SICAU Matriculacion

SICAU
SISTEMA INFORMATICO DE CONTROL ACADEMICO

UNIVERSITARIO
INSTRUCTIVO DE
INSCRIPCIN Y MATRICULACIN
EN EL SICAU
2017
Ideas&Bits
@SICAU SISTEMA INFORMATICO DE CONTROL ACADEMICO UNIVERSITARIO
Contenido
1. INTRODUCCION.............................................................................................................................. 1
2. PROCESO DEL ASPIRANTE, ADMITIDO Y ESTUDIANTE ........................................................... 2
1.1 Acceso a la pgina del SICAU ................................................................................................ 2
1.2 Activacin de Cuenta de Usuario para Aspirantes o provenientes de otra Universidad ........... 3
1.3 Para Ingresar a la cuenta del SICAU ....................................................................................... 4
1.4 Actualizacin de Datos Personales y Socioeconmicos (Obligatorio) ..................................... 5
1.5 Inscripcin de la matrcula en el SICAU .................................................................................. 9
1.6 Cuenta bancara de la UTEQ ................................................................................................ 12
1.7 Recepcin de Comprobantes de Inscripcin y Documentos .................................................. 12
1.7.1 Quienes tienen cupo para la Nivelacin ....................................................................... 12
1.7.2 Quienes ingresen a la UTEQ por primera vez y que NO reflejan valores a pagar ............. 13
1.7.3 Quienes ingresen a la UTEQ por primera vez y que SI reflejan valores a pagar.............. 14
1.7.4 Estudiantes matriculados anteriormente en la UTEQ y que SI reflejan valores a pagar.... 14
1.7.5 Estudiantes matriculados anteriormente en la UTEQ y que NO reflejan valores a pagar.. 15
1.8 Plazos para entrega de Comprobantes de Matrculas ........................................................... 15
1.9 Consideraciones Generales .................................................................................................. 15
1.9.1 Fundas plsticas transparentes para hojas tamao Oficio ................................................ 15
1.9.2 Sobre atencin en las oficinas administrativas del SICAU ................................................ 16
1.9.3 Sobre prdida de gratuidad .............................................................................................. 16
1.9.4 Sobre perdida de Unidades de Aprendizajes por segunda ocasin .................................. 16
1.9.5 Cmo saber si un estudiante est matriculado? ............................................................. 16
1.9.6 Cmo imprimir nuevamente el Comprobante de Inscripcin vigente? ............................ 18
ii
1. INTRODUCCION
El presente instructivo describe el proceso para inscribirse y matricularse a travs del
internet en el Sistema de Informacin de Control Acadmico Universitario (SICAU) de la
UTEQ.
El proceso consta de las siguientes partes:
Aspirante, admitido y estudiante:
El aspirante, admitido y estudiante, a travs del SICAU realizar los pasos para
inscribirse y matricularse en la UTEQ.
Aspirante: Personas que obtuvieron un cupo para la Nivelacin en la UTEQ

Admitido: Aspirantes que aprobaron la Nivelacin en la UTEQ
Estudiante: Admitidos que se encuentran matriculados Pregrado en la UTEQ
Ventanillas de la Unidad de Admisin y Registro:
La Unidad de Admisin y Registro de la UTEQ por medio de sus ventanillas de

atencin a estudiantes, receptar los fsicos de los documentos y requisitos para
proceder a registrar las matrculas de los aspirantes, admitidos en la nivelacin,
estudiantes provenientes de otras Universidades y a los estudiantes que tengan
valores a pagar en sus comprobantes de inscripcin. Finalizarn registrando al
estudiante como matriculado.
Administracin del SICAU:
La administracin del SICAU de la UTEQ por medio del servicio de correo electrnico,
receptar el digital de los documentos de estudiantes que no presentan valor a
cancelar en sus comprobantes de inscripcin. Finalizarn registrando al estudiante
como matriculado.
Nota: En cualquier caso, para ingresar al SICAU es necesario utilizar el usuario y

contrasea asignados en el mismo.
Administracin SICAU - Pgina 1 de 19

2. PROCESO DEL ASPIRANTE, ADMITIDO Y ESTUDIANTE
1.1 Acceso a la pgina del SICAU
El proceso de inscripcin y matriculacin se realizar mediante el SICAU, al mismo que se

puede acceder a travs del link SICAU ubicado en la parte inferior izquierda de la pgina
principal de la UTEQ www.uteq.edu.ec, tal como se muestra en la siguiente figura:
Se mostrar la siguiente ventana del SICAU

1.2 Activacin de Cuenta de Usuario para Aspirantes o provenientes de otra

Universidad
En caso de ser nuevo en la UTEQ, aspirante, exonerados o proveniente de otra

Universidad, debe activar su cuenta de usuario de la siguiente mantera:
Dar clic en Validacin de Informacin:
Aparecer la siguiente pantalla para ingresar su nmero de cdula
Luego dar clic en el botn Verificar Informacin, y en la siguiente pantalla deberemos

ingresar nuestra direccin de e-mail (correo electrnico):

NOTA IMPORTANTE: El E-mail debe ser vlido y de uso frecuente del interesado.
Luego de digitar la direccin de correo electrnico debe dar clic en el botn Actualizar.
El SICAU enviar un mensaje de verificacin al correo ingresado. Deberemos dar clic en

el link ACTIVAR USUARIO, para activar nuestra cuenta
Luego de dar clic deber aparecer el siguiente mensaje:
Esto indica que se realiz la activacin correctamente de su cuenta en el SICAU.
El sistema asignar de forma automtica como usuario y contrasea su nmero de

identificacin personal (nmero de cdula o pasaporte).
1.3 Para Ingresar a la cuenta del SICAU
Para ingresar a su cuenta deber dar clic en INGRESAR:

Luego aparecer la pantalla donde debe ingresar el usuario y la contrasea:
Ingrese su Usuario y Contrasea.
El usuario y contrasea automticamente es su nmero de identificacin personal (nmero

de cdula o pasaporte), la misma que se recomienda cambiar posteriormente.
Luego deber dar clic en el botn Ingresar.
Una vez que ha ingresado a su cuenta aparecer un men de opciones al lado izquierdo
de la pantalla:
1.4 Actualizacin de Datos Personales y Socioeconmicos (Obligatorio)
Una vez que ingres a su cuenta, debe realizar la actualizacin de datos personales y
socioeconmicos de manera obligatoria, antes de acceder al proceso de inscripcin y
matriculacin, para ello debe dar clic en Informacin Personal y luego en Ingresar,
como se muestra en la siguiente figura:

Luego debe proceder a llenar los datos como se solicita, dar clic en el botn Seguir
Luego aparecer la pantalla para subir la foto que se imprimir en el comprobante de

matrcula y en el carnet estudiantil.
Dar clic en el botn Seleccionar imagen.

Escogemos la fotografa y damos clic en Abrir.
IMPORTANTE: La fotografa debe ser tipo carnet. No se aceptarn fotografas de cuerpo

entero, de diferentes colores, junto con animales, ni nada que altere la calidad formal de
la imagen, caso contrario no se aceptarn los comprobantes de inscripcin.
Luego aparecer la fotografa seleccionada en la pantalla, da clic en el botn Seguir.
NOTA: Si no est conforme con la fotografa seleccionada, puede dar clic en Cambiar o
Remover, y volver a realizar el proceso de seleccin de una nueva fotografa.

Aparecern las siguientes pantallas donde deben ingresar la informacin que se solicita,
luego dando clic en SEGUIR para avanzar:
Al finalizar el ltimo formulario, le mostrar el siguiente mensaje: Informacin personal

actualizada correctamente, lo cual indica que ha culminado el proceso de actualizacin
de datos con xito.

1.5 Inscripcin de la matrcula en el SICAU
Una vez concluido el proceso de Actualizacin de Datos, puede proceder con la inscripcin
dando clic en el la opcin Matrculas y luego en el botn Ingresar a Matricularse.
Luego da clic en Registrar, en la carrera en la cual desea inscribirse.
Aparece un listado de las materias que puede tomar en el vigente periodo lectivo:

Debe escoger las materias que desea tomar en este vigente periodo acadmico y los
paralelos en los cuales las desea ver:
Debemos ser muy cuidadosos al momento de escoger las materias y los paralelos, tome
en cuenta las siguientes recomendaciones:
Para el caso de aspirantes a nivelacin, deben escoger todas las materias

que aparecern al momento del registro y seleccionar el mismo paralelo.
Consulte su pensum de estudios (con los respectivos prerrequisitos) y el horario

de clases, para tomar una mejor decisin sobre las materias a escoger.
Para admitidos y estudiantes, es recomendable escoger primero las materias de

cursos inferiores.
Para los casos de estudiantes con segunda matrcula en alguna materia, es

importante seleccionar prioritariamente la materia pendiente, y dejar de lado la del
curso superior si hay cruce de horas.
Si escoge todas las materias de un semestre, verifique que todas las materias
estn en el mismo paralelo para evitar choque de horarios.
Si no est seguro de la eleccin que debe tomar, no culmine el proceso, abandone

la pgina hasta que se asesore correctamente, ya que una vez concluido el
proceso el sistema se bloquea.
Si en lugar del paralelo est NO SE ABRE significa que este periodo no hay
docente asignado a esa materia, por lo tanto no podr escogerla.
Es recomendable que los estudiantes incluyan los Proyectos Integradores, entre

las materias que se les presenten.
Luego de escoger las materias y paralelo haga clic en el botn Verificar Horario al final
de la pgina, como se muestra en la siguiente figura:

En caso de cruce de horas el sistema le mostrar un mensaje, en ese caso debe dar clic
en Regresar y arreglar el inconveniente. En caso de no haber inconvenientes deber
dar clic en Finalizar.
Despus de este proceso se mostrar la siguiente pantalla, donde deber dar clic en el
botn Imprimir registro de matrcula:
Luego de dar clic en Imprimir Registro de Matrcula aparecer el Comprobante de

Inscripcin, que es uno de los requisitos para legalizar la matrcula.
Deber imprimir el comprobante de inscripcin generado y firmarlo al final, como lo hace

en su documento de identificacin, para luego continuar con el proceso de entrega de
documentos que se indica en el numeral 1.7 Recepcin de Comprobantes de Matrcula
y Documentos en la pgina 12 de este instructivo.

La informacin ms relevante del comprobante es la siguiente:
Datos personales del estudiante
Fotografa del estudiante (tipo cdula o carnet)
El valor a cancelar (en casos que los genere).
Las Unidades de Aprendizaje que escogi.
El tipo de matrcula.
Datos sobre la cuenta bancaria de la UTEQ.
1.6 Cuenta bancara de la UTEQ
Una vez impreso el Comprobante de Matrcula y en caso de tener valores a cancelar, debe
proceder al respectivo depsito en la cuenta bancaria de la universidad:
Cuenta Corriente del BANCO BANECUADOR
Nmero Cuenta: 0240065674
Nombre Cuenta: INGRESOS-UTEQ
De no tener valores a cancelar, no es necesario que se acerque a la institucin bancaria.
1.7 Recepcin de Comprobantes de Inscripcin y Documentos
1.7.1 Quienes tienen cupo para la Nivelacin

Los aspirantes que tienen un cupo para el curso de Nivelacin en la UTEQ, debern
acercarse a las ventanillas de la Unidad de Admisin y Nivelacin, con los siguientes
requisitos:
Comprobante de Inscripcin emitida por el SICAU, firmado por el estudiante

(original y 2 copias).

Copia de Cdula actualizada y certificado de votacin vigente (a color)

Copia del Pasaporte (en caso de extranjeros).
Original y copia del acta de grado refrendada que lo acredite como bachiller de la
Repblica
1 foto tamao carnet actualizada (vestimenta formal)
Deber entregar los documentos fsicos con las dos (2) fundas plsticas
transparentes tamao OFICIO (Revisar numeral 1.9.1 Fundas plsticas
transparentes para hojas tamao Oficio de este Instructivo).
Importante: Si los documentos presentados NO estn correctamente entregados,

sern devueltos al estudiante, para que presente nuevamente, para el caso de
documentos que se encuentran en orden y correctamente, se proceder a
registrar la matrcula. Considere lo dispuesto en este instructivo, para evitar
inconvenientes en el proceso de matriculacin.
1.7.2 Quienes ingresen a la UTEQ por primera vez y que NO reflejan valores a
pagar
Los admitidos que provienen de nivelacin o estudiantes que vienen de otras

Universidades, debern acercarse a las ventanillas de la Unidad de Admisin y Nivelacin,
con los siguientes requisitos:

Copia de Cdula actualizada (a color)
Copia Carnet de refugiado o copia de pasaporte (en caso de extranjeros)
Certificado Mdico otorgado por un Centro de salud Pblica
Copia a color del Ttulo de Bachiller
1 Foto a color tamao carnet
Repblica
En caso de tener discapacidad, traer una copia del carnet del CONADIS
Deber entregar los documentos fsicos con las dos fundas plsticas
transparentes para hojas tamao Oficio de este Instructivo)

registrar la matrcula. Considere lo dispuesto en este instructivo, para evitar

1.7.3 Quienes ingresen a la UTEQ por primera vez y que SI reflejan valores a pagar
Los admitidos que provienen de nivelacin o estudiantes que vienen de otras

Universidades, debern acercarse a las ventanillas de la Unidad de Admisin y Nivelacin,
con los siguientes requisitos:

Depsito bancario original y 2 copias (para los casos en los que haya valores que
pagar).
Copia Carnet de refugiado o copia de pasaporte (en caso de extranjeros)
Certificado Mdico otorgado por un Centro de salud Pblica
Copia a color del Ttulo de Bachiller
1 Foto a color tamao carnet
Repblica
En caso de tener discapacidad, traer una copia del carnet del CONADIS
Deber entregar los documentos fsicos con las dos fundas plsticas
transparentes para hojas tamao Oficio de este Manual de Procedimiento)

registrar la matrcula. Si se detectaren inconvenientes posteriores como falsedad
o alteracin de alguno de los documentos recibidos, la universidad proceder a
anular la matrcula. Considere lo dispuesto en este instructivo, para evitar
1.7.4 Estudiantes matriculados anteriormente en la UTEQ y que SI reflejan valores

a pagar
Los estudiantes que ya se han matriculado anteriormente en la UTEQ, debern acercarse

a las ventanillas de la Unidad de Admisin y Nivelacin, con los siguientes requisitos:

Depsito bancario original y 2 copias (para los casos en los que haya valores que
pagar).
Importante: Si los documentos presentados NO estn correctamente entregados, sern

devueltos al estudiante, para que presente nuevamente, para el caso de documentos que
se encuentran en orden y correctamente, se proceder a registrar la matrcula. Si se
detectaren inconvenientes posteriores como falsedad o alteracin de alguno de los
documentos recibidos, la universidad proceder a anular la matrcula. Considere lo
dispuesto en este instructivo, para evitar inconvenientes en el proceso de matriculacin.

1.7.5 Estudiantes matriculados anteriormente en la UTEQ y que NO reflejan

valores a pagar
Si el Comprobante de Inscripcin que genera el SICAU NO refleja valores a pagar y usted

es estudiante matriculado anteriormente en la UTEQ, enviar el escaneado del
Comprobante de Inscripcin firmado y la cdula de ciudadana (a color), en un solo archivo
en PDF al correo matriculas@uteq.edu.ec donde deber esperar confirmacin.
El documento PDF, para enviarlo al correo matriculas@uteq.edu.ec, deber llevar como

nombre del archivo el siguiente formato:
# cdula-apellidos y nombres del estudiante en maysculas, ejemplo:
1205645879-JUEZ RODRIGUEZ ALBERTO ISIDRO.pdf
El ASUNTO del correo deber llevar los mismos datos que el nombre del archivo pero
antepuesto el nombre de la carrera, ejemplo:
ASUNTO: Ingeniera Industrial 1205645879-JUEZ RODRIGUEZ ALBERTO ISIDRO
Importante: Si la administracin del SICAU verifica que los documentos recibidos NO

estn correctamente enviados, se notificar respondiendo el problema por el mismo correo
electrnico del estudiantes, para el caso de documentos enviados correctamente, se
proceder a registrar la matrcula y se notificar al estudiante a su correo electrnico. Si
se detectaren inconvenientes posteriores como falsedad o alteracin de alguno de los
documentos recibidos, la universidad proceder a anular la matrcula. Considere lo
dispuesto en este instructivo, para evitar inconvenientes en el proceso de matriculacin.
1.8 Plazos para entrega de Comprobantes de Matrculas
Durante las matrculas ordinarias, el comprobante de matrcula junto con los dems
documentos requeridos, se receptarn en las ventanillas de la Unidad de Admisin y
Registro de la UTEQ (para los casos impresos), y en el correo electrnico
matriculas@uteq.edu.ec (para los casos digitales), hasta 3 das luego de vencido el plazo
de las matrculas ordinarias; el mismo procedimiento se llevar con las matrculas
extraordinarias y especiales.
Cumplido ese plazo no se receptarn documentos y la UTEQ no se responsabilizar de

valores depositados en la cuenta bancaria. Tampoco es obligacin de la UTEQ la
recepcin de documentos fuera de ese plazo.
1.9 Consideraciones Generales
1.9.1 Fundas plsticas transparentes para hojas tamao Oficio
Los estudiantes provenientes del curso de nivelacin o de otra universidad debern traer
dos fundas plsticas transparentes para hojas tamao OFICIO:

1.9.2 Sobre atencin en las oficinas administrativas del SICAU
No hay atencin de funcionarios del SICAU a estudiantes de forma personal. Toda

consulta, reclamo o sugerencia lo debern hacer los estudiantes al correo
sicau@uteq.edu.ec, indicando su nmero de cdula, nombres y apellidos completos, y el
problema, reclamo o sugerencia. Los administradores del SICAU le contestarn al mismo
correo electrnico. Incluya todos los datos que crea conveniente pero sea breve y conciso
en la explicacin de su inconveniente.
1.9.3 Sobre prdida de gratuidad
Solo deben salir valores a pagar en las siguientes situaciones:
1. Cuando se est matriculado en materias por segunda o tercera ocasin
2. Cuando est matriculado en menos del 60% de los crditos posibles

correspondiente a un semestre, es decir, cuando se matricula en pocas materias
de un semestre.
3. Cuando realiza un cambio de carrera sin homologacin
4. Cuando se matricula a una tercera carrera o ms
5. Cuando se matricula en dos carreras del el mismo perodo acadmico vigente, en

este caso pierde gratuidad en una carrera.
6. Cuando se matriculan profesionales en una nueva carrera
Si usted considera que no debe pagar valor alguno, no pague hasta que confirme el valor
a pagar. Escriba un correo a sicau@uteq.edu.ec, para que le indiquen si su valor a pagar
est correcto. El correo debe ser enviado dentro de los plazos de matrculas.
1.9.4 Sobre perdida de Unidades de Aprendizajes por segunda ocasin
Si usted reprob una materia por segunda ocasin, deber realizar el procedimiento
correspondiente para solicitar autorizacin para Tercera Matrcula, a travs del instructivo
correspondiente que se encuentra en: http://ued.uteq.edu.ec/pdf/SICAU-
TerceraMatricula.pdf
1.9.5 Cmo saber si un estudiante est matriculado?
El estudiante para consultar si se encuentra matriculado, deber acceder a CONSULTA

DE NOTAS en la pgina principal del SICAU, como se muestra en la siguiente imagen:

Luego ingresar su nmero de cdula de ciudadana o pasaporte en Cdula Estudiante

y dar clic en el botn Listar matrculas.
En la pantalla siguiente se mostrar la carrera con las materias seleccionadas en el

proceso de inscripcin que realiz para el vigente perodo acadmico, donde adems
indicar el Nro. De matrcula (# Mat.), Paralelo (Par.), y al final el estado que deber
mostrar MATRICULADO, como se aprecia en la siguiente imagen:

1.9.6 Cmo imprimir nuevamente el Comprobante de Inscripcin vigente?
El estudiante para volver a imprimir el Comprobante de Inscripcin para el proceso vigente

de matriculacin, debe ingresar a Opciones y dar clic en Comprobantes, como se
muestra en la siguiente imagen:
Una vez que da clic en Comprobantes, se mostrar una pantalla donde deber dar clic en
el botn Ingresar.
Esta opcin la podr utilizar, si usted ya se encuentra matriculado y necesita imprimir su

comprobante de matrcula.
La siguiente pantalla que se mostrar, le indicar su nombre y carrera, y deber dar clic
en Registrar
Al momento de dar clic en registrar, le aparecer una ventana flotante que le indicar lo
que muestra la siguiente imagen, debiendo dar clic en Aceptar.

Luego aparecer la pantalla con informacin del nmero de comprobante y las materias
que usted tiene en la inscripcin del perodo vigente de matriculacin, como se muestra a
continuacin en la siguiente imagen, debiendo dar clic en el botn Seguir.
Luego de dar clic en Seguir, se mostrar una pantalla con su informacin general
correspondiente al perodo actual de matriculacin y deber dar clic en el botn que dice
Imprimir comprobante de inscripcin, como se muestra en la siguiente imagen:
Se genera una pantalla nueva con el comprobante de inscripcin para que lo imprima
nuevamente, y realice el proceso de matriculacin.


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SISTEMA INFORMATICO DE CONTROL ACADEMICO

El proceso consta de las siguientes partes:

Aspirante, admitido y estudiante:

Aspirante: Personas que obtuvieron un cupo para la Nivelacin en la UTEQ

Ventanillas de la Unidad de Admisin y Registro:

La Unidad de Admisin y Registro de la UTEQ por medio de sus ventanillas de

Administracin del SICAU:

Nota: En cualquier caso, para ingresar al SICAU es necesario utilizar el usuario y

Administracin SICAU - Pgina 1 de 19

2. PROCESO DEL ASPIRANTE, ADMITIDO Y ESTUDIANTE

1.1 Acceso a la pgina del SICAU

El proceso de inscripcin y matriculacin se realizar mediante el SICAU, al mismo que se

Se mostrar la siguiente ventana del SICAU

Administracin SICAU - Pgina 2 de 19

1.2 Activacin de Cuenta de Usuario para Aspirantes o provenientes de otra

En caso de ser nuevo en la UTEQ, aspirante, exonerados o proveniente de otra

Dar clic en Validacin de Informacin:

Aparecer la siguiente pantalla para ingresar su nmero de cdula

Luego dar clic en el botn Verificar Informacin, y en la siguiente pantalla deberemos

Administracin SICAU - Pgina 3 de 19

El SICAU enviar un mensaje de verificacin al correo ingresado. Deberemos dar clic en

Luego de dar clic deber aparecer el siguiente mensaje:

Esto indica que se realiz la activacin correctamente de su cuenta en el SICAU.

El sistema asignar de forma automtica como usuario y contrasea su nmero de

1.3 Para Ingresar a la cuenta del SICAU

Para ingresar a su cuenta deber dar clic en INGRESAR:

Administracin SICAU - Pgina 4 de 19

Luego aparecer la pantalla donde debe ingresar el usuario y la contrasea:

Ingrese su Usuario y Contrasea.

El usuario y contrasea automticamente es su nmero de identificacin personal (nmero

Luego deber dar clic en el botn Ingresar.

1.4 Actualizacin de Datos Personales y Socioeconmicos (Obligatorio)

Administracin SICAU - Pgina 5 de 19

Luego aparecer la pantalla para subir la foto que se imprimir en el comprobante de

Dar clic en el botn Seleccionar imagen.

Administracin SICAU - Pgina 6 de 19

Escogemos la fotografa y damos clic en Abrir.

IMPORTANTE: La fotografa debe ser tipo carnet. No se aceptarn fotografas de cuerpo

Luego aparecer la fotografa seleccionada en la pantalla, da clic en el botn Seguir.

Administracin SICAU - Pgina 7 de 19

Al finalizar el ltimo formulario, le mostrar el siguiente mensaje: Informacin personal

Administracin SICAU - Pgina 8 de 19

1.5 Inscripcin de la matrcula en el SICAU

Luego da clic en Registrar, en la carrera en la cual desea inscribirse.

Administracin SICAU - Pgina 9 de 19

Para el caso de aspirantes a nivelacin, deben escoger todas las materias

Consulte su pensum de estudios (con los respectivos prerrequisitos) y el horario

Para admitidos y estudiantes, es recomendable escoger primero las materias de

Para los casos de estudiantes con segunda matrcula en alguna materia, es

Si no est seguro de la eleccin que debe tomar, no culmine el proceso, abandone

Es recomendable que los estudiantes incluyan los Proyectos Integradores, entre

Administracin SICAU - Pgina 10 de 19

Luego de dar clic en Imprimir Registro de Matrcula aparecer el Comprobante de

Deber imprimir el comprobante de inscripcin generado y firmarlo al final, como lo hace

Administracin SICAU - Pgina 11 de 19

La informacin ms relevante del comprobante es la siguiente:

Datos personales del estudiante