Especial

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Qu es la

Reunin S&OP
Por: Diego Luis Saldarriaga Restrepo
Director de Operaciones y Logstica Grupo Familia
diegosr@familia.com.co
@dsaldarriagar

(Sales and Operation Planning -

Planeacin de Ventas y Operaciones)?
Estos encuentros son muy importantes para que las empresas
tengan una mayor coordinacin en lo relacionado con los
niveles de fabricacin y demanda, buscando que haya
un balance entre estos dos factores. Acompasar lo que el
cliente quiere con lo que la empresa puede ofrecerle bajo un
concepto de sincronizacin y productividad es el fin mismo
de los escenarios de planeacin tctica como el S&OP.
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Expertos definen el S&OP como el se que los datos recibidos y actualiza- ciente de las operaciones enfocadas
proceso en el que se toman decisio- dos en Excel pueden ser una fuente al S&OP y un conocimiento total por
nes con el apoyo de un plan viable perfectamente vlida para que la re- parte de las diferentes reas implica-
que pretende alcanzar un equilibrio unin sea productiva). das.
entre la demanda y la produccin a
travs del mejoramiento de la comu- La informacin debe integrarse para En los Grfico No.1 y No.2 se mues-
nicacin. generar una serie de indicadores de tra el esquema genrico de la reunin
desempeo que han sido definidos S&OP. El objetivo principal es poder
De esta manera ser posible cumplir previamente. contrastar lo que el mercado debe
con las metas particulares y globales recibir con lo que la compaa puede
que se haya planteado la organiza- Teniendo en cuenta lo anterior han entregar. Se debe tener en cuenta que
cin. surgido en el mercado diferentes apli- siempre se presentan restricciones
caciones de S&OP que ofrecen dife- que estn presentes en la empresa o
Con el paso del tiempo este sistema de rentes ventajas y desventajas. Algunas en el mercado, dichas restricciones
planeacin ha ido ganando relevancia de estas herramientas son: deben ser evaluadas y salvadas en
en las empresas sin importar su ta- este escenario. Acompasar lo que el
mao porque brinda soporte al pro- Logility. mercado quiere con lo que la empresa
ceso de toma de decisiones, mediante est dispuesta a ofrecer el fin mismo
reuniones operativas y ejecutivas que Adexa. de estos escenarios de planeacin
generan beneficios como: tctica.
John Galt Solutions.
Reduccin del stockout en los alma- En trminos ms generales el objetivo
cenes de distribucin. Aspentech. de estas reuniones estratgicas es sin-
tonizar a los participantes con la visin
Incremento del nmero de das de Kinaxis. que se tiene del negocio y acercarse a
cobertura (producto en inventario / una mayor eficiencia operativa que se
demanda diaria solicitada) en los pun- Infosys. alcanza a travs de la ofertacin(sic)
tos de venta. de los productos que demanda el
Avercast. mercado para garantizar un abasteci-
Disminucin de los costos de pro- miento sin contratiempos y a un costo
duccin, almacenaje y transporte. I2 Technologies. razonable.

Mayor adherencia de los planes de Pese a que hay una amplia gama de Los objetivos especficos de este esce-
produccin a la demanda. opciones informticas, los expertos nario de planificacin tctica son:
aseguran que ninguna de estas solu-
Muchos especialistas sealan que ciones sern tiles hasta que no se d Visualizar - mes a mes cul puede
para que las reuniones S&OP logren una reestructuracin planeada y efi- ser el comportamiento de las ventas y
mayores resultados es reco- la capacidad de produccin.
mendable hacer uso de una pla-
taforma tecnolgica que apoye Dar a conocer la gestin de
esta prctica, puesto que esta En la actualidad una de demanda.
planeacin est a cargo de la
integracin y sincronizacin de
los datos generados por diver-
las prcticas de mayor Definir el adelanto o aplaza-
miento de promociones y/o es-
sas aplicaciones informticas trategias de mercadeo.
que se manejan en la compa- relevancia es la realizacin
a; sin embargo la experiencia Establecer el adelanto o apla-
muestra que aunque las pla-
taformas tecnolgicas pueden
de esta clase de reuniones, zamiento de programas de pro-
duccin.
entregar un solo set de datos y
mantener la informacin en l- puesto que ellas tienen Determinar qu se va a produ-
nea, para lograr los resultados cir y conocer su impacto en los
no necesariamente se necesita un alto impacto en lo que inventarios y nivel de servicio.
un sistema de informacin por-
que las reuniones S&OP son
ms que una herramienta de
se refiere al apoyo de Revisar cmo van las ventas
del mes actual y tomar deci-
informacin, es un sistema de siones necesarias para cumplir
sincronizacin de las diferentes medicin y control. el presupuesto y los niveles de
entes que asisten (puede decir- servicio.
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Esquema S&OP se establece una lista completa de las

reas que deben asistir.

Cunto debe durar: se sugiere un

da completo para cada negocio, aun-
que si slo se dispone de medio da es
tiempo suficiente.

Qu entradas de informacin se re-

quieren: el pronstico de la demanda,
la gestin de demanda, las restriccio-
nes del abastecimiento y los indicado-
res de gestin.

Qu informacin sale: la gestin de

demanda consensuada, los planes de
abastecimiento, planes de produccin
y los planes de accin que se van a
ejecutar de las oportunidades identifi-
cadas en la reunin.

Grfico No.1 Agenda de la reunin S&OP:

Posibilitar un mejor servicio a los Cundo hacerlas: en la primera o se- Revisin del Desempeo:
clientes. gunda semana del mes es el momento
ms adecuado. Se podr revisar lo que Produccin Vs. Planeado.
Permitir una mejor ejecucin de los pas en el periodo anterior -aunque
planes de negocio. esto ya no es lo importante-, planear el Niveles de inventarios.
periodo siguiente y tomar las acciones
Asegurar planes integrados realistas. para corregir situaciones del periodo Ventas vs Pronstico.
actual.
Algunos arreglos para la planificacin Revisin de casos de ventas perdi-
de la reunin S&OP son: Quines deben asistir: ms adelante das.

Calendario detallado de S&OP

Grfico No.2
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Para que las

reuniones S&OP logre
mayores resultados
es recomendable
hacer uso de
una plataforma
tecnolgica que
apoye esta prctica.
Plan de Ventas: Das de inventario. reuniones para que puedan evaluar las
cifras presentadas por cada rea con
Revisin y ajuste de los planes mes Balanceo del stock. una visin externa y objetiva y adems
1. retroalimentar al equipo de la reunin
Produccin: con informacin de primera mano de
Pronstico mes 2. las vicisitudes del negocio.
Utilizacin de la capacidad.
Gestin de demanda. Invitar al personal adecuado para ha-
Cumplimiento de la programacin cer parte del grupo S&OP. La recomen-
Mps mes 2. de produccin (adherencia al plan de dacin del autor es que se invite a la
produccin). mayor parte de ejecutivos que tengan
Introduccin de nuevos productos. acceso a informacin significativa, sin
Cumplimiento del plan de compras caer en el exceso de que la reunin se
Anlisis de capacidad. (dentro del programa). torne lenta y poco productiva; al menos
las siguientes reas deberan estar re-
Programacin de la maquila. Puede decirse entonces que en la ac- presentadas en esta reunin:
tualidad una de las prcticas de ma-
Indicadores de gestin. yor relevancia es la realizacin de esta Gerente del negocio.
clase de reuniones, puesto que ellas
Demanda. tienen un alto impacto en lo que se Gerente de abastecimiento.
refiere al apoyo de medicin y control.
Forescast accuracy. Debido a esto los profesionales del sec- Responsables del plan promocional
tor han ido redefiniendo la manera en de cada negocio.
Plan de demanda. la que se llevan a cabo estos encuen-
tros y el seguimiento que se debe dar Gerente financiero.
Niveles de Servicio. posteriormente a los mismos.
Gerente de manufactura.
Fill rate. La experiencia del autor liderando estos
procesos le permiten presentar algunos Gerentes de plantas de produccin.
Pedidos perfectos. elementos o consejos importantes a fin
de obtener el mejor provecho de estos Gerente de ventas.
Ventas perdidas. escenarios de planificacin son:
Gerentes de mercadeo.
Niveles de Inventarios: Todas las reas funcionales que
tengan que ver con el desarrollo de Gerente de logstica con sus repre-
Inventario Total en $ los negocios deben asistir. Es funda- sentantes de servicio al cliente y con
mental algunos miembros del equipo el responsable de la planificacin de la
Rotacin del inventario. directivo de ms alto nivel asista a las produccin (MRP1, MRP2, CRP3).
1
MPS - Master Production Schedulle (Plan Maestro de Produccin).
2
MRP - Material Requeriment Planning (Planeacin de los Requerimientos de Materiales).
3CRP - Capacity Requeriment Planning (Planeacin de los Requerimientos de Capacidad).
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Considerar los datos emitidos por di- Planeacin de Ventas y Operacin

ferentes reas. Aunque no es posible
reunir todos los departamentos de la
compaa, s se debe tratar de escu-
char las inquietudes que surjan tanto
en la planta como en el almacn o en
la administracin. Como ya se dijo, en
estas reuniones participan reas como
marketing, planeacin de demanda y
operaciones y ventas y son muy impor-
tantes los departamentos de compras y
mantenimiento porque pueden aportar
datos significativos para planear la ca-
pacidad de operacin o produccin de
la compaa.

Definir una comunicacin abierta en-

tre los departamentos internos.

Entregar previamente a la reunin

un S&OP Report, este informe debe
contener el resumen del desempeo
del negocio en el pasado y una pro-
puesta del desempeo operativo en
los prximos tres meses y tiene que
incluir toda la informacin que se re-
quiere de las diferentes reas. Si se Grfico No.3
quiere armonizar todos los datos me-
diante la demanda planteada es ne- que el cliente desea en el tiempo que organizaciones.
cesario contar con registros, niveles lo desea y a unos costos razonables y
de suministros, reportes de ventas y competitivos. El documento citado menciona que la
faltantes, aspectos financieros y pro- planeacin de operaciones y ventas
nsticos estadsticos. La sincronizacin de las operaciones permite que los ejecutivos logren un
llega a crear un ambiente ejecucin equilibrio entre diferentes factores in-
Las reuniones pre S&OP o Mini con resultados importantes logrando dependientes que existen en las em-
S&OP. Un encuentro de este tipo es motivacin y entusiasmo a travs del presas:
prerrequisito para estructurar, contras- trabajo en equipo.
tar y validar los datos definitivos de de- Demanda y oportunidades de abas-
manda y capacidad que se llevarn a Las firmas Deloltte y LOGILITY crearon tecimiento del mercado.
la reunin final. un documento llamado The Approach
to S&OP, en el cual aseveran que esta Servicio al cliente.
Presentar cualquier cambio en los clase de procesos agregan resultados
planes financieros, el anlisis de la gracias a la conexin de labores de pla- Inversiones en inventario.
competencia, la investigacin de mer- neacin tctica.
cado y la oferta Vs. la demanda. Capacidades de produccin.
Para estas entidades los procesos
Involucrar a todo el equipo. Es fun- S&OP corresponden al esquema que Disponibilidad de aprovisionamien-
damental tener claro que es muy se plantea en el Grfico No.3. to.
probable que no sea fcil llegar a un
consenso entre demanda, oferta y ren- Note cmo esquematizan los proce- Distribucin.
tabilidad. sos de planeacin de aspectos como
demanda, inventarios y suministros y La meta final es determinar qu tan
Implementar mtricas asertivas y el escenario de S&OP como si fueran bien se estn manejando los recursos
reales. El hecho de establecer metas una caja de velocidades con piones de la empresa para poder satisfacer
irreales alejar a la compaa de su adecuadamente sincronizados y que con rentabilidad la demanda de los
objetivo inicial. Adems es necesario deberan ser lubricados con un aceite clientes.
imponer un plan de accin que sea (que sera la informacin y los resul-
alcanzable para todos y que permita tados); esta es una analoga perfecta A continuacin se presentan los cinco
llegar a la meta comn: entregar lo para lo que es la reunin S&OP en las pasos que segn Deloltte y LOGILITY
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permitirn un mayor y ms eficiente marketing y servicio al cliente. mitigacin que deben ser escaladas.
acercamiento al S&OP:
Esta colaboracin es fundamental para Mientras los equipos encargados de
lograr una mayor precisin en los pro- manejar la demanda y el abasteci-
Paso 1: Realizar una Revisin nsticos. miento tienen presente los objetivos
del Portafolio de la empresa es posible que se pre-
senten sesgos optimistas y pesimistas
Se trata de examinar con regularidad Paso 3: Sincronizar el al respecto.
los planes de produccin actuales, Abastecimiento y la Capacidad
la introduccin de nueva mercanca Al reunir dichos grupos es posible sin-
(NPI4) y el retiro de tems. Consiste en desarrollar alternativas de cronizar el horizonte de la planeacin
tiempos de inventario, produccin y y alinear las actividades con los objeti-
En este punto se deben considerar las distribucin para poder cubrir los es- vos corporativos.
siguientes preguntas: cenarios de demanda, incluyendo las
implicaciones financieras. Este es un paso especialmente crucial
Qu productos deben introducirse para el mejoramiento de la colabora-
en el mercado? La habilidad de analizar diferentes op- cin entre las empresas que operan
ciones de aprovisionamiento es fun- en silos.
Cundo debe hacerse esta entra- damental para satisfacer los planes
da? de demanda y explorar el impacto de Tambin se debe tener en cuenta que
diversos factores en la inversin en en este paso es necesario balancear
Qu tems deben descontinuarse? inventarios, ingresos, ganancias, capa- las mtricas principales Vs. los objeti-
cidad de utilizacin y niveles de servi- vos financieros de la organizacin.
Existe algn inconveniente con cio.
artculos maduros que estn en el
portafolio?
Paso 5: Conducir la Reunin
Paso 4: Crear un Plan S&OP Ejecutiva S&OP
Este anlisis es importante porque es
necesario comprender factores como: Este punto comprende la alineacin Se define como la revisin ejecutiva
el acortamiento en el ciclo de vida de de planes comprensibles de inventa- de los planes de ventas, inventario y
los productos, el incremento de la es- rios y produccin, la identificacin de produccin e incluye la integracin de
pecificidad de los requerimientos de problemas/riesgos y las estrategias de la planeacin tctica y los sistemas de
los clientes, la habilidad para pla- ejecucin.
near un portafolio ms dinmico y
el impacto de esto en las ventas, El autor sugiere tener en cuenta
produccin, inventario y finanzas. Expertos definen el S&OP que:

Paso 2: Sincronizar como el proceso en el Las ejecuciones son sobre las

decisiones de esta reunin y es-
las Predicciones y la que se toman decisiones tas determinaciones no se pue-
den variar. Si se necesita tomar
Perspectiva Financiera con el apoyo de un plan otra decisin se debe citar a una
nueva reunin S&OP.
Se debe llegar a unos pronsticos
consensuados que combinen los viable que pretende De cada sesin se levantar un
planes de ventas, mercado y de acta (responsable: logstica).
los clientes y que tengan en cuen- alcanzar un equilibrio
ta cualquier diferencia que estos Obligatoriedad de la asisten-
puedan tener con los objetivos fi- entre la demanda y la cia.
nancieros de la compaa.

La relevancia de este punto radi-

produccin a travs Cuando se cumpla una tarea o
accin se debe enviar un e mail
ca en que aunque la base de las
predicciones es un buen punto de
del mejoramiento de la informando el cumplimiento.

partida es necesario potenciarlas

con perspectivas originadas des-
comunicacin. Las decisiones de la reunin se
respetan independientemente de
de los departamentos de ventas, los que asistan.

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New Product Introductions.