Guia Office 2013

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ESPECIALIZACION EN OFIMATICA OFFICE 2013
GUIA OFFICE 2013

UNIDAD 1. CONOCIENDO OFFICE 2013 (I)
1.1. INTRODUCCIN
En nuestros das, todo el mundo utiliza la tecnologa para laborar de manera eficiente. Existen
diversas herramientas para trabajar con productividad, como programas que permiten crear
programas, otros que permiten crear diseos espectaculares y retocar imgenes, pero en la
oficina, la mejor solucin, es Office 2013.
Aunque Office 2013 tiene cuatro programas importantes como Word, Excel, PowerPoint y
Outlook, en realidad, hay mucho ms por explorar, ya que Office 2013 es toda una suite de
colaboracin y que al juntarlos, puede mejorar ms su productividad.
Office 2013 presenta una gran variedad de programas para todo tipo de necesidades en la
oficina, en el hogar e incluso en la empresa. Con una completa participacin en la nube, Office
2013 se ha convertido en la suite ms esperada por todos. En mi opinin, el paso a la nube indica
que esta nueva versin de Office 2013 permitir trabajar con nuestros documentos desde donde
queramos.
Ahora Office 2013 presenta una interfaz basado en METRO (Interfaz para Windows 8) para todas
sus aplicaciones, pero adems, su apariencia es an ms atractiva, pues ahora los botones y
comandos se han hecho un poco ms grandes para permitir el trabajo con pantallas tctiles, y
muestra automticamente ms espacio a la vista para elaborar documentos sin ningn
problema.
1.2. COMENZANDO CON OFFICE 2013
Office 2013 presenta una nueva forma de trabajo en la nube el cual ayuda a mantenernos
conectados con todos nuestros documentos a travs de los distintos dispositivos mviles en el
mercado.
ESCUELA NACIONAL DE ESTADISTICA E INFORMATICA CUSCO

Cuando instala Office 2013 y accedes a cualquiera de las aplicaciones, aparecer una ventana
que nos da la bienvenida a Office 2013, pulse clic en el botn Siguiente y luego aparecer un
vdeo donde nos hace una demostracin de cmo trabaja el nuevo Office 2013. Puede terminar
de ver el vdeo o simplemente hacer clic en la X para cerrar.
1.3. INICIANDO SESIN EN OFFICE 2013 DESDE LA BIENVENIDA

Una vez haya terminado de ver el vdeo de demostracin del nuevo Office 2013 en la pantalla
de Bienvenida, aparecer informacin para iniciar sesin con su cuenta Microsoft.
Por qu debera iniciar sesin de Office 2013? Aunque simplemente puede cerrar la ventana
de dilogo y usar Office sin ningn problema, el inicio de sesin ayuda a obtener una
comunicacin entre todos sus servicios Microsoft.

Puedes usar una cuenta de Windows Live ID y obtener acceso a directorios creado en SkyDrive
con Office Web Apps. Tambin, si tienes una cuenta de usuario en el nuevo servicio de Microsoft
llamado Office 365, conectarte, permite que puedas acceder a estos servicios y compartir
documentos e informacin con los compaeros de trabajo. Para comenzar a conectarte, haga
clic en Iniciar sesin.
En la ventana de dilogo Iniciar sesin en Office, aparecer dos opciones de conexin. Puede
usar la opcin Personal si tiene cuentas Microsoft como Hotmail, Messenger o MSN. Tambin
puede usar la opcin Organizacin o escuela para conectarse a Servicios Online de Microsoft,
como por ejemplo Office 365 que incluye servicios como SharePoint Online,
Outlook online y Lync.
Haciendo clic en cualquiera de las dos opciones de conexin, aparecer una ventana como lo
muestra la siguiente imagen. Desde este formulario podr escribir su cuenta Microsoft o una
cuenta basado en los servicios online Microsoft. En mi caso, estoy manejando una cuenta de
Office 365 el cual est en el campo Id. De usario. Adems debo agregar mi contrasea y activar
la casilla Mantener la sesin iniciada por si no desea volver a iniciar sesin cada vez que quiera
conectarse a un servicio.

Use el botn Regresar ubicado en la parte superior de la ventana para volver a elegir las opciones
de conexin. Haga clic en Iniciar sesin para que Office 2013 comience a conectarse
con Microsoft Online Services.
Una vez iniciado sesin aparecer un mensaje de bienvenida a los productos Office. Lo primero
que puede hacer a travs de esta ventana es elegir el aspecto que tendrn sus ventanas de
Office, y es que encontrar una lista desplegable debajo de Qu aspecto quiere que tena
Office? Y podr elegir uno de los 6 fondos que estn en lista. Este fondo es un diseo que
aparece en la parte superior derecha de la ventana de cualquier programa de Office.
Haga clic en Siguiente y podr ver una pequea descripcin de cmo trabaja SkyDrive con sus
documentos. Luego de hacer clic en el botn Siguiente una vez ms, aparecer la opcin de
poder conocer las novedades de Office 2013. Haga clic en el botn Echar un vistazo para
comenzar a ver las novedades, o simplemente haga clic en No, gracias y comience a usar Office.
1.4. INICIAR UNA APLICACIN DE OFFICE 2013

Como toda aplicacin esta se encuentra instalada en la unidad (C:), a menos que cambie la
unidad. Al instalarse, podr encontrar un acceso directo al programa desde el men Inicio o
desde los mosaicos en Windows 8.
Para ingresar a algn programa de Office 2013 siga estos pasos:

En Windows 7:
1 Haga clic en el botn Iniciar.
2 Seale Todos los programas.
3 Haga clic en Microsoft Office.
4 Clic en algn programa de Office 2013
En Windows 8:
1 Desplcese por los mosaicos en la ventana de Inicio.
2 Haga clic en el mosaico del programa con el cual desea trabajar.
Cuando hace clic en algn programa de Office 2013, automticamente aparece una pantalla de
presentacin. En la parte superior de la pantalla, podr ver los botones Minimizar y Cerrar.
Cuando se inicia el programa, por lo general ahora todas las aplicaciones de Office 2013
presentan la vista Backstage dnde podr comenzar un documento nuevo.
1.5. LA INTERFAZ DE OFFICE 2013

Todos los programas de Office 2013 presentan casi la misma estructura y el diseo de sus
ventanas. Todos los programas de Office 2013 tiene la famosa Cinta de opciones, que desde
Office 2010 se haba decidido implementar. En la versin de Office 2007 solo lo utilizaba Word,
Excel, Access, PowerPoint y parte de Outlook.
La siguiente imagen muestra la ventana de Publisher 2013. Como puede observar, tambin
posee la cinta de opciones y todas las caractersticas de la nueva interfaz de office 2013.

1.6. LA BARRA DE TTULO
Cuando necesite ver el nombre de su archivo o el nombre de su cuenta (en caso de Outlook),
dirija su vista a la barra de ttulo ubicado en la parte superior de la ventana. En esta barra no
solo encontrar el nombre del archivo, tambin podr ver el nombre del programa utilizado. La
siguiente imagen muestra el nombre del documento en Word 2013 as como el nombre del
Programa.
1.7. LA BARRA DE HERRAMIENTAS DE ACCESO RPIDO

En Office 2013 an existe una barra de herramientas que contiene algunos comandos comunes
para trabajar con los archivos llamada Acceso rpido. Esta Barra de herramientas de acceso
rpido se encuentra a la izquierda de la barra de ttulo y en programas como Word, Excel entre
otros, presenta tres botones clsicos (Guardar, Deshacer y Rehacer/Repetir).|
A la derecha de la barra de herramientas de acceso rpido se encuentra una flecha de

nombre Personalizar barra de herramientas de acceso rpido. Al hacer clic en esta flecha se

muestran varios comandos que puede agregar a la barra. Todos los comandos de esta lista que
tengan un visto bueno (Checking) nos indica que estn activos y por lo tanto se muestran en la
barra. Haga clic en el nombre de un comando para activar o desactivarlo.
Adems de la lista de comandos que aparece en la flecha Personalizar barra de herramientas de
acceso rpido, tambin encontrar tres opciones importantes.
Modo tctil: Permite activar el comando Modo tctil en la barra de herramientas de

acceso rpido. Cuando hace clic sobre el comando Modo tctil, la Cinta de opciones de
la aplicacin sufre ciertos cambios de visualizacin. La siguiente imagen muestra una
cinta de opciones con comandos ms grandes y una separacin adecuada para el
manejo de pantallas touch.
Ms comandos: Desde esta opcin podr activar el cuadro de dilogo Opciones de

Word con la opcin Barra de herramientas de acceso rpido activa. Con esta opcin
podr personalizar los comandos que se encuentran en la barra.
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Mostrar debajo de la cinta de opciones: Permite mover la barra de herramientas de

acceso rpido y posicionarlo por debajo de la Cinta de opciones. Cuando la barra est
por debajo de la cinta, entonces ahora aparecer la opcin Mostrar por encima de la
cinta de opciones.
1.8. LA CINTA DE OPCIONES

Aunque fue una novedad en Office 2007, en esta versin, todos los programas han adoptado la
Cinta de opciones al igual que en Office 2010. Con la cinta de opciones, podemos trabajar
intuitivamente con las aplicaciones, ya que estn muy bien organizadas por nombres en sus
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respectivas fichas, adems, cada ficha posee su propio grupo y cada grupo sus propios
comandos.
Cuando se selecciona algn objeto, como por ejemplo una Tabla, imagen o grficos,
automticamente aparecen nuevas fichas contextuales con comandos especiales para trabajar
con el objeto seleccionado, una vez que haya terminado de trabajar con el objeto y deje de
seleccionarlo, las fichas contextuales desaparecern.
1.9. EL BACKSTAGE
El nuevo Backstage es una interfaz para trabajar con los archivos de sus programas. Se puede
ingresar al Backstage desde la ficha Archivo que en realidad, reemplaza al botn de Office en la
versin 2007. Cuando hace clic en la ficha Archivo, podr ingresar al nuevo Backstage y
encontrar una serie de opciones interesantes, entre ellas, las opciones de Imprimir y la vista
preliminar.
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1.10. LA MINIBARRA DE HERRAMIENTAS

La MiniBarra de herramientas est presente en todas las aplicaciones de Office 2013,
generalmente cuando se escribe texto. Al seleccionar un texto o hacer clic derecho en esa
seleccin, aparece una pequea barra de herramientas (por ello el nombre Mini Barra) con una
serie de comandos de fcil uso.
La siguiente imagen muestra la MiniBarra de herramientas en accin. Simplemente se selecciona
el texto y mueva lentamente el puntero hacia arriba de la seleccin, ver como poco a poco se
va mostrando los comandos.
1.11. VISTA PRELIMINAR EN VIVO (LIVE PREVIEW)

En esta nueva versin de Office se mantiene el modo Live preview o vista preliminar en vivo. Por
ejemplo, cuando se selecciona un texto y hace clic en la flecha del comandoTamao de
fuente por ejemplo, al sealar cada opcin de la lista desplegable podr ver una vista previa en
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vivo, de esta manera puede saber si lo que va a aplicar es lo adecuado para su trabajo, y si est
de acuerdo, simplemente hace clic en el tem para aplicarlo.
1.12. LA BARRA DE ESTADO

En Office 2013 encontrar la barra de estado del programa en la parte inferior de la ventana de
la aplicacin. Por lo general la barra de estado presenta diversos detalles del contenido de su
documento. Por ejemplo, cuando trabaja en Word 2013 la barra de estado presentar
informacin sobre el nmero de pginas que contiene el documento o el idioma del mismo. Si
usa Excel 2013 encontrar informacin sobre la celda si est en un estado de introduccin de
textos o inclusive los resultados rpidos de algunas funciones.
Al extremo derecho encontrar la Barra de herramientas Vista. Desde esta seccin podr ver las
diversas vistas que posee una aplicacin como la Vista Diseo de Impresin o Lectura en Word
2013, o vistas de Presentacin en PowerPoint.
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Tambin encontrar una barra deslizante para hacer Zoom. Haga clic en la barra delgada y
mueva de izquierda a derecha para ver la accin de Zoom, tambin puede usar el signo menos
y el signo ms para tal fin.
1.13. LOS CUADROS DE DILOGO Y PANELES
Desde hace mucho tiempo que los paneles y los cuadros de dilogo an siguen existiendo a
pesar de todos los cambios que ha habido en Office desde sus primeras versiones. Tanto los
paneles como los cuadros de dilogo presentan comandos u opciones adicionales para trabajar
con sus textos o cualquier objeto.
En la cinta de opciones, ms especficamente a la derecha de los nombres de grupos, encontrar
un pequeo botn llamado Iniciador de cuadros de dilogo. Este iniciador dar pie a que
aparezcan en pantalla un cuadro de dilogo o un panel si es el caso. Por ejemplo, en el grupo
Portapapeles encontrar un Panel y en el grupo Fuente se activar un cuadro de dilogo.
1.14. LAS RESOLUCIONES

Office 2013 ha sido creado para completar su experiencia con los dispositivos tctiles. Por lo
tanto al activar el modo tctil los comandos se ajustarn para que les sea ms fcil la navegacin
y uso de sus herramientas preferidas. Pero, tambin debe saber que dependiendo del tamao
de resolucin de su pantalla, la forma en cmo se muestran los comandos en Office 2013 puede
variar.
Resolucin baja:
Si la pantalla est configurada con baja resolucin, por ejemplo, 1024 por 768 pxeles, algunos
grupos de la cinta de opciones slo mostrarn el nombre del grupo, en lugar de los comandos
del grupo. Tiene que hacer clic en la flecha del botn del grupo para ver sus comandos.
La siguiente imagen muestra la ventana de Word 2013 con una resolucin de 1024 x 768. Como
puede observar, el grupo Edicin al final de la cinta, solo muestra una flecha para acceder a sus
comandos.
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Minimizada:
Con cualquier resolucin, si reduce el tamao de la ventana, se llega a un tamao en el que

algunos grupos slo mostrarn el nombre de grupo y tendr que hacer clic en la flecha del botn
del grupo para mostrar los comandos.
Tablet PC:
Si trabaja en un Tablet PC con una pantalla pequea, comprobar que la cinta de opciones se
ajusta y muestra versiones ms reducidas de las fichas y los grupos. Si tiene un monitor mayor,
la cinta se ajusta y muestra versiones ms grandes.
1.15. GUARDAR ARCHIVOS
Casi todas las aplicaciones de Office 2013 tienen el mismo mtodo para guardar un archivo.
Puede comenzar un documento en blanco y luego, despus de cinco minutos, guardarlo. Otras
aplicaciones como Access 2010, te obliga a guardar primero la base de datos para que pueda
comenzar a trabajar. Para acceder a las opciones de guardar, debe ingresar a la vista Backstage
desde la ficha Archivo. En esta vista, puede encontrar dos comandos comunes, como por
ejemplo Guardar y Guardar como.
1.16. GUARDAR UN ARCHIVO POR PRIMERA VEZ
Cada vez que tengas la sensacin de que has hecho algo muy importante en tu documento,
publicacin, libro, etc, y no quieres perderlo porque no te gustara empezar de nuevo, es ah
donde debes guardar tus archivos. Si usamos una PC de escritorio, posiblemente el fluido
elctrico falle y el equipo se puede apagar, entonces podemos perder la informacin escrita. Si
utilizamos un Porttil, las posibilidades de perder un documento no guardado se reducen, pero
sabemos que aun corremos el riesgo de los virus o que el sistema falle, as que no dude en
guardar cada cierto momento sus archivos.
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Cuando va a guardar un archivo por primera vez, deber agregarle un nombre que identifique
al contenido escrito y una direccin de directorio donde ser almacenada. Esto es posible
cuando se abre el cuadro de dilogo Guardar como.
Para guardar un archivo por primera vez siga estos pasos:
1 Haga clic en la ficha Archivo.
2 Haga clic en Guardar.
3 Seleccione una opcin de ubicacin, SkyDrive, dentro del equipo o Agregar un sitio de
SharePoint. En este caso elegir Equipo.
4 Haga clic en Documentos, Escritorio o clic en el botn Examinar si necesita guardarlo en otra
ubicacin local.
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5 En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para su trabajo.
6 En el cuadro Tipo, verifique que est activo el tipo de formato con el que guardar su archivo
(por ejemplo en Word puede guardarlo como Documento, Documento de versiones anteriores
o plantillas).
Tambin puede utilizar el comando Guardar de la Barra de herramientas de acceso rpido o Ctrl
+ G, pero tenga en cuenta que si utiliza nuevamente estos comandos despus de guardar, no
podr elegir un directorio, ni un nombre, ni nada ms.
Cuando trabajamos con Access 2010 deber crear primero la base de datos. Las bases de datos
de Access 2010 se guardan por defecto en la carpeta Mis documentos o la biblioteca
Documentos.
Para crear una base de datos en blanco y que esta se guarde automticamente en la biblioteca
Documentos, siga estos pasos.
1 En el Backstage, haga clic en Base de datos del escritorio en blanco.
2 En la ventana flotante, en el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para su base de

datos.
4 Haga clic en Crear.
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Lo mismo, al guardar un archivo de OneNote 2013, deber elegir el tipo de objeto a guardar.
Todas estas acciones en OneNote lo debern hacer desde la seccin Exportar.
1.17. GUARDAR UN ARCHIVO NUEVAMENTE

Despus de haber puesto un nombre para tu archivo, elegir el directorio donde se encuentra el
mismo, y haber elegido el tipo de archivo, la segunda vez que guardes este archivo ser ms
fcil, pues el cuadro de dialogo Guardar como ya no se presentar. Puedes utilizar varias
opciones, por ejemplo el botn Guardar de la Barra de herramientas de acceso rpido, o Guardar
del men de Office o simplemente pulsando Ctrl + G.
A esta operacin, muchos usuarios lo llaman Actualizar, ya que ests guardando los cambios en
el archivo.
Cuando se trabaja con base de datos de Access, esta se guarda automticamente una vez
cerrado el archivo.
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1.18. GUARDAR EN OTRO DIRECTORIO
Es recomendable que tenga varias copias del mismo archivo, as se sentir seguro, y si pasa algo
con su archivo, tendr el otro para restaurarlo, esto es muy parecido a Backup (copia de
seguridad) y digo parecido, porque programas como Access, o Excel pueden crear un Backup
con otra extensin. Al guardar en otro directorio, volver a utilizar el cuadro de dialogo Guardar
como.
1 Pulsa clic en la ficha Archivo.
2 Clic en Guardar como.
3 Seleccione una ubicacin local o en la nube, en mi caso seleccionar Equipo.
4 Seleccione Documentos, Escritorio o use Examinar para elegir un directorio de su
preferencia.
5 Verifique que en el cuadro Nombre de archivo y Guardar como tipo, sigan con las mismas
opciones que anteriormente elegiste.
6 Pulsa clic en Guardar.
1.19. GUARDAR CON FORMATO DE VERSIONES ANTERIORES
El problema de actualizarse rpidamente a Office 2013 es que no mucha gente se actualiza a la
par contigo. Muchos usuarios prefieren seguir con versiones anteriores, incluso muy pero muy
anteriores. Por ejemplo, la gran mayora de negocios pequeos, an utilizan Office 2003 y
lamentablemente, Office 2003 no posee compatibilidad con los archivos de Office 2007 y Office
2010.
Para guardar en una versin anterior siga estos pasos:
1 En la vista Backstage, haga clic en Exportar.
2 Haga clic en Cambiar el tipo de archivo.
3 En Cambiar el tipo de archivo, en la seccin Tipo de archivo de documento, haga clic
en Documento de Word 97-2003.
4 Haga clic en Guardar como.
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5 En el cuadro de dilogo Guardar como, seleccione un directorio o escriba un nombre para el

archivo y clic en Guardar.
1.20. EL NUEVO TRABAJO CON LOS ARCHIVOS PDF
Para conservar el formato de sus archivos cuando los comparte con otros usuarios o imprime
mediante mtodos comerciales, puede usar los programas de Microsoft Office para guardar los
archivos como PDF sin necesidad de otro software ni de complementos. Use el formato PDF si
desea que un archivo:
Tenga la misma apariencia en la mayora de los equipos.
Tenga un tamao de archivo pequeo.
Cumpla con un formato de la industria.
Por ejemplo, currculos, documentos legales, boletines, archivos para lectura e impresin
nicamente, y archivos para impresin profesional.
1.21. Guardar un documento en PDF
Ahora aprender a como guardar sus documentos en un formato PDF.
2 Clic en Exportar.
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3 Seleccione la opcin Crear documento PF/XPS.

4 haga clic en el botn Crear documento PF/XPS.
5 Agregue un nombre para su archivo y haga clic en Guardar.
1.22. EDITAR UN ARCHIVO EN PDF
Puesto que uno de los propsitos del formato PDF es impedir que se modifique el formato
original de los archivos, no es posible convertir o guardar fcilmente un archivo PDF en otro
formato de archivo si no tiene el archivo de origen.
Para cambiar el archivo PDF, realice uno de estos procedimientos:
Abra el archivo de Office original en el programa de Office, incorpore los cambios y, a

continuacin guarde el archivo en formato PDF otra vez.
Use una aplicacin de otro fabricante, como Adobe Acrobat para PDF, o use algn otro
programa que puede descargar en lnea.
La siguiente imagen muestra un archivo PDF que est siendo editado desde Word 2013.
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1.23. OFFICE WEB APPS
Una de las novedades que posee Office 2013, es que puede almacenar sus documentos en
SkyDrive. SkyDrive es un espacio de almacenamiento virtual, que pertenece al servicio de
Windows Live. Una de las ventajas de almacenar un documento en SkyDrive, es que puede
utilizar Office Web Apps, que son aplicaciones en lnea y solo trabaja con Word, Excel,
PowerPoint y OneNote. Las aplicaciones en lnea indican que usted tendr, por ejemplo, a Word
desde Internet y podr editar su documento; de esta manera, no es necesario que la aplicacin
est instalado en un equipo.
Para guardar en SkyDrive necesita de una cuenta de Windows Live ID; es decir, si tiene una
cuenta Microsoft, ya puede utilizar este servicio y Office Web Apps.
Siga estos pasos para guardar un archivo en Office Web Apps.
1 En la vista Backstage, haga clic en Guardar como.
2 Haga clic en SkyDrive de Handz Valentin (Tu cuenta de usuario)
3 Haga clic en alguna carpeta de SkyDrive.
4 En el cuadro de dilogo Guardar como puede elegir algn otro directorio creado en
SkyDrive, escriba un nombre para su archivo y haga clic en Guardar.
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1.24. REVISAR UN ARCHIVO DESDE OFFICE WEB APPS
Una vez guardado un archivo (Word, Excel, PowerPoint o OneNote) en Skydrive, usted puede
verlo e incluso editarlo sin necesidad de tener Office 2013. Office Web Apps permite editar
documentos sin necesidad de los programas de Word, Excel, PowerPoint u OneNote y todo
desde la nube. Para editar un archivo deber ingresar a Skydrive de su cuenta de correo
Windows Live y luego realizar lo siguiente:
1 Ingrese a SkyDrive desde www.skydrive.com.
2 En la ventana de Skydrive, haga clic en la carpeta donde contenga el archivo guardado.
3 Haga clic en el archivo que desea editar y espere a que cargue su documento en lnea.
4 Para editar el documento directamente en el explorador, haga clic en Editar en el explorador.
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Ahora puede editar y trabajar normalmente con sus archivos de Office 2013. Lgicamente, no
todas las funciones de los programas de Excel, Word, PowerPoint u OneNote se podrn
encontrar en Office Web App.
1.25. ABRIR ARCHIVOS

Puede volver a abrir un archivo guardado para continuar con su trabajo o realizar algunos
cambios en el mismo. El cuadro de dilogo Abrir es la ventana en donde podr navegar por las
diversas carpetas y encontrar el archivo requerido.
2 Haga clic en Abrir.
3 Seleccione algn directorio en especial. En este caso, seleccione Equipo.
4 Haga clic algn directorio o haga clic en Examinar.
5 En el cuadro de dilogo Abrir, seleccione su archivo y clic en el botn Abrir.
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Cuando trabaja con Access 2013, por ejemplo, para poder abrir una base de datos existente,
puede utilizar diversos mtodos, unos ms efectivos y rpidos que otros.
1.26. LAS UBICACIONES DE ALMACENAMIENTO
Ya aprendi a usar el comando Guardar, Guardar como y Abrir, y habr notado que no es nada
del otro mundo. Todas estas opciones mencionadas tienen algo en comn conocido
como Ubicaciones.
Esta seccin llamado Ubicaciones permite que el usuario pueda elegir el mejor lugar donde
guardar su archivo o seleccionar un directorio desde donde podr abrirlo. Los comandos que
encontrar en la seccin Ubicaciones son Sitio de SharePoint, SkyDrive, Equipo, Agregar un
sitio y Documentos recientes, este ltimo solo aparece cuando se hace clic en el comando Abrir
del BackStage.
Existen opciones que trabajan de manera similar el cual explicar a continuacin:
Documentos recientes:
Desde esta opcin encontrar toda una lista de documentos recientemente abiertos. Esta lista
aparece justo al lado derecho donde se muestra el nombre de archivo y su ubicacin. Adems,
al extremo derecho del nombre de archivo de la lista reciente, aparece una chincheta para poder
anclar o desanclar un documento.
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Sitio de SharePoint:
En la imagen anterior se muestra Handsofthelp que es el nombre de la empresa que tiene el

servicio de SharePoint Online. Desde esta opcin podr almacenar o abrir sus archivos
directamente desde un sitio configurado de SharePoint.
SkyDrive:
Este servicio apareci desde versiones anteriores de Office. Con esta opcin puede conectarse
a SkyDrive de su servicio de Office 65 o desde una cuenta Microsoft gratuita como Hotmail.
SkyDrive es un servicio de almacenamiento gratuito en la nube.
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Equipo:
Es la opcin ms conocida en todos los aos de Office. Desde aqu podr elegir un directorio
local en su equipo. Por defecto aparecen los directorios Escritorio y Documentos en la lista de
Carpetas recientes. Use Examinar para seleccionar otro directorio.
Agregar un sitio
Es posible que tengas ms cuentas Microsoft gratuitas o que puedas estar trabajando con
empresas que manejan Office 365. Use Agregar un sitio para aadir sitios adicionales de servicios
en la nube, de esta manera, puede compartir con todos sus colegas o amigos de diversas
empresas en la cual usted trabaja.
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1.27. CERRAR UN ARCHIVO

Puede estar trabajando con varios archivos a la vez en un mismo programa; pero si ya termin
con una, lo mejor es cerrarla. No confunda Cerrar un archivo con salir de una aplicacin. El
comando Cerrar se aplica a al archivo, esto indica que la aplicacin seguir abierta.
Para cerrar una presentacin siga estos pasos:
2 En la BackStage, haga clic en Cerrar.
3 Si no ha guardado su archivo, aparecer un mensaje indicndole que guarde su archivo, elije
S para guardarlo o No para que el archivo se cierre.
1.28. CREAR UN NUEVO ARCHIVO

Puede crear archivos nuevos desde la vista BackStage, generalmente la gran mayora de
programas de Office utiliza la misma forma de crear nuevos archivos. Cuando abre una
aplicacin en Office 2013 aparecer una lista de plantillas que podr elegir para comenzar un
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documento. Si ya empez antes con un documento, entonces siga estos pasos para crear uno
nuevo:
1 En la vista Backstage haga clic en Nuevo.
2 En Plantillas y temas disponibles, haga clic en un documento en blanco o una plantilla
predefinida.
3 Si ha elegido una plantilla predefinida, entonces luego tendr que hacer clic en Crear.
1.29. CONVERTIR UN ARCHIVO DE VERSIONES ANTERIORES AL NUEVO FORMATO

Es posible que le hayan enviado un documento de Word, una presentacin de PowerPoint, o un
libro de Excel de alguna versin anterior para que usted la revise. Puedes abrir el archivo con
total normalidad, ya que Word 2013, por ejemplo, puede abrir archivos DOC y DOCX de
versiones anteriores.
Entonces, porque debera convertir un documento a la versin ms actual de los programas de
Office 2013; en realidad, la respuesta es sencilla, simplemente para utilizar las nuevas
caractersticas de Office 2013 que han sido deshabilitadas por guardar su archivo en una versin
anterior.
A continuacin les mostrar como convertir un documento de Word 97-2003 o Word 2007-2010
a la versin ms actual; Word 2013.
1 Abrir el documento de Word de alguna versin anterior.
3 Verifique que est activo la opcin Informacin.
4 Haga clic en Convertir.
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5 En el cuadro de dilogo que aparece, haga clic en Aceptar.
UNIDAD 2. TRABAJANDO CON LOS TEXTOS (I)

Todas las aplicaciones de Office 2013 manejan el texto casi de la misma manera, todas las
aplicaciones permiten insertar texto sin ninguna dificultad e incluso se les puede aplicar formato.
Este captulo pretende mostrarles diversas tcnicas sencillas para trabajar con los textos.
2.1. SELECCIONAR TEXTO
Antes de querer realizar cualquier accin con los textos, como moverlos, aplicarles negrita o
cambiarles de fuente, primero debe saber cmo seleccionarlo, existen diversas maneras y
formas de seleccionar ya sea una palabra, un prrafo o quiz todo el texto.
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Para seleccionar
Haga esto
Una palabra
Haga doble clic en la palabra.
Unas pocas palabras
Arrastre sobre las palabras.
Un prrafo
Haga tres veces clic dentro del prrafo (en

Word, PowerPoint y Mensajes de Outlook)
Un bloque de texto
Haga clic al inicio del texto que quiera

seleccionar, mantenga pulsada la tecla Mayus,
y haga clic al final del texto.
Todo el texto
Pulse Ctrl + E
Word 2013 ofrece un comando especial para seleccionar texto en todo un documento. Para ello
siga estos pasos:
1 Haga clic en la ficha Inicio.
2 Haga clic en el botn Seleccionar del grupo Edicin.
3 Haga clic en Seleccionar todo el texto con formato similar (sin datos)
Nota: SI tiene una resolucin de pantalla aproximadamente de 1024 X 768 hacia abajo, es
posible que deba hacer clic al botn Edicin.
Este comando le ahorrar tiempo cuando necesite seleccionar texto masivo en base a un texto
seleccionado y luego quiz, hacer cambios en el mismo. Por ejemplo, si quiere cambiar todo el
texto que est en Versales a Cursiva, seleccione algn texto en Versales y luego siga los pasos
anteriores, cambie a Cursiva y listo.
2.2. MOVER Y COPIAR TEXTO
Office 2013 ofrece un nmero de diversas maneras para mover y copiar texto de un lugar a otro.
Seleccione el texto que desee mover o copiar y a continuacin utilice algunas de estas tcnicas
para mover o copiar.
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Arrastrar y colocar:
Seleccione un texto y luego haga clic y arrastre el texto a una nueva ubicacin. Si quiere copiar
el texto en lugar de solo moverlo, simplemente mantenga pulsada la tecla Ctrl mientras lo
arrastra.
Arrastrar significa que mantenga pulsado el botn del ratn mientras mueve el puntero en la
pantalla.
Arrastrar y colocar con el botn derecho n:
Seleccione el texto y luego arrastre con el botn derecho del mouse (no con el izquierdo) a una
nueva ubicacin. Despus de soltar el botn derecho del ratn, un men contextual aparece con
las opciones Mover aqu o Copiar aqu. Seleccione alguna opcin para mover o copiar el texto.
Nota: Dentro del men contextual tambin podr crear un vnculo del texto o un hipervnculo
al mismo.
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Usar el men contextual para Copiar y Cortar:

Seleccione un texto y pulse clic derecho sobre el mismo, aparece el men contextual y entre
ellas las opciones de Copiar, Cortar. Haga clic en Copiar para guardar un duplicado y clic en Cortar
para mover el texto.
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Dentro el men contextual encontrar tres opciones de pegado, los cuales son:
Icono
Nombre
Descripcin
Mantener formato de origen
Si ha copiado un texto con

formato, al pegar, este
mantendr todo el formato de
original.
Combinar formato
Combina parte del formato

original y el formato que se
aplic en el lugar donde pegar
el texto.
Mantener solo texto
Simplemente mantiene el texto

sin formato original, pero si el
lugar donde pegar el texto
posee formato, el texto pegado
lo hereda.
Usando el Portapapeles:
Mueva o copie el texto al portapapeles haciendo clic en el botn Copiar o Cortar del grupo
Portapapeles en la ficha Inicio.
Tambien puede pulsar Ctrl + X para cortar o Ctrl + C para copiar. Cuando hace estas acciones, el
texto es movido o copiado en un contenedor electrnico llamado el Portapapeles. Para pegar el
texto, simplemente haga clic en el comando Pegar o pulse Ctrl + V.
Nota: Las opciones Copiar, Cortar o Pegar en el men contextual, son parte de los comandos del
Portapapeles.
2.3. USANDO EL PANEL DE TAREAS PORTAPAPELES
El Portapapeles es un contenedor especial que almacena los elementos copiados o cortados de
algn documento (no solo texto, tambin grficos y objetos). El Panel Portapapeles muestra los
ltimos 24 elementos copiados o cortados y fcilmente puede acceder a cada uno de ellos y
utilizarlos haciendo clic sobre el mismo.
Cada vez que copia o corta un elemento, este aparece primero en la lista y va bajando en base
a los nuevos elementos que hayan sido copiados o cortados.
Para abrir el Panel de tareas Portapapeles, siga estos pasos:
2 En el grupo Portapapeles, haga clic en el Iniciador de cuadros de dilogo.
34
35
El Panel Portapapeles se muestra a la izquierda de la ventana. Lo excelente de trabajar con el

panel Portapapeles de Office, es que los elementos pueden utilizarse con los dems programas.
La siguiente imagen muestra dos ventanas de Office (Word y PowerPoint) ambos con el panel
Portapapeles activo.
Al sealar algn elemento dentro del panel Portapapeles, este muestra una flecha desplegable
con dos opciones, Pegar y Eliminar. Tambin existen dos botones en la parte superior, justo
debajo de la barra de ttulo del panel portapapeles, llamados Pegar todo y Borrar todo, que de
seguro ya sabr cmo funcionan.
En la parte inferior, aparece el botn desplegable Opciones, dentro del desplegable encontrar
las siguientes opciones:
35
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Mostrar automticamente el Portapapeles de Office

Elige esta opcin si quiere que el panel de tareas Portapapeles se abra automticamente cuando
corte o copie dos elementos consecutivamente o que copie el mismo elemento dos veces.
Mostrar Portapapeles de Office al presionar Ctrl + C dos veces.
Elige esta opcin si quiere abrir el panel Portapapeles pulsando Ctrl + C y Ctrl + C nuevamente.
Recopilar sin mostrar el portapapeles de Office
Elige esta opcin para ser notificado por un icono en el rea de notificacin y/o una nota
emergente, cuando un elemento ha sido cortado o copiado al Portapapeles Para ser notificado,
debe haber elegido al menos la opcin Mostrar estado cerca de la barra de tareas al copiar.
Mostrar el icono del Portapapeles de Office en la barra de tareas
Elija esta opcin para ser notificado cuando un elemento ha sido cortado o copiado al panel
Portapapeles por un icono en el rea de notificacin. (El icono aparece despus de que usted
corte o copie el primer elemento al Portapapeles). Puede hacer doble clic en el icono para abrir
el panel de tareas portapapeles. Cada vez que copia o corta un elemento, aparece un pequeo
mensaje emergente indicando el elemento recopilado.
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Mostrar estado cerca de la barra de tareas al copiar

Elija esta opcin cuando necesite ser notificado por un mensaje emergente indicando el nmero
de elementos copiados o cortados en el Portapapeles.
2.4. ELIMINAR TEXTO
Para eliminar una gran cantidad de texto de una sola vez, seleccione el texto que desee eliminar
y pulse la tecla Suprimir (Supr o Del en ingls). A propsito, puede matar dos pjaros de un solo
tiro seleccionando el texto y escribiendo a la misma vez. El texto que usted escriba toma el lugar
y a la vez elimina el texto seleccionado.
2.5. CAMBIAR EL TEXTO
Todos los programas de Office trabajan con texto, algunos ms que otros, como por ejemplo
Word, PowerPoint y Publisher. Que los textos se vean como realmente queremos, est
determinado por el tipo de fuente, su tamao, el color, los efectos de texto, los estilos entre
otros. Incluso, si utiliza Excel, Access o Outlook, el texto tambin importa mucho, ya que
determina si su archivo es fcil de leer y comprender.
Una fuente es una coleccin de letras, nmeros y smbolos en un tipo de letra en particular,
incluyendo las variaciones de Cursiva y Negrita. Las fuente tienen nombres especiales y algunos
de los mismos tienen muchos aos de antigedad (por no decir siglos). La mayora de
ordenadores llegan con estas fuentes: Arial, Tahoma, Times New Roman y Verdana. Por defecto,
Office a menudo aplica las fuentes Calibr y Cambra para los textos.
Los estilos de fuente incluyen Negrita, Cursiva y Subrayado. Por convencin, los encabezados
estn en Negrita. Se utiliza Cursiva para enfatizar y marcar las palabras extranjeras (o extraas)
en el texto. Office proporciona un nmero de efectos de texto. Los efectos de texto, tambin
conocidos como atributos, incluyen Tachados y Superndices.
2.6. SELECCIONAR FUENTES PARA EL TEXTO
En todas las aplicaciones de Office 2013 donde puede dar formato al texto, se encontrar con el
grupo Fuente donde podr elegir un tipo de fuente que desee. Para poder elegir un tipo de
fuente, puedes realizar las siguientes acciones:
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Utilizar la MiniBarra de herramientas
Utilice la minibarra de herramientas al seleccionar un texto y mover el puntero del mouse hacia
arriba. Luego, haga clic en la flecha del comando desplegable Fuente y elige la fuente que
desees.
Si an no decide la fuente que necesita, puede sealar cada opcin de fuente y ver una vista
previa en vivo (live preview), cuando ya se decidi, haga clic en la fuente.
Tambin puede pulsar clic derecho en el texto seleccionado y aplicar una fuente desde la
MiniBarra de herramientas.
Utilizar el comando Fuente del grupo Fuente
En la ficha Inicio, grupo Fuente, se encuentra el comando desplegable Fuente. Al hacer clic en la
flecha de Fuente, podr ver la lista de fuentes y elegir la que desee. Esta forma de elegir fuente
tambin cuenta con la vista previa en vivo.
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Utilizar el cuadro de dilogo Fuente
Puede utilizar tambin el cuadro de dilogo Fuente si lo desea, para activar el cuadro de dilogo
Fuente, siga estos pasos:
2 En el grupo Fuente, haga clic en el Iniciador de cuadros de dilogo.
Dentro del cuadro de dilogo Fuente, en la ficha Fuente, puede elegir el tipo de fuente que
desee. Este cuadro de dilogo presenta un panel Vista previa en la parte inferior. Cuando ya
decidi el tipo de fuente, haga clic en Aceptar.
2.7. CAMBIAR EL TAMAO DE FUENTE DEL TEXTO

El tamao de fuente est medida en puntos; un punto es 1/72 de una pulgada. Tenga en cuenta
que a mayor tamao de fuente, ms importante es ese texto. Para aplicar un tamao de fuente,
elija alguna de estas acciones.
MiniBarra de herramientas
Seleccione el texto y mueva el puntero ligeramente hacia arriba, y cuando aparezca la MiniBarra
de herramientas, haga clic en la flecha del comando desplegable Tamao de fuente. Recuerde
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que puede sealar cada opcin de tamao en la lista desplegable ya que se mostrar una vista
previa en vivo.
Nota: Utilice el men contextual (haciendo clic derecho en el texto seleccionado) para activar la
MiniBarra de herramientas.
Usar el comando Tamao de Fuente en el grupo Fuente
En la ficha Inicio, grupo Fuente, encuentra el comando desplegable Tamao de fuente. Al hacer
clic en la flecha Tamao de fuente, puede elegir cualquiera de las opciones de tamao de fuente
sealando cualquiera de ellas para obtener un Live preview y clic si desea aceptar el tamao de
fuente.
Usar el cuadro de dilogo Fuente
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Tambin puede utilizar el cuadro de dilogo Fuente desde el Iniciador de cuadro de dilogo del
grupo Fuente.
Agrandar fuente y Encoger fuente
Puede utilizar los botones Agrandar fuente y Encoger fuente en el grupo Fuente para cambiar el
tamao de fuente de los textos. Tambin puede utilizar la combinacin de teclas (Ctrl + >) y (Ctrl
+ <) respectivamente.
Nota: Cuando desee aplicar un tamao de fuente que no se encuentra en la lista desplegable
Tamao de fuente, haga clic en el cuadro de Tamao de fuente y escriba un nmero (desde 1 a
1638), tambin puede escribir 14.5 o 12.5, no solo nmeros enteros.
2.8. APLICAR ATRIBUTOS A LOS TEXTOS
Existen cuatro atributos que se aplican a un texto, tambin conocidos como estilos de fuente,
estos son Normal, Cursiva, Negrita y Subrayado.
Normal: Este estilo es utilizado por Office para indicar que una fuente carece de estilo.
Cursiva: Cursiva es usado para enfatizar, cuando introduce un nuevo termino y para
marcar palabras extranjeras (extraas) tales como handsofthelp.
Negrita: El texto en Negrita llama la atencin a s mismo.
Subrayado: El Texto en subrayado tambin llama la atencin a si mismo, pero utilice

subrayado pocas veces.
Para aplicar un atributo, seleccione el texto y siga estas tcnicas:
Ficha Inicio: En el grupo Fuente, haga clic en los botones Negrita, Cursiva o Subrayado.
Teclado: Pulse Ctrl + N para aplicar texto en negrita, Ctrl + K para aplicar texto en cursiva
y Ctrl + S para aplicar un subrayado.
MiniBarra de herramientas: La MiniBarra de herramientas tambin ofrece los

comandos Negrita, Cursiva y Subrayado.
Cuadro de dilogo Fuente: Active el cuadro de dilogo Fuente desde el Iniciador de

cuadro de dilogo en el grupo Fuente. En la ficha Fuente, en el cuadro de lista Estilo de
fuente puede aplicar alguno de estos atributos.
Cuando desee eliminar un estilo de fuente (atributos), vuelve a hacer clic los botones Negrita,
Cursiva o Subrayado por segunda vez, o tambin utilice el botn Borrar formato en el grupo
Fuente.
2.9. UTILIZAR COPIAR FORMATO PARA AHORRAR TIEMPO
Si necesita aplicar una serie de atributos, tamaos de fuente y colores a varios textos, pude
utilizar el comando Copiar formato. Este comando copia todo el formato heredado de un texto
y se lo aplica a otro con solo seleccionarlo. Para hacerlo, siga estos pasos:
1 Seleccione un texto.
3 En el grupo Portapapeles, haga clic en Copiar formato.
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El puntero cambia por un cursor con un pincel (parecido al botn de Paint).
Nota: En los mensajes de Outlook utilice la ficha Formato de texto).
4 Seleccione el texto al que desea aplicar formato.
Automticamente el nuevo texto seleccionado hereda el formato del texto anterior.

Otra forma de activar Copiar formato es pulsando las teclas (Ctrl +Mayus + C), seleccionar un
texto y aplicar (Ctrl + Mayus + V). Tambin puede pulsar dos veces clic en el botn Copiar
formato para aplicar a varios textos a la vez.
Pulse nuevamente en el botn Copiar formato o la tecla Esc para dejar de aplicar este comando.
2.10. APLICANDO EFECTOS DE TEXTO AL TEXTO
Los efectos de texto tienen varios usos, algunos muy tiles, pero algunos no tanto. Tenga
cuidado en no utilizarlo demasiado. Para poder utilizar un efecto de texto, haga clic en la ficha
Inicio y utilice alguna de las siguientes opciones:
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Existen varios tipos de efectos de texto en las aplicaciones de Office 2013. En el grupo Fuente se
encuentra efectos mucho ms llamativos que en el cuadro de dilogo Fuente.
Tachado y Doble tachado
Estos dos efectos de texto se utilizan generalmente para rechazar texto. Por ejemplo, puede
utilizar el efecto de texto Tachado para indicar que ese texto debe eliminarse o utilizar el efecto
de texto Doble tachado para indicar que el texto se debe mover o cambiar.
Subndice
Una letra como subndice se encuentra debajo de un texto comn. Por ejemplo, en una frmula
qumica, puede utilizar el 2 como subndice para indicar que dos tomos de hidrgeno son
necesarios a lo largo de un tomo de oxgeno para formar una molcula de agua. H 2O
Superndice
Una letra o nmero como superndice se encuentra elevado de un texto comn. Por ejemplo,
en una frmula matemtica es muy utilizado, ya sea para rdenes numricos (1 ero, 2do, 3ero) o
quiz para notas al pie.
Versalitas
Una versalita es una pequea letra mayscula. Puede encontrar muchos usos creativos para las
versalitas. Un ttulo en versales se ve elegante. Asegrese de escribir en minsculas para crear
versales. Escriba una letra mayscula y note que estas son ms grandes en comparacin con las
versales. Tenga en cuenta que no todas las fuentes pueden aceptar versales.
Maysculas
Este efecto de texto simplemente convierte todo el texto a maysculas.
Igualar alto de caracteres (Solo para PowerPoint)
Este efecto hace que todos los caracteres tengan el mismo alto. Puede utilizarlo para producir
texto interesante en algn anuncio en sus diapositivas.
2.11. APLICAR SUBRAYADO AL TEXTO
Puede encontrar el botn Subrayado en el grupo Fuente. El botn subrayado contiene una flecha
junto a la misma (Solo en Word), al hacer clic sobre la flecha, aparece una lista desplegable con
una serie de estilos de subrayado.
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Puede elegir el comando Ms subrayados para ingresar al cuadro de dilogo Fuente y elegir otro
estilo de subrayado, desde Solo palabras hasta Ondulado doble. Tambin puede elegir un Color
de subrayado.
Para quitar un subrayado, basta con hacer clic nuevamente en el botn Subrayado. Si se
encuentra en el cuadro de dilogo Fuente, elige el estilo de subrayado Ninguno
2.12. APLICAR UN COLOR DE FUENTE AL TEXTO
Puede aplicar un color de fuente al texto desde el comando Color de fuente en el grupo Fuente.
Al hacer clic directamente en el botn, se aplica el ltimo color elegido. Puede elegir un color
haciendo clic en la flecha junto a la misma y elegir el color deseado.
Tenga en cuenta que esta paleta de colores va a cambiar en base al tema que elija, por defecto,
todas las aplicaciones de Office 2013 utilizan el tema Office, pero si cambia por otro tema, por
ejemplo Opulento, notar que la paleta cambia con otra combinacin de
Para seleccionar un color de fuente puede seguir estas acciones
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Utilizar el comando Color de fuente en el grupo Fuente dentro de la ficha Inicio. Antes
de ello, seleccione el texto.
Utilizar el comando Color de fuente desde la Minibarra de herramientas, antes deber

seleccionar el texto y mover ligeramente el puntero hacia arriba o tambin pulsando clic
derecho.
Utilice el cuadro de dilogo Fuente activndolo desde el Iniciador de cuadros de dilogo

Fuente.
2.13. FORMAS DE MANIPULAR MAYSCULAS Y MINSCULAS

Siempre me han preguntado cmo cambiar rpidamente un texto escrito en minscula a
mayscula o viceversa. Word 2013, as como PowerPoint 2013 poseen el comando Cambiar
maysculas y minsculas, Publisher 2013 tambin posee un comando con el mismo nombre
pero con opciones reducidas.
En el comando Cambiar maysculas y minsculas encontrar cinco tipos diversos para trabajar
con los textos u oraciones.
Tipo
Descripcin
Ejemplo
Tipo oracin
La primera letra en la primera Fiestas patrias es en enero.

palabra est en mayscula,
todas las dems palabras estn
en minsculas
Minscula
Todas las letras estn en fiestas patrias es en enero.

minsculas.
Mayscula
Todas las letras estn en FIESTAS PATRIAS ES EN ENERO.

maysculas.
Poner en maysculas cada La primera letra de cada Fiestas Patrias Es En Enero.

palabra
palabra se encuentra en
mayscula.
Alternar MAY/min
Cambia a mayscula si un texto Fiestas Patrias es en enero.

est en minscula y viceversa.
fIESTAS pATRIAS ES EN ENERO
Tambin puede cambiar tipos pulsando Mayus + F3. Con ello puede cambiar de minscula a tipo
oracin y luego a mayscula, y as repetidas veces.
2.14. INSERTAR SMBOLOS Y CARACTERES EXTRAOS
En el mundo de la informtica y los idiomas, existen diversos smbolos y caracteres extraos,
pero lo bueno es que en los programas de Office, se pueden insertar sin ningn problema.
Los smbolos son pequeas figuras mientras que los caracteres extraos son letras en otros
idiomas (para ahorrarnos palabras, son extraos y punto) y que son tratados como textos, es
decir, que pueden cambiar su tamao, su color y otros atributos, pero cuidado con cambiar la
fuente, ya que estos smbolos y caracteres extraos dependen mucho de las fuentes que elijas.
Para insertar un smbolo o carcter extrao, siga estos pasos:
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1 Haga clic en la ficha Insertar.
2 En el grupo Texto en Publisher 2013, haga clic en Smbolos.
3 Luego clic en Ms smbolos.
4 En el cuadro de dilogo Smbolo, en Fuente, puede elegir Wingdings (1, 2 y 3) para elegir un
smbolo u otra fuente si desea un carcter extrao.
5 debajo del cuadro de Fuente, haga clic en un smbolo o carcter extrao.
6 Haga clic en Insertar.
2.15. Corregir la Ortografa y Gramtica
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Equibocarse! al escribir un texto es parte de todos los das, no creo haber conocido personas
que no se hayan equivocado en una letra, una tilde, etc. Afortunadamente, Office siempre nos
ha acompaado en estos malos ratos, con su herramienta de Ortografa y Gramtica.
Para activar el cuadro de dilogo Ortografa y gramtica, siga estos pasos:
1 Haga clic en la ficha Revisar.
2 En el grupo Revisin, haga clic en Ortografa y gramtica o en el comando Ortografa para
PowerPoint, Excel, Publisher y otros).
Cuando se activa el cuadro de dilogo Ortografa y gramtica, automticamente buscar algn

texto que est mal escrito o que le falte algo, por ejemplo una tilde.
El cuadro de dilogo Ortografa y gramtica, presentan una serie de botones, entre ellos:
Omitir una vez. Permite dejar pasar el error de algn texto solo una vez.
Omitir todos.Permite dejar pasar el error de algn texto en todo el documento.
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Agregar al diccionario. Permite agregar una palabra desconocida al diccionario de Word

2013, ya que Word 2013 lo ha captado como un error de ortografa o gramtica.
Cambiar. Cambia solo el texto seleccionado como error por el texto mostrado en el
cuadro Sugerencias.
Cambiar todas. Cambia el texto seleccionado como error por el texto mostrado en el
cuadro Sugerencias para todo el documento.
Autocorreccin. Corrige el texto marcado como error por la coincidencia ms cercana

de autocorreccin.
El cuadro Sugerencias muestra los posibles textos correctos de la palabra marcada como error.
El cuadro Sugerencias puede mostrar uno o tantos como sea coincidente.
2.16. SUBRAYADOS EN EL DOCUMENTO (WORD 2013)
Si el texto que aparece en pantalla est subrayado sin que se le haya aplicado el formato de
subrayado, puede deberse a una de las siguientes razones.
Subrayado rojo o verde ondulado
Al revisar automticamente la ortografa y la gramtica, Microsoft Word utiliza un subrayado de

color rojo ondulado para indicar posibles errores ortogrficos, y un subrayado de color verde
para indicar posibles errores gramaticales.
Subrayados ondulados en azul
Word utiliza los subrayados ondulados en azul para indicar posibles casos de incoherencia de
formato.
UNIDAD 3. TCNICAS ESPECIALES PARA TRABAJAR CON LOS ARCHIVOS DE OFFICE 2013 (I)
3.1. DESHACER UN ERROR
Mientras est trabajando con cualquier archivo en alguna aplicacin de Office 2013,
generalmente ocurren errores simples o quiz desastrosos. El comando Deshacer, permite
retroceder un paso cada vez y as resolver los errores, si es que hubiese uno.
El comando Deshacer se encuentra en la Barra de herramientas de acceso rpido o tambin
puede pulsar Ctrl + Z.
Cuando existen diversas acciones aplicadas a un archivo, por ejemplo un documento de Word,
aparece una flecha junto al comando Deshacer y al hacer clic sobre la misma aparece una lista
de acciones realizadas a la cual usted puede retroceder.
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Tenga en cuenta que deshacer una accin hace que otras acciones tambin desaparezcan, por
ejemplo, si ha seleccionado la accin 15 de la lista de Deshacer, entonces las 14 acciones ms
recientes tambin se deshacen.
3.2. REHACER O REPETIR
El botn Rehacer cambia a Repetir y viceversa en base a la acciones dentro de un archivo. Por
ejemplo, cuando ha utilizado el comando Deshacer al menos una vez, entonces aparece el
comando Rehacer el cual permite mostrar nuevamente la accin descartada. Cuando aplicas un
formato, por ejemplo, entonces aparece el comando Repetir, al hacer clic sobre Repetir en algn
texto seleccionado, este hereda la ultima accin.
3.3. APLICAR ZOOM

La palabra Zoom est muy mal difundida, muchos piensan que Zoom es aumentar la vista del
documento, presentacin o algn otro archivo de Office 2013. Zoom permite acercarse o
alejarse de la vista de un documento y es muy utilizado tanto para ver de cerca por ejemplo una
imagen, o ver todas o casi todas las pginas de un documento.
Puede encontrar las opciones de Zoom en el grupo Zoom dentro de la ficha Vista. Por ejemplo
en el grupo Zoom encontrar los siguientes comandos:
Zoom
Muestra el cuadro de dilogo Zoom el cual permite especificar el nivel de Zoom.
100%
Permite aplicar un zoom al 100% del tamao normal del documento.
Una pgina
Ajusta el documento para que se vea toda una pgina en la pantalla.
Dos pginas
Ajusta el documento para que se vea dos pginas en la pantalla.
Ancho de pgina
Ajusta el zoom del documento para que el ancho de pgina coincida con el ancho de la ventana.
Ajustar a la ventana (PowerPoint)
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Ajusta la vista de la presentacin a la ventana. Todo en base a la resolucin de pantalla que
posee para establecer un nivel de Zoom.
Objeto seleccionado (Publisher)
Ajusta el zoom a un objeto que ha sido seleccionado para que se muestre en toda la pantalla.
Ampliar la seleccin (Excel)
Ajusta el Zoom a un rango seleccionado para que este se muestre en toda la pantalla.
Activar el cuadro de dilogo Zoom
Si necesita aplicar un Zoom un poco ms personalizado, puede utilizar el cuadro de dilogo

Zoom. Se puede acceder a este cuadro de dilogo haciendo clic en el comando Zoom del grupo
Zoom.
Dentro del cuadro de dilogo Zoom, puede encontrar diversos niveles de Zoom en porcentajes,
adems de opciones comunes como Ancho de pgina, Ancho del texto oToda la pgina,
tambin puede seleccionar ver varias pginas. En la seccin Vista previa, podrs observar cmo
va a quedar la vista del documento.
3.4. VER VARIAS PGINAS EN UN DOCUMENTO DE WORD
Dentro del cuadro de dilogo Zoom se encuentra una opcin donde puede ver 14 pginas dentro
de cuatro columnas, al que llamamos 4X14. Tenga en cuenta que dependiendo de su pantalla,
posiblemente se vean 5 columnas, pero se cuenta 4 porque la quinta columna se ve alguna o
casi toda la pgina. Vea la siguiente imagen.
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A continuacin les mostrar como aplicar el zoom 4X14.

1 Haga clic en la ficha Vista y en el grupo Zoom, haga clic en Zoom.
2 En el cuadro de dilogo Zoom, haga clic en el botn Varias pginas.
3 Haga clic sin soltar en la primera miniatura de pgina y arrastre en diagonal hacia la derecha
y abajo hasta llegar a 4 X 14 pginas.
4 Haga clic en Aceptar.
3.5. LA BARRA DE HERRAMIENTAS ZOOM

Tambin puedes utilizar la Barra de herramientas Zoom para acercar o alejar la vista de una
diapositiva. Tenga en cuenta que aplicar un Zoom no afecta en nada al tamao original de una
diapositiva, documento, publicacin o libro. La Barra de herramientas Zoom se encuentra a la
derecha de la Barra de herramientas vista.
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La Barra de herramientas Zoom presenta 2 reas.
El Nivel de Zoom
Muestra el nivel en porcentaje del Zoom aplicado.
Barra deslizante Zoom
Mediante la Barra deslizante podr aumentar o reducir el nivel de Zoom de manera directa o
tambin puede utilizar los botones Alejar (-) o Acercar (+).
3.6. TRABAJAR CON VENTANAS
Cuando trabaja con una aplicacin de Office, lo hace en una sola ventana. Puede trabajar con
varias ventanas a la vez o con una misma y dividirla en varias, en el grupo Ventana de la ficha
Vista, encontrar los siguientes comandos.
3.7. NUEVA VENTANA

En ocasiones es necesario tener dos vistas de un archivo para reajustar detalles. El comando
Nueva ventana permite abrir la misma presentacin en una ventana con una vista
independiente.
Todo cambio que haga en alguna de las ventanas afectar al archivo en s, ya que la presentacin
simplemente se separ en dos ventanas para obtener una vista diferente en cada una, por
ejemplo, en una ventana puede tener la vista Normal mientras que en la otra puede tener otra
vista.
Cuando activa una nueva ventana, en la Barra de ttulo aparecer el mismo nombre del archivo,
con la nica diferencia es que mostrar el nmero de ventana, por ejemplo, en PowerPoint, la
presentacin Panormico se puede separar en Panormico: 2.
3.8. ORGANIZAR VENTANAS
Si posee dos ventanas de un mismo archivo o dos archivos totalmente diferentes, puede
organizar sus ventanas para que le sea ms fcil trabajar. La manera ms sencilla de organizar
sus ventanas cuando desea comparar dos archivos o uno mismo pero con ventanas y vistas
diferentes es el comando Organizar todas.
Cuando hace clic en Organizar todas, las ventanas se ponen en mosaicos verticales mostrando
las dos o ms ventanas como si estuviesen siendo comparadas.
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En Word 2013 la opcin Organizar todo permite ver dos ventanas en modo Horizontal
3.9. CAMBIAR VENTANAS

Puede hacer clic en el comando Cambiar ventanas y hacer clic en el nombre de alguna ventana
para activarlo.
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3.10. INSERTAR TABLAS
La mejor forma de presentar una gran cantidad de datos de una sola vez en Word, PowerPoint
o Publisher, es hacerlo en una Tabla. Los usuarios pueden comparar y contrastar los datos.
Puedes comparar, por ejemplo, los ingresos de tus diversos locales de tu negocio. Una Tabla en
alguna aplicacin de Office es un recuadro rectangular visible o invisible, que permite que se le
inserte dentro de ella texto, otras tablas, celdas, imgenes, etc. Las tablas permiten ordenar
mejor una serie de datos en un archivo.
Para insertar una tabla, hgalo desde la ficha Insertar, grupo Tablas, haga clic en el comando
Tablas y podr ver una lista con el nmero de columnas y filas a insertar. Seala cada pequeo
cuadro y vers una vista previa de la tabla, en la parte superior de esta lista, vers el nmero de
columnas por filas (6X5).
Otra manera de insertar una tabla es haciendo clic en el comando Insertar tabla. Cuando hace
clic en Insertar tabla, aparece el cuadro de dilogo Insertar tabla. Dentro del cuadro de dilogo
Insertar tabla, podr elegir un nmero exacto de filas y columnas.
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3.11. DIBUJAR UNA TABLA
Otra manera de insertar una tabla en las aplicaciones de Office 2013 (Word y PowerPoint) es
dibujando una tabla en el documento o diapositiva. Al hacer clic en el comando Dibujar tabla, el
puntero cambia por un Lpiz. Ahora, simplemente haga clic sin soltar en algn lugar y arrastre
hacia abajo para dar forma a su tabla.
3.12. INSERTAR UNA TABLA PREDISEADA

En Word 2013 existe la opcin de insertar tablas prediseadas de manera rpida. Esta opcin se
encuentra dentro de la lista desplegable Tabla del grupo Tablas; seale la opcin Tablas rpidas
y podr ver una galera de tablas prediseadas.
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3.13. INSERTAR UNA TABLA COMO HOJA DE CLCULO DE EXCEL
Si usted es un amante de Excel y est acostumbrado o cree que es ms fcil trabajar con las
celdas de Excel, puede crear una tabla usando como base una hoja de clculo. En la lista de
opciones del comando Tabla en el grupo Tablas, haga clic en Hoja de clculo de Excel.
Cuando seleccione Hoja de clculo de Excel aparecer una pequea hoja de clculo en un
documento de Word o una presentacin de PowerPoint. Puede aumentar el tamao de este
cuadro para tener una mejor vista para rellenar los datos.
Observe que la cinta de opciones ha cambiado por los comandos que utiliza Excel. Rellene los
datos en la hoja de clculo de Excel, cuando haya terminado, haga clic en un espacio libre del
documento y volver la cinta de opciones de Word y adems, la hoja de clculo de Excel se
convertir en un objeto incrustado.
Para volver a editar los datos, haga doble clic nuevamente en el objeto incrustado. Al hacerlo,
volvers a la hoja de clculo de Excel.
56
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3.14. APLICAR UN ESTILO DE TABLA
Las tablas son especiales para ordenar y organizar textos, pero para los amantes de los colores
y estilos, las tablas en Word, PowerPoint o Publisher pueden cambiar de aspecto con los Estilos
de tabla (Formato de tabla en Publisher).
Cuando crea una tabla automticamente aparece la herramienta contextual Herramientas de
tabla, esta herramienta llega con las fichas Diseo y Presentacin. Los Estilos de tabla se
encuentran en la ficha Diseo.
En el grupo Estilos de tabla en la ficha Diseo, se encuentra la galera de Estilos de tabla, puede
hacer clic en el botn Ms para poder ver toda la galera de Estilos de tabla.
Seale cada opcin de la galera para poder ver su nombre y aplicar una vista previa en vivo en
su tabla insertada. Cuando ya ha decido cual utilizar, haga clic en alguna opcin.
3.15. CREAR UN NUEVO ESTILO DE TABLA
Si alguna de los estilos de tabla no cumple sus expectativas para su negocio o su trabajo, puede
tomarse un tiempo y crear un nuevo estilo de tabla. Cuando hace clic en el botn Ms de la
galera de estilos de tabla en Word 2013, al final, haga clic en Nuevo estilo de tabla.
En el cuadro de dilogo Crear nuevo estilo a partir del formato, puede personalizar diversas
opciones dentro del cuadro de dilogo para crear un nuevo estilo de tabla, entre estas opciones
encontramos:
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Nombre. Escriba un nombre para su nuevo estilo de tabla personalizada.
Tipo de estilo. Puede elegir el tipo de estilo con el que desea trabajar, en este caso es
una Tabla, ya que queremos crear un estilo basado en una tabla.
Estilo basado en. Si ha elegido como Tipo de estilo a Tabla, entonces puede elegir un
estilo de tabla para que pueda comenzar a crear un nuevo estilo, por defecto se utiliza
Tabla normal, el cual no muestra ningn borde, pero puede elegir diversos estilos para
no comenzar desde cero.
Seccin Formato. Dentro de la seccin formato puede elegir a que parte de la tabla se
le puede aplicar un formato, esto se ve en el cuadro desplegable Aplicar formato a.
Despus de elegir algn lugar de la tabla a la cual quiere aplicar formato, puede usar los
comandos esenciales, como Bordes, Color de borde, Color de fuente, Estilos de borde,
etc.
Vista previa. Dentro del cuadro Vista previa podr ver cmo va quedando sus
configuraciones con el nuevo estilo de tabla.
3.16. OPCIONES DE ESTILO DE TABLA

El grupo Opciones de estilo de tabla presenta seis opciones para personalizar una tabla con un
estilo ya aplicado o recin por aplicar. Todos los cambios que realice en estas opciones, se
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pueden apreciar en base a la configuracin de estilo de cada estilo de tabla. Dentro del grupo
Opciones de estilo de tabla encontrar lo siguiente:
Fila de encabezado
Activa o desactiva el formato especial de la primera fila que es donde se escribe los encabezados
de una columna.
Primera columna
Activa o desactiva el formato especial de la primera columna que es donde generalmente los
usuarios escriben el nombre de los empleados, de los productos o de las actividades importantes
de una empresa.
Fila de totales
Activa o desactiva el formato especial para la ltima fila que es donde generalmente se agrega
los totales en una tabla con contenido numrico.
ltima columna
Activa o desactiva el formato especial para la ltima columna.
Filas con bandas
Activa o desactiva el formato especial para aplicar una especie de sombreado a las filas.
Generalmente una s y la otra no.
Columnas con bandas
Activa o desactiva el formato especial para aplicar una especie de sombreado a cada columna
generalmente una s y la otra no.
3.17. INSERTAR FILAS Y COLUMNAS
Es probable que mientras trabaje en una tabla, se le haya olvidado una fila o alguna columna,
eso no es un problema, en la ficha Presentacin, en el grupo Filas y columnas, encontrar los
comandos necesarios para insertar filas y columnas.
Insertar arriba
Permite insertar una nueva fila encima de la fila o celda seleccionada.

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Insertar debajo
Permite insertar una nueva fila por debajo de la fila o celda seleccionada.
Insertar a la izquierda
Permite insertar una nueva columna a la izquierda de la columna o celda seleccionada.
Insertar a la derecha
Permite insertar una nueva columna a la derecha de la columna o celda seleccionada.

3.18. ELIMINAR CELDAS, COLUMNAS, FILAS Y TABLA
As como puede crear tablas y aplicarles estilos, puede desbaratar toda su ira eliminando Celdas,
columnas, filas o quiz la tabla entera.
En el grupo Filas y columnas, haga clic en el comando Eliminar y dentro del mismo encontrar
las diversas opciones que explicar brevemente a continuacin:
* Eliminar celdas
Seleccione una celda y haga clic en Eliminar celdas, al hacer clic aparece el cuadro de dilogo
Eliminar celdas, dentro de este cuadro de dilogo podr seleccionar lo siguiente:
- Desplazar las celdas hacia la izquierda: Hace que las celdas a la derecha de la celda a
eliminar, ocupen su lugar dejando una celda en blanco al final de la fila.
- Desplazar las celdas hacia arriba: Hace que las celdas de abajo de la celda a eliminar,
ocupen su lugar dejando una celda en blanco al final de la columna.
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- Eliminar toda la fila: Hace que se elimine toda la fila de la celda seleccionada.
- Eliminar toda la columna: Hace que se elimine toda la columna de la celda seleccionada.
* Eliminar columnas
Permite eliminar una columna si ha seleccionado una celda o una columna entera.
* Eliminar filas
Permite eliminar una fila si ha seleccionado una celda o una fila entera.
* Eliminar
Esta opcin permite eliminar por completo una tabla
3.19. COMBINAR Y DIVIDIR
En la ficha contextual Presentacin se encuentra el grupo Combinar, dentro de este grupo se
encuentran los comandos Combinar celdas, Dividir celdas y Dividir tabla. A continuacin
explicar brevemente su funcin de cada uno de ellos.
Combinar celdas
Si tiene varias celdas en blanco y quiere rellenarlo con un nombre o ttulo, seleccione todas las
celdas y haga clic en el comando Combinar celdas. Vea la siguiente imagen, las celdas han sido
combinadas en la parte superior y se ha escrito Planilla 2013.
Dividir celdas
Haga clic en Dividir celdas para crear varias columnas o filas a partir de la celda seleccionada. La
siguiente imagen muestra N1, N2, N3 y N4 que han sido divididos a partir de una sola celda.
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Dividir tabla (solo en Word 2013)
Permite dividir una tabla en dos partes a partir de una fila. Seleccione una celda o fila y haga clic
en Dividir tabla, la fila seleccionada se convierte en el encabezado de la tabla dividida. Note que
la tabla ha sido dividida y la segunda tiene un encabezado, eso indica que fue la celda
seleccionada al aplicar Dividir tabla.
3.20. APLICAR ALINEACIN A LOS TEXTOS EN LA TABLA

Cuando escribe un texto en una celda de la tabla, este posee una alineacin especfica. Todo
texto se alinea en la parte superior izquierda de cada celda. En la ficha contextual Presentacin,
encontrar el grupo Alineacin y dentro una serie de opciones.
Dentro de las opciones de alineacin encontrar los siguientes:

Alinear arriba a la izquierda
Alinear arriba en el centro
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Alinear arriba a la derecha
Alinear en el centro a la izquierda
Alinear verticalmente
Alinear en el centro a la derecha
Alinear abajo a la izquierda
Alinear abajo en el centro
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Alinear abajo a la derecha
Direccin del texto

Cambia la direccin del texto seleccionado. Puede hacer clic en el botn varias veces para ver el
cambio.
3.21. AGREGAR UN NOMBRE DE USUARIO

Cuando instala Office 2013 en Windows 8 o Windows 7, los programas de Office toman el
nombre de su cuenta de usuario local u online para completar el nombre e usuario de Office
2013. Un nombre de usuario ayudar a que sus documentos tengan un nombre de autor y si
utiliza la herramienta revisiones, ser de mucha ms ayuda tener un nombre de usuario y/o una
inicial.
Para aplicar o cambiar el nombre de usuario, siga estos pasos:
2 Haga clic en Opciones.
3 En el cuadro de dilogo Opciones de la aplicacin (si es Word debe decir Opciones de Word),
haga clic en General.
4 En la seccin Personalizar la copia de Microsoft Office, en Nombre de usuario, escriba un
nombre de usuario para sus aplicaciones de Office 2013.
5 Si desea, agregue una inicial.
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3.22. PERSONALIZAR LA BARRA DE HERRAMIENTAS DE ACCESO RPIDO

La Barra de herramientas de acceso rpido es la evolucin de la Barra de herramientas estndar
de Office 2003. Esta Barra de herramientas de acceso rpido se encuentra justo encima de la
ficha Archivo y presenta tres botones esenciales, Guardar, Deshacer y Repetir o Rehacer.
Puedes agregar ms comandos a la Barra de herramientas de acceso rpido siguiendo estos
pasos:
1 Haga clic en la flecha Personalizar Barra de herramientas de acceso rpido.
2 Haga clic en el comando que desea agregar.
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Otra manera rpida de agregar un nuevo comando a la Barra de herramientas de acceso rpido
es utilizando un comando de la cinta de opciones, para ello, siga estos pasos:
1 Haga clic derecho en el comando de la cinta de opciones que desea agregar.
2 Haga clic en Agregar a la barra de herramientas de acceso rpido.
Tambin puede utilizar el cuadro de dilogo Opciones de la aplicacin (por ejemplo, opciones
de Excel) para personalizar minuciosamente la barra de herramientas de acceso rpido. Para
activarlo siga estas tcnicas:
Desde la barra de herramientas de acceso rpdo
1 Haga clic en la flecha Personalizar barra de herramientas de acceso rpido.
2 Clic en Ms comandos.
Desde la cinta de opciones
1 Clic derecho en algn lugar de la cinta de opciones.
2 Haga clic en personalizar barra de herramientas de acceso rpido.
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Desde el backstage
1 Clic en la ficha Archivo.
2 Clic en Opciones
3 Haga clic en la opcin Barra de herramientas de Acceso rpido.
Dentro de la ventana de personalizacin de la Barra de herramientas de acceso rpido,

encontrar varias secciones para trabajar, a continuacin explicar cada seccin.
Lista desplegable Comandos disponibles en
En esta lista desplegable encontrar las secciones donde se encuentran los comandos que
necesita agregar a la Barra de herramientas de acceso rpido, puede elegir alguna de las fichas
para encontrar comandos que ya conoce. Algunos comandos estn escondidos, as que puede
seleccionar la opcin Todos los comandos y buscar el comando que necesite.
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Lista de comandos disponibles
En esta lista encontrar los comandos en base a la seccin Comandos disponibles en. En esta
lista, haga clic en el comando que desea agregar.
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Lista desplegable Personalizar barra de herramientas de acceso rpido
En esta lista podr elegir si los comandos de la Barra de herramientas de acceso rpido
aparecern en todos los archivos o simplemente en el archivo actual.
Lista de comandos pertenecientes a la barra de herramientas de acceso rpido
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En esta lista encontrar los comandos que ya se encuentran en la Barra de herramientas de
acceso rpido.
Botones Agregar o Quitar
Use el botn Agregar despus de haber seleccionado un comando de la Lista de comandos

disponibles para que este pase a la lista de comandos pertenecientes a la barra de herramientas
de acceso rpido y haga clic en Quitar para realizar la accin inversa.
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3.23. MOVER LA BARRA DE HERRAMIENTAS DE ACCESO RPIDO

Puede mover la Barra de herramienta de acceso rpido debajo de la cinta de opciones
siguiendo estas tcnicas:
Desde la barra de herramientas de acceso rpido
1 Haga clic en la flecha Personalizar barra de herramientas de acceso rpido

2 Haga clic en la opcin Mostrar debajo de la cinta de opciones.
1 Haga clic derecho en algn lugar de la cinta de opciones.

2 Clic en Mostrar la barra de herramientas de acceso rpido por debajo de la cinta de
opciones.
Desde el cuadro de dilogo Opciones de la aplicacin
Active la casilla Mostrar la barra de herramientas de acceso rpido por debajo de la cinta de
opciones.
3.24. PERSONALIZAR LA CINTA DE OPCIONES
En esta nueva versin de Office 2013, los muchachos de Microsoft nos siguen permitiendo
hacer cambios en nuestra cinta de opciones para un cmodo trabajo. Puede personalizar la
cinta de opciones creando nuevas fichas e incluso nuevos grupos y agregar comandos a los
mismos. Para acceder a la personalizacin de la cinta de opciones, siga estos pasos:
Desde la Backstage
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2 Clic en Opciones.
3 Clic en Personalizar cinta de opciones.
1 Clic derecho en algn lugar de la cinta de opciones.

2 Clic en Personalizar cinta de opciones.
UNIDAD 4. COMPRENDIENDO LO BSICO DE WORD 2013 (I)

Word 2013 es el programa ms usado por todos para la redaccin y formato de los documentos.
Aunque muchos usuarios solo creen que Word sirve para escribir, djenme decirles que estn
desaprovechando muchas otras herramientas muy interesantes. En esta nueva versin Word
2013 trae consigo prcticamente las mismas herramientas pero con una serie de mejoras por
sobretodo en la edicin. En este captulo aprender a usar lo bsico de Word 2013.
4.1. INICIAR WORD 2013
Al igual que cualquier otro programa de Microsoft Office 2013, puedes iniciar Word 2013 desde
el men Inicio (con Windows 7) o desde la Pantalla Inicio (con Windows 8); si est en Windows
8 tambin puede escribir fcilmente el nombre WORD directamente en la pantalla inicio y hacer
clic en el nombre de Word 2013. A continuacin conocer como iniciar Word 2013 de diversas
formas.
En la Pantalla inicio, haga clic en el mosaico Word 2013 para abrir una ventana de Word.
Tambin puede escribir Word directamente en la Pantalla Inicio para que aparezca una
coincidencia del programa, una vez aparezca esa coincidencia, haga clic en su cono.
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Tambin puede crear un cono anclado a la barra de tareas en Windows para que sea ms fcil
abrir el programa.
4.2. CERRAR UN DOCUMENTO WORD 2013
Cuando termine de editar o trabajar con un documento de Word 2013, siempre puede abrir otro
sin ningn problema. Use el comando Cerrar para que el documento actual se cierre sin salir de
Word 2013. Si puedo trabajar con varias ventanas de Word 2013 Por qu debera cerrar un
documento? La respuesta podra tener varias respuestas sencillas, en primer lugar si tiene un
documento con una gran cantidad de pginas, imgenes y ms, lo mejor ser cerrarlo para
ahorrar memoria y para que no le estorbe a la hora de trabajar con sus otros documentos.
Use la ficha Archivo y luego clic en Cerrar o pulse Ctrl + F4 para Cerrar el documento. Si el
documento an no ha sido guardado aparecer un mensaje indicando si desea guardar el
archivo, seleccione una respuesta y luego el documento se cerrar.
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4.3. LA PANTALLA DE INICIO DE WORD 2013
Cuando inicia Word 2013 lo primero que ver ser la Pantalla de Inicio de Word 2013. Desde
esta pantalla podr abrir un documento reciente, buscar un documento en su equipo local o en
lnea, as como crear un nuevo documento desde una plantilla.
El lado izquierdo contiene una lista de archivos recientemente abiertos. Al sealar cualquiera de
las opciones de la lista Recientes podr hacer clic en el archivo para abrirlo o tambin hacer clic
en la chincheta para anclarlo. Use el comando Abrir otros documentos para poder seleccionar
un documento desde sus directorios locales o a travs de sus servicios de SkyDrive u Office 365.
A la derecha de la lista de Word 2013 se encuentra la lista de plantillas para iniciar un nuevo
documento. En esta nueva versin de Word se han agregado muchas plantillas elegantes que
podr usar para adaptar su informacin a estos documentos. Dentro de la lista de plantillas
tambin se encuentra Documento en blanco (ya que un documento en blanco tambin es una
plantilla). Si no encuentra la plantilla que busca use las bsquedas sugeridas ubicadas debajo
del cuadro Buscar plantilla en lnea. Tambin puede escribir el nombre de una categora de
documentos en el cuadro Buscar plantilla en lnea para encontrar ms plantillas para descargar.
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4.4. CREANDO UN NUEVO DOCUMENTO EN BLANCO

Puede comenzar a trabajar en Word 2013 desde un documento nuevo en blanco que se crea
desde la pgina de Inicio de Word. Haga clic en Documento en blanco y automticamente
aparecer el primer documento llamado Documento1 con su respectiva pgina en blanco.
Un documento nuevo en blanco presenta una sola pgina en blanco para trabajar, pero usted
puede crear tantas pginas como sea necesario. Word 2013 no tiene lmites en crear ms
pginas, el nico el lmite es la potencia de su computador.
Si ya est trabajando con un documento en este momento y desea crea otro nuevo documento,
deber seguir estos pasos:
1 Pulsa clic en la ficha Archivo.
2 Pulsa clic en Nuevo.
3 En el BackStage, haga clic en Documento en blanco.
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4.5. CREAR UN DOCUMENTO A TRAVS DE UNA PLANTILLA

Inclusive un documento en blanco es una plantilla. Las plantillas son documentos ya predefinidos
que simplemente son utilizados para cambiar el contenido del mismo. Word 2013 cuenta con
una gran variedad de nuevas plantillas que pueden ser descargadas desde Microsoft Office
Online. Puede empezar a crear un documento desde una plantilla a travs de la Pantalla Inicio
de Word 2013 o desde la ficha Archivo y clic en Nuevo, y seleccionando alguna de las plantillas.
Siga estos pasos para crear un documento nuevo a partir de una plantilla.
1 Haga clic en la plantilla que desea usar.
2 En la ventana de dilogo de los detalles de la plantilla seleccionada, verifique todos los
aspectos disponibles de la plantilla como el autor, el tamao de descarga, la valoracin y la
descripcin del mismo.
Nota: Si es necesario, use las flechas izquierda y derecha para seguir viendo ms plantillas.
3 Haga clic en Crear.
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Puede usar la lista de Bsquedas sugeridas para encontrar plantillas de manera ms rpida.
Tambin puede usar el cuadro Buscar plantillas en lnea para escribir una categora de plantillas.
Cuando usa este cuadro de buscar plantillas en lnea o las bsquedas sugeridas, aparecer
alguna coincidencia de plantillas y a la derecha el panel Filtrar por que muestra una lista de
nuevas subcategoras basadas en esa plantilla.
4.6. SALIR DE WORD
Cuando termina de trabajar con un documento de Word 2013, seguramente querr cerrar no
solo el documento, sino tambin el programa. Puedes utilizar un mtodo abreviado comoAlt +
F4, o simplemente pulsando la X en la Barra de ttulo.
4.7. ABRIR UN DOCUMENTO

Las nuevas mejores en todos los programas de Office 2013 hacen que abrir un documento con
el cual ha trabajado sea ms fcil que nunca. Aunque el mtodo de usar el cuadro de dilogo
Abrir sigue siendo el mismo, ahora podemos encontrar listas de documentos recientes y
directorios predefinidos que harn nuestra tarea de abrir y encontrar archivos sea ms
productiva.
Al hacer clic en la ficha Archivo y luego clic e Abrir encontrar una lista de Ubicaciones que
permitir elegir la forma ms directa de abrir sus documentos. Desde aqu podr encontrar sus
documentos recientes, usar un directorio de SharePoint Online, usar SkyDrive, su equipo local o
agregar ms ubicaciones.
4.8. Abrir desde el equipo local
Podemos abrir cualquier documento de Word nuevamente para continuar trabajando desde
nuestro disco duro local. El cuadro de dilogo Abrir es la ventana donde podr navegar por los
diversos directorios de Windows y encontrar su documento que quiere abrir.
A continuacin les muestro como abrir un documento almacenado en su sistema desde el
cuadro de dilogo Abrir.
1 Pulsa clic en la Ficha Archivo.
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2 Pulsa clic en Abrir.
3 En la lista Ubicaciones haga clic en Equipo.
4 A la derecha en la seccin Equipo, seleccione una carpeta actual o alguna carpeta reciente, si
no se encuentra la que necesita, haga clic en Examinar.
5 En el cuadro de dilogo Abrir seleccione un directorio desde la Lista de carpetas.

6 Seleccione su documento en el rea de Contenido de la carpeta seleccionada y haga clic
en Abrir.
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4.9. ABRIR DESDE LA LISTA DE DOCUMENTOS RECIENTES
Cada vez que abre un documento este se almacena en una lista llamada Documentos recientes
donde con un solo clic podr abrir sus documentos de manera rpida sin necesidad de buscar
por todo su equipo o por la red. Para abrir un documento reciente siga estos pasos:
1 Haga clic en la ficha Archivo y clic en Abrir.
2 En la seccin Ubicaciones, haga clic en Documentos recientes.
3 En la lista de Documentos recientes, haga clic en algn archivo de la lista.
Nota: Debajo del nombre de cada documento reciente se encuentra su ruta de almacenamiento.
No importa si su documento de la lista reciente haya sido abierto desde su equipo local, un sitio
de SharePoint online o desde SkyDrive, Word 2013 se comunicar con cualquiera de sus servicios
y los abrir. Si un archivo no se encuentra en su ubicacin original, Word 2013 mostrar un
cuadro de dilogo indicando que el archivo no se encuentra.
Tambin puede usar la chincheta que aparece a la derecha del nombre del documento de la lista
reciente. Esta chincheta permite anclar el documento en la lista para que siempre est
disponible ya que, por defecto, esta lista se actualiza cada 25 documentos abiertos, as que es
posible que desaparezca un documento de la lista.
Nota: El que un documento ya no aparezca en la lista de documentos recientes solo es porque
la lista se actualiza y no porque el archivo se haya eliminado.
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4.10. PERSONALIZAR EL NMERO DE DOCUMENTOS RECIENTES
Por defecto se muestran hasta 25 documentos recientes en lista, usted puede aumentar o
disminuir el nmero de los mismos, para hacerlo siga estos pasos:
1 Haga clic en la ficha Archivo y clic en Opciones.
2 En el cuadro de dilogo Opciones de Word, haga clic en Avanzadas.
3 Dirjase hasta la seccin Mostrar y en el cuadro Mostrar este nmero de documentos
recientes, cambie el nmero a su conveniencia.
4.11. ABRIR DESDE SKYDRIVE O UN SITIO DE OFFICE 365

Es posible que est usando un servicio gratuito como SkyDrive mediante una cuenta de
Microsoft Live ID, o quiz tenga un sitio de SharePoint Online basado en su servicio de Office
365 de pago. Cualquiera de estas dos opciones permite guardar o almacenar en la nube. En esta
seccin se mostrar como abrir un documento desde un sitio de SharePoint Online o desde
SkyDrive.
Nota: Por lo general al trabajar con Office 2013 usted ya debe haber iniciado sesin mediante su
cuenta Microsoft Live ID (servicios como Hotmail, Messenger o MSN) o mediante un Microsoft
ID Empresarial (su centro educativo o empresa). Es necesario el inicio de sesin para comenzar a
abrir un documento desde la nube.
1 Haga clic en la ficha Archivo y clic en Abrir.
2 En la seccin Ubicaciones, haga clic en SkyDrive o dentro de su sitio de SharePoint Online.
3 En el rea de carpetas de SkyDrve o de su servicio de SharePoint, haga clic en una carpeta o
haga clic en Examinar.
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4 Espere a que Word2013 se conecte con su servicio, y en el cuadro de dilogo Abrir, seleccione
su archivo y clic en Abrir.
4.12. ABRIR Y EDITAR ARCHIVOS PDF
Aunque conocemos muy bien que un archivo en formato PDF ayuda a compartir un contenido y
que al usuario le resulte difcil de editar, Word ha cambiado su forma de pensar y desde esta
versin usted podr abrir y editar documentos PDF como en cualquier otro programa de
terceros.
Para abrir y editar un documento en PDF, siga estos pasos:
1 Haga clic en la ficha Archivo y luego clic en Abrir.
2 Seleccione un directorio o sitio desde donde abrir el documento. Si es necesario, haga clic en
Examinar.
3 Desde el cuadro de dilogo Abrir, seleccione su archivo PDF y clic en Abrir.
4 Una vez abierto el archivo PDF aparecer un mensaje indicando que Word convertir el PDF
a un archivo editable, haga clic en Aceptar.
Nota: En muchos casos algunos documentos en PDF contienen una estructura tan compleja que
posiblemente Word cambie el aspecto original del archivo.
5 Ahora edite su documento y luego gurdelo como un documento comn.
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4.13. GUARDAR UN DOCUMENTO
Una de las acciones ms utilizadas es la de guardar un documento. Cuando guarda un
documento, est guardando todo el contenido en un archivo .docx. El nuevo formato de archivos
que contiene Word hace ms liviano el archivo en el disco y puede compartirlo con mayor
facilidad.
Para guardar un documento basta con hacer clic en el comando Guardar que se encuentra en la
Barra de herramientas de acceso rpido, o hacer clic en Archivo y clic enGuardar. Tambin
puedes pulsar la combinacin de teclas Ctrl + G.
Cuando usar cualquiera de los mtodos de Guardar, Word almacenar el documento de manera
automtica actualizando el contenido con los ltimos cambios realizados. Cuando es la primera
vez que guarda un documento aparecern las opciones de Guardar como tal como lo muestra
la siguiente imagen.
Las opciones de Guardar como permiten elegir un directorio en su equipo local o en la nube.
Una vez elegido un directorio o haber elegido la opcin Examinar, se abrir el cuadro de
dilogo Guardar como. Dentro del cuadro de dilogo Guardar como puede seleccionar otro
directorio, agregar un nombre y tipo de archivo, y luego hacer clic en Guardar.
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4.14. GUARDAR POR SEGUNDA VEZ

Despus de haber puesto un nombre para tu documento, haber elegido el lugar donde se
almacenara el documento, y haber elegido el tipo de archivo, la segunda vez que guardes este
documento ser ms fcil, pues el cuadro de dialogo Guardar como ya no se presentar. Puedes
utilizar varias opciones, por ejemplo el botn Guardar de la Barra de herramientas de acceso
rpido, o Guardar del BackStage o simplemente pulsando Ctrl + G.
4.15. AUTOGUARDAR UN DOCUMENTO CADA CIERTO TIEMPO
Por defecto Word 2013 guarda los documentos automticamente cada 10 minutos. Esta forma
de autoguardado crea un archivo temporal en un directorio especfico que ya llega configurado
en Office 2013. Por razones de seguridad, y sobre todo si es muy olvidadizo en guardar sus
documentos, puede cambar el tiempo en el que se autoguarda un documento, para ello siga
estos pasos:
1 Haga clic en la ficha Archivo y clic en Opciones.
2 En el cuadro de dilogo Opciones de Word haga clic en el comando Guardar.
3 En la seccin Guardar documentos, verifique que la casilla Guardar informacin de
Autorrecuperacin cada est activa.
4 Modifique el nmero en el cuadro Minutos para saber cada cuanto tiempo se va a guardar su
documento de autorrecuperacin.
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4.16. GUARDAR EN SKYDRIVE O UN SITIO DE OFFICE 365

Una de las novedades que posee Word 2013, es que puede almacenar sus documentos
directamente en SkyDrive u Office 365.
Una de las ventajas de almacenar un documento en SkyDrive, es que puede utilizar Office Web
Apps, que son aplicaciones en lnea y solo trabaja con Word, Excel, PowerPoint y OneNote. Las
aplicaciones en lnea indican que usted tendr, por ejemplo, a Word 2013 desde Internet y podr
editar su documento; de esta manera, no es necesario que Word 2013 est instalado en un
equipo.
Para guardar en SkyDrive necesita de una cuenta de Windows Live ID; es decir, si tiene una
cuenta de Live Hotmail, ya puede utilizar este servicio y Office Web Apps.
A continuacin conocer los pasos para guardar en SkyDrive.
1 Haga clic en la ficha Archivo y clic en Guardar como.
2 En la seccin Ubicaciones, haga clic en SkyDrive o en su sitio de Office 365.
3 Haga clic en una carpeta que fue creada en SkyDrive o haga clic en Examinar.
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5 En el cuadro de dilogo Guardar como, realice los cambios necesarios y haga clic en Guardar.
4.17. CONVERTIR UN DOCUMENTO A LA NUEVA VERSIN
Es posible que le hayan enviado un documento de Word de alguna versin anterior para que
usted la revise. Puedes abrir el documento con total normalidad, ya que Word 2013 puede abrir
archivos DOC y DOCX de versiones anteriores.
Entonces, porque debera convertir un documento a la versin ms actual de Word 2013; en
realidad, la respuesta es sencilla, simplemente para utilizar las nuevas caractersticas de Word
2013 que han sido deshabilitadas por guardar su documento en una versin anterior.
A continuacin les mostrar como convertir un documento de versiones anteriores a la versin
ms actual; Word 2013.
1 Abrir el documento de Word de alguna versin anterior.
2 Haga clic en la ficha Archivo y active la opcin Informacin.
3 Haga clic en Convertir.
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4 En el cuadro de dilogo, haga clic en Aceptar.
Ahora ya puede utilizar todas las herramientas de Word 2013 con total normalidad.
4.18. AGREGAR PROPIEDADES AL DOCUMENTO
Cuando se guarda un documento, no solo guarda el contenido de lo que has escrito, tambin se
guarda una informacin adicional, como por ejemplo el nombre del autor y la fecha de la ltima
modificacin del archivo.
Haga clic en la ficha Archivo y luego active el comando Informacin, y a la derecha de la pantalla
se encuentra la seccin Propiedades. En esta seccin se muestra metadatos importantes como
el tamao de archivo y el nmero de pginas. Tambin encontrar las fechas de modificacin
as como el autor del documento. Al final de la lista de Propiedades se encuentra la
opcin Mostrar todas las propiedades para acceder a ms opciones de las propiedades del
documento.
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4.19. USANDO LAS TECLAS PARA DESPLAZARSE POR LOS TEXTOS

El teclado muestra cuatro teclas direccionales, Abajo, Arriba, Izquierda y Derecha. Cuando
escribimos un prrafo, en ocasiones debemos desplazarnos por cada letra escrita, es ah donde
las teclas direccionales entran en accin. Tambin puede utilizar otras teclas que junto a las
teclas direccionales, nos dan acciones ms avanzadas para desplazarse por un prrafo. Por
ejemplo las teclas Control y Mays (Shift).
Cuando pulsa la tecla Control ms alguna tecla direccional se produce un cambio de
desplazamiento en especial; por ejemplo, cuando pulsamos Ctrl + Izquierda o Ctrl + Derecha, el
desplazamiento es palabra por palabra. SI pulsamos Ctrl + Arriba o Ctrl + Abajo, el
desplazamiento es por prrafo. Cuando se pulsa la tecla Mayus (Shift) ms alguna tecla
direccional, entonces podr seleccionar un prrafo o los caracteres del prrafo.
Nota: La barrita vertical negra que se encuentra parpadeando en el documento, se le
llama Punto de insercin.
4.20. DESPLAZARSE POR EL DOCUMENTO CON AVPAG Y REPAG
Cuando quiere dar una mirada rpida a su documento, puede utilizar las teclas AvPg
(PageDown) o RePag (PageUp). Estas teclas funcionan en base al Zoom que haya aplicado en su
documento. Si usted tiene un Zoom donde se muestre la mitad de una pgina, cada vez que
pulse AvPag o RePag avanzar o retroceder cada mitad en las diferentes pginas. Tambin
puede aplicar un zoom donde se vea toda la pgina y el desplazamiento aun es ms sencillo.
Cuanto utiliza la tecla Ctrl + AvPag o RePag, entonces se desplazar por pgina, insertando el
punto de insercin en el comienzo de cada una de ellas. Cuando utiliza la tecla Mayus con AvPag
y RePag, entonces seleccionar el texto de cada pgina; esta ltima depende mucho del Zoom
para acelerar la seleccin.
4.21. UTILIZAR LAS TECLAS INICIO Y FIN
Las teclas Inicio (Home) y Fin (End) permiten dirigirse al principio o al final de una lnea de
prrafo. Cuando utiliza la tecla Ctrl + Fin o Inicio, podr dirigirse al Final del documento o al
principio del mismo.
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Al utilizar la tecla Mayus con Inicio o Fin, entonces le ser ms fcil seleccionar todo el
documento o dejar de seleccionarlo.
4.22. LA BARRA DE DESPLAZAMIENTO
Las Barras de desplazamiento permiten explorar todo el documento de arriba hacia abajo (lo
ms comn) o de izquierda a derecha. Generalmente en un documento, se incluye la Barra de
desplazamiento Vertical a la derecha de la ventana; dentro de la Barra de desplazamiento se
encuentra el botn de desplazamiento, que al darle clic y moverlo arriba o abajo, podr dirigirse
a cualquier parte de su documento. La siguiente imagen muestra las partes de las Barras de
desplazamiento.
Al hacer clic sobre el botn de desplazamiento sin soltar de la Barra de desplazamiento vertical,
aparece informacin revelando el nmero de pgina actual.
4.23. UTILIZANDO EL MOUSE PARA DESPLAZARSE
El Mouse es el perifrico ms utilizado por todos, nos facilita el desplazamiento y seleccin de
objetos y ventanas. Aunque anteriormente el Mouse no era necesario para el computador, ya
que en ese tiempo exista el sistema MS-DOS, con interfaz de comandos; hoy en da, es el
dispositivo ms utilizado y necesario, sobre todo para los diseadores grficos.
Los nuevos ratones (mouse), y me refiero a nuevos a los que simplemente tienen dos botones y
no tres, presentan una rueda de desplazamiento llamado en ingls Scroll. La rueda de
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desplazamiento permite avanzar o retroceder por el documento simplemente haciendo girar la
ruda; est rueda generalmente se encuentra en la parte superior del mouse, justamente en el
medio.}
Aunque muchos usuarios solo lo utilizan para desplazarse haciendo rodar el scroll, puede pulsar
el botn de la rueda del mouse (es decir la misma rueda) y cambiar su funcin. Ahora podr
desplazarse arriba o abajo por el documento sin necesidad de hacer girar la rueda, simplemente
moviendo el mouse.
4.24. DESPLAZARSE POR EL DOCUMENTO CON EL PANEL DE NAVEGACIN

El nuevo Panel de navegacin de Word 2013 permite realizar varias acciones y es muy necesario
para documentos extensos. Una de las acciones principales es desplazarse por el documento
desde los ttulos del contenido.
La pestaa TTULOS muestra todos los textos que tienen el estilo de Ttulo 1, Ttulo 2 o Ttulo 3,
es como si tuviera una tabla de contenidos compacta. Puede hacer clic en cualquiera de los
ttulos del Panel de navegacin para que pueda auto dirigirse a la posicin exacta del ttulo,
ahorrando mucho tiempo sobre todo en documentos extensos.
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El Panel de Navegacin adems cuenta con la seccin PGINAS donde se muestra una miniatura
de cada pgina en el documento. Y tambin la seccin RESULTADOS donde podr encontrar
pequeos prrafos donde se encuentra una palabra buscada, por ejemplo, en la siguiente
imagen, en el segundo panel se ha escrito Office como bsqueda, el panel de navegacin
muestra coincidencias de prrafos donde se incluya la palabra Office.
Para activar el nuevo Panel de navegacin, haga clic en la ficha Vista y en el grupo Mostrar, active
Panel de navegacin. Dentro del Panel de navegacin, active la primera pestaa y listo, ya puede
desplazarse por su documento haciendo clic en cada uno de los ttulos del panel.
4.25. LAS VISTAS DE DOCUMENTOS

Cuando trabaja con sus documentos de Word por lo general usa un tipo de vista llamado Diseo
de impresin. Las vistas de documentos permiten ver de diversas formas una pgina y mejora
la productividad en el trabajo diario, si por ejemplo necesito leer algo en el documento, puedo
usar la vista Modo de lectura o si necesito organizar mis contenidos puedo usar la Vista
Esquema.
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4.26. DISEO DE IMPRESIN
Cuando escribe cualquier documento en Word 2013, de seguro que est utilizando la vista por
defecto, Diseo de impresin. La vista Diseo de Impresin, es la vista ms utilizada, pues como
su nombre lo dice, esta vista permite ver y configurar su documento tal y como se ver a la hora
de imprimir.
Como se mencion lneas arriba, la vista Diseo de impresin tiene una gran variedad de
ventajas, entre ellas la facilidad en cambiar los mrgenes del documento, y es la nica vista que
presenta la Regla vertical y horizontal. Si usted se encuentra en una vista diferente a la Vista
Diseo de impresin, actvela desde la ficha Vista, grupo Vistas y clic en Diseo de impresin.
4.27. VISTA MODO DE LECTURA

En ocasiones no necesitamos escribir nada en Word, simplemente debemos revisar algn
documento. Si un documento es extenso, la vista Diseo de impresin no es la ms adecuada
para darle una leda, pero existe la solucin, activando la vista Modo de lectura.
Cuando activa esta vista, el documento hace un ajuste automtico del texto para que usted
pueda leer con total comodidad su documento. Tenga en cuenta que la vista Modo de lectura
no desordena su documento ni cambia el diseo del mismo, as que no se preocupe, todo volver
a la normalidad cuando active nuevamente Diseo de impresin.
Esta vista presenta tambin dos mens, Herramientas y Vista. Desde el men Herramientas
encontrar comandos para buscar un texto, deshacer o rehacer estilos o buscar alguna palabra
en Bing (Motor de bsqueda de Microsoft). Con el men Vista podr editar el documento desde
la vista Diseo de impresin, as como cambiar el diseo de la pgina mostrada.
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Use los botones Izquierda o Derecha para avanzar o retroceder por las pginas de la vista de
lectura.
Pulse la tecla ESC o clic en la ficha Vista y seleccionar Editar documento para salir de la
vista Modo de lectura.
Si mientras va leyendo su documento encuentra imgenes muy pequeas o alguna tabla con
poca informacin pero necesita darle un mejor vistazo, puede hacer doble clic o tocar dos veces
con el dedo para aumentar el tamao de una imagen o tabla.
Use el botn Zoom en la esquina superior derecha de la imagen o tabla seleccionada para poder
aumentar su tamao si es necesario.
4.28. LA VISTA ESQUEMA
La vista esquema es la mejor opcin para los escritores como yo. Puede crear su lista de temas
que incorporar su libro y luego comenzar a escribir el contenido de cada tema. Cuando activa
la vista Esquema, esta posee su propia ficha especial con una serie de comandos importantes
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para trabajar con el contenido del documento. Tambin puede insertar subdocumentos a un
documento maestro.
Para activar la vista Esquema, debe hacer clic en la ficha Vista y en el grupo Vistas, haga clic en
Esquema. La siguiente imagen muestra como se ve un documento con la vista Esquema.
4.29. LA VISTA DISEO WEB

Word 2013 es un potente procesador de textos. Aunque el trabajo de Word es crear documentos
y aplicarles formatos, algunas personas (muy, pero muy pocas), la utilizan para crear una pgina
Web. Existe una vista llamada Diseo Web que permite ver el documento como si se viera en un
navegador web. En esta vista no veremos los saltos de pgina ni nada parecido. Para activar la
vista Diseo web, debe hacer clic en la ficha Vista y en el grupo Vistas, haga clic en Diseo web.
La siguiente imagen muestra como se ve un documento con la vista Diseo Web.
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4.30. VISTA BORRADOR
Aunque esta vista no es muy utilizada porque creen que no tiene alguna funcin interesante, yo
opino lo contrario. La Vista Borrador muestra el contenido del documento tal cual ser impreso;
la diferencia est en que esta vista es plana, ya que no muestra encabezados o pies de pgina, y
los saltos de pgina ser una lnea de puntos. Imagnese la vista Borrador como un papel toalla
de cocina desenrollado, cada seccin del papel est con una lnea de puntos delgada esto
representa los saltos de pgina.
Yo prefiero utilizar esta vista para evitar contratiempos de los mrgenes, encabezados y pies de
pgina, y escribir el documento sin preocuparme por esas cosas. Para activar la vista Borrador,
debe hacer clic en la ficha Vista y en el grupo Vistas, haga clic en Borrador. La siguiente imagen
muestra como se ve un documento con la vista Borrador.
4.31. DIVIDIR LA VENTANA

Muchas veces un documento extenso terminado necesita de algunos retoques tcnicos,
generalmente en el diseo o formato. Sabemos que las vistas de un documento son muy
importantes, pero en ocasiones, queremos comparar dos vistas distintas a la vez. La
herramienta Dividir permite hacer esto.
A continuacin les mostrar como Dividir la ventana.
1 Haga clic en la ficha Vista.
2 En el grupo Ventana, haga clic en Dividir. La ventana se divide en dos.
Cuando la ventana est dividida en dos presenta la misma vista en ambos lados. Puede hacer en
la pgina de una de las vistas divididas y hacer clic en un tipo de vista distinto. Por ejemplo, en
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la siguiente imagen tenemos una divisin, la de arriba est con la vista Diseo de impresin
mientras que la segunda est con la Vista Esquema.
Para quitar la divisin haga clic en Vista, grupo Ventana y clic en Quitar divisin.
UNIDAD 5. AGREGAR CONTENIDO Y APLICAR FORMATO (I)
Word es el procesador ms utilizado del mercado a pesar de la competencia que tiene. Por lo
general las personas utilizan Word para escribir y aplicarle los formatos adecuados. En esta
seccin aprender a usar tcnicas para escribir en Word que quiz no conoca, as como
herramientas para aplicar formato a sus textos o prrafos, tambin podr corregir la ortografa
de sus documentos de manera sencilla.
5.1. EL PUNTO DE INSERCIN Y EL CURSOR
El Punto de insercin es aquella barrita de color negro que parpadea en el
documento, indicando que puede escribir con total normalidad. Generalmente el Punto de
insercin se encuentra a la izquierda de todo nuevo documento, pero tambin se puede
encontrar en algn otro lugar del documento (al centro o la derecha), ms an si aplica
Tabulaciones.
Muchos usuarios llaman al Punto de insercin como Cursor, pero tenga en cuenta que el cursor
es la barra que pertenece a los movimientos del ratn.
Cuando mueve el cursor por el documento, notar que este cambia de forma, quiz no sea muy
llamativa, as que en la siguiente tabla, ver la imagen de cada cursor que aparece en su
documento listo para escribir y su descripcin.
Imagen
Nombre
Descripcin
Cursor con Sangra de Permite activar el punto de insercin unos

primera lnea
cinco espacios ms adelante que la lnea de
margen.
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Cursos con alineacin a la Permite activar el punto de insercin unos a la
izquierda
izquierda de la lnea de margen.
Cursor con
centrada
alineacin Permite activar el punto de insercin en el

medio del documento.
Cursor con alineacin a la Permite activar el punto de insercin unos a la

derecha.
derecha de la lnea de margen.
Cuando se muestra el cursor con smbolos de alineaciones, debe hacer doble clic para que
automticamente el cursor se posicione en ese lugar.
5.2. USANDO EL CORRECTOR ORTOGRFICO
Lo ms comn mientras escribe es equivocarse, y no porque no sepa escribir o no conozca los
signos de puntuacin (bueno, quiz algunas veces), sino porque la velocidad con la que
digitamos en Word es tan rpida (en otros casos tan lenta) que muchas veces pulsamos teclas
no debidas, olvidamos tildes entre otras cosas. Para buena suerte Word presenta un poderoso
corrector ortogrfico que puede acceder a travs de la ficha Revisar, en el grupo Revisin, y
haciendo clic en Ortografa y gramtica.
Una vez hecho clic en Ortografa y gramtica se abre el panel Ortografa con la primera palabra
que Word considera con error. En la siguiente imagen se muestra como error la
palabra Tambien pues esta no lleva tilde. La palabra con error es seleccionada en el documento
y aparece una alternativa de correccin en el panel Ortografa.
Haga clic en Cambiar para que la palabra sea corregida o use CAMBIAR TODO para que Word
pueda corregir todas las palabras que tengan el mismo error. Use el
comandoOmitir u Omitir todas para que no corrija la palabra o palabras seleccionadas
respectivamente. Utilice el comando Agregar para que la palabra errnea se agregue al
diccionario y ya no sea considerada como error.
Debajo de los comandos del panel Ortografa se encuentra una serie de definiciones de la
palabra que est seleccionada en el panel. Si desea saber ms definiciones de una palabra, haga
clic en el enlace Ver ms. Desde este enlace podr ingresar al sitio web de definitions.net y
encontrar ms y mejores resultados.
En la parte inferior encontrar una lista desplegable del idioma, haga clic en la flecha desplegable
y seleccione el idioma de correccin automtica.
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Es posible que haya seleccionado una palabra bien escrita en el documento y que el panel
Ortografa siga abierto, cuando lo hace aparecer el botn Currculo, haga clic en este botn
para que el corrector comience a buscar un error ortogrfico en el documento nuevamente.
5.3. USANDO LAS OPCIONES DEFINIR, SINNIMOS Y CONTAR PALABRAS

Estas tres opciones se encuentran dentro de la ficha Revisar, en el grupo Revisin. Use el
comando Definir para encontrar el significado de una palabra en el sitio webdefinitions.net.
Hasta el momento en el que us este servicio en lnea, simplemente hay muchas palabras que
este sitio no puede definir por lo cual a mi opinin, esta opcin no es muy recomendable, as
que sigan usando un buen buscador online.
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La siguiente imagen muestra el panel Definir con la definicin de una palabra seleccionada en el
documento. Si quiere ver otra definicin, simplemente seleccione otra palabra.
Puede usar el comando Sinnimos para encontrar el sinnimo de una palabra seleccionada en
el documento. Cuando lo hace el panel Sinnimos aparece mostrando todas las coincidencias
de la palabra seleccionada. Adems encontrar en la parte inferior del panel su definicin (Si la
tuviese).
El comando Contar palabras permite ver unas estadsticas de las palabras, pginas, prrafos o
lneas que se encuentran en el documento. Haga clic en el comando Contar palabaspara que se
active el cuadro de dilogo del mismo nombre.
Si el punto de insercin est en cualquier lugar del documento entonces el cuadro de dilogo
Contar palabras mostrar las estadsticas de todo el documento. Si ha seleccionado una palabra,
frases o prrafos, los datos estadsticos cambiaran para mostrar solo lo seleccionado.
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Puede activar la casilla Incluir cuadros de texto, notas al pie y notas al final para que las
estadsticas puedan contar estos datos.
Una alternativa ms a estas opciones es usando el men contextual. Haga clic derecho en una
palabra y podr encontrar los comandos Definir y Sinnimos, este ltimo presenta una flecha
con los sinnimos de la palabra seleccionada. Si quiere ver las estadsticas de Contar palabra,
haga clic en la seccin de Contar Palabras en la barra de estado.
5.4. HERRAMIENTAS DE TRADUCCIN

Word 2013 mantiene su poderosa herramienta de traduccin para que pueda traducir palabras
en su documento de manera rpida. Tambin Word 2013 cuenta con una herramienta para
traducir el documento entero, para hacerlo, debe tener una conexin a Internet para Word 2013
se comunique con el servicio de traduccin de Microsoft y se pueda obtener el resultado.
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Nota: Las traducciones electrnicas no son 100% fiables, aunque herramientas como el
traductor de Google son muy buenas, no podr reemplazar hasta estos momentos a un
traductor humano profesional.
Para comenzar a ver la traduccin de una palabra a un idioma correspondiente puede usar
el Minitraductor. Primero debe activar el Minitraductor haciendo clic en la ficha Revisary en el
grupo Idioma, haga clic en el comando desplegable Traducir y clic en Minitraductor.
Una vez activado el Minitraductor simplemente seleccione una palabra o prrafo y apunte hacia
su seleccin, espere unos segundos y Microsoft translator traducir el contenido a un idioma
que usted configur.
La pequea ventana de dilogo de Microsoft Translator mostrar la traduccin en el idioma preconfigurado, pero adems presenta algunos comandos de ayuda.
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El comando Expande permite mostrar el panel Referencia con la traduccin del texto o prrafo
seleccionado y adems presenta el comando desplegable Insertar, donde podr elegir si desea
insertar la traduccin en el documento o copiarlo y llevarlo a otro documento.
Los dems comandos de la ventana de dilogo permiten Copiar el texto traducido, reproducir
en voz el texto original y verificar la ayuda de Word sobre las traducciones.
5.5. CONFIGURAR EL IDIOMA DE TRADUCCIN
Para que funcione las opciones de traduccin tanto para el documento como el Minitraductor
primero debe configurar el idioma de traduccin. Para configurar el idioma haga clic en la ficha
Revisar, en el grupo Idioma, haga clic en Traducir y seleccione Elegir idioma de traduccin.
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En el cuadro de dilogo Opciones de idioma de traduccin, en la seccin Elija el idioma

del Minitraductor seleccione un idioma de la lista Traducir a. En la seccin Elegir idiomas para
la traduccin de documentos, seleccione el idioma original de los documentos en la
lista Traducir de, y luego seleccione el idioma de traduccin en la lista Traducir a. Por ltimo
haga clic en Aceptar.
5.6. TRADUCIR EL DOCUMENTO COMPLETO

Si tiene un documento que quiera traducir por completo, quiz este haya llegado en otro idioma,
puede usar el comando Traducir documento desde la ficha Revisar, grupoIdioma, en Traducir.
Cuando hace clic en el comando Traducir documento, Word mostrar un cuadro de dilogo
indicando que el documento ser enviado a un servicio de traduccin online. Haga clic
enSend (Enviar) para que comience la traduccin.
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La siguiente imagen muestra el sitio online de traduccin de Microsoft Translator
www.microsofttranslator.com con la traduccin del documento al idioma ingls.
5.7. UTILIZANDO HERRAMIENTAS PARA BUSCAR Y REEMPLAZAR TEXTOS

Cuando trabaja con documentos extensos es posible que necesite encontrar una palabra en
especial, ya sea para cambiarla o simplemente continuar con alguna actualizacin de su
contenido. Las opciones de Buscar y Reemplazar permiten buscar una palabra y/o reemplazar
esa palabra por otra.
5.8. BUSCANDO UNA PALABRA CON EL PANEL DE NAVEGACIN
Podemos usar el Panel de Navegacin en Word 2013 para buscar una palabra. Para hacerlo haga
clic en la ficha Inicio y en el grupo Edicin haga clic en Buscar y de la lista desplegable haga clic
en Buscar.
Con esta primera opcin se abrir el panel Navegacin con la opcin RESULTADOS activa. Desde
este panel puede escribir alguna palabra en el cuadro Buscar en documento y automticamente
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el panel Navegacin mostrar los primeros resultados. La siguiente imagen muestra los
resultados en el panel Navegacin de la palabra Office, los resultados muestran los prrafos
donde se encontr esa palabra. Note tambin que la palabra Office en el documento es
resaltada. Desplcese por la lista de resultados en el panel Navegacin y haga clic en una de las
opciones para ir directamente al prrafo donde se encuentra la palabra buscada.
5.9. USANDO BSQUEDAS AVANZADAS

Aunque el panel de Navegacin es nuevo desde Office 2010 y tiene ventajas a simple vista como
la facilidad de uso y la velocidad de las bsquedas, es posible que no simplemente quiera
encontrar una palabra, sino tambin, los atributos de la misma y otras propiedades. Para activar
este sistema clsico de bsqueda, haga clic en la ficha Inicio y en el grupo Edicin, clic en Buscar
y seleccione Bsqueda avanzada.
El cuadro de dilogo Buscar y reemplazar se abre mostrando el cuadro Buscar en blanco (si no
hubo ningn texto seleccionado antes de abrir) para que pueda escribir un texto para comenzar
la bsqueda. Tambin encontrar otros comandos para especializar sus bsquedas.
Si hace clic en el botn Ms podr encontrar ms opciones especializadas para sus bsquedas
tal como lo muestra la siguiente imagen. Desde estas opciones podr detallar mejor una
bsqueda como por ejemplo buscar palabras completas o que la palabra coincida con mayscula
o minscula. Tambin encontrar comandos para buscar formatos y opciones de prrafo.
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5.10. REEMPLAZANDO PALABRAS

Otra de las opciones ms usadas es la de reemplazar palabras en el documento, para ello se
emplea la opcin de Reemplazar ubicado en la ficha Inicio, grupo Edicin. El cuadro de dilogo
es el mismo Buscar y reemplazar solo que ahora la ficha Reemplazar es la que est activa.
Use el cuadro Buscar para encontrar la palabra que desea reemplazar, y luego en el cuadro
Reemplazar con escriba el nuevo texto que reemplazar al anterior. Una vez hecho esto, haga
clic en Reemplazar para reemplazar palabra por palabra o Reemplazar todos para que se busque
y reemplace todas las palabras coincidentes en todo el documento.
5.11. APLICANDO FORMATOS A LOS TEXTOS

Word es un procesador de textos que permite digitar y aplicar formato a su contenido,
prcticamente es una de las caractersticas que ya cualquier programa usa para sus textos, solo
que en Word lo podr hacer fcil y ms rpido.
En la ficha Inicio, en el grupo Fuente encontrar los comandos necesarios para aplicar formato
a su contenido. Los comandos desplegables Fuente y Tamao de fuente tienen la opcin de la
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previsualizacin en vivo, simplemente seale alguna de las opciones y el texto en el documento
mostrar una vista previa automtica.
Dentro de los atributos que puede aplicar estn Negrita (Ctrl + N) y Cursiva (Ctrl + K). Tambin
puede aplicar un Subrayado (Ctrl + S) o hacer clic en la flecha desplegable y seleccionar otro tipo
de subrayado.
Puede aplicar un color a sus textos desde el comando desplegable (tctil) o la flecha Color de
fuente. Seale cada cuadradito de color para ver una vista previa del color en el texto, cuando
est convencido haga clic en el color deseado. Ahora en Word 2013 puede aplicar un degradado
de color a su fuente, simplemente seale Degradado y elija un tipo de degrado.
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Tambin puede aplicar algunos efectos a sus textos desde el comando desplegable Efectos de
texto y tipografa. Desde aqu encontrar estilos de efectos predefinidos as como secciones
donde podr personalizar diferentes tipos de efectos. Adems encontrar nuevas opciones
como Estilos de nmero, Ligaduras y Conjunto de estilos.
5.12. ALINEACIN DE TEXTO

Word 2013 permite alinear los textos de manera sencilla. Dentro del grupo Prrafo encontrar
las diversas formas de alineacin, entre ellas:
Alinear a la izquierda
Todo texto escrito en Word se alinea automticamente a la izquierda. Si necesita que un texto
se alinee a la izquierda, basta con seleccionar el texto y hacer clic en el comando Alinear a la
izquierda.
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Alinear a la Derecha
Permite alinear todo un prrafo a la derecha del margen del documento. Utilice este comando
cuando necesite agregar contenido especial como fechas o firmas en un documento importante.
Centrar
Permite centrar el texto en el documento. Esta opcin es muy utilizada en caratulas o solicitudes.
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Justificar
Este comando es muy utilizado por todo usuario que escribe documentos importantes. Justificar
alinea el texto a la izquierda y derecha no permitiendo que queden los extremos desiguales.
5.13. APLICAR ESTILOS

Los Estilos ayudan a aplicar formatos predefinidos para diversas secciones de un documento.
Los estilos se encuentran en el grupo Estilos en la ficha Inicio. Uno de los estilos ms utilizado es
el estilo Ttulo 1, gracias a estos estilos, se puede crear una tabla de contenido automtico.
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Tambin existen diversos tipos de estilos que de seguro podr aplicar a sus documentos. El
grupo Estilos presenta una galera que al sealar alguna opcin podr ver una vista previa en
vivo para aplicar a sus textos.
Todo texto trabaja con estilos. El estilo predefinido es Normal, y es el que utiliza Word 2013 para
que el usuario escriba sus documentos. Para aplicar un estilo, siga estos pasos:
1 Seleccione un texto.
2 Haga clic en la lista desplegable de la galera Estilos o clic en el botn Ms si usa el Mouse.
3 Haga clic en el estilo que necesite.
5.14. CREAR UN ESTILO A PARTIR DE UN TEXTO

Es posible que est trabajando en una editorial o est creando su propio manual tcnico para
luego lanzarlo por Internet. Cuando usted trabaja, es posible que tambin haya creado sus
propios formatos para sus ttulos. Si no tiene mucha experiencia en Word de seguro ha aplicado
el mismo formato a varios textos ms de una vez, provocando una prdida de tiempo y esfuerzo,
pero se acaba de enterar que Word permite seguir usando su formato pero de manera ms
organizada, veamos cmo.
1 Seleccione su texto con formato en su documento.
2 En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, active la galera de Estilos y clic en Crear un estilo.
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3 En el cuadro de dilogo Crear nuevo estilo a partir del formato, en el campo Nombre, escriba
un nombre para su nuevo estilo de formato.
Observe la seccin Vista previa del estilo de prrafo el cual muestra el texto seleccionado desde
su documento.

Ahora simplemente seleccione un texto en su documento en el cual quiera aplicar el formato y
a continuacin active la galera de Estilos y haga clic en su nuevo estilo.
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5.15. LAS LISTAS

Las listas son elementos muy tiles en un documento. Se pueden utilizar con muchos fines; por
ejemplo, para resumir la informacin y para facilitar su comprensin y asimilacin. Hay listas con
nmeros y listas con vietas. Si tiene una secuencia de informacin, las listas con nmeros son
esenciales. Si no tiene que preocuparse de la secuencia, es preferible utilizar listas con vietas.
Las listas pueden ser de un solo nivel o de varios niveles: en las listas de un solo nivel (o una sola
capa), todos los elementos de la lista tienen la misma jerarqua y el mismo nivel de sangra; en
las listas de varios niveles, hay una lista dentro de otra lista. En la ilustracin se puede apreciar
la diferencia.
Existe ms de un mtodo para empezar una lista, pero uno de los ms comunes es aqul en el
que las listas se crean automticamente segn se escribe. Si necesita una lista con vietas, solo
tiene que escribir un asterisco (*) seguido de un espacio. El asterisco se convierte en una vieta
y comienza la lista. Cuando haya terminado de escribir el primer elemento de la lista,
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presione Enter y aparecer una nueva vieta en la lnea siguiente. Para crear automticamente
listas numeradas, escriba el nmero uno y un punto (1.) seguido de un espacio.
El mtodo ms sencillo para detener la creacin de una lista es presionar dos veces Enter. Cada
vez que presiona Enter al final de la lista, aparece una nueva vieta o nmero; pero si vuelve a
presionar Enter , desaparece la ltima vieta o nmero y puede empezar un nuevo prrafo en
una nueva lnea.
Si necesita algo ligeramente diferente, por ejemplo, si est en medio de una lista y desea escribir
texto debajo de la vieta que tiene el mismo nivel de sangra que el texto anterior, utilice la
tecla Retroceso. De este modo quita la vieta pero el nivel de sangra del texto permanece
idntico. Si desea que el nuevo texto quede alineado debajo de la vieta en lugar de permanecer
alineado con el texto anterior, vuelva a presionar Retroceso. Por ltimo, si desea quitar
totalmente la sangra de la lista, presione de nuevo Retroceso.
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Tambin se puede utilizar los botones Vietas y Numeracin. Haga clic en el botn y empiece a
escribir para crear el primer elemento de lista, o seleccione el texto que haya escrito y haga clic
en el botn Vietas o Numeracin para convertir cada prrafo en un elemento de lista.
Nota: Ambos botones "recordarn" qu tipo de lista utiliz por ltima vez y usarn el mismo tipo
cuando vuelva a activar dichos botones. Por lo tanto, si la ltima lista numerada que utiliz era
realmente una lista con letras, obtendr otra lista con letras la prxima vez que haga clic en el
botn Numeracin. Y si el ltimo diseo de vieta que utiliz era un cuadrado negro, obtendr
este diseo la prxima vez.
Si desea ordenar una lista despus de crearla, por ejemplo en orden alfabtico, puede utilizar el
botn Ordenar en el grupo Prrafo de la ficha Inicio de la cinta de opciones. Tenga en cuenta
que cuando ordena una lista numerada, solo se ordenan los elementos de la lista, no los
nmeros (por lo tanto, el nmero 1 aparecer en primer lugar, y as sucesivamente).
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Si tiene una lista con vietas que utiliza los mismos aburridos y tediosos crculos negros, hay
buenas noticias para usted: puede cambiar el diseo por uno de los numerosos nuevos diseos
integrados. Solo tiene que hacer clic en la flecha situada junto al botn Vietas para ver la
Biblioteca de vietas.
Pero todava hay ms buenas noticias: si ninguno de los diseos le llama la atencin, puede crear
su propio diseo haciendo clic en Definir nueva vieta, en la parte inferior del cuadro de dilogo.
Puede disear dos tipos de vieta: smbolo e imagen. Las vietas de smbolo utilizan un carcter
a partir de una fuente; por ejemplo, las fuentes Webdings y Wingdings son apropiadas para
smbolos de vieta. Es necesario tener disponibles las fuentes en el equipo para poder utilizar
los smbolos a partir de las mismas, por lo que, al no ser habituales, es preferible no utilizarlas
al enviar el documento a otras personas que posiblemente no las tengan instaladas. Las vietas
de imagen consisten en lo que la propia palabra indica: imgenes diminutas. Como las vietas
son tan pequeas, no intente utilizar imgenes complicadas.
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Tambin existe una Biblioteca de numeracin integrada, y puede utilizarla del mismo modo que
la Biblioteca de vietas. Puede cambiar las caractersticas de la fuente, como el color, para crear
su propio estilo de vieta de smbolo o numeracin.
Una vez agregado un nuevo diseo, aparecer en la biblioteca de vietas o de numeracin a

partir de ese momento, a no ser que la quite haciendo clic con el botn secundario del mouse o
ratn y haciendo clic despus en Quitar.
5.16. FORMATO A LAS LISTAS
Un pequeo aunque conocido secreto sobre las listas es que se puede aplicar formato a las
vietas o los nmeros por un lado y al texto de los elementos de lista por otro. Por ejemplo,
puede tener texto de color negro estndar con nmeros de color rojo en negrita. Esto se
consigue haciendo clic en una de las vietas o nmeros. De este modo, solo se seleccionan estos
elementos y queda excluido el texto de los elementos de lista.
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Una vez seleccionados los nmeros o vietas, les puede aplicar formato del mismo modo que a
cualquier texto mediante los comandos de la cinta de opciones. Por ltimo, solo tiene que hacer
clic fuera de la lista para ver la lista definitiva con el nuevo formato.
5.17. UTILIZAR TABULACIONES

Antiguamente, en la poca de la mquina de escribir, las tabulaciones eran la nica manera de
dar formato a las tablas, diagramas y columnas. Ahora Word les ofrece una gran variedad de
herramientas de alineacin como son las Tabulaciones.
Para comenzar a utilizar las tabulaciones, primero debe activar una de ellas y lo har a travs de
la regla de Word. En la parte superior de la regla vertical se encuentra una tabulacin activa
llamada Tabulacin Izquierda, observe la siguiente imagen.
Si vuelve a hacer clic en la Tabulacin Izquierda, esta cambiar por otro tipo de tabulacin. A
continuacin podrs ver los diferentes tipos de tabulaciones que posee Word 2013.
Botn
Nombre
Descripcin
Tabulacin izquierda
El texto comienza en el signo tabulacin y contina

hacia la derecha. Este es el estilo de tabulacin
utilizado con ms frecuencia.
Centrar tabulacin
El texto se centra en la tabulacin mientras escribe.
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Tabulacin derecha
El texto comienza en el signo de tabulacin y se

desplaza hacia la izquierda al escribir un nuevo texto.
Tabulacin decimal
Las filas de nmeros se alinean segn la posicin del

punto decimal, independientemente del nmero de
decimales de cada nmero.
Barra de tabulaciones
Crea una lnea vertical. Mediante esta opcin podrs

dibujar lneas verticales abarcando cualquier nmero
de lneas horizontales de texto.
Sangra de primera lnea
Activa la funcin Sangra de primera lnea. Haga clic en

la regla para definir una sangra de primera lnea.
Sangra francesa
Activa la funcin sangra francesa. Haga clic en la regla

para posicionar una sangra francesa.
Una vez conocido los diversos tipos de tabulaciones ahora deber hacer clic en algn lugar de la
regla horizontal para activar la tabulacin en el documento. La siguiente imagen muestra la
tabulacin Izquierda aproximadamente en las posiciones 2cm, 5cm y 8cm.
Una vez las tabulaciones estn en su posicin en la regla horizontal, solo basta pulsar la
tecla Tab (Tabulacin) y automticamente se dirigir a la primera posicin de la tabulacin, en
mi caso, 2cm. Escriba un texto y vuelva a pulsar Tab para dirigirse a la siguiente posicin y as
sucesivamente. Como podr observar, los espacios entre cada Tab son perfectos debido a las
posiciones agregadas en la regla. La siguiente imagen muestra algunos textos basados en
posiciones tabulares en el documento.
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5.18. APLICAR SANGRAS

Las alineaciones de prrafos es muy importante en un documento, usted puede aplicar ms
alineaciones utilizando la regla, este tipo de alineaciones es conocido como sangras, puedes
aplicar una sangra de primera lnea (sangra comn en casi todo tipo de documentos) o una
sangra francesa que son las dos ms comunes.
Como puede observar, en su regla horizontal se encuentran varios pequeos botones que
permiten aplicar sangras en su documento. La siguiente imagen muestra la regla horizontal
clsica de Word.
A. Sangra de primera lnea
B. Sangra francesa
C. Sangra izquierda
D. Sangra derecha
E. rea del margen izquierdo
F. rea de margen derecho
Para comenzar a usar una sangra, basta con seleccionar un prrafo o hacer clic dentro de
cualquier lugar del prrafo y luego mover las sangras a su respectiva posicin. La siguiente
imagen muestra el primer prrafo seleccionado con sangra izquierda y derecha. Como puede
observar, en el primer prrafo tanto el lado izquierdo como el derecho mantienen el justificado,
mientras que en el segundo prrafo al cual fue aplicado sangra de primera lnea, como su
nombre lo dice, la primera lnea de prrafo tiene un espacio.
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UNIDAD 6. CONSTRUYENDO SUS DOCUMENTOS ADECUADAMENTE (I)

Todos utilizamos Word para realizar una tarea en comn, la de escribir y escribir. Es genial
preocuparnos por lo que vamos a decir en el libro, pero tambin debemos pensar en cmo mi
documento se va a mostrar ante las personas. Una de las tantas cosas importantes es la de
preocuparnos por el aspecto del documento, desde lo esencial como la orientacin de pgina y
su tamao, hasta lo visual como son las Marcas de agua o fondos de pgina. En este captulo
aprender diversas herramientas que ayuda a cambiar el aspecto del documento.
6.1. ELEGIR EL TAMAO DE PAPEL
Es importante saber el tamao de papel con el que vamos a redactar los documentos, ya que de
ello depende la calidad y estructura del mismo. Si es posible, elija cuanto antes el tamao de
papel, de esa manera puede continuar redactando sin ningn inconveniente; si est utilizando
un tamao diferente a lo que necesita, puede cambiarlo an, pero tenga en cuenta que si ya
estructur su documento, este puede sufrir algunos cambios.
No elija el tamao de papel porque s; el tamao de papel depende mucho de la impresora con
la que va a imprimir. Si no posee una impresora que soporte un tamao de papel en especial,
an puede trabajar su documento pero deber utilizar una impresora de terceros.
Si es un usuario que trabaja en oficina o casa, los formatos ms comunes son A4, A5, Carta y
Oficio. Las impresoras comunes utilizan esos tamaos por defecto, as que no tendr ningn
problema.
Es muy difcil que los usuarios utilicen un tamao de papel A3, que es superior al A4, ya que el
tamao A3 generalmente se utiliza para portadas o diseos publicitarios, y Word no es idneo
para crear publicidades. Si desea un programa que pueda trabajar con publicidades, utilice
Microsoft Publisher 2013.
Para elegir un tamao de Papel, siga estas instrucciones:
1 Haga clic en la ficha Diseo de pgina.
2 En el grupo Configurar pgina, haga clic en Tamao.
3 En la lista de tamaos, haga clic en el tamao que desea elegir.
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6.2. ORIENTACIN DE PGINA

Muchos trabajamos con la orientacin por defecto, Vertical; pero en ocasiones, necesitamos
trabajar con una orientacin diferente, Horizontal. Un ejemplo muy concreto para utilizar una
orientacin Horizontal es crear tablas, generalmente cuando se preparan informes, las tablas no
son lo suficientemente pequeas para caber en una orientacin Vertical, por ello se utiliza la
orientacin explicada.
A continuacin les muestro como cambiar entre la orientacin Vertical u Horizontal:

2 En el grupo Configurar pgina, haga clic en Orientacin.
3 Haga clic en Horizontal o Vertical.
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6.3. CAMBIAR LOS MRGENES DEL DOCUMENTO

Despus de elegir el tamao del papel y seleccionar la orientacin de la pgina, es hora de
configurar los mrgenes del documento. El Margen elegido por defecto es del tipo Normal, que
equivale a los laterales a 3cm y los extremos a 2.5cm.
Un Margen es un espacio en blanco que separa el rea de contenido del rea de maquetacin
de un documento. Tenga en cuenta que los mrgenes ayudan mucho a la hora de imprimir un
documento y si estos sern puestos en algn archivador o encuadernados para su uso posterior.
Generalmente debe utilizar un margen mayor para los lados en donde se tendrn que
encuadernar, por ejemplo, si quiere perforar las hojas para agregarlos a una carpeta de
documentos, deber tener el lado izquierdo un poco ms de centmetros que el del lado
derecho, para as tener el mismo espacio a la hora de mostrar el trabajo final.
A continuacin les muestro como cambiar el margen:
2 En el grupo Configurar pgina, haga clic en Mrgenes.
3 Haga clic en el margen que desee.
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6.4. PERSONALIZAR LOS MRGENES

En la galera de mrgenes puede encontrar diversos mrgenes preestablecidos, pero quiz no
atiendan a sus necesidades. Puede personalizar sus mrgenes para que sea ms adecuado a su
trabajo.
A continuacin les muestro como personalizar el margen:
2 En el grupo Configurar pgina, haga clic en Mrgenes.
3 Haga clic en Mrgenes personalizados.
4 En el cuadro de dilogo Configurar pgina, en la seccin Mrgenes, cambie los valores de

Superior, Inferior, Izquierda y Derecha.
Tambin puede cambiar los valores para la Encuadernacin e inclusive el margen interno.
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6.5. TRABAJAR CON COLUMNAS

Es posible que algunos documentos se necesiten de al menos dos columnas, ya sea por ahorrar
espacio o porque el documento lo pide as.
Incluso muchos usuarios utilizan Word para crear sus dpticos o trpticos. Les recomiendo que
no utilicen Word 2013 para ello, ya que Word no est especializado para ese tipo de
documentos, lo puedes hacer, claro que s, pero te recomiendo una herramienta que no falla,
Microsoft Publisher 2013.
Bueno, si no deseas hacerme caso en mi consejo (no me molesto), entonces pueden utilizar
Columnas, una herramienta de Word que ayudar a dividir su pgina en dos, en tres o quiz en
cuatro columnas.
A continuacin les muestro como hacerlo.
2 En el grupo Configurar pgina, haga clic en Columnas.
3 Haga clic en el nmero o estilo de columna que desea.
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Word trabaja todo documento con una sola columna, as que si desea volver a su documento
normal, solo debe elegir Una columna.
Cuando elige un estilo de columna, generalmente se aplica a todo el documento, pero puede
seleccionar algn prrafo y luego aplicar un estilo de columna adecuado, notar que solo el
prrafo seleccionado se ve afectado por el cambio.
6.6. APLICAR UN FONDO DE PGINA

Aunque Word no es un programa para la creacin de pginas Web, puede aplicar un fondo de
documento para hacerlo ms vistoso. Tenga en cuenta que el color de fondo que aplique solo
ser para tener el documento en modo digital, es decir, que mientras lo tenga en Word o lo
enve en PDF o lo guarda como pgina Web, el color se mantendr; pero a la hora de imprimir,
la pgina saldr en blanco.
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Los fondos o pginas de color se utilizan principalmente en un explorador Web para crear fondos
ms interesantes para verlos en pantalla. Tambin es posible mostrar fondos en la vista Diseo
Web y en la mayora de las otras vistas, excepto en las vistas Borrador y Esquema.
Como fondo puede utilizar degradados, tramas, imgenes, colores slidos o texturas. Los
degradados, tramas, imgenes y texturas se disponen en mosaico o se repiten para rellenar la
pgina. Al guardar un documento como una pgina Web, las texturas y los degradados se
guardan como archivos JPEG compatible con numerosos exploradores de Web que se desarroll
para comprimir y almacenar imgenes fotogrficas. Est especialmente indicado para grficos
con muchos colores, como fotografas digitalizadas.), mientras que las tramas se guardan como
archivos GIF.
A continuacin les mostrar como aplicar un fondo de documento:
1 Haga clic en la ficha Diseo.
2 En el grupo Fondo de pgina, haga clic en Color de pgina.
3 Elige un color de la seccin Colores del tema o colores estndar.
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Tambin puede elegir diversos efectos de relleno, entre ellos colores Degradados, tramas,
texturas o agregar una imagen (JPG, TIFF, PNG, etc) como fondo.
6.7. AGREGAR UNA MARCA DE AGUA
Las marcas de agua son texto o imgenes que aparecen detrs del texto del documento. Con
frecuencia agregan inters o identifican el estado del documento, como por ejemplo marcando
el documento con la palabra Borrador. Las marcas de agua se pueden ver en la vista Diseo de
impresin, en la vista Lectura a pantalla completa o en los documentos impresos.
Si utiliza una imagen, puede aclararla o decolorarla de modo que no interfiera con el texto del
documento. Si utiliza texto, puede seleccionar frases integradas o escribir su propio texto.
Para aplicar una marca de agua, realice lo siguiente:
2 En el grupo Fondo de pgina, haga clic en Marca de agua.
3 Haga clic en la Marca de agua que necesite.
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6.8. APLICAR UN BORDE PGINA

Es muy usual que los estudiantes de high school quieran presentar un trabajo bien completo, y
muchos utilizan algunos bordes de pginas llamativos. Los bordes de pgina pueden ser lneas o
algn dibujo en particular que va a estar alrededor de la lnea de margen del documento. Vea la
siguiente imagen.
Para poder aplicar un borde de pgina deber acceder al cuadro de dilogo Bordes y
sombreado. Para acceder solo basta con hacer clic en el comando Borde de pgina del
grupo Fondo de pgina en la ficha Diseo.
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6.9. APLICAR ENCABEZADO Y PIE DE PGINA

Cuando lees algn libro podrs notar que tanto en la parte superior de la pgina como en la
parte inferior, se encuentra algn texto y nmero de pgina, este texto en la parte superior se
llama Encabezado y el texto que aparece en la parte inferior se llama Pie.
No se preocupe del espacio que ocupa un encabezado y pie de pgina, este no afectar al
contenido del documento, claro, tome en cuenta de los mrgenes aplicados antes de escribir los
encabezados y pies de pgina.
Word 2013 le ayuda a ahorrar tiempo y trabajo, pues presenta una galera de estilos de
Encabezado y pie de pgina que seguramente a usted le va a agradar. En la ficha Insertar, en el
grupo Encabezado y pie de pgina se encuentran los comandos desplegables Encabezado y Pie
de pgina.
Al hacer clic en cualquiera de estos comandos aparecer una galera de encabezados o pies de
pgina que puede aplicar simplemente haciendo clic sobre una de las opciones. Cuando lo hace,
un diseo de encabezado o pie de pgina pre definido se agrega a su documento, solo basta que
usted agregue su texto deseado.
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6.10. APLICAR TEMAS

Al igual que los temas en Windows 8, esta herramienta permite guardar una serie de formatos
que luego puedes aplicar a tu documento, a diferencia de los estilos de Word que solo guardan
formatos de texto, los Temas pueden guardar la apariencia y colores de un grfico, un SmartArt
y otros elementos. Para aplicar un tema solo de hacer clic en la ficha Diseo y en el grupo
Formato del documento hacer clic en Temas y elegir una opcin de la galera.
Un tema posee 4 acciones para aplicar, entre ellas est Colores, Fuentes y Efectos.
* Colores: Cada tema tienen 12 colores y cada uno de estos colores es asignado a alguna
parte del documento, entre ellos tambin se encuentran los colores de los hipervnculos, ya sea
mostrando un hipervnculo no utilizado o una ya utilizado.
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* Fuentes: Generalmente se posee dos fuentes, una para el cuerpo del texto y otra para los
ttulos.
* Efectos: Cada tema utiliza alguno de los 20 efectos grficos que posee Word, como la
apariencia 3D, sombras, estilos y ms.
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* Espacio entre prrafos: Permite aplicar diversos estilos de espacio para sus prrafos en el
documento.
6.11. LOS ELEMENTOS RPIDOS

La galera de elementos rpidos es una galera donde se pueden crear, almacenar y buscar partes
de contenido reutilizables, incluyendo autotexto, propiedades del documento como ttulo y
autor, y campos. Puede acceder a Elementos rpidos desde la ficha Insertar, grupo Texto.
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6.12. AUTOTEXTO
Autotexto es contenido reutilizable que se puede almacenar y al que se puede obtener acceso
una y otra vez.
Para acceder a la galera de autotextos, siga estos pasos:
1 Haga clic en Elementos rpidos.
2 Seale Autotexto.
3 Haga clic en el autotexto que necesite.
Para guardar un nuevo autotexto, siga estos pasos:

1 Escriba una frase larga, por ejemplo el nombre de su empresa.
2 Seleccione el texto escrito y pulse ALt + F3.
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Tambin puede hacerlo desde Elementos rpidos, y clic en Guardar seleccin en una galera de
elementos rpidos.
3 En el cuadro de dilogo Crear nuevo bloque de creacin, en el cuadro Nombre, escribe el
nombre con el que quieres que aparezca el Autotexto.
4 En el cuadro Galera, verifique que est activo Autotexto.
5 En el cuadro Descripcin, escriba un texto referente a lo que se va a insertar.
Ahora puede acceder a la galera de Autotextos desde Elementos rpidos y podr visualizar la
opcin Empresa nombre con la cual guard mi autotexto y adems la entrada que aparecer si
elige esta opcin.
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Tambin puede escribir por ejemplo la palabra empresa y luego pulsar F3, ya que DICES es el
nombre con el que se guard el autotexto, de esta manera ahorras tiempo en lugar de escribir
toda la frase.
6.13. PROPIEDAD DEL DOCUMENTO

Haga clic en Propiedad del documento para elegir en una lista las propiedades que se pueden
insertar en el documento. Rellene el cuadro de propiedades del documento para crear
propiedades que acompaarn al documento.
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6.14. CAMPO
Use cdigos de campo para insertar campos que pueden proporcionar informacin actualizada
automticamente, como hora, ttulo, nmeros de pgina, etc.
6.15. GUARDAR SELECCIN EN UNA GALERA DE ELEMENTOS RPIDOS

Seleccione una frase, oracin u otra parte del documento. En la ficha Insertar, en el grupo Texto,
haga clic en Elementos rpidos y, a continuacin, en Guardar seleccin en una galera de
elementos rpidos.
Para volver a usar la seleccin despus de guardarla en la galera de elementos rpidos, haga
clic en Elementos rpidos y elija la seleccin en la galera.
6.16. EL ORGANIZADOR DE BLOQUES DE CREACIN
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Esta ventana almacena y organiza todos los bloques de creacin que usted haya creado. Esta
organizacin permite buscar por Nombre o por galera, que son los ms comunes. En esta
ventana podr encontrar bloques de creacin como por ejemplo las portadas, los cuadros de
texto, tablas o quiz encabezados y pies de pgina.
Desde el cuadro de dilogo Organizador de bloques de creacin, tambin podr editar cada
opcin, insertarlo en el documento o eliminarlo por completo.
UNIDAD 7. INSERTAR IMGENES, FORMAS, TABLAS, GRFICOS Y VDEOS EN WORD (I)

7.1. INSERTAR FORMAS
Puede agregar una forma al documento o combinar varias formas para elaborar un dibujo o una
forma ms compleja. Entre las formas que hay disponibles se incluyen lneas, figuras
geomtricas bsicas, flechas, formas de ecuacin, formas para diagramas de flujo, estrellas,
cintas y llamadas.
Despus de agregar una o ms formas, puede agregarles texto, vietas, numeracin y estilos
rpidos.
Para comenzar a agregar una forma, debe hacer lo siguiente:
2 En el grupo Ilustraciones, haga clic en Formas.
3 Haga clic en la forma que desee.
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4 En el documento, dibuje la forma haciendo clic en un lugar del documento y arrastrando en

diagonal para darle un tamao uniforme.
7.2. PERSONALIZAR UNA FORMA

Cuando una forma es insertada en el documento presenta una serie de herramientas para su
edicin, estas herramientas se encuentran en la herramienta contextual Herramientas de
dibujo, dentro de su ficha Formato.
La forma insertada en el documento presenta controles de ajuste de tamao, estos se

encuentran en los laterales y las esquinas. Adems presenta un control de giro y un control de
estado. A la derecha presenta un pequeo cono el cual permite rpidamente cambiar el ajuste
de la forma en el contenido del documento.
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Puede utilizar el control de giro para rotar la forma y el control de estado para cambiar la
apariencia de la forma, como se muestra en la siguiente imagen. La forma ha sido girada y su
estado cambi por el de desnimo.
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Puede aplicar un estilo de forma a la forma insertada en el documento. Cuando se selecciona
una forma, aparece su herramienta contextual y desde el grupo Estilos de forma, puede elegir
entre diferentes estilos que se muestra en la galera.
Incluso puede agregar texto a una forma, solo debe hacer clic derecho en la forma y clic en
Agregar texto. Escriba el texto como si estuviera escribiendo en el documento y aplique los
formatos de texto que usted desea.
7.3. Insertar Imgenes

Puedes insertar imgenes a un documento de manera sencilla, Word 2013 acepta casi todos los
tipos de formatos de imagen, o mejor dicho, los ms utilizados. Puede tener una fotografa o
una imagen descargada de Internet y simplemente puede insertarlo desde el comando Imagen
en el grupo Ilustraciones, dentro de la ficha Insertar.
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Al pulsar clic en el comando Imgenes, aparece el cuadro de dilogo Insertar imagen, donde
deber elegir la imagen deseada. Al hacer clic en Insertar, la imagen aparece con un tamao
ajustado por defecto, si este es demasiado grande.
7.4. PERSONALIZAR UNA IMAGEN INSERTADA

Al igual que una forma, puede personalizar una imagen insertada. AL insertar la imagen, aparece
la Herramienta contextual, Herramientas de imagen con la ficha Formato.
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Puedes aplicar un estilo de imagen al objeto insertado. Cuando aplica uno de los tantos estilos
de imagen, notar el cambio de apariencia del objeto, ms no de la imagen, ya que esta sigue
intacta.
Si hace clic en Diseo de imagen, podr elegir entre diversos diseos basados en SmarArt, y as
darle un toque personalizado a la apariencia del objeto.
Observen en la siguiente imagen, un toque personalizado con el diseo de imagen.
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Word 2013 ha agregado una variedad de efectos artsticos para aplicar a las imgenes
insertadas. Estas imgenes cambian mucho a la apariencia de la imagen. Puede aplicar un efecto
artstico desde el grupo Ajustar.
Ahora cuando inserta un objeto como una imagen en su documento, usted puede moverlo
fcilmente por cualquier parte de su contenido. Cada vez que mueve una imagen aparecern
unas guas dinmicas que permiten ver la posicin de su imagen.
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7.5. INSERTAR UNA IMAGEN ONLINE

Una de las nuevas caractersticas en Word 2013 es la oportunidad de insertar imgenes dese
Internet a travs de servicios en lnea. Para comenzar a insertar una imagen en lnea haga clic
en la ficha Insertar y en el grupo Ilustraciones haga clic en Imgenes en lnea.
Una vez hecho clic en esta opcin aparecer la ventana de dilogo Insertar imgenes. En esta
ventana encontrar algunos servicios online de Microsoft como opcin a encontrar imgenes
prediseadas desde Office.com, as como hacer bsquedas desde Bing, o usar su SkyDrive. En
mi caso buscar imgenes desde Bing, de modo que har clic en el cuadro Buscar en Bing y
escribir un texto que me permita encontrar una imagen adecuada para mi contenido.
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Una vez escrito su texto de bsqueda, pulse la tecla Enter o haga clic en el botn Buscar (cono
de lupa). Ahora Word 2013 se conectar con el servicio de bsqueda de Bing y podr seleccionar
una o todas las imgenes de la galera, y luego clic en Insertar.
7.6. CAPTURAR PANTALLA

Si usted es un profesional que se dedica a elaborar materiales de informtica, la herramienta
Capturar pantalla le ayudar a resolver sus problemas. Muchos utilizbamos la tecla Print Screen
(Impr Pant) para capturar la pantalla completa o Alt + Print Screen para capturar alguna ventana
en especial.
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En Word 2013 se presenta esta herramienta como una novedad, pero cabe mencionar que no
es una novedad de Office, ya que en OneNote 2007 se poda capturar pantalla como queramos,
solo que en Office 2013, esto se ha mejorado.
En la ficha Insertar dentro del grupo Ilustraciones, haga clic en Captura y si tiene alguna ventana
abierta, aparecern coincidencias de captura de las ventanas abiertas, simplemente para elegir
y automticamente se inserta en el documento.
Tambin puede elegir Recorte de pantalla si desea capturar alguna parte de la ventana y no lo
dems. En la siguiente imagen, la parte nublada es lo que no queremos capturar, mientras que
la parte ms colorida es lo que estamos capturando.
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7.7. QUITAR FONDO
Ahora Word 2013 permite quitar el fondo de una imagen insertada. Esta herramienta no actuar
a la perfeccin en imgenes muy coloridas pero ayudar mucho a nuestro trabajo. Active Quitar
fondo desde el grupo Ajustar en la ficha Diseo de Herramientas de imagen.
Cuando activa Quitar fondo, la imagen estar en prpura indicando que esa parte ser
removida. Tambin aparece un controlador de ajuste que permite establecer qu imagen se
debera quedar. Esta herramienta trabaja inteligentemente con las imgenes. Cuidado
Photoshop! - (Es una broma amigos de Photoshop)
7.8. INSERTAR UNA PORTADA

Word 2013 ayuda a los usuarios quienes desean entregar un buen trabajo final. En ocasiones la
gran mayora de personas disean caratulas simples o portadas sencillas. Word 2013 brinda
una luz salvadora para todos aquellos quienes creen que sus diseos no son nada agradables,
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las Portadas de Word permitirn insertar toda una gama de objetos que se coloca en la primera
pgina y sirve como su caratula o portada libro o documento que est escribiendo.
Para insertar una portada siga estos pasos:
2 En el grupo Pginas, haga clic en Portada.
3 Haga clic en la portada que ms le agrade.
Si inserta otra portada en el documento, sta sustituir a la primera portada que insert.
Para reemplazar una portada creada en una versin anterior de Word, debe eliminar
manualmente la primera portada y, a continuacin, agregar una portada con un diseo de la
galera de Word.
Para eliminar una portada insertada con Word, haga clic en la pestaa Insertar, haga clic en
Portadas en el grupo Pginas y, a continuacin, haga clic en Quitar portada actual.
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7.9. INSERTAR TABLAS
Una Tabla en Word es un recuadro rectangular visible o invisible, que permite que se le inserte
dentro de ella texto, otras tablas, celdas, imgenes, etc. Las tablas permiten darle un formato
determinado a un documento.
Puede insertar una tabla desde la ficha Insertar, grupos Tablas. Cuando hace clic en Tablas,
encontrar la opcin de agregar Tablas rpidas, que son pequeos cuadrados que representan
las celdas.
Cuando inserta una tabla podr agregarle texto e imgenes o quiz una tabla ms dentro de la
misma. Al seleccionar alguna celda, aparece la herramienta contextual, Herramientas de Tabla
y desde ah podr cambiar su formato y la forma de presentacin de las tablas.
El punto de insercin indica que puede comenzar a escribir en una tabla, si desea pasar a la
siguiente celda, basta con pulsar la tecla TAB. Cuando llega al final de la celda, al pulsar
nuevamente TAB, regresar a la primera celda de la siguiente fila. Tenga en cuenta que una tabla
tiene la misma estructura que las celdas de Excel, es decir, tienen un nombre idntico, vea el
siguiente grfico y ntelo.
7.10. INSERTAR Y ELIMINAR FILAS O COLUMNAS

No siempre podemos saber cuntas filas o columnas tendr una tabla, es posible que queramos
aumentar o quitar filas o columnas y existen diversas maneras de hacerlo.
En la ficha contextual Herramientas de tabla, en la ficha Presentacin, grupo Filas y Columnas,
encontrar los diversos botones para agregar filas y columnas. Por ejemplo, puede insertar
arriba o abajo una fila o a la derecha o izquierda una columna.
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Tambin puede insertar filas debajo si pulsa Enter mientras el punto de insercin se encuentre
fuera de la tabla.
7.11. CAMBIAR EL ESTILO DE UNA TABLA
Puede cambiar el estilo de una tabla si lo desea. Generalmente las tablas poseen un estilo
simple, sin color ni nada, pero puede agregarle colores y otras caractersticas pero con un par
de clics.
En la ficha Diseo de Herramientas para tabla, se encuentra el grupo Diseo de tabla, dentro
de este grupo se encuentra la galera de diseos, al pulsar clic en Ms, podr ver todos los
diseos para aplicar a las tablas.
7.12. GRFICOS SMARTART

Un elemento grfico SmartArt es una representacin visual de la informacin que se puede crear
de forma fcil y rpida eligiendo entre los diferentes diseos, con el objeto de comunicar
mensajes o ideas eficazmente.
La mayor parte del contenido que se crea con programas de Microsoft Office 2013 es textual,
aunque el uso de ilustraciones mejora la forma de entender y recordar un texto, adems de
promover la accin. Crear ilustraciones con la calidad de un diseador puede ser un reto,
especialmente si el usuario no es un profesional del diseo o no se puede permitir contratar
uno. Si usa versiones de Microsoft Office anteriores a Office 2007, puede perder gran cantidad
de tiempo en conseguir que las formas tengan el mismo tamao y estn correctamente
alineadas. Tambin necesitar tiempo para conseguir que el texto tenga la apariencia adecuada
y para aplicar formato manualmente a las formas para que se adapten al estilo general del
documento. Con los elementos grficos SmartArt, podr crear ilustraciones con la calidad de un
diseador con solo hacer clic unas cuantas veces.
Al crear un elemento grfico SmartArt, se le pide al usuario que elija un tipo de elemento grfico
SmartArt, como Proceso, Jerarqua, Ciclo o Relacin. Cada tipo de elemento grfico SmartArt
contiene varios diseos diferentes. Una vez elegido el diseo, es muy fcil cambiar el diseo o
tipo de elemento grfico SmartArt. La mayor parte del texto y el resto del contenido, as como
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los colores, estilos, efectos y el formato de texto, se transfieren automticamente al nuevo
diseo.
Tambin puede agregar y quitar formas en un elemento grfico SmartArt para ajustar la
estructura del diseo. Por ejemplo, aunque el diseo Proceso bsico aparezca con tres formas,
puede ser que su proceso solo necesite dos o quizs cinco. A medida que agrega o quita formas
y modifica el texto, la disposicin de las formas y la cantidad de texto que contienen se actualizan
automticamente y se mantiene el diseo y el borde original del diseo del elemento grfico
SmartArt.
A continuacin aprender a crear un grfico SmartArt:
2 En el grupo Ilustraciones, haga clic en SmartArt.
3 En el cuadro de dilogo Elegir un grfico SmartArt, haga clic en algn elemento grfico, por
ejemplo Proceso.
4 Elige algn grfico a insertar.
6 En el Panel de texto, Escribir aqu el texto, escriba algn texto en especial.

Cada vez que escriba el texto, automticamente el grfico va tomando forma.
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Si necesita transmitir ms de dos ideas, use otro diseo que tenga ms de dos formas para texto,
como el diseo Pirmide bsica del tipo Pirmide. Tenga en cuenta que cambiar los diseos o
los tipos de elementos grficos SmartArt puede alterar el significado de la informacin. Por
ejemplo, un diseo con flechas hacia la derecha, como Proceso bsico del tipo Proceso, no
significa lo mismo que un elemento grfico SmartArt con flechas en crculo, como Ciclo continuo
del tipo Ciclo.
7.13. ECUACIONES
Microsoft Word 2013 incluye compatibilidad integrada para escribir y modificar ecuaciones. Las
versiones anteriores usaban el complemento Microsoft Equation 3.0 o el complemento Math
Type. Equation 3.0 vena incluido en versiones anteriores de Word y est disponible en Word
2013. Math Type no se inclua en versiones anteriores de Word, pero estaba a la venta.
Si una ecuacin se escribi en una versin anterior de Word y desea modificarla usando Word
2013, debe usar el complemento que se us para escribir la ecuacin. Si adquiri Math Type, es
necesario que lo tenga instalado.
Cuando escriba una ecuacin, puede usar los cdigos de caracteres Unicode y las entradas de
Autocorreccin matemtica que reemplazan texto por smbolos
Cuando se escribe una ecuacin, Word convierte automticamente la ecuacin en una ecuacin
formateada profesionalmente.
1 En la ficha Insertar.
2 En el grupo Smbolos, haga clic en la flecha que hay junto a Ecuacin.
3 A continuacin, clic en la ecuacin que desee.
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Tambin puede seleccionar la opcin Insertar nueva ecuacin. Cuando elige esta opcin entrar
al editor de ecuaciones.
7.14. INSERTAR UN VDEO EN SU DOCUMENTO

Ahora puede insertar un vdeo desde Internet directamente en su documento de Word. Con
esta nueva integracin, Word se hace cada vez ms dinmico, pues ahora tiene la oportunidad
de compartir un vdeo incrustado en lugar de solo compartir el enlace como se haca antes. Esta
nueva herramienta se encuentra en la ficha Insertar dentro del grupo Medios.
Haga clic en el comando Vdeo en lnea y en la ventana Insertar vdeo puedes usar el buscador
de Bing para encontrar un vdeo que necesite o pegar el cdigo que contiene el vdeo incrustado
online, por ejemplo un cdigo de YouTube.
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Una vez insertado el cdigo, un objeto se insertar en su documento como si fuese una imagen,
incluso se muestra la ficha contextual Herramientas de Imagen con su ficha Formato.
Ahora simplemente haga cli en el botn Play dentro del vdeo y comenzar a reproducirse el
vdeo automticamente.
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7.15. INSERTAR APLICACIONES DE OFFICE.COM

Otra de las nuevas caractersticas en Word 2013 es la oportunidad de instalar aplicaciones para
integrarlas a sus programas de Office directamente desde la tienda de Office.com. Desde la ficha
Insertar, en el grupo Aplicaciones, puedo hacer clic en el comando Aplicaciones para Office y se
abrir la ventana de dilogo Insertar aplicacin.
Haga clic en algn cono de la lista de aplicaciones y se abrir Internet Explorer listo para
conectarse al sitio web de la tienda de Office.com para que pueda agregar la aplicacin.
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7.16. INSERTAR WORDART

WordArt es texto decorativo que se puede agregar a un documento. Es posible realizar cambios
a WordArt, como el tamao de fuente y el color del texto, mediante las opciones de
herramientas de dibujo disponibles automticamente despus de insertar o seleccionar el
elemento de WordArt en un documento.
A continuacin les muestro como insertar un WordArt
1 Haga clic donde desee insertar texto decorativo en un documento.
3 En el grupo Texto, haga clic en WordArt.
4 Haga clic en cualquier estilo de WordArt y comience a escribir.
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Cuando insertar un WordArt notar que este es totalmente diferente al WordArt que se conoca
en versiones anteriores, y que muchos estudiantes lo utilizaban para disear sus caratulas de
presentacin.
Se puede usar WordArt para agregar efectos de texto especiales al documento. Por ejemplo, se
puede expandir un ttulo, contraer texto, hacer que un texto se ajuste a una forma
preestablecida o aplicar un relleno degradado. Este elemento de WordArt se transforma en un
objeto que se puede mover o incluir en el documento para agregar elementos de decoracin o
nfasis. Puede modificar o agregar al texto un objeto de WordArt existente todas las veces que
desee
Ahora aprenders a convertir tu nuevo WordArt es los estilos que ya conoces de versiones
anteriores.
1 En la ficha contextual Herramientas de dibujo, haga clic en la ficha formato.
2 En el grupo Estilos de WordArt, haga clic en Efectos de texto.
3 Seale la opcin Transformar.
4 Haga clic en alguna transformacin.
7.17. AGREGAR UN GRFICO DE EXCEL

En Microsoft Word 2013, puede insertar muchos tipos de grficos y diagramas de datos, como
grficos de columnas, grficos de lneas, grficos circulares, grficos de barras, grficos de rea,
grficos de dispersin, grficos de cotizaciones, grficos de superficie, grficos de anillos,
grficos de burbujas y grficos radiales.
Notas: Si Microsoft Excel 2013 no est instalado en el equipo, no podr aprovechar al mximo
las funcionalidades avanzadas para la creacin de grficos de datos de Microsoft Office 2013. Al
crear un nuevo grfico de datos en Word 2013, se abrir Microsoft Graph.
Para insertar un grfico en un documento de Word, siga estos pasos:
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2 En el grupo Ilustraciones, haga clic en Grfico.
3 En el cuadro de dilogo Insertar grfico, puede hacer clic en cualquiera de las categoras y
buscar su grfico adecuado.
4 En la parte superior encontrar los diversos subtipos de grficos que al hacer clic mostrar
una pequea vista previa del grfico.
5 Seale la vista previa del grfico para aumentar su tamao.
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Cuando hace estos pasos, se inserta un grfico pero a la vez se abre una pequea ventana tipo
Excel para agregar los datos correspondientes. Anteriormente en Word 2010 se mostraba las
ventanas de Word y Excel en paralelo.
Otras de las novedades en el motor de grficos es que ahora a la derecha aparecen una serie de
etiquetas que permiten personalizar el grfico de manera ms rpida. Por ejemplo, la siguiente
imagen muestra algunos estilos de grfico que se pueden aplicar al objeto en el documento.
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UNIDAD 8. TRABAJANDO CON DOCUMENTOS EXTENSOS (I)

8.1. CREAR UNA TABLA DE CONTENIDO
Las tablas de contenido se crean aplicando estilos de encabezado, como por ejemplo Ttulo 1,
Ttulo 2 y Ttulo 3, al texto que se desea incluir en las mismas. Word busca estos encabezados y,
a continuacin, inserta la tabla de contenido en el documento. Cuando se crea una tabla de
contenido de esta forma, puede actualizarse automticamente si se realizan cambios en el
documento.
Microsoft Office Word 2013 ofrece una galera con estilos de tablas de contenido automticos.
Marque las entradas de la tabla de contenido y, a continuacin, haga clic en el estilo de tabla de
contenido que desee en la galera de opciones.
Tambin puede crear una tabla de contenido personalizada con las opciones que elija y los
estilos personalizados que haya aplicado usando el cuadro de dilogo Tabla de contenido.
A continuacin les enseare como crear una tabla de contenido de manera sencilla.
1 Haga clic en la ficha Referencias.
2 En el grupo Tabla de contenido, haga clic en Tabla de contenido.
3 Haga clic en algn diseo de tabla de contenido.
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8.2. MARCAR ELEMENTOS PARA UNA TABLA DE CONTENIDO

La manera ms sencilla de crear una tabla de contenido es utilizar los estilos de encabezado
(estilo de ttulo: formato que se aplica a un ttulo. Microsoft Word tiene nueve estilos integrados
diferentes: Ttulo 1 a Ttulo 9.) Integrados. Tambin se pueden crear tablas de contenido basadas
en los estilos personalizados que haya aplicado. O bien, se pueden asignar niveles de tabla de
contenido a elementos de texto especficos.
Marcar elementos utilizando los estilos de ttulo integrados
1 Seleccione el texto que desea que aparezca en la tabla de contenido.
2 En el grupo Estilos de la ficha Inicio, haga clic en el estilo que desee.
Por ejemplo, si seleccion texto al que desea aplicar un estilo de ttulo principal, haga clic en el
estilo denominado Ttulo 1 en la galera de estilos rpidos.
Nota:
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Si no encuentra el estilo apropiado, haga clic en la flecha para expandir la galera de

estilos rpidos.
Siel estilo que desea no aparece en la galera de estilos rpidos, presione

CTRL+MAYS+W para abrir el panel de tareas Aplicar estilos. Bajo Nombre de estilo,
haga clic en el estilo que desea usar.
Una nueva caracterstica en Word es que mediante la vista Diseo de impresin usted puede
expandir o contraer un texto con el estilo de Ttulo 1. Por ejemplo, seale un texto con el estilo
correspondiente y a la derecha aparecer una pequea etiqueta con la cual puede expandir o
contraer el contenido que est bajo el Ttulo 1, observe la siguiente imagen.
8.3. CREAR UNA TABLA DE CONTENIDO PERSONALIZADA

Si no desea utilizar una tabla de contenido de la galera de tablas de contenido, puede crear una
tabla de contenido personalizada. Cuando crea una tabla de contenido personalizada, puede
elegir el formato de estilo de la tabla de contenido, adems puede elegir el nivel de ttulos
elegidos y tambin un carcter de relleno.
Una vez aplicado los estilos a sus textos correspondientes, nos dirigimos a la pgina donde
quiere que aparezca la tabla de contenido. Ahora haremos clic en la ficha Referencias, haga clic
en Tabla de contenido, y luego clic en Tabla de contenido personalizada.
Ahora desde el cuadro de dilogo Tabla de contenido puede realizar algunas configuraciones
para su tabla de contenido, por ejemplo, en la seccin General puedes elegir un formato de
tabla de contenido. Tambin ver cuantos niveles pueden aparecer as como el carcter de
relleno. Una vez configurado, haga clic en Aceptar.
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La siguiente imagen muestra una tabla de contenido con el formato Elegante.
8.4. ACTUALIZANDO UNA TABLA DE CONTENIDO

Una vez insertado su tabla de contenido en el documento este contiene todos los temas basados
en los estilos y el nmero de pgina correspondiente. En realidad lo que acaba de insertar en su
documento es un campo y este puede ser actualizado. En la ficha Referencias, en el grupo Tabla
de contenido se encuentra el comando Actualizar tablar, haga clic en l.
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Dentro de cuadro de dilogo Actualizar la tabla de contenido puede elegir la opcin Actualizar
solo los nmeros de pgina si ha cambiado la posicin de los temas, pero si ha modificado el
nombre de un tema este no se actualiza. Si el tema era Trabajando con Outlook 2010 y acaba
de cambiar a Conociendo Outlook 2010 es mejor usar la opcin Actualizar toda la tabla para
que muestre los resultados adecuados.
8.5. CREAR UN HIPERVNCULO
Al igual que una pgina Web, puedes agregar hipervnculos a tus documentos, ya sea para
ingresar a una informacin externa, por ejemplo en una pgina Web, o quiz para dirigirse a un
lugar del mismo documento.
Para crear un hipervnculo hacia una pgina web, realice los siguientes pasos:
1 Seleccione una palabra.
3 En el grupo Vnculos, haga clic en Hipervnculo.
4 En el cuadro de dilogo Insertar hipervnculo, verifique que est activo la opcin Archivo o
pgina web existente.
5 Haga clic en direccin y escriba una pgina Web.
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Una vez haya sido aplicado el hipervnculo, el texto presentar un subrayado y posiblemente un
color diferente a lo establecido. Seale el texto con hipervnculo y aparecer una etiqueta
mostrando la direccin del enlace. Puede pulsar Ctrl + Clic para acceder al enlace agregado.
8.6. CREAR UN HIPERVNCULO A UN LUGAR DENTRO DEL DOCUMENTO

Puede crear un hipervnculo hacia un lugar dentro del documento. Antes de hacerlo, el
documento puede ser Marcado o simplemente los textos tener el estilo de Ttulo.
Ahora siga estos pasos para crear un hipervnculo a un lugar en este documento.
1 Seleccione una palabra.
3 En el grupo Vnculos, haga clic en Hipervnculo.
4 En el cuadro de dilogo Insertar hipervnculo, verifique que est activo la opcin Lugar de este
documento.
5 Haga clic en el Ttulo o Marcador deseado.
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8.7. CREAR UNA COMBINACIN DE CORRESPONDENCIA

Existen momentos en el que desea crear un documento que sirva como plantilla para todos los
destinatarios. Cuando utiliza la herramienta de combinacin de correspondencia puede utilizar
un documento con un formato adecuado y luego vincularse con los destinatarios alojados en
una base de datos (se recomienda Access 2010), despus de combinarlo, puede utilizar Outlook
para enviar un correo electrnico o mejor an, imprimir los documentos diferentes para cada
destinatario.
Para crear una combinacin de correspondencia puede seguir una serie de 6 pasos, entre ellas
encontrar el documento con el que va a trabajar y la lista de destinatarios que se agregaran al
documento.
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8.8. COMIENCE CON SU DOCUMENTO Y AGREGUE DESTINATARIOS
Lo primero que debe hacer para iniciar una combinacin de correspondencia es escribir su
documento que servir como el mensaje que se enviar a sus respectivos destinatarios. Este
mensaje puede ser una carta, una invitacin a una fiesta de cumpleaos, o un agradecimiento,
etc. Observe la siguiente imagen el cual muestra el documento base.
Ahora debe usar o crear una base de datos. En la ficha Correspondencia en el grupo Iniciar
combinacin de correspondencia, seleccione Seleccionar destinatarios. Desde esta lista de
opciones, puedes elegir si escribir una lista nueva de destinatarios, seleccionar una existente o
manejar la lista de contactos de su Outlook.
La opcin Usar una lista existente o Elegir de los contactos de Outlook permiten obtener datos
externos de sus respectivos programas, la primera opcin se puede conectar a una lista de Excel
o una base de datos de Access. En caso de que seleccione Escribir una nueva lista, aparecer una
ventana donde podr agregar una lista de destinatarios como si fuese una lista en Excel. Una vez
rellenado los campos necesarios pude Aceptar.
Nota: Es importante tener el campo Correo electrnico rellenado para su lista de destinatarios
por si desea enviar mensajes de correo electrnico masivos.
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8.9. INSERTANDO CAMPOS A SU DOCUMENTO BASE
Ahora que ya tiene su documento base y que ya seleccion su lista de destinatarios o cre una
nueva, es hora de manejar los campos. En la ficha correspondencia en el grupo Escribir e insertar
campos, use los comandos necesarios para agregarlo en el lugar adecuado de su documento.
Por ejemplo, puedo usar el comando Insertar campo combinado y agregarlos al documento tal
como lo muestra la siguiente imagen. La lista de opciones que se despliega en el
comando Insertar campo combinado es basada a las columnas agregadas en su origen de datos.
8.10. FINALIZAR LA COMBINACIN

Ahora simplemente tiene que finalizar su combinacin de correspondencia desde el grupo
Finalizar. Desde aqu podr crear documentos individuales para cada destinatario, imprimirlos o
enviar mensajes de correo electrnicos masivos.
UNIDAD 9. UNA MIRADA A POWERPOINT 2013 (I)

PowerPoint es un miembro de la suite de programas de Microsoft Office 2013. Una suite es un
grupo de programas diseados por un fabricante para que podemos trabajar en conjunto. Al
igual que sus hermanos Word (el procesador de textos), Excel (la hoja de clculo), Outlook (El
organizador personal para la gestin de correo electrnico) y Access (la Base de datos),
PowerPoint tiene un rol bien definido, el crear materiales para presentacin.
Una presentacin es cualquier tipo de interaccin entre un orador y la audiencia, pero esto
involucra a una o ms de las siguientes ayudas visuales: diapositivas de 35mm, transparencias
generales, diapositivas basadas en equipos (algunos locales o en un Web Site u otra ubicacin
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de red), material impreso, y notas para el orador. PowerPoint puede crear todos estos tipos de
ayudas visuales, ms muchos otros tipos que usted aprender sobre la marcha.
Debido a que PowerPoint est estrechamente integrado con otros componentes de Office 2013,
puede compartir fcilmente informacin entre ellos. Por ejemplo, si ha creado un grfico en
Excel, puede usar ese grfico en una diapositiva de PowerPoint. Tambin puede, por ejemplo,
tomar un resumen de su presentacin de PowerPoint y copiarlo a Word, donde puede
direccionarlo con los comandos de formato de documentos de Word. Prcticamente cualquier
pieza de datos en cualquier programa de Office puede ser vinculado a cualquier otro programa
de Office, as que no tendr que preocuparse sobre sus datos que estn en un formato
incorrecto.
9.1. QUINES USAN POWERPOINT Y POR QU?
PowerPoint es una herramienta popular para las personas quienes brindan presentaciones
como parte de su trabajo. Con PowerPoint, puede crear apoyos visuales que ayudan a conseguir
el mensaje a travs de una audiencia, cualquiera que sea el mensaje y el formato puede ser
presentado.
9.2. LA PANTALLA DE INICIO DE POWERPOINT
Cuando iniciar PowerPoint 2013 lo primero que ver ser la pantalla de Inicio del programa. En
esta pantalla encontrar sus presentaciones recientes as como plantillas para comenzar a crear
su presentacin.
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9.3. IMPRESIN DESDE LA VISTA BACKSTAGE

PowerPoint 2013 y todas las aplicaciones de Office 2013, presentan una nueva forma de
imprimir documentos aplicados desde Office 2010. El famoso cuadro de dilogo Imprimir ha
desaparecido para cambiar a la vista de BackStage. Esta nueva forma de imprimir nos ahorra
mucho tiempo, ya que podemos ver una vista previa del documento a imprimir y a la izquierda,
las opciones comunes para imprimir documentos.
9.4. DIFUNDIR UNA PRESENTACIN

Ahora puede crear una presentacin en PowerPoint 2013 y difundirla a travs de Lync 2013. Con
Lync 2013 podr crear una conferencia en lnea con los contactos que tenga agregados al servicio
de Lunc 2013.
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9.5. USANDO LA VISTA MODERADOR
Anteriormente la vista moderador ha sido una herramienta muy desconocida por usuarios
nuevos en PowerPoint y los que ya tenemos experiencia con este producto, nos resultaba
complicado hacer pruebas con esta opcin debido a que necesitaba el reconocimiento de un
proyector o una nueva pantalla. Ahora PowerPoint 2013 permite ver la vista moderador sin
necesidad de conectar otra pantalla en su equipo.
9.6. COMBINAR FORMAS

Ahora puede mejorar su creatividad con la nueva herramienta Combinar formas. Simplemente
agregue dos o ms formas y use la herramienta Combinar formas ubicado en la ficha contextual
Herramientas de dibujo y podr obtener resultados como ver en la siguiente imagen.
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9.7. INSERTAR VDEOS ONLINE
Ahora puede insertar vdeos desde el buscador Bing, su cuenta de SkyDrive o mediante cdigo
de incrustacin de medios como YouTube.
9.8. INICIAR POWERPOINT 2013

Puede iniciar PowerPoint 2013 de diferentes maneras. El men Inicio es el lugar ms apropiado
para iniciar un programa y lo mejor es que con las nuevas funcionalidades de Windows 7, abrir
PowerPoint es muy sencillo.
Para iniciar PowerPoint siguiendo el mtodo comn desde el men Inicio, siga estos pasos:
1 Haga clic en el botn Iniciar.
2 Haga clic o seale el submen Todos los programas.
3 Haga clic en Microsoft Office.
4 Haga clic en PowerPoint 2013.
Utilizando Windows 8 es mucho ms fcil pues simplemente debe hacer clic en el mosaico
PowerPoint 2013 y listo.
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9.9. CREANDO SU PRIMERA PRESENTACIN

Despus de utilizar alguna de las formas de ingreso explicadas en el ttulo anterior, aparecer la
pantalla de inicio de PowerPoint 2013, que como puede ver en la siguiente imagen, ha cambiado
mucho a diferencia de PowerPoint 2013. Incluso, ahora puede cancelar el inicio.
Cuando espera algunos segundos, podr ver la pantalla de Inicio de PowerPoint 2013 el cual le
exige que abra una presentacin o cree una en blanco o desde una plantilla.
Para comenzar a trabajar, haga clic en Presentacin en blanco.
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9.10. CERRAR UNA PRESENTACIN
Puede estar trabajando con varias presentaciones a la vez; pero si ya termino con una, lo mejor
es cerrarla. No confunda Cerrar una presentacin con salir de una aplicacin. El comando Cerrar
se aplica a la presentacin (al archivo), esto indica que la aplicacin seguir abierta.
Para cerrar una presentacin siga estos pasos:
2 En la BackStage, haga clic en Cerrar.
3 Si no ha guardado su presentacin, aparecer un mensaje indicndole que guarde su archivo,

elije S para guardarlo o No para que el archivo se cierre.
9.11. SALIR DE LA APLICACIN
Para salir por completo de su presentacin y del programa, use la X (Cerrar) ubicado en el
extremo superior derecho de la ventana.
9.12. ABRIR UNA PRESENTACIN

Puede volver a abrir una diapositiva guardada para continuar con su trabajo o realizar algunos
cambios en la presentacin. El cuadro de dilogo Abrir es la ventana en donde podr navegar
por las diversas carpetas y encontrar el archivo requerido. PowerPoint 2013 puede abrir archivos
de versiones anteriores, como presentaciones en PowerPoint 2007 o presentaciones con
PowerPoint 97-2003.
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Para poder Abrir una presentacin guardada en su disco duro, siga estos pasos:
2 Haga clic en Abrir.
3 De la lista de Ubicaciones, haga clic en Equipo o en alguna otra ubicacin como SkyDrive o su
sitio de SharePoint online.
4 Haga clic en alguna carpeta disponible en base a su ubicacin elegida en el Paso 3.
5 En el cuadro de dilogo Abrir, seleccione su archivo y haga clic en Abrir.
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9.13. ABRIR UN ARCHIVO RECIENTE
Cuando trabaja con un archivo de PowerPoint este se guarda en la lista de archivos recientes en
la BackStage de PowerPoint 2013. Desde esta lista puede acceder fcilmente a los archivos con
solo un clic.
Para acceder a un archivo reciente siga estos pasos:
2 Haga clic en la opcin Abrir.
3 En Ubicaciones seleccione Presentaciones recientes.
4 Seleccione la presentacin que desea abrir.
9.14. GUARDAR UNA PRESENTACIN

Cuando trabaja con PowerPoint 2013, todo lo que haga en la presentacin se est guardando
temporalmente y si no guarda su archivo, este puede perderse por completo y de seguro que
retomar todo el trabajo no ser nada fcil. Lo mejor es guardar sus presentaciones cada cierto
tiempo, lo recomendable, es hacerlo cuando no quiera repetir todo su esfuerzo.
Para guardar una presentacin siga estos pasos:
2 Haga clic en Guardar si es la primera vez.
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3 Haga clic en algn directorio.

4 En el cuadro Nombre de archivo, escribe un nombre para su archivo.
5 En el cuadro Tipo, seleccione Presentacin de PowerPoint.
Si desea volver a guardar el mismo archivo, con el mismo nombre, la misma ubicacin y el mismo
tipo de archivo, utilice el comando Guardar nuevamente. Ahora, si necesita guardarlo en otra
ubicacin y con otro nombre, utilice Guardar como. Seleccionando Guardar como encontrar
tambin Ubicaciones para almacenar su archivo en su equipo, en SkyDrive o en SharePoint
Online a travs de su servicio de Office 365.
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9.15. CREAR UNA NUEVA PRESENTACIN DESDE UNA PLANTILLA

Si no tiene el nimo de comenzar una nueva presentacin desde cero, puede utilizar algunas
plantillas de PowerPoint 2013 que se encuentran preinstaladas con Office 2013.
Para crear una nueva presentacin utilizando una plantilla, entonces siga estos pasos:
2 Haga clic en Nuevo.
3 Haga clic en alguna de las plantillas disponibles.
4 Seleccione algunas variantes en los Temas de la plantilla y luego clic en Crear.
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UNIDAD 10. TRABAJANDO CON SU PRESENTACIN (I)

10.1. LAS VISTAS DE PRESENTACIN
PowerPoint maneja cinco vistas de presentacin diferentes. La vista por defecto es la vista
Normal, el cual muestra una diapositiva y a su vez el Panel Diapositiva donde podrs desplazarte
por cada una de las miniaturas creadas en su presentacin.
Para seleccionar alguna vista de presentacin, siga estos pasos:
2 En el grupo Vista de presentacin, haga clic en alguna vista deseada.
10.2. LA VISTA NORMAL

La vista Normal es la vista utilizada por defecto en PowerPoint 2013. Con esta vista podr
trabajar con solo una diapositiva a la vez. El panel Diapositiva se encuentra a la izquierda el cual
muestra una miniatura de todas las diapositivas creadas en la presentacin.
La siguiente imagen muestra una presentacin en la vista Normal.
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10.3. LA VISTA CLASIFICADOR DE DIAPOSITIVAS

Mediante la vista Clasificador de diapositivas podr ver sus diapositivas en un tamao pequeo,
pero puede ser controlado por el Zoom. Con la Vista Clasificador de diapositivas podr organizar
y clasificar sus diapositivas de manera ms rpida y sencilla. La siguiente imagen muestra una
presentacin con la vista Clasificador de diapositivas.
10.4. LA VISTA ESQUEMA

Si has usado PowerPoint en versiones anteriores te acordars de esta vista. La vista Esquema
ahora se presenta como una vista ms en la ficha Vista, grupo Vistas de presentacin. Esta vista
presenta una diapositiva con la cual puede trabajar y a la izquierda estar el panel Esquema
donde podr ver solo el texto de las diapositivas creadas en su presentacin.
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10.5. LA VISTA PGINA DE NOTAS

Esta vista permite ver las notas que el orador escribe para sus diapositivas impresas,
generalmente. Esta vista es como las fichas que los oradores utilizan mientras brindan una
conferencia. La siguiente imagen muestra la vista Pgina de notas.
10.6. LA VISTA DE LECTURA

Mediante esta vista de Lectura podr ver sus diapositivas en la vista Presentacin con
diapositivas ajustado a la ventana. La siguiente imagen muestra la vista de Lectura.
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10.7. LA BARRA DE HERRAMIENTAS VISTA

La Barra de herramientas vista muestra las vistas ms comunes en PowerPoint, sin incluir la vista
Pgina de notas. Esta Barra de herramientas Vista se encuentra a la derecha de la Barra de
estado.
10.8. LA VISTA PRESENTACIN CON DIAPOSITIVAS

Esta vista no se encuentra dentro del grupo Vistas de presentacin. Cuando activa la vista
Presentacin con diapositivas, prcticamente la diapositiva se muestra en toda la pantalla. Esta
vista es ideal para comenzar una conferencia al pblico.
Para activar la vista Presentacin con diapositivas debe pulsar clic en el botn con el mismo
nombre que se encuentra en la Barra de herramientas Vista, a la derecha de la Barra de estado.
Tambin puede activar esta vista pulsando la tecla F5 o Mays (Shift) + F5 para iniciar la vista
Presentacin con diapositivas desde la diapositiva actual.
10.9. APLICAR ZOOM
Puede utilizar el Zoom para Acercar o Alejar la vista de diapositiva. Es posible que en algunos
casos necesite ver la diapositiva ms de cerca, ya sea porque necesita corregir alguna imagen o
grfico, o simplemente porque no puede leer bien alguna parte, cualquiera de estas razones
hace que Zoom sea una herramienta adecuada a la hora de trabajar con diapositivas.
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Para aplicar un Zoom siga estos pasos:
2 En el grupo Zoom, haga clic en el comando Zoom.
3 En el cuadro de dilogo Zoom, haga clic en algn porcentaje o utilice el cuadro Porcentaje
para especificar un valor ms exacto.
10.10. AJUSTAR LA VENTANA

Si ha utilizado un nivel de Zoom alto o bajo, no es necesario saber en que Zoom se ve mejor una
diapositiva o regresar al tamao de Zoom original, basta con pulsar un comando llamado Ajustar
a la ventana.
Para aplicar Ajustar a la ventana siga estos pasos:
2 En el grupo Zoom, haga clic en Ajustar a la ventana.
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10.11. LA BARRA DE HERRAMIENTAS ZOOM

Tambin puedes utilizar la Barra de herramientas Zoom para acercar o alejar la vista de una
diapositiva. Tenga en cuenta que aplicar un Zoom no afecta en nada al tamao original de una
diapositiva. La Barra de herramientas Zoom se encuentra a la derecha de la Barra de
herramientas vista.
La Barra de herramientas Zoom presenta 3 reas.
El Nivel de Zoom
Muestra el nivel en porcentaje del Zoom aplicado.
Barra deslizante Zoom
Mediante la Barra deslizante podr aumentar o reducir el nivel de Zoom de manera directa o
tambin puede utilizar los botones Alejar (-) o Acercar (+).
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Ajustar a la ventana
Permite ajustar la diapositiva al tamao de la ventana. Para saber en que nivel de Zoom se
encuentra, vea el rea Nivel de Zoom de la Barra de herramientas Zoom. Este porcentaje vara
en base al tipo de resolucin que posea su monitor.
10.12. NUEVA VENTANA
En ocasiones es necesario tener dos vistas de una presentacin para reajustar detalles. El
comando Nueva ventana permite abrir la misma presentacin en una ventana con una vista
independiente.
Todo cambio que haga en alguna de las ventanas afectar al archivo en s, ya que la presentacin
simplemente se separ en dos ventanas para obtener una vista diferente en cada una, por
ejemplo, en una ventana puede tener la vista Normal mientras que en la otra puede tener el
Clasificador de diapositivas.
Cuando activa una nueva ventana, en la Barra de ttulo aparecer el mismo nombre de la
presentacin, con la nica diferencia es que mostrar el nmero de ventana, por ejemplo,
Panormico:2 si nos referimos al archivo Panormico.pptx con la segunda ventana activa.
Para activar una nueva ventana de la misma presentacin siga estos pasos:
2 En el grupo Ventana, haga clic en Nueva ventana.
Cuando elige Nueva ventana, automticamente se abre la ventana con la misma vista de
presentacin. Puede elegir alguna vista diferente para la segunda ventana.
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10.13. ORGANIZAR VENTANAS
Si posee dos ventanas de un mismo archivo o dos presentaciones totalmente diferentes, puede
organizar sus ventanas para que le sea ms fcil trabajar. La manera ms sencilla de organizar
sus ventanas cuando desea comparar dos presentaciones o una misma pero con ventanas y
vistas diferentes es el comando Organizar todas.
Para organizar sus ventanas siga estos pasos:
2 En el grupo Ventana, haga clic en Organizar todas.
Cuando hace clic en Organizar todas, las ventanas se ponen en mosaicos verticales mostrando
las dos o ms ventanas como si estuviesen siendo comparadas.
10.14. ORGANIZAR EN CASCADA
La organizacin de las ventanas en Cascada permite que todas las ventanas se superpongan una
debajo de otra, dando la impresin de una cascada (bueno, imagnenlo). Se recomienda utilizar
esta organizacin cuando necesite ver los nombres de los archivos (la barra de ttulo) de las
presentaciones y as tener una mejor visin de sus archivos con los que est trabajando.
Para activar la organizacin en Cascada, haga clic en el comando Cascada. La siguiente imagen
muestra la organizacin de tres ventanas en cascada.
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10.15. MANEJAR LOS COLORES DE LA PRESENTACIN

Cuando trabaja en una presentacin est se encuentra a colores. PowerPoint no solo puede a
trabajar a colores con sus presentaciones, tambin puede utilizar la opcin de Escala de grises o
Blanco y negro.
Para aplicar una presentacin a Escala de grises o Blanco y negro, siga estos pasos:
1 Haga clic en la ficha Vista,
2 En el grupo Color o escala de grises, haga clic en alguna opcin.
Cuando activa la opcin Escala de grises o Blanco y negro, aparecern sus diapositivas afectadas
con la opcin elegida, pero tambin encontrar una ficha especial para cada opcin. Tenga en
cuenta que esta opcin no afecta en nada a la impresin de las diapositivas.
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10.16. CREAR UNA NUEVA DIAPOSITIVA

Para crear una presentacin es necesaria una diapositiva. En PowerPoint una diapositiva es una
pgina en blanco que es la base para albergar todo tipo de objeto y texto. Puede crear tantas
diapositivas como desee para luego presentarlas mediante algn proyector.
Las diapositivas insertadas en PowerPoint pueden contener diseos diferentes, adems de
agregarle interactividad a cada objeto dentro de una diapositiva. Cuando inicia PowerPoint
tendr la oportunidad de crear una nueva presentacin y luego ver su primera diapositiva.
Cuando necesita agregar una nueva diapositiva ms, utilice el comando Nueva diapositiva. Al
hacer clic en el comando Nueva diapositiva, aparece una diapositiva nueva con un diseo
diferente, llamado tambin Diapositiva de ttulo y objetos.
Para insertar una nueva diapositiva con un diseo en especial siga estos pasos:
2 En el grupo Diapositivas, haga clic en la flecha de Nueva diapositiva.
3 Haga clic en el diseo adecuado.
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Cada diseo de diapositiva que puede insertar est destinados a un fin o pueden ayudarle a
mejorar lo que desea comunicar a su pblico. Por ejemplo, cuando necesite realizar
comparaciones puede utilizar el diseo Comparacin.
La siguiente imagen muestra una diapositiva con el diseo Comparacin.
10.17. DUPLICAR UNA DIAPOSITIVA SELECCIONADA

Si necesita tener una misma diapositiva con el mismo diseo, efectos, animaciones y otros
atributos, puede utilizar el comando Duplicar diapositivas seleccionadas. Para hacerlo siga estos
pasos:
1 Seleccione las diapositivas a duplicar.
3 Haga clic en la flecha Nueva diapositiva.
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4 Haga clic en Duplicar diapositivas seleccionadas.
10.18. AGREGAR UN ESQUEMA

Si posee un esquema de algn documento en formato Word u otros como RTF, puede pasarlos
a PowerPoint para que pueda crear su propio esquema de diapositivas. La siguiente imagen
muestra un modelo de esquema creado en Word.
Para convertir un esquema de Word 2013 a una presentacin de PowerPoint 2013, siga estos
pasos.
2 Haga clic en la flecha Nueva Diapositiva.
3 Haga clic en Diapositivas del Esquema.
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4 Seleccione la carpeta donde se encuentra su archivo de Word.

5 Haga clic en el archivo que contiene el Esquema.
10.19. REUTILIZAR UNA DIAPOSITIVA

Quiz tenga alguna otra presentacin que maneje informacin que necesita en una nueva
diapositiva. Puede reutilizar una diapositiva de alguna presentacin para ahorrarle tiempo de
agregar informacin u otra serie de acciones.
Para reutilizar una diapositiva siga estos pasos.
2 Haga clic en la flecha de Nueva diapositiva.
3 Haga clic en Volver a utilizar diapositivas.
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4 En el Panel Volver a utilizar diapositivas, haga clic en Examinar.

5 Haga clic en Examinar Archivo.
6 Seleccione y abra el archivo que contenga las diapositivas que quiere reutilizar.
7 Haga clic en alguna diapositiva.
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Cuando se reutiliza una nueva diapositiva automticamente se adapta al tema de la diapositiva

actual. Puede activar la opcin Mantener formato de origen para que la diapositiva a reutilizar
no cambie de tema.
10.20. APLICAR UN DISEO DE DIAPOSITIVA
Puede insertar nuevas diapositivas a su presentacin, tantas como desee. Cuando inserta una
diapositiva generalmente siempre tiene un mismo diseo Ttulo y objetos. Si lo desea, puede
cambiar el diseo de cada diapositiva insertada, pero tenga en cuenta que esto puede afectar al
contenido ingresado en las diapositivas.
Haga clic en el comando Diseo para acceder a la galera de diseos de diapositiva que puede
aplicar.
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10.21. AGREGAR SECCIONES
Con esta caracterstica se permite agregar una seccin en el Panel Diapositiva, de esta manera
puede organizar mucho mejor sus diapositivas. Para agregar una seccin a su presentacin, siga
estos pasos:
1 Haga clic en la diapositiva donde desea agregar una seccin. Lo mejor es utilizar una
diapositiva que de comienzo a un nuevo tema.
3 En el grupo Diapositivas, haga clic en Seccin.
4 Haga clic en Agregar seccin.
Cuando hace clic en Agregar seccin, se muestra una pestaa o llamada tambin seccin el cual
permite separar las diapositivas. Puede cambiar el nombre de la seccin para tener una idea de
la organizacin de los temas de su presentacin.
Para cambiar el nombre de una seccin siga estos pasos:
1 Haga clic en la seccin creada.
3 En el grupo Diapositivas, haga clic en Seccin.
4 Haga clic en Cambiar nombre de seccin.
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5 En el cuadro de dilogo Cambiar nombre de seccin, haga clic en el cuadro Nombre de

seccin y escriba un nombre.
6 Haga clic en Cambiar nombre.
10.22. LOS MARCADORES DE POSICIN

Al crear una nueva presentacin se crea automticamente una diapositiva con el diseo
Diapositiva de ttulo. Este diseo de diapositiva es el predeterminado para iniciar una
presentacin y contiene dos marcadores de posicin. Los marcadores de posicin son cuadros
de texto que permiten alojar el contenido de la diapositiva.
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Cuando hace clic en algn marcador de posicin, aparece el punto de insercin el cual indica
que ya puede comenzar a agregar texto. Cuando ingresa texto en un marcador de posicin del
modo Texto (disponible en el diseo Ttulo y objeto) este se adapta al marcador de posicin,
pero recuerde que no debe agregar mucho texto en una diapositiva.
Cuando hace clic dentro del marcador de posicin, encontrar un cuadro de seleccin
discontinuo indicando que est escribiendo o seleccionando un contenido dentro del marcador.
Cuando hace clic directamente en la lnea (borde) del cuadro de seleccin, el marcador se
selecciona por completo y puede aplicar formato a todo el contenido.
10.23. DAR FORMATO AL TEXTO

Al igual que un documento en Word 2013, puede aplicar formato a sus textos dentro de un
marcador de posicin. Todos los comandos para dar formato al texto se encuentran en el
grupo Fuente.
Para aplicar un formato al texto, primero debe seleccionarlo o simplemente seleccionar el
marcador de posicin.
10.24. APLICAR UNA FUENTE
Al igual que con todos los programas de Office 2013, puede aplicar un tipo de fuente a su
contenido en los marcadores de posicin. Puede hacer clic en la flecha del comando Fuente y
elegir entre los diversos tipos de fuente.
Si an no sabe qu tipo de fuente utilizar, puede sealar cada fuente de la lista para obtener una
vista previa en vivo del cambio a realizar, esto ahorra tiempo cuando an no decide el tipo de
fuente.
Para cambiar el tipo de fuente de algn contenido dentro de los marcadores de posicin, siga
estos pasos.
1 Seleccione el texto o marcador de posicin.
3 En el grupo Fuente, haga clic en la flecha del comando Fuente.
4 Seale o haga clic en algn tipo de fuente.
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10.25. APLICAR UN TAMAO DE FUENTE

Puede aplicar un tamao de fuente a su contenido dentro de los marcadores de posicin. Para
hacerlo siga estos pasos.
3 En el grupo Fuente, haga clic en la flecha del comando Tamao de fuente.
4 Seale o haga clic en algn tamao de fuente.
Tambin puede cambiar el tamao de fuente con el comando Aumentar tamao de

fuente y Disminuir tamao de fuente.
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10.26. APLICAR UN ATRIBUTO
Puede aplicar atributos a sus textos; los atributos tambin son conocidos como propiedades.
Entre los ms usados tenemos Negrita, Subrayado y Cursiva, y un comando solo en PowerPoint
llamado Sombra.
10.27. APLICAR ESPACIO ENTRE CARACTERES

Para darle un toque especial a los textos como los ttulos, puede utilizar el comando Espaciado
entre caracteres. Cuando hace clic en Espaciado entre caracteres aparecen una serie de
opciones.
Para aplicar un espaciado entre caracteres, siga estos pasos.
3 En el grupo Fuente, haga clic en el comando Espaciado entre caracteres.
4 Haga clic en alguna opcin.
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10.28. AGREGAR VIETAS AL TEXTO

Cuando inserta una diapositiva con el diseo Ttulo y objetos por ejemplo, puede observar en el
marcador de posicin de texto u objeto que aparece una vieta predefinida. Esta vieta aparece
automticamente pues muestran los puntos ms importantes dentro de un tema en especial.
Cuando hace clic en Haga clic para agregar texto, puede agregar un contenido que ser
formateado con una vieta comn. Al terminar el texto, puede pulsar Enter para agregar una
nueva vieta. Si pulsa la tecla Tab en una vieta solitaria, esta se convertir en una nueva vieta
pero con un nivel subordinado. Observe la siguiente imagen.
Puede cambiar el estilo de vieta si lo desea. La vista Patrn de diapositivas permite configurar
cada nivel de vieta, el cual afecta a todas las diapositivas creadas; el tema de patrn de
diapositivas se explicar con ms detalles en otro captulo.
Para cambiar el estilo de vieta, siga estos pasos.
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1 Seleccione el texto con vietas que desea cambiar.
3 En el grupo Prrafo, haga clic en la flecha del comando Vietas.
4 Haga clic en la vieta que desea aplicar.
10.29. CAMBIAR EL TAMAO Y EL COLOR DE LAS VIETAS

Si queremos darle un toque ms personalizado a la vieta que hemos elegido, podemos
aumentar o disminuir el tamao de la vieta en base al texto insertado, y adems agregarle un
color en especial.
Para personalizar una vieta debe ingresar al cuadro de dilogo Numeracin y vietas, el cual se
consigue siguiendo estos pasos.
1 Seleccione el texto con vietas que desea personalizar.
3 En el grupo Prrafo, haga clic en la flecha del comando Vietas.
4 Haga clic en Numeracin y vietas.
Dentro del cuadro de dilogo Numeracin y vietas puede seguir estas acciones de
personalizacin.
1 En el cuadro Tamao, elige un tamao que se basa al porcentaje del texto, por ejemplo, para
tener un buen aspecto podemos elegir 70% del texto.
2 Haga clic en el comando Color.
3 Haga clic en el color que ms le agrade.
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4 Haga clic en Aceptar para que los cambios surtan efecto.

10.30. APLICAR NUMERACIN AL TEXTO
Al igual que con las vietas, utilice la Numeracin en sus diapositivas. Una numeracin permite
mostrar una serie de pasos o ideas que se tienen que seguir al pie de la letra, una a una hasta
llegar al final, en cambio las vietas son solo ideas que pueden ser tomadas una a una sin
depender el orden numrico.
Cuando tiene que agregar por ejemplo un contenido basado a una receta de cocina, lo mejor es
numerarla, pues en la receta se dir que especia usar primero, cuanto de sal ponerle despus,
etc. Si posee un esquema, puede numerarlo an mejor utilizando los diversos estilos de
numeracin, entre los nmeros romanos, comunes e incluso el abecedario.
Para aplicar una numeracin a una lista con vietas, siga estos pasos:
1 Seleccione el texto con vietas que desea personalizar.
3 En el grupo Prrafo, haga clic en la flecha del comando Numeracin.
4 Haga clic en el estilo que ms le convenga.
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10.31. MANEJO DE COLUMNAS

Aunque existen diseos de diapositivas para hacer comparaciones, quiz no necesite un diseo
diferente, sino simplemente dividir el marcador de posicin en dos o ms columnas. En realidad
se pueden aplicar hasta 16 columnas pero a mi experiencia, no he visto presentaciones con ms
de 3 columnas.
Puede aplicar las columnas cuando el marcador de posicin an est en blanco o si este ya posee
un contenido dentro. Tenga en cuenta que usted ya debe haber planeado cmo ser su
diapositiva con las columnas, ya que puede afectar al diseo del mismo y le dar un dolor de
cabeza reordenar su contenido en la diapositiva actual.
Para aplicar columnas a un marcador de posicin, siga estos pasos:
1 Haga clic dentro del marcador de posicin.
3 Haga clic en el comando Columnas.
4 Haga clic en la columna que le convenga.
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10.32. ALINEACIN Y DIRECCIN DEL TEXTO

Cuando se ingresa texto dentro de un marcador de posicin, este se alinea en una ubicacin
especfica. PowerPoint tiene comandos que permiten alinear los textos dentro de los
marcadores de posicin, como por ejemplo los ya conocidos comandos Alinear texto a la
izquierda, Alinear texto a la derecha, centrar y Justificado, pero adems existen otras opciones
que de seguro le ayudaran a cambiar la apariencia de su contenido en la diapositiva.
10.33. ALINEACIONES MS USADAS
En realidad estas alineaciones son conocidas por todos los usuarios de algn programa de Office,
ya sea un Word o Excel. Estos comandos se encuentran dentro del grupo Prrafo en la ficha
Inicio.
Todo texto ingresado en un marcador de posicin, generalmente en los diseos Diapositiva de
ttulo y Ttulo y objetos se alinea al centro, y las dems se pueden alinear a la izquierda, pero
puedes cambiar la forma de alineacin cuando lo desees.
10.34. OTRAS ALINEACIONES

Cuando selecciona alguna de las alineaciones comunes, estos se aplican en la misma lnea de
donde se encuentra el texto, pero puede aplicar alineaciones especiales que se encuentran en
el comando Alinear texto.
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La opcin Superior est activada por defecto, es decir, cada vez que escribes en un marcador de
posicin este comienza desde la parte superior del cuadro de texto. Puedes elegir la opcin En
el medio, cuando necesites rellenar espacios en el cuadro de texto con un mnimo de texto.
Para aplicar una alineacin de texto especial siga estos pasos.
1 Seleccione el texto o el marcador de posicin.
3 En el grupo Prrafo, haga clic en Alinear texto.
4 Haga clic en alguna de las siguientes opciones:
* Superior
* En el medio
* Inferior
* Ms opciones
10.35. APLICAR DIRECCIN DEL TEXTO

Adems de alinear un texto de izquierda a derecha, o de arriba y abajo puedes cambiar la
orientacin del texto. Cuando hablo de orientacin es que puedes cambiar la ubicacin del texto,
girarlo o apilarlo.
Para aplicar una direccin del texto siga estos pasos:
1 Seleccione el texto o el marcador de posicin.
3 En el grupo Prrafo, haga clic en Direccin de texto.
4 Haga clic en alguna de las siguientes opciones:
* Horizontal
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* Girar todo el texto 90
* Girar todo el texto 270
* Apilado
* Ms opciones
10.36. CONVERTIR A UN GRFICO SMARTART

Si posee un texto que cree que mejor se ve en un grfico, puede utilizar un grfico SmartArt. Los
grficos SmartArt pueden comunicar visualmente su idea representada en texto y solo necesita
elegir un tipo de grfico SmartArt.
Para convertir un texto de un marcador de posicin en un grfico SmartArt siga estos pasos:
1 Seleccione el texto.
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3 En el grupo Prrafo, haga clic en Convierte en un grfico SmartArt.
4 Haga clic en un grfico SmartArt.
10.37. AGREGAR UN ENCABEZADO Y PIE DE PGINA
Cuando necesita imprimir diapositivas o pginas de notas, puede agregar encabezados y pies de
pgina a su presentacin, tan igual como si fuese un documento en Word 2013. Aunque existe
el comando Encabezado y pie de pgina, en realidad no se puede agregar un encabezado pero
si se puede mover los marcadores de posicin.
Para aplicar un encabezado y pie de pgina deber acceder al cuadro de dilogo Encabezado y
pie de pgina siguiendo estos pasos:
2 En el grupo Texto, haga clic en Encabezado y pie de pgina.
10.38. AGREGAR UN PIE DE PGINA A UNA DIAPOSITIVA

Las diapositivas no pueden albergar un encabezado de pgina, solo se permite agregar un pie
de pgina. La nica manera de poder agregar un encabezado en una diapositiva es usando la
vista Patrn de diapositivas, el cual permite configurar la posicin de los marcadores de posicin
del encabezado y pie de pgina.
Para agregar un pie de pgina en una diapositiva siga estos pasos:
1 Active el cuadro de dilogo Encabezado y pie de pgina.
2 Verifique que est activo la ficha Diapositiva.
3 Active la Fecha y hora actual. Este se agrega a la izquierda de la diapositiva.
4 Active la casilla de verificacin Nmero de diapositiva. Esta opcin se agrega a la derecha de
la diapositiva.
5 Active la casilla Pi de pgina.
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6 Escriba algn texto en el cuadro de Pie de pgina.
7 Si desea active No mostrar en diapositiva de ttulo. Esta opcin es utilizada cuando no desea
que la primera diapositiva tenga algn pie de pgina.
8 Haga clic en Aplicar a todas o Aplicar.
La siguiente imagen muestra una diapositiva con el pie de pgina agregado.
10.39. INSERTAR WORDART

Los diseos y estilos de WordArt en PowerPoint 2013 se mantienen desde su versin anterior.
Un WordArt es un texto decorativo y llamativo, muchos usuarios utilizan un WordArt para los
ttulos de sus diapositivas.
Un texto de WordArt se comporta casi idntico a un texto comn, pues permite aplicar formatos
tales como Negrita, Cursiva, cambiar el tamao y el tipo de fuente.
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Un texto de WordArt permite cambiar una serie de aspectos decorativos al texto, entre ellos
cambiar su diseo y agregarles efectos para que sean an ms llamativos a la hora de la
presentacin. Un texto insertado en un marcador de posicin tiene la opcin de convertirse en
un texto WordArt.
Para insertar un texto de WordArt siga estos pasos:
2 En el grupo Texto, haga clic en WordArt.
3 Haga clic en un estilo de WordArt.
4 Escriba un texto para su WordArt.
10.40. TRANSFORMAR UN WORDART

Un estilo es una caracterstica propia de un objeto, basado a una personalizacin personal,
mientras que los diseos son estructuras que el objeto posee para ser creado o transformado, y
lgicamente el estilo va dentro del diseo.
Cuando se inserta un WordArt generalmente tienen todos un mismo diseo pero con un estilo
diferente. Desde los inicios de WordArt, este presentaba diversos diseos que podan
personalizarse, desde la versin 2007, este modo de WordArt ha cambiado y presenta una serie
de cambios.
Aun se pueden utilizar diseos diferentes de WordArt a lo que hoy lo llamamos Transformacin.
Nota: Microsoft llama a los diseos de WordArt estilos. Yo en particular los llamo diseos.
Para transformar un texto de WordArt, siga estos pasos:
1 Seleccione el texto de WordArt que desee transformar.
2 Haga clic en la ficha Formato.
Nota: La ficha Formato aparece cuando inserta un WordArt.
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4 Seale Transformar.
5 Haga clic en el diseo que ms le agrade.
10.41. APLICAR UN GIRO 3D A UN WORDART

Los textos de WordArt son excelentes para decorar su diapositiva y mostrar visualmente
mejorado su mensaje. Entre sus diversos formatos que se pueden aplicar a WordArt es la opcin
de Giro 3D.
Para aplicar un Giro 3D siga estos pasos:
1 Seleccione el texto de WordArt que desee transformar.
4 Seale Giro 3D
5 Haga clic en el giro 3D que ms le agrade.
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UNIDAD 11. INSERTANDO OBJETOS EN POWERPOINT (I)

11.1. INSERTAR FORMAS
PowerPoint 2013 es un programa para la creacin de presentaciones multimedia, pero este no
es el motivo por la cual no tenga herramientas de dibujo. En PowerPoint 2013 puede insertar
objetos de dibujo o tambin llamados dibujos vectoriales. Estos dibujos vectoriales se crean a
partir de lneas, curvas, rectngulos u otros objetos que pueden ser modificados, formateados,
desplazados y mejorados.
Para elegir una Forma e insertarlo en una diapositiva siga estos pasos:
1 Pulse clic en la ficha Insertar.
2 En el grupo Ilustraciones, haga clic en Formas.
3 Seleccione alguna Forma de las siguientes secciones:
* Lneas
* Rectngulos
* Formas bsicas
* Flechas de bloque
* Formas de ecuacin
* Diagrama de flujo
* Cintas y estrellas
* Llamadas
* Botones de accin
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4 Dibuje su Forma en la diapositiva.

Es sencillo elegir una Forma de las diversas secciones que posee la galera de Formas en
PowerPoint 2013. Puedes dibujar la Forma realizando un arrastre en diagonal para obtener un
dibujo de proporciones similares en el ancho y alto, o simplemente hacer doble clic.
Para dibujar una forma site el puntero del ratn en algn lugar de la diapositiva y haga clic sin
soltar, ahora arrastre en diagonal hacia abajo y observe como se va formando la figura.
Nota: Para insertar Formas utilice la vista Normal o Esquema, tambin si desea la vista Pgina
de Notas. La Vista Clasificador de diapositivas y las dems no tienen la opcin de insertar
Formas.
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11.2. APLICAR UN ESTILO DE FORMA
Una Forma insertada en PowerPoint 2013 puede cambiar su estilo de presentacin. Una Forma
insertada presenta un formato en especial basado al Tema por defecto de PowerPoint 2013. Los
estilos de forma pueden ser cambiados desde la galera Estilos de Forma.
Para aplicar un estilo de forma de la galera Estilos de forma, siga estos pasos:
1 Seleccione la forma.
2 Haga clic en la Ficha Insertar.
3 En el grupo Estilos de Forma, haga clic en el botn Ms.
4 En la galera de Estilos de forma haga clic en el estilo que ms le agrade.
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11.3. ELEGIR UN COLOR DE CONTORNO Y RELLENO
Las formas insertadas a diferencia de las lneas poseen un color de Relleno y un color de
contorno, mientras que las lneas solo poseen un color de contorno. En el grupo Estilos de forma
encontrar los comandos Relleno de Forma y Contorno de Forma, todos estos en la
ficha Formato.
Para elegir un color de relleno en una Forma siga estos pasos:
3 En el grupo Estilos de Forma, haga clic en la flecha Relleno de forma.
Si desea puede sealar cada color para que vea un LivePreview de los colores de relleno a aplicar.
Para elegir un color de contorno en una Forma siga estos pasos:

3 En el grupo Estilos de Forma, haga clic en la flecha Contorno de forma.
Si desea puede sealar cada color para que vea un LivePreview de los colores de contorno a
aplicar.
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11.4. APLICAR UNA TEXTURA COMO RELLENO

Una textura es una imagen que permite cubrir la superficie de un objeto dndole un toque de
realismo a los colores. Cuanto aplica una textura a una Forma esta reemplaza el color aplicado
y viceversa, as que solo puede elegir entre una textura o un color.
Para aplicar una textura siga estos pasos:
2 Haga clic en la ficha Formato de Herramientas de Dibujo.
4 Seale Textura.
5 Haga clic en la Textura que ms le agrade.
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11.5. APLICAR UNA IMAGEN COMO RELLENO
Al igual que un color o una textura puede insertar una imagen como relleno de forma. Las
imgenes que puede insertar pueden ser JPG, BMP, PNG y otros.
Para aplicar un relleno de imagen siga estos pasos:
2 Haga clic en la ficha Formato de Herramientas de Dibujo.
4 Haga clic en Imagen.
5 En la ventana de dilogo Insertar imgenes, seleccione una opcin donde se encuentre la

imagen que desea agregar a la forma.
* Puede buscar una imagen desde su equipo desde la opcin Desde un archivo y haciendo
clic en Examinar.
* Puede buscar imgenes prediseadas desde Office.com simplemente escribiendo en el
buscador de la derecha.
* Tambin puede usar el buscador de Bing para encontrar una imagen desde internet o usar
la opcin de SkyDrive donde tenga imgenes almacenadas.
En este caso seleccionar Examinar de la opcin Desde un archivo.
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6 Haga clic en la imagen a insertar.

7 Haga clic en el comando Insertar.
La siguiente imagen muestra tres formas con un color, una textura y una imagen.
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11.6. USAR EL CUENTAGOTAS

A partir de esta versin se encuentra la opcin de cuentagotas que permite rellenar una forma
copiando el color original de otro objeto. Para usar esta nueva opcin siga estos pasos:
1 Agregue por ejemplo una imagen y a la derecha una forma, tal como lo muestra la siguiente
imagen.
2 Seleccione su forma.
3 En la ficha contextual Herramientas de dibujo, en la ficha Formato, en el grupo Estilos de
forma haga clic en la flecha de Relleno de forma.
4 Seleccione Cuentagotas.
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El cursor ahora cambia por un gotero el cual permitir seleccionar un color exacto de la imagen
a la izquierda.
5 Lleve el gotero dentro de la imagen y seale alguna de las partes de la imagen.
El pequeo cuadro encima del gotero indica el color que podr obtener.
6 Haga clic para seleccionar el color y rellenar la forma.
11.7. COMBINAR FORMAS

La herramientas formas contiene una gran variedad de estilos de forma que puede aplicar a sus
presentaciones, pero en ocasiones, es necesario crear nuevas formas y la gran mayora de
usuarios utiliza CorelDRAW. PowerPoint ahora presenta una serie de herramientas bsicas para
la creacin de nuevas formas utilizando dos o ms formas que llegan incluidas en el programa,
esta opcin tiene por nombre Combinar.
Seleccione dos o ms formas y en la ficha contextual Herramientas de dibujo, en la ficha
Formato, en el grupo Insertar formas, seleccione Combinar formas.
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Dentro de las opciones de Combinar formas podr unir, intersecar, combinar, fragmentar y
restar. La siguiente imagen muestra la opcin Restar con dos formas seleccionadas.
11.8. INSERTAR IMGENES

Siempre en una presentacin de PowerPoint 2013 es necesario insertar imgenes. Las imgenes
pueden ser descargadas de Internet sin salir de powerpoint, capturadas, escaneadas o
descargadas de alguna cmara digital.
A diferencia de una Forma, una imagen es creada basndose en un patrn de pixeles (o mapa
de bits). Cuando se ampla un mapa de bits, los puntos se agrandan y como consecuencia se
pierde claridad porque cuanto ms grandes sean los puntos, mayor ser el espacio entre ellos.
Tenga en cuenta que una imagen insertada en PowerPoint no puede cambiar su estructura
original, lo que s puede es agregarle algunos efectos artsticos a la imagen para que tengan un
toque personalizado.
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Nota: Si desea personalizar la estructura completa de la imagen, puede utilizar programas
especiales para la edicin de imgenes como por ejemplo Adobe Photoshop, ahora en su versin
CS5.
En esta seccin se mostrar diversas formas de insertar una imagen, pero tenga en cuenta que
PowerPoint 2013 posee nuevas herramientas para la edicin de imgenes. Si desea aprender
ms sobre como personalizar las imgenes con Office 2013, puede adquirir el libro Word 2013
Aprenda y Domine de esta misma casa editorial.
11.9. INSERTAR UNA IMAGEN DESDE ARCHIVO
Por defecto PowerPoint 2013 busca las imgenes en la Biblioteca Imgenes, as que si tiene
imgenes en su Cmara digital, Pendrive (Memoria USB), en su SD, CD, DVD, Blu Ray, o
descargado de Internet, gurdelo en esta carpeta.
Para insertar una imagen desde archivo siga estos pasos:
2 En el grupo Imgenes, haga clic en Imagen.
3 En el cuadro de dilogo Insertar imagen, haga clic en alguna carpeta donde se encuentren sus
imgenes.
Nota: recuerde que la opcin ms rpida es guardar las imgenes en la Biblioteca Imgenes.
4 Haga clic en la imagen a insertar y clic en Insertar.
Ahora ya posee una imagen insertada desde archivo.
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Tambin puede insertar una imagen desde el marcador de posicin Haga clic para agregar
texto en el diseo Ttulo y objetos. En el medio se encuentran una serie de iconos, haga clic en
el icono Imgenes desde archivo.
11.10. INSERTAR IMGENES EN LNEA

En la ficha Insertar, en el grupo Imgenes, encontrar el comando Imgenes en lnea. Esta
ventana de dilogo permite encontrar imgenes desde Internet sin necesidad de salir de
PowerPoint.
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Entre las opciones que puede descargar son las imgenes prediseadas de Office.com. Las
imgenes prediseadas son colecciones de Microsoft que pueden ser insertadas en sus
diapositivas.
Para insertar una imagen prediseada siga estos pasos:
1 En la ventana de dilogo Insertar imgenes, en el campo Imgenes prediseadas de
Office.com, haga clic en el campo Buscar en Office.com.
2 Escriba un texto que coincida con la bsqueda que deseas realizar, luego pulse Enter.
3 Ahora Office.com muestra los resultados de su bsqueda. Seale alguno de los resultados y
puede hacer clic en el cono del Zoom para poder ver con ms detalle una imagen.
4 Haga clic en la imagen que desea agregar y clic en Insertar.
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Tambin puede insertar una imagen que puede buscar desde Bing, un servicio de bsqueda web
que posee Microsoft. Use el campo Bsqueda de imgenes de Big y escriba un texto que coincida
con lo que desea buscar y pulse Enter. Seleccione una o varias imgenes si es necesario y clic en
Insertar.
Nota: Por lo general Bing muestra imgenes con licencia Creative Commons, si desea obtener
ms resultados, haga clic en el botn Mostrar todos los resultados web.
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11.11. CAPTURAR UNA IMAGEN
En esta nueva versin de Office se puede capturar pantallas sin necesidad de la tecla Print Screen
(Impr Pant). Con el nuevo comando para capturar pantalla puede capturar una ventana
completa o parte de ella.
Para capturar una pantalla siga estos pasos:
2 En el grupo Imgenes, haga clic en Captura de pantalla.
3 Haga clic en una ventana disponible.
Puede utilizar la opcin recorte de pantalla para capturar solo la parte que desees de la ventana.
Cuando seleccionas esta opcin la ventana activa se opaca y un puntero permitir elegir lo que
desees.
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11.12. CREAR UN LBUM DE FOTOGRAFAS

Con PowerPoint puede crear un lbum de fotografas y compartirla con sus compaeros y
amigos. Un lbum de fotografas en PowerPoint no es ms que una recopilacin de imgenes
insertadas desde archivo que crean una presentacin con un formato en especial para las
mismas.
Para crear un nuevo lbum de fotografas siga estos pasos:
2 En el grupo Imgenes, haga clic en lbum de fotografas.
3 En el cuadro de dilogo lbum de fotografas, haga clic en Archivo o disco.
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4 En el cuadro de dilogo Insertar imgenes nuevas, haga clic en la carpeta donde se encuentran
sus imgenes.
5 Seleccione todas las imgenes a insertar, procure que la cantidad sea par.
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7 En la seccin Diseo del lbum, seleccione algn Diseo de imagen, por ejemplo 2 imgenes
por cada diapositiva.
8 En Forma del marco, elige por ejemplo Rectngulo redondeado, de esta manera las imgenes
tendrn unos bordes ms llamativos.
9 Haga clic en Examinar para elegir un Tema.

10 Seleccione el Tema que ms le agrade.
11 Haga clic en Seleccionar.
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12 Pulse clic en Crear para que aparezca el nuevo lbum de fotografas.

La siguiente imagen muestra algunas diapositivas creadas con el nuevo lbum de fotografas.
11.13. CREANDO UN GRFICO SMARTART

Al igual que unos diagramas y grficos pueden animar una aburrida tabla de nmeros, un grfico
SmartArt puede animar una discusin conceptual. SmartArt ayuda a la audiencia a comprender
la interdependencia de los objetos o procesos de una manera visual, de modo que no tienen
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que hacer malabarismos mentales de la informacin que usted explica. Algunos usos potenciales
incluyen diagramas organizacionales, diagramas de jerarqua y diagramas de flujo.
SmartArt reemplaza los antiguos diagramas y grficos organizacionales de versiones anteriores
de PowerPoint, en especial el 2003. SmartArt es una clase especial de grficos vectoriales que
combinan formas, lneas y marcadores de posicin de texto. SmartArt es usado muy a menudo
para ilustrar relaciones entre los prrafos de texto.
La interfaz de SmartArt es similar independientemente del tipo de diagrama que est creando.
Puede escribir directamente dentro de los marcadores de posicin en el diagrama o puede
mostrar un panel de texto al lado del diagrama y escribir en l, tanto como escribir en un panel
de esquema para que el texto aparezca en el marcador de posicin de la diapositiva.
Para insertar un grfico SmartArt siga estos pasos:

1 Pulse clic en la ficha Insertar.
2 En el grupo Ilustraciones, haga clic en SmartArt.
3 En el cuadro de dilogo Elegir un grfico SmartArt, haga clic en un tipo de diagrama, por
ejemplo en Ciclo.
4 Haga clic en algn diagrama en particular.
5 Haga clic en Aceptar para insertar el grfico SmartArt en su diapositiva.
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Existen siete tipos diferentes de grficos SmartArt, aqu un resumen de cada uno.
11.14. LISTA
Un diagrama de Lista presenta informacin de una manera bastante directa, algo as como una
idea imaginaria. Los diagramas de Lista son tiles cuando la informacin no est en un orden en
particular, o cuando el proceso o progreso entre los elementos no es importante. La lista puede
tener varios niveles, y puede encerrar cada nivel en una forma o no.
11.15. PROCESO
Un diagrama de proceso es similar a una lista, pero este tiene flechas direccionales u otros
conectores que representan el flujo de un elemento a otro. Esto agrega un aspecto extra al
significado del diagrama. Por ejemplo, en la siguiente imagen, la manera de los cuadros estn
escalonados y conectados con las flechas implicando que el siguiente paso comienza antes que
el anterior finalice.
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11.16. CICLO
Un diagrama de ciclo tambin ilustra un proceso, pero una repeticin o una recursiva por lo
general es un proceso por lo cual no hay fijo un comienzo y un punto final. Usted puede saltar
el ciclo en cualquier punto. La siguiente imagen, por ejemplo, el proceso en curso de desarrollo
del producto y mejora es ilustrado.
11.17. JERARQUA
Un grfico de jerarqua es un grfico organizacional. Esto muestra la estructura y relacin entre
personas o cosas en niveles estandarizados. Por ejemplo, puede mostrar quien informa a quien
en un sistema de empleados de la empresa. Esto es til cuando se describe cmo funciona la
organizacin y quienes son los responsables.
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11.18. RELACIN
Los diagramas de relaciones ilustran grficamente como las partes se relacionan a un todo. Un
tipo comn de diagrama de relacin es un diagrama de Venn, como lo muestra la prxima
imagen, se muestra como las categoras de las personas o cosas se superponen.
11.19. MATRIZ
Una matriz tambin muestra las relaciones de las partes a un todo, pero lo hace con las partes
en un mirador cuadrante ordenado. Puede usar diagramas de matriz cuando no necesite
mostrar alguna relacin en particular entre los elementos, pero quiere dejar claro que ellos
hacen una sola unidad.
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11.20. PIRAMIDE
Un diagrama de pirmide es tan igual como su nombre suena, un tringulo estriado con texto
en varios niveles, representa no solo la relacin entre los elementos sino tambin que los
elementos en la parte pequea del tringulo son menos numerosos o ms importantes.
11.21. CAMBIAR EL DISEO DE UN GRFICO SMARTART

Como ya sabe, SmartArt presenta siete tipos diferentes de grficos, cada tipo presenta una serie
de diseos. Si ya utiliz un diseo de algn tipo de grfico, aun puede cambiar su diseo por otro
que comunique mejor sus necesidades. Antes de cambiar cualquier diseo de un grfico
SmartArt, deber seleccionarlo.
Para cambiar el diseo de un grfico SmartArt siga estos pasos:
1 Haga clic en la ficha Diseo de la ficha contextual herramientas de SmartArt.
2 En el grupo Diseo, haga clic en el botn Ms de la galera Diseos de SmartArt.
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3 En la galera de diseos de SmartArt, haga clic en un diseo.
11.22. CAMBIAR EL COLOR DE UN GRFICO SMARTART

Para darle un toque colorido a los grficos SmartArt para que puedan distinguirse mejor los
datos, puede cambiar los colores del grfico.
Para hacerlo siga estos pasos:
2 En el grupo Estilos SmartArt, haga clic en el comando Cambiar colores.
3 Haga clic en el color que desee.
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11.23. CAMBIAR EL ESTILO DE UN GRFICO SMARTART

Despus de elegir un diseo y un color para sus grficos SmartArt, puede cambiar el estilo y
darle un toque mejorado a sus grficos.
Para aplicar un estilo siga estos pasos:
2 En el grupo Estilos SmartArt, haga clic Ms de la galera de estilos de SmartArt.
3 Haga clic en el estilo que ms le agrade.
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11.24. INSERTAR UN VIDEO
PowerPoint es un programa para la creacin de presentaciones multimedia y que mejor que
este programa permita aceptar herramientas multimedia como la insercin de videos. Puede
insertar un video desde archivo que es lo ms comn desde versiones anteriores de PowerPoint.
Para insertar un video en una presentacin de PowerPoint, siga estos pasos:
2 En el grupo Multimedia, haga clic en Video y clic en Video en mi PC.
3 En el cuadro de dilogo Insertar video, ingrese a la carpeta que posee el video a insertar.
4 Haga clic en el video que desee.
Ahora se inserta un reproductor en su diapositiva y puede ver el vdeo cuando realiza su

presentacin.
11.25. INSERTAR UN VIDEO EN LNEA
PowerPoint 2013 ahora puede insertar vdeos de diferentes fuentes. Cuando hace clic en la ficha
Insertar, en el grupo Multimedia, haciendo clic en Vdeo y luego Vdeo en lnea, usted abrir la
ventana de dilogo Insertar vdeo y desde ah podr usar alguna de las opciones para insertar
un vdeo desde Internet o incrustarlo en su presentacin mediante un cdigo embebido.
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Por ejemplo, e la opcin YouTube puede escribir un texto que coincida con el vdeo que desea
buscar y pulse Enter. Automticamente se cargarn los resultados de los vdeos coincidentes.
Haga clic en uno de ellos y luego clic en Insertar.
Ahora el objeto del vdeo en lnea se ha insertado y puede reproducirlo en la vista diseo de
presentacin as como en la vista presentacin con diapositivas.
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11.26. RECORTAR UN VIDEO

Con el nuevo PowerPoint 2013 podr editar sus videos de manera sencilla. Posiblemente haya
descargado o conseguido un clip de video que ha insertado en su diapositiva, pero se da cuenta
que este video es demasiado grande para mostrarlo en una exposicin y necesita tener solo una
parte del video. La herramienta Recortar video permite elegir un inicio y un final del video, de
esta manera reduce el tiempo del video y muestra lo que realmente desea comunicar.
Para recortar un video siga estos pasos:
1 Haga clic en la ficha Reproduccin de Herramientas de vdeo.
2 En el grupo Edicin, haga clic en Recortar video.
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3 En el cuadro de dilogo Recortar video, mueva el punto de inicio a la posicin donde desea
iniciar el video.
4 Mueva el punto final a la posicin donde desea finalizar el video.
En este ejemplo el video tiene un aproximado de 30 segundos de pelcula, se ha movido el punto

de inicio a la posicin de 4 segundos y el punto final a la posicin de 25 segundos. En la parte
superior del cuadro de dilogo Recortar video, aparece la nueva duracin que ahora es 21
segundos.
11.27. REPRODUCIR UN VIDEO
Los clips de video en PowerPoint 2013 llegan con un minireproductor el cual puede utilizarse en
la vista Normal, Vista de Lectura y cuando lo ejecuta a pantalla completa con la vista de
Presentacin con diapositivas.
Por defecto el video insertado est en modo Detener, es decir, que el video no se reproduce.
Cuando hace clic en el botn Reproducir del reproductor, el video comienza, o tambin puede
pulsar clic en el medio del video insertado, esto se utiliza cuando est en la vista Presentacin
con diapositivas.
Es recomendable reproducir un video cuando uno lo quiera o en el momento apropiado, es por
ello que la gran mayora de expositores utilizan la opcin Al hacer clic. Si utiliza el modo
Conferencia en lnea exclusivo de PowerPoint 2013 se recomienda utilizar la opcin
Automticamente para que el video se reproduzca ni bien aparezca la diapositiva.
Para configurar el modo de reproduccin de un video siga estos pasos:
1 Haga clic en la ficha Reproduccin.
2 En el grupo Opciones de video, haga clic en la flecha del desplegable Iniciar.
3 Haga clic en Automticamente o Al hacer clic.
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11.28. MS OPCIONES DE REPRODUCCIN

Despus de elegir las opciones de reproducir cuando lo necesite o de manera automtica, puede
seguir utilizando ms opciones para el video insertado. La ficha Reproduccin de Herramientas
de vdeo, en el grupo Opciones de video posee las siguientes opciones:
11.29. REPRODUCIR A PANTALLA COMPLETA
Reproduce el video en pantalla completa. Si su monitor tiene resoluciones altas, posiblemente
el video no ocupe toda la pantalla, por ejemplo, gran parte de los videos posee una apariencia
rectangular y en gran parte de las porttiles no se reproduce a pantalla completa en las
diapositivas, aun cuando cambie el tamao de la diapositiva.
11.30. OCULTAR CON REPRODUCCIN DETENIDA
Si ha activado la reproduccin automtica en el video, es posible que quiera utilizar la opcin de
Ocultar el video. Al activar esta opcin, el video terminar de reproducirse y luego
desaparecer, esto le da un toque elegante a una presentacin pues el pblico no quedar
viendo la imagen congelada del final de la pelcula.
11.31. REPETIR LA REPRODUCCIN HASTA SU INTERRUPCIN
Puede repetir el video una y otra vez mientras est exponiendo. El video solo se interrumpe
cuando hace clic en el botn Detener del reproductor o va a pasar a la diapositiva siguiente.
11.32. REBOBINAR DESPUS DE LA REPRODUCCIN
Despus de reproducir todo el video este vuelve al inicio; esta opcin es recomendable cuando
quiz necesite reproducir el video nuevamente en una exposicin.
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11.33. INSERTAR UN AUDIO
Al igual que un clip de video, puede insertar audio si lo desea. Muchas de las opciones que utiliza
para personalizar o editar un video, se usan para un audio. Puede insertar dos tipos de audio,
uno mediante archivo o si desea puede grabar una narracin para sus diapositivas.
Para insertar un video desde archivo siga estos pasos:
2 En el grupo Multimedia, haga clic en Audio.
3 En el cuadro de dilogo Insertar audio abra la carpeta donde se encuentran sus archivos de
audio.
4 Haga clic en un archivo de audio.
11.34. GRABAR UNA NARRACIN

Puede grabar su propia voz e insertarlo como un audio en la diapositiva. Utilice Grabar audio
cuando quiera grabar una narracin del contenido de sus diapositivas, es muy utilizado cuando
utiliza la herramienta de conferencia en lnea de PowerPoint 2013.
Para grabar una narracin, realice lo siguiente:
2 En el grupo Multimedia, haga clic en la flecha de Audio.
3 Haga clic en Grabar audio
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4 En el cuadro de dilogo Grabar sonido, haga clic en el cuadro Nombre y escriba un nombre
para su nuevo archivo.
4 Haga clic en el botn Grabar. Narre algn texto y luego clic en el botn detener representado
por un pequeo cuadrado azul.
5 Haga clic en Aceptar para insertar el audio.
11.35. INSERTAR UNA TABLA

Al igual que en Word 2013, PowerPoint tiene la opcin de insertar tablas en las diapositivas. Una
Tabla es un recuadro rectangular visible o invisible, que permite que se le inserte dentro de ella
texto, otras tablas, celdas, imgenes, etc. Las tablas permiten darle un formato determinado a
una presentacin.
Puede insertar una tabla desde la ficha Insertar, grupos Tablas. Cuando hace clic en Tablas,
encontrar la opcin de agregar Tablas rpidas, que son pequeos cuadrados que representan
las celdas.
Seale cada cuadrado y ver que se va mostrando una tabla en Livepreview en la diapositiva.
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Tambin puede utilizar el cuadro de dilogo Insertar tabla para agregar tablas a la diapositiva.
Para insertar una tabla desde el cuadro de dilogo Insertar tabla, siga estos pasos:
2 En el grupo Tablas, haga clic en Tabla.
3 Haga clic en Insertar tabla.
4 En el cuadro de dilogo Insertar tabla, en el cuadro nmero de columnas, ingrese el nmero
de columnas que quiere insertar.
5 En el cuadro Nmero de filas, ingrese el nmero de filas a insertar.
UNIDAD 12. MANEJANDO EL DISEO DE LA PRESENTACIN (I)
12.1. CAMBIAR EL TAMAO DE LA DIAPOSITIVA
Una diapositiva en PowerPoint 2013 tiene un tamao por defecto con un aspecto de radio de
16:9 que est muy bien para pantallas con resoluciones panormicas. Si posee una pantalla con
menos resolucin puede utilizar el aspecto de radio de 4:3 que aun es considerado como un
estndar.
No solo puede elegir esos tamaos, tambin puede elegir los tamaos de hojas como un A4,
Carta o diapositivas de 35mm que fueron usados hace aos para los proyectores y formatos no
electrnicos.
Para aplicar un tamao de diapositiva siga estos pasos:
2 En el grupo Personalizar, haga clic en Tamao de diapositiva.
3 Haga clic en un tamao de diapositiva, por ejemplo en Estndar 4:3.
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4 En el cuadro de dilogo que aparece, seleccione las opciones Maximizar o Asegurar el ajuste.
Estas opciones ayudan a escalar el contenido si es necesario.
12.2. CONFIGURAR PGINA

Es recomendable antes de iniciar con el diseo de una diapositiva elegir la orientacin de las
mismas y su configuracin de pgina.
La orientacin de pgina permite intercambiar entre una pgina vertical u horizontal. Las
diapositivas de PowerPoint por lo general son horizontales, pero quiz encuentre favorable
cambiarlo a vertical. PowerPoint solo acepta una orientacin a la vez en una presentacin, pero
puede crear vnculos en los textos u objetos a otra diapositiva con orientacin vertical que d la
impresin que es una misma presentacin.
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Para cambiar la orientacin de una pgina de PowerPoint siga estos pasos:
2 En el grupo Personalizar, haga clic en Tamao de diapositiva y seleccione Personaliza tamao
de diapositiva.
3 En el cuadro de dilogo Tamao de la diapositiva, en la seccin Orientacin,

seleccione Vertical u Horizontal.
12.3. APLICAR UN TEMA A LAS DIAPOSITIVAS

Para darle un toque especial y llamativo a las presentaciones puede aplicar un tema. Un tema
no son solo colores o diseos, tambin afecta a los objetos insertados en las diapositivas, el tema
por defecto es Tema de office.
Para aplicar un tema siga estos pasos:
2 En el grupo Temas, haga clic en Ms.
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3 En la galera de temas, haga clic en algn tema en especial.
12.4. CAMBIAR EL COLOR DE UN TEMA

Los temas poseen una serie de personalizaciones que se aplican al elegir un tema de la galera.
Estas personalizaciones se basan a los colores, las fuentes y efectos. Si desea, puede cambiar las
combinaciones de colores en el tema elegido.
Para cambiar una combinacin de color para un tema, siga estos pasos:
2 En el grupo Variantes, haga clic en alguna de las variantes predefinidas para el tema.
3 Haga clic en la ficha Ms de Variantes y podr cambiar los Colores, las fuentes, los efectos y
los fondos.
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12.5. APLICAR UN ESTILO DE FONDO

Los estilos de fondo dependen considerablemente de los temas elegidos. Existen estilos que
pueden contrastar muy bien con el diseo de un tema. Por ejemplo, la siguiente imagen muestra
una diapositiva con un tema elegido y se ha aplicado un estilo de fondo degradado.
Para aplicar un estilo de fondo, siga estos pasos:

2 En el grupo Variantes haga clic en Ms.
3 Seale Estilos de fondo y seleccione el que ms le convenga.
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Cuando elige un estilo de fondo generalmente este se aplica a todas las diapositivas dentro de
la presentacin, pero es posible que el fondo solo quiera aplicar a su diapositiva seleccionada,
para ello puede hacer lo siguiente.
1 Pulse clic derecho en un estilo de fondo que quiera insertar.
2 Haga clic en Aplicar a las diapositivas seleccionadas. De esta manera solo las diapositivas que
ha seleccionado o la actual sern afectadas.
12.6. LOS PATRONES DE DIAPOSITIVAS

Todas las diapositivas poseen un diseo y a su vez un tema de personalizacin. Los diseos
pueden ser controlados y creados desde una diapositiva maestra o tambin llamado Diapositiva
patrn. Los Patrones de diapositivas permiten personalizar el diseo de sus diapositivas y
adems su formato, de esta manera puede ahorrarse tiempo en crear sus propios diseos
personalizados ms adelante.
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Para activar la vista Patrn de diapositivas, siga estos pasos:
2 En el grupo Vistas patrn, haga clic en Patrn de diapositivas.
Se muestra la vista patrn de diapositivas.
La primera diapositiva es el Master el cual permite aplicar formato a todos los dems diseos.
Puede cambiar el tamao, atributo y tipo de fuente de los marcadores de posicin, as mismo
como las vietas. Puede agregar formatos a los pies de pgina y si desea agregarle encabezados,
tambin puedes insertar imgenes como encabezados de pgina.
12.7. DIFERENCIAS ENTRE UN OBJETO INSERTADO EN UN PATRN O EN UN DISEO
Cuando trabaja con sus diseos de diapositivas en la presentacin usted puede insertar
cualquier tipo de objeto, entre ellos una imagen, por ejemplo. Puede insertar objetos en un
diseo de diapositiva cuando necesite controlar el objeto, moverlo a algn lado, ajustar su
tamao, etc. Pero cuando necesita que el objeto permanezca en ese mismo lugar en todas sus
diapositivas, entonces lo mejor es insertar el objeto desde la vista Patrn de diapositivas. La
siguiente imagen muestra el logo de una empresa en la parte superior de la diapositiva maestra,
el cual permite copiar automticamente a los dems diseos de diapositivas.
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Cuando un usuario trabaja en la vista Normal de PowerPoint, podr ver que todos los diseos
insertados poseen el objeto, lo mejor, es que este objeto se comporta como un fondo de imagen
que nadie puede manipular, a menos que vuelva a activar la vista patrn de diapositivas. La
siguiente imagen muestra la vista Normal y aplicando un diseo de diapositiva.
Cuando elige un tema automticamente se crea un nuevo patrn con diversos diseos de
diapositivas. SI posee dos temas en una misma presentacin, entonces se crea otro patrn de
diapositivas con los diseos en base al nuevo tema aplicado, es decir, cada tema puede trabajar
con un patrn de diapositivas.
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Puede seguir creando diseos para sus diapositivas, por ejemplo el Tema por defecto es Tema
de Office y a este se le puede agregar un nuevo diseo. La siguiente imagen muestra un nuevo
diseo de diapositivas.
12.8. IMPRIMIR UNA PRESENTACIN

Es posible que tenga que repartir el contenido de su presentacin con los asistentes o el pblico
en general. Puede imprimir sus diapositivas como si se tratase de cualquier documento. Puede
aplicar una serie de diseos para las impresiones de la presentacin.
Puede acceder a la opcin Imprimir haciendo lo siguiente:
2 Clic en Imprimir.
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Ahora puede ver una vista preliminar de su documento a imprimir y adems estar cerca de las
opciones de impresin, ahorrndole mucho tiempo en las configuraciones.
Una de las opciones muy utilizadas a la hora de imprimir es que los asistentes puedan escribir o
anotar algo en las diapositivas que van viendo a lo largo de la exposicin. Por ello el Diseo de
impresin de 3 diapositivas es excelente para ello.
Puede utilizar las opciones de Intercalado para que puedan imprimirse un juego compaginado
de todas las diapositivas a presentar, o utilizar el modo Sin intercalar para que los mismos
organizadores puedan compaginarlo.
Tambin puede cambiar la orientacin de la pgina, ms no de la diapositiva y si desea cambiar
el color a Escala de grises y ahorrarse mucha tinta.
La siguiente imagen muestra las opciones de 3 diapositivas para que los asistentes puedan
anotar algo en la conferencia.
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Cuando hace clic en el botn Imprimir comienza la impresin del documento. As que una
presentacin en PowerPoint no simplemente se puede ver y manipular efectos, tambin lo
podemos tener de manera fsica, como un documento.
12.9. APLICAR TRANSICIONES
Despus de concluir con el diseo, los textos, formatos y la insercin de objetos en sus
diapositivas, es hora de darle un toque de animacin a sus presentaciones y volverlas amenas e
interesantes.
Las transiciones son efectos que se aplican a las diapositivas y se muestran cada vez que aparece
una nueva diapositiva. PowerPoint 2013 presenta una serie de transiciones nuevas e
interesantes que de seguro asombrarn a su pblico.
Para aplicar una transicin siga estos pasos.
1 Haga clic en la ficha Transiciones.
2 En el grupo Transicin a esta diapositiva, haga clic en el botn Ms de la galera de
transiciones.
3 Haga clic en la transicin que ms le agrade.
Cuando se aplica una transicin a una diapositiva, en el Panel Diapositiva/Esquema debajo del
nmero de diapositiva, se muestra una estrella indicando que esta diapositiva posee una
animacin. Al hacer clic en esa estrella podr ver la animacin.
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Gran parte de los efectos de transicin poseen una animacin basndose a un lado en particular,
por ejemplo, puede elegir el efecto Vrtice pero el efecto va desde arriba, y puede cambiar por
el mismo efecto pero que salga desde abajo.
Para aplicar opciones de efecto de transicin, siga estos pasos:
12.10. LAS OPCIONES DE INTERVALOS

Al insertar un efecto puede aplicar intervalos especiales para que la animacin dure una cierta
cantidad de segundos, o que se pueda escuchar un sonido mientras aparece el efecto, etc. Todo
esto se encuentra en el grupo Intervalos.
12.11. SONIDO
Puede aplicar un sonido al efecto de transicin. Puede elegir entre los diversos sonidos que
llegan con Office 2013 o elegir uno desde archivo. Adems puede activar la opcinRepetir hasta
el prximo sonido para que el sonido se repita hasta que aparezca una nueva diapositiva con
un sonido diferente.
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12.12. DURACIN
Puede manipular los segundos de duracin de los efectos de transicin de cada diapositiva. Por
defecto cada transicin posee su propio nmero de segundos, basndose a lo complicado de la
animacin, por ejemplo, el efecto Puertas dura 1.39 segundo aproximadamente, mientras que
un efecto Vrtice posee 4 segundos.
Utilice el botn Aplicar a todo si desea que cada transicin posee los mismo valores aplicados al
grupo Intervalos.
12.13. AVANZAR LA DIAPOSITIVA
Puede avanzar la diapositiva cada vez que hace clic o simplemente agregando una duracin de
la diapositiva. No confunda la duracin de la diapositiva con la duracin del efecto, mientras que
el efecto dura solo 4 segundos por ejemplo, la diapositiva puede permanecer congelada durante
4 segundos ms.
12.14. APLICAR ANIMACIN A LOS OBJETOS
Tambin los objetos poseen animacin y esto le da un toque multimedia mejorado a sus
presentaciones, pero no abuse mucho de ello porque si no su diapositiva no se ver nada
impactante.
Puede aplicar una animacin desde la ficha Animaciones y desde el grupo Animacin. Cuando
utiliza la galera de animacin, usted podr elegir entre las diversas animaciones que se le
pueden aplicar a un objeto, entre ellas tenemos cuatro tipos:
Entrada
Permite aplicar una animacin para que el objeto aparezca.
nfasis
Permite aplicar una animacin resaltando el objeto que acaba de aparecer.
Salida
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Permite aplicar una animacin para que el objeto salga de la pantalla.
Trayectoria de desplazamiento
Permite realizar un movimiento de desplazamiento del objeto en toda su diapositiva, una de las
novedades que trae esta nueva opcin es que ahora puede ver exactamente donde terminar
su objeto despus del desplazamiento.
Tambin, al igual que los efectos de transicin, puede aplicar opciones de efectos, por ejemplo
si elige el efecto Giro, puede seleccionar la opcin de doble Giro para el efecto.
Tenga en cuenta que ni bien utilice alguna animacin desde la galera de animaciones este se
aplica al objeto y aparece el nmero 1 al costado del objeto, indicando que es la primera
animacin aplicada a un objeto.
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Si desea aplicar ms animaciones a un mismo objeto, utilice el comando Agregar animacin.
De esta manera un objeto puede tener tantas animaciones como desee y podr saber cuntas
animaciones posee por los nmeros que se agregan automticamente.
Nota: Los nmeros que aparecen son mostrados en pantalla Normal ya que no aparecen a la
hora de imprimir o de verlo en modo Presentacin con diapositivas.
12.15. EL PANEL ANIMACIN

El Panel animacin es una ayuda a la hora de configurar mejor sus animaciones de sus objetos
en las diversas diapositivas. Los nmeros en los objetos representan que orden de animacin ha
aplicado y no cuantas animaciones posee ese mismo objeto. Observe la siguiente imagen
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12.16. COPIAR ANIMACIN

Una nueva caracterstica de PowerPoint 2010 es la copia de animacin, ahora puedes ahorrar
tiempo, con solo seleccionar un objeto que posea animacin, y luego hacer clic en Copiar
animacin, podr seleccionar otro objeto y este hereda la animacin del objeto seleccionado
anteriormente.
UNIDAD 13. FUNDAMENTOS DE EXCEL (I)

13.1. QU ES EXCEL?
Es un programa de hoja de clculo que permite realizar cualquier tipo de operacin matemtica,
proyectos, esquemas empresariales y una serie de cosas ms. Excel no solo trabaja con
herramientas de clculos, tambin incluye una serie de grficos mejorados para realizar
estadsticas visuales.
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A diario, mientras utilicemos una computadora, muchos de nosotros hemos utilizado Excel
alguna vez. Si eres un simple mortal, de seguro que has abierto Excel y has realizado un par de
clculos; pero si eres todo un profesional, Excel ha sido tu compaero inseparable por varios
aos.
En esta versin, Excel 2013 presenta una manera ms limpia y fcil de trabajo con datos si antes
creas que Excel era rpido, ahora te sorprenders con las diversas cosas que puede hacer con
tan solo un clic o un toque, si un toque, pues Excel est preparado para trabajar de manera tctil
en PCs, Tablets o Smartphones.
13.2. Identificar los elementos de la interfaz
Inicie Excel 2013 siguiendo el mtodo necesario para abrir el programa, por ejemplo si usa
Windows 8, simplemente haga clic o un toque en el mosaico Excel 2013, si usa Windows 7, use
la ruta ya conocida: Inicio | Todos los programas | Microsoft Office | Excel 2013. Una vez iniciado
Excel 2013 lo primero que podr ver es la Pantalla Inicio. Esta nueva caracterstica ayuda a que
usted pueda elegir rpidamente un archivo reciente o pueda comenzar a crear uno en blanco o
desde una plantilla.
Nota: La Pantalla Inicio en las aplicaciones de Office 2013 es una opcin activa en toda la suite.
Prueba en desactivarla si an desea trabajar como el modo Office 2010.
Una vez elegida una plantilla usted ver la ventana de la aplicacin donde comenzar a trabajar
con los archivos de Excel. Esta interfaz es muy parecida a la anterior versin de Excel. La gran
diferencia est en que ahora es ms simple y contiene menos distracciones para que pueda
comenzar a crear sus datos.
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La Barra de ttulo:
Muestra el nombre de la aplicacin adems del nombre del archivo actual. Por defecto la barra
de ttulo muestra el nombre Libro1 cuando abre Excel 2013.
Botones de control:
A partir de esta versin, Excel posee tan solo un grupo de botones de operacin Minimizar,
Maximizar y Cerrar. Con esta nueva forma de trabajo ahora Excel permite revisar dos archivos
diferentes en ventanas diferentes aumentando ms su productividad si tiene dos pantallas.
Barra de herramientas de acceso rpido:
La Barra de herramientas de acceso rpido se encuentra en la esquina superior izquierda de la
ventana de Excel 2013. Esta Barra de herramientas presenta tres comandos comunes (Guardar,
Deshacer y Rehacer). Puedes sealar cada comando y se mostrar el nombre y su mtodo
abreviado (si lo tuviese).
Entre las novedades de la Barra de herramientas de acceso rpido est el comando Modo
Mouse/Toque. Esta herramienta permite adaptar la interfaz de Office 2013 para que pueda usar
los dedos en lugar del mouse o viceversa. Recuerde que su pantalla debe tener caracterstica
multitoque para trabajar.
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La Barra de herramientas de acceso rpido ayuda a organizar comandos que a menudo
utilizamos para trabajar con nuestros archivos. Si lo desea, puede personalizar esta barra de
herramientas agregando o quitando comandos.
La Cinta de Opciones:
Todos los comandos necesarios para trabajar con Excel 2013, se encuentran en la Cinta de
opciones. En Excel 2013 la cinta de opciones aparece minimizada para que usted pueda
dedicarse a trabajar con sus datos y no a ver las herramientas. A la izquierda de los botones de
operacin se encuentra el botn Opciones de presentacin de la cinta de opciones.
Desde este desplegable podr cambiar la presentacin de su interfaz, pues podr mostrar la
cinta de opciones completa o solo sus fichas o tambin puede quitar por completo la cinta de
opciones para obtener ms espacio de trabajo.
La Cinta de opciones posee una interfaz amigable e intuitiva, pues basta con pensar en colocar
una imagen o alguna tabla, y ya habr pensado en la ficha Insertar, o posiblemente quiera
corregir la ortografa, y de seguro pens en la ficha Revisar.
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Lo principal en una Cinta de opciones son sus fichas. Excel 2013 cuenta con 7 fichas que aparecen
por defecto (Inicio, Insertar, Diseo de pgina, Frmulas, Datos, Revisar y Vista), adems de
contar con la ficha Programador (oculta por defecto), la ficha Complementos (solo cuando
instala un programa de terceros) y las fichas que usted puede crear para personalizar la cinta de
opciones. Y en esta versin se puede agregar fcilmente la ficha PowerPvot.
Cada ficha organiza sus comandos en grupos, por ejemplo, en la ficha Inicio los comandos para
aplicar Negrita, Cursiva y Subrayado se encuentran organizados en el grupo Fuente. Algunos
grupos poseen un pequeo botn (al extremo derecho del nombre de grupo) que permite
activar o desactivar algunos cuadros de dilogo o paneles.
El cuadro de Nombres:
El cuadro de Nombres permite verificar la celda activa, pero adems es una manera rpida de
dirigirse hacia una celda o rango de celdas. Tambin el cuadro de nombres alberga los nombres
de rangos aplicados a un rango o celda. La siguiente imagen muestra una lista de nombres de
rango desde el cuadro de nombres.
La Barra de frmulas:
En la Barra de frmulas podr ingresar datos directamente a las celdas, y tambin puede
modificar frmulas o funciones. Esta Barra es ideal cuando necesita ver un dato sin ningn
formato, ya que los formatos alteran la vista de los datos ms no el dato en s. La siguiente
imagen muestra la Barra de frmulas con una funcin en modo Edicin.
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Vistas de libro:
Para trabajar con las hojas de Excel y pueda ver mejor sus datos, es posible que necesite de
diversas vistas. Las Vistas de libro (Normal, Diseo de pgina y Vista previa de salto de pgina)
se encuentran en la esquina inferior derecha de la ventana de Excel (justo debajo de la barra de
desplazamiento horizontal) y permiten un fcil acceso a las mismas.
Herramientas Zoom:
A la derecha de las vistas del libro se encuentran las herramientas Zoom. A diferencia de las
vistas, las herramientas de Zoom permiten acercar o alejar la vista del libro actual.
13.3. FILAS, COLUMNAS Y CELDAS

Como parte de la interfaz de Excel 2013, debemos conocer lo que hay en una hoja de trabajo
(celdas, columnas, filas y ms). Pero no se preocupe, pues explicaremos con ms detalles sobre
las hojas de trabajo.
Encabezado de columna:
Los encabezados de Columna estn representados por letras, que van desde A hasta XFD. Esto
equivale a 16384 columnas.
Encabezados de fila:
Los encabezados de fila estn representados por nmeros. Puede encontrar la fila 1 hasta la fila
1048576.
Celda y Celda Activa:
La celda activa es aquella celda al que usted ha dado clic. Se puede reconocer una celda activa
cuando el borde de la celda es grueso y de color verde bien pronunciado. Solo se puede elegir
una celda activa.
Las celdas son la interseccin de una fila por una columna. Cada celda tiene un nombre, por
ejemplo A1, B5, o H345.
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Etiquetas de Hoja:
Las etiquetas de hojas de clculo muestran por defecto una o ms hojas, los nombres para ellas
van desde Hoja1 hasta Hoja3. Puede cambiar el nombre de las hojas para identificar mejor los
diversos datos que agregue a su archivo de Excel.
13.4. TERMINOLOGAS DE EXCEL

Excel es una aplicacin tan completa que presenta su propia terminologa de trabajo. A
continuacin podr conocer los diversos nombres que posee las caractersticas de Excel y pueda
familiarizarse con lo que se explicar en esta y otras secciones de este libro.
13.5. LIBRO DE TRABAJO
Un Libro de trabajo (o simplemente Libro) es un archivo en el cual usted almacena sus datos.
Piense en un libro como un cuaderno de anillado. Cada libro contiene al menos una hoja, y un
nuevo libro posee una o ms hojas, nombradas Hoja1, Hoja2 y Hoja3. Las personas utilizan los
libros para organizar, gestionar y consolidar datos.
13.6. HOJA DE TRABAJO
Una Hoja de trabajo (o simplemente Hoja) es una cuadrcula de columnas y filas. Cada Libro de
Excel contiene 1,048576 filas y 16,384 columnas. Cada columna est etiquetada usando una
letra del alfabeto; la columna despus de la Z es la columna AA, seguida por AB y as
sucesivamente. La ltima columna en una hoja es XFD. Cada fila est etiquetada usando un
nmero, comenzando con la fila 1 y terminando con la fila 1,048576.
13.7. CELDA
Una celda es la interseccin de una fila y una columna. Cada celda en una hoja tiene un nico
nombre llamado direccin de celda. Una direccin de celda es la designacin formada
combinando los nombres de la columna y fila en el orden Columna/Fila. Por ejemplo, la celda en
la interseccin de la columna A y la fila 8 es llamado celda A8, y A8 es su direccin de celda.
13.8. PUNTERO DE CELDA
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El puntero de celda aparece al mover el mouse sobre la celda en la hoja de trabajo. Usted utiliza
el puntero de celda para seleccionar celdas en la hoja.
13.9. CELDA SELECCIONADA ACTUALMENTE
Usted hace clic en una celda para seleccionarlo. Excel identifica la celda seleccionada actual,
tambin llamada la Celda Activa, rodendola con un borde verde grueso que contiene un
pequeo cuadrado verde en la esquina inferior derecha. Ese pequeo cuadrado verde es
llamado Controlador de Relleno.
13.10. RANGO
El termino rango refiere a un grupo de celdas. Un rango puede ser cualquier conjunto
rectangular de celdas. Para identificar un rango, usted utiliza una combinacin de dos
direcciones de celdas: las direcciones de la celda en la esquina superior izquierda del rango. Y la
direccin de la celda en la esquina inferior derecha del rango. Un signo dos puntos (:) separa las
dos direcciones de celdas. Por ejemplo, el rango A2:C4 incluye las celdas A2, A3, A4, B2, B3, B4,
C2, C3 y C4.
13.11. BARRA DE FRMULAS
La Barra de frmulas est formada de tres partes. En el extremo izquierdo de la Barra de
frmulas, el Cuadro de Nombres muestra la ubicacin de la celda activa.
El rea Contenido de Celda aparece en el lado derecho de la Barra de frmula y muestra la
informacin almacenada en la celda activa. Si una celda contiene una frmula aparece en el
rea Contenido de Celda, mientras que el resultado de la frmula aparece en la celda activa. SI
la celda activa contiene una entrada muy grande, puede usar en el extremo derecho del rea
Contenido de celda para expandir el tamao del rea Contenido de Celda verticalmente.
Entre el Cuadro de Nombres y el Contenido de Celdas, aparecen botones que ayudan a ingresar
informacin. Antes que comience a escribir en una celda, solo aparece el botn Insertar Funcin.
Una vez que comience a escribir, dos botones ms aparecen; clic en Introducir (visto bueno)
para aceptar la entrada que aparece en el rea Contenido de Celdas, o clic en Cancelar (una X)
para abortar cualquier escritura y regresar a los contenidos de la celda.
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13.12. CREANDO UN LIBRO EN BLANCO

Existen varias formas de comenzar a trabajar con Excel, y lo primero es crear un libro. Cuando
inicia Excel 2013 lo primero que aparecer es la pantalla de inicio. Desde aqu se muestran
plantillas para crear un libro, y la plantilla con la cual debe trabajar se llama Libro en blanco.
Si en caso la pantalla de inicio no se muestre, entonces usted estar en otra vista llamada
Backstage. Desde esta vista tambin puede crear un libro nuevo desde la opcin Nuevo y
seleccionando Libro en blanco. Para acceder a la vista Backstage debe hacer clic en la ficha
Archivo.
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13.13. CREAR UN LIBRO A PARTIR DE UNA PLANTILLA PREDEFINIDA

Aunque un libro en blanco tambin es considerado una plantilla, existe en Excel plantillas
predefinidas con contenido para que usted simplemente pueda editarlo a sus necesidades. En
la parte superior de la lista de plantillas encontrar un cuadro de bsqueda y enlaces para ms
plantillas.
Cuando hace clic en una plantilla por lo general se abre una ventana de dilogo donde
encontrar informacin descriptiva de la plantilla, as como su tamao de descarga y
valorizacin. Deber hacer clic en Crear para que la plantilla pueda ser utilizada en Excel 2013.
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13.14. DESPLAZARSE POR EXCEL

El rea donde debemos trabajar se le conoce como Hoja de trabajo (o comnmente llamado
Hoja), dentro de esta hoja se encuentra una gran cantidad de celdas que son los almacenadores
de datos, tenga en cuenta que cada celda es totalmente independiente, as que puede ingresar
una gran cantidad de datos (Nmeros, Textos o Frmulas).
Utilice las teclas direccionales (Arriba, Abajo, Izquierda y Derecha) de su teclado para dirigirse
una a una por las diversas celdas que se encuentran en la hoja. Cada vez que se dirige a alguna
celda, esta se vuelve la Celda activa.
Tambin puede utilizar la tecla Enter para desplazarse hacia abajo celda por celda, aunque Enter
funciona mejor cuando introducimos texto en ellas. Utilice Mayus + Enter para desplazarse hacia
arriba celda por celda. Cuando necesitas desplazarte hacia la derecha, utilice la
tecla Tab y Mayus + Tab para desplazarte a la izquierda.
13.15. DESPLAZARSE POR EL CONTENIDO
Analicemos la siguiente imagen, en el ejemplo se ha creado una estructura de tablas separadas.
Cuando crea estructuras de tablas separadas, Excel acta inteligentemente y trata a cada
estructura de forma independiente. Por ejemplo si tenemos como celda activa a A4 y pulsamos
Ctrl + Derecha, te vas a desplazar a la ltima celda de la misma fila de la estructura de tabla
actual, es decir en J4.
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Si volvemos a pulsar Ctrl + Derecha, la celda activa sera la primera celda de la misma fila de la
siguiente estructura de tabla, L4, y repetimos la accin Ctrl + Derecha y obtenemos como celda
activa M4. Pueden repetir esto con todas las teclas direccionales.
13.16. DESPLAZARSE A LOS EXTREMOS DE LA HOJA

Cuando no existe contenido en una hoja, es ms sencillo llegar a los extremos de la misma, por
ejemplo A1 es un extremo de la hoja, si pulsamos Ctrl + Derecha, la celda activa sera XFD1. Haga
lo mismo con Ctrl + Abajo para dirigirse a la ltima fila 1048576.
13.17. INSERTAR HOJAS
Las Hojas o tambin llamadas Hojas de clculo, es el rea donde realizar todo tipo de
operaciones y acciones. Generalmente Excel 2013 y versiones anteriores, han presentado tres o
menos hojas; suponiendo que deben ser suficientes para trabajar, aunque para algunos usuarios
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no lo es. Puedes agregar la cantidad de hojas que necesites. Estas se irn agregando
cronolgicamente, pero quiz en desorden si utilizan mtodos antiguos de agregacin de hojas
de clculo.
Nota: Tenga en cuenta que las hojas de clculo son ilimitadas, puedes crear tantas como desees,
el nico limitante es la menora del equipo; mientras ms hojas haya en un libro de Excel, ms
recursos de memoria consumen.
Para insertar una hoja utilice el botn Hoja nueva ubicado a la derecha de las etiquetas de hojas
con un signo ms. Este bot agregar una hoja nueva despus de la hoja seleccionada.
Tambin puede usar un mtodo ms tradicional siguiendo estos pasos:

1 Haga clic derecho en una hoja y seleccione Insertar.
2 En el cuadro de dilogo Insertar, haga clic en Hoja de clculo y clic en Aceptar.
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Este mtodo de insercin de hojas hace que aparezca una nueva antes de la hoja seleccionada.
Tambin puede usar un mtodo desde la cinta de opciones. Haga clic en la ficha Inicio, y en el
grupo Celdas, haga clic en Insertar y seleccione Insertar hoja.
13.18. RENOMBRAR HOJAS

Los nombres predeterminados de las hojas de clculo son hoja1, hoja2, etc. Pero puedes
cambiar los nombres para identificar ms fcilmente el contenido de cada hoja. Siga estos pasos
para hacerlo:
1 Haga clic derecho en la hoja que desea cambiar el nombre.
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2 Haga clic en Cambiar nombre.
3 Ahora escriba el nuevo nombre de la hoja y pulse Enter.
Si desea un mtodo ms rpido para tal fin, solo use dos veces clic o toque dos veces sobre la
hoja activa para que pueda cambiar el nombre de la misma. Tambin puede usar el mtodo
desde la cinta de opciones, haciendo clic en la ficha Inicio, y en el grupo Celdas, hacer clic
en Formato y clic en Cambiar el nombre de la hoja.
13.19. ELIMINAR HOJA

En ocasiones es necesario eliminar algunas hojas que ya no necesitemos ya sea porque son datos
muy antiguos o simplemente los us para unos clculos sin importancia. Por cualquiera de estas
razones, puede seguir los siguientes pasos:
1 Haga clic derecho en una Hoja y clic en Eliminar.
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2 En el mensaje de advertencia, haga clic en Eliminar para que la hoja y los datos se eliminen,
o haga clic en Cancelar si desea an mantener su hoja.
13.20. OCULTAR Y MOSTRAR HOJAS

Posiblemente en su libro de Excel existan diversas hojas confidenciales que no desean que se
muestre en pantalla, una solucin es Ocultar las hojas, as mismo, cuando se necesita esas hojas,
puede mostrarlas nuevamente.
Para ocultar una hoja, siga estos pasos:
1 Pulse clic derecho en la hoja que desea ocultar.
2 Haga clic en Ocultar.
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Otra manera de ocultar una hoja es usando los siguientes pasos:

2 En el grupo Celdas, haga clic en Formato.
3 En la seccin Visibilidad, seale Ocultar y mostrar.
4 Haga clic en Ocultar hoja.
Para poder mostrar una hoja oculta, siga estos pasos:

1 Pulse clic derecho en cualquier hoja.
2 Haga clic en Mostrar.
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3 En el cuadro de dilogo Mostrar, en el cuadro Mostrar hoja, haga clic en la hoja oculta que
desea mostrar.
Otra manera de mostrar una hoja es desde la cinta de opciones, solo siga estos pasos:
2 En el grupo Celdas, haga clic en Formato.
3 En la seccin Visibilidad, seale Ocultar y mostrar.
4 Haga clic en Mostrar hoja.
5 En el cuadro de dilogo Mostrar, en el cuadro Mostrar hoja, haga clic en la hoja oculta que
desea mostrar.
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13.21. APLICAR UN COLOR DE ETIQUETA

Puedes aplicar colores a las etiquetas de hoja de clculo, para poder reconocerlas y ordenarlas.
Para hacerlo, siga estos pasos:
1 Haga clic derecho en la hoja donde desea aplicar un color de hoja.
2 Seale Color de etiqueta.
3 Haga clic en el color que desee.
13.22. GUARDAR LOS LIBROS DE EXCEL

Cuando termina de trabajar en un archivo lo ms razonable es que lo guarde, esto permite tener
el archivo permanentemente en su equipo. Al guardar el archivo, usted puede volver a abrirlo
para ajustarle algunas cosas, o simplemente para revisar su contenido. Los archivos de Excel son
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llamados Libros. Por defecto, un Libro de Excel lleva la extensin XLSX. Cuando guarda un archivo
de Excel, se guardan los cambios en todas las hojas que usted haya creado en su libro de trabajo.
Cuando es la primera vez que va a guardar un archivo en Excel, la vista Backstage se abre y
aparecen las opciones de Guardar como. Desde estas opciones usted podr guardar su archivo
en un sitio de Office 365, en SkyDrive, o en su equipo local. Cuando elige una de las opciones
disponibles para guardar sus archivos, aparecern algunos directorios recientes si es que ha
utilizado alguno, tambin estar ah el botn Examinar, que permite el cuadro de dilogo
Guardar como tal como lo conocemos y donde podr agregar un nombre para su libro, elegir un
tipo de archivo y elegir la ruta de almacenamiento.
Cuando ya ha guardado su archivo, usted puede continuar agregando datos y cambiando su

diseo en su contenido, cuando necesite guardar nuevamente, solo use el botnGuardar. Este
comando permite guardar los cambios realizados en su libro con el mismo nombre, la misma
ruta y el mismo tipo de archivos. El comando Guardar se encuentra en la Barra de herramientas
de acceso rpido y en la vista Backstage.
Para guardar su archivo en su equipo local siga estos pasos:
1 Haga clic en la ficha Archivo y seleccione Guardar como, si es la primera vez que guarda,
puede hacer clic en Guardar de la barra de herramientas de acceso rpido o desde la vista
Bakcstage.
2 En la lista de opciones de almacenamiento, haga clic en Equipo.
3 A la derecha en la lista de Carpetas recientes, haga clic en Examinar.
4 En el cuadro de dilogo Guardar como, seleccione un directorio.
5 En el campo Nombre de archivo, escriba un nombre para su libro.
6 Verifique que en Tipo est seleccionado Libro de Excel y luego haga clic en Guardar.
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13.23. ABRIR LIBROS DE TRABAJO

Una vez guardado los archivos usted puede volver a abrirlos y continuar con su trabajo. En la
pantalla de inicio a la izquierda encontrar una lista de archivos recientes y puede hacer clic en
uno de ellos para abrirlo. Tambin puede usar la vista Backstage y el comando Abrir para
encontrar una lista de archivos recientes ms completa, y las opciones de almacenamiento
disponibles de Office 365, SkyDrive o de su equipo local.
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En la opcin Libros recientes encontrar los archivos con los que ha trabajado recientemente.
Adems podr ver su ruta de almacenamiento y una chincheta a la derecha de cada opcin para
poder anclar a la lista permanentemente.
Ms debajo de la lista de Libros recientes encontrar el botn Recuperar libros no guardados.

Con este comando podr ingresar al cuadro de dilogo Abrir dentro e la ruta C: | Usuarios |
(Nombre de usuario) | AppData | Local | Microsoft | Office | UnsavedFiles donde podr
recuperar sus archivos que posiblemente no fueron guardados debido a una estabilidad del
sistema.
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Este mismo cuadro de dilogo Abrir ayuda a que pueda abrir otros archivos almacenados en
cualquiera de sus directorios de almacenamiento.
13.24. INTRODUCIR DATOS EN EXCEL
Excel 2013 permite introducir diferentes tipos de datos, aunque su especialidad son los
nmeros, puede insertar texto, frmulas, fechas y horas y otros tipos de datos ms. Todos los
datos que usted desee insertar lo deben hacer en las celdas. Si un dato es muy extenso puede
hacer que las celdas contengan ms informacin de lo que parece. En la siguiente seccin
aprender de los tipos de datos que puede insertar en sus hojas de clculo.
13.25. LOS VALORES NUMRICOS
Al utilizar Excel o revisar algunos trabajos hechos en Excel encontrar gran variedad de datos
numricos, como pueden ser edades, sueldos, descuentos, bonificaciones, etc.
Excel trata a los nmeros con total flexibilidad ya que permiten realizar diferentes operaciones
y clculos numricos, cuando introduce un nmero, Excel lo alinea a la derecha de la celda, de
esta manera usted detectar que valores son nmeros.
13.26. LOS TEXTOS
Al disear una plantilla, recibos o cuadros estadsticos, siempre necesitar de los textos para
brindar una mejor presentacin y que esta sea entendible. Los textos nos ayudan a que sepamos
donde ingresar el dato o porque lo ponemos en ese lugar, as que puede ingresar texto en
cualquier celda.
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Cada celda es independiente y puede albergar gran cantidad de texto, cada texto que inserte en
una celda y no sobrepase el ancho de la misma, se alinea a la izquierda. Si el texto es demasiado
largo aparentar sobrepasar la celda de lado, pero solo es una vista, pues todo lo escrito est en
la celda donde comenz a insertar el texto.
13.27. INSERTAR FRMULAS
Excel se le llama hoja de clculo gracias a las frmulas que posee, ya que son muy potentes.
Incluso estas frmulas pueden utilizar textos para realizar diferentes acciones.
Las frmulas pueden ser simples expresiones matemticas, o pueden ser frmulas muy potentes
llegando a utilizar las diversas funciones que posee Excel 2013. Una frmula debe comenzar por
el smbolo igual = seguidamente de la expresin por ejemplo: =20+50 que es una expresin
que permite sumar el nmero 20 con el nmero 50, por ejemplo esta otra:=20-(5*2) que resta
el nmero 20 a la multiplicacin de 5 por 2.
Las frmulas pueden utilizar valores o nmeros fijos como los ejemplos anteriores, pero incluso
pueden utilizar los valores de las celdas, de esta manera las operaciones sern ms flexibles.
Cuando utiliza frmulas, solo lo podr ver en la barra de frmulas, porque en la celda aparece el
resultado, ahora mostrar algunos ejemplos de frmulas.
Ejemplo
Descripcin
=150*0.19
Esta multiplicacin que pretende obtener el IGV es buena pero

no cumple las expectativas, pues siempre devolver el mismo
valor, no es flexible.
=A1+A2
Este modo de suma es muy recomendable, porque si se cambia

el valor de las celdas a sumar, entonces el resultado tambin
cambiar.
=Ingresos-Egresos
Resta la celda Ingresos con Egresos.
=SUMA(A1:A10)
Suma los valores del rango A1 hasta A10.
=A1=A2
Compara el valor de A1 y A2, si son iguales devuelve Verdadero

caso contrario devuelve Falso.
13.28. MODIFICAR EL CONTENIDO DE UNA CELDA

Los datos se agregan en las celdas, sabemos que cada celda es independiente y que pueden
aceptar nmeros, textos y frmulas. Cuando necesite cambiar el valor de la celda, entonces
pulse clic en la celda donde desea cambiar el valor y vuelva a escribir el dato y no se olvide de
pulsar Enter.
Cuando desea aumentar, pulse la tecla F2 y el punto de insercin estar al final del valor
introducido y puede aumentar el valor. Excel brinda todas estas facilidades para que el usuario
no tenga problemas a la hora de redisear el trabajo.
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Aplicar formatos a las celdas
Como ya sabr, Excel muestra una gran variedad de herramientas para poder aplicar formatos
a los cuadros que haya hecho. Una buena aplicacin de formato a un trabajo hecho en Excel,
hablar muy bien de usted y har saber que su trabajo es impecable y que tomo mucho esmero
en crearlo. En la siguiente tabla se muestran los diferentes botones que puede utilizar para
aplicar formatos a las celdas e incluso a los valores dentro de las celdas.
Botn
Nombre
Lugar
Descripcin
Fuente
Inicio/Fuente
Cambia la fuente.
Tamao de fuente
Inicio/Fuente
Cambia el tamao de
fuente.
Negrita
Inicio/Fuente
Aplica el formato de
negrita al texto
seleccionado
Cursiva
Inicio/Fuente
cursiva al texto
seleccionado
Subrayado
Inicio/Fuente
subrayado al texto
seleccionado
Color de fuente
Inicio/Fuente
Cambia el color del

texto.
Color de relleno
Inicio/Fuente
Colorea el fondo de
las
celdas
seleccionadas.
Bordes
Inicio/Fuente
Aplica bordes a las

celdas
seleccionadas.
Introducir Fechas y Horas

Excel acepta fechas y horas en sus celdas, este tipo de dato es simplemente un tipo especial de
valores numricos. Generalmente a estos valores se le aplica un formato para que aparezcan
como fechas y horas ya que de esa manera al usuario se le hace ms entendible manejar fechas
y horas, en lugar de solo nmeros.
13.29. INTRODUCIR FECHAS
Las fechas ingresadas en las celdas de Excel, son series de nmero empezando por el
nmero 1 que en fecha equivale al 01 de Enero de 1900, el nmero 2 equivale a 02 de Enero de
1900. Quiz le parezca complicado ingresar una serie de nmeros, pero puede ingresar fechas
utilizando un simple formato como por ejemplo: 01/01/2008.
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13.30. INTRODUCIR HORAS
Cuando se est trabajando con horas, simplemente se debe aumentar los decimales a los
nmeros de serie que utiliza para las fechas. Por ejemplo el nmero de serie del 01 de Junio de
2010 es 39234. Si ingresa el nmero 39234.5, estar en el 01 de Junio de 2010 al medioda. Pero
simplemente puede ingresar un valor de hora con un formato permitido como por
ejemplo: 13:05.
13.31. APLICAR FORMATOS A LOS NMEROS
Excel puede aplicar diferentes formatos a los nmeros introducidos en las celdas. Puede aplicar
estos formatos desde la ficha Inicio, grupo Nmero o utilizando el cuadro de dilogo Formato
de Celda.
Dentro del cuadro de dilogo Formato de celda, puede encontrar la ficha Nmero activa, es ah
donde observar los diferentes formatos que posee un nmero y como puede aplicarlos.
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UNIDAD 14. COMENZANDO CON LAS FRMULAS Y FUNCIONES (I)
14.1. ELEMENTOS DE UNA FRMULA
Una frmula ingresada en una celda consiste en cinco elementos:
* Operadores: Estos incluyen smbolos tales como + (para sumar) y * (para multiplicar).
* Referencia de celdas: Estos incluyen nombres de celdas y rangos que pueden referirse a
celdas en la hoja actual, celdas en otras hojas en el mismo libro, o incluso celdas en una hoja de
otro libro.
* Valores o cadenas de texto: Los ejemplos incluyen 7.5 (un valor) y Resultado final (una
cadena, encerrada en comillas).
* Funciones y sus argumentos: Estos incluyen funciones tales como SUMA o PROMEDIO y
sus argumentos. Los argumentos de las funciones aparecen en parntesis, y proporcionan
ingreso para los clculos de las funciones.
* Parntesis: Estos controlan el orden en el cual las expresiones dentro de una formula son
evaluadas.
14.2. INGRESAR UNA FRMULA
Cuando usted escribe un signo igual en una celda vaca, Excel asume que usted est ingresando
una frmula porque una frmula siempre comienza con un signo igual. Lo flexible que es Excel
tambin le permite a usted comenzar su frmula con un signo menos o un signo ms. Sin
embargo, Excel siempre inserta el signo igual adelante despus de ingresar la frmula.
Como un regalo para los usuarios de Lotus 1-2-3, Excel tambin le permite a usted usar un
smbolo (@) para comenzar una frmula que comienza con una funcin. Por ejemplo, Excel
acepta cualquiera de las siguientes frmulas:
=SUMA(A1:A500)
@SUMA(A1:A500)
Usted puede ingresar una frmula dentro de una celda de dos formas: Ingresndolo
manualmente, o ingresndolo al sealar las celdas que sern usadas en la frmula.
14.3. INGRESAR UNA FRMULA MANUALMENTE
Ingresar una frmula manualmente involucra, bueno, ingresarlo manualmente. Usted
simplemente activa una celda y escribe un signo igual (=) y luego la frmula. A medida que
escribe, los caracteres aparecen en la celda as como en la barra de frmula. Despus de ingresar
la formula, pulse Enter.
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Nota: Cuando escribe una frmula matricial, usted debe pulsar Ctrl + Mayus + Enter en lugar de
solo Enter. Una frmula matricial es un tipo de formula especial para varios tipos de datos
anidados.
Despus de pulsar la tecla Enter, la celda muestra el resultado de la frmula. La frmula aparece
por s misma en la barra de frmula cuando la celda es activada.
14.4. INGRESAR UNA FRMULA SEALANDO CELDAS

El otro mtodo de ingresar una frmula an involucra algo de la entrada manual, pero usted
puede simplemente sealar las celdas de referencia en lugar de escribirlos manualmente. Por
ejemplo, para ingresar la frmula =A1+A2 en la celda A3, siga estos pasos:
1 Seleccione la celda A3.
2 Escribe un signo igual (=) para comenzar la frmula.
Note que Excel muestra Introducir en el lado izquierdo de la barra de estado.
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3 Pulse la tecla direccional arriba dos veces.

Al pulsar esta tecla, note que Excel muestra un borde en movimiento alrededor de la celda y que
la referencia de celda (A1) aparece en la celda A3 y en la barra de frmula. Tambin note que
Excel muestra el texto Sealar en la barra de estado.
Si lo desea, puede usar su mouse y hacer clic en la celda A1.

4 Escribe un signo ms (+).
El borde intermitente se convierte en un borde solido azul alrededor de A1, y vuelve a
aparecer Introducir en la barra de estado. El cursor en la celda tambin regresa a la celda original
(A3).
5 Pulse una vez ms la tecla direccional arriba ( ). Se agrega A2 a la frmula.
Si lo prefiere, puede usar su mouse y hacer clic en la celda A2.
6 Pulse la tecla Enter para finalizar la frmula.
Igual que con escribir una frmula manualmente, la celda muestra el resultado de la frmula, y
la frmula aparece en la barra de Frmula cuando la celda es activada.
Si lo prefiere, puede hacer clic en el icono Introducir junto a la barra de frmula.
Este mtodo podra sonar un poco tedioso, pero esto es realmente muy eficiente una vez que
consiga acostumbrarse a ella. Sealar para direccionar celdas en lugar de ingresarlos
manualmente es siempre ms rpido y ms efectivo.
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14.5. PEGAR NOMBRES
Usted puede asignar un nombre a una celda o rango. Si su frmula utiliza nombres de celda o
rangos, usted puede escribir el nombre en lugar de seleccionar cada celda o elegir el nombre de
una lista y que Excel inserte el nombre por usted automticamente.
Para insertar un nombre en una frmula, posicione su cursor en la frmula donde quiere que el
nombre se ingrese y use alguno de estos dos mtodos:
Pulse F3 para mostrar el cuadro de dilogo Pegar nombre. Seleccione el nombre y haga clic
en Aceptar.
Tome ventaja de la caracterstica Autocompletar frmula. Cuando usted escribe una letra
mientras construye una frmula, Excel muestra una lista de diversas opciones. Estas opciones
incluyen funciones y nombres. Use la flecha direccional abajo para seleccionar el nombre y a
continuacin pulse Tab para insertar el nombre en su frmula.
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14.6. ESPACIOS Y SALTOS DE LNEA

Normalmente, usted ingresa una frmula sin usar algn espacio. Sin embargo, usted puede usar
espacios (e incluso saltos de lnea) dentro de sus frmulas. Hacindolo de esa manera no
afectar el resultado de la frmula pero puede hacerla ms fcil de leer y entender. Para ingresar
un salto de lnea en una frmula, pulse Alt + Enter. La siguiente imagen muestra una frmula
que contiene espacios y saltos de lnea.
Para que la barra de frmulas muestre ms que una sola lnea, arrastre el borde inferior de la
barra de frmula hacia abajo.
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14.7. EL LMITE DE LAS FRMULAS
Una frmula puede consistir hasta casi 8000 caracteres. En el caso poco probable de que
necesite crear una frmula que exceda este lmite, usted debe separar la frmula en varias
frmulas. Usted tambin puede optar por crear una funcin personalizada usando Visual Basic
para aplicaciones (VBA).
14.8. EJEMPLO DE FRMULAS
Si usted sigue las siguientes instrucciones para ingresar frmulas, usted puede crear una
variedad de frmulas. Esta seccin le proporciona un vistazo a algunos ejemplos de frmulas.
La siguiente frmula multiplica 150 x .01, obteniendo 1.5. Esta frmula utiliza solo valores
literales, de modo que no parece muy til. Sin embargo, esto puede ser til para mostrar su
trabajo cuando usted revise sus hojas ms adelante.
=150*.01
Esta frmula agrega los valores en las celdas A1 y A2:
=A1+A2
La siguiente frmula substrae el valor en la celda nombrada Gastos del valor en la celda
nombrada Ingresos.
=Ingresos-Gastos
La siguiente frmula utiliza la funcin SUMA para agregar valores en el rango A1:A12.
=SUMA(A1:A12)
La siguiente frmula compara la celda A1 con la celda C12 usando el operador (=). Si los valores
en las dos celdas son idnticos, la frmula regresa VERDADERO; por lo contrario, regresar
FALSO.
=A1=C12
Esta ltima frmula substrae el valor en la celda B3 del valor en la celda B2 y a continuacin
multiplica el resultado por en valor en la B4.
=(B2-B3)*B4
14.9. EDITAR FRMULAS
Si usted hace cambios a sus hojas, usted puede necesitar editar frmulas. O, si una frmula
regresa algn valor de error descritas ms adelante en este captulo, usted podra necesitar
editar la frmula para corregir el error. Usted puede editar su frmula al igual como usted edita
cualquier otra celda.
A continuacin le mostrar varias formas para editar las celdas:
Doble clic en la celda:
Esto le permite a usted editar el contenido de la celda directamente en la celda. Esta tcnica
trabaja solo si la casilla de verificacin Permitir editar directamente en las celdas est
seleccionado, esta opcin se encuentra en la ficha Avanzadas en el cuadro de dilogo Opciones
de Excel
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Pulse F2:
Esto le permite a usted editar el contenido de las celdas directamente en la celda. Si la casilla de
verificacin Permitir editar directamente en las celdas no est seleccionado, la edicin se
producir en la barra de frmulas.
Seleccione la celda de frmula que quiera editar y haga clic en la barra de frmula:
Esto le permite a usted editar el contenido de las celdas en la barra de frmula.

Cuando usted edita una frmula, usted puede seleccionar varios caracteres arrastrando el
mouse sobre ellos o pulsando la tecla Mayus mientras usa las teclas direccionales. Usted puede
tambin pulsar las teclas Inicio o Fin para seleccionar al inicio o al final de la lnea actual de la
frmula.
Sugerencia: Suponga que tiene una frmula extensa que contiene un error, y Excel no le permite
ingresar en ella debido al error. En este caso, usted puede convertir la frmula a texto e
intentarlo nuevamente ms tarde. Para convertir una frmula a texto, solo quite el signo igual
inicial (=). Cuando usted est listo para regresar a editar la frmula, inserte el signo igual inicial
para convertir el contenido de las celdas de nuevo en una frmula.
14.10. USAR LA BARRA DE FRMULAS COMO UNA CALCULADORA
Si usted simplemente necesita realizar un clculo, usted puede usar la barra de frmula como
una calculadora. Por ejemplo, ingrese la siguiente frmula en cualquier celda:
=(145*1.05)/12
Debido a que esta frmula siempre regresa el mismo resultado, usted puede preferir almacenar
el resultado de la frmula en lugar de la frmula. Para hacerlo, pulse F2 para editar la celda. A
continuacin pulse F9, seguido de Enter.
Excel almacena el resultado de la frmula (12.6875), en lugar de la formula. Esta tcnica tambin
trabaja si la frmula utiliza referencias de celda.
Esta tcnica es ms til cuando usa funciones de hoja. Por ejemplo, para ingresar la raz cuadrada
de 221 en una celda, escriba =RAIZ(221), pulse F9, y a continuacin pulse Enter. Excel ingresa el
resultado: 14.8660687473185. Usted tambin puede usar esta tcnica para evaluar solo parte
de una frmula. Considere esta frmula:
=(145*1.05)/A1
Si usted quiere convertir solo la expresin sin el parntesis para una evaluacin, ingrese al modo
de edicin de celda y selecciona la parte que quiere evaluar. En este ejemplo, seleccione
145*1.05. A continuacin pulse F9 seguido de Enter. Excel convierte la frmula a lo siguiente:
=(152.25)/A1
14.11. USAR OPERADORES EN LAS FRMULAS
Como se explic anteriormente, un operador es el elemento bsico de una frmula. Un operador
es un smbolo que representa una operacin. La siguiente tabla muestra los operadores que
Excel soporta.
Smbolo
Operador
29
0
291

+
Adicin
Substraccin
Divisin
Multiplicacin
Porcentaje
&
Concatenacin de texto
Exponenciacin
Comparacin lgica (igual a)
>
Comparacin lgica (mayor que)
<
Comparacin lgica (menor que)
>=
Comparacin lgica (mayor o igual que)
<=
Comparacin lgica (menor o igual que)
<>
Comparacin lgica (no es igual a)
Nota: El porcentaje no es realmente un operador, pero este funciona casi igual. Ingrese un signo
de porcentaje despus de un nmero para dividir el nmero entre 100. Si el valor no es parte de
una frmula, Excel tambin aplica el formato porcentual a la celda.
14.12. OPERADORES DE REFERENCIA
Excel soporta otras clases de operadores conocidos como operadores de referencia; vea la
siguiente tabla. Los operadores de referencia, descritas en la siguiente lista, trabaja con
referencias de celda.
Smbolo
Operador
: (Dos puntos)
Rango. Proporciona una referencia a todas las celdas

entre dos referencias.
, (coma)
Unin. Combina varias celdas o referencias de rango

dentro de una referencia.
(espacio)
Interseccin. Proporciona una referencia a las celdas

comunes para dos referencias.
14.13. EJEMPLO DE FRMULAS QUE USAN OPERADORES

Estos ejemplos de frmulas usan varios operadores:
La siguiente frmula junta (concatena) las dos cadenas de texto literal (cada una encerrada en
comillas) para proporcionar una nueva cadena de texto: Handsofthelp-&Megabyte.
=Handsofthelp-&Megabyte
29
1
292

La siguiente frmula concatena los contenidos de la celda A1 y la celda A2:
=A1&A2
Generalmente, la concatenacin es usada con texto, pero la concatenacin trabaja con valores
tambin. Por ejemplo, si la celda A1 contiene 123 y la celda A2 contiene 456, el procedimiento
de la frmula debera regresar el valor 123456. Note que, tcnicamente, el resultado es una
cadena de texto. Sin embargo, si usted usa esta cadena en una frmula matemtica, Excel los
trata como un nmero. Muchas funciones de Excel ignoraran este nmero debido a que ellos
estn diseados para ignorar texto.
La siguiente frmula usa el operador exponenciacin (^) para elevar 6 a la potencia 3 para
obtener un resultado de 216:
=6^3
Una forma ms til de la frmula anterior utiliza una referencia de celda en lugar del valor literal.
Note este ejemplo que eleva el valor en la celda A1 a la potencia 3:
=A1^3
Esta frmula regresa la raz cubica de 216 (lo cual es 6):
=216^(1/3)
La siguiente frmula regresa VERDADERO si el valor en la celda A1 es menor que el valor en la
celda A2. Por lo contrario, regresa FALSO:
=A1<A2
Los operadores de comparacin lgica tambin trabajan con texto. Si A1 contiene Handz y A2
contiene Leiner, la frmula regresa VERDADERO porque Handz va antes que Leiner en orden
alfabtico.
La siguiente frmula regresa VERDADERO si el valor en la celda A1 es menor o igual que el valor
en la celda A2. Por lo contrario, este regresa FALSO:
=A1<=A2
La siguiente frmula regresa VERDADERO si el valor en la celda A1 no es igual al valor en la celda
A2. Por lo contrario, este regresa FALSO:
=A1<>A2
A diferencia de algunas otras hojas de calculo (tales como Lotus 1-2-3), Excel no tiene
operadores lgicos Y y O. En su lugar, usted utiliza funciones para especificar estos tipos de
operadores lgicos. Por ejemplo, esta frmula regresa VERDADERO si la celda A1 contiene 100
o 1000:
=O(A1=100,A1=1000)
Esta ltima frmula regresa VERDADERO solo si ambas celdas, A1 y A2 contienen valores
menores que 100:
=Y(A1<100,A2<100)
29
2
293

14.14. PRIORIDAD DE LOS OPERADORES
Usted puede (y debera) usar parntesis en sus frmulas para controlar el orden en el cual los
clculos se hacen. Como un ejemplo, considere la siguiente frmula que utiliza referencias para
nombres de celdas:
=Ingresos-Gastos*TasaImpuesto
EL objetivo es restar los gastos de los ingresos y a continuacin multiplicarlo por el resultado de
la tasa de impuesto. Pero, si usted ingresa la frmula anterior, usted descubrir que Excel calcula
la respuesta equivocada. La frmula multiplica los gastos por la tasa de impuesto y a
continuacin resta el resultado con los ingresos. En otras palabras, Excel no necesariamente
realiza clculos de izquierda a derecha (como podra esperar).
La manera correcta para escribir la frmula sera:
=(Ingresos-Gastos)*TasaImpuesto
Para comprender como esto trabaja, usted necesita familiarizarse con la procedencia de los
operadores, el conjunto de reglas que Excel utiliza para realizar sus clculos. La siguiente tabla
lista las prioridades de operadores de Excel.
Utilice parntesis para anular el orden de prioridad de Excel. Regresando al ejemplo anterior, la
frmula sin parntesis es evaluada usando la prioridad de operadores estndar de Excel. Debido
a que la multiplicacin tiene una prioridad ms alta, la celda Gastos se multiplica por la celda
TasaImpuesto. A continuacin, este resultado es restado a Ingresos, produciendo un clculo
incorrecto.
La frmula correcta usa parntesis para controlar el orden de las operaciones. Las expresiones
dentro del parntesis siempre son primeras en evaluarse. En este caso, Gastos es restado de
Ingresos y el resultado se multiplica por la TasaImpuesto.
Smbolo
Operador
Dos puntos (:), coma (,), espacio ( )
Referencia
Negacin
Porcentaje
Exponenciacin
*Y/
Multiplicacin y divisin
+y-
Adicin y Substraccin
&
Concatenar texto
=, <, >, <=, >= y <>
Comparacin
29
3
294

14.15. PARNTESIS ANIDADO
Usted puede tambin anidar parntesis en sus frmulas, que es, colocar parntesis dentro de
los parntesis. Cuando una frmula contiene parntesis, Excel evala la expresin anidad ms
profunda en primer lugar y se abre camino hacia afuera. La siguiente frmula de ejemplo, utiliza
parntesis anidados:
=((B2*C2)+(B3*C3)+(B4*C4))*B6
Esta frmula tiene cuatro conjuntos de parntesis. Tres conjuntos estn anidados dentro del
cuarto parntesis. Excel evala cada conjunto anidado de parntesis y a continuacin suma los
tres resultados. Esta suma es a continuacin multiplicada por el valor en B6.
Es una buena idea hacer un uso liberal de parntesis en sus frmulas incluso cuando ellas no son
necesarias. Usar parntesis aclara el orden de las operaciones y hace a la frmula ms fcil de
leer. Por ejemplo, si usted quiere agregar 12 al producto de dos celdas, la siguiente frmula hace
el trabajo:
=A1*A2+1
Debido a las reglas de prioridad de operadores en Excel, la multiplicacin ser realizada antes
que la suma. Por lo tanto, los parntesis no son necesarios. Usted puede encontrarlo ms claro,
sin embargo, usar la siguiente frmula incluso aunque contenga parntesis sobrantes.
=(A1*A2)+1
Cada parntesis izquierdo, por supuesto, debe tener un parntesis a la derecha. Si usted tiene
muchos niveles de parntesis anidados, usted puede encontrarlo dificultoso mantenerlos en
orden. Afortunadamente Excel le da una mano en ayudarle a emparejar parntesis. Cuando
edite una frmula, los parntesis emparejados son del mismo color, a pesar que los colores
pueden ser dificultosos de distinguir si usted tiene una gran cantidad de parntesis. Tambin,
cuando el cursor se mueve sobre un parntesis, Excel momentneamente muestra el parntesis
y su parntesis emparejado en negrita. Este ltimo por lo menos un segundo, as que mucho
ojo.
En algunos casos, si su frmula contiene parntesis no coincidentes, Excel puede proponer una
correccin a su frmula. La siguiente imagen le muestra un ejemplo de la caracterstica
Autocorreccin de Excel en accin.
14.16. NO USAR VALORES LITERALES
Cuando usted crea una frmula, piense dos veces antes de usar un valor literal en la frmula.
Por ejemplo, si su frmula calcula un 7.5 por ciento del impuesto de venta, usted puede estar
tentado a ingresar una frmula tal como:
=A1*.075
Un mejor enfoque es insertar la tasa de impuesto de venta en una celda y usar la referencia de
celda en lugar del valor literal. Esto hace ms fcil modificar y mantener su hoja. Por ejemplo, si
el rango del impuesto de venta cambia a 7.75 porciento, usted necesita modificar cada frmula
que usa el antiguo valor. Si la tasa de impuesto est almacenada en una celda, simplemente
cambie una celda y todas las frmulas se van a calcula nuevamente usando el nuevo valor.
29
4
295

14.17. CALCULAR FRMULAS
Usted probablemente notar que las frmulas en sus hojas consiguen calcularse
inmediatamente. Si usted cambia alguna celda que una frmula utiliza, la frmula muestra un
nuevo resultado sin ningn esfuerzo. Esto ocurre cuando el modo Calcular de Excel est
establecido a Automtico. En este modo (el modo por defecto), Excel sigue ciertas reglas cuando
calcula en sus hojas:
* Cuando usted hace un cambio (ingresa o edita datos o frmulas, por ejemplo), Excel calcula
inmediatamente estas frmulas que dependen de los datos nuevos o editados.
* Si trabaja en un clculo largo, Excel temporalmente suspende los clculos cuando usted
necesita realizar otras tareas de hojas; se reanuda cuando haya terminado.
* Las frmulas son evaluadas en una secuencia natural. Por ejemplo, si una frmula en la
celda D12 depende del resultado de una frmula en la celda D11, la celda D11 es calculada antes
que D12.
Algunas veces, sin embargo, usted puede querer tener el control cuando Excel calcula frmulas.
Por ejemplo, si crea una hoja con miles de frmulas complejas, es posible que las cosas puedan
ir lento a paso de tortuga mientras Excel hace estos clculos. En este caso, usted puede
establecer el modo de Calcular de Excel a Manual. Hgalo desde la ficha Frmulas, grupo Clculo,
haga clic en Opciones para el clculo y clic en Manual.
Cuando usted trabaja en el modo Clculo manual, Excel muestra Calcular en la barra de estado
cuando usted tiene alguna frmula sin calcular. La ficha Frmulas, en el grupo Calculo contiene
dos controles que, cuando hace clic, realiza un clculo: Calcular ahora y Calcular hoja. Adems a
estos controles, usted puede usar las siguientes teclas de mtodo abreviado para calcular
nuevamente las frmulas:
F9: Calcula las frmulas en todos los libros abiertos (al igual que el control Calcular ahora).
Mayus + F9: Calcula solo las frmulas en la hoja activa. Este no calcula en otras hojas del mismo
libro (igual que el control Calcular hoja).
Ctrl + Alt + F9: Fuerza un clculo nuevamente de todos los libros abiertos. selo si Excel (por
alguna razn) no regresa los clculos correctos.
Ctrl + Mayus + Alt + F9: Verifica nuevamente todas las frmulas dependientes y a continuacin
fuerza un los clculos nuevamente para todos los libros abiertos.
14.18. REFERENCIAS DE CELDA Y RANGOS
Generalmente las frmulas se referencian a una o ms celdas usando la direccin de celda o
rango (o el nombre si lo tuviese). Las referencias de celda van en cuatro estilos; el signo dlar
los diferencia:
Relativo: La referencia es totalmente relativa. Cuando usted copia la frmula, la referencia de
celda se ajusta a su nueva ubicacin.
Ejemplo: A1
Absoluta: La referencia es completamente absoluta. Cuando usted copia la frmula, la
referencia de celda no cambia.
29
5
296

Ejemplo: $A$1
Fila Absoluta: La referencia es parcialmente absoluta. Cuando usted copia la frula, las columnas
se ajustan, pero la fila no cambia.
Ejemplo: A$1
Columna Absoluta: La referencia es parcialmente absoluta. Cuando usted copia la frmula, las
filas se ajustan, pero las columnas no cambian.
Ejemplo: $A1
14.19. CREANDO UNA REFERENCIA ABSOLUTA O MIXTA
Cuando usted crea una frmula seleccionando celdas, todas las referencias de celdas y rangos
son relativas. Para cambiar una referencia a una referencia absoluta o una referencia mixta,
usted debe hacerlo manualmente agregando signos de dlar. O cuando ingrese una direccin
de celda o rango, usted puede pulsar la tecla F4 para los diversos modos de referencias.
Si lo piensa bien, puede darse cuenta de que la nica razn por cambiar una referencia es si
planea copiar la frmula.
La siguiente imagen demuestra una referencia absoluta en una frmula. La celda D2 contiene
una frmula que multiplica la cantidad (celda B2) por el precio (celda C2) y a continuacin por
los impuestos de ventas (celda B7).
=(B2*C2)*$B$7
La referencia para la celda B7 es una referencia absoluta. Cuando usted copia la frmula en la
celda D2 a las celdas de abajo, la referencia $B$7 siempre sealan a la celdaImpuesto de venta.
Usando una referencia relativa (B7) los resultados son incorrectos en las frmulas copiadas.
29
6
297
La siguiente imagen demuestra el uso de referencias mixtas. Note la frmula en la celda C3.
=$B3*C$2
Esta frmula calcula el rea de varias longitudes (listado en la columna B) y anchos (listado en la
fila 2). Despus de ingresar la frmula, pueden ser copiadas hacia abajo y cruzadas. Debido a
que la frmula utiliza referencias absolutas para la fila 2 y la columna B, cada frmula copiada
produce el resultado correcto. Si la frmula usa referencias relativas, copiar la frmula ocasiona
que las referencias se ajusten y produce resultados incorrectos.
14.20. NOTACIN A1 VS F1C1

Normalmente, Excel utiliza la notacin A1. Cada direccin de celda consiste de una letra de
columna y un nmero de fila. Sin embargo, Excel tambin soporta la notacin F1C1. En este
sistema, la celda A1 es referida como la celda F1C1, la celda A2 como F2C1 y as sucesivamente.
Para cambiar a la notacin F1C1, seleccione la ficha Archivo, y clic en Opciones para abrir el
cuadro de dilogo Opciones de Excel, haga clic en la ficha Frmulas, y marque la casilla Estilo de
referencia F1C1.
29
7
298
Ahora, note que todas las letras de columna han cambiado a nmeros. Y todas las referencias
celda y rango en sus frmulas tambin se ajustan.
Observe los siguientes ejemplos de frmulas usando la notacin estndar y la notacin F1C1. La
frmula es asumida para estar en la celda B1 (tambin conocido como R1C2).
Estndar
R1C1
=A1+1
=F[-1]C+1
=$A$1+1
=F1C1+1
=A$1+1
=F1C+1
29
8
299

=$A1+1
=F[-1]C1+1
=SUMA(A1:A10)
=SUMA(F[-10]C:F[-1]C)
=SUMA($A$1:$A$10)
=SUMA(F1C1:F10C1)
Si usted encuentra la notacin F1C1 un poco confusa (dira yo, bastante), usted no est solo. La
notacin F1C1 no es tan mala cuando est tratando con referencias absolutas. Cuando las
referencias relativas estn involucradas, los corchetes pueden volverlo loco.
Los nmeros en corchetes refieren a la posicin relativa de las referencias. Por ejemplo, F[-5]C[3] especifica la celda que aparece cinco filas encima y tres columnas a la derecha. Si usted omite
los corchetes (o los nmeros), se especifica la misma fila o columna. Por ejemplo, F[5]C se refiere
a la celda cinco filas abajo en la misma columna.
Aunque usted probablemente no quiera usar la notacin F1C1 como su sistema estndar, esta
tiene un ltimo buen uso. La notacin F1C1 hace muy fcil reconocer una frmula errnea.
Cuando usted copia una frmula, toda frmula copiada es exactamente la misma notacin F1C1.
Esto permanece igual sin tener en cuenta los tipos de referencias de celda que use (relativo,
absoluto o mixto). Por lo tanto, usted puede activar la notacin F1C1 y verificar sus frmulas
copiadas. Si una se ve diferente alrededor de sus frmulas, pues probablemente sea incorrecta.
Sin embargo, usted puede tomar ventaja de la caracterstica de auditora de frmulas, el cual
puede marcar frmulas potencialmente incorrectas.
14.21. REFERENCIAS A OTRAS HOJAS O LIBROS
Una frmula puede usar referencias a celdas y rangos que estn en una hoja diferente. Para
referir a una celda en una hoja diferente, anteponga la referencia de celda con el nombre de la
hoja seguido por un signo de exclamacin. Vea el siguiente ejemplo de una frmula que usa una
referencia de celda en una hoja diferente (Hoja2).
=Hoja2!A1+1
Usted puede tambin crear frmulas vinculadas que refieren a una celda en un libro diferente.
Para hacerlo, anteponga la referencia de celda con el nombre del libro (en corchetes), el nombre
de la hoja y un signo de exclamacin, al igual que el siguiente ejemplo:
=[Presupuesto.xlsx]Hoja1!A1+1
Si el nombre del libro o de hoja en la referencia incluye uno o ms espacios, usted debe
encerrarlo (tambin el nombre de la hoja) en comillas simples. Por ejemplo:
=[Anlisis Presupuestario.xlsx]Hoja1!A1+A1
Si el libro vinculado est cerrado, usted debe agregar la ruta completa para la referencia del
libro. Por ejemplo:
=C:\MSOffice\Excel\[Anlisis Presupuestario.xlsx]Hoja1!A1+A1
Aunque usted puede ingresar frmulas vinculadas directamente, usted tambin puede crear la
referencia usando el mtodo comn de seleccionar las celdas. Para hacerlo, asegrese que el
archivo de origen est abierto.
29
9
300

Normalmente, usted puede crear una frmula sealando los resultados en las referencias de
celda relativas. Pero, cuando usted crea una referencia a otro libro seleccionndolo, Excel
siempre crear referencias de celda absoluta. Si usted planea copiar la frmula a otras celdas,
usted debe editar la frmula para crear una referencia relativa.
Cuidado: Trabajar con vnculos puede ser difcil y puede causar algunos problemas inesperados.
Por ejemplo, si usted usa el comando Guardar como para crear una copia de seguridad del libro
de origen, usted automticamente cambia las frmulas vinculadas para referirse al nuevo
archivo (generalmente no es lo que queremos). Usted puede tambin estropear sus vnculos
cambiando de nombre el archivo del libro de origen.
14.22. CONVERTIR FRMULAS A VALORES
Si usted tiene un rango de frmulas que siempre producen el mismo resultado, usted puede
querer convertirlos a valores. Usted puede usar la ficha Inicio, dentro del grupo Portapapeles,
haga clic en la flecha de Pegar y clic en el comando Valores.
Supongamos que tenemos un tabla de multiplicar en los rangos B4:J12, estos nmeros no
deberan variar, as que lo ms lgico es que usted tenga valores nicos ms que frmulas.
30
0
301
Para convertir estas frmulas a valores, siga estos pasos:

1 Seleccione B4:J12.
2 Haga clic en la ficha Inicio, dentro del grupo Portapapeles, haga clic en Copiar (o pulse Ctrl+C).
3 Haga clic en la ficha Inicio, dentro del grupo Portapapeles, haga clic en la flecha de Pegar y
en la seccin Pegar valores, haga clic en Pegar.
4 Pulse la tecla Enter o Esc para cancelar el modo de pegado.
Usted puede tambin tomar ventaja de una etiqueta inteligente. En el paso 3 en la lista anterior,
pulse Ctrl + V para pegar. Una Etiqueta inteligente aparece en la esquina inferior derecha del
rango. Haga clic en la Etiqueta inteligente y seleccione uno de los iconos de Pegar valores.
(Observe la siguiente imagen para tener una idea ms clara).
30
1
302
14.23. CUANDO USAR AUTORELLENO EN LUGAR DE FRMULAS

La caracterstica de Autorelleno proporciona una rpida forma de copiar una celda a celdas
adyacentes. Autorelleno tambin tiene algunos otros usos que pueden incluso substituir por
frmulas en algunos casos. Incluso, muchos usuarios con experiencia en Excel no toman ventaja
de la caracterstica Autorelleno, el cual puede ahorrarle mucho tiempo.
Por ejemplo, si usted necesita una lista de valores de 1 al 100 que aparece en A1:A100, usted
puede hacerlo con frmulas. Usted escriba 1 en la celda A1, escriba la frmula =A1+1 en la celda
A2, y a continuacin copiar la frmula a las 98 celdas de abajo.
Usted puede tambin usar Autorelleno para crear las series para usted sin usar una frmula.
Para hacerlo, escribe 1 en la celda A1 y 2 en la celda A2. Seleccione A1:A2 y arrastre el
controlador de relleno abajo hasta la celda A100. (El controlador de relleno es el pequeo
cuadradito en la esquina inferior derecha de la celda activa.)
30
2
303
Excel tambin reconoce nombres de series comunes tales como meses y das de la semana. Si
usted escribe Lunes en una celda y arrastra su controlador de relleno, Excel rellena los das
sucesivos de la semana.
Usted tambin puede crear una lista de Autorelleno personalizado usando el panel Listas
personalizadas en el cuadro de dilogo Opciones de Excel.
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3
304
Finalmente, si usted arrastra el controlador de relleno con el botn derecho del mouse, Excel
muestra un men de acceso directo para permitirle a usted seleccionar una opcin de
Autorelleno.
30
4
305

14.24. ERRORES EN LAS FRMULAS
No es raro ingresar una frmula solo para encontrar que la frmula regresa un error. La siguiente
tabla lista los tipos de valores de error que puede aparecer en una celda que tiene una frmula.
Las frmulas pueden regresar un valor de error si una celda que es referida tiene un valor de
error. Esto es conocido como efecto domin.
Valor de error
Explicacin
#DIV/0!
Este error aparece cuando se intenta realizar alguna divisin entre cero o
quiz una celda vaca, por ejemplo si usted desea realizar la siguiente
operacin: =10/0. Entonces el resultado ser #DIV/0! Pues no existe una
divisin entre 0.
Si tuviese una lista de valores que comprende C2:C6, en el cual tiene que
realizar una divisin con una celda en blanco momentneamente, ya que
despus aadir algn valor, entonces el resultado sera error. Ppuede
utilizar la funcin SI para resolver esta duda.
Utilice la funcin: =SI(C2=0, ,B2*C2), indica que si la celda C2 es una
celda en blanco o igual a cero, entonces aparezca la celda con un espacio
en blanco, caso contrario que se realice la multiplicacin.
#N/A
Este error es muy comn, nos indica que no est disponible el valor
deseado y que la frmula no podr mostrar el resultado correcto.
Algunos usuarios utilizan la funcin ND a propsito, para indicar que faltan
datos.
#NOMBRE?
Este error tambin es muy comn dentro de una hoja de Excel, indica que
est mal escrito el nombre de una frmula, o quiz porque ha incluido el
nombre de un rango sin ser todava creado.
Generalmente este error es un error de sintaxis, para poder resolverlo,
deber revisar la frmula detenidamente.
#NULO!
Este error puede aparecer cuando no existe o no se utiliza correctamente

los separadores de lista (,) o (;)
En la funcin: =SUMA(A2:A6 B2:B6), no aparece ningn smbolo de
separacin de argumentos o listas y el resultado ser #NULO!, la frmula
correcta seria: =SUMA(A2:A6;B2:B6)
#NUM!
Este error en Excel, nos indica que existe un error en algn nmero que
funciona como argumento en nuestra frmula.
Si se utiliza =RCUAD(B4) y tenemos en B4 un valor negativo, el resultado
es error #NUM!, pues la funcin raz no puede operar ante un nmero
negativo, para solucionarlo puede utilizar la siguiente frmula:
=RAIZ(ABS(B4))
30
5
306

#REF!
Este error nos indica que la frmula que se est utilizando, presenta una
referencia de celda no valida, por ejemplo: =A1*B1
Devuelve el error #REF! si de casualidad se eliminara la columna A o la
columna B.
#VALOR!
La frmula incluye un argumento u operando del tipo equivocado. Un

operando se refiere a una valor o referencia de celda que una frmula usa
para calcular un resultado.
Nota: Si la celda entera se rellena con el marcador almohadilla (#######), esto usualmente
significa que la columna no tiene el ancho suficiente para mostrar el valor. Usted puede en
ampliar la columna o cambiar el formato de nmero de la celda. La celda tambin rellena con
un marcador almohadilla si este contiene una frmula que regresa una fecha u hora invlida.
Dependiendo de su configuracin, las frmulas que regresan un error pueden mostrar una
Etiqueta inteligente. Usted puede hacer clic en esta Etiqueta inteligente para conseguir ms
informacin sobre el error o para rastrear los pasos de cada clculo que lo lleven al error.
14.25. UTILIZAR FUNCIONES EN LAS FRMULAS
Las funciones son muy tiles a la hora de crear frmulas complejas, por ejemplo, si usted utiliza
una frmula ordinaria como: >=A1+A2+A3+A4+A5+A6, el resultado ser el correcto pero tuvo
que emplear algn tiempo para crear la frmula, ahora imagnese que tenga 100 celdas a la cual
usted tiene que sumar, piensa crear la misma frmula? Las funciones le ayudarn a simplificar
el trabajo, como por ejemplo: >=SUMA(A1:A100).
De esta manera ha ahorrado tiempo a la hora de operar esta suma de rangos. Excel posee
diferentes funciones entre ellas funciones de texto, de fecha y hora, lgicas, de referencias,
matemticas y trigonomtricas, etc.
Entre las funciones bsicas tenemos:
* SUMA
* PROMEDIO
* MAX
* MIN
* CONTAR
14.26. LA SINTAXIS
La sintaxis de una funcin se refiere a cmo debemos escribirla. Todas las funciones comienzan
con el signo "igual" (al igual que una frmula), luego se escribe el nombre de la funcin y
finalmente, entre parntesis se escriben sus argumentos. En la celda C14 hemos escrito una
funcin sencilla para estudiar su sintaxis.
30
6
307
Toda funcin comienza con el signo igual =, luego deber escribir el nombre de la funcin en
maysculas, aunque tambin lo puede hacer en minsculas, sin ningn inconveniente. Dentro
del parntesis, deber escribir los argumentos de la funcin.
14.27. INSERTAR UNA FUNCIN
Existen varios mtodos para comenzar a insertar una funcin. Lo primero que muchos hacemos
es la forma comn; manualmente. Cuando inserta el signo igual = y comienza a escribir la
primera letra de la frmula, automticamente aparece una lista dinmica que va cambiando en
base a lo que vayas escribiendo.
Para m, esta es la mejor opcin, a la vez que vas recordando el nombre de la funcin y su modo
de trabajo.
Otras de las formas de ingresar una funcin es a travs del comando Insertar funcin en la barra
de frmulas.
30
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308
Dentro del cuadro de dilogo Insertar funcin, puedes escribir lo que deseas hacer en el cuadro
Buscar una funcin, como por ejemplo, puedes escribir Multiplicar y al hacer clic en Ir, la
lista Seleccionar una funcin muestra las funciones recomendadas por Excel para el propsito
de multiplicar.
Seleccione una funcin y haga clic en Aceptar. En la siguiente imagen, se muestra la funcin
SUMA seleccionada.
Cuando hace clic en el botn Aceptar, aparece el cuadro de dilogo Argumentos de funcin. En
base a la funcin, aparecern varios cuadros de argumentos. Una vez ingresado los argumentos,
haga clic en Aceptar.
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Tambin puede usar la ficha Frmulas, dentro del grupo Frmulas para insertar las funciones
que necesita. Estas funciones se encuentran categorizadas para que pueda acceder a ellas ms
sencillas.
14.28. LAS FUNCIONES MATRICIALES

Las funciones matriciales son funciones algo especiales, pues estas no se insertan en una nica
celda, en lugar de ello, estas se insertan en todo un rango al mismo tiempo. Esto permite a la
funcin matricial devolver varios resultados juntos.
El siguiente ejemplo mostrar la funcin matricial FRECUENCIA. Para insertar una funcin
matricial debes seguir los siguientes pasos:
30
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310
1 Seleccione el rango E2:E4 que es donde aparecern los resultados.

2 Escribir la funcin matricial en nuestro caso =FRECUENCIA(B2:B11,D2:D4)
3 Pulse CTRL+MAYUSC+ENTER para crear la frmula matricial.
Observe en la barra de frmulas que la frmula matricial posee smbolos de llave al principio y
final de la misma. No cometa el error de agregar las llaves manualmente.
La funcin matricial devuelve como resultado una MATRIZ. Si te fijas en el rango E2:E4 la funcin
matricial resultante es la misma pero los resultados son distintos en cada celda. La funcin
31
0
311

FRECUENCIA se explica en detalle ms adelante, pero como podrs deducir calcula la cantidad
de casos o repeticiones de ciertos valores que se producen en una muestra o tabla.
14.29. FUNCIONES BSICAS
En Excel existen gran variedad de funciones que puede aplicar a sus tablas o datos. Una funcin
puede ser utilizada nicamente para obtener un resultado o juntarlo con una frmula y obtener
mayor capacidad de operacin.
Existen funciones bsicas en Excel para obtener resultados simples y sencillos y ser un buen
punto de partida para comenzar a entrar al mundo de las funciones.
14.30. FUNCIN SUMA
Como su nombre lo dice, esta funcin permite sumar valores de las celdas, se utiliza mejor
cuando se suman rangos. La sintaxis de la funcin SUMA es la siguiente:
=SUMA(Nmero1,[Nmero2])
El argumento Nmero1 puede ser un valor de una celda o valores de un rango. EL argumento
[Nmero2] est encerrado en corchetes pues seala que es un argumento opcional que tambin
es un valor de celda o un rango de celdas.
Utilice la funcin SUMA cuando desea sumar una serie de valores en un rango, por ejemplo
usando: =SUMA(Rango).
La imagen muestra =SUMA(C4:C7), pues va a sumar los valores desde C4 hasta C7, es como si
utilizramos esta frmula: =C4+C5+C6+C7.
Tambin puede utilizar un nombre de rango para utilizar la funcin SUMA, como por ejemplo:
=SUMA(Enero).
Si deseamos obtener el total de la suma de Enero y Febrero podemos utilizar la siguiente
frmula: =SUMA(C4:C7,D4:D7). Esta frmula obtiene la suma de C4 hasta C7 y luego la suma de
D4 hasta D7 y ambos resultados los vuelve a sumar; la coma (,) separa ambos argumentos, pero
quiz en su computadora no sea una coma (,) sino un punto y coma (;), todo eso depende de la
configuracin del equipo.
31
1
312

14.31. FUNCIN PROMEDIO
La funcin Promedio permite obtener la media aritmtica. Lo que hace esta funcin es sumar
todos los valores de un rango y dividirlos entre el nmero de los mismos, por ejemplo, cuando
un alumno tiene 4 notas, se debe sumar sus cuatro notas y dividirlos entre el nmero de ellos
que es 4, la siguiente frmula puede hacer lo que queremos: =(Nota1+Nota2+Nota3+Nota4)/4.
La funcin Promedio puede ahorrar este trabajo, mejor aun cuando tiene una lista de alumnos
demasiado extensa. Puede utilizar lo siguiente: =PROMEDIO(Rango), vea la siguiente imagen.
Si queremos obtener el promedio del mes de Enero, podemos utilizar la frmula:

=PROMEDIO(A2:A5), lo que hace la funcin PROMEDIO es sumar cada dato de Enero y los divide
entre 4 para obtener el resultado.
14.32. Funcin Contar
La funcin Contar permite contar las celdas que contienen valores numricos. Puede utilizar la
funcin Contar con un rango como argumento: =CONTAR(rango). Observe el siguiente ejemplo.
En este caso se necesita obtener los Valores numricos del rango A1:A6. Podemos utilizar:
=CONTAR(A1:A6) y automticamente nos brinda el resultado 4. Esto se debe a que solo existen
4 valores numricos en todo el rango.
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2
313

14.33. FUNCIN MAX Y MIN
Estas dos funciones son muy sencillas de comprender, MAX permite obtener el valor ms alto
de un rango de celdas y MIN el valor ms bajo. Observe la siguiente imagen.
Si desea obtener el valor mximo de Enero, simplemente puede usar la siguiente frmula:
=MAX(A2:A5). El resultado es 700, pues es el valor ms alto.
Para obtener el valor Mnimo de febrero, basta con agregar la siguiente frmula: =MIN(B2:B5)
o =MIN(Febrero) si existiese un nombre de rango. El resultado debe ser 300.
UNIDAD 15. TRABAJANDO CON MS FUNCIONES (I)
15.1. UNIR TEXTOS CON LA FUNCIN CONCATENAR
La funcin CONCATENAR sirve para unir los valores o celdas especificadas. La funcin
CONCATENAR une hasta 255 cadenas de texto en una sola. Los elementos que se unirn pueden
ser texto, nmeros, referencias de celda o una combinacin de estos elementos. Veamos el
siguiente ejemplo para entenderla mejor.
Ejemplo:
En la siguiente imagen tenemos una lista de empleados de una empresa. El problema con esta
lista es que se requiere tener en una sola columna tanto el nombre como el apellido, juntos.
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3
314
La funcin CONCATENAR nos ayudar a completar esta tarea. Para ello siga estos pasos:
1 Sitese en la celda C3 y escriba: =CONCATENAR(.
Como primer argumento de la funcin nos pedir un texto, este texto puede ser un texto
agregado en comillas o una direccin de celda.
2 Haga clic en la celda A3 y luego use coma o punto y coma para separar este argumento con
el siguiente.
3 Seleccione la celda B3 y cierre el parntesis.
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4
315

4 Pulse la tecla Enter y vea el resultado de su funcin.
Como puede observar, el resultado de su funcin no es el adecuado, pues la funcin

CONCATENAR une los textos de ambas celdas, pero nos hace falta un espacio en blanco. Vamos
a modificar la frmula a la siguiente expresin:
=CONCATENAR(A3;" ";B3)
Como la funcin CONCATENAR permite manejar hasta 255 argumentos, ahora mi segundo
argumento es un espacio en blanco. Como el espacio en blanco es considerado un texto, este
debe ir entre comillas. Ahora observe el resultado con la frmula modificada.
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5
316
Ahora ya puede utilizar el controlador de relleno para copiar la frmula en las dems filas. Otra
manera de unir texto es usando un ampersand (&). La siguiente frmula obtiene l mismo
resultado de concatenacin: =A3& &B3.
15.2. USANDO LAS FUNCIONES IZQUIERDA Y DERECHA
Las funciones de texto IZQUIERDA y DERECHA permiten extraer una parte de una cadena de
texto empezando desde la izquierda o derecha segn la funcin utilizada. Cuando usamos alguna
de estas funciones, el argumento es prcticamente el mismo; primero debemos elegir la cadena
de texto del cual queremos extraer algunos caracteres, luego debemos decirle a la funcin
cuantos caracteres va a extraer. Veamos el siguiente ejemplo, en la imagen se muestra una lista
de datos que incluye los cdigos de un producto. El cdigo de estos productos estn basados en
las tres primeras letras de la categora de un proveedor y 4 dgitos que incluyen el nmero de
seguimiento interno de los proveedores.
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6
317
En la misma lista existen dos columnas que nos piden a los proveedores y el nmero de
seguimiento interno. Bien, podemos usar las funciones IZQUIERDA y DERECHA para obtener los
datos adecuados. Empecemos con la primera columna, Proveedor.
1 Sitese en la celda B4.
2 Escriba: =IZQUIERDA(.
3 Como primer argumento haga clic en la celda A4.
4 Agregue coma o punto y coma segn el caso, y como segundo argumento agregue el nmero
3. Cierre parntesis.
Como puede notar, el resultado nos muestra las tres primeras letras de la cadena de texto que
est en A4 desde el lado izquierdo. Ahora puede usar el controlador de relleno para completar
los dems datos.
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7
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Ahora vamos a obtener los nmeros de seguimiento interno a partir de la celda C4, para ello
utilizaremos la funcin DERECHA ya que los caracteres que queremos extraer se encuentran al
final de la cadena de texto.
1 En la celda C4 escriba: =DERECHA(.
2 Como primer argumento, haga clic en la celda A4.
3 Agregue coma o punto coma y como segundo argumento escriba 4.
4 Cierre parntesis y pulse Enter.
El resultado son los 4 ltimos dgitos de la cadena de texto.
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Ahora ya puede copiar la frmula en las dems filas para obtener el resultad deseado. Tal como
lo muestra la siguiente imagen.
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0
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5 Pulse Enter y observe el resultado.

15.3. USANDO LA FUNCIN EXTRAE
La funcin EXTRAE es una poderosa herramienta de extraccin de caracteres a partir de una
cadena de texto. A diferencia de la funcin IZQUIERDA y DERECHA que permite extraer
caracteres desde el inicio el final de la cadena de texto, con la funcin EXTRAE podrs obtener
la parte que necesitas especificando desde donde comenzar a extraer.
La funcin EXTRAE contiene tres argumentos, el primer argumento es elegir la cadena de texto
de donde extraers algunos caracteres. El argumento 2 indica desde que posicin (o desde que
carcter) comenzar a extraer de la cadena de texto. El ltimo argumento nos indica
exactamente el nmero de caracteres a extraer. Observe los siguientes ejemplos:
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1
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Cada una de las funciones utiliza la funcin EXTRAE con diferente argumentos. En el primer
ejemplo se est extrayendo dos caracteres a partir de la posicin cuatro, por lo tanto el resultado
es SA. El segundo ejemplo es parecido pero a diferencia de la anterior solo extrae un carcter.
Ahora utilizaremos la funcin EXTRAE en un ejemplo real. La siguiente imagen muestra una lista
de datos de los cdigos de un producto. En la columna D nos piden obtener los dos primeros
dgitos del nmero de seguimiento del cdigo del producto. Comencemos.
1 Haga clic en la celda D4.

2 Escriba =EXTRAE(.
3 Como primer argumento seleccione la celda A4 que es la direccin de celda que contiene la
cadena de texto.
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2
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4 Use una coma o punto y coma y como segundo argumento agregaremos el nmero 4.
Se elige el nmero debido a que el primer nmero del cdigo del producto comienza desde la
posicin nmero 4 de la cadena de texto, ya que en A4 los tres primeros caracteres son WES.
5 Use coma o punto y coma y como ltimo argumento seleccione 2.
Le est pidiendo a la funcin que extraiga 2 caracteres a partir de la posicin 4.
6 Cierre parntesis y pulse Enter. Ahora observe el resultado.
Como puede ver, el resultado es 71, que son los 2 primeros caracteres numricos del cdigo del
producto. Ahora puede copiar la frmula en todas las dems filas.
15.4. CREAR UN CDIGO BASADO EN LAS CADENAS DE TEXTO

Hace unos instantes trabajamos con las funciones CONCATENAR, IZQUIERDA, DERECHA y
EXTRAE. Todas las funciones mencionadas trabajan con cadenas de texto y que pueden ser tiles
para poder crear otro tipo de cadenas.
Por ejemplo, la siguiente imagen muestra una lista de datos de los empleados y su fecha de
ingreso a la empresa. En esta ocasin nos piden crear un cdigo para cada empleado usando los
datos que ya estn ingresados en sus respectivas columnas.
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3
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Una de las soluciones para comenzar a crear un cdigo es extrayendo algunos caracteres de los
datos y concatenarlos para as formar la nueva cadena. Podemos usar las dos primeras letras del
nombre, luego unirlo al ao de ingreso y luego juntarlo con las dos primeras letras del nombre.
Suena complicado, pero en realidad no lo es.
Comencemos con la primera parte del cdigo de empleado. Nos piden obtener los dos primeros
caracteres del nombre en la cadena alojada en B3. Seguimos estos pasos:
1 Seleccione la celda A3 y escriba: =IZQUIERDA(B3;2).
Como puede ver, nuestra frmula obtiene los dos primeros caracteres de la cadena de texto
ubicada en B3. Si desea copie la frmula en las dems filas.
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4
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Ahora vamos a obtener el ao y unirlo a los datos que acabamos de extraer. Sigue estos pasos:
1 Seleccione la celda A3 y pulse la tecla F2.
De esta manera podr editar su frmula.
2 Agregue al final de la frmula el signo (&) para comenzar a concatenar.
3 Escriba: DERECHA(C3;4).
La siguiente imagen muestra la misma frmula copiada a las dems filas. Bien, Qu de raro
notamos en esta frmula? En realidad no existe un error de datos sino ms bien un error de
visualizacin.
Cuando trabajamos con fechas en las celdas, estas en realidad son nmeros. Por lo tanto, si
usamos la funcin DERECHA para extraer 4 caracteres, entonces estamos extrayendo los
nmeros que representan a esa fecha. Lo que debemos hacer es convertir ese dato en una fecha,
que es el ao de ingreso del empleado. As que continuamos con el trabajo.
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5
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5 Pulse F2 sobre A3 y modifique la frmula como la siguiente:

=IZQUIERDA(B3;2)&DERECHA(AO(C3);4)
Lo nico que ha cambiado en esta frmula es que se ha agregado la funcin AO. Esta funcin
agregada como primer argumento a la funcin DERECHA permite convertir el nmero extrado
en fecha nuevamente.
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6
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Estamos a la mitad de la creacin del cdigo y viene la seccin ms interesante, obtener las dos
primeras letras del apellido. Para comenzar a trabajar primero debemos encontrar alguna lgica
a nuestros datos, por ejemplo El apellido a partir de qu carcter comienza? Bien, como
podemos observar en la imagen, el apellido comienza despus de un espacio en blanco, de modo
que tenemos que encontrar, mediante una funcin de Excel, el espacio en blanco.
La funcin HALLAR permite encontrar la posicin de un texto buscado. Por ejemplo, si tenemos
la frmula: =HALLAR(E;FRESA;1) el resultado es 3. Esto es debido a que le estamos diciendo
a la funcin que busque la letra E dentro del texto FRESA, comenzando desde la primera letra.
Manejemos el siguiente ejemplo. En la columna D, a partir de D3 escribir la siguiente frmula:
=HALLAR(" ";B3;1). Pulsar un Enter y copiar a las dems celdas para observar cada uno de los
resultados.
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7
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Note que cada fila de la columna D presenta un nmero que indica la posicin del espacio en
blanco que estoy buscando. En la celda D3 podemos saber que la posicin del espacio en blanco
en el texto de B3 es 6.
Con la informacin de las posiciones en blanco ya puedo crear otra solucin, y para ello utilizar
nuevamente la funcin EXTRAE. En E3 escribir =EXTRAE(B3;D3;2), pulsar Enter y copiar la
frmulas en las dems filas.
Acabamos de decirle a la funcin EXTRAE que en el texto de B3, empezando desde la posicin
en D3, extraiga 2 caracteres. Como resultado en E3 ser V; aparentemente se muestra solo
una letra, pero note tambin el espacio en blanco antes de la letra, y es que EXTRAE comienza a
extraer caracteres a partir de la posicin misma. Cmo hago para que no aparezca el espacio y
se muestra la segunda letra del apellido?
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Vamos a darle respuesta a la pregunta, en D3 pulsar la tecla F2 para editar y al final de la

frmula agregar +1, por lo tanto quedara as: =HALLAR(" ";B3;1)+1. Qu significa esto? La
funcin indica que una vez encontrado la posicin del espacio en blanco, entonces le sumaremos
uno ms, por lo tanto ahora en D3 ya no ser posicin 6, sino posicin 7; Cuando copiemos esta
frmula a las dems celdas, entonces ya podr ver el resultado deseado.
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9
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Ya obtuvimos el resultado deseado, quiz hayas quedado exhausto despus de editar a cada
momento la frmula, pero lamento decirte que nos falta el paso ms importante, Cmo
obtener las dos primeras letras del apellido para el cdigo del empleado? Si, ya obtuvimos las
dos primeras letras pero por separado, ahora falta unirlo. En A3, modifique su frmula para que
quede como la siguiente expresin:
=IZQUIERDA(B3;2)&DERECHA(AO(C3);4)&EXTRAE(B3;HALLAR(" ";B3;1)+1;2)
Copie la frmula en las dems filas y obtendr el resultado que estbamos esperando. Incluso
ya puede eliminar los datos creados en D3:E14. La frmula utiliza HALLAR que es forma parte
del argumento de EXTRAE.
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0
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15.5. SEPARAR UNA CADENA DE TEXTO

En este captulo trabajamos con la funcin CONCATENAR que permite unir una cadena de texto.
Tambin usamos las funciones IZQUIERDA, DERECHA y EXTRAE para poder extraer caracteres de
diversas posiciones. Por ltimo usamos HALLAR que permite saber la posicin exacta de un
carcter.
En el siguiente ejemplo nos piden separar los nombres y apellidos de la columna B y colocarlos
en las columnas D y E respectivamente. Vea la siguiente imagen.
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1
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Aunque podramos utilizar frmulas para obtener el resultado, desde la versin Excel 2013
puede separar sus datos de manera ms sencilla.
Si usted an desea usar cdigo para demostrar su supremaca en Excel, puede manejar las
siguientes expresiones.
Para obtener solo los nombres de B3, utilice:
=IZQUIERDA(B3;HALLAR(" ";B3;1)-1)
Para obtener solo los apellidos de B3, utilice:
=EXTRAE(B3;HALLAR(" ";B3;1)+1;LARGO(B3))
La funcin LARGO permite saber cuntos caracteres tiene una cadena de texto. Por ello se utiliza
como tercer argumento en la funcin EXTRAE, ya que despus de decirle desde que posicin
extraer, la funcin LARGO contar cuantos caracteres existen desde esa posicin.
Ahora hagmoslo de la manera ms sencilla. Para ello siga estos pasos:
1 Seleccione el rango B3:B14.
2 En la ficha Datos, en el grupo Herramientas de datos, seleccione Texto en columnas.
3 En el cuadro de dilogo Asistente para convertir texto en columnas, seleccione Delimitados y
clic en Siguiente.
4 En el siguiente paso del asistente seleccione la opcin adecuada, en esta caso elegiremos la
casilla Espacio puesto que los datos en la columna B estn separados por un espacio. Haga clic
en Siguiente.
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2
333
5 En el ltimo paso, en la seccin Destino, seleccione la celda D3. A partir de D3 aparecern los
resultados. Clic en Finalizar.
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3
334

Ahora podr observar sus resultados en las columnas correspondientes.
15.6. FUNCIN HOY Y AHORA

La nica diferencia entre las funciones HOY y AHORA es que la primera obtiene solo la fecha
actual, y la funcin AHORA muestra la fecha y hora actual. Ambas funciones carecen de
argumentos y se actualizan cada vez que abre el libro. Use las expresiones =HOY() o =AHORA().
15.7. FUNCIN FECHA, DA, MES Y AO
Ms que unas funciones que permiten realizar un clculo, todas estas funciones permiten aplicar
un formato o simplemente extraer el contenido de una fecha. En la siguiente seccin podr
conocer estas funciones de manera muy sencilla.
Observemos la siguiente imagen que nos muestra un ejemplo el cual vamos a resolver. Se ha
importado una lista de datos el cual incluyen el da, mes y ao del ingreso de los empleados. Se
pide que en la columna F se pueda obtener la fecha completa del ingreso de los empleados, para
ello realizar lo siguiente:
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4
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1 Haga clic en la celda F3.

2 Escriba: =FECHA(.
3 Como primer argumento nos piden el ao, por lo tanto har clic en E3 que es la celda que
contiene el ao del empleado Handz Valentin.
4 Como siguiente argumento har clic en D3 pues la funcin FECHA nos indica que
seleccionemos el nmero que representa al mes.
5 Como ltimo argumento seleccionaremos el da ubicado en la celda C3.
6 Pulse Enter y observe el resultado. Realice una copia de la frmula en las dems celdas si es
necesario.
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5
336

Como puede observar, la funcin FECHA permite crear una fecha basado en los datos que usted
agregue en el argumento. Los datos de los argumentos para esta funcin deben ser
concretamente exactos, debido a que una alteracin en los datos puede alterar el resultado
final, por ejemplo, si agrego esta expresin: =FECHA(2010;13;1) el resultado es 01/01/2011. Este
resultado es debido a que el mes 13 no existe, por lo tanto como son solo 12 meses, el mes 13
para la funcin FECHA es ENERO.
Ahora puede aplicar un formato de fecha a la columna F para obtener un mejor resultado. Para
ello siga estos pasos:
1 Seleccione el rango F3:F14.
2 En la ficha Inicio, en el grupo Insertar, haga clic en el desplegable Formato de nmero.
3 De la lista desplegable, seleccione Fecha larga.
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6
337
Ahora puede observar el resultado. Aunque en las celdas el resultado ha variado mucho, en
realidad la celda sigue manteniendo el dato original que es la fecha, usted puede verlo desde la
barra de frmulas.
Vamos con otro ejemplo. En la siguiente imagen se muestra una lista muy parecida al ejercicio
anterior, la gran diferencia es que ahora vamos a separar cada uno de los datos que pertenece
a una fecha.
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7
338
Vamos a comenzar con el da, as que realiza estos pasos:

1 Haga clic en la celda C2.
2 Ingrese la frmula: =DIA(F2).
3 Pulse Enter. Copie la frmula a las dems filas.
Como puedes observar, la funcin DA extrae el da de una fecha seleccionada.
Vamos a continuar trabajando con el Mes y el Ao.

4 Seleccione la celda D2.
5 Escriba: =MES(F2).
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8
339

6 Seleccione la celda E2.
7 Escriba: =AO(F2).
8 Copie las frmulas correspondientes en sus respectivas filas y observe su resultado.
15.8. CONTAR LOS DAS QUE FALTAN PARA TU CUMPLEAOS

Llega un momento en nuestra vida que ya nos emociona la idea de cumplir ms aos, pero si
an te sientes con las ganas de celebrar el da de tu nacimiento, puedes usar Excel para contar
los das que faltan para el gran festejo.
En alguna celda de Excel utiliza la siguiente expresin: =FECHA(2013;10;9)-HOY(). EN esta
expresin estamos suponiendo que su prximo cumpleaos ser el da 9 de Octubre del 2013, y
luego estamos restndole la fecha actual mediante la funcin HOY. Tenga en cuenta que si el
resultado que aparece es una fecha, entonces deber cambiarle el formato a General.
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9
340
Es recomendable al 100% utilizar la funcin FECHA para agregar el ao, mes y da de su

cumpleaos y luego restarle la fecha actual, el resultado que ver ser el correcto. Si estuvo
pensando realizar una operacin como esta: =09/10/2013-HOY(), el resultado ser totalmente
diferente. Esto se debe a que los datos ingresados, en lugar de ser tomados como fecha, son
tomados como una operacin matemtica. Por ejemplo, en la expresin anterior primero va a
dividir 09/10 y el resultado ser dividido entre 2013, y luego, restado a la fecha de HOY.
15.9. FUNCIN DIASEM
Devuelve el da de la semana correspondiente al argumento nm_de_serie. El da se devuelve
como un nmero entero entre 1 (domingo) y 7 (sbado).
Sintaxis: DIASEM(nm_de_serie;tipo)
Donde Nm_de_serie es un nmero secuencial que representa la fecha del da que intenta
buscar. Las fechas deben especificarse mediante la funcin FECHA o como resultado de otras
frmulas o funciones. Por ejemplo, utilice FECHA(2008;5;23) para el da 23 de mayo de 2008.
Pueden producirse problemas si las fechas se escriben como texto.
* Donde Tipo es un nmero que determina el tipo de valor que debe devolverse.
* Si indica como argumento TIPO el nmero 1, entonces ser el nmero 1 para el Domingo,
2 para el Lunes y as sucesivamente.
* Si indica como argumento TIPO el nmero 2, entonces ser el nmero 1 para el Lunes, 2
para el Martes y as sucesivamente.
* Si indica como argumento TIPO el nmero 3, entonces ser el nmero 0 para el Lunes, 1
para el Martes y as sucesivamente.
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0
341

Ejemplo:
15.10. FUNCIN DIAS.LAB

Devuelve el nmero de das laborables entre fecha_inicial y fecha_final. Los das laborables no
incluyen los fines de semana ni otras fechas que se identifiquen en el argumento festivo. Utilice
DIAS.LAB para calcular el incremento de los beneficios acumulados de los empleados basndose
en el nmero de das trabajados durante un perodo especfico.
Sintaxis: DIAS.LAB(fecha_inicial;fecha_final;festivos)
Donde Fecha_inicial es una fecha que representa la fecha inicial.
Donde Fecha_final es una fecha que representa la fecha final.
Donde Festivos es un rango opcional de una o varias fechas que deben excluirse del calendario
laboral, como los das festivos nacionales y locales. La lista puede ser un rango de celdas que
contengan las fechas o una constante matricial (matriz: utilizada para crear frmulas sencillas
que producen varios resultados o que funcionan en un grupo de argumentos que se organizan
en filas y columnas. Un rango de matriz comparte una frmula comn; una constante de matriz
es un grupo de constantes utilizadas como un argumento de los nmeros de serie que
representen las fechas.
Ejemplo:
34
1
342
En este ejemplo se utiliza una fecha inicial desde el 15 de Enero de 2013 hasta el 15 de Enero de
20014, tambin podemos observar los das festivos con sus respectivas fechas, al final no da
como resultado 259 das que vamos a trabajar.
=DIAS.LAB(A2,B2,D2:D5)
15.11. FUNCIONES LGICAS
Las funciones lgicas permiten obtener resultados generalmente en base a una prueba lgica y
devolver los resultados Verdadero o Falso.
15.12. FUNCIN SI
Devuelve un valor si la condicin especificada es VERDADERA y otro valor si dicho argumento
es FALSO.
Utilice SI para realizar pruebas condicionales en valores y frmulas.
Sintaxis: SI(prueba_lgica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)
Donde Prueba_lgica es cualquier valor o expresin que pueda evaluarse
como VERDADERO o FALSO. Por ejemplo, >A10=100 es una expresin lgica; si el valor de la
celdaA10 es igual a 100, la expresin se evala como VERDADERO. De lo contrario, se evaluar
como FALSO. Este argumento puede utilizar cualquier operador de comparacin.
Donde
Valor_si_verdadero
es
el
argumento prueba_lgica es VERDADERO.
valor
que
se
devuelve
si
el
Donde Valor_si_falso es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lgica es FALSO.

Ejemplo:
34
2
343
El
rango
B2:B4
muestra
una
serie
de
resultados
usando
>=SI(A2>10,"Aprobado","Desaprobado"). La funcin indica que si el valor de la celda A2 es
mayor a 10 entonces aparecer la palabra Aprobado y si no es mayor a 10, aparecer la
palabra Desaprobado. La celda A2 es mayor que 10, por lo que aparece Aprobado, al igual
que en la A4. En cambio, en la celda A3 el nmero es igual a 10, por lo que aparece la palabra
Desaprobado.
15.13. FUNCIN Y
Devuelve la palabra Verdadero si todos los argumentos son verdaderos y Falso si uno o ms
argumentos son falsos.
Sintaxis: >Y(valor_lgico1;valor_lgico2;...)
Donde Valor_lgico1, Valor_lgico2, son de 1 a 255 condiciones que se desean comprobar y
que pueden tener el resultado Verdadero o Falso.
Ejemplo:
34
3
344

En la celda C2 el resultado es Verdadero utilizando >=Y(A2>19;B2<31), pues la funcin indica
que la celda A2 debe ser mayor a 19 y la B2 menor a 31.En los otros 2 casos no se cumple la
funcin.
15.14. SUMAR EL TOTAL SI TODOS SON MAYORES QUE 0
SI tuvisemos un informe de los Gastos realizados en el periodo 2012 y 2013, de seguro que
queremos obtener un total. Lamentablemente an no se ha hecho la proyeccin de los Salarios
del ao 2013, entonces an no se puede sumar, por ello vamos a utilizar una frmula matricial
para resolver este caso. Vea la siguiente tabla.
En la celda B8 vamos a utilizar la siguiente frmula:

=SI(Y(B3:B7>0),SUMA(B3:B7)," ")
Pero si pulsas Enter, aparecer un error de frmula, y es porque ests utilizando resultados de
rango en la frmula, y solo las matrices pueden aceptarla, por ello, debes pulsar Ctrl + Mayus +
Enter.
Es necesario utilizar Y para obligar a que se cumplan todas las condiciones del SI. Si no hubieras
puesto l Y, la frmula lo tomara como la funcin O y esta es relativa. La siguiente frmula en
B16 devuelve una celda en blanco porque no se cumple al menos una condicin.
=SI(Y(B11:B15>0),SUMA(B11:B15)," ")
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4
345
15.15. FUNCIN O
Devolver la palabra Verdadero si alguno de los argumentos son verdaderos y la palabra
Falso si todos los argumentos son falsos.
Sintaxis: >O(valor_lgico1;valor_lgico2; ...)
Donde Valor_lgico1, Valor_lgico2, son de 1 a 255 condiciones que se desean comprobar y
que pueden tener el resultado Verdadero o Falso.
Ejemplo:
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346

En la celda C2 el resultado es Verdadero utilizando >=O(A2>19;B2<31), pues la funcin indica
que la celda A2 es mayor que 19 o que la celda B2 sea menor que 31. Si se cumple alguna de las
dos condiciones el resultado ser Verdadero. En el caso de C3 no se cumple ninguna de las
condiciones.
15.16. CONTAR.SI
Cuenta las celdas, dentro del rango, que no estn en blanco y que cumplen los criterios
especificados.
Sintaxis: >=CONTAR.SI(rango;criterio)
Donde rango es la celda o las celdas que se van a contar y deben contener nmeros, nombres,
matrices o referencias que contengan nmeros. Los valores en blanco y los de texto no se
tomarn en cuenta.
Donde criterio son las expresiones que deseamos contar, por ejemplo un criterio puede ser
contar Manzanas, contar numero mayores a 32, etc.
Observacin: En los criterios se puede utilizar los caracteres signo de interrogacin (?) y
asterisco (*). El signo de interrogacin corresponde a un solo carcter cualquiera y el asterisco
equivale a cualquier secuencia de caracteres. Si deseas buscar un signo de interrogacin o un
asterisco reales, escribe una tilde (~) delante del carcter que deseas buscar.
Ejemplo:
En la celda B14 el resultado es 3 usando =CONTAR.SI(B2:B13;"Manzana"). El resultado indica

que en el rango B2:B13 hay 3 veces la palabra manzana.
En la celda B15 el resultado es 7 usando >=CONTAR.SI(C2:C13;>55). El resultado indica que en
el rango C2:C13 existen 7 nmeros mayores a 55.
34
6
347

En la celda B16 el resultado es 5 usando >=CONTAR.SI(B2:B13;"?a*"). El resultado indica que en
el rango B2:B13 existen 5 palabras cuya segunda letra es a (manzanas y naranjas).
15.17. SUMAR.SI
Suma las celdas en el rango que coinciden con el argumento criterio.
Sintaxis: >=SUMAR.SI(rango;criterio;rango_suma)
Donde rango es el rango de celdas que se desea evaluar segn los criterios especificados. Las
celdas de cada rango deben ser nmeros, o bien nombres, matrices o referencias que contengan
nmeros. Los valores en blanco y los de texto no se tendrn en cuenta.
Donde criterio es el criterio en forma de nmero, expresin o texto, que determina las celdas
que se van a sumar. Por ejemplo, los criterios pueden expresarse como 32, "32" ">32" o
"manzanas".
Donde rango_suma son las celdas reales que se deben sumar si las correspondientes celdas
incluidas en el rango cumplen los criterios. Si se omite el argumento rango_suma,las celdas del
rango se evaluarn segn los criterios y se sumarn si cumplen los criterios.
Ejemplo:
Dentro
de
la
celda
B14
el
resultado
es
48
pues
est
utilizando =SUMAR.SI(B2:B13;"manzana";C2:C13). La frmula solicita que se sumen las
cantidades del rango C2:C13 si en las celdas B2:B13 est la palabra Manzana.
En la celda B15 el resultado es 75 usando >=SUMAR.SI(C2:C13,">55"). La frmula indica que del
rango C2:C13 se sumen todos los valores mayores a 55.
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7
348

UNIDAD 16. TRABAJANDO CON TABLAS Y GRFICOS (I)
16.1. QU ES UNA TABLA?
Una tabla es slo un rango rectangular de datos estructurados. Las tablas estn formadas por
columnas al que llamamos Campos y por filas a lo que llamamos Registros. Si ha utilizado
Microsoft Access podr adaptarse fcilmente a este concepto.
Los campos en las tablas presentan los nombres de los datos que se va a ingresar. Por ejemplo
puede tener los campos Nombres, Apellidos, DNI, etc., los campos se encuentran en la primera
fila de la tabla, cuando se crea una tabla, este le preguntar si tiene una fila de encabezados o
puede crear una si fuese necesario.
Los registros son las entidades dentro de una tabla. Cada registro puede contener informacin
valiosa de un empleado, por ejemplo.
En realidad este concepto no es nada nuevo sabiendo que Excel siempre us la caracterstica de
tablas aunque con un nombre diferente, Listas. Bueno, en realidad muchos an usamos las listas
en Excel y le aplicamos formatos y dems, pero el verdadero detalle es cuando conviertes un
rango en una Tabla oficial.
La siguiente imagen muestra una lista de datos comn. Cmo puede observar, esta lista est
diseada como una tabla, posee encabezados en la primera fila que son los campos y luego, a
partir de la segunda fila, se muestran todos los registros.
A continuacin muestro los mismos datos pero convertido en una Tabla oficial de Excel. Como
pueden notar, muy a parte de su diseo, los encabezados presentan una flecha desplegable a la
derecha; con este desplegable podr ordenar y filtrar los datos. Adems aparece una nueva ficha
contextual exclusiva para el trabajo con tablas.
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8
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Si usted ve estas dos imgenes y ha comprendido bien lo que acabo de explicar, usted seguro
dir que no hay nada nuevo salvo por la ficha contextual, pero a continuacin sabr la diferencia
de cada uno de ellos.
* Cuando hace clic en una celda dentro de su tabla automticamente aparece la ficha
contextual Diseo con su descripcin Herramientas de tabla en la Cinta de opciones.
* Las celdas en la tabla contienen un diseo de colores, ya sea para el fondo o para el texto.
Usted puede aplicar un diseo si es necesario.
* Todos los encabezados de los campos poseen una flecha desplegable con la cual podr
ordenar y filtrar sus datos.
* Si se desplaza por los registros de la tabla los encabezados de los campos reemplazan los
encabezados de columnas (A, B, C).
* Las Tablas tiene la caracterstica de columnas calculadas, insertando una sola frmula en
una columna, automticamente se transmite la misma frmula a los dems registros.
* Las Tablas admiten referencias estructuradas, en lugar de usar los famosos =A1+B1, puede
usar nombres de tablas o nombres de los campos (encabezados de columna) como por ejemplo
=[Precios]*[Da].
* En la esquina inferior izquierda de la tabla encontrar un pequeo control que permite
ampliar el tamao de la tabla simplemente haciendo un clic y arrastrando.
* Excel rpidamente puede eliminar registros duplicados.
* Seleccionar filas y columnas en una tabla es muy sencillo simplemente haciendo clic encima
del nombre de campo o al extremo izquierdo del primer registro.
16.2. CREANDO UNA TABLA
Generalmente cuando creamos tablas comenzamos con una lista de datos ya estructurada, pero
tambin puede crear tablas sin tener ningn dato y rellenarlo despus. Puede usar el archivo
ListaInmobiliaria.xlsx para seguir estos pasos:
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1 Antes que nada, vamos a asegurarnos que la lista de datos del libro ListaInmobiliria.xlsx no
contenga ninguna fila o columna vaca para que no ocasione errores al momento de crear la
tabla.
2 Haga clic en cualquier celda que se encuentre dentro de la lista.
3 Haga clic en la ficha Insertar y en el grupo Tablas, haga clic en el comando Tabla.
Cuando hace clic aparece el cuadro de dilogo Crear tabla. Dentro del cuadro de dilogo Crear
tabla se encuentra seleccionado por defecto todo el rango de la lista de datos que ser
convertido en tabla. Observe que aparecen lneas discontinuas cubriendo toda la lista de datos.
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4 En el cuadro de dilogo Crear tabla, en el cuadro Dnde estn los datos de la tabla? Se
muestra el rango de datos seleccionado. Si el rango de datos no fuese el correcto, haga clic en
el botn ubicado a la derecha del cuadro y seleccione el rango manualmente.
5 Por defecto se encuentra activa la casilla La tabla tiene encabezados, si nuestra lista de datos
no posee encabezados, puede desactivar esta casilla y Excel crear automticamente
encabezados para su tabla.
6 Una vez verificado el rango y activado o desactivado la casilla de encabezados, haga clic en el
botn Aceptar.
Ahora se acaba de crear una nueva tabla y posee un formato predefinido. Tambin aparece la
ficha contextual Diseo en Herramientas de Tabla.
16.3. CAMBIAR EL LOOK DE UNA TABLA

Al crear una tabla, esta posee una apariencia por defecto. El estilo que Excel le da a una tabla se
basa en el tema predeterminado de Excel, que es Office. Puede cambiar el tema desde la ficha
Diseo de pgina y usando los comandos del grupo Temas.
Recuerde: Los temas no solo cambian el estilo visual de la tabla, tambin es posible que algunos
temas cambien en mayor medida el texto y los efectos visuales.
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SI desea cambiar el aspecto en base a sus preferencias, puede hacerlo fcilmente desde la ficha
contextual Diseo de Herramientas de tabla. En el grupo Estilos de tabla, se encuentra la galera
del mismo nombre con una serie de estilos para sus tablas.
Nota: Para que se muestra la ficha contextual Diseo de Herramientas de tabla, haga clic en una
celda dentro de la tabla.
Puede hacer clic en las flechas Arriba o Abajo para desplazarse por los diversos estilos de tabla
de la galera. Haga clic en el botn de la parte inferior llamado Ms para acceder a la lista
completa de los estilos de tabla de la galera.
Al expandirse la galera, se muestran diversos estilos de tabla organizados en tres categoras:

Claro, Medio y Oscuro. Seale con el puntero el mouse los diversos estilos de tabla para ver un
LivePreview del mismo, cuando est contento con algn estilo, simplemente haga clic en el que
eligi. Si desea una lista diferente de colores en la galera estilos de tabla, simplemente cambie
de tema.
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2
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Es posible que cuando elige un estilo de tabla este no cambia, generalmente se debe a que el
rango de datos fue formateado antes de convertirse en una tabla. Para resolver este pequeo
inconveniente, en la ficha Inicio, grupo Fuente, haga clic en la flecha de Color de relleno y haga
clic en Sin relleno, tambin use la flecha de Color de fuente y seleccione Automtico; despus
los estilos de tabla volvern a funcionar correctamente.
Tambin es posible que ninguno de los estilos de tabla de la galera sea de su completo agrado,
as que puede crear su propio estilo completamente personalizado. Cuando despliega los estilos
de tabla en el grupo Estilos de tabla de la ficha contextual Diseo, haga clic en Nuevo estilo de
tabla y se abre el cuadro de dilogo Nuevo estilo rpido de tabla.
Dentro del cuadro de dilogo Nuevo estilo rpido de tabla, en la seccin Elemento de tabla,
puede elegir una o todas las opciones y cambiar su formato desde el botn Formato.
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3
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Por ejemplo, dentro de la lista de Elemento de tabla, seleccione la opcin Fila de encabezado y
haga clic en el botn Formato. Dentro del cuadro de dilogo Formato de celdas, haga clic en la
ficha Relleno para acceder las opciones de relleno.
Dentro de la ficha Relleno, seleccione un color de fondo. Si fuese necesario, seleccione un color
de trama y use un estilo de tramado para su fila de encabezados. Observe la
seccin Muestra donde podr ver una vista previa de sus formatos elegidos. Haga clic en Aceptar
para aplicar los cambios a la fila de encabezados.
Cuando elige alguna de las opciones que permita formatear filas o columnas en el cuadro de
dilogo Nuevo estilo rpido de tabla, aparecer la seccin Tamao de las bandas. Esta opcin
permite elegir entre 1 y 9 opciones; por ejemplo, puede elegir la opcin Primera franja de filas y
aplicar un color de relleno, luego elegir 2 bandas para que cada dos bandas se encuentren
rellenadas de un color.
Puede activar la casilla Establecer como estilo rpido de tabla predeterminado para este
documento para que cuando cree una tabla se aplique automticamente su nuevo estilo de
tabla.
Bueno, solo basta agregar un nombre para su estilo de tabla en el cuadro Nombre y hacer clic
en Aceptar. Su nuevo estilo de tabla ahora aparece en la galera de estilos de tabla de la ficha
contextual Diseo organizada en la categora Personalizada.
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4
355
Use clic derecho para acceder a diferentes opciones de un estilo de tabla. Si desea hacer cambios
a un estilo de tabla existente, haga clic derecho en un estilo de tabla y seleccione Duplicar. El
cuadro de dilogo Modificar estilo rpido de la tabla se abre y ya puede realizar los cambios
que desea. Al terminar los cambios y aceptar, el estilo duplicado se muestra en la categora
Personalizada.
Puede eliminar un estilo de tabla personalizado haciendo clic derecho sobre el mismo y hacer
clic en Eliminar. Los estilos de tabla predeterminados no pueden eliminarse con esta opcin ya
que pertenece activa.
Haga clic en Establecer como predeterminado para que un estilo de tabla sea el que se active
por defecto al crear una tabla.
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5
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Si ha cambiado algn formato en la tabla manualmente este no sufrir cambios al seleccionar
otro estilo de tabla, pero puede acceder a la opcin Aplicar y borrar formato si desea borrar los
formatos aplicados a su tabla.
Use el comando Borrar ubicado al final de la galera expandida de estilos de tabla para borrar
(no eliminar) un estilo.
16.4. DESPLAZARSE POR UNA TABLA
Para seleccionar una celda dentro de una tabla, haga lo mismo como si fuera un rango normal.
Notar una gran diferencia cuando usa la tecla Tab. Al pulsar la tecla Tab seleccionar la
siguiente celda a la derecha; cuando est en la ltima columna de la fila, al pulsar nuevamente
Tab este bajar para seleccionar la primera columna de la siguiente fila.
16.5. SELECCIONANDO PARTES DE UNA TABLA
Al mover el ratn por diversas partes de la tabla este cambia de forma para poder seleccionar
ciertas partes de una tabla.
Seleccionar una columna entera de la tabla: Mueva el puntero del ratn justo encima del
nombre del encabezado de columna de la tabla hasta que el puntero cambie por una flecha
apuntando hacia abajo. Haga clic una vez para seleccionar toda la columna de datos y dos veces
para incluir el encabezado. Tambin puede usar Ctrl + Barra Espaciadora una o dos veces para
cumplir el mismo ciclo.
Seleccionar una fila entera de la tabla: Mueva el puntero del ratn justo a la izquierda de la
primera columna de la tabla hasta que el puntero cambie por una flecha apuntando hacia la
derecha. Haga clic una vez para seleccionar toda la fila de datos. Tambin puede usar Mays +
Barra Espaciadora para realizar el mismo procedimiento.
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Seleccionar toda la tabla: Mueva el puntero del ratn en la esquina superior izquierda de la
tabla hasta que cambie el puntero a una flecha en diagonal. Haga clic una vez para seleccionar
todos los datos de la tabla y dos veces para incluir los encabezados. Use Ctrl + Mays + Barra
Espaciadora una o dos veces para cumplir el mismo ciclo, aunque tambin funciona con Ctrl + E.
Usando el men contextual: Haga clic derecho en la celda donde desea seleccionar una fila o
columna y se mostrar el men Seleccionar. Dentro de este men se encuentran las mismas
opciones para seleccionar columnas y filas de una tabla.
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16.6. AGREGAR NUEVAS FILAS Y COLUMNAS

Puede agregar ms filas y columnas a su tabla. Haga clic en una celda a la derecha de la ltima
columna de su tabla e introduzca algn dato. Excel automticamente expande horizontalmente
su tabla creando un nuevo encabezado de columna llamado Columna1.
Si desea agregar una nueva fila, haga clic en alguna celda inferior de la ltima fila e introduzca
ms datos para expandir verticalmente la tabla.
Nota: Al encontrarse en la ltima celda de la tabla, pulse Tab para agregar una nueva fila de
datos en blanco.
Si introduce un dato debajo de la fila de Totales, entonces la tabla no se expandir.
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Si desea introducir filas y columnas dentro de su tabla (sin usar las opciones de expansin), haga
clic derecho sobre su tabla y seale Insertar y podr elegir entre las opciones Columnas de tabla
a la izquierda, Columnas de tabla a la derecha, Filas de la tabla abajo o Filas de la tabla arriba.
En la esquina inferior derecha de la tabla se encuentra el controlador de tamao de la tabla,

seale el controlador de tamao y el puntero cambiar por una flecha en diagonal. Expanda
hacia abajo para crear nuevas filas y a la derecha para crear nuevas columnas.
16.7. ELIMINANDO FILAS Y COLUMNAS

Para eliminar una fila o columna dentro de una tabla, simplemente seleccione una celda de la
fila o columna que desea eliminar. Si desea eliminar varias filas y columnas, seleccione todas las
celdas necesarias de las filas o columnas a eliminar. Luego, pulse clic derecho, seale Eliminar y
elija la opcin Columnas de la tabla o Filas de tabla segn corresponda.
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16.8. Mover una tabla

Es posible que desee mover su tabla a otra ubicacin dentro de su misma hoja. Seale los bordes
de su tabla hasta que el puntero cambie por una cruz con cuatro flechas, luego haga clic sin
soltar y realice un arrastre hacia la nueva ubicacin.
Ahora, si desea llevar toda la tabla a una nueva hoja dentro del mismo libro o a un libro nuevo,
deber usar el mtodo de Cortar y Pegar. Por ejemplo, pulse Ctrl + E dos veces para seleccionar
toda la tabla, luego use Ctrl + X, active su nueva hoja o su nuevo libro y pulse Ctrl + V.
16.9. OPCIONES DE ESTILO DE TABLA
Dentro de la ficha contextual Diseo de Herramientas de tabla, se encuentra el grupo Opciones
de estilo de tabla. Dentro d este grupo, encontrar varias opciones que permiten mostrar u
ocultar diversos elementos de la tabla.
Fila de encabezado: Permite activar o desactivar la fila de encabezado. La siguiente imagen
muestra la tabla sin la fila de encabezado una vez que haya desactivado la casilla Fila de
encabezado.
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Fila de totales: Permite activar o desactivar la fila de totales. La siguiente imagen muestra la
nueva fila de totales agregada al activar la casilla Fila de totales.
Filas con bandas: Activa o desactiva la visualizacin de las filas con bandas. En las tablas de Excel
las filas pares tienen un formato diferente al de las filas impares, unas se muestran con bandas
(con relleno de color) el cual facilita la lectura de los datos de la tabla.
Primera columna: Permite activar o desactivar el formato especial para la primera columna.
ltima columna: Permite activar o desactivar el formato especial para la ltima columna.
Columnas con bandas: Activa o desactiva la visualizacin de las columnas con bandas. En las
tablas de Excel las columnas pares tienen un formato diferente al de las columnas impares, unas
se muestran con bandas (con relleno de color) el cual facilita la lectura de los datos de la tabla.
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1
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16.10. CREANDO UN GRFICO
Antes de comenzar a crear un grfico debe tener algunos nmeros, a lo que generalmente
conocemos como datos. Los datos estn almacenados en las celdas de una hoja, pero no
necesariamente puede ser en una sola hoja, estos datos pueden estar en otras hojas de su
mismo libro o en un libro diferente.
Los grficos son objetos que se colocan en las hojas de Excel y estn compuestas por diversas
series de datos que se muestran grficamente. La forma en cmo se muestran las series de
datos se basa al tipo de grfico seleccionado. Por ejemplo, si usted crea un grfico de lneas que
usa tres series, entonces el grfico contendr 3 lneas, cada una representando a una serie de
datos. Los datos para cada una de las series se encuentran almacenados en una fila o columna
separada.
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2
363

Como puede ver en el grfico, cada punto en la lnea est creado por los valores de cada celda y
estos se pueden ver gracias a los marcadores. Para distinguir las lneas en el grfico puede
verificar la leyenda a la derecha donde muestra el color de cada lnea, adems de los marcadores
que contienen diversas formas. Por ejemplo, para Febrero se ha usado una lnea roja con
marcador cuadrado, y para Marzo una lnea verde con marcador tringulo.
Para dar un vistazo al grfico y entenderlo de manera rpida, podemos darnos cuenta que existe
una lnea para cada mes de una lista de frutas. Por ejemplo, en Enero, la fruta ms vendida
fueron los melocotones llegando casi a los S/. 5000.00; en Febrero vemos que fresas fue la fruta
ms vendida.
Lo que debemos tener en mente es que los grficos son dinmicos, significa que las series estn
enlazadas con los datos en sus celdas. Si algn dato cambia en la celda, el grfico
automticamente se actualizar y mostrar los nuevos cambios.
16.11. SELECCIONANDO DATOS PARA CREAR UN GRFICO
Cuando comenzamos a crear un grfico primero debemos seleccionar los datos. Existen dos
tcnicas para seleccionar datos: Contiguos y no contiguos.
Generalmente muchos usuarios utilizan el mtodo de seleccin contigua. En un rango
rectangular se encuentran los datos a seleccionar. A la izquierda, muchas veces se encuentran
los datos que usaremos como series, en la parte superior encontraremos los datos que sern
usados como categoras en el eje horizontal del grfico. La celda superior izquierda
generalmente est vaca. Las celdas contendrn los valores que darn forma al grfico.
Si usamos los datos de la figura anterior, entonces seleccionaramos A2:D5 para crear un grfico
de columnas y obtener una idea del crecimiento de cada empresa en los ltimos 3 aos. El rango
A3:A4 son usados como series individuales, mientras que B2:D2 son usados como las categoras
del eje horizontal.
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3
364
En ocasiones los datos pueden encontrarse en un rango no contiguo. Si usamos los datos de la
figura anterior, vemos una ltima columna de nombre Ventas. Es posible que quiera crear un
grfico que muestre las ventas de las empresas ms representativas en el campo de la
Tecnologa.
Seleccione primero sus celdas A2:A5 y luego pulsando la tecla Ctrl seleccione E2:E5. Luego ya
puede proceder a crear su grfico.
La siguiente imagen muestra un grfico Circular seccionado 3D mostrando partes seccionadas

de las ventas de cada empresa.
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4
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16.12. CREAR UN GRFICO

Una vez seleccionado sus datos, haga clic en la ficha Insertar y en el grupo Grfico, haga clic en
alguna de las galeras mostradas y elija un tipo de grfico. Si tiene dudas sobre que grfico crear
seale cada tipo de grfico para acceder a una descripcin del mismo. Esta descripcin es mucho
ms detallada que en el cuadro de dilogo Insertar grfico.
Los grficos creados en Excel son incrustados en algn lugar de la hoja. Por lo general, deber
mover el grfico y colocarlo en la posicin adecuada. Tambin puede redimensionar el grfico
para hacer ms visible los datos.
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366

Use la tecla F11 si desea crear un grfico por defecto en una nueva hoja tal como lo muestra la
siguiente imagen. Use Alt + F1 si desea crear un grfico por defecto en la misma hoja como
objeto incrustado (embebido).
El grfico por defecto al instalar Excel es Columna 2D. Es seguro que muchos usuarios no usan
ese tipo de grfico.
16.13. DEJAR QUE EXCEL DECIDA POR M
En esta versin de Excel ahora existe el comando Grficos recomendados, con esta opcin usted
podr ver los grficos que Excel le sugiere en base a sus datos seleccionados. Para activar las
opciones de grficos recomendados, en la ficha Insertar, en el grupo Grficos, haga clic en
Grficos recomendados.
En el cuadro de dilogo Insertar grfico, se encuentra activa la ficha Grficos recomendados.

Como puede observar, Excel est recomendando 3 tipos diferente de grficos que son basados
a los datos seleccionados. Si cree que alguno cumple con lo que necesita mostrar, haga clic en
l y luego clic en Aceptar.
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6
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16.14. PERSONALIZANDO EL DISEO Y ESTILOS DE UN GRFICO

SI queremos personalizar rpidamente un grfico, el mtodo ms comn es usando la ficha
Diseo con sus grupos Diseos de grfico y Estilos de diseo. Por ejemplo, con el grupo Diseos
de grfico podr variar los diversos elementos de grficos que existen mientras que en Estilos
de grfico podr cambiar los esquemas de colores.
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368
16.15. SELECCIONANDO UN DISEO DE GRFICO

El grupo Diseos de grfico presenta una galera con diferentes combinaciones de los elementos
de un grfico. Estos elementos van desde la un ttulo hasta la posicin de una leyenda.
Dependiendo del tipo de grfico seleccionado, podr elegir diversas combinaciones.
La siguiente imagen muestra un grfico con el Diseo 5. Este diseo presenta un Ttulo principal
para el grfico y un ttulo para el eje vertical. Adems presenta una tabla de datos con las series
(como filas) y categoras (como columnas).
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16.16. SELECCIONANDO UN ESTILO DE DISEO

En el grupo Estilos de diseo encontrar una variacin de estilos predefinidos que puede aplicar
a su grfico. Dependiendo del tipo de grfico esta galera podra variar en sus diseos.
Cuando selecciona su grfico, a la derecha del mismo aparece un botn con el cono de un pincel,
si hace clic en se botn aparecer tambin la galera de estilos de diseo.
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1.3. INICIANDO SESIN EN OFFICE 2013 DESDE LA BIENVENIDA

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1.4. INICIAR UNA APLICACIN DE OFFICE 2013

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Para ingresar a algn programa de Office 2013 siga estos pasos:

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1.5. LA INTERFAZ DE OFFICE 2013

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1.7. LA BARRA DE HERRAMIENTAS DE ACCESO RPIDO

A la derecha de la barra de herramientas de acceso rpido se encuentra una flecha de

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Modo tctil: Permite activar el comando Modo tctil en la barra de herramientas de

Ms comandos: Desde esta opcin podr activar el cuadro de dilogo Opciones de

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Mostrar debajo de la cinta de opciones: Permite mover la barra de herramientas de

1.8. LA CINTA DE OPCIONES

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1.10. LA MINIBARRA DE HERRAMIENTAS

1.11. VISTA PRELIMINAR EN VIVO (LIVE PREVIEW)

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1.12. LA BARRA DE ESTADO

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1.14. LAS RESOLUCIONES

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Con cualquier resolucin, si reduce el tamao de la ventana, se llega a un tamao en el que

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2 En la ventana flotante, en el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para su base de

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1.17. GUARDAR UN ARCHIVO NUEVAMENTE

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