono: (511) 748 0560

* E-mail: proyectoeditorial@editorialmacro.com
Página web: www.editorialmacro.com

Primera edición: Octubre 2019

Tiraje: 1500 ejemplares

Impresión
Talleres gráficos de la Empresa Editora Macro EIRL
Jr. San Agustín N.° 612-624, Surquillo, Lima, Perú
Octubre 2019

ISBN N.° 978-612-304-579-1

Hecho el depósito legal en la Biblioteca Nacional del Perú N.° 2019-14343

Prohibida la reproducción parcial o total, por cualquier medio o método, de este libro sin
previa autorización de la Empresa Editora Macro EIRL.
 ÍNDICE
Introducción...............................................................................................................................................11

Capítulo 1: Conceptos y alcances �������������������������������������������������������������������������� 13

1.1 ¿Qué es una hoja de cálculo?..............................................................................................................13
1.2 El creador de la hoja de cálculo..........................................................................................................13
1.3 Acerca del creador de Excel................................................................................................................14
1.4 Conceptos y alcances de Excel............................................................................................................15
1.5 Características del programa Excel ����������������������������������������������������������������������������������������������������16
1.6 Excel con Office 365............................................................................................................................18

Capítulo 2: Novedades �������������������������������������������������������������������������������������������� 19

2.1 Tema de Office....................................................................................................................................19
2.2 Ficha Dibujar.......................................................................................................................................21
2.3 Insertar un ícono.................................................................................................................................27
2.4 Insertar modelos 3D...........................................................................................................................30
2.5 Nuevas funciones................................................................................................................................32
2.6 Gráficos...............................................................................................................................................44

Capítulo 3: Acceso y descripción del entorno ������������������������������������������������������ 55

3.1 Formas de abrir el programa . ............................................................................................................55
3.2 Descripción del entorno del programa ����������������������������������������������������������������������������������������������57
3.3 Acceso a contenidos de una ficha con el teclado ������������������������������������������������������������������������������60

Capítulo 4: Ingreso de datos y selección de rangos ............................................. 61

4.1 Ingreso de datos..................................................................................................................................61
4.2 Selección de rangos............................................................................................................................ 74

Capítulo 5: Guardar y tipos de archivos ��������������������������������������������������������������� 79

5.1 Concepto de archivo...........................................................................................................................79
5.2 Guardar un libro de trabajo................................................................................................................80
5.3 Tipos de archivo..................................................................................................................................82
5.4 Propiedades del archivo......................................................................................................................85

Capítulo 6: Formato de celdas ������������������������������������������������������������������������������� 87

6.1 Formato de celdas...............................................................................................................................87
6.2 Formato personalizado.....................................................................................................................118

Capítulo 7: Formato condicional básico ������������������������������������������������������������� 125

7.1 Conceptos y alcances........................................................................................................................125
7.2 Opciones con uso de asistentes........................................................................................................127

Capítulo 8: Fórmulas y referencias de celdas ����������������������������������������������������� 141

8.1 Las fórmulas en Excel........................................................................................................................141
8.2 Tipos de operadores.........................................................................................................................142
8.3 Prioridad de los operadores.............................................................................................................147
8.4 Referencias de celdas........................................................................................................................148
Capítulo 9: Funciones matemáticas ��������������������������������������������������������������������� 161
9.1 Función ABS....................................................................................................................................... 161
9.2 Función ALEATORIO..........................................................................................................................163
9.3 Función ALEATORIO.ENTRE...............................................................................................................164
9.4 Función ENTERO................................................................................................................................166
9.5 Función TRUNCAR.............................................................................................................................167
9.6 Función DECIMAL..............................................................................................................................168
9.7 Función REDONDEAR........................................................................................................................169
9.8 Función REDONDEA.PAR...................................................................................................................170
9.9 Función REDONDEA.IMPAR.............................................................................................................. 171
9.10 Función REDONDEAR.MAS..............................................................................................................171
9.11 Función REDONDEAR.MENOS.........................................................................................................172
9.12 Función PRODUCTO........................................................................................................................173
9.13 Función POTENCIA.......................................................................................................................... 174
9.14 Función EXP..................................................................................................................................... 174
9.15 Función PI........................................................................................................................................176
9.16 Función RAIZ.................................................................................................................................... 177
9.17 Función COCIENTE...........................................................................................................................178
9.18 Función RESIDUO............................................................................................................................179
9.19 Función SUMA.................................................................................................................................180
9.20 Función SUMAPRODUCTO..............................................................................................................182
9.21 Función SUMA.CUADRADOS...........................................................................................................183
9.22 Función SUMAX2MASY2.................................................................................................................183
9.23 Función SUMAX2MENOSY2............................................................................................................184
9.24 Función SUMAR.SI...........................................................................................................................185
9.25 Función SUMAR.SI.CONJUNTO.......................................................................................................186
9.26 Función AGREGAR...........................................................................................................................187

Capítulo 10: Funciones estadísticas �������������������������������������������������������������������� 203

10.1 Función CONTAR.............................................................................................................................203
10.2 Función CONTARA...........................................................................................................................205
10.3 Función CONTAR.BLANCO..............................................................................................................206
10.4 Función CONTAR.SI.........................................................................................................................207
10.5 Función CONTAR.SI.CONJUNTO......................................................................................................209
10.6 Función FRECUENCIA......................................................................................................................210
10.7 Función MAX...................................................................................................................................213
10.8 Función K.ESIMO.MAYOR................................................................................................................214
10.9 Función MIN....................................................................................................................................215
10.10 Función K.ESIMO.MENOR............................................................................................................. 216
10.11 Función JERARQUIA.EQV............................................................................................................... 217
10.12 Función JERARQUIA.MEDIA..........................................................................................................219
10.13 Función MEDIANA.........................................................................................................................220
10.14 Función MODA..............................................................................................................................221
10.15 Función PROMEDIO.......................................................................................................................222
 10.16 Función PROMEDIO.SI...................................................................................................................223
10.17 Función PROMEDIO.SI.CONJUNTO ����������������������������������������������������������������������������������������������225

Capítulo 11: Funciones lógicas ���������������������������������������������������������������������������� 235

11.1 Función SI........................................................................................................................................236
11.2 Función Y.........................................................................................................................................238
11.3 Función O........................................................................................................................................239
11.4 Función SI.ERROR............................................................................................................................240
11.5 Función SI.ND.................................................................................................................................. 241
11.6 Función FALSO.................................................................................................................................243
11.7 Función VERDADERO.......................................................................................................................244
11.8 Función CAMBIAR (nuevo)..............................................................................................................245
11.9 Función SI.CONJUNTO (nuevo).......................................................................................................246
11.10 Función NO.................................................................................................................................... 247
11.11 Función XO....................................................................................................................................248
11.12 Funciones anidadas.......................................................................................................................249

Capítulo 12: Funciones de fecha �������������������������������������������������������������������������� 263

12.1 Función DIA.....................................................................................................................................263
12.2 Función MES....................................................................................................................................264
12.3 Función AÑO...................................................................................................................................265
12.4 Función HOY().................................................................................................................................266
12.5 Función FRAC.AÑO..........................................................................................................................267
12.6 Función AHORA...............................................................................................................................268
12.7 Función DIAS...................................................................................................................................269
12.8 Función DIAS.LAB.INTL...................................................................................................................270
12.9 Función DIA.LAB.INTL.....................................................................................................................271
12.10 Función DIASEM............................................................................................................................273
12.11 Función DIAS360........................................................................................................................... 274
12.12 Función NUM.DE.SEMANA...........................................................................................................275
12.13 Función FECHA..............................................................................................................................276
12.14 Función FECHA.MES......................................................................................................................277
12.15 Función FIN.MES...........................................................................................................................278
12.16 Función SIFECHA...........................................................................................................................279

Capítulo 13: Funciones de Hora ��������������������������������������������������������������������������� 293

13.1 Función HORA.................................................................................................................................293
13.2 Función MINUTO.............................................................................................................................294
13.3 Función SEGUNDO..........................................................................................................................295
13.4 Función HORANUMERO..................................................................................................................296
13.5 Función NSHORA.............................................................................................................................297

Capítulo 14: Formato condicional avanzado ����������������������������������������������������� 307

14.1 Alcances del formato condicional avanzado ���������������������������������������������������������������������������������307
14.2 Aplicación del formato condicional avanzado �������������������������������������������������������������������������������308
Capítulo 15: Funciones de texto ���������������������������������������������������������������������������� 329
15.1 Función CARACTER........................................................................................................................... 329
15.2 Función CODIGO . ............................................................................................................................ 330
15.3 Función CONCATENAR...................................................................................................................... 330
15.4 Función HALLAR................................................................................................................................ 331
15.5 Función LARGO................................................................................................................................. 332
15.6 Función DERECHA............................................................................................................................. 333
15.7 Función IZQUIERDA........................................................................................................................... 334
15.8 Función EXTRAE................................................................................................................................ 334
15.9 Función SUSTITUIR............................................................................................................................ 335
15.10 Función MAYUSC............................................................................................................................. 336
15.11 Función MINUSC............................................................................................................................. 337
15.12 Función NOMPROPIO...................................................................................................................... 337
15.13 Función TEXTO................................................................................................................................ 338
15.14 Función REPETIR.............................................................................................................................. 339

Capítulo 16: Funciones de búsqueda ����������������������������������������������������������������������345

16.1 Función BUSCAR................................................................................................................................ 345
16.2 Función COLUMNA............................................................................................................................ 346
16.3 Función COLUMNAS.......................................................................................................................... 347
16.4 Función FILA...................................................................................................................................... 348
16.5 Función FILAS.................................................................................................................................... 349
16.6 Función BUSCARV............................................................................................................................. 350
16.7 Función BUSCARH............................................................................................................................. 353
16.8 Función ELEGIR.................................................................................................................................. 355
16.9 Función INDICE.................................................................................................................................. 356
16.10 Función DESREF............................................................................................................................... 357
16.11 Función COINCIDIR.......................................................................................................................... 359
16.12 Función INDIRECTO......................................................................................................................... 360

Capítulo 17: Gráficos ��������������������������������������������������������������������������������������������� 371

17.1 Gráficos: definición y alcances.......................................................................................................... 371
17.2 Pasos para crear gráficos................................................................................................................... 372
17.3 Personalizar el gráfico....................................................................................................................... 374
17.4 Gráfico con ajustes de curvas............................................................................................................ 378
17.5 Gráfico con línea de tendencia.......................................................................................................... 380

Referencias bibliográficas������������������������������������������������������������������������������������� 382

CAPÍTULO 1

Conceptos y alcances

C ontenido
• ¿Qué es una hoja de cálculo? • Conceptos y alcances de Excel
• El creador de la hoja de cálculo • Características del programa Excel
• Acerca del creador de Excel • Excel con Office 365

1.1 ¿Qué es una hoja de cálculo?

Es un software, programa o aplicación, que muestra, administra y procesa información en
formato tabular, es decir, en forma de tabla compuesta por filas y columnas.
Durante el proceso de información, los datos que se utilizan en la hoja de cálculo son:
• Los datos numéricos
• Los datos de tipo texto o literal
• Los datos alfanuméricos
Los objetivos de la hoja de cálculo son:
• La digitación y corrección de información
• La realización de diversas operaciones de cálculo
• La búsqueda de información
• La creación de gráficos
La intercepción entre una fila y una columna se le conoce como celda. Las operaciones más
frecuentes se basan en cálculos entre celdas a través de fórmulas o funciones.

1.2 El creador de la hoja de cálculo

Dan Bricklin
Nació en 1951 en EE.UU. Es el inventor de las hojas de cálculo. Esta idea se
le ocurrió cuando asistió a una clase donde un profesor universitario elaboró
una tabla de cálculos en un tablero. Cuando el profesor encontró un error,
tuvo que borrar y reescribir una gran cantidad de pasos de forma muy tediosa,
lo que impulsó a Bricklin a pensar que podría replicar el proceso en una
computadora.
 Aprendiendo paso a paso Excel 2019
14
Poul Paredes Bruno

Su idea de llevar una tabla de cálculos a la computadora lo materializó

en VisiCalc, la primera hoja de cálculo. Esta aplicación hizo que la PC
(ordenador o computadora personal) se convirtiese en una herramienta
fundamental para los negocios y las empresas. VisiCalc funcionó por
primera vez en una computadora Apple II (véase la imagen izquierda).
A continuación, se muestra el entorno de VisiCalc, la primera hoja de cálculo:

Esta hoja de cálculo fue considerada en ese entonces como un software de cuarta generación
que permitía a quienes realizaban proyecciones financieras la posibilidad de recalcular
automáticamente toda la hoja de trabajo en el momento en que se cambiaba cualquier valor
(cantidad, precio, etc.) Seguidamente, se presentan algunos datos referentes al VisiCalc:

Después aparecieron otros programas de cálculo como SuperCalc (1980), Multiplan de Microsoft
(1982), Lotus 1-2-3 (1983) y el módulo de hoja de cálculo de la suite AppleWorks (1984). Con
Microsoft Excel (introducido para la Mac OS en 1985 y para Windows 2.0 en 1987), nació una
nueva generación de hojas de cálculo.

1.3 Acerca del creador de Excel

Charles Simonyi
Nació en 1948 en Hungría. Es un ingeniero de software que supervisó la creación
de la suite de ofimática Microsoft Office.
Tras completar sus estudios, Simonyi trabajó en Xerox PARC, en Palo Alto,
California. Allí desarrolló el primer procesador de textos denominado Bravo,
que utilizaba la tecnología WYSIWYG, para el ordenador Xerox Alto.
Fue uno de los primeros programadores contratados por Bill Gates, fundador
de Microsoft. Simonyi desarrolló Multiplan, el predecesor de la hoja de cálculo Microsoft Excel.
Posteriormente, se dedicó al desarrollo de la suite ofimática Microsoft Office.