UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA

VICE- RECTORADO ACADÉMICO

COORDINACIÓN GENERAL DE PREGRADO
PROYECTO DE CARRERA CONTADURIA PÚBLICA
SEMESTRE II SECCIÓN 3

MANUALES ADMINISTRATIVOS

Profesor: Integrantes:

Donny Cordero Karliannys Leo C.I. 28.678.542

Eros Barrera C.I. 27.730.856
Noeli Meneses C.I. 30.091.715
Jokastha Goncalvez C.I. 30.404.702
Albamar Fernández C.I. 30.404.349

Ciudad Bolívar, marzo del 2021

 Introducción

Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación

y coordinación para registrar y trasmitir ordenada y sistemáticamente la información de una

organización y también como las instrucciones y lineamientos para que desempeñe mejor su

tarea, estos pueden ser utilizados para informar y orientar la conducta de un empleado.

Es uno de los elementos más eficaces para la toma de decisiones en la administración, ya

que facilitan el aprendizaje y proporcionan la orientación precisa que requiere la acción

humana en cada una de las unidades administrativas que conforman a la empresa,

fundamentalmente a nivel operativo o de ejecución, pues son una fuente de información que

trata de orientar y mejorar los esfuerzos de sus integrantes para lograr la adecuada realización

de las actividades que se le han encomendado.

 Manuales Administrativos

Los manuales administrativos, son un conjunto de reglas, funciones, procedimientos,

actividades, objetivos, instrucciones, pautas y políticas que deben ser obedecidas y seguidas

por los empleados de la empresa, así como la forma en que se llevarán a cabo, ya sea de forma

individual o conjunta.

El manual administrativo es un instrumento que ayuda a la organización a organizar mejor

sus métodos, estandarizar procedimientos, mejorar la comunicación entre los sectores

organizacionales.

Para ello, los manuales deben estar constituidos por normas, instrucciones y rutinas de la

propia organización, así como utilizar herramientas auxiliares. Los manuales son importantes

dentro de una empresa, ya que su contenido llega a partes cruciales dentro de ella, afectando la

forma en que se organiza el trabajo. Señalan cómo hacerlo.

Entre las principales ventajas que presentan los manuales administrativos, se encuentran

las

siguientes:

 Es una fuente de información sobre los puestos de trabajo que hay en la empresa.

 Establece estándares y criterios.

 Permite la adecuación, coherencia y continuidad de las normas y el procedimiento de las

 distintas unidades organizativas de la empresa.

 Evita discusiones y errores en varios procesos.

 Permite la formación de empleados nuevos y antiguos de la empresa.

 Representa una herramienta eficaz de consulta, orientación y formación en la empresa.

 Representa una restricción para la improvisación.

 Asimismo, representa un elemento importante de revisión y evaluación objetivas de

prácticas y procesos institucionalizados.

Algunas desventajas que presentan los manuales administrativos son las siguientes:

 Cuando no se actualizan adecuada y permanentemente los manuales administrativos, estos

pueden perder su valor rápidamente dentro de cualquier organización. Asimismo, por lo

general pueden llegar a ser poco flexibles.

 Cuando son muy sintéticos, son de poca utilidad y, por otro lado, cuando son muy

detallados, corren el riesgo de quedar obsoletos ante cualquier pequeño cambio que haya en

una organización, compañía o empresa.

Objetivos

Los manuales administrativos tienen como una función mantener informado al personal

clave, sobre los deseos y cambios en las actitudes de la dirección superior, delimitando la

estructura organizacional y estableciendo las políticas y procedimientos en forma escrita. En

esencia, representan un medio de comunicación de las decisiones administrativas.

Considerando que transmiten información acerca de las políticas, decisiones y estrategias

de los niveles directivos para los niveles operativos, y dependiendo del grado de

especialización del manual, podemos mencionar los siguientes objetivos:

a) Instruir al personal, acerca de aspectos tales como: objetivos, funciones, procedimientos,

etc.

b) Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa.

c) Contribuir a la ejecución correcta de las labores asignadas y propiciar la uniformidad en el

trabajo.

d) Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso.

e) Proporcionar información básica para la planeación e implementación de reformas

administrativas.

f) Auxiliar en la inducción del puesto, adiestramiento y capacitación del personal.

g) Ayudar en el establecimiento, análisis, revisión, modificación de un sistema o sus

procedimientos

h) Determinar las responsabilidades por fallas o errores.

i) Facilitar labores de auditoría.

j) Aumentar la eficiencia.

k) Uniformar los criterios y conocimiento dentro de las diferentes áreas de la organización,

en concordancia con la misión, visión y objetivos de la dirección de la misma.

l) Permitir el ahorro de tiempos y esfuerzos de los funcionarios, evitando funciones de

control y supervisión innecesarias.

m) Evitar desperdicios de recursos humanos y materiales.

Tipos De Manuales Administrativos

1. Manual de organización:
 Es un documento normativo que contiene, de forma ordenada y sistemática, información

sobre el marco jurídico-administrativo, atribuciones, antecedentes históricos, misión, visión,

objetivos, organización y funciones de una dependencia o entidad. De este modo se constituye

en un instrumento de apoyo para describir las relaciones orgánicas que se presentan entre los

diferentes unidades de la estructura organizacional, Este manual define concretamente las

funciones encomendadas a cada una de las unidades administrativas que integran la

institución, asimismo, explica de forma integral y condensada, todos aquellos aspectos de

observancia general en la institución, cuyo fin es lograr que todos sus integrantes logren

conocer, familiarizarse e identificarse con la misma.

Los Manuales de Organización por el alcance de su información se pueden clasificar en:

 Manual General de Organización: refleja la estructura orgánica de la organización en su

totalidad.

 Manual Específico de Organización: comprende las funciones y responsabilidades de

una unidad administrativa en especial, de acuerdo a la división administrativa que se posea en

la Organización.

2. Manual de políticas:

Es el que contiene escritas en él las políticas establecidas por una institución, en este

documento se indican la forma de proceder y los límites dentro de los cuales deben

enmarcarse las actividades tendientes a alcanzar los resultados Institucionales. Toda política

debe estar orientada hacia el objetivo primario o razón de ser de la institución. Este Manual

puede incluir las políticas generales de la institución, así como de las unidades administrativas
de la misma. Un manual de políticas es fundamental para asegurar la uniformidad de acción de

una institución.

Los Manuales de Políticas por el alcance de su información se clasifican en:

 Manuales Generales de Políticas: abarcan a toda la Institución, incluye como elemento

primario todas aquellas disposiciones generales, las cuales las establece cada unidad

administrativa a efectos de sus propias responsabilidades y autoridad funcional.

 Manuales específicos de Políticas: se ocupan de una función operacional o una unidad

administrativa en particular.

3. Manual de procedimientos y normas:

Es un documento que describe en forma lógica, sistemática y detallada las actividades de

una institución o unidad organizativa de acuerdo con sus atribuciones y tomando en cuenta lo

necesario para la ejecución eficiente de las mismas, generalmente señalan quién, cómo,

cuándo, dónde y para qué han de realizarse estas actividades. Este tipo de Manual se orienta a

especificar detalles de la ejecución de actividades organizacionales, con el fin de unificar

criterios a lo interno de la institución sobre la manera correcta en que deben ser realizadas. Al

recuperar la información de la forma más adecuada de desempeñar las tareas se logra asegurar

su calidad, así como agilizar la circulación de la información para que esta llegue

oportunamente a las unidades organizativas que la requieran.

Los manuales de procedimientos contienen un conjunto de definiciones operacionales,

señalando la secuencia lógica de las acciones o pasos a seguir para la consecución de bienes o

servicios determinados. Además, contienen ilustraciones a base de formularios, fluxogramas y

diagramas, cuyo objetivo es recurrir a la representación gráfica de la secuencia de actividades

para hacerla más fácilmente comprensible.

En el manual de procedimientos se específica:

 Quién debe hacer una actividad;

 Qué debe hacerse en esa actividad;

 Cómo debe hacerse la actividad;

 Dónde debe hacerse; y

 Cuando debe hacerse la actividad.

4. Manual para especialistas:

Contiene normas o indicaciones referidas exclusivamente a determinado tipo de

actividades u oficios. Se busca con este manual orientar y uniformar la actuación de los

empleados que cumplen iguales funciones.

5. Manual del empleado:

Contiene aquella información que resulta de interés para los empleados que se incorporan

a una empresa sobre temas que hacen a su relación con la misma, y que se les entrega en el

momento de la incorporación. Dichos temas se refieren a objetivos de la empresa, actividades

que desarrolla, planes de incentivación y programación de carrera de empleados, derechos y

obligaciones, entre otros.

6. Manual de propósitos múltiples:

Reemplaza total o parcialmente a los mencionados anteriormente, en aquellos casos en los

que la dimensión de la empresa o el volumen de actividades no justifique su confección y

mantenimiento.

Contenido De los Manuales Administrativos

Los manuales administrativos son documentos escritos que concentran en forma

sistemática una serie de elementos administrativos con el fin de informar y orientar la

conducta de los integrantes de la empresa, unificando los criterios de desempeño y cursos de

acción que deberán seguirse para cumplir con los objetivos trazados.

Incluyen las normas legales, reglamentarias y administrativas que se han ido

estableciendo en el transcurso del tiempo y su relación con las funciones procedimientos y la

forma en la que la empresa se encuentra organizada.

Los Manuales Administrativos representan una guía práctica que se utiliza como

herramienta de soporte para la organización y comunicación, que contiene información

ordenada y sistemática, en la cual se establecen claramente los objetivos, normas, políticas y

procedimientos de la empresa, lo que hace que sean de mucha utilidad para lograr una

eficiente administración.
 Son considerados uno de los elementos más eficaces para la toma de decisiones en la

administración, ya que facilitan el aprendizaje y proporcionan la orientación precisa que

requiere la acción humana en cada una de las unidades administrativas que conforman a la

empresa, fundamentalmente a nivel operativo o de ejecución, pues son una fuente de

información que trata de orientar y mejorar los esfuerzos de sus integrantes para lograr la

adecuada realización de las actividades que se le han encomendado.

Su elaboración depende de la información y las necesidades de cada empresa, para

determinar con que tipos de manuales se debe contar, cuando se elaboran adecuadamente

pueden llegar a abarcar todos y cada uno de los aspectos de cualquier área componente de la

organización, su alcance se ve limitado únicamente por las exigencias de la administración.

Son documentos eminentemente dinámicos que deben estar sujetos a revisiones

periódicas, para adaptarse y ajustarse a las necesidades cambiantes de toda empresa moderna,

no deben ser inflexibles e inhibir la capacidad creativa de los integrantes de la organización,

sino que deben reformarse constantemente conforme surjan nuevas ideas que ayuden a

mejorar la eficiencia de la empresa.

Un manual sin revisión y análisis cuyo contenido permanezca estático se convierte en

obsoleto, y lejos de ser una herramienta útil puede constituir una barrera que dificulte el

desarrollo de la organización.

Los manuales tienden a uniformar los criterios y conocimiento dentro de las diferentes

áreas de la organización, en concordancia con la misión, visión y objetivos de la dirección de

la misma.
 Conclusión

Los manuales administrativos nos proporcionan aspectos positivos ya que tienen un gran

crecimiento y desarrollo dentro de la misma, son de gran importancia porque son instrumentos

útiles en la capacitación del personal, aseguran continuidad y coherencia en los

procedimientos y normas a través del tiempo y por lo tanto, evitan conflictos internos o

externos entre los diversos puestos que existen en la empresa, ya que todas las

responsabilidades y objetivos a seguir se encuentran determinados por escrito, haciendo más

eficiente al personal dentro de la organización