R-CO-01-2005. CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA.

Despacho de la
Contralora General de la Repblica a.i., a las once horas del tres de enero del dos mil cinco.----------

CONSIDERANDO

1 Que de acuerdo con los artculos 6 y 8 del Reglamento de Procedimientos Administrativos de

la Contralora General de la Repblica, Decreto Ejecutivo Nro. 27.974 del 28 de junio de
1999, la Relacin de Hechos es un documento que refiere los hallazgos de una investigacin
que llev a cabo alguna dependencia de la Contralora General de la Repblica, mediante el
cual se sealan hechos, actuaciones u omisiones eventualmente anmalos presuntamente en
perjuicio de la Hacienda Pblica, con indicacin de la normativa infringida y con mencin de
los funcionarios o exfuncionarios pblicos, que pueden figurar como presuntos responsables,
todo ello con el propsito de solicitar la apertura de algn procedimiento administrativo en el
que se determina la verdad real de los hechos.

2 Que de acuerdo al Manual General de Fiscalizacin Integral (MAGEFI), ese tipo de

investigacin se desarrolla primordialmente en la ejecucin de los procesos de fiscalizacin
de la Divisin de Fiscalizacin Operativa y Evaluativa y consiste en recopilar, evaluar y
acumular evidencia que permita comprobar posteriormente en un procedimiento
administrativo la verdad real de los hechos.

3 Que segn el Reglamento Orgnico de la Contralora General de la Repblica le corresponde

a la Divisin de Asesora y Gestin Jurdica llevar a cabo los procedimientos administrativos
que se deriven de las Relaciones de Hechos producto de los procesos de fiscalizacin cuando
se considere que deben tramitarse en esta sede.

4 Que en vista de las funciones sealadas anteriormente, la Divisin de Fiscalizacin Operativa

y Evaluativa y la Divisin de Asesora y Gestin Jurdica constituyeron una comisin
interdisciplinaria para definir, de comn acuerdo, las caractersticas de fondo y forma que
debe tener la Relacin de Hechos para solicitar la apertura de algn procedimiento
administrativo.

Por tanto,

RESUELVE

I. Hacer del conocimiento de los Gerentes de la Divisin de Fiscalizacin Operativa y

Evaluativa y de la Divisin de Asesora y Gestin Jurdica que a partir del 10 de enero
de 2005, las Relaciones de Hechos que se formulen producto de una investigacin,
debern contar con las caractersticas de fondo y forma que se detallan en el documento
adjunto. Lo anterior ser un requisito necesario para poder dar trmite a las gestiones
de apertura de procedimientos administrativos en la Contralora General de la
Repblica.

Tel. (506) 220 3120

Fax. (506) 220 4385
http://www.cgr.go.cr Apdo. 1179-1000, San Jos, Costa Rica
Correo Electrnico: inforcgr@sol.racsa.co.cr
 2

II. Cada Divisin se encargar de dictar polticas que fomenten la aplicacin del nuevo
documento de Relacin de Hechos por parte de sus respectivos funcionarios.

Comunquese.

Marta Acosta Ziga

Contralora General de la Repblica a.i.

/mgz

Tel. (506) 220 3120

Fax. (506) 220 4385
http://www.cgr.go.cr Apdo. 1179-1000, San Jos, Costa Rica
Correo Electrnico: inforcgr@sol.racsa.co.cr
 CARACTERSTICAS DE CALIDAD
|

RELACIN DE HECHOS

1. Introduccin A partir del marco conceptual del modelo de fiscalizacin de la Contralora

General de la Repblica (CGR), el Manual General de Fiscalizacin Integral
(MAGEFI) estableci los insumos y las actividades principales que conllevan los
distintos procesos que se ejecutan en la CGR y los productos que deben generar,
con el fin de guiar el desempeo de los funcionarios y procurar un trabajo
sistmico e integrado de las distintas unidades que conforman el rgano
Contralor, lo que resulta en un incremento de la eficiencia de las operaciones y
mejoras en el desempeo del personal.

Los procesos contenidos en ese Manual deben ser complementados con otras
guas de trabajo, que definan los procedimientos pertinentes para la ejecucin de
las distintas actividades.

Como parte de lo anterior, con el Manual de Procesos de la CGR se pretende un

mayor nivel de especificidad, al describir para cada proceso su propsito, alcance,
referencias, abreviaturas, responsables, descripcin y secuencia lgica de las
actividades (mapa de proceso).

Siguiendo con la orientacin sistmica de procesos el Manual de Productos de la

Divisin de Fiscalizacin Operativa y Evaluativa de la Contralora General de la
Repblica, viene a ser complemento de los documentos supracitados, al
incorporar diferentes productos que emite la DFOE y su finalidad, en trminos
generales, es poner en conocimiento de sus funcionarios una serie de
caractersticas de calidad de los productos que lo conforman, las cuales deben
ser observadas en su elaboracin con el propsito de incrementar los estndares
de calidad.

De esta manera este documento se emplear para lograr uniformidad en la

elaboracin de la Relacin de Hechos (RH), para ello se estratifican las
caractersticas de calidad de ese producto en dimensiones comunes como:
contenido, forma, participantes (del proceso), los posibles usuarios (o
destinatarios), insumos, requerimientos especiales de calidad y otras
caractersticas afines, que no necesariamente se pueden ubicar dentro de las
dimensiones descritas anteriormente.

2. mbito de Los lineamientos contenidos en el presente documento sern aplicables a la

aplicacin elaboracin y seguimiento de las Relaciones de Hechos que emite la Divisin de
Fiscalizacin Operativa y Evaluativa de la Contralora General.

3. Concepto de La Relacin de Hechos es un documento que compila una serie de hechos, actos,
Relacin de Hechos acciones y omisiones que se encuentran ligados por un nexo de causalidad a una
falta administrativa o nulidad contra la Hacienda Pblica, generadora de
responsabilidad disciplinaria, civil o de nulidad absoluta evidente y manifiesta de
DAGJ-DFOE-ST 3220-NIP-RH-01
Actualizado al: 3/1/2005
Versin 1.1
 CARACTERSTICAS DE CALIDAD
Relacin de Hechos

actos o contratos. Esa relacin de causalidad, es un requisito sine qua non para el
surgimiento de la responsabilidad (disciplinaria o civil) o nulidad, ya que
materialmente se puede considerar responsable a una determinada persona o
puede anularse un determinado acto o contrato. Este documento debe tener un
sustento probatorio suficiente que permita plantear una hiptesis para la apertura
de un procedimiento administrativo y que de esta forma dicha presuncin pueda
demostrarse, confirmarse o desmentirse en dicha fase.

En sntesis, la Relacin de Hechos es un documento con carcter tcnico,

cientfico y jurdico pues debe contener todos los elementos del esquema de
responsabilidad (disciplinaria o civil) y de nulidad absoluta evidente y manifiesta.

4. En qu consiste Es una garanta claramente protectora del principio de inocencia de los sujetos
la Relacin de pasivos que fiscaliza la Contralora General para que en virtud de unos hechos u
Hechos? omisiones supuestamente infractores del ordenamiento jurdico de la Hacienda
Pblica, se determine antes de remitirlo a las autoridades correspondientes, si de
los elementos de prueba recabados en la investigacin tienen caractersticas que
podran generar una responsabilidad disciplinaria o civil o la nulidad absoluta,
evidente y manifiesta de un acto o contrato administrativo.

5. De dnde surge? La RH surge del cumplimiento de las competencias constitucionales de

fiscalizacin superior de la Contralora General de la Repblica. Es el resultado
de un proceso previo de fiscalizacin y control superior en materia de la Hacienda
Pblica, independientemente de que se haya elaborado un informe sobre el tema
investigado.

6. Para qu se El producto Relacin de Hechos se utilizar para acreditar la probable nulidad

utiliza? absoluta, evidente y manifiesta de un acto o contrato administrativo, o para
acreditar hechos, actuaciones u omisiones irregulares de sujetos de la Hacienda
Pblica, que pueden dar lugar eventualmente a la declaracin de
responsabilidades administrativas (disciplinarias o civiles) en un procedimiento
administrativo.

7. Caractersticas A continuacin se presentan las dimensiones bajo las cuales se agruparn las
de calidad de las caractersticas de calidad pertinentes a las Relaciones de Hechos:
Relaciones de Hechos
7.1 Contenido
7.2 Forma
7.3 Participantes
7.4 Destinatarios
7.5 Insumos
7.6 Requerimientos especiales

Para cada una de esas dimensiones se presentan caractersticas de calidad

afines o complementarias.
DAGJ-DFOE-ST 3220-NIP-RH-01
Actualizado al: 3/1/2005
Versin 1.1
 CARACTERSTICAS DE CALIDAD
Relacin de Hechos

7.1. Contenido La estructura del documento denominado Relacin de Hechos ser la siguiente:

Portada: Se aplicar el formato que se presenta en el anexo 1.

ndice: Se utilizar el formato que se presenta en el anexo 2.

Eventuales responsables y partes interesadas:

En este aparte se identifican las personas sobre las que presuntamente podra
recaer algn tipo de responsabilidad y su grado de participacin en los hechos
irregulares determinados.

En cuanto a las personas fsicas, se debe indicar las calidades, es decir, el

nombre, los apellidos, el nmero de cdula, la direccin exacta de su casa de
habitacin y del lugar de trabajo.

Asimismo, debe expresarse si dichas personas continan siendo funcionarios

pblicos. En caso afirmativo, incorporar el cargo que ocupan y la institucin en la
que se encuentran laborando al momento de emitir la Relacin de Hechos.

En lo tocante a las personas jurdicas, se debe sealar el nombre y su cdula

jurdica, as como el domicilio social. Adems, se deber aportar documento
idneo que demuestre quin es su apoderado, representante legal y agente
residente cuando corresponda, indicando su domicilio o lugar de trabajo donde se
les pueda notificar.

En el supuesto de que se intente iniciar un procedimiento para declarar la nulidad

absoluta, evidente y manifiesta de una conducta administrativa declaratoria de
derechos, debe indicarse detalladamente su descripcin (ente u rgano que la
gener, el lugar, la hora, el da, el mes, el ao, y cualquier otra necesaria para su
individualizacin e identificacin). Adems, se deber indicar las calidades de la
persona o personas que se estimen eventuales interesados en el procedimiento.

Se deber mencionar la normativa o normativas infringidas por medio de la

actuacin irregular, dejando constancia del artculo o artculos transgredidos.

Hechos:

Este apartado debe consistir en una descripcin, clara, precisa, circunstanciada y

congruente de los hechos que se presumen anmalos, irregulares, daosos o
ilegales, y de aquellos directamente relacionados con stos, cuya demostracin
resulte necesaria para determinar la falta. En la redaccin de este apartado no se
podrn emplear notas al pie.

DAGJ-DFOE-ST 3220-NIP-RH-01
Actualizado al: 3/1/2005
Versin 1.1
 CARACTERSTICAS DE CALIDAD
Relacin de Hechos

Asimismo, se deben enumerar y describir cada uno de los hechos, sin mezclarlos.
Citar puntualmente al final de cada hecho, entre parntesis, la prueba que lo
sustenta; sea la remisin a un folio especfico del legajo de prueba documental o
dejndolo al ofrecimiento de la respectiva prueba.

La enumeracin y descripcin de los hechos, debe contener un estricto orden

lgico y cronolgico; iniciando por los acontecimientos ms antiguos hasta los
ms recientes.

Dentro de este apartado resulta improcedente realizar juicios de valor respecto de

los hechos o conductas. Tambin debe tenerse el debido cuidado de no
incorporar en esta seccin, ni en el resto del documento, comentarios o
afirmaciones que puedan provocar algn tipo de lesin u ofensa a los interesados
que puedan llegar a generar repercusiones contra los funcionarios de la DFOE,
inclusive de ndole penal.

Es importante hacer nfasis en que en este aparte de la Relacin de Hechos no

se debe efectuar ningn tipo de anlisis (normativa infringida, gravedad de la
falta, etc), y nicamente se debe relatar el hecho puro y simple, con los atributos
antes mencionados.

Consideraciones fctico-jurdicas:

De conformidad con los hechos establecidos, en este apartado corresponde

realizar el anlisis tcnico jurdico por el cual se estima que los mismos
violentan o infringen el ordenamiento de control y de fiscalizacin superiores de la
Hacienda Pblica, el cual est comprendido por el conjunto de normas que
regulan la competencia, la estructura, la actividad, las relaciones, los
procedimientos, las responsabilidades y las sanciones. En otras palabras, debe
desarrollarse el por qu los hechos citados vulneran el bloque de legalidad,
desde el punto de vista tcnico o jurdico. Consiste en la debida motivacin que
sustentara iniciar un procedimiento administrativo.

En caso de llegar a identificarse la existencia de eventuales interesados en el

procedimiento que se solicita iniciar, se deber motivar el por qu se considera
que podran tener un inters en el proceso.

Para una mejor comprensin de lo que debe incorporarse en este apartado,

seguidamente se proceder a explicar lo pertinente de acuerdo a los alcances de
la RH.

a) Responsabilidad disciplinaria.

Debe especificarse de manera precisa, clara y concisa los cargos imputados; con
indicacin puntual de las disposiciones jurdicas y tcnicas lesionadas. Tambin
DAGJ-DFOE-ST 3220-NIP-RH-01
Actualizado al: 3/1/2005
Versin 1.1
 CARACTERSTICAS DE CALIDAD
Relacin de Hechos

es indispensable que se incorporen las normas que contienen las sanciones que
pueden aplicarse, para que el rgano decisor del procedimiento administrativo
valore cual podra ser la sancin aplicable al caso concreto de considerar
necesario abrir el procedimiento administrativo.

En casos en los cuales son varios los eventuales responsables y que cada uno ha
desplegado distintas conductas, se debe individualizar cada una de stas, as
como la falta correlativa, por cada uno de los presuntos responsables.

Debe tomarse en cuenta que pueden existir hechos en los que participen varias
personas y que todas ellas sean eventuales responsables por el mismo hecho.

Posteriormente, deben sealarse los motivos por los cuales se considera a una
persona como presunto responsable, de conformidad con los hechos, las normas
infringidas y las conductas desplegadas.

Debido a la gran cantidad de normas que tiene cada Administracin, es

obligatorio llevar a cabo un estudio de la normativa interna relacionada con el
caso, pues de sta se pueden encontrar refuerzos sustanciales para sustentar la
eventual responsabilidad.

Es importante indicar si el funcionario est activo, adems de valorar si podra

proceder o no la inhabilitacin para el ejercicio de cargos pblicos lo cual debe
indicarse en la Relacin de Hechos, sealando todos los argumentos que podran
fundamentar esta sancin. En otras palabras, debe motivarse el por qu se
solicita la prohibicin de ingreso o regreso del presunto responsable a un cargo
de la Hacienda Pblica, de frente al caso concreto. No obstante lo anterior,
pueden ocurrir supuestos en los que el presunto responsable ya no es funcionario
pblico o que nunca lo ha sido, pero en estos casos de la misma manera debe
estar motivada la prohibicin de ingreso o reingreso en un cargo de la Hacienda
Pblica.

Se debe valorar la posibilidad de solicitar una medida cautelar. Esto implica una
debida motivacin de la imposicin de la medida cautelar, como cumplir con los
requisitos de la normativa.

b) Responsabilidad civil.

Si se determinan posibles hechos anmalos o irregulares generadores de

responsabilidad civil, sta debe ser cuantificada e individualizada. Se debe
aportar los elementos de prueba que permitan presumir en forma concluyente el
vnculo entre la conducta desplegada por el eventual responsable y el dao
causado a la Hacienda Pblica.

DAGJ-DFOE-ST 3220-NIP-RH-01
Actualizado al: 3/1/2005
Versin 1.1
 CARACTERSTICAS DE CALIDAD
Relacin de Hechos

La Divisin de Fiscalizacin Operativa y Evaluativa debe establecer el cuantum

del dao o perjuicio ocasionado a la Hacienda Pblica, para lo cual debe aportar
los elementos de prueba que demuestren debidamente lo anterior. Para todos los
supuestos, el dao debe ser efectivo, evaluable e individualizable.
Excepcionalmente, en los casos en los que no sea factible realizar dicha
cuantificacin en el estudio de fiscalizacin que origina la RH, la DFOE elaborar
un estimado debidamente sustentado, ofreciendo la prueba respectiva.

Se debe valorar la posibilidad de solicitar una medida cautelar con el fin de

asegurar la recuperacin del dao o perjuicio causado. Esto implica una debida
motivacin de la imposicin de la medida cautelar, como cumplir con los
requisitos de la normativa.

En casos en los cuales son varios los eventuales responsables y que cada uno ha
desplegado distintas conductas daosas, se debe individualizar cada una de
ellas, as como el dao correlativo, por cada uno de los presuntos responsables.
Debe tomarse en cuenta que hay hechos en los cuales si bien son varios los
partcipes, es posible que todos sean responsables por el dao causado, por
ejemplo un rgano colegiado que al tomar un acuerdo y al concurrir todos los
miembros con su voto, pueden ser responsables civilmente.

En los casos en los que se pretenda determinar alguna responsabilidad civil se

requerir aportar un estudio del patrimonio que posee el o los presuntos
responsables.

c) Nulidad absoluta, evidente y manifiesta.

En lo que interesa, se debe explicar por qu el acto o contrato administrativo

podra encontrarse viciado de nulidad absoluta. Aunado a eso, debe justificarse
tambin, por qu se considera su nulidad como evidente y manifiesta. Valorar en
la investigacin si el plazo de caducidad de cuatro aos no ha transcurrido.

En el caso de perseguir la nulidad absoluta, evidente y manifiesta de una

conducta administrativa, deben indicarse los vicios que podran estar
generndola.

Otro aspecto a considerar es que se debe indicar expresamente cul o cules

actos o contratos se pretende anular, esto significa que se deben individualizar
todos y cada uno de ellos. Se deber valorar si una sola motivacin es la
adecuada para todos los actos o contratos, o es necesaria una motivacin
individualizada.

Tanto para los procedimientos de responsabilidad disciplinaria y civil como para

los que se dirigen a determinar la existencia de nulidades absolutas, evidentes y
manifiestas, la Divisin de Fiscalizacin Operativa y Evaluativa debe valorar la
DAGJ-DFOE-ST 3220-NIP-RH-01
Actualizado al: 3/1/2005
Versin 1.1
 CARACTERSTICAS DE CALIDAD
Relacin de Hechos

posibilidad de solicitar una medida cautelar con el fin de resguardar el inters

pblico. Esto implica una debida motivacin para recomendar la imposicin de la
medida cautelar, as como cumplir con los requisitos de la normativa.

Ofrecimiento de prueba: La prueba deber ser suficiente y pertinente para el

establecimiento de un procedimiento y se podrn ofrecer los siguientes tipos de
prueba: testimonial, documental, pericial o cualquier otra segn corresponda.

Lo anterior, en virtud de que existe la facultad jurdica de utilizar cualquier medio

de prueba permitido por el Derecho Pblico.

Indicar el medio probatorio a utilizar para perseguir la responsabilidad del

funcionario o la nulidad absoluta, evidente y manifiesta, de una conducta
administrativa.

En el caso de la prueba testimonial se debern citar el nombre, calidades, los

domicilios, direcciones, nmeros telefnicos de trabajo, habitacin o celular de los
testigos, as como cualquier otra sea de manera que se facilite su ubicacin.

La prueba documental debe anexarse a la Relacin de Hechos en un legajo

separado, el cual debe enviarse en estricto orden cronolgico y debidamente
foliado, con un ndice de los documentos aportados, como por ejemplo:
documentacin, cintas magnticas, discos compactos, mapas, planos, etc (vase
anexo 3).

Toda la prueba documental debe constar en original o en copia debidamente

certificada, en virtud del valor probatorio que tienen.

De resultar necesario cualquier otro medio de prueba se debe indicar

expresamente su ofrecimiento, con indicacin, en su caso, de su objetivo y lo que
se desea demostrar.

Consideraciones finales: Dentro de este acpite debe expresarse de forma

sucinta la finalidad o el propsito de la confeccin de la Relacin de Hechos.
Manifestar el motivo por el cual se remite la Relacin de Hechos a la instancia
correspondiente.

En este sentido, debe indicarse que se proceda a valorar si existe mrito

suficiente para la apertura de un procedimiento administrativo, con el propsito de
establecer las respectivas responsabilidades o determinar la nulidad absoluta,
evidente y manifiesta de un acto o contrato.

Tambin es importante sealar en este apartado, si se ha interpuesto alguna

denuncia penal ante el Ministerio Pblico por los hechos consignados en la RH.

DAGJ-DFOE-ST 3220-NIP-RH-01
Actualizado al: 3/1/2005
Versin 1.1
 CARACTERSTICAS DE CALIDAD
Relacin de Hechos

10

En los casos que se ponga en riesgo prueba decisiva para la determinacin de

responsabilidades se deber elaborar un documento previo a la remisin de la RH
mediante el cual se solicita a la Direccin de Asesora y Gestin Jurdica (DAGJ)
pruebas anticipadas o las medidas cautelares que sean necesarias; en los casos
en los que no est elaborada la RH por la naturaleza de esta prueba podr
solicitar a la DAGJ la anticipacin de prueba y las cautelas que sean necesarias.

Firma del documento: La Relacin de Hechos deber ser firmada por el

Gerente de cada rea y por el funcionario o los funcionarios responsables de su
emisin, indicando el nombre y el cargo que ocupan. Deber ser firmada tambin
por el Asistente Tcnico, indicando la condicin en que particip.

||
7.2. Forma La RH se caracteriza por ser un documento escrito, cuyo volumen deber ser
razonable dependiendo de la complejidad y naturaleza del estudio.

Redaccin concisa: Consiste en formular un mensaje con la menor cantidad de

palabras, pero sin restar claridad ni precisin a lo que se desea probar o
transmitir.

Otro aspecto a tomar en cuenta al momento de redactar, y que contribuye con la

oportunidad y concisin en la redaccin, es la sencillez de las oraciones, esta
debe permitir una mayor comprensin de lo que se desea comunicar, con el
objetivo de ser entendido en el menor tiempo posible. Junto con este criterio de
calidad va de la mano la concrecin, o sea, transmitir lo esencial del tema que se
est desarrollando, y para ello se deben evitar frases de relleno, eliminando el
rebuscamiento (hablar en crculo), se debe eludir andar con rodeos acerca del
tema principal que se desea transmitir.

La claridad es otro aspecto que contribuye a redactar de forma concisa. Para

lograrla se deben evitar oraciones que se interpreten o entiendan de manera
ambigua, este problema se minimiza al evadir la formulacin de prrafos extensos
y complicados.

En las Relaciones de Hechos es posible utilizar citas textuales nicamente en el

apartado de consideraciones fctico jurdicas; sin embargo, no pueden ser muy
extensas ni su uso dentro del texto debe ser reiterativo.

Tipo de Letra: El tipo de letra que se utilizar ser Arial. Los ttulos debern ir
en tamao 12 y con negrita, para los prrafos del texto se usar tamao 11 y en
espaciado sencillo. El tamao de hoja debe ser tipo carta.

Los mrgenes sern: derecho 3 cm y el izquierdo 3.5 cm; para los mrgenes
superior e inferior no se indica la medida, puesto que se ajustar de acuerdo a las

DAGJ-DFOE-ST 3220-NIP-RH-01
Actualizado al: 3/1/2005
Versin 1.1
 CARACTERSTICAS DE CALIDAD
Relacin de Hechos

11

necesidades de impresin e impresora que se posea.

7.3. Participantes Este tipo de documento ser elaborado por un fiscalizador o un equipo de
fiscalizadores.

Con el propsito de obtener la evidencia suficiente y plantear los hechos de

manera que permitan sealar las eventuales responsabilidades, el o los
fiscalizador(es) asignados al estudio debern solicitar la asesora de otros
fiscalizadores especialistas o competentes sobre la materia que se analiza en la
RH.

De conformidad con lo que indica el MAGEFI, el borrador de la RH deber ser

discutido con el Gerente de rea. Si tanto fiscalizadores como Gerentes de rea
lo consideran necesario, se obtendr el criterio del Gerente de Divisin, para
luego efectuar los ajustes necesarios y emitir el documento definitivo, con las
firmas de los participantes en la elaboracin del producto.

7.4. Destinatarios Se refiere a los sujetos que utilizarn el producto RH para efectos de iniciar un
procedimiento administrativo sancionatorio o para declarar la nulidad absoluta,
evidente y manifiesta de un acto o contrato administrativo, entre otros: la Divisin
de Asesora y Gestin Jurdica de la Contralora General, el Consejo de Gobierno
y la Administracin activa.

7.5. Insumos Los siguientes son insumos activadores del proceso de investigacin que efecta
la Divisin de Fiscalizacin Operativa y Evaluativa, de los cuales podran
derivarse las Relaciones de Hechos:

La documentacin que acompae las solicitudes de la Asamblea Legislativa,

la Defensora de los Habitantes o alguna otra institucin pblica.
La documentacin que acompae las denuncias interpuestas ante la
Contralora General de la Repblica, respetando la confidencialidad del
denunciante.
Hechos irregulares detectados mediante los procesos de fiscalizacin.

7.6. Requerimientos En esta seccin se presentan aquellas caractersticas especiales de calidad

especiales relacionadas con los aspectos del documento que no se encuentran enmarcadas
en los acpites anteriores.

Oportunidad: Una de las variables de esta caracterstica es el costo de

oportunidad de la investigacin, el cual debe ser inferior al beneficio que se
obtendra al darle curso al asunto. Es fundamental que el ejecutor de este
producto valore si existen suficientes hechos y situaciones que den sustento a
una RH de previo a su elaboracin y posterior apertura de un procedimiento en
va administrativa.

DAGJ-DFOE-ST 3220-NIP-RH-01
Actualizado al: 3/1/2005
Versin 1.1
 CARACTERSTICAS DE CALIDAD
Relacin de Hechos

12

Prueba: Se deben agotar todas las posibilidades con respecto a la prueba por
recabar, para demostrar los presuntos hechos, acciones, actos, omisiones
irregulares. Lo anterior con el fin de tener los elementos suficientes y
contundentes para la confeccin de la Relacin de Hechos y de esta manera que
tenga sustento probatorio suficiente la hiptesis generada por el rea.

Ausencia de disposiciones: Las Relaciones de Hechos no contienen

disposiciones, ser en la nota de remisin de ese documento donde se solicite lo
pertinente, segn la instancia correspondiente.

Casos de prohibicin de ingreso o regreso del presunto responsable en un

cargo de la Hacienda Pblica: En estos casos se deber indicar en la RH que
se valore el aplicar la sancin de prohibicin de ingreso o regreso del presunto
responsable en un cargo de la Hacienda Pblica, segn el artculo 72 de la Ley
Orgnica de la Contralora General de la Repblica.

8. Puntos de control Segn el proceso de fiscalizacin por donde se origine la Relacin de Hechos,
existen puntos de control asociados al proceso y a los roles de los diferentes
participantes o ejecutores del proceso.

Un punto de control se identifica en los mapas de proceso, por medio del cdigo
asignado a cada actividad dentro del proceso. Se trata de puntos relevantes en
donde se aplicarn un conjunto de mtodos y actividades de carcter tcnico-
operativo para satisfacer el cumplimiento de requisitos de calidad establecidos
para el producto en referencia.

9. Otros aspectos a Audiencia al presunto responsable: No es necesario darle audiencia al

considerar presunto responsable. La Sala Constitucional ha sealado que la investigacin
que hace la Contralora General es una base para que posteriormente se lleve a
cabo el procedimiento administrativo. Esto no impide que en cada caso se valore
la posibilidad de consultarle en forma verbal o escrita sobre los hechos
investigados, esto a criterio de los fiscalizadores encargados del estudio, previa
consulta al Fiscalizador Abogado, al Asistente Tcnico y al Gerente de rea.

Confidencialidad: Las Relaciones de Hechos son documentos de acceso

restringido, en consecuencia, se debe garantizar la confidencialidad de su
contenido y seguimiento. No se deben incorporar al Administrador de
Documentos ni prestarse a terceros. Lo anterior, se debe indicar a la Unidad de
Servicios de Informacin si se envan al Archivo Central.

Impugnacin de las Relaciones de Hechos: Las Relaciones de Hechos no son

documentos que consoliden una situacin jurdica definitiva. Son el resultado de
los elementos de conviccin que se hayan recopilado dentro de la investigacin,
sin que con ello cause estado. Por esa razn, resulta improcedente la
aplicacin del rgimen de impugnacin de los actos administrativos regulados en
DAGJ-DFOE-ST 3220-NIP-RH-01
Actualizado al: 3/1/2005
Versin 1.1
 CARACTERSTICAS DE CALIDAD
Relacin de Hechos

13

la Ley General de la Administracin Pblica.

Remisin de Relaciones de Hechos a la Procuradura General: En casos muy

especiales se debe valorar la remisin de una Relacin de Hechos a la
Procuradura General de la Repblica para que d inicio al proceso judicial
respectivo (Proceso Ejecutivo, Proceso Ordinario, etc.). Estos casos especiales
se utilizaran si por alguna circunstancia no fue posible seguir el procedimiento
administrativo correspondiente, por lo que se debe acudir a la va jurisdiccional a
hacer valer las competencias de esta Contralora General.

La nota de remisin de la Relacin de Hechos debe ser dirigida al Procurador

General de la Repblica, para que realice las acciones que correspondan para
efectos del cobro respectivo.

En dicha nota se solicitar al Procurador General mantener informada a la

Contralora General sobre las gestiones.

Remisin de Relaciones de Hechos a la Divisin de Asesora y Gestin

Jurdica: El Gerente de rea remitir a la Divisin de Asesora y Gestin Jurdica
(DAGJ) las Relaciones de Hechos relacionadas con casos donde se sealen
eventuales responsabilidades disciplinarias y civiles o se solicite la nulidad
absoluta, evidente y manifiesta de actos o contratos administrativos, donde exista
un inters particular para ser atendidas por la Contralora General.

El fiscalizador coordinador del estudio elaborar la nota de remisin para la firma

del Gerente de rea, en la que se solicitar iniciar el procedimiento administrativo
que corresponda, de conformidad con el Reglamento de Procedimientos
Administrativos de la Contralora General de la Repblica, Decreto No. 27974-
MP-H del 16 de julio de 1999. En la nota de remisin se incluir el nombre de los
fiscalizadores que intervinieron en el estudio, especificando el grado de
participacin que tuvieron y la solicitud de que se mantenga informada a la DFOE
sobre el avance y resolucin de los procedimientos.

Remisin de Relaciones de Hechos a la Administracin: El Gerente de rea

deber remitir al Jerarca de la Administracin activa las Relaciones de Hechos
donde se determinen eventuales responsabilidades administrativas o civiles, por
parte de sus funcionarios.

La nota de remisin a la Administracin deber contener una disposicin para que

esa Administracin inicie el procedimiento administrativo, con el propsito de
determinar la verdad real de los hechos contenidos en la Relacin de Hechos, e
informe a la Contralora General, en un plazo de 15 das hbiles, a partir de la
fecha de recibo del documento, las acciones tomadas para cumplir con esa
disposicin. Asimismo, para que mantenga informada a la Contralora General
sobre el avance y resolucin final del procedimiento administrativo.
DAGJ-DFOE-ST 3220-NIP-RH-01
Actualizado al: 3/1/2005
Versin 1.1
 CARACTERSTICAS DE CALIDAD
Relacin de Hechos

14

Adems se deber mencionar las regulaciones jurdicas por observar en relacin

con los procedimientos administrativos que se soliciten, incluidas aquellas que
procuren resguardar la confidencialidad de la informacin.

La nota de remisin de la Relacin de Hechos deber disponer tambin que en la

eventualidad de que se determinen presuntas responsabilidades civiles, se realice
el procedimiento de cobro respectivo, en caso de ser un ente con personalidad
jurdica propia, o bien, se remita el resultado del procedimiento administrativo a la
Procuradura General de la Repblica, para lo de su competencia.

Distincin con la Denuncia Penal: Si se considera que los hechos detectados

en la investigacin corresponde a un delito que deba ser denunciado ante el
Ministerio Pblico, no se deber utilizar la RH, sino el documento de Denuncia
Penal diseado para esos efectos.

Distincin con el documento denominado Informe: La Relacin de Hechos

debe distinguirse del informe, documento por medio del cual se comunican los
resultados de un estudio de fiscalizacin, con las correspondientes conclusiones y
disposiciones y/o recomendaciones que sern la base para el mejoramiento
oportuno de las actividades realizadas por la entidad fiscalizadas. Por lo tanto, en
los informes no se podrn incluir asuntos relacionados con responsabilidades
disciplinarias, civiles o solicitudes de nulidad absoluta, evidente y manifiesta de
actos o contratos administrativos.

Responsabilidad sobre el archivo y custodia de la Relacin de Hechos: Se

deben tener presente las directrices que ha emitido la DFOE sobre el archivo y
custodia de las Relaciones de Hechos.

Seguimiento de las Relaciones de Hechos: El seguimiento de las Relaciones

de Hechos es parte importante del proceso de fiscalizacin operativa, ya que
permite conocer sobre el inicio y conclusin de los procedimientos administrativos
requeridos por la Contralora General, para la determinacin de
responsabilidades.

La labor de seguimiento iniciar con la emisin de la Relacin de Hechos y

concluir una vez que se ha resuelto el asunto de conformidad con las gestiones
y respuestas aportadas por las diversas instancias a las cuales se remiti el
documento.

A continuacin se definen los siguientes aspectos relacionados con:

responsables, registro, informes de avance y reportes para el nivel gerencial.

Responsables del seguimiento: El Gerente de rea designar en un

funcionario la responsabilidad de solicitar al finalizar cada mes, el estado de las
DAGJ-DFOE-ST 3220-NIP-RH-01
Actualizado al: 3/1/2005
Versin 1.1
 CARACTERSTICAS DE CALIDAD
Relacin de Hechos

15

gestiones derivadas de las RH que haya remitido dicha rea de fiscalizacin.

Dicho funcionario elaborar con esa informacin un reporte que comunicar al
Gerente de rea El funcionario designado ser responsable del seguimiento de
la Relacin de Hechos enviadas a la Administracin activa, a la Divisin de
Asesora y Gestin Jurdica, al Consejo de Gobierno y a la Procuradura General
de la Repblica, entre otros. Si por alguna razn ese funcionario debe ser
sustituido, el Gerente de rea designar a otro funcionario como responsable del
seguimiento.

Los Gerentes de rea velarn por el seguimiento de las Relaciones de Hechos.

Registro del seguimiento: Los funcionarios responsables del seguimiento

debern utilizar los formularios diseados por la DFOE para el seguimiento de
Relaciones de Hechos.

Informe sobre el avance en los procedimientos que se llevan a cabo en la

Divisin de Asesora y Gestin Jurdica: El funcionario responsable del
seguimiento de las RH verificar en esa Divisin, peridicamente, pero al menos
una vez al mes, el avance del procedimiento.

La DAGJ se encargar de comunicar a las reas de fiscalizacin las razones de

archivo o los actos que se emitan durante los procedimientos administrativos que
se tramiten. El Gerente de rea o el funcionario que ste apersone, al
notificrsele el acto inicial del procedimiento, debern sealar la oficina donde
atender las notificaciones.

Reportes sobre el seguimiento para el nivel gerencial: Los funcionarios

responsables del seguimiento de las Relaciones de Hechos deben informar una
vez al mes al Gerente de rea, sobre los avances en la resolucin de las causas
derivadas de las RH elaboradas en el rea.

Dichos gerentes informarn trimestralmente al Gerente de Divisin sobre el

particular.

DAGJ-DFOE-ST 3220-NIP-RH-01
Actualizado al: 3/1/2005
Versin 1.1
 ANEXO 1: Formato de Portada de la RH

DFOE-(SIGLAS REA)-RH-XX-200__
XX DE XXX, 200__

DIVISIN DE FISCALIZACIN OPERATIVA Y EVALUATIVA

REA DE SERVICIOS DE..........

(TITULO DE LA RELACIN DE HECHOS)

200--

DAGJ-DFOE-ST 3220-NIP-RH-01
Actualizado al: 3/1/2005
Versin 1.1
 ANEXO 2: Formato de Tabla de contenido de la RH

CONTENIDO

PGINA N

1. EVENTUALES RESPONSABLES Y PARTES INTERESADAS 1

2. HECHOS 1
3. CONSIDERACIONES FCTICO-JURDICAS 1
4. OFRECIMIENTO DE PRUEBA 1
5. CONSIDERACIONES FINALES 1

DAGJ-DFOE-ST 3220-NIP-RH-01
Actualizado al: 3/1/2005
Versin 1.1
 ANEXO 3: Formato de Tabla de contenido del legajo de prueba

Los documentos que evidencian los hechos descritos, foliados del 1 al ___, se
remiten en legajo adjunto y se detallan a continuacin:

No. DESCRIPCIN No. FOLIO

DOCUMENTO
1. Acta de la Sesin Ordinaria No. 2093, realizada el 26 de 1 al XX
mayo de 1999, por la Junta Directiva del XXX.
2.
3.

DAGJ-DFOE-ST 3220-NIP-RH-01
Actualizado al: 3/1/2005
Versin 1.1