Auditoria Sistemas Contables
Auditoria Sistemas Contables
Auditoria Sistemas Contables
UDED: HUANCAYO
CASO INNOVAL 1
Carlos en una presentación que tuvo ante los directivos resumió la problemática de los
sistemas de la manera siguiente:
Información desactualizada.
Los reportes de los registros de ventas, registros de compras, conciliación
bancaria, planillas, entre otros, no cuadraban con los reportes de totales ni con
los archivos Excel que cada área manejaba por un tema de “seguridad”.
Los procesos de cierres contables, cálculos de planillas y conciliaciones,
requerían muchas personas para su procesamiento, “existiendo sistemas que
deberían hacer ese trabajo de manera automática”.
Mucha de la información que debería ser actualizada por los usuarios “dueños”
de cada sistema, era actualizada solo por personal de la GTI, lo cual provocaba
retrasos y dependencia hacia dicha área técnica.
Los sistemas se “colgaban” sin motivo aparente y comunicarse con la GTI y
lograr que solucionen el problema era una “odisea”.
Problemas con la seguridad, se había comprobado que muchas personas
usaban el usuario / clave de personal que ya no laboraba en la empresa y
1
Caso creado por el profesor del curso, el nombre de la empresa y personajes son ficticios.
Por otro lado, la alta dirección consideraba que Alfredo debería haber llevado adelante
los proyectos sin quejarse tanto, con sus propios recursos y sin afectar el trabajo diario
en la empresa, además según ellos, era la GTI quien debería “definir” los procesos de
la empresa y luego automatizarlos,
Jorge Gonzáles ha determinado “a priori” que el proyecto SIGA tendría una duración de
24 meses, pero aún no ha comunicado fechas a la alta dirección. Por otro lado, la
organización espera resultados “rápidos” observables en un lapso de un año.
A. ANTECEDENTES
Alcance
Si bien su alcance es bastante amplio y muchos de los puntos de control que se mencionaran
en el presente documento merecerían de un exhaustivo estudio, simplificamos los
conceptos para poder hacer de ellos elementos representativos de la evaluación al área de
sistemas, comprendiendo este examen el período de enero a junio de 2008. Definir bien el
alcance compromete el éxito de la auditoria, en este caso se aplicará la auditoria a los
siguientes aspectos del área de sistemas:
PROGRAMA DE AUDITORIA
Para validar la información que la empresa ha suministrado con respecto al área de sistemas, se
fija el programa de auditoría y control interno desarrollando los puntos que se describen a
continuación:
1. Revisar y evaluar la solidez y/o debilidades del sistema de Control Interno y con base en dicha
evaluación:
Preparar un memorando o informe con el resultado del trabajo, las conclusiones alcanzadas y
los comentarios acerca de la solidez y/o debilidades del control interno, que requieren tomar
una acción inmediata o pueden ser puntos apropiados para la carta de recomendaciones.
2. Planear y realizar las pruebas sustantivas de las cifras que muestran los estados financieros y
que sean necesarias de acuerdo con las circunstancias.
DESCRIPCION
Una vez que se conoce al área de auditoría de la empresa, es necesario ahora que se conozca su
contraparte: el área de Tecnologías de Información; misma que existe dentro de departamento
de sistemas, para la administración y control de sus recursos informáticos, misma que se estudia
en este capítulo. Parte importante de este estudio es definir los controles y riesgos del área de
sistemas y darle dimensión respecto de la auditoría; así como las debilidades propias a fin de
determinar el objetivo a seguir. Por ello, en este capítulo, se hace un estudio de la conformación
actual del área de sistemas, su normatividad, recursos, estrategias y servicios actuales,
estructura, misión, visión y funciones.
Área de sistemas
* Determinar claramente las funciones, responsabilidades y obligaciones del personal que está
a cargo de la protección de la información de la empresa.
* Asegurarse que en caso de siniestros no haya pérdida de información y tomar las medidas de
seguridad.
PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO:
Estas buscan obtener evidencia sobre los procedimientos de control interno, en los que el
auditor encontrara confianza sobre el sistema para determinar si están siendo aplicados en la
forma establecida.
A. El objetivo determinar las necesidades empresariales y de las distintas áreas de interés, que
tiendan a optimizar el funcionamiento de la Administración de Sistemas, para que brinde el
apoyo adecuado a la empresa.
B. Observación de las labores realizadas por los encargados tanto de sistemas e informática,
para determinar si cumple con los procedimientos y la necesidad de los usuarios, que su manejo
sea acorde con el manejo de políticas de la empresa preestablecidas con anterioridad.
Esta Área está organizada en grupos de trabajo y coordinada, igualmente, por un grupo de
trabajo compuesto por la dirección del Centro de Gestión Informática y dos Profesional Jefe 2
en Informática, quienes coordinarán el desarrollo de proyectos en dos subáreas principales:
sistemas de información administrativa y sistemas de información. Los grupos de trabajo
Carlos del Carpio, Contador General de la empresa, también se mostraba entusiasmado por los
“nuevos aires” que se venían para abordar los problemas en los sistemas. Carlos, con más de 15
años en la empresa, había visto de cerca la evolución de la empresa, empezó como practicante
y hoy en día posee una posición expectante en la organización. Carlos siempre fue uno de los
más críticos de los sistemas y la información que se trabajaba en INNOVAL, aspectos que
consideraba como “muy deficientes”.
Carlos en una presentación que tuvo ante los directivos resumió la problemática de los sistemas
de la manera siguiente:
Información desactualizada.
Los reportes de los registros de ventas, registros de compras, conciliación bancaria,
planillas, entre otros, no cuadraban con los reportes de totales ni con los archivos Excel
que cada área manejaba por un tema de “seguridad”.
Los procesos de cierres contables, cálculos de planillas y conciliaciones, requerían
muchas personas para su procesamiento, “existiendo sistemas que deberían hacer ese
trabajo de manera automática”.
Mucha de la información que debería ser actualizada por los usuarios “dueños” de cada
sistema, era actualizada solo por personal de la GTI, lo cual provocaba retrasos y
dependencia hacia dicha área técnica.
Los sistemas se “colgaban” sin motivo aparente y comunicarse con la GTI y lograr que
solucionen el problema era una “odisea”.
Problemas con la seguridad, se había comprobado que muchas personas usaban el
usuario / clave de personal que ya no laboraba en la empresa y adicionalmente no había
Alfredo Iribarren, el anterior gerente de la GTI, es un joven ingeniero de sistemas que antes de
venir a INNOVAL había trabajado en un Banco local y llegó a INNOVAL, motivado por la idea de
“construir un área de TI de cero”. A los seis meses de trabajo, renunció por su disconformidad
con la administración de la empresa, lo cual le llevó a informar sobre los motivos de su renuncia:
Escaso apoyo de la alta dirección para poder gestionar los proyectos de TI de manera
“matricial”, de tal forma que se pueda comprometer a los mejores elementos de la
organización en los proyectos de transformación tecnológica”. Esto se interpreta, como
que las gerencias funcionales no estaban dispuestas a permitir que su personal trabaje
a tiempo completo en las etapas de análisis y diseño de los sistemas a desarrollar.
Poca cultura informática del personal de la empresa, los cuales desconocían el manejo
del software, herramientas de ofimática y no se preocupaban por mantener actualizada
la información en sus sistemas.
Procesos no definidos, pese a la existencia de una “Gerencia de Procesos”
Alta resistencia al cambio por parte de los trabajadores de la empresa, los cuales veían
a la tecnología como un riesgo que les podría hacer perder sus empleos.
Número excesivo de personal en la GTI (50 personas), muchos de los cuales era personal
antiguo en la empresa, con poca predisposición para asumir retos y desactualizados en
tecnología moderna de TI.
Por otro lado, la alta dirección consideraba que Alfredo debería haber llevado adelante los
proyectos sin quejarse tanto, con sus propios recursos y sin afectar el trabajo diario en la
empresa, además según ellos, era la GTI quien debería “definir” los procesos de la empresa y
luego automatizarlos,
Jorge Gonzales asumió el cargo de gerente de la GTI y su primera labor consistió en hacer un
diagnóstico de la gerencia, recogiendo mucha de la problemática encontrada por Carlos (el
contador), luego de un mes de trabajo, ya tiene una visión más clara de la organización y como
La necesidad de que antes de desarrollar sistemas, era requisito indispensable que los
procesos hayan sido definidos, ésta sería básicamente una labor de los usuarios “dueños
del proceso” y con la “guía” del personal de la GTI.
Contar con el apoyo total de la alta dirección y la participación activa y comprometida
de las gerencias usuarias de los sistemas.
Capacitación del personal de empresa en herramientas ofimáticas, seguridad de la
información, comprensión del rol de los sistemas de información y charlas de cómo
hacer sus requerimientos a la GTI.
Facilidades para la elaboración de un plan de trabajo en el cual bajo el estándar del
PMBOK se contemple la gestión del tiempo, alcance, costos, RRHH, riesgos, calidad,
aprovisionamiento, las comunicaciones en el proyecto y la integración.
Jorge Gonzales ha determinado “a priori” que el proyecto SIGA tendría una duración de 24
meses, pero aún no ha comunicado fechas a la alta dirección. Por otro lado, la organización
espera resultados “rápidos” observables en un lapso de un año.
O.1.- Se podrían desarrollar nuevos Incentivar la compra de nuestros productos Actualizar permanentemente
productos. inmobiliarios porque son de buena calidad. el Inventario de productos.
0.2.- Los competidores locales tienen
productos de baja calidad. Estrategia 2 (Es 2) Estrategia 4 (Es 4)
O.3.- Los márgenes de ganancia serán
buenos. Planes que propongan focalizar las acciones Coordinación en la inversión
O.4.- Los clientes finales responden ante de capacitación en desarrollo de producto, para promover el turismo,
nuevas ideas. fortalecimiento institucional y promoción auspicios de algunos eventos
O.5.- Se podría extender a otros países. conjunta de nuestro producto. entre otros. La finalidad es
O.6.- Nuevas aplicaciones especiales por realizar MARKETING para
Puede sorprender a la competencia. nuestra empresa.
CRITICIDAD.
CONCLUSION