MANUAL M-GAF003

MANUAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL

1. PROPOSITO
Proporcionar una guía de orientación a todos los funcionarios de la Entidad en normas técnicas y
prácticas para administrar el flujo de documentos en cualquier etapa de su ciclo vital de una
manera eficaz, eficiente y uniforme.

2. ALCANCE
Comprende desde la producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta,
conservación hasta la disposición final de los documentos.

3. RESPONSABLE
Coordinador del CAD y Auxiliares de Archivo

4. DEFINICIONES
CAD: Centro de Administración Documental: Lugar donde se manejan los documentos al interior
de la Entidad.

Ciclo vital del documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su
producción o recepción, hasta su disposición final.

Circular: Comunicación interna o externa de carácter general informativa o normativa, con el

mismo texto o contenido, se utiliza para dar a conocer actividades internas de Plaza Mayor
Medellín, así como las normas generales, cambios, políticas y asuntos de interés común.

Clasificación documental: Fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican

y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la
entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos).

Código: Identificación numérica que se asigna tanto a las unidades productoras de documentos
y a las series y subseries respectivas y que corresponder al sistema de clasificación documental
establecido en la entidad.

Comité de archivo: Grupo asesor de la Alta Dirección, responsable de cumplir y hacer cumplir las
políticas archivísticas, definir los programas de gestión de documentos y hacer recomendaciones
en cuanto a los procesos administrativos y técnicos de los archivos.

Comité evaluador de documentos: encargado de estudiar los asuntos relativos al valor

secundario de los documentos y de preparar los lineamientos sobre selección y eliminación de
éstos, para los archivos del orden departamental y municipal, según las políticas generales trazas
por la Junta Directiva del Archivo General de la Nación. Así mismo deberá sugerir el régimen de
acceso y el de transferencia y resolver con base en las disposiciones generales de la Junta

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Directiva del Archivo General de la Nación las consultas, sobre eliminación de documentos
producidos por las oficinas de entidades públicas del orden departamental y municipal

Cuadro de clasificación: Esquema que refleja la jerarquización dada a la documentación

producida por una institución y en el que se registran las secciones y subsecciones y las series y
subseries documentales.

Resoluciones: Son actos administrativos de carácter general o particular, expedidas de acuerdo

con las facultades legales que la ley o los reglamentos conceden y pueden ser, a su vez, externas
o internas. Las externas reglamentan y desarrollan la aplicación de disposiciones sustantivas
contenidas en decretos y hacen referencia a aspectos técnicos o de interpretación. Las internas
tienen por objeto dar cumplimiento a funciones de carácter administrativo, cuya facultad radica
esencialmente en el Gerente General y la Gerencia Administrativa y Financiera.

Mesa de Servicio: Es un punto único donde el usuario establece contacto con los proveedores
de servicios, registro centralizado del servicio desde que se diseña hasta que se entrega, soporta
y mejora

helpPEOPLE: Herramienta desarrollada por Maycotech, implementada por H-IT GROUP para
gestionar los servicios de Plaza Mayor

ITIL: Information Technology Infraestructure Library- ITIL, es una visión integral de servicios
expresada en un conjunto de cinco (5) etapas. Es una librería de mejores prácticas- no una
metodología- para alinear los servicios con los requerimientos del negocio, orientada a la gestión
del ciclo de vida del servicio, enfocado al usuario y soportado en los procesos

Impacto: Determina la importancia del incidente dependiendo de cómo éste afecta a los
procesos de negocio y/o del número de usuarios afectados.

Urgencia: Depende del tiempo máximo de demora que acepte el cliente para la resolución del
incidente y/o el nivel de servicio acordado en el SLA (Service Level Agreement).

Prioridad: Es frecuente que existan múltiples incidencias concurrentes por lo que es necesario
determinar un nivel de prioridad para la resolución de las mismas. El nivel de prioridad se basa
esencialmente en dos parámetros: Impacto y Urgencia.

SLA: Acuerdo de nivel de servicio. Es un contrato escrito entre un proveedor de servicio y su

cliente con objeto de fijar el nivel acordado para la calidad de dicho servicio. Definen un punto
de entendimiento común sobre servicios, prioridades, responsabilidades y garantías.

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5. PROCEDIMIENTO
Objetivo General: Administrar el sistema de control de correspondencia a través del Centro de
Administración Documental – CAD, Grupo que establece las normas y procedimientos para el
recibo, elaboración, distribución, despacho y conservación de la correspondencia tanto interna
como externa.

Objetivos Específicos: Diseñar e implantar los medios y mecanismos apropiados (sistematizados

o manuales) que permitan un acertado control sobre la recepción, distribución, elaboración y
despacho de correspondencia.

 Archivar, para localizar y consultar en forma fácil, rápida y segura, cualquier documento o
asunto en un momento determinado, por quién lo requiera y esté autorizado para ello.

 Identificar en un momento dado, el Área y/o empleado al cual se ha entregado

correspondencia recibida o que ha emitido correspondencia interna.

 Brindar información oportuna a los directivos y áreas en general sobre documentos

tramitados.

 Asesorar al personal encargado de la tramitación y manejo de documentos en cada una de las

Áreas o archivos de la Entidad.

 Agilizar el control de trámite y de atención prestada a cada documento en particular y a todos

los asuntos en general.

FUNDAMENTOS DEL MANUAL

Destinatarios y responsables: Las normas y procedimientos contenidos en el presente

documento son aplicables en primera instancia a los funcionarios del Centro de Administración
Documental - CAD, además sirve como instructivo para el manejo de los Archivos de Gestión de
todas las áreas de Plaza Mayor Medellín.

Funcionalidad y empleo del Manual: Dada la importancia del manual, deberá ser de estricto
cumplimiento, evitando todo trámite fuera de él. Este documento es un material de consulta
permanente por quienes tienen responsabilidad de dirigir, ejecutar y controlar los
procedimientos respectivos.

5.1 PROCESOS DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

La Ley 594 de 2000 en su Artículo 22, establece que la gestión de documentos dentro del
concepto de Archivo Total, comprende procesos tales como:

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1. Planeación 5. Transferencia
2. Producción 6. Disposición de Documentos
3. Gestión y Trámite 7. Preservación a largo plazo
4. Organización 8. Valoración

Estos procesos están relacionados entre sí y se desarrollarán en las unidades de correspondencia

y durante las etapas del ciclo vital del documento (Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo
Histórico).

5.1.1 PRODUCCIÓN DOCUMENTAL – Ver Instructivo Organización Archivo I-GAF001

Es la generación de documentos en cumplimiento de sus funciones. Comprende los aspectos de
origen, creación y diseño de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones
propias de cada área, por lo que éstas deben tener en cuenta los formatos normalizados, las
firmas autorizadas y el número de copias que se van a producir.

5.1.1.2 Comunicaciones oficiales y/o correspondencia externa: Es toda clase de comunicación

escrita dirigida a entidades, empresas y organismos en la cual Plaza Mayor Medellín, emite
conceptos o decisiones que afectan sus políticas, fija criterios o especificaciones de alto nivel
que comprometen las opiniones, los recursos y las actividades de la Entidad.

Todas las Áreas de Plaza Mayor Medellín son fuentes productoras de información,
independientemente de si se trata de comunicaciones internas o externas; de la calidad con la
que se elaboren depende el éxito y la buena imagen de la Entidad.

Las comunicaciones que salen de la Entidad, deben transmitir una imagen de seriedad, por
tanto, su presentación, su distribución y la correcta utilización de técnicas mecanográficas,
garantizan que el mensaje llegue adecuadamente al destinatario.

Es muy importante que los comunicados no contengan errores gramaticales, ortográficos, ni de

puntuación. La presentación, tanto de originales como de copias, debe ser impecable, sin
borrones ni repisados. No se traza raya alguna para delimitar la firma.

De todas las comunicaciones enviadas dentro y fuera de Plaza Mayor Medellín, debe dejarse
copia en el archivo clasificándola según la Tabla de Retención Documental – TRD, la otra copia
reposará en la serie correspondiente para su conservación.

Para el envío de comunicaciones oficiales, además de radicarlas y registrarlas, se deberán tener

en cuenta los procedimientos establecidos por Plaza Mayor Medellín para la producción
documental y la imagen corporativa, ver I-GAF003 Elaboración de Comunicaciones Oficiales;
además, las formas de distribución como correo tradicional, mensajería, fax y correo electrónico,
entre otros.
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Se debe verificar que estén completos, que correspondan a lo anunciado y sean competencia de
la Entidad para efectos de su radicación y registro con el propósito de dar inicio a los trámites
correspondientes.

La papelería que contiene el logotipo de Plaza Mayor Medellín S.A., debe utilizarse única y
exclusivamente para asuntos oficiales, por tanto, queda prohibida la utilización de la papelería
oficial para tramitar asuntos personales.

5.1.1.3 Clases de correspondencia Interna

Circular Reglamentaria: Es toda comunicación que se origina como resultado de lo establecido
en los Acuerdos y Estatutos que rigen en la Entidad de obligatorio cumplimiento, que contiene la
reglamentación de todos aquellos asuntos de carácter general, que a criterio de la alta dirección
deben ser conocidos y acatados, por todos los empleados de la Entidad.

Memorando Interno: Es la comunicación escrita que tiene lugar entre las diversas Áreas de la
Entidad.

5.1.1.4 Descripción de los formatos utilizados y diligenciamiento:

La correspondencia externa debe elaborarse en el Formato establecido, con el logotipo de la
Entidad, en original y dos copias, más las copias adicionales que se requieran.

Para el diligenciamiento de la correspondencia externa, debe procederse en la siguiente forma:

- Identificar la comunicación con el código asignado por el CAD, dentro del Sistema de
Administración Documental, así:

PLAZA MAYOR MEDELLÍN

CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

CÓDIGO AREA CÓDIGO CARGO (dependencias)

1001 Director Ejecutivo
1002 Asistente de Gerencia
1003 Conductor Escolta
1010 Director de Comunicaciones y RR.PP.
1000 GERENCIA GENERAL
1011 Comunicador
1012 Coordinador de Publicidad
1013 Analista de Publicidad
1014 Técnico asesor en Protocolo y RRPP
1110 Director de Auditoría
GERENCIA DE
1112 Analista de Procesos
1100 PLANEACIÓN Y
1113 Analista de Auditoría
AUDITORÍA
1120 Coordinador TIC

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1121 Analista TIC

1122 Técnico de Sistemas
1123 Técnico de Redes
1130 Coordinador Técnico
1131 Ingeniero
1140 Director de Investigación, Desarrollo e Innovación
1141 Coordinador Aseguramiento del Negocio
1142 Analista de Planeación y Auditoría
1201 Auxiliar Administrativa
1210 Director Jurídico
1211 Abogados
1220 Director Interventorías
1221 Auxiliar Interventoría
1230 Coordinador Zona Franca
1200 SECRETARÍA GENERAL
1231 Auxiliar Zona Franca
1240 Director de Compras
1241 Coordinador de Compras
1242 Abogados
1243 Analista de Compras
1244 Auxiliar de Compras
1309 Analista Administrativo
1310 Director Gestión Humano
1311 Auxiliar Administrativa
1312 Recepcionista
1313 Secretaria Administrativa
1320 Director de Contabilidad
1321 Analista Contable
1322 Auxiliar Contable
GERENCIA
1323 Analista de Costos
1300 ADMINISTRATIVA Y
1324 Analista de Presupuesto
FINANCIERA
1330 Coordinador de Tesorería
1331 Analista de Tesorería
1332 Auxiliar de Tesorería
1340 Coordinador de Inmobiliaria
1350 Coordinador CAD
1351 Auxiliar de Archivo
1352 Mensajero
1360 Director de Presupuesto
1401 Analista de Mercadeo y Ventas
GERENCIA DE 1402 Asesor estrategia, imagen y proyección
1400
MERCADEO Y VENTAS 1410 Director Arrendamiento de Áreas
1411 Ejecutivos Comerciales Arrendamiento de Áreas

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1420 Director Solución Completa - OPC

1421 Coordinador de Solución Completa
1422 Ejecutivo Solución Completa
1424 Productores
1423 Auxiliar de Solución Completa
1430 Director de Proyectos Propios
1431 Ejecutivos de Proyectos
1432 Auxiliar de Proyectos Propios
1433 Comunicador Proyectos Propios
1440 Director Comercial
1441 Asesor Comercial
1442 Auxiliar Comercial
1443 Auxiliar Eventos Propios
1450 Director de Ferias y Grandes Eventos
1451 Analista Expo Foro Mundial Urbano 2014
1510 Director de Servicio
1512 Asesor de Servicio
1513 Auxiliar de Servicio
1520 Coordinador de Eventos
1521 Productor de Servicio
1522 Técnico de Sonido
GERENCIA DE 1530 Coordinador Operativo
1500
SERVICIO 1531 Auxiliar de Servicio
1540 Capitán de Mantenimiento
1541 Técnico de Mantenimiento
1542 Técnico Electromecánico
1543 Capitán de Bodega
1550 Director A&B
1551 Auxiliar A&B
1610 Director Administrativo y Financiero
1611 Coordinador Administrativo
1612 Coordinador de Proyectos
GERENCIA SEDE
1600 1620 Director Comercial
BOGOTA
1621 Coordinador OPC Bogotá
1622 Ejecutivo de Cuenta
1623 Productor

El oficio debe enviarse sin fecha ni número, ya que este trámite se efectúa en el Centro de
Administración Documental – CAD.
Tanto el anuncio de copias adicionales, como las iniciales del empleado que prepara la
comunicación y la secretaria, debe hacerse en original. Por ningún motivo en Plaza Mayor
Medellín, se utiliza fotocopia para las comunicaciones oficiales.

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5.1.1.5 Clasificación de la correspondencia por su contenido

Ordinaria: Trata asuntos de carácter general memorandos comunicativos entre áreas y/o
funcionarios, que informan sobre operaciones administrativas, asuntos entre programas de
investigación, ordinarios e información especial, que no se consideren confidenciales.

Confidencial: Informa sobre temas referentes al personal y trámites administrativos, informes y

asuntos de investigación de carácter directivo que no deben trascender a otros empleados y
otros asuntos de índole administrativo que requieren tratamiento reservado, de los cuales
tendrán conocimiento determinados empleados.

Comunicaciones para el Municipio de Medellín,

debidamente foliadas

Código del área que transcribe la comunicación

NO escribir la fecha solo Medellín,

Datos del destinatario debidamente diligenciados

Después de la firma si la comunicación lleva

anexos, escribir la cantidad en números Ejemplo:
25 hojas y a un espacio el nombre de quien
transcribe la comunicación, Ejemplo: Sonia Rojas

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5.1.1.6 Registro de correspondencia enviada – F-GAF022

Es el procedimiento por medio del cual se ingresan en el sistema automatizado de
correspondencia, todas las comunicaciones oficiales producidas por la Entidad.
La persona encargada de radicar, recibe las comunicaciones por cualquier medio y establece:
 Comprobar que las comunicaciones sean de competencia de la Entidad.
 Que la comunicación sea legible
 Que contengan las copias y anexos indicados
 Que este especificada la dependencia y el nombre del servidor público al que va dirigida.
 Si la comunicación va para algún funcionario de la Alcaldía de Medellín, que estén
debidamente foliadas de acuerdo con lo indicado en las mismas, o en su defecto solicitar a
la persona que entrega el documento que realice la foliación.
 Que este descrita de manera legible la dirección para respuesta y en lo posible un número
telefónico.
 El responsable de radicación recopilará las comunicaciones recibidas y las clasificará por
dependencia para su posterior reparto.

RESERVA: Los empleados encargados del registro de la correspondencia recibida y despachada

deben guardar absoluta reserva sobre todos los asuntos tratados en ésta.

5.1.1.7 Marcación de etiquetas y rótulos: Todos los sobres deben ser marcados con los
siguientes datos:

 El registro de los datos, deben de ir en el centro, alineados a la izquierda y en concordancia

con los que se encuentra en la carta.
 Escribir los datos del destinatario en mayúscula sostenida, sin dejar renglón entre líneas.
 Si el destino es local se debe colocar el nombre de la ciudad, se omite el departamento.
 Si el destino es nacional, se coloca el nombre de la ciudad.
 Si el destino es internacional, se coloca el nombre de la ciudad.
 El destino debe escribirse en mayúscula sostenida. (Se debe tener en cuenta estas
recomendaciones para cualquier paquete o caja)
 Los recorridos de mensajería externa se atenderán en dos turnos: En la mañana a las 7:30
am y otro en la tarde a la 1:30 pm.

IMPORTANTE

EL CAD NO ASUMIRÁ LAS CONSECUENCIAS DE LAS DILIGENCIAS QUE NO SE PUDIERAN REALIZAR

OPORTUNAMENTE, POR FALTA DE PLANEACIÓN O COORDINACIÓN DE LAS OFICINAS O
DEPENDENCIAS PRODUCTORAS DE LA CORRESPONDENCIA Y QUE SON RESPONSABLES DE SU
GESTIÓN.

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Media carta: Media carta: Título,

NOMBRE, Cargo, EMPRESA,
Dirección, Teléfono, Ciudad

Sobre de manila carta y oficio

Sobre manila carta y oficio: Título,

NOMBRE, Cargo, EMPRESA,
Dirección-Teléfono- Ciudad

5.1.2 RECEPCIÓN Y ENTREGA DE DOCUMENTOS:

Conjunto de operaciones de verificación y control que la Entidad debe realizar para la admisión
de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica.

Todas las comunicaciones que vengan del medio externo se recibirán únicamente en el Centro
de Administración Documental (CAD).

En este proceso se pueden identificar las siguientes actividades:

 Al recibir la correspondencia, asegurarse de que las comunicaciones sea de competencia
exclusiva de Plaza Mayor Medellín.

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 La correspondencia que contiene facturas o cuentas de cobro, se excluyen del proceso de

recepción, estas deben ser entregadas directamente al Auxiliar Administrativo en el tercer
piso, donde se harán los controles correspondientes.
 Se realizan dos rondas en la mañana y dos rondas en la tarde.
 En los casos que se reciban documentos que se consideren de trámite inmediato se
procederá a su entrega sin esperar cumplir el horario establecido.
 Si por algún motivo alguna oficina recibiera alguna correspondencia proveniente del medio
externo, o alguien quisiera entregar alguna correspondencia, favor dirigirla al CAD.
 Se debe verificar que estén completos, que correspondan a lo anunciado y sean competencia
de la Entidad para efectos de su radicación y registro con el propósito de dar inicio a los
trámites correspondientes.
 Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas.
 Constancia de recibo (sello y firma).

5.1.2.1 Radicación de documentos recibidos

El ciclo inicia en el Centro de Administración Documental – CAD, donde se asigna un número de
radicación consecutiva a las comunicaciones oficiales que llegan a la Entidad por correo, o
mediante persona natural.

Los procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales, velarán por la transparencia

de la actuación administrativa (Acuerdo AGN 060 DE 2001 Artículo Quinto), razón por la cual:
 No se podrán reservar números de radicación, ni habrá números repetidos, enmendados,
corregidos o tachados.
 La numeración será única para cada documento y será asignada en estricto orden de
recepción de los documentos.
 Al comenzar cada año, se iniciará la radicación consecutiva a partir del número uno,
utilizando sistemas manuales, mecánicos o automatizados.
 Cuando existan errores de radicación y se anulen los números, se debe dejar constancia por
escrito, con la respectiva justificación y firma del funcionario responsable del Centro de
Administración Documental – CAD.

5.1.2.2 Rondas
El Centro de Administración Documental – CAD, distribuirá la correspondencia que llega de lunes
a viernes a través de rondas internas, dejando constancia de los documentos entregados en
cada oficina.
Los horarios son: 8:30 am 11:00 am
2:30 pm 4:00 pm

Nota: En los casos que se reciban documentos que se consideren de trámite inmediato se
procederá a su entrega sin esperar cumplir el horario establecido.

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 Separe la correspondencia de la siguiente manera: documentos Institucionales, documentos

contables, documentos personales, publicaciones y propaganda.
 Cuando a la Entidad llega un sobre personal cuyo destinatario está desvinculado se
informará a la recepcionista para que se comunique con la persona, dado el caso de no
localizarla se conservará un (1) mes y luego se eliminará.
 Radique únicamente los documentos Institucionales, asignándoles un numero consecutivo
en los términos establecidos en el artículo 2 del acuerdo AGN 060 de 2001, con el sello
numerador “correspondencia recibida”.
 En el documento que tiene abierto en Excel “Registro de correspondencia recibida”,
comience a registrar los datos que pide el formato.

5.1.2.3 Control de comunicaciones oficiales: El Centro de Administración Documental - CAD,

elaborarán planillas, formatos y controles manuales o automatizados que permitan certificar la
recepción de los documentos, por parte de los funcionarios competentes.

5.1.2.4 Registro de correspondencia recibida – F-GAF021

Este se genera diariamente y debe ser diligenciado por los funcionarios responsables de recibir
las comunicaciones oficiales de la Entidad. (Resolución AGN 026 de 2004 y Artículo 7, párrafo 3).

De las comunicaciones oficiales recibidas: “Los documentos de carácter bibliográfico, como

boletines, libros, catálogos y revistas no se radicarán y se remitirán mediante la planilla
Distribución de Correspondencia Recibida F-GAF024.

5.1.3 DISTRIBUCIÓN DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA – F-GAF024

Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario. La
distribución se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior de la Entidad.
Sin interesar el medio de distribución de los documentos, se debe contar con mecanismos de
control y verificación de recepción y envío de los mismos. En este proceso se distinguen
actividades como:

5.1.3.1 Distribución de documentos externos –

 Identificación de dependencias destinatarias de acuerdo a la competencia.
 Clasificación de las comunicaciones.
 Organización de documentos para mensajería.
 Enrutamiento de documentos al área competente.
 Reasignación de documentos mal direccionados.
 Registro de control de entrega de documentos recibidos.

5.1.3.2 Distribución de documentos internos

 Identificación de dependencias.
 Enrutamiento de documentos al Área competente.
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 Registro de control de entrega de documentos internos.

5.1.3.3 Distribución de documentos enviados

Definición de medios de distribución: personal, fax, correo tradicional, correo electrónico,
apartado aéreo, página web, otros.
 Control del cumplimiento de requisitos del documento.
 Métodos de empaque y embalaje
 Gestión del correo tradicional: Normal, certificado, especial
 Control y firma de guías y planillas de entrega
 Control de devoluciones
 Organización mensajería externa
 Registro de control de envío de documentos.

5.1.4 TRÁMITE DE DOCUMENTOS

Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función
administrativa.

En desarrollo de sus funciones, cada área genera un conjunto de documentos objeto de trámites
administrativos, dichos documentos integran sus respectivas series documentales.

De acuerdo con la normatividad existente, se deben tener en cuenta los tiempos máximos
establecidos para el trámite oportuno de las comunicaciones.

5.1.4.1 Respuesta
 Análisis de antecedentes y compilación de información.
 Proyección y preparación de respuesta.

5.1.4.2 Distribución de documentos enviados

Definición de medios de distribución: personal, fax, correo tradicional, correo electrónico,
apartado aéreo, página web, otros.
 Control del cumplimiento de requisitos del documento.
 Métodos de empaque y embalaje.
 Gestión del correo tradicional: Normal, certificado, especial.
 Control y firma de guías y planillas de entrega.
 Control de devoluciones.
 Organización mensajería externa.
 Registro de control de envío de documentos.

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5.1.4.3. Recepción solicitudes de servicios

Todos los requerimientos que se realicen al Centro de Administración Documental –CAD,
deberán ser solicitados a través de la nueva herramienta en la línea helpPEOPLE.
Manual rol de usuario mesa de servicio: La pagina principal del rol de usuario presenta el
resumen de las solicitudes enviadas con su respectiva fecha de radicación, ubicación, título,
estado de la solicitud, usuario (quien crea la solicitud) responsable (el técnico a quien el
administrador asigno la solicitud), la prioridad (determinada por el impacto y la urgencia), estado
de la orden (Asignada/No asignada por parte del administrador), la fecha de vencimiento (El
tiempo máximo que dispone el responsable o técnico para resolver la solicitud, es decir el SLA o
acuerdo de nivel de servicios asociado a la orden) y la naturaleza (Si se trata de un incidente, un
requerimiento, un problema o un cambio).

5.1.5 ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

Acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos, encaminadas
a la adecuada organización de los archivos y comprende los procesos archivísticos de:

5.1.5.1 Actividades a realizar para organizar su archivo de gestión

Para tener organizado nuestro archivo de Gestión debemos cumplir con la siguiente fórmula

Organización = Clasificación + Ordenación + Descripción

5.1.5.2 clasificar y ordenar documentos de archivo
5.1.5.2.1. Clasificar los documentos en: Documentos de Archivo
Los Documentos de Archivo son registros de información producida o recibida por una persona o
entidad en razón de sus actividades o funciones, que tienen valor administrativo, fiscal, legal,
científico, económico, histórico o cultural y debe ser objeto de conservación; estos documentos
son los que están listados en la Tabla de Retención Documental.

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5.1.5.2.2. Ordenar los Documentos de Archivo en Series y Subseries Documentales con base
en la Tabla de Retención Documental de su Área u Unidad.
Identifique y ordene en carpetas con aletas, todos los tipos documentales pertenecientes a cada
una de las series y subseries relacionadas en la Tabla de Retención Documental de su área o
unidad, teniendo en cuenta su fecha de producción o de trámite y manteniendo la estructura
que tuvo durante el servicio activo (Principio de Orden Original) El primer documento que debe
aparecer al abrir la carpeta, será el de fecha más antigua, y el último el de fecha más reciente.

5.1.5.2.3 Foliación
Foliar cada una de las tipologías (documentos) de las series y subseries documentales, previendo
para ello la numeración de los folios en el extremo superior derecho, con un lápiz de mina negra
y blanda (HB, B), en forma legible, sin enmendaduras, empezando por el documento más
antiguo hasta el más reciente al final de la carpeta y así sucesivamente. Cada carpeta deberá
contener máximo 200 folios.

Ejemplo:

SERIE: INFORMES SUBSERIE: INFORMES DE GESTIÓN

Aquí desarrollamos las actividades de:

 Elaboración de inventarios documentales

 Organización y entrega de transferencias documentales
 Aplicación de la disposición final de las tablas de retención documental – T.R.D.

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5.1.5.1 Clasificación documental.

De acuerdo al listado de series y subseries documentales, identificar y establecer las series que
componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección), de acuerdo con la
estructura orgánico-funcional de la Entidad.

LISTADO DE SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES Y

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

M
CÓDI UNIDAD A.
CÓDIGO SERIES GO SUBSERIES A.C CT S E / PROCEDIMIENTO
DOCUMENTAL G
D
Actas Comité de
Gerencia
Actas Comité
Administrativo
Actas Comité de
Calidad
Actas Comité de
ACTAS DE Control Interno
01
COMITÉ Actas Comité de
Salud Ocupacional
Actas Comité de
Seguridad Cumplido el tiempo de retención en el
Actas Comité de archivo central, transferir al archivo
01 ACTAS 5 20 X
Compras histórico porque se considera memoria
Actas Comité de para la Institución.
Archivo
ACTAS DE JUNTA
02
DIRECTIVA
ACTAS DE
ASAMBLEA
03
GENERAL DE
ACCIONISTAS
Junta de Socios
ACTAS DE Locales
04
REUNIONES Comerciales y
Parqueaderos
COMPROBANTES
Una vez cumplido su tiempo en el archivo
01 DE AJUSTES
central, seleccionar una muestra aleatoria
CONTABLES
del 5% por cada año y transferirla al
COMPROBANTES 2 10 X
02 archivo histórico como parte de la
DE EGRESO
memoria Institucional, los demás
02 COMPROBANTES COMPROBANTES
03 Recibos de Caja documentos eliminarlos.
DE INGRESO
Una vez cumplido su tiempo en el archivo
COMPROBANTES 10 central, seleccionar una muestra aleatoria
04 2 X
DE NÓMINA 0 del 2% por cada año y transferirla al
archivo histórico como parte de la

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memoria Institucional, los demás

documentos eliminarlos.
COMPROBANTES Una vez cumplido su tiempo en el archivo
05 Facturación
DE VENTAS central, seleccionar una muestra aleatoria
Compromiso del 5% por cada año y transferirla al
COMPROBANTES 2 10 X
Presupuestal archivo histórico como parte de la
06 DE
Disponibilidad memoria Institucional, los demás
PRESUPUESTO
Presupuestal documentos eliminarlos.
Cumplido el tiempo de retención en el
01 CIRCULARES 5 5 X
archivo central a los 11 años se elimina.
Avisos Una vez cumplido el tiempo de retención
en el archivo central, transferir al archivo
COMUNICADOS
02 1 5 X histórico el documento físico y el soporte
DE PRENSA
Boletines de electrónico porque se considera memoria
Prensa institucional.
COMUNICACIONES
03 Una vez cumplido su tiempo en el archivo
OFICIALES
central, seleccionar una muestra de
DERECHOS DE forma aleatoria del 5% por cada año y
03 1 5 X
PETICIÓN transferirla al archivo histórico como
parte de la memoria Institucional, los
demás documentos eliminarlos.
Cumplido el tiempo de retención en el
04 MEMORANDOS 1 5 X
archivo central a los 7 años se elimina.
ARRENDAMIENT
01
O DE ESPACIOS
02 COMODATO
03 CONCESIÓN
04 CONSULTORÍA Una vez cumplido su tiempo en el archivo
PRESTACIÓN DE central, seleccionar una muestra de
05 forma aleatoria del 5% por cada año y
04 CONTRATOS SERVICIOS 1 20 X
transferirla al archivo histórico como
06 OBRA
parte de la memoria Institucional, los
07 ASOCIACIÓN demás documentos eliminarlos.

08 COMPRAVENTA
09 SUMINISTROS
INTERADMINISTR
10
ATIVOS
Una vez cumplido su tiempo en el archivo
TRANSFERENCIA central, seleccionar una muestra por polo
S A LA 10 de interés del 2% por cada año y
01 2 X
SEGURIDAD 0 transferirla al archivo histórico como
SOCIAL parte de la memoria Institucional, los
demás documentos eliminarlos.
05 DECLARACIONES
Una vez cumplido su tiempo en el archivo
central, seleccionar una muestra de
DECLARACIONES forma aleatoria del 5% por cada año y
02 2 20 X
TRIBUTARIAS transferirla al archivo histórico como
parte de la memoria Institucional, los
demás documentos eliminarlos.
Una vez cumplido su tiempo en el archivo
central, seleccionar una muestra de
forma aleatoria del 5% por cada año y
06 ESTUDIOS 1 20 X
transferirla al archivo histórico como
parte de la memoria Institucional, los
demás documentos eliminarlos.

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Una vez cumplido su tiempo en el archivo

central, seleccionar una muestra por polo
HISTORIA 10 de interés del 2% por cada año y
07 HISTORIAS 01 2 X
LABORAL 0 transferirla al archivo histórico como
parte de la memoria Institucional, los
demás documentos eliminarlos.
Cumplido el tiempo de retención en el
INFORMES A LA archivo central, transferir al archivo
01 2 20 X
JUNTA histórico porque se considera memoria
para la Institución
Informes del Una vez cumplido su tiempo en el archivo
Revisor Fiscal central, seleccionar una muestra de
INFORMES
forma aleatoria del 5% por cada año y
02 CONTABLES 1 20 X
transferirla al archivo histórico como
ANUALES
parte de la memoria Institucional, los
demás documentos eliminarlos.
Cumplido el tiempo de retención en el
INFORMES DE archivo central, transferir al archivo
03 2 20 X
GESTIÓN histórico porque se considera memoria
para la Institución
Una vez cumplido su tiempo en el archivo
central, seleccionar una muestra de
INFORMES
forma aleatoria del 5% por cada año y
04 ORGANISMOS DE 2 10 X
transferirla al archivo histórico como
CONTROL
parte de la memoria institucional, los de
más documentos eliminarlos
Una vez cumplido su tiempo en el archivo
central, seleccionar una muestra de
INFORMES forma aleatoria del 5% por cada año y
05 1 10 X
08 INFORMES EVENTOS transferirla al archivo histórico como
parte de la memoria institucional, los de
más documentos eliminarlos
Una vez cumplido su tiempo en el archivo
central, seleccionar una muestra de
INFORMES DE forma aleatoria del 5% por cada año y
06 1 20 X
AUDITORÍA transferirla al archivo histórico como
parte de la memoria Institucional, los
demás documentos eliminarlos
Una vez cumplido su tiempo en el archivo
central, seleccionar una muestra de
INFORMES DE forma aleatoria del 5% por cada año y
07 1 10 X
VENTAS transferirla al archivo histórico como
parte de la memoria Institucional, los
demás documentos eliminarlos.
Una vez cumplido su tiempo en el archivo
central, seleccionar una muestra de
INFORMES DE forma aleatoria del 5% por cada año y
08 1 10 X
CARTERA transferirla al archivo histórico como
parte de la memoria Institucional, los
demás documentos eliminarlos.
INFORMES A
Cumplido el tiempo de retención en el
09 ENTIDADES 1 5 X
archivo central, a los 7 años se elimina.
OFICIALES
Consecutivos de
Memorando
INSTRUMENTOS Internos Cumplido el tiempo en el archivo central,
09 01 CONSECUTIVOS 1 10 X
DE CONTROL Consecutivo de a los 12 años eliminarlos.
Correspondencia
Enviada

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Registro de
correspondencia
recibida
Registros de
Cumplido el tiempo en el archivo central,
clientes y 1 10 X
a los 12 años eliminarlos.
Proveedores
Registro
conciliaciones
02 REGISTROS
bancarias
Registro de
Cumplido el tiempo de retención en el
Reservas y/o 1 5 X
archivo central, a los 7 años se elimina.
cotizaciones
Registro de Una vez cumplido el tiempo de retención
Ingreso de en el archivo central, seleccionar una
2 5 X
vehículos muestra del 10% y transferirla al archivo
histórico.
Títulos de Cumplido el tiempo de retención en el
Propiedad archivo central, transferir al archivo
03 TÍTULOS 1 10 X
Títulos Valores histórico porque se considera memoria
para la Institución.
INVENTARIO DE Cumplido el tiempo en el archivo central,
01 2 20 X
BIENES MUEBLES eliminarlos.
Cumplido el tiempo de retención en el
INVENTARIO archivo central, transferir al archivo
02 2 20 X
10 INVENTARIOS DOCUMENTAL histórico porque se considera memoria
para la Institución.
INVENTARIO DE
Cumplido el tiempo en el archivo central,
03 ELEMENTOS DE 2 20 X
eliminarlos.
CONSUMO
Una vez cumplido su tiempo en el archivo
LIBRO MAYOR Y central, transferir al archivo histórico
01 2 20 X
BALANCES físico y el soporte electrónico porque se
LIBROS considera memoria Institucional.
11
CONTABLES LIBROS Una vez cumplido el tiempo de retención
02
AUXILIARLES en el archivo central, seleccionar una
2 20 X
muestra del 5% por cada año y transferir
03 LIBRO DIARIO
al archivo histórico.
Cumplido el tiempo de retención en el
archivo central, transferir al archivo
Manual de
01 DE FUNCIONES 2 20 X histórico ya que se constituye memoria
Funciones
institucional y posee valores secundarios
para la Institución.
Manual de
Cumplido el tiempo de retención en el
Archivo
archivo central, transferir al archivo
Manual de
histórico, ya que se constituye memoria
Contratación
Institucional y posee valores secundarios
Manual de
12 MANUALES para la Institución.
Interventora
DE PROCESOS Y Cumplido el tiempo de retención en el
02 PROCEDIMIENTO Manual de 2 20 X archivo central, transferir al archivo
S Normas de histórico porque se considera memoria
Seguridad para la Institución.
Cumplido el tiempo de retención en el
archivo central, transferir al archivo
Manual de Calidad histórico, ya que se constituye memoria
Institucional y posee valores secundarios
para la Institución.
Cumplido el tiempo de retención en el
13 PLANES 01 PLAN DE ACCIÓN 1 20 X archivo central, transferir al archivo
histórico porque se considera memoria

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para la Institución

Evaluación del
Desempeño
PLAN DE Cumplido el tiempo de retención en el
02 Laboral
EVALUACIÓN archivo central, eliminar dejando una
Evaluación de 2 10 X muestra del 2% anual y transferirla al
Proveedores archivo histórico como memoria
PLAN DE Institucional.
03
MEJORAMIENTO
Cumplido el tiempo de retención en el
PLAN DE archivo central, transferir al archivo
04 1 20 X
MERCADEO histórico porque se considera memoria
para la Institución.
Cumplido el tiempo de retención en el
PLAN DE archivo central, transferir al archivo
05 2 20 X
EMERGENCIAS histórico porque se considera memoria
para la institución.
PROCESOS
01
DISCIPLINARIOS
Cumplido el tiempo de retención en el
PROCESOS
PROCESOS Y 02 archivo central, transferir al archivo
14 JUDICIALES 2 20 X
PROCEDIMIENTOS histórico porque se considera memoria
PROCESOS DE
para la Institución.
03 RESPONSABILIDA
D FISCAL
Una vez cumplido el tiempo de retención
en el archivo central, eliminar en su
SALUD
01 2 8 X totalidad por haber perdido sus valores y
OCUPACIONAL
además se encuentra consolidado en los
informes de gestión
Cumplido el tiempo de retención en el
archivo central, eliminar dejando una
02 CAPACITACIÓN 2 8 X muestra del 2% anual y transferirla al
archivo histórico como memoria
Institucional.
Una vez cumplido su tiempo en el archivo
central, seleccionar una muestra de
forma aleatoria del 5% por cada año y
03 EVENTOS 1 10 X
transferirla al archivo histórico como
15 PROGRAMAS parte de la memoria Institucional, los
demás documentos eliminarlos.
Una vez cumplido el tiempo de retención
MANTENIMIENT en el archivo central. Seleccionar una
04 1 20 X
O muestra del 1% por años y transferirla al
archivo histórico.
Una vez cumplido el tiempo de retención
AUDITORÍAS en el archivo central, seleccionar una
05 2 10 X
INTERNAS S.G.C. muestra del 1% por cada año y
transferirla al archivo histórico.
Una vez cumplido el tiempo de retención
en el archivo central, eliminar en su
BIENESTAR
06 2 8 X totalidad por haber perdido sus valores y
LABORAL
además se encuentra consolidado en los
informes de gestión.
Cumplido el tiempo de retención en el
PROYECTOS DE
archivo central, transferir al archivo
01 REESTRUCTURAC 2 20 X
histórico porque se considera memoria
16 PROYECTOS IÓN
para la Institución.
PROYECTOS DE Cumplido el tiempo de retención en el
O2 2 20 X
PRESUPUEST0 archivo central, transferir al archivo

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histórico porque se considera memoria

para la Institución.
Una vez cumplido su tiempo en el archivo
central, seleccionar una muestra de
forma aleatoria del 5% por cada año y
17 LICITACIONES 1 20 X
transferirla al archivo histórico como
parte de la memoria Institucional, los
demás documentos eliminarlos
RESOLUCIONES Cumplido el tiempo de retención en el
01
DE LA GERENCIA archivo central, transferir al archivo
18 RESOLUCIONES 5 20 X
JUNTA DE histórico porque se considera memoria
O2 para la Institución.
SOCIOS
ABREVIATURAS: A.G: Archivo de Gestión / A.C: Archivo Central / CT: Conservación Total / S: Selección /
E: Eliminación / M/D: Microfilmación y/o Destrucción

5.1.5.3 clasificar y ordenar documentos de apoyo

Clasificar los documentos en: Documentos de Apoyo El Documento de Apoyo es aquel de
carácter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales, instructivos, etc.) que por la
información que contiene, incide en el cumplimiento de funciones específicas de la gestión
administrativa.

Pueden ser generados en la misma institución o proceder de otra, y no forman parte de las
series documentales de las oficinas. Estos documentos no se transfieren al Archivo Central y
deben ser destruidos por el Jefe de Oficina cuando pierdan utilidad o vigencia, y según las
necesidades de la dependencia

5.1.5.4 Ordenar los documentos de apoyo en asuntos o temas

• Una vez organizados los documentos de archivo de la dependencia, aparecerán algunos
documentos que no se pueden ubicar dentro de las series y subseries, estos constituyen los
documentos de apoyo que son de carácter general, sirven únicamente de soporte a la gestión de
la dependencia, y por lo tanto no se transfieren al Archivo Central.

• Se organizan en orden Alfabético y después de cumplir su función el Jefe del área, apoyado
por la secretaria o auxiliar, los eliminará, y en constancia diligencian el Formato Único de
Inventario Documental F_GAF026

COPIAS
COPIAS
RESOLUCIONES
ACTAS

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Una vez se ubiquen las carpetas de los documentos de Archivo (Series y Subseries Documentales
de la Tabla de Retención Documental), se procede a ubicar los documentos de Apoyo, en orden
alfabético.

 Numerar las carpetas colgantes y ubicar en la gaveta correspondiente

 Identificar la gaveta y el archivador
 Diligenciar el Inventario Documental

5.1.5.2 Descripción documental:

Es el proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones, que permite su
identificación, localización y recuperación, para la gestión o la investigación y las actividades son:

 Análisis de información y extracción de contenidos.

 Diseño de instrumentos de recuperación como Guías, Inventarios, Catálogos e Índices.
 Actualización permanente de instrumentos.

Un instrumento archivístico que permite la normalización de la gestión documental y la

institucionalización del ciclo vital del documento en sus diferentes fases, es la Tabla de
Retención Documental – T.R.D., la cual actúa como regulador de las decisiones en materia
documental, y puede ayudar a definir o no la necesidad de utilización de nuevas tecnologías en
los archivos.

La organización de los documentos permite una rápida identificación de los expedientes, valorar
las funciones y necesidades operacionales de las Áreas, contar con sistemas de ordenación
fáciles de entender por los usuarios, ubicar los documentos para su consulta, transferencia o
disposición final.

Aquí desarrollaremos las actividades de:

 Elaboración de inventarios documentales.

 Organización y entrega de transferencias documentales.
 Aplicación de la disposición final de las tablas de retención documental - TRD.

5.1.6 CONSULTA DE DOCUMENTOS

La consulta es el derecho que tiene un usuario (entidad, dependencia, persona natural, etc.) de
acceder a la información contenida en los documentos de archivo y de ser necesario a obtener
copia de los mismos. Para el cumplimiento de este propósito, el Centro de Administración
Documental - CAD deben atender los requerimientos mediante a través de la nueva herramienta
en línea helpPEOPLE.

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La consulta de documentos en los Archivos de Gestión, por parte de funcionarios de otras

dependencias, se debe facilitar con los controles correspondientes, por parte del personal
responsable del Área.

Si el interesado desea que se le expidan copias o fotocopias, éstas deberán ser autorizadas por el
jefe de la respectiva oficina y sólo se permitirá cuando la información no tenga carácter de
reservado conforme a la Constitución y a las leyes.

5.1.6.1 Formulación de la consulta

 Determinación de la necesidad y precisión de la consulta.
 Determinación de competencia de la consulta.
 Condiciones de acceso.
 Disponibilidad de información en términos de restricciones por reserva o por
conservación.

5.1.6.2 Estrategia de búsqueda

 Disponibilidad de expedientes.
 Disponibilidad de fuentes de información.
 Establecimiento de herramientas de consulta.
 Ubicación de los documentos.

5.1.6.3 Respuesta a consulta

 Atención y servicio al usuario.
 Sistemas de registro y control de préstamo.
 Implantación de medios manuales o automáticos para localización de información.

5.1.7 CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS

El Centro de Administración Documental – CAD, debe velar también por la adecuada
conservación y el control en la producción documental, radicando y tramitando solamente las
comunicaciones que cumplan con los requisitos exigidos en cuanto al formato y firmas
responsables. De igual forma, los programas de gestión documental deben incluir pautas que
aseguren la integridad del documento desde el momento de su producción, mediante la
aplicación de métodos para su manipulación y utilización evitando el deterioro físico.

 Sensibilización y toma de conciencia.

 Limpieza de áreas y documentos.
 Control de plagas.
 Apoyo a la producción documental y manejo de correspondencia.
 Apoyo a la reproducción.

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5.1.7.1 Conservación y destrucción de documentos. El Comité de Archivo creado por la Entidad,

será el responsable de decidir con base en la información suministrada por los jefes de
Dependencia, la vigencia de los documentos enviados al Archivo Central y la conservación o
destrucción de los mismos, conforme a su importancia y trascendencia para la Entidad.

Los comités podrán invitar a las reuniones a uno o más empleados conocedores del contenido
de los documentos para decidir sobre la vigencia de los mismos y su importancia para
conservarlos indefinidamente.

5.1.8 DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS

Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservación
temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retención
Documental T.R.D. – referenciadas en el Manual de Gestión Documental M-GAF003.

Para definir la disposición final se debe tener en cuenta:

La decisión de eliminar expedientes en los Archivos de Gestión, es una opción válida en casos
tales como el de los informes de gestión en los que se conserva una copia en las unidades
administrativas que los producen y otro original es enviado a las oficinas de quienes conservarán
el total de la serie y la transferirán al Archivo Central correspondiente.

5.1.8.1 La conservación total

Se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los que lo tienen por
disposición legal o los que por su contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura,
procedimientos y políticas de la entidad productora, convirtiéndose en testimonio de su
actividad y trascendencia.

Así mismo, son patrimonio documental de la Entidad, porque se utilizan y conservan para la
investigación, la ciencia y la cultura.

 Recepción de transferencias secundarias.

 Organización de documentos.
 Conservación y preservación de los documentos.
 Los documentos de carácter histórico o de interés permanente.
 Los originales que tengan valor probatorio para eventuales procesos judiciales.
 Conceptos y estudios que contengan datos de interés producidos por la Entidad.
 Documentos relacionados con información financiera, como cuentas fiscales,
programación y ejecución presupuestal.
 Originales de Actas de Juntas y Comités.
 Carpetas individuales de personal, convenios.
 Contratos y expedientes académicos

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5.1.8.2 Eliminación de documentos – F-GAF029

Es la actividad resultante de la disposición final señalada en las Tablas de Retención Documental
T.R.D., para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin
perjuicio de conservar su información en otros soportes.

 Aplicación de lo estipulado en la Tabla de Retención Documental - TRD

 Valoración avalada por el Comité de Archivo.
 Levantamiento de acta y determinación del procedimiento de eliminación.

5.1.8.3 Selección documental:

Es la disposición final señalada en las Tablas de Retención Documental T.R.D., con el fin de
escoger una muestra de documentos de carácter representativo, para su conservación
permanente.

La selección documental permite:

 Optimizar el control y facilitar el acceso a los documentos requeridos por la

administración o por el usuario externo.
 Ofrecer acervos documentales integrales que reflejen la estructura de la entidad
productora.
 Reducir costos en espacio, tiempo y materiales.
 Garantizar la conservación documental.

El trabajo de selección requiere un conocimiento amplio de la Entidad. Por esta razón, es

conveniente plantear programas de archivos con el fin de obtener un conocimiento amplio de lo
que se estudia ya que se trata de documentación administrativa (historia laboral, pagos de
nóminas, inventarios de bienes, declaraciones tributarias, órdenes de pago) o de documentación
especifica que refleja la función por la cual fue creada la entidad.

Si bien es cierto que no hay una norma general de selección se pueden señalar algunos
elementos indispensables para abordar este proceso:

 La selección puede aplicarse a documentación que ha perdido su vigencia.

 La selección debe aplicarse a series documentales voluminosas y cuyo contenido
informativo se repite o se encuentra registrado en otras series.
 La selección se aplica a series documentales cuyo valor informativo no amerita su
conservación total.
 Cuando una serie documental no requiere conservarse totalmente debe seleccionarse a
través de muestreo.
 Los procesos de identificación, valoración y selección documental permiten establecer
qué documentos deben ser eliminados.
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5.1.9 FORMACIÓN DE ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la
oficina o dependencia (archivo de gestión) y su conservación temporal (archivo central), hasta su
eliminación o integración a un archivo permanente (archivo histórico

CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

Archivo de Gestión Archivo Central Archivo Histórico

Valores primarios Valores secundarios

Administrativo
Legal Cultural
Fiscal Histórico
Contable Científico
Técnico

5.1.9.1 ARCHIVO DE GESTIÓN

Cada dependencia reúne la documentación en trámite o sometida a continua utilización y
consulta administrativa, este proceso da lugar a la identificación correcta de las series y
subseries documentales, función básica de la gestión documental.

La actividad de clasificación documental será realizada por cada uno de los funcionarios
responsables de los documentos que en cumplimiento a sus funciones genere, maneje o
tramite.
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 Para crear una carpeta o expediente, se deben clasificar los documentos de la unidad
administrativa teniendo en cuenta las Tablas de Retención Documental – T.R.D., definidas
para cada una de las Áreas de Plaza Mayor Medellín, a fin de identificar series, subseries y
tipos documentales.

 Cada funcionario debe codificar las carpetas, teniendo en cuenta el código que le
corresponde según el listado de series y subseries documentales y la Tabla de Retención
Documental.
NOTA: Los documentos de apoyo no deben aparecer en la Tabla de Retención Documental.

El Acuerdo AGN No. 042 de 2002, "Por el cual se establecen los criterios para la organización de
los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas",
formula en su Artículo 4: “Comprende toda la documentación que es sometida a continua
utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su
circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados”.

5.1.9.1.1 Organización de archivos de gestión.

Los archivos de gestión son aquéllos en los que se reúne la documentación que se encuentra en
trámite, en busca de solución a los asuntos iniciados, sometida a consulta administrativa por las
mismas dependencias u otras que las soliciten.

En la organización de los archivos de gestión se deben seguir los siguientes pasos:

- Alistar los expedientes que se van a abrir para cada serie y subserie, proyectando el
crecimiento de cada uno de ellos, evitando que al agregarse los correspondientes tipos
documentales se disminuya la facilidad de consulta por efecto de reducción de espacio. Cada
carpeta puede conservar 200 folios o como máximo 250 folios según el caso.

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5.1.9.1.2 El mobiliario
 A continuación de las láminas, colocar tantas carpetas como expedientes sea necesario abrir y
dentro de la carpeta colgante colocar una carpeta celuguía que, a su vez, contendrá los tipos
documentales que van a conformar el expediente.
 Marcar la carpeta celuguía en el marbete identificándola con el nombre de la dependencia,
código y nombre del expediente.

5.1.9.1.3 Ordenación de las series, los expedientes y los tipos documentales

 Hacer una distribución secuencial de las gavetas del archivador, enumerando de uno hasta (n)
de arriba hacia abajo.

 Distribuir las series documentales en las gavetas atendiendo al orden de codificación

establecido; es decir, en forma ascendente, como se encuentran en el Listado de series y
subseries documentales.

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 Igualmente, en el vértice superior derecho de la gaveta, adherir una cartulina con la

descripción de las series y expedientes que allí se encuentran, (está medida evita la continua
manipulación de los documentos).

 Ubicar al interior de cada carpeta, sólo los documentos (copia de los enviados u original de los
recibidos) cuyo asunto pertenece exclusivamente al respectivo expediente, ordenados en
forma ascendente atendiendo al orden natural en que fueron elaborados. El de fecha
reciente a continuación del anterior (de izquierda a derecha).

 Para evitar labores adicionales al momento de efectuar las transferencias primarias, se

requiere numerar cada folio diariamente en el momento en que se archive (utilizar lápiz de
mina negra y escribir el número en el vértice superior derecho de cada folio).
Solamente se debe anotar un número por folio.

5.1.9.1.4 Apertura de las series documentales

 Tomar el Listado de series y subseries documentales correspondiente a la dependencia,
conocer qué series y subseries documentales le corresponden.
 Utilizar una lámina de cartón cartulina blanco, de un grosor aproximado de 2mm, en
secciones de 34 cm de ancho por 27 cm de alto, (apropiadas para cajón de archivador) y
escribir en letra mayúscula, el código y el nombre de la respectiva serie (borde superior,
centrado) - Utilizar láminas del mismo material y dimensiones y escribir en el vértice superior
derecho, el código y nombre de la respectiva subserie (la primera letra con mayúscula).
 Colocar las láminas que identifican las series como las subseries y a continuación los
respectivos expedientes.

5.1.9.1.5 Ordenación de expedientes

Los expedientes son unidades archivísticas en las que se reúne el conjunto de documentos
relacionados con un mismo asunto que sirvan como antecedente y fundamento de la actuación
administrativa, los cuales se deben organizar sucesivamente en el orden en que se producen las
actuaciones administrativas que dan lugar a su producción.

5.1.9.1.6 Transferencias documentales

Las transferencias obedecen a un programa que permite el adecuado y organizado traslado de la
documentación del Archivo de Gestión al Archivo Central de acuerdo con las respectivas tablas
de retención documental.

Las transferencias son las remisiones de documentos de archivo de todas las dependencias de la
entidad a un solo depósito central. Se realizan por la edad de los documentos y por su valor
(administrativo, jurídico, histórico, etc.).

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En el formato Único de Inventario Documental se registra la información que permite identificar

las características mínimas del archivo que se transfiere.
Una vez realizado el trámite preliminar de transferencia, el responsable del Área de Archivo
debe efectuar una revisión de las unidades transferidas, verificando su integridad y
asegurándose de que corresponda a la información contenida en los formularios.

5.1.9.1.7 Transferencias de archivo

Es el traslado de documentos de un archivo a otro, una vez que éstos han cumplido las normas
establecidas y el plazo de permanencia fijado en cada una de las etapas del ciclo vital de los
documentos.

CÓDIGO AREA MES

1000 GERENCIA GENERAL ENERO
1100 GERENCIA DE CONTROL Y MEJORAMIENTO ORGANIZACIONAL MARZO
1200 SECRETARÍA GENERAL MAYO
1500 GERENCIA DE SERVICIO JULIO
1400 GERENCIA DE MERCADEO Y VENTAS SEPTIEMBRE
1300 GERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA NOVIEMBRE

5.1.9.1.8 Las transferencias sirven para:

1. Solucionar, a nivel físico y funcional, el problema de la acumulación de documentos en las
unidades administrativas productoras.
2. Asegurar y facilitar el control efectivo y ordenado de la documentación.
3. Evitar la producción y acumulación irracional de documentos.
4. Concentrar la información útil ya sea para la toma de decisiones administrativas o para el
conocimiento del desarrollo histórico institucional.
5. Garantizar a los ciudadanos el acceso a la información.
6. Guardar, precaucional o definitivamente, la documentación en condiciones de conservación
óptimas.

5.1.9.1.10 Para realizar estos traslados son necesarios:

 Listado de series y subseries documentales, en la cual se han concretado los resultados de
los procesos de valoración (es el establecimiento de la edad y destino de los documentos
dentro del ciclo vital, de acuerdo con los valores primarios y secundarios) y selección (que
consiste en la conservación parcial o total, o su eliminación).

 El inventario de las series documentales a transferir, en el cual se refleja la clasificación, la

ordenación y la descripción de la documentación de la unidad administrativa.

 La respectiva acta de entrega.

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MANUAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL

El archivo central, mediante la tabla de retención documental y el inventario entregados por

la dependencia que transfiere y atendiendo al cronograma establecido para las
transferencias, asume la responsabilidad de recibir, almacenar, conservar e identificar la
documentación, para facilitar su consulta.

 Los documentos de apoyo no se consignaran en la Tabla de Retención Documental – T.R.D.,

de las dependencias y por lo tanto pueden ser eliminados cuando pierdan su utilidad o
vigencia, dejando constancia en Acta suscrita por el respectivo jefe de dependencia”.

5.1.9.1.11 Identificación: Las cajas deben ser rotuladas en sus tapas laterales, con los siguientes
datos generales:
 CÓDIGO
 SECCIÓN
 SUBSECCIÓN

Los otros datos, son marcados por el Centro de Administración Documental – CAD, una vez sean
organizadas las transferencias documentales.

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5.1.9.1.12 Organización de las Historias Laborales

Acuerdos reglamentarios
 Acuerdo 38 que establece la metodología que deben seguir los funcionarios de la
administración pública al desvincularse de su cargo. Estos deben entregar sus archivos
debidamente inventariados en atención a lo dispuesto en el Artículo 15 de la Ley General
de Archivos.
 Acuerdo 39 de 2002 que habla sobre la metodología para la elaboración y aplicación de
las tablas de retención documental.
 El Acuerdo 42 de 2002 indica la metodología para la organización de los archivos de
gestión en atención a la TRD, entre otros.

Serie documental de la historia laboral

Desde el punto de vista orgánico y funcional en la estructura organizacional, las series
documentales historias laborales pertenece a Gestión Humana, fijándose así el principio de
procedencia y, de igual forma, el principio de orden original el cual está relacionado con la
ubicación que debe darse a cada documento recibido o producido en desarrollo de la gestión
administrativa del vínculo laboral, manteniéndose como un expediente íntegro, es decir, que
cada documento que necesita ubicarse en el expediente debe colocarse en el sitio que le
corresponde de acuerdo con la fecha en que se produjo o recibió en el Área de Gestión Humana,
previendo que al abrir la carpeta, el documento que aparece a la vista debe corresponder al más
antiguo y el último documento (más reciente) debe estar debajo de los demás.

La Historia Laboral corresponde a una unidad documental compleja, de acceso reservado en cuanto a la
información de carácter personal, en donde se conserva de manera cronológica todos los documentos de
carácter administrativo y legal relacionados con el vínculo laboral establecido entre el trabajador y el
patrono.

La historia laboral corresponde a una unidad documental compleja por estar conformada por
una diversidad de tipos documentales que, aunque diversos en cuanto a su contenido,
estructura o tamaño, tratan sobre un mismo asunto, en este caso, la historia laboral de un
funcionario. Algunos documentos del mencionado expediente, cuya información es
eminentemente personal, son de acceso restringido en tanto que el Estado debe respetar y
hacer respetar la intimidad, el buen nombre y la honra de las personas. El concepto también
dice: "Conservación de documentos de manera cronológica", indicándonos que cada documento
debe estar ubicado en el sitio que le corresponde de acuerdo con el momento en que se
generaron las actuaciones administrativas que dieron lugar a la producción del documento.
Igualmente, es necesario conocer los documentos de valor administrativo y legal que deben
conservarse en el expediente impidiendo el ingreso de documentos innecesarios o de valor
informativo inmediato o de ciclo vital corto.

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Por ejemplo; no se requeriría conservar en la historia laboral, formatos de solicitud de ausencia

por medios días, desprendibles de sueldos, entre otras;

Grupo de Gestión Humana

Es importante aclarar que la hoja de vida con sus anexos, corresponde solo a uno de los tipos
documentales que integran la historia laboral, distinta al formato único de hoja de vida.

Las hojas de vida de personas aspirantes a un cargo no se deben confundir ni mezclar con las
historias laborales; dichas hojas de vida se constituyen como documentos informativos útiles
para la elección de la persona que reúna requisitos para optar a un cargo vacante, pero en
ningún momento son documentos de valor administrativo ni tampoco serán objeto de
transferencia al archivo central.

Documentos que cada historia laboral debe contener como mínimo:

Dentro de los criterios técnicos establecidos por el Archivo General de la Nación, cada
expediente de Historia Laboral debe contener como mínimo los siguientes documentos,
respondiendo a la forma de vinculación laboral en cada entidad:

 Acto administrativo de nombramiento o contrato de trabajo

 Oficio de notificación del nombramiento o contrato de trabajo
 Oficio de aceptación del nombramiento en el cargo o contrato de trabajo
 Documentos de identificación
 Hoja de Vida (Formato Único Función Pública)
 Soportes documentales de estudios y experiencia que acrediten los requisitos del cargo
 Acta de posesión
 Pasado Judicial – Certificado de Antecedentes Penales
 Certificado de Antecedentes Fiscales
 Certificado de Antecedentes Disciplinarios
 Declaración de Bienes y Rentas
 Certificado de aptitud laboral (examen médico de ingreso)
 Afiliaciones a: Régimen de salud (EPS), pensión, cesantías, caja de compensación, etc.
 Actos administrativos que señalen las situaciones administrativas del funcionario:
 Vacaciones,
 Licencias,
 Comisiones,
 Ascensos,
 Traslados,
 Encargos,
 Permisos,
 Ausencias temporales,
 Evaluación del Desempeño

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Organización de los documentos en la historia laboral

 Que los tipos documentales estén ordenados en la secuencia en que se originaron;
 Que los documentos que conforman cada historia laboral estén colocados en unidades
de conservación (carpetas) individuales de tal manera que al revisar el expediente el
primer documento corresponda al de fecha más antigua y el último corresponda al más
reciente;
 Cada carpeta puede contener 200 folios o como máximo 250 folios según el caso.
 Dichos documentos deben registrarse al momento de su ingreso en el formato de hoja de
control que se anexa a la circular y el cual se debe colocar al inicio del expediente; los
espacios destinados para la organización y conservación de historias laborales deben ser
de acceso restringido y con condiciones medioambientales que garanticen su adecuada
conservación.

Ordenación de las historias laborales

Para la ordenación de las historias laborales, se puede optar por uno de los siguientes métodos:
 ordenación alfabética por apellido,
 ordenación alfabética por nombre,
 ordenación numérica por número de documento de identificación,

Ubicación de carpetas de las historias laborales

Se recomienda iniciar la ubicación de las carpetas en la estantería o en los archivadores, del
sentido superior a inferior, es decir, llenando primero la gaveta superior, luego la segunda, la
tercera y así sucesivamente.
La ordenación de los expedientes en archivadores de gaveta, por el sistema numérico o por
número de cédula. Cualquiera que sea el método de ordenación elegido, es apropiado siempre y
cuando todo el tiempo se haga de la misma manera constituyéndose como una política
institucional y no que sea el funcionario elija el método.

Es conveniente para efectos de organización de los Archivos de Gestión que se abran carpetas
para cada serie y subserie con el fin de reservar el espacio, proyectando el crecimiento de cada
una de ellas y evitando que al agregarse los correspondientes tipos documentales se disminuyan
la facilidad de consulta por causa de la reducción de espacio.

Pasos para la apertura de series documentales:

 Tome la Tabla de Retención Documental – T.R.D correspondiente a su dependencia y
verifique cuales son las series y Subseries documentales que por función le
corresponden.
 Para la ordenación de series documentales, expedientes y tipos documentales, haga una
distribución secuencial de las gavetas de su archivador o de las bandejas de estantería,
numerando de uno (1) hasta ene (n) de arriba hacia abajo.

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 Distribuya las series documentales en las gavetas atendiendo al orden de codificación

establecido; es decir en forma ascendente, como se encuentran en la Tabla de Retención
Documental - TRD.
 Igualmente, en el vértice superior derecho de la gaveta, adhiera una cartulina con la
descripción de las series, subseries y expedientes que allí se encuentran.”

Consulta de las historias laborales

En cuanto a la consulta es importante recomendar las medidas de seguridad que se debe tener,
restringiendo el ingreso a las áreas donde se conservan estos documentos teniendo en cuenta
que los documentos de carácter personal contenidos en la historia laboral son de acceso
restringido; no ocurre lo mismo con los actos administrativos racionados con el nombramiento,
ascensos, comisiones y todo tipo de actuación administrativa que puede ser cotejada por otras
entidades o los ciudadanos en ejercicio del derecho de acceder a la información pública.

Los funcionarios de archivo tanto en gestión como en el central, deben ser personas
comprometidas y con un altísimo sentido de pertenencia y ética profesional, con el suficiente
criterio de manera que puedan distinguir entre la información que maneja y la que pueden
permitir para la consulta, identificando los diferentes usuarios y circunstancias en que se
presenta en cada caso.

5.1.10.2 ARCHIVO CENTRAL

Aquí se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la Entidad,
cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta
por las propias oficinas y particulares en general.

En esta fase se desarrollan los siguientes procesos del Programa de Gestión Documental:
 Organización,
 Consulta,
 Conservación, y
 Disposición final de documentos.

5.1.10.2.1 Organización del depósito de archivo central

Una vez cumplidas las transferencias, se debe proceder a organizar el depósito de archivo
central. La estantería deberá estar dispuesta físicamente de acuerdo con los parámetros
establecidos.

Desde el punto de vista organizacional, la estantería debe estar distribuida de acuerdo con la
clasificación de las secciones y subsecciones correspondientes a la estructura orgánica de la
entidad, de tal manera que cada dependencia cuente con el espacio suficiente en los estantes
del depósito. Como constantemente se estarán recibiendo transferencias documentales, la
actividad de organización del depósito debe ser complementada con la elaboración del
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inventario documental, pues en este documento se controla la ubicación exacta de cada una de
las unidades documentales transferidas.

5.1.10.2.2 Inventarios
Son un tipo de control que se debe establecer en el depósito de archivos para conocer la
cantidad de documentos que se conservan en él. Se debe hacer frecuentemente (de manera
programada o sorpresiva), cotejando la información contenida en el documento soporte del
inventario con lo que se encuentra físicamente en los anaqueles.

Se debe trabajar coordinadamente con las signaturas dadas en las transferencias y el

ordenamiento previamente establecido.
En el momento de efectuar el control de inventarios es necesario observar la disposición y
estado de conservación de los documentos. Así es posible efectuar un prediagnóstico de sus
condiciones con el fin de tomar las medidas pertinentes.

5.1.10.2.3 Clasificación, ordenación y descripción

La razón de ser de los archivos es la de servir como verdaderos centros de información.
Para la adecuada organización de los archivos (fondo, sección, subsección, serie, subserie), el
punto de partida es el respeto al principio de procedencia y al principio de orden original de los
documentos.

La clasificación, la ordenación y la descripción son tareas fundamentales que se deben

desarrollar en los archivos centrales, con el fin de organizar los documentos desde el punto de
vista archivístico y facilitar el rápido y ágil acceso a la información que contienen.

5.1.10.2.4 Importancia de la organización de los archivos de las instituciones:

 Refleja buena organización;

 Ayuda a preservar los fondos documentales;
 Facilita el acceso a los documentos y a la información;
 Favorece el control por parte del encargado de archivo;
 Ahorra horas de trabajo al investigador;
 Agiliza la gestión de la institución productora, y
 Beneficia al usuario.

5.1.10.2.5 Clasificación
Es la labor mediante la cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación
documental, de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la Entidad.

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Para desarrollar esta tarea, es indispensable tener en cuenta el principio de procedencia, el cual
establece que los documentos producidos por una institución u organismo no deben mezclarse
con los de otros, es decir, se deben conservar dentro del fondo documental al cual pertenecen;
por ejemplo, Plaza Mayor Medellín S.A. sería el fondo documental.

5.1.10.2.6 Ordenación
Es el procedimiento mediante el cual se ubican los documentos en cada expediente de acuerdo
con la secuencia que se realizó el trámite. Es decir, en el orden cronológico en que se produjeron
o recibieron. Es importante respetar el principio de orden original, dado a los documentos por la
propia gestión que los originó o recibió.

Ejemplo: en un expediente de una investigación disciplinaria el orden original sería:

Denuncia, resolución de apertura de la investigación, descargos, documentos probatorios y fallo.
La organización se completa con la ordenación a nivel de series y subseries aplicando un sistema
alfabético, numérico o mixto. Los expedientes de investigaciones disciplinarias se pueden
ordenar a nivel de la serie alfabéticamente o numéricamente atendiendo al orden cronológico
en que se originaron.

5.1.10.2.7 Descripción
Es el proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones, materializado en
representaciones que permitan identificar, localizar y recuperar la información para la gestión o
la investigación.

En los archivos de gestión y central se deben levantar inventarios que permitan llevar un control
sobre la producción documental generada por las dependencias y que conforman las series. En
el archivo histórico el análisis del contenido de los documentos se realizará a un mayor nivel de
profundidad dando lugar a múltiples formas para recuperar la información y propiciando la
generación de guías, catálogos e índices.

5.1.10.2.8 Préstamo de documentos

Cada vez que la oficina productora u otra requieran información, y sea indispensable retirar
documentos del expediente para su reproducción, se debe diligenciar el formato “Planilla
préstamo de documentos - AFUERA”. – F-GAF031

5.1.10.3 ARCHIVO HISTÓRICO

Es aquél al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de
conservación permanente”.

En esta fase se desarrollan los siguientes procesos del Programa de Gestión Documental:
 Organización,
 Consulta,

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 Conservación, y
 Disposición final de documentos.

6. REFERENCIAS
 M-GAF004 Manual Tabla de Retención Documental y Transferencias Documentales
 F-GAF021 Registro de correspondencia recibida
 F-GAF022 Registro de correspondencia enviada
 F-GAF024 Distribución de correspondencia recibida
 F-GAF026 Formato único de inventario documental
 F-GAF029 Eliminación de documentos
 F-GAF030 Tablas de Retención Documental
 F-GAF031 Planilla préstamo de documentos- AFUERA

7. NORMAS
 NTCGP1000:2009
 Norma ISO
 Acuerdo AGN 007 de 1994.
Artículo 18. A “Reglamento General de Archivos
 Acuerdo AGN 039 de 2002. Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y
aplicación de las tablas de retención documental en desarrollo del artículo 24 de la Ley
General de Archivos 594 de 2000.
 Acuerdo AGN 042 de 2002. Por el cual se establecen los criterios para la organización de
los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones
públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22,
23 y 26 de la Ley General de Archivos, Ley 594 de 2000.
 Acuerdo AGN 060 de 2001.
Artículos 3, 6 y 8. Envío y control del trámite de las comunicaciones, numeración de actos
administrativos.

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